ACADEMIA DE ADMINISTRARE PUBLIC DE PE LNG PREEDINTELE REPUBLICII MOLDOVA Catedra Tehnologii Informaionale Aplicate

REFERAT:

Sisteme destinate activitii de birotic (Office Automation Systems - OAS)

Masterandul gr. 128 MP, Nadejda SCRIPNIC Coordonator tiinific: dr. hab., confereniar universitar Florentin Paladi

Chiinu, 2012

INTRODUCERE Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (TI) i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde:
ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale utilizate n cadrul

firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor;

software-ul necesar procesrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul organizaiei; procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a

informaiilor;
platforma hardware necesar prelucrrii datelor informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat astfel nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori:
factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i

tehnologii de fabricaie. Alturi de definirea strategiei de afaceri este necesar definirea strategiei sistemului informatic i aceasta deoarece:
sistemul informatic susine managerii, prin informaiile furnizate, n conducerea i

controlul activitii n vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizaiei;

sistemele informatice sunt deschise i flexibile adaptndu-se permanent cerinelor

impuse de mediul dinamic n care opereaz firma;

promovarea soluiilor TI susine organizaia n consolidarea i dezvoltarea afacerii (ex.: comerul electronic, e-banking etc); sistemul informatic ofer informaiile necesare controlului ndeplinirii i adaptrii

planurilor operaionale i strategice ale organizaiei;

organizaia trebuie s cunoasc i s controleze riscurile legate de implementarea noilor

tehnologii i adaptarea sistemului informatic la noile cerine; stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza

 caracteristicile i performanele hard i soft ale componentelor ce urmeaz a se

achiziiona i ce metodologii urmeaz s se utilizeze n dezvoltarea sistemului. Analiznd structura sistemului informatic global al unei organizaii putem realiza urmatoarele clasificri legate de componentele acestuia: Dup aria de cuprindere: Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: o Subsistemul contabilitatii o Subsistemul productiei o Subsistemul cercetarii o Subsistemul comercial o Subsistemul resurselor umane Subsisteme interorganizationale concepute sa asigure fluxuri informationale ntre: o Organizatie si partenerii sai (furnizori, clienti, banca etc). Ex: e- banking, comert electronic etc. o "Firma mama" si subdiviziunile sale organizatorice. n functie de natura activitatilor sustinute: Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) care cuprind: o Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management Information Systems) o Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) o Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information Systems) Sisteme destinate nivelului operational care cuprind: o Sisteme destinate activitatii de birou (OAS - Office Automation Systems) o Sisteme pentru procesarea tranzactiilor (TPS - Transaction Processing Systems) o Sisteme pentru controlul proceselor (PCS - Process Control Systems) Sisteme destinate gestiunii cunoasterii (KWS - Knowledge Work Systems) Sistemele pentru procesarea tranzactiilor (TPS) sunt specializate n preluarea, stocarea si prelucrarea datelor corespunzatoare tranzactiilor zilnice, de rutina asigurnd actualizarea curenta a bazei de date. Se particularizeaza prin caracterul repetitiv al prelucrarilor si complexitatea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate; Sunt destinate activitatilor curente desfasurate n compartimentele functionale ale organizatiei; Sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele functionale.

Sisteme destinate activitii de birotic (Office Automation Systems - OAS) Automatizarea birourilor destinate n special personalului implicat n procesul prelucrrii informaionale (contabili, funcionari, secretari) dar i managerilor, rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca si transmite informatie utiliznd mijloace TI. n aceast categorie putem cuprinde: Procesoare de texte; Procesoare de tabele; Sisteme de pot electronic. PROCESOARE DE TEXTE Un procesor de text, sau un sistem de pregtire a documentelor, este o aplicaie software folosit pentru producerea (nelegnd prin aceasta: compoziie, editare, aezare n pagin sau formatare, eventual i tiprire) de orice tip de material destinat tipririi. Procesoarele de text descind din primele unelte de formatare (de aezare n pagin) a textului, unelte numite uneori i unelte de aliniat text, de la singura lor funcie pe care o puteau ndeplini. Procesarea textului a fost una din primele utilizri a calculatoarelor n productivitatea de birou.

Sistemul Windows pune la dispozitia utilizatorului cteva aplicatii simple si de larga utilitate. n folderol Programs se gaseste grupul de aplicatii Accessories, n cadrul caruia apar programe precum NotePad, WordPad, Paint, Calculator etc.

EDITORUL DE TEXTE SCURTE NotePad NotePad este o aplicatie destinata nregistrarii de texte scurte, fara pretentii de aspect si grafica, cu rolul de notite. Aceste notite sunt documente de dimensiuni reduse si pot fi recunoscute de orice sistemde operare, deoarece informatia textului reprezinta siruri de caractere codificate ACII. Aplicatia reprezinta in sine un editor elementar de texte. Rezultatul aplicatiei este un fisier text care primeste automat extensia.txt.

Fereastra NotePad este o fereatra simpla ce contine cateva din elementele fundamentale ale unei ferestre:

Bara de titlu ~ include numele aplicatiei, meniul de control (care contine comenzi cum ar fi Move, Size, Minimize si Close) si butoanele de minimizare, maximizare si inchidere;

Bara de meniuri ~ este una dintre cele mai simple, continand doar patru meniuri, si anume: meniul File ~ New ~ pentru crearea unui nou blocnotes de tip NotePad ~ Open ~ pentru a deschide un notepad creat anterior ~ Save ~ pentru a salva modificarile dintr-un blocnotes

~ Save As ~ pentru a salva fisierul ~ Page Setup ~ pentru a modifica configuratia paginii ~ Print ~ pentru a tiparii blocnotes-ul

~ Exit ~ pentru a iesi din aplicatie meniul Edit ~ Undo ~ pentru a revenii la pasul anterior, la modificarea anterioara ~ Cut ~ pentru a decupa o portiune de text ~ Copy ~ pentru a copia o portiune de text ~ Paste ~ pentru a lipi o portiune de text ~ Delete ~ pentru a sterge o portiune de text ~ Select All ~ pentru a selecta tot continutul textului ~ Time/Date ~ pentru a introduce in text data si ora ~ Word Wrap ~ pentru a afisa bara de defilare orizontala ~ Set Font ~ pentru a modifica fontul, stilul si dimensiunea caracterelor

meniul Search ~ Find ~pentru a cauta un cuvant in interiorul textului

~ Find Next meniul Help ~ Help Topics pentru a lansa asistentul Office

Operatiile pe care le permite aceasta aplicatie sunt: Introducerea de text de la tastatura in timp ce cursorul avanseza pe rand, apasand ENTER se trece la randul urmator Deplasari in text se fac cu ajutorul mouse-ului sau cu tastatura utilizand tastele sageti Selectarea unei portiuni de text Stergerea unei portiuni de text Copierea si mutarea unei portiuni de text Cautarea si localizarea unui grup de caractere Salvarea modificarilor facute si salvarea intregului document Tiparirea textului Modificarea fontului, stilului si dimensiunii caracterelor Toate aceste operatii se realizeaza utilizand aceleasi metode ca si n Microsoft Word. EDITORUL WordPad WordPad este un editor de texte mai simplu decat Microsoft Word, el oferindu-ne posibilitatea de a realiza mai putine operatii decat cu Microsoft Word, fiind in acelasi timp mai complex decat NotePad, (procesorul de texte scurte).

Fereastra WordPad este o fereastra obisnuita, mai complexa decat fereastra NotePad, ce contine urmatoarele elemente:

Bara de titlu : afiseaza titlul ferestrei care include numele programului si numele fisierului activ, butonul inchidere. meniului de control si butoanele de minimizare, maximizare si

Bara cu meniuri: contine principalele comenzi pe care le putem tansmite aplicatiei WordPad, cand executam clic pe una dintre aceste categorii principale este afisata lista sa de comenzi astfel incat putem selecta o comanda sau desfasura un submeniu din acea lista meniul File ~ New ~ pentru deschiderea unui document nou ~ Open ~ pentru deschiderea unui document creat anterior ~ Save ~ pentru salvarea modificarilor facute ~ Save As ~ pentru salvarea unui document nou creat ~ Print ~ pentru tiparirea paginilor

~ Print Preview ~ pentru previzualizarea documentului ~ Send ~ pentru trimiterea textului in diferite locatii

~ Exit ~ pentru inchiderea aplicatiei meniul Edit ~ Undo ~ pentru anularea ultimei comenzi ~ Cut ~ pentru decuparea unei portiuni de text ~ Copy ~ pentru copierea unei portiuni de text ~ Paste ~ pentru alipirea unei portiuni de de text ~ Clear ~ pentru a sterge caracterele selectate ~ Select All ~ pentru a selecta tot textul ~ Find ~ pentru a cauta cuvinte sau expresii in cadrul textului ~ Replace ~ pentru a inlocui niste cuvinte cu alte cuvinte ~ Lincks ~ pentru a face legaturi ~ Object Properties ~

~ Object ~ meniul View ~ Toolbar ~ pentru a afisa barele cu instrumente ~ Format Bar ~ pentru a afisa bara cu instrumente de formatare ~ Rules ~ ~ Status Bar ~

~ Options ~ meniul Insert ~ Date/Time ~ pentru a introduce data si ora

~ Objects ~ pentru a insera obiecte

meniul Format ~ Font ~ pentru a formata caracterele ~ Bullet Style ~ pentru a introduc semne speciale ~ Paragraph ~ pentru a face modificari asupra randurilor ~ Tabs ~

meniul Help ~ Help Topics ~

Operatiile care pot fi executate n WordPad sunt: Introducerea textului de la tastatura; Selectarea textului; Deplasarea prin document; Stergerea, mutarea si copierea unei portiuni de text; Salvarea modificarilor facute si a unui document nou creat; Previzualizarea si tiparirea textului; Schimbarea dimensiunilor si marginilor paginii; Cautarea si inlocuirea unor cuvinte; Inserarea de imagini; Modificarea dimensiunilor, fontului si stilului caracterelor; Introducerea de caractere speciale in cazul unor enumerari Toate operatiile se realizeaza n acelasi mod ca si n Microsoft Word. PROCESORUL DE TEXTE Word Microsoft Word este un procesor de texte deosebit de apreciat deoarece permite scrierea, editarea si tiparirea documentelor de text, cu ajutorul acestei aplicatii putem controla aspectul textului prin schimbarea fontului, stilului si marimii caracterelor si prin configurarea unor elemente precum identarea, distanta intre randuri, tabulatoarele si marginile,

putem verifica scrierea corecta a cuvintelor si frazelor folosind programele incorporate de verificare ortografica si gramaticala.. Prezentarea fereastrei Microsoft Word: a) fereastra - este o caseta de pe ecranul calculatorului ce contine elemente cum ar fi pictograme, fisiere, dosare si chiar aplicatii; este locul unde tastati si formatati documentele b) elementele ferestrei Word:

c) Bara de titlu - denumirea aplicatiei si butoanele de minimizare, maximizare si inchidere si pictograma meniului de contol,care contine comenzi cum ar fi Move, Size, Minimize si Close d) Bara de meniuri - este principala componenta a programelor pentru Windows in ceea ce priveste prezentarea comenzilor disponibile ~ in fereastra bara de meniuri este instalata sub bara de titlu ~ cand deschideti un meniu de pe o bara de meniuri pe ecran se deruleaza o caseta de comenzi inrudite , cele mai multe comenzi se executa de program imediat ce le selectam ~ daca o comanda este insotita de o sageata spre dreapta apare un submeniu fie derulant, fie in cascada cu optiuni suplimentare ~ in cazul in care comanda este urmata de puncte de suspensie (.) aceasta necesita mai multe informatii de la noi inainte sa poata fi executata, astfel cand selectam o astfel de comanda apare o caseta de dialogcu mai multe optiuni din care puteti face o alegere sau o caseta goala pentru a introduce informatiile necesare

e) Bara cu instrumente standard si de formatare - pe care le puteti folosi pentru a accede mai rapid la programele pe care dorim sa le folosim

~ este o bara cu butoane care reprezinta diverse comenzi, cand executam clic pe butonul respectiv este executata comanda asociata

- bara cu instrumente standard:

- bara cu instrumente de formatare: f) Barele de defilare - sunt utilizate pentru a afisa continutul care depaseste zona de vizualizare a ferestrei. g) Bara de stare - afiseaza despre numarul paginii curente, documentului in care lucrati si pozitia curenta a punctului de inserare, aceasta bara va prezinta si alte informatii cum ar fi faptul ca ati trecut in modul de suprascriere, apasand tasta Insert.sectiunea Lansarea programului Penru a profita de caracteristicile inteligente de procesare a documentelor din Word trebuie sa deschideti mai intai fereastra aplicatiei Word. Lansarea programului se face executnd clic pe meniul Start - Programs-Microsoft Word Deschiderea unui document a) nou 1. Start - Programs - Microsoft Word 2. File - New - General - Black Document b) existent ~ meniul File - Open si apare caseta de dialog Open ~ clic pe pe sageata de derulare Look In pentru a selecta unitatea de disc pe care este localizat fisierul ~ dublu clic pedosarul care contine fisierul, este afisata o lista cu toate fisierele din acel dosar si apoi dublu clic pe fisier nchiderea unui document Cand ati terminat de lucrat cu un document probabil ca veti dori sa salvati modificarile. Pentru a inchide un document selectati meniul File, apoi selectati Close. Mai puteti inchide un document executand clic pe butonul Close din partea dreapta a ferestrei documentului.

Salvarea unui document

Salvarea rezultatelor muncii dvs este unul dintre cele mai importante aspecte ale lucrului cu orice aplicatie. Pentru a salva un document trebuie executati urmatorii pasi: Selectati meniul File, apoi executati clic pe Save daca documentul a fost salvat anterior In caz contrar alegeti Save As si va va aparea o caseta de dialog in care tastati un nume de fisier in caseta File Name, pentru a salva documentul intr-o locatie diferita alegeti Save In, dupa ce alegeti o unitate de disc si deschideti un dosar veti executa clic pe Save si astfel documentul se va salva. Deplasarea prin document - selectarea textului Deplasarea prin document se face utilizand mouse-ul si cele doua bare de defilare (orizontala si verticala) sau tastatura: Combinatie de taste Deplasare Home La inceputul randului End La sfarsitul randului Ctrl+Sageata la dreapta Cu un cuvant la dreapta Ctrl+Sageata la stanga Cu un cuvant la stanga Ctrl+Sageata in sus La paragraful anterior Ctrl+Sageata in jos La paragraful urmator Ctrl+.(punct) La urmatoarea propozitie PgUp In sus cu o fereastra PgDn In jos cu o fereastra Ctrl+PgUp In sus cu o pagina Ctrl+PgDn In jos cu o pagina Ctrl+Home La inceputul documentului Ctrl+End La sfarsitul documentului Selectarea textului ~ cu mouse-ul : Selectarea textului Actiunea Selectati cuvantul Executati dublu clic pe un cuvant Selectati un bloc de Executati clic si trageti indicatorul mouse-ului text Executati clic la inceputul textului, apoi tineti apasata tasta Shift si executati clic la sfarsitul blocului de text Selectati un rand Executati clic in bara de selectare, imediat langa rand Selectati mai multe Executati clic in bara de selectare si trageti indicatorul randuri Selectati o propozitie Selectati un paragraf Selectati documentul mouse-ului in jos peste mai multe randuri Tineti apasata tasta Ctrl si executati clic pe propozitie Executati dublu clic in bara de selectare imediat langa

paragraf sau executati triplu clic in paragraf tot Tineti apasata tasta Ctrl si executati clic in bara de selectare

~ cu tastatura: apasati tasta F8 pentru a activa caracteristica de selectare, pentru a selecta textul folositi tastele cu sageti pentru a ajunge la caracterele, cuvintele, propozitiile pe care doriti sa le selectati; pentru a dezactiva caracteristica de extindere apasati tasta ESC; Inserarea unei imagini Adaugarea unei imaginiin document se realizeaza prin identificarea locului din document unde doriti sa plasati imaginea si apoi selectarea unui anumit fisiergrafic.Word accepta un numar de formate de fisiere grafice printre care: CompuServe GIF (.gif) Encapsulated PostScript (.eps) Diferite programe de pictura (.pcx) Formatul Tagged Image File (.tif) Windows Bitmap (.bmp) Formatul JPEG (.jpg) Imagini WordPerfect (.wpg) Pentru introducerea unei imagini trebuie executati urmatorii pasi: Plasati punctul de inserare acolo unde doriti sa plasati imaginea in document; Selectati meniul Insert, apoi indicati Picture si selectati From File din meniul in cascada, apare caseta de dialog Insert Picture; Dupa ce selectati imaginea pe care doriti sa o inserati executati clic pe Insert, in coltul din dreapta jos al casetei de dialog; daca nu aveti de imagini Word va furnizeaza o colectie cuprinzatoare de imagini ClipArtpe care le puteti utiliza pentru a va insufleti documentul. Puteti modifica imaginile pe care le plasati in document cu ajutorul barei de instrumente Picture De asemenea puteti creea in document propriile imagini utilizand instrumentele de desenare furnizate de bara cu instrumente Drawing din Word.Aceasta va ofera instrumente cum ar fi linii, sageti,dreptunghi, caseta de text.Pentru a afisa bara de instrumente Drawing selectati meniul View, indicati Toolbar si apoi selectati Drawing din lista cu bare de instrumente.

Procesoare de tabele Un loc important n sistemul programelor de birotic l ocup procesoarele de tabele si reprezentri grafice dintre care Excel 97 face obiectul prezentrii noastre. Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate prelucrrii informatiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri: bugete, balante de verificare, bilant, facturi, analize etc.. Excel 97 s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogtia de functii, simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizate cu succes n domeniul afacerilor, n previziuni, simulri economice si analize statistice, n activitti curente de birou etc. Concepte de baz ale calculului tabelar Un procesor de tabele este o aplicatie informatic care permite lucrul cu foi de calcul. O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd ns multiple avantaje fat de acesta. Foaia de calcul este un spatiu plan, delimitat precis si organizat n linii si coloane. Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din 256 de coloane, numerotate de la A la IV si 16.384 de linii (214). Aceste linii si coloane definesc 4.194.304 de celule. Celula se poate defini ca fiind o intersectie a unei linii cu o coloan. O celul poate contine 256 de caractere, semnificnd valori, siruri de caractere, functii sau formule. Celula curent (celula activ) este celula n care se afl cursorul si care este afisat pe ecran cu marginile ngrosate. Acest mod particular de afisare poart numele de cursor Excel.

Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care contine cursorul. Coordonatele celulei (referinte) reprezint perechea format din litera coloanei si numrul liniei care definesc celula respectiv ( de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot fi: - "relative" cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc. - "absolute" cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc. - "mixte" cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc. Ele se mai numesc si referinte deoarece sunt utilizate n formule si functii pentru a indica pozitia celulei al crei continut este preluat n formula/functia respectiv. Modul lor de utilizare va fi prezentat n paragraful "Calcule pe baz de formule". Tipuri de cmpuri dintr-o tabel (coordonate, nume) A .. .. V

1 2 3 4 5 6 7 8 8

Cmp orizontal : A:C4 .. A:G4 2 Nume : CMP1 4 4 Cmp vertical: A:K2..A:K11 Nume : CMP4 7

9 Cmp celul: 0 1 A:B8.. A:B8 Nume:CMP2 11 11

2 .. ..

Cmp mixt A:D7..A:I11 Nume:CMP3

Fig. 1.1 Tipuri de cmpuri Plaja de celule (cmp) este un ansamblu de celule adiacente, avnd drept coordonate liniile si coloanele aferente. Cmpul poate fi definit pe cel putin o celul (cmp celul), pe mai multe coloane si o singur linie (cmp orizontal), pe o coloan si mai multe linii (cmp vertical) si pe mai multe linii si coloane (cmp mixt), ca n figura 1.1. Precizm c si n cazul plajelor de celule referirea se face tot prin coordonate, sintaxa fiind: nume-foaie! coordonate-celul: coordonate-celul. De exemplu, utiliznd exprimarea n coordonate relative, se va nota astfel: Sheet1! C4:G4 Registrul de lucru. Tipul obisnuit de document sau fisier din Microsoft Excel 97 este registrul de lucru (workbook). Registrele de lucru contin foi (sheet); acestea pot fi foi de calcul, foi de diagram si foi de macrocomenzi. Numele fiecrei foi apare n partea de jos foiiecran, ntr-o zon pentru care care acceptam denumirea de "tab". n figura 1.2 se pot observa tab-urile cu numele: Sheet1, Sheet2 si Sheet3. n cadrul unui registru de lucru foile pot fi rearanjate, redenumite, inserate sau eliminate. Un registru de lucru este salvat sub forma unui fisier cu extensia .XLS si poate contine orice numr de foi (limita este dat de capacitatea calculatorului).

Fig. 1.2 Meniul FORMAT Utilizatorul poate crea sau salva noi registre de lucru, poate crea copii de rezerv si poate restaura un document pierdut, poate utiliza un registru creat anterior si l poate vizualiza nainte de imprimare. Meniurile. n executarea unei anumite operatii utilizatorul este asistat de un sistem de meniuri organizate ierarhic (n cascad) n meniuri si submeniuri. Meniurile permit definirea comenzilor ce urmeaz a fi executate. Ele sunt apelate prin selectarea meniului respectiv, exemplu: meniul Format di fig.1.2. Acest meniu este afisat ca urmare a selectrii optiunii Format din meniul principal. Optiunile din meniul principal sunt structurate pe orizontal, sub forma unei "bare de meniu". Exist o standardizare a sistemului de meniuri, astfel:
dac o comand este urmat de trei puncte (...) nseamnn c prin selectarea ei va

fi afisat pe ecran o fereastr de dialog cu utilizatorul, prin care acesta este solicitat s furnizeze noi informatii; dac o comand este urmat de semnul () nseamn c prin selectarea ei va fi afisat un submeniu; dac o comand este afisat cu intensitate mai slab nseamn c nu este operabil; dac o comand este nsotit de ( ) sau iconul corespunztor este pe pozitia "apsat", nseamn c ea este deja activ. n plus meniurile contin n dreptul fiecrei comenzi numele tastei (combinatiilor de taste) functionale prin care se poate lansa de la tastatur comanda respectiv.

Meniurile contextuale sunt organizate pe logica unui meniu vertical si contin comenzi aferente obiectului selectat. Activarea meniului contextual se face prin selectarea "contextului" si actionarea butonului drept al mouse-ului. Gestionarea registrelor de lucru (WorkBook) Ori de cte ori deschidem, salvm sau nchidem un fisier n MS Excel 97, deschidem, salvm sau nchidem un fisier registru de lucru. Registrul de lucru se deschide implicit cu 16 foi de calcul (Sheet1, ... Sheet16). Selectarea foilor dintr-un registru a) Selectarea unei singure foi se realizeaz executnd un click pe tab-ul foii curente (Sheet 1, n fig. 1.2); Dac ns se apas butonul drept al mousului, utilizatorul va avea acces la optiunile unui meniu contextual, optiuni ce contin comenzi pentru: inserare foaie nou (INSERT.) Inserarea se poate face preciznd tipul foii. ntr-un registru de lucru pot exista 5 tipuri de foi si anume: Tip Worksheet (Foaie de calcul) Chart (Foaie diagrama) Utilizare Introducerea si calcularea de date Diagrame nencorporate ntr-un registru de lucru Limbajul Visual Basic din MS Excel Compatibilitatea anterioare Compatibilitatea anterioare cu versiunile cu versiunile

MS Excel 5.0 Dialog (Dialog) MS Excel 4.0 Macro (Foaie de macrocomand MS Excel 4.0) International Macro Sheet (Foaie de macrocomand international) Tabel 1.3 Tipuri de foi de calcul stergere foaie (DELETE) redenumire foaie (RENAME)

mutare sau copiere foaie n registrul de lucru activ sau ntr-un alt registru de lucru (MOVE or COPY...)

 afisarea ferestrei MS Visual Basic ce permite vizualizarea procedurilor atasate foii respective (VIEW CODE). Oricare din operatiile prezentate se pot aplica unei foi sau unui grup de foi (simultan). Gruparea foilor se realizeaz prin operatia de selectare. b) Selectarea mai multor foi - pentru a selecta foi adiacente se execut un click pe primul tab-foaie (utiliznd butonul stng al mouse-ului), se apas tasta SHIFT si concomitent se face click pe tabul corespunztor ultimei foi din grup; - pentru a selecta foi neadiacente se face click pe tabul primei foi din grup, se apas tasta CTRL si apoi se clicheaz succesiv pe tabul fiecrei foi care va face parte din grup; - pentru a selecta toate foile se alege din meniul contextual al foii comanda SELECT ALL SHEETS. Atta timp ct sunt selectate mai multe foi, n meniul contextual este adugat comanda UNGROUP SHEETS necesar pentru a realiza deselectarea. Gestionarea ferestrelor Ferestrele multiple fac mai usoar introducerea, compararea, stabilirea de formate si editarea de date n: - prti diferite ale unei foi - foi diferite din acelasi registru de lucru - dou sau mai multe registre de lucru Pentru gestionarea ferestrelor se utilizeaz meniul WINDOW, cu urmtoarele optiuni : - New window: creaz o nou fereastr ntr-un registru de lucru; - Arrange: permite aranjarea vertical sau orizontal a ferestrelor deschise simultan, permitnd vizualizarea concomitent a informatiilor din ferestre diferite; - Hide: ascunde fereastra activ; - Unhide: efect invers selectrii optiunii Hide. - Split: sectioneaz n patru, ecranul foii de calcul permitnd defilarea independent pe cele patru zone - Freeze Panes: blocheaz n timpul defilrii coloanele din stnga celulei dorite, respectiv liniile de deasupra. Cnd o fereastr nu mai este util ea poate fi nchis, fr a fi necesar nchiderea fisierului registru de lucru. Componentele ferestrei document n Excel

Lansarea n executie a aplicatiei se realizeaz prin dublu click pe iconul Microsoft Excel. Efectul este afisarea ecranului Excel, figura 1.4. Se observ cu usurint elementele standard ale unei ferestre WINDOWS si anume: - bara de titlu, flancat n stnga de butonul meniului sistem ( meniu ce contine optiuni pentru gestionarea ferestrei WINDOWS), iar n dreapta de butoanele pentru minimizare/maximizare fereastr si nchidere aplicatie; - bara de meniuri ale aplicatiei; - bara/barele de instrumente standard; prin activarea cu ajutorul mouse-ului a unui instrument se realizeaz efectuarea rapid a uneia dintre operatiile curente; - bara de formule: serveste pentru introducerea datelor, vizualizarea si modificarea continutului celulelor; - fereastra aferent foii de calcul active; - bara de defilare "orizontal" care cuprinde butoane pentru "rsfoirea" registrului de lucru foaie cu foaie (nainte / napoi ), pozitionare la nceput ( ) / sfrsit ( ) de registru, taburile foilor din registru si bara de defilare n cadrul foii active; Structura ferestrei de ecran Excel 97

Fig. 1.4 Ecranul EXCEL 97 - linia de stare: furnizeaz permanent informatii n legtur cu modul de lucru curent.

Dac se doreste mrirea suprafetei de ecran pentru fereastra aferent foii de calcul active, se poate renunta la afisarea unora dintre barele componente, prin selectarea meniului VIEW si dezactivarea optiunilor respective. Invers, dac se doreste afisarea unei anumite bare de instrumente (Excel are 13 astfel de bare, la care se pot aduga nc multe altele create de utilizator) se selecteaz meniul VIEW, se activeaz comanda TOOLBARS... si se marcheaz casetele corespunztoarei barelor de instrumente necesare. Iesirea din sesiunea de lucru EXCEL se realizeaz prin dublu click pe butonul meniului sistem sau prin comanda File Quit. Structura foii de calcul Foaia de calcul este documentul principal care se utilizeaz n Excel pentru a stoca si manipula date. Ea face parte ntotdeauna dintr-un registru de lucru, alturi de foi diagram, module Visual Basic etc., numrul lor nefiind limitat dect de memoria disponibil. Coloanele sunt identificate prin una sau dou litere (A,B, ... AA, ... IV). Liniile sunt identificate prin numere (de la 1 la 16384). O celul (definit prin intersectia unei linii cu o coloan) este identificat prin referinta sa, adic prin coordonatele coloanei si liniei n care se afl (de ex.B2). Celulele pot fi grupate n cmpuri (plaje de celule). Un cmp este de form rectangular si poate fi identificat prin coordonatele colturilor opuse (stnga sus, dreapta jos), delimitate prin caracterul "(:)". De exemplu B3:E10 defineste cmpul format din 32 celule care ncepe la celula B3 si se ncheie la celula E10. O celul poate contine informatii (text, numere, date calendaristice) sau formule de calcul, caz n care n celul va fi afisat rezultatul calculului. Sisteme de pot electronica Sistemul de e-mail este una dintre cele mai importante aplicaii folosite pe sistemele de calcul, ducnd n acelai timp la dezvoltarea i rspndirea la la nivel global a internetului. Printre principalele avantaje ale sistemului de pot electronic, care au dus la rspndirea sa, sunt: - fiabilitatea, garania c mesajele ajung la destinatar; - timpul scurt, de ordinul secundelor sau a minutelor, ntre momentul n care un mesaj este expediat i momentul n care ajunge la destinatar; - securitatea, putndu-se utiliza mecanisme de criptare a coninutului mesajelor; - flexibilitatea, permiand trimiterea ntr-un mesajl electronic (de obicei ca ataament) a oricrui tip de date: multimedia, documente, semnturi electronice, facturi de plat, etc.

Pentru firme, acest sistem permite schimbarea de documente n format electronic n timp real, ceea ce duce la creterea productivitii angajailor i permite inerea unei strnse legturi ntre partenerii de afaceri. De asemeni n interiorul unei firme / corporaii de dimeniuni mari acest sistem poate fi principalul mediu de transport al documentelor ntre angajai, substituid astfel sisteme de comunicaie precum fax-ul i telefonul. Din punct de vedere al utilizatorilor casnici, e-mail-ul poate fi privit ca un serviciu de coresponden cu persoanele cunoscute care presupune costuri sczute, disponibilitate i fiabilitate foarte ridicat. Deasemeni, fa de sistemul de pot clasic, mesajele n format electronic ajung cu ntrzieri mici (de ordinul secundelor sau n cel mai defavorabil caz al minutelor) indiferent de destinaia ctre care sunt trimise. Mod de funcionare Pentru a garanta fiabilitatea (garania c mesajele trimise ajung la destinaie n cel mai scurt timp posibil) i securitatea sistemului de pot electronic, acesta este structurat n dou module independente: serviciul de transmitere a mesajelor i serviciul de preluare a mesajelor electronice. Pe scurt: funcionarea mesageriei electronice implic urmtorul scenariu: - expeditorul compune mesajul n format electronic (text i eventual ataamente) utiliznd un client de e-mail, l trimite apoi unui calculator intermediar (server) care apoi va analiza adresa destinatarului i va lua decizia de trimitere mai departe a mesajului ctre un alt calculator (server intermediar sau chiar server-ul destinaie); - destinatarul va verifica (periodic) dac a primit noi mesaje, interognd calculatorul server care are rolul de oficiu potal pentru csua sa de email (calculatorul care se ocup cu recepionarea i stocarea mesajelor trimise anumitor clieni, pentru a le furniza acestora n momentul n care acetia se vor conecta la internet). Dup cum se observ din scenariul expus anterior, un mesaj n fomat electronic trebuie s parcurg dou drumuri distincte: cel de la expeditor la un calculator server destinaie (oficiul potal al destinatarului) i cel de la server-ul destinaie ctre calculatorul destinatarului. Prima etap este iniiat de ctre expeditor iar a doua etap de ctre destinatar. Ambele operaii sunt Pentru fiecare dintre aceste dou operaii s-au definit protocoale distincte pentru codificare i trimiterea mesajelor, pe de o parte, i pentru recepia i decodificarea mesajelor pe de alt parte. Trimiterea mesajelor electronice transparente pentru utilizatori.

Etapa de transmitere a unui e-mail presupune ca acesta s ajung de pe calculatorul expeditorului pe calculatorul server care are rolul de oficiu potal pentru destinatar (se ocup cu recepionarea, stocarea i gestionarea mesajelor unui grup de utilizatori). Conform standardului de codificare a csuelor potale electronice, orice adres de email este de forma utilizator@server.domeniu, unde: - utilizator este numele utilizatorului, unic pentru fiecare utilizator de pe server-ul respectiv (exemplu: george); - server.domeniu este numele de domeniu cu care poate fi adresat un calculator public pe internet (exemplu: yahoo.com). Protocolul folosit pentru a trimite un mesaj de pe calculatorului unui client ctre un server destinaie (fie cel final, al destinatarului, fie unul intermediar) se numete SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Primul set de specificaii a fost documentat n RFC 821 (Request For Comment), de ctre Jonathan B. Postel, n 1982. Portul TCP standard pentru protocolul SMTP este 25. Sarcina acestui protocol este de a permite transferul mesajelor ntr-un mod eficient, i este un sistem independent care necesit stabilirea unui canal de comunicaie bidimenional ntre cele dou calculatoare care particip la schimbul de mesaje (calculatorul care trimite mesajul i cel care-l preia i eventual l trimite mai departe). Protocolul SMTP definete un limbaj de comunicare ntre procesul care transmite (client) i procesul care primete mesajul electronic (server). Comunicaia ntre procesul client i procesul server se efectueaz n modul urmtor: clientul trimite o comand server-ului, acesta o execut i returneaz clientului un cod numeric. Comenzi SMTP Comenzile SMTP const din codul comenzii format din patru litere i urmat opional de un parametru. Acestea sunt case-insensitive (adic pot fi scrise att cu minuscule ct i cu majuscule) si reprezint o combinaie de prescurtri de cuvinte specifice din limba englez. Pentru a se trimite i executa o comand este necesar ca aceasta s fie urmat de secvena de caractere <CR><LF> (care se obine prin apsarea tastei ENTER). Principalele comenzi definite de protocolul SMTP sunt: - HELO <hostname> - reprezint comanda care iniializeaz dialogul dintre procesul client i procesul server; procesul client se va identifica server-ul cu numele calculatorului pe care ruleaz, specificat prin parametrul <hostname>;

- MAIL FROM: <expeditor> - informeaz procesului server c urmeaz s primeasc un e-mail de la expeditor (care se identific prin adresa csuei sale potale n parametrul <expeditor>); - RCPT TO: <destinatar> - specific procesului server adresa destinatarului (prin parametrul <destinatar>) cruia i este adresat mesajul e-mail care urmeaz a fi transmis; - DATA specific procesului server c urmeaz s primeasc de la client coninutul unui mesaj electronic (e-mail); - QUIT - nchide canalul de comunicaie dintre client i server. Coduri SMTP returnate Pentru fiecare comand trimis de ctre clientul SMTP ctre serverul SMTP, acesta din urm returneaz un cod numeric (nsoit eventual de un mesaj explicativ) care reprezint codul rezultat n urma execuiei operaiei specificate de ctre client. Principalele coduri numerice (i semnificaiile lor) returnate de procesul server sunt urmtoarele: - 220 Service ready, procesul server este disponibil pentru a prelua un mesaj; - 221 Service closing transmission channel, procesul server urmeaz a nchide canalul de comunicaie cu procesul client; - 250 Request mail action okay, completed, specific procesului client c operaia specificat de acesta a fost executat cu succes; - 251 User not local, informeaz procesul client c nu cunoate adresa destinatarului i va redirecta mesajul respectiv ctre un alt calculator server; - 354 Start mail input, specific procesului client c acesta poate incepe transmisia coninutului mesajului (e-mail-ului); - 502 Command not implemented, cod de eroare returnat atunci cnd comanda speificat de ctre procesul client nu este cunoscut / implementat de ctre procesul server. Scenariu de transmitere a unui mesaj Pentru a testa comenzile i a verifica codurile returnate pe parcursul unui dialog utiliznd protocolul SMTP ntre un proces client i un proces server am utilizat o aplicaie generic n linie de comand, denumit telnet. Scenariul urmtor presupune: - conectarea la calculatorul serverul; - iniierea dialogului cu procesul server; - identificarea expeditorului; - specificarea destinatarului;

- transmiterea coninutului mesajului; - nchiderea conexiunii. Recepionarea mesajelor electronice Etapa de recepionare a unui e-mail presupune ca utilizatorul cruia i este destinat mesajul s porneasc aplicaia client pentru serviciul de pot electronic i s i specifice acesteia s extrag de pe calculatorul server (care are rolul de oficiu potal) noile mesaje asociate casuei sale potale. Protocolul utilizat pentru extragerea mesajelor unui utilizator de pe un calculator server care i gestioneaz csua potal se numeste POP3 (Post Office Protocol Version 3). Primul set de specificaii pentru acest protocol a fost documentat n RFC 1081, de ctre M. Rose, n 1988. Portul TCP standard pentru protocolul POP3 este 110. Rolul acestui protocol este de a permite utilizatorilor s i aduc mesajele de pe calculatorul server (care are rolul de oficiu potal) pe propriul calculator. Protocolul POP3 definete un limbaj de comunicare ntre procesul care cere informaiile (client) i procesul care execut comenzile i transmite mesajele cerute de ctre client (server). Principalele facilitile oferite de ctre acest protocol sunt: - extrageriea mesajelor de pe calculatorul server; - tergerea mesajelor (care au fost sau nu recepionate) de pe calculatorul server; - posibilitate utilizrii versiunii securizate, POPS3, care cripteaz informaiile transmise ntre procesul client i procesul server, pentru a preveni astfel interceptarea acestora. Comunicaia ntre procesul client i procesul server se efectueaz n modul urmtor: clientul trimite o comand server-ului, acesta o execut i returneaz clientului un cod numeric (n funcie de care se va putea apoi analiza dac respectiva comand a fost executat sau nu corect). Comenzi POP3 Comenzile SMTP const din codul comenzii format din patru litere i urmat opional de un parametru. Acestea sunt case-insensitive (adic pot fi scrise att cu minuscule ct i cu majuscule) si reprezint o combinaie de prescurtri de cuvinte specifice din limba englez. Principalele comenzi definite de protocolul POP3 sunt: - USER <utilizator> - specific procesului server numele utilizatorului pentru care s deschid csua potal; - PASS <parola> - trimite procesului server parola contului de utilizator asociat cu contul de utilizator specificat la comanda precedent;

- LIST [<numar_mesaj>] cere procesului server s listeze toate mesajele utilizatorului; - RETR <numar_mesaj> - cere procesului server s listeze coninutul mesajului cu numrul de identificare specificat de parametrul <numar_mesaj>; - DELE <numar_mesaj> <numar_mesaj>; - QUIT - nchide canalul de comunicaie dintre client i server; - STAT cere procesului server s afieze informaii statistice despre csua potal a utilizatorului curent (i numrul de mesaje din csua potal i dimensiunea total a acestora); - LAST cere procesului server s afieze numrul de identificare al ultimului mesaj venit n csua potal; - TOP <numar_mesaj> <numar_linii> specific procesului server s listeze din mesajul cu numarul de identificare specificat de parametrul <numar_mesaj> primele <numar_linii> de coninut; - RSET reseteaz starea mesajelor din csua potal (refcnd mesajele terse). Scenariu de recepionare a unui mesaj Pentru a testa comenzile implementate in protocolul POP3 i a simula un dialog dintre un proces client POP3 i un proces server POP3 am utilizat aplicaia telnet. Scenariul urmtor presupune: - conectarea la calculatorul serverul; - autentificarea clientului POP3; - listarea sumar a mesajelor din csua potal; - listarea coninutului unui mesaj; - tergerea unui mesaj; - nchiderea conexiunii. Concluzii Sistemul de pot electronic este n acest moment o aplicaie necesar pentru utilizatorii de calculatoare (i alte dispozitive ce permit accesul la e-mail) iar protocolale implementate pentru manipularea mesajelor electronice ofer utilizatorilor sigurana c acestea ajung la destinaie n timp util. Cele dou protocoale de comunicaie descrise n aceast lucrare, SMTP pentru transmiterea mesajelor de la expeditor ctre calculatorul server (ce are rolul de oficiu potal pentru destinatar) i POP3 pentru preluarea mesajelor utilizatorilor de pe calculatoarele server care le gestioneaz, au n acest moment cea mai rspndit utilizare printre sistemele de calcul i vor fi folosite i n viitor apropiat datorit flexibilitii si fiabilitii oferite. terge mesajul cu numrul specificat de parametrul

Comenzile prezentate pentru fiecare protocol sunt comenzile de baz care permit testarea funcionalitii unui sistem de pot electronic. Deasemeni sunt i comenzile pe care fiecare client de e-mail le execut n mod transparent pentru utilizator de fiecare dat cnd acesta trimite sau primete un e-mail.

Bibliografie [1] RFC 821, Simple Mail Transfer Protocol. [2] RFC 1081, Post Office Protocol Version 3.