INTRODUCCIN

Hoy en la actualidad nos consideramos seres racionales que nos encontramos en un mundo moderno la cual esta pleno de competitividades y oportunidades; donde estamos obligados a estar sometido en ello para lograr algn desafo. Es decir que necesitan profesionales creativos, innovadores, investigadores, etc. con caracteres emprendedores como: capacidad de trabajo, iniciativa, diplomacia, fiabilidad, responsabilidad, puntualidad, eficiencia, eficacia, etc. de acuerdo a las exigencias de la demanda laboral. Desde este ptica el Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico de Uchiza Francisco Vigo Caballero, programa la realizacin de las prcticas Modular I, en la especialidad de Secretariado Ejecutivo, el cual al estudiante le permite conectarse con el campo real de trabajo, siguiendo los lineamientos aprendidos. Por lo tanto la secretaria ejecutiva cumple un papel importante y determinante en las labores de carcter administrativa, en donde aporta todo el potencial humano - cognitivo y profesional.

El objetivo bsico de este informe es hacer conocer las experiencias y acontecimientos logradas en el lapso de mi Practica Mdulo I; espacio que me ha permitido profundizar las nociones y aspectos tericos - prcticos dentro de mi formacin profesional, en lo que he comprendido que toda secretaria ejecutiva ejerce una labor extensa, complicada y sobretodo utiliza todas las cualidades esenciales como: cortesa, respeto, capacidad de

trabajo, responsabilidad, discrecin, etc., debido a que ella es la persona facultada de ejecutar arduas actividades dentro de una empresa o institucin, ya sea pblica o privada.

En el contenido de este informe se redactan y revelan en forma concreta, veraz y objetiva el trabajo realizado en la OFICINA DE LA AGENCIA AGRARIA TOCACHE, destacando las diferentes

caractersticas y perfiles profesionales tales como la identificacin y manejo del programa o sistema que utilizan, sus reglamentos y normas, su organizacin, funciones de sus funcionarios; personas que da a da se especializan para ofrecer una mejor calidad de vida a los agricultores.

PRESENTACIN

El presente informe de prctica modular I fue realizado con mucho esfuerzo y dedicacin para la jurada y para todos los lectores que en su contenido plasma TODO LO RELACIONADO A LA OFICINA AGENCIA AGRARIA TOCACHE Y TODAS LAS EXPERIENCIAS QUE PUDE OBTENERLO en la cual mencionamos los resultados significativos que la prctica es una herramienta fundamental para el profesional. desarrollo personal y

El rol de una secretaria, actualmente es muy preponderante en una empresa o institucin, es ella quien va a tener la informacin en tiempo real, asimismo influye en la toma de decisiones que debe realizar el ejecutivo; del mismo modo debe tener constante actualizacin en la

recepcin y manejo de la informacin. En un mundo globalizado se necesita profesionales tcnicos creativos, innovadores, competitivos de acuerdo a las exigencias de la demanda laboral.

INFORMACIN GENERAL 1.1 DATOS DE LA ALUMNA (O) 1.1.1 Apellidos y nombres FERNNDEZ TENORIO, Nelvita 1.1.2 Carrera Profesional SECRETARIADO EJECUTIVO 1.1.3 Semestre de Estudios 2010-II 1.1.4 Modulo Recepcin y manejo de informacin. 1.1.5 Duracin de la practica 285 Horas 1.1.6 Periodo de ejecucin Del 10 de enero al 02 de marzo del 2011 1.1.7 Docente Tutor Tec. Comp. Mucha Colca Edgar Dennis.

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1.2 DEL CENTRO DE PRCTICAS 1.2.1 Razn Social AGENCIA AGRARIA TOCACHE 1.2.2 Ubicacin geogrfica Las instalaciones de las Oficinas donde funciona la Agencia Agraria - Tocache, ubicado en el Jr. Chorro San Juan N. 715, del Distrito de Tocache, provincia de Tocache y Regin de San Martin. 1.2.3 Resea Histrica La Agencia Agraria Tocache se encuentra ubicada en la capital de la provincia; la misma que est ubicada al sur de la Regin San Martn, es la dependencia de la Direccin

Regional Agraria San Martn encargada de efectuar en su respectiva circunscripcin territorial de la Agencia est

delimitado en base a cuencas hidrogrficas, comprendido parte, una o ms de una provincia segn sea el caso. La Visin: Al 2011 la agencia agraria de Tocache es una institucin lder en el fortalecimiento y desarrollo del sector agrario,

conjuntamente con los productores organizados, instituciones pblicas y privadas.

La Misin:

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Promover y orientar el desarrollo de la produccin a travs de las capacitaciones y extensin agraria dentro del marco de las cadenas productivas con una informacin oportuna y confiable 1.2.4 Descripcin de la Infraestructura La agencia agraria Tocache cuenta un ambiente alquilado de material noble, el edificio no es propio es alquilado; y de

atencin al cliente es de primera; y cuenta con cuatro reas especficas para diferentes cargos como se mencionan a continuacin rea de secretaria, rea de direccin, rea de administracin y rea de mesa de partes.

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1.2.5 Organigrama Estructural

Direccion

Secretaria Administracion Tramite Documentario Guardiania

Oficina de Estadistica Agraria

Programa Maquinaria

Oficina Agraria Uchiza

Oficina de Promocion de Competitividad Agraria

Tenencia de Tierras

Cadenas Productivas

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1.2.6 Organigrama Funcional

Director
Formular, aprobar, ejecutar, evaluar, dirigir, controlar y administrar los planes y polticas de la regin

Secretaria
Redaccin de documentacin, para realizar coordinaciones con otras instituciones solicitados por el Director

Administracin
Encargada de administrar los recursos materiales y humanos, y conducir la ejecucin presupuestaria

Tramite documentario
Organizar, dirigir, ejecutar, coordinar y supervisar la administracin documentaria de la Direccin Regional de Agricultura

Guardiana
Encargada de vigilar y cuidad los recursos materiales de la agencia agraria

Programa Maquinaria
Facilitar a los productores Agrarios organizados el acceso a los servicios de alquiler de maquinarias agrcolas

Agencia Agraria Uchiza

Encargada de efectuar en su respectiva circunscripcin territorial, las acciones en materia agraria

Oficina de Promocin de Competitividad Agraria

Encargada de proponer y ejecutar polticas pblicas, estrategias y planes regionales orientados a propiciar la competitividad del sector agrario

Tenencia de Tierras
Encargada del saneamiento fsico legal de la propiedad rural y reversin de tierras en el mbito departamental

Oficina de Estadstica Agraria

rgano encargado de brindar apoyo en materia de estadstica y estudios econmicos

Cadenas Productivas
Encargada del saneamiento fsico legal de la propiedad rural y reversin de tierras en el mbito departamental

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1.2.7 Actividades Principales Promover las actividades que faciliten la organizacin de los productores agrarios para el desarrollo de la cadena productiva de los productos ms significativos en la Provincia. Velar por el cumplimiento agrario de la normatividad de su

concerniente al sector competencia.

en el mbito

Canalizar los flujos de informacin de inters sectorial local, desde y hacia los agentes econmicos locales y regionales.

Promover la convocatoria organismos pblicos,

y concertacin organizaciones

con los no

gubernamentales y empresas de servicios para contribuir a la resolucin organizados. Cumplir el rol de agente promotor de los acuerdos y/o contratos de los productores organizados de las cadenas productivas ms significativas ubicadas en la jurisdiccin de la Provincia de Tocache. Promover la creacin de organizaciones agrarias de problemas de los productores

privadas de tipo

empresarial locales, vinculadas a las

cadenas productivas de los productos ms significativos.

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La jurisdiccin de la Direccin de Titulacin, Reversin de Tierras y Catastro Rural comprende el mbito territorial del Departamento de San Martn

La Direccin de Titulacin, Reversin de Tierras y Catastro Rural es la encargada del saneamiento fsico legal de la propiedad rural y reversin de tierras en el mbito departamental, enmarcado en el proceso de descentralizacin y regionalizacin.

1.2.8 Horario de Atencin Lunes a viernes Maanas: 7:30 am 1:00 pm Tardes: 2:30 pm 5:00 pm

1.2.9 Recursos Humanos a) Nombrados TEC. JACOB PINTO RIOS APOLONIO BACA PINO b) Contratados ANDERSON SABOYA FASABI OSCAR RODAS MENDOZA TOMAS DUEAS GONZALES CARLOS MARIN PEZO GABRIEL FERNANDEZ VIERA

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SRA. NOEMI VELA RODRIGUEZ ING. ARTIDORO VELA TORRES ING. LUIS VELEZ LEYVA ING. CARLOS MONT.VILLAVIC.

1.3 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL CENTRO DE PRACTICAS 1.3.1 DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Redaccin y digitacin algunos documentos

administrativos, tales como cartas, memorandos, informes, oficios, comunicados y otros. Elaborar las actas de las sesiones en cada reunin de diversa ndole. Apoyo al director de la oficina agencia agraria Tocache en diferentes actividades que eran

necesarios. Apoyo en las distintas capacitaciones, charlas, etc. realizadas por la Municipalidad Provincial de Tocache, dirigidos a los agricultores de diferentes sectores. Innovacin de los archivos de la Oficina agencia agraria tocache.

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Archivar los diferentes documentos que ingresan a la Oficina agencia agraria tocache, en los

archivadores de acuerdo a la fecha y el mes. Actividades rutinarias tales como: o Limpieza y orden de la Oficina agencia agraria tocache y de los equipos de trabajo. o Recepcin de llamadas telefnicas y de

documentos administrativos (cartas, oficios, informes, comunicados, etc.). o Envo de documentos a la DIRECCION SAN

REGIONAL

AGRARIA

MARTIN/DRASAM mediante fax, etc. o o Brindar una excelente atencin al cliente. Velar diariamente por la adecuada

presentacin de la oficina, el buen uso y cuidado de los elementos de trabajo a mi cargo. o Llegar puntualmente y atender las necesidades de los agricultores, dndole una solucin rpida y oportuna. o Otros.

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1.3.2 DESCRIPCIN DE MATERIALES UTILIZADOS MATERIALES: De Oficina Papel bond. Lapiceros (azul, negro y rojo). Lapiceros tinta lquida. Lpiz. Vinifan. Cinta scosh. Papel lustre. Reglas. Cuaderno grande. Cuaderno de actas. Plumones. Corrector. Resaltadores. Engrapador. Perforador. Clip Bandeja de papel. Sellos. Porta sellos. Tijeras. CD.

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 Cartulina, etc. De limpieza Cera. Trapeador. Escoba. Ambientador. Detergente. Jabn de tocador. Toallas. Papel higinico. Tachos de basura. Otros. EQUIPOS: Computadoras. Impresora. Telfono. fax Celulares RPM USB. VEHCULOS: Moto Tractores Camionetas

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2.1 DESCRIPCION TCNICA DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y MOBILIARIO DE CADA SERVICIO: DESCRIPCION TECNICA DE EQUIPOS: Durante el desarrollo de mis practicas pre profesionales modular y me dado cuenta que cada institucin y sus diversas reas que se dividen poseen unos equipos como tecnologa que los facilitan en gran porcentaje de sus trabajos de los profesionales de esta institucin y de esta forma brindan un buen servicio al pblico en general. Todas las instituciones coinciden con los siguientes equipos:

Computadoras. Impresora. Telfono. Fax. Celulares RPM. USB, etc.

DESCRIPCION TECNICA DE LOS INSTRUMENTOS: En la institucin que realice mis prcticas pre profesionales del mdulo I he podido darme cuenta que trabajan con programas sofisticadas que permiten desarrollar el trabajo de manera eficiente y eficazmente:

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Los paquetes o programas ms comunes que utiliza la agencia agraria Tocache son el empleo del paquete office que comprende los programas MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access y otros

DESCRIPCION TECNICA DE LOS MOBILIARIOS: Los diferentes mobiliarios que cuenta la institucin presentan

caractersticas adecuadas para sentirse cmodos, de esta manera nos facilitan realizar un trabajo eficiente y eficaz. Los mobiliarios son preparados o adquiridos de acuerdo a las especificaciones de cada rea y teniendo en cuenta la cantidad de personal que laboran. Los mobiliarios que cuenta la institucin son los siguientes:

Sillas de madera. Sillas ergonmicas. Sillas de plstico. Sofs. Mesas de madera. Escritorios. Gavetas. Archivadores. Estantes. Caja fuerte de metal, etc.

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3.1 CONCLUSIONES Durante la realizacin de mi Prctica MODULAR I he llegado a las siguientes conclusiones: La Secretaria Ejecutiva es un ente esencial en toda oficina;

porque cumple un rol fundamental en toda entidad o institucin, ya sea de carcter pblico o privada. La Secretaria Ejecutiva debe practicar mucho la FIDELIDAD y DISCRECIN (secreto profesional) en el mbito de su trabajo; porque le permitir desarrollarse personalmente y

profesionalmente. Y as generar xitos para su empresa o institucin para la cual trabaja. Las Relaciones Humanas y Pblicas aplicada por la ejecutiva dentro de una institucin son muy significativos, puesto que genera una mejor y excelente interaccin con las personas de su alrededor. Para integrarse en el llamado mundo globalizado (mundo de la competitividad), una Secretaria Ejecutiva debe estar bien preparada y al mismo tiempo seguir preparndose o

especializndose para dar solucin a las exigencias prioritarias de trabajo empresarial y/o institucional; por ende tener

conocimientos de cultura general, etiqueta, habilidades, perfil profesional, sus funciones y destrezas sociales, de trato humano,

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e idiomas ya que es importante para lograr entrar al mercado laboral competitivo.

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3.2 SUGERENCIAS A La Agencia Agraria Tocache: Seguir brindando la oportunidad a las alumnas de la especialidad de Secretariado Ejecutivo para ejecutar prcticas pre profesionales ya sea tradicionales o modulares. Implementar con mobiliario y tiles de oficina. Al Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico de Uchiza Francisco Vigo Caballero Debe edificar un Laboratorio de Cmputo propio e

implementarla, para la carrera de Secretariado Ejecutivo. Realizar convenios con instituciones del mbito local, regional, y nacional para poder facilitar y ampliar el campo de desarrollo de las prcticas pre profesionales ya sean tradicionales o modulares. Edificar aulas propias e implementarlas para la carrera de secretariado ejecutivo.

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3.3 GLOSARIO

COGNITIVO: Perteneciente o relativo al conocimiento. DEMANDA: Cuanta global de las compras de bienes y

servicios realizados o previstos por una colectividad.

ENDE: por tanto. EFICIENCIA: Capacidad de disponer de alguien o de algo

para conseguir un efecto determinado.

EFICACIA: Capacidad de lograr el efecto que se desea o

se espera.

INMERSO: sumergido sumido o recogido. INELUDIBLE: Evitar con astucia una dificultad o una

obligacin.

LAPSO: Paso o transcurso.

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RETO: Objetivo o empeo difcil de llevar a cabo, y que

constituye por ello un estmulo y un desafo para quien lo afronta.

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BIBLIOGRAFIA Documentos de gestin (ROF). Agencia agraria Tocache GRUPO OCANO/CENTRUM. 2001. Manual de la secretaria Ejecutiva en el mundo globalizado. Estados Unidos. PECINA, J. La labor de la Secretaria en Escuelas Superiores. Editorial INTERAMERICANA. Mxico. 1996.

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29

Fig. 01. Razn social donde ejecut mi Prctica del mdulo I jefe que lo conduce Ing. Ral Daz Daz.

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Fig. 02. Desarrollando las actividades en el rea de recepcin.

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Fig. 03. Brindando una excelente atencin al cliente, demostrando el perfil profesional.

Fig. 04. Buscando un documento encomendado por mi jefe superior.

32

Fig.

05.

Recepcionando

las

llamadas

telefnicas

oportunamente,

adecuadamente y Cortez.

Fig. 06. enviando un documento por medio del Fax.

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Fig. 07. Digitando diversos documentos administrativos con la mayor posible rapidez, eficacia y eficiencia.

Fig. 08. Ejecutando la limpieza adecuado de los equipos de oficina.

34

Fig. 09. Haciendo conocer a la secretaria los documentos recibidos.

Fig. 10. Aprendiendo el uso adecuado del fax.

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Fig. 11. Haciendo firmar los documentos redactados para la contestacin.

Fig. 12. Colocando los cables adecuadamente para el funcionamiento correcto de la computadora

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