Ejemplos de no conformidades puede ser desde una calibracin fuera del plazo fijado de un equipo de medida, a una firma

de un parte de entrada en el almacn por quien no est expresamente autorizado en el procedimiento, el clculo fuera de plazo de un indicador, contestaci a un cliente fuera del plazo fijado para ello.

Todo sobre No conformidad, conformidad y acciones correctivas en el modelo ISO 9001.

No conformidad, conformidad y acciones correctivas son tres conceptos directamente relacionados con la mejora contnua y desarrollados plenamente por la norma ISO y por el sentido comn. Para m, la no conformidad y las medidas que se ponen en prctica para evitar y actuar sobre la no conformidad es uno de los captulos bsicos del sistema de Gestin de Calidad. Errores siempre los hay, lo importante es detectarlos, arreglarlos y poner en prctica medidas para que no se vuelvan a producir y esto es lo que se pretende con el tratamiento de la no conformidad, con sus acciones correctivas y con las acciones preventvias. En general en la ISO 9001 es todo aquello que no cumple con los procedimientos, ya sea por error humano, mecnico o fallo de terceros.Ejemplo tpico de una no conformidad: un corte del suministro elctrico impide obtener unos datos en la hora que se especifica en el procedimiento. Y es que la no conformidad en el sistema ISO no busca el culpable, busca las causas de los errores y como evitarlas para que el error detectado no se pueda repetir. Las no conformidades de las auditorias, tienen un tratamiento comn a las generales, pero un seguimiento especial. Podriamos decir que las no conformidades que levanta un auditor son no conformidades VIP. Para la ISO los errores pueden llegar a ser comprensibles, nunca justificables. En la ISO 9000 econtramos las definiciones exactas, junto con un cuarto concepto que pertenece a ste captulo, acciones preventivas. Con los conceptos claros, vamos a exponer ejemplos de No Conformidades.

Definicin de No Conformidad, Conformidad, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

.La definicin de cada uno de los conceptos la encontramos en la ISO:9000:2005: No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. Accin preventiva: accin realizada para eliminar la causa de un no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. Es decir la accin preventiva v destinada a evitar que se pueda producir una no conformidad. En consecuencia consideraremos una No Conformidad a todo aquello que no cumpla con los requisitos perfectamente definidos en el Sistema de Gestin de Calidad, en la Norma ISO 9001, en los preceptos legales y estaturarios que tiene que cumplir la organizacin, y en los que se derivan de la relacin con el propio cliente.

Diferencia entre accin correctiva y accin preventiva

Entre una accin correctiva y una accin preventiva hay una diferencia clara, la primera es la accin que tomamos para eliminar la causa que ha producido la no conformidad, mientras que la accin preventiva busca eliminar la causa que pueda producir una no conformidad. Asimismo podriamos establecer otra diferencia entre accin correctiva y correccin. La primera elimina la causa que ha producido la No Conformidad, la segunda elimina la no conformidad detectada. Ejemplos de no conformidades en un sistema de Gestin de Calidad:

1 Un indicador que no cumple con el objetivo. 2 En documento que debiendo estr firmado correctamente, no lo est. Puede ser desde una entrada en almacn firmada por algn operario que no tiene esa potestad, a la omisin de la firma de un registro. 3 Un registro fuera de fecha. Un procedimiento de calidad dice que hay que medir la temperatura de una determinada mquina, diariamente a las 12:00 h., si un da la temperatura no se mide o se mide a las 15 h. esta desviaciones suponen No Conformidades. 4 La revisin de la direccin no se realiza en la fecha programada. Es una No Conformidad. 5 No cumplir con el plazo de respuesta a los clientes, fijado en la el SGC. 6 Atender verbalmente la reclamacin de un cliente, si en el SGC se determina que todas las contestaciones a las reclamaciones deberan hacerse por escrito. 7 El equipo de telemando tiene que registrar diariamente una serie de datos a las 14:00 y resulta que el domingo no los tom. 8 Un accidente laboral, es un no conformidad en el sistema de prevencin de riesgos laborales. Las no conformidades dan lugar a una correccin, una investigacin, una bsqueda de la causa y una accin correctiva, que puede ser nica o mltiple. Ejemplo de accin correctiva: En el ejemplo anterior numero 7 , hemos investigado la causa por la que el informe est en blanco y detectamos que hubo un corte general de energia elctrica en la zona debido a un fallo de la compaia suministradora. La accin correctiva para que sta causa no genere otra nueva no conformidad es instalar en el equipo una unidad de alimentacin ininterrumlida, as cuando haya una caida de suministro elctrico el equipo seguir funcionando en forma autnoma. Ejemplo de accin preventiva: Revisar todos los equipos que tienen que cumplir una serie de requisitos en cualquiera de los procesos incluidos en el SGC y eliminar la posibilidad de que un corte de energia electrica pueda afectar a los mismos, antes de quince dias. Hemos evitado as la posibilidad de una No Conformidad potencial.

Tratamiento de las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

La norma exige que se redacten procedimientos para las acciones correctivas y para las acciones preventivas. Es aconsejable que ambos procedimientos separados, para asi poder discernir mejor la diferencia entre accin correctiva y accin preventiva.

Procedimiento para el control y registro de no conformidades.

Cuando se detecta una no conformidad, se debe llevar a cabo la correccin del fallo y analizar la causa del mismo, a continuacin tiene que registrarse documentalmente, para lo cual el procedimiento de no conformidades, contiene el diseo de un documento destinado a ste fn. Las no conformidades deben quedar registradas en un documento numerado y fechado en el da en que se cumplimenta. La numeracin debe contemplar las diferente tipologas de fallos y asimismo debe identificar los diferentes procesos. No obstante los tipos y procesos a los que corresponda la No Conformidad pueden identificarse de cualquier otra forma en el formulario. El documento para registrar la No Conformidad, deber contener los siguientes datos y requisitos: Momento en que se detecta la No Conformidad (fecha e incluso hora). Descripcin de la no conformidad: debe ser detallada, clara, concisa y corta, incluyendo lo que ha pasado, medido, etc, la fecha y lo que la norma establece como requisito. Es algo tan simple como indicar exactamente cual es el requisito a cumplir segn la Norma, cual es el dato real y la fecha en que se ha producido. Explicacin de la No Conformidad. Es decir una declaracin escrita de la No Conformidad. Se debe explicar cual ha sido el motivo o la causa que supuestamente ha dado lugar al incumplimiento del requisito. Medida correctiva propuesta: Exponer que medida tomar ante el incumplimiento que se ha detectado. Fecha en que se pone en marcha la medida correctiva, plazo de tiempo que deber pasar para comporbar si

la correccin propuesta ha dado resultado,verificacin y firma por el responsable, de revisar si la medida correctiva propuesta ha dado resultado. Cierre de la No Conformidad: Una vez se ha verificado y confirmado que la accin correctiva ha sido la correcta, se procede al cierre de la no conformidad, por el responsable en cuestin, mediante su firma y con indicacin de la fecha de cierre. Medida preventiva: Accin que se realiza para evitar que se produzca una no conformidad potencial u otra causa no deseable. Debe controlarse igualmente, fecha en que se propone, fecha de implantacin, verificacin, cierre. Ejemplo de medida preventiva. En un determinado proceso tenemos tres mquinas iguales y con antiguedades similares. Se produce una no conformidad por un fallo debido a un compnente en la maquna A, hay que cambiarlo. Una medida preventiva sera la revisin del mismo componente y posible cambio en las mquinas B y C. Con sta medida esperamos evitar una No Conformidad potencial de iguales caractersticas a causa del mismo fallo en las mquinas B y C.

Administracin de las no conformidades

. Aunque la no conformidad est cerrada, se puede volver a abrir, si la circunstancia as lo exige, solamente se debe hacer mencin del motivo y vuelve a tener el tratamiento como otra no conformidad. Las no conformidades y las medidas correctivas y preventivas deben ser objeto de un seguimiento. Se entregar informe detallado de las No Conformidades en el Comit de direccin, de seguimiento del sistema de calidad y mejora contnua, en el que se expondrn las medidas adoptadas, tanto correctivas como preventivas, si las hubiera. Deben contabilizarse por tipo de no conformidad, llevar una estadstica por mes,control exhaustivo de las no conformidades abiertas y de las no conformidades cerradas.

No conformidades: consejos prcticos

. 1.- Se deben documentar todos los incumplientos? No es obligatorio, siempre y cuando estos datos que se controlan estn reflejados en el comit de calidad. No obstante se aconseja documentar todas las no conformidades en un documento diseado al efecto.No obstante nos atendremos a lo que establezca el procedimiento. 2.- Cuando no sea posible aplicar alguna medida, por la simple razn de que no hay medida posible que controle la no aparicin nuevamente del motivo que d lugar al incumplimiento hay que explicarlo. 3.- La creacin de no conformidades, el seguimiento y la firma deber estar contemplado en las descripciones de puestos de trabajo (funciones). 4.- La exposicin del incumplimiento tiene que se clara: que ha pasado? cual es la norma? cuando?, donde? y todo debe quedar impreso en el documento "no conformidad", aportando la documentacin y pruebas necesarias. 5.-En la revisin anual del sistema de gestin de calidad debern exponerse todas las no conformidades del ao y su situacin actual, comentar las no conformidades crticas, las medidas correctivas, preventivas, los resultados de las mismas. 6.-El procedimiento de no conformidades debe aplicarse asimismo al sistema de gestin ambiental (ISO 14001) e incluso en la investigacin de accidentes dentro del rea de prevencin de riesgos laborales. 7.- En los procesos de auditorias, se deben controlar especialmente las no conformidades abiertas. 8.-El que una organizacin tenga ms o menos no conformidades, no implica nada negativo, es ms puede ser seal de control, es importante que todas las no conformidades estn abiertas antes de las auditorias y perfectamente controladas y en conocimiento de los empleados implicados o no en las mismas. 9.-Las investigaciones de accidentes dentro del area de PRL debe regirse igualmente por el sistema de no conformidades.

Las No Conformidades detectadas por las auditorias, tendrn un seguimiento especial, cumpliendo el procedimiento para el tratamiento de las No Conformidades.

Procedimiento de No Conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

. La Norma obliga a que la organizacin elabore un procedimiento para regular las acciones correctivas y acciones preventivas. El procedimiento de las no conformidades debe contemplar y regular: A. Para las acciones correctivas.

revisar las no conformidades, determinar las causas de las no conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidads no vuelvan a ocurrir determinar e implementar las acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas, revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas

B. Para las acciones preventivas: como determinar las no conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, determinar e implementar las acciones necesarias, registrar los resultados delas acciones tomadas, revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas,

El procedimiento o manual para el tratamiento de las No Conformidades tendr como objetivo: Definir la metodologa a seguir ante desviaciones e incumplimientos de los requisitos establecidos y la deteccin de riesgos potenciales con el fin de constituir los mecanismos de control, informacin y mejora adecuados, para su tratamiento y/o solucin.

En el manual se incluir eltratamiento de aquellas No Conformidades que requieren acciones dirigidas a disminuir riesgos o a evitar su repeticin Tambin incluye los riesgos potenciales y su tratamiento mediante acciones preventivas, es decir, aquellos casos en los que sin que se haya producido una No Conformidad, exista Mtodos y un riesgo para potencial determinar las de causas que de las se No produzca. Conformidades.

herramientas

Los mtodos para analizar las causas son mltiples. Realmente pocas veces hay que acudir a ellos, pero al menos estaremos informados de estas herramientas que se ponen al servicio de la gestin de la Calidad. Tormentas de ideas, anlisis de causa raiz, diagramas de pescado, los cinco porqu, diagramas de rbol, etc. Las No Conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, en el Manual de Calidad. El manual de calidad tiene que incluir en el apartado correpondiente lo que la organizacin entiende como no conformidad, el procedimiento para las no conformidades y el mtodo o mtodos estadisticos y/o analticos que se emplearan en la gestin de las causas que dan lugar a las no conformidades.