Administracin del Capital de Trabajo.

C.P. Y M.E. ADAN SOTO ARENAS

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Administracin del Capital de Trabajo

Caractersticas del capital de trabajo Algunos tratadistas consideran el capital de trabajo, al total del activo circulante del capital y utilizan el trmino del activo circulante neto para designar el exceso de activo circulante sobre pasivo a corto plazo que ha de cubrirse sobre el ciclo operacional. Nota: Llmese capital de trabajo bruto a la suma del activo circulante. El capital de trabajo neto es la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante, o sea el exceso del activo lquido de una empresa sobre las obligaciones a corto plazo.
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Administracin de Capital de Trabajo

Generalmente se considera que la administracin del capital de trabajo comprende la administracin de los activos siguientes:
Caja Bancos Valores Negociables Cuentas por cobrar Inventarios Pasivos a corto plazo

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Caractersticas de la Administracin del Capital de Trabajo

1) Cada elemento que forma el Capital de Trabajo se convierte fcil y frecuentemente en uno u otros elementos en el ciclo operacional de efectivo de la empresa. 2) Las decisiones financieras que afectan el nivel del capital de trabajo son constantes y repetitivas. 3) Debido a la interpolacin entre los distintos renglones integrantes del Capital de Trabajo, debe tomarse en cuenta que cualquier decisin respecto a uno de ellos trae aparejada generalmente una repercusin en otro u otros renglones.
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Caractersticas de la Administracin del Capital de Trabajo

4)

El Capital de Trabajo en conjunto representa una relacin estrecha y directa con la expansin de la empresa reflejada a travs de su crecimiento en ventas. 5) La inversin en activo de fcil realizacin es ms divisible que la inversin en activos fijos.

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Clasificacin del Capital de Trabajo neto.

Por su requerimiento de operacin: Capital de trabajo permanente o regular. Capital de trabajo variable:
Temporal Especial.

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Clasificacin del Capital de Trabajo neto. Por su requerimiento de operacin:

Capital de trabajo permanente o regular. Toda empresa para enfrentarse a los innumerables riesgos financieros que se le presentan, debern contar con un capital de trabajo suficiente para cubrir sus necesidades inmediatas y conservar la circulacin del efectivo a sus inventarios, cuentas por cobra y nuevamente al efectivo. Capital de trabajo variable. Determinadas empresas adems de su capital inicial regular requieren de un capital de trabajo cclico o estacional que utilizan para satisfacer las necesidades de temporada, propias de la naturaleza de sus operaciones.

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Capital de Trabajo Temporal.

Este capital de trabajo se obtiene mediante el financiamiento a corto plazo y se utiliza para cubrir las necesidades de produccin de la empresa en su ciclo de mayor actividad para poder cumplir con sus compromisos en la poca de temporada, sin que sufra perjuicio el capital de trabajo permanente. Las fuentes que pueden proporcionar el capital de trabajo de temporada son: Cuenta abierta Documentos por cobrar Descuento de documentos Prstamos Directos Prstamos Personales
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Capital de Trabajo Especial.

La mayora de las empresas necesitan efectivo no solo para iniciar operaciones de compra-venta sino, tambin para conservar su crdito mercantil en sus operaciones ordinarias y para satisfacer las demandas de temporada, tambin requieren efectivo en periodos variables para poder cubrir:
El aumento de precios en los artculos. Las depreciaciones comerciales Contingencias Operaciones especiales
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Modificaciones al Capital de Trabajo.

Aumentos: a) Utilidades que no se aplican al pago de dividendos en la compra de activos fijos u otros fines similares. b) Provisin creada para la depreciacin y amortizacin. c) Obligacin largo plazo d) Emisin de acciones en mayor cantidad a la que se necesita e) Venta de activos que han sido reemplazados.

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Modificaciones al Capital de Trabajo. Disminuciones:

a) Prdidas del ejercicio b) Compra de activos fijos c) Pago de pasivos a largo plazo d) Disminuciones de capital e) Pago de dividendos a accionistas.

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Administracin Financiera de Cuentas por cobrar

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Administracin Financiera de Cuentas por cobrar

Las empresas otorgan crditos como una herramienta de mercadotecnia para promover las ventas, es decir, para incrementar stas y fomentar la obtencin de las utilidades. El Administrador Financiero deber cuantificar:

Cunto invertir en cuentas por cobrar. Lneas mximas de crditos a otorgar a cada cliente. Plazos mximos de crdito. Sistema adecuado de cobranzas.

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Objetivos de la administracin de cuentas por cobrar

Fijar el lmite mximo de inversin en cuentas por cobrar. Establecer lmites mximos por clientes. Establecer condiciones del crdito en forma clara. Evitar al mximo contar con cartera vencida. Abatir costos de cobranza. Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una carga adicional.

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Tcnicas a emplear
1) Anlisis del solicitante del crdito. A) Estabilidad. Consiste en determinar qu parte de sus activos estn financiados con capital ajeno, y que parte est directamente financiada por los accionistas. Estabilidad = Activo/Capital o Activo/ Pasivo. Razonamiento: Establece qu porcin del activo total es propiedad de la empresa o de terceros. B) Capacidad de Pago. Consiste en determinar la suficiencia o insuficiencia de los recursos de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.

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Capacidad de Pago a corto plazo = Activo Circulante / Pasivo circulante. Razonamiento: Indica con qu recursos la empresa podr hacer frente a sus compromisos a corto plazo. C) Prueba de cido o Liquidez. Este clculo se considera el activo de inmediata disponibilidad.
Liquidez inmediata = Activo de inmediata disponibilidad/ Pasivo circulante. D) Cuantificacin del Riesgo. Consiste en determinar cul es la posibilidad de recuperar la cartera.

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E)

Condiciones. Consiste en analizar las razones anteriores, combinadas con otras a fin de tener un panorama integral de la empresa que solicita el crdito, el cual se combinar con los estudios de cuantificacin del riesgo, para determinar ante quienes se pretende hacer operaciones crediticias. Al momento del otorgamiento del crdito se deber determinar el lmite del crdito, forma de pago, vigencia sobre todo el tiempo de anlisis real de cumplimiento de las polticas fijadas.

2) Fijacin de Polticas de Crdito. Se refiere a las normas bajo las cuales se otorgar el crdito a los clientes.

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Elementos importantes: Costo de investigacin y cobranza. Son todas aquellas erogaciones necesarias en las cuales no se podra otorgar el crdito y su recuperacin. Costo de capital. Es aqul que la empresa eroga principalmente originados por los financiamientos que recibe. Costo de Morosidad. Es aqul que se tiene por los retrasos en el pago por parte del cliente. Costo de incobrabilidad. Se refiere a la suma de los tres anteriores, mas el costo de ventas de los artculos vendidos no pagados.

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3) Modelos prcticos de cobranza.

A) Modelo Bolten.- El propsito que se busca en el presente modelo es maximizar la utilidad de la empresa y el conocimiento de los costos que se afectan a la cobranza, a fin de abatirlos y por otro lado identificar cul poltica es la ms idnea para la empresa.

B) Modelo Gitman.- Est basado en la evaluacin de polticas de cobro y cambios en los planes. Rotacin de cuentas por cobrar = ventas anuales a crdito/ Promedio de cuentas por cobrar. Promedio de cuentas por cobrar = ventas anuales a crdito / rotacin de cuentas por cobrar.

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Inversin promedio en cuentas por cobrar = Costos totales / Rotacin de cuentas por cobrar Cuentas totales / ventas * Cuentas por cobrar. Descuento por pronto pago = Costo total unitario por unidades a vender / Rotacin de cuentas por cobrar. Costo de descuento por pronto pago = Porcentaje de descuento* ventas promedio sujetas a descuento. C) Modelo Propuesto.- Su caracterstica principal es la presentacin de las evaluaciones de distintas alternativas aplicables a la empresa mediana y pequea, contempla lo siguiente:

Determinacin de la utilidad bruta en ventas de contado.

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 Determinacin del importe del descuento. Determinacin del importe del costo de la cobranza. Determinacin de la utilidad bruta ajustada a ventas a crdito y con descuento. Determinacin del costo de incobrabilidad. Anlisis de la mejor opcin.
4) Reduccin del Periodo de Cobranza. Promover las ventas al contado. Desalentar el uso del crdito. Uso de tarjetas bancarias.

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Principales Deficiencias en la Administracin Financiera de Cuentas por Cobrar

Excesos en cuentas por cobrar Crtica situacin econmica en general. Crtica situacin econmica del mercado usual. Otorgamiento de crditos sin anlisis financiero adecuado al cliente. Cobranza deficiente. Competencia fuerte.

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Principales Deficiencias en la Administracin Financiera de Cuentas por Cobrar

Efectos

Elevacin de los gastos de cobranza. Pago de intereses sobre capital tomando en prstamo para sufragar compromisos. Prdidas generadas por cuentas incobrables.

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Controles a establecer
1)

Vigilancia de las polticas de crdito. Vigilancia del crdito total. Vigilancia del crdito individual.

2) Anlisis e investigacin de la lnea de crdito. 3) Procedimientos de cobro. a) Cartas recordatorias. b) Envo de cobrador. c) Llamadas telefnicas. d) Carta gestin. e) Cobranza prelegal. f) Proceso legal.

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Controles a establecer
g) Otros procedimientos de cobro: Pago en bancos. Servicios de agencia de cobranza.

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Procedimientos que permiten las estrategias en cuentas por cobrar

En toda compra donde se expida una factura al cliente, deber asentarse la direccin correcta del cliente. Con la finalidad de agilizar la cobranza ser necesario enviar la factura a ms tardar al da siguiente de entregada la mercanca. Antes del envo de facturas es recomendable revisar que los clculos aritmticos sean correctos; tales como unidades, precio de venta e importe total, as como el IVA y el gran total.

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 No es necesario facturar hasta que se haya surtido el producto pudiendo hacerlo simultneamente. Entre menos tachaduras o errores lleve la factura ser ideal, para dar una imagen mejor de la empresa y como consecuencia, permitir evitar dudas sobre la situacin real de la factura. Las condiciones de pago sern de vital importancia, ya que en ellas sabremos cundo se har exigible el pago y como consecuencia proceder a calcular el inters monetario por la falta de pago oportuno.

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 A fin de evitar retrasos en pagos, se recomienda que en un lugar visible aparezcan los requisitos fiscales, evitando con ello el rechazo de la misma, al no contar con los requerimientos exigibles por las autoridades administrativas tales como:
Registro Federal de Contribuyentes. Registro de Tesorera o Empadronamiento para efectos del IVA. Inscripcin en la Cmara de la Industria o Comercio correspondientes.

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Administracin Financiera de Inventarios

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Administracin Financiera de Inventarios.

Al administrador financiero le corresponde captar el financiamiento adecuado a la empresa, que sin demeritar su estructura, le permita satisfacer los requerimientos tanto de produccin como de venta. Inventarios: Representan en la empresa, materia prima que se adquiere para se transformada, o bien que se adquiere para su venta. Tipos de Inventarios: Materia Prima y Materiales. Produccin en Proceso. Artculos Terminados.
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Administracin Financiera de Inventarios

Razones para mantener fuertes inversiones en inventarios: Disminucin de Ventas.-Debido a la situacin econmica del pas. Ganancia de Tiempo.- Evitar espera por parte del cliente. Por Aspectos de Competencia.- Si al cliente no se le satisface su necesidad se ir con la competencia. Por Especulacin.- Salvaguardar a la empresa de los incrementos a los precios o escasez de materiales. Abatimiento de Costos.- El cambio en los planes de produccin, implica un incremento a los costos.
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Objetivos de la Administracin de Inventarios

Determinar la inversin ptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades financieras de la empresa. Hacer coincidir los intereses y posibilidades de produccin, ventas y finanzas. Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia, mermas o desperdicios. Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los clientes. Evitar al mximo posible el dejar de realizar ventas por falta de mercanca. Eliminar la posibilidad de detener la produccin por falta de materia prima, con los costos consiguientes al desaprovechar la capacidad instalada.

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Tcnicas a Emplear
Mtodo ABC.- Su finalidad es buscar la minimizacin del inventario en las empresas. Por lo que se requiere de una identificacin del inventario tanto en su volumen fsico como en su valor monetario, surgiendo el nombre del mtodo. A. Aquellos inventarios que fsicamente ocupan una mnima parte en bodegas pero en valores representa una cantidad considerable. B. Aquella inversin que tanto fsicamente como en su importe se encuentra nivelado. C. Aquella que fsicamente ocupa la mayor parte de la bodega, pero monetariamente vale una mnima parte.
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Tcnicas a Emplear
Mtodo de Razones Financieras.- Las razones financieras son la relacin de dos cantidades, las cuales nos indican probabilidades y tendencias. Razones que permiten al Administrador Financiero obtener un mejor control del rengln de inventarios Rotacin de Inventario de Producto Terminado = Costo de Ventas/ Promedio de inventarios de artculos terminados. Rotacin de Inventarios de Produccin en Proceso = Costo de Produccin/ Promedio de Inventarios de produccin en proceso.
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Tcnicas a Emplear
Rotacin de Inventarios de Materia Prima = Costo de Materia prima/Promedio de inventarios de materia prima. Razonamiento: Indican las veces que se cambia el inventario, si el administrador financiero desea conocer el nmero de das que tiene en su poder el inventario, bastara con dividir 360 das entre la rotacin de cada factor. Modelo de Inventarios. Tienen como finalidad prever qu pasara bajo ciertas condiciones controlables. Permiten cuantificar las necesidades conforme a la demanda, empleando herramientas como el punto de reorden o pedido, lote ptimo de compra y el margen de seguridad.
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Tcnicas a Emplear
Los modelos de inventarios incurren en los siguientes costos: Costo de Adquisicin.- Es el valor que la empresa tiene que pagar por la compra de los bienes o incurrir en la fabricacin de los mismos. Costos de Pedir.- Se refiere a aqullos costos fijos de oficina, necesarios para la colocacin de un pedido, las cuales incluyen telefonemas, renta, energa elctrica, depreciacin, papelera, etc; los cuales se van a prorratear entre el nmero de pedidos a elaborar en el perodo, determinando el costo unitario por pedidos.

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Tcnicas a Emplear
Costo de Mantener.- El costo de mantenimiento del inventario son normalmente costos variables por unidad, ocasionados para el resguardo adecuado de los inventarios, tales como beneficio de ocupar bodegas, sueldos para el personal encargado de la custodia y que lo mantiene en condiciones de uso, se expresa como un % adicional al precio de adquisicin. Lote ptimo de compra.- Modelo basado en el supuesto que no hubiese faltante de materiales y el reemplazo inmediato del mismo, al cual se le denomina punto de pedido o lote econmico de compra. Existencia de Seguridad.- Se podra obtener cuando se multipliquen los das de espera del proveedor y el consumo diario en unidades.

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Rebaja por Volumen de Compra.- Es muy usual en nuestro medio que a mayor nivel de compra, se obtengan rebajas sobre el precio original. Sin embargo el costo de mantener el inventario puede resultar bastante cuantioso, siendo necesario que el administrador financiero, analice la conveniencia de comprar grandes lotes para el aprovechamiento de dichas rebajas. Volumen de Rebaja por Escala.- Tambin suele ser comn que a mayor escala de compras, la rebaja suela ser mayor, para tal efecto se deber partir del lote ptimo de compra y obtener el punto medio donde sale ms econmico para la empresa. Condiciones de Incertidumbre,- Comnmente es difcil cuantificar la demanda anual requerida, o en su defecto el tiempo de entrega. Ante ello es necesario contar con una proteccin.
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Principales Deficiencias
CAUSAS DEL EXCESO El deseo de no perder reputacin mercantil, por falta de mercanca. Aprovechamiento de ventajas ofrecidas por los proveedores. Falta de coordinacin entre compras, ventas y produccin. Falta de entrenamiento en el arte de invertir adecuadamente el dinero. Por aspectos de especulacin, por compra anticipada y en cantidades superiores a las necesidades reales.

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Principales Deficiencias
CAUSAS DEL FALTANTE
Incremento a los costos de control de inventarios. Mercanca deteriorada. Mercanca obsoleta o fuera de uso. Realizar ventas a precios inferiores a los planeados. Incremento a los desperdicios. Prdida del beneficio de invertir en otros renglones. Incremento al costo de capital. Prdida de clientes por no tener mercancas que vender. Incremento a fugas de mercancas.

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Controles a establecer
1) Control de Inventarios. Es indispensable establecer un
control de la mercanca siendo los ms comunes el sistema ABC y el establecimiento de mximos y mnimos. Lo anterior est enfocado al control de existencias tericas, ya que por medio de papeles se identifican existencias y se tramitan las verificaciones. Fsicamente se refiere a mantener ordenada la mercanca tanto para facilitar su distribucin como su recuento, buscando que la toda la mercanca del mismo genero se encuentre ubicada en el rea ex profeso para facilitar su localizacin.

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Controles a establecer
Es recomendable que la mercanca ms antigua sea la primera en salir, evitando con ello prdidas por mermas u obsolescencia. 2) Control de Calidad. Cada vez que llegue mercanca a la empresa, es necesario verificar que rena las caractersticas requeridas. 3)Administracin de riesgos. Consiste en contratar con una compaa aseguradora la cobertura de los bienes tales como pueden ser robos, incendios o fenmeno natural.
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Controles a establecer
4) Toma fsica de inventarios. Tiene como finalidad
verificar que lo que aparece en libros sea congruente con lo que aparece fsicamente. 5) Explosin de materiales. Consiste en que una vez terminado el artculo se descompone en materia prima para determinar los consumos de materiales durante el proceso fabril. 6) Vales de entrada y salida. Su finalidad es identificar que mercancas se han adquirido, cuando se recibieron o salieron, necesidades fabriles, consumo diario, tiempo de espera y sobre todo para que se utilizarn.

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Controles a establecer
7) Cotizacin a proveedores. Es necesario antes de
solicitar la mercanca efectuar cotizaciones, con la idea de obtener la que rena las condiciones requeridas bajo los mejores costos, sin que ello signifique baja en la calidad del producto. 8) Reporte diario de existencias. Tiene como finalidad dar una idea de los saldos diarios de mercanca, permitiendo a costos y/o auditorias efectuar revisiones fsicas y a compras determinar en que momento debe solicitarse el reemplazo de la mercanca.

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Procedimientos que permiten las estrategias en inventarios 1. Establecer una rotacin de inventarios que
permita evitar la cada de ventas por falta de mercanca. 2. Evitar excesos de mercanca para evitar sobre inversin. 3. Establecer un sistema de control de inventarios congruente a las necesidades de la empresa. 4. Adquirir grandes lotes que permitan reducir los costos de adquisicin y mantenimiento. 5. Establecer un mtodo de valuacin adecuado.
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Procedimientos que permiten las estrategias en inventarios 6. Contar con bodegas exprofeso para
necesidades de la empresa, evitando mermas o prdidas, por no tener instalaciones adecuadas. 7. Promover ofertas de mercanca obsoleta, de tal forma que permita recuperar la inversin original. 8. Establecimiento de recuentos fsicos rotativos, durante el ciclo econmico de la empresa. 9. Desarrollo de nuevos proveedores.

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