EVOLUCIN DE LA OFICINA Gracias a los avances tecnolgicos las empresas han tenido que realizar una serie de cambios

en las oficinas. Anteriormente la mayora de las oficinas eran tradicionales. Hoy da la mayora de las oficinas cuentan con diseos ergonmicos (reas abiertas). El trabajo de oficina ha variado y se han aadido otras tareas que lo hacen ms interesante, variado y retador. El objetivo principal de la oficina modular es aumentar el flujo de trabajo, hacer mejor uso del espacio, fomentar las relaciones entre los empleados, compartir equipos costosos e informacin en diferentes sistemas, disminuir el tiempo de distribucin y recibo de la informacin y crear un ambiente ms atractivo para los visitantes. Sin embargo, hay que tener presente al disear este tipo de oficina; designar un rea que ofrezca mayor privacidad y que el empleado la pueda utilizar en el momento en que la necesite para realizar trabajos que requieran mucha concentracin, confidencialidad o conversaciones privadas. El trmino ergonoma se define como la ciencia que planifica el ambiente de trabajo para la conveniencia del empleado y logar ms eficiencia en la realizacin de tareas. Toma en consideracin los siguientes elementos para disear las oficinas y crear espacios gratos para trabajar: Niveles de autoridad segn se presenta el organigrama de la empresa Distribucin de funciones y flujo del trabajo Dimensiones de los espacios disponibles Comunicacin entre divisiones o departamentos Nmero de empleados Equipo bsico que utilizar cada empleado Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las necesidades individuales de los empleados Posibilidades de ampliacin Iluminacin, temperatura, color, ruido, decoracin y equipo ETIQUETA EN LA OFICINA Cuando hablamos de etiqueta en la oficina tenemos que pensar en el conjunto de normas que debemos seguir para actuar en situaciones de carcter formal e informal. En otras palabras son las cualidades elementales que debe poseer el ser humano para interactuar con otros en armona. En esta pequea presentacin que he preparado tomo en consideracin la apariencia personal, el saludo, la etiqueta telefnica, los gestos que deben evitarse al estar en pblico y la etiqueta en la mesa. Esta es importante porque tenemos que saber cmo comportarnos cuando nos invitan a una cena o a un almuerzo de negocios. MANEJO DEL TIEMPO Muchos de nosotros tenemos el problema de que no nos alcanza el tiempo. Necesitamos un da de 72 horas, y an as no nos da tiempo. Estamos viviendo en unos tiempos donde siempre estamos acelerados y estresados. Es por ello, que considero importante que pongamos en prctica los siguientes consejos para evitar el procrastinar las tareas que tenemos pendientes. Por ejemplo: Prepara un plan de trabajo diario. S realista en el mismo, para que lo puedas cumplir.

Dale prioridad a las tareas. Clasifcalas (Urgente, Importante, Puede esperar, Delegar, etc.) Respira. Reljate un momento. Organzate. Muchas veces escuchamos este consejo, pero no lo ponemos en prctica. Recuerda que si te solicitan un documento y tardas demasiado tiempo en conseguirlo, t eres quien queda mal, se crean una mala imagen tuya, no lo permitas. Delega. Muchas tareas se pueden delegar (contestar el telfono, sellar la correspondencia) No recibas llamadas personales. Aunque no lo creas el mayor robo que se comete en las organizaciones es el robo de tiempo. Para ayudarnos a conocer ms sobre este maravilloso tema te invito a que visites este enlace, en el mismo encontrars recomendaciones para administrar tu tiempo efectivamente. Adems, este video de Stephen Covey te da unos consejos importantes sobre las prioridades en la vida. Disfrutalo. TOMA DE DECISIONES Te has preguntado alguna vez: qu es una decisin?, qu pasos debo seguir para que mi decisin sea la ms acertada, cules son los posibles problemas y consecuencias que acarrea una decisin, tendr xito o fracasar sta y muchas preguntas nos vienen a la mente a la hora de tomar una decisin. Que difcil es tomar una buena decisin (correcta), la mayora de las veces! Muchas veces sta decisin, puede hacer una gran diferencia en nuestras vidas, ya sea en el mbito personal como en el profesional. IMAGEN PROFESIONAL En ms de una ocasin hemos escuchado que la primera imagen es la que cuenta, pues no slo es la primera, la imagen es todo en una organizacin. Segn Deire Jos Farias Magalln, Coordinador de VET-UY, una buena imagen profesional ayuda a crear y ganar un lugar en la mente de los clientes, o sea a posicionarse Por lo tanto, el asistente administrativo tiene que tener una presencia ntida en todo momento. Recuerde que su forma de vestir le dar una idea de quin es usted a los clientes que le visiten. Es por esto que se recomienda el uso de uniformes en las organizaciones. Si pensamos en la economa y los tiempos en que estamos viviendo, definitivamente resulta ms econmico y prctico el uso de uniformes. Otro punto importante es la postura. Recuerdas tus cursos de teclado. La letana de las profesoras para que mantengan una postura correcta frente al computador. Pies planos en el piso, vista fija en la copia, dedos curvos en las teclas guas , pero esto no es un sermn que nos guste repetir; es una realidad en nuestra rea laboral. La postura correcta al estar sentados como al estar en pie son claves para crear esa imagen profesional soada. Una postura erguida denota que eres una persona segura de ti misma, de igual forma nuestras manos hablan por nosotros. Te invito a que leas los siguientes articulos: IMAGEN PROFESIONAL. Hay que ser buen profesional y adems, hay que parecerlo