IBM LOTUS NOTES 8.

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Habilitacin Tcnica
Despus de participar en el curso, el usuario de IBM Lotus Notes podr navegar efectivamente a travs de las interfaces de Lotus Notes Correo, Calendario y Contactos; podr crear mensajes y utilizar sus opciones; podr administrar sus correos con carpetas; podr crear contactos y grupos; podr programar citas, tareas y reuniones e invitar a participantes; podr delegar el acceso a su correo y/o calendario y podr compartir su calendario con otros usuarios; podr utilizar la mensajera instantnea para una rpida comunicacin.

Administracin Lotus RSM Bogarn 11/02/2011

ndice
SECCIN 1 - INICIANDO Y NAVEGANDO EN LOTUS NOTES
1. 2. 3. a. b. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. 12. 13. Descripcin Objetivos del curso Conceptos bsicos Qu es IBM Lotus Notes? Ventajas Patrn de uso de Notes Aplicaciones base incluidas en Notes Aplicaciones pblicas y personalizadas Las aplicaciones estn integradas por Notes Pgina de inicio en configuracin estndar Pginas de Inicio Configuracin Bsica Componentes principales de la pantalla de bienvenida Apertura de Aplicaciones (Open List): Tabs Row (Documentos Abiertos) Barra de Herramientas Estndar (Tool Bar) Aplicaciones PIM (Personal Information Manager) Herramientas de Productividad Barra de Bsquedas Bsqueda con clic derecho Workspace (rea de Trabajo) Navegador Web Integrado Vistas miniatura (Thumbnails) Barra Lateral (Side Bar) Aplicaciones de la barra lateral Men de aplicaciones de la Barra lateral Iniciar Lotus Notes Patrn para utilizar las aplicaciones base

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7 7 8 8 8 9 9 10 10 10 11 12 12 12 13 13 14 15 17 19 19 20 21 22 23 25 25 28

14. 15. 16. a. b.

Abrir aplicaciones base Salir de Notes Ayuda Ayuda Bsqueda [Help Search] Ayuda Soporte [Help Support]

29 29 30 31 32

SECCIN 2 PREFERENCIAS DE USUARIO

1. 2. 3. 4. Descripcin Preferencias de Seguridad [Security Preferences] Preferencias de Aplicacin [Application Preferences] Control del Administrador sobre las Preferencias

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32 35 36 37

SECCIN 3 - CORREO LOTUS NOTES

1. 2. a. b. c. d. e. f. g. h. i. 3. a. b. c. d. e. f. g. 4. a. 5. Como Abrir el Buzn de Correo Vista General del Buzn de Correo Botones de accin [Action Buttons] Desplegar de informacin [Display] Opciones de entrega Panel de Carpetas Indicadores de Presencia Indicadores de Atencin Indicadores de Importancia Indicadores de Color Indicadores de Contestacin y Envo Creando un mensaje Campos de Direccin Direccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressing] Seleccionar direcciones Campo de Asunto Cuerpo del mensaje Deshacer en Multi-nivel Verificacin de Ortografa [Spell checking] Archivos adjuntos Ejercicio: Adjuntar un archivo

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37 38 39 39 40 41 42 42 42 43 43 43 43 45 46 47 48 50 50 51 54 55 59

Envo del Correo Electrnico a. Ejercicio del tema:

b. 6. 7. 8. 9. a. 10. 11. 12. a. b. c.

Dnde est el mensaje que envi o grab? Re-enve un mensaje Seguimiento: Recuperar un mensaje Impida que otros recuperen mensajes enviados a usted Advertencias Preferencias del Correo Reglas del Correo Archivado de Correo Qu significa archivar el correo electrnico en Lotus Notes? Cmo activar el archivado de buzn? Tabla con descripcin de opciones para el criterio de seleccin de archivado:

59 60 61 63 65 65 66 70 72 72 73 77

SECCIN 4 - CARPETAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear una carpeta Para crear una carpeta usando las opciones avanzadas Para eliminar una carpeta Descubrir un documento en un Flder Ordenar Documentos Creacin del ndice de Bsqueda

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78 79 80 81 81 83

SECCIN 5 AGENDA Y TAREAS

1. 2. Descripcin Ventajas de una agenda de Lotus Notes a. Ejemplo de empleo: Posibilidades y opciones de la agenda compartida Preconfiguracin Cmo crear entradas del calendario? Tipos de eventos

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85 85 86 86 86 87 88

3. 4. 5. 6.

7. 8. 8. a. 9. 10. a. b. 12.

Creando una entrada de tipo Reunin Replanificacin, cancelacin o confirmacin de una reunin Delegacin del acceso a su Correo, su Agenda, sus Tareas y su lista de contactos Para delegar el acceso a su correo y agenda Apertura de la Agenda o de las Tareas de otra persona Asistente Fuera de la oficina Para activar la notificacin Ausente de la oficina Para desactivar la notificacin Ausente de la oficina Tareas

89 94 95 96 98 98 98 100 100

SECCIN 6 SALA DE JUNTAS Y RECURSOS

1. 2. 3. 4. Descripcin Cmo crear una sede (Ciudad/Oficina)? Cmo crear un nuevo recurso (Sala de Juntas/Proyectores)? Cmo utilizar las salas de juntas y otros recursos en una reservacin?

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102 102 103 104

SECCIN 7 CONTACTOS
1. 2. a. 3. a. 4. a. Descripcin Crear un contacto nuevo Crear un grupo nuevo Sincronizacin de los Contactos Por qu se deben sincronizar los Contactos Activacin de la sincronizacin Sincronizacin de los Contactos en la pgina de replicacin

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106 107 107 108 108 108 108

SECCIN 8 - REPLICACIN
1. 2. 3. 4. El qu, el porqu y el cmo de la replicacin Usando la pgina de replicacin Comprobacin del progreso y los resultados de la replicacin Creando una replicacin programada

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112 112 113 113

5.

Fijando las opciones de la replicacin

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SECCIN 9- MENSAJERA INSTANTNEA

1. 2. 3. Uso del Cliente Sametime dentro del Cliente Notes Personalizacin de los mensajes de estado de conexin Configuracin de avisos de llegada de mensajes instantneos e invitaciones

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118 124 124

SECCIN 10 APLICACIONES EN LOTUS NOTES

1. 2. 3. Cmo abrir una aplicacin? Bsqueda de Aplicaciones Cmo enviar en formato de liga (link) documentos o aplicaciones en Lotus Notes?

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125 126 127

SECCIN 11 ACCESO VA WEB AL CORREO ELECTRNICO

1. 2. 3. 4. Acceso al Domino Web Access / iNotes Acceso Web Ultraligero Limpiar informacin privada al finalizar sesin Web Cambiar contrasea de acceso web

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131 132 134 135

ANEXOS
A. B. C. D. E. Teclas de acceso rpido Manual de Instalacin de la versin 8.5.2 (Full/Standard/Completa) de Lotus Notes Configurar Lotus Notes 8.5 Instalando Lotus Traveler en iPhone Configuraciones Cuentas de IBM Lotus Notes Traveler en Iphone/Ipad

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137 139 142 149 159

Seccin 1 - Iniciando y navegando en Lotus Notes

1. Descripcin
Durante este curso, aprender cmo utilizar las aplicaciones bsicas incluidas en Lotus Notes 8.5, como son: Correo [Mail], Calendario [Calendar], Contactos[Contacts], Tareas [To Do], y Libreta [Notebook].

Este curso le ensea cmo realizar las reas ms comunes en la configuracin Estndar de Notes. La aplicacin que utilizar ms es el Correo [Mail], dado que es una aplicacin clave tanto personal como para la empresa. Aprender como utilizar el Calendario [Calendar] para organizar su tiempo y llevar registro de sus tareas en la aplicacin Tareas [To Do]. Llevar registro de las personas en Contacts [Contactos] y mantendr informacin en su Libreta [Notebook]. Mientras vaya utilizando las aplicaciones bsicas de Notes, reconocer un patrn comn que incrementar su competencia y confianza en utilizar casi cualquier aplicacin Notes tal como una Discusin [Discussion], a la cual se unir al finalizar el curso. Como Notes incorpora la mensajera instantnea de Sametime, tambin sabr cuando las personas estn conectadas de manera que pueda conversar [chat] en tiempo real. Ms all de los aspectos tcnicos de utilizar Notes, aprender las mejores prcticas de cmo utilizar Notes para convertirse en un comunicador y colaborador ms efectivo

2. Objetivos del curso

En este curso usted aprender cmo: Navegar en la interfaz de usuario de la configuracin Estndar de Notes . Ejecutar aplicaciones esenciales de Notes desde la Pgina Principal [Home o Page] y desde los marcadores [bookmarks]. Definir preferencias de usuario y Correo [Mail] para personalizar su ambiente de trabajo. Enviar y recibir mensajes de correo electrnico que incluyen texto con formato, tablas, imgenes, enlaces Web y archivos adjuntos. Encontrar y leer nuevos mensajes de correo electrnico. Tomar accin sobre los mensajes de correo electrnico, lo que puede significar marcarlos para un seguimiento posterior, responderlos por ahora, reenviarlos, copiarlos en una

nueva junta o tarea o bloquear el remitente de enviar futuros mensajes. Configurar la notificacin Fuera de la Oficina [Out-of-Office] para responder mensajes de correo electrnico cuando se encuentre ausente Cambiar la forma de ordenar los mensajes, utilizar la bsqueda complete para encontrar el contenido de un mensaje, agrupar mensajes por su secuencia y organizar mensajes en carpetas Agregar personas y grupos a su aplicacin de Contactos [Contacts] Utilizar la aplicacin de Calendario [Calendar] para agendar citas y reuniones Llevar registro de sus tareas en la aplicacin de Tareas [To Do] Utilizar la aplicacin de Libreta [Notebook] para grabar informacin importante Saber cundo otras personas estn conectadas y comunicarse con mensajes instantneos Participar en Discusiones [Discussion] compartidas en el servidor Domino.

3. Conceptos bsicos a. Qu es IBM Lotus Notes?

IBM Lotus Notes, el principal cliente integrado para IBM Lotus Domino, combina funciones de correo electrnico, calendario y planificacin con una potente plataforma de escritorio para aplicaciones de colaboracin. El software Lotus Notes ofrece a los empleados herramientas de colaboracin empresarial diseadas para aumentar la productividad individual y en equipo, as como la capacidad de respuesta de la empresa en general.

b. Ventajas
Maximiza la capacidad de respuesta de los empleados ya que pone a su disposicin un nico punto de acceso a los recursos de uso habitual tales como el correo electrnico, el calendario, la mensajera instantnea y las herramientas de colaboracin. Facilita la toma de decisiones mediante colaboracin al incorporar la notificacin de presencia, la mensajera instantnea y las conferencias Web (opcional). Presenta funciones slidas de seguridad que minimizan o eliminan el efecto de los virus informticos. Incluye funciones de productividad, como la bsqueda texto completo, diseadas para que los usuarios gestionen el correo de forma ms eficaz. Ofrece excelentes funciones de planificacin y calendario, tales como la gestin centralizada de salas de conferencias y recursos para reuniones como, por ejemplo, equipo audiovisual.

Incorpora tecnologa avanzada de replicacin que aumenta la productividad y la eficacia de los usuarios, incluso cuando no estn conectados a la red.

4. Patrn de uso de Notes

El patrn de uso de Notes puede ser resumido en el siguiente diagrama de flujo:

Despus de iniciar Notes, usted abre varias aplicaciones para hacer su trabajo y cuando termina, sales de Notes.

5. Aplicaciones base incluidas en Notes

Notes incluye varias aplicaciones base con las cuales probablemente usted ya est familiarizado si ha utilizado otros paquetes de correo electrnico tales como Microsoft Outlook:

Aplicacin Correo [Mail] Calendario [Calendar]

Utilice esta aplicacin para Enviar y recibir correo electrnico de otras personas en su compaa o de cualquiera en Internet. Agendar citas y reuniones.

Aplicacin Contactos [Contacts]

Utilice esta aplicacin para Mantener un listado de personas con las que regularmente se mantiene en contacto de manera que pueda accede a su direccin de e-mail, nmeros telefnicos, direcciones, etc. Un clic le permite enviar un mensaje o agenda una reunin con cualquiera de sus contactos. Tambin puede utilizar el Directorio [Directory] de la compaa o buscar en directorios Internet nombres y direcciones de e-mail.

Tareas [To Do] Libreta [Notebook]

Mantener una lista de tareas que no quiere olvidar y sealarlas como completadas cuando las termine. Grabar diversas piezas de informacin en este til lugar.

Mensajera Instantnea Sametime [Sametime Instant Messaging]

Ver si alguien est trabajando actualmente en Notes y si es as, enviarle un mensaje instantneo para empezar una sesin de chat.

6. Aplicaciones pblicas y personalizadas

Todas las aplicaciones base listadas anteriormente son personales y existen medidas de seguridad en ellas para asegurarse que slo usted las accede. Utilizando Notes tambin puede abrir aplicaciones pblicas que son compartidas por todos en la compaa (o grupos especficos de personas), por ejemplo el Directorio [Directory] de su compaa o una discusin que abarque a toda la empresa para compartir ideas para nuevos productos o servicios. Todas las aplicaciones pblicas son almacenadas en un Servidor Domino. Las aplicaciones personalizadas tambin pueden crearse y pueden ser simples, como un manual de polticas y procedimientos en lnea, o complejas, como una de autorizacin de gastos o sistemas de administracin de relaciones con clientes.

7. Las aplicaciones estn integradas por Notes

Hay al menos dos ventajas de tener aplicaciones abiertas en un ambiente Notes: Todas las aplicaciones base bsicamente funcionan igual, por lo que no necesita reaprender cada aplicacin para utilizarla. Si usted aprende a utilizar la aplicacin de Correo [Mail], por ejemplo, no tendr ningn problema en utilizar la aplicacin Libreta [Notebook] o la mayora de las aplicaciones personalizadas para ese efecto. Las aplicaciones estn integradas, as que puede hacer cosas como convertir un correo en una entrada en el calendario o hacer clic derecho en el nombre del remitente para iniciar una conversacin utilizando la Mensajera Instantnea Sametime .

8. Pgina de inicio en configuracin estndar

Entre los cambios ms importantes de la versin Lotus Notes 8 se encuentra al rediseo de la interface con el usuario final, con un foco muy importante en mejorar la productividad del usuario final, desde que el usuario de Notes 8 inicie su nuevo cliente encontrar un nuevo diseo para la en la de bienvenida. En la siguiente imagen mostramos algunos de los principales componentes del cliente Notes 8.5

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9. Pginas de Inicio
Al igual que en versiones anteriores, la pgina de inicio es slo la forma en que Notes se inicia por defecto. Si el administrador de Domino no se ha aplicado un estndar corporativo pgina de inicio, usted es libre de cambiarlo. Los medios para hacer esto no han cambiado: en primer lugar ampliar el Inicio opciones de la pgina marco para crear una nueva pgina de inicio:

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10.

Configuracin Bsica

La Configuracin Bsica de Lotus Notes 8.5 incluye estas aplicaciones base:

Basic Applications

La configuracin Bsica solo se ejecuta en sistemas con Windows XP y Vista y est diseada para computadoras ms antiguas que no tienen mucha memoria o espacio libre en el disco duro.

11.

Componentes principales de la pantalla de bienvenida a. Apertura de Aplicaciones (Open List):

El botn nos permitir acceder a diferentes aplicaciones o bases de datos de Notes, adicionalmente nos permitir el acceso a rea de trabajo o workspace que tradicionalmente se vena manejando en versiones anteriores, desde este men siempre visible el usuario podr abrir de manera rpida y sencilla aplicaciones tales como Correo, Calendario, Tareas, hojas de clculo, procesador de palabras, generador de presentaciones entre otros, incluyendo aplicaciones corporativas desarrolladas para Lotus Domino. No siempre es conveniente regresar a la Pgina de Inicio cada vez que quiera abrir una aplicacin base. Otra forma de abrir una aplicacin base es utilizando los marcadores [bookmarks] de aplicaciones que se encuentra en la Listas Abrir [Open List]. Sin duda estar familiarizado con el uso de marcadores y carpetas en navegadores Web as que adaptarse a los marcadores de Notes ser fcil. Tambin es posible cerrar la Pgina de Inicio, as que es una buena idea aprender a reabrirla desde su marcador. Veamos cmo abrir una aplicacin base y cmo restaurar la Pgina de Inicio utilizando marcadores. Expanda la Lista de Abrir [Open List], haga clic en el botn . Los primeros cuatro marcadores abren las aplicaciones base Correo [Mail], Calendario [Calendar], Contactos [Contacts] y Tareas [To Do] :

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Para restaurar la Pgina de Inicio, haga clic en Inicio [Home

. ]

Consejo: Para conservar la Lista de Abrir [Open List] abierta de manera que aparezca como la Barra de Marcadores de la configuracin Bsica, elija Ver Conserve la Lista de Abrir [View Dock the Open List]. Repita el comando para regresar sin utilizar el botn Abrir [Open] .

b. Tabs Row (Documentos Abiertos)

En esta seccin del cliente Notes 8 usted encontrar las aplicaciones que tiene abiertas de Lotus Notes, utiliza un formato de tabuladores que le permitir desplazarse fcilmente entre ellas.

c. Barra de Herramientas Estndar (Tool Bar)

Esta barra de herramientas se encontrar en todas la aplicaciones, es sensitiva al contexto, es decir, cambiar de acuerdo a la aplicacin y funcin que usted est realizando en ese momento, entre las funciones que puede realizar desde aqu se encuentra el poder cambiar el color, tamao, estilo de las letras, podr salvar un documento, o copiar y pegar

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informacin.

La barra de herramientas [toolbar] aparece debajo de las pestaas de ventana y tiene botones que son accesos directos a los comandos de men ms comnmente utilizados.

Las herramientas pre-definidas son sensitivas-al-contexto de lo que est realizando en Notes; esto es, se activan/inactivan segn en dnde se encuentre. Cuando est en un lugar donde pueda cortar y pegar texto, por ejemplo, las herramientas de coartar [cut], copiar [copy] y pegar [paste] se activan:

En realidad existen numerosas barras de herramientas que puede habilitar. Para agregar o eliminar una barra de herramientas, haga clic-derecho en cualquier barra de herramientas y escoja Barra de Herramientas [Toolbar] para elegir cules herramientas quiere que aparezcan. Escoja Preferencias de la Barra de Herramientas [Toolbar Preferences] para personalizar las herramientas. Nota: Los botones de herramientas ms a la derecha pueden salirse del lado derecho de la pantalla si la ventana de Notes no est maximizada.

d. Aplicaciones PIM (Personal Information Manager)

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Desde estas opciones podr seleccionar la aplicaciones PIM mas comunes (Correo, Calendario, Contactos y lista de tareas), si usted pulsa cualquiera de los conos automticamente entrara a la aplicacin en cuestin.

Si usted presiona el boto de Nuevo (new) automticamente crear directamente un documento de ese tipo, por ejemplo si usted presiona el botn de Nuevo dentro de la opcin de Correo, automticamente crear un nuevo memo para ser enviado a travs del correo electrnico sin necesidad de abrir primero si buzn de entrada, as es para cada una de las opciones que tiene dentro de su Pgina de Bienvenida.

e. Herramientas de Productividad
En esta nueva versin de Lotus Notes 8, el cliente incluye tres herramientas de productividad (Documentos, Presentaciones y Hojas de Clculo), basadas en los estndares de OpenOffice (http://www.openoffice.org), usted podr abrir y guardar documentos en formato de Microsoft Office, abrir documentos en formato de Lotus SmartSuite y podr abri y guardar documentos en formato de OpenOffice, incluso podr exportar directamente los documento a formato PDF.

Lotus Symphony Documentos Presentaciones Hojas de clculo

Microsoft Office Word PowerPoint Excel

IBM SmartSuite Word Pro Freelance Graphics Lotus 1-2-3

De igual manera si usted pulsa cualquiera de los conos de la seccin de herramientas de productividad automticamente abrir la aplicacin, si usted pulsa el botn de Nuevo, crear un documento de de este tipo Es importante mencionar que dentro de esta agrupacin se encuentra la opcin de Journal, que no es ms que una aplicacin estilo diario, que le permitir ir creando una serie de documentos de formato libre para guardar notes y comentarios, esta aplicacin est basada en Lotus Notes.

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Nota: Dependiendo del tipo de instalacin que su empresa tenga de Lotus Notes 8 puede ser que no encuentre disponible las herramientas de productividad, para cualquier duda o aclaracin al respecto favor de contactar a su equipo local de TI. Puede descargar las herramientas de productividad de manera gratuita sin necesidad de tener el cliente Notes 8, puede descargarla desde http://symphony.lotus.com

Su cuaderno [Notebook] es el lugar adecuado para guardar documentos privados que no desea compartir con otras personas. Puede utilizar el cuaderno como diario o, incluso, como almacn temporal para los documentos que estn listos para su publicacin. Los cuadernos se guardan en el sistema, en el directorio de datos de Notes. 1. Haga clic en Archivo > Aplicacin > Nueva. 2. Seleccione Local en el campo Servidor para guardar la aplicacin en el disco duro. 3. Especifique el ttulo del cuaderno en el campo Ttulo. El ttulo especificado se convierte en el nombre de archivo con .NSF como extensin.

Consejo: Si no desea que el nombre de archivo sea el mismo que el ttulo del cuaderno, puede cambiarlo en el campo Archivo. 4. Seleccione la plantilla Cuaderno (8) en la lista de plantillas. 5. Haga clic en Aceptar.

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Esta es la opinin de Categora del nuevo diseo:

f. Barra de Bsquedas
Puede utilizar la barra de bsqueda desde el interior de Notes en cualquier lugar para realizar una bsqueda completa de un texto

La bsqueda por defecto es de la carpeta actual / vista abierta en una pestaa de la ventana. Si no lo tiene ya abierto, la barra de bsqueda de texto completo se abre encima de la vista. Tambin puede buscar en otros lugares desde la barra de herramientas, incluyendo su correo, Calendario, y varios sitios de bsqueda web. Aqu est la lista de bsqueda por defecto:

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El men de la barra de herramientas de bsqueda tiene algunos comandos adicionales que pueden ser de utilidad: Bsquedas recientes abre el panel de Bsquedas de la izquierda. Se muestra un historial de bsquedas anteriores. Haga clic en un trmino de bsqueda reciente de la izquierda para ver los resultados de la derecha:

Haga clic en un trmino de bsqueda reciente y seleccione Quitar de la Historia para eliminar esa bsqueda de la historia o Borrar historial para borrar todas las bsquedas recientes. Ms bsquedas permite buscar en el ndice de las aplicaciones Domino, as como buscar personas en los directorios y encontrar una aplicacin en el catlogo de aplicaciones. El comando Preferencias abre la pgina de bsqueda en Preferencias en la que usted puede configurar la forma en que la barra de bsqueda que funciona y en que los sitios de la bsqueda \ Lista de bsqueda aparecen. Si usted tiene una aplicacin abierta que no est en la lista de bsqueda, puede agregar usando otra opcin de men: Mostrar siempre en la lista de bsqueda. Este comando te permite agregar la carpeta abierta en la actualidad o agregar cualquier aplicacin a la lista de bsqueda.

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Nota: Si usted tiene Windows y se han indexado su sistema con Windows Bsqueda, puede iniciar una bsqueda desde esa herramienta.

g. Bsqueda con clic derecho Tambin puede buscar el texto seleccionado en un documento de Notes una palabra o frase en cualquier mensaje (o cualquier otro documento de Notes para el caso) y pulse el botn derecho para elegir la bsqueda, a continuacin, elegir dnde desea buscar.
Por ejemplo, usted est leyendo un correo electrnico sobre el "Catlogo 2011" y vagamente recuerda que hay una reunin al respecto muy pronto. Seleccione las palabras, haga clic derecho y seleccione Calendario para buscar las palabras:

Existen dos tipos de sintaxis de consultas de bsqueda disponibles a la hora de buscar varios trminos:

Estilo Notes: Equivale a encerrar los trminos entre comillas; es decir, la bsqueda dar como resultado documentos en los que las palabras estarn exactamente en el orden en el que fueron especificadas en el campo Buscar. Estilo Web: Estilo predeterminado. Cuando se especifican varios trminos, la funcin de bsqueda los trata como si estuvieran conectados mediante el operador AND. Los documentos resultantes contendrn todos los trminos, pero no necesariamente en el orden en el que fueron especificados.

h. Workspace (rea de Trabajo)

Haga clic en el botn y seleccione Aplicaciones - rea de trabajo para mostrar el rea de trabajo. Se ve un poco diferente de las Notes 7, pero es el mismo funcionamiento:

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Nota: Haga clic en la Configuracin Bsica del Cliente Notes en Preferencias de Usuario si se desea utilizar el rea de trabajo con textura en lugar del predeterminado fondo liso gris.

i. Navegador Web Integrado

Una buena actualizacin es el nuevo navegador web integrado en Notes, el cual hace un mejor trabajo al navegar en pginas Web. Puede abrirlo desde el botn : y elija

El navegador integrado en Notes tambin se iniciar cuando se hace clic en un hipervnculo en algn mensaje o cualquier otro documento de Notes. El navegador tiene su propia barra de herramientas que es mucho ms fcil de usar que la de la versin anterior. Adems tiene la barra de bsqueda que permite encontrar cosas en la Web sin antes ir a un sitio de bsqueda. Nota: Si no le gusta el navegador integrado en Notes, haga clic en la Pgina de Preferencias de Usuario/Navegador Web y elija iniciar el navegador predeterminado para su sistema operativo en lugar del navegador integrado en Notes.

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j. Vistas miniatura (Thumbnails)

Si usted tiene un nmero de pestaas de ventanas abiertas puede ser difcil saber lo que cada una contiene con slo mirar el nombre en la pestaa. Otra forma de saberlo es usar el botn Mostrar Miniaturas:

Esto abre la vista previa en miniatura:

Entre mayor sea el nmero de pestaas abiertas, ms pequeo ser el tamao de las miniaturas. Encuentre la ventana que desea abrir (posiblemente escribiendo el ttulo de la ventana en el recuadro de la opcin Encuentra) y a continuacin haga clic en la miniatura para abrir la ventana completa. Si prefiere utilizar el men, seleccione en men Ventana - Mostrar miniaturas para abrir la pgina de vista previa con miniaturas.

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k. Barra Lateral (Side Bar)

La barra lateral es un nuevo concepto dentro de Lotus Notes 8, nos permitir tener acceso a diferentes plugins o componentes adicionales que nos ayudara a mejorar nuestra productividad, por ejemplo, hay componentes para mensajera instantnea (Lotus Sametime), un lector de RSS Feeds y un pequeo manejador de calendario integrado con las actividades del da actual entre otros. La barra lateral puede ser delgada, abierta o cerrada. Esta es la barra lateral se muestra como "delgada":

Basta con hacer clic en cualquier parte de la barra lateral delgada para abrirla:

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Haga clic en la flecha (en el crculo ms arriba) para que la barra lateral sea delgada otra vez. Haga clic en la flecha por tercera vez para cerrarlo. Ahora la flecha est dirigida hacia la izquierda, lo que significa que si hace clic en ella la barra lateral se abre. Tambin puede usar el men para cambiar la forma en la barra lateral aparece, seleccione Ver - Barra lateral derecho - Thin para devolver la barra lateral para mostrar slo los iconos. Haga clic en cualquier icono de la aplicacin o la barra de ttulo horizontal para abrir la aplicacin en la barra lateral. La aplicacin que se desliza cerrados, y la aplicacin que hace clic en las diapositivas se abre. Arrastre el borde de marco a la izquierda o a la derecha para cambiar el tamao de la barra lateral. Arrastre y suelte cualquier barra de ttulo de la aplicacin por encima o por debajo de otra barra para ordenar las solicitudes.

l. Aplicaciones de la barra lateral

Seleccione Ver - Barra lateral derecho paneles para elegir las aplicaciones que desea que aparezca en la barra lateral (algunas aplicaciones requieren una configuracin adicional en Preferencias de usuario y un componente del servidor). Usted puede ver todas o algunas de estas aplicaciones de la barra lateral que vienen con Notes:

Aplicacin Funcin Sametime Ver a sus contactos de Sametime y comenzar a charlar con un

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colega. Contactos Sametime Contactos principales Feeds Lugares Obtener actualizaciones de RSS y ATOM de los sitios web y blogs. Muestra los lugares pblicos y privados en un servidor de Lotus Quickr. Lotus Quickr es software de colaboracin del equipo donde tambin se puede almacenar e intercambiar archivos en lugar de adjuntar a correos electrnicos. (No disponible an) Ver las tareas pendientes hoy, citas y reuniones en una lista o en intervalos de tiempo. Se conecta a una opcin a travs de conexiones del servidor de IBM para compartir cosas como las tareas pendientes (Actividades), blogs, enlaces Web (Marcadores) y mensajes de correo electrnico con otras personas (No disponible an) Mis Widgets Tambin puede agregar aplicaciones llamadas "widgets" para la barra lateral. Los Widgets pueden venir de cualquier vista de Notes, una pgina web, un feed RSS o un gadget de Google. Algunos widgets se pueden configurar para reconocer texto en los documentos (nombres, cdigos postales, smbolos de cotizacin, nmeros de pieza, etc) y el texto se convertir en "texto vivo". Haga clic en el texto en vivo y elegir una accin que se lleva a cabo en el widget, como para mostrar el tiempoo un mapa del cdigo postal o para buscar a la persona en el Directorio Global de la empresa. Contactos Sametime que utiliza con frecuencia.

Day-At-A-Glance Vistazo Actividades

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m. Men de aplicaciones de la Barra lateral

Cada aplicacin tiene un men de la barra lateral de opciones; por ejemplo el de la aplicacin Contactos Sametime:

En la mayora de aplicaciones de la barra lateral tambin habr comandos especficos sobre lo que se ha seleccionado, como por ejemplo al hacer clic en un contacto en la Gua de Sametime:

12.

Iniciar Lotus Notes

a. De forma predeterminada, el acceso directo de Notes est instalado en su Escritorio de Windows. Haga doble-clic en el cono Lotus Notes:

O, puede iniciar Notes desde el botn Inicio [Start] bajo

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Programas\Aplicaciones de Lotus [Programs\Lotus Applications]:

Nota: La ruta exacta del botn Inicio [Start] puede ser diferente en su computadora. b. Al iniciar Notes, le ser preguntado su nombre de usuario y contrasea de Notes.

Si su nombre de usuario no est seleccionado, eljalo de la lista. Deje Online como el tipo de ubicacin [location] si est conectado a una red. Si la computadora tiene mltiples usuarios, debe seleccionar primero el usuario de Notes y/o una nueva ubicacin [location] (tal como Offline si est utilizando Notes en una computadora porttil desconectada) antes de ingresar su contrasea. Nota: Si no es preguntada su contrasea de Notes, no se preocupe. Su administrador Notes ha habilitado la caracterstica que automticamente inicia sesin en Notes utilizando su contrasea de Windows. Si an se le requiere que ingrese su contrasea de Notes, tenga en cuenta que podra existir un nuevo procedimiento para recuperar su contrasea olvidada. Haga clic en Olvid su contrasea? [Forgot your password?] para recibir instrucciones sobre qu hacer si olvida su contrasea Notes. Nota: Si Notes est configurado para utilizar la Mensajera Instantnea de Sametime, le ser solicitado su nombre de usuario y contrasea de Sametime si es diferente de su nombre de usuario y contrasea de Notes. c. Lo que sigue depende de: si tiene instalada la configuracin de Notes Bsica o Estndar si est iniciando Notes por primera vez despus de una instalacin y configuracin nueva o aquellas tareas de una vez han sido completadas si el administrador de Domino ha personalizado la Pgina de Inicio de Notes.

Supondremos que Notes ya ha sido configurado por usted y que est utilizando la configuracin

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predeterminada. d. Si est iniciando Notes por primera vez, la pagina Iniciando [Getting Started] se abre:

Esta pgina le permite conocer ms acerca de Notes antes de continuar. e. Si no ha creado ya una Pgina de Inicio personalizada (y su administrador de Domino no ha creado una pgina de inicio personalizada por usted), le ser solicitado configurar cmo aparece Notes cuando lo inicia:

Haga clic en el botn

para utilizar la Pgina

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Inicial predeterminada (puede crear su Pgina Inicial personalizada despus). f. Notes se abre en la Pgina de Inicio predeterminada.

La Pgina de Inicio enlista las aplicaciones base de Notes como una serie de ocho barras, con cada barra conteniendo dos botones, por ejemplo Correo [Mail]:

Open Mail application

Create new message

El botn a la izquierda con la imagen abre la aplicacin (en una nueva pestaa). El botn crea un Nuevo documento en esa aplicacin, en este ejemplo un Nuevo Mensaje de Correo electrnico.

13.

Patrn para utilizar las aplicaciones base

Mencionamos anteriormente que todas las aplicaciones base trabajan de la misma forma prcticamente. De hecho, el mismo patrn para utilizar cualquiera de las aplicaciones base puede resumirse en el siguiente diagrama de flujo:

28

Usted abre una aplicacin, trabaja en lo que Notes llama documentos (crea, edita, lee, borra), y entonces cierra la aplicacin. Un documento es lo que Notes llama a cualquier cosa que cree y grabe en una aplicacin utilizando una forma. Un Mensaje de correo electrnico es un documento, una Entrada de Agenda es un documento, una Entrada de Libreta es un documento. Usted abre una aplicacin para crear su tipo particular de documentos, y cuando termina, graba el documento. Dependiendo de la aplicacin habr requerimientos nicos en la forma que se est utilizando para crear un tipo especfico de documento. Si est trabajando en la aplicacin de Correo [Mail] , por ejemplo, debe agregar una direccin de correo electrnico antes de enviar el documento a otro usuario. Cuando trabaja con documentos grabados, los encuentra en la aplicacin a partir de listados de documentos (vistas o carpetas), y entonces lee, edita o borra los documentos. Ver que este patrn se repite a lo largo de este curso segn utilice todas las aplicaciones base.

14.

Abrir aplicaciones base

Veamos como el patrn para utilizar una aplicacin base se pone en prctica. Utilizaremos el ejemplo de la aplicacin de Correo [Mail]

15.

Salir de Notes

Como con cualquier aplicacin de Windows, para salir de Notes puede ya sea: elegir Archivo Salir [File Exit] hacer clic en el botn Cerrar [Close] o la ventana. en la esquina superior derecha de

No se preocupe si tiene documentos sin grabar, Notes le preguntar si desea grabarlos antes de que se cierre.

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Notes tambin le solicitar que confirme que quiere salir:

Esto previene que cierre Notes accidentalmente Haga clic en S [Yes] para salir de Notes. Mejor Prctica: Es muy probable que vaya a dejar Notes corriendo en el fondo durante todo el da laboral de manera que se le notificar cuando lleguen nuevos mensajes en la carpeta Bandeja de Entrada [Inbox] o cuando otras personas quieran conversar utilizando Sametime.

16.

Ayuda

La Ayuda [Help] contiene temas que extienden Notes, las aplicaciones en la barra lateral [Sidebar Applications] , y ms:

Pero vea qu pasa cuando presiona F1 (o elije Ayuda Ayuda Dinmica [Help Dynamic Help]). Notes abre un marco de Ayuda del lado izquierdo de la barra lateral. Por ejemplo, mientras se crea un nuevo mensaje, presionamos F1; el marco de Ayuda nos dice ms acerca de cmo crear un nuevo mensaje:

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Note que ver una lista de temas en la primera seccin bajo Temas Relacionados [Related Topics]. Puede hacer clic en cualquiera de ellos para leer ms acerca del tema. Tambin ver una lista de temas bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help]. Si deja el marco de Ayuda abierto y se cambia a otra pestaa, el contenido bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help] se actualiza automticamente para explicar la tarea actual (presione F1 nuevamente para actualizar la lista de Temas Relacionados [Related Topics]).

a. Ayuda Bsqueda [Help Search]

Este comando abre una caja de bsqueda en la parte superior del marco de Ayuda:

Ingrese una frase de bsqueda y presione Enter o haga clic en el botn para ver una lista de temas (y una breve descripcin para ayudarlo a encontrar lo que necesita):

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Para cambiar en qu lugares se busca la ayuda, haga clic en Alcance de Bsqueda [Search scope] y despus haga clic en Configuracin Avanzada [Advanced Settings]. Puede, por ejemplo, restringir la bsqueda a slo temas de Lotus Notes y posteriormente grabar el alcance de la bsqueda. O expandir el alcance de la bsqueda al agregar una direccin URL hacia un recurso remoto tal como el Centro de Informacin IBM [IBM Info Center] o una bsqueda Web.

b. Ayuda Soporte [Help Support]

Existen varias opciones que puede escoger: Ver Bitcora [View Log] y Ver Rastro [View Trace]. Estas son las herramientas para resolucin de problemas que su administrador Domino puede solicitarle si est teniendo problemas con Notes, y especficamente con Eclipse (el cual provee la interfaz general para Notes). Para informacin de bitcora especfica de Notes, seguir abriendo la aplicacin <Su Nombre>Log (LOG.NSF). Asistente de Soporte IBM [IBM Support Assistant]. Esto ejecuta un Nuevo sitio Web en IBM dedicado a Lotus Notes:

Seccin 2 Preferencias de Usuario

1. Descripcin
El comportamiento de operacin general de Notes, Sametime y las aplicaciones Symphone se configura con las Preferencias de Usuario [User Preferences]. Escoja Archivo Preferencias [File Preferences] para abrir la caja de dilogo de Preferencias de Usuario User Preferences.

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Las Preferencias de Usuario [User Preferences] intentan consolidar muchas preferencias de usuario en un slo lugar, aunque muchas pginas de preferencias se abren desde el panel de navegacin a la izquierda. Aqu hay varios ejemplos de las Preferencias de Usuario [User Preferences] de Notes: Notes puede bloquearse automticamente a s mismo despus de un nmero especfico de minutes de inactividad de manera que si se aleja de su computadora, no necesite preocuparse que alguien ms utilice su identidad. Si desea o no que Notes despliegue la pregunta Est seguro de que quiere salir de Notes? * Are you sure you want to exit Notes?+ mostrada anteriormente cuando se sale de Notes. Puede seleccionar rangos de documentos utilizando las teclas estndar del sistema operativo (Shift y Ctrl en Windows). Por defecto, Notes seala los documentos seleccionados con el color de fondo azul, por ejemplo:

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Pero si quiere regresar al clsico mtodo de Notes con palomita *check mark+ para indicar los documentos seleccionados, abra las Preferencias en la pgina Configuracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration] y elija esta opcin adicional:

Reinicie Notes para que el cambio surta efecto. Ahora un clic del mouse, la barra espaciadora, o Shift+Flecha Arriba/Flecha Abajo marcarn los documentos seleccionados con , por ejemplo:

Advertencia: Generalmente hablando, la mayora de las preferencias pueden modificarse sin mayor consecuencia y pueden ser regresadas a su valor original fcilmente. Existen tres Preferencias que pueden hacer Notes inoperable si los cambia a un valor incorrecto: Configuracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration]. o La Carpeta de Aplicaciones Locales [Local application folder] debe definirse a la ruta de la carpeta que contiene importantes archives como su ID de Usuario Notes (termina en.ID), el archivo de la aplicacin de Contactos [Contacts] (names.nsf), y el archivo de Marcadores [Bookmarks] (bookmark.nsf). Si el archivo de Contactos no puede ser encontrado en la carpeta de aplicaciones locales, Notes no iniciar!

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Correo\Enviar y Recibir[Mail\Sending and Receiving]. o El campo Directorios locales [Local address books] puede tener mltiples nombres de archives (separados con comas), pero el primero DEBE ser names.nsf. De lo contrario, Notes no iniciar! Puertos de Notes [Notes Ports]. o Si no se tiene el puerto de comunicacin de red correcto habilitado (tpicamente TCPIP), Notes no ser capaz de comunicarse con los Servidores Domino a travs de la red. Deshabilite los puertos que no necesite para ahorrar tiempo en la apertura de las aplicaciones.

No cambie estas preferencias a menos que as se lo indique el personal de soporte de la computadora.

2. Preferencias de Seguridad [Security Preferences]

Elija Archivo Seguridad Seguridad de Usuario [File Security User Security] para controlar las preferencias de Notes relacionadas con seguridad. Un ejemplo de preferencias de seguridad es cambiar su contrasea de Notes.

Haga clic en la pestaa Bsicos de Seguridad [Security Basics] en el lado izquierdo y haga clic en el botn Cambiar Contrasea [Change Password]. Le solicitar su contrasea actual y en la nueva ventana debe escribir dos veces su nueva contrasea. Por ltimo presionar OK en las ventanas que abri.

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En sta seccin tambin puede verificar si su ID est a punto de expirar y requiere que sea renovado. Si es as, presione el botn de Renovar y enve la solicitud a su administrador. Esta solicitud debe ser presentada antes de que llegue la fecha de expiracin del archivo ID, de lo contrario no podr enviar ni recibir correos electrnicos.

3. Preferencias de Aplicacin [Application Preferences]

Cada aplicacin tambin puede tener sus propias preferencias, por ejemplo la aplicacin de Correo [Mail] , la cual tiene una lista extensa de preferencias para Correo [Mail], Calendario [Calendar], y Tareas [To Do] que puede abrirse desde el botn de accin Ms [More]:

Elija Preferencias [Preferences] para abrir las Preferencias de Correo:

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Un ejemplo de preferencias de Correo que puede definir es que se agregue automticamente su informacin de contacto al final de cada Nuevo mensaje que cree (nombre, telfono, etc.). Otro ejemplo de una Preferencia de Correo es que siempre se verifique la ortografa antes de enviarlo. Tambin encontrar Preferencias de Aplicacin en la aplicacin de Calendario [Calendar] . Advertencia: La nica preferencia de usuario que nunca debe cambiar es el nombre del Dueo [Owner] en la pestaa Correo\Bsico [Mail\Basics] (a menos que se lo indique su personal de soporte de Notes). El Dueo [Owner] debe estar asignado con su nombre completo distinguido (por ejemplo Nombre Apellido/Organizacin) o perder el control sobre su habilidad para utilizar varias caractersticas clave de la aplicacin de Correo [Mail] .

4. Control del Administrador sobre las Preferencias

Histricamente, los usuarios han sido responsables de definir sus propias preferencias, pero ms y ms administradores Domino estn definiendo polticas que invalidan sus preferencias tanto para reducir confusin como para facilitarles el dar soporte de Notes. Hay un rango del control que el administrador tiene sobre las preferencias de usuario. El control puede estar limitado a definir las opciones predeterminadas que puede cambiar, o puede bloquear sus preferencias de Notes de manera que no las pueda cambiar. Dependiendo en la preferencia, puede encontrar que si tiene un smbolo de candado al lado o si est en color gris, significa que el administrador de Domino ha tomado control sobre esa preferencia y usted no puede modificarla.

Seccin 3 - Correo Lotus Notes

1. Como Abrir el Buzn de Correo
1 Abramos la aplicacin de Correo [Mail] primero.

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Haga clic en el botn [Mail] 2

para abrir la aplicacin de Correo

La aplicacin de Correo [Mail] se abre.

La segunda opcin es abrir directamente su buzn desde el Open List (2) como se muestra a continuacin:

2. Vista General del Buzn de Correo

Una vez abierto el buzn de correo, la pantalla con los componentes relacionados al sistema de correo se desplegar, esta pantalla contiene muchas de las caractersticas de los clientes de correo electrnico que ha usado (IBM Lotus Notes, Microsoft Outlook, correos basados en Web como Yahoo, Hotmail y Gmail).

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a. Botones de accin [Action Buttons]

Despus de que abre una aplicacin ver un Segundo rengln de botones llamados botones de accin [action buttons]. Estos botones le proporcionan accesos directos a combinaciones de teclas o comandos del men, pero slo aplican a la aplicacin abierta en esa pestaa. Cuando crea un Nuevo Mensaje [Message], por ejemplo, los botones de accin le permiten realizar acciones con el documento, tal como Enviarlo:

b. Desplegar de informacin [Display]

La pantalla presenta las tpicas opciones para escribir cualquier correo electrnico que usted conozca, hablaremos de algunas especiales de Lotus Notes, la primera especial consta en que tanto quiere desplegar de informacin correspondiente al correo, seleccione las opciones de Display y aparecer las opciones que puede desplegar:

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Cambie algunas de las opciones para que vea como se cambia el desplegado de cada opcin (BCC, Adicional Mail Options, Sender Information, Expiration Date) Ejemplo con Informacin del From (remitente):

Ejemplo Sin Informacin adicional, ni Additional Mail Options

c. Opciones de entrega
Puede controlar de igual manera las opciones de entrega, el poder seleccionar si quiere recibir una notificacin en cuanto el correo haya llegado al buzn del otro usuario (Confirm Delivery) o bien anto haya sido abierto (return receipt), indicador de importancia o incluso una imagen para fines informativos, para acceder a estas opciones desde el correo, seleccione el botn de delivery options (1):

Una vez dentro de las opciones, seleccione las que quieran activar para esa entrega y pulse

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OK.

Delivery Report (Esta es la notificacin que me confirma que el correo ha llegado al buzn) Return Receipt (Es el que nos indica que el correo ha sido abierto por el otro usuario)

d. Panel de Carpetas
El panel de carpetas o folders nos permite navegar dentro de nuestro buzn de correo dentro de diferentes vistas, desde el buzn de entrada (Inbox), pasando por correos enviados (sent), borradores (drafts) hasta llegar a las carpetas de archivados locales y carpetas personales.

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e. Indicadores de Presencia
Si usted tiene habilitada la integracin con Lotus Sametime, tendr la posibilidad de ver el estado de un contacto desde el buzn de entrada

f. Indicadores de Atencin
Sirve para ver si un correo ha sido enviado solamente a usted, o bien esta copiado dentro de los primeros receptores de correo, o bien solo forma parte de un correo copiado a un grupo grande de usuarios.

g. Indicadores de Importancia Este pequeo smbolo de admiracin es para saber si un correo fue enviado como correo de Alta prioridad

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h. Indicadores de Color
Sirve para definir colores especficos para ciertos remitentes, para una mejor gua visual de nuestro buzn

i. Indicadores de Contestacin y Envo Nos permiten ver desde el buzn de entrada si un correo ha sido reenviado o contestado.

3. Creando un mensaje
Existen varios caminos para crear un Nuevo Mensaje, incluyendo: Hacer clic en el botn en el bloque de Correo [Mail] en la Pgina de Inicio [Home].

. Mensaje Abrir la aplicacin de Correo [Mail] y hacer clic en el botn de accin es el tipo de documento predeterminado, pero puede hacer clic en la flecha para seleccionar otro tipo. (En la versin Bsica, el botn se llama Crear Mensaje [New Message].)

Un Nuevo Mensaje se abre:

a. Campos de Direccin
Los campos de direccin le dicen a Notes a dnde entregar el mensaje:

Campo

Destinatario

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Para [To]

Uno o ms nombres/direcciones de el (los) principal(es) destinatario(s) del mensaje. Si se requiere ms de un nombre/direccin, separe los nombres con una coma, punto y coma o un retorno de carro (tecla <Enter>). Los mensajes que se direccionan a otros usuarios de Notes se muestran tpicamente en la forma de Nombre Apellido/Organizacin, por ejemplo: Juan Perez/RSMiMexico Los mensajes para personas fuera de su empresa, utilizan direcciones de correo electrnico de Internet, por ejemplo: jperez@rsmi.com.mx Tambin puede utilizar nombres de grupo que estn almacenados en la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio de su empresa. Mejor Prctica: El nmero de correos electrnicos que la mayora de la gente recibe es insoportable. As que antes de agregar a uno o ms nombres/direcciones a un mensaje, asegrese que ellos realmente estarn interesados en lo que usted quiere decir. Sea en especial cuidadoso cuando utilice nombres de grupos del Directorio de su empresa, dado que los grupos pueden contener potencialmente docenas, cientos o miles de direcciones de correos electrnicos. Lo peor que le puede pasar es que la gente empiece a bloquearle el correo que usted enva, as que aunque tenga algo importante que decir, no recibirn sus mensajes.

cc

Con Copia [Carbon Copy]. El mensaje tambin ser enviado a estos destinatarios, pero slo para su referencia, un FYI (For your Information / Para su confirmacin) sin que se espere una respuesta de regreso. Cuando utilice cc, todos los destinatarios vern las direcciones de otras personas a las que les enve el mensaje. Mejor Prctica: Utilice cc con moderacin, ya que muchas veces lleva a confusin acerca de quin es responsable de tomar accin. Si utiliza cc, podra preferir especificar por qu otras personas estn recibiendo una copia del mensaje.

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Cco [Bcc]

Con copia oculta [Blind Carbon Copy]. El mensaje tambin es enviado a estos destinatarios, pero las direcciones de las personas en el campo cco [bcc] no son visibles para el resto de los destinatarios. Mejor Prctica: A diferencia de utilizar cc, cco [bcc] protege la privacidad de todos los destinatarios. As que si en realidad necesita enviar un correo electrnico a un gran nmero de personas, ponga sus nombres en este campo en lugar del campo cc.

b. Direccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressing]

Mientras empieza a escribir el primer nombre o apellido o direccin de correo electrnico en el campo de Direccin, Notes intenta llenar el resto del nombre. Una vez que encuentra coincidencias se le muestra una lista de nombres a elegir. Puede iniciar tecleando el nombre o el apellido. Notes le permite elegir la direccin de la lista de direcciones:

Estas direcciones vienen de las vistas Mis Contactos [My Contacts] y Contactos Recientes [Recent Contacts] en la aplicacin de Contactos [Contacts] . Haga clic en un nombre para agregarlo en el campo de Direccin en el cual empez a teclear. Si no ha utilizado la direccin recientemente, haga clic en [Buscar en Directorio] Search Directory y Notes buscar en la aplicacin de Contactos [Contacts] y en el Directorio de la empresa por nombres que coincidan para que los elija:

Si ha ingresado mltiples direcciones de correo electrnico para una persona en Contactos [Contacts], se mostrar una flecha a la derecha, posicinese sobre la fleche (o presione la tecla Flecha Derecha) para desplegar las direcciones alternativas:

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En este ejemplo, ha creado un Contacto para Bob Wilson que tiene su correo electrnico personal y de la empresa as como el de su asistente. Elija la direccin apropiada para el mensaje que est enviando. Nota: Las direcciones que haya utilizado recientemente automticamente se graban en una nueva vista en Contactos llamada apropiadamente Contactos Recientes [Recent Contacts]. Usted puede ir a esa vista para iniciar nuevos mensajes y conversaciones de Sametime con las personas con las que se ha comunicado recientemente. Si no quiere que las direcciones de los destinatariosse graben en Contactos Recientes [Recent Contacts], abra Contactos, haga clic en el botn de accin y elija Preferencias [Preferences]. Seleccione la opcin No agregue nombres automticamente a la vista de Contactos Recientes *Do not automatically add names to the Recent Contacts view+ y haga clic en Aceptar [OK] para grabar el cambio.

c. Seleccionar direcciones
Direccionar correos electrnicos requiere de absoluta precisin o el mensaje nunca llegar al destinatario(s) deseado. Si no sabe como deletrear el nombre del destinatario o quiere tener control sobre qu directorios buscar, haga clic en el enlace Para [To]. Esto abre la caja de dilogo Seleccionar Direcciones:

Siga estos pasos para utilizar la caja de dilogo Seleccionar Direcciones:

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Paso 1 Seleccione un directorio.

Accin

Puede buscar nombres en la aplicacin de Contactos [Contacts], el Directorio de la empresa, o varios otros directorios. 2 El directorio enlista personas ( ) y grupos ( ) para que los seleccione. Nota: Aunque estn listados, tpicamente no enva mensajes a servidores ( ), recursos ( ), salas ( ), o grupos de servidores ( tal como LocalDomainServers). Puede enviar mensajes a una aplicacin de Correo-Entrante [Mail-In] ( ) si sabe de antemano que le est permitido hacerlo. Definitivamente no podr enviar mensajes a los grupos de acceso denegado *deny access+ ( ). 3 Seleccione uno o ms nombres de la izquierda (haga clic con el mouse en el margen del lado izquierdo de los nombres). Para encontrar un nombre, empiece tecleando el apellido del destinatario en el campo Encuentre nombres que empiecen con [Find names starting with] para trasladarse hasta ese nombre. 4 Haga clic en el campo de Direccin (Para [To], cc, o cco [bcc]). Note que cualquiera de los nombres que ya haya agregado a los campos de Direccin en el mensaje es desplegado en estos campos. 5 Haga clic en Aceptar [OK]. Los nombres aparecen de regreso en el mensaje en el campo de Direccin correspondiente.

d. Campo de Asunto
El Asunto de un mensaje se utiliza para identificar el mensaje en cada carpeta y vista, tanto para usted como para el destinatario. Mejor Prctica: Un Asunto efectivo ayuda al destinatario a decidir si abre o no el mensaje. Debe ser una frase corta pero descriptiva. Una forma til de iniciar un Asunto son palabras como Solicitud:, FYI:, RE: y Requerimiento: Si el mensaje es en realidad urgente o importante, utilice Urgente: o Importante:. (Pero no sobre utilice estas dos palabras, o la gente aprender a ignorar sus mensajes!) Es una mala prctica dejar el Asunto en blanco por varias razones: Molesta a los destinatarios, forzndolos a abrir el mensaje para saber si es

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importante. Tambin es ms difcil que los mensajes sean procesados utilizando Reglas , las cuales frecuentemente buscan en el campo Asunto palabras o frases que coincidan. Muchos filtros de correo no deseado [spam] rechazan correos con Asuntos en blanco como correos electrnicos basura no solicitados.

e. Cuerpo del mensaje

El rea debajo del Asunto es el cuerpo del mensaje, donde se ingresa el contenido de su mensaje. Si tiene contenido creado por otro paquete de software que es mayormente texto, puede ya sea: pegar el material copiado en el portapapeles hacia Notes importar el archive grabado utilizando Archivo Importar [File Import]. Notes puede importar un gran nmero de tipos de archive comunes incluyendo procesadores de palabra, hojas de clculo, imgenes y archivos HTML. Mejor Prctica: Cmo escriba el mensaje depende en mayor parte de su relacin con el destinatario y el propsito del correo electrnico. Si conoce al destinatario y le escribe frecuentemente puede utilizar un lenguaje ms casual. Para cualquier otra persona, debe utilizar un acercamiento de correspondencia de negocios ms formal: Utilice saludos genricos tales como Hola . Esto evade problemas que pueden surgir de otras formas de saludo como Estimada Sra. Perez (est realmente casada?), Juan (demasiado informal y posiblemente insultante en algunas culturas al utilizar el primer nombre), o Buenas Tardes: (usted escribi el correo electrnico en la tarde, pero la persona lo recibi en la maana). Explicar quin es usted y por qu est escribindole a esa persona. Si espera que la persona tome algn tipo de accin, hacerlo notar claramente y posicione la solicitud al inicio del mensaje. No utilice modismos, abreviaciones de mensajes de texto (BRB;-), o teclee en letras maysculas. Casi cualquier compaa tiene su poltica de correo electrnico que prohbe el uso de lenguaje racista, sexista, difamatorio u ofensivo, y prohbe la comparticin de informacin confidencial. Sea claro y conciso, utilizando encabezados para separar ideas y ayudar a la persona a leer rpidamente su mensaje.

Tiene varias herramientas para darle formato al cuerpo del mensaje:

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Caracterstica

Cmo hacerlo

Texto con formato

Utilice los botones de la barra de herramientas o haga clic derecho en el cuerpo del mensaje y elija Propiedades de Texto [Text Properties] para abrir las propiedades del texto

Mejor Prctica: Aunque pueda disponer de mucho tiempo para darle formato a los mensajes, probablemente no valga la pena el esfuerzo. Si est enviando el mensaje a otros usuarios de Notes, puede ingresar libremente texto con formato, tablas, imgenes, etc., en el cuerpo del mensaje. Sin embargo, si est enviando un mensaje a travs de internet, la fidelidad del formato del mensaje no puede suponerse, ya que puede ser convertido todo a texto plano. Es mejor mantener el formato lo ms simple posible! Tabla Haga clic en donde desee que aparezca la tabla y elija Crear Tabla [Create Table] para agregar una tabla. Haga clic en donde quiera que aparezca la imagen y elija Crear Imagen [Create Picture] para agregar una imagen. Mejor Prctica: Las imgenes agregan significativamente ms volumen a un mensaje y debern ser incluidas slo si es absolutamente necesario. Muchas personas tienen cuotas en el tamao total de su correo y muchas imgenes pueden llenar rpidamente dicha cuota. (Una sola imagen utiliza tanto espacio como docenas o an cientos de mensajes de texto plano.) Una mejor forma es enviar un URL hacia una pgina web que contiene la imagen, o si el destinatario est dentro de su empresa, un Enlace a un Documento de Notes hacia un documento en una Aplicacin de archivos (una aplicacin de Discusin funcionara muy bien) o una Librera de Contenido Quickr que contiene la imagen.

Imagen

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Enlaces Web

Si el destinatario tiene acceso a algo en el servidor Web de su empresa, entonces definitivamente envele un enlace a ste en lugar de repetir el contenido en el mensaje. Notes reconoce muchos tipos de URLs cuando graba y enva un documento siempre y cuando teclee el protocolo al principio del enlace, por ejemplo:: http://www.yahoo.com Otros protocolos reconocidos por Notes incluyen https://, ftp://, y mailto:usuario@dominio. La mayora de los paquetes de software reconoce los enlaces y el destinatario puede hacer clic en ellos para llegar al recurso. Mejor Prctica: Siempre ponga un enlace en su propio rengln. Si el URL es ms largo que una lnea, vaya al siguiente URL para crear un URL abreviado que pueda pegar en el mensaje: http://tinyurl.com/

Archivos adjuntos

Cubriremos cmo incrustar archivos en un mensaje posteriormente.

f. Deshacer en Multi-nivel
As que usted est tecleando en su mensaje (o en cualquier documento para este caso) y accidentalmente borra algo. Y despus borra algo ms. Notes le permite deshacer mltiples borrados u operaciones en cualquier documento, incluyendo mensaje (hasta 50 niveles). Y, puede deshacer otras operaciones tambin, incluyendo muchas operaciones de tablas, como cuando accidentalmente borra un rengln o una columna.

g. Verificacin de Ortografa [Spell checking]

La ortografa correcta es esencial. Por defecto, Notes est configurado de manera que: La ortografa se verifique instantneamente mientras escribe, y una lnea ondulada de subrayado se coloca debajo de las palabras mal escritas, por ejemplo:

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Haga clic derecho sobre el error para ver cualquier sugerencia, agregue la palabra a su diccionario personal, u omita el error en cualquier otra parte del documento en que se encuentre. La ortografa del mensaje ser verificada nuevamente antes de que se enve. No es una buena idea el deshabilitar cualquiera de estas caractersticas. En cualquier momento, seleccione Herramientas Verificar Ortografa [Tools Spell Check] para verificar la ortografa del mensaje completo. La ventaja de utilizar Verificar Ortografa es que puede definir las Opciones de Ortografa y cambiar su diccionario:

Nota: Para definir el diccionario predeterminado, instale un diccionario personal, o edite las palabras en cualquier diccionario, seleccione Archivo Preferencias [File Preferences]. Abra la pgina de Verificar Ortografa [Spell Check] para definir todas sus preferencias de verificacin de ortografa y habilitar/deshabilitar la Verificacin Instantnea de Ortografa.

4. Archivos adjuntos
Puede incrustar cualquier tipo de archivo (texto, imagen, sonido, comprimido, ejecutable, etc.) al cuerpo de un mensaje. Esto le permite enviar archivos en su formato nativo a uno o ms destinatarios. Los archivos adjuntos son utilizados cuando quiere que el destinatario tenga una copia del archivo original y que no puedan obtenerse de otra manera a travs de la red. Mejor Prctica: Slo porque sea fcil adjuntar un archivo a un mensaje, sin embargo, no siempre es la mejor forma de hacerlo: Como con las imgenes, los archivos adjuntos agregan un volumen significativo a

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un mensaje (en algunos casos ms!) y deberan ser incluidos slo cuando sea absolutamente necesario. Enve un enlace al archivo que previamente ha sido grabado en un servidor Web o ftp o a un documento en una aplicacin compartida. Ms adelante veremos cmo utilizar una simple aplicacin de Discusin para este fin. La gente se preocupa con razn que un archivo adjunto pueda contener un virus, y es posible que el archivo sea desligado del correo electrnico o puesto en cuarentena para ser inspeccionado antes de que el destinatario lo abra. Los correos electrnicos que contienen ciertos tipos de archivos pueden ser rechazados por completo, y muy frecuentemente sin ningn tipo de aviso. Slo porque usted tenga el software para crear un archivo no necesariamente significa que el destinatario tiene el software para utilizar el archivo. Para destinatarios con Notes, pueden utilizar el visualizador de archivos incorporado en Notes para los tipos de archivo ms comunes, pero otros paquetes de software para correo electrnico no tienen tpicamente esta caracterstica. Una de las PEORES cosas que puede hacer es escribir el contenido del cuerpo del mensaje en un procesador de palabras y despus adjuntar el archivo al mensaje. Por qu no simplemente crear el contenido en Notes en primer lugar? O al menos copie el material que cre en Word al portapapeles y pegue ste en el mensaje. Si tiene dudas acerca del inters y habilidad del destinatario para recibir un archivo adjunto, debera contactar a la persona para pedirle permiso antes de enviarle el correo electrnico. Siga estos pasos para adjuntar un archivo a un mensaje que enviar a un colega:

Paso 1 2 3 4 Abra la aplicacin de Correo [Mail]. Cree un nuevo Mensaje.

Accin

Direccione el mensaje y escriba un asunto. Utilice la tecla tab para llegar al cuerpo del mensaje y coloque el cursor en donde quiera que el cono del archivo adjunto aparezca. Elija Archivo- Adjuntar [File Attach] o haga clic en el botn de accin . Nota: Si el cursor no est en el campo Cuerpo [Body], la herramienta Archivo Adjunto [Attachment] estar en color gris o desactivada.

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Se muestra la caja de dilogo Adjuntar Archivo [Create Attachment(s)]:

Seleccione el archivo(s) que quiere adjuntar. En este ejemplo, se selecciona un archivo llamado Winter.jpg. Nota: Utilice la tecla Shift para seleccionar un conjunto de archivos mientras hace clic con el mouse o Ctrl para seleccionar mltiples archivos no consecutivos.

Haga clic en el botn Adjuntar [Create] para adjuntar el archivo al cuerpo del mensaje. Una copia del archivo ahora est almacenada en el mensaje, por ejemplo:

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Enve el mensaje Nota: El administrador de Domino puede haber establecido un tamao mximo para archivos adjuntos, topado el tamao total de la aplicacin de Correo [Mail] , o configurado el Servidor Domino para retrasar el ruteo de mensajes grandes hasta que sea horario inhbil. Estos pasos estn diseados para conservar el espacio en disco del servidor y el trfico en la red. En este caso, no podr adjuntar archivos grandes a los mensajes (o sus mensajes no sern enviados durante el horario hbil).

a. Ejercicio: Adjuntar un archivo

En este ejercicio Ud. crear un archivo utilizando otra aplicacin y adjuntar el archivo a un mensaje. Siga estos pasos para enviar un mensaje con un archivo adjunto a un colega:

Paso 1

Accin Abra ya sea el Paint o el WordPad. Escoja Inicio - Programas - Accesorios [Start - Programs Accessories] y posteriormente ya sea Paint o WordPad.

Cree un archivo simple y grbelo en un directorio que recuerde, como en el Escritorio [Desktop], por ejemplo: MiArchivo.BMP(Paint) MiArchivo.DOC(WordPad).

3 4 5 6 7 8

Cierre la aplicacin. Abra la aplicacin de Correo [Mail]. Cmbiese a la vista Todos los Documentos [All Documents]. Cree un nuevo Mensaje. Direccione el mensaje a su colega. Ingrese cualquier asunto que desee.

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Utilice la tecla Tabulador para posicionarse en el cuerpo del mensaje y ya sea: seleccione Archivo Adjuntar [File Attach] haga clic en el botn de accin .

Aparece la Caja de Dilogo Adjuntar Archivo [Create Attachment(s)]. 10 Navegue a la carpeta donde grab el archivo de Paint o WordPad.

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Seleccione el archivo y haga clic en Crear [Create]. Enve el mensaje. Note que en la vista el archivo adjunto se identifica con el tamao del archivo (en miles de bytes) y un clip:

5. Envo del Correo Electrnico

Una vez que haya direccionado un mensaje y tecleado en el Asunto y cuerpo del mensaje, est listo para enviarlo. Mejor Prctica: Antes de que finalmente enve el mensaje, debera dar un doble-chequeo a las direcciones para asegurarse que estn correctas y son las necesarias. Generalmente hablando, una vez que enva un mensaje, no puede detener que sea entregado. As que este es un buen momento para re-leer el mensaje y asegurarse de que est claramente escrito y tiene la ortografa correcta. Si ha prometido enviar un archivo, asegrese que lo ha incluido (y si est muy grande, lo ha comprimido primero). Detngase y piense: Es este correo electrnico la mejor forma de comunicarse? Se arrepentir de enviarlo? Ha dicho algo que no se atrevera a decir en persona? Dado que es fcilmente grabado, impreso y reenviado, su mensaje contiene informacin que no quiere que sea compartida? Existen implicaciones legales al poner esta informacin en este mensaje, tal como compartir secretos de la compaa a personal no autorizado o violar la poltica corporativa de correo electrnico?

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Si tiene dudas, grabe el mensaje como borrador de manera que pueda reconsiderar enviarlo ms tarde. Existen varias formas de enviar un mensaje: Presione Esc, lo cual abre la caja de dilogo Enviar Correo [Send Mail]:

Puede elegir: enviar y grabar un copia del mensaje Mejor Prctica: Es una buena idea grabar una copia de mensajes importantes para referencia futura. No siempre puede garantizar que el destinatario responder con historia *reply with history+ de manera que sepa qu fue lo usted que originalmente dijo. Siempre puede borrar su copia del mensaje despus, o configurar Notes para que archive automticamente los mensajes viejos para ahorrar espacio. slo enviarlo sin grabar una copia en su Correo [Mail] slo grabarlo (como Borrador en la carpeta Borradores [Drafts]) descartar el mensaje sin enviarlo o grabarlo cancelar la operacin de envo y regresar al mensaje para trabajar ms en l. Haga clic en uno de los botones de accin para enviar y/o grabar el mensaje:

Por defecto, el botn de accin Enviar [Send] tambin graba una copia de los mensajes que enva. Enviar y Archivar [Send and File] abre la caja de dilogo Carpetas [Folders], el cual le permite crear nuevas carpetas y seleccionar la carpeta en la que quiere que el mensaje sea grabado:

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En este ejemplo, creamos dos carpetas, Projects y Team Meetings. Para grabar el mensaje a una de las carpetas, seleccionaremos el nombre de la carpeta y haremos clic en Aceptar [OK]. Mejor Prctica: Utilice carpetas para organizar sus mensajes! Hablaremos posteriormente en el curso acerca de cmo mantener organizados los mensajes utilizando carpetas. Procedimiento General para abrir la aplicacin de correo y el resumen de pasos antes de enviar un correo electrnico:

Paso
1

Accin
Para abrir la aplicacin de Correo [Mail] , haga clic en el botn en el lado izquierdo del bloque Correo [Mail]:

La aplicacin de Correo [Mail] se abre en el folder Bandeja de Entrada [Inbox]:

Cuando reciba nuevos mensajes aparecern en el folder Bandeja de Entrada [Inbox]. Note que cualquier elemento que se abra en Notes se abre de forma predeterminada en una Nuevo ventana con su propia pestaa:

Frecuentemente se encontrar con varios documentos abiertos de

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diferentes aplicaciones abiertos al mismo tiempo, slo haga clic en la pestaa para cambiarse a la pgina cuyo nombre est en dicha pestaa. Consejo Puede arrastrar una pestaa a una nueva ubicacin en la barra de pestaas para cambiar la secuencia de las pestaas. 4 Para crear un Nuevo Mensaje [Message] en la aplicacin de Correo [Mail] , haga clic en el botn de accin Crear [New]:

Action buttons

Un nuevo Mensaje [Message] se abre en una nueva pestaa:

Es de suponer que usted ingresar la direccin de correo electrnico del destinatario (o utilizar la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio [Directory] de su empresa para seleccionar uno), agregar el Tema y un Cuerpo, y despus har clic en el botn de accin para enviar el mensaje. Despus de que el mensaje haya sido enviado, la pestaa se cierra automticamente. 6 7 Para esta demostracin, abandone el nuevo Mensaje [Message] y haga clic en la en su pestaa para cerrarlo. Ahora haga clic en la de la pestaa para cerrar la aplicacin de Correo [Mail]. Estar de regreso en la Pgina de Inicio donde empez.

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a. Ejercicio del tema:

Siga estos pasos para crear un mensaje y enviarlo a un colega en la clase:

Paso 1

Accin Si no se encuentra abierta, abra la aplicacin de Correo [Mail]. Puede enviar mensajes desde cualquier carpeta o vista. Haga clic en el botn de accin .

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Haga clic en el enlace Para [To] link para abrir la caja de dilogo Seleccionar Direcciones [Select Addresses]. Seleccione el nombre de su colega para el campo Para [To].

Haga clic en Aceptar [OK] para cerrar la caja de dilogo Seleccionar Direcciones [Select Addresses]. Agregue texto al Asunto [Subject] y Cuerpo [Body] del mensaje. Haga clic en el botn de accin mensaje. para enviar y grabar el

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Cree y enve otro mensaje, esta vez dirigindolo al grupo Participantes. Este grupo incluye a todos en la clase. Nota: Leer los mensajes que reciba en el siguiente Tema.

b. Dnde est el mensaje que envi o grab?

Cuando abre inicialmente la aplicacin de Correo [Mail] , Se le muestra la carpeta Bandeja de Entrada [Inbox], donde los mensajes que ha recibido aparecen:

Folder/ View Navigator

Messages

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Ninguno de los mensajes que usted envi y grab aparecer en esta vista. Para encontrar los mensajes grabados, utilice el Navegador de Carpetas/Vistas [Folder/View Navigator] para cambiarse a diferentes: carpetas (Bandeja de Entrada [Inbox], Seguimiento [Follow Up], Papelera [Trash], y cualquier carpeta que haya creado) vistas (Borradores [Drafts], Enviados [Sent], Todos los Documentos [All Documents], y cualquier vista que haya creado).

Aunque tanto las carpetas y como las vistas despliegan mensajes, la diferencia entre ellas es que puede arrastrar mensajes desde una carpeta o vista y soltarlos en una carpeta, mientras que las vistas seleccionan automticamente los documentos a desplegar. Si enva y/o graba un mensaje, ste aparecer en varios lugares: Si utiliz Enviar y Archivar [Send and File] cuando envi el mensaje, busque el mensaje en la carpeta que seleccion en la caja de dilogo Carpetas [Folders]:

Si eligi Slo Grabar [Save Only] o Grabar como Borrador [Save as Draft], slo grab el mensaje sin enviarlo. ste aparecer bajo Borradores [Drafts] en el Navegador. Puede regresar al mensaje para trabajar ms en l antes de enviarlo. Si eligi enviar el mensaje, ste aparecer en la: o o vista Enviados [Sent], la cual es lo opuesto de la Bandeja de Entrada [Inbox]; slo despliega los mensajes que haya enviado. vista Todos los Documentos [All Documents], la cual despliega los mensajes tanto que haya enviado como recibido. Esta es probablemente la vista ms til ya que puede ver todos los mensajes en un slo lugar y ver cmo estn relacionados.

6. Re-enve un mensaje
No hay nada que le impida editar un mensaje existente que ya haya sido enviado y enviarlo otra vez. Puede requerir esto, por ejemplo, si quiere cambiar las direcciones y enviar el mensaje a otras personas, o si ha hecho cambios al mensaje original y quiere re-enviarlo a los destinatarios originales. Asegrese de cambiar el asunto ligeramente de manera que el destinatario sepa que no ha

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enviado un duplicado del mensaje por error. Tambin puede editar, re-direccionar y re-enviar un mensaje que haya recibido de otra persona. Nota: Tenga en cuenta que el mensaje enviado no reemplazar el mensaje original en el correo del destinatario, sino que ser un mensaje adicional.

7. Seguimiento:
Cuando se aplica una marca a un mensaje o contacto, aparece una marca visual que recuerda que se debe realizar algn tipo de seguimiento de un elemento. Puede marcar un mensaje de correo con un icono en forma de bandera para indicar que el mensaje requiere una accin de seguimiento. Al marcar los mensajes, estos se sitan en la vista Seguimiento y en la minivista Seguimiento, que puede mantener abierta en el panel de navegacin del correo para no perder de vista estos mensajes. Puede configurar estas preferencias de seguimiento: la marca de prioridad predeterminada, una fecha y una hora de seguimiento predeterminado y una alarma predeterminada. Nota Si concede a otra persona acceso de editor o superior a su aplicacin de correo, esta persona podr marcar mensajes para su seguimiento. Para marcar mensajes para su seguimiento con una marca rpida Si agrega una marca rpida de seguimiento predeterminadas. a un mensaje, se aplican las preferencias

1. Seleccione uno o varios mensajes en una carpeta o una vista (que no sea la Papelera ni el Correo no deseado). 2. Haga clic en el icono en forma de bandera situado encima de la lista de mensajes. Para marcar mensajes para su seguimiento con una marca normal Si agrega una marca normal a un mensaje, podr cambiar cualquiera de los parmetros predeterminados, como la prioridad de la marca. 1. Seleccione uno o varios mensajes en una carpeta o una vista (que no sea la Papelera ni el Correo no deseado). 2. Haga clic en la flecha abajo situada junto al icono de seguimiento que hay encima de la lista de mensajes y, a continuacin, haga clic en Agregar o editar marca. 3. En Importancia de esta accin de seguimiento, seleccione una prioridad para configurar la marca que se visualiza.

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Prioridad Prioridad urgente Prioridad normal Prioridad baja

Marca

Consejo Si ordena una vista o carpeta segn la columna de la marca de seguimiento, podr ver los mensajes que requieren seguimiento ordenados por prioridades. 4. (Opcional) Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

En el campo Especifique una accin de seguimiento, escriba una accin.

Nota La informacin que especifique aqu y a lo largo de estos pasos aparecer en su copia del mensaje, pero si lo enva, dicha informacin no aparecer en el mensaje enviado.

Especifique una fecha de seguimiento y, opcionalmente, una hora de seguimiento. Seleccione Configurar una alarma en este mensaje y escriba un nmero, seleccione das, horas o minutos y seleccione antes o despus para configurar el intervalo de tiempo antes o despus de la fecha u hora de seguimiento en que se activar la alarma. Si configura una alarma, seleccione Reproducir sonido y seleccione el sonido que debe reproducirse cuando se active la alarma. Haga clic en el icono de altavoz para probar el sonido seleccionado. Si configura una alarma, seleccione Enviar notificacin por correo electrnico con el asunto para enviar un mensaje de correo electrnico cuando se active la alarma y, en el campo Destinatarios, escriba las direcciones de las personas que desea que reciban la notificacin. Haga clic en el icono de contactos para seleccionar los nombres en un directorio.

Consejo Puede usar la minivista Seguimiento como alternativa a las alarmas para mantener el control de las acciones deseguimiento que necesite efectuar. 5. Haga clic en Aceptar. Consejo Para cambiar cualquiera de los parmetros de seguimiento para un mensaje, seleccinelo, haga clic en la flecha abajo situada junto al icono en forma de bandera que hay encima de la lista de mensajes y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Agregar o editar marca.

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8. Recuperar un mensaje
En general, una vez que haga clic en el botn de accin puede recuperarlo. un mensaje es enviado y no

Es un tema comn el querer recuperar un correo que hayamos enviado, por varias razones, algn error en la ortografa, algn comentario no apropiado, etc., anteriormente en las versiones de Lotus Notes esto no era posible hacerlo, se requiera de la configuracin de una herramienta de terceros que realizar esta tarea, a partir de la versin 8 esta funcionalidad est incorporada de manera nativa, ya podemos recuperar los mensajes del buzn de otro usuario al que le hayamos previamente enviado dicho correo, no importando si ya fue ledo o no, incluso no importando si haya sido replicado de manera local, a continuacin un ejemplo paso a paso de cmo recuperar este tipo de mensajes. Para intentar la recuperacin de un mensaje que haya enviado, primero seleccione slo un mensaje de la vista Enviados [Sent] o Todos los Documentos [All Documents]. Posteriormente utilice el comando Recuperar Mensaje [Recall Message] desde cualquiera de estos lugares: haga clic derecho en el mensaje y seleccione Recuperar Mensaje [Recall Message] en la vista Enviados [Sent] haga clic en el botn de accin .

Cualquiera de estas opciones abre la caja de dilogo Recuperar Mensaje [Recall Message]:

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Pulsamos OK, y nos aparece la siguiente ventana, pulsamos OK de nuevo para cerrar el mensaje informativo:

Existen tres opciones para la recuperacin: Seleccione los destinatarios. Si el mensaje fue enviado a mltiples personas, puede ser recuperado de todos o slo de las personas que usted seleccione. Recupere el mensaje an si ya ha sido ledo por el destinatario (aunque si este es el caso, cul sera el objetivo?). Reciba un reporte (el remitente) acerca del xito de la recuperacin de cada destinatario, por ejemplo:

Este ejemplo muestra que el mensaje fue recuperado exitosamente, y afortunadamente, el destinatario no lo haba ledo an. Fiuu!

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9. Impida que otros recuperen mensajes enviados a usted

Mientras que la recuperacin de mensajes es una caracterstica poderosa para los remitentes, una sola Preferencia de Correo [Mail Preference] (haga clic en el botn de accin y elija Preferencias [Preferences]) definida por el destinatario puede impedir a otras personas el recuperar mensajes que hayan sido enviados por ellos:

Esta funcionalidad est habilitada por defecto, as que debe deseleccionarla si no quiere que otras personas recuperen mensajes que le hayan enviado. Nota: El Administrador de Domino tambin debe habilitar la recuperacin de mensajes en el servidor. Est apagada por defecto.

a. Advertencias
Existen varias advertencias al utilizar la recuperacin de mensajes: Slo funciona en mensajes que usted haya enviado, no invitaciones a juntas o asignaciones de Tareas [To Dos+. Mensajes que hayan sido borrados por el destinatario pero que no hayan sido eliminados de la Papelera [Trash] todava pueden ser recuperados. Slo funciona en mensajes que haya enviado a otros usuarios de Notes (no a usuarios de correo por Internet). Los mensajes enviados por usuarios iNotes pueden ser recuperados (siempre y cuando estn utilizando la versin 8+ de la aplicacin de Correo [Mail] en un Servidor Domino versin 8+), pero los usuarios iNotes no pueden por s mismos recuperar mensajes. Las firmas son verificadas, as que slo puede recuperar mensajes que usted haya enviado y slo aqullos que hayan sido enviados desde su aplicacin de Correo [Mail] . Como tal, si ha delegado su correo a una asistente, dicha persona no podr recuperar mensajes que usted haya enviado.

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El administrador de Domino debe habilitar la recuperacin de mensajes en el Servidor Domino. Por defecto est apagada. Como vio anteriormente, el destinatario puede impedir que los mensajes sean recuperados. Los mensajes slo pueden ser recuperados una vez. Por qu es esto? Si ha recuperado exitosamente un mensaje, puede editar y enviar el mensaje original otra vez. Eso es lo que frecuentemente estar tentado a hacer cuando accidentalmente haya presionado enviar antes de que haya terminado sus pensamientos o quiera agregar ms informacin o destinatarios al mensaje. El problema con reenviar un mensaje editado despus de que la versin original ha sido recuperada es que usted no puede recuperar el mismo mensaje. Slo tiene una oportunidad de recuperar un mensaje. Si trata de recuperar el mensaje una segunda vez y solicit un reporte del segundo intento de recuperacin, recibir un mensaje de falla.

La columna Detalle [Details] indica que el mensaje ha sido eliminado porque cuando el Router borra el mensaje en la primera recuperacin, deja una marca de borrado (con el propsito de replicacin en el caso que el destinatario tenga mltiples replicas de su correo, o quiz en servidores en cluster). Cuando el Router intente entregar el mensaje enviado una segunda vez, debe cambiar el UNID para que sea diferente del que se utiliz por la marca de borrado (del mensaje original). As que cuando trate de recuperar el mensaje original, la solicitud de recuperacin especifica el UNID del mensaje original, el cual ya no existe en el correo del destinatario. La solucin? Si ha recuperado un mensaje y quiere editarlo y enviarlo nuevamente, utilice la funcionalidad Copiar en un Nuevo Mensaje *Copy into New Message+ en lugar de editar el mensaje original. As podr recuperar su segundo mensaje revisado si lo necesitara.

10.

Preferencias del Correo

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Para configurar preferencias adicionales (Encabezado de un correo, firmas, colores para identificar correos, etc.) pulse el Boton de More y selecciones Preferences

1. Puede seleccionar el tipo de encabezado: Letterhead

2. Puede seleccionar al firma

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3. Puede seleccionar los colores de los correos dependiendo del usuario que lo enva (Attention Indicators | Sender Indicators)

4. Puede seleccionar los Indicadores del receptor para saber si un correo va dirigido a usted exclusivamente o bien va dirigido con copia a alguien mas.

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5. Puede delegar quien tiene acceso a su correo, esta delegacin es tan granular que le permite controla exactamente los permisos que est otorgando a otro usuario, puede delegar el correo, los contactos personales, la agenda y las tareas, puede crear incluso acceso a otros correos directamente sin necesidad de saber fsicamente en donde se encuentra el buzn de otra persona, para poder determinar que acceso tienen las dems personas a su informacin, seleccione Access & Delegations (1), Access to your Mail & Calendar (2)

Si usted tiene derecho a abrir el correo de otra persona, puede seleccionar la opcin de Shorcuts to Others Mail y seleccionar a la persona que usted podr abrir su calendario

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Despus de abrir y cerrar el cliente Notes, podr dentro de su vista de Other Mail, seleccionar el nombre del buzn de la otra persona, como se muestra a continuacin:

11.

Reglas del Correo

Uno puede configurar ciertas reglas que de manera automtica se ejecutaran siempre y cuando se cumpla la condicin elegida, un ejemplo de una regla podra ser que cuando llegue un correo de cierta persona en particular o con cierto subject, el correo automticamente lo movamos a una carpeta en especfico. Para crear las reglas, expandimos la opcin de Tools, seleccionamos Rules(1) y presionamos el botn de New Rule (2).

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Capture las condiciones que se deben de cumplir, seleccione la accin a seguir y pulse OK, en cuanto se cumpla la condicin cada vez que llegue un correo con esas condiciones, la accin se llevar a cabo. Puede tener varias reglas, y se evaluaran en el orden en que estn arregladas, en cuanto se cumpla una regla, las siguientes ya no se ejecutaran.

En caso de que se cumpla la regla (que el Sender sea Rafael Mrquez, la accin ser movida a un flder), la accin se ejecuta.

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Puede crear Quickr Rules en base a un correo existente: seleccione un correo, pulse More y Create Quick Rule

Las reglas estn precargadas, solo es cuestin de que nosotros las marquemos para que se active:

12.

Archivado de Correo

a. Qu significa archivar el correo electrnico en Lotus Notes? Un archivado es una copia de una base de datos que se puede crear para almacenar informacin que ya no se utiliza. Al igual que una rplica, un archivado contiene todos los documentos y elementos de diseo de la base de datos original pero, al contrario que la rplica, un archivado nunca enva cambios a la base de datos original.

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El archivado es especialmente til en las bases de datos de correo. Cuando se enva un mensaje de correo, Notes guarda automticamente una copia de l en la vista Enviados, aumentando as el tamao de la base de datos de correo. Puede crear carpetas y situar los mensajes en ellas para organizar el correo, pero esto no reducir el tamao de la base de datos. El archivado libera espacio y mejora el rendimiento del correo. b. Cmo activar el archivado de buzn? A continuacin se describir en una serie de pasos bien definidos cul es la forma correcta de acceder, realizar y programar adecuadamente la funcin de archivado en nuestro cliente de Lotus Notes. 1. Con la base de datos de correo electrnico abierta, seleccione el men Archivo - Base de datos - Propiedades

Se abrir una venta como la que se ve a continuacin y en ella se seleecciona la opcin de Parmetros de archivado.

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2. A la opcin anterior tambin se puede acceder si en el rea de trabajo se da un clic derecho sobre la base y se selecciona Base de datos Propiedades. 3. La ventana que se abrir es la que aparece a continuacin. En ella hay que comprobar principalmente que cada opcin o criterio se encuentre Habilitado.

4. Para editar un grupo, seleccione uno de los grupos de criterios de la lista y presione editar; en la nueva ventana debemos verificar que est habilitado el criterio y posteriormente ingresar al criterio de seleccin.

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5. En la ventana que se abre, basndose en su actividad, su caducidad, la carpeta o la vista en la que se encuentren en la base de datos; hay que habilitar que tome en cuenta todas las vistas o carpetas y en cuestin tiempo, sugiero que sean 15 das a 1 mes.

Los pasos 3 y 4 se deben repetir para todos los criterios, slo cambiara precisamente el criterio. Por ejemplo, aqu es, que no hayan sido modificados Habr que considerar el crear un archivado para cada carpeta o vista, por ejemplo, si crea diferentes grupos de criterios que actan sobre diferentes carpetas y vistas, considere la posibilidad de asignar nombres descriptivos a cada uno de los grupos, de modo que pueda saber lo que hace cada uno. Por ejemplo, puede denominar "Bandeja de entrada" a un grupo, "Enviados y Borradores" a otro y, si tiene carpetas privadas con estos nombres, puede denominar "Ventas y Marketing" a otro. 6. Hay que presionar Aceptar en las opciones. En la ventana inicial, hay que cambiar a la seccin de Avanzado:

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En dicha seccin, si la aplicacin tiene vistas jerrquicas con documentos de nivel superior y de nivel inferior (de respuesta), el archivado de los documentos de nivel superior puede "dejar hurfanas" a las respuestas. Las respuestas que no estn archivadas desaparecen de las vistas jerrquicas (se quedan hurfanas), pero siguen existiendo, impidiendo que se reduzca el tamao de la aplicacin que se est archivando. Para impedir la existencia de documentos de respuesta hurfanos, deje activada la opcin Eliminar un documento slo si los criterios pueden eliminar todas las respuestas.

7. Habr que seleccionar al final la opcin de Programar para seleccionar los das y la hora y especificar en qu ubicaciones se ejecutar el archivado programado.

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8.

Seleccione una hora en el campo Ejecutar a las; para ello, haga clic en el icono de reloj y arrstrelo hasta la hora deseada; una vez en ella, haga clic en la marca de verificacin.

Cuidado: Asegrese de que su equipo est encendido todos los das a esta hora. Por ejemplo, si apaga su equipo por la noche, puede configurar el archivado para que se realice a la hora de la comida o durante una reunin que tiene lugar a diario. 9. Seleccione todos los das en los que desea que se ejecute el archivado. 10. Deje seleccionada la opcin Cualquier ubicacin.

c. Tabla con descripcin de opciones para el criterio de seleccin de archivado: Seleccione una opcin de actividad para los documentos: Opcin Descripcin

a los que no se haya accedido hace Los documentos a los que no se ha accedido (no se han abierto, no se ha accedido a su vista previa, no se han ms de visualizado sus propiedades, etc.) hace ms tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado. Nota Esta opcin slo est disponible si una determinada propiedad est activada en la aplicacin que est archivando. Si dispone del acceso necesario a la aplicacin, haga clic en Archivo > Aplicacin > Propiedades para abrir el cuadro de propiedades de la aplicacin, haga clic en la ficha Avanzadas (la ltima) y seleccione Actualizar la propiedad "Usado en este archivo". que no se hayan modificado hace Los documentos que no se han editado (y luego guardado) hace ms tiempo del especificado pasan a estar disponibles ms de para el archivado. que lleven marcados caducados ms de como Los documentos que llevan marcados como caducados ms tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado. Por ejemplo, puede especificar la caducidad de un mensaje desde el men Acciones > Ms de una vista de correo, o la de cualquier documento de una aplicacin de debates desde el men Acciones. Nota Esta opcin se aplica slo a ciertos tipos de aplicaciones, como la de correo y la de debates, y le permite marcar un

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documento como caducado o programarlo para que caduque. seleccionados por el usuario Los documentos que seleccione manualmente en la vista actual pasan a estar disponibles para el archivado. Si esta opcin est activada, los parmetros de fecha estarn desactivados, as como la opcin para seleccionar una vista o carpeta en el cuadro de lista. Nota Cuando se archivan los documentos seleccionados, el parmetro de archivado avanzado Eliminar un documento slo si los criterios pueden eliminar todas las respuestas no se aplica. creados hace ms de Los documentos que se han creado hace ms tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado. Nota Para que esta opcin entre en vigor, la aplicacin que va a archivar debe residir en un equipo local que tenga instalado al menos un cliente IBM Lotus Notes 7 o en un servidor Domino 7.

Seccin 4 - Carpetas
1. Crear una carpeta
Puede crear carpetas para almacenar los mensajes de correo electrnico, para que ms adelante le resulte ms fcil encontrar mensajes relacionados. Por ejemplo, podra crear una carpeta llamada Facturas para el correo relacionado con los pagos a travs de Internet, y otra llamada Fotografas para guardar los mensajes recibidos con fotografas como datos adjuntos. Puede arrastrar los mensajes a las carpetas manualmente o crear reglas para trasladarlos automticamente a carpetas en el momento en que se reciban. Siga estos pasos para crear una carpeta privada usando el diseo de carpetas predeterminado de la aplicacin: 1. Abra la aplicacin en la que desea crear la carpeta. 2. Haga clic en Crear > Carpeta.

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Consejo En el correo, haga clic en el botn Carpeta de la barra de acciones y, a continuacin, haga clic en Crear carpeta.

3. Especifique un nombre, seleccione una ubicacin para la carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

2. Para crear una carpeta usando las opciones avanzadas

Para crear carpetas compartidas o carpetas basadas en un estilo distinto del estilo predeterminado de la aplicacin, use las opciones avanzadas. Para usar un estilo distinto del predeterminado, puede seleccionar un estilo de carpeta, puede copiar un estilo de otra carpeta o puede crear sus propios atributos para un estilo personalizado. 3. Ejecute los pasos del 1 al 3 y, a continuacin, haga clic en Avanzadas.

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4. 5. 6.

(Opcional) Seleccione un tipo de carpeta. (Opcional) Haga clic en Copiar de para seleccionar el estilo de una carpeta existente. Seleccione Vaca si no desea copiar el estilo de ninguna carpeta. (Opcional para diseadores de aplicaciones) Haga clic en Guardar y personalizar para crear una carpeta o una vista con un diseo personalizado.

3. Para eliminar una carpeta

Cuando se elimina una carpeta, los documentos que estaban en ella permanecen en la vista Todos los documentos, a menos que se elimine cada uno de ellos antes de eliminar la carpeta. 1. En el panel de navegacin, haga clic en la carpeta que desea eliminar. 2. En el men, seleccione Acciones > Opciones de la carpeta > Eliminar carpeta.

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4. Descubrir un documento en un Flder

1. Muchas veces, cuando tenemos ya muchos correos y no sabemos en qu Flder lo hemos almacena, podemos ir a la vista de All Documents, marcar el correo que queremos buscar, pulsar el icono del Flder y seleccionar Discover Folders. 2. Nos aparece el resultado de la bsqueda

5. Ordenar Documentos

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1. En cualquier vista, podemos ordenar los documentos, ya sea por quien lo envo, el subject, la fecha, el tamao, indicadores, basta solo marcar el campo por el que queremos ordenar

2. Por Fecha:

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3. Por la persona que lo enva:

Podemos mover los encabezados de las vistas, y se reordenara y se mantiene esa configuracin, no es necesario salvarla, por ejemplo la siguiente imagen hemos arrastrado el encabezado del Size a la izquierda del campo de Date, como se muestra la siguiente imagen:

6. Creacin del ndice de Bsqueda

Podemos crear un ndice para realizar bsquedas en cualquier aplicacin de Lotus, una de ellas son los buzones de correo de los usuarios, para crear el ndice de bsqueda si es que el administrador no lo ha hecho de la siguiente manera: 1. Desde cualquier parte dentro de buzn, seleccionamos el men de File-ApplicationProperties.

2. Aparecer el dilogo de propiedades de la aplicacin o Database, nos movemos al tabulador del ndice (El que tiene una lupa) y pulsamos el botn de Create Index.

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3. Aparece el dilogo para crear el ndice, pulsamos OK

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4. Para hacer la bsqueda, pulsamos el men View, Search this View:

5. Aparecer la opcin de realizar bsquedas, revisemos si el ndice ha sido creado, de hecho la bsqueda puede realizarse con ndice o sin ndice, la diferencia ser el tiempo en realizarla, con el ndice el desempeo es mucho mejor.

Por ejemplo, si queremos buscar un correo con los trminos Rafael y Agosto, lo capturamos en el dilogo de la bsqueda y listo, aparecern todos los documentos que contengan esas palabras:

Seccin 5 Agenda y Tareas

1. Descripcin
Utilice la Agenda para planificar y controlar sus reuniones, citas, actividades para das completos, aniversarios, recordatorios y anuncios de actividad (se habla de "entradas de agenda" para hacer referencia a todas ellas en conjunto).

2. Ventajas de una agenda de Lotus Notes

Ahorro de tiempo y productividad: ya no necesitar preguntar a un tercero o enviar gran cantidad de emails para conocer la disponibilidad de cada uno de sus compaeros

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a. Ejemplo de empleo:
Podr fijar reuniones en la agenda de sus empleados, de acuerdo a sus horarioo. Su asistente puede fijar una reunin por usted en su ausencia, sin correr el riesgo de cometer un error o hacerla dos veces. Uno de sus colaboradores puede reemplazarlo teniendo inmediatamente a su disposicin la informacin relativa a la reunin. Los profesionales que tienen que desplazarse regularmente tienen acceso permanentemente a la agenda actualizada en tiempo real, simplemente conectndose a Internet. Es posible tener una visin global de la actividad de sus colaboradores, as como de la planeacin de horario de ellos.

3. Posibilidades y opciones de la agenda compartida

Envo automtico de correo que le avisan si ha sido aadido, modificado o eliminado una reunin u otro evento en la agenda compartida. Planificacin automtica de eventos frecuentes Notificacin de los equipos relacionados a un evento (automviles, salas) Motor de bsqueda integrado para buscar en los archivos o eventos prximos Impresin de los eventos: diario, semanal o mensual Posibilidad de ocultar las reuniones o los contactos personales Creacin de eventos comunes en varias agendas

4. Preconfiguracin
Antes de iniciar el uso de la agenda conviene que cada usuario defina su propio horario, para que cuando sea usada la agenda y se realice alguna bsqueda de tiempo libre, esta se vea reflejada de la mejor manera. Dentro del calendario, seleccionamos more y preferences

Primero dentro de Calendar & To Do, seleccionamos Scheduling y dentro seleccionamos de nuevo la pestaa de Scheduling, aqu controlarlos nuestro propia agenda para horario

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de entrada, salida y comida

5. Cmo crear entradas del calendario?

Puede agregar citas, actividades para das completos, aniversarios y recordatorios a su Agenda. Si desea ms informacin sobre cualquiera de estos tipos de entradas. 1. 2. 3. 4. En la parte superior de la Agenda, haga clic en la flecha abajo situada junto al botn Crear. Haga clic en Cita, Actividad para das completos, Aniversario o Recordatorio. Escriba una breve descripcin en el campo Asunto. Dependiendo del tipo de entrada, especifique la fecha, la hora y la informacin de zona horaria segn sea necesario en los campos Inicio y, si procede, en los campos Fin. 5. (Opcional) Realice cualquiera de las operaciones siguientes: Haga clic en Repetir para repetir la entrada y, a continuacin, especifique las opciones de repeticin. Si ha otorgado a otras personas acceso a su Agenda, pero no a su correo, seleccione Privado para impedir que lean la entrada. Las personas que tengan acceso a su Agenda pero no a su correo podrn ver las fechas y las horas de las entradas de agenda privadas, pero no podrn ver los detalles de las mismas. Seleccione Notificarme para definir una alarma para la entrada y, a continuacin, defina las opciones de alarma. Seleccione Marcar como disponible para mantener libres las horas de la entrada en su planificacin del tiempo libre. Especifique una ubicacin en el campo Ubicacin. Seleccione o especifique un nombre de categora en el campo Categora. Agregue la informacin adicional sobre la entrada, como, por ejemplo, texto o archivos anexos, en el campo Descripcin. 6. Haga clic en Guardar y cerrar.

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7. Si se le pregunta si desea crear la entrada a pesar de que exista un conflicto con otra entrada o con sus preferencias de disponibilidad, haga clic en S para crear la entrada o haga clic en No para cancelar la creacin de la entrada. Notas Una vez que haya guardado una entrada, no podr cambiar el tipo de entrada ni sus parmetros de repeticin. Lo que s se puede hacer es copiar la entrada en una nueva entrada de agenda; para ello, seleccinela en la Agenda y haga clic en Copiar en > Nueva entrada de agenda. A continuacin, puede seleccionar un nuevo tipo de entrada y elegir si debe repetirse o no. Para crear una entrada de agenda a partir de un mensaje de correo, seleccione el mensaje, haga clic en Ms, encima de la lista de mensajes y, a continuacin, haga clic en Copiar en > Nueva entrada de agenda. Para crear una entrada de agenda a partir de una tarea, seleccione la tarea y haga clic en Copiar en > Nueva entrada de agenda encima de la lista de tareas. Una entrada de agenda de corta duracin, por ejemplo un minuto, se muestra en las vistas de franjas horarias con una duracin de 15 minutos para permitirle ver ms informacin sobre la entrada (por ejemplo, su asunto) en la vista. Esto puede afectar a su planificacin del tiempo libre, ya que 15 minutos es el perodo de tiempo mnimo que se procesa, lo que significa que una reunin de un minuto puede parecer que ocupa un bloque de 15 minutos de tiempo en su planificacin del tiempo libre. Esto tambin puede hacer que entradas que no estn en conflicto aparenten estarlo si una entrada se solapa con el bloque de 15 minutos de una entrada de corta duracin (cuando la entrada realmente es de menos de 15 minutos).

6. Tipos de eventos
Tipo Reunin Descripcin Utilcela para planificar una reunin con otras personas y enviarles invitaciones por correo electrnico para que las respondan (por ejemplo, las acepten, las declinen o propongan cambios). Las entradas de reuniones contienen fechas, horas y zonas horarias de inicio y de finalizacin. De forma predeterminada, las reuniones cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre. Utilcela para planificar el tiempo de un da en su Agenda.

Cita

Las entradas de citas contienen fechas, horas y zonas horarias de inicio y de finalizacin. De forma predeterminada, las citas cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre. Actividad para das Utilcela para planificar un da completo o un bloque de das (como un perodo completos de vacaciones) en su Agenda. Las entradas de actividades para das completos contienen fechas de inicio y de finalizacin. De forma predeterminada, las actividades para das completos cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre. Utilcelo para agregar eventos de periodicidad anual a su Agenda; por ejemplo,

Aniversario

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cumpleaos. Las entradas de aniversario se repiten en la misma fecha durante diez aos consecutivos a partir de la fecha especificada, salvo que se haga clic en Repetir para cambiar su duracin. Las entradas de aniversario contienen una fecha de inicio. De forma predeterminada, los aniversarios no cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre. Utilcelo si desea que Notes le recuerde algo a una hora determinada. Las entradas de recordatorio contienen una fecha, una hora y una zona horaria de inicio. De forma predeterminada, los recordatorios no cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre. Utilcelo para planificar una reunin con otras personas y enviarles invitaciones de difusin por correo electrnico que pueden agregar a sus agendas sin necesidad de responderle. Puede enviar anuncios de actividad a un grupo numeroso de personas y, a diferencia de las invitaciones a reuniones, el grupo no se expandir. Las entradas de anuncio de actividad contienen fechas, horas y zonas horarias de inicio y de finalizacin. De forma predeterminada, los anuncios de actividad cuentan como tiempo ocupado en su planificacin del tiempo libre.

Recordatorio

Anuncio de actividad

7. Creando una entrada de tipo Reunin

Ahora veremos un ejemplo de una entrada en la agenda, para acceder a la agenda, podemos de manera rpida utilizar el Botn de Open y seleccionar Calendar

Tambin puede ingresar en el correo, haga clic en la flecha abajo situada junto al encabezado Correo y, a continuacin, haga clic en Cambiar a Agenda .

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La manera ms sencilla de usar la agenda de manera grupal es enviando invitaciones a otros participantes y usando las caractersticas de comparticin de calendarios para saber antes de enviar la invitacin si tienen los participantes tiempo libre o no. Para enviar una invitacin, primero el botn de New y posteriormente Meeting

En la primera pantalla capturamos los datos bsicos (invitados, tiempos)

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1. Si bajamos un poco ms, podremos ver la opcin de Find Available Times, la que nos mostrar de manera resumida los calendarios del resto de los invitados, incluyendo recursos si es que estn configurados. Aparecer una barra cubriendo todos los participantes, si esta en verde es que ningn participante tiene problemas con el horario propuesta, como se muestra en la siguiente imagen:

Si movemos la barra a un sitio en donde exista un problema con el horario, veremos como se convierte en rojo dicha barra, esto no indica que no podamos mandar aun as la invitacin, pero nos sirve para revisar por adelantado.

Una vez que hayamos revisado los tiempos, salvamos y enviamos las invitaciones, pulsamos Save and Send Invitations

Al ser nosotros la persona que realiz la invitacin automticamente se aade a nuestro calendario:

91

2. El resto de las personas involucradas tendr que revisar su bandeja de entrada para aceptar o declinar la invitacin, una vez abierto el documento, aparece la siguiente informacin, podemos antes de aceptar la invitacin revisar nuestro calendario (de cualquier manera si aceptamos sin revisar el calendario y tenemos conflicto la aplicacin nos notificar):

3. Cuando revisamos el calendario lo que aparece es un pequeo calendario con el da de la invitacin, en nuestro caso est vaco.

92

4. Aceptamos

la

invitacin

en

la

barra

de

acciones:

Como ya he aceptado la invitacin automticamente se me aade a mi calendario, no tengo que realizar alguna accin adicional, cualquier cambio que se haga a la invitacin, automticamente ser notificada la persona.

La persona que agenda las citas es el responsable de la reunin, el recibir en su bandeja de entrada los resultados de las personas que han sido invitadas:

93

5. Incluso dentro de la agenda se puede dar seguimiento a las invitaciones, entrando a la invitacin original, y pulsando Owner Actions y seleccionando view Invitee Status

Lo

que

nos

aparecer

ser

un

resumen

de

los

invitados

su

status:

8. Replanificacin, cancelacin o confirmacin de una reunin

1. . En la Agenda abra la entrada de reunin o de anuncio de actividad. 2. Haga clic en Acciones del propietario y, a continuacin, realice una de las operaciones siguientes:
o

Haga clic en Replanificar y, a continuacin, especifique nuevas fechas, horas o zonas horarias de inicio y de finalizacin. Haga clic en Comprobar planificaciones para comprobar las planificaciones de tiempo libre de los participantes de la reunin y ver si estn disponibles a la nueva hora.

94

Haga clic en Cancelar y, a continuacin, haga clic en una opcin de cancelacin en funcin de si desea eliminar definitivamente de su Agenda la reunin y todos los avisos relacionados o slo la reunin. Haga clic en Confirmar para enviar un aviso de confirmacin a los invitados.

3. (Opcional) Seleccione Incluir comentarios adicionales en el aviso para agregar comentarios al aviso. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Si la reunin se repite, seleccione las ediciones de la reunin que desea replanificar, cancelar o confirmar y haga clic en Aceptar.

Consejo Si alguno de los invitados utiliza aplicaciones de agenda distintas de Notes, seleccione Slo esta edicin, ya que dichas aplicaciones podran ser incompatibles con las dems opciones. 6. Si ha seleccionado Incluir comentarios adicionales en el aviso, realice una o varias de las operaciones siguientes y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
o o

Escriba sus comentarios. Para dar formato al texto de los comentarios, haga clic en el icono T y haga clic en el formato que desea aplicar. Para agregar grficos o anexos a sus comentarios, haga clic en la flecha desplegable, haga clic en Grficos o en Anexos, haga clic en el icono que aparece y seleccione los archivos que desea agregar. Para agregar un vnculo de documento, de vista o de aplicacin a sus comentarios, cpielo en el Portapapeles, haga clic en la flecha desplegable, haga clic en Vnculos y haga clic en el icono de vnculos que aparece para pegar el vnculo.

8. Delegacin del acceso a su Correo, su Agenda, sus Tareas y su lista de contactos

Si lo desea, puede permitir que determinadas personas abran su correo y lean sus mensajes, sus entradas de agenda, sus tareas y sus entradas de contacto. Tambin puede permitirles enviar, editar (incluyendo la adicin de una marca de seguimiento) y eliminar mensajes, crear y eliminar entradas de agenda, y crear y eliminar tareas en su nombre Si una persona con acceso a su correo (el delegado de su correo) dispone al menos de acceso de autor a l, podr remitir un mensaje desde su correo; el correo remitido se crear y se enviar en su nombre. Una copia del mensaje remitido se guardar en su vista Enviados. Si el delegado de su correo no tiene como mnimo acceso de autor, el correo remitido se crear y se enviar desde el archivo de correo configurado en el documento de ubicacin actual de dicho delegado (que generalmente hace referencia al archivo de correo del propio delegado del correo).

95

La configuracin de las preferencias de delegacin tiene el cometido de modificar la Lista de control de acceso de su aplicacin de correo. Para delegar el acceso a su aplicacin de correo, debe ser el propietario de la misma. Nota Las personas a las que permita acceder a su correo no podrn leer el correo codificado que usted reciba. Adems, usted tampoco podr leer los mensajes codificados que creen en su nombre, a menos que su archivo ID de usuario contenga la clave empleada para codificarlos.

a. Para delegar el acceso a su correo y agenda

1. Abra el correo, haga clic en Ms encima de la lista de mensajes y, a continuacin, haga clic en Preferencias. 2. Haga clic en Acceso y delegacin. 3. En la pgina Acceso a su Correo y Agenda, realice una de las operaciones siguientes:
o

Para otorgar acceso a una nueva persona o grupo, haga clic en Agregar y, a continuacin, especifique la persona o el grupo en el campo Slo a esta persona o grupo. Para modificar el acceso otorgado a una persona o grupo, seleccinelo en la primera lista. La segunda lista muestra el acceso del que disponen estas personas. Para modificar sus niveles de acceso, haga clic en Cambiar acceso.

4. Realice una de las operaciones siguientes:

o

Haga clic en Correo, Agenda, Tareas y Contactos y, a continuacin, seleccione una opcin debajo de Acceso. Descripcin Otorga acceso de lector; esto permitir al delegado leer sus mensajes, tareas y entradas de agenda y de contacto. Otorga acceso de lector, segn se ha definido anteriormente, ms acceso de autor y autorizacin para crear documentos; esto permitir al delegado crear y enviar mensajes, y crear tareas y entradas de agenda y de contacto en su nombre. Otorga acceso de lector y de autor y autorizacin para crear documentos, segn se

Opcin Leer cualquier documento

Leer y crear cualquier documento y enviar correo en su nombre

Leer, editar y crear cualquier documento, enviar correo

96

y activar Ausente de la oficina

ha definido anteriormente, ms acceso de editor; esto permitir al delegado editar tareas y entradas de agenda y de contacto en su nombre, as como marcar mensajes para su seguimiento y activar la notificacin Ausente de la oficina. Otorga acceso de lector, autor y editor y autorizacin para crear documentos, segn se ha definido anteriormente, ms autorizacin para eliminar cualquier documento, incluidos mensajes de correo, tareas y entradas de agenda y de contacto. Otorga acceso de lector, autor y editor y autorizacin para crear y eliminar documentos, segn se ha definido anteriormente, pero el delegado slo puede eliminar los documentos que ha creado para usted, no los que usted u otros usuarios han creado.

Leer, editar, crear y eliminar cualquier documento, enviar correo y activar Ausente de la oficina

Leer/crear cualquier documento, eliminar los documentos que hayan creado y enviar correo en su nombre

Haga clic en Agenda, Tareas y Contactos y, a continuacin, seleccione una opcin debajo

de Acceso. Opcin Leer cualquier entrada de agenda, tarea o contacto Descripcin Otorga acceso de lector; esto permitir al delegado leer todas sus tareas y entradas de agenda y de contacto. Otorga acceso de lector, segn se ha definido anteriormente, ms acceso de autor editor y autorizacin para crear y eliminar documentos; esto permitir al delegado crear, editar y eliminar tareas y entradas de agenda y de contacto.

Leer, crear, editar y eliminar cualquier entrada de agenda, tarea o contacto

Haga clic en Ninguno para que la persona o el grupo no dispongan de acceso a su correo.

5. Haga clic en Aceptar.

97

9. Apertura de la Agenda o de las Tareas de otra persona

Puede leer o editar la Agenda o las Tareas de otra persona si sta le ha dado el acceso adecuado. 1. Haga clic en Ms en la parte superior de la Agenda. 2. Haga clic en Abrir Agenda de. 3. En el campo Directorio, seleccione un directorio que contenga el nombre de la persona propietaria de la Agenda. 4. En el campo Buscar nombres que empiecen por, escriba las primeras letras del nombre de la persona tal y como aparece en el directorio. 5. Seleccione la persona en la lista de nombres y haga clic en Aceptar. 6. Para abrir las Tareas de la persona, haga clic en el icono de men situado junto al nombre de la persona en el encabezado de la Agenda y haga clic en Cambiar a Tareas. Consejo Para agregar accesos directos a la Agenda y las Tareas de otra persona en los mens desplegables de sus encabezados Agenda y Tareas, haga clic en Ms > Preferencias, haga clic en Acceso y delegacin, haga clic en Accesos directos a otros correos, especifique el nombre de la persona en el campo Crear accesos directos para abrir los archivos de correo de estas personas (o haga clic en la flecha desplegable situada junto al campo para seleccionar el nombre de la persona en un directorio) y haga clic en Aceptar.

10.

Asistente Fuera de la oficina

Utilice el servicio de notificaciones Ausente de la oficina para enviar una respuesta automtica a los mensajes entrantes mientras est ausente. La respuesta automtica informa a todos aquellos que le envan mensajes mientras est ausente de que usted se encuentra fuera y les comunica la fecha de su regreso. Para configurar las notificaciones Ausente de la oficina, primero debe especificar los parmetros de Ausente de la oficina, como las fechas de salida y de regreso y, a continuacin, debe activar el servicio de notificaciones Ausente de la oficina. Posteriormente, a su regreso, recibir un mensaje con un resumen de Ausente de la oficina que incluye una lista de los remitentes a los que el servicio de notificaciones ha enviado respuestas mientras estaba ausente.

a. Para activar la notificacin Ausente de la oficina

1. Si fuera necesario, abra el correo. 2. Encima de la lista de mensajes, haga clic en Ms > Ausente de la oficina.

98

3. Especifique las fechas de salida y de regreso. 4. (Opcional) Realice cualquiera de las operaciones siguientes: Tarea Descripcin Mantener libre en su planificacin del tiempo Desactive el campo No estoy disponible para libre el perodo de tiempo que va a estar asistir a reuniones. ausente para que otros puedan invitarle a reuniones Si no lo hace, el perodo de tiempo que est ausente aparecer como ocupado en su planificacin del tiempo libre y los dems usuarios vern que no est disponible para asistir a reuniones. Cambiar la notificacin estndar que se enva Realice cualquiera de las operaciones siguientes: mientras est ausente Edite el campo Asunto. Desactive el campo Incluir la fecha de regreso en el asunto. Edite el campo Texto adicional. Enviar una notificacin distinta a determinadas personas o dominios 1. Haga clic en Notificacin alternativa. 2. Especifique una o varias personas o dominios en el campo Para. Para seleccionar nombres de un directorio, haga clic en Para. 3. Edite el resto de la notificacin.

Permitir el envo de respuestas a mensajes Haga clic en Exclusiones y, a continuacin, enviados desde direcciones de Internet desactive No responder automticamente mensajes procedentes de direcciones de Internet. Consejo Para impedir el envo de respuestas a remitentes de correo no deseado, mantenga seleccionado este campo. Cancelar el envo de respuestas a determinadas Haga clic en Exclusiones y, a continuacin, personas o a las personas de un determinado especifique uno o varios nombres de personas o grupo grupos en el campo Enviado por. Para seleccionar nombres de un directorio, haga clic en Enviado por. Cancelar el envo de respuestas a los mensajes Haga clic en Exclusiones y, a continuacin, dirigidos a determinados grupos de los que especifique uno o varios nombres de grupos en forma parte el campo Con destino a. Para seleccionar nombres de un directorio, haga clic en Con destino a. Cancelar el envo de respuestas a los mensajes 1. Haga clic en Exclusiones.

99

cuyo asunto contenga ciertas frases

2. Especifique una frase en el campo Si el asunto del mensaje contiene cualquiera de estas frases literales. 3. Haga clic en Agregar frase. 4. Repita los pasos 2 y 3 para cada frase que desee agregar.

5. Haga clic en Activar y cerrar o, si ya ha activado la notificacin Ausente de la oficina, pero ha cambiado algunos parmetros de Ausente de la oficina, haga clic en Guardar y cerrar.

b. Para desactivar la notificacin Ausente de la oficina

Dependiendo de la configuracin del servidor de su organizacin, es posible que tenga que desactivar las notificaciones Ausente de la oficina manualmente despus de su regreso (aunque Notes deja de enviar respuestas Ausente de la oficina la fecha de regreso especificada). Si este es el caso, recibir diariamente recordatorios por correo electrnico. 1. Si fuera necesario, abra el correo. 2. Encima de la lista de mensajes, haga clic en Ms > Ausente de la oficina. 3. Haga clic en Desactivar y cerrar. Notas El servicio de notificaciones Ausente de la oficina enva solamente una respuesta automtica a cada persona que le enva correo mientras est ausente, independientemente del nmero de mensajes que dicha persona le enva durante ese perodo. El servicio de notificaciones no es un medio de difusin automtico; para recibir una respuesta automtica, una persona debe enviarle correo mientras est ausente. El servicio de notificaciones responde al correo slo durante el perodo de tiempo que usted especifica que va a estar ausente, y responde durante los fines de semana si estos forman parte de dicho perodo.

12.

Tareas

Utilice las Tareas para organizar sus tareas personales y planificar las tareas de grupo. En la lista de marcadores, haga clic en el marcador Tareas .

O bien, en el correo, haga clic en la flecha abajo situada junto al encabezado Correo y, a continuacin, haga clic en Cambiar a Tareas.

100

O bien, En la Pgina de Inicio, haga clic en el botn para crear una nueva Tarea:

en el bloque Tareas [To Do]

Esto crea una nueva Tarea sin abrir primero la aplicacin de Tareas [To Do] .

Es de suponer que ingresar informacin acerca de la Tarea y cuando termine, har clic en el botn de accin para grabar el documento. Para visualizar la nueva Tarea tendra que abrir aplicacin de Tareas [To Do] . Por ahora, slo haga clic en en la pestaa de la Nueva Tarea [New To Do] para cerrarla sin grabar en s el documento.

O bien, siga estos pasos para crear una tarea personal. 1. Haga clic en Nueva tarea, encima de la lista de tareas. 2. Escriba una breve descripcin en el campo Asunto. 3. (Opcional) Realice cualquiera de las operaciones siguientes: Especifique las fechas en los campos Fecha lmite e Inicio. Seleccione Se repite para repetir la tarea y, a continuacin, especifique las opciones de repeticin. Seleccione Notificarme para definir una alarma para la tarea y, a continuacin, defina las opciones de alarma. Para usar esta opcin, antes debe especificar una fecha lmite. Si ha otorgado a otras personas acceso a sus Tareas, pero no a su correo, seleccione Privada para impedir que lean la tarea. Las personas que tengan acceso a

101

sus Tareas pero no a su correo podrn ver las fechas de las tareas privadas, pero no podrn ver los detalles. Seleccione una prioridad en el campo Prioridad para ver un nmero (Mucha=1, Normal=2, Poca =3, Ninguna=sin nmero) junto al elemento en la lista de tareas. Seleccione o especifique un nombre de categora en el campo Categora. Puede ver las tareas ordenadas por categoras haciendo clic en Por categoras en la lista de tareas. Agregue la informacin adicional sobre la tarea, como, por ejemplo, texto o archivos anexos, en el campo Descripcin. 4. Haga clic en Guardar y cerrar.

Seccin 6 Sala de Juntas y Recursos

1. Descripcin
En nuestro servidor Domino, contamos con una aplicacin llamada Recursos, creada para planificar y reservar recursos fsicos como pueden ser las salas o material como proyectores, mouse inalmbrico, apuntados, entre otros.

2. Cmo crear una sede (Ciudad/Oficina)?

1. El primer paso es crear un site con el botn de New Site: 2. Creamos el Site sobre el cual se estarn haciendo las reservaciones, el site lo podemos relacionar a un site fsico (una oficina, una ciudad, etc).

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3. Si el autoreminder est habilitado, para hacer notificaciones con antelacin a los eventos, el siguiente mensaje aparecer:

3. Cmo crear un nuevo recurso (Sala de Juntas/Proyectores)?

1. Lo primero es crear un nuevo recurso:

2. Este recurso lo completamos con la informacin que mejor se adapte a los requerimientos de nuestra demostracin, es importante recordar que en el caso de crear salas, es importante definir la capacidad de la sala. Tambin es importante entenderle tipo de restricciones del dueo de la sala, podemos dejar abiertas la sala, o bien definir un responsable. Finalizando pulsamos Save and Close.

103

3. La pantalla informativa es desplegada:

4. Creamos tantos recursos sean necesarios

4.Cmo utilizar las salas de juntas y otros recursos en una reservacin?

Una vez creados los recursos, podemos ya utilizarlos como parte de de las invitaciones que generemos, el proceso para generar la invitacin es el mismo que se describi con anterioridad, la diferencia radica en el que incluimos ahora los recursos necesarios. En cuanto creamos la invitacin, podemos pulsar las opciones para la bsqueda de salas y de recursos:

Al momento de seleccionar Find Rooms, aparecer la siguiente pantalla, aqu podremos ver que sala y dispositivos cumplen con los requerimientos que estamos solicitando.

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En la bsqueda por tiempo libre ya aparecer el recurso como una opcin mas:

Cada vez que se enve una invitacin de este tipo en donde se incluye algn recurso, se nos preguntar si queremos que el Site sea aadido como nuestro Site preferido por omisin, esto es til cuando tenemos muchos Sites en nuestro ambiente, y posiblemente nosotros trabajamos en uno solo de ellos.

105

Al ser procesadas automticamente las invitaciones a los recursos, inmediatamente veremos su aceptacin en el buzn de la persona que esta generando la invitacin.

Seccin 7 Contactos
1. Descripcin
Puede usar los Contactos para guardar informacin sobre las personas o los grupos y para crear listas de distribucin. Tambin puede imprimir las entradas de contacto como etiquetas, e importarlas y exportarlas como vCards. Si guarda la direccin de la pgina Web de una persona, tambin podr visitar dicha pgina desde sus Contactos. El archivo de contactos es el archivo en el que se guardan todas las entradas de contacto. De forma predeterminada, se denomina names.nsf y se crea automticamente. Cuando se enva un mensaje a una persona, IBM Lotus Notes busca en el archivo de contactos (names.nsf) la direccin de correo de dicha persona. Puede crear un archivo de contactos nuevo y usarlo

106

en lugar de este archivo predeterminado. Tambin puede crear otros archivos de contactos adicionales.

2. Crear un contacto nuevo

1
2 Haga clic en la pestaa Inicio [Home]. Ahora abrir la aplicacin de Contactos [Contacts] .

Haga clic en el botn [Contacts] . 3 4

para abrir la aplicacin de Contactos

La aplicacin de Contactos [Contacts] .se abre. Haga clic en el botn de accin (Contacto [Contact] es el tipo de documento predeterminado o haga clic en la flecha para seleccionar otro tipo) para crear un nuevo Contacto. (En la versin Bsica, el botn se denomina Crear Contacto [New Contact].) Una forma de Nuevo Contacto [Contact] se abre.

Es de suponer que ingresar informacin acerca de la persona y cuando termine, har clic en el botn de accin para grabar el documento. Por ahora, slo haga clic en en la pestaa Nuevo Contacto [New Contact] para cerrarla sin grabar los cambios. 6
a.

Haga clic en en todas las pestaas de ventanas abiertas hasta que slo la pestaa de la ventana Inicio [Home] se muestre.

Crear un grupo nuevo

1. Desde la vista Grupos, haga clic en Nuevo grupo. 2. Asigne un nombre al grupo que describa la finalidad o el carcter de ste, por ejemplo, "Mis colaboradores".

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3. (Opcional) Escriba una descripcin del grupo. 4. Especifique los nombres de los miembros en el espacio destinado a tal efecto. Haga clic en el vnculo Miembros para seleccionar los nombres en un directorio. Separe unas entradas de otras pulsando Intro, o mediante una coma (,) o un punto y coma (;). 5. (Opcional) En Categora, especifique una o varias categoras o haga clic en el vnculo para seleccionarlas en la lista. 6. Haga clic en Guardar y cerrar. Consejo Para crear un grupo a partir de contactos existentes, seleccione los nombres y haga clic en Ms > Copiar en nuevo grupo.

3. Sincronizacin de los Contactos

El archivo de contactos (generalmente names.nsf) se guarda localmente en su equipo. No obstante, puede guardar una copia de sus Contactos en su archivo de correo y poder visualizarlos desde su acceso al correo electrnico va Internet o Web. A continuacin, para asegurarse de que la copia de su archivo de correo permanece al da con la de su equipo, debe sincronizar los dos archivos. Nota El hecho de guardar los Contactos en su archivo de correo afecta a la cuota de este.
a.

Por qu se deben sincronizar los Contactos

Adems, si utiliza tanto el cliente de correo IBM Lotus Domino Web Access como el cliente Lotus Notes, al sincronizar los Contactos desde el cliente Notes se asegurar de que las dos listas de contactos sean idnticas.

4. Activacin de la sincronizacin
Antes de sincronizar los Contactos, debe definir una preferencia que activa la sincronizacin.
1. 2. 3.

Desde cualquiera de las vistas de Contactos, haga clic en Ms > Preferencias. Active la opcin Activar "Sincronizar Contactos" en el Replicador. Haga clic en Aceptar.

a. Sincronizacin de los Contactos en la pgina de replicacin

1. Haga clic en Abrir > Replicacin. 2. Asegrese de que Sincronizar contactos est activado (debe haber una marca de

verificacin en la columna Activada).

3. Haga clic en Iniciar ahora.

O bien, podemos seguir estos pasos: 1. Abrimos la aplicacin de contactos desde el Home Page:

108

109

2. Desde la barra de acciones, pulsamos el botn de More y seleccionamos Preferences

Habilitamos el Sincronizar contacto en la barra del replicador.

110

3. Seleccionamos del Open List la aplicacin de Replication

4. Habilitemos la replicacin de los Contactos (Synchronize Contacts) y si as lo deseamos podemos pulsa el botn de Start Now, de esta manera los contratos se sincronizarn de manera inmediata.

5. Si entramos al correo a travs del navegador de Internet podremos ver los contactos ya sincronizados.

111

Seccin 8 - Replicacin
1. El qu, el porqu y el cmo de la replicacin
Al crear una copia en el modo desconectado (local) de cualquier aplicacin de Lotus Notes que utilice. Esta copia (o rplica) ser un duplicado de la aplicacin. Gracias a la replicacin, la rplica local y la aplicacin del servidor permanecen idnticas, ya que, aunque los cambios slo se efectan en una de estas aplicaciones, aparecen en ambas. La replicacin constituye una magnfica herramienta cuando se trabaja con documentos o aplicaciones de gran tamao, ya que una rplica local puede abrir los documentos y las vistas con mucha mayor rapidez que una aplicacin del servidor a travs de la red.

2. Usando la pgina de replicacin

La pgina de replicacin le permite gestionar la replicacin de todas las aplicaciones de Lotus Notes de su equipo. Si la utiliza, podr replicar una o varias aplicaciones con uno o varios servidores Lotus Domino y realizar otras tareas mientras se lleva a cabo dicho proceso. La pgina de replicacin muestra los parmetros de la ubicacin actual, entre los que se encuentran los siguientes:

Una entrada para cada elemento (entrada de aplicacin) o grupo de elementos (entrada de carpeta) que se van a replicar. Cada entrada consiste en una lnea en la pgina de replicacin. Las entradas determinan el orden en que se replican las aplicaciones. Puede arrastrar y disponer las entradas en una secuencia distinta para que se replique en un orden diferente, y tambin puede eliminar las entradas para que las aplicaciones dejen de replicarse. Otras formas de replicacin; por ejemplo, puede asignar a ciertas aplicaciones prioridad alta para que se repliquen con ms frecuencia.

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Botones para especificar una programacin para la ubicacin actual, para elegir opciones especficas de la aplicacin para cada entrada, de manera que cada aplicacin se replique de forma diferente, y para definir algunos parmetros predeterminados para todas las aplicaciones. Un rea que muestra el progreso de cada entrada de la lista durante la replicacin y el estado de cada entrada despus de realizada sta. Un men desplegable para modificar el aspecto de la pgina de replicacin.

3. Comprobacin del progreso y los resultados de la replicacin

Durante la replicacin, el rea situada en la parte inferior de la pgina de replicacin muestra la aplicacin que se est replicando y el nmero de actualizaciones que se han replicado. Si desea informacin sobre el uso de los botones Siguiente y Detener durante la replicacin, consulte Replicacin en segundo plano. Una vez concluida la replicacin, la pgina de replicacin muestra las estadsticas de cada entrada en la columna Resumen; por ejemplo, el servidor con el que se ha replicado y la fecha y la hora de la replicacin. En las ubicaciones de acceso telefnico, esta columna tambin muestra informacin sobre los intentos de llamada.

4. Creando una replicacin programada

Previamente debemos verificar que se encuentre activa la opcin de Mens Avanzados dentro del Men Ver:

113

1. 2. 3. 4.

Seleccionamos la base de datos de la cual deseamos crear una rplica. Damos un click derecho sobre ella. Seleccionamos la opcin Rplica Posteriormente, Nueva Rplica

5. En la nueva ventana del cuadro de dilogo que se abre configuraremos las opciones de
Replicacin.

114

o o o o

En ella se describe el nombre de la aplicacin a Replicar la ubicacin en dnde se crear la rplica la ruta dnde se almacenar sus configuraciones avanzadas Codificacin de una rplica local para que nadie excepto el dueo del

archivo pueda acceder a la informacin Crear el ndice de bsqueda para obtener mejores resultados en la peticin de bsqueda Copiar los controles de acceso de seguridad para que ninguna persona no autoriza acceda a la aplicacin Crear inmediatamente la rplica de la base de datos sin esperar hasta la prxima replicacin

Nota: Usualmente para las rplicas de las aplicaciones de RSM (excepto nuestro directorio) no tenemos que cambiar nada en las opciones de replicacin.

5. Fijando las opciones de la replicacin

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En el botn de principalmente se establecern, si es necesario cambiar la configuracin que ya se tiene desde la ubicacin en uso, los parmetros de programacin para la rplica qu creemos, es decir, Cul ser el intervalo de tiempo para enviar y recibir documentos?:

Debemos activar la replicacin programada y confirmar su intervalo presionando el botn al lado para ms opciones Se abrir una ventana en la qu podemos confirmar en qu horario, cada cuntos minutos se realizar la rplica as como los das de la semana que est disponible. Nota: La siguiente pantalla es una sugerencia de configuracin para sus rplicas de aplicaciones de Lotus Notes.

116

Debemos presionar OK en las ventanas mencionadas anteriormente y en ese momento comenzar con la creacin de la rplica y quedarn guardados los parmetros que se configuraron. Ver en la pgina de replicacin el inicio del proceso similar al siguiente:

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Seccin 9- Mensajera instantnea

1. Uso del Cliente Sametime dentro del Cliente Notes
Puede usar la mensajera instantnea de Notes para saber cules de sus compaeros de trabajo estn conectados y para mantener sesiones de conversacin con ellos. Una sesin de conversacin puede mantenerse con una persona (una conversacin) o con varias personas (una reunin instantnea). 1. Abra su cliente Lotus Notes, expanda el side bar y abr el cliente Notes, En el botn que est Offline, plselo, selecciones Log In y entre como As Available.

En la pantalla de Login puede seleccionar si desea o no que automticamente se haga el Login:

118

Puede Buscar o aadir personas a su lista de Sametime, incluso, puede buscar a personas sin tenerla en su lista de contactos, para hacer una bsqueda, en la ventana de Find a Name, empiece a teclear un nombre de los usuarios que haya dado de alta.

Una vez que encontr a la persona, la selecciona y puede iniciar un Chat con dicha persona.

119

120

2. Otra manera es agregar al contacto a su lista de contactos, pulse el botn para aadir contactos:

Teclee el nombre en el campo requerido y presiones Lookup.

Si existe el usuario o coincidencias del usuario, aparecer, pulse Add para aadirlo a su lista de contactos.

121

En cuanto se aada el usuario a tu lista de usuarios, aparecer directamente en tu lista de contactos.

Cada usuario, este o no en tu lista de contactos se ver reflejado su status en el sistema de Lotus Notes (Inbox, Vistas de Correos, Agenda, etc.)

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No es necesario para poder iniciar una conversacin entrar al rea de Sametime dentro del side bar, desde el mismo correo electrnico se puede iniciar el Chat. Seleccione el botn de Chat.

O bien pulsando el botn derecho de un correo, seleccionar en el submeno el tema de Chat.

Puede de manera sencilla ver la historia de todos su Chat, pulsando el botn derecho, seleccionamos la opcin de Chat History .

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Una vez abierta la opcin del histrico, vemos todas las conversaciones que hemos tenido.

2. Personalizacin de los mensajes de estado de conexin

Es posible personalizar el mensaje de estado de conexin que aparece cuando los usuarios sealan su nombre en la lista de contactos de mensajera instantnea. Tambin puede editar el mensaje para su estado de conexin actual haciendo clic en la seccin de mensajera instantnea de la barra de estado y, a continuacin, seleccionando Editar mensaje de estado actual. Siga estos pasos para crear nuevos mensajes predeterminados de estado de la conexin: 1. Haga clic en Archivo > Preferencias. 2. Haga clic en Usuario. 3. Haga clic en el signo ms situado junto a Mensajera instantnea y, a continuacin, haga clic en Estado. 4. Edite los mensajes de estado predeterminados seleccionndolos en el men desplegable o escriba nuevos mensajes. Se pueden almacenar hasta cinco mensajes distintos para cada uno de los estados de conexin. 5. (Opcional) Active o desactive las opciones correspondientes a Editar el mensaje siempre. Si selecciona estas opciones, cada vez que cambie su estado de conexin se le preguntar si desea seleccionar o crear un nuevo mensaje de estado de conexin. 6. Haga clic en Aceptar.

3. Configuracin de avisos de llegada de mensajes instantneos e invitaciones

Lotus Notes puede notificarle la llegada de mensajes de conversacin o de invitaciones a

124

reuniones instantneas. Esta funcin resulta de gran utilidad si, por ejemplo, tiene varias ventanas activas en su pantalla que le impiden darse cuenta de la llegada de mensajes instantneos, o si en el momento de la llegada de los mensajes no est delante de la pantalla. Notes puede notificar la llegada de mensajes de tres formas:

Situando los nuevos mensajes delante de todas las ventanas activas Haciendo que las ventanas de los mensajes nuevos parpadeen Emitiendo un sonido cuando llega el mensaje

Nota Si lo desea, puede elegir varios mtodos de notificacin simultneos. Para configurar los avisos, siga estos pasos: 1. Haga clic en Archivo > Preferencias. 2. Haga clic en Usuario. 3. Haga clic en el signo ms situado junto a Mensajera instantnea y, a continuacin, haga clic en Opciones. 4. En Parmetros de alerta, elija el modo en que desea que se le notifique la llegada de mensajes o invitaciones:

Active o desactive Situar la ventana del mensaje en primer trmino. Si selecciona esta opcin y est escribiendo en otro programa, el texto podra aparecer en la nueva ventana de conversacin en el momento de recibir los mensajes instantneos. Este texto no se enviar a menos que haga clic en Enviar o pulse Intro. Active o desactive Mostrar la ventana del mensaje parpadeando. Active o desactive Reproducir un sonido. Puede usar el sonido predeterminado hacer clic en Examinar para seleccionar otro.

5. En Transcripciones de conversacin, active o desactive Agregar marca de fecha y hora al mensaje. Tenga en cuenta que esta opcin no afecta las transcripciones guardadas de mensajes o invitaciones. Las transcripciones guardadas siempre incluyen marcas de fecha y hora. 6. En Guardar las transcripciones automticamente al cerrar la ventana de conversacin, seleccione una opcin (Siempre, Nunca, Preguntar siempre). 7. Haga clic en Aceptar.

Seccin 10 Aplicaciones en Lotus Notes

1. Cmo abrir una aplicacin?
Para acceder a una aplicacin de Lotus Notes podemos hacerlo desde el men Archivo Abrir Aplicacin. Tambin por medio del atajo Ctrl + A. Se abre el cuadro de dilogo siguiente:

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Para agregar la aplicacin que requiera debe saber previamente el servidor dnde se aloja as como la carpeta contenedora, una vez localizada presione abrir; de lo contrario puede usar la bsqueda de aplicaciones. Es importante conocer que la palabra "Aplicacin" reemplaza ahora a "Base de Datos" en esta versin de Notes, sin embargo por lo dems no hay diferencia entre lo que una vez fue una base de datos y lo que es ahora una aplicacin. Una mejora interesante es la presentacin del cuadro de dilogo Abrir, que sustituye a la antigua etiqueta "Local" por "En Mi PC" y tiene un botn para subir a la carpeta principal:

2. Bsqueda de Aplicaciones
Puede buscar las aplicaciones que usted requiera utilizar si conoce el nombre o palabra clave del ttulo. Utilice el siguiente atajo dentro del botn :

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En la pantalla que nos abre ingresaremos la palabra clave de la aplicacin que deseamos encontrar, para el caso de ejemplo se utiliz Biblioteca, posteriormente presionamos el botn Buscar. En los resultados encontr a Biblioteca Electrnica como coincidencia de bsqueda, si es la aplicacin que deseamos abrir slo debemos dar doble click sobre el icono del libro para que se agregue a su Lotus Notes.

3. Cmo enviar en formato de liga (link) documentos o aplicaciones en Lotus Notes?

Puede explotar el concepto de Links, en lugar de bajar el archivo, salvarlo de manera local y reenviarlo, puede directamente reenviar el documento ya sea a traves de Links as como con un forward sencillo, probaremos primero el envo de un documento como Link, esto nos ahorra ancho de banda y espacio en disco.

Seleccione uno o varios documentos de la aplicacin:

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2. En el men de Edit, seleccione Copy Document Link

3. Genere un nuevo correo:

4. Ya en el cuerpo del correo, pulse: Edit-Paste, y el link especial ser pegado, puede enviar el correo a continuacin.

5. Otra manera de enviar la informacin es abrir el documento de la base de datos, seleccionar el Menu Actions->Forward:

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6. Automticamente se crea un nuevo correo que usted puede enviar.

7. Otra manera de enviar documentos, es seleccionado la opcin especial de copy as table, de nueva cuenta dentro de la aplicacin, seleccione todos los documentos:

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8. Seleccione del Menu Edit-Copy As-Table

9. Genere un nuevo correo y en el cuerpo haga un paste y envelo:

10. Si hace clic en cualquiera de las ligas lo llevar automticamente a la aplicacin, no fue necesario descargar los documentos para hacerles un reenvo. En los casos de las ligas,

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solo se agreg un pequeo apuntador, en el caso del reenvo/forward si se adjunt el documento por la red y se almaceno en el buzn.

Seccin 11 Acceso va Web al correo electrnico

1. Acceso al Domino Web Access / iNotes
1. En ste nuevo servidor contaremos con una direccin web genrica en la cualquier usuario de RSM pueda ingresar con mayor facilidad gracias a la incorporacin de un portal de Bienvenida en el que se indican los datos de usuario y contrasea y se re direccione a la cuenta del usuario. La direccin que debern ingresar en sus navegadores de Internet (se recomienda Internet explorer o Mozilla Firefox) es: correo01.rsmi.com.mx 2. Una vez que ingresen a ste sitio se les pedir que proporcionen sus datos de identificacin; el usuario ser su correo electrnico externo y la contrasea de acceso web. a. Cabe mencionar que la contrasea web es independiente de la que ustedes reasignen a su ID de Lotus. b. Estos datos son nicamente para el acceso web. c. El portal de acceso tiene un aspecto similar al que se muestra a continuacin:

3. Si los datos fueron validados correctamente el aspecto de su acceso web tendr una presentacin del correo similar a la siguiente:

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2. Acceso Web Ultraligero

Si en alguna ocasin la red a la que est conectada es muy lenta o tiene problemas para acceder a su cuenta va Internet puede utilizar el modo ultraligero de modo que consuma al mnimo recursos. 1. Ingresar a correo01.rsmi.com.mx desde un navegador de internet 2. Teclear Usuario y contrasea del acceso web.

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3. Inmediatamente despus Seleccionar la opcin Personal Options (Debe hacerse rpidamente o ingresaremos a modo completo del acceso web)

4. Elegir Ultra-light mode de la opcin Default View y presionar Submit

Cuando desee re establecer a su modo completo de acceso debe ajustar nuevamente la configuracin.

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3. Limpiar informacin privada al finalizar sesin Web

Es importante que cuidemos de nuestra informacin privada. Cuando se ingresa va Internet al portal de correo electrnico si no tenemos precaucin puede quedar a disposicin de usuarios malintencionados nuestros documentos, por tal motivo es importante que siempre finalicemos sesin a partir de los siguientes pasos: 1. Presionar el botn de Finalizar sesin desde el portal web. 2. Nos presenta la siguiente pgina

3. Debe activar Fin de sesin para equipos compartidos o usuarios de accesos pblicos a Internet

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4. Confirmar que se encuentre seleccionada la opcin Seguro: Eliminar todos los rastros de mi uso personal de esta aplicacin y las pginas Web de este equipo, pero conservar los elementos del programa (se agilizar mucho el acceso para el prximo usuario). 5. Presionar Aceptar 6. Nos confirmar que se ha eliminado la informacin temporal con xito:

4. Cambiar contrasea de acceso web

1. Debemos estar dentro de nuestro portal de correo electrnico en Internet (correo01.rsmi.com.mx) y previamente autentificados. 2. En el men Preferencias 3. Seleccionamos en el costado izquierdo la opcin Seguridad 4. En la seccin de Cambio de la contrasea de Internet 5. Presionamos el botn Cambiar

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6. Antes de continuar, puede que nos alerte que estn bloqueadas las ventanas emergente o que requerimos instalar algn complemento para el sitio web. Es importante permitir cualquiera de las dos opciones y repetir los pasos hasta este punto. 7. La ventana que se abre es como la siguiente:

8. En ella se los solicita la contrasea actual y dos veces la nueva cotrasea 9. Esta contrasea debemos asegurarnos que cumpla con los requisitos de una contrasea robusta para no arriesgar nuestra informacin. 10. Podemos presionar Aceptar. 11. Se enviar la confirmacin de cambio de la contrasea de acceso va Internet.

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Anexos
A. Teclas de acceso rpido
Esta tabla lista las teclas de acceso rpido ms comnmente utilizadas:

Funcionan en cualquier parte Ctrl+A [Ctrl+O] Ctrl+M Esc F1 Alt+B Ctrl+Shift+L Ctrl+E Abre una base de datos Notes.

Crea un nuevo Correo. Cierra un documento, vista o caja de dilogo. Despliega la ayuda sensitiva al contexto (generalmente). Expande el botn Abrir [Open]. Despliega una lista de todas las teclas de acceso rpido. Selecciona todos los documentos en una vista o todo el texto en un campo. El botn predeterminado del mouse para hacer clic y dobleclic. Un clic abre una base de datos desde la barra de Marcadores. El doble-clic abre un documento (o selecciona una palabra en modo de edicin). Abre un men rpido para el objeto seleccionado; con dobleclic (si est configurado como una preferencia del usuario) funciona igual que la tecla Esc. Se desconecta de todos los Servidores Notes inmediatamente. (Haga esto cuando deje su escritorio de manera que nadie ms se haga pasar por Ud.) Abre una caja de propiedades del objeto, por ejemplo las propiedades de Texto.

Botn izquierdo del mouse

Botn derecho del mouse Ctrl+F5

Alt+Enter

Equivalentes de la Barra de Navegacin (funcionan casi en cualquier parte) Ctrl+Home Ctrl+End Lo lleva al inicio de una vista o documento. Lo lleva al final de una vista o documento.

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Equivalentes de la Barra de Navegacin (funcionan casi en cualquier parte) Ctrl+Break Interrumpe muchas de las acciones del Servidor Domino que aparentemente han bloqueado Notes. Refresca el espacio de trabajo heredado, la vista o el documento.

F9

Funcionan Slo en una Vista Insert Enter Backspace Cambia un documento como ledo o no ledo. Enter abre el documento seleccionado en una vista; Enter nuevamente abre el siguiente documento en la vista sin regresar a la vista. Backspace abre el anterior. No funciona si la aplicacin abre el documento en modo de Edicin cuando los abre (p.ej. Libreta [Notebook]). Ctrl+E Abre el documento seleccionado en la vista en modo de Edicin (suponiendo que Ud. sea el Autor del documento).

Funcionan Slo en Documentos en Modo de Edicin Ctrl+Derecha/Iz quierda End/Home Mueve el punto de insercin una palabra a la vez.

Mueve el punto de insercin al final o al principio de la lnea.

Shift+End Ctrl+G [Ctrl+S] Ctrl+T, Ctrl+F [Ctrl+K, Ctrl+J] Ctrl+S, Ctrl+U, Ctrl+N, Ctrl+O [Ctrl+U, Ctrl+I, Ctrl+B, Ctrl+T]

Selecciona una lnea entera de texto. Graba el documento mientras est en modo de edicin.

Para los campos de Texto Enriquecido, abre la caja de dilogo de Tipo de Letra y de Prrafo. Asigna los atributos de tipo de letra subrayada, itlica, negrita y normal, respectivamente.

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Funcionan Slo en Documentos en Modo de Edicin F2/Shift+F2 Agrande o reduce el tamao de letra del texto seleccionado en un campo de Texto Enriquecido [Rich Text].

F8/Shift+F8

Sangra el prrafo.

B. Manual de Instalacin de la versin 8.5.2 (Full/Standard/Completa) de Lotus Notes

1. Ejecutar el instalador del cliente en Espaol (El nombre del ejecutable puede variar).

2. Se abre el asistente para la instalacin. 3. Seleccionaremos la segunda opcin para descompactar archivar en una carpeta de Windows:

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4. Pulsar Siguiente en el botn del Wizard de instalacin. 5. Descompactar los archivos de instalacin en la ruta especificada anteriormente

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6. Pulsar Next en el inicio de la instalacin.

7. Aceptar los trminos de licenciamiento y pulsa Next. Introducir el nombre y organizacin bajo el cual estar registrada la licencia y pulsar Next (realizar la instalacin para un solo usuario, NO multiusuario). 8. Seleccionar el directorio de Instalacin del Cliente Notes (C:\Lotus\Notes) y el directorio de instalacin del directorio de datos (C:\Lotus\Notes\Data) y pulsar Next. 9. Seleccionar los componentes a incluir en el cliente Notes y Pulsar Next.

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10. Seleccionar si se desea o no hacer el cliente Notes el programa por default para correo, calendario y contactos y pulsar Install.

11. Tambin podemos probar la opcin de iniciar algunos elementos de Notes al iniciar sesin en Windows para que inicie ms rpido la aplicacin. 12. Una vez finalizada la instalacin presionamos el botn Finish.

C. Configurar Lotus Notes 8.5

1. Ejecute el cono de Lotus Notes 8.5 desde el escritorio de Windows. 2. Pulse Next en la pantalla de bienvenida.

3. Escriba el nombre del usuario de Lotus Notes (Tal y como aparece en el servidor) y el Servidor al cual se van a conectar, recuerde que el nombre del servidor est en formato cannico, correo01/RSMi Mexico y pulse Next. 4. Solicitar la informacin para conectarse al servidor correo01/RSMi Mxico

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5. Debe seleccionar la conexin TCPIP 6. El hostname/IP es correo01.rsmi.com.mx 7. Introduzca la contrasea del usuario, en caso de que el ID an se encuentre en el servidor.

8. Puede que tenga que proporcionar la ruta manualmente en donde se encuentra el Lotus ID File del usuario. (Por lo general DATA) 9. No seleccione nada en la parte de servicios adicionales.

10. La configuracin del cliente ha finalizado con xito.

11. Proceda de nueva cuenta a abrir el cliente Lotus Notes, como podr ver los dalogos ya se encuentran en Espaol. Introduzca la contrasea y pulse Iniciar Sesin.

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12. Una vez dentro de su cliente Lotus Notes debemos verificar los siguientes parmetros 13. Iniciamos el cliente Lotus Notes, una vez iniciado el proceso abrimos la aplicacin de contactos

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12. Una vez abierta la aplicacin, pulsamos en el lado izquierdo la opcin de Advanced:

13. Ya abiertas las opciones dentro de Advanced, pulsamos el Item de Locations, las Locations, son las ubicaciones que nos van a decir de qu manera nos vamos a conectar a un servidor de Domino, con que usuario, si la base de datos de correo estar de manera local o en el servidor, cada cuanto vamos a estar replicando la informacin entre el servidor y cliente local entre otras cosas, en esta ocasin estaremos creando una Location nueva para uno de los usuarios que acabamos de crear

14. En la ubicacin que usaremos (Preferentemente la llama Conectado) 15. En la primera pestaa verificamos que haga referencia al correo electrnico del usuario

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14. En la pestaa de Servidores debe estar especificado el servidor correo01/RSMiMexico

15. En los puertos slo debe estar habilitado TCPIP

16. En la seccin de Correo debemos trabajar a modo Local (debe coincidir la ruta del archivo creado para la rplica de la aplicacin de correo con la que usemos en el perfil de ubicacin) Note tambin que el dominio de correo es RSMiMexico

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17. En la pestaa de replicacin hay que activar y configurar los parmetros para que replique en el intervalo especificado:

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18. En la pestaa de Avanzada.. hay que indicar la ruta del ID correspondiente al usuario:

19. Para que no aparezcan alertas de seguridad como la siguiente:

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20. En el men de Archivo Seguridad Seguridad del Usuario- Acciones de Otros

21. Hay que marcar todas las opciones para Default y No Signature 22. Nos confirmar el cambio

D. Instalando Lotus Traveler en iPhone

I.

Descripcin
Abrimos Safari

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Escribimos la direccin: http://correo01.rsmi.com.mx/servlet/traveler

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http://correo01.rsmi.com.mx/servlet/traveler

II. 1. 2.

Tenemos que introducir los datos de acceso como en webmail o inotes: Nombre de usuario: Usuario notes para web (correo electrnico externo: user@rsmi.com.mx) password: password de internet.

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III.

Nos aparece una pgina donde nos indica que lotus traveler est disponible.

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IV.

Pulsamos en Configure su Apple iPhone/ipod Touch

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V.

Nos pide el nombre de usuario (el mismo que utilizamos para acceso web) y la direccin de email de internet

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user@rsmi.com.mx

user@rsmi.com.mx

VI.

Nos aparece el perfil de Lotus Traveler para Exchange. Pulsamos es Instalar.

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VII.

En el mensaje de seguridad pulsamos en Instalar

VIII.

Nos solicita los datos de acceso. De nuevo ponemos nuesto nombre de usuario o direccion de internet y nuestro password de internet

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user@rsmi.com.mx

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IX.

Una vez finalizado pulsamos en Salir

E. Configuraciones Cuentas de IBM Lotus Notes Traveler en Iphone/Ipad

1. Mail
Pulsamos en mail

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Comenzar la replicacin de nuestro buzn y podemos observar nuestras carpetas. nota: Aconsejo utilizar una conexin WIFI, la primera vez.

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Ya podemos utilizar nuestro correo desde el iPhone.

2. Contactos
Hay que diferenciar los 3 tipos de contactos que nos encontraremos: 1.- Contactos en mi iPhone: Son los contactos propios del iPhone. 2.- Contacts (IBM Lotus Notes Traveler). son los contactos que tenermos sincronizados de nuestra libreta local al buzn de correo. 3.- Direcciones de IBM lotus Notes. Son los contactos del directorio de nuestra empresa.

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En contacts, se irn actualizando segn se vaya replicando.

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Listn de la empresa Pulse en Direcciones de IBM Lotus Notes

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Podemos buscar a compaeros de trabajo. Esta opcin se conecta por 3g o por wifi para buscar.

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3. Ajustes Generales.
Pulsamos en Ajustes

Pulsamos en Mail, contactos, calendarios

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Pulsamos en IBM Lotus Notes Traveler for...

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En esta pantalla podemos configurar las siguientes opciones:

Activar /Desactivar la Sincronizacin de Mail. Activar /Desactivar la Sincronizacin Contactos. Activar /Desactivar la Sincronizacin de Calendario. Activar /Desactivar la configuracin de Antigedad de los correos. Activar /Desactivar la Sincronizacin de Carpetas de Mail.

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Pulsamos en Carpetas en Mail Nos aparece todas nuestras carpetas. Haciendo click sobre el nombre, podemos activar/desactivar que se repliquen los correos que estn en la carpeta.

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Pulsando en Das de Mail, podemos configurar la antigedad de los correos

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4.

Configurando el mtodo de replicacin

Por defecto se utiliza el mtodo Push Pulsamos en Obtener Datos

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Podemos configurar el tiempo o bien seleccionar Manualmente

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Pulsamos en Avanzadas Pulsamos en Push

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Seleccionamos la frecuencia.

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5.

Calendario
Pulse en Mail, contactos, calendarios

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En la parte inferior aparece las opciones del calendario Pulse en Sincr.

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Seleccione la opcin de sincronizacin

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