Centro de Educacin Continua

MICROSOFT PROJECT 2010 PROFESSIONA L Lic Leonardo Machuca Llanos

Manual del Participante

MICROSOFT PROJECT 2010

QU ES MICROSOFT PROYECT?
Microsoft Project 2010 es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. Microsoft Project 2010 es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

QU SE PUEDE HACER CON MICROSOFT PROJECT?

- Planificar, gestionar y coordinar - Guardar y almacenar informacin. Actualizarla. - Crear escenarios de hiptesis (anticipacin)

EL ENTORNO DE MICROSOFT PROJECT

Acceso rpido

Barra de Fichas

Cinta de Opciones

Botones de Control

Lista de tareas Digrama de gantt

Barra de vistas

Para iniciar Microsoft Project 2010 seleccione el botn Iniciar de Windows, luego Todos los Programas , Microsoft Office y finalmente Microsoft Project 2010. Al abrir Microsoft Project 2010 aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt. A la izquierda se encuentra la barra de vistas.

En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un lnea. A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la lnea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea. La Barra de Titulo. Muestra el nombre de la Aplicacin (Microsoft Project 2010) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de Control de la Ventana minimizar, maximizar y cerrar la ventana. La Barra de Fichas. Presenta las Fichas por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project 2010. La Cinta de Opciones. Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project 2010, de una manera ms rpida. Por defecto se muestra las opciones de la Ficha de Tareas. La Barra de Acceso Rpido. Muestra las tareas ms comunes Guardar, Deshacer, Rehacer y otras ms Nota: Si desea personalizar la barra de acceso rpido clic en el icono de la dercha y elegir un nuevo acceso. Lnea de base: es una grabacin o una instantnea del proyecto en un punto especfico del mismo, til para comparar su programacin actual con versiones de la programacin para ver los cambios que se han producido. Generalmente se guarda una lnea de base cuando se termina de planificar la programacin del proyecto y se est preparando para comenzar la primera tarea.

VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN DEL PROYECTO EN VISTA

Vista: Formato en el que puede introducir y visualizar la informacin en Project. Por defecto se muestra el Diagrama de Gantt. Clasificacin de las vistas: Vistas de hoja, vistas grficas y de diagrama y vistas de formulario. Vista Individual: Es una nica hoja, diagrama, grfico o formulario. Vista combinada: muestra conjuntamente dos vistas individuales. Ejemplo vista de Diagrama de Gantt (Hoja de datos y diagrama) Cambio de vistas (26 vistas predefinidas) -> Men Ver

Nombre de la Vista
Calendario

Descripcin de la Vista
Calendario mensual que meustra las tareas y sus duraciones. Para mostrar las tareas programadas en una semana o rango de semanas determinado. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra las tareas y sus duraciones a lo largo del tiempo. Para introducir y programa una lista de tareas. Diagrama de Red que muestra todas las tareas y sus dependencias. Para crear y afinar su programacin en un formato de diagrama de flujo. Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados para cada tarea. Para ver los recursos asignados a tareas especficas y para ver el entorno de trabajo de los

Diagrama de Gantt

Diagrama de RED

Uso de tareas

recursos. Lista de tareas e informacin relacionada y un grfico que muestra la lnea de base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Para comparar con la lnea de base. Grfico que muestra la asignacin, costo y trabajo de los recursos. Use esta vista para Grfico de recursos mostrar informacin sobre un recurso individual o un grupo de recursos a lo largo del tiempo. Lista de recursos e informacin relacionada. Use esta vista para introducir y editar informacin sobre recursos en un formato similar al de una hoja de clculo Lista de recursos que muestra las asignaciones de tareas agrupadas bajo cada recurso. Uso de recursos Use esta vista para mostrar informacin sobre el costo o la carga de trabajo a lo largo del tiempo para cada recurso asignado y para establecer perfiles de trabajo de recursos. Ms vistas Otras disponibles

Gantt de seguimiento

Hoja de recursos

EJEMPLO DE PROGRAMACION DE PROYECTO CASO CABINA DE INTERNET

El Seor Jaime Quispe desea llevar a cabo la mudanza de una Cabina de Internet a otro local mucho ms concurrido, para lo cual debe de considerar que el contrato de alquiler de su actual local vence el 15 de Enero del 2012, sabe adems que obtener un permiso para el nuevo local en la zona donde ha elegido le tomar 3 dias. Adicionalmente se conoce la duracin de las otras actividades: Proyecto Fecha de Comienzo Asunto del Proyecto Responsable y Autor NUEVO LOCAL Acondicionamiento bsico (Pintado, seguridad de Puertas) Propaganda, Avisos, e instalacin EMPACADO Y PREPARACIN TRASLADO Desinstalacin de equipos Empacado de equipos y muebles TRASLADO Traslado de equipos y muebles COMPRAS 1d 1d 1d 3d 4d : Cabina de internet : Hoy : Traslado de cabina de Internet : Nombre del Alumno TAREAS A REALIZAR

Cableado y Accesorios Compra nueva lnea internet INSTALACION Instalacin de cableado, ductos, etc Instalacin de muebles Instalacin de PCs y software Instalacin lnea de Internet CONFIGURACION Configuracin de PCs Prueba Piloto

2d 1d

2d 1d 2d 1d

2d 1d

Asmismo se cuenta actualmente con 2 empleados tcnicos y 2 asistentes, los tcnicos trabajan de Lunes a Sbado, en el horario de 8:00 a 1:00 y de 4:00 a 8:00. Los asistentes en cambio trabajan de 10:00 a.m. a 10:00 p.m. El acondicionamiento se puede realizar en forma paralela a la adquisicin de propaganda ya que lo realizara personal fuera de la empresa. Mientras que la solicitud de Licencia lo llevar a cabo el Seor Quispe. El empacado debe realizarse al finalizar la desinstalacin de los equipos ya que se realizara a la vez un inventario de los equipos. El empacado y desinstalacin se realizar a cargo de los asistentes y tcnicos. El traslado debe realizarse exactamente el mismo da de finalizacin del contrato. Las compras sern realizadas por el dueo, tcnico 1 y asistente 1. La instalacin y configuracin ser realizada por los tcnicos con ayuda de los asistentes.

Para la programacin del presente proyecto debes considerar la fecha de culminacin del contrato.

CREANDO UN PROYECTO
Es una buena prctica definir datos iniciales del proyecto que se crear, para ello efecte lo siguiente: 1. Elija en el men Archivo / Informacin del Proyecto / Avanzadas

Para comenzar escribamos los nombres claves de las tareas, para ello usemos la palabra clave que tenemos en la tabla para cada actividad: Tras escribir los nombres de las tareas, uno en cada fila, procederemos a realizar la tabla de precedencias en una hoja, apoyndonos en la informacin suministrada en el enunciado del proyecto.

Primeros Pasos en Project 2010

El ciclo de vida de un proyecto pasa por tres fases: a. Planificacin b. Seguimiento c. Cierre En la fase de planificacin se establece las tareas y se asigna los recursos, en la de seguimiento se da comienzo al proyecto y si es necesario la modificacin de la programacin y en el cierre se completa el avance de las tareas. Para una buena planificacin tenemos que saber muy bien los elementos que componen un proyecto, los campos que son importantes en un proyecto, los diferentes estados del proyecto. ELEMENTOS DE UN PROYECTO EN PROJECT 2010 A. Proyecto: Planificacin de un conjunto de tareas, durante un determinado periodo de tiempo. A las tareas se les puede asignar recursos - El periodo de tiempo se basa en un calendario laboral. - El Calendario a su vez tiene una jornada laboral que por defecto en Microsoft Project es de 8 horas diarias - El Calendario se puede configurar de acuerdo a la necesidad del proyecto B. Tarea: Actividad planificada en un proyecto. Qu tenemos que hacer en el Proyecto? Qu conjunto de actividades tenemos que realizar para tener una buena planificacin C. Recursos: Persona, Material o Costo, que puede asignarse a una tarea. Debemos tener muy claro que Microsoft Project nos ayudar a planificar y realizar el seguimiento de nuestros proyectos Los elementos del proyecto nos dan mucha informacin y toda esa informacin se ver reflejada en los campos. En Project existen muchos campos a nivel de Proyecto, a nivel de Tarea y de Recurso. Tenemos los siguientes campos principales: 1.

Comienzo Indica la fecha de comienzo de una Tarea o de un Proyecto. 2. Fin Fecha de Finalizacin de una Tarea o de un Proyecto

3.

Duracin El tiempo Hbil o tiempo laboral que transcurre desde que comienza hasta que termina una Tarea o un Proyecto Trabajo Es el tiempo que los recursos invierten en una Tarea o en un Proyecto Unidades El Porcentaje de la jornada laboral que un Recurso dedica a una tarea Costo El Costo de un recurso, el costo de una Tarea o el Costo de un Proyecto La planificacin de un Proyecto se ira ajustando al Calendario Base del Proyecto que por defecto tiene como no laborable los Sbados y Domingos, pero lo podemos configurar para ajustar al calendario de nuestra Empresa.

4.

5.

6.

Nota:

La Planificacin de un proyecto transcurrir en el tiempo y en Microsoft Project tenemos las siguientes unidades de medida que se van a identificar por unas letras: m h d s ms = = = = = minuto s horas das seman as meses

Nota: Por defecto la duracin de una tarea se mide en das (d) y el trabajo en horas (h). Para terminar con los conceptos bsicos tener que saber que un Proyecto puede estar en tres estados: Previsto: Corresponde a la pregunta Qu dije? Por ejemplo:

La duracin prevista y el costo previsto. Estos se crean a partir de guardar la Lnea Base.

Actual: Corresponde a la pregunta Qu digo? Por ejemplo:

La duracin actual y el costo actual. Corresponde a lo que estamos planificando en este momento. Lo que de continuo tenemos en pantalla en el Diagrama de Gantt.

Real: Corresponde a la pregunta Qu realmente digo?

Por ejemplo:

La duracin real y el costo real Este estado se produce cuando los recursos dan avance al proyecto o cuando el jefe de proyecto da el porcentaje de avance de las tareas.

Esta claro que habr una diferencia entre el Previsto y Actual en la fase de Planificacin y una diferencia entre el Previsto y Real en la fase de seguimiento y ese estado se la Variacin. Variacin: Corresponde a la pregunta Qu ha cambiado? Por ejemplo:

La variacin de la Duracin y variacin del Costo Esto se debe gracias a la Lnea Base que se guarda en el proyecto

Por lo tanto: El objetivo de Project 2010 no es cuadrar los proyectos, sino aprender de las variaciones.

Planificacin de un Proyecto
Una de las novedades de Microsoft Project 2010 es la planificacin manual

Cuando ingresamos al programa por defecto nos muestra la vista del el Diagrama de Gantt

Es la vista principal donde se introducen las tareas. Por ejemplo podemos ingresar dos tareas de forma manual: una Tarea A y otra llamada Tarea B

Este comportamiento es diferente a las versiones anteriores, por que no muestra ni duracin ni comienzo. Por lo tanto puedo introducir una duracin de 5 das para la Tarea A y una fecha de Comienzo para la Tarea B.

En el Diagrama de Gantt podemos observar que la duracin se muestra como una barra clara y comienzo con un corchete abierto.

Ahora cambiemos automticamente:

la

programacin

por

Y agregamos dos nueva tareas Tarea C y Tarea D

Observamos que como en la versiones anteriores la duracin se muestra como 1d? en donde el signo ? indica que an no se ha dado una duracin exacta y estima que durar un da en el proyecto Ahora puedo introducir una duracin de 5 das para la Tarea C y una fecha de Comienzo para la Tarea D.

Esto nos indica una delimitacin que para la tarea D tenemos una restriccin que debemos comenzar en un da determinado. Si agregamos a la Tarea B / 3das y la Tarea D / 3 das tendremos la siguiente imagen:

Observamos que el comportamiento de las Tareas C y D es similar a las versiones anteriores de Project VINCULAR DOS TAREAS Consiste en unir dos tareas de forma que una tarea no pueda comenzar antes de que otra termine. Tenemos los siguientes tipos de Vinculaciones: Fin a Comienzo Comienzo a Comienzo Comienzo a Fin

Por ejemplo para unir la Tarea A con la tarea B de Fin a Comienzo seleccionamos la Tarea A y la Tarea B y las vinculamos con el icono en forma de eslabn de la Ficha Tarea.

Seleccionamos ahora las Tareas C y D y tambin las vinculamos con el Eslabn

Ahora agregamos a la tarea A en 7 das

Y observamos que la Tarea A se mueve en el diagrama de Gantt a 7 Das y que debajo del campo fin se ha aadido una lnea roja que indica un posible problema de programacin

Con un clic derecho sobre este campo podemos elegir la opcin para corregir el problema con el inspector de tareas para respetar los vnculos

En el inspector de tareas nos muestra un asistente que nos ira guiando para poder corregir este posible problema.

Estamos consiguiendo que al programar de forma manual el jefe de proyecto planifica todo su proyecto, pero si hay un movimiento en ese proyecto las vinculaciones no van empujando a las dems tareas. Entonces de acuerdo al asistente el jefe de proyecto puede establecer el control sobre las tareas con el asistente.

Y si decide por ejemplo cambiar la tarea a Programacin automtica entonces tendr la siguiente imagen:

En donde es el Jefe de Proyecto quien decide los cambios necesarios.

Sin embargo, recordamos que como en las versiones anteriores si a la Tarea C le agrego a 7 das los cambios sern de la siguiente manera:

La programacin manual es buena cuando se hace el borrador de la planificacin. Pero luego de ello se puede seleccionar todo y Auto programar.

CREAR UNA TAREA RESUMEN Existen diversos modos de crear una tarea resumen. Uno de ellos es seleccionando la primera Tarea por ejemplo la Tarea A, presionamos la tecla INSERT y escribiendo Fase 1:

Luego seleccionamos las tareas que sern parte de la Fase 1 y hacemos clic sobre el icono aplicar sangra a la tarea

Lo que conseguimos es tener una Tarea de resumen y dos sub tareas como observamos en el Diagrama de Gantt. Otra manera de hacerlo es seleccionar las dos tareas C y D y en la cinta de opciones en el Grupo Insertar elegir el icono tarea resumen

Y luego automticamente se crea la tarea resumen para poder Escribir Fase 2

INSERTAR UN HITO Un hito es una tarea con duracin 0 (segn algunos autores) que sirve para indicar el fin de una Fase. Para insertar un hito podemos realizar lo siguiente: Me ubico en el inicio de la Fase siguiente: por ejemplo Fase 2, presionamos la tecla INSERT y luego escribimos Fin Fase 1

Debemos tener mucho cuidado porque al insertar una nueva tarea siempre se crea al nivel de la anterior. Si deseamos llevar al nivel de la Fase 1 hacemos clic en el icono de sangra izquierda.

Escribimos 0 en convertirlo en hito

la

duracin

para

No siempre los hitos tienen una duracin 0 Otra forma de crear un hito es seleccionando una posicin final, plegamos la Fase a la que corresponde y desde el grupo Insertar de la Ficha Tarea, hacemos clic en el cono Hito

Automticamente se crea una tarea de duracin 0 y luego escribimos el nombre del Hito Fin Fase 2

Al desplegar la fase se mostrar de esta manera

VINCULAR DOS TAREAS DISCONTINUAS Si deseamos vincular dos tareas discontinuas, en este caso Fase 1 y Fin Fase 1 realizamos lo siguiente: Clic en la Fase 1 y presionando la tecla Control clic en Fin Fase 1, luego podemos hacer clic en el eslabn.

FORMA RPIDA DE VINCULAR O UNIR DOS TAREAS Una forma rpida de unir dos tareas es seleccionando la barra que muestra en la lnea de Gantt y arrastrando hacia la otra tarea. Por ejemplo unir el Hito Fin Fase 1 con Fase 2 y Fase 2 con el Hito Fin Fase 2.

AGREGAR LAS TAREAS A LA ESCALA DE TIEMPO La versin 2010 de Project nos trae esta novedad. Para agregar tareas a la escala de tiempo realizamos lo siguiente: Seleccionamos con la tecla control las Tareas: Fase 1, Fin Fase 1, Fase 2 y Fin Fase 2 y hacemos clic en el icono del grupo de propiedades / agregar tareas a la Escala de tiempo:

Y se nos mostrar de la siguiente manera:

LA ESCALA TIEMPO

DE

La Escala de tiempo sirve para visualizar la informacin de una forma muy rpida, en la cual podemos cambiar el formato de presentacin de la informacin del proyecto: inicio, fin, tareas, fechas, etc.

Tambin la escala de Tiempo sirve para equilibrar la vista del zoom del Diagrama de Gantt.

Gestin de Recursos
Despus de Planificar las tareas de un proyecto debemos crear la Hoja de Recursos. En esa Hoja escribiremos los diferentes recursos, estableceremos si son de tipo material, de tipo trabajo o de tipo costo, daremos opciones a esos recursos y posteriormente haremos la asignacin de los recursos a las tareas y de esa manera tendremos bien planificado el Proyecto. CREAR LA RECURSOS HOJA DE

Para realizar ello Clic en ficha Vista / Hoja de recursos

En la Vista hoja de recursos, escribimos el nombre del recurso y adems elegimos el tipo de recursos que va a ser.

Tambin podemos definir una iniciales para el recurso, la capacidad del recurso (teniendo en cuenta que 100% equivale a tenerlo disponible durante todo el da de trabajo.) La tasa de costo por hora de trabajo y otros campos necesarios para el recurso.

Podemos agregar la cantidad necesaria de recursos de acuerdo a las necesidades del Proyecto.

RETORNAR AL DIAGRAMA DE GANTT DESDE LA HOJA DE RECURSOS Para retornar desde la Hoja de Recursos al Diagrama de Gantt se hace clic en la Ficha tarea / y luego Clic derecho en Diagrama de Gantt / Elegir Diagrama de Gantt.

ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS Para asignar recursos a las tareas tenemos en la Ficha Recursos una opcin llamada Asignar Recursos:

Tambin podemos hacerlo desde el Campo llamado Nombre de los recursos y eligiendo en el filtro un recursos para la tarea seleccionada

Siendo el primero el ms utilizado en donde al seleccionar una Tarea B podemos asignar el recurso 1 de la siguiente manera:

Tambin podemos asignar el recurso a la tarea arrastrando desde la venta un recurso y soltndolo en la tarea elegida.

Existe otro modo ms recomendado. Es activando desde la Ficha Ver la ventana detalles. Esta opcin divide la ventana principal en dos partes y en la parte inferior podemos observar la vista de detalles con datos informativos sobre la tarea y sobre los recursos que estn asignados a ella.

Por ejemplo para asignara el recurso 2 (R2) a la Tarea D. Seleccionamos la tarea D / En el panel detalles elegimos R2 / Clic en Aceptar y se mostrar de esta manera:

ELIMINAR UN RECURSO Para eliminar un recurso basta con elegir el recurso en el panel de detalles / presionar la tecla SUPRIMIR / clic en Aceptar

REMPLAZAR UN RECURSO POR OTRO RECURSO Desde el Panel detalles seleccionamos el Recurso y el botn de filtro, elegimos el otro Recurso / Clic en Aceptar.

Luego de terminar desactivamos la ventana detalles de la siguiente manera:

VER INFORMACIN SOBRE UN RECURSO Si deseamos ver ms informacin sobre un recurso, nos vamos a la ficha Vista / elegimos Hoja de Recursos / y hacemos doble clic sobre el recurso. En esta ventana tendremos toda la informacin necesaria sobre el recurso en las pestaas: general, Costos, Notas y Campos personalizados.

Cambiar el Calendario de un Recurso:

Esta opcin la realizamos desde la pestaa general de la Informacin del Recurso:

Desde esta ventana podemos elegir el calendario correspondiente para cada recurso:

Esta ventana sirve para observar el modo de trabajo del recurso, que das esta trabajando y que das no trabaja. La fecha de vacaciones o un da libre en el calendario, si marcamos estas actividades en una tarea, slo se le asignar la tarea en los das disponibles. SOBRE ASIGNACIN RECURSOS DE

Es uno de los problemas con los recursos en la Planificacin. Para ver un ejemplo nos vamos a la Vista de Diagrama de Gantt. Agregamos una tarea mantenimiento a nuestro proyecto:

Si le agregamos una duracin de 7 das y adems le asignamos el recurso R1 tendremos la siguiente imagen:

El indicador que muestra la asignacin es el hombrecito de rojo en el campo de informacin:

Una sobre asignacin es tener a un mismo recurso asignado a dos tareas distintas en una misma fecha de duracin en el Proyecto. Quiere decir si el recurso esta disponible en un 100%, al ser asignado a dos tareas al mismo tiempo sobrepasa esta disponibilidad y por eso esta sobre asignado. CORREGIR UNA ASIGNACIN SOBRE

Una de las maneras de corregir sobre asignaciones es a travs de la nueva vista de Project 2010 el Organizador de Equipo

En esta ventana observamos los recursos en un calendario y las lneas rojas debajo de la tarea y en el nombre del recurso, nos da una idea de la sobre asignacin. La forma de corregir es desplazando la tarea en el calendario de recursos hasta evitar la sobreasignacin:

BSQUEDA DE INFORMACIN
Toda la informacin que maneja el programa se base en tres elementos: Proyecto Tarea Recursos

La informacin las buscamos en las Estadsticas del Proyecto. Aqu vemos la informacin global de ese proyecto La informacin de las tareas se ver principalmente en el diagrama de Gantt y la de los recursos en la Hoja de Recursos. Aparte tenemos muchas vistas para visualizar informacin Luego de la planificacin podemos observar la informacin del proyecto en: Ficha Proyecto / Informacin del proyecto / Estadsticas

Como ya sabemos las variables principales son: Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Un proyecto puede tener diferentes estados: El actual.- Lo que est planificado en este momento, lo que podemos modificar constantemente. Lo Previsto.- Se puede observar en el seguimiento a partir de la lnea base del Proyecto. La Lnea Base es una foto del proyecto, el punto de partida desde donde se puede hacer unas variaciones en el proyecto El Real.- Cuando los recursos me estn dando un avance al proyecto. Cuando un recursos me diga el porcentaje o la cantidad de tarea que ha realizado. A parte de todo ello tenemos diferentes vistas que se pueden observar desde la Ficha tareas / clic derecho en Diagrama de Gantt.

En cada una de las vistas podemos ver informacin sobre las tareas y recursos y adems estas vistas las podemos modificar desde la Ficha Vista

Gantt de Seguimiento Sabemos que el Diagrama de Gantt es el principal pero tambin tenemos el Gantt de seguimiento

A partir de ella podemos ver tareas en rojo y en azul. En rojo las tareas crticas y en azul la no crticas.

En el Gantt de seguimiento tambin podemos la lnea base del proyecto. Siempre en cuando se ha guardado esta lnea de base. En un Gantt de seguimiento se visualiza la ruta crtica y la lnea de base. En la imagen siguiente slo se observa la ruta crtica con las tareas en rojo, ms no la lnea base porque no se ha establecido an

La ruta crtica indica que hay un hito que es el final que marca el fin del proyecto, y como todas las tareas estn vinculadas, si se retrasa o adelanta una tarea, entonces esto afecta al proyecto. Analicemos la siguiente imagen:

La tarea del mantenimiento antes era de 19 das y por lo tanto como el proyecto tena una duracin de 20 das entonces se mostraba de azul porque no afectaba al proyecto. En cambio al aumentar su duracin a 20 das se convierte en una tarea crtica porque afecta al proyecto. Si aumentamos el mantenimiento a 21 das

Entonces el resto de tareas a excepcin de mantenimiento se convierte en no crticas y el mantenimiento pasa a ser crtico. VISTA CALENDARIO Es una vista que se puede activar desde la ficha Vista / Calendario

En esta vista podemos ver las tareas en un calendario que puede ser das, meses, Personalizado

Si hacemos doble clic sobre la tarea podemos ver informacin sobre la tarea como recursos, asignaciones, predecesoras, avanzados, Notas, etc.

VISTA DIAGRAMA DE RED Esta vista se activa desde la ficha Vista / Diagrama de Red

Este es un diagrama llamado antiguamente de PER, sirve para ver cmo va las rutas de las tareas en el proyecto.

Si hacemos clic en una de las cajas vemos informacin de la tarea:

Si hacemos doble clic podemos ver informacin especfica sobre la tarea.

USOS DE TAREAS Esta vista se activa de la Ficha Vista / Uso de tareas y sirve para ver las tareas del proyecto y los recursos que tienen asignados las atraes.

HOJA DE RECURSOS Esta vista tambin se activa desde la ficha Vista / Hoja de recursos y sirve para anotar los recursos que tendr en proyecto:

ORGANIZADOR DE EQUIPO

Sirve para organizar el funcionamiento de las tareas con los recursos. Sobre todo para arreglar los problemas de sobreasignacin.

USOS DE RECURSOS Es una vista similar al de uso de tareas, pero en este caso se muestran los recursos. Muestra los recursos con las tareas a las cuales fueron asignadas.

OTRAS VISTAS DE RECURSOS

Permiten ver otras opciones sobre el proyecto como por ejemplo: GRAFICO DE RECURSOS

OTRAS VISTAS DE TAREAS Sirven para ver informacin adicional sobre las tareas: Ejemplo:

ESCALA DE TIEMPO

FORMULARIO DE TAREAS

VISTA EN TABLAS Otra forma de ver la informacin de un proyecto son las tablas. Estas se pueden observar desde la ficha Vista / Tabla

LA TABLA DE TRABAJO

Muestra la informacin sobre el trabajo asignado s cada una de las tareas. Indicando sus campos trabajo, previsto, Variacin, Real, Restante, Porcentaje de Avance, Etc.

LA TABLA DE COSTO Muestra informacin sobre los costos de cada tarea, fase o proyecto. Indica los campos Costo fijo, Costo total, Costo Previsto, Variacin, etc.

Una forma rpida de acceder a las tablas de informacin es hacer clic derecho en la parte de la esquina entre los campos y registros del diagrama de Gantt y elegir la tabla deseada.

OTRAS OPCIONES DE LA FICHA VISTA DE PROJECT 2010 Adems de contar con las opciones de vistas y tablas, tambin tenemos opciones para resaltar, filtrar y agrupar las tareas segn condiciones. Estas se encuentran en el sector Datos de la Ficha Vista:

AGRUPAR POR: Agrupa las tareas de acuerdo a criterios especificados de agrupamiento:

Por ejemplo: HITOS

DURACIN

SIN GRUPO ( Predeterminado)

FILTROS: Sirve para mostrar slo algunas tareas segn criterios establecidos.

Ejempl o: HITOS:

TAREAS CON UN RECURSO DETERMINADO:

SIN FILTRO (Predeterminado)

RESALTAR TAREAS Es una novedad de la versin 2010. Similar a los filtros sirve para resaltar tareas segn criterios seleccionados. En este caso no oculta las otras tareas.

Ejemplo: RESALTAR LOS HITOS:

TAREAS QUE UTILIZAN UN RECURSO 1

LOS AUTOFILTROS

Los autofiltros se encuentran en cada uno de los campos y permiten mostrar la informacin de acuerdo al criterio que se realice en el campo y el criterio seleccionado.

Gestin de Costos
Es uno de los ms importantes en la Gestin del Proyecto. Durante el seguimiento del Proyecto es importante ir comparando los costos finales con los costos previstos, para ver si hay variacin de dinero en la planificacin. Tenemos que tener en cuenta lo siguiente: - El costo de un proyecto depende del costo de sus tareas. - El costo de una tarea depende del costo fijo de la tarea del costo de sus recursos - El costo de un recurso depende de la tasa estndar, de la tasa por horas extras y del costo por uso del recurso. Para poner recursos al proyecto se realiza desde la ficha Vista / Hoja de Recursos

En esta Hoja establecemos un costo estndar para el recurso

Un costo de Tasa por Hora Extra

Y un Costo por uso del Recurso. Este monto puede ser un costo fijo que requiere el recurso al ser utilizado independientemente de su costo estndar.

Podemos tener diferentes tablas para el costo de un recurso. Si damos doble clic sobre un recurso tenemos una ventana para elegir las tablas de los distintos costos para un recurso.

Esta tabla A (predeterminada) puede utilizarse para una determinada fecha de la tarea y una tabla B para otra fecha:

Si nos vamos al diagrama de Gantt

Y de all a la Tabla de Costos:

Observamos que todas las tareas que tienen un recurso asignado tienen un costo total. Esto lo podemos observar en la columna de costo total. Pero por ejemplo la tarea mantenimiento como no tiene un recurso asignado entonces no tiene un costo total

Esto se debe a que posiblemente esta tarea lo puede realizar una empresa contratada para dicho servicio. Si ese fuera el caso entonces es necesario escribir en la columna de Costo fijo el monto por el cual brindar sus servicios.

Otro ejemplo de costo fijo puede ser cuando una tarea por Ejemplo la Tarea A tenga unos gastos extras como de: viticos, movilidad, dietas, comisiones. Entonces es necesario considerar esos montos como costo fijo:

Estos costos fijos necesitan estar documentados con notas para saber de dnde provienen estos gastos. Esto se realiza haciendo doble clic sobre la tarea y luego ir a la pestaa notas y escribir la informacin necesaria para saber sobre este costo y luego aceptar

Tambin podemos hacer esto en la tarea mantenimiento, con doble clic sobre la tarea y elegir notas y escribir lo necesario y aceptar

Para mostrar estas notas es necesario hacer clic derecho sobre la columna Nombre de tarea, luego elegir insertar columna y elegir Indicadores. Entonces se mostrar la columna de los indicadores en donde se observan las notas de las tareas.

Si queremos trabajar con las tablas de costo A y B tenemos que ir a una vista llamada hoja de recursos de la siguiente manera: Clic derecho diagrama de Gantt y Uso de Recursos.

Luego se mostrar la siguiente ventana:

All podemos elegir por ejemplo la Tarea A que tiene asignado el recurso con dicha Tablas A y B y con doble clic ingresamos a su informacin.

Observamos que esta tarea est asignada con el recurso R1 con una tabla de tasas de costo A. Si deseamos cambiar esta tabla podemos elegir B. Para un ejemplo ms claro, hacemos doble clic en la tarea B y cambiamos la tabla de tasas de costo A por la tabla de tasas de costo B. Observando que el monto inicial se vuelve a calcular entregndonos un costo superior.

Si deseamos agregar un costo de horas extras a la tarea podemos realizarlo desde la vista uso de tareas:

Qu nos mostrar la siguiente imagen:

Agregamos una nueva columna de la siguiente manera: Clic derecho sobre la columna duracin / elegimos insertar columna / luego elegimos para la columna Trabajo de horas extra y all se puede escribir las horas extras que se adjuntan a esa tarea.

CAMBIAR LA MONEDA DEL PROYECTO Para cambiar la moneda del proyecto se va a la ficha Archivo / Opciones

En la ventana que emerge elegimos la opcin mostrar / cambiamos el tipo de moneda. Para soles PEN

Seguimiento del Proyecto

La fase anterior de planificacin no es complicada cuando se tiene las ideas claras. Un 90% de jefes de Proyecto consiguen hacer buenos diagramas de Gantt pero no pasan de ellos. Un 10% trabajan con la fase del seguimiento del Proyecto para hacer los ajustes necesarios al proyecto. Para iniciar esta fase en un proyecto es necesario guardar la lnea base del proyecto y comenzar con los reajustes de seguimiento. LA LNEA BASE La lnea base indica el punto de partida de un proyecto. Cuando terminamos la fase de planificacin guardamos la lnea base y comenzamos con la fase de seguimiento. Para guardar la lnea base se hace clic en la ficha Proyecto / Establecer lnea base / Establecer lnea Base

Elegimos la lnea base principal o una de las lneas base para histricos:

Elegimos lnea base y clic en aceptar y ya tenemos guardada la lnea base. Para ver esa lnea base nos vamos a la vista Gantt de seguimiento de la siguiente manera: Clic en la ficha Tarea / clic derecho y elegimos Gantt de seguimiento:

Nos mostrar la siguiente ventana:

En ella podemos ver informacin de la lnea base (Barras grises) en la parte inferior y las tareas crticas (Barras rojas) o ruta crtica en la parte superior Si deseamos ver ms informacin sobre esta lnea base podemos ir a la ficha Vista / tablas / trabajo

Y podemos ver las columnas o campos trabajo que representa a la planificacin, el campo Previsto que representa a la lnea base y el campo variacin de trabajo que representa a variacin.

Como no se ha hecho modificaciones el campo de variacin muestra valores de 0 horas y al mismo tiempo las barra grises y rojas coinciden en el diagrama de Gantt. Si por ejemplo deseamos re planificar el proyecto nos vamos a la tabla de entrada:

Y aumentamos la duracin de la tarea B a 5 das entonces el diagrama de Gantt se nos mostrar de esta manera:

En donde la barra de tareas crticas se ha incrementado hacia la derecha, pero la lnea base que es la barra gris no se ha movido. Si regresamos a la Tabla de trabajo ( Vista / Tablas / Trabajo) entonces podemos apreciar lo siguiente:

En la Tarea B la columna o campo de trabajo ahora se muestra en 40 horas, el campo de variacin mantiene su valor de 24 horas y el campo de variacin muestra 16 horas. Adems de ello la cantidad de horas en la Fase 1 se incrementarn y tambin dentro de la duracin del proyecto. Esos cambios tambin podemos verlos en el resto de tablas. Por ejemplo para ver los costos realizamos lo siguiente: Clic derecho en la esquina de la tabla y elegir Costo

En donde se mostrar la siguiente ventana:

En esta ventana podemos observar en los campos Costo Total, Previsto (lnea base) y Variacin los costos modificados por el cambio realizado. Tambin podemos observar los cambios en la tabla de variacin:

Que mostrar la siguiente imagen

En donde los campos variacin comienzo y variacin fin nos muestran esos 2 das agregados al proyecto. Si deseamos ver la variacin a nivel de proyecto y no de tarea que venimos realizando, nos vamos a la ficha Proyecto / informacin del Proyecto

Y en las Estadsticas podemos apreciar los cambios realizados

En donde la variable Fin observamos los cambios realizados entre lo actual y lo previsto (la lnea base), que repercute tambin en la duracin, Trabajo y Costo del Proyecto. Por todo lo observado siempre que hacemos una planificacin tenemos que guardar la lnea base del proyecto. Porque en el proyecto siempre se realizarn modificaciones de planificacin como: cambios en los recursos, cambios en la duracin de una tarea y otros cambios que puedan realizarse. Tambin podemos observar estas variaciones en la Tabla de trabajo Primero vamos a la hoja de recursos:

Luego clic derecho en la esquina superior de la tabla y elegir tabla de trabajo:

Podemos ver los cambios en las horas de trabajo del recurso:

ELIMINAR LA LNEA BASE Si no hemos equivocado o queremos eliminar la lnea base realizamos lo siguiente: Ficha Proyecto / Establecer Lnea base / Borrar lnea base

Si estamos de acuerdo Aceptar

Para observar ese borrado nos vamos al Gantt de seguimiento y observamos que ya no muestra la lnea base.

Al eliminar la lnea base, en cualquiera de las tablas podemos observar que ya no se mostrar el previsto y por lo tanto no sabemos cmo est funcionando el proyecto.

ACTUALIZAR LA LNEA BASE Puede suceder que tengamos previsto o permiso para modificar la lnea base principal por lo tanto en ejemplo anterior si an no hemos eliminado la lnea base podemos hacer lo siguiente: En la vista Gantt de seguimiento, Clic en Ficha Proyecto / Establecer Lnea base / Guardar lnea base y aceptar reemplazar por la anterior

Automticamente se ajusta las barras a la nueva lnea base

AVANCE TAREAS

LAS

En el Diagrama de Gantt, seleccionando una tarea podemos establecer el avance con los iconos en porcentajes de avance que van en 0%, 25%, 50%, 75% y 100%. Esto se realiza con un clic que se mostrar en una barra gris en la tarea correspondiente.

Cuando una tarea est al 100% nos mostrar un indicador con una nota sobre esta tarea:

Si deseamos ms detalles hacemos lo siguiente: En la ficha Vista / activamos detalles / En vista detalles clic derecho / Trabajo

Si nos fijamos en la tarea A, podemos ver que tenemos trabajo 56h, Trabajo previsto 56h y Trabajo restante 0h porque la tarea esta completa al 100%

Pero en la Tarea B, podemos escribir en Trabajo real 8h y en el diagrama de Gantt se mostrar la barra correspondiente que equivale al 20%.

TABLA DE SEGUIMIENTO: Otra forma de hacer seguimiento es a travs de la Tabla de seguimiento:

En esa tabla tenemos el Comienzo Real y el Fin Real

Pero podemos establecer una fecha para una tarea en concreto:

ACTUALIZAR PROYECTO: Se utiliza para actualizar un proyecto a una determinada fecha que puede ser hoy Clic en la ficha Proyecto / Actualizar Proyecto

Se elige la fecha de actualizacin:

Si elegimos Proyecto Completo todo se actualizar a la fecha elegida:

Impresin de Informacin
Muchos jefes de proyecto se preguntan en cada versin de Project si ya se soluciono el problema de impresin. La respuesta es que el problema se soluciono hace tiempo. El detalle es que no podemos imprimir todas las tareas del proyecto y la informacin que tienen estas en un solo formato A4, por la dificultad para leerlo. IMPRIMIR LA VISTA EN PANTALLA Si deseamos imprimir la vista que tenemos en pantalla:

Realizamos clic en Archivo / Imprimir

En este sector podemos configurar la impresora, el nmero de copias, las pginas, la orientacin, etc. Tambin podemos utilizar el zoom de la vista previa para observar lo que se va ha imprimir y an todo lo que contiene el proyecto.

IMPRIMIR INFORMES Para imprimir informes nos vamos a la Ficha Proyecto / Informes

En esta parte podemos ver los diferentes tipos de informes de Project 2010. Informes Generales nos muestra las siguientes opciones:

Informes de las actividades actuales nos muestra lo siguiente:

Informes de Costos nos muestra lo siguiente:

En Informes personalizados podemos elegir el tipo de informe deseado.