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Naturland e.V.

, Kleinhaderner Weg 1, D-82166 Grfelfing

Manual de Garanta de Calidad Gua para Sistemas DE CONTROL INTERNO (SCI) en organizaciones de pequeos agricultores

Segunda edicin revisada, Enero 2002

Anexos I-VII
Texto: Franz Augstburger (IMO-Latinoamrica) Ute Eisenlohr (IMO-International) Elisabeth Regg (IMO-Alemania) Birgit Wilhelm (Naturland e.V.)

Copyright: 2002, Naturland e.V.

Anexos Indice

Anexo I: Anexo II: Anexo III: Anexo IV: Anexo V: Anexo VI: Anexo VII:

Lista de definicines ................................................................................... 1 Naturland contrato de productor ............................................................ 7 Lista de inspectores e inspectoras internos ....................................... 13 Informe de inspeccin interna .............................................................. 15 Croquis/mapa de la unidad productiva (parcela/finca/chacra) .......... 19 Lista de agricultores y agricultoras ...................................................... 21 Requisitos mnimos para el Sistema de Control Interno (SCI) ........... 23

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Anexo I:

Lista de definicines

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Lista de definiciones English Accreditation German Akkreditierung Spanish Acreditacin website Definiciones Procedimiento mediante el cual una entidad autorizada otorga un reconocimiento formal a una entidad o persona certificando que esta es competente para cumplir con tareas especficas. Reconocimiento de que una entidad certificadora cumple con las normas DIN EN 45011 (iguales a ISO 65). ISO: Organizacin Internacional para Normalizacin El proceso mediante un tercero garantiza por escrito que un proceso claramente identificado ha sido metdicamente evaluado, de manera que exista suficiente confianza en que ciertos productos especificados cumplen con requerimientos especiales. La entidad que maneja las certificaciones.

Accreditation under DIN EN 45011 / ISO 65 Certification Zertifizierung Certificacin

www.iso.ch

Certification organisation, certifier Competent authorities

Zertifzierungsstelle, Zertifizierer Kontrollbehrden

Organizacin de certificacin, Certificadora Autoridades de control

Las certificaciones otorgadas de acuerdo a reglamentos oficiales (como los reglamentos de la UE) solamente podrn ser realizadas por certificadores que sean reconocidos por las autoridades competentes. Naturland es una certificadora privada, que certifica de acuerdo a sus propias normas. Las normas privadas de Naturland son acreditadas por IFOAM. Esta acreditacin comprueba la alta calidad de la certificacin de Naturland.

Anexo I: Lista de definiciones

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External Externe Kontrolle Control externo inspection; rate www.ifoam.org IFOAM Internationale IFOAM International Vereinigung Federacin Federation for Biologischer Internacional Organic Landbaubewegunge de Movimiento Agriculture n de la Movements Agricultura Orgnica

IFOAM Accreditation

IFOAM Akkreditierung

Acreditacin IFOAM

www.ifoam.org

IMO Institute for IMO Institut Marketecology Marktkologie

fr IMO Instituto www.imo.ch para el Ecocomercio Agencia control Inspeccin de

Inspection body; -agency Inspection,

Kontrollstelle Kontrolle, Inspektor

Inspecciones realizadas por la entidad oficial de inspecciones para evaluar el sistema de control interno (SCI). IFOAM es la organizacin que coordina a nivel mundial los movimientos de la agricultura orgnica con alrededor de 730 organizaciones e instituciones afiliadas en unos 97 pases de todo el mundo. Fundada en 1972. IFOAM representa el movimiento mundial de la agricultura orgnica y proporciona una plataforma para el intercambio y la cooperacin globales. IFOAM est comprometido con una propuesta holstica en el desarrollo de sistemas de agricultura orgnica, incluyendo aspectos de sostenibilidad del medio ambiente y del respecto a las necesidades humanas. Reconocimiento otorgado por el International Accreditation Service (IOAS), en el sentido de que una entidad de certificacin cumple con las normas bsicas de IFOAM y los criterios de acreditacin de IFOAM. Entidad privada de inspeccin que est oficialmente autorizada para ejecutar inspecciones de acuerdo a los Reglamentos (EEC) No. 2092/91 y las normas de Naturland. Entidad que ofrece el servicio de inspeccin a base de un programa de certificacin. Visita en el sitio para verificar que la ejecucin de una operacin se realice de acuerdo a las normas de produccin o procesamiento. En el caso de productos orgnicos la tarea de inspeccin casi siempre es delegada a una entidad privada, la cual acta como

Anexo I: Lista de definiciones

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Inspector

Kontrolleur

Internal control Internes system (ICS) Kontrollsystem

Naturland Association Operator

Naturland e.V.

Out-growers

Vertragsanbauer

una entidad oficial de inspeccin. Estas estn supervisadas por una autoridad competente y tienen que cumplir con ciertos requerimientos con respecto a su estructura y calificacin. Durante una inspeccin todas las conclusiones del inspector o inspectora estn documentadas en un informe de inspeccin, el cual debe ser refrendado por el operador que fue inspeccionado. Inspector, Persona nombrada por un programa de certificacin o inspectora por una entidad de inspeccin para encargarse de la inspeccin de un operador. Sistema de El Sistema de Control Interno es un sistema de Control Interno aseguramiento de calidad documentado y propio de la (SCI) organizacin que permite a la certificadora externa delegar la inspeccin anual de grupos miembros individuales a una entidad o unidad identificada dentro del operador certificado. En consecuencia la tarea principal de la entidad de certificacin es la evaluacin del funcionamiento del SCI. Asociacin www.naturland.de Asociacin privada de agricultores y agricultoras Naturland fundada en 1982 para promover la agricultura orgnica en Alemania y todo el mundo. Operadora Una persona natural o jurdica. La parte que firma el contrato con la entidad de certificacin y que es responsable por la ejecucin del SCI. El operador debera tener una estructura y forma legal. Agricultor que Agricultores y agricultoras contratados por una produce bajo compaa u organizacin (p.ej. un exportador) con el fin un contrato de producir productos orgnicos.

Anexo I: Lista de definiciones

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Production unit; Produktionseinheit farming unit

Unidad de produccin, parcela, finca

Quality management, Quality Manual

QualittsManagement, QualittsManagementHandbuch (QMH) Regulation Verordnung (EWG) (EEC) No. Nr. 2092/91 2092/91

Manejo de calidad, manual de garanta de calidad Reglamento (RAEUE) 2092/91 www.ifoam.org

Unidad de produccin: El rea por la cual el operador es responsable incluyendo compras, produccin, procesamiento y exportacin. Finca: El rea y/o instalaciones (tanto orgnicas como inorgnicas) por el productor o la productora de la asociacin de pequeos agricultores y agricultoras es responsable. Un sistema de calidad deber ser documentado en un manual de calidad y procedimientos relacionados.

Smallholder, Kleinbauer small scale farmer

Agricultor pequeo, campesino

Smallholder

Kleinbauernorganis

Asociacin

de

El Reglamento (RAEUE) 2092/91 es una ley escrita y es directamente aplicable en todos los pases miembros de la Unin Europea. Regula el etiquetado de los alimentos orgnicos en la UE. En agosto de 1999 fue enmendada por el REG 1904/99/EC para cubrir tambin la cranza orgnica de animales. Un pequeo agricultor es un agricultor que cultiva la tierra (ya sea la suya propia o la de otra persona) directamente usando principalmente la mano de obra de su familia. En comparacin a su regin, cuenta con pocos recursos financieros. Esta es tambin la razn por la cual sus labores no son mecanizadas y su uso de insumos externos es bajo. Para comercializar sus productos, los pequeos agricultores y agricultoras individuales se organizan en grupos (asociaciones, cooperativas). Un grupo organizado de pequeos agricultores y

Anexo I: Lista de definiciones

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organisation; -group

ation

pequeos agricultores agricultoras

agricultoras con sistemas de cultivo y produccin parecida. Los criterios del captulo E1 se aplican a estos grupos solamente cuando la certificacin se aplica al grupo en conjunto y cuando se hayan hecho arreglos especiales para inspeccin.
Cada indicacin de una cierta calidad (en este caso, produccin orgnica) tiene que ser evaluada en comparacin con una norma definida, incluyendo reglas sobre produccin, procesamiento, etiquetado e inspeccin. Dicha norma puede ser de carcter legal, obligatorio (como el Reglamento (EEC) No. 2092/91) o una norma privada cuyos requerimientos se cumplen de manera voluntaria (p.ej. las normas de Naturland).

Standards

Richtlinien

Normas

Third country

Drittland

Tercer Pas

Normas bsicas de IFOAM: Las normas bsicas de IFOAM son desarrolladas por el comit de normas de IFOAM (SC) en cooperacin estrecha y consultas de las organizaciones afiliadas a IFOAM y otros interesados. Todos los pases que no son miembros de la Unin Europea (UE).

Anexo I: Lista de definiciones

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Anexo II:

Naturland contrato de productor

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CONTRATO DE PRODUCTOR

Entre la Asociacin Naturland - Verband fr naturgemen Landbau e.V. con sede en Mnchen (Repblica Federal de Alemania) - en lo sucesivo denominada NATURLANDAsociacin/Finca Avenida Ciudad o comunidad Pas - en lo sucesivo denominada ORGANIZACIN DE PRODUCTORES-

Prembulo: A. NATURLAND tiene por objeto como asociacin de beneficio comn la proteccin del medio ambiente y la conservacin de las condiciones de vida mediante una explotacin ecolgica en todos los sectores de la agricultura. Con este fin NATURLAND desarrolla Normas para la agricultura ecolgica y el tratamiento de los productos elaborados segn estas Normas (en lo sucesivo Normas de Naturland) y celebra con sus miembros contratos mediante los cuales stos se obligan a la explotacin de sus entidades de produccin de conformidad con las Normas de Naturland. B. La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES es una. (cooperativa, organizacin agricola, sociedad de explotacin o similar/forma juridica segn el derecho extranjero que corresponda) que explota un proyecto de produccin agrcola de en (pais)..(en lo sucesivo Proyecto de Cultivo). La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES es miembro de NATURLAND y tiene la intencin de explotar la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo segn las Normas de Naturland. C. Las obligaciones de la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES respecto del cumplimiento de las normas imperativas, en especial, el decreto RAEUE (EWG) nmero 2092/91 del 24 de junio 1991 sobre la produccin agrcola ecolgica y la correspondiente distincin de los productos agrcolas y alimentos, incluyendo aquellas normas de desarrollo y modificacin y adicionales ,se entienden sin perjuicio de las disposiciones del presente contrato de produccin.

Que habiendo convenido ambas partes el presente contrato de produccin acuerdan obligarse conforme a las siguientes:

Anexo II: Contracto des productores

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CLUSULAS 1. Obligaciones de la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES

1.1 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a la explotacin de todas las entidades de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo de conformidad con las Normas de Naturland anexo I a presente contrato - segn la versin vlida que se trate. Bajo entidad de produccin agrcola en el sentido de este contrato se entiende todas las superficies de produccin agrcola, centros de produccin, lugares de almacenamiento y de instalaciones que sirvan a la produccin, preparacin, tratamiento, conservacin y envasado de productos agrcolas y de cuya explotacin o gestin responda la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES. 1.2 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES garantiza que la descripcin de la entidad de produccin agrcola como se refleja en el anexo II a este contrato detalla todas las superficies de produccin agrcola, centros de produccin, lugares de almacenamiento de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo y se obliga a comunicar a NATURLAND sin dilacin posibles cambios. 1.3 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a informar a NATURLAND regularmente sobre todas las circunstancias relativas a la explotacin de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo y a facilitar a requerimiento de NATURLAND aquella documentacin relativa a la explotacin de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo y a proporcionar informacin; as como conceder a NATURLAND siempre acceso a todos los centros de produccin, lugares de almacenamiento e instalaciones de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo. Esta obligacin tambin es vlida y aplicable frente a organizaciones nacionales o internacionales, sobre todo frente a Arbeitsgemeinschaft kologischer Landbau (AGL), as como a International Federation of Organic Agriculture Movements (ifoam), en caso de que NATURLAND se vea sometida a un control de su asociacin. 1.4 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a permitir el control del cumplimiento de las Normas de Naturland por cuenta propia a travs de NATURLAND, la Naturland Zeichen GmbH o por alguna organizacin de control encargada por stos, y en especial a: tolerar las inspecciones de los centros de produccin incluso sin preaviso, y permitir el acceso a todos los lugares de produccin, lugares de almacenamiento e instalaciones de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo; permitir la toma de pruebas; permitir que se inspeccionen los libros del negocio y los correspondientes comprobantes;

llevar toda la documentacin relativa al control de calidad, como planos de la inmobiliaria agrcola y de las parcelas correspondientes, hojas de inscripciones, libro de establos, fichero de talado, segn instrucciones de NATURLAND y a demanda presentar dicha documentacin; cuantificar y averiguar aquellos datos necesarios para el control de calidad, as como dar informacin y otorgar apoderamiento, como, por ejemplo, apoderamiento para obtener informacin a travs de los proveedores y compradores. 1.5 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a llevar a cabo aquellas medidas que hayan sido determinadas por la comisin de reconocimiento de NATURLAND para el cumplimiento de las Normas de Naturland.

Anexo II: Contracto des productores

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1.6 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a desarrollar y realizar un sistema de control interno de conformidad con "Criterios para sistemas de control interno" contenida en el anexo VI y las instrucciones de NATURLAND.

2.

Obligaciones de NATURLAND

2.1 NATURLAND se obliga a asesorar en forma adecuada a la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES con el fin de que se realizen y cumplan las Normas de Naturland o bien encargar a terceros el asesoramiento. Previo a la prestacin de cualquier asesoramiento deber alcanzarse un acuerdo sobre la asumcin de gastos que surjan con motivo del mismo. Siempre que no se haya acordado otra cosa, los gastos del asesoramiento sern a cargo de la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES. 2.2 NATURLAND se obliga a confirmar a la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES que la explotacin de la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo se ha realizado de conformidad con las Normas de Naturland, siempre que proceda, mediante la emisin de un certificado anual de la comisin de certificacin de NATURLAND. 3. Marca Naturland

3.1 NATURLAND es titular de la marca constituida por palabra y grafico Naturland como se ilustra en el anexo III al presente contrato (en lo sucesivo Marca Naturland). La Marca Naturland est protegida como marca entre otros paises europeos en la Repblica Federal de Alemania. La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga respecto a aquellos productos que hayan sido elaborados segn las Normas de Naturland y que pretenda poner en circulacin indicando su procedencia de la agricultura ecolgica a utilizar la Marca Naturland segn las disposiciones de un contrato de licencia que deber celebrarse con la Naturland Zeichen GmbH de forma separada. 3.2 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES y los Productores solamente tendrn derecho a utilizar la Marca Naturland, siempre que se les permita dicha utilizacin dentro del marco de un contrato de licencia a celebrar con independencia del presente con la Naturland Zeichen GmbH. Esto mismo es vlido para una posible utilizacin de la palabra o parte del grfico de la Marca Naturland, una utilizacin de Naturland como nombre, denominacin de sociedad, o indicacin de un centro de negocios o bien la indicacin de la existencia de este contrato de produccin o del certificado sobre impresiones o envases. 4. Sanciones

En el supuesto de que la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES contravenga las obligaciones que dimanan del presente contrato, podr NATURLAND imponer las sanciones segn el catlogo contenido en el anexo IV al presente contrato. La aplicacin de las mismas deber hacerse de forma escrita, sin perjuicio de ulteriores reclamaciones de daos y perjuicios. 5. Duracin y terminacin del contrato

5.1 El contrato entra en vigor a la firma del mismo y sustituye los pactos anteriores entre las partes respecto del objeto del contrato, en especial algn contrato celebrado con anterioridad en el que se estipule un cambio, reconocimiento u otro contrato de produccin, as como aquellos pactos adicionales. El contrato se celebra por tiempo indefinido. El contrato puede ser denunciado

Anexo II: Contracto des productores

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por ambas partes con un preaviso de 3 meses al trmino de cada mes natural del ao por notificacin escrita. El derecho a la resolucin del contrato por causa importante no se ve afectado por lo establecido con anterioridad. 5.2 El contrato termina con la terminacin de la condicin de miembro de la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES de NATURLAND, por cualquier motivo, sin que para ello sea precisa la denuncia del presente contrato. 5.3 La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES se obliga a devolver a NATURLAND sin dilacin a la terminacin del presente contrato toda la documentacin, escrituras, soportes de datos, indicaciones escritas o almacenadas electronicamente, notas, libros, modelos etc. que tengan relacin con este contrato. No le corresponde a la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES ningn derecho de retencin.

6.

Declaracin relativa a la proteccin de datos

La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES permite a NATURLAND con respecto a los datos obtenidos a raz del presente contrato sobre la ORGANIZACIN DE PRODUCTORES y la entidad de produccin agrcola del Proyecto de Cultivo de: almacenar aquellos datos con el fin de cumplir con el presente contrato;

facilitar aquellos datos a organizaciones nacionales o internacionales, en especial a la Arbeitsgemeinschaft kologischer Landbau(AGL), as como a International Federation of Organic Agriculture Movements (IFOAM) y - en el marco que sea necesario - a terceros con el fin de la evaluacin y acreditacin de NATURLAND; facilitar aquellos datos a la Naturland Zeichen GmbH o a cualquier otra organizacin de control con el fin de controlar el cumplimiento de las Normas de Naturland; facilitar aquellos datos a los miembros de la comisin de reconocimiento de NATURLAND al objeto de que el certificado anual pueda ser emitido; facilitar aquellos datos a la Naturland Zeichen GmbH al objeto de celebrar y llevar a cabo un contrato de licencia sobre la utilizacin de la Marca Naturland. 7. Varios

7.1 Este contrato reproduce fielmente los pactos entre las partes en relacin al objeto del contrato. Cualquier modificacin y aadidura al contrato o a los anexos, en especial modificaciones o refundiciones de las Normas de Naturland deben revestir la forma escrita. Esto tambin es aplicable a la renuncia de derechos que traigan causa del presente contrato incluso la renuncia al requisito de la forma escrita plasmada en la presente clusula. 7.2 El presente contrato se somete al derecho vigente en la Repblica Federal de Alemania.

7.3 No obstante de que algunas o una clusula o disposicin del presente contrato fueran nulas o impracticables, el resto del contrato ser vlido. Las partes se obligan a sustituir las clusulas afectadas por otras vlidas, que se acerquen econmicamente lo ms posible a las originales, lo cual es aplicable tambin, cuando sea menester integrar o complementar el presente contrato.

Anexo II: Contracto des productores

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7.4 Los anexos que siguen son parte integrante de este contrato. La ORGANIZACIN DE PRODUCTORES confirma haber recibido un ejemplar de cada uno de los anexos que se enumeran a continuacin:

Anexo I:

Normas de Naturland:

- para la agricultura orgnica en la versin 5/00 - para la horticultura (incluyendo zetas) en la versin 05/99 - para la viticultura en versin 11/00 - para la certificacin de productos de recoleccin en versin 12/93 para la apicultura orgnica en versin 11/00 - Normas generales de procesamiento en versin 08/99
Anexo II: Descripcin de la entidad de produccin situacin Anexo V: Criterios para sistemas de control interno Anexo III: Marca Naturland Anexo IV: Catlogo de sanciones en la versin del Octubre 1996

Munich, el ______ 2001

_____________________________ NATURLAND

ORGANIZACIN DE PRODUCTORES

Anexo II: Contracto des productores

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Anexo III:

Lista de inspectores e inspectoras internos

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Lista de Inspectores y Inspectoras Internos

Lista de inspectores e inspectoras internos: Nombre del/de la Identificacin Profesin inspector/inspectora (e.g. nmero de cdula) Aos de experiencia en Fecha en la que el/ella Lugar de Lugar agricultora orgnica asist la ltima vez en residencia inspeccin un curso de entrenamiento de

Anexo III: Lista de inspectores internos

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Anexo IV:

Informe de inspeccin interna

Anexo IV: Informe de inspeccin interno

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Informe de Inspeccin Interna


Asociacin de agricultores y agricultoras Comunidad (ubicacin exacta): Nombre del agricultor/agricultora: Inspector/a interno: Agricultor/a ya certificado el ao pasado s Caractersticas de la finca/unidad productiva Superficie total de la propiedad: (ha):................................... Nmero total de parcelas: Favor poner en una lista todos los lotes manejados por el agricultor y agricultora, incluyendo lotes de cultivos de autoconsumo, lotes de barbecho, lotes nuevos, etc. Parcela N Superf. Cultivo Otros cultivos (p.ej. Ultima aplicacin de insumos no Segn ha cultivos de autoconsumo) permitidos croquis/map Fecha y nombre del producto a (fertilizantes no permitidos, pesticidas, herbicidas, semillas tratadas con qumicos, etc.) status de certificacin: Zona: Cdigo del agricultora/agricultora: Fecha de inspeccin: no (agricultor/a nuevo/a)

Nmero- y especies de animales: Estabulado o en pastos: Forraje usado: Historial de las parcelas (de todos los nuevos lotes/parcelas) Parcela Cultivo 2003 Cultivo 2004 Cultivo 2005 N

Ultima aplicacin de insumos no permitidos

Proteccin de plantas: Producto aplicado

Hecho casa No*)

en Cantidad (Si/ (kg/ha)

Para qu cultivo? Razn / Enfermedad

*Para productos que no son de la propia finca, favor indique especificaciones claras del producto. Otras actividades para la proteccin de plantas (medidas preventivas): ................................................................................................ ................................................................................................................................................................................................ Fertilizacin: Producto incluyendo abonos compost, etc.

Origen (de donde viene) / comentarios / cantidades utilizadas (para productos que verdes, no son de la misma finca/lote/chacra)

Anexo IV: Informe de inspeccin interno

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Conservacin del suelo y del ecosistema, diversificacin Medidas tomadas en los cultivos: s no hierbas?

Problemas de la erosin del suelo:

Cmo se controla las .............................................................................................................................................. Evaluacin de la conservacin: excelente bien aceptable no aceptable Semillas/plntulas: propia propagacin/propias semillas semillas comercial y convencional sin tratamiento Riesgos de contaminacin: Aspectos

semillas de vecinos (convencional/sin tratamiento) semillas comercial y convencional con tratamiento

Respuesta

Comentarios

Riesgo por contaminacin de lotes convencionales por s no viento y erosin Aparatos de aplicacin se usan solamente en la s no produccin orgnica Almacenamiento de productos no permitidos en la s no Cules? finca/chacra/lotes Otros riesgos de contaminacin s no (agua, desage, basura depositada, dao al medio ambiente por plantas de procesamiento, etc.) Riesgo de contaminacin / confusin/ mezcla durante s no procesamiento por el agricultor/a, almacenamiento o transporte Observacin /comentarios (p.ej. medidas ya tomadas para reducir el riesgo)

Evaluacin de riesgos de contaminacin:

muy alto

alto

tolerable

no hay riesgo

Capacitacin de agricultores y agricultoras No. de visitas recibidas: Fecha de la ltima visita: Asesor/promotor o promotora: Cursos/tema: Agricultor o agricultora conoce las normas internas? s no Evaluacin de la capacitacin: excelente bien aceptable Responsabilidad social: Aspectos Cuntos empleados fijos trabajan en la propiedad? Cunto personal temporal y/o jornaleros trabajan en la propiedad? El salario mnimo para empleados fijos es (indique tambin en USD): El salario mnimo es pagado para empleados fijos? El salario mnimo para jornaleros y personal temporal es? (indique tambin en USD) El salario mnimo es pagado para jornaleros/personal temporal? La educacin escolar no se perjudica, aunque nios estn apoyando en los trabajos de campo? La seguridad en el trabajo esta garantizada?

no aceptable

Respuesta No.: No.:

Comentarios

s no

s s s

no no no

Anexo IV: Informe de inspeccin interno

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Recomendaciones para la certificacin (a llenar por el inspector/a) Cultivo ha Estimacin de cosecha

Calidad (orgnico, convencional)

en

transicin,

Aprobado sin condiciones

Aprobado con condiciones No aprobado Condiciones para el ao en curso (medidas a tomar para el agricultor/a):

Condiciones todava no cumplidas del ao pasado:

DECLARACIN: El agricultor/a firmante declara su conformidad con lo expresado en este formulario y afirma que no aplic ningn producto o procedimiento no sealados en el mismo.

................................. Lugar y fecha:

.................................... Agricultor/agricultora

............................. Inspector/a interno

Decisin del comit interno de aprobacin

Aprobar sin condiciones

Aprobado con condiciones

Sancionado

Rechazado:

Razones para la sancin y definicin de la sancin: Inicio y duracin de la sancin:

Sello /Firma /Fecha

Anexo IV: Informe de inspeccin interno

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Anexo V: Croquis/mapa de la unidad productiva (parcela/finca/chacra)

Anexo V: Croquis/mapa de la unidad productiva (parcela/finca/chacra) 19

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Croquis/mapa de la unidad productiva (parcela/finca/chacra) Ejemplo:

Croquis de la unidad productiva (parcela/finca/chacra)


Ri Sendero Calle Referencia:
489 : rea de produccin

431 223 113

437 579 467 123 489

147 Bella Vista

: Calles

556 345

Sendero

667

444 517 El Progreso

: Rio

: Ciudad

El Paraiso 456 365 335 Pueblo Viejo

escala: 1:1.000

escala: 1:1.000 Calle Ro

Anexo V: Croquis/mapa de la unidad productiva (parcela/finca/chacra) 20

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Anexo VI:

Lista de agricultores y agricultoras

Anexo VI: Lista de agricultores y agricultoras

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Lista de agricultores/as 200____ Nombre de la organizacin:_________________

Resultado del Control Interno (orgnico, en transicin, no orgnico ....) aprobad a

Fecha de ultima aplicacin de agroquimicos rea total de la parcela/finca/chacra (ha) rea orgnica (ha) cultivos de venta en el ao pasado

Cantidad cosechada (kg) acopiada en la cosecha pasada

rea cultivos convencionales (ha)

Nombre y appelido del agricultor/a

Lugar (direccin)

rea de cultivos orgnicos del ao en curso (producto y ha) producto orgnico U 2 U 1

Estimacin del cultivo orgnico para la cosecha que viene (kg)

Nombre (cdigo) del inspector/a interno

UO 1 (frijoles)

pro- tota ducto l kg orgnico 350 0

U2

U1

UO Sra. Hernndez

Sra. Rosa 1 Juarez

comunidad Naranjito

14.07.98

01.01.98

caf cacao

4 1

caf caca o

3500 300

Anexo VI: Lista de agricultores y agricultoras

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inspecin externa (llenada por el inspector/a externo/a)

Personal temporal o jornaleros?

Fecha de inicio en el programa orgnico

Empleados fijos contratados?

Cdigo del agricultor/a

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Anexo VII:

Requisitos Mnimos del Sistema Interno de Control (SIC)

Anexo VII:Requisitos mnimos para el Sistema de Control Interno (SIC) 23

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Requisitos Mnimos del Sistema Interno de Control (SIC) para Grupos de Pequeos Productores
Este documento forma parte del contrato entre Naturland y los grupos de pequeos productores (anexo V). En l se describen todos los requisitos mnimos que debe cumplir un Sistema Interno de Control (SIC) para cumplir con el estndar de IFOAM. Estos requisitos son tambin obligatorios para lograr una certificacin ecolgica segn los estndares de Naturland. Para mayores detalles sobre la implementacin y mejora del SIC, ver el documento Manual de Garanta de Calidad, una gua para los Sistemas Internos de Control, publicado por Naturland (Manual for Quality Assurance A Guideline for INTERNAL CONTROL SYSTEMS (ICS) in Smallholder Organisations).

I. Criterios de Participacin
1. Criterios generales: El grupo debe ser lo suficientemente grande como para lograr que el Sistema Interno de Control (SIC) sea confiable y econmicamente viable. Deber existir una cierta homogeneidad entre los miembros, en trminos de ubicacin geogrfica y / o de los sistemas de produccin / comercializacin. La organizacin debe contar con una estructura definida y documentada (organigrama). La organizacin deber demostrar su capacidad (recursos, personal e infraestructura) para implementar un Sistema Interno de Control (SIC) que corresponda con lo indicado en el Manual de Naturland, en el curso de un ao. 2. Restricciones: El productor ms grande de la organizacin no puede ser 50 veces mayor que el productor ms pequeo (en trminos de la produccin). Los productores individuales que cultiven ms de 25 ha deben ser controlados una vez cada ao por la entidad de control externo. Estos productores deben contar con registros propios sobre la produccin. Slo el grupo de pequeos productores tiene puede comercializar su producto haciendo referencia a la certificacin por Naturland, no as los productores individuales. 3. Implementacin: Se debe explicar la Norma interna a todos los productores individuales, en el idioma local. En la Norma interna se debe especificar el periodo de conversin, las reglas internas para la produccin y los procedimientos post-cosecha. El registro de cada productor nuevo debe realizarse conforme los criterios mencionados en el Registro de nuevos productores

II. Registro
1. Registros obligatorios para todos los productores individuales: Superficie total cultivada (incluyendo las parcelas convencionales). Superficie de los cultivos ecolgicos (o nmero de plantas / rboles en cultivos asociados). Los mtodos de cultivo utilizados al momento de ingresar al programa ecolgico Fecha de la ltima aplicacin de insumos prohibidos. Plano/croquis de ubicacin de todas las fincas ecolgicas. Dichos registros se deben actualizar anualmente! 2. Contrato entre cada productor y el Responsable del SIC: El contrato debe estar escrito en un idioma que el productor entiende. El contrato debe especificar el compromiso de cumplir la Norma interna

Anexo VII:Requisitos mnimos para el Sistema de Control Interno (SIC) 24

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Las consecuencias del incumplimiento del contrato deben estar claras (poltica o cdigo de sanciones). El contrato debe garantizar el acceso a la documentacin, a las inspecciones internas y externas de las fincas. Un exemplar de un contrato deber estar disponible tambin en el idioma de los certificadores.

III. Relaciones contractuales


La firma de contratos oficiales entre todas las partes cooperantes es necesaria para garantizar una completa transparencia. Debe firmarse los siguientes contratos: 1. Entre el grupo de pequeos productores (representado por el Responsable del SIC) y Naturland (contrato de productor de Naturland). 2. Entre el grupo de pequeos productores y la entidad de control (contrato de inspeccin). 3. Entre cada productor y el Responsable del SIC (tal como se indica en el punto sobre el Registro de nuevos productores). 4. Entre el grupo de pequeos productores y las entidades de servicio (procesadores y / o exportadores subcontratados).

IV. Requisitos de Personal para el SIC


Se debe contar con personal calificado para implementar un SIC que funcione bien, al menos con: 1. Responsable del proyecto: Se debe designar a una persona calificada con experiencia en Agricultura Ecolgica y comercializacin. Esta persona es responsable por el funcionamiento permanente y por la calidad de SIC. Tambin coordina las actividades del personal de campo, personal de aprobacin, la inspeccin interna y es la persona de contacto con la entidad de control externo. 2. Inspector interno: Designar una persona calificada con experiencia en Agricultura Ecolgica, quien se encargar de realizar las inspecciones internas anuales. Se deber contar con un contrato y una declaracin de conflictos de inters para los inspectores internos. 3. Comit de aprobacin (al menos dos personas): Personal calificado con experiencia en Agricultura Ecolgica. Se debe designar a una persona como Responsable de Aprobacin para tomar las decisiones internas de aprobacin en nombre del comit. Todos los miembros deben contar con un contrato y una declaracin de conflictos de inters. Puede que sea necesario contar con ms personal (por ejemplo, si un grupo grande tiene ms de un centro de accin): 1. Supervisor del proyecto: - Para desarrollar, implementar y supervisar el SIC y tambin supervisar la produccin. 2. Responsable de la documentacin: - Para manejar y compilar la informacin generada en el SIC y para informar al Responsable del proyecto. 3. Responsable de campo (promotor de campo) - para registrar el ingreso y salida de los productores - para apoyar a los productores con los registros requeridos - para informar a los productores sobre las normas ecolgicas y sobre las mejoras necesarias en su sistema de produccin 4. Responsable de acopio/compra, Responsable del almacn/depsito y/o Responsable de procesamiento: - para asegurar que slo se compran, procesan y almacenan productos ecolgicos (o que se mantiene la separacin requerida) - para manejar las instalaciones evitando toda posible contaminacin - para asegurar que se firmen los comprobantes Se debe firmar un contrato entre el personal y el Responsable del SIC, en el cual se detallen todas las responsabilidades.

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V. Gestin de riesgos
La gestin de riesgos debe asegurar la calidad de los productos ecolgicos a lo largo de todo el flujo, desde la produccin en finca, transporte, almacenamiento, procesamiento, hasta la exportacin. Se debe realizar las siguientes acciones: 1. Se debe realizar una evaluacin bsica de riesgos antes de la primera inspeccin. Debe incluir todos los pasos del flujo de producto que estn bajo la responsabilidad del Responsable del SIC. 2. El SIC debe tomar todas las medidas para minimizar los riesgos relevantes identificados.

VI. Requisitos de capacitacin para los productores e inspectores internos


1. Productores: Cada productor debe recibir al menos un asesoramiento inicial por un servicio de extensin externo o un curso de capacitacin organizado por el grupo. Adems, se debe realizar un curso de capacitacin sobre agricultura ecolgica para los productores al menos una vez al ao. Las actividades de capacitacin deben ser documentadas adecuadamente. 2. Inspectores internos: Cada inspector interno debe recibir una capacitacin interna inicial y debe participar en al menos un curso de capacitacin anual.

VII. Inspecciones Internas


Las inspecciones a las fincas son necesarias para garantizar que todos los productores estn registrados en el programa ecolgico y se encuentran trabajando de acuerdo a las normativas ecolgicas. Las siguientes acciones son obligatorias: Se debe realizar una inspeccin anual a toda la finca de todos los productores, en presencia de los mismos productores. Se debe inspeccionar tambin el manejo post-cosecha y la crianza animal. Se debe verificar que se han cumplido las condiciones de la inspeccin anterior. Se debe documentar correctamente las inspecciones internas y sus resultados (ver los requisitos mnimos para el sistema de registros). En el caso de que se detecten no conformidades mayores, se debe sancionar al productor e inmediatamente separar sus productos de los dems productos de las fincas ecolgicas. El comit de aprobacin debe decidir sobre el nivel de la sancin a aplicar.

VIII. Requisitos de documentacin


La documentacin garantiza a las partes involucradas la transparencia necesaria y permite detectar los riesgos posibles de incumplimiento de la Norma interna y las Normas de Naturland. 1. Norma interna (Reglamento interno) Se deben elaborar una Norma o Reglamento interno que guarde conformidad con las normas de Naturland, incluyendo: Reglas de participacin para los productores. Un procedimiento para la conversin a la agricultura ecolgica. Una poltica de no-conformidades y sanciones. Se debe informar a todos los productores sobre la Norma interna escrita, o se deben organizar reuniones regulares documentadas para informar al productor sobre las regulaciones internas y sobre los requisitos para la certificacin. 2. Estructura del grupo de pequeos productores Es obligatorio que exista un organigrama (ver un ejemplo en el manual del SIC). Se debe definir los estatutos o la constitucin de la organizacin Se debe describir las otras actividades de la organizacin.

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3. Cursos de capacitacin Se debe contar con un resumen escrito de los cursos de capacitacin realizados, incluyendo los nombres de los participantes, contenido (resumido) y fecha. 4. Miembros del personal Se debe cumplir y documentar los requisitos antes mencionados bajo el punto Requisitos de personal para el SIC. Adems, se requiere la siguiente informacin: Lista actual y responsabilidades de los inspectores internos y de los miembros del comit de aprobacin. 5. Inspecciones internas de las fincas de los productores Debe contarse con una Lista de Productores Aprobados (LPA), que incluya la siguiente: informacin Cdigo del productor, nombre y apellido. Nombre o cdigo del inspector interno. Ubicacin (comunidad, colonia, campo). Fecha de ingreso del productor al programa ecolgico. Superficie total de la finca. Superficie sembrada con cultivos ecolgicos y / o con cultivos de renta en conversin / convencional. ltima fecha de utilizacin de insumos prohibidos. Cantidades acopiadas/vendidas el ao anterior. Estimacin de la cosecha para el ao siguiente. Fecha de la inspeccin interna (por lo menos una, pueden ser varias) Resultados de la inspeccin interna (aprobado o sancionado). En una lista separada se debe incluir a todos los productores sancionados La lista de los productores debe ser actualizada cada ao! 6. Flujo de producto: Acopio/compra, manejo, procesamiento, ventas en el mercado local y ventas de exportacin La documentacin sobre todas las etapas del flujo de productos es esencial para demostrar la transparencia de la operacin y garantiza que todos los productos sean netamente ecolgicos. Se debe cumplir los siguientes requisitos: Todos los pasos del flujo de producto deben ser documentados con precisin, La cantidad de producto entregado se compara con cantidad estimada. En caso de incumplimiento, los productos deben guardarse por separado, se debe informar de inmediato al Responsable de calidad y se debe decidir cul ser la consecuencia de la falta. Los productores deben recibir un comprobante por los productos entregados. Durante el almacenamiento de los productos ecolgicos, los productos no ecolgicos y en conversin deben permanecer estrictamente separados. Comprobantes de ingreso y salida de los productos al/del almacn. En todos los documentos se debe indicar claramente si se trata de producto ecolgico o en conversin. En todos los empaques se debe indicar claramente si se trata de producto ecolgico o en conversin (por ejemplo en los sacos). Durante el procesamiento, slo se permite el uso de ingredientes ecolgicos e ingredientes no agrcolas autorizados. Se debe mantener una estricta separacin de las diferentes calidades.

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Informes de rendimientos de proceso. Lista de las ventas realizadas

IX. Inspeccin Externa


Naturland no realiza ninguna inspeccin por s misma, sino que encarga su ejecucin a entidades externas de inspeccin, como por ejemplo al Institute for Market Ecology (IMO). La inspeccin externa se realiza una vez al ao. Se concentra en la supervisin del SIC, evaluando principalmente su eficiencia y objetividad. Esta verificacin incluye los siguientes procedimientos de control: Inspeccin de la documentacin interna (su integridad y confiabilidad) Verificacin de la calidad de las inspecciones internas por medio de entrevistas e inspecciones de parcelas al azar de un nmero de productores que se calcula de la siguiente manera:

El nmero mnimo de productores a ser re inspeccionados se obtiene multiplicando la Raz cuadrada del nmero total de productores presentados para la certificacin por un Factor variable segn el nivel de riesgo existente: Nmero de productores de la organizacin = n Nmero de productores a ser re inspeccionados: N Factor de riesgo Bajo: 1 = Raz cuadrada de n Factor de riesgo Medio: 1.2 = Raz cuadrada de n por 1.2 Factor de riesgo Alto: 1.4 = Raz cuadrada de n x 1.4

As por ejemplo, si el nmero de productores presentados es de 100, se deber inspeccionar a: Nmero de productores de la organizacin = 100 Nmero de productores a ser re inspeccionados: N Factor de riesgo bajo: 1 N = 100 = 10 Factor de riesgo medio: 1.2 N = 100 x 1.2 = 12 Factor de riesgo alto: 1.4 N = 100 x 1.4 = 14

Verificacin de las actividades de control de calidad realizadas Inspeccin de todas las unidades de procesamiento y exportacin Una buena cooperacin con el inspector externo es esencial para realizar una inspeccin y rpida. Se deben preparar los documentos necesarios, para presentarlos de manera completa y ordenada. Todas las personas responsables deben estar presentes para acompaar al inspector y facilitarle toda la informacin necesaria. Naturland comunicar al grupo los resultados de la inspeccin y la decisin de certificacin

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X. Contacto
Para cualquier pregunta, no dude en contactar a su persona de contacto en Naturland. Miembros de Naturland en frica y Asia: Friedrun Sachs f.sachs@naturland.de Tel.: +49-89-898082-88 Fax: +49-89-898082-90 Miembros de Naturland en Mxico y Amrica Central: Manfred Frst m.fuerst@naturland.de Tel.: +49-89-898082-86 Fax: +49-89-898082-90 Miembros de Naturland en Latinoamrica y Europa: Alexander Koch a.koch@naturland.de Tel.: +49-89-898082-87 Fax: +49-89-898082-90 http://www.naturland.de/bienvenido.html

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