Sunteți pe pagina 1din 18

C E N T R U L N AT I O N A L D E V O L U N TA R I AT

Selecia voluntarilor
In conformitate cu drepturile de proprietate intelectuala prevazute in Legea 8/1996, orice preluare integrala sau partiala a materialelor disponibile pe aceasta pagina se va face numai cu mentionarea autorului (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis) si a sursei

Cuprins 1. Pregtirea activitii de selecie a voluntarilor................3 1.1. Importana seleciei voluntarilor.4 1.2. Ce vrea organizaia de la voluntari.5 1.3. Ce vor voluntarii de la organizaie..7 2. Instrumente folosite n selecia voluntarilor..8 2.1. Formularele de aplicaie...8 2.2. Recomandrile...9 2.3. Interviul10 3. Intervievarea voluntarilor.10 3.1. Importana interviului de selecie......................11 3.2. Aspecte organizatorice ale interviului de selecie.........................................................................12 3.3. Coninutul interviului de selecie.......................13 3.4. Aspecte de urmrit n interviul de selecie........15 3.5. Probleme care pot aprea n procesul de intervievare.................................................................15 3.6. Gestionarea nepotrivirilor - cum spunem nu.............................................................................16 4. Dezvoltarea unei strategii de selecie a voluntarilor n organizaie...17 5. Bibliografie.........................................................................18 2

1. Pregtirea activitii de selecie a voluntarilor Activitatea de selecie a voluntarilor este strns legat de activitatea de recrutare. Pentru a avea succes este bine ca cele doua activiti s fie planificate mpreun, pentru a reui recrutarea voluntarilor de care organizaia are nevoie la un moment dat i pe care i va putea integra cu succes n activitile desfurate. Contientizarea nevoii de voluntari ntr-o organizaie este o bun oportunitate pentru reanalizarea, clarificarea i/sau adaptarea rolurilor pe care voluntarii le pot avea n organizaie. Reconfigurarea rolurilor voluntarilor n organizaie este bine s fie fcut naintea elaborrii strategiilor de recrutare i selecie, pentru a orienta aceste activiti ctre grupurile cele mai potrivite de poteniali voluntari. Stabilirea clar a rolurilor voluntarilor n organizaie trebuie s in cont de anumite criterii eseniale pentru succesul activitilor: ateptrile organizaiei de la voluntari; potenialele ateptri ale voluntarilor de la organizaie; beneficiarii activitilor n care vor fi implicai voluntarii; ateptrile acestora de la voluntari i de la organizaia care le ofer servicii. Pregtirea activitii de selecie a voluntarilor trebuie s includ urmtorii pai: evaluarea nevoii de voluntari n organizaie; clarificarea rolurilor pe care voluntarii le pot avea n organizaie; stabilirea profilului voluntarilor necesar pentru buna ndeplinire a activitilor propuse i pentru oferirea de servicii de calitate beneficiarilor; stabilirea detaliilor organizatorice ale procesului de selecie. 3

1.1. Importana seleciei voluntarilor Activitatea de selecie a voluntarilor este foarte important pentru asigurarea succesului activitilor organizaiei i voluntarilor. Selectarea la ntmplare a voluntarilor poate fi un succes, dar aceasta se va datora norocului i nu eficienei i raionalitaii managementului voluntarilor n organizaie. De ce este important selecia voluntarilor: permite identificarea abilitilor existente ale voluntarilor; permite identificarea nevoilor de instruire ale voluntarilor pentru succesul activitilor viitoare; permite orientarea voluntarilor ctre activitile potrivite abilitilor, intereselor i motivaiilor individuale; permite implicarea n activiti a voluntarilor potrivii pentru categoria de beneficiari ai organizaiei; permite clarificarea imaginii voluntarilor despre organizaie, activitile desfurate i rolul lor n aceast structur ajut la diferenierea clar a rolurilor personalului angajat i ale voluntarilor. Selecia voluntarilor se deosebete esenial de selectarea personalului pentru poziii retribuite prin simplul fapt c nu este indicat s spunem nu unei persoane care este dispus si ofere timpul, abilitile i druirea de bun voie i fr a solicita recompense financiare pentru folosul semenilor si i pentru soluionarea unor probleme comune. Astfel, cuvntul cheie n ceea ce numim selecia voluntarilor nu este de fapt a selecta ci a potrivi, adic a gsi voluntarul potrivit pentru activitile organizaiei i a gsi/crea activitile potrivite pentru voluntarii care vin n organizaie i nu se potrivesc nici unei poziii deja existente. Selecia voluntarilor devine n acest context un proces complex care trebuie s beneficieze de atenie sporit n cadrul organizaiei. 4

1.2. Ce vrea organizaia de la voluntari Cea mai simpl formulare a ateptrilor unei organizaii de la voluntari este gsirea voluntarilor potrivii pentru activitile desfurate n organizaie i n care se pot implica voluntarii. Aceast simplitate ridic ns unele ntrebri: Cum procedm n cazul acelor voluntari care nu se potrivesc acestor activiti pre-definite? Ct de specifice sunt descrierile activitilor pentru care dorim s selectm voluntarii potrivii? Rspunsul la aceste ntrebri este dat de gradul de flexibilitate i diversitate al organizaiei. Cu ct organizaia este mai flexibil i deruleaz activiti mai diversificate, cu att exist mai multe anse de a gsi activiti potrivite pentru ct mai muli voluntari. Exist trei stadii de specificitate n exprimarea ateptrilor organizaiei de la voluntari:

Stadiul 1

Analiza postului

Stadiul 2

Descrierea postului

Stadiul 3

Profilul candidatului

Analiza postului o este o analiz complex a elementelor solicitate de poziia respectiv; o se refer att la pregtirea profesional, ct i la trsturile de personalitate ale candidatului; o trebuie s fie flexibil - s ofere posibilitatea inputurilor personale; o informaiile trebuie culese prin metode variate: observaia direct; discuii cu actualul/fostul deintor al postului; discuii cu colaboratorii si direci; o este etapa pe care se bazeaz realizarea descrierii postului i a profilului candidatului; o trebuie s analizeze urmtoarele aspecte: activitatea concret; responsabilitile implicate; relaiile de munc; standardele de performan ale postului; condiiile de munc; evaluarea fostului deintor al postului; Descrierea postului o este prezentarea n scris a postului respectiv; o include sarcinile i responsabilitile implicate; o stabilete relaiile cu celelalte persoane din organizaie; Profilul candidatului o este descrierea candidatului ideal din punct de vedere al caracteristicilor solicitate de postul respectiv; o include specificarea abilitilor, calitilor i experienei necesare; o trebuie formulat cu grij astfel nct s nu includ constrngeri inutile. 6

1.3. Ce vor voluntarii de la organizaie n general voluntarii au motivaii foarte diferite pentru care se implic n activiti de voluntariat. Aceasta poate fi o problem pentru organizaii atunci cnd se pune problema gsirii activitilor de voluntariat potrivite pentru fiecare dintre voluntari. Ateptrile voluntarilor de la organizaii variaz de la ateptri legate de dezvoltarea personal sau profesional, pn la dorina de relaxare sau dorina de a se simi utili i activi n comunitate. Iat cteva dintre posibilele motivaii ale voluntarilor care se regsesc n ateptrile lor de la organizaii: s i fac noi prieteni; s petreac timp cu prietenii care sunt deja voluntari; s nvee lucruri noi; s-i formeze deprinderi utile; s dea napoi o parte din ceea ce au primit de la alii; s cunoasc oameni diferii; s se simt utili; s fie parte a unei organizaii prestigioase; s fac tranziia spre o nou via; s testeze o nou carier; s-i ajute pe cei mai puin norocoi; s realizeze ceva; s contribuie la ameliorarea comunitii; s lucreze cu un anumit grup de persoane; s i asume o responsabilitate; s fac parte dintr-o echip; s ntlneasc persoane importante din comunitate; s petreac un timp cu familia fcnd ceva util; s neleag problemele comunitii n care triete; s ctige experien n vederea obinerii unui loc de munc; s i menin n uz cunotine sau abiliti pe care altfel nu le folosesc. 7

2. Instrumente folosite n selecia voluntarilor Selecia voluntarilor se poate face prin metode diferite n funcie de posibilitile i specificul organizaiei. ntre cele mai rspndite instrumente folosite n selectarea voluntarilor se regsesc: formularele de aplicaie; recomandrile; interviul. Aceste instrumente pot fi folosite individual sau n diferite combinaii. 2.1. Formularele de aplicaie Formularele de aplicaie pot fi folosite ca prim etap a procesului de selecie a voluntarilor, informaiile astfel colectate fiind folosite pentru orientarea voluntarului ctre o activitate sau devenind baza interviului de selecie. De ce sunt utile formularele de aplicaie: simplific procesul de selecie, n special n cazul n care exist un numr limitat de posibiliti de implicare a voluntarilor; ofer posibilitatea colectrii de informaii specifice; ofer posibilitatea colectrii n timp a informaiilor similare pentru alctuirea unor baze de date; ajut la structurarea interviurilor de selecie. Formularele de aplicaie pot constitui o barier pentru implicare, mai ales n cazul persoanelor cu un nivel sczut de alfabetizare. Formularele trebuie utilizate atunci cnd este cazul i cnd informaiile astfel colectate sunt de utilitate sporit. Este bine s explicm voluntarilor cum vor fi folosite informaiile solicitate prin aceste formulare. 8

2.2. Recomandrile Recomandrile nu sunt o alternativ la celelalte metode de selecie a voluntarilor, ci mai degrab o completare a acestora. Recomandrile sunt o confirmare a unor abiliti a cror existen trebuie constatat printr-o alt metod. Recomandrile pot s conin informaii relevante despre voluntar din perspectiva relaiei cu cel care a ntocmit recomandarea i care nu au fost surprinse nici prin intermediul formularelor de aplicaie nici n cadrul interviului de selecie. n acest caz autorul recomandrii poate fi contactat pentru a furniza mai multe detalii i subiectul poate fi abordat ntr-o discuie cu voluntarul pentru clarificarea situaiei. Aspecte de luat n considerare cnd se solicit recomandri: persoana care ntocmete recomandarea s cunoasc voluntarul n calitate profesional i nu ca prieten sau membru al familiei; lipsa contactelor n domeniul profesional n care s-au solicitat recomandrile nu nseamn c avem n fa un voluntar care nu este potrivit pentru activitatea respectiv; recomandrile pot fi uneori prea generale i redactate n termeni pozitivi sau neutri; este nevoie de consisten la nivelul organizaiei n solicitarea recomandrilor - nu se vor solicita recomandri numai n anumite cazuri; persoana care ntocmete recomandarea este bine s fie informat despre abilitile i/sau expertiza necesar pentru ocuparea postului pentru care voluntarul este selectat; specificai cu claritate momentul n care sunt ateptate recomandrile (naintea interviului de selecie, dup interviul de selecie dar naintea nceperii activitii etc.)

2.3. Interviul Interviul de selecie a voluntarilor este instrumentul prin care putem dobndi cele complete informaii despre viitorii voluntari. Interviul este: un instrument de colectare de informaii; o posibilitate de a transmite informaiile dorite despre organizaie, activiti i beneficiari; o posibilitate de a evalua motivaia, interesul i abilitile viitorilor voluntari; o posibilitate de a evalua posibilitile de integrare ale viitorilor voluntari n organizaie; o posibilitate pentru voluntar de a evalua posibilitile de integrare n organizaie din perspectiv proprie. 3. Intervievarea voluntarilor Organizarea unui interviu pentru voluntari demonstreaz faptul c organizaia trateaz implicarea voluntarilor cu seriozitate i este dispus s investeasc timp i efort n organizarea acestor activiti. Interviul trebuie s fie un proces bidirecional n care organizaia obine informaiile dorite despre voluntari, iar voluntarii obin informaiile dorite despre organizaie. Interviul presupune schimburi de informaii pe trei direcii specifice: informaii pe care organizaia dorete s le transmit voluntarului; informaii pe care organizaia dorete s le afle despre voluntar; informaii pe care voluntarul dorete s le afle despre organizaie. 10

3.1. Importana interviului de selecie Importana interviului de selecie este dat tocmai de capacitatea acestuia de a facilita schimbul de informaii eseniale ntre voluntar i organizaie n vederea evalurii corecte i eficiente a posibilitilor de integrare a voluntarului n organizaie i a capacitii voluntarului de a contribui la atingerea scopurilor organizaiei. Informaii pe care organizaia dorete s le transmit voluntarului: istoricul organizaiei, misiune, valori i filosofie; detalii despre activitile n care voluntarii se pot implica; limitele implicrii voluntarilor n organizaie; proceduri n cadrul organizaiei; ateptrile organizaiei n ceea ce privete timpul alocat activitilor de voluntariat; situaii posibile n care voluntarii s-ar putea regsi pe parcursul activitii lor; detalii despre continuarea procesului de selecie pn la nceperea activitii. Informaii pe care organizaia dorete s le afle despre voluntar: motivaia pentru implicarea n activiti de voluntariat; ateptrile voluntarului de la organizaie i activitile pe care urmeaz s le desfoare; cum au aflat despre organizaie i activitile acesteia; experiene anterioare ca voluntar; activiti pe care doresc i pe care nu doresc s le realizeze; disponibilitatea pentru implicare n activiti de voluntariat; abiliti, experien i cunotine relevante; perioada pentru care doresc s desfoare activiti de voluntariat. 11

Informaii pe care voluntarul dorete s le afle despre organizaie: filosofia, scopurile i structura organizaiei; poziia intervievatorilor n organizaie; timpul necesar derulrii activitilor de voluntariat; tipul de activiti acre pot fi desfurate; rolul voluntarilor n organizaie; beneficiarii organizaiei; relaia voluntarilor cu angajaii - cum se integreaz voluntarii n structura organizaiei; limitele implicrii volnutarilor n organizaie; abiliti necesare i cum vor fi acestea utilizate; posibilitatea de schimbare a activitii pe care o desfoar; ofertele de instruire de care pot beneficia; sprijinul pe care se pot baza n derularea activitii; cum trebuie s procedeze atunci cnd apar probleme; procedurile de acoperire a cheltuielilor presupuse de activitile derulate; aspectele legale ale implicrii (contracte, asigurri etc.); cum vor fi informai despre rezultatele interviului de selecie. 3.2. Aspecte organizatorice ale interviului de selecie Intervievarea voluntarilor trebuie organizat foarte atent. Orice aspect poate deveni foarte important n cadrul procesului, de la locul de desfurare a interviului i pn la ntrebrile adresate, toate pot influena interviul ntr-un mod mai mult sau mai puin benefic pentru organizaie i/sau pentru voluntar. Intervievatorul trebuie s tie foarte clar ce caut la potenialii voluntari i cum va afla ceea ce caut. Sarcina intervievatorului nu este deloc simpl i este supus prejudecilor. Persoana care intervieveaz trebuie aleas cu grij. 12

Iat cteva caliti pe care intervievatorul este bine s le aib: empatia (nelegerea strii psihice a voluntarului i sprijinirea acestuia); capacitatea de reformulare i sintez (folosit pentru a sublinia punctele importante ale discuiei; trebuie exerciatt cu moderaie); capacitatea de ascultare activ (ncurajeaz voluntarul i contribuie la clarificarea nenelegerilor); abilitatea de a adresa ntrebri (presupune capacitatea de a mbina ntrebrile deschise cu cele nchise i de a adapta tipul ntrebrii la subiectul pe care aceasta l abordeaz); capacitatea de a crea i menine o atmosfer pozitiv (implic transmiterea unor senzaii de relaxare, calm, simpatie care stimuleaz discuia; exprimarea cu claritate i folosind un limbaj adecvat partenerului de discuie). Aspecte logistice ale organizrii interviului de selecie: alegei cu grij locaia interviului: o o sal special pentru interviu; o aranjament plcut - este de preferat ca interviul s nu se desfoare din spatele unui birou; o evitai ntreruperile; inei seama de nevoile persoanei intervievate: o ntmpinai persoanele la sosire; o tratai persoanele intervievate cu amabilitate; o cineva trebuie s se ocupe de candidai n cazul n care acetia trebuie s atepte; anticipai posibilele nevoi ale intervievatorului pentru a evita ntreruperea interviului. 3.3. Coninutul interviului de selecie ntrebrile adresate pe parcursul interviului de selecie sunt n general direcionate ctre colectarea urmtoarelor categorii de informaii despre voluntarul intervievat: educaie i instruire; experien; caliti i abiliti; atitudini i valori; altele. 13

Exist diferite tipuri de ntrebri care sunt mai mult sau mai puin eficiente n colectarea tipului dorit de informaii din categoriile specificate mai sus: ntrebri deschise: o sunt menite s ofere persoanei intervievate libertatea de a-i structura rspunsul; o ofer intervievatorului posibilitatea s descopere punctele de interes ale celui care vorbete; ntrebri nchise: o sunt folosite pentru a obine rspunsuri de tipul da/nu la ntrebri specifice; o folosirea lor inadecvat poate genera frustrri; ntrebri ipotetice: o sunt folosite pentru a pune n eviden atitudini i reacii comportamentale ale intervievatului care pot prezice comportamente viitoare; o folosirea lor din abunden poate genera confuzie; ntrebri specifice: o sunt folosite pentru a explora n detaliu situaii concrete; o sunt foarte utile n explorarea domeniilor de interes specific ale intervievatului; ntrebri inductive: o sunt ntrebria care ncearc s obin acordul intervievatului pentru propriile opinii; o aceste ntrebri pot genera discomfortul intervievatului; ntrebri capcan: o folosirea acestui tip de ntrebri nu este un semn de profesionalism i deschidere ctre intervievat; o nu este recomandat folosirea acestor ntrebri n interviurile de selecie a voluntarilor; ntrebri complexe: o sunt ntrebri care genereaz confuzie att pentru persoana intervievat ct i pentru intervievator. 14

3.4. Aspecte de urmrit n interviul de selecie Ce urmrim prin interviul de selecie: dobndirea de informaii; oferirea de informaii; facilitarea procesului de cunotere reciproc ntre organizaie i voluntari; facilitarea procesului de selecie (gsirea activitii potrivite) pentru fiecare voluntar; reaciile indoividuale care pot prezice comportamente viitoare etc. Interviul nu trebuie ncheiat nainte de: a oferi voluntarilor intervievai posibilitatea s adreseze ntrebri; a oferi rspunsuri la ntrebrile voluntarilor; a oferi informaii despre modul n care rezultatele interviului vor fi aduse la cunotina intervievatului i care sunt urmtorii pai n cazul unui rspuns pozitiv. 3.5. Probleme care pot aprea n procesul de intervievare n timpul interviului de selecie pot aprea diferite probleme: prejudeci personale ale intervievatorului; ntreruperi; personalizarea discuiei pe domenii - poate degenera n conflict verbal; apariia unor momente dificile (tcere, ezitare, schimbri ale subiectului, evitarea rspunsurilor) care pot duce la blocarea comunicrii; adresarea de ntrebri dificile sau care sunt marcate de prejudeci. Depirea cu succes a acestor probleme depinde de arta intervievatorului de a conduce discuia i de capacitatea sa de a depi momentele dificile aprute n timpul interviului. 15

3.6. Gestionarea nepotrivirilor - cum spunem nu n procesul de selecie a voluntarilor pot aprea i situaii dificile n care nu se poate gsi o activitate potrivit pentru un voluntar cu anumite abiliti i caracteristici. n aceast situaie este recomandat redirecionarea voluntarului ctre organizaii despre care tim c desfoar acele activiti care s-ar potrivi abilitilor voluntarului respectiv.Cea mai recomandabil abordare pentru o organizaie care lucreaz cu voluntari este s ncerce s nu spun nu celor care doresc s devin voluntari. Pot aprea totui i situaii n care este necesar s spunem nu. Acestea pot fi datorate unor factori precum: lipsa de timp i/sau de resurse ale organizaiei pentru a gestiona activitatea unui numr foarte mare de voluntari; nevoia de abiliti i cunotine specifice pentru activitile n care se pot implica voluntarii. Cum justificm un refuz: folosind descrierea postului i profilul candidatului; fcnd distincia ntre abilitile i calitile pe acre voluntarul le posed i abilitile i calitile necesare pentru poziiile disponibile n cadrul organizaiei; convingerea voluntarului c refuzul nu este o decizie subiectiv, ci se bazeaz pe argumente i realitate; oferind alternative de organizaii i/sau activiti; fiind sinceri i cinstii - amnarea momentului n care spunem nu nu este o soluie; confirmnd decizia luat; lasnd deschis posibilitatea unei contactri ulterioare, dar numai n situaiile n care acest lucru este sigur c se va ntmpla. Este foarte important aplicarea cu regularitate i consisten a criteriilor pe baza crora se spune nu! 16

4. Dezvoltarea unei strategii de selecie a voluntarilor Dezvoltarea unei strategii de selecie a voluntarilor n cadrul organizaiei ofer mai multe avantaje: faciliteaz planificarea i organizarea strategiilor de recrutare; transmite potenialilor voluntari i partenerilor organizaiei mesajul c implicarea voluntarilor este o activitate privit cu seriozitate, n care organizaia investete timp i effort; contribuie la construirea unei imagini complexe i pozitive a organizaiei n relaia cu voluntarii i ali parteneri; aduce la cunotina publicului larg - implicit a viitorilor voluntari - seriozitatea organizaiei, asumarea unor principii, reguli i standarde de bun practic; ofer posibilitatea celor interesai s desfoare activiti de voluntariat s cunoasc standardele organizaiei nainte de a decide s se implice n activitile acesteia; justific eventualele refuzuri ale unor voluntari nepotrivii cu profilul, standardele sau domeniul de activitate al organizaiei. Pentru a fi funcional, strategia de selecie a voluntarilor trebuie: s fie gndit odat cu programul de voluntariat; s fie n armonie cu strategia de recrutare practicat de organizaie; s fie formulat cu claritate; s fie fcut cunoscut celor interesai s activeze ca voluntari n organizaie; s nu fie discriminativ; s mpiedice pe ct de mult posibil deciziile subiective ale celor care realizeaz selecia; s fie justificat de natura activitilor care urmeaz a fi desfurate de voluntarii astfel selectai; s nu devin o barier n calea implicrii voluntarilor! 17

5. Bibliografie

* * * . 1991. Book 6 - Choosing and Developing Staff and Volunteers. Dorchester UK: The Open University * * * . 2000. Recruitment and Selection of Volunteers. Camden: Camden Volunteer Bureau Blais, Linelle M. et al. 1996. Stepped Approach to Volunteer Recruitment and Retention. The American Cancer Society Burke, Mary Ann i Carl Liljenstolpe. 1992. Recruiting Volunteers - A Guide for Non-Profits. Menlo Park CA: Crisp Publications

18