Sunteți pe pagina 1din 6

Liste

CAPITOLUL 8 LISTE 8.1. Crearea i editarea unei liste


}n Excel datele pot fi gestionate cu u=urin\[ dac[ sunt organizate sub form[ de liste. O list[ reprezint[ o zon[ dintr-o foaie de calcul care con\ine date similare. Fiecare coloan[ din list[ reprezint[ o anumit[ categorie de date (numit[ c`mp) =i determin[ tipul de informa\ie necesar pentru fiecare intrare ]n list[. Fiecare linie dintr-o list[ constituie o ]nregistrare. Pentru a crea o list[ se introduce un titlu pentru fiecare coloan[. Listele se pot crea ]n orice zon[ din foaia de calcul, trebuie doar ca zona de sub list[ s[ nu con\in[ date, astfel ]nc`t lista s[ se poat[ ]ntinde f[r[ s[ interfereze cu alte date din foaia de calcul. Pentru a introduce ]nregistr[ri ]n list[ se vor introduce date ]n liniile imediat de sub titlurile coloanelor. Fiecare ]nregistrare trebuie s[ con\in[ acelea=i c`mpuri. }n figura 8.1 este prezentat[ o list[ care con\ine informa\ii despre comenzile livrate de o firm[ distribuitoare de produse electrocasnice la firme din diverse ora=e din \ar[. Pentru fiecare comand[ sunt furnizate informa\ii despre data de livrare a comenzii, produsul v`ndut, cui i- a fost livrat[ comanda, num[rul de buc[\i livrate =i valoarea comenzii.

Figura 8.1 Pentru a u=ura introducerea =i editarea ]nregistr[rilor dintr-o list[ se pot utiliza facilit[\ile oferite de formulare. Un formular reprezint[ o imagine organizat[ a datelor care cuprinde denumirile coloanelor, casete text pentru introducerea datelor =i butoane pentru ad[ugarea, =tergerea =i g[sirea ]nregistr[rilor. Pentru a ad[uga ]nregistr[ri cu ajutorul formularului de date: 1. Se pozi\ioneaz[ cursorul ]n orice celul[ din list[. 2. Din meniul Data se selecteaz[ comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog Data Form (figura 8.2). 3. Pentru a ad[uga o nou[ ]nregistrare ]n list[ se aplic[ un clic pe butonul New. Pe ecran apare un formular gol ]n care se completeaz[ fiecare caset[ text cu informa\iile corespunz[toare. Pentru deplasare ]n urm[toarea caset[ se apas[ tasta <Tab>, pentru deplasare ]n caseta text anterioar[ se apas[ <Shift+Tab>. Dup[ terminarea introducerii

Modelarea deciziilor utiliz`nd foile de calcul datelor se apas[ tasta <Enter> pentru ad[ugarea de ]nregistr[ri noi ]n list[. }n cazul ]n care ]n anumite c`mpuri au fost scrise informa\ii =i se constat[ c[ ]nregistrarea respectiv[ nu trebuie ad[ugat[ ]n list[, se aplic[ un clic pe butonul Restore pentru a elimina ]nregistrarea din formular. Clicul pe Restore trebuie aplicat ]nainte de a ap[sa tasta <Enter > prin care se salveaz[ ]nregistrarea. 4. Se aplic[ un clic pe butonul Close pentru a reveni ]n foaia de calcul.

Figura 8.2 Formularul de date poate fi folosit =i pentru vizualizarea ]nregistr[rilor din list[. Exist[ mai multe metode pentru a realiza acest lucru. O metod[ ar fi folosirea barei de derulare din caseta de dialog Data Form. Se apas[ pe s[geata ]n sus sau s[geata ]n jos pentru a vizualiza ]nregistrarea anterioar[ sau ]nregistrarea urm[toare. Pe m[sur[ ce sunt vizualizate ]nregistr[rile din list[ ]n col\ul din dreapta sus al casetei de este indicat numarul curent al ]nregistr[rii. O alt[ metod[ ar fi utilizarea butoanelor Find Next pentru a vizualiza urm[toarea ]nregistrare =i Find Previous pentru a vedea ]nregistrarea anterioar[. Dac[ la ap[sarea acestor butoane Excel emite un semnal sonor ]nseamn[ c[ sunte\i pozi\iona\i pe ultima, respectiv prima ]nregistrare din list[. Pentru a =terge o ]nregistrare cu ajutorul formularului de date: 1. Se pozi\ioneaz[ cursorul ]n orice celul[ din list[. 2. Din meniul Data se selecteaz[ comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog Data Form. 3. Se vizualizeaz[ ]nregistrarea care trebuie =tears[. 4. Se aplic[ un clic pe butonul OK pentru a efectua =tergerea. Excel va solicita confirmarea pentru =tergerea ]nregistr[rii. Se va r[spunde cu OK pentru a =terge ]nregistrarea sau cu Cancel pentru a anula opera\ia de =tergere. 5. Se aplic[ un clic pe butonul Close pentru revenirea ]n foaia de calcul. Formularul de date poate fi folosit =i pentru a g[si ]nregistr[rile care satisfac unul sau mai multe criterii. Dac[ se folose=te formularul ]n acest scop nu se poate vizualiza dec`t c`te o ]nregistrare g[sit[. Pa=ii pentru a g[si o ]nregistrare sunt: 1. Se selecteaz[ o celul[ din list[.

Liste 2. Din meniul Data se selecteaz[ comanda Form. 3. Din caseta de dialog Data Form se selecteaz[ butonul Criteria. 4. Se introduc criteriile pentru efectuarea c[ut[rii (figura 8.3). De exemplu, dac[ vrem s[ vizualiz[m comenzile cu o valoare mai mare de 40000000 ]n c`mpul Valoare Comand[ introducem criteriul >40000000.

Figura 8.3 5. Se aplic[ un clic pe butonul Find Next sau se apas[ pe s[geata ]n jos din bara de derulare a formularului. }n formular va fi afi=at rezultatul c[ut[rii. Dac[ nu exist[ nici o ]nregistrare corespunz[toare se va auzi un semnal sonor. Dac[ trebuie f[cut[ c[utarea ]n sens invers se aplic[ un clic pe butonul Find Prev sau se apas[ s[geata ]n sus din bara de derulare a formularului. Dac[ nu exist[ nici o ]nregistrare corespunz[toare se va auzi semnalul sonor.

8.2. Sortarea datelor din liste


Informa\iile organizate ]ntr-o list[ pot fi sortate, filtrate sau se pot genera extrase pe totaluri par\iale. Sortarea este opera\ia de ordonare a ]nregistr[rilor ]n func\ie de unul sau mai multe criterii. Excel sorteaz[ listele pe baza c`mpurilor. Pentru a ordona o list[ se efectueaz[ urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ o celul[ din list[. Dac[ trebuie ordonate doar anumite ]nregistr[ri din list[, acestea se selecteaz[ 2. Se aplic[ comanda Data, Sort. Pe ecran apare caseta de dialog Sort (figura 8.4). 3. Pentru a evita sortarea capului de tabel ]mpreun[ cu restul listei, din sec\iunea My List Has se selecteaz[ op\iunea Header Row. 4. }n caseta Sort By se selecteaz[ numele coloanei ]n func\ie de care se va face sortarea. Dac[ lista nu con\ine nume de coloane, =i deci la pasul 3 a fost selectat[ op\iunea My List Has No Header Row, ]n loc de numele coloanei se va selecta litera coloanei din foaia de calcul. 5. Se selecteaz[ ordinea de sortare: Ascending pentru sortare ]n ordine cresc[toare =i Descending pentru sortare ]n ordine descresc[toare.

Modelarea deciziilor utiliz`nd foile de calcul 6. Dac[ este necesar[ o sortare pe dou[ nivele (]n cazul ]n care exist[ duplicate ]n primul c`mp de sortare) se completeaz[ a doua caset[ Then By. Din lista derulant[ se va selecta numele coloanei ce va fi folosit[ ca al doilea c`mp de sortare. Se selecteaz[ ordinea de sortare pentru al doilea c`mp. 7. Pentru a crea un al treilea nivel de sortare, ]n cazul ]n care exist[ duplicate ]n primele dou[ c`mpuri de sortare se completeaz[ ]n mod similar a treia caset[ Then By cu al treilea c`mp de sortare =i se selecteaz[ ordinea de sortare =i pentru acest c`mp. 8. Se selecteaz[ butonul OK.

Figura 8.4 caseta de dialog Sort O list[ se poate sorta mai rapid cu ajutorul a dou[ butoane din bara de instrumente standard: AZ, pentru sortare ]n ordine cresc[toare =i ZA, pentru sortare ]n ordine descresc[toare. Pentru a sorta o list[ cu butoanele de sortare: 1. Se selectez[ o celul[ din coloana ce va fi folosit[ drept cheie de sortare. 2. Se execut[ un clic pe unul din cele dou[ butoane de sortare. Butoanele de sortare efectueaz[ aceast[ opera\ie doar dup[ un c`mp cheie - c`mpul selectat ]nainte de ap[sarea butonului. Pentru sortare, Excel folose=te urm[toarele reguli: Datele sunt sortate ]n ordine ascendent[, de la A la Z, de sus ]n jos pentru linii, sau de la st`nga la dreapta pentru coloane. Op\iunea Descending inverseaz[ aceast[ ordine, de la Z la A, de sus ]n jos sau de la st`nga la dreapta. Spa\iile libere sunt puse la sf`r=it. Este folosit[ urm[toarea ordine de priorit[\i: 1. numerele de la cel mai mic num[r negativ la cel mai mare num[r pozitiv 2. texte (de la A la Z) 3. rezultatele FALSE 4. rezultatele TRUE 5. valori de eroare 6. spa\ii libere

Liste Excel poate ignora diferen\ele dintre literele mari =i mici sau poate \ine cont de acestea . Acest lucru se poate specifica dac[ din caseta de dialog Sort se selectez[ butonul Options. Pe ecran apare caseta de dialog Sort Options (figura 8.5): Dac[ este marcat[ op\iunea Case Sensitive se face distinc\ie ]ntre literele mici =i cele mari, dac[ nu este marcat[ nu se face distinc\ie. Tot ]n aceast[ caset[ de dialog se specific[ ]n ce ordine se va face sortarea: - de jos ]n sus (Sort Top To Bottom), sau de la st`nga la dreapta (Sort Left To Right).

Figura 8.5 - caseta de dialog Sort Options }n unele cazuri este posibil s[ fie necesar[ o sortare ]n care informa\iile nu trebuie s[ apar[ ]n ordine alfabetic[ normal[. }n acest caz din caseta de dialog Sort Options se selecteaz[ din lista derulant[ First Key Sort Order modul ]n care se va face sortarea dup[ prima cheie.

8.3. Aplicaie
}n foaia de calcul din lec\ia precedent[ s[ se grupeze comenzile ]n func\ie de ora=ul ]n care au fost livrate: Rezolvare: 1. Se pozi\ioneaz[ cursorul ]n orice celul[ din list[. 2. Se selecteaz[ comanda Sort din meniul Data. 3. }n sec\iunea My List Has se selecteaz[ op\iunea Header Row (avem cap de tabel). 4. }n caseta Sort By se selecteaz[ Ora= - numele coloanei dup[ care se face sortarea. 5. Se selecteaz[ op\iunea Ascending - vom avea o sortare ]n ordine cresc[toare dup[ numele ora=elor. 6. Se selecteaz[ butonul OK. }n cazul ]n care trebuie s[ facem o sortare cu dou[ niveluri de sortare, de exemplu dup[ ora= =i dup[ produs: se repet[ pa=ii 1 - 5, prezenta\i mai sus (p`n[ acum datele sunt sortate doar dup[ un nivel de sortare) 6. }n a doua caset[ Then By se selecteaz[ Produs - numele coloanei pentru al doilea criteriu de sortare. Astfel se specific[ ordinea =i pentru al doilea nivel de sortare. 7. Se selecteaz[ butonul OK.

Modelarea deciziilor utiliz`nd foile de calcul

8.4. Sortarea dup mai mult de trei cmpuri


Cu toate c[ ]n caseta de dialog Sort se pot specifica doar trei nivele de sortare, sortarea se poate face dup[ oric`te c`mpuri. Se poate face o resortare dup[ c`mpuri suplimentare oric`t de des este necesar, f[r[ a pierde rezultatul ordon[rii sort[rilor precedente. Regula de sortare dup[ mai mult de trei chei este de a sorta ]nt`i dup[ nivelurile inferioare merg`nd ]n sus c[tre nivelul superior. De exemplu, s[ presupunem c[ avem de f[cut o sortare pe 6 nivele ]n care coloana A este folosit[ ca prim[ cheie de sortare, B ca a doua, C ca a treia, D ca a patra, E ca a cincea =i F a =asea cheie. De=i Excel permite specificarea doar a trei chei de sortare se pot sorta toate cele =ase coloane. Se sorteaz[ mai ]nt`i coloanele de nivel inferior: D, E ,F. Coloana D va fi prima cheie de sortare, E a doua, F a treia. O a doua sortare efectueaz[ opera\ia dup[ coloanele de nivel superior A, B, C. Coloana A va fi prima cheie de sortare, B a doua =i C a treia.