Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile

Schema de grant pentru ONG-uri

Ghidul solicitanilor
Cererea de propuneri de proiecte

Mai 2012

KEK-CDC Consultants, Universittstrasse 69, CH-8006 Zrich FDSC, Splaiul Independenei nr. 2K, intrarea 1, etaj 4, sector 3, Bucureti, Romnia FP, Str. Arsenalului nr.13, Miercurea Ciuc 530120, jud. Harghita, Romnia

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

CUPRINS
Abrevieri 1 Informaii generale despre Program 3 4

2 Obiectivele Fondului Tematic pentru Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri 5 3 Reguli aplicabile prezentei Cereri de propuneri de proiecte
3.1 Criterii de eligibilitate
3.1.1 Pentru solicitant/ aplicant 3.1.2 Partneriate i criterii de eligibilitate pentru partener/i 3.1.3 Eligibilitatea proiectelor 3.1.4 Eligibilitatea costurilor 3.1.5 Cum se completeaz cererea de finanare i procedurile aplicabile

8
8
8 9 10 12 14

3.2 Dosarul cererii de finanare 3.3 Procedura de evaluare i selecie

3.3.1 Deschiderea cererilor de finanare primite 3.3.2 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii 3.3.3 Evaluarea tehnic i financiar 3.3.4 Anunarea rezultatelor procesului de selecie

15 16
16 17 18 19

3.4 Contractarea 20 3.5 Raportarea, proceduri de plat i audit reguli aplicabile n perioada de implementare a proiectului 23
3.5.1 Raportarea 3.5.2 Pli 3.5.3 Audit 23 23 24

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Abrevieri

ADC AE AELS BCE CC CE CFN CHF FDSC FP FT PSC KEK-CDC OIE ONG OSC SEE TVA UNC UE

Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare Agenia Executiv Asociaia European a Liberului Liechtenstein, Norvegia, Elveia) Biroul Contribuiei Elveiene, Bucureti Comitetul de Coordonare Comitetul de Evaluare Contract de finanare nerambursabil (grant) Franc elveian Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile Fundaia pentru Parteneriat Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile KEKCDC Consultants Organismul Intermediar Elveian Organizaie neguvernamental Organizaie a societii civile Spaiul Economic European Taxa pe Valoare Adugat Unitatea Naional de Coordonare Uniunea European Schimb (Islanda,

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

1 Informaii generale despre Program

Programul de Cooperare Elveiano-Romn face parte din ajutorul nerambursabil oferit de Consiliul Federal Elveian ctre 12 state membre ale UE care au aderat n perioada 2004 2007. Sprijinul Elveiei este expresia solidaritii cu noile state membre UE i pune bazele unei stabile cooperri economice i politice ntre aceste state. Programul de cooperare Elveiano-Romn i propune s: contribuie la reducerea disparitilor economice i sociale dintre Romnia i alte ri din UE mai avansate (ri din UE extins), i contribuie, n interiorul Romniei, la reducerea disparitilor economice i sociale dintre centrele urbane dinamice i regiunile periferice structural mai slabe.

Contribuia elveian reprezint un element important al relaiilor bilaterale dintre Elveia i Romnia. Programul de Cooperare Elveiano-Romn va spori vizibilitatea relaiilor bilaterale i va oferi spaiul necesar pentru o bun utilizare a expertizei i cunoaterii elveiene. Msurile suport din Programul de Cooperare Elveiano-Romn vor urmri dezvoltarea durabil, ntr-o manier echilibrat economic i social. Programul de Cooperare Elveiano-Romn este ghidat de urmtoarele principii: transparen, incluziune social, oportuniti i drepturi egale, durabilitatea mediului, angajament fa de toi actorii implicai, subsidiaritate i descentralizare. n cadrul acestui Program au fost stabilite instrumente financiare diferite. Prezentul Ghid al solicitanilor se refer la prima rund a Cererii de propuneri de proiecte din cadrul Schemei de grant pentru ONG-uri, Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile; se estimeaz ca o a doua rund s fie lansat n 2014. n anul 2011, Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare a selectat consoriul format din KEK-CDC Consultants (www.kek.ch), Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile (www.fdsc.ro) i Fundaia pentru Parteneriat (www.repf.ro) ca fiind Organismul Intermediar Elveian pentru administrarea Fondului Tematic pentru Participarea Societii Civile.

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

2 Obiectivele Fondului Tematic pentru Participarea Societii Civile - Schema de grant pentru ONG-uri
Scopul Fondului Tematic pentru Participarea Societii Civile este de a promova contribuia organizaiilor societii civile ca actori importani pentru dezvoltare i participare. Obiectivele generale ale Schemei de grant pentru ONG-uri sunt: consolidarea ONG-urilor romneti i susinerea participrii lor active n procesul formulrii de politici, att n calitate de expresie a societii civile, ct i ca furnizor de servicii; i promovarea activitilor organizaiilor societii civile care abordeaz cu precdere aspecte legate de mediu i furnizarea de servicii sociale, contribuind totodat la ntrirea capacitii lor organizaionale.

Schema de grant pentru ONG-uri se focalizeaz pe oferirea de sprijin n dou domenii importante: aspecte sociale i de protecia mediului; prin urmare, sunt avute n vedere dou componente distincte: Social i Mediu. Obiectivele specifice ale Schemei de grant pentru ONG-uri Componenta Social sunt: promovarea abordrilor noi i/sau inovative n scopuri sociale; creterea rolului societii civile n procesul de realizare a politicilor publice; sporirea credibilitii i vizibilitii sectorului societii civile; ntrirea capacitii instituionale i operaionale a organizaiilor neguvernamentale.

Obiectivele specifice ale Schemei de grant pentru ONG-uri Componenta Mediu sunt: promovarea iniiativelor noi i/sau inovative care contribuie la protecia i mbuntirea mediului; creterea capacitii i capabilitii ONG-urilor de mediu pentru a fi susintori eficieni ai dezvoltrii durabile i a mbunirii mediului; creterea rolului societii civile n procesul de realizare de politici publice de mediu; mbuntirea vizibilitii i a imaginii publice a sectorului neguvernamental de mediu n vederea creterii ncrederii publice fa de iniiativele civice; ntrirea capacitii instituionale i operaionale a organizaiilor neguvernamentale.

Realizrile din cadrul proiectelor vor trebui s contribuie la urmtorii indicatori de program. V rugm s reinei c selecia indicatorilor se va face n funcie de proiect i, de asemenea, pot fi propui i ali indicatori: Numrul de persoane (brbai/femei) care au beneficiat de activitile ONG; Rezultatele raportate n domeniul proteciei mediului/biodiversitii a proiectelor finanate; Numrul ONG-urilor care atest creterea capaciti instituionale;
5

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Creterea capacitii instituionale: cele mai semnificative schimbri; Implicarea crescut a ONG-urilor n reele regionale/ naionale/ internaionale; Schimbri n atitudinea autoritilor fa de ONG-uri (creterea nelegerii, dorina de a lucra mai mult mpreun cu ele etc.); Schimbri n ceea ce privete profesionalismul ONG-urilor; Nivelul de implicare a cetenilor n activiti care sporesc participarea lor n procesul decizional; Dezvoltarea competenelor ONG n advocacy i lobby pentru politici mai bune; Campanii de advocacy de succes/acceptarea politicilor publice propuse de ONG-uri de ctre instituii guvernamentale; Numrul abordrilor inovative n furnizarea de servicii sociale grupurilor vulnerabile, inclusiv ntreprinderi sociale; Creterea bunstrii i a accesului la servicii sociale care rspund nevoilor acestora (sntate, educaie, servicii sociale).

Alocarea financiar oferit Sumele indicative totale disponibile pentru prima rund sunt: 2.000.000 CHF pentru Componenta Social 600.000 CHF pentru Componenta Mediu n cadrul acestei Cereri de propuneri de proiecte, sunt vizate dou tipuri de proiecte avnd n vedere mrimea grantului, respectiv: GRANTURI MICI (pentru ambele Componente): minim 10.000 CHF maxim 75.000 CHF

GRANTURI MARI (exclusiv pentru Componenta Social): minim 75.001 CHF maxim 250.000 CHF Finanarea nerambursabil (grantul) pentru implementarea activitilor va acoperi maxim 90% din totalul costurilor eligibile, suportate n franci elveieni (CHF). Ageniile Executive (beneficiarii de grant) trebuie s fie pe deplin contiente de faptul c vor trebui s contribuie cu cel puin 10% din totalul costurilor eligibile, fie din resurse proprii (i/sau ale partenerului/ilor) sau din alte surse de finanare1. Contribuia proprie poate fi n totalitate n numerar (nsemnnd pli n numerar, transferuri bancare, pli cu cardul i alte instrumente financiare) sau parial n natur. Contribuia n natur nu poate depi 5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Contribuia n natur poate lua urmtoarele forme: munca voluntar2, amortizarea mijloacelor fixe (echipamente de birou, instalaii tehnice, mobilier i vehicule) necesare pentru furnizarea serviciilor care au legtur cu proiectul.

Din alte surse, altele dect fonduri elveiene, ale Uniunii Europene, SEE i Programul norvegian de cooperare cu Romnia (Norway grants) 2 Pentru a determina valoarea muncii voluntare, se va ine cont de timpul dedicat implementrii proiectului (n ore/ zile) i venitul pe care l-ar realiza o persoan angajat pe un post similar (de preferat n aceeai organizaie).

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Numrul cererilor de finanare i a granturilor per solicitant Un solicitant poate depune n cadrul prezentei Cereri de propuneri de proiecte maxim 2 (dou) cereri de finanare pe fiecare Component (Social/ Mediu), dintre care maxim 1 (una) pentru granturi mari.

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

3 Reguli aplicabile prezentei Cereri de propuneri de proiecte

Urmtoarele reguli sunt aplicabile ambelor Componente ale schemei de finanare.

3.1 Criterii de eligibilitate

3.1.1 Pentru solicitant/ aplicant
Pentru a fi eligibili pentru acordarea unui grant, potenialii solicitani trebuie s fie organizaii neguvernamentale i nonprofit, nfiinate legal i cu sediul n Romnia, organizate i conduse conform legislaiei romneti n vigoare cu privire la organizaiile neguvernamentale, respectiv: asociaii, fundaii, federaii constituite conform prevederilor OG nr.26/2000 sau Legea nr. 21/1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare sau organizaii neguvernamentale i nonprofit organizate n baza unor legi speciale (de ex. Societatea Naional de Cruce Roie) s fie capabili, conform statutului lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect i s fie independeni de guvern i alte autoriti publice, precum i fa de partide politice i s fie direct rspunztori pentru elaborarea i managementul proiectului mpreun cu partenerii lor i s nu acioneze ca intermediari.

n plus fa de criteriile menionate mai sus, potenialii solicitani trebuie, de asemenea:

Solicitani neeligibili sunt, n special, partidele politice i structurile religioase (cultele religioase, asociaiile religioase etc.). Potenialii solicitani nu au dreptul s participe la prezenta Cerere de propuneri de proiecte sau s primeasc o finanare nerambursabil dac: (a) sunt n faliment, sunt intrai n administrarea unei autoriti judiciare sau n curs de lichidare, i-au suspendat activitile, sunt subiect al procedurilor viznd aceste aspecte sau sunt ntr-o situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile naionale n vigoare; (b) sunt vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Organismul Intermediar Elveian le poate justifica; (c) nu i-au ndeplinit obligaiile referitoare la plata contribuiilor la asigurrile sociale sau la plata taxelor i impozitelor la bugetul de stat, n conformitate cu prevederile legale din ara n care sunt nregistrai; (d) au fcut obiectul unei hotrri definitive res judecata pentru fraud, corupie, implicarea ntro organizaie criminal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare, fr s existe dovezi c s-au luat n ultimii ani msuri de corecie n acest sens;

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

(e) au fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind procedurile de achiziie sau procedurile de acordare a finanrilor nerambursabile din bugetul Guvernului Elveian sau a altor donatori internaionali; (f) sunt subiect al unui conflict de interese cu organizaii sau persoane direct sau indirect implicate n procedura de acordare a finanrii nerambursabile; (g) sunt vinovai de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de Organismul Intermediar Elveian ca i condiie de participare la Cererea de propuneri de proiecte sau nu reuesc s furnizeze informaiile solicitate. Fiecare solicitant trebuie s depun o Declaraie de eligibilitate (Anexa III) prin care s ateste c att solicitantul ct i partenerul/ii (dac este cazul) nu se gsesc n niciuna dintre situaiile mai sus menionate la punctele de la (a) la (f). Declaraia de eligibilitate va fi completat, semnat, tampilat i datat i depus mpreun cu dosarul de aplicaie.

3.1.2 Partneriate i criterii de eligibilitate pentru partener/i

Parteneriatele dintre diferii actori sociali sunt posibile, dac au rolul de a consolida cooperarea i reelele de ONG-uri contribuind astfel la consolidarea societii civile din Romnia. Solicitanii pot aciona individual sau n parteneriat cu alte organizaii. Partenerii romni pot fi: organizaii neguvernamentale i nonprofit cu aceleai caracteristici precum cele menionate mai sus pentru solicitant, universiti, alte instituii de educaie sau institute de cercetare nonprofit, autoriti publice locale i centrale, instituii/ agenii publice, servicii guvernamentale deconcentrate de la nivel local, uniti administrativ-teritoriale (care pot fi reprezentate de autoriti locale precum primrii, consilii locale, consilii judeene reprezentate de conductorii acestora).

Este obligatoriu ca toi partenerii s aib personalitate juridic. n cazul parteneriatelor cu ONG-uri din Elveia, partenerul/ii trebuie s fie organizaii nonprofit i neguvernamentale, nregistrate conform legislaiei n vigoare aceast ar. ONG-urile din Elveia care beneficiaz deja de sprijin financiar (credit support)3 prin programele ADC nu sunt eligibile ca parteneri. Condiiile suplimentare privind eligibilitatea solicitanilor se aplic de asemenea i partenerilor vezi condiiile de la (a) la (g) de mai sus. Este necesar s fie semnat/e acord/uri de parteneriat cu toate organizaiile implicate n implementarea proiectului, care s menioneze rolul i responsabilitile fiecrei pri. Solicitantul poate semna acord/uri de parteneriat cu fiecare partener/i sau un acord de parteneriat cu toate organizaiile implicate.

V rugm s consultai

http://www.deza.admin.ch/en/Home/About_SDC/Invitations_to_tender/Contributions_for_NGO OIE pentru FT PSC 9

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Solicitantul va avea rolul de organizaie conductoare pentru implementarea proiectului i, dac va fi selectat, va reprezenta toi partenerii i va semna Contractul de finanare nerambursabil cu reprezentanii Organismului Intermediar Elveian.

3.1.3 Eligibilitatea proiectelor

Durata: durata unui proiect depinde de tipul de grant solicitat, respectiv: pentru GRANTURI MICI: minim 12 luni i maxim 24 luni pentru GRANTURI MARI: minim 12 luni i maxim 36 luni

Locaia: Toate activitile unui proiect trebuie s se desfoare n Romnia. Cu toate acestea, dac exist o justificare adecvat i convergent cu obiectivele programului, sunt permise excepii pentru anumite evenimente, cum ar fi o mic parte din activitile proiectului care implic schimbul de know-how, instruiri, vizite de studiu, participare la seminarii/conferine etc. care pot avea loc n strintate. Un proiect care solicit un grant mare este de ateptat s aib un impact mai larg n ce privete regiunea geografic (de exemplu s acopere cteva judee i s implice ONG-uri locale) i s dezvolte campanii de vizibilitate corespunztoare. Domenii tematice prioritare n cadrul fiecrei Componente ale prezentei Cereri de propuneri de proiecte, au fost identificate urmtoarele domenii tematice prioritare: Componenta Social abordri noi i/sau inovative n furnizarea de servicii sociale pentru grupuri vulnerabile (de ex. copii i tineri, omeri, persoane cu dizabiliti, populuaia din mediul rural etc.), inclusiv ntreprinderi sociale, dezvoltarea abilitilor de via pentru grupuri vulnerabile, abordri integrate pentru incluziune social dezvoltare comunitar, dezvoltarea economiei locale i dezvoltare rural i economie social, abordri noi i/sau inovative n procesul de realizare a politicilor publice, creterea capacitii ONG-urilor de a furniza servicii sociale i de a deveni actori activi n procesele de politici publice, cartografierea nevoilor sociale la nivel local/regional (ca i baz a unui proiect), studii de impact, analize comparative sau cercetri aplicate, ca parte a proiectului propus.

Componenta Mediu participare public n procesul decizional din domeniul proteciei mediului, consum durabil, managementul deeurilor (altul dect colectarea), managementul apelor, calitatea mediului urban, dezvoltare rural durabil, schimbri climatice,
10

OIE pentru FT PSC

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

organisme modificate genetic.

Tipuri de proiecte n cadrul fiecrei Componente (v rugm s reinei c lista de activiti de mai jos nu este exhaustiv, ci doar exemplificativ): Componenta Social furnizarea de servicii sociale: dezvoltarea de servicii sociale noi i/sau inovative, dezvoltarea i livrarea de instruiri pe tema dezvoltrii abilitilor de via, activiti care se adreseaz grupurilor vulnerabile i cresc accesul acestora la servicii sociale; creterea contientizrii populaiei n general cu privire la grupurile vulnerabile: promovarea drepturilor grupurilor vulnerabile; organizarea i promovarea de campanii de educare cu privire la probleme sociale (de ex. discriminarea, drepturile persoanelor vulnerabile, accesul la servicii publice); dezvoltarea voluntariatului n domeniul social; activiti de reea i advocacy: crearea de grupuri de dezbateri i de influenare a politicilor publice; crearea i dezvoltarea de reele de organizaii; crearea de platforme on-line; participarea i organizarea de trguri, expoziii, conferine; promovarea bunelor practici; schimb de know-how si experien; creterea sustenabilitii serviciilor sociale: dezvoltarea de ntreprinderi sociale, livrarea de instruire pentru personalul i voluntarii furnizorilor de servicii sociale, dezvoltarea activitilor i metodelor de strngere de fonduri, reabilitarea/renovarea cldirilor/locaiilor pentru furnizarea de servicii sociale sau pentru activiti de incluziune social. contientizarea i sensibilizarea publicului cu privire la probleme de mediu (de ex. schimbri climatice, organisme modificate genetic, calitatea mediului urban, calitatea mediului rural, etc) prin intermediul unor abordri participative i iniiative practice ce contribuie la mbuntirea calitii mediului; contientizarea i educarea publicului cu privire la folosirea ineficient a resurselor prin intermediul transmiterii informaiilor i cunotinelor despre impactul social i de mediu a alegerilor pe care le fac zilnic, precum i cu privire la alternative i soluii fezabile; promovarea consumului durabil prin prisma unei dezvoltri economice i sociale corelate cu capacitatea de suportabilitate a ecosistemelor i cu decuplarea creterii economice de la degradarea mediului; iniiative comunitare privind managementul apelor; protejarea i valorificarea durabil a motenirii naturale i a peisajului rural tradiional; implicarea cetenilor n dezbateri publice i n procesul decizional pentru identificarea unor soluii durabile la problemelor urbane de mediu.

Componenta Mediu

Fiecare proiect poate cuprinde o component pentru ntrirea capacitii organizaionale a solicitantului. Resursele alocate acestei componente vor reprezenta maxim 20% din totalul costurilor eligibile ale proiectului, dar nu mai mult de 50.000 CHF. Mai jos sunt o serie de exemple de activiti care au ca scop ntrirea capacitii organizaionale:

OIE pentru FT PSC

11

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

msurarea performanei organizaiei pentru certificarea i mbuntirea calitii, eficienei i impactului activitilor organizaiei (de ex. evaluri i/sau audituri organizaionale); creterea transparenei i a vizibilitii organizaiei (de ex. pori deschise, adunri generale, publicarea rapoartelor anuale, site-uri web, evenimente de strad i alte campanii etc.); dezvoltarea resurselor financiare ale organizaiei (prin activiti cum ar fi campanii de strngere de fonduri, diversificarea serviciilor furnizate membrilor/beneficiarilor, proceduri de management etc.).

Toate proiectele vor respecta principiile dezvoltrii durabile (dezvoltare economic i social, protecia mediului), ale bunei guvernri, egalitii de gen i incluziunii sociale. Proiectele neeligibile Urmtoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile: proiecte care vizeaz exclusiv sau n mod esenial cercetare academic, studii de fezabilitate, infrastructur, sponsorizri individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferine i congrese; proiecte doar pentru obinerea de burse individuale de studiu sau pentru instruiri; proiecte pentru sprijin de urgen, cu excepia cazului n care acestea reprezint o component indispensabil a proiectului; activiti de refinanare (de ex. utilizarea grantului pentru acordarea de finanri nerambursabile sau mprumuturi altor organizaii sau persoanelor fizice/juridice); proiecte care se concentreaz pe achiziia de echipamente, cldiri sau birouri; un program anual de activiti curente (cererea de finanare trebuie s fie elaborat pentru un proiect specific, ca un set de activiti bine definite i corelate, care s conduc la rezultate concrete ntr-un interval de timp bine definit); proiecte care sunt deja finanate de Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare sau ali donatori.

3.1.4 Eligibilitatea costurilor

Pentru a fi eligible, costurile proiectului trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: s fie necesare pentru derularea proiectului, s fie prevzute n bugetul proiectului i s respecte principiile unui management financiar sntos, n mod special n privina eficienei economice i a raportului cost/beneficii; s fi fost angajate de ctre Agenia Executiv sau partenerii acesteia n perioada de implementare a proiectului aa cum este definit n Contractul de finanare nerambursabil i s fi fost pltite n perioada cuprins ntre data semnrii Contractului de finanare nerambursabil i data depunerii raportului final; s fie nregistrate n contabilitatea Ageniei Executive i/sau a partenerului/ilor acesteia, s fie identificabile i verificabile, s fie susinute de documentele justificative originale; s reflecte costurile reale i s fie calculate n concordan cu activitile proiectului.

OIE pentru FT PSC

12

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Tipuri de cheltuieli eligibile sunt incluse n formatul Bugetului proiectului (vezi Anexa II, foaia de lucru 4). O atenie special este acordat categoriilor de costuri eligibile care nu trebuie s depeasc un anumit prag, cum ar fi: costurile legate de extindere, renovare i modernizarea infrastructurii4, care nu depesc 50% din totalul costurilor eligibile ale proiectului; costurile legate de ntrirea capacitii organizaionale pot fi de pn la 20% din totalul costurilor eligibile, dar nu mai mult de 50.000 CHF. Agenia Executiv are obligaia de a deschide un cont bancar n franci elveieni (CHF) destinat exclusiv proiectului i trebuie s in o eviden financiar-contabil separat a veniturilor i cheltuielilor aferente proiectului. Toate nregistrrile trebuie s poat oferi cu precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile primite.

Costuri neeligibile
Urmtoarele costuri nu sunt eligibile: cheltuieli angajate de AE nainte de semnarea Contractului de finanare nerambursabil; TVA dac poate fi recuperat de AE i/sau partner/i conform reglementrilor legale n vigoare; salariile funcionarilor publici, cu excepia cazului n care acestea sunt acoperite din contribuia partenerului/lor; dobnzi datorate i provizioane pentru pierderi sau datorii; amenzi i penaliti; credite ctre tere pri; refinanri ctre alte organizaii; pierderile datorate diferenelor de schimb valutar; costuri ale activitilor finanate din alte surse; bonusuri sau alte tipuri de recompense materiale sau financiare pentru persoanele implicate n implementarea proiectului, cu excepia cazului n care acestea sunt stipulate n regulile organizaiei pltitoare i sunt n vigoare n organizaia aplicantului sau parternerului/lor cu cel puin 12 luni nainte de depunerea cererii de finanare nerambursabil; burse individuale de studiu, sponsorizri individuale; recompense (premii financiare/n bani); achiziionarea de teren i achiziionarea/ construirea de cldiri; costurile de leasing. Orice dobnzi bancare acumulate n timpul contractului de finanare nerambursabil pentru fondurile acordate vor fi returnate catre OIE sau deduse din tranele ce vor fi primite de la OIE. n cazul proiectelor n care sunt incluse activiti generatoare de venituri (de ex. proiecte care sprijin/dezvolt o ntreprindere social), venitul generat prin proiect poate fi pstrat de ctre

Aceste costuri sunt eligibile dac solicitantul dovedete dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii. OIE pentru FT PSC 13

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

solicitant i/sau partner/i dac va fi utilizat pentru activiti nonprofit. n cererea de finanare va trebui declarat c venitul generat va fi utilizat pentru sustenabilitatea organizaiei. Costurile neeligibile dar care sunt necesare pentru implementarea proiectului, precum i alte costuri suplimentare intervenite n timpul implementrii proiectului, vor fi suportate de ctre solicitant i/sau partener/i.

3.1.5 Cum se completeaz cererea de finanare i procedurile aplicabile

V rugm s citii cu atenie i n totalitate acest Ghid al solicitanilor nainte de a ncepe scrierea cererii de finanare. V rugm completai cu atenie toate Anexele (formularul Cererii de finanare, Bugetul proiectului, Declaraia de eligibilitate etc.) i ataai toate documentele cerute (vezi lista de la punctul 3.2 din prezentul Ghid al solicitanilor). Dosarul cererii de finanare trebuie depus n 4 (patru) exemplare tiprite (1 original i 3 copii), mpreun cu o copie electronic (de ex. CD) care cuprinde toate documentele dosarului cererii de finanare. Copia electronic va include formularul Cererii de finanare i Bugetul proiectului (editate ntr-un mod care poate fi citit prin programul Microsoft Office 2007) i toate celelalte documente ale dosarului cererii de finanare listate n Seciunea 3.2 de mai jos (scanate). ntregul dosar al cererii de finanare va fi depus ntr-un plic sigilat, prin pota recomandat, curier sau depunere personal la una din adresele de mai jos: Pentru cererile de finanare pentru Componenta Social: Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile Strada Nerva Traian nr.21, Bucureti, sector 3, cod potal 031044 n atenia: Irina Bejan Pentru cererile de finanare pentru Componenta Mediu: Fundaia pentru Parteneriat Strada Arsenalului nr.13, Miercurea Ciuc, judeul Harghita, cod potal 530120 n atenia: Csilla Daniel n cazul n care un solicitant depune mai mult de o cerere de finanare, fiecare dintre acestea trebuie trimis separat. Plicul exterior trebuie s cuprind urmtoarele informaii: Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile, Schema de grant pentru ONG-uri Solicitant : <numele complet i adresa solicitantului> Titlul proiectului: <titlul ntreg al proiectului> Componenta: <Social sau Mediu> Tipul de grant: <grant mic sau grant mare>
OIE pentru FT PSC 14

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

"A nu se deschide nainte de sesiunea de deschidere ". Termenul limit pentru primirea cererilor de finanare este: pentru Componenta Social: 12 iulie 2012, orele 17:00 pentru Componenta Mediu: 12 iulie 2012, orele 17:00 Cererile de finanare primite dup expirarea termenului limit vor fi respinse automat, chiar dac tampila potei indic o dat anterioar termenului limit sau dac depirea termenului limit este cauzat de serviciul de curierat. Toi potenialii solicitani trebuie s verifice periodic paginile web www.fdsc.ro, www.repf.ro pentru a fi la curent cu orice informaie legat de aceast Cerere de propuneri de proiecte sau de programul de finanare. Vor fi organizate sesiuni de informare n fiecare regiune a rii, iar datele i locaiile vor fi anunate pe site-urile menionate mai sus. Pot fi trimise ntrebri legate de aceast Cerere de propuneri de proiecte prin e-mail sau fax, la urmtoarele adrese, nu mai trziu de 6 iulie 2012: pentru Componenta Social componenta.social@fdsc.ro; fax no. 021 310 01 80, pentru Componenta Mediu componenta.mediu@repf.ro; fax no.0266 310 678, Rspunsurile vor fi transmise cel mai trziu pn pe data de 10 iulie 2012. ntrebrile care pot fi relevante i pentru ali solicitani, mpreun cu rspunsurile, vor fi publicate pe site-urile www.fdsc.ro, www.repf.ro.

3.2 Dosarul cererii de finanare

Cererile de finanare trebuie depuse n formatul Cererii de finanare (vezi Anexa I). Formularul este de asemenea disponibil pe internet la adresele www.fdsc.ro i www.repf.ro. Solicitanii trebuie s depun propunerile n limba romn, cu un rezumat att n limba romn, ct i n limba englez. V rugm s completai formularul Cererii de finanare cu atenie i ct mai clar posibil pentru a putea fi evaluat corespunztor. Cererile de finanare scrise de mn nu vor fi acceptate. Dosarul cererii de finanare trebuie s cuprind urmtoarele documente: 1) Cererea de finanare (Anexa I); 2) Bugetul proiectului, inclusiv bugetul anual (dac este cazul) i sursele de finanare preconizate (Anexa II); 3) Declaraia de eligibilitate (Anexa III); 4) Acord/uri de parteneriat (copie sau original) ntre toate organizaiile implicate n implementarea proiectului, care s menioneze rolul i responsabilitile fiecrei pri (vezi seciunea 3.1.2 de mai sus). Acordul/rile de parteneriat pot fi depuse n limba romn sau englez;
OIE pentru FT PSC 15

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

5) cel mai recent raport anual de activitate5 al solicitantului (pentru 2011) sau, n cazul organizaiilor nfiinate n 2011 sau 2012, o descriere a activitilor implementate pn n prezent; 6) CV-uri pentru membrii cheie ai echipei de proiect. Urmtoarele documente vor fi incluse numai n exemplarul original al dosarului cererii de finanare: 7) copia statutului n vigoare6 autentificat7 i a hotrrii judectoreti8 corespunztoare, definitiv i irevocabil, pentru solicitant; 8) copia statutului n vigoare9 autentificat10 i a hotrrii judectoreti11 corespunztoare, definitiv i irevocabil, pentru partenerul/ii ONG sau alte documente/meniuni pentru partenerul/ii non ONG (instituii) care s ateste calitatea de persoan juridic. Pentru partenerii elveieni: documente (copie sau orginal) care s ateste faptul c sunt entiti funcionale (de ex. statute, minute ale ntlnirilor consiliului director i ale adunrilor generale, rapoarte anuale, inclusiv financiare) n limba romn sau englez (dar acceptate de asemenea n limba german sau francez).

3.3 Procedura de evaluare i selecie

Toate cererile de finanare primite conform termenilor i condiiilor prevzute pentru prezenta Cerere de propuneri de proiecte, vor fi subiectul seleciei realizate de Comitetul de Evaluare constituit din 3 evaluatori independeni. Procesul de selecie cuprinde urmtoarele etape: 1. Deschiderea cererilor de finanare primite, 2. Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii, 3. Evaluarea tehnic i financiar, 4. Anunarea rezultatelor procesului de selecie.

3.3.1 Deschiderea cererilor de finanare primite

Toate cererile de finanare12 primite vor fi nregistrate i vor primi un numr specific. Toate cererile de finanare depuse n termenul limit vor fi deschise n cadrul primei edine a Comitetului de evaluare.

Raportul anual reflect activitatea anual a organizaiei i de obicei include informaii specifice, cum ar fi: misiunea,

obiectivele, programele, informaii financiare, lista membrilor consiliului director etc. Forma de prezentare i coninutul specific al raportului anual reprezint alegerea liber a solicitantului
6

nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a Statutului Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) Hotrrea judectoreasc trebuie s conin toate tampilele i semnturile care atest c este definitiv i nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a Statutului Sau certificat de avocat sau de organizaia partener (conform cu originalul) Idem 8 Cererea de finanare nseamn ntregul dosar al cererii de finanare OIE pentru FT PSC 16

(incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc

7 8

irevocabil
9

(incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc

10 11 12

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Cererile de finanare depuse dup termenul limit, vor fi excluse nc de la nceput, fr s fie deschise. Dup edina de deschidere, va fi completat o list complet a tuturor cererilor de finanare primite n termenul limit de depunere.

3.3.2 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii

Toate cererile de finanare primite n termenul limit vor fi verificate intern, de ctre OIE, din punct de vedere al conformitii administrative i al eligibilitii. Se va verifica dac cererea ndeplinete condiiile i cerinele impuse i prevzute n Ghidul solicitanilor. n acest scop, o gril dihotomic (Da/Nu) va fi completat pentru fiecare cerere de finanare. Cererile care nu respect toate condiiile vor fi excluse din procesul de evaluare. Cereri de clarificri i/sau documente adiionale vor fi trimise solicitanilor doar n cazul n care informaia oferit nu este ndeajuns de clar i suficient pentru a permite o verificare obiectiv a conformitii administrative i a eligibilitii. Mai jos se gsete grila utilizat n aceast etap a procesului de evaluare: CONFORMITATEA ADMINISTRATIV Cererea de finanare este depus ntr-un original i 3 (trei) copii i n format digital Dosarul cererii de finanare include: 1. Cererea de finanare este n formatul dat (Anexa I), este editat n limba romn i cuprinde un rezumat att n limba englez, ct i n limba romn i este semnat i tampilat, n original 2. Bugetul proiectului, inclusiv bugetul anual (dac este cazul) i sursele de finanare preconizate (Anexa II) este n CHF i este corect completat 3. Declaraia de eligibilitate (Anexa III) care este semnat i tampilat, n original 4. Statutul n vigoare i hotrrea judectoreasc corespunztoare, pentru solicitant 5. Statutul n vigoare i hotrrea judectoreasc corespunztoare (pentru partenerii ONG din Romnia) sau alte documente/meniuni (pentru partenerii non-ONG din Romnia) care s ateste calitatea de persoan juridic (dac este cazul) 6. Pentru partner/i din Elveia: documente care atest c sunt entiti funcionale (de ex. statute, minute ale ntlnirilor consiliului director i ale adunrilor generale, rapoarte anuale, inclusiv financiare) preferabil n limba romn sau englez (dar acceptate de asemenea n limba german sau francez) 7. Acord/uri de parteneriat semnat de toate organizaiile implicate n proiect (n limba romn sau englez) 8. Cel mai recent raport anual de activitate al solicitantului 9. CV-uri pentru membrii cheie din echipa de proiect sunt incluse ELIGIBILITATEA Solicitantul este eligibil Partenerul/ii este/sunt eligibil/i Proiectul propus este eligibil Contribuia financiar solicitat de la FT PSC nu depete 90% din totalul
OIE pentru FT PSC

DA

NU

DA

NU

17

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

costurilor eligibile Mrimea grantului solicitat este de minim 10.000 CHF i maxim 75.000 CHF n cazul granturilor mici i de minim 75.001 CHF i maxim 250.000 CHF n cazul granturilor mari Durata proiectului respect limitele stabilite n Ghidul solicitanilor (minim 12 luni i maxim 24 luni pentru granturi mici i minim 12 luni i maxim 36 luni pentru granturi mari) Proiectul este implementat n Romnia Contribuia n natur nu depete 5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului Totalul costurilor pentru ntrirea capacitii organizaionale a solicitantului reprezint maxim 20% din totalul costurilor eligibile, dar nu mai mult de 50.000 CHF Cererile care ndeplinesc toate criteriile referitoare la conformitatea administrativ i eligibilitate, vor intra n evaluarea tehnic i financiar.

3.3.3 Evaluarea tehnic i financiar

Membrii Comitetului de evaluare vor completa Grila de evaluare tehnic i financiar. Mai jos se gsete grila utilizat n aceast etap a procesului de evaluare: Scor maxim 25 5 5 5 5 5 25 5 5 5 5 5

1 Relevana proiectului Relevana proiectului fa de obiectivele Programului de Cooperare Elveiano-Romn, FT PSC i a Componentei specifice Relevana interveniei propuse n abordarea problemei/ nevoii Proiectul propus are o logic de intervenie clar, lund n considerare riscurile i oportunitile Grupurile int i beneficiarii sunt strategic alei, clar definii i cuantificai Rezultatele proiectului sunt realizabile 2 Activiti, planul de lucru Activitile sunt bine alese, realiste, fezabile i contribuie la realizarea obiectivelor proiectului Plan de lucru logic, care contribuie la realizarea obiectivelor proiectului Rezultatele prevzute sunt cuantificate (indicatori) i msurabile Promovarea i vizibilitatea activitilor sunt clar descrise, adaptate specificitii audienei int i obiectivului proiectului Proiectul cuprinde informaii referitoare la participarea n reele/ cooperri cu ali factori interesai i/sau sinergii cu alte proiecte/ iniiative 3 Bugetul proiectului Costurile propuse sunt n strns relaie cu activitile i rezultatele ateptate Costurile propuse sunt eligibile i corect incluse pe liniile bugetare Costurile propuse sunt realiste, justificate i fezabile

15 5 5 5

OIE pentru FT PSC

18

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

4 Proprietate, sustenabilitate i inovare Proiectul vizeaz participarea comuniti (proprietate local) Sunt prevzute activiti care au ca scop asigurarea sustenabilitii proiectului Proiectul conine elemente ale unor abordri noi i/sau inovative 5 Solicitantul i partnerul/ii Nivelul expertizei profesionale a solicitantului i a partenerului/lor n domeniul specific al proiectului Nivelul expertizei profesionale i a calificrilor membrilor echipei de proiect n domeniul specific al proiectului Nivelul expertizei profesionale a solicitantului i a partenerului/lor n managementul de proiect Structura organizatoric i a echipei sunt corespunztoare pentru implementarea proiectului propus (numr, roluri, responsabiliti, coordonare) TOTAL

15 5 5 5 20 5 5 5 5 100

Not: n cazul n care scorul obinut la seciunea 1 Relevana proiectului este mai mic de 20 de puncte, cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare.

3.3.4 Anunarea rezultatelor procesului de selecie

Rezultatele evalurii realizate de Comitetul de evaluare vor fi aprobate de un Comitet de selecie format din reprezentani ai organizaiilor societii civile, Unitatea Naional de Coordonare din cadrul Ministerului Finanelor Publice (UNC) i Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare reprezentat n Romnia de Biroul Contribuiei Elveiene (BCE). Rolul Comitetului de selecie este acela de a lua decizia final privind finanarea proiectelor. Dup aceea, fiecare solicitant va fi informat individual cu privire la rezultatele ntregului proces de evaluare. n cazul n care un proiect este selectat pentru acordarea unei finanri nerambursabile (grant), solicitantul va primi o scrisoare de acordare a finanrii nerambursabile mpreun cu condiiile care trebuie ndeplinite n vederea semnrii Contractului de finanare nerambursabil (vezi Seciunea 3.4 Contractarea). La finalul procesului de evaluare i selecie, lista proiectelor depuse dup termenul limit, lista proiectelor respinse dup etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii, lista proiectelor respinse dup etapa de evaluare tehnic i financiar i lista proiectelor aprobate pentru finanare, vor fi toate publicate pe site-urile web www.fdsc.ro i www.repf.ro. V rugm s reinei c decizia Comitetului de selecie de a respinge o cerere de finanare este definitiv i nu poate fi apelat. Data indicativ pentru publicarea deciziei finale a Comitetului de Octombrie/Noiembrie 2012, dar aceasta poate fi modificat dac va fi necesar. selecie este

Copiile dosarelor cererilor de finanare respinse pot fi preluate personal (n urma unei notificri trimise ctre Organismul Intermediar Elveian reprezentat de FDSC sau FP) n termen de 30 de zile de la primirea informrii referitoare la respingerea cererii de finanare. Dup aceast perioad, copiile cererilor de finanare vor fi distruse. V rugm s reinei c exemplarul original al dosarului pentru Cererile de finanare respinse va rmne la i va fi arhivat de ctre OIE.

OIE pentru FT PSC

19

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Cererile de finanare primite dup termenul limit de depunere nu pot fi recuperate de ctre solicitani i vor fi arhivate de ctre OIE.

3.4 Contractarea
Toi solicitanii ai cror proiecte sunt recomandate i aprobate pentru acordarea finanrii nerambursabile vor primi o scrisoare de atribuire n care va fi inclus cererea de depunere a documentelor necesare a fi trimise n termenul stabilit, n vederea pregtirii i ncheierii contractului de finanare nerambursabil, denumit n continuare Contract de finanare nerambursabil. V rugm s gsii mai jos lista documentelor necesare pentru ncheierea Contractului de finanare nerambursabil: Pentru solicitant/ Agenia Executiv: copie legalizat, n original, a statutului autentificat13 n vigoare14 i a hotrrii judectoreti corespunztoare15; certificat de gref, n original, emis la o dat recent de Judectoria unde Agenia Executiv este nregistrat oficial, n care s se menioneze c organizaia nu este n proces de dizolvare i c nu au fost depuse documente n acest sens; certificat de cazier fiscal, n original, emis de ctre autoritile fiscale competente (Direcia General a Finanelor Publice Ministerul Finanelor Publice); certificat de atestare fiscal, n original, emis de Agenia Naional pentru Administrare Fiscal; fia de identificare financiar, n original, conform unui model care va fi oferit, certificat de banca la care a fost deschis contul n CHF, special pentru proiect; n cazul proiectelor care includ costuri legate de lucrri de reabilitare, Comitetul de selecie poate decide solicitarea unei copii legalizate16, n original, a documentelor care atest dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii pentru ntreaga durat a proiectului i cel puin 2 ani dup finalizarea acestuia; n plus, n aceste cazuri, poate fi solicitat i o declaraie referitoare la meninerea scopului pentru care se reabiliteaz cldirea; alte documente (dac este cazul), conform cerinelor din scrisoarea de atribuire (de ex. pentru proiecte care include costuri legate de extindere, renovare i modernizare un deviz de cantiti estimativ elaborat i aprobat conform legislaiei n vigoare).

Pentru partenerul/ii din Romnia: copie legalizat, n original, a statutului autentificat17 n vigoare18 i a hotrrii judectoreti corespunztoare19 pentru partenerul/ii ONG sau alte documente/meniuni pentru partenerul/ii non ONG care s ateste calitatea de persoan juridic.
13 14

Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant/AE (conform cu originalul) nsemnnd fie statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrre judectoreasc sau forma revizuit a statutului (care include toate schimbrile) care a fost aprobat prin hotrre judectoreasc 15 Hotrrea judectoreasc va trebui s poarte toate tampilele i semnturile care s ateste c este definitiv i irevocabil 16 Legalizat sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) 17 Sau certificat de avocat sau de organizaia partner (conform cu originalul) 18 Idem 14 19 Idem 15 OIE pentru FT PSC 20

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

Dac va fi cazul, alte documente din partea partenerului/ilor pot fi cerute n scrisoarea de atribuire trimis solicitantului. n plus, vor fi depuse CV-urile membrilor echipei care nu au fost incluse n dosarul cererii de finanare. Solicitantul/ AE va semna Contractul de finanare nerambursabil cu FDSC sau FP, n funcie de Componenta creia i se adreseaz proiectul.

OIE pentru FT PSC

21

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

V rugm s gsii mai jos schema care sumarizeaz ntregul proces al prezentei Cereri de propuneri de proiecte:

OIE pentru FT PSC

22

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

3.5 Raportarea, proceduri de plat i audit reguli aplicabile n perioada de implementare a proiectului
3.5.1 Raportarea
AE trebuie s pregteasc i s depun urmtoarele tipuri de rapoarte spre aprobare ctre OIE (vezi schema privind raportarea i plile, de la pag. 25-26): n cazul proiectelor cu o durat sub 18 luni: raport intermediar tehnic, raport intermediar financiar i raport intermediar de audit, n termen de 45 de zile de la data finalizrii perioadei raportate; raport final tehnic, raport final financiar i raport final de audit, n termen de 60 de zile de la data finalizrii perioadei de implementare a proiectului.

n cazul proiectelor cu o durat de la 18 la 36 luni: raport semestrial asupra aspectelor tehnice i financiare, n termen de 30 de zile dup primele 6 luni ale fiecrui an de implementare; raport anual tehnic, raport anual financiar i raport anual de audit, n termen de 45 de zile dup fiecare 12 luni ale implementrii proiectului; raport final tehnic, raport final financiar i raport final de audit, n termen de 60 de zile de la data finalizrii perioadei de implementare a proiectului.

Rapoartele trebuie depuse n limba romn, mpreun cu un rezumat n limba englez i vor fi ntocmite conform formatelor oferite n Contractul de finanare nerambursabil.

3.5.2 Pli
n cadrul Contractului de finanare nerambursabil, OIE va realiza plile ctre AE, dup cum urmeaz: Plata avansului reprezentnd 20% din suma finanrii nerambursabile, dar fr a depi 75% din bugetul primului an, se va face n maxim 20 de zile de la semnarea CFN i dup depunerea cererii de plat n conformitate cu formatul inclus n CFN. n toate cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data nceperii proiectului; Plata primei trane, reprezentnd 30% din suma finanrii nerambursabile sau procentul rezultat din diferena dintre 50% din suma finanrii nerambursabile i avansul pltit, se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel puin 70% din avansul primit a fost cheltuit; Plata tranei a doua n valoare de 30% din suma finanrii nerambursabile se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel puin 70% din avansul i prima tran primite a fost cheltuit. Declaraia financiar nu va fi depus naintea raportului intermediar (pentru proiectele cu durata sub 18 luni)
OIE pentru FT PSC 23

Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic Participarea Societii Civile Schema de grant pentru ONG-uri

sau a raportului anual pentru primul an de implementare (pentru proiectele cu durata de la 18 la 36 luni). n cazul n care a fost deja depus raportul financiar intermediar/raportul anual financiar pentru primul an, mpreun cu raportul de audit care certific faptul c s-a cheltuit cel puin 70% din avans i prima tran primite, declaraia financiar nu mai este solicitat i plata poate fi cerut pe baza raportului intermediar/raportului anual pentru primul an, menionat anterior. Plata tranei a treia de maxim 15% din suma finanrii nerambursabile se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel puin 70% din avans, prima i a doua tran primite a fost cheltuit. n cazul n care raportul anual financiar pentru cel de-al doilea an de implementare, mpreun cu raportul de audit au fost deja depuse i certific faptul c s-a cheltuit cel puin 70% din avans, prima i a doua tran, declaraia financiar nu mai este solicitat i plata se va face pe baza raportului anual menionat anterior. Plata final reprezentnd aproximativ 5% din suma finanrii nerambursabile sau balana (suma) rezultat din raportul final.

Toate plile se vor efectua de ctre OIE n contul bancar special n CHF al AE, dedicat exclusiv proiectului.

3.5.3 Audit
AE va trebui s depun rapoarte financiare auditate extern de ctre un auditor independent acreditat, n conformitate cu standardele de audit stabilite n Termenii de Referin, care fac parte din Contractul de finanare nerambursabil. Costurile aferente auditului sunt eligibile i vor fi incluse n bugetul proiectului. n cazul proiectelor cu o perioad de implementare sub 18 luni, vor fi depuse un raport intermediar de audit i un raport final de audit. n cazul proiectelor cu o perioad de implementare de la 18 la 36 de luni, vor fi depuse rapoarte anuale de audit i un raport final de audit.

OIE pentru FT PSC

24

Schema privind raportarea i plile

25

26

Fond administrat de Organismul Intermediar Elveian:

Universittstrasse 69 CH 8006 Zrich +41 44 368 58 58 info@kek.ch www.kek.ch

Str.Nerva Traian nr.21, sector 3 Bucureti, 031044 Romnia Tel: +4 021 310 01 81 Fax: +4 021 310 01 80 office@fdsc.ro www.fdsc.ro

Str. Arsenalului nr.13, Miercurea Ciuc , 530120 Jud.Harghita, Romnia Tel : +4 0266 310 6784 Fax: +4 0266 310 6784 office@repf.ro www.repf.ro