Série Informações Gerenciais

CENTRAIS DE ATENDIMENTO SEBRAE

Sebrae Nacional UnB - Universidade de Brasília Central - FÁCIL

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Administração do Tempo
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Edição
 Administração do Tempo

OBJETIVO ECONOMIZADORES DE TEMPO

Aumentar a eficiência das pessoas que ocupam posição de supervisor, gerente e
executivo, permitindo que estas produzam melhor, em menos tempo, compatibilizando
suas metas pessoais e profissionais, com um menor desgaste e dispêndio de energia
física e mental.
A Administração do Tempo começa com a auto descoberta, isto é, como utilizamos o
nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.
Administrar o Tempo é uma forma racional e sistemática de mudança, baseada no bom
senso, na auto-análise e na observação do próprio comportamento.
ERROS NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
• Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim.
• O subordinado sempre pode me esperar.
• Nunca vou me tornar escravo do relógio.
• Não vejo diferença entre o urgente “para ontem” e o importante.
• PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro
na execução e produz melhores resultados.
• ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas,
uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações.
• DELEGAÇÃO - É a chave da administração eficaz. Quem delega deve fazê-lo,
tranquilamente, confiando que o outro é capaz de realizar. A eficiência de uma pessoa
varia diretamente, de acordo com a sua capacidade para delegar.
• TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário, para obter informações.
• COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidade assegura a
compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
• TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em
informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente.
COMO FAZER REUNIÕES CRIATIVAS

• Eu faço o tempo. Os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu. • Só convoque uma reunião, quando totalmente indispensável.

• Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém. • Estabeleça os objetivos.

• Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar • Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto.
o meu tempo. • Coloque só as pessoas as quais o assunto interessa.
• Não castigue os pontuais, premiando os atrasados.
CAUSAS DO DESPERDÍCIO DO TEMPO • Mantenha o rumo da discussão.
• Falta de: • Designe um participante, para secretariar a reunião.
. Planejamento. • Sintetize as conclusões.
. Informações eficientes. • Faça acompanhamento de todas as decisões tomadas.
. Disciplina no cumprimento da agenda de cada um.
. Definição clara de objetivos na execução das tarefas. SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO
. Delegação. • Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias.
. Compromisso com os resultados. • Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas.
• Excesso de reuniões e burocracia interna. • Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas.
• Identificação de prioridades. • Faça as coisas em ordem de prioridade.
• Incapacidade para dizer “não”. • Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados.
• Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador). • Saiba onde seu tempo é realmente empregado.
• Centralização do poder. • Estabeleça data e hora para inicio e fim de cada atividade.
• Execução de serviço particular, em horário comercial. • Elimine os seus desperdiçadores de tempo.
• Resistência às mudanças. • Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

“ Quem vive matando o tempo, mata também as oportunidades na vida”. “O tempo se incumbe de trazer e depositar em nossas mãos, o fruto da
(Brisbane) semente que plantamos em nossa vida”. (Nabor Fernandes)

Nota: Partes deste apêndice, foram adaptados de material sobre o assunto.