DESARROLLO DE LA EVALUACIN DE LA PRODUCTIVIDAD EN UN LABORATORIO FARMACUTICO NACIONAL CON EL ENFOQUE DE LA AUDITORA INTEGRAL El caso prctico est basado sobre

la evaluacin de un laboratorio farmacutico nacional dedicado a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para el consumo humano, cuya razn social es Laboratorio La calidad, S. A. La evaluacin consistir en analizar su rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos 2010 y 2011, travs del mtodo de evaluacin integral. Antecedentes El Laboratorio La Calidad, S. A. se constituy por medio de escritura pblica el11 de julio de 1,980, bajo las leyes mercantiles del pas. Iniciando operaciones el dos de enero de 1982. La planta de produccin se encuentra ubicada en el Km. 15.5 Carretera Roosevelt Zona 7 Mixco y sus oficinas administrativas en1ra Calle 14-97 zona 18 Colonia Lavarreda. El laboratorio se dedica a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para consumo humano, utilizando los procesos que garantizan la calidad de los productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con estndares internaciones de calidad y fabricacin. El laboratorio vende sus productos tanto en el mercado local como as al resto de pases de Centroamrica. Actualmente cuenta con trescientos empleados, cien en su planta de produccin y doscientos en sus reas de administracin, mercadeo, ventas y distribucin. Su estructura administrativa y organizacional, se encuentran en el inciso mas adelante, as como el organigrama del rea de produccin y sus funciones. El Laboratorio La Calidad, S. A. est requiriere los servicios de un Contador Pblico, para realizar la auditoria integral, por lo que le enva una solicitud.

CARTA SOLICITUD DEL LABORATORIO LA CALIDAD, S. A. LABORATORIO LA CALIDAD Guatemala, 4 de abril del 2012 Licenciado Pedro Pablo Contreras Aquino Contador Pblico y Auditor 8. Calle 2-34 zona 10 Guatemala, ciudad. Respetable Lic. Marroqun El Laboratorio La Calidad es una empresa de fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para el consumo humano. El Consejo de Administracin est requiriendo sus servicios para realizar una Auditoria Integral a su rea de produccin y sus niveles de productividad. Por lo expuesto anteriormente quedamos a la espera de su carta propuesta para determinar las condiciones del trabajo y los honorarios del mismo.

Atentamente, Juan Franco Presidente del Consejo de Administracin. Laboratorio La Calidad S. A.

Familiarizacin, Investigacin, Anlisis y Diagnstico del Laboratorio La Calidad, S. A.

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Alcance de la Evaluacin Consistir en evaluar los niveles de productividad que obtuvo el Laboratorio La Calidad en el ao 2007 y su comparacin con el ao 2008 en sus reas de produccin. Resultados Esperados Medir el nivel de productividad alcanzado en el ao 2010 por el Laboratorio La Calidad y su comparacin con el ao 2011 en sus reas de produccin y establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario. Coordinacin El grupo de profesionales que llevaran a cabo la evaluacin, estar integrada en la siguiente forma: Coordinador General: Estar a cargo de un Contador Pblico y Auditor, con experiencia en Auditora Integral. Grupo Multidisciplinario de expertos: Estar conformado por los siguientes profesionales con experiencia en su rea de especializacin, Ingeniero Qumico con experiencia en el manejo de plantas farmacuticas. Contador Pblico y Auditor con conocimientos de sistemas de informacin y administracin de un laboratorio farmacutico nacional. Licenciada en Farmacia con experiencia como Directora Tcnica en laboratorios farmacuticos. Licenciada en Farmacia, experta de la Organizacin Mundial de la Salud (OMS), para la evaluacin de la planta con relacin al cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura de acuerdo al informe 32 y grupo de evaluadores, tcnicos o profesionales con experiencia en laboratorios farmacuticos, en las reas de fabricacin, logstica y mantenimiento.

Responsabilidades de los Profesionales que llevarn a cabo la evaluacin

Coordinador General: Es el responsable de administrar y ejecutar la evaluacin integral. Su funcin principal es supervisar el trabajo que realice el grupo de evaluadores, desde la planeacin hasta la entrega del informe final.

Grupo Multidisciplinario de Expertos Sus funciones principales son: La definicin del diagnstico general. La interpretacin de los resultados
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 La jerarquizacin de los problemas Las conclusiones y recomendaciones La definicin del contenido del informe final

Grupo de Evaluadores: Son los tcnicos debidamente capacitados que tendrn a su cargo el trabajo de campo, como es la recopilacin de informacin que servir de para base para los anlisis, conclusiones y recomendaciones.

El Entorno: El Laboratorio La Calidad se ve afectado por los siguientes aspectos macroeconmicos: La economa del pas

La injerencia del Gobierno en lograr el abastecimiento de las medicinas a bajo precio.

Alto nivel de competencia

La ley de marcas y patentes, recin aprobada por el Gobierno, debido a que es un laboratorio de formulacin y no de investigacin. La implementacin del Informe 32 de Buenas Prcticas de Manufactura por parte del Gobierno.

Estos aspectos afectan el crecimiento y desarrollo del Laboratorio La Calidad, S. A. y le hacen incrementar sus costos operativos y sus requerimientos de capital.

Base Legal Razn o denominacin legal: Laboratorio La Calidad, S.A. (nombre ficticio) Giro: Empresa Manufacturera Industrial

Objeto: Es la fabricacin, importacin, distribucin y comercializacin de productos farmacuticos.

Fecha de constitucin: 11 de julio de 1980 Ubicacin: Ciudad de Guatemala

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Marco Geogrfico Por la ubicacin geogrfica donde se encuentra el Laboratorio La Calidad, S. A. los siguientes aspectos influyen en sus actividades:

Clima: Templado lo cual es una ventaja para la fabricacin y mantenimiento de las materias primas.

Distancia: Hacia los centros productivos e industriales de aprovisionamiento el laboratorio se encuentra ubicado dentro del permetro urbano, en la cual se encuentra la mayora de los centros productivos y de aprovisionamiento, Recursos Humanos: Por su ubicacin dentro de la ciudad de Guatemala el obtener recursos humanos no presenta dificultad excepto el personal calificado para sus reas de produccin.

Acceso a los Mercados A los mercados internos se cuenta con total acceso. Los mercados externos o de exportacin el acceso se ve limitado por los trmites en los registros sanitarios, porque an no se encuentran armonizados los pases centroamericanos y para otros pases; fuera del rea hay restricciones de acceso por limitaciones gubernamentales ejemplo: Mxico. Facilidad de Transportes Por su ubicacin en la ciudad de Guatemala el laboratorio cuenta con servicios de transporte para la entrega de sus productos el medio de transporte que puede ser propio o contratado para ese fin, as mismo el desarrollo de empresas de servicio, tipo courier vienen a completar la distribucin de los productos.

Acceso a los Servicios Pblicos y Privados Se cuenta con todos los servicios pblicos, como lo son energa elctrica, agua, limpieza y drenajes entre otros, adems puede contar con la contratacin de servicios privados en la mayora de sus requerimientos, excepto el servicio de agua, para lo que cuenta con pozo propio que le permite desarrollar todas sus actividades sin ningn problema.
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Anlisis de la Informacin Obtenida Se realizaron entrevistas con los siguientes ejecutivos del Laboratorio La Calidad, S. A.: Gerente de Produccin Gerente de Finanzas Gerente de Recursos Humanos Supervisores de las reas de empaque y fabricacin Jefe de departamento de Logstica Con la finalidad de obtener la suficiente informacin que permita conocer los objetivos, planes, programas, sistemas y los controles, as como las principales fortalezas y debilidades para que el grupo de evaluacin estuviera en la posibilidad de elaborar la propuesta formal que incluyera quienes iban a realizar la evaluacin, que estudios, tcnicas de apoyo, criterios de medicin, indicadores y parmetros se iban a utilizar, as como el tiempo y costo de la evaluacin.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES Guatemala, 20 de abril del 2012 Ingeniero Juan Franco Presidente del Consejo de Administracin Laboratorio la Calidad, S. A. Estimado Ingeniero Franco:
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A continuacin presentamos nuestra propuesta de servicios profesionales para realizar una auditora integral a su rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos 2010 y 2011. Con esta propuesta esperamos confirmar nuestro entendimiento de las responsabilidades mutuas de nuestro trabajo como auditores del Laboratorio La Calidad, S. A. Alcance de la Auditoria: Consistir en evaluar los niveles de productividad que obtuvo el Laboratorio La Calidad, S. A. en el ao 2010 y su comparacin con el ao 2011 en su rea de produccin. Resultados Esperados: Responsabilidad de la Administracin: La administracin del Laboratorio la Calidad, S. A. es responsable de proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en la pruebas de evaluacin, as como poner a disposicin al personal tcnico y profesional para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar seguimiento a las recomendaciones que vaya sugiriendo el grupo de evaluadores, as como realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin obtenida. Informes a entregar: Como parte de nuestra evaluacin se estara entregando al Laboratorio, lo siguiente: Informe final de los hallazgos y recomendaciones de la evaluacin, el cual se entregar el 21 de junio del 2012. Honorarios Nuestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo que intervienen nuestros socios y los profesionales nombrados para realizar la evaluacin. Hemos estimado nuestros honorarios en Q.30,000.00 mas IVA, los cuales debern ser cancelados de la siguiente manera: primer del 60% al inicio de la evaluacin y 40% contra entrega del informe final. Si encontramos alguna circunstancia que pueda afectar significativamente el alcance de nuestro trabajo y los honorarios antes indicados se los informaremos de forma inmediata. Si la propuesta llena sus expectativas, favor confirmarnos su aceptacin. Atentamente Lic. Pedro Pablo Contreras Aquino CPA Colegiado No. 099999

CARTA DE ACEPTACIN DE LA PROPUESTA DE AUDITORIA INTEGRAL LABORATORIO LA CALIDAD Guatemala, 25 de abril del 2009
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Licenciado Jorge Fernando Contreras Aquino Contador Pblico y Auditor 8 Calle 2-34, Zona 10 Guatemala, Ciudad Estimado Lic. Marroqun: Hemos ledo con detenimiento su propuesta de servicios para realizar una auditora integral al rea de produccin de nuestro Laboratorio La Calidad, S.A. Por este medio deseamos confirmar nuestra aceptacin a la misma. Esperamos que nuestro personal les d la mejor atencin en beneficio de que la evaluacin a realizar nos d los mejores resultados en beneficio de nuestro laboratorio.

Atentamente, Laboratorio La Calidad, S.A.

Ing. Juan Franco Presidente del Consejo de Administracin

PLANIFICACIN DEL TRABAJO A DESARROLLAR El trabajo se desarrollar con base a la necesidad de actividades a realizar para una auditoria integral. Objetivos de la Auditoria Integral

Consistir en evaluar los niveles de productividad que obtuvo el Laboratorio La Calidad, S. A. del ao 2011 en su rea de produccin, a travs del mtodo de la Evaluacin Integral. Informacin General del Cliente El Laboratorio la calidad, S. A. se constituy por medio de escritura pblica el11 de julio de 1,980, bajo las leyes mercantiles del pas, iniciando operaciones el 2 de enero de 1982. La planta de produccin se encuentra ubicada en el Km. 15.5 Carretera Roosevelt Zona 7 de Mixco y sus oficinas administrativas en 1ra Calle 14-97 Zona 18 Colonia Lavarreda. El Laboratorio se dedica a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para consumo humano, utilizando los procesos que garantizan la calidad de los productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con estndares internacionales de calidad y fabricacin. El Laboratorio vende sus productos tanto en el mercado local como al resto de Centroamrica. Legislacin Aplicable El Laboratorio La Calidad, S. A. para la realizacin de sus actividades debe cumplir y respetar con cierta legislacin que le aplica, entre estas leyes se pueden mencionar las siguientes: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Cdigo Civil, Decreto ley 106. Cdigo de Comercio, Decreto 2-70 del congreso de la Repblica.

Ley de patentes de Invencin, Modelos de Utilidad, Dibujos y Diseos Industriales, Decreto ley nmero 153-85. Cdigo de Sanidad, Decreto Nmero 1879 de la Presidencia de la Repblica.

Cdigo Municipal, Decreto Nmero 1183

Cdigo de Trabajo, Decreto Nmero 1441 del Congreso de La Repblica.

Cdigo Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley Nmero 107 Cdigo Penal, Decreto Nmero 17-73 del Congreso de La Repblica

Cdigo Procesal Penal, Decreto Nmero 52-73 del Congreso de La Repblica

Ley orgnica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

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 Cdigo Tributario, Decreto Nmero 6-91 del Congreso de la Repblica. Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA, Decreto Ley 27-92. Ley del Impuesto Sobre La Renta, Decreto 26-92. Ley del Impuesto de Solidaridad (ISO) Ley del Impuestos de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para

Protocolos, Decreto 37-92 del Congreso de la Repblica y sus Reformas.

Estructura Administrativa y Organizacional Organigrama del Laboratorio La Calidad, S. A.

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Organigrama del rea de Produccin.

Funciones Generales del rea de Produccin. La funcin principal del rea de produccin es la de transformar o convertir los insumos como materias primas y mano de obra en productos terminados, incluye:

Manejo de los procesos: se refiere al diseo de los procesos del sistema de produccin. Esto es eleccin de tecnologa, distribucin de las
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instalaciones, anlisis del flujo de los procesos, ubicacin de las instalaciones, equilibrio de las lneas, control de los procesos y anlisis de transporte.

Determinar los niveles ptimos de produccin. Las cuales incluyen, planificacin de las instalaciones, programacin, planificacin de la capacidad y anlisis de corridas. Manejo de los inventarios, se refiere a la administracin del nivel de materias primas, productos en proceso y productos terminados, se incluye las decisiones de compras y tiempo de rerdenes. Administracin del recurso humano, tanto operativo como especializado, de la capacitacin y motivacin. Responsable de garantizar la calidad de los productos y servicios producidos.

Personal Clave Es el personal con que se realizarn las entrevistas, anlisis y cuestionarios. Gerente de Finanzas Gerente de Recursos Humanos Gerente del rea de Produccin Jefe del Departamento de Logstica Jefe de mantenimiento del rea de Produccin Supervisores de las reas de Fabricacin y Empaque Pruebas de Control El conocimiento del control interno se realizar por medio de cuestionarios y de narrativa. Para probar la eficacia operativa de los controles del rea de Produccin. Procedimientos Sustantivos Para llevar a cabo las pruebas del Grupo de Evaluadores y experiencia de cada uno de profundizacin de las mismas, Clave. sustantivas analticas, se basar en el criterio del Equipo Multidisciplinario, basado en la estos profesionales, los cuales indicarn la y se concertarn con el Grupo de Personal

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Aspectos a Analizar

El Entorno, son los aspectos macroeconmicos que estn fuera del control del Laboratorio La Calidad, S. A., y que es importante su anlisis para ver el efecto que puedan tener en los crecimientos y su futuro. La Base Legal, que es importante determinar si cumple en todos los aspectos con las leyes correspondientes. El Marco Geogrfico, puede determinar beneficios o limitaciones en la realizacin de sus operaciones del Laboratorio La Calidad, S. A. El Personal, constituye uno de los factores ms importantes en la administracin de los recursos del Laboratorio, La Calidad, S. A., por esta razn es determinante evaluar sus aspectos de capacitacin, motivacin y profesionalismo. Las reas relacionadas con la produccin, aqu se determinar si los procesos o los servicios que otros departamentos deben brindar al rea de produccin, no afectan su productividad. Los sistemas de informacin, determinar si cumplen con las expectativas de control e informacin adecuada para los procesos del rea de produccin.

Tcnicas y Mtodos de Anlisis a Utilizar Entrevistas Cuestionarios Anlisis de la informacin obtenida

Ejecucin de la Evaluacin Integral El Laboratorio La Calidad, S. A. est integrado por un conjunto de procesos y procedimientos que se derivan de diversas especialidades: Medicamentos Envase y embalaje
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 Productos y procesos qumicos Nuevos materiales Proteccin del medio ambiente Laboratorio central analtico y certificador. Los objetivos planteados por el Laboratorio La Calidad, S. A. a mediano plazo, son los siguientes:

Identificar lneas de desarrollo tecnolgico significativas para consolidar la capacidad productiva. Reforzar e incrementar mecanismos de vinculacin con la industria Apoyar al desarrollo de los recursos humanos para la modernizacin tecnolgica.

Asegurar y consolidar la capacidad instalada.

Establecer lneas de accin institucionales para optimizar las buenas prcticas de manufactura.

Se identificaron como necesidades bsicas de la industria las siguientes:

Aumentar la competitividad de las empresas en el mercado nacional e internacional. Desarrollar nuevos y mejores materiales, procesos, mtodos y nuevos productos para la industria.

Mejorar y restaurar el medio ambiente Reducir los agotados en la comercializacin de los productos.

Contar con un marco de referencia adecuado para respaldar la calidad de los productos.

Mejorar su productividad y aseguramiento de la calidad. Desarrollar, adaptar o transferir tecnologa.

Mantenerse a la vanguardia de las buenas prcticas de manufactura.

Dentro de esta etapa de la revisin integral y para verificar el cumplimiento de los objetivos el grupo de evaluadores se dio a la tarea de estudiar algunas reas y procesos de la empresa; las observaciones se resumen as: Falta de cultura administrativa
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Falta de orientacin de las funciones de la empresa para cumplir las buenas prcticas de manufactura.

Problemas de seleccin de personal adecuado Problemas estructurales y funcionales Desorientacin de los objetivos. Alguna Infraestructura en malas condiciones. Estructura Organizacional Se encontr la necesidad de reestructurar la organizacin actual para poder cumplir con los objetivos, las atribuciones y sus responsabilidades. Dentro de la estructura existan algunas reas que no tenan una ubicacin adecuada, de manera particular en las direcciones de administracin, finanzas, promocin y ventas. Tampoco se contemplaba un rea de organizacin y mtodos lo que repercuta en la falta de controles y manuales actualizados de organizacin. Organizacin Los manuales de organizacin y procedimientos, requeran de actualizacin y deban implantarse a nivel departamental a fin de que el personal los conociera y utilizara para facilitar y tener eficiente su trabajo. Polticas Institucionales y Normas de Operacin La empresa se encontraba en un proceso de redefinicin tanto de sus polticas generales de actuacin como de sus normas de operacin en cada una de sus reas. Esta decisin fue fundamental para la organizacin a fin de limitar y regular la actuacin de cada direccin y/o rea. En el momento de la revisin funcionaban en completa libertad, de que restringiera las posibilidades de calificar su cumplimiento. Sistemas y Procedimientos Se observ la necesidad de disear un sistema integral de informacin interna, que vinculada con una red de sistemas y procedimientos, hiciera ms eficaz la operacin de la empresa, as como fortalecer la infraestructura existente en el rea de informtica. Administracin del Recurso Humano

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Uno de los principales problemas de las ltimas administraciones fue la rotacin del personal tcnico calificado. No obstante las restricciones salariales, la empresa haba contratado personal para cubrir esta situacin, en las reas principales: sin embargo, la rotacin no ceda debido a la falta de estmulos salriales atractivos y a expectativas de desarrollo profesional, por lo que la empresa no tenia consolidada una plantilla ya que el personal, al obtener experiencia prctica, renunciaban para buscar oportunidades mejor remuneradas. Se tena previsto disear e implantar una serie de acciones tendientes a optimizar la administracin del personal, entre ellas estaban: Un programa de capacitacin.

El diseo e implantacin de un catalogo con la descripcin y perfiles de puestos.

Mtodos y tcnicas de seleccin y contratacin de personal.

La actualizacin y/o diseo de manuales de organizacin, de procedimientos, formatos e instructivos.

La integracin de un manual de polticas institucionales.

El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento el personal.

Control Interno El propsito de la evaluacin del control interno es determinar el nivel de confiabilidad del funcionamiento de los procedimientos establecidos, al realizar la evaluacin se encontr que la situacin del control interno era el siguiente:

Exista un programa de evaluacin interna que se aplicaba conforme a la normativa y calendario establecido.

Faltaba actualizar e implantar polticas y normas a nivel institucional.

Se requera perfeccionar parmetros e indicadores que sirvieran para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de la empresa en lo general y en cada una de sus reas en lo particular. Careca de un sistema de informacin gerencial integral, lo que limitaba la adecuada toma de decisiones.

Cuestionarios de Evaluacin Aplicados en el Laboratorio La Calidad, S. A.

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A continuacin se presenta los cuestionarios de evaluacin que fueron utilizados para la evaluacin del Laboratorio La Calidad, S. A. por reas de productividad, operacin y funcionamiento en el que opera:

Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario rea de Personal Enero-Junio 2012

PT A Elaborado por Revisado por

1 LFPP Fecha 17/05/12 MMBG Fecha 19/05/12

Reclutamiento, seleccin y contratacin 1. Existe un programa establecido para el reclutamiento y seleccin de personal?
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SI

NO

2. Qu fuentes de reclutamiento se utilizan normalmente? Personal SI

Agencia de empleo SI Bolsa de trabajo NO SI SI NO

Peridicos y revistas Universidades Otros.

3. Llenan los aspirantes una solicitud de empleo que consigne sus datos personales y los relativos a la escolaridad, especializacin experiencia y referencias de trabajo? SI NO

4. Se verifican los datos de la solicitud y referencias de empleos anteriores? SI 5. Se practica examen mdico? NO, pero se pide tarjeta de salud para el personal de la fbrica 6. Se hacen pruebas psicomtricas? SI NO NO

7. Los supervisores hacen pruebas prcticas? SI NO

8. Qu criterios se toman para la seleccin de personal? Nivel de Estudios, Experiencia, Historia Laboral, Capacidad 9. Cul es la poltica que se sigue para la contratacin? Recursos Humanos propone candidatos y el jefe del departamento elige al mas apropiado para la plaza. 10. Se considera que los puestos principales estn ocupados por personas con: a. Capacidad terica? b. Experiencia? SI NO SI NO
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c. Habilidad? d. Integridad? e. Dinamismo?

SI NO SI NO SI NO

11. Se adaptan los hombres a las funciones o las funciones a los hombres? Todo puesto se llena con la persona que llene las caractersticas del puesto. 12. Se colocar la persona adecuada en el puesto adecuado? SI NO

13. Hay un programa de induccin dirigido a los nuevos empleados tanto a la empresa como al puesto que va a desempear? SI 14. Se capacita a los operarios? SI NO NO

15. Se capacita a funcionarios y empleados? SI NO

16. Se cuenta con estudios de anlisis y evaluacin de puestos? SI NO

17. Son revisados peridicamente? SI NO

18. Quin es el encargado de revisarlos? Recursos Humanos 19. Asisten funcionarios a cursos fuera de la empresa? Conforme el plan de capacitacin 20. Asisten empleados a cursos fuera de la empresa? En muy raros casos los de Mantenimiento 21. Se imparten cursos a funcionarios dentro de la empresa? SI NO

22. Se imparten cursos a empleados dentro de la empresa?

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SI

NO

23. Los ejecutivos se desarrollan por medio de una rotacin en varios puestos? En muy raras ocasiones 24. Se presenta al personal de nuevo ingreso con todos sus compaeros de trabajo y se le muestran las instalaciones de la empresa? SI NO

25. Se proporciona al personal de nuevo ingreso los elementos necesarios para que tengan un conocimiento suficiente de la empresa y un buen desempeo de su puesto, tales como a. Manuales y bienvenida? b. Manuales de organizacin? c. Instructivos especficos, etctera? SI NO SI

26. Existe un perodo de capacitacin para ambientarse al trabajo y a la empresa? SI NO

27. Existen mtodos para el anlisis y evaluacin de puestos? SI NO

28. Los funcionarios autorizan las contrataciones del personal de nuevo ingreso? SI NO

29. Se dan a conocer ampliamente las funciones y actividades del puesto a cada empleado? SI NO

30. Existen en los expedientes de personal, antecedentes y justificacin de su contratacin? SI NO

31. Contienen los expedientes, fechas de ingreso, categora, salario, periodo de contratacin, faltas y permisos econmicos, altas y bajas del IGSS? SI NO
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Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario rea Recursos Materiales Enero-Junio 2012

PT B Elaborado por Revisado por

LFPP

1 Fecha 17/05/12

MMBG Fecha 19/05/12

1. La infraestructura de la que dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de sus objetivos y responsabilidades? SI NO

2. Son suficientes los espacios fsicos? SI NO

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3. Son adecuados? SI NO

4. Cul es el estado actual de las oficinas? Bueno ( SI ), Malo ( ), Regular 5. Existe suficiente y adecuada seguridad para el personal y los bienes de la empresa en general? SI NO

6. Existe seguridad tcnica con objeto de satisfacer plenamente las eventualidades? SI NO

7. La infraestructura es adecuada para el cumplimiento de los programas de la empresa? SI NO

8. Existe el equipo tcnico para cumplir con eficiencia los programas? SI NO

9. Existe el equipo administrativo para cumplir con eficacia los programas? SI NO

10. El equipo tcnico es suficiente y adecuado para el cumplimiento de los programas? SI NO

11. El equipo tcnico administrativo es suficiente y adecuado? SI NO

12. Estn asegurados los equipos? No se recibi informacin al respecto 13. Son vigentes los contratos de seguros? No se recibi informacin al respecto 14. Se utiliza a su capacidad mxima el equipo disponible en todos los meses de ao? La mayora de veces si
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15. Con qu regularidad trabajan los equipos? 8 Horas ( ), 12 Horas ( X ), 18 Horas ( ), 24 Horas ( ) 16. Es necesario renovar, mejorar o cambiar los equipos? Tableteadoras y equipo de agua desionizada especialmente 17. Se dispone de presupuesto? SI NO

18. Los equipos son suficientes y adecuados para apoyar los trabajos de inversiones y desarrollo tecnolgico? Con excepcin de los mencionados anteriormente 19. Se cuenta con servicios de procesamiento de datos? SI NO

20. Cuenta la empresa con los siguientes servicios pblicos y privados? a. Agua b. Energa Elctrica c. Gas d. Combustible e. Comunicacin en general f. Medios de transporte SI SI SI SI SI SI

21. Hay algn plan de crecimiento debidamente integrado para las instalaciones? SI NO

22. Se conocen los manuales operativos del equipo? SI 23. Se usan estos manuales? SI NO NO

24. Existe equipo auxiliar para emergencias? Limitado

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Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario Area Mantenimiento Enero-Junio 2012

PT C Elaborado por LFPP Revisado por

1 Fecha 17/05/12

MMBG Fecha 19/05/12

1. Se dispone para cada equipo de programas de mantenimiento a. Preventivo? SI b. Productivo? NO c. Correctivo? SI 2. Estn actualizados? SI NO

3. El mantenimiento lo proporciona personal

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Externo ( ) Interno ( ) Ambos (XX ) 4. Existen contratos de mantenimiento y estn debidamente actualizados? SI NO

5. Existen repuestos en el mercado nacional para los equipos y se pueden conseguir de inmediato? La mayor parte 6. En caso de descompostura mayor existen sustitutos de los equipos y/o soportes tcnicos (tiempo-mquina) en otras instalaciones de la empresa? No para todos los equipos, son equipos importados 7. Se lleva un control de las rdenes de trabajo que ingresan al rea de mantenimiento? SI NO

8. Se lleva estadstica de las reparaciones mayores y menores por rea y por mquina? Se tienen registros, pero no estn tabulados 9. Se cuenta con programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los inmuebles propios y arrendados? SI NO

10. La unidad de mantenimiento puede comprar directamente la partes y repuestos y contratar con talleres especializados, o se hace por conducto de la oficina de compras? Mantenimiento y la Gerencia de Planta 11. Existe un programa anual de mantenimiento preventivo adecuado a los objetivos de productividad en el que se identifique las instalaciones y los equipos que lo requieran? SI NO

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Auditoria Integral PT D Laboratorio la Calidad, S. A. Elaborado por Cuestionario Area Adquisiciones Revisado por Enero-Junio 2012

1 LFPP Fecha 17/05/12 MMBG Fecha 19/05/12

1. Hay un manual de procedimientos actualizado que administre las adquisiciones? SI NO

2. Se difunde entre los que integran el rea? SI NO

3. Las actividades que realizan las oficinas encargadas del manejo de materiales, estn claramente especificadas? SI NO

4. El personal, equipo y espacio fsico asignado al rea de adquisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funciones?
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SI

NO

5. Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales de consumo, bienes y servicios? SI NO

6. El rea de adquisiciones tiene un presupuesto definido? SI NO

7. Qu reas participan en la elaboracin del presupuesto? El presupuesto de Compras lo trabaja la Jefe de Compras y el Gerente de Planta 8. Qu aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de compras, programas de produccin, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos productos? Valor del inventario, capacidad instalada, nivel de servicio, tiempo de adquisicin de materiales y tiempo de produccin, costos y precios de ventas, histrico de ventas y ventas en el IMS. 9. A qu nivel de detalle se elabora el presupuesto? Cuenta de gastos por departamento 10. Conoce el rea de compras las disposiciones vigentes, en lo relativo a adquisiciones, y se han difundido adecuadamente entre los empleados que las deban aplicar? SI NO

11. Qu procedimientos regulan la recepcin de requisiciones de compra de materiales de consumo y de bienes en cada una de las reas? Que el material traiga certificado de anlisis de un proveedor calificado y que cumpla con las especificaciones fijadas por Garanta de Calidad, en el tiempo y cantidad solicitados. 12. Qu polticas se tienen en la adquisicin de: Volmenes de compra = Niveles de Inventario Maquinaria y equipo = Ninguno Materias primas = Niveles de Inventario
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Materiales = Niveles de Inventario

13. Se cuenta con un listado actualizado de proveedores? SI NO

14. Contiene alguna o todas las siguientes especificaciones? a. Del producto b. De control de calidad c. De conservacin d. De empaque e. De manejo f. De condiciones de compra g. De transporte h. De pedidos mnimos SI NO

15. Cmo se controlan los descuentos que otorgan los proveedores? Se pone el precio en la orden de compra y cuando hay bonificacin se ingresan con costo cero. 16. Qu procedimiento se sigue para las clasificacin de compras menores y mayor y qu importes regulan? Las menores son autorizadas por el Gerente de Planta y las mayores por el Gerente Corporativo 17. Se analiza en cada compra las condiciones de mercado y los costos de transportacin? En la mayor parte de los casos 18. Existe la coordinacin entre compras, almacenes y cuentas por pagar para el pago de proveedores? SI NO

19. El personal de adquisiciones desempea funciones de caja o contabilidad, adems de llevar los registros auxiliares de compra? Preparan la documentacin para Contabilidad de Costos
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20. La recepcin de mercanca est confiada a una oficina o persona independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de materiales? El Jefe de Bodega 21. Se comprueba que todos los proveedores, sean fabricantes o comerciantes establecidos y no slo intermediarios? Hay un procedimiento de precalificacin de Proveedores 22. Qu mtodos se han establecido para verificar que se d aviso oportuno a las oficinas de compras y de contabilidad respecto de las devoluciones sobre compras? Se pasa un reporte de rechazo de Garanta de Calidad, solo los materiales que tienen el aprobado son pagados 23. Se prev que todos los documentos originales y sus avisos, no se utilicen nuevamente y que su cancelacin sea adecuada a travs de un sello fechador de pagado, que acredite las entradas de materiales como: a. Facturas? SI b. Talones? NO c. Cuentas de gastos? NO d. Notas de remisin? SI e. Notas de entrada? SI f. Otros? 24. Existen casos en que un pedido mayor se fraccione y de ser as, por qu se hace? Necesidad de traer el producto mas rpido, se puede pedir una parte area y otra martima. 25. Quin autoriza las compras? El Gerente de Planta y el Gerente Corporativo 26. Quin autoriza las compras mayores? El Gerente Corporativo 27. Se verifica que en las requisiciones tramitadas, exista saldo presupuestario para proceder a la adquisicin
29

NO 28. En caso de que no exista presupuesto, qu procedimiento se sigue para su autorizacin? Aprobacin Gerencia Corporativa 29. Antes de autorizar los pedidos de compras, se verifican las existencias en el almacn? Hay un clculo de materiales que verifica adems los materiales en trnsito 30. Dnde y quines elaboran el pedido de compras? El Gerente de Planta 31. Una vez aprobada la requisicin, quines la firman? Se aprueba electrnicamente por el Gerente de Planta la solicitud de compra. La orden de Compra lleva la firma del Gerente de Planta y el Gerente Corporativo. 32. Los pedidos de compras estn foliados? SI NO

33. Se lleva un control de pedidos surtidos? SI 34. En qu consiste el control? Se descargan del trnsito de materiales. Adems, se hacen explosiones de materiales semanalmente para decidir si un material necesita adelantarse a la fecha de solicitud o para verificar si hay un atraso y las razones del mismo. 35. En estos controles se indican a. Fecha de entrega? SI b. Lugar de recepcin? SI c. Importes unitario y total? SI d. Caractersticas, cantidad y calidad? SI 36. Existen programas de compras menores y mayores? Todo est integrado.
30

NO

37. Hay adquisiciones directas con base en el presupuesto calendarizado? NO 38. Existe el rea de recursos financieros que hace la valuacin real del bien? SI NO

39. Se solicita cotizacin de precios a diferentes proveedores? Describa brevemente el procedimiento: Se consiguen 3 cotizaciones para todos los materiales, con excepcin de las materias primas de los productos ticos, que a solicitud de FARMACOMIT son de un fabricante calificado. Se toma en cuenta tambin las condiciones de crdito, calidad, costo y nivel de servicio como parte del sistema de calificacin de proveedores. 40. En los pedidos de compras mayores se sigue el procedimiento de celebracin de concursos? SI NO

41. Se publican las convocatorias en los diarios de mayor circulacin? SI NO

42. Est el rea de recursos materiales, como funcin, debidamente separada del rea de recurso financiero? SI NO

43. Se efectan pagos anticipados a proveedores? En qu casos? Cuando son maquilas, por ejemplo proveedores de productos inyectables (vacunas). 44. Quin autoriza? El Gerente de Planta y el Gerente Corporativo. 45. Qu control se lleva? Cuenta por liquidar 46. Se especifica en el contrato el porcentaje de anticipo? SI NO

47. En ese caso se presenta fianza? SI NO

31

48. Se llevan a cabo compras de importacin? SI NO

a. Quin las autoriza? El Gerente de Planta y el Gerente Corporativo b. Quin realiza los trmites legales necesarios? El Jefe de Compras c. Cmo se realiza el pago? Giro o transferencia bancaria 49. Se verifican las entregas en el almacn para constatar? a. Cantidades que ampara el pedido de compras? SI NO

b. Calidad de los artculos cotizados? SI c. Precios? SI NO NO

Describa brevemente el procedimiento: Todo material debe traer la orden de compra y certificado de anlisis, garanta de calidad le adjunta el reporte de aceptacin o rechazo, compras verifica el precio y luego entrega a contabilidad. 50. Se cuenta con algn procedimiento para controlar las entregas parciales a cuenta de un pedido? SI NO

51. Se elaboran en forma consistentes las modificaciones al pedido? SI NO

52. Qu documentos se remiten a la Gerencia Financiera para el trmite de pago a proveedores? compra La factura del producto, el reporte de aprobado y la orden de autorizada y el ingreso a bodega.
32

53. Con qu periodicidad se envan? Tan pronto el material es aprobado por Garanta de Calidad 54. La direccin de recursos materiales requiere de las facturas de los proveedores? Solamente Compras 55. Cul es el procedimiento en el caso de que las entregas sean directas a las reas y no al almacn? Todo entra al almacn 56. Se elabora oportunamente la informacin administrativa necesaria para la toma de decisiones? No siempre 57. Tiene acceso a ella el personal autorizado de la unidad de adquisiciones? La mayor parte del tiempo PROVEEDORES

Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario Area Proveedores Enero-Junio 2012

PT E 1 Elaborado por LFPP Fecha 17/05/12 Revisado por MMBG Fecha 19/05/12

1. Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por pagar a proveedores? SI NO

Describa brevemente el procedimiento: Todos los materiales ya ingresados al almacn se ingresan en la base de datos de cuadro de cobranzas y despus se descargan de la base de datos los que ya se pagaron. 2. Cul es el trmite de recepcin y revisin de facturas? El departamento de Contabilidad revisa antes de contabilizar y pagar. 3. Cul es el rea responsable de ello?
33

Contabilidad y Tesorera 4. Hay mtodos establecidos para controlar las facturas recibidas? SI Descrbalos brevemente: Sistema de contrasea con talonarios numerados y personas responsables de su manejo 5. Existe un procedimiento de revisin previo al pago? En caso afirmativo, Qu rea lo realiza? un informe de Calidad. Se revisa que toda factura tenga una orden de compra autorizada, de recepcin de bodega, un aprobado de Garanta NO

6. Qu documentos sirven para verificar que los bienes o servicios fueron recibidos? El informe de recepcin de Bodega y el aprobado de Garanta de Calidad 7. Cmo se controlan estos documentos? Compras los integra antes del trmite del pago de la factura. 8. Se registra contablemente la documentacin para los compromisos contrados con proveedores? SI NO

9. Estos compromisos estn considerados en el presupuesto autorizado y clasificados correctamente? SI NO

10. Qu rea controla los pasivos? Gerencia Financiera 11. Quin es el responsable? Contabilidad 12. Se mantienen debidamente integrados y depurados los saldos de la cuenta de proveedores? No del todo
34

13. Se preparan mensualmente anlisis por antigedad de saldos de la cuenta de proveedores? SI NO

14. Se efectan arqueos peridicos, de la documentacin pendiente de pago? SI NO

15. Si se efectan arqueos peridicos, stos se concilian con los registros contables? SI NO

16. Los anticipos a proveedores se realizan por conceptos expresamente autorizados?

SI

NO

17. Existe una calendarizacin adecuada para el pago de compromisos con proveedores? SI NO

18. Se tienen en cuenta los descuentos por pronto pago? SI NO

19. A la fecha se tienen compromisos devengados no pagados de ejercicios anteriores? SI NO

20. Estn debidamente contabilizados? SI NO

21. Existen pagos a proveedores que no contaron con presupuesto disponible? SI NO

22. Existen pagos pendientes a proveedores que no cuentan con presupuesto disponible? SI NO

35

23. Se verifica que la documentacin para pago a proveedores cuente con la autorizacin respectiva, y que rena los requisitos legales, fiscales y sealen la aplicacin contable presupuestal a registrar? SI NO

24. Existe el registro de firmas ante las instituciones de crdito de las personas autorizadas para expedir cheques? SI NO

25. Se tiene establecido lmite en importes para firma de los cheques para los directivos responsables? No hay lmites 26. Indique cules son. No hay lmites 27. En la pliza de egresos se registra el asiento contable correspondiente? SI NO

28. Se tiene establecido la poltica de no firmar cheques en blanco o al portador? SI NO

29. Describa brevemente el procedimiento para recabar la autorizacin y firmas en los cheques? El departamento de Tesorera es el responsable de la elaboracin y obtener las firmas de los cheques como de la entrega de los mismos. 30. Se tiene establecido un procedimiento, lugar y horario personal para efectuar el pago? SI Descrbalo brevemente: Tesorera entrega los cheques con un listado a una entidad bancaria la cual los entrega a los proveedores una vez a la semana. 31. Se usan mquinas protectoras de cheques? SI NO
36

NO

32. Se cancelan los comprobantes pagados? SI NO

Describa brevemente el procedimiento: Al momento de efectuar la entrega de los mismos. 33. Se deduce responsabilidades por pagos indebidos? SI NO

34. Qu tiempo se tiene establecido para que los cheques permanezcan en caja? Seis meses 35. Describa el procedimiento de cancelacin de cheques vencidos: Cada seis meses Tesorera anula los cheques y devuelve a Contabilidad los soportes y facturas para su adecuado registro contable nuevamente.

Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario Area Produccin Enero-Junio 2012

PT F Elaborado por Revisado por

1 LFPP Fecha 17/05/12 MMBG Fecha 19/05/12

1. Se planea la produccin con tiempo suficiente para asegurar la disponibilidad de los materiales y mano de obra? SI NO

2. Cmo se planea y controla la produccin? A partir de un Pronstico de Mercadeo se genera un Plan de Produccin. El Gerente de Planta traslada el Plan en forma de Programa Semanal al Gerente de Produccin y al Jefe de Garanta de Calidad. El Gerente de Produccin hace la funcin de Control. 3. Se lleva un control presupuestal de la produccin y est debidamente coordinado con los de venta y/o finanzas? Se lleva control de meses a mano y nivel de servicio
37

4. Qu tipo de programacin se lleva a cabo? Programa Plan Anual de Produccin con desplazamiento cada dos meses y Semanal con asignacin de recursos.

5. Se establecen programas de produccin que incluya datos relativos a? a. Estndares? SI b. Volumen? SI c. Calidad? Solo hay un standard d. Tiempos? SI e. Costos? SI f. Otros? NO 6. El programa de produccin se elabora en funcin de pronsticos de venta, del presupuesto de ventas o del programa de mercadotecnia? Presupuesto de Ventas 7. Cules son las reas que participan en la elaboracin de los programas de produccin? El Gerente de Planta 8. Cules son los niveles jerrquicos que intervienen en la elaboracin de los programas de produccin? Gerencia de Planta 9. Quines conocen los programas de produccin que se elaboran? Gerente de Produccin, Jefe de Empaque, Encargado de Generar requerimientos y documentacin, Garanta de Calidad, Compras (en forma de explosin de materiales), Bodega de Materiales (en forma de plan de requerimientos) 10. Se cuenta con informacin histrica de periodos de produccin anteriores para hacer ms precisa la planeacin? SI NO

11. Quines conocen las estadsticas o informacin histrica de produccin? Gerencia de Planta
38

12. Cmo se elabora el presupuesto de produccin? Histrico y actualizacin de costos varios. Tambin se integra el programa de mantenimiento preventivo y las inversiones en reparaciones mayores. 13. Con qu periodicidad se elabora? Anualmente 14. Los programas presupustales para inversin en equipo, inmuebles, almacenes o plantas se formulan con base en polticas de modernizacin, competitividad, nuevos proyectos, nuevas necesidades del mercado y financieras? Capacidad Instalada, reduccin de costos (modernizacin), nuevas formas de producto. 15. Se tiene un rea que se dedique exclusivamente a la planeacin de la produccin? Gerencia de Planta 16. Cmo se desarrolla la funcin de planeacin en la produccin? Se revisan las diferencias entre pronsticos y venta real, se revisa el nivel de inventario de todos los productos, se revisa el ingreso de los materiales de produccin, se ordenan los productos por prioridad, se revisa el status del producto en proceso y se genera un plan. 17. Se toman en cuenta los informes de control de produccin para tomar medidas correctivas o adecuaciones en la planeacin peridica? SI NO

18. Quin elabora la programacin de los sistemas de produccin? Gerencia de Planta 19. Cmo se mantiene la empresa actualizada respecto de los avances tecnolgicos relacionados con la actividad? Revistas especializadas 20. Existen en la empresa estndares de produccin? SI NO

21. Son desarrollados con base en los estndares de otras empresas?

39

SI

NO

22. Estos estndares son para todos los procesos y todos los productos? SI NO

23. Existen estndares de control de calidad? Indique cules Farmacopeas USA o europea 24. Tiene puntos de control de calidad formalmente establecidos? SI NO

25. Se cuenta con un rea que verifique la aplicacin de los estndares de produccin? SI NO

26. Qu rea se encarga de las medidas correctivas? Gerencia de Planta y Gerencia de Produccin. 27. Cmo se controla la distribucin de materiales comprados para las reas productivas? Todo material tiene asignada una orden de produccin. 28. Cul es la estructura de los horarios y jornadas de trabajo? De 7:30 a 16:30 y con horas extra hasta las 18:30. Se trabaja tambin en horas extra los sbados 29. Se les ensea a los nuevos obreros en las reas donde trabajarn? SI NO

30. Se averiguan las causas de por qu los trabajadores no alcanzan cierta norma de desempeo? SI NO

31. Las condiciones y ambiente de trabajo son adecuadas en cuanto a: a. Iluminacin suficiente y uniforme? si b. Limpieza, ventilacin? si c. Nivel de ruido? si d. Polvo? no 32. Existe equipo de proteccin personal?
40

SI

NO

33. Se cuenta con equipo contra incendio? SI NO

34. Est preparado el personal para una emergencia? SI NO

35. En qu condiciones se encuentran los equipos de emergencia? Buen estado 36. Qu sistemas de salarios tienen establecidos? Piramidal con ajustes por antigedad y competitividad 37. Qu sistemas de costos utilizan? Standard Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Cuestionario rea Produccin: Ingeniera Industrial Enero-Junio 2012 PT G Elaborado por Revisado por 1 Fecha 17/05/12

LFPP

MMBG Fecha 19/05/12

1. Se cuenta con manuales e instructivos de operacin para la utilizacin de maquinaria y equipo? SI NO

2. Cul es el porcentaje de utilizacin real, con respecto a la capacidad potencial de maquinaria y equipo? 97% para la mayor parte de los equipos 3. Si el porcentaje es bajo, Cules razones justifican tal aprovechamiento? 4. Se hacen estudios de mtodos de produccin? No actualmente 5. Se utilizan diagramas de anlisis del proceso y diagramas de recorridos para el estudio de mtodos? No actualmente 6. La colocacin de equipo y maquinaria, Es ptima y funcional?
41

SI

NO

7. Se utiliza plantilla para el estudio de la mayor disposicin de equipo y maquinaria? SI NO

8. Se realizan estudios de tiempos y movimientos? No actualmente 9. Con qu periodicidad se revisan para su actualizacin? Cada tres o cuatro aos 10. Se realizan diagramas de hilos para el estudio de movimientos? SI NO

11. Qu mejoras se han introducido en el ltimo ao que han permitido eliminar operaciones o tareas innecesarias? Etiquetadora automtica, tnel para termoencogible 12. Se analizan las causas de las fallas de operacin? SI NO

13. Se llevan a cabo las medidas correctivas de una vez analizadas dichas fallas? SI NO

14. Es eficaz el sistema de trfico interno? SI NO

15. Se efectan estudios para el manejo de materiales? SI NO

16. Qu equipos se utilizan para manejar materiales? Portapaletas y troquets 17. Qu mtodo de recuperacin se sigue para disponer de los materiales y/o artculos defectuosos? Se realizan de acuerdo al procedimiento de reprocesos 18. Cmo se controlan las mermas y/o desperdicios?
42

Se investigan las desviaciones de acuerdo a Buenas Prcticas de Manufactura 19. Qu porcentaje representa de la produccin terminada las mermas y/o desperdicios? De 3 a 5% 20. Qu departamento es el encargado de esa recuperacin? Esa merma no es recuperable 21. Cmo se manejan los artculos obsoletos o sobrantes? Se planifica un plan de desalojo de bodega con la Gerencia Corporativa

Auditoria Integral Laboratorio la Calidad, S. A. Hallazgos y Recomendaciones para Mejorar la Productividad del Laboratorio La Calidad, S. A. Enero-Junio 2012

PT H 1 Elaborado por LFPP Fecha 17/05/12 Revisado por MMBG Fecha 19/05/12

Los resultados de la evaluacin de la auditoria integral de la productividad del Laboratorio La Calidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y entrevista con el personal de las reas sujetas a esta evaluacin y de los ndices e indicadores de productividad son los siguientes: Hallazgos 1. Del Personal:
a) Practican un examen mdico general al personal que labora en

las reas de Produccin y Garanta de Calidad.

b) La capacitacin es bsicamente sobre el trabajo a realizar no

tiene poltica de contratar con anticipacin, sobre todo en los puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta poltica.
c) Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de

puestos.
d) Establecer un programa sobre capacitacin externa en estas

reas.
43

e) Establecer la poltica de rotacin de puestos. f) Elaborar los manuales de organizacin.

g) Disear e implementar programas de capacitacin, motivacin y

desarrollo de personal.
h) Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin

de personal. 2. Recursos Materiales: a) Informar si sus equipos estn asegurados o no.

b) Establecer programas para la ubicacin de toda la capacidad

instalada.
c) Elaborar un programa de renovacin y cambio de equipo, sobre

todo por el nivel de especializacin.

d) Analizar la adquisicin de equipo para cumplir con el desarrollo de

la productividad del laboratorio. e) Adquirir el equipo adecuado para emergencias. f) Es necesario elaborar un programa institucional de adquisiciones.
g) Disear los controles faltantes y mejorar los ya existentes en los

proyectos de adquisicin y cumplir con la normatividad en todos los concursos y compras.

h) Se requiere contratar personal con experiencia para que trabaje

en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin.

3. Mantenimiento: a) Elaborar contratos de mantenimiento

b) Adquirir stocks de repuestos para equipos que no se encuentran

en plaza c) Mantener control estadstico de las reparaciones de equipo. 4. Adquisiciones a) Elaborar manual de procedimiento para las compras.
44

b) Establecer polticas para la adquisicin de la maquinaria y equipo.

c) Mantener listado actualizado y con todas sus referencias de sus

proveedores
d) Evitar las compras de urgencias perdiendo oportunidad de

mejores condiciones comerciales y de calidad.

e) Establecer un procedimiento especfico de control sobre la

papelera utilizada en los procesos de compra.

f) Establecer una poltica clara en el manejo de presupuestos para

la compra de activos. g) Establecer el mecanismo de control para los pagos anticipados. h) Elaborar procedimiento para el control de las entregas parciales.
i) La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte

del tiempo. 5. Proveedores: a) Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de mantenerse actualizados.
b) Elaborar los procedimientos para el manejo y control de los

proveedores y que sean sujetos a aspectos de auditora interna.

c) Elaborar el manual para procedimientos y reas de

responsabilidad. 6. Produccin
a) No existe una adecuada coordinacin entre las reas de

Produccin y Mercadeo para la planificacin y logstica.

b) No hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de

produccin, nicamente una vez al ao.

c) No hay programa de informacin tecnolgica que mantenga

actualizado al laboratorio.
d) No se utiliza estndares comparativos de la Industria

Farmacuticas. e) No hay sistema de medicin del rendimiento del personal. f) Los lugares de trabajo se ven expuestos al polvo. 7. Ingeniera Industrial
45

a) Faltan estudios de mtodos de produccin

b) No hay diagramas de anlisis de proceso y diagramas de

recorridos para el estudio de mtodos. c) No hay estudios para el manejo de los materiales d) No hay estudios de tiempos y movimientos. e) No hay control de mermas y/o desperdicios 8. Recomendaciones:
a) Implementar la realizacin de exmenes mdicos a todo el

personal que interviene directamente en los procesos de fabricacin y garanta de calidad.

b) Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de

produccin y garanta de la calidad, tanto interna como externa, as como un sistema de informacin que les mantenga actualizados con los avances y la tecnologa.
c) Establecer polticas y procedimientos con sus respectivos

manuales.
d) Implementar programas de motivacin al personal para mejorar

los procesos de produccin y productividad.

e) Establecer indicadores de productividad y estndares de

produccin.
f) Realizar un anlisis de equipo con que se cuenta, para establecer

un plan de inversin de equipo que contribuya al mejoramiento de la productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
g) Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al manejo del

equipo para que el Gerente de Planta vele porque su equipo este asegurado, contar con planes de mantenimiento y sistemas de contingencia en caso de falta de respuestas.
h) Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de

produccin y Mercadeo con relacin a los pronsticos de venta y la planificacin de produccin i) Entrar en un programa de calificacin como ISO 9001.

46

Informe de Hallazgos y Recomendaciones de la Auditoria Integral realizada al rea de Produccin y sus Niveles de Productividad en los aos 2010 y 2012 del Laboratorio La Calidad, S. A. Ingeniero Juan Franco Presidente del Consejo de Administracin Laboratorio La Calidad, S. A. Hemos realizado la Auditora Integral al rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos 2010 y 2011. As como un detalle de los hallazgos encontrados y las recomendaciones que sugerimos implementar para mejorar sus niveles de productividad al rea de produccin. Responsabilidad de la Administracin La administracin del Laboratorio La Calidad, S. A., es responsable de proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en las pruebas de evaluacin, as como poner a disposicin al personal tcnico y profesional, para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar seguimiento a las recomendaciones que sugieran el grupo de evaluadores, as como realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin o las pruebas obtenidas. Responsabilidad del Auditor Nuestra responsabilidad es medir el nivel de productividad alcanzado en el ao2010 y su comparacin con el ao 2011 en el rea de produccin y establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario, as como evaluar los procesos o departamentos operativos relacionados con el rea de produccin a travs de entrevistas y cuestionarios, para sugerir las recomendaciones necesarias, basado en los hallazgos encontrados.

Hallazgos encontrados
47

Estructura Organizacional: Es necesario reestructurarla para que pueda cumplir con los objetivos previstos. Manuales de Organizacin: Los manuales se encuentran desactualizados, y deben implementarse en los departamentos operativos. Sistemas y Procedimientos: Es necesario disear un sistema integral de informacin interna, que vinculada una red de sistemas y procedimientos haga ms eficaz la operacin del con Laboratorio. Administracin del Recurso Humano: Uno de los problemas mayores es la alta rotacin del personal tcnico calificado. Es necesario disear e implementar acciones tendientes a optimizar la administracin del personal, entre ellas estn: Programa de capacitacin Manual con la descripcin y perfiles de puestos Mtodos y tcnicas de seleccin y contratacin del personal

El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento del personal.

Cuestionarios: Los resultados de la evaluacin de la auditoria integral de la productividad del Laboratorio La Calidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y entrevista con el personal de las reas sujetas a esta evaluacin, son los siguientes: 1. Personal: a) Practican un examen mdico general al personal que labora en las reas de Produccin y Garanta de Calidad. b) La capacitacin es bsicamente sobre el trabajo a realizar no tiene poltica de contratar con anticipacin, sobre todo en los
48

puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta poltica.

c) Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de

puestos.

d) Establecer un programa sobre capacitacin externa en estas

reas. e) Establecer la poltica de rotacin de puestos. f) Elaborar los manuales de organizacin.

g) Disear e implementar programas de capacitacin, motivacin y

desarrollo de personal.
h) Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin

de personal. 2. Recursos Materiales: a) Informar si sus equipos estn asegurados o no .

b) Establecer programas para la ubicacin de toda la capacidad

instalada.
c) Elaborar un programa de renovacin y cambio de equipo, sobre

todo por el nivel de especializacin.

d) Analizar la adquisicin de equipo para cumplir con el desarrollo de

la productividad del laboratorio. e) Adquirir el equipo adecuado para emergencias. f) Es necesario elaborar un programa institucional de adquisiciones.
g) Disear los controles faltantes y mejorar los ya existentes en los

proyectos de adquisicin y cumplir con la normatividad en todos los concursos y compras.

h) Se requiere contratar personal con experiencia para que trabaje

en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin. 3. Mantenimiento: a) Elaborar contratos de mantenimiento
b) Adquirir stocks de repuestos para equipos que no se encuentran

en plaza
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c) Mantener control estadstico de las reparaciones de equipo. 4. Adquisiciones a) Elaborar manual de procedimiento para las compras. b) Establecer polticas para la adquisicin de la maquinaria y equipo.
c) Mantener listado actualizado y con todas sus referencias de sus

proveedores
d) Evitar las compras de urgencias perdiendo oportunidad de

mejores condiciones comerciales y de calidad.

e) Establecer un procedimiento especfico de control sobre la

papelera utilizada en los procesos de compra. f) Establecer una poltica clara en el manejo de presupuestos parala compra de activos. g) Establecer el mecanismo de control para los pagos anticipados. h) Elaborar procedimiento para el control de las entregas parciales.
i) La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte

del tiempo. 5. Proveedores:

a) Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de

mantenerse actualizados.
b) Elaborar los procedimientos para el manejo y control de los

proveedores y que sean sujetos a aspectos de auditora interna.

c) Elaborar el manual para procedimientos y reas de

responsabilidad. 6. Produccin
a) No existe una adecuada coordinacin entre las reas de

Produccin y Mercadeo para la planificacin y logstica.

b) No hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de

produccin, nicamente una vez al ao.

c) No hay programa de informacin tecnolgica que mantenga

actualizado al laboratorio.
d) No se utiliza estndares comparativos de la Industria

Farmacuticas.
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e) No hay sistema de medicin del rendimiento del personal. f) Los lugares de trabajo se ven expuestos al polvo. 7. Ingeniera Industrial a) Faltan estudios de mtodos de produccin
b) No hay diagramas de anlisis de proceso y diagramas de

recorridos para el estudio de mtodos. c) No hay estudios para el manejo de los materiales d) No hay estudios de tiempos y movimientos. e) No hay control de mermas y/o desperdicios Recomendaciones
a) Implementar la realizacin de exmenes mdicos a todo el personal que

interviene directamente en los procesos de fabricacin y garanta de calidad.

b) Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de produccin y

garanta de la calidad, tanto interna como externa, as como un sistema de informacin que les mantenga actualizados con los avances y la tecnologa.
c) Establecer polticas y procedimientos con sus respectivos manuales. d) Implementar programas de motivacin al personal para mejorar los

procesos de produccin y productividad.

e) Establecer indicadores de productividad y estndares de produccin. f) Realizar un anlisis de equipo con que se cuenta, para establecer un

plan de inversin de equipo que contribuya al mejoramiento de la productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
g) Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al manejo del equipo

para que el Gerente de Planta vele porque su equipo est asegurado, contar con planes de mantenimiento y sistemas de contingencia en caso de falta de respuestas.
h) Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de

produccin y Mercadeo con relacin a los pronsticos de venta y la planificacin de produccin i) Entrar en un programa de calificacin como ISO 9001.
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El incremento en su nivel de agotados se debi a que la mezcla de las ventas de los productos fue diferente a la planificada en sus pronsticos de ventas que son la base para la compra y produccin. El Laboratorio se encuentra en proceso de revisin de estos estimados de acuerdo a los cambios que se han dado en el mercado. El nivel de inventarios creci debido al no cumplimiento de los objetivos presupuestados de ventas. Se encuentran en la revisin de estos excedentes para la planificacin de actividades promocinales. Consideramos que la evidencia que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestro informe de hallazgos y recomendaciones y que stas representan los aspectos ms importantes del rea de produccin.

Atentamente Lic. Pedro Pablo Contreras Aquino CPA colegiado No. 99999

52