Problematica comunicarii organizationale

Problematica comunicarii organizationale

Problematica comunicarii organizationale

Problematica comuncarii organizationale

Comunicarea este veriga cea mai importanta a unei organizatii si de calitatea acestea depinde succesul sau insuccesul organizatiei. Comunicarea in organizaie este eseniala pentru eficacitatea intregului proces managerial, deoarece manageruleste un adevarat centru de comunicare care recepioneaza o multitudine de mesaje din surse variate iar modul in care sunt sau nu sunt transmise aceste informatii, forma in care vor fi transmise (in forma iniiala ori in alta forma) depind de manager. In comunicarea organizationala structura organizatiei se suprapune comunicarii interpersonale iar aceasta are consecinte asupra directiei si continutului comunicarii, crearii retelelor de comunicare si emergentei rolurilor de comunicare specifice. Managerii pot manifesta preferinte diferite fata de variate forme de comunicare. In mediile organizationale intalnim doua directii ale comunicarii, si anume comunicarea formala si comunicarea informala. Primul tip, in functie de orientarea sau directia comunicarii se imparte in comunicarea ascendenta si descendenta si comunicarea orizontala(intre indivizii cu acelasi statut ierarhic in organizatie). Cel de-al doilea tip de defineste in functie de numarul membrilor si de modul in care circula informatiile. In cadrul comunicarii formale mesaje, canale, retele de comunicare etc.s unt prestabilite si reglementate prin norme organizationale bine precizate, ce includ statutele si rolurile formale ale membrilor organizatiei cu drepturile, beneficiile si indatoririle acestora din urma. Comunicarea formala este influentata de o multitudine de factori insa cele mai importante directii sunt date de normele/regulile organizationale, particularitatile structurii organizatorice, felul/tipul tehnologiei si cadrul de munca. Extrem de importanta este directia sau sensul comunicarii, in functie de aceasta desprinzandu-se comunicarea descendenta, comunicarea ascendenta si comunicarea orizontala.

Problematica comunicarii organizationale

Comunicarea descendenta Comunicarea descendenta (de sus in jos) are loc intre sefi si subordonati, sensul ei functional fiind de la manager catre subordonat..Comunicarea descendenta are rolul de a implementa scopurile, strategiile si obiectivele organizatiei si de a transmite normele, directivele si modalitatile de implementare a acestora. Totodata furnizeaza feedback-uri privind performantele realizate si evaluarea rezultatelor obtinute in munca pentru a motiva angajatii si a-i determina sa-si insuseasca misiunea organizatiei cu valorile ei culturale. Principalul scop al comunicarii descendente este cel de influentare si indoctrinare de schimbare a comportamentelor subordonatilor astfel incat randamentul si performantele muncii lor sa creasca. O comunicare descendenta eficienta asigura coordonarea si controlul subordonatilor la nivelul organizatiei activitatii si relationeaza diferite niveluri ierarhice. Este utila demersului nostru prezentarea prin care Katz si Kahn (apud Luthans, 1985, p.433) stabilesc cinci scopuri in functie de care se desfasoara comunicarea de la superior catre subordonat: sa ofere directive pentru sarcini specifice privitoare la responsabilitatile postului; sa ofere informatii despre practicile si procedurile organizationale; sa asigure informatii despre motivele necesitatii indeplinirii unor sarcini. . sa ofere informatii despre performantele lor; sa asigure informatii ideologice care faciliteaza indoctrinarea cu scopurile organizationale. (Panisoara, p.163) Iar conforrm lui D. Torrington si L.Hall comunicarea descendenta eficienta permite deciziilor luate de manageri sa se transforme in fapte prin subordonati intr-un mod consistent si coordonat, asigura costuri reduse pentru ca se fac mai putine greseli si totodata poate stimula o influenta mai mare din partea angajatilor, ducand implicit la servicii mai bune catre clienti si la o eficienta si profitabilitate mai mare. Problemele comunicarii descendente Una dintre ele consta in aceea ca nu exista intotdeauna o corespondenta intre intentiile sefilor si perceptiile subordonatilor uneori existand neconcordante considerabile intre mesajul ce se dorea transmis si modul in care acesta a fost receptat. De cele mai multe ori managerii percep maniera lor de comunicare ca fiind mai pozitiva decat o considera subordonatii lor iar aceste

Problematica comunicarii organizationale

neconcordante de emitere si receptare a unui mesaj in cadrul unei organizarii se asocieaza cu un nivel scazut al satisfactiei in munca. O a doua problema cu care se confrunta comunicarea descendenta este aceea a distorsionarii informatiilor (mai ales a celor transmise pe cale orala) pe masura ce coboara de la un nivel ierarhic la altul, acestea devenind din ce in ce mai putin precise iar pentru evitarea acestor pierderi sau distorsiuni ale mesajelor, chiar daca nu in totalitate, exista o serie de tehnici de optimizare a comunicarii organizationale. O a treia problema vizeaza componentele afectiv motivationale ale subordonatului. In mod traditional managerul se concentra in special asupra comunicarii de directive si proceduri organizationale. Conform lui Longenecker (p.433) comunicarea manager subordonat referitoare la evaluarea performantelor si informarea asupra motivelor din care trebuie indeplinite anumite sarcini a fost extrem de mult neglijata. (Panisoara, p.164). Astfel subordonatul poate devenii frustrat in cazul in care este un simplu executant si nu i se ofera informatii insuficiente. Un alt aspect este si supralicitarea initiativei subordonatilor de a initia comunicare cu managerul direct. S. Rossen evidentiaza faptul ca managerii tind sa superaccentueaze initiativa subordonatilor de a autoinvita la discuti. Astfel managerul are si rol de socializare in cadrul organizatiei fiind cel ce ofera un model de conduita si cel care preia initiativa discutiilor. In cazul in care comunicarea este deficitara apar o serie de probleme ce afecteaza productivitatea , subordonatii devenind dezorientati datorita lipsei de informatii. Ei vor incerca sa umple golurile de informatii din alte surse , ce nu intotdeauna sunt veridice. Totodata trebuie identificate toate elementele ce impiedica o comunicare autentica si strategiile necesare pentru inlaturarea lor. De exermplu, interactiunea maneger -subordonat nu trebbuie fie infranata de accesul in biroul superiorului sau de faptul ca acesta este foarte ocupat, deoarece acesta duce la franarea creativitatii subordonatilor. Comunicarea ascendenta Comunicarea ascendenta (de jos in sus) are loc intre subordonati si sefii lor ierarhici, deci de la nivelurile ierarhice inferioare catre cele superioare. Prin intermediul ei sunt vehiculate informatii de care managerii au nevoie in procesul decizional, in cel al planificarii, organizarii si conducerii activitatii si totodata satisface nevoia subordonatilor de a fi luati in considerare, de a li

Problematica comunicarii organizationale

se lua in seama revendicarile, plangerile. Comunicarea ascendenta asigura feedback-ul de la subordonati catre manageri iar efectele unei asemenea comunicari sunt importante atat asupra productivitatii, cat si asupra atmosferei de munca. Inexistenta unei astfel de comunicari ridicand mari probleme de eficienta la nivel organizational. In mod normal comunicare ascendenta are rolul de a transmite problemele si dificultatile intampinate de subordonati in efectuarea sarcinilor ,furnizarea sugestiilor pentru imbunatatirea activitatii menite a contribui la perfectionarea activitatii, inclusiv la cresterea calitatii sau eficientei activitatii, informatii asupra situatiei si starii de lucru, precum si a performantelor obtinute, revendicari si conflicte intre angajati in scopul solutionarii acestora, informatii contabile si financiare, de care managerii de top au nevoie in deciziile lor. Acest tip de comunicare se pare insa ca este destul de neglijata, unele studii aratand ca majoritatea subordonatilor considera ca isi creaza probleme daca vorbesc cu managerii lor si ca ca cel mai bun mod de a castiga o promovare este sa fii de acord cu managerul. Astfel comunicarea ascendenta depinde intr-o masura foarte mare de perceptiile subordonatului si presupozitia ca o comunicare favorabila persoanei sale il ajuta in viata organizationala. Comunicarea ascendenta ridica astfel problema interpretarii de catre superiori a informatiilor transmise de catre subordonati. Cercetarile arata ca si in comunicarea ascendenta apar o serie de inexactitati, cum ar fi tendinta oamenilor de a-si supraevalua realizarile si de a minimaliza esecurile, precum si faptul ca atunci cand oamenii comunica ascendent, conversatia lor este mai scurta decat daca ar vorbi cu cei de la acelasi nivel, minimizand efectul unor informatii complete si detaliate. Comunicarea orizontala are loc fie in interiorul unuia si aceluiasi departament sau intre departamente diferite, insa amplasate la acelasi nivel ierarhic, avand rol de informare si coordonare a actiunilor pentru solutionarea unor problemelor comune. Astfel comunicarea orizontala ajuta la rezolvarea problemelor intradepartamentale cu scopul de a facilita realizarea unor sarcini curente, coordonarea interdepartamentala cu scopul descoperirii posibilitatilor de eficientizare a activitatii. Astfel scopul comunicarii orizontale il constituie coordonarea eforturilor in vederea realizarii propriilor obiective ale departamentelor sau a unor obiective comune ale acestora. si se caracterizeaza prin faptul ca detine un caracter mai relaxat si amical,

Problematica comunicarii organizationale

deoarece discutiile se poarta intre persoane situate pe acelasi nivel ierarhic. Dificultatea acestui tip de comunicare apare insa in momentul sau in situatia in care oamenii din departamente diferite, sunt pusi in postura de a se afla in concurenta unii cu altii pentru resursele organizatiei si dezvolta sentimente opuse celor de prietenie si colaborare. Cateva dintre modalitatile de comunicare eficienta si de ameliorare a comunicarii deficitare sunt: Stabilirea unui climat de incredere, ce depinde strict de manageri si care se poate realiza printr-o comunicare deschisa, onesta si asertiva, orientata catre rezolvarea problemei prin colaborare reciproca, prin enuntarea clara si a scopurilor, evitarea manipularii celorlalti si criticile neconstructive, precum si prin o atitudine pozitiva si de respect fata de ceilalti si analiza concreta a problemei in discutie. Convocarea si conducerea sedintelor trebuie facuta dupa un program bine stabilit si care sa nu fie doar o forma de comunicare a unor concluzii sau informari. De asemeni pentru o sedinta bine organizata sunt importante si urmatoarele: distribuirea materialelor necesare in avans, limitarea divagarilor de la subiectul sedintei, realizarea unei atmosfere destinse si pozitive, fara critici directe, sintetizarea discutiilor si anuntarea la sfarsitul sedintei a deciziilor luate precum si stabilirea responsabililor si a termenelor pentru indeplinirea lor. Un alt aspect de solutionare a unei comunicari eficiente poate fi chiar schimbarea structurii organizatorice din o structura piramidala in una circulara ce favorizeaza comunicarea laterala si creste interactivitatea angajatilor. Totodata structurile tip retea, orientate pe echipa, incurajeaza comunicarea intre salariati, dand mai multa responsabilitate si autonomie angajatilor din structurile de jos . Cateva din barierele de comunicare ce trebuie evitate sunt: efecte negative ale zvonurilor, supraincarcarea angajatilor, distorsiuni, omisiuni de informatii, clarificari suplimentare subordonatilor pentru a avea o perceptie corecta a evenimentelor, evitarea prezumtiile transmitatorului si a interpretari lordiferite ale intelesului cuvintelor, prezenta feedbackului si preocuparea limitata a managerului pentru intelegerea comportamentului uman specific. Atat managerii cat si subordonatii pot imbunatati comunicarea diagnosticand la timp disfunctionalitatile intalnite in codificarea, transmiterea, decodificarea si reactia la comunicare.

Problematica comunicarii organizationale

Managerii si subordonatii trebuie sa depuna eforturi comune si constiente pentru depasirea neintelegerilor aparute printr-o dezvoltare a unei comunicari pozitive. Numeroase cercetari arata ca feedbackul pozitiv da rezultate mai bune, in raport cu critica si sanctiunile.