DOCUMENTATIE UTILIZATORI FINALI

PREZENTARE GENERALA SISTEM SAP R/3..............................................................................................2 TIPARIRE DIN SISTEMUL SAP R/3...............................................................................................................5

Page 1

115014829.doc

Prezentare generala sistem SAP R/3

SAP R/3 sistem client-server pe 3 nivele sistem ERP [Enterprise Resource Planning] integrat -> sistem integrat de gestiunea resurselor intreprinderii

Page 2

115014829.doc

SAP R/3 procese economice integrate

Capital
termen lung

Investitii Numerar

Costuri
termen scurt

Resurse de capital
Procese logistice Aprovizionar e Productie Vanzari Servicii

Client

Furnizor

Persona l

Resurse materiale

Resurse de capacitate

Echipamen t

Page 3

115014829.doc

SAP R/3 - sistem de gestiune integrata a resurselor intreprinderii

PP SD Vanzari Distributie Facturare SM

Contracte Comenzi Produse Comenzi de productie Liste de materiale Fise tehnologice Centre de lucru

MM Achizitii Stocuri Verificare facturi

Intr. prev. Inspectii Reparatii Rep. capitale

PM

QM

Planif. Insp. Efectuare inspectii

FI

Contabilitate Financiara

CO

Costuri

AA

Mijl. fixe

HR

Personal

Page 4

115014829.doc

Elemente de baza la utilizarea sistem SAP R/3 :

Navigarea in sistemul SAP R/3

Logarea in sistemul SAP R/3

SAP GUI Interfata grafica cu utilizatorul Rapoarte in sistemul SAP R/3

Tiparire din sistemul SAP R/3

Page 5

115014829.doc

Navigarea in sistemul SAP R/3

Noul meniu standard SAP Easy Access sau meniul de utilizator este punctul de intrare specificutilizator in sistemul SAP.

Meniul de utilizator contine doar acele pozitii cum ar fi tranzactii, rapoarte si adrese Web de care aveti nevoie pentru a va indeplini sarcinile zilnice. Daca administratorul dumneavoastra de sistem a definit un meniu de utilizator, acesta va aparea cand va logati la sistem.

Page 6

115014829.doc

Page 7

115014829.doc

Utilizarea ariei de navigare

Puteti extinde si restrange meniurile in aria de navigare alegand sagetile dropdown din stanga pozitiilor din meniu, ca in exemplul de mai jos:

Pentrua deschide o aplicatie in aria de navigare:

Dati dublu-clic pe ea, sau Alegeti Enter, sau Alegeti Edit Executie

Pentru a rula o aplicatie intr-o noua sesiune, alegeti Edit Executie in fereastra noua.

Page 8

115014829.doc

Logarea la sistemul SAP R/3

Inainte sa utilizati sistemul R/3, trebuie sa va logati. Dupa ce terminati de utilizat sistemul SAP, va deconectati. Prima data cand va logati, si la intervale regulate dupa aceea, trebuie sa va schimbati parola. Indiferent de sarcinile pe care le veti efectua in sistemul SAP, intotdeauna va trebui sa deschideti si sa inchideti sistemul SAP.

Sistemul SAP se deschide selectand iconul de logare de pe desktop-ul dumneavoastra. Va logati la sistemul SAP. Daca aceasta este pentru prima data cand va logati , va trebui sa schimbati parola initiala asigurata de administratorul dumneavoastra de sistem. Daca nu e prima data cand va logati, se poate sa aveti nevoie sa schimbati parola in concordanta cu politicile de siguranta ale companiei dumneavoastra. Dupa ce ati terminat de lucrat cu sistemul SAP, va deconectati.

Logarea pentru prima data

Inainte sa va logati pentru prima data, administratorul dumneavoastra de sistem va va da o parola initiala. In timpul procesului de logare, trebuie sa creati o noua parola, pe care sa o stiti doar dumneavoastra. Dupa aceasta, veti folosi parola dumneavoastra de fiecare data cand va logati. (Aceste proceduri pot sa difere intrucatva in ceea ce priveste compania dumneavoastra; pentru mai multe informatii, contactati-va administratorul de sistem.) Pentru a va loga, trebuie mai intai sa deschideti Meniul SAP Logare dand dublu clic pe iconul sau

Dupa ce porniti sistemul SAP, primul ecran pe care il vedeti este cel de logare (in acest caz, cu titlul SAP R/3).

Page 9

115014829.doc

In acest ecran veti completa campul User cu numele dvs. de utilizator si in campul Parola veti introduce parola data de administrator. Apasand butonul Parola noua veti putea introduce propria dumneavoastra parola, care va fi utilizata de acum inainte.

Logarea
Inainte sa va logati, asigurati-va ca va cunoasteti:

Numarul de client ID-ul de utilizator Parola

Daca doriti sa lucrati in alta limba decat engleza, asigurati-va ca stiti cheia de limba pentru limba dorita. Pentru mai multe informatii, contactati-va administratorul de sistem.

Page 10

115014829.doc

Deconectarea
Puteti sa va deconectati de la sistemul SAP din orice ecran.

1. Din bara de meniu, alegeti Sistem Log off. 2. Apasati butonul din coltul din dreapta sus al ecranului (daca aveti doar o sesiune deschisa).
Va aparea casuta de dialog Log off (dupa cum se vede aici), care va informeaza ca orice date pe care nu le-ati salvat inca se vor pierde daca va deconectati.

3. Daca nu sunteti sigur daca ati salvat toate datele si nu mai vreti sa va deconectati, alegeti Nu. Veti
reveni la ecranul in care lucrati. Daca sunteti sigur ca ati salvat toate datele pe care doreati, alegeti Da. Toate sesiunile din sistemul SAP se inchid. V-ati deconectat cu succes.

Page 11

115014829.doc

SAP GUI
Interfata grafica cu utilizatorul (SAP GUI ) consta in caracteristici tehnice care va permit sa faceti schimb de informatii cu Sistemul SAP ( introducand date, alegand functii, si asa mai departe). Pentru Varianta 4.6, SAP a facut schimbari considerabile in design-ul SAP GUI. Caracteristicile remodelate includ:

Fonturi de text si culori Scheme de culoare Setari de sunet si de animatie Optiuni aditionale pentru presentare de date.

SAP GUI este alcatuit din 2 arii principale de ecran :

Antet ecran

Antetul ecranului este alcatuit din:

Bara de meniuri Bara de unelte standard Bara de titlu Bara de aplicatii Corpul ecranului

Corpul ecranului este zona dintre antetul ecranului si bara de status. Elementele unei frestre SAP tipice apar dedesubt:

Page 12

115014829.doc

Bara de meniu

Toolbar standard

Bara de titlu

Bara de aplicatii

Antet ecran

Banner ecran

Corp ecran

Bara de stare

Page 13

115014829.doc

Pasi intr-o Sarcina Tipica in Sistemul SAP R/3

In Sistemul SAP, o sarcina consta intr-unul sau mai multe ecrane pe care introduceti date. Unele sarcini tipice pot sa creeze registre de clienti, sa introduca facturi, sau sa creeze documente de vanzari. Pentru a executa o sarcina in Sistemul SAP, de obicei: 1. Alegeti sarcina la care vreti sa lucrati, din meniu sau cu ajutorul codului de tranzactie.

2.

Introduceti date in ecranul initial al sarcinii dumneavoastra.

Fiecare ecran contine campuri de intrare in care introduceti date. Unele campuri cer intrari (cele in care apare bifa ), altele nu.

3.Mergeti la ecranul urmator, apasand tasta Enter sau butonul

Cand mergeti la ecranul urmator, Sistemul SAP depoziteaza temporar datele pe care tocmai le-ati introdus.

Page 14

115014829.doc

Puteti dori sa anulati, sau sa stergeti datele pe care tocmai le-ati introdus. De exemplu, va lipseste o parte din datele necesare si nu puteti sa mergeti mai departe pana cand nu le localizati. Pentru a anula toate datele pe care tocmai le-ati introdus intr-un ecran, alegeti Cancel. sau Edit ->

Sistemul scoate datele din ecranul curent, inchide ecranul curent si va duce inapoi la ecranul precedent. In functie de situatie, sistemul poate sa afiseze o casuta de dialog care va invita sa confirmati actiunea. 4.Introduceti date in ecranul urmator al sarcinii dumneavoastra. Puteti:

Sa va intoarceti la ecranul precedent pentru a face schimbari Sa sariti peste ecranele care nu sunt cerute Mergeti la o sarcina asemanatoare pentru a lua informatii sau pentru a completa ecrane aditionale

5.Repetati pasii 3 si 4 pana cand toate ecranele care alcatuiesc sarcina dumneavoastra sunt completate 6.Salvati datele dumneavoastra pentru intreaga sarcina (alegeti Sistemul salveaza datele din toate ecranele pe care le-ati completat. Pentru a incheia o sarcina: 1. In bara de unelte standard, alegeti sau apasati Shift + F3. sau apasati CTRL+S).

Daca ati salvat deja datele, sau daca nu ati introdus de loc date, sistemul incheie sarcina si se intoarce la ecranul initial al aplicatiei. 2. Daca ati introdus datele in timp ce lucrati in acesta sarcina, dar nu le-ati salvat inca, sistemul afiseaza o casuta de dialog care va invita sa salvati datele.

Pentru a salva datele si pentru a incheia sarcina, alegeti Da. Pentru a incheia sarcina fara a salva datele, alegeti Nu. Pentru a va intoarce la sarcina, alegeti Anulare.

Page 15

115014829.doc

Rapoarte
Cand lucrati in Sistemul Sap, pentru a accesa informatii din baza de date trebuie sa accesati rapoarte.

In aceasta documentatie, raport se refera la programul de raport, iar lista se refera la iesire- adica la rezultatele raportului. Unele rapoarte afiseaza informatii; altele va permit sa faceti analizari. Daca un raport nu este disponibil direct din sarcina in care lucrati, il puteti executa incepand functia de Raportare.

1. Din bara de meniuri a ecranului initial SAP Acces Rapid, alegeti Sistem -> Servicii -> Raportare.
Apare ecranul raport selectie:

2. In campul Program, introduceti numele raportului. 3. Alegeti Executa. Sistemul afiseaza ecranul cu criterii de selectie. 4. Introduceti criteriile de selectie. Pentru a accesa criteriul dumneavoastra de selectie folosind o varianta, puteti alege o varianta din lista drop down cu intrari posibile. Aceasta lista contine intrari numai daca initial au fost create variante.

Page 16

115014829.doc

5. Pentru a initia raportul, alegeti din Program -> Executa. Sistemul executa raportul si afiseaza lista care rezulta. Daca primiti mesajul Nu exista date, verificati inca o data criteriul dumneavoastra de selectie, inclusiv Data De la/ Pana la.

Afisare si Printare Liste de Raport

Pentru a afisa o lista: 1. Executati raportul din sarcina dumneavoastra sau din meniul Sistem. 2. In ecranul cu criterii de selectie, introduceti criteriile de selectie in campurile de intrare potrivite. Pentru a introduce criteriile voastre de selectie folosind o varianta, puteti selecta o varianta din lista dropdown cu posibile intrari. 3. Din ecranul cu criterii de selectie, alegeti Program -> Executa. Apare lista. Mai jos se vede un exemplu:

Page 17

115014829.doc

Tiparirea din sistemul SAP

Utilizand sistemul SAP output puteti tipari mai multe feluri de documente inclusiv comenzi de aprovizionare, facturi, note de livrare, state de plata, e-mail-uri si liste de rapoarte pe dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri. Cand doriti sa efectuati iesiri de date online sau in background, sistemul output SAP creaza documentul prin generarea: 1. Unei cereri de spool care in mod normal contine date independente de dispozitiv 2. Unei cereri de output care este folosita pentru a trimite datele dispozitivului de output respectiv Pentru a tipari documentele direct, alegeti Tiparire imediata pe ecranul de tiparire. Daca doriti doar sa vizionati datele unui document, nu selectati aceasta casuta de dialog. Puteti afisa aceste date in controlorul output. Daca alegeti Tiparire (sau Sistem Lista Tiparire) intr-o sarcina SAP, sistemul afiseaza de obicei un Ecran de tiparire, unde puteti specifica criteriile de output.

Ecran de tiparire
Indiferent unde incepeti sa tipariti, sistemul SAP de obicei afiseaza ecranul de tiparire. Pe acest ecran, puteti preciza ce imprimanta sa fie folosita si cum sa fie tratata cererea de output de catre sistem . Exemplul de mai jos arata ecranul de tiparire pentru liste, dar acelasi tip de ecran este folosit pentru toate tiparirile.

Page 18

115014829.doc

Graficul urmator ilustreaza modul in care datele de tiparire sunt trimise catre dispozitivul de output.

Situatia a: Cererea de spool si cererea de output sunt create simultan (tiparire imediata). Situatia b: O cerere de output este creata pentru o cerere de spool imediat dupa ce a fost creata cererea de spool. Aceasta cerere de output este apoi tiparita pe un dispozitiv. Mai tarziu, un utilizator creaza doua cereri de output aditionale pentru aceeasi cerere de spool. Aceste doua cereri de output sunt tiparite pe doua dispozitive diferite. Situatia c: Este creata doar cerere de spool si nu trebuie tiparit nimic.

Page 19

115014829.doc

Cereri de spool

Cereri de output

Dispozitive de output

Text document a. Atribute Nr. de copii Dispozitiv de output

Date pentru imprimanta Atribute Status Protocol

Text document b. Atribute Nr. de copii Dispozitiv de output

Date pentru imprimanta Atribute Status Protocol

Date pentru imprimanta Atribute Status Protocol

Date pentru imprimanta Atribute Status Protocol

Text document c. Atribute Nr. de copii Dispozitiv de output

Aceasta inseamna ca puteti tipari o cerere de spool intr-o perioada viitoare fara sa trebuiasca sa recreati datele de tiparire. Administrati cererile de spool si cererile de output utilizand Controlorul Output (transactia SP02).

Page 20

115014829.doc