Sunteți pe pagina 1din 9

Lecia 10.

Tiprirea unui registru de calcul

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul


Obiectivele leciei:
n aceast lecie vei vedea cum putei tipri un registru de calcul sau o parte din el, i cum putei mbunti aspectul documentului tiprit folosind anteturi i subsoluri.

Schimbarea opiunilor de configurare a unei pagini


Un registru de calcul este o colecie de foi de calcul, care seamn cu paginile unui carnet. Putei s tiprii ntregul carnet deodat, sau numai cteva pagini din el. nainte de a tipri o foaie de calcul, trebuie s verificai dac este configurat corect pentru a putea fi tiprit. Pentru aceasta, deschidei meniul File i selectai Page Setup. Vei vedea caseta de dialog Page Setup din figura 10.1. Executai clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului de calcul Pentru a avea acces rapid la comenzile legate de registrele de calcul, executai clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu a registrului. Dac acesta este afiat pe ntregul ecran (iar bara de titlu nu este vizibil din aceast cauz), pentru a deschide meniul de comenzi rapide executai clic cu butonul din dreapta pe caseta Control-menu. De exemplu, pentru a verifica opiunile de configurare ale paginii, executai clic cu butonul din dreapta pe bara de titlu sau pe caseta Control-menu i selectai Page Setup. n lista urmtoare sunt prezentate opiunile de configurare a paginii, grupate n funcie de etichetele n care se afl. Eticheta Page Orientation. Selectai Portrait pentru a tipri pe foaia aezat vertical, i Landscape pentru a tipri pe foaia aezat orizontal. (Landscape mrete limea i micoreaz nlimea paginii.) Eticheta Page Eticheta Margins Eticheta Header/Footer Eticheta Sheet

Figura 10.1 Caseta de dialog Page Setup. Scaling. Putei s micorai sau s mrii registrul de calcul pentru a corespunde unui anumit format de pagin. Paper Size. n configuraia prestabilit, aceasta este de 8,5x11 inci, dar putei s alegei alte dimensiuni din lista prezentat. Print Quality. Putei s tiprii foaia de calcul alegnd opiunea de calitate draft pentru a tipri rapid i a reduce efortul imprimantei, sau putei s tiprii folosind o calitate ridicat, pentru o versiune final. Calitatea tipririi este msurat n dpi (dots
42

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul per inch puncte pe inci); cu ct este mai mare aceast valoare, cu att este mai bun i calitatea tipririi. First Page Number Putei s stabilii pentru prima pagin, dac dorii, un numr diferit de 1. Opiunea Auto (prestabilit) stabilete ca numerotarea paginilor s nceap cu 1, dac tiprirea ncepe cu prima pagin, sau s nceap numrtoarea cu numrul corespunztor paginii care este tiprit prima. Eticheta Margins Top, Bottom, Left, Right Putei s modificai valorile pentru toate marginile. Header, Footer. Putei s specificai la ce distan dorii s fie tiprite antetul i subsolul fa de marginea paginii. (Pentru a include un antet sau un subsol n registrul de calcul trebuie s folosii eticheta Header/Footer.) Center on Page. Putei s centrai datele registrului de calcul ntre marginile din stnga i din dreapta (Horizontally pe orizontal) i ntre marginile de sus i de jos (Vertically pe vertical). Eticheta Header/Footer Header, Footer Putei s introducei un antet (cum ar fi un titlu) care s apar la nceputul fiecrei pagini, sau un subsol (de exemplu, pentru numerotarea paginilor) care s fie tiprit la sfritul fiecrei pagini. Custom Header Custom Footer Putei folosi butoanele Custom Header sau Custom Footer spre a crea anteturi i subsoluri pentru introducerea orei, a datei, a denumirii foii de calcul de pe etichet i a denumirii fiierului care conine registrul de calcul. Eticheta Sheet Print Area. Putei s tiprii un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie de calcul indicnd domeniul de celule pe care vrei s-1 tiprii. Putei s scriei adresa domeniului sau s executai clic pe pictograma Collapse Dialog Box din dreapta casetei de text, pentru a nchide caseta de dialog Page Setup, i s tragei apoi mouse-ul peste celule, pentru a le selecta. Dac nu selectai o zon de tiprit, Excel va tipri fie ntreaga foaie, fie ntregul registru de calcul n funcie de opiunile selectate n eticheta Page. Nu tiprii asta! n mod normal, dac exist o parte a foii de calcul pe care nu vrei s o tiprii, o putei evita selectnd partea pe care vrei s o tiprii i tiprind numai seciunea respectiv. ns, dac datele pe care vrei s le ascundei se afl n zona de tiprit, ce putei face? ntr-un astfel de caz, putei s ascundei coloanele, rndurile sau celulele respective, pentru a nu fi tiprite (vezi lecia 2). Print Titles Dac avei un rnd sau o coloan de intrri care vrei s fie repetate ca titluri pe fiecare pagin, scriei grupul ce compune rndul sau coloana respectiv, sau selectai-le cu mouse-ul (vezi lecia 9). Print i putei spune programului cu exactitate cum dorii s fie tiprite anumite elemente ale registrului de calcul; de exemplu, dac dorii s fie tiprite liniile de reea (liniile care formeaz celulele); putei opta i pentru tiprirea n alb-negru a unei foi de calcul color. Page Order Putei s indicai cum s fie citite i tiprite datele din foaia de calcul: n seciuni de sus n jos sau n seciuni de la stnga la dreapta. n acest fel, Excel poate stabili modul de tiprire a zonelor din afara suprafeei care ncape n pagin. De exemplu, dac unele coloane din dreapta nu ncap pe prima pagin i unele rnduri nu mai ncap la sfritul primei pagini, putei s specificai care va fi urmtoarea zon ce va fi tiprit. Cnd terminai introducerea opiunilor, executai clic pe butonul OK.

43

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul

Revizuirea nainte de tiprire


Dup ce stabilii configuraia paginii i partea pe care vrei s o tiprii, trebuie s vedei cum va arta pagina la tiprire. Pentru a revizui o lucrare de tiprit, deschidei meniul File i selectai Print Preview sau executai clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va fi afiat registrul de calcul n forma pe care o va avea dup tiprire, ca n figura 10.2. Print Preview tn Page Setup Putei s revizuii o lucrare de tiprit i cnd configurai pagina sau chiar n caseta de dialog Print. Cnd avei deschis caseta de dialog Page Setup, executai clic pe butonul Print Preview. n caseta de dialog Print, executai clic pe butonul Preview.

Indicatorul mouse-ului v permite s mrii o parte a foii de calcul

Figura 10.2 Putei s vedei registrul de calcul nainte de a-l tipri. O privire de aproape Putei s mrii sau s micorai o zon din documentul afiat n fereastra Preview, executnd clic pe ea cu mouse-ul (al crui indicator are acum forma unei lupe). Putei s folosii i butonul Zoom din partea de sus a ecranului Print Preview.

Tiprirea registrului de calcul


Dup ce configurai pagina i revedei aspectul registrului de calcul, vine momentul s tiprii. Putei s tiprii datele selectate, foile selectate sau ntregul registru de calcul. Pentru a tipri un registru de calcul, efectuai paii urmtori: 1. Dac dorii s tiprii un fragment din foaia de calcul, selectai-1 (vezi lecia 9, pentru informaii suplimentare). Dac dorii s tiprii una sau mai multe foi din acelai registru de calcul, selectai etichetele lor (vezi lecia 8). Pentru a tipri ntregul registru de calcul, trecei peste acest pas. 2. Deschidei meniul File i selectai Print (sau apsai Ctrl+P). Pe ecran va aprea caseta de dialog Print, ca n figura 10.3. Pentru a tipri rapid. Dac executai clic pe butonul Print n loc s folosii comanda File, Print. Excel tiprete foaia de calcul curent ,fr s mai putei selecta alte opiuni

44

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul

Selectai prima pagin de tiprit Selectai ultima pagin de tiprit care vrei s le tiprii Figura 10.3 Caseta de dialog Print

Selectai numrul de exemplare pe care vrei s le tiprii

3. Selectai opiunile pe care vrei s le folosii: Page Range v permite s tiprii una sau mai multe pagini. De exemplu, dac zona selectat pentru tiprire cuprinde 15 pagini i nu vrei s tiprii dect paginile 5-10, selectai Page(s) i introducei numerele primei i ultimei pagini n casetele From, respectiv To. Print What v permite s tiprii celulele selectate, foile de calcul selectate, sau ntregul registru de calcul. Copies v permite s tiprii mai multe exemplare ale celulelor selectate, ale foilor de calcul selectate sau ale registrului de calcul. Collate v permite s tiprii mai nti doar un exemplar din ceea ce ai selectat, pentru tiprire, i abia apoi celelalte exemplare. Aceast opiune este disponibil atunci cnd tiprii ceva n mai multe exemplare. 4. Executai clic pe OK sau apsai tasta Enter. n timp ce este tiprit lucrarea, putei s continuai lucrul n Excel. Dac imprimanta lucreaz la o alt comand trimis de dumneavoastr (sau de altcineva, n cazul unei imprimante de reea), Windows amn tiprirea lucrrii pn cnd ea va putea fi preluat de imprimant. Uneori, poate fi nevoie s anulai o comand de tiprire n timpul sau naintea tipririi. De exemplu, s presupunem c ai uitat, adugai nite cifre n foaia de calcul, sau constatai c ai uitat s formatai nite date vrei s rezolvai aceste probleme nainte de a tipri lucrarea. ntr-un astfel de caz, este foarte simplu s tergei comanda pentru tiprire. Pentru a putea vedea coada de ateptare i a terge comanda pentru tiprirea unei lucrri, efectuai paii urmtori: Executai dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din Windows, iar pe ecran va fi afiat coada de ateptare a imprimantei, ca n figura 10.4. Executai clic pe lucrarea pe care vrei s o eliminai. Deschidei meniul Document i selectai Cancel Printing. Golii coada de ateptare! Pentru a elimina toate fiierele din coada de ateptare a imprimantei, deschidei meniul Printer i selectai Purge Print Documents. Prin aceast comand anulai toate lucrrile de tiprit, fr a terge i fiiereIe de pe disc. Caracteristic nou. O dat cu Excel 97 v aflai n posesia unui instrument care v ajut s trimitei foi de calcul direct ctre persoanele care au nevoie de ele, fr s le mai tiprii. Deschidei meniul File, selectai Sent To, apoi selectai opiunea dorit: Mail Recipient (pentru a trimite un registru de calcul printr-un mesaj e-mail), Routing Recipient (pentru a transmite un registru de calcul ntr-o reea local prin intermediul programelor Microsoft Mail sau cc:Mail, pe adresa mai multor persoane) sau Exchange Folder (pentru a transmite a copia registrul de calcul ntr-un server Microsoft Exchange).
45

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul

Figura 10.4 Pentru a ntrerupe tiprirea unui document, folosii coada de ateptare a imprimantei.

Selectarea unei zone de tiprit


Folosind opiunea Print Area, i indicai programului Excel ce parte din foaia de calcul vrei s tiprii. Aceast opiune v permite s delimitai un fragment ca pagin separat, i s tiprii acea pagin. Dac fragmentul este prea mare pentru a ncpea ntr-o singur pagin, Excel l mparte n mai multe pagini. Dac nu selectai o zon de tiprit, Excel va tipri fie ntreaga foaie, fie ntregul registru de calcul n funcie de opiunile selectate n caseta de dialog Print. S includ sau s nu includ? Cnd hotri care celule trebuie selectate pentru a fi tiprite, avei grij s nu includei n zona de tiprit titlul, subtitlul i capetele de coloan i de rnd.n caz contrar, Excel va tipri de dou ori aceste etichete. Putei s tiprii titlurile i capetele de coloan i de rnd pe fiecare pagin, efectund paii din seciunea urmtoare, Tiprirea capetelor de coloan i de rnd. Pentru a selecta o zon de tiprit i a tipri foaia de calcul n acelai timp, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Page Setup. Pe ecran va aprea caseta de dialog Page Setup. Executai clic pe eticheta Sheet pentru a vedea opiunile pentru pagin. Executai clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Print Area. Excel va micora dimensiunea casetei de dialog Page Setup. Selectai cu mouse-ul celulele pe care vrei s le tiprii (vezi lecia 9). Dup cum putei vedea n figura 10.5, zona selectat va fi nconjurat de un chenar cu linie ntrerupt, iar referinele absolute la celule pentru celulele respective au n dreptul lor simbolul dolarului ($) n caseta de text Print Area. (Dac vrei s tiprii grupul de celule, nu trebuie s includei simbolul $ n referinele de celul. Vezi lecia 13, pentru informaii suplimentare legate de referinele absolute la celule.) Executai clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni n caseta de dialog Page Setup. Executai clic pe Print n caseta de dialog Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Print. Apoi, executai clic pe OK pentru a tipri foaia de calcul.

46

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul Aici apar adresele celulelor selectate Selectai cu mouse-ul celulele dorite Executai clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni n caseta de dialog Page Setup

Figura 10.5 Selectarea zonei de tiprit. Stabilii zona Pentru a stabili o zon fr s o tiprii, selectai celulele pe care vrei s le tiprii ulterior, deschidei meniul File, selectai Print Area, apoi Set Print Area. Eliminarea zonei de tiprit Pentru a elimina zona de tiprit, deschidei meniul File, selectai Print Area, apoi Clear Print Area.

Modificarea ntreruperilor de pagin


Cnd tiprii un registru de calcul, Excel stabilete ntreruperile de pagin n funcie de formatul hrtiei, de margini i de zona selectat pentru tiprire. Pentru ca paginile s arate mai bine i ca ntreruperile s fie fcute n mod logic, este util s evitai ntreruperile automate de pagin i s folosii propriile ntreruperi de pagin. Dar, nainte de a introduce ntreruperi de pagin, ncercai urmtoarele variante: Stabilii limile coloanelor individuale pentru a folosi ct mai optim spaiul (vezi lecia 18). Putei s tiprii registrul de calcul pe orizontal (folosind orientarea Landscape). Selectai valori mai mici pentru marginile din stnga, din dreapta, i cele de sus i de jos. Dac, dup ce ai ncercat aceste variante, va fi n continuare necesar s inserai ntreruperi de pagin, Excel v ofer o opiune pentru a vedea exact unde vor aprea ntreruperile de pagin, spre a le putea modifica. Efectuai paii urmtori: 1. Deschidei meniul View i selectai Page Break Preview. 2. Dac pe ecran apare un mesaj, executai clic pe OK. Foaia de calcul va fi afiat cu ntreruperi de pagin, ca n figura 10.6. 3. Pentru a muta o ntrerupere de pagin, tragei linia ntrerupt n poziia dorit. Pentru a terge o ntrerupere de pagin, scoatei-o n afara ecranului. Pentru a insera o ntrerupere de pagin, intrai n prima celul din coloan, la dreapta punctului n care vrei s fie inserat ntreruperea de pagin, sau pe rndul situat sub acesta. De exemplu, pentru a insera o ntrerupere de pagin ntre rndurile 24 i 25, intrai n celula A25. Deschidei meniul Insert i selectai Page Break. La stnga coloanei selectate sau deasupra rndului selectat va
47

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul aprea o linie ntrerupt. 4. Pentru a iei i a reveni n modul de afiare normal, deschidei meniul View i selectai Normal.

Tragei ntreruperea de pagin, pentru a o muta

Figura 10.6 nainte de tiprire, verificai ntreruperile de pagin.

Tiprirea capetelor de coloan i de rnd


Excel v ofer o metod de selectare a etichetelor i titlurilor aflate n partea de sus i la marginea din stnga a unei foi de calcul mai mari, pentru a fi tiprite pe fiecare pagin a foii de calcul. Aceast opiune este util atunci cnd foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiprit pe o singur pagin. Dac nu o folosii, coloanele sau rndurile care nu ncap vor fi tiprite pe pagini succesive, fr nici o etichet de identificare. Pentru a tipri capetele de coloan i/sau de rnd pe fiecare pagin, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Page Setup. Pe ecran va aprea caseta de dialog Page Setup. Executai clic pe eticheta Sheet pentru a vedea opiunile pentru pagin. Pentru a fi repetate etichetele coloanelor i titlul foii de calcul, executai clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Excel va micora dimensiunea casetei de dialog Page Setup. Selectai cu mouse-ul rndurile care vrei s fie tiprite pe fiecare pagin, ca n figura 10.7. Zona selectat va fi nconjurat de un chenar cu linie ntrerupt, iar referinele absolute la celule din caseta de text Rows to Repeat at Top apar nsoite de simbolul dolarului ($). Executai clic pe pictograma Collapse Dialog, pentru a reveni n caseta de dialog Page Setup. Pentru a repeta capetele rndurilor, executai clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Din nou, Excel va micora dimensiunea casetei de dialog Page Setup. Selectai etichetele rndurilor care vrei s fie repetate pe fiecare pagin. Executai din nou clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni n caseta de dialog Page Setup. Pentru a tipri foaia de calcul, executai clic pe Print; se va deschide caseta de
48

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul dialog Print. Apoi, executai clic pe OK. Executai clic aici pentru a reveni n caseta de dialog Page Setup

Selectai cu mouse-ul capetele de coloan care vrei s fie repetate

Figura 10.7 Specificai capetele de coloan care vrei s fie tiprite pe fiecare pagin. Selectai cu atenie zona de tiprit. Dac selectai rnduri sau coloane care trebuie repetate, iar acele rnduri sau coloane fac parte din zona de tiprit, ele vor fi tiprite de doua ori. Pentru a rezolva o astfel de problem, selectai din nou zona de tiprit, lsnd n afara seleciei rndurile sau coloanele care vrei s fie repetate. Pentru informaii suplimentare, vezi seciunea prezentat mai devreme n aceast lecie Selectarea unei zone de tiprit.

Adugarea de anteturi i subsoluri


Excel v permite s adugai anteturi i subsoluri pentru a tipri informaii la nceputul i la sfritul fiecrei pagini. Informaiile pe care le putei introduce pot fi text, numere de pagin, data i ora curente, denumirea fiierului care conine registrul de calcul i denumirea de pe etichet a foii de calcul. Putei s folosii anteturile sau subsolurile sugerate de Excel, sau v putei crea unele proprii. Putei s folosii i comenzi speciale pentru a controla aspectul antetului sau al subsolului. De exemplu, putei s folosii caractere aldine sau italice, ori s subliniai textul din antet sau subsol. De asemenea, putei s aliniai textul la stnga, la dreapta sau sa-1 centrai (vezi lecia 18). Pentru a aduga anteturi sau subsoluri, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul View i selectai Header and Footer, sau executai clic pe eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup. Pe ecran va aprea caseta de dialog Page Setup (vezi figura 10.8).

49

Lecia 10. Tiprirea unui registru de calcul

Figura 10.8 Utilizarea opiunilor Header/Footer pentru adugarea de anteturi i subsoluri. Pentru a selecta un antet, executai clic pe sgeata de derulare Header. Excel va afia o list cu sugestii pentru anteturi. Parcurgei lista i executai clic pe antetul dorit. n partea de sus a etichetei Header/Footer va aprea un model al antetului selectat. Nu gsii ceea ce vrei? Dac nici unul dintre anteturile sau subsolurile prezentate nu v este pe plac, executai clic pe butonul Custom Header sau Custom Footer i introducei aici opiunile proprii. Pentru a selecta un subsol, executai clic pe sgeata de derulare Footer. Excel va afia o list cu tipuri de subsoluri. Parcurgei lista i executai clic pe subsolul dorit. n partea de sus a etichetei Header/Footer va aprea un model al subsolului selectat. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Page Setup i revenii n foaia de calcul; sau executai clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print, i executai clic pe OK pentru a tipri foaia de calcul. Nu vrei anteturi sau subsoluri? Pentru a elimina antetul i/sau subsolul, selectai None din lista de sugestii Header/Footer.

Scalarea foii de calcul pentru a intra n pagin


Dac foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiprit pe o pagin, chiar i dup ce modificai orientarea i marginile, va trebui s folosii opiunea Fit To. Aceast opiune conduce la micorarea foii de calcul, astfel nct s se ncadreze n numrul de pagini specificat. Putei s specificai i lungimea i limea documentului. Pentru a realiza aceast operaie, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Page Setup. Pe ecran va aprea caseta de dialog Page Setup. Executai clic pe eticheta Page pentru a vedea opiunile pentru pagin. n casetele de text Fit to XX Page(s) Wide By si XX Tall, introducei numrul de pagini n care vrei s se ncadreze datele. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Page Setup i a reveni n foaia de calcul; sau executai clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print, i apoi pe OK pentru a tipri foaia de calcul. n aceast lecie ai nvat s tiprii o foaie de calcul. n lecia urmtoare vei vedea cum putei aduga i elimina celule, rnduri i coloane.
50