Departamentalizacion de Costos

COSTO POR RDENES DE PRODUCCION
DEPARTAMENTALIZAR O DISTRIBUCION DE LOS COSTOS DE PRODUCCION

Departamentalizacin Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas. De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son: 1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.
2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3. Geogrfica o por Territorios: En este caso la departamentalizacin se realiza en base a las zonas geogrficas en las que se encuentra presente la empresa
______________________________________________________________________________________ Gua con fines didcticos, no pretende sustituir ni cohibir la investigacin y consulta adicional de otras fuentes de informacin por parte del alumno. Prof. Willim Dallos. Materia: Control de Costos.
4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.
6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.
Departamentalizacin de costos. Si la empresa es de cierta magnitud y sobre todo cuando el proceso de fabricacin requiere de varias operaciones distintas es aconsejable registrar y acumular los costos de fabricacin por departamentos. De este modo la empresa puede no solamente costear cada orden de produccin con mayor precisin sino que tambin, puede hacer responsables a los distintos departamentos de los costos en que incurran, lo que a su vez permite controlar los costos. En empresas industriales pequeas y de procesos manufactureros relativamente poco complicados se pueden considerar como un solo departamento de produccin. El primer paso en relacin con la departamentalizacin de los costos es establecer los departamentos que han de reconocer en el sistema de costos. Esto implica el decidir no solamente el nmero de departamentos de produccin que habr, sino tambin el nmero de departamentos de servicios que se van a tener Departamento de produccin. Un departamento de produccin quizs se pueda definir como una unidad operativa (compuesta por hombres y maquinas) que participan en la fabricacin real del producto terminado. En algunas compaas se puede distinguir claramente los departamentos de produccin. Por ejemplo, un departamento inicial que disea y elabora los patrones de la materia prima, un segundo que corta lo que recibe del primer departamento, y un tercer departamento que cose y termina las unidades. Son tres operaciones y tres localidades separadas en la fbrica, as que son tres departamentos de produccin. Departamento de Servicio. As como ninguna fbrica puede operar sin departamento de produccin, a su vez estos tampoco pueden operar sin la asistencia de departamento de servicios. Aunque no estn directamente conectados con la fabricacin del producto, sin, embargo, los departamentos de servicios suministran aquellas clases de asistencia de indirecta o servicio indispensable para que la fbrica pueda cumplir su cometido. A continuacin se da una lista parcial de los servicios que podran proporcionar los departamentos de servicios de una compaa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Manejo de materiales. Almacenamiento de materiales. Compra y recibo de materiales. Control de calidad. Control de produccin Ingeniera Industrial Servicios de personal Mantenimiento de plantas y maquinas. Servicios mdicos. Contabilidad de fabrica Proteccin de plantas Supervisin general de fabrica Generacin de energa.
Determinar los diferentes tipos de servicios a prestar en una fbrica suele ser tarea fcil, pero no es fcil determinar cmo se deben departamentalizar estos diferentes servicios. Existen criterios para clasificar estos departamentos. 1. La similitud de un servicio con otro.
2. 3.
El costo relativo de suministrar el servicio. El supervisor responsable, al menos de los costos controlables de suministrar el servicio.
DISTRIBUCIN DE COSTOS
DEPARTAMENTALIZACIN DE LOS COSTOS Para llevar a cabo la asignacin de todos los costos relacionados con las reas, se deben tener en cuenta los siguientes criterios: 1. El material directo y la mano de obra directa se asignan de forma directa a cada centro de costo. 2. Los CIF pueden tener relacin directa o indirecta con el centro de costo. 3. Para los CIF indirectos se requieren prorrateos, mediante criterios o bases que guarden relacin con el costo a distribuir.
Etapas en la asignacin de costos: Prorrateo primario: Asignacin de los costos tanto directos como indirectos a los centros de costos operativos, de servicios y administrativos. Alunas de las bases de asignacin utilizadas en el prorrateo primario son: - Metros Cuadrados - Kilovatios Consumidos por equipos elctricos - Nmero de personas - Valor de los equipos - Nmero de extensiones telefnicas
Ejemplo de prorrateo primario: El presupuesto de costos para la compaa ALFA es el siguiente:
La distribucin de costos es la siguiente:
Prorrateo Secundario: Es la asignacin de los centros de costos administrativos y de servicios a los operativos. EL prorrateo secundario puede realizar de dos formas:
Directo: se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios solo entregan costos a los departamentos operativos., es decir no se asignan costos entre departamentos de apoyo.
Escalonado: se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios se reparte tanto a los restantes departamentos de servicios, como a los operativos, de acuerdo con un orden prestablecido.
Ejemplo prorrateo secundario: Tomando como base los datos arrojados por el prorrateo primario, y teniendo en cuenta que el Departamento de Servicios 1 se distribuye con base en el valor de los activos y el Departamento de Servicios 2 con base en el nmero de empleados, realizaremos el prorrateo secundario: Mtodo Directo:
Mtodo Escalonado:
Variaciones de CIF: Las variaciones de CIF analizadas en el captulo anterior, igualmente se presentan cuando la empresa se encuentra segmentada por reas de responsabilidad, sin embargo su tratamiento es un poco diferente, veamos: Variacin de Presupuesto: debe determinarse antes del prorrateo secundario, con el nimo de evaluar el consumo de recursos tanto en los departamentos operativos, como de servicios. Variacin de Capacidad: debe determinarse despus del prorrateo secundario, por lo tanto slo se calcula para los departamentos productivos. LAS VARIACIONES DEL COSTO INDIRECTO DE FABRICACION La variacin de costos generales de fabricacin o costos Indirectos de fabricacin, se puede analizar y descomponer en las variaciones llamadas de presupuesto y capacidad o volumen respectivamente VARIACION DE PRESUPUESTO: Mide el grado en que los costos reales difieren de los presupuestados para el nivel de produccin realmente alcanzado. Esta Variacin se calcula para cada uno de los costos generales en la siguiente forma: Al final del periodo se aplica la formula presupuestal de cada costo al nivel de produccin realmente alcanzado, la diferencia entre este presupuesto y la cifra real de cada costo, constituye su variacin de presupuesto. Ej.: La empresa CITISOCCER C.A., tiene un nivel de produccin presupuestado de 10.000 HMOD, supongamos que el nivel de produccin realmente alcanzado en el periodo fue de solo 8.000 HMOD. A continuacin los costos indirectos del periodo: Costos Materiales Indirectos MOI Seguros de Fabrica Depreciacin Maquina Servicios pblicos Depreciacin Edif. Planta Varios Fijos Variable $ 0,00 $ 10,00 Hora de MOD $ 3.000,00 $ 1.000,00 $ 1.500,00 $ 300,00 $ 2.000,00 $ 1.000,00 $ 8.800,00 $8.800 + ($30*10.000)=$308.800 TP = $308.800 10.000 Materiales Indirectos MOI Seguros de Fabrica Depreciacin Maquina Servicios pblicos ($10*8.000) ($3.000+$5*8.000) $ 1.000,00 $ 1.500,00 ($300+$12*8.000) =$80.000 =$43.000 $ 1.000,00 $ 1.500,00 =$96.300 = $30,88/ HMOD $ 5,00 Hora de MOD $ 0,00 Hora de MOD $ 0,00 Hora de MOD $ 12,00 Hora de MOD $ 0,00 Hora de MOD $ 3,00 Hora de MOD $ 30,00
Depreciacin Edif. Planta Varios
$ 2.000,00 ($1000+3*8.000)
$ 2.000,00 =$25.000 248.800,00
Costos Materiales Indirectos MOI Seguros de Fabrica Depreciacin Maquina Servicios pblicos Depreciacin Edif. Planta Varios
Costo Real $85.000,00 $40.000,00 $1.000,00 $1.500,00 $95.000,00 $2.000,00 $26.000,00 $250.500,00
Presupuesto para 8.000 HMOD $80.000,00 $43.000,00 $1.000,00 $1.500,00 $96.300,00 $2.000,00 $25.000,00 $248.800,00
Variacin de Presupuesto. $5.000,00 -$3.000,00 $0,00 $0,00 -$1.300,00 $0,00 $1.000,00 $1.700,00 D D F D F
Cuando los costos reales exceden a los presupuestados, la variacin es desfavorable, porque quiere decir que el regln respectivo costo ms de lo que debera haber costado. En el caso contrario la variacin es favorable. Esta condicin de la variacin est indicada por las letras D y F respectivamente. En el ejemplo vemos que en total obtenemos una variacin neta de Presupuesto de $ 1.700 Desfavorable. Sin embargo esta cifra de variacin total de presupuesto es poco significativa para la administracin de la empresa. Las cifras que interesan son las de las variaciones de cada uno de los reglones de costos generales. Se debe investigar la causa de las distintas variaciones con el fin de tomar la accin correctiva que sea necesaria. LA VARIACION DE CAPACIDAD: La Variacin de capacidad o volumen es la diferencia entre el total de los costos generales presupuestados para el nivel real de produccin y el total de costos generales aplicados. Siguiendo el mismo ejemplo de la empresa CITISOCCER CA; Recordemos la tasa predeterminada para la aplicacin de los costos generales fue de $ 30.88 por hora de MOD, segn el siguiente calculo: Presupuesto de CGF TP = $308.800 = $30,88/ HMOD Presupuesto Nivel de Produccin. 10.000 HMOD El presupuesto de CGF resulta de aplicar la formula presupuestal total (Fpt) al presupuesto de nivel de produccin o capacidad presupuestada. En el ejemplo Fpt.=$8800 fijos + $ 30/HMOD. Aplicando esta frmula a la capacidad presupuestada de 10.000 HMOD obtenemos el presupuesto de CGF: $308.800+30 x 10.000. Como el nivel real de produccin (capacidad real alcanzada) fue de slo 8000 HMOD, el total de costos generales aplicados fe de $247.040 (8000x30, 88). El total de costos generales presupuestados para el nivel de produccin real $248.800, como vimos en el caso anterior. La variacin de capacidad es, por tanto, $1760, calculada as: Total CGF Presupuestados para produccin real Total CGF Aplicados Variacin de capacidad $248.800,00 $247.040,00 $1.760,00 D
Cuando el nivel de produccin alcanzado es inferior al presupuestado la variacin es desfavorable porque representa capacidad ociosa. En caso contrario, la variacin es favorable. La variacin de capacidad se puede calcular de otras maneras. 1.- La tasa predeterminada de $30,88 que se empleo durante el periodo para la aplicacin de los costos generales, se determino con base en un nivel de produccin ms alto del realmente alcanzado. Con base en el nivel real de produccin, la tasa sera $31,10/HMOD, calculado as: Presupuesto de CGF TP = $248.800 = $31,10/ HMOD Nivel de Produccin Real. 8.000 HMOD As que cada vez que se aplicaba la tasa de $ 30,88 se produca una diferencia de $0,22($31,10-$30,88) por cada hora de mano de obra directa real. Para el total de las 8.000 horas, la diferencia ascendi a $1760(8000x0, 22) y sta es precisamente la variacin de capacidad. Los costos generales, en este caso, no se aplicaron a la produccin al 100% de la capacidad. Hubo una sub-aplicacin de costos generales en la produccin y por consiguiente se presento una variacin de capacidad desfavorable (D) 2.- La tasa predeterminada de $30,88 se compone en realidad de dos tasas: Una para los elementos fijos y otra para los variables. La variacin de capacidad se debe a la tasa de costos fijos, ya que los variables siguen las fluctuaciones del nivel de produccin: Tasa Variable Tasa fija (8800/10000) Tasa total $30,00 HMOD $0,88 HMOD $30,88 HMOD
Multiplicando la tasa fija (Tf) por la diferencia de capacidad (DC) obtenemos la variacin de capacidad (Vc). La diferencia de capacidad es la que existe entre la capacidad presupuestada (CP) que se utilizo para el clculo de la tasa y la capacidad real (CR) o nivel de produccin real: DC=CP-CR; 10.000-8.000=2.000; Cuando CR<CP, la diferencia de capacidad representa capacidad ociosa y por tanto la variacin de capacidad resulta desfavorable. En caso contrario, la variacin de capacidad ser favorable: Vc=Tf x DC; Vc= 0,88 x 2000= $ 1.760 desfavorable.
3.- La forma ms sencilla para obtener la variacin de capacidad consiste en multiplicar los costos fijos presupuestados (CFP) por el porcentaje de la diferencia de capacidad respecto a la capacidad respecto a la capacidad presupuestada. Si representamos dicho porcentaje por %DC tenemos que: %DC= DC/CP= 2000/10000=0,20 x 100 =20% Los costos fijos presupuestados son los mismos que se encuentran en la formula presupuestal total de costos generales que se utilizo para el clculo de la tasa predeterminada, o sea $8.800 en nuestro ejemplo, Vc=CFP x %DC $8.800x0, 20=1.760 Desfavorable. La variacin resulta desfavorable porque la diferencia de capacidad representa capacidad ociosa y por ende su porcentaje tambin. Los anteriores clculos nos muestran claramente que para que exista variacin de capacidad se requieren dos condiciones: A) que haya costos fijos presupuestados y B) que haya diferencia de capacidad. Vn= $3.460 D
CGFr. $250.500
CGFpr. $248.800
CGFap. $247.040
Vp= $1.700 D
Vc= $1.760 D
CGFr.= Costos Generales de Fabricacin reales. CGFpr.=Costos Generales de Fabricacin Presupuestados para produccin real. CGFa=Costos Generales Fabricacin Aplicados. Vn= Variacin neta o total. Vp= Variacin de Presupuesto. Vc= Variacin de capacidad o volumen. Como se observa, la variacin neta es la diferencia entre los costos generales reales y los aplicados y debe ser siempre igual a la suma algebraica de las dos variaciones de presupuesto y capacidad. Siempre que los costos generales excedan a los costos generales aplicados, la diferencia (La variacin neta) se denomina Desfavorable y en caso contrario Favorable. Si la variacin neta es desfavorable, la suma de las Variaciones de Presupuesto y Capacidad debe ser tambin desfavorable, ver ilustracin. Sin embargo, esto no significa que tanto la Variacin de Presupuesto y la Variacin de capacidad tengan que ser desfavorables; La una puede ser favorable y la otra desfavorable. Pero su suma algebraica (Desfavorable menos Favorable) debe ser igual a la variacin neta desfavorable. Esto mismo sigue siendo cierto, naturalmente cuando la Variacin Neta es Favorable. Ejercicio departamentalizacin de CIF La empresa PRODUCCION TOYRA PAO C.A. proyecta para el prximo periodo el siguiente consumo de recursos en el desarrollo de sus actividades: Presupuestado MI Vigilancia D. Edificio D. Maquinaria Acueducto Telfono Seguros Total 25.000.000 12.000.000 15.000.000 7,000,000 6,000,000 9,000,000 7,000,000 81,000,000 Real 27.000.000 12.000.000 15.000.000 7,000,000 5,800,000 10,200,000 7,000,000 84,000,000
Las estadsticas con las que se cuenta para la distribucin de los CIF son: Departamentos valor activos Valor maquinaria personas % MD %MOD M2 NOP Taller Pintura Acabado Almacn Empaque Total 250,000,000 180,000,000 200,000,00 30,000,000 50,000,000 710,000,000 120,000,000 140,000,000 160,000,000 10,000,000 2,000,000 432,000,000 15 20 12 8 5 60 40 30 30 0 0 100 20 50 30 0 0 100 NOR
200 15.000 14,200 300 20.000 20.000 100 12.000 13.000 40 60 700
Los departamentos de Almacn y empaque se consideran de servicio y se distribuyen a los departamentos operativos de la siguiente forma: Almacn: se asigna con base en el consumo de material directo. Empaque: se asigna al departamento de acabado.
Todos los costos de los departamentos de servicios se consideran fijos, los departamentos operativos tienen los siguientes costos fijos: Taller: $10.000.000 Pintura: $12.000.000 Acabado: $8.000.000 Prorrateo primario de CIF Presupuestados:
Taller
MI Vigilancia D. Edificio D. Maquinaria Acueducto Telfono Seguros Totales 10,000,000 4,225,352 4,285,714 1,944,444 1,500,000 2,250,000 2,464,789 26,670,300
Pintura
7,500,000 3,042,254 6,428,571 2,268,519 2,000,000 3,000,000 1,774,648 26,013,991
Acabado
7,500,000 3,380,282 2,142,857 2,592,593 1,200,000 1,800,000 1,971,831 20,587,562
Almacn
507,042 857,143 162,037 800,000 1,200,000 295,775 3,821,997
Empaque
845,070 1,285,714 32,407 500,000 750,000 492,958 3,906,150
Total
25,000,000 12,000,000 15,000,000 7,000,000 6,000,000 9,000,000 7,000,000 81,000,000
Prorrateo secundario de CIF Presupuestados:
P. Primario
Taller Pintura Acabado Almacn Empaque 26,670,300 26,013,991 20,587,562 3,821,997 3,906,150
Almacn
1,528,799 1,146,599 1,146,599 - 3,821,997
Empaque
0 0 3,906,150 - 3,906,150
Total
199.098 27,160,590 25,640,311 -
Prorrateo primario de CIF Reales:
Taller
MI Vigilancia D. Edificio D. Maquinaria Acueducto Telfono Seguros Total 10,800,000 4,225,352 4,285,714 1,944,444 1,450,000 2,550,000 2,464,789 27,720,300
Pintura
8,100,000 3,042,254 6,428,571 2,268,519 1,933,333 3,400,000 1,774,648 26,947,325
Acabado
8,100,000 3,380,282 2,142,857 2,592,593 1,160,000 2,040,000 1,971,831 21,387,562 -
Almacn
507,042 857,143 162,037 773,333 1,360,000 295,775 3,955,330
Empaque
845,070 1,285,714 32,407 483,333 850,000 492,958 3,989,483
Total
27,000,000 12,000,000 15,000,000 7,000,000 5,800,000 10,200,000 7,000,000 84,000,000
Prorrateo Secundario de CIF Reales:
P. Primario
Taller Pintura Acabado Almacn Empaque 27,720,300 26,947,325 21,387,562 3,955,330 3,989,483
Almacn
1,582,132 1,186,599 1,186,599 - 3,955,330
Empaque
0 3,989,483 - 3,989,483
Total
29,302,432 28,133,924 26,563,645 -
Variacin de presupuesto:
CIF Aplicados:
Variacin de Capacidad:
Variacin Neta:

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DEPARTAMENTALIZAR O DISTRIBUCION DE LOS COSTOS DE PRODUCCION

Ejemplo de prorrateo primario: El presupuesto de costos para la compaa ALFA es el siguiente:

La distribucin de costos es la siguiente:

Depreciacin Edif. Planta Varios

$ 2.000,00 =$25.000 248.800,00

Prorrateo secundario de CIF Presupuestados:

Prorrateo primario de CIF Reales:

Prorrateo Secundario de CIF Reales:

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