UPUTSTVO ZA PROGRAMIRANJE KOMPONENTE I INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU PODRKU (IPA)

Stavovi u ovom dokumentu predstavljaju izjave konsultanata koji rade na implementaciji projekta. Oni nisu odobreni, niti odraavaju zvanian stav Evropske unije ili Delegacije Evropske komisije. Ovaj dokument je proizvod timskog rada eksperata u okviru projekta.

Podgorica, jun 2009. godine

Program za razvoj kapaciteta je zajednika inicijativa Vlade Crne Gore, Fondacije Institut za otvoreno drutvo i Programa Ujedinjenih nacija za razvoj. Jaanje kapaciteta u Crnoj Gori za pripremu projekata u okviru IPA fonda (Project Fiche Preparation) je projekat koji finansira EU, a sprovodi Program za razvoj kapaciteta.

SADRAJ

UVOD I II III IV V VI VII VIII REZIME UVOD PRAVNI OSNOV KORIENJA IPA FONDOVA U CRNOJ GORI STRATEKI PRISTUP U PROCESU PROGRAMIRANJA OPTI PRINCIPI IMPLEMENTACIJE PRVE IPA KOMPONENTE NADLENOSTI I INSTITUCIONALNI OKVIR KOFINANSIRANJE PLAN AKTIVNOSTI TOKOM PROCESA PROGRAMIRANJA IPA SREDSTAVA 08 09 11 12 15 17 21 23 43

ANEKSI

Delegacija Evropske komisije (European Commission Delegation) - diplomatsko predstavnitvo Evropske komisije sa sjeditem u Podgorici. U centralizovanom sistemu Delegacija Evropske komisije snosi punu odgovornost za realizaciju programa i projekata finansiranih kroz pretrpistupne fondove. Strategija o proirenju (Enlargement Strategy) predstavlja dio paketa kojeg na godinjem novou usvaja Evropska komisija, pojedinano za svaku dravu koja pretenduje da postane lanica Evropske unije. Sadri prioritete i smjernice na putu ka evropskim integracijama. Evropsko partnerstvo dokument kojeg usvaja Evropska komisija i koji sadri kratkorone i srednjorone prioritete. Prioriteti predstavljaju osnov za strateko planiranje korienja fondova Evropske unije. Viegodinji indikativni finansijski okvir (MultiAnnual Indicative Financial Framework - MIFF) dokument koji sadri indikativni pregled alokacije fondova Evrospke unije po godinama i po komponentama, za svaku dravu kojoj je omogueno korienje IPA sredstava. Viegodinji indikativni planski dokument (MultiAnnual IndicativePlaning Document MIPD) osnovni strateki dokument programiranja IPA sredstava. Prioriteti u okviru prve IPA komponente podijeljeni su po linijama prioriteta na: politike kriterijume, ekonomske kriterijume, sposobnost preuzimanja obaveza koje proistiu iz lanstva. Godinji izvjetaj (Progress Report) - izvjetaj o napretku u procesu evropskih integracija kojeg na godinjem nivou usvaja Evropska komisija, i sadri procjenu dostignutog i presjek stanja drave na koju se odnosi. Dio je paketa dokumenata kojeg Evropska komisija usvaja svake godine. Upravni odbor (Steering Committee) odbor kojeg ine korisnici projekta i Delegacija EK, koji ima za cilj praenje sporvoenja projekta i donoenja odluka koje se tiu valjane implementacije projekta. TAIEX (Technical Assistance Information Exchange) - instrument koji podrazumijeva kratkoronu pomo, usmjerenu usklaivanju i primjeni pravne tekovine Evrospke unije (acquis communaitaire). PPF (Project Preparation Facility) svaki godinji IPA program sadri odreen iznos koji se koristi za pripremu buduih projekata (izrada studija izvodljivosti, procjene uticaja na ivotnu sredinu...). Tehnika pomo (Technical Assistance) u sluaju da se projekat implementira putem ugovora o uslugama, to podrazumijeva angaovanje konsultanata, eksperata, savjetnika u cilju prenoenja know how-a. Tvining (Twinning) tvining je instrument koji predstavlja partnerstvo izmeu drave korisnice i drave lanice Evropske unije. Naime, putem tvininga predstavnici administracije drave lanice prenose svoja iskustva, znanja na administraciju drave korisnice, i zajedno rade na ispunjavanju unaprijed odreenih ciljeva. Laki tvining (twinning light) predstavlja fleksibilno sredstvo za srednjorone zadatke, koje obezbjeuje pomo u vidu ekspertize dravnih slubenika iz drava lanica, na period do est mjeseci. Njegov budet nije vei od 250.000 eura. Stalni tvining savjetnik (Resident Twinning Advisor RTA) svaki klasini tvining podrazumijeva postojanje tzv. Stalnog tvining savjetnika koji je zaduen za staranje o sakodnevnom sporovoenju projekta. Savjetnik postoji i u dravi korisnici i u dravi lanici Evropske unije.

Bespovratna sredstva (grant) - predstavljaju direktnu finansijsku donaciju iz budeta Evropskih zajednica, koja se daje sa ciljem da se finansiraju aktivnosti i projekti razliitih neprofitnih subjekata (lokalna samouprava, razvojne agencije, civilno drutvo i mediji), koji ostvaruju ciljeve opteg evropskog interesa i realizaciju politika Evropske unije. Nacionalni IPA koordinator (National IPA Coordinator - NIPAC) - je zaduen za sveukupnu koordinaciju pomoi u okviru IPA programa. On obezbjeuje partnerstvo izmeu Evropske komisije i nacionalnih organa, i blisku vezu izmeu opteg procesa pridruivanja i korienja pretpristupne pomoi u okviru IPA programa. Visoki programski slubenici (Senior Programme officer - SPO) - je zaduen za programiranje unutar svog sektora tj. resora. Takoe, koordinira programiranje institucija koje se nalaze pod nadlenou datog ministarstva. Komisija za evropske integracije nacionalna komisija koja ima kljunu ulogu u pogledu meuresorske koordinacije procesa evropskih integracija, a samim tim i u pogledu korienja fondova Evropske unije. IPA Komitet (IPA Committee) - IPA Komitet je tijelo Evropske komisije koje je zadueno za odobravanje opisa projekata. ine ga predstavnici svih drava lanica Evropske unije. Logika matrica (Log frame matrix) - predstavlja analitiki proces i skup alata (instrumenata) koji se koriste kod upravljanja projektima. Logika matrica sadri pregledan saetak projektnih aktivnosti. Ona daje mogunost provjere da li je projekat dobro planiran, te olakava praenje i evaluaciju projekta. Opis projekta (Project fiche) opis projekta u unaprijed odreenom formatu koji sadri opirne informacije o opravdanosti projekta, korisnicima, ciljevima, odnosu sa drugim projektima ili donatorima, glavnim aktivnostima, budetu, nainu sprovoenja i trajanju projekta. Zainteresovane strane (Stakeholders) - potencijalo moe da bude bilo koji pojedinac, grupa ili organizacija koja ima neki interes u sprovoenju projekta, bilo da se koristi uslugama projekta, uestvuje u radu institucije koja predlae projekat, sarauje sa tom institucijom, direktno ili indirektno osjea uticaj aktivnosti koje sprovodi ta institucija, dakle bilo ko ko moe imati interesa za to da li e projekat biti uspjean ili neuspjean. Pojam zainteresovanih strana treba shvatiti iroko, ali ne i preiroko, inae bi cio drutveni sistem mogao tako da se shvati. Budet specifikacija projektnih trokova po odreenim komponentama. Centralizovano upravljanje (Centralised management) metod implementacije programa i projekata u kojima odgovornost za implementaciju zadrava Evropska komisija u Briselu. Centralizovano dekoncentrisano upravljanje (Centralised deconcentrated management) metod implementacije projekata u kojima je odgovornost za implementaciju prenijeta na Delegaciju Evropske komisije, odnosno u prethodnom periodu na Evropsku agenciju za rekonstrukciju. Decentralizovani implementacioni sistem (Decentralised Implementation System DIS) metod implementacije projekata u kom je izvren prenos odgovornosti za upravljanje fondovima na nacionalne institucije u zemlji korisnici (tenderski postupak, ugovaranje i plaanja), nakon to je Evropska komisija dobila vrste dokaze o uspjenom funkcionisanju sistema upravljanja i kontrole u toj zemlji. Uspostavljanje decentralizovanog implementacionog sistema podlijee akreditaciji od strane Evropske komisije. Zajedniko upravljanje (Joint management) metod implementacije projekata sa meunarodnim organizacijama kada se radi o sredstvima prikupljenim od razliitih donatora. U tom sluaju odreeni poslovi implementacije preputaju se meunarodnim organizacijama.

Indirektno centralizovano upravljanje (Indirect centralised management) - metod implementacije projekata kada Evropska komisija delegira odreene poslove implementacije na evropske nacionalne agencije ili tijela. Ovaj model upravljanja se primjenjuje npr. u oblasti sprovoenja programa Zajednice u oblasti obrazovanja. Podijeljeno upravljanje (Shared management) - metod implementacije projekata u kom je odgovornost za implementaciju prenijeta na drave lanice. Primjenjuje se npr. u sprovoenju programa prekogranine saradnje sa dravama lanicama. Sporazum o stabilizaciji i pridruivanju - SPP (Stabilisation and Association Agreement) sporazum izmeu Evropske Zajednice i njenih drava lanica i pojedine drave u procesu evropskih integracija koji odreuje okvir za politiku, ekonomsku i institucionalnu saradnju u procesu pristupanja Evropskoj uniji. Nacionalni plan za integraciju - NPI (National Programme for Integration) - Dokument koji pripremaju drave potencijalni kandidati za lanstvo u Evropsku uniju i koji predstavlja precizan plan kako da se dostignu svi kriterijumi neophodni da bi drava postala lanica EU, od politikih i ekonomskih, do najdetaljnijih standarda koji postoje u Uniji u oblastima trgovine, poljoprivrede, zatite ivotne sredine, infrastrukture, regionalnog razvoja itd. SWOT analiza alat stratekog planiranja za analizu konkurentne pozicije neke organizacije, zemlje ili regiona. SWOT definie prednosti (Strenghts), nedostatke (Weaknesses), prilike (Opportunities) i prijetnje (Threats). PRAG (Practical Guide to Contract procedures for EC external actions) - Praktini vodi za postupke zakljuenja ugovora za spoljne aktivnosti EK koji definie pravila javnih nabavki i ugovaranja i koji se primjenjuje na projekte finansiranje iz pretpristupne pomoi. Finansijsku sporazum (Financing Agreement) pravno obavezujui akt koji potpisuje Evropska komisija i zemlja korisnica, nakon to je Komisija usvojila odluku o finansiranju. Ukljuuje opis programa ili projekata koji e se finansirati. Ovaj dokument predstavlja pravni osnov za poetak implementacije projekata. Kofinansiranje (Co-financing) odnosi se na situaciju kada se jedan projekat istovremeno finansira iz sredstava EU i nacionalnih sredstava. IPA (Instrument for Pre-Accession Assistance) Instrument za pretpristupnu pomo za period od 2007-2013, vrijednosti 11,468 milijardi eura. Osnovan je Uredbom Savjeta br. 1085/2006. Sastoji se od pet komponenti. Pomo u tranziciji i izgradnji institucija (TAIB -Transition Assistance Instituion Building) prva komponenta IPA programa. Finansijska perspektiva 2007-2013 okvir za rashode Zajednice tokom estogodinjeg perioda, utvren na osnovu odgovarajuih stratekih dokumenata, prioriteta i mjera za njihovu realizaciju. CARDS (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stability) pomo Zajednice za obnovu, razvoj i stabilizaciju. Pretpristupni instrument za finansijsku perspektivu 2000-2006, ukupne vrijednosti 4,65 milijardi eura, namijenjen zemljama u procesu pridruivanja: Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Crna Gora i Srbija. Pravni osnov programa je Uredba (EZ) br. 2666/2000.

EAR (European Agency for Reconstruction) Evropska agencija za rekonstrukciju. Organ Evropske komisije i Evropskog parlamenta oformljen kako bi izvravao odreene strateke, tehnike i administrativne funkcije neophodne za uspjeno upravljanje CARDS programom. EAR je prestao sa radom 31. decembra 2008. godine. Sjedite kancelarije bilo je u Solunu, a operativni centri u Beogradu, Pritini, Podgorici i Skoplju. Grupa za ocjenu kvaliteta (Quality Support Group) struno tijelo u okviru Generalnog direktorata za proirenje Evropske komisije, odgovorno za preliminarnu provjeru kvaliteta projekata koje dostavljaju drave korisnice IPA programa.

REZIME

Drave zapadnog Balkana uivaju snanu meunarodnu finansijsku podrku u kojoj dominiraju sredstva dobijena od Evropske unije, kao najveeg donatora u Crnoj Gori na godinjem nivou. Uspostavljanje efikasnog sistema korienja fondova Evropske unije je sloen i zahtjevan proces, koji podrazumijeva dugorono, usklaeno, plansko i aktivno angaovanje svih nadlenih dravnih institucija. Od izuzetne je vanosti da se u narednom periodu dravni organi osposobe za samostalno upravljanje fondovima Evropske unije, dostupnih putem Instrumenta za pretpristupnu podrku (Instrument for Preaccession Assistance IPA), u svim fazama projektnog ciklusa. Polazei od potrebe da se unaprijede kapaciteti dravne uprave, jasno definiu uloge i odgovornosti struktura ukljuenih u proces programiranja fondova Evropske unije, ovo Uputstvo ima za cilj, prije svega, izgradnju kapaciteta crnogorskih institucija (potencijalnih korisnika fondova Evropske unije) i podizanja nivoa njihove spremnosti da pripremaju to kvalitetnije projekte, usklaene sa ciljevima i zahtjevima koji Crnoj Gori predstoje u Procesu stabilizacije i pridruivanja. Uputstvom e se definisati uloge i odgovornosti struktura ukljuenih u proces programiranja. Kako je svaka naredna faza pristupanja Evropskoj uniji zahtjevnija, u pogledu ispunjavanja standarda i uslova, neophodno je poveati efikasnost korienja donatorskih sredstava i iste usmjeriti na prioritetne oblasti u procesu evropskih integracija. Uputstvo objanjava postupak pripreme godinjih programa u okviru I komponente programa IPA (Podrka tranziciji i jaanje institucija) i predstavlja metodoloko uputstvo namijenjeno potencijalnim korisnicima IPA fondova. Uputstvo takoe sadri Okvirni kalendar godinjeg procesa programiranja (Aneks 1), smjernice za pripremu projektnih ideja (Aneks 2), njihovu razradu u obrasce ustanovljene od strane Evropske komisije (Aneks 4), kao i formulare za procjenu kvaliteta i relevantnosti istih (Aneks 3 i Aneks 6).

II

UVOD

Na osnovu steenog iskustva, a u cilju pojednostavljenja naina planiranja i upravljanja pretpristupnom pomoi, Evropska unija je donijela odluku da, u periodu finansijske perspektive 2007-2013, sve prethodne programe podrke dostupne dravama kandidatima i potencijalnim kandidatima zamijeni jedinstvenim Instrumentom za pretpristupnu podrku (u daljem tektsu: IPA), ime su zamijenjeni svi do tada postojei programi podrke tj. CARDS, Phare, ISPA, SAPARD, kao i pretpristupni instrument za Tursku1. Ukupan budet IPA, za sve drave korisnice za period 2007 2013, iznosi 11,468 milijardi eura. Instrument za pretpristupnu pomo se sastoji od sljedeih pet komponenti: 1. 2. 3. 4. 5. Pomo procesu tranzicije i izgradnja institucija; Prekogranina saradnja; Regionalni razvoj; Razvoj ljudskih resursa i Ruralni razvoj.

Iako je formiran kao jedinstven i koherentan instrument podrke, IPA instrument pravi razliku u mogunosti korienja sredstava meu dravama korisnicama. Za razliku od onih drava kandidata koje imaju akreditovan decentralizovani sistem upravljanja fondovima Evropske unije (DIS) i kojima se pomo prua kroz svih pet komponenti, dravama potencijalnim kandidatima i onim dravama kandidatima koji nemaju akreditovan DIS, pomo se upuuje samo kroz prve dvije. Jasno je dakle, da se kao osnovni preduslov za korienje svih pet IPA komponenti navodi sticanje statusa kandidata za lanstvo u Evropskoj uniji sa akreditovanim DIS-om. to se tie Crne Gore, injenica je da Proces stabilizacije i pridruivanja otvara nove mogunosti ali i stvara izazove sa kojima se svakodnevno u radu suoavaju nacionalni organi ukljueni u proces evropskih integracija. Finansijska podrka koja je u prethodnom periodu bila usmjerena prevashodno na obnovu i rekonstrukciju, u dananjoj perspektivi podrazumijeva podrku usmjerenu ka sprovoenju reformskih politika, razvoju demokratskog drutva, uvoenju evropskih standarda i ispunjavanju obaveza koje proistiu iz samog lanstva u Evropskoj uniji. Period od 2000. godine do januara 2007. godine je, u smislu finansijske podrke Evropske unije Crnoj Gori, bio obiljeen korienjem sredstva iz CARDS progama (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stabilisation), koji je u najveoj mjeri bio namijenjen razvoju i rekonstrukciji crnogorske infrastrukture. U navedenom periodu je Evropska agencija za rekonstrukciju bila zaduena za programiranje i implementaciju projekata. Prilikom procesa programiranja CARDS sredstava crnogorski organi nisu bili u dovoljnoj mjeri ukljueni u izradu opisa projekata (project fiche), to je rezultiralo nedovoljnom izgradnjom kapaciteta i nemogunou samostalnog rada na projektima korisnika i potencijalnih korisnika CARDS sredstava. Nakon zavretka mandata Evropske agencije za rekonstrukciju i (31. decembra 2008. godine), proces programiranja i implementacija projekata je preao na Delegaciju Evropske komisije. Uzimajui u obzir injenicu da je Delegacija bila novoformirana, neophodnost njenog upoznavanja sa strukturom crnogorskih institucija, kao i injenicu da je kadrovski zaokruena tek krajem 2008. godine, crnogorski organi su u tom periodu bili u nezahvalnom poloaju to se tie upoznavanja sa procesom i procedurama programiranja, izradom opisa projekata, tenderskim procedurama i u
1 Instrument za pretpristupnu podrku je uspostavljen Uredbom o osnivanju Instrumenta za pretpristupnu pomo Evropske komisije br. 1085/2006, od 17. jula 2006. godine.

10

krajnjoj liniji, sa implementacijom projekata. Projekti iz IPA 2007 i 2008 programa su programirani uz maksimalno angaovanje meunarodnih eksperata, dok je programiranje IPA 2009 sredstava u znaajnijoj mjeri ukljuilo predstavnike crnogorskih organa i omoguilo adekvatnije upoznavanje sa procesom programiranja. Projekti koji se finansiraju iz Instrumenta za pretpristupnu podrku su, ili e biti, fokusirani na izgradnju administrativnih kapaciteta, usklaivanje sa pravnom tekovinom Evropske unije, sprovoenje ekonomskih reformi, izgradnju infrastrukturnih objekata od kapitalnog znaaja za dalji razvoj Crne Gore, unapreenje regionalne i prekogranine saradnje, pripremu za korienje strukturnih i kohezionih fondova. Uoena je potreba za to skorijim prenoenjem vlasnitva nad cjelokupnim procesom korienja fondova na nacionalne institucije. Da bi nacionalni organi bili ocijenjeni spremnim za samostano programiranje IPA sredstava, oekuje se, prije svega, da podneeni projekti budu ''zreli'' i strateki osmiljeni. Takoe, neophodno je voditi rauna da se u nacionalnim institucijama odrava kontinuitet zaposlenih, koji prolaze obuke i izgrauju kapacitete u oblasti programiranja, a kasnije i same implementacije projekata. U cilju racionalnog i svrsishodnog korienja donatorskih sredstava, uoena je potreba za uspjenijom koordinacijom i usmjeravanjem donatorske pomoi. U narednom periodu e Ministarstvo za evropske integracije aktivno preuzeti obavezu koordinacije rada donatorske zajednice aktivne na podruju Crne Gore. Potrebno je ojaati svijest o stratekom pristupu u procesu planiranja korienja sredstava finansijske podrke, koordinaciji izmeu sektora i ukljuivanju predstavnika civilnog sektora u proces programiranja evropskih fondova.

11

III

PRAVNI OSNOV KORIENJA IPA FONDOVA U CRNOJ GORI

Crna Gora, kao drava sa statusom potencijalnog kandidata, ima mogunost uestvovanja u prve dvije komponente IPA-e: Podrka tranziciji i jaanje institucija i Prekogranina saradnja. Sredstva koja su dostupna u okviru prve IPA komponente imaju za cilj poveanje stepena usklaenosti nacionalnog zakonodavstva sa pravnom tekovinom Evropske unije, jaanje demokratskih institucija i vladavine prava, podrku reformi dravne uprave, ekonomski razvoj i unapreenje infrastrukture. Cilj druge IPA komponente je promocija dobrosusjedskih odnosa i regionalne saradnje, kroz pruanje podrke saradnji izmeu pograninih, tradicionalno privredno zaostajuih regiona izmeu zemalja koje imaju zajedniku granicu. Pravni osnov koji regulie korienje evropskih fondova ine sljedei dokumenti: Regulativa Savjeta (EZ, Euratom) br. 1605/2002. od 25. juna 2002. o finansijskoj uredbi koja se primjenjuje na zajedniki budet Evropskih zajednica2; Regulativa Savjeta (EZ) br. 1085/2006 o uspostavljanju Instrumenta za pretpristupnu pomo3; Regulativa Evropske komisije br. 718/2007 o sprovoenju Uredbe Savjeta br. 1085/2006 (IPA implementaciona Uredba), od 12. juna 2007. godine (IPA implementaciona regulativa)4; Okvirni sporazum izmeu Vlade Crne Gore i Evropske komisije o pravilima za saradnju koja se odnose na finansijsku pomo EZ Crnoj Gori u okviru sprovoenja Instrumenta pretpristupne pomoi, koji je potpisan 15.11.2007. godine5; Zakon o ratifikaciji Okvirnog sporazuma, ratifikovan od strane crnogorskog parlamenta 26. decembra 2008. godine, koji je stupio na snagu 18. januara 2008. godine ("Sl. list Crne Gore", br. 01/08 od 10.01.2008); Finansijski sporazum6 (Financial Agreement), koji se potpisuje za svaki IPA godinji program i koji predstavlja pravni osnov za implementaciju projekata.

U cilju informisanosti o korienju IPA sredstava, Ministarstvo redovno obavjetava Vladu o programiranju IPA sredstava. U tom svjetlu, Vlada usvaja Informacije o IPA godinjim programima7.

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32002Q1605:EN:HTML

3 4

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/site/en/oj/2006/l_210/l_21020060731en00820093.pdf http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2007:170:0001:0066:EN:PDF 5 http://www.gov.me/sei/index.php?akcija=vijesti&id=152093 6 Finansijski sporazum za IPA 2007 program je potpisan 12. marta 2008. godine. Finansijski sporazum za IPA 2008 program je potpisan 23. januara 2009. godine 7 Informacija o IPA 2007 programu (maj, 2007), o IPA 2008 programu (decembar, 2007), o IPA 2009 (decembar, 2008).

12

IV

STRATEKI PRISTUP U PROCESU PROGRAMIRANJA

Za razliku od ostalih komponenti, koje se programiraju i planiraju na viegodinjoj osnovi, prva komponenta IPA-e se programira na godinjem nivou, putem godinjih programa. Svake godine Evropska komisija usvaja programe na osnovu predloenih opisa projekata (project fiche) koje dostavlja drava korisnica, u standardnom formatu propisanom od strane Evropske komisije (Aneks 4). U cilju razumijevanja vremenskog okvira i nejasnoa koje mogu nastupiti, potrebno je istai da implementacija projekata koji se definiu za godinu n (poetak tenderske procedure), poinje u n godini, dok sama realizacija projekta poinje u godini n + 1 (Aneks 1). Na primjer, implementacija projekta iz IPA 2009 e poeti u 2009. godini, dok e njihova realizacija poeti u 2010. godini. IPA implementaciona Regulativa predvia da Evropska komisija usvaja nacionalne godinje programe, na osnovu opisa projekata podneenih od strane drave korisnice IPA sredstava, sa naglaskom na to da je neophodno uzeti u obzir principe i prioritete utvrene stratekim dokumentima. Nakon meusektorskih konsultacija unutar svih Generalnih direktorata Evropske komisije, IPA Komitet (kojeg ine sve drave lanice Evropske unije) donosi odluku o odobravanju/neodobravanju opisa projekata. Nakon toga, Evropska komisija i drava korisnica IPA sredstava potpisuju Finansijski sporazum, koji omoguava poetak implementacije projekata. Strateki pristup programiranju podrazumijeva da projekti finansirani kroz IPA fondove moraju biti direktno vezani za unaprijed utvrene politike, strategije i planove. Osnovni strateki dokumenti Evropske komisije i Crne Gore, koji predstavljaju polaznu osnovu prilikom programiranja IPA sredstava su: Strategija o proirenju (Enlargement Strategy), koja utvruje dugorone ciljeve i strateki pristup Evropske unije ka dravama kandidatima/potencijalnim kandidatima za lanstvo u Evropskoj uniji. Ona sadri pregled napretka i prioriteta koji moraju biti ispunjeni u svakoj pojedinanoj dravi8. Evropsko partnerstvo9 i Akcioni plan za njegovo sprovoenje10, koje definie kratkorone (1-2 godine) i srednjorone (3-4 godine) prioritete u procesu ispunjavanja standarda Evropske unije. Sporazum o stabilizaciji i pridruivanju, koji je potpisan 15. oktobra 2007 godine izmeu Evropskih zajednica i Crne Gore. Sporazum uspostavlja pravni okvir za uzajamnu saradnju i postepeno pribliavanje evropskim standardima Crne Gore11. Viegodinji indikativni finansijski okvir (MultiAnnual Indicative Financial Framework - MIFF). U skladu sa svojom budetskom perspektivom za period 20072013, Evropska komisija je definisala okvirni iznos IPA sredstava za sve zemlje korisnice putem Viegodinjeg indikativnog finansijskog okvira. (Obavjetenje Evropske komisije Savjetu i Evropskom parlamentu, Instrument za pretpristupnu podrku, Viegodinji indikativni planski dokument za period 2010 2012 godine, 5. novembar 2008). Viegodinji indikativni planski dokument (MultiAnnual IndicativePlaning Document MIPD) predstavlja osnovni strateki dokument planiranja IPA sredstava i sadri prioritetne oblasti intervencije. Dokument se odnosi na trogodinji period i revidira se na
8 9

http://ec.europa.eu/enlargement/how-does-it-work/progress_reports/index_en.htm http://www.sei.vlada.cg.yu/vijesti.php?akcija=vijesti&id=19280 http://www.sei.vlada.cg.yu/vijesti.php?akcija=vijesti&id=22537 11 http://www.sei.vlada.cg.yu/vijesti.php?akcija=vijesti&id=21787

10

13

godinjem nivou. On je rezultat zajednikog rada i konsultacija izmeu Evropske komisije i nacionalnih institucija tj. korisnika i potencijalnih korisnika IPA sredstava. Tokom konsultacija, Crnoj Gori je omogueno da istakne sopstvene potrebe, prioritetne oblasti finansiranja12. Godinji izvjetaj Evropske komisije o napretku Crne Gore u okviru Procesa stabilizacije i pridruivanja. Evropska komisija svake godine podnosi Savjetu izvjetaj o napretku za svaku dravu kandidata/potencijalnog kandidata za lanstvo u Evropskoj uniji, koji sadri kako negativne tako i pozitivne ocjene pridruivanja i ispunjavanja standarda drave na koju se odnosi13. Nacionalna strateka dokumenta (Nacionalni program integracija, Strategija reforme pravosua, Program borbe protiv korupcije i organizovanog kriminala, Strategija o integrisanom upravljanju granicama i dr.)

Takoe, tokom identifikacije prijedloga projekata koji e biti kandidovani za finansiranje iz IPA fondova, neophodno je voditi rauna o rezultatima sastanaka Unaprijeenog stalnog dijaloga, sastanaka pododbora za stabilizaciju i pridruivanje sa Evropskom komisijom, zakljuke Upravnih odbora (Steering Committee) projekata koje finansira EU, kao i o aktivnostima ostalih donatora aktivnih u Crnoj Gori. Uzimajui u obzir preporuke i smjernice sadrane u gore navedenim dokumentima, prva komponenta IPA ima za cilj podrku sljedeim linijama prioriteta: Politiki kriterijumi (izgradnja demokratskih institucija, reforma pravosua, reforma dravne uprave, decentralizacija lokalne samouprave, borba protiv korupcije i organizovanog kriminala, zatita ljudskih i manjinskih prava, anti-diskriminacija, razvoj medija, razvoj civilnog drutva). Ekonomski kriterijumi (podrka tritu rada, obrazovanju, istraivanju, socijalnoj inkluziji, zdravstvu, poslovnom okruenju, budetu i poreskoj politici, ruralnom razvoju, bezbjednosti hrane, ivotnoj sredini, energetici i saobraaju). Sposobnost preuzimanja obaveza koje proistiu iz lanstva (harmonizacija nacionalnog zakonodavstva sa pravnom tekovinom Evropske unije, koordinacija procesa evropskih integracija, jaanje administrativnih kapaciteta Crne Gore za implementaciju SSP-a, priprema za uvoenje Decentralizovanog implementacionog sistema (DIS) za upravljanje fondovima Evropske unije, kao i uee u Programima Zajednice.

Sredstva namijenjena Crnoj Gori se mogu tabelarno prikazati na sljedei nain: Podrka tranziciji i izgradnja institucija Godina Budet 2007 27,490,504 2008 28,112,552 2009 28,632,179 2010 29,238,823 2011 29,843,599 2012 30,446,471

Izvod iz Viegodinjeg indikativnog finansijskog okvira

U skladu sa lanom 65. IPA implementacione Regulative, u okviru ove komponente pomo moe biti pruena u formi:

12 13

MIPD za period 2007-2009 je usvojen od strane Evropske komisije 05. marta 2007. godine. http://ec.europa.eu/enlargement/how-does-it-work/progress_reports/index_en.htm

14

treninga i razmjene informacija/iskustava posebno kroz tvining, laki tvining i TAIEX; tehnike pomoi; investicija; eme grantova/bespovratne pomoi; PPF (Project Preparation Facility) tehnika pomo u pripremi projekata i projektne dokumentacije; sprovoenja finansijskih aranmana u saradnji sa drugim finansijskim institucijama; budetske podrke u odreenim i izuzetnim sluajevima (lan 15. Uredbe o uspostavljanju IPA).

Slijede kratka objanjenja najvanijih oblika podrke: Tehnika pomo podrazumijeva konsultantske usluge za pripremu razliitih dokumenata, njihovo sprovoenje, pripremu i sprovoenje obuke, pripremu projektne dokumentacije itd. Tvining (twinning) je zajedniki projekat institucija zemalja lanica i odgovarajuih institucija zemalja korisnica i razlikuje se od klasinog projekta tehnike pomoi. Svaki tvining projekat podrazumijeva postojanje partnerskog odnosa izmeu drave lanice i drave korisnice. To podrazumijeva postojanje Stalnog tvining savjetnika (Resident Twinning Advisor RTA) u dravi lanici i njegovog partnera na strani drave korisnice. RTA je angaovan na specifinim projektima, koji zahtijevaju ekspertizu iz odreene oblasti i to na period od najmanje godinu dana. Takoe, svaki tvining podrazumijeva i odreivanje Lidera projekta (Project Leader) na strani drave lanice. Podrava ih voa projekta u dravnoj administraciji zemlje korisnika, koji je odgovoran za primjenu projekta i koordinaciju strunjaka iz drave lanice Evropske unije. Koriste se i razliiti dopunski mehanizmi, u vidu kratkoronog angaovanja pojedinih eksperata, obuke, prevoenja i specijalizovane podrke za informacione tehnologije. Vano je napomenuti da tvining, ne samo da obezbjeuje tehniku i administrativnu podrku, ve omoguava stvaranje dugoronih veza izmeu postojeih i buduih drava lanica, kao i upoznavanje sa razliitim praksama unutar Evropske unije. Zemlja korisnik bira partnera meu zemljama lanicama Evropske unije i obavezuje se da sprovede odreene reforme koje e finansirati i nakon zavretka projekta. Tvining projekti moraju da doprinesu ostvarivanju konkretnog operativnog rezultata, povezanog sa usvajanjem pravnih tekovina Evropske unije ili neke od politika Evropske unije koja je predmet saradnje. Na kraju projekta, novousvojeni sistem je u iskljuivoj odgovornosti zemlje korisnika. Laki tvining (twinning light) predstavlja fleksibilno sredstvo za srednjorone zadatke, koje obezbjeuje pomo u vidu ekspertize dravnih slubenika iz drava lanica, na period do est mjeseci, sa moguim, ali ogranienim produenjima ugovora. Dravni slubenici ne moraju da borave u dravi korisniku pomoi, za razliku od stalnog tvining savjetnika. Investicioni projekti odnose se na nabavku opreme ili sprovoenja radova (rekonstrukcija i izgradnja). Bespovratna sredstva (grant) predstavljaju direktnu finansijsku donaciju iz budeta Evropskih zajednica, koja se daje sa ciljem da se finansiraju aktivnosti i projekti razliitih neprofitnih subjekata (lokalna samouprava, razvojne agencije, civilno drutvo i mediji), koji ostvaruju ciljeve opteg evropskog interesa i realizaciju politika Evropske unije. Uputstvo je iskljuivo namijenjeno programiranju sredstava dostupnih kroz I IPA komponentu, dok e implementacija i finansijsko upravljanje biti definisani odgovarajuim dokumentima.

15

OPTI PRINCIPI IMPLEMENTACIJE PRVE IPA KOMPONENTE

Kao to je pomenuto u prethodnom dijelu, glavni cilj IPA instrumenta je prenoenje know-how-a i iskustva na drave korisnice, putem prenoenja vlasnitva i odgovornosti za implementaciju projekata na dravu korisnicu. Samim tim, za oekivati je da decentralizovano upravljanje postane norma i za drave potencijalne kandidate. Za drave kandidate, decentralizovano upravljanje je norma. Kako bi uvela decentralzovani implementacioni sistem (u daljem tekstu: DIS), Crna Gora je pripremila Akcioni plan za njegovo uvoenje, dok se istovremeno nacionalne vlasti pripremaju za preuzimanje vlasnitva i izgradnju neophodnih kapaciteta za pojaane nadlenosti vezane za DIS. Centralizovano upravljanje: Centralizovano upravljanje moe imati sledee oblike: Centralizovano direktno upravljanje gdje je za implementaciju projekata zaduena Evropska komisija u Briselu (za projekte koi se finansiraju kroz Viekorisniki IPA program); Centralizovano dekoncentrisano upravljanje gdje je za implementaciju zaduena Delegacija Evropske komisije u dravi korisnici (trenutni model implementacije projekata u Crnoj Gori); Centralizovano indirektno upravljanje gdje su za implementaciju zaduene Agencije Zajednice, tijela Zajednice, nacionalne/meunarodne javne organizacije ili organizacije osnovane kao privredna drutva sa drutvenom misijom, kako je definisano lanom 54 Uredbe (EZ) 1605/200214 (Finansijska Uredba).

Decentralizovano upravljanje Decentralizovano upravljanje (sa ili bez ex-ante kontrole procedure nabavki i izbora grant projekata, ugovaranja i isplata) zahtijeva prethodnu ocjenu od strane Evropske komisije koja potvruje da je drava korisnica u poziciji da implmentira projekte, u skladu sa lanom 53c Finansijske Uredbe i da ispunjava zahtjeve sadrane u lanu 56(2). U tom cilju, sistem upravljanja i kontrole u dravi korisnici treba da ispunjavaju najmanje kriterijume predviene Aneksom IPA implementacione Uredbe i obezbijede odgovarajuu kontrolu u skladu sa standardima/zahtjevima utvrenim u Aneksu. Kako bi se poveala odgovornost drave korisnice u procesu preuzimanja upravljanja, NAO e akreditovati uspostavljane strukture i vlasti prije traenja formalnog prenoenja vlasnitva nad upravljanjem od strane Evropske komisije. Ova nacionalna akreditacija e se sprovoditi u skladu sa kriterijumima i podrujima predvienim Aneksom IPA implementacione Uredbe. Zajedniko upravljanje Zajedniko upravljanje je specifini oblik upravljanja od strane meunarodnih organizacija, na koje je Evropska komisija preusmjerila implementaciju u sledeim sluajevima: kada su Evropska komisija i meunarodna organizacija obavezani dugoronim okvirnim ugovorom koji sadri administrativne i finansijske sporazume o njihovoj saradnji; kada Evropska komisija i meunarodna organizacija rade na zajednikom projektu ili programu; kada se radi o fondovima
14 Sluzbeni list L 248, 16.9.2002, Uredba poslednji put izmijenjena Uredbom (Ez, Euratom) 1995/2006 (Sluzbeni list L 390, 30.12.2006).

16

vie donatora, koji nisu odreeni za specifine namjene ili kategorije trokova, tj. kada se radi o radnjama vie donatora. Uslovi koji se odnose na zajedniko upravljanje su navedeni u lanu 53d Finansijske Uredbe i lanu 43 Uredbe Evropske komisije (EZ, Euratom) Br: 2342/2002 od 23. decembra 2002. godine, koja uspostavlja detaljna pravila za implementaciju Finansijske Uredbe (u daljem tekstu: pravila implementacije). Za zajednicko upravljanje, meunarodne organizacije moraju spadati pod kategorije naborojane u lanu 43, paragraf 2, pravila implementacije. Dvije organizacije su eksplicitno navedene pod takama b i c: Meunarodni komitet Crvenog krsta i (ICRC) Meunarodna federacija nacionalnog crvenog krsta i organizacije Crvenog polumjeseca. Osim toga, prilikom tumaenja lana 53d Finansijske Uredbe, Evropska investiciona banka i Evropski investicioni fond se smatraju meunarodnim organizacijama. Prva kategorija pod takom a je opirnija. Odnosi se na meunarodne organizacije javnog sektora, osnovane meuvladinim sporazumima, kao i specijalizovane agencije osnovane od strane takvih organizacija.15. Ukoliko zajedniko upravljanje nije odgovarajue ili ukoliko gore navedeni uslovi nisu ispunjeni, meunarodna organizacija moe biti finanisrana od strane Evropske komisije u formi granta. U tim sluajeva, potuju se procedure koje se odnose na grantove, naslov VI prvog dijela Finansijske Uredbe i lanovi koji se odnose na grant IPA implementacine Uredbe.

15

Za definisanje medjunarodnih javnih organizacija, neophodno je proveriti odluku BUDG 4835 usvojenu 4. juna 2007. godine.

17

VI

NADLENOSTI I INSTITUCIONALNI OKVIR

U ovom dijelu Uputstva je prikazan pregled nadlenosti struktura ukljuenih u proces programiranja IPA sredstava, kao i pojanjenje uloge Delegacije Evropske komisije u pomenutom procesu. Nacionalni IPA koordinator (National IPA Coordinator - NIPAC) Na osnovu Okvirnog sporazuma Aneks A, koji se odnosi na raspodjelu funkcija i zajednikih odgovornosti struktura, nadlenim organima i tijelima, a u skladu sa lanom 8. Okvirnog sporazuma, Nacionalni IPA koordinator (u daljem tekstu: NIPAC) je zaduen za sveukupnu koordinaciju pomoi u okviru IPA programa. On obezbjeuje partnerstvo izmeu Evropske komisije i nacionalnih organa, i blisku vezu izmeu procesa pridruivanja i korienja pretpristupne pomoi u okviru IPA programa. NIPAC snosi ukupnu odgovornost za usklaivanje i koordinaciju programa obezbijeenih na osnovu IPA programa, kao i za izradu godinjih programa za prvu IPA komponentu. Vlada Crne Gore je u martu 2008. godine Odlukom br: 03-2504/3 imenovala prof. dr Gordanu urovi, potpredsjednika Vlade za evropske integracije za Nacionalnog IPA kooridnatora (NIPAC). Sekretarijat za evropske integracije je, na osnovu Uredbe o organizaciji i nainu rada dravne uprave ("Sl. list RCG", br. 54/04, 78/04, 06/05, 61/05, 06/06, 32/06, 42/06, 56/06, 60/06, 72/06, 06/07, 25/07, 32/07, 35/07, 06/07, 16/07, 26/08), zaduen za pruanje podrke NIPAC-u prilikom realizacije aktivnosti koje se tiu koordinacije pomoi raspoloive kroz fondove Evropske unije. U okviru Sekretarijata tehniku podrku NIPAC-u u procesu koordinacije programiranja IPA fondova dostupnih kroz komponentu Podrka tranziciji i izgradnja institucija, prua Sektor za koordinaciju donatorske podrke. NIPAC je duan da: rukovodi procesom programiranja; u saradnji sa Delegacijom Evropske komisije, resornim ministarstvima i drugim nadlenim institucijama Crne Gore, koordinira pripremu i vri reviziju Viegodinjeg indikativnog planskog dokumenta (MIPD); koordinira aktivnosti zainteresovanih strana tokom identifikacije i formulacije projekata; posreduje izmeu korisnika/potencijalnih korisnika i Delegacije Evropske komisije; utie na povezivanje sektorskih prioriteta i da vodi rauna o ukljuivanju nacionalnih prioriteta u IPA programe; definie vremenski okvir za pripremu i dostavljanje projektnih ideja i opisa projekata od strane potencijalnih korisnika IPA sredstava; odrava redovne kontakte i konsultacije sa nacionalnim institucijama, a takoe, ukazuje na nedostatke u pojedinim sektorima; obezbjeuje strunu podrku nadlenim institucijama tokom faze programiranja IPA sredstava, u smislu ekspertske pomoi institucijama koje nisu osposobljene da samostalno pristupe procesu; u sluaju potrebe, trai dodatna pojanjenja vezana za dostavljene projektnih ideja i organizuje sektorske sastanke ukoliko procijeni da je to neophodno; procjenjuje dostavljene predloge projekata u skladu sa odgovarajuim kriterijumima (Aneks 6 Uputstva);. ukoliko je potrebno, upuuje sugestije nadlenim institucijama u cilju poboljanja kvaliteta projektnih ideja; izvjetava Vladu o procesu programiranja IPA, formulisanju i sprovoenju projekata;

18

podnosi Delegaciji Evropske komisije konanu listu i opise projekata, utvrene u procesu programiranja; potpisuje Finansijski sporazum sa Evropskom komisijom nakon njegovog usvajanja od strane Vlade; vri nadzor procesa programiranja, pripreme i sprovoenja programa i projekata u cilju unapreenja procesa programiranja, blagovremene identifikacije, uklanjanja i smanjenja potencijalnih problema u procesu programiranja i sprovoenja programa i projekata; u partnerstvu sa Delegacijom Evropske komisije informie javnost o programima pomoi Evropske unije u Crnoj Gori; podnosi zahtjev Evropskoj komisiji i Delegaciji Evropske komisije za preusmjeravanje sredstava u okviru projekata koje finansira EU.

Resorna ministarstva i Visoki programski slubenici (Senior Programme officer - SPO) Visoki programski slubenici su zadueni za programiranje IPA sredstava i dostavljanje projekata iz svog resora. Oni su dravni slubenici zadueni za koordinaciju programiranja u okviru sektora, to podrazumijeva koordinaciju sektora, uprava, direkcija i agencija koje se nalaze pod nadlenou resornog ministarstva16. Preporuka je da Visoki programski slubenik bude sekretar ministarstva ili pomonik ministra, koji u svojoj nadlenosti ima oblast evropskih integracija. Odlukom o obrazovanju Komisije za evropske integracije su odreeni Visoki programski slubenici u svakom resornom ministarstvu. Resorna ministarstva e u narednom periodu formirati Jedinice za upravljanje projektima, koje e biti direktno pod nadlenou Visokog programskog slubenika17. Navedene strukture u okviru resornih ministarstava su dune da vode rauna o horizontalnom aspektu programiranja IPA sredstava. Njihova uloga je sljedea: obavjetavanje sektora unutar ministarstva, kao i organa dravne uprave koji se nalaze pod nadlenou resornog ministarstva, o poetku programiranja IPA sredstava; priprema projektnih ideja i opisa projekata iz resora ministarstva; koordinacija aktivnosti organa dravne uprave koji se nalaze pod nadlenou resornog ministarstva; organizovanje konsultacija sa predstavnicima civilnog sektora, aktivnih u podruju djelovanja resora; prioritizacija projektnih ideja i opisa projekata unutar sektora i, u tu svrhu, odravanje konsultativnih sastanaka sa zainteresovanim stranama; definisanje rezervnih projektnih ideja i opisa projekata; podnoenje projektnih ideja NIPAC-u, u formi matrice logikog okvira; razrada projektnih predloga, potvrenih od strane NIPAC-a (Aneks 2), Komisije za evropske integracije i Delegacije Evropske komisije u opise projekata (Aneks 4); Izvjetavaje NIPAC-a o procesu programiranja.

Ministarstvo finansija (Sektor nadlean za pripremu budeta) Uloga i odgovornosti Ministarstva finansija (Sektor budeta koji je nadlean za pripremu budeta) je da sarauje sa NIPAC-om po pitanju mogunosti kofinansiranja projekata iz nacionalnog budeta.

16 17

Nadlenosti Visokih programskih slubenika su definisane lanom 75 stav 3 IPA implementacione Regulative Informacijom o drugoj fazi uspostavljanja Decentralizovanog sistema implementacije upravljanja sredstvima EU u Crnoj Gori od 15. januara 2009. godine, Vlada je zaduila resorna ministarstva da formiraju neophodne SPO slube (jedinice), s najmanje dva zaposlena

19

Komisija za evropske integracije Komisija za evropske integracije je kljuno meuresorsko tijelo, nadleno za pitanja evropskih integracija, samim tim i za aktivnosti vezane za korienje IPA sredstava. Zadaci Komisije su: koordinacija aktivnosti resornih ministarstava i ostalih institucija u vezi sa procesom evropskih integracija, a naroito primjene Privremenog sporazuma o trgovini i srodnim pitanjima; koordinacija upravljanja instrumentom za pretpristupnu pomo (IPA) i drugom inostranom podrkom vezano za proces evropskih integracija i praenje donatorske podrke.

Komisija za evropske integracije je imala kljunu koordinativnu ulogu u izradi Nacionalnog programa za integraciju Crne Gore u EU za period 2008-2012. godina, kao i u praenju implementacije Privremenog sporazuma o trgovini i srodnim pitanjima izmedju Evropske zajednice i Crne Gore. Uzimajui u obzir potrebu usklaivanja IPA projekata sa zahtjevima koji proistiu iz stratekih dokumenata, Visoki programski slubenici ine sastavni dio Komisije za evropske integracije. U zavisnosti od pitanja koja se nalaze na dnevnom redu Komisije za evropske integracije ili Privremenog odbora, predsjedavajui Komisije, koji je istovremeno i kopredsjedavajui Privremenog odbora za stabilizaciju i pridruivanje, moe pozvati predstavnike organa dravne uprave, drugih institucija i organizacija, kao i druge naune i strune radnike koji nijesu lanovi Komisije. Vezano za proces programiranja, Komisija za evropske integracije: razmatra sve dostavljene projektne ideje, upuuje na povezivanje srodnih projektnih ideja i vri selekciju u skladu sa preporukama NIPAC-a tj. Ministarstvo za evropske integracije.

Evropska komisija Na osnovu dosadanjeg iskustva, programiranje IPA sredstava je od poetka bilo utemeljeno na konsultacijama sa Evropskom komisijom tj. Delegacijom Evropske komisije i Generalnim direktoratom za proirenje. Delegacija Evropske komisije, sa sjeditem u Podgorici, na dnevnoj osnovi komunicira sa Sektorom za donatorsku podrku, daje sugestije i usmjerava proces programiranja. Delegacija je upoznata od poetka procesa sa idejama i projekcijama nacionalnih institucija. Takoe, tokom procesa programiranja, predstavnici Generalnog direktorata za proirenje Evropske komisije su do sada odravali koordinativne sastanke sa resornim ministarstvima tj. potencijalnim korisnicima projekata. Na poetku procesa programiranja, Evropska komisija, u saradnji sa Ministarstvomijatom za evropske integracije, definie odreena pitanja koja se tiu oblasti koje su prioritetne za finansiranje, kalendar programiranja, statusa prethodnih i trenutnih bilateralnih i EU projekata itd. U cilju efikasnog procesa programiranja, tokom samog procesa, Delegacija Evropske komisije moe da identifikuje i preporui dodatne prioritete, koji nisu bili ukljueni u identifikovane projektne ideje, koje bi se naknadno razmatrale sa institucijom u ijoj nadlenosti je takav prijedlog. Pored toga, preporuljivo je da Delegacija Evropske komisije, u saradnji sa Ministarstvom za evropske integracije, prua tehniku i strunu podrku potencijalnim korisnicima u cilju podnoenja kvalitetnih i sadrajno, vremenski i finansijski opravdanih pojekata. Delegacija

20

sugerie finansiranje prioritetnih projekata i ukazuje na preporuke Generalnih direktorata za proirenje. NIPAC je zaduen da kontinuirano obavjetava Visoke programske slubenike o eventualnim sugestijama, primjedbama i komentarima Delegacije Evropske komisije i Generalnih direktorata Evropske komisije.

21

VII

KOFINANSIRANJE

lan 4 (3) Okvirnog sporazuma sadri sledeu odredbu: Sve radnje koje se finansiraju putem IPA instrumenta e, u principu, zahtijevati kofinanisranje od strane korisnika i Zajednice, sem ako nije drugaije dogovoreno Sektorskim i Finansijskim sporazumom. U skladu sa lanom 37. IPA implementacione Regulative, za odobravanje i sprovoenje predloenih projekata neophodno je obezbijediti odgovarajui iznos nacionalnog kofinansiranja projekata. Kofinansiranje projekata moe biti obezbijeeno kroz budetska sredstva, odobrene kredite ili donacije meunarodnih institucija. Pravila Evropske komisije predviaju da se kofinansiranje projekata za drave potencijalne kandidate za lanstvo u Evropskoj uniji pod centralizovanim upravljanjem fondovima EU, ukljuujui i Crnu Goru, vri prema paralelnom modelu sprovoenja i prema glavnim oblastima podrke definisanim u okviru Viegodinjeg indikativnog planskog dokumenta. Paralelni model kofinansiranja znai da e se u okviru jednog projekta koji e biti kofinansiran aktivnosti sprovoditi odvojeno, prema procedurama u zavisnosti od izvora finansiranja. U praksi to znai da e se za aktivnosti definisane u projektu, a koje e biti finansirane iz IPA sredstava, primjenjivati pravila ugovaranja i nabavki koje primjenjuje Evropska unija (tzv. PRAG pravila18), dok e se za aktivnosti koje e biti finansirane iz nacionalnih sredstava primjenjivati pravila ugovaranja, sprovoenja i javnih nabavki koja vae u Crnoj Gori. Pored toga, IPA implementacionom Regulativom je utvreno da je u okviru svake od navedenih oblasti podrke (politiki kriterijumi, ekonomski kriterijumi i obaveze koje proizilaze iz lanstva) neophodno obezbijediti kofinansiranje u iznosu od 10% od ukupne vrijednosti budeta projekata koji se odnose na tehniku pomo, odnosno 25% od ukupne vrijednosti budeta projekata koji se odnose na investicije (infrastrukturni radovi i nabavka opreme). to se tie realizacije, pravila Evropske komisije definiu da: nije mogue zapoeti sprovoenje aktivnosti u okviru projekta, bilo da se finansiraju iz IPA ili iz nacionalnih sredstava, prije potpisivanja Finansijskog sporazuma; se ugovori za sprovoenje svih projekata moraju potpisati najkasnije u roku od dvije godine od dana potpisivanja Finansijskog sporazuma; se u roku od dvije godine od dana potpisivanja ugovori moraju izvriti, a da se isplata sredstava za njihovu realizaciju mora zavriti najkasnije godinu dana od posljednjeg dana utvrenog za izvrenje ugovora; Evropska komisija mora biti upoznata sa tokom i procedurama sprovoenja dijela projektnih aktivnosti koje se kofinansiraju iz nacionalnih sredstava u vidu prisustva tokom ocjenjivanja ponuda, uestvovanja kroz upravne odbore projekata i sl.

Kao to je prikazano, realizacija projekata koji se finansiraju iz IPA fondova je viegodinja, te je u tom smislu neophodno obezbijediti da se u istom roku utvrdi i obaveza obezbjeivanja nacionalnih sredstva za kofinansiranje. Pored toga, prema IPA implementacionoj Regulativi, pravila o podobnosti trokova koji se mogu isplaivati iz sredstava IPA odnose se i na nacionalna sredstva. S tim u vezi, nadlene institucije moraju da budu upoznate sa lanovima 34. i 66. IPA implementacione Regulative, prilikom planiranja i sprovoenja aktivnosti utvrenih u projektima. U decentralizovanom upravljanju kofinansiranje bi trebalo da se zasniva na zajednikom osnovu. Zajedniko kofinansiranje podrazumijeva da se aktivnost realizuje putem jednog ugovora, koji se

18

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

22

finansira iz vie izvora (u principu iz nacionalnog i budeta EU). Nije mogue napraviti podjelu izvora finaniranja aktivnosti, ili djelova aktivnosti, predvienih ugovorom. Ovakva vrsta ugovora treba da bude pravilo u decentralizovanom upravljanju, gdje tendere i pozive na ponude raspisuju nacionalni organi, koji su i Ugovorna tijela. Kao pravilo, minimalni iznosi kofinanisranja su:

Izgradnja institucija (IB) Centralizovano upravljanje Decentralizovano upravljanje

Investicije (INV)

10% ukupnog troka na nivou Izmeu 10% i 25%* ukupnog troka na nivou osa prioriteta osa prioriteta 10% javnog troka na nivou 25% javnog troka na nivou projekta19 projekta

19

U sluaju da projekat (to je navedeno u opisu projekta) sadri izgradnju institucija i investicije, aktivnost prikazana u opisu projekta u tabeli budeta je osnov za raunanje iznosa kofinanisranja .

23

VIII

PLAN AKTIVNOSTI TOKOM PROCESA PROGRAMIRANJA IPA SREDSTAVA

Pod pojmom programiranja IPA sredstava podrazumijeva se proces identifikacije i pripreme projekata, a zasniva se na relevantnim stratekim i programskim dokumentima. Proces programiranja je dugotrajan proces koji zahtijeva strateki pristup, meu-sektorske konsultacije, koordinaciju izmeu institucija i odgovarajue kapacitete dravne uprave da identifikuje prioritete i pripremi prijedloge projekata. Proces programiranja podrazumijeva sljedee aktivnosti (korake): a) Iniciranje godinjeg procesa programiranja od strane Ministarstva za evropske integracije Ministarstvo za evropske integracije inicira godinji proces programiranja u prvom kvartalu tekue godine. Ministarstvo za evropske integracije vri konsultacije sa Delegacijom Evropske komisije o bitnim pitanjima za proces programiranja IPA, kao to su prioritetne oblasti, kalendar procesa programiranja, status prethodnih i tekuih EU i bilateralnih projekata i slino. Ministarstvo za evropske integracije zvanino dostavlja dopis potencijalnim korisnicima IPA sredstava, u kom ih obavjetava o poetku procesa programiranja godinjeg IPA programa. U dopisu se, izmeu ostalog, navode osnovni strateki dokumenti neophodni za identifikaciju projekata, smjernice za identifikaciju projekata i rok za dostavljanje projektnih ideja. Nadlena ministarstva na odgovarajui nain obavjetavaju relevantne institucije iz svog djelokruga rada o poetku procesa programiranja. Resorna ministarstva obezbjeuju koordinaciju i konsultacije u procesu programiranja IPA sa svim zainteresovanim stranama iz svog djelokruga rada, kao to su uprave, agencije, lokalna samouprava, organizacije civilnog drutva i sarauju sa njima na identifikaciji i izradi projektnih ideja i prijedloga projekata. U cilju zadovoljavanja onih potreba graana koje se ne mogu artikulisati i ostvariti na drugi nain, tokom procesa programiranja Ministarstvo za evropske integracije e, u saradnji sa Kancelarijom za saradnju sa nevladinim organizacijama, vriti konsultacije u vezi identifikacije i formulacije projekata. Pored toga, u cilju redovnog i objektivnog obavjetavanja javnosti o projektima koje finansira Evropska unija, a u skladu sa Memorandumom o razumijevanju izmeu Ministarstvo za evropske integracije i odreenog broja nevladinih organizacija, Ministarstvo za evropske integracije e vriti redovnu razmjenu informacija sa organizacijama civilnog drutva u vezi sa aktivnostima koje se odnose na pripremu i sprovoenje IPA projekata20. U cilju efikasnog definisanja prioriteta i identifikacije projektnih ideja, preporuuje se formiranje odgovarajuih (ne)formalnih radnih grupa unutar ministarstava koje bi obuhvatile predstavnike svih relevantnih sektora resornog ministarstva na nivou pomonika ministara. Kako bi projektna ideja (Aneks 2) i opisi projekata (Aneks 3) bili pripremljeni u skladu sa utvrenim kriterijumima i tehnikim zahtjevima, neophodno je da sektori unutar ministarstva prue podrku Jedinici za upravljanje projektima i odrede osobu/e koje e na operativnom nivou uestvovati u izradi projekata.

20

Svaki godinji IPA program se prezentuje predstavnicima civilnog drutva, prije njegovog odobravanja od

strane Evropske komisije.

24

b) Identifikacija i izrada projektnih ideja Prilikom identifikacije projekata neophodno je uzeti u obzir strateka dokumenta i smjernice koje su obraene u dijelu IV ovog Uputstva. Proces identifikacije i izrade projektnih ideja vri se tokom drugog kvartala tekue godine (Aneks 1). Ministarstvo za evropske integracije prua podrku ministarstvima i drugim nadlenim institucijama tokom procesa identifikacije i formulacije projektnih ideja. U sluaju potrebe i na osnovu procijenjenog stanja, Ministarstvo za evropske integracije organizuje meuresorne koordinacione sastanke. Pored toga, u sluaju potrebe, tokom identifikacije i formulacije projektnih ideja obezbjeuje se odgovarajua struna pomo (Technical Assistance- TA). Projektne ideje se dostavljaju u formatu logike matrice21 (Aneks 2) i kratkog obrazloenja projekta. Projektne ideje se dostavljaju na crnogorskom jeziku. Projektna ideja koju podnosi nadleno ministarstvo dostavlja se Ministarstvu za evropske integracije zvaninim dopisom, potpisanim od strane ministra ili SPO-a, kao i u elektronskoj formi. Institucije iz djelokruga rada ministarstva Ministarstvu za evropske integracije projektne ideje dostavljaju iskljuivo uz saglasnost i preko nadlenog ministarstva. Druge institucije projektne ideje dostavljaju Ministarstvu za evropske integracije uz potpis starjeine te institucije. U sluaju predlaganja vie od jedne projektne ideje, dopis sadri projektne ideje rangirane po prioritetima. Prije dostavljanja projektnih ideja Ministarstvu za evropske integracije, Jedinica za upravljanje projektima provjerava da li su projektne ideje pripremljene u skladu sa utvrenim obrascem, da se projektne ideje ne preklapaju sa projektima koji su predloeni drugim donatorima, koji su u toku ili projektima koji su ve sprovedeni u toj oblasti. Takoe, tokom pripreme projektnih ideja i prije njihovog prosljeivanja, Jedinice za upravljanje projektima treba da provjere kvalitet projektnih ideja na osnovu kriterijuma Evropske komisije za ocjenu spremnosti projekta (Aneks 7). c) Tehnika ocjena i modifikacija projektnih ideja Ministarstvo za evropske integracije vri tehniku ocjenu projektnih ideja (Aneks 3) i, ukoliko su u projektnoj ideji utvreni nedostaci, Ministarstvo za evropske integracije preporuuje nadlenoj instituciji, predlagau projekta, da otkloni nedostatke u odreenom roku. Komisija za evropske integracije, na prijedlog Ministarstva za evropske integracije, daje preporuke u vezi unapreenja projektnih ideja. Ministarstvo za evropske integracije prua tehniku pomo nadlenim institucijama tokom procesa modifikacije projektnih ideja. d) Utvrivanje ue liste projektnih ideja i konsultacije sa Delegacijom Evropske komisije Nakon modifikacije projektnih ideja, na prijedlog Ministarstva za evropske integracije, Komisija za evropske integracije utvruje uu listu projektnih ideja. Projektne ideje koje nisu ukljuene u uu listu ine rezervnu listu projektnih ideja. Nakon utvrivanja ue liste projektnih ideja vri se prevod na engleski jezik. Predlagai projekata su odgovorni za prevod projektne ideje na engleski jezik.

21

Logika matrica predstavlja dio opisa projekta (project fiche) koji se dostavlja Evropskoj komisiji na odobravanje.

25

Ministarstvo za evropske integracije dostavlja uu listu projektnih ideja Delegaciji Evropske komisije i istovremeno obavjetava i obrazlae nadlenim institucijama razloge zato odreene projektne ideje nisu ukljuene u uu listu. Ministarstvo za evropske integracije, ukoliko procijeni neophodnim ili na zahtjev predlagaa, organizuje konsultativne sastanke sa Delegacijom Evropske komisije, u cilju utvrivanja primjedbi, prijedloga i sugestija na dostavljene projektne ideje. Ukoliko je to neophodno, Delegacija Evropske komisije moe da identifikuje i preporui dodatne prioritete, koji nisu bili ukljueni u identifikovane projektne ideje, koje bi se naknadno razmatrale sa institucijom u ijoj nadlenosti je takav prijedlog. e) Izrada opisa projekta (project fiche) Nakon konsultacija sa Delegacijom Evropske komisije, nadlene institucije, predlagai projekata, projektne ideje iz ue liste razvijaju u opise projekata, u formatu propisanom od strane Evropske komisije (Aneks 4), na engleskom jeziku, u roku koji odredi Ministarstvo za evropske integracije. Opisi projekata se razvijaju tokom treeg i etvrtog kvartala tekue godine (Aneks 1). Tokom izrade opisa projekata Ministarstvo za evropske integracije daje sugestije nadlenim institucijama i prua im neophodnu pomo. U sluaju potrebe, organizuju se meuresorni koordinacioni sastanci. Tokom izrade opisa projekata vre se konsultacije sa Delegacijom Evropske komisije, radi unapreenja kvaliteta. Pored toga, u sluaju potrebe, tokom izrade opisa projekata obezbjeuje se odgovarajua struna pomo, na zahtjev predlagaa. Ministarstvo za evropske integracije vri konsultacije sa Ministarstvom finansija o opisima projekata, u cilju utvrivanja preporuka o mogunosti kofinansiranja odreenih projekata iz nacionalnih sredstava. Prije dostavljanja opisa projekata Ministarstvu za evropske integracije, Jedinica za upravljanje projektima provjerava da li su pripremljeni u skladu sa utvrenim obrascem. Takoe, tokom pripreme opisa projekata i prije njihovog prosljeivanja, Jedinice za upravljanje projektima treba da provjere kvalitet opisa projekata na osnovu kriterijuma Evropske komisije za ocjenu spremnosti projekta (Aneks 7). Opis projekta koji podnosi nadleno ministarstvo dostavlja se Ministarstvu za evropske integracije zvaninim dopisom, potpisanim od strane ministra ili SPO-a, kao i u elektronskoj formi. Institucije iz djelokruga rada ministarstva Ministarstvu za evropske integracije opis projekta dostavljaju iskljuivo uz saglasnost i preko nadlenog ministarstva. Druge institucije opise projekata dostavljaju Ministarstvu za evropske integracije uz potpis starjeine te institucije. Opisi projekata se dostavljaju Ministarstvu za evropske integracije na engleskom jeziku. f) Konsultacije u okviru Evropske komisije i konana odluka o opisima projekata Delegacija Evropske komisije, u etvrtom kvartalu, dostavlja opise projekata Evropskoj komisiji. Generalni direktorat za proirenje vri ocjenu projekata u okviru Grupe za ocjenu kvaliteta (Quality Support Group). Nakon toga, vre se meuresorne konsultacije izmeu Generalnih direktorata. U sluaju potrebe, opisi projekata se preko Ministarstva za evropske integracije dostavljaju nadlenim institucijama/predlagaima projekata na eventualne izmjene i dopune. Konanu odluku o projektima koji e se finansirati donosi Evropska komisija. Projekti se podnose na miljenje IPA Komitetu koga ine sve zemlje lanice Evropske unije. Nakon odluke IPA Komiteta projekte odobrava Evropska komisija.

26

g) Potpisivanje Finansijskog sporazuma Nakon odobrenja opisa projekata od strane Evropske komisije vre se pripreme za odobravanje i potpisivanje Finansijskog sporazuma o nacionalnom godinjem IPA programu i utvruju se obaveze institucija/korisnica projekata. Prije potpisivanja, Ministarstvo za evropske integracije dostavlja Finansijski sporazum nadlenim institucijama na miljenje. Potpisivanjem Finansijskog sporazuma stie se pravni osnov za poetak sprovoenja projekata.

27

ANEKS 1 Okvirni kalendar godinjeg procesa programiranja

Activity
Programiranje i izvjetavanje Programiranje

Jan-Mar

Apr-Jun

Jul-Sep

Okt-Dec

Jan-Mar

Apr-Jun

Od Jula

Identifikacija projektnih ideja Izrada projektnih ideja Konsultacije sa ECD Izrada opisa projekata (project fiches) Sastanak Komisije za evropske integracije Dostavljanje opisa projekata (project fiches) Evropskoj komisiji Meuresorne konsultacije u okviru Evropske komisije Odluka IPA Komiteta Potpisivanje Finansijskog sporazuma i poetak sprovoenja projekata
Izvjetavanje Izrada Izvjetaja o programiranju IPA Redovni izvjetaji o procesu evropskih integracija, ukljuujui i IPA Obuka (mogui moduli obuke) Obuka o stratekom planiranju Obuka za korienje Pristupa logike matrice u izradi prijedloga projekata Obuka za izradu prijedloga projekata finansiranih iz IPA-e Obuka o implementaciji projekata

Napomena: Kalendar prikazuje plan aktivnosti tokom procesa programiranja i ukazuje na neophodnost stratekog i srednjoronog planiranja.

ANEKS 2

Uputstvo za izradu logike matrice (projektna ideja)

Za identifikaciju i formulisanje projekata koje finansijski podava Evropska unija, kao i veina drugih donatora, neophodno je koristiti pristup logike matrice. On predstavlja analitiki proces i skup alata (instrumenata) koji se koriste kod upravljanja projektima. Logika matrica izrauje se prije opisa projekta i njen je sastavni dio (project fiche). Na ovaj nain postie se razvoj skladnog projekta koji ima mjerljive ciljeve i uzima u obzir pretpostavke i rizike. Pristup logike matrice sastoji se iz dvije faze koje se koriste tokom identifikacije i formulacije projekata: 1. Faza analize i 2. Faza planiranja 1. ta je neophodno analizirati prije izrade logike matrice? Analiziraju se: 1. 2. 3. 4. Zainteresovane strane Problemi Ciljevi Mogui putevi do cilja

Imajui u vidu osnovnu sadrinu ovog Prirunika u ovom dijelu dokumenta nee biti obraena faza analize, ve samo dio faze planiranja koji se odnosi na izradu logike matrice. 2. Faza planiranja Drugi korak u izradi projekta je faza planiranja. Faza planiranja obuhvata sljedee aktivnosti: 1. Definisanje logike projekta (izrada logike matrice); 2. Izrada plana aktivnosti; 3. Planiranje ulaznih resursa budet. 2.1. Definisanje logike projekta Rezultati analize zainteresovanih strana, problema, ciljeva i strategija koriste se kao materijal i pripremna dokumentacija za izradu logike matrice. Matrica sadri kratak pregled projekta i trebalo bi da sadri od 1 do 4 strane. Izrada logike matrice nije jednosmjeran proces. U toku izrade matrice pojedina polja se mogu revidirati i aurirati u skladu sa izmjenama uinjenim u drugim poljima. Postoji opti slijed koraka koji se potuje prilikom popunjavanja matrice: Prvo, popunjava se logika intervencije (prva/lijeva kolona), odozgo nadolje; Drugo, popunjava se posljednja kolona, pretpostavke, odozdo nagore, poevi od preduslova, ukoliko postoje; Tree, definiu se pokazatelji (indikatori) i izvori verifikacije, horizontalno (popreno).

29

Format logike matrice

Naziv projekta Korisnik projekta Naziv programa i broj Istek perioda ugovaranja: Ukupan budet: Istek perioda isplata: IPA budet:

Opti cilj

Objektivno provjerljivi indikatori

Izvori verifikacije

ta je opti cilj kojem Koji su indikatori povezani ta su izvori informacija za ove e projekat doprinijeti? sa optim ciljem? indikatore? Svrha projekta ta je svrha projekta koja e se projektom ostvariti? Objektivno provjerljivi indikatori Indikatori koji pokazuju u kojoj mjeri je ostvarena svrha projekta? Izvori verifikacije ta su izvori informacija za ove indikatore? Pretpostavke Faktori i uslovi koji nisu pod direktnom kontrolom projekta, a neophodni su da bi se ostvario opti cilj projekta? Pretpostavke Faktori i uslovi koji nisu pod direktnom kontrolom projekta, a neophodni su da bi se ostvarila svrha projekta? Pretpostavke Faktori i uslovi koji nisu pod direktnom kontrolom projekta, a neophodni su da bi rezultati bili ostvareni kako je planirano? Preduslovi: Koji preduslovi moraju da se ispune da bi moglo da se zapone sa realizacijom projekta?

Rezultati ta su konkretni vidljivi rezultati koji e doprinijeti ostvarenju svrhe projekta? Koje e promjene poboljanja biti ostvarene projektom? Aktivnosti Koje aktivnosti je potrebno izvriti i kojim redosljedom da bi se postigli oekivani rezultati?

Objektivno provjerljivi indikatori Koji su to indikatori koji pokazuju da li su dostignuti oekivani rezultati?

Izvori verifikacije ta su izvori informacija za ove indikatore?

Sredstva Koja sredstva su potrebna za realizaciju navedenih aktivnosti? (prema vrsti PRAG ugovora)

Trokovi Koliki su trokovi za svaki od ugovora?

Podaci moraju biti jasni, precizni i koncizni, tako da bez obzira ko ih ita bude jasan smisao. Npr. definisanje metodologije i sadraja istraivanja to je nejasna izjava jer se ne vidi istraivanje koga-ega? Kako bi se olakala izrada logike matrice i pojasnili izrazi koji se koriste, u daljem tekstu date su definicije razliitih termina.

30

Opti cilj opisuje budue eljeno stanje kome projekat treba da doprinese (opravdanje za projekat). U posebnim okolnostima moe biti vie od jednog opteg cilja. Opti cilj se ne postie samo jednim projektom, ve zahtijeva uticaj vie programa i projekata. Svrha projekta/Specifini cilj je stanje koje projekat pokuava da dostigne, ostvareni neposredni cilj za direktne korisnike kao jasno definisano stanje u budunosti. Potrebno je da jasno bude istaknuta korist koju ima ciljna grupa, na primjer ''povean, poboljan, unaprijeen, itd.''. Pravilo je da projekat moe imati samo jedan specifian cilj/svrhu projekta. Primjer: NE Svrha projekta Smanjena stopa akutnih komplikacija na poroaju i post-poroajnih infekcija DA Svrha projekta Unaprijeena zdravstvena njega trudnica, porodilja i novoroenadi Rezultat je konkretno stanje, proizvodi i usluge koji e nastati kao posljedica aktivnosti projekta. To su ciljevi koje rukovodstvo projekta treba da postigne i odri za vrijeme trajanja projekta. Svi rezultati projekta zajedno treba da budu dovoljni za postizanje specifinog cilja / svrhe projekta. Oni treba da budu definisani kao ''izraeni, proizvedeni, postignuti, itd.''. Aktivnosti treba da budu formulisane kao proces, upotrebom sadanjeg vremena i aktivnih oblika glagola, na primjer, ''izraditi, analizirati, sprovesti, pripremiti itd.''. Svi rezultati treba da budu numerisani na taj nain da budu povezani sa aktivnostima koji dovode do ostvarivanja tog rezultata. Sredstva su potrebni ulazni podaci za realizaciju projektnih aktivnosti (konsultantske usluge, oprema i dr.). Sredstva pokazuju koju vrstu pomoi treba primeniti: npr. twinning sa jednim dugoronim tvining savjetnikom (RTA) i tri kratkorona konsultanta, obuku i sl. Trokovi predstavljaju brojani iznos procijenjenih trokova neophodnih za realizaciju projektnih aktivnosti. Preduslovi su zahtjevi koji moraju biti ispunjeni prije poetka projekta. Pretpostavke su spoljni faktori (dogaaji, uslovi, odluke) koji mogu da utiu na uspjeh projekta, a nad kojim rukovodstvo projekta nema direktan uticaj. Pretpostavke mogu biti izvedene iz stabla ciljeva. Pretpostavke se formuliu se kao pozitivno, eljeno stanje. Pretpostavke se definiu za svaki nivo matrice. U matricu se unose samo one pretpostavke koje su vane za uspjeh projekta. Pretpostavkama se pridaje znaaj u zavisnosti od njihove vanosti i izvjesnosti. Pretpostavke se identifikuju na svakom nivou matrice sve do nivoa opteg cilja i mogu se itati na sljedei nain: Kada realizujemo Aktivnosti, i ako su Pretpostavke, na ovom nivou matrice, tane, Rezultati e biti ostvareni. Kada se ostvare Rezultati a Pretpostavke, na ovom nivou matrice, se ostvare, Specifini cilj / Svrha projekta e biti postignuta. Kada Specifini cilj / Svrha projekta bude postignuta, a pretpostavke, na ovom nivou matrice, se ostvare, projekat e doprinijeti ostvarivanju Opteg cilja

31

Objektivno provjerljivi indikatori su kvalitativni i kvantitativni pokazatelji za mjerenje ili procjenu ostvarenosti projektnih ciljeva, svrhe i rezultata. Indikatori definiu standard koji treba da bude zadovoljen kako bi cilj bio postignut. Elementi indikatora: - Kvalitet Kako? Vrsta ili priroda promjena koja je izvrena (koliko dobro je izvrena). - Kvantitet Koliko? Obim/razmjera promjena (koliko je velika promjena, ta je sve promijenjeno). - Vremenski okvir Kada? Kada promjena treba da se dogodi (koji je krajnji rok). - Ciljna grupa Za koga? - Mjesto Gdje? Lokacija gdje se deava promjena. Primjer: Stopa smrtnosti novoroenadi smanjena za 2/3 u nerazvijenim optinama do 2012 godine. Kako formulisati indikatore? Dobar indikator / pokazatelj definisan je po principu SMARTI: Specific / Ogranien na cilj koji treba da se mjeri, i na precizan nain odraava ta je sutinski aspekt cilja. Measurable / Mjerljiv je kvantitativno i kvalitativno u odnosu na injenice. Available / Dostupan po prihvatljivim trokovima i zasnovan na raspoloivim podacima. Relevant / Relevantan u odnosu na informacije koje su potrebne i vjerodostojan je. Time-bound / Vremenski omeen, znamo kada moemo da oekujemo da cilj bude ispunjen. Independent / Nezavisan jedan od drugog, odnosno, odnosi se samo na jedan cilj u matrici. Jedan isti indikator ne bi trebao da se koristi za vie ciljeva.

Indikatori, na svim nivoima logike matrice, moraju da se verifikuju/opravdaju iz nekog izvora. Izvori verifikacije ukazuju gdje i u kom obliku se mogu nai informacije o onom to je dostignuto a to je opisano indikatorima. Izvori verifikacije se identifikuju u isto vrijeme kada i indikatori. Indikatori koji se ne mogu verifikovati treba zamijeniti drugima koji mogu biti verifikovani. Izvori verifikacije imaju tri elementa: - Oblik izvora verifikacije (izvjetaj, istraivanje, analiza, Slubeni list, pravilnik). - Ko skuplja podatke (statistiki zavod, ministarstvo, tim za upravljanje projektom, anketari)? - Kada se podaci skupljaju, koja je frekvenca prikupljanja podataka (mjeseno, kvartalno, godinje)? Primjer: Godinji izvjetaj o zdravstvenim indikatorima Instituta za javno zdravlje Crne Gore.

32

ANEKS 3

Formular za provjeru kvaliteta logike matrice

Napomena: prije dostavljanja projektne ideje Jedinice za upravljanje projektima provjeravaju kvalitet logike matrice u skladu sa navedenim formatom. Pored toga, Ministarstvo za evropske integracije primjenjuje navedeni format prilikom ocjene projektnih ideja.
Naziv projekta: 1. Relevantnost Potrebne izmjene Prihvatljivo Komentar 1.1 Da li kontekst projekta (istorijat i obrazloenje) jasno i u dovoljnoj mjeri opisuje identifikovane probleme? 1.2 Da li je nacrt prijedloga projekta usklaen sa Evropskim partnerstvom i Viegodinjim indikativnim planskim dokumentom (MIPD)? 1.3 Da li je nacrt prijedloga projekta usklaen sa nacionalnim stratekim dokumentima? 2. Izvodljivost 2.1 Da li e svrha projekta (specifini ciljevi) doprinijeti optem cilju (ako se pretpostavke ostvare)? 2.2 Da li e svrha projekta (specifini ciljevi) biti postignuta, ukoliko se ostvare rezultati? 2.3 Da li pojedinane aktivnosti vode ostvarivanju odgovarajuih rezultata? 2.4 Da li su aktivnosti odreene kao proces, a ne kao svreno stanje? 2.5 Da li su odreeni bitni spoljanji faktori (pretpostavke)? 2.6. Da li su indikatori formulisani tako da zadovoljavaju kriterijume relevantnosti, mjerljivosti i vremenske specifinosti? 2.7 Da li postoji potencijalno preklapanje sa EU ili drugim donatorskim projektima? 2.8 Da li postoji usklaenost/povezanost sa EU ili drugim donatorskim projektima? 2.9 Da li je predvien veliki broj komponenti/ugovora sa odreenim nivoom kompleksnosti koje bi mogle dovesti do oteanog sprovoenja projekta? 2.10 Da li je budet jasno definisan i odnos izmeu predvienih aktivnosti i trokova za njihovu realizaciju zadovoljavajui? 3. Odrivost 3.1 Da li postoji pravni okvir neophodan za sprovoenje projekta? 3.2 Da li je apsorpcioni kapacitet institucije korisnika odgovarajui? (postoji odgovarajua organizaciona jedinica za sprovoenje projekata, dovoljan broj zaposlenih, itd.)? Iskljuivo za investicione projekte: 3.3 Da li postoji odgovarajua dokumentacija za sprovoenje radova (studija izvodljivosti, tehnika dokumentacija, analiza uticaja na ivotnu sredinu), odnosno tehnika specifikacija za nabavku opreme? Dobro

33

ANEKS 4

Uputstvo za izradu opisa projekta (project fiche)

Standardni rezime opisa projekta IPA centralizovani programi (Regionalni/Horizontalni programi; Centralizovani nacionalni programi) (maksimalno 12/15 strana, ne raunajui ankse) 1. Osnovne informacije 1.1 CRIS broj: Ovaj odjeljak ukazuje na oznaku projekta naznaenu u Zajednikom RELEX informacionom sistemu (Common RELEX Information System - CRIS). Ovaj broj e navesti Evropska komisija (Delegacija ili Sjedite). 1.2 Naziv: Naziv projekta treba da se sastoji od nekoliko jednostavnih rijei, kao i da ilustruje svrhu projekta. 1.3 ELARG statistiki kod: Navesti sektor intervencije, u skladu sa ELARG statistikom kodifikacijiom (opis projekta moe imati samo jedan kod). Ovaj broj e navesti Evropska komisija (Delegacija ili Sjedite). 1.4 Lokacija: Ime zemlje korisnice (Crna Gora). Navesti svaki region/optinu ili lokaciju za infrastrukturu. Programi sprovoenja: 1.5 Ugovorni organ (Evropska komisija) Ugovorni organ e biti Delegacija Evropske komisije u ime Crne Gore, do trenutka kada se dobije akreditacija za uvoenje Decentralizovanog implementacionog sistema 1.6 Agencija za sprovoenje: Delegacija Evropske komisije U sluaju zajednikog upravljanja, projekat moe implementirati neka meunarodna organizacija. U sluaju indirektnog centralizovanog upravljanja, Evropska komisija moe povjeriti upravljanje nekoj od drava lanica. 1.7 Korisnik (ukljuujui detalje o menaderu projekta): Obezbijediti informacije o Visokom programskom slubeniku i Jedinici za upravljanje projektima, ukljuujui ime, poziciju i kontakt podatke. Obezbijediti informacije o korisniku, ukljuujui ime, poziciju i podatke osobe koja je zaduena za dnevna pitanja koja se odnose na implementaciju projekta. Finansiranje: 1.8 Ukupni trokovi (PDV nije uraunat)22: Naznaiti ukupne trokove projekta, bez naglaavanja izvora finansiranja. 1.9 EU doprinos: Naznaiti samo IPA budet za finansiranje projekta. Znai, ukupan iznos umanjen za iznos nacionalnog kofinansiranja.

22

Ukupan iznos projekta treba da bude bez PDV i/ili drugih taksi. Ako to nije sluaj, treba jasno naznaiti iznos PDV-a kao i razloge zato ga treba smatrati prihvaljivom (vidjeti dio 7.6)

34

1.10 Posljednji rok za ugovaranje: 2 godine nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma. 1.11 Posljednji rok za izvrenje ugovora: 3 godine nakon potpisivanja ugovora. 1.12 Posljednji rok za isplate: godinu dana nakon izvrenja ugovora. 1. Opti cilj i svrha projekta 2.1 Opti cilj: Definisati emu e projekat doprinijeti. Opisuje oekivane dugorone ciljeve, ijem ostvarivanju e doprinijeti projekat. Preuzeti iz logikog okvira.2.2 Svrha projekta: Definisati koje promjene e biti postignute do kraja implementacije projekta. Svrha projekta opisuje ciljeve projekta, koji se projektom direktno ele postii, a to u potpunosti zavisi od planiranih i realizovanih aktivnosti projekta, kao i od postignutih rezultata. Preuzeti iz logikog okvira. 2.3 Veza sa AP/NPAA / EP/ SSP-om Navoditi prioritete i pitanja samo iz: Evropskog partnerstva (EP) Sporazuma o stabilizaciji i pridruivanju (SSP) Nacionalnog plana za integraciju (NPI).

Dati kratke reference stranice ili paragrafa za navode, a onda ukratko objasniti kako je va projekat s njim povezan. 2.4 Veza sa dokumentom MIPD Jasno navesti povezanost sa stratekim oblastima/sektorima za podrku, navedenim u Viegodinjem indikativnom planskom dokumentu (MIPD). Dati podatke o stranici ili pasusu na koji se odnosi i objasni vezu projekta sa navedenim dijelom MIPD-ja. 2.5 Veze sa Nacionalnim planom razvoja (gdje je primjenljivo) Oznaiti sa N/A (nije primjenljivo). Ovaj odjeljak treba jasno da objasni kako cjelokupni cilj i svrha projekta doprinose realizaciji prioriteta iz Nacionalnog plana razvoja (NDP). Crna Gora nema NDP i stoga ovaj paragraf treba oznaiti sa N/A. 2.6 Veza sa nacionalnim/sektorskim investicionim planovima (gdje je primjenljivo) Jasno navesti povezanost izmeu cjelokupnog cilja i svrhe projekta i prioriteta, investicija i programa definisanih u nacionalnim/sektorskim stratekim ili investicionim planovima, npr.: 3. Strategija reforme dravne uprave; Strategija regionalnog razvoja; Strateki dokument za redukciju siromatva i druge sektorske strategije; Bilo koja relevantna EU regulativa.

Opis projekta 3.1 Osnovne informacije i obrazloenje:

Gdje je RELEVANTNO ukljuiti informacije o sljedeem: Osnovne informacije: (One treba da budu koncizne, ne due od dvije stranice, izbjegavati dugaka objanjenja).

35

Kratak pregled sektora: kratka istorija, socio-ekonomski trendovi itd. Uloga institucija ko je ukljuen, ta one rade i kako sarauju. Relevantno zakonodavstvo (ukljuiti u aneks ali i navesti povezanost sa projektom). Relevantne politike i strategije (ili nedostatak istih): evropske, nacionalne, meunarodne. Pruanje usluga kvalitet, tanost, auriranje. Postojei standardi formati/svrha/ta oni pokrivaju. Postojei kapaciteti (ljudski, finansijski, fiziki)

Obrazloenje (svaki zahtjev za projektom treba da bude zasnovan na ovoj analizi. Obrazloenje je komplikovano ukoliko nije sprovedena nijedna posebna vrsta analize projekta prije predlaganja za finansiranje): Analize o o o SWOT objasniti kako se tretiraju slabosti i kako se koriste prednosti Analiza zainteresovanih strana Analiza problema Koliki je obim problema (ukljuiti brojke)? iji je problem? Koji su uzroci i efekti problema?

Objanjenja koja se tiu sljedeih pitanja: o o o

Postojanje/potreba za usklaivanjem sa EU standardima Studije izvodljivosti Analiza trokova

3.2 Procjena uticaja projekta, katalitiki efekat, odrivost i prekogranini efekat (gdje je primjenljivo) Kako e se korisni efekti vaeg projekta odrati nakon njegovog zavretka? Razmotriti: Finansijsku odrivost ko e platiti za usluge / tekue trokove / odravanje itd. u budunosti? Institucionalnu odrivost kako se projekat uklapa u institucionalnu strategiju, prioritete, planove? Odrivost nivoa politike ovo ukljuuje razvoj standarda, kodeksa ponaanja, politike, zakonodavstva itd. Da li razvijate bilo kakve modele ili pilot projekte/israivanja itd.? Ako je tako, kako e iskustva iz vaeg projekta biti proirena na druge regione/zaposlene? Da li razvijate novu slubu ili centar? Ako je tako, objasniti kako e to biti finansirano u budunosti tj. trokovi odravanja, tekui trokovi, voenje sajta itd. Razmotriti aktivnosti kao to su: Uputstva, prirunici o dobroj praksi; Razvoj roll-out strategije tj. gdje poslije; Obuka predavaa;

36

Uee drugih regiona/institucija u aktivnostima koje se odnose na obuku. 3.3 Rezultati i mjerljivi indikatori: Rezultati i mjerljivi indikatori vezani za aktivnost 1 Rezultati i mjerljivi indikatori vezani za aktivnost 2 . Rezultat 1: . indikatori: . Rezultat 2: indikator: . itd. Preuzeti rezultate iz logikog okvira. Rezultati su izraeni kao ciljevi koje projekat mora postii i odrati. Oznaiti ih brojevima (npr. 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1 itd.) Preuzeti indikatore iz logikog okvira. Svaki rezultat mora sadrati makar jedan indikator. Indikatori mogu biti definisani kao kvantitativni ili kvalitativni faktori/promjenljive koji obezbjeuju jednostavna i pouzdana sredstva mjerenja dostignutog, ime odraavaju promjene vezane za aktivnosti projekta ili pomau u procjeni uinka. Indikatori moraju biti odreeni, mjerljivi, usaglaeni, realni i blagovremeni 3.4 Aktivnosti: Aktivnost 1 Aktivnost 2 . Koristiti logiki okvir. Opisati konkretne aktivnosti i mjere koje moraju biti implementirane, kako bi se postigli oekivani rezultati projekta, finansirani iz budeta projekta. Aktivnosti se opisuju kao procesi u sadanjem vremenu, poinjui glagolima kao to su: pripremiti, planirati, kreirati, itd. Veza izmeu aktivnosti i rezultata mora biti oigledna (rezultat 1: . aktivnosti 1.1, 1.2 itd.). Na kraju sainiti tabelu gdje e se precizirati lista ugovora koji e se zakljuiti, u cilju sprovoenja aktivnosti itd: Aktivnosti 1 i 2 bie sprovedene jednim ugovorom o uslugama. Aktivnost 3 bie sprovedena ugovorom o nabavkama 3.5 Uslovljenost i redosljed Uslovljenost Navesti uslove koji treba da budu ispunjeni prije poetka implementacije projekta (ukljuiti informacije o bilo kojem od preduslova ukljuenih u va logiki okvir), naglasiti rizike, njihovu vjerovatnou i kontra-mjere koje e biti usvojene, oekivane inpute korisnika itd. Koji je odnos uslovljenosti i projekta? Ko je odgovoran da se oni dogode? Kako ete znati da su zavreni?

37

Redosljed Kako su povezani vai posebni ugovori? Da li je predviena npr. nabavka opreme u toku realizacije vaeg ugovora o uslugama ili ugovora o radu? Treba izbjegavati komplikovan redosjed, u cilju ublaavanja rizika od odlaganja tendera i ugovaranja. 3.6 Povezane aktivnosti Predstaviti nain na koji bi predloeni projekat doprinio planiranim ili tekuim projektima (finansiranim iz nacionalnih resursa ili od strane donatora) ili prezentovati nastavak prethodnih projekata u okviru oblasti obuhvaene projektom. Za svaki projekat unijeti: Naziv, donator i datumi poetka i zavretka Vezu sa projektom, npr. programima obuke, izvjetaji, istraivanja Da li je neophodno da tokom implementacije projekat bude formalno vezan za povezane akivnosti

Objasniti kako e se osigurati ne preklapanje izmeu razliitih projekata? 3.7 Nauene lekcije Opiite vaa prethodna iskusta, slabosti, pozitivna iskusta i preporuke iz prethodno implemetiranih pojekata, kao i ostale aktivnosti i uloene napore koji se tiu oblasti obuhvaene predlogom projekta. Prednost imaju nauene lekcije iz Crne Gore mada ukoliko se takav projekat implemetira u Crnoj Gori po prvi put onda se mogu preuzeti iskusta iz drugih zemalja. Za svaku lekciju navesti: Naziv projekta, donatora, datum ili naziv izvjetaja, studije, evaluaciju itd; Koje su lekcije nauene; Kako su one uticale na pripremu projekta i/ili implementaciju i kako e se uzeti u obzir prilikom implemetacije.

Ne postoji odreen broj lekcija, ali u sluaju da ih ima mnogo neophodno je odrediti prioritete.

38

4. Indikativni budet (iznos u eurima)

IZVOR FINANSIRANJA
UKUPAN BUDET IPA DOPRINOS ZAJEDNICE NACIONALNI DOPRINOS PRIVATNI DOPRINOS

IB
23

INV
24

AKTIVNOSTI

(1)

(1)

EUR (a)=(b)+(c)+(d)

EUR (b)

%(2)

Ukupno EUR (c)=(x)+(y)+(z)

% (2)

Centralni EUR (x)

Regionalni/ Lokalni EUR (y)

IFIs EUR (z)

EUR (d)

% (2)

Aktivnost 1 ugovor 1.1 ugovor 1.2 Aktivnost 2 ugovor 2.1 ugovor 2.2 UKUPNO IB UKUPNO INV UKUPNO NA PROJEKTU

NAPOMENA: NE POMIJEATI IB I INV U ISTOM POLJU. KORISTITI POSEBNA POLJA Neto sume (1) U polju aktivnosti koristiti"X" za identifikaciju IB ili INV (2) Izrano u % ukupnih trokova (kolona (a))

23 24

IB podrazumijeva: ugovor o uslugama, ugovor o bespovratnoj pomoi, twinning i grant INV podrazumijeva: ugovor o nabavkama i ugovor o izvoenju radova

Za ovu tabelu pratite instrukcije definisane u tabeli npr. UKUPAN BUDET jeste EUR (a)=(b)+(c)+(d), b predstavlja IPA doprisnos, c nacionalni doprinos (sa centralnog, lokalnog nivoa ili krediti od meunarodnih finansijskih institucija - IFI), dok je d privatni doprinos (npr. NVO). Budet je izraen u eurima. U sluaju kofinansiranja primjenjuje se paralelni model. On podrazumijeva da se aktivnost, finansirana u okviru IPA-e, implementira od strane Evropske komisije u skladu sa pravilima EU (PRAG), dok se aktivnost, finansirana od strane drave korisnice, implementira od strane nadlenog nacionalnog tijela u skladu sa pravilima Crne Gore. Pravila prihvatljivosti primjenjiva na sredstva finansirana iz nacionalnih fondova ista su kao i pravila koja vae za IPA fondove. Ovaj paralelni model mora biti vidljiv pri formulaciji aktivnosti u opisu projekta. U skladu sa lanom 34(3) IPA implementacione Regulative, sljedei izdaci se nee smatrati podobnim za finansiranje: porezi, ukljuujui porez na dodanu vrijednost; carine i uvozne carine, ili bilo koji drugi trokovi; kupovina, zakup ili lizing zemljita i postojeih zgrada; kazne,novane kazne i trokovi spora; operativni/radni trokovi; koriena oprema; bankovni trokovi, trokovi garancije i slini trokovi; trokovi konverzije, razmjene i gubici u kursnoj razlici vezani za bilo koju specifinu komponentu rauna u eurima, kao i sa ostalim finansijskim trokovima; doprinosi u naturi. Osim pravila navedenih u lanu 34(3), u skladu sa lanom 66 sljedei izdaci nee biti vaei: trokovi lizinga; trokovi amortizacije.

Vana napomena: budet bi trebalo da bude izraunat u skladu sa odgovarajuom vrstom ugovora (ugovor o uslugama, grant, tvining ugovor, okvirni ugovor, ugovor o nabavkama i ugovor o izvoenju radova). Opta uputstva za pripremu budeta sastavni su dio Aneksa 5.

5. Indikativni raspored implementacije (periodi po kvartalima) Ugovori Ugovor 1.1 Ugovor 1.2 Ugovor 2.1 Ugovor 2.2 Svi projekti treba u naelu da budu spremni za tender u prvom kvartalu koji slijedi nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma.
Svi projekti treba u naelu da budu spremni za tender odmah nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma.

Otvaranje tendera

Potpis ugovora

Zavretak projekta

40

Za svaki ugovor naveden u tabeli u taki 4 opisa projekta treba a postoji odgovarajui ugovor u gornjoj tabeli. Faza Smjernice Otvaranje Ovo je datum kada poinjete sa tenderskim procesom. Za meunarodno tendera ograniene ili otvorene tendere to je datum objavljivanja Obavjetenja o nabavkama. (Ne datum objavljivanja Najave za tender (CF). Ona mora biti objavljena minimum 30 dana prije objavljivanja Obavjetenja o nabavkama.) Za Prikupljanje konkurentskih ponuda putem neposredne nagodbe to je datum kada kontaktirate svoje nabavljae/ponuae usluga. Potpisivanje Svaki ugovor sa nabavljaima, ponuaima usluga ili korisnicima granta ugovora mora biti potpisan prije n+2 datuma. Napominjemo da je ovo apsolutno krajnji rok. Datum koji treba unijeti u ovo polje jeste datum kada treba potpisati ugovor o uslugama ili nabakma kako bi se projekat implementirao na najefikasniji nain. Mora postojati vremenski period izmeu Otvaranja tendera i Potpisivanja ugovora. Za meunarodno otvorene i ograniene tendere, potrebno je minimum 6 mjeseci iako je sigurnije koristiti 9 mjeseci kao osnovu za realistino planiranje. Mora biti zavren prije n+3+2. Za ugovore o nabavkama to je datum kada je oprema instalirana i kada je zapoeto sa njenom upotrebom. Za ugovore o uslugama to je datum kada oekujete odobrenje konanog izvjetaja. Posljednji ugovor treba da odgovara datumu iz polja 1.11.

Zavretak projekta

Za tabelu u okviru take broj 5 je neophodno poznavanje opteg vremenskog okvira za ugovaranje, to je definisano pravilima PRAG-a. Vrste ugovora i vremenski okvir za ugovaranje prikazani su u Aneksu 5. Primjer kako popuniti tabelu u okviru take 5: Prije nego to se pone sa popunjavanjem tabele, neophodno je definisati vrstu ugovora, shodno aktivnostima projekta, trajanju projekta, budetu i uzeti u obzir injenicu da svi projekti u principu trebaju biti spremni za tender u prvom kvartalu koji slijedi nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma. Uzmimo za primjer da smo identifikovali neophodnost za jednim ugovorom o uslugama, koji traje 2 godine i iji budet je 2 miliona. Koraci koji se moraju preduzeti su sljedei: 1. provjeriti budet kako bi se identifikovala vrsta ugovora (za ugovore o uslugama sa budetom >200,000 koristimo meunarodne ograniene procedure); 2. na osnovu vrste ugovora odredimo trajanje ugovarakih procedura (za meunarodne ograniene procedure predvieno trajanje je 6-8 mjeseci); 3. na osnovu pravila da svi projekti u principu trebaju biti spremni za tender u prvom kvartalu koji slijedi nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma, kao i na osnovu trajanja procedura ugovaranja i trajanja projekta, moe se pripremiti tabela 5.

Ugovori Ugovor 1.1

Poetak tendera T+1Q

Potpisivanje ugovora T+3Q

Zavretak projekta T+11Q

41

Objanjenje: T podrazumijeva dan kada je Finansijski sporazum potpisan Q kavartal (3 mjeseca) T+1Q pravilo da svi projekti u principu trebaju da budu spremni za tender u prvom kvartalu koji slijedi nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma T+3Q trajanje procedura je u naem sluaju 6-8 mjeseci to je 2Q = (1Q+2Q = 3Q) T+11Q u naem sluaju projekat traje 2 godine to je 8Q = (3Q+8Q = 11Q)

6. Zajednika pitanja (po potrebi) Ovaj dio treba da obezbijedi vie od pukog ponavljanja standardnih reenica. Treba objasniti kako projekat obezbjeuje dodatu vrijednost, u smislu unaprijeenja situacije koja se tie sljedeih zajednikih pitanja: 6.1 Jednake mogunosti Navedite kako e se u fazi implementacije potovati jednake mogunosti i nediskriminacija po pitanju rodne ravnopravnosti i manjina. 6.2 ivotna sredina Objasnite kako/u kojoj mjeri implementacija projekta ima za cilj minimaliziranje tetnih uticaja na ivotnu sredinu. 6.3 Manjine Navedite kako e pitanja manjina i ranjivih kategorija stanovnitva biti reflektovane na aktivnostima u opisu projekta.

Aneksi opisa projekata (Project fiche)

1. Logiki okvir u standardnom formatu 2. Iznosi ugovoreni i isplaeni, po kvartalima tokom trajanja programa 3. Opis institucionalnog okvira Neohodno je obezbijediti: Opis institucionalnog okvira u smislu strukture i organizacije; Formalna i neformalna pravila i propise po kojima organizacija mora postupati; Opis institucionalnih i organizacionih kapaciteta; Detalje o Upravnom odboru ili detalje vezane za radne grupe;

4. Upuivanje na zakone, uredbe i strateka dokumenta: Referentna lista relevantnih zakona i uredbi Upuivanje na AP/NPAA/EP/SSP Upuivanje na MIPD

42

Upuivanje na Nacionalni plan razvoja Upuivanje na nacionalne/sektorske investicione planove Ovaj aneks mora ukazati na zakone, uredbe i strateka dokumenta relevantna za prijedlog projekta. 5. Detalji ugovora koji finansira EU (*) prema potrebi: Objanjenje je ve dato: Kod ugovora o tehnikoj pomoi: opis zadataka koji se oekuje od ugovaraa Kod twinning ugovora: opis zadataka koji se oekuje od voe tima, rezidentnog twinning savjetnika i kratkoronih eksperata Kod grantova: opis komponenti u okviru grant eme Kod investicionih ugovora: lista referenci studije izvodljivosti kao i tehnike specifikacije i raspored cijene trokova + dio koji se popunjava vezano za kriterijume ulaganja (**) Kod ugovora o izvoenju radova: lista referenci studije izvodljivosti za dio ugovora graevinski radovi kao i dio o kriterijumima ulaganja (**); raun usluga koje e se pruiti u okviru dijela ugovora koji se tie usluga (*) nestandardne aspekte (u sluaju odstupanja od PRAG-a) takoe treba navesti (**) dio o kriterijumima ulaganja (to se moe primijeniti na sve infrastrukturne ugovore i graevinske radove): stopa povraaja kofinansiranje usklaenost sa odredbama o dravnoj pomoi vlasnitvo nad sredstvima (tekuim i onima nakon zavretka projekta)

43

ANEKS 1: Matrica logikog okvira u standardnom formatu

MATRICA PLANIRANJA LOGIKOG OKVIRA za opis projekta Naziv i broj programa Ugovorni period istie Ukupni budet: Period isplate istie IPA budet:

Opti cilj

Objektivno provjerljivi indikatori

Izvori provjere

Svrha projekta

Objektivno provjerljivi indikatori

Izvori provjere

Pretpostavke

Rezultati

Objektivno provjerljivi indikatori

Izvori provjere

Pretpostavke

Aktivnosti

Sredstva

Trokovi

Pretpostavke

Preduslovi

Za provjeru polja logikog okvira i teksta opisa projekta: IznosupoljuIPAbudetodgovaraiznosuudijelu1.8opisaprojektakaoiukupnimugovorenimiisplaenimiznosimauAneksuII. Iznosukupnogbudetaseizraunavanaosnovudetaljneprocjenetrokovazasvakuaktivnostuokviruprojekta. Opticiljsepoklapasa2.1 Svrhaprojektasepoklapasa2.2. Rezultatisepoklapajusa3.3.,astavu3.3.opisujeizvoreprovjere Svipreduslovisupomenutiudijelu3.5.

ANEKS II: Iznosi (u ) ugovoreni i isplaeni po kvartalima projekta

Ugovoreno Ugovor 1.1 Ugovor 1.2 Ugovor 1.3 Ugovor 1.4

Ukupno Isplaeno Ugovor 1.1 Ugovor 1.2 Ugovor 1.3 Ugovor 1.4 Ukupno

**
Prije svega, moramo napomenuti da se tabela odnosi iskljuivo na IPA doprinose. Informacije koje se unose pod ugovoreno bi se trebale podudarati sa datumima u tabeli u okviru take 5 Opisa projekta. Informacije koje se unose pod isplaeno zavise od rasporeda isplata koje se koriste kod ugovora. Opcije rasporeda isplata su obuhvaene optim uslovima koji vae za usluge, nabavke i radove, koji se mogu nai u odgovarajuem poglavlju PRAG-a. Ovdje dajemo samo dio:

Isplate: Ugovor o uslugama (Poeljno je koristiti opciju 1) -Opcija 1 (na bazi nadoknade): Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): za projekte do 12 mjeseci - 40%; za projekte izmeu 12 i 24 mjeseca - 30%; za projekte od 24 mjeseca ili due - 20%; Isplate tokom implementacije projekta: svakih 6 mjeseci ravnomjerno. Konana isplata - 10%. -Opcija 2 (globalna cijena) Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): 60% Isplate tokom implementacije projekta: nema isplata, ali to zavisi od projekta. Ukoliko ima isplata: 10% svakih 6 mjeseci. Konana isplata: 40%. Ugovor o nabavci Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): 60% Isplate tokom implementacije projekta: u veini sluajeva nema isplata. Konana isplata: 40% Ugovor o izvoenju radova Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): 10% Isplate tokom implementacije projekta: svakog mjeseca ravnomjerno. Konana isplata: 10% Twinning Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): 20% Isplate tokom implementacije projekta: rata svaka tri mjeseca. Konana isplata: 5% Grant Prva isplata (kvartal kada se ugovor potpie): 80% Isplate tokom implementacije projekta: 0 ukoliko projekat traje 1 godinu; ako projekat traje vie od 1 godine dodatnih 10% moe biti dodato predfinansiranju kasnije tokom trajanja implementacije projekta. To moe biti jedna isplata, ili se tih 10% moe podijeliti na 5+5% zavisno od trajanja projekta. Konana isplata: 20% ukoliko projekat traje 1 godinu; moe biti i 10% ako projekat traje due od 1 godine. Za provjeru: 1. Uvjerite se da ukupni iznos svakog reda (npr. za svaki ugovor) odgovara ukupnom iznosu u tabeli u dijelu 4 za doprinos EU u datom ugovoru. 2. Ukupni iznosi za Ugovoreno i Isplaeno se slau. 3. Kvartal kada su sredstva ugovorena u tabeli iznad odgovara datumima navedenim za dati ugovor u tabeli 5. 4. Ukupni iznos u donjem desnom uglu (tj. zbir ukupnih iznosa) odgovara cifri navedenoj u dijelu 1.8.

46

ANEKS 5 Ugovaranje prema PRAG pravilima i opta pravila za pripremu budeta Pravila za primjenu standardnih postupaka za dodjelu ugovora i vremenski okvir za njihovo sprovoenje su prikazani u donjoj tabeli. Ugovori su podijeljeni na postupke za usluge (npr. tehnika pomo, studije izvodljivosti, pruanje know-how i obuka), robu ili dobra (npr. oprema i materijali) i radove (tj. infrastrukturne i ostale graevinske radove), tvining i grantove. Vrste ugovora Meunarodne ograniene procedure Okvirni ugovori Procedure pozivanja bez javnog objavljivanja Jedan tender Tvining Laki tvining Meunarodni otvoreni tender Lokalni otvorni tender Procedure pozivanja bez javnog objavljivanja Jedan tender Meunarodni otvoreni tender Lokalni otvorni tender Procedure pozivanja bez javnog objavljivanja Jedan tender: 2-4 mjeseci Poziv na ponude Trajanje procedura Kada se koriste? Usluge/Twinning 6-8 mjeseci za projekte >200,000 1-3 mjeseci 2-4 mjeseci 2-4 mjeseci 6-12 mjeseci 3-5 mjeseci Nabavke 5-7 mjeseci 3-5 mjeseci 2-4 mjeseci 2-4 mjeseci Radovi 6-8 mjeseci 4-6 mjeseci 2-4 mjeseci 2-4 mjeseci Grantovi 5-7 mjeseci za projekte >5,000,000 za projekte < 5,000,000 but > 300,000 za projekte < 300,000 but > 10,000 za projekte < 10,000 za projekte < 200,000 but > 10,000 za projekte < 200,000 but > 10,000 za projekte < 10,000 za projekte >1,000,000 koji traje>12 mjeseci za projekte <200,000 koji traje < 8 mjeseci za projekte > 150,000 za projekte <150,000 ali > 60,000 za projekte <60,000 ali > 10,000 za projekte < 10,000

Opta uputstva za pripremu budeta Logika pripreme budeta zavisi od vrste ugovora. U ovom dijelu su prikazana opta uputstva za pripremu budeta koja su se odnose na kljune vrste ugovora. Ugovor o uslugama Ugovor o uslugama se koristi za angaovanje eksperata za obavljanje unaprijed definisanih zadataka. Budet i trokovi eksperata se raunaju u odnosu na vrstu i broj eksperata (vidjeti tabelu). Maksimalno trajanje ovakvog projekta je dvije godine.

47

Mjesene naknade, zasnovane na sektorskoj podjeli (EUR) Makroekonomija/finansije; ekonomski razvoj, energetika Javna uprava; kultura; telekomunikacije /informatike i komunikacione tehnologije; humanitarni rad Poljoprivreda/ruralni razvoj/sigurnost hrane, ivotne sredine, zdravstvo, saobraaj/infrastruktura; obrazovanje

1. kategorija (15 <godina) 6.000 20.000 5.000 16.000 4.000 12.000

2. kategorija (10 <godina) 5.000 15.000 4.000 12.500 3.000 10.000

3. kategorija (5 <godina) 4.000 12.500 3.000 10.000 2.000 7.500

Neplanirani trokovi (izmeu 2%-5%, ponekad i 10% budeta): bankarski trokovi dnevnice kada eksperti rade van uobiajenog radnog mjesta vidljivost aktivnosti, prevod itd. Odobravanje (oko 2% budeta): trokovi spoljnih revizora Naredna tabela predstavlja indikativne smjernice za pripremu budeta projekta u sluaju ugovora o uslugama. Budet mora biti posebno procijenjen za svaki projekat pojedinano. Vrsta tehnike pomoi
Ugovor 1 Lider tima

Indikativni ishodi
Ekspert za strateko planiranje Ekspert za finansije

Osobe/Projekti/Ugovori

Ukupno dana
440 440 220 440 110

Naknadna /jednokratna isplata

1,100 950 950 950 950

Ukupne naknade po ekspertu

484,000 418,000 209,000 418,000 104,500 1.633.500

Ugovor 1 1 Tehniki ekspert Ugovor 1 IT ekspert 1 Sektorski ekspert Ugovor 1 Ekspert za 1 Sektorski poljoprivredu ekspert Ugovor 1 Predava 1 Ekspert za obuke Ukupno za cijeli tim eksperata

Tvining/Laki tvining (Twinning/Twinning Light) Tvining ima za cilj da pomogne dravama korisnicama u razvoju moderne i efikasne administracije, sa strukturama, ljudskim resursima i upravljakim vjetinama, neophodnim za implementaciju acquis communautaire-a, na isti nain kao i u dravama lanicama. U dravama korisnicama tvining stvara osnov u administraciji i javnim organizacijama za budui rad sa partnerima iz drava lanica. Oni zajedno razvijaju i sprovode projekat koji se odnosi na prenoenje, stavljanje na snagu i implementaciju specifinih djelova acquis communautaire-a.

48

Svaki tvining ima najmanje jednog tzv. Stalnog tvining savjetnika (Resident Twinning Adviser - RTA) i lidera projekta. Stalni tvining savjetnik se bira iz administracije drave lanice ili iz nekog drugog odobrenog tijela u dravi lanici, da radi puno radno vrijeme, u periodu ne manjem od 12 mjeseci, u odgovarajuem organu dravne uprave u dravi partneru. Na osnovu iskustva, standardni budet za tvining iznosi izmeu 1-1.5 miliona eura, s tim to nije vei od dva miliona. Laki tvining se moe koristiti za rjeavanje nekog institucionalnog pitanja, koje je manjeg obima od pitanja koja se rjeavaju standardnim tviningom, recimo u sluaju da neophodne strukture nisu sloene ili da postojee trebaju neznatna poboljanja. Laki tvining podrazumijeva jasno definisanu ekspertizu javnog sektora drave lanice, generalno ukljuujui kratkorone ili srednjorone ekspertize zvaninika (dravnih slubenika), i/ili, manje esto, eksperti ostaju na dui period. Finansijski limit za laki tvining projekte je odreen na 250.000 eura, a njihovo maksimalno trajanje je ogranieno na 6 mjeseci; u posebnim sluajevima se mogu produiti na 8 mjeseci. Ovaj period prati i standardnih 3 mjeseca predvienih za pripremne aktivnosti i izvjetavanje. Ugovor o nabavkama Ugovor o nabavkama se koristi u sluajevima kada se nabavlja oprema. Ugovor pokriva opremu, ukljuujui instaliranje, obuku, rezervne djelove itd. Za izraunavanje budeta ugovora o nabavkama, neophodna je ekspertska procjena. Nadalje, neophodno je da se uzme u obzir vremenski okvir (godinu dana od momenta pripreme do momenta realizacije projekta). Visina budeta zavisi od vrste i koliine opreme (vidjeti primer u tabeli). Institucija Vrsta opreme Server Router VPN, Switch Sistem za upravljanje bazom podataka Softver za podrku zajednikim istargama Server Router VPN, Switch Sistem za upravljanje bazom podataka Server Router VPN, Switch OPerativni sistem Sistem za upravljanje bazom podataka Trokovi Koliina Cijena procijenjeni po jedinici 4.000 2 4.000 1 12.000 50.000 4.000 4.000 12.000 4.000 4.000 2.000 12.000 1 1 1 1 1 1 1 1 1

8.000 4.000 12.000 50.000 4.000 4.000 12.000 4.000 4.000 2.000 12.000 116.000

Uprava carina

Poreska uprava Narodna banka

Ukupan budet Ugovor o radovima

Ova vrsta ugovora se koristi za izgradnju i rekonstrukciju (infrastruktura). Ugovor pokriva sve trokove koji se odnose na izgradnju, rekonstrukciju, ukljuujui materijal, radnike, maine itd. Za izraunavanje budeta neophodna je ekspertska procjena. Visina budeta zavisi od vrste i oblika radova. U budetskom proraunu je neophodno uzeti u obzir nepredvidive trokove (6-15%) i nadgledanje radova.

49

Grantovi Ugovori o grantu se koriste u sluaju direktne donacije lokalnim i regionalnim vlastima, kao i organizacijama civilnog drutva za sprovoenje projekata koji su odabrani na javnom pozivu. Budet se sastoji od totalnog iznosa grant eme.

50

ANEKS 6 Formular za provjeru kvaliteta opisa projekata (project fiches)

Napomena: prije dostavljanja opisa projekta Jedinice za upravljanje projektima provjeravaju njegov kvalitet, u skladu sa navedenim formatom.

Naziv projekta:
Taka opisa projekata (project fiches) 1. Da li su svi korisnici precizno odreeni i identifikovana vodea institucija zaduena za sprovoenje projekta? 2. Da li se iz opteg cilja vidi zato je projektni prijedlog vaan za odgovarajuu sektorsku politiku i proces evropskih integracija? 3. Da li je projektni prijedlog usklaen sa Evropskim partnerstvom i MIPD? 4. Da li je projektni prijedlog usklaen sa nacionalnim stratekim dokumentima? 5. Da li obrazloenje projekta jasno i u dovoljnoj mjeri opisuje identifikovane probleme? 6. Da li je koncept odrivosti jasno predoen u projektnom prijedlogu? 7. Da li e svrha projekta (specifini ciljevi) biti postignuta, ukoliko se ostvare rezultati? 8. Da li pojedinane aktivnosti vode ostvarivanju odgovarajuih rezultata? 9. Da li su indikatori formulisani tako da zadovoljavaju kriterijume relevantnosti, mjerljivosti i vremenske specifinosti? 10. Da li su aktivnosti odreene kao proces a ne kao svreno stanje? 11. Da li su rokovi predvieni prijedlogom projekta u skladu sa zahtjevanim vremenskim okvirom za sprovoenje (n+2 za ugovaranje, n+5 za izvrenje ugovora i n+6 kao krajnji rok da se potroe dodijeljena sredstva)? 12. Da li su ukljuene sve relevantne informacije o koordinaciji sa ostalim tekuim aktivnostima? 13. Da li nacrt prijedloga projekta uzima u obzir iskustva steena u radu na prethodnim projektima finansiranim iz EU fondova? 14. Da li predviene aktivnosti mogu da budu sprovedene na osnovu predvienih sredstava 15. Da li su obaveze vezane za kofinansiranje definisane na odgovarajui 1.7 Potrebne izmjene Prihvatljivo Dobro Komentar

2.1 2.3 i 2.4 2.6 3.1 3.2 2.2 i 3.3 3.3 i 3.4 3.3 3.4

1.10, 1.11, 1.12 i 5

3.6 3.7 1.8, 1.9 i 4. 1.8, 1.9 i 4.

51

nain? 16. Da li su svi trokovi projekta podobni za 4. finansiranje u smislu pravila EU? 17. Da li su utvreni i jasno definisani tipovi ugovora koji se odnose na 3.4, 4, 5 implementaciju projekta? 18. Da li je aspekt zatite ivotne sredine 6.2 ukljuen u opis projekta? 19. Da li je aspekt uvaavanja nacionalnih 6.3 manjina ukljuen u opis projekta? 20. Da li je aspekt brige o ugroenim 6.1 grupama ukljuen u opis projekta? 21. Da li je aspekt rodne ravnopravnosti 6.1 ukljuen u opis projekta? Iskljuivo za investicione projekte - infrastruktura (23-25) i oprema Da (26) 22. Studija izvodljivosti je izraena? 23. Analiza uticaja na ivotnu sredinu je sprovedena? 24. Neophodna tehnika dokumentacija je izraena 25. Da li postoje pravne smetnje za sticanje vlasnitva nad zemljitem/graevinske dozvole/ pristup zemljinoj parceli itd? 26. Tehnika specifikacija za nabavku opreme je izraena?

Ne

52

Aneks 7 Procjena spremnosti projekta Postoje brojni primjeri projekata koji su bili zasnovani na potrebama bez adekvatne spremnosti i ija je priprema ili samo vlasnitvo nad projektom kasnilo ili koji nisu mogli biti implementirani. Ovo ima ozbiljan uticaj na ugovaranje, isplate, kao i na efikasnost i efektivnost EU podrke. Procjena spremnosti projekta, koji e biti razmatran na Grupi za podrku kvaliteta, je teak uslov i kljuni kriterijum prilikom odluivanja da li da projekat bude finanisran ili ne . Ovo podrazumijeva da: Ukoliko minimum elemenata ne bude zadovoljen tokom programiranja, projekat ne treba biti finansiran. Ovi elementi ukljuuju: o Jasno postavljene ciljeve i rezultate koji se ele postii projektom; o Kao opte pravilo vai da jedan projekat ne ukljuuje preko 2 ili 3 ugovora; izuzeci mogu biti uinjeni ali uz prethodno odobravanje Evropske komisije; o Usmjeravanje djelova projekata kako bi se izbjegli program gdje dio koji se odnosi na investicije zavisi od ishoda dijela koji se odnosi na tehniku podrku, gdje postoji rizik da investicije ne budu izvrene tokom trajanja projekta; o Tokom izrade projekata, neophodno je voditi rauna o lekcijama nauenim tokom implementacije prethodnih projekata; 25 o Detaljna analiza povezanih aktivnosti, koordinacija sa ostalim projektima, ukljuujui koordinaciju sa ostalim donatorima koji obezbjeuju podrku u toj oblasti, kako bi se izbjeglo preklapanje; o Nacinalno kofinansiranje treba da bude predvieno u nacionalnom budetu, kao i obaveze nacionalnih organa u narednim godinama (u sluaju kada se projekat implementira tokom vie godina)26 o Za projekte koji se odnose na investicije, ili koji sadre izmeu ostalog i investicije, jasno definisane obaveze nacionalnih organa u cilju pravovremenog ispunjavanja obaveza koje se tiu dozvola za gradnju, kao i odredbe koje se odnose na potrebne ljudske resurse koji e koristiti naruenu opremu (npr. Labaratorije za kontrolu hrane, veterinarske ustanove, carine, metrologija); o Za investicione projekte, ili projekte koji imaju djelove koji sadre specijalizovanu opremu ili je odreen znaajan iznos, neophodno je, prije odobravanja opisa projekta, izvriti adekvatnu procjenu trita. Bilo koje odstupanje od ovog pravila mora da bude potvreno, u pisanoj formi, od strane NIPAC-a Evropskoj komisiji; o Za investicione projekte ili komponente projekata koji se odnose na ugovore o radovima, neophodna je, prije odobravanja opisa projekata, izrada studija izvodljivosti. Bilo koje odstupanje od ovog pravila mora da bude potvreno, u pisanoj formi, od strane NIPAC-a Evropskoj komisiji;

Tematske evaluacije i evaluacije tokom implementacije projekta, koje sprovodi Generalni direktorat za proirenje, predstavljaju korisne preporuke za izradu projekata. Osobe zaduene za programiranj su, samim tim, pozvane da konsultuju izvjetaje o evaluacijama, koji se nalaze na sajtu http://ec.europa.eu/enlargement/financial_assistance/phare/evaluation/index_en.htm

25

53

o Projektni zadatak, smjernice za pozive na ponude i tehnike specifikacije trebaju da budu izraeni paralelno sa procesom programiranja i moraju da budu zavreni prije potpisivanja Finansijskog sporazuma. NIPAC mora Evropskoj komisiji da potvrdi, u pisanoj formi, bilo koi izuzetak od ovog pravila. Takoe, spremnost projekta se procjenjuje in a osnovu politikih potreba za samim projektom. Negativna odluka o projektima, zbog nedostatka spremnosti, e morati da bude donijeta, i u sluaju politikih pritisaka, od strane odgovarajuih instance. Finansiranje se moe prebaciti na narednu godinu, kada uslovi budu ispunjeni, obezbjeujui da je data oblast i dalje prioritet, u skladu sa Viegodinjim indikativnim planskim dokumentom. Viegodinji indikativni planski dokument se priprema za svaku dravu posebno, za period od 3 godine, sa godinjim revizijama i mogunosti iskljuivanja projekata koji niu spremni za sljedeu Finansijsku odluku, a uporedo odreujui sredstva za njihovu pripremu. Indikativno vigodinje planiranje se implementira putem godinjih Finansijskih odluka, na osnovu potreba i spremnosti projekata. Ovo omoguava poetak implementacije spremnih projekata i odlaganje za narednu fazu projekata koji nisu spremni.

54

55