UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIN PBLICA

Trabajo de Organizacin y Sistemas I Tema: unidades de staff y de servicios

Docente: Ing. Julio Calvopia Herrera

Lenin Quilisimba
Curso: ap5-1 Fecha: 22/ 10 /2012

UNIDADES DE STAFF Y DE SERVICIOS

Se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de lnea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesora tcnica, consultora y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la prctica del poder del experto. Staff prcticamente es la Asesora que es de: consejo, de asistencia, auxilio, son consultivas. No dan rdenes. Aunque muchas veces surge lo que se conoce como el conflicto entre la lnea y la asesora, se da cuando el Asesor comienza, por el estatus que este tiene, y por lo tanto le permite dar rdenes a los subordinados de otro Jefe de quien dependen, lo que causa verdaderos problemas de relaciones. Para Morris Hurley.- la organizacin lnea- staff se refiere a un patrn organizacional en el cual individuos especializados aconsejan a los jefes de la lnea en lo referente a algunas de sus actividades. Los miembros del staff concentran su atencin sobre la investigacin y planificacin de los problemas del negocio o de la empresa. Los jefes de la lnea quedan, en esta forma, ms libres para fijar su atencin en la ejecucin de los reglamentos y prescripciones una vez que hayan sido formados por el staff. La autoridad y responsabilidad de los miembros del staff son de consejera y no disminuyen la autoridad y responsabilidad de los jefes de la lnea. Las principales funciones del Staff son: 1. Servicios: actividades especializadas como contabilidad, compras, personal, entre otras. 2. Consultora y asesora: actividades especializadas como asistencia jurdica, mtodos y procesos, consultora para el trabajo, entre otros. 3. Monitoreo: hacer seguimiento y evaluar una determinada actividad o proceso, sin intervenir en l o influenciarlo 4. Planeacin y Control: casi siempre las actividades de planeacin y control estn delegados a los rganos Staff. Planeacin y control financiero, presupuestal, de produccin, de mantenimiento de mquinas y equipos, de calidad, entre otras. LUGAR EN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organizacin desde el ms bajo al ms alto. Dentro de cualquier estructura organizativa se puede distinguir entre unidades de lnea y unidades staff; ambos tipos estn formados por departamentos o, en los supuestos ms sencillos, por individuos que ocupan puestos de trabajo. En una organizacin plenamente desarrollada puede funcionar en toda la escala jerrquica. -En los niveles inferiores de la empresa de fabricacin, los analistas normalizan el flujo de trabajo de operaciones programando la produccin -En los niveles intermedios, intentan normalizar el trabajo intelectual de la organizacin, por ejemplo: formando a los directivos medios y realizando estudios de investigacin de operaciones sobre las tareas informativas.

Campo de aplicacin En las empresas que requieren servicios especializados como financiar, comprar, administrar talento humano, planear y controlar entre otros. Es la forma de organizacin ms utilizada y aplicada.

EJEMPLO DE STAFF

Como podemos apreciar en el grafico el staff esta denominado como asesor pedaggico y tcnico que se encarga de la difusin del proyecto educativo estatal, del plan y de los programas de estudio, de los proyectos prioritarios as como de las normas y lineamientos tcnicos para el

funcionamiento del servicio.

Recibe asesoramiento y servicio especializados para cada funcin

de

tcnicos,

cuerpos

de

ellos,

UNIDADES DE SERVICIO Es la que se da entre unidades de apoyo o auxiliares con otras no vinculadas jerrquicamente, (los Porteros) con otras unidades de la que no dependen. No dan consejo ni dan instrucciones, simplemente auxilian o sirven a otras unidades. Consiste en personal que forma parte de unidades especializadas, cuya funcin es proporcionar un apoyo a la organizacin fuera del flujo de trabajo de operaciones. Estas unidades de apoyo son claramente distintas de la Tecnoestructura, ya que no se preocupan por la normalizacion y no pueden verse del todo como asesores, aunque a veces si lo sean, sino que tienen una serie de funciones determinadas que desempear. Gran parte de los servicios que ofrecen podran adquirirse de proveedores externos, pero la organizacin opta por proporcionarlos ella misma( p.e. El servicio de limpieza, la cantina, el servicio de seguridad, etc.).Esto es as para reducir la incertidumbre dentro de la organizacion y controlar los propios asuntos. Muchas veces las unidades de apoyo constituyen microorganizaciones, incluso disponiendo de su propio ncleo de operaciones ( p.e., taller de prototipos). Estas unidades toman recursos de la organizacin global, proporcionndole a cambio una serie de servicios concretos, funcionando siempre independientemente del ncleo de operaciones. Por ejemplo, el servicio de mantenimiento, sera un servicio directo y parte integrante del ncleo de operaciones, en cambio la cantina quedara separada de dicho ncleo como unidad de apoyo. Las unidades de apoyo pueden hallarse en distintos niveles jerrquicos, segn quienes reciban sus servicios. Normalmente, las relaciones publicas y el asesoramiento jurdico ocupan posiciones elevadas, dado que suelen servir directamente al pice estratgico. En los niveles intermedios encontramos las unidades que se dedican a la determinacin de precios, la investigacin y el desarrollo, etc. En los niveles inferiores encontramos la cantina, el reparto del correo, la recepcin y la oficina de pagos, Para su correcto aprovechamiento es necesario: 1. incorporar criterios a la estructura las necesarias para su correcta utilizacin 2. delimitar su campo de accin, para toda la organizacin o para un sector en particular 3. asegurar el aprovechamiento del servicio prestado por parte de las unidades receptoras del mismo 4. facilitar el acceso a las reas en donde realizar el servicio 5. concienciar de la importancia de stas en lo que se refiere al auxilio que presta en su campo de accin especfico 6. explotar las ventajas econmicas que otorga la especializacin de estas unidades. 7. asegurarse que acten dentro del campo de accin previamente definido. 8. Evitar las superposiciones y conflictos entre las unidades de servicio y de lnea.

El Staff de apoyo, va a operar en los distintos niveles jerrquicos en funcin de a quienes asista. El Staff de apoyo, son micro organizaciones incorporadas a la organizacin con una estructura determinada. La organizacin prefiere tenerlas bajo su control, para disminuir o eliminar la incertidumbre. Centros con funciones de apoyo logstico (mantenimiento, conservacin y suministros) y de asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente. Integran la estructura de apoyo. Las unidades de apoyo representan funciones de tipo logstico y de asesoramiento en determinadas cuestiones y actividades, tanto para unas como para otras categoras de las unidades organizativas antes comentadas. Son unidades propias de servicios distintos, que mantienen, conservan o facilitan el desempeo de los procesos de las unidades anteriores y que, en muchos casos, pueden ser controladas en el exterior y no tener representacin estable en la estructura organizativa Son unidades que solo tienen competencias en su funcin y no poseen autoridad respecto a las tareas o flujos de trabajo. Por ejemplo. Asesora jurdica, relaciones pblicas, investigacin y desarrollo, obra social, servicios de mantenimiento, etc. Fisiolgicamente, se pueden considerar como miembros artificiales para ayudar a las extremidades.

El Staff de Apoyo, que figura a la derecha de la lnea media, y que respalda el funcionamiento del ncleo de operaciones por va indirecta, es decir, aparte del flujo fundamental de trabajo operativo. Estn situados a uno y otro lado para indicar su separacin de dicha lnea principal de autoridad, influyendo en el ncleo de operaciones de modo indirecto. LINEA Y STAFF

Las relaciones de lnea y staff son importantes como modo de vida organizacional, ya que las relaciones de autoridad entre los miembros de una organizacin afectan necesariamente a la operacin de la empresa. Las funciones de lnea son las que tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el personal de lnea trabaje con mayor eficacia a favor del cumplimiento de tales objetivos. Quienes sostienen esta visin clasifican invariablemente a produccin y ventas (y en ocasiones a finanzas) como funciones de lnea, y a compras, contabilidad, personal, mantenimiento y control de calidad como funciones de staff. NATURALEZA DE LAS RELACIONES DE LNEA Y STAFF: La autoridad de lnea le da a un superior una lnea de autoridad sobre un subordinado. Esto est presente en todas las organizaciones como una escala o serie ininterrumpida de pasos. De ah que el principio escalar de las organizaciones sea:cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el mximo puesto administrativo de una organizacin hasta cada puesto subordinado, tanto ms clara ser la responsabilidad de toma de decisiones y tanto ms efectiva la comunicacin organizacional. En muchas grandes empresas, los pasos que esta implica son largos y complejos, pero incluso en las empresas ms pequeas el solo hecho de la organizacin supone la aplicacin del principio escalar. La autoridad de lnea es la relacin en la que un superior ejerce supervisin directa sobre un subordinado; una relacin de autoridad en lnea o pasos directos. La naturaleza de la relacin de staff es de asesora. La funcin de quienes ejercen capacidad exclusivamente de staff es realizar investigaciones y dar

asesora

los

administradores

de

lnea.

RELACIONES LNEA / STAFF O DEPARTAMENTALIZACIN?: Aunque un departamento puede ocupar una posicin en la que predomine la lneao staff respecto de otros departamentos, lnea y staff se distinguen por relaciones de autoridad, no por lo que la gente hace.

Armonizacin del Especialista Staff con el jefe de lnea. Para evitar roces entre el jefe de lnea y el Staff, esta debe cumplir los siguientes requisitos:

1. 2. 3. 4.

Conocimiento de las operaciones de lnea. Persuasin en lugar de mando. Uso del enfoque informal. Resolucin de conflictos. CONCEPTOS DE LNEA Y STAFF

Lnea: es la sucesin de puntos en una sola direccin; dentro de una empresa se basa en el principio de una autoridad nica, donde cada jefatura responde ante un nivel superior. Este concepto es aplicable a la organizacin piramidal que emplean actualmente la mayora de las empresas. Las funciones de lnea tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. La autoridad lineal se basa en la prctica del poder legtimo. Staff: se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de lnea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesora tcnica, consultora y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la prctica del poder del experto.

EJEMPLO: ASPECTOS DE LNEA Y DE STAFF EN LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

Desde este punto de vista, el rea de Recursos Humanos es en un sentido lnea y en el otro staff. A su vez , todos los dems gerentes de una empresa pertenecen de alguna manera a Recursos Humanos, porque deben seleccionar a su gente, entrenarla, capacitarla y evaluarla. En sntesis: Recursos Humanos es lnea dentro de su rea en relacin con su propio equipo de gente- y es staff respecto de las otras gerencias de la empresa. Sistema de Organizacin Lnea-Staff. El Sistema de Organizacin Lnea-Staff es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional, esto con el fin de aprovechar al mximo sus ventajas y evitar en medida de lo posible sus desventajas. Por lo que en este tipo de organizacin existen caractersticas del tipo Lineal (Principio de Unidad de Mando) y del tipo Funcional (Principio de Especializacin), reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms completo y complejo. Criterios para diferenciar rganos de Lnea y Staff OBJETIVOS: Los rganos de Lnea estn directa e ntimamente conectados a los objetivos bsicos de la organizacin o del rgano del cual forman parte, mientras que los de Staff estn conectados con dichos objetivos de manera indirecta. Los rganos de Lnea realizan actividades bsicas y fundamentales de la organizacin: actividades fin , en cambio las actividades del Staff son complementarias y subsidiarias: actividades medio. AUTORIDAD: Los rganos de Lnea tiene autoridad para decidir y ejecutar las actividades principales o vinculadas directamente a los objetivos de la organizacin (Autoridad Lineal); sta se ejerce, principalmente, sobre personas, por lo que en el rea de Lnea, la autoridad es absoluta y total y se hace mediante una relacin jerrquica, es decir, una relacin lineal entre jefe y subordinado. Los rganos de Staff , por su lado, tienen autoridad de asesora, de planeacin y control, de consultora y de recomendacin (Autoridad Funcional); sta se ejerce sobre ideas o planes, por lo tanto en el rea de Staff, la autoridad es relativa y parcial y se hace mediante una relacin funcional y de consultora.

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA UNIDAD STAFF Y DE SERVICIO: Son las que obedecen al hecho que entre el superior y los subordinados existan lneas directas y nicas de autoridad y de responsabilidad. La lnea se basa en la jerarqua o relacin superior- subordinado, por lo tanto, al hablar de ella nos referiremos a un superior o subordinado con una lnea de mando que es la de actuar como transmisor de ordenes. Los mandos de la lnea. ESTRUCTURA LNEA Y STAFF: Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las nicas formas para cubrir la organizacin en la pymes. VENTAJAS DE LA STAFF Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad nica. Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los rganos de staff.

DESVENTAJAS DE LA STAFF. La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece. El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica. El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero menor experiencia. El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posicin.

BENEFICIOS DEL STAFF: La asesora staff es actualmente mucho ms decisiva que antes para las empresas, el gobierno y otras instituciones. Los gerentes de operaciones enfrentan hoy decisiones para las que se requiere de conocimientos especializados en cuestiones econmicas, tcnicas, polticas, legales y sociales. En muchos casos en los que se requiere de conocimiento altamente especializado quiz sea necesario otorgar a los especialistas cierta autoridad funcional para la toma de decisiones a nombre de su jefe.

Otra gran ventaja del personal de staff es que estos especialistas se les puede conceder tiempo para pensar, reunir informacin y analizar, lujo que sus superiores, absorbidos por la administracin de las operaciones, no pueden darse. No es comn que los gerentes de operaciones, sobre todo de altos niveles, dispongan de tiempo para hacer lo que en cambio un asistente de staff puede realizar convenientemente. El personal de staff no slo puede contribuir a favor de la efectividad de los administradores de lnea, sino que, adems, sus anlisis y asesora se han vuelto una necesidad cada vez ms apremiante a la vista de problemas crecientemente complejos. Por lo dems, y a pesar de los riesgos del mando mltiple, la delegacin de autoridad funcional a especialistas de staff suele ser un imperativo. CARACTERSTICAS: Principales responsabilidades de una organizacin de staff: Formular las normas, reglamentos y procedimientos Efectuar la planificacin Revisar y estimar constantemente la planificacin, para ajustarla a la realidad Consultar y recomendar Servir a la lnea de operaciones prestando servicios especializados

LIMITACIONES DEL STAFF Si bien las relaciones de STAFF suelen ser necesarias para las empresas y pueden contribuir enormemente a su xito, la naturaleza de la autoridad de staff y la dificultad para comprenderla dan lugar en la prctica a ciertos problemas. 1. Riesgo de debilitar la autoridad de lnea Los gerentes de operaciones se muestran a menudo escpticos ante el personal de staff. Con demasiada frecuencia, el presidente de una compaa trae a ejecutivos de staff, los inviste de autoridad (comnmente muy vaga) y demanda la cooperacin con ellos de todos los dems administradores. Recibe entusiastamente sus propuesta y se presiona a los administradores involucrados en su aplicacin. Pero lo que en realidad ocurre en este caso es el debilitamiento de la autoridad de los administradores de departamentos. 2. Falta de responsabilidad del staff Los departamentos de asesora se limitan a proponer un plan; son otros quienes deben tomar la decisin de adoptarlo y ponerlo en operacin. Esto produce una situacin ideal para atribuir a terceros la culpa de los errores que se cometan El personal de staff reclamar que el plan era correcto, y que si fracas fue a causa de la incapacidad, desinters e intento de sabotaje del administrador operativo. El administrador encargado de la accin del plan responder a su vez que ste era imperfecto por haber sido ideado por tericos imprcticos e inexpertos. EMPLOS DE ASESOR STAFF