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Tema: Informe de la Auditoria Operacional Integrantes: Lizbeth Gonzlez Rodrguez Cristina Rodrguez Basurto Daniela Villarreal Fuentes Guillermo

Jeziel Viruete Garza

Colaboracin

Lizbeth Gonzlez Rodrguez (Investigacin del Temas 3 y 4) Cristina Rodrguez Basurto Daniela Villarreal Fuentes Guillermo Jeziel Viruete Garza (Diseo y estructura del Trabajo e Investigacin del Tema 1 y 2)

Indic
1. Concepto y Objetivo de Auditoria Operacional
1.1 Concepto de Auditoria Operacional.2 1.2 Objetivo de la auditoria operacional2

2. Aplicacin de la Auditoria Operacional


2.1 La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional..4

3. Metodologa de la Auditoria Operacional


3.1 Directrices de Actuacin...5 3.2 Operaciones..5 3.3 Metodologa de la Auditoria Operacional..5 3.3.1 Familiarizacin.6 3.3.2 Investigacin y Anlisis6 3.4 Informe..6

4. El Informe de Auditora Operacional


4.1 Antecedentes del Informe de Auditora..7 4.2 Definicin de Informe de Auditora Operacional-Administrativa..7 4.3 Caractersticas7 4.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditora Operacional-Administrativa..9 4.5 Propsito del Informe de Auditora Operacional..9 4.6 Recomendaciones Bsicas para La Redaccin Del Informe De Auditoria Operacional.10 4.7 Anatoma del Informe de Auditora Operacional.12

5. Preparacin del Informe de Auditora Operacional


5.1 Tratamiento de la Informacin.16 5.2 Reuniones Preliminares con Auditores17 6. Emisin del Informe Final.19

7. Tipos de Informes
7.1 Informe Ordinario..20 7.2 Informes Largos20 7.3 Informes Especiales..20 7.4 Otros Informes.21

Introduccin

1. Concepto y Objetivo de Auditoria Operacional

Auditoria Operacional

Investiga, Revisa y Evalua

Areas Funcionales de la Empresa

Para Determinar

Si se tienen controles adecuados. Disminuir Costos e Incrementar la Produccion. Si los Controles Permiten Operar con Eficiencia.

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1.1 Concepto de Auditoria Operacional


Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

1.2 Objetivo de la auditoria operacional


El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar de apoyo en las entidades: Primero. En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos). Segundo. En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin. Tercero. En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.)

La auditora operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos; prever obstculos a la eficiencia; Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en la consecucin de la ptima productividad. En la prctica de una auditoria operacional, el contador pblico se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en las dems niveles queda nula de la prctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa. El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala los hechos, es decir, diagnstica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. En relacin con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisin debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeacin, organizacin, direccin y control) y no-solo debe restringirse al control. Pgina | 2

La operacin es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. Las anteriores referencias son un antecedente del nfasis que se desea aadir para aclarar de mejor manera lo que es una opinin, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que junto con las ya indicadas, faciliten la formacin de un mejor juicio: 1. No es lo mismo un departamento que una operacin. En una operacin pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos. 2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellos son planeados, organizados, dirigidas y controladas. 3. Los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica, que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente errnea de los hechos. La segregacin de operaciones en una entidad est ms acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crdito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideracin.

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2. Aplicacin de la Auditoria Operacional


Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como ms frecuentes: 1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido. 2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y 3. Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. La auditora operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As, puede prepararse un programa cclico de revisiones en el cual un rea sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.

2.1 La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional


En los ltimos aos se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el trmino Auditor Operacional. Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditora financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es tambin operacional, se ha rezagado en su prctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deber estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de informacin financiera, particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de consideracin.

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3. Metodologa de la Auditoria Operacional


3.1 Directrices de Actuacin
La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quin se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente. Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de que est en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores. Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones.

3.2 Operaciones
En auditoria operacional se define a una operacin con el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. La investigacin deber determinar si el personal encargado capacidad para ejecutar las operaciones. de la operacin tiene

3.3 Metodologa de la Auditoria Operacional


Se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, tiene un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin.

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3.3.1 Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto dela empresa que est auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operacin que se revisar en particular.

Estudio ambiental Estudio de la gestin Administrativa visita a las Instalaciones

3.3.2 Investigacin y Anlisis


El objetivo de esta segunda fase dela metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operacin en cuestin. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas con las que enseguida se mencionan. Entrevistas Evaluacin de la gestin administrativa examen de la documentacin

3.4 Informe
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

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4. El Informe de Auditora Operacional


4.1 Antecedentes del Informe de Auditora.
En 1968, C. A. Clark visualiza la auditora como un elemento de peso en la evaluacin de la funcin y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditora operacional. Fernando Vilchis Plata explica cmo est integrado el informe de auditora, cmo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia. La evolucin del informe de auditora se dio en cuatro etapas: 1. La misin del auditor era buscar si se haban cometido errores y fraudes. 2. Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la informacin que se les presenta sea veraz. 3. El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo. 4. El auditor ya elabora un informe en el que emite su opinin.

4.2 Definicin de Informe de Auditora Operacional-Administrativa.


El informe de auditora operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectan los auditores de una dependencia o entidad. Se le conoce tambin como el diagnstico por ser sta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciacin sobre la eficiencia con que se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una opinin tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carcter especfico. Es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentacin debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia.

4.3 Caractersticas.
El informe debe reunir principalmente las siguientes caractersticas: A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas. B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.

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C) Competencia. Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditora. D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operacin del rea auditada. E) Objetividad. Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con evidencia indudable. F) Conviccin. Hacer que las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deber tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendr que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos. H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la entidad. I) Precisin o Correccin. La precisin est determinada fundamentalmente por el uso de palabras, segn su significado. Entre mayor nmero de palabras ambiguas, ms peligro de distorsin por parte del receptor. La eliminacin de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo, etc.). La conclusin de los detalles significativos. J) Concisin. Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de palabras posible, siempre y cuando sta quede completa. Ser conciso no implica la omisin de asuntos importantes, pero s de los que son relativamente importantes. La concisin no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso. La concisin es una forma de llegar ms rpidamente a la comprensin del lector. K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia. L) Adecuacin. La adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el destinatario. Quin o quines van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redaccin a las necesidades del lector. Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le quiere decir.

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M) Cortesa. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy comn que como resultado de la auditora algn elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc. Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesa; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades. N) Originalidad. Aunque a veces resulte difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.

4.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.


El objetivo es analizar las condiciones en que el contador pblico pueda emitir un informe desde el punto de vista de su profesin precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propsito de proteger los intereses de los usuarios del mismo.

Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditora son: Informar. Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia). Persuadir. Demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn de ser. (Aceptacin). Obtener Resultados Presentar recomendaciones para cambios constructivos. (Accin).

4.5 Propsito del Informe de Auditora Operacional


Es informar en forma clara, pero concisa, el por qu? y cmo? de la auditora. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditora y en la determinacin de cmo redactar el documento sealado.

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1.- Conclusiones basadas en la auditora. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditora. 2.- Reportar condiciones. ste, reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecucin. El informe seala qu reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimizar. 3.- Marco de referencia de la accin administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. 4.- Aclarar puntos de vista del auditor. Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que est en desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

4.6 Recomendaciones Bsicas para La Redaccin Del Informe De Auditoria Operacional


Atendiendo a la definicin y objetivos del Informe, en cuanto a informar, persuadir y obtener resultados, y en funcin de los requisitos analizados (identificacin clara y directa de las observaciones; presentacin adecuada del origen y trascendencia de las observaciones y sugerencias prcticas y constructivas para producir los cambios deseados) y desde luego, considerando sus caractersticas (oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, conviccin, claridad y utilidad) se presenta a continuacin un mnimo de recomendaciones tcnicas para la ptima redaccin del Informe de auditora operacional-administrativa.

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Redactar. Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma que de su lectura se concluya nica y exclusivamente aquello que se plane expresar. La redaccin consiste en combinar palabras, frases, oraciones y prrafos para expresar ideas previamente elaboradas. Al elaborar un informe de auditora, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma. El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la elaboracin del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y conclusiones. Una de las limitaciones ms severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitacin y preparacin adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redaccin y ortografa. Es impresionante ver que en la prctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y contenido por la pobre redaccin con que son formulados y salpicados con faltas de ortografa. Recomendaciones. 1. - Antes de iniciar la redaccin de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en l. 2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyndose en esquemas. El orden ms conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas. 3. - Se deben utilizar ttulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulacin debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. 4. - Se debe cuidar la conjugacin de los verbos usados en la redaccin, que sea la ms adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresin. 5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma ms directa y breve posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto. 6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fontica. De esta forma se localizar la repeticin de ideas o palabras. Si ste es el caso, se recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos: a) Eliminar la idea o palabra repetida. b) Sustituirla. c) Dar otro giro a la construccin de la frase. 7. - Evitar que los trminos que puedan originar duda o confusin en los lectores y el uso innecesario de tecnicismos.

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8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensin de las ideas que expresa en el informe. 9. - La redaccin del Informe debe caracterizarse por la cortesa. Expresar con tacto los asuntos delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distincin.

10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o codificacin que se utiliza para ellos en el rea auditada. 11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente. 12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografa y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras innecesarias.

4.7 Anatoma del Informe de Auditora Operacional


El informe de auditora est integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o diagnstico til para la toma de decisiones. Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuacin se mencionar una de ellas la cual se divide en:

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A) De Identificacin. 1. -Cartula interior. Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo (Informe de auditora), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusin del informe, numero de la revisin, si corresponde, especificacin de reservado o confidencial. 2. ndice. En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la pgina en que se encuentra. 3. Objetivos. Obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, ensear, etc. Para el caso del informe de auditora su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un rea de la entidad. 4. Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodologa utilizada as como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se di a las pruebas. Dado que no es prctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habr de aplicar sus procedimientos de revisin a slo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. El alcance tambin llamado extensin del nmero de muestras a seleccionar y revisar se har aplicando el plan de muestreo que ms se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en funcin a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su criterio profesional. B) De Contenido. 1. Destinatario. Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines sern los lectores potenciales del informe? El auditor asume que los resultados de su trabajo ataen fundamentalmente a la administracin de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.

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2. Resumen. Es un indicador importante a travs del cual se cumplen los objetivos del informe. En l se sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolucin. Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son: A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el informe. B) Atrae la atencin del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron en la revisin. La importancia del resumen radica en: A) Despertar el inters del titular de la entidad por conocer, con ms detalle, lo problemtica planteada. B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.

3. Resultados. En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora operacional-administrativa pero como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas. Los resultados deben de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin, y ejecucin para el logro de objetivos. Es la formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posible solucin a la problemtica detectada. Y estn integrados por: 1) Ttulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar que el ttulo debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atencin y el inters del lector. 2) Observacin.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora, su relacin y alcance de la revisin. La observacin debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos, norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones. 3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones. 4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que estn expuestas las entidades como consecuencia de las observaciones detectadas. 5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solucin a las causas que dieron origen a las situaciones observadas. Pgina | 14

C) De Complemento.
1. Anexos. Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclarar al lector los aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: grficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc. Su finalidad es: Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propsito de contribuir la mayor concisin del texto, hacer del mismo un material de lectura ms fcil. Facilitar la agrupacin ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribucin entre los empleados responsables de su correccin y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.

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5. Preparacin del Informe de Auditora Operacional


5.1 Tratamiento de la Informacin.
La informacin es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes preguntas: Qu informacin se debe buscar?, Dnde se encuentra esta informacin?, Cmo darle una coherencia? Y otras ms. El auditor antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita: Saber qu informacin es significativa y cul no lo es. Tener un esquema conceptual con el cul ordenarla y clasificarla. Saber cules son los medios para obtenerla. Saber cmo se puede obtener al menor costo posible.

La informacin para la auditora se recoge con el objeto de poder realizar un diagnstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener informacin ms elaborada y ajustada a nuestros propsitos. El tratamiento no es otra cosa que la aplicacin de tcnicas especficas para cada nivel de la organizacin las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.

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En la fase de capturacin de informacin es recomendable recopilar la informacin de las variables de los tres niveles; aqu ya se verifica una primera seleccin de la informacin, posteriormente habr que analizar los procesos a fondo con las tcnicas correspondientes. Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.

5.2 Reuniones Preliminares con Auditores.


Una vez que el auditor anot en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen crtico sobre cada observacin y cada sugerencia. La discusin de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditora y /o en reuniones posteriores a la terminacin de la auditora (entrevistas finales). Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos especficos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Este examen debe incluir un estudio integral de cada observacin con los papeles de auditora en que se apoyan los comentarios, la descripcin de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estn respaldadas por evidencia suficiente y competente en cdulas de auditora. 1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditora. Esta es una norma de carcter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia. 2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de los mtodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa. Pgina | 17

3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observacin incluida en los papeles de trabajo. 4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad. 5. Los papeles de auditora deben incluir no slo descripciones de problemas, sino sugerencias tiles, claras y objetivas para corregirlos. 6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los problemas detectados. 7. Es ms importante estar convencido de que las sugerencias de auditora estn bien estructuradas y sern de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas. 8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean: a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la prctica y no solo quimeras obtenidas de manuales que nunca se han puesto en operacin. b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad econmica. c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de rea en la que se van a implantar y con la estructura del rea en la que se van a implantar y con la estructura de otras reas que se relacionen con sta. En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparacin del informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el sealamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse. Combinarse. Transferirse. Cambiarse. Corregirse.

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6. Emisin del Informe Final.


Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalas e irregularidades detectadas durante la prctica de la auditora operacional-administrativa, as como las recomendaciones y sugerencias. La publicacin definitiva del reporte de auditora debe llevarse a cabo slo si el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del reas o reas examinadas. La emisin de dicho informe contempla los siguientes pasos: a) Mecanografa del borrador. b) Confronta. c) Envi a destinatarios. El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; sin embargo, el informe mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del departamento de auditora interna o del despacho de contadores pblicos. La mecanografa debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las tcnicas y usos modernos para garantizar una presentacin actualizada del reporte de auditora. La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayora de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versin mecanogrfica del informe de auditora con el borrador correspondiente. En relacin con la confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocacin incorrecta de una coma o de un punto y la falta de un acento pueden cambiar radicalmente el sentido del informe de auditora. Finalmente cabe sealar que es necesario que el gerente de auditora, el director o socio lean con cuidado el informe mecanografiado que ya pas la confronta; no es excepcional que en esta lectura se localizan algunos errores cuya correccin debe llevarse a cabo de inmediato. En la preparacin del informe final el auditor trata de que ste tenga una calidad que satisfaga las normas apetecidas y gane la estima de la direccin. Una comunicacin que realmente transmita los hechos esenciales, es la culminacin del trabajo del auditor. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de transmitir el mensaje de un modo objetivo y fcil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la direccin pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye rotundamente en la decisin que se tome.

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7. Tipos de Informes
El informe puede presentarse en varias formas, la forma en que se presente depender de las necesidades particulares de cada empresa, tomando en cuenta a quien se rendir el informe.

7.1 Informe Ordinario. A) Se formula en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente y pueden ser: Peridicos.- Son los que se formulan conteniendo informacin sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso con objeto de enterar a la direccin de los trabajos y avances de stos. Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditora operacional-administrativa. Circunstanciales.- Se originan por su condicin espacial de la necesidad de hacer del conocimiento del cliente, aquellas situaciones sugeridas durante el proceso de investigacin. B) De acuerdo a su presentacin, los informes ordinarios se pueden clasificar en: Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronolgica el trabajo efectuado con precisin de datos y circunstancias. Importancia.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que queden en condiciones de interpretar fcilmente su contenido. Extractado.- Presenta de antemano una sntesis de cada tema para posteriormente explicarlo detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rpido conocimiento de las alternativas y problemas. 7.2 Informes Largos. Estos informes incluyen detalles, datos, estadsticos, comentarios explicativos, otros materiales de los cuales pueden no ser de naturaleza contable. El informe debe contener una indicacin clara y precisa de tipo examen de auditor, as como el grado de responsabilidad que est asumiendo. El auditor debe precisar claramente su posicin con respecto a otros datos del informe largo e indicar que su examen ha sido hecho fundamentalmente con el propsito de formular una opinin; el informe se presenta con fines de proporcionar un anlisis, su opinin est razonablemente presentada en aspectos importantes. 7.3 Informes Especiales. Se refiere a los informes en los que la redaccin del informe no es apropiado y que requiere Redaccin especial en la seccin relativa a la opinin. Los informes especiales pueden incluir: Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera sustancialmente para la preparacin de prcticas. Pgina | 20

Informes sobre algunas organizaciones no lucrativas que utilizan prcticas contables que difieren en algunos aspectos. Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se hace referencia a estudios especiales (emisiones de bonos) Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la organizacin.

7.4 Otros Informes. Los informes preliminares. Delinean la finalidad y alcance de la auditora y contribuyen a esclarecer la intencin y amplitud del estudio. Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha.

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