Recomandri i exemple practice privind achiziiile publice

Recomandri privind ntocmirea documentaiei de atribuire 1. Pentru facilitarea parcurgerii informatiilor de catre operatorii economici interesai in a participa la o procedur de achiziii, se recomand ca documentaia de atribuire s se structureze pe seciuni, astfel: - seciunea I fia de date a achiziiei; - seciunea II caietul de sarcini; - seciunea III propunerea de contract; - seciunea IV formulare si modele; 2. Intrucat compararea preurilor prevazute in propunerile financiare ale ofertanilor se realizeaz de regul, la valorile exprimate in lei, recomandm precizarea in fia de date a achiziiei, a datei pentru care se determin echivalena leu/euro. Recomandri privind utilizarea acordului cadru 1. La ncheierea unui acord cadru autoritatea contractant va acoperi prin clauze, situaiile care determin rezilierea acestuia, cum ar fi: - refuzul de a semna contractul subsecvent; - refuzul de a constituii garania de buna execuie a contractului subsecvent. Recomandri privind ntocmirea cerinelor minime de calificare 1. n vederea demonstrrii capacitii financiare, autoritatea contractant poate solicita operatorului economic dovezi ale accesului sau disponibilitate la resurse reale negrevate de datorii, linii de credit confirmate de banci sau orice alte mijloace financiare suficiente a realiza cashflow de execuie a lucrrii pentru perioada impusa. 2. Cazurile n care susinerea terului vizeaz ndeplinirea unor cerine minime de calificare ce presupun resurse care nu au caracter transferabil, cum ar fi experiena similar, indicatorii financiari si altele asemenea trebuie tratat cu pruden. n acest caz, angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie sa garanteze autoritatii contractante faptul c n cazul in care contractantul ntmpina dificultai, persoana susinatoare se oblig s se implice direct in ndeplinirea corespunzatoare a obligaiilor contractuale. 3 Recomandm ca n cazul contractelor Fidic Verde n care nu exist clauz de ajustare de pre s se introduc o formul de ajustare a preului pentru a evita ulterior blocarea contractului. 5. Atunci cand se solicit n Documentaia de atribuire prezentarea de certificate ISO trebuie stipulat, de asemenea, cine trebuie sa dein aceste certificate: producatorul, furnizorul sau ambii. De asemenea trebuie avut n vedere faptul c operatorul economic obine Certificarea ISO pentru modul n care i desfoar activitatea i faptul c aceast certificare nu are o legatur direct cu produsul final (nu acesta este certificat ISO de

multe ori se creeaz aceast confuzie). Recomandm ca n cazul contractelor care implic numai livrare (nu si producia utilajului/echipamentului) aceste certificri sa nu fie solicitate avand n vedere faptul c nu prezint relevan. De exemplu, n cazul achiziiei unui utilaj/echipament trebuie avut n vedere n ce calitate particip operatorul economic la procedur (producator sau doar furnizor?). n acest sens, pentru a fi relevant certificarea ISO ar trebui ca Autoritatea Contractant s solicite prin documentaia de atribuire prezentarea acestei certificari pentru producator i nu pentru furnizor. 6. n cadrul anumitor contracte de lucrri se solicit ca ofertantul s prezinte lista privind utilajele si echipamentele pe care le deine in vederea executrii lucrrii respective. Aceasta list nu-i este de ajutor Autoritii Contractante avnd n vedere ca n cazul n care ofertantul nu are o dotare corespunztoare, Autoritatea Contractanta nu poate s-l exclud din procedura de atribuire. Pentru a evita acest aspect este recomandat ca n cadrul documentaiei de atribuire s se menioneze clar echipamentele i numrul acestora pe care operatorul economic s le dein n proprietate sau nchiriate. De asemenea anumii Beneficiari solicit pentru lucrri mari ca ofertanii sa dein Staie de betoane la distane de max x km de amplasament. Aceast solicitare este restrictiv avnd n vedere faptul ca nu permite participarea celor ce nu dein aceste staii de betoane. n acest sens recomandm ca Autoritatea Contractant s dea posibilitatea ofertanilor s prezinte contracte de servicii/furnizare cu firmele ce dein aceste staii. 7. n cadrul anumitor contracte de furnizare se solicit prin Documentaia de atribuire deinerea de service autorizat pentru executarea de reparaii aferente bunurilor echipamentelor respective. Aceast solicitare este de asemenea restrictiv avand in vedere faptul ca nu permite participarea celor ce nu dein aceste service-uri. In acest sens recomandm ca Autoritatea Contractant sa dea posibilitatea ofertanilor s prezinte contracte de servicii cu firmele ce dein service. 8. n cazul procedurilor de atribuire pe loturi este recomandat ca Autoritarea Contractant s impun cerine minime de calificare (privind capacitatea tehnic Exemplu - experiena similara) respectiv capacitatea financiar Exemplu Cifra de afaceri) pentru fiecare lot in parte (adaptate la complexitatea/valoarea fiecarui lot in parte) i nu generale pentru toate loturile. 9. Este interzis a se solicita operatorilor economici ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic si financiar, capacitatea tehnic si/sau profesional care ar conduce la restricionarea participarii la procedura de atribuire. n acest sens este interzis stabilirea unor cerine minime de calificare care nu prezint relevant n raport cu natura si complexitatea contractului de achiziie public sau sunt disproporionate n raport cu natura si complexitatea acestuia. 10. Recomandm ca modelul de contract anexat documentaiei de atribuire s fie atent completat i adaptat cerinelor achiziiei respective. Muli beneficiari anexeaz un contract nepersonalizat, fara clauze contractuale mentionate ca i cerine minime prevazute in fia de date i n caietul de sarcini, iar la incheierea propriu-zis a contractului respectiv se foloseste cu totul alt model de contract (alte clauze).

Recomandri privind modul de evaluare al ofertelor

1. Recomandm ca n cazul procedurilor de atribuire a contractelor de lucrri/bunuri unde s-a optat pentru criteriul de atribuire cea mai avantajoas oferta din punct de vedere economic s nu se mai utilizeze ca factor de evaluare garania acordat lucrrii sau termenul de livrare respectiv durata execuie deoarece majoritatea operatorilor economici vor fi tentai sa ofere valori exagerate acestor factori n ideea de a obine un punctaj mai bun. Dac totui dorii s utilizai aceti factori de evaluare v recomandm s stabilii nite valori minime si maxime ce vor fi luate in considerare pentru punctare. Exemplu: Factor de evaluare Garania punctaj max alocat 30 puncte Sub 2 ani nu se puncteaz Pentru un temen de garanie de 2 ani se aloc 10 puncte Pentru un temen de garanie de 3 ani se aloc 20 puncte Pentru un termen de garanie de >= 4 ani 30 puncte Dac se folosete acest criteriu in achiziia de bunuri trebuie avut in vedere de catre cine este acordat aceast garanie: de catre producatorul echipamentului sau de catre operatorul economic participant la procedur(care nu este si producator). n cel de-al doilea caz exist riscul nendeplinirii obligaiilor privind garania peste durata acordat de productor, precum i riscul ca operatorul respectiv s intre n stare de faliment peste o perioada. 2. Pentru a nu ntarzia procesul de evaluare a ofertelor recomandm ca membrii comisiei s completeze i o declaraie de disponibilitate pe ntreaga durat previzionat pentru evaluarea ofertelor. 3. Dac la sfaritul licitaiei electronice utilizat ca faz final a unei proceduri de atribuire, dou sau mai multe oferte au preuri egale, atunci pentru departajare, comisia de evaluare poate stabili ca fiind ctigtoare oferta al crei pre de pornire a fost cel mai mic in cazul utilizrii criteriului preul cel mai scazut. n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, iar autoritatea contractant a optat pentru utilizarea ca faz final a licitaiei electronice, atunci pentru departajarea ofertelor cu acelai punctaj, comisia de evaluare poate adopta urmatoarele metode: 1 oferta catigatoare poate fi stabilit ca fiind cea care n final a prezentat cel mai mic pre, sau 2 dac si preurile sunt egale, ofertele se pot departaja n funcie de punctajele obinute n urma aplicrii algoritmilor de calcul afereni celorlali factori de evaluare, n ordinea ponderii lor. n cazul n care autoritatea contractant nu poate departaja ofertele fiind n inposibilitatea ncheierii contractului, atunci aceasta are dreptul de a anula procedura de achiziie public 4. La ncheierea contractelor care s-au derulat corespunzator, n momentul returnarii instrumentului de garantare(scrisorii de garanie bancar) n original, asigurai-v ca deinei o copie a acestuia la dosarul achiziiei publice. 5. Atunci cand se alege aplicarea unei proceduri de achiziie cu faz final de licitaie electronic trebuie avut in vedere faptul ca ofertanii vor venii n prim faz cu preuri apropiate de bugetul maxim alocat, care de obicei este mai mare decat valoarea real de pia a bunurilor/echipamentelor/serviciilor respective si c licitaia efectiv de pre ncepe abia n faza a doua, cea de licitaie electronic. Problema apare atunci cand pe anumite loturi/ n cazul anumitor proceduri nu se depune decat o ofert i nu se asigur concurena. n acest caz ofertantul respectiv n prima faz de licitaie va venii cu preul maxim alocat iar in

faza a doua (de licitaie electronic) vzand c este singurul participant la procedur i va menine preul ofertat (nu-l va scdea aa cum i dorete Autoritatea contractant). n aceast situaie exist riscul ca Autoritatea Contractant va achiziiona bunuri/lucrri servicii supraevaluate. Pentru a evita acest lucru Autoritatea Contractant ar trebuii s asigure o concuren puternic n cadrul procedurii de atribuire respective prin nstiinarea mai multor operatori economici din domeniul respectiv (transmiterea de invitatii de participare) Recomandri privind emiterea documentelor constatatoare 1. Foarte muli Beneficiari uit faptul c n conformitate cu Art 97.^1 din HG 925/2006 Autoritatea contractant are obligaia de a emite documente constatatoare care conin informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant i, dac este cazul, la eventualele prejudicii, dup cum urmeaz: a) pentru contractele de furnizare: n termen de 14 zile de la data terminrii furnizrii produselor care fac obiectul respectivului contract i, suplimentar, n termen de 14 zile de la data expirrii perioadei de garanie a produselor n cauz; b) pentru contractele de servicii, altele decat contractele de servicii de proiectare: n termen de 14 zile de la data terminrii prestrii serviciilor care fac obiectul respectivului contract; c) pentru contractele de servicii de proiectare: n termen de 14 zile de la data terminrii prestrii serviciilor care fac obiectul respectivului contract i, suplimentar, n termen de 14 zile de la data ncheierii procesului verbal de recepie la terminarea lucrrilor proiectate; d) pentru contractele de lucrri: n termen de 14 zile de la data ncheierii procesului verbal de recepie la terminarea lucrrilor i, suplimentar, n termen de 14 zile de la data ncheierii procesului verbal de recepie final a lucrrilor ntocmit la expirarea perioadei de garanie a lucrrilor n cauz. Documentele constatatoare prevzute anterior se ntocmesc n trei exemplare, autoritatea contractant avand urmtoarele obligaii: a) s elibereze un exemplar operatorului economic; b) s depun un exemplar la dosarul achiziiei publice; si c) s transmit un exemplar Autoritii Naionale pentru Reglementarea si Monitorizarea Achiziiilor Publice, n cel mult 10 zile de la data expirrii termenelor prevzute anterior. Recomandri privind ntocmirea caietelor de sarcini 1. La definirea specificaiilor tehnice prevzute n caietul de sarcini recomandm evitarea definirii unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. Totui conform legislaiei se admite o astfel de indicaie, dar numai n mod excepional, n situaia n care o descriere suficient de precis si inteligibil a obiectului contractului nu este posibil si numai nsoit de meniunea sau echivalent.

2. Recomandm acolo unde este posibil ca specificaiile tehnice indicate in caietul de sarcini care conin valori sa fie descrise folosind expresii de genul minim, maxim, sau intervale de variaie (Ex. Capacitatea motorului intre 2000cm3 si 2200cm3) Recomandri privind derularea contractului de achiziie public

1. n cazul n care n urma ncheierii unui contract de lucrri sunt necesare acte adiionale pentru majorarea valorii acestuia respectiv lucrri ce au fost omise sau sunt necesare bunei funcionri a investiiei, Autoritatea Contractant poate atribui aceste lucrri contractantului iniial prin negociere far publicarea unui anun de participare numai dac lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul iniial si valoarea cumulat a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depeste 50% din valoarea contractului iniial; 2. n cazul n care autoritatea contractant estimeaz c ulterior ncheierii unui contract de lucrri sunt necesare acte adiionale pentru majorarea valorii acestuia respectiv execuia de lucrri care sunt similare lucrrilor sau serviciilor achiziionate prin atribuirea contractului iniial, aceasta poate atribui lucrrile suplimentare prin negociere fr publicarea unui anun de participare contractantului iniial numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: - noile lucrri, respectiv noile servicii, constau n repetarea unor lucrri sau servicii similare celor prevzute n contractul atribuit iniial i sunt conforme cu cerinele prevzute n caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrri/servicii iniial a fost atribuit prin procedura de licitaie deschis sau restrns; - valoarea estimat a contractului iniial de lucrri/servicii s-a determinat prin luarea n considerare inclusiv a lucrrilor/serviciilor similare care pot fi achiziionate ulterior; (In cadrul documentaiei de atribuire aferenta achizitiei de lucrari s-a specificat faptul ca exista posibilitatea executrii unor lucrri suplimentare. Exemplu: Prin caietul de sarcini si prin proiectul tehnic se precizeaz faptul ca vor fi executai 5 km de retea de alimentare cu ap nsa Autoritatea Contractant i rezerv dreptul de a solicita constructorului execuia ulterioar a nc 5 km. Valoarea estimat a contractului iniial este de 300.000 Euro. Valoarea estimat pentru 10 km este de 550.000 Euro ) - n anunul de participare la procedura aplicat pentru atribuirea contractului iniial s-a precizat faptul c autoritatea contractant are dreptul de a opta pentru achiziionarea ulterioar de noi lucrri similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a crui ofert va fi declarat cstigtoare n cadrul procedurii respective; - autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur ntr-un interval care nu poate depsi 3 ani de la atribuirea contractului iniial.

ntocmit Expert Achiziii Octavian DOBRESCU Sef Serviciu Contractare si Monitorizare proiecte Phare si Non Phare George PIPEREA