ARQUIVOS CONCEITOS E PRINCIPIOS 1 - Conceito Fundamentais So chamados de arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico

e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (Lei 8159/91). Embora tenha como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operaes destinadas ao tratamento tcnico da informao so distintas. As bibliotecas so formadas essencialmente por documentos impressos, de tiragem mltipla, ou seja, uma determinada obra pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros so adquiridos por compra, permuta ou doao, formando colees reunidas pelo assunto, com finalidade cultural, tcnica e cientfica. Os documentos de arquivo so formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; so impressos em exemplar nico ou em nmero reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatrios da informao. Os conjuntos documentais so reunidos por origem produtora, a qual chamamos de fundos, e se apresentam em uma gama de suportes como o audiovisual, textual e o informtico. Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Caractersticas Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplar nico ou em n. reduzido) Documentos impressos e audiovisuais (exemplares mltiplos) Finalidade Funcional Cultural, tcnica ou cientfica.

Tipo de conjunto Fundos: unidos pela origem. Coleo: unidos pelo contedo. Entrada de documentos Acumulao natural: so produzidos em decorrncia do desempenho das atividades administrativas da instituio. Compra, permuta e doao. Finalidade e Funo dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao que o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria da entidade que os gerou. Eles so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evoluo. A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa. 2. Classificao dos Arquivos Os arquivos podem ser classificados conforme os seguintes aspectos: 1.1 Natureza dos Documentos Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros. 1.2 - Extenso de sua atuao Quanto sua extenso, os arquivos podem ser classificados em setoriais,

estabelecidos junto aos setores de trabalho da empresa, ou em arquivos centrais ou gerais, ou seja, aqueles que renem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituio. 1.3 - Entidades mantenedoras: Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em: a) arquivos pblicos: so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuies administrativas, legislativas e/ou judicirias. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. b) arquivos privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais. 1.4 - Estgios de evoluo: Os documentos arquivsticos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm chamado de teoria das trs idades: a) arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. b) arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. (Lei n. 8.159/91, art. 8)