Introducere n managementul automat

CAP.9. MANAGEMENTUL AUTOMAT AL TIMPULUI, RESURSELOR I COSTURILOR

9.1.

Planificarea i controlul proiectelor. Reele i diagrame

9.1.1. Generaliti privind planificarea i controlul proiectelor La nivel conceptual, managementul unei lucrri este un proces de evaluare atent n legtur cu ceea ce trebuie realizat, parcurgnd anumite etape i consumnd anumite resurse. Din punct de vedere practic, managementul unei lucrri este rspunsul specialistului la problemele, ntrzierile, modificrile, obstacolele i oportunitile care apar n cursul derulrii lucrrii. Reuita managementului unei lucrri cere s se tie n permanen ce se ntmpl, ct anume s-a realizat, ce mai rmne de fcut i cine va duce la ndeplinire. Planificarea nseamn documentarea i evaluarea n legtur cu ceea ce trebuie fcut pentru a ndeplini scopul propus definirea i coordonarea activitilor specifice, pregtirea planurilor de execuie, alocarea resurselor necesare pentru ndeplinirea activitilor i stabilirea unui buget acceptabil. Controlul const n compararea realizrilor actuale cu cele planificate i aplicarea msurilor de corecie. Principalele cauze care pot contribui la nerealizarea proiectelor sunt urmtoarele: lipsa unor definiii clare (ce, cnd, cu ce cost); lipsa coordonrii; imposibilitatea de a rspunde corect i la timp schimbarilor ce apar n timpul derulrii. Printre elementele care asigur succesul unui proiect se disting urmtoarele: terminarea la timp a lucrrii; ncadrarea n limitele bugetului; realizarea lucrrii conform specificaiilor; satisfacerea deplin a clientului. Pentru a se putea ajunge la mplinirea acestor deziderate trebuie avut n vedere ca planurile s fie: explicite; uor de neles; capabile s accepte schimbri; controlabile;

Introducere n managementul automat

realiste. ntre avantajele unei planificari realiste se numr i urmtoarele: exist un control permanent asupra situaiei i o siguran mai mare n legtur cu ce mai rmne de ndeplinit; se reduc conflictele legate de responsabiliti; se asigur n permanen o folosire eficient a resurselor; exist un control riguros n legtur cu costurile; este posibil implementarea vizibil a strategiei; exist un suport sigur pentru luarea deciziilor corecte; se reduc considerabil riscurile de orice natur. 9.1.2. Furnituri, activiti, structuri ierarhice Furniturile (deliverables) reprezint toate "obiectele" care urmeaz s fie livrate n cursul proiectului, identificate pn la un nivel de detaliu suficient pentru a elimina ambiguitile (ex: utilaje, materiale, for de munc, specialiti etc). Activitile (activities tasks) reprezint toate aciunile care se efectueaz asupra furniturilor n cursul proiectului (ex: spturi, zidrii, transport materiale etc.). Structurile ierarhice (Work Breakdown Structures WBS) reprezint o tehnic de definire a cerinelor proiectului referitoare la gruparea activitilor i se prezint sub form de diagrame ierarhice, pe mai multe niveluri. Fiecare nou nivel ierarhic prezint un nivel mai mare de detaliere, iar numrul de nivele se alege n funcie de complexitatea proiectelor. Este important ca primul nivel (cel superior) s conin toate diviziunile principale ale proiectului, ntruct orice omisiune la acest nivel duce la lipsa detalierii unei anumite pri a proiectului. 9.1.3. Reele i diagrame Reeaua este o schem logic a activitilor dintr-un proiect care prezint: interdependena dintre activiti; descrierea i durata activitilor; drumul critic (activitile critice); durata desfurrii proiectului. Avantajele utilizrii reelelor sunt urmtoarele: ilustreaz secvena logic a activitilor; ilustreaz interdependena ntre activiti; ilustreaz activitile care se pot petrece simultan; identific activitile care pot fi decalate / ntrziate (ne-critice); identific activitile care nu pot fi decalate / ntrziate (critice); determin durata proiectului, dac toate activitile critice se deruleaz conform planului; identific nivelul de flexibilitate al planului. Diagrama este reprezentarea grafic a unei reele n care activitile sunt redate prin bare (Gantt) sau prin casete dreptunghiulare (Pert) figura 4. Legturile dintre activiti, reprezentate prin sgei, respect regulile de preceden prezentate n figura 5. Semnificaiile simbolurilor din cele dou figuri sunt redate mai jos:

Introducere n managementul automat

ES

EF

DESCRIERE

TF LS LS PED DURATA

FF LF

ES = Cel mai devreme nceput; EF = Cel mai devreme sfrit; LS = Cel mai trziu nceput; LF = Cel mai trziu sfrit; TF = Rezerva total de timp; FF = Rezerva liber de timp; PED = Data de sfrit a proiectului;

Fig. 4. Caseta activitii

ES = max (EF ale activitilor precedente); EF = ES + DUR; PED = max (EF); LF = min (LS ale activitilor succesoare); LS = LF DUR; TF = LF EF = LS ES (durata maxim cu care poate fi ntrziat nceputul activitii, fr a afecta durata proiectului, chiar dac i activitile succesoare se decaleaz); FF = ES succesor EF (durata maxim cu care poate fi ntrziat nceputul activitii, fr a decala activitile urmtoare). Referitor la legturile dintre activiti exist dou situaii speciale: posibilitatea ca dou activiti care au o relaie de dependen s se suprapun pe o anumit perioad de timp; decalajul se introduce ca valoare negativ (lead time). Ex: 5FS 2d nseamn c activitatea curent poate ncepe cu 2 zile nainte ca activitatea 5 s se fi terminat. posibilitatea ca dou activiti alturate s aib un decalaj suplimentar ntre ele; se introduce ca o valoare pozitiv (lag time). Ex: 5FS + 3d nseamn c activitatea curent poate ncepe la 3 zile dup ce activitatea 5 s-a terminat). Finish to Start (FS) (cea mai ntlnit) Finish to Finish (FF)

Start to Start (SS)

Start to Finish (SF)

Fig. 5. Regulile de preceden utilizate n diagrame

Introducere n managementul automat

Informaiile necesare pentru obinerea diagramelor (cazul Finish to Start) sunt urmtoarele: lista de activiti; duratele activitilor; lista de preceden; data de nceput a proiectului. n urma trasrii diagramei se obin urmtoarle elemente: lista activitilor critice i drumul (drumurile) critic(e); cea mai devreme / trzie dat de nceput / sfrit a fiecrei activiti; o reprezentare a timpului suplimentar disponibil pentru activitile necritice; data de sfrit a proiectului. Exemplu: proiect pentru construcia unei case, cunoscnd elementele necesare ntocmirii diagramei de reea (tabelul 2). Figurile 6a i 6b reprezint diagramele Pert i Gantt asociate exemplului.
Activitile, duratele i precedenele pentru construcia unei case Tabelul 2

Cod i denumire activitate

1. Proiect construcie cas 2. Cumprare teren 3. Cutare oferte 4. Vizionare locuri 5. Alegere final 6. Acte i plat avans 7. Proiectare cas 8. Angajare arhitect 9. Planuri pariale 10. Planuri finale 11. Aprobare proiect 12. Construcie cas 13. Spare fundaie 14. Zidire cas 15. Instalare obiecte sanitare 16. Instalare eav gaze 17. Vopsit ui/ferestre 18. Vopsit baie/buctrie 19. Finalizare construcie 20. Decorare cas 21. Mobilare 22. Posibil mutare

Durat(zile)

Activiti precedente

2 3 1 8 2 5 3 0 1 5 1 3 2 3 0 3 0

3 4 5 5 8 9 10;6 10 13 14 15 14 17 18;16 18 21

Introducere n managementul automat

Fig. 6a. Diagrama Pert pentru exemplul construcie cas

Fig. 6b. Diagrama Gantt pentru exemplul construcie cas

Introducere n managementul automat

9.2. Microsoft Proiect

9.2.1. Noiuni introductive
9.2.1.1. Definiii

MS Project este un instrument care ajut n planificarea i controlul proiectelor, cu condiia ca datele introduse iniial s reflecte ct mai corect analiza efectuat n prealabil. naintea prezentrii produsului este necesar definirea ctorva elemente: Activitate (Task) este activitatea de pe nivelul cel mai de jos al structurii ierarhice (WBS); are obligatoriu ataat o durat i o dat de ncepere i poate avea definite activiti predecesoare. Stadiul de realizare (Progress) reprezint procentul de realizare a activitii pn la momentul analizei. Activitate-grup (Summary Task) reprezint o activitate de pe un nivel al structurii ierarhice, format din mai multe subactiviti. Activitate fictiv (Milestone) reprezint o activitate de durat zero, care marcheaz anumite momente importante n desfurarea lucrrii (ex.: aprobare proiect i posibil mutare). Alte noiuni vor fi lmurite pe parcursul acestui subcapitol, pe msura prezentrii lui Microsoft Project. 9.2.1.2. Moduri de vizualizare a elementelor proiectului Odat cu lansarea n execuie a produsului este afiat o fereastr (fig. 7), care pe lng elementele obinuite (bara de titlu, bara de meniuri, barele de scule, fereastra de lucru i bara de stare), prezint o bar de scule vertical situat implicit n partea stng. Primele ase butoane utilitare cele mai importante precum i semnificaiile activrii lor sunt urmtoarele: Calendar: prezint un calendar n care se poate urmri raportarea activitilor la intervalul de timp ales. Gantt Chart: afieaz ecranul implicit (fig. 7) graficul Gantt grafic sub form de bare ce conine activitile pe vertical i timpul pe orizontal; se pot vedea duratele activitilor, legturile dintre ele, drumul critic, stadiul de realizare a activitilor etc. Network Diagram: prezint activitile sub forma diagramei Pert casete de activiti cu informaii specifice i legturile dintre ele marcnd cu o culoare diferit drumul critic. Task Usage: afieaz o list a activitilor i resursele alocate acestora, preciznd duratele de alocare. Tracking Gantt: afieaz o variant Gantt Chart, care prezint activitile ntr-un format diferit, incluznd varianta iniial (baseline), decalrile i procentele de realizare pn la momentul analizei. Resource Graph: prezint sub forma unei histograme gradul de alocare i supraalocare pentru fiecare resurs inclus n proiect.

Introducere n managementul automat

Fig. 7. Fereastra principal a produsului Microsoft Project

9.2.1.3. Setarea calendarului Calendarul este folosit pentru a ine evidena orelor / zilelor lucrtoare dintr-un proiect (mai ales cnd se aloc resurse i costuri). Crearea lui se face din fereastra principal potrivit secvenei de comenzi i aciuni din figura 8.
Tools

Change Working Time

New

Create New base calendar

Name: MyCalendar

OK

Fig. 8. Setarea calendarului

Calendarul se poate adapta prin setarea zilelor nelucrtoare sau a programului zilnic de lucru, de pild, astfel:

Introducere n managementul automat

se selecteaz cu mouse-ul zilele de Luni pn Joi (M-Th); se marcheaz butonul "Working time"; se ajusteaz orele pentru programul dorit, ex: 08:30-12:00; 13:00-18:30; se selecteaz cu mouse-ul zilele de Vineri (F); se marcheaz butonul "Working time"; se ajusteaz orele pentru programul, ex: 08:30-12:30; se selecteaz zilele de srbtoare (nelucrtoare); se marcheaz butonul "Nonworking time". Rezultatul operaiilor efectuate este prezentat n figura 9. Se observ c: noul calendar se numete "MyCalendar"; orele lucrtoare s-au modificat; selecia unei zile de Vineri ar arta programul de lucru 8:30-12:30.
Fig. 9. Calendarul modificat

9.2.1.4. Informaii despre proiect i proprietile acestuia nainte de a ncepe introducerea datelor, trebuie setate informaiile legate de proiect. n orice moment pot fi afiate i modificate proprietile acestuia. Operaiile se pot realiza urmrind comenzile din figura 10.
Project

Project Information

Maximilian Ionescu

Facultatea de Constructii

File

Properties

Fig.10. Informaii despre proiect i proprietile acestuia

Introducere n managementul automat

9.2.1.5. Salvarea fiierelor Proiectul poate fi salvat (fig. 11) n dou variante i anume: fr variant baseline, utiliznd comenzile Save sau Save as... ale meniului File; cu variant baseline, folosind comanda GanttChartWizard din meniul Format. BASELINE este un "instantaneu" al proiectului la momentul demarrii proiectului sau la un anumit moment important, n timpul derulrii lui). De exemplu, se poate salva lunar o variant baseline, reprezentnd o nou versiune, cu care s se compare versiunile intermediare ale lunii urmtoare, pn la definirea unei noi variante baseline.
Fig. 11. Salvare fiier cu sau fr referin

9.2.2. Realizarea unei structuri ierarhice (WBS) 9.2.2.1. Introducerea datelor Capul de tabel standard afiat n fereastra principal (Gantt) conine: ID identificatorul (codul) activitii; Indicators cmp pentru afiarea unor informaii depre activitate; Task Name numele activitii; Duration durata activitii; Start data de ncepere a activitii; Finish data terminrii activitii; Predecessors codurile activitilor precedente; Resources Name numele resurselor alocate activitii. Introducerea datelor, respectiv, numele i duratele activitilor, se poate face manual sau prin import dintr-o baz de date de organizare standard. Dac se procedeaz pas cu pas, atunci, fie se completeaz pe rnd fiecare coloan, fie se introduc tandemuri formate din numele i durata unei activiti. Duratele se completeaz doar pentru activitile de pe ultimul nivel, activitile-grup (Summary task) se actualizeaz automat. Introducerea duratelor se face: fie tastnd direct n celula respectiv cifra reprezentnd durata, fie folosind butoanele de comand sgeat sus / jos care apar cnd se selecteaz celula respectiv. Introducerea rapid a datelor se poate face prin simpla copiere a lor dintr-o baz de date existent. Alturi de numele i duratele activitilor se pot copia i codurile activitilor precedente.

Introducere n managementul automat

10

Pn la completarea informaiilor referitoare la activitile precedente, data de ncepere a activitii (Start) este considerat data de ncepere a lucrrii (Start Date) introdus n Project Information; Data terminrii (Finish) se calculeaz automat ca fiind Start + Duration; Codul activitii se incrementeaz automat. Exemplu: n cazul unui plan pentru construcia unei case, pasul 4 l constituie introducerea activitilor i duratelor, fiind prezentat n figura 12.

Fig.12. Introducerea activitilor i duratelor acestora

9.2.2.2. Ierarhizarea activitilor. Activiti de baz Pentru a scoate n eviden un nivel al structurii ierarhice (WBS) i a transforma o activitate ntr-o activitate-grup, se selecteaz toate activitile acelui nivel i se apas sgeata din bara de scule de formatare (operaia se repet, ncepnd cu nivelul 1 al structurii ierarhice i terminnd cu penultimul nivel, ultimul nivel coninnd activitile-grup). Se creeaz automat activiti-grup care totalizeaz informaii despre activitile nivelului imediat inferior (durat, resurse, cost etc.) Setarea casetei de selecie Project Summary Task din fereastra de dialog Options, eticheta View, accesat din meniul Tools, are ca efect afiarea informaiilor despre ntregul proiect pe prima linie a tabelului afiat n modul Gantt (durata total, data de ncepere i de ncheiere a proiectului, procentul de realizare al ntregului proiect la un moment dat, costul total etc.).

Introducere n managementul automat

11

n general, n modul de vizualizare Gantt Chart, activitile grup sunt reprezentate diferit fa de activitile de baz. n figura 13 este redat rezultatul ierarhizrii activitilor.

Fig.13. Ierarhizarea (indentarea) activitilor

9.2.2.3. Inserarea i tergerea activitilor Inserare: - se selecteaz activitatea deasupra cruia se dorete inserarea; - se selecteaz Insert i apoi New Task, obinndu-se o linie goal; - se completeaz informaiile pentru noua activitate; - se folosesc sgeile stnga / dreapta din bara de scule de formatare dac activitatea trebuie indentat. tergere: - se selecteaz activitatea care se va terge; - se selecteaz Edit i apoi Delete Task sau se apas tasta Delete. 9.2.2.4. Adaptarea cmpurilor tabelului din Gantt Chart Capul de tabel poate fi modificat urmrind aciunile redate n figura 14.

Introducere n managementul automat

12

View

Table: Entry

More Tables

New

Apply

OK

Fig.14. Adaptarea cmpurilor tabelului

O metod rapid de adugare sau tergere de cmpuri const n: Inserare: - se selecteaz coloana n stnga creia se dorete inserarea; - se selecteaz Insert i Column; apare caseta de dialog (fig. 15); - se completeaz informaiile pentru noul cmp dorit.

Fig.15. Adugare sau tergere de cmpuri

tergere: - se selecteaz coloana care se va terge; - se apas direct tasta Delete.

Introducere n managementul automat

13

Rezultatul modificrilor pentru exemplul propus se poate vedea n figura 16.

Fig.16. Modificarea cmpurilor din tabelul asociat Gantt Chart-ului

9.2.2.5. Tiprirea. Setarea paginii Tiprirea se face ca din orice program Microsoft (se pot seta: imprimanta, numrul de copii, paginile ce trebuie tiprite etc. fig. 17).
File Print

Fig.17. Tiprirea unui proiect

Setarea paginii are n vedere orientarea, marginile, gradul de mrire/micorare, antet, subsol etc (fig. 18). Legenda expliciteaz culorile sau formatele utilizate n Gantt Chart, Pert Chart etc. i poate conine i text.

File

PageSetup

Fig.18. Setarea paginii

Introducere n managementul automat

14

9.2.2.6. Setarea dimensiunii axei timpului Se pot modifica dimensiunea unei uniti de timp pentru a intra mai bine n pagin (modificnd valoarea - % n casua Enlarge) i unitile de timp afiate pe scrile major i minor (sptmni / zile, luni / sptmni, trimestre / luni etc. fig. 19).
Format

Timescale

Fig.19. Setarea timpului

9.2.3. Reele. Dependenele i drumul critic 9.2.3.1. Introducerea dependenelor (legturilor ntre activiti) Pentru fiecare activitate care are predecesori se introduc n coloana Predecessors codurile actvitilor care o preced, separate prin simbolul punct-virgul; n acest caz precedena considerat este de tip FS (finish to start) cu leadtime/lagtime zero. Relaiile de preceden de alt tip dect cele precizate se introduc sub forma: 3SS + 4 days, 5FS - l days etc. MS Project afieaz automat linii ce prezint dependenele dintre activiti. Pentru exemplul considerat, rezultatul se poate vedea n figura 20.

Fig. 20. Introducerea legturilor ntre activiti

Introducere n managementul automat

15

9.2.3.2. Definirea i utilizarea filtrelor O mai bun urmrire a elementelor unui proiect este posibil scond n eviden pe cele ce prezint interes la un moment dat. n exemplul dat, prin filtrarea activitilor (fig. 21) sunt afiate numai operaiile de vopsire (fig. 22).
Project Filtred for: All Tasks More Filters

New

Apply

OK

Fig. 21. Comenzi pentru filtrarea activitilor

Fig. 22. Afiarea selectiv a activitilor dup filtrare

Introducere n managementul automat

16

9.2.3.3. Evidenierea drumului critic Punerea n eviden a drumului critic se face urmnd procedura: Format, GanttChartWizard...; Next; selecie alternativ Critical Path; Finish; FormatIt; Exit Wizard. 9.2.3.4. Formatarea diagramei Network i graficului Gantt Diagrama Network i graficul Gantt pot fi modificate n ce privete aspectul prin operaia de formatare, operaie prezentat n figurile 23 i 24.
Selecie Network Diagram Format Box Styles

Fig. 23. Formatarea diagramei Network

Selecie Gantt Chart Format Bar Styles

Fig. 24. Formatarea graficului Gantt

Introducere n managementul automat

17

9.2.3.5. Sortarea activitilor Atunci cnd se dorete prezentarea activitilor ntr-o anumit ordine se poate recurge la sortarea lor. Operaiile ce trebuie executate sunt prezentate n figura 25.

Project

Reports

Sort

Fig. 25. Sortarea activitilor

9.2.3.6. Obinerea listelor (rapoartelor) Microsoft Project permite editarea unui numr foarte mare de tipuri de rapoarte predefinite sau cu coninut stabilit dup dorin. Procedura de urmat pentru obinerea unui raport este prezentat n figura 26, iar imaginea listei apare n figura 27.

View

Reports

Custom Select New OK

Fig. 26. Crearea unei liste (raport)

Report type: Task

Introducere n managementul automat

18

Fig. 27. Lista activitilor cu duratele, datele de nceput i de sfrit i activitile ce le preced

9.2.3.7. Formularul cu informaii despre activiti Acest formular conine informaii precum: numele activitii, durata, activitatea precedent, regula de preceden, data de nceput i de sfrit, dac este o activitate fictiv (milestone), codul n structura ierarhic, resursele folosite i diferite comentarii introduse n faza de programare sau pe parcursul urmririi (a se vedea casetele de dialog din figurile 28a i 28b).

Fig. 28a. Informaii generale despre o activitate

Introducere n managementul automat

19

Fig. 28b. Informaii despre o activitate: predecesori, resurse etc.

Informaiile referitoare la activiti pot fi introduse sau vizualizate printr-un dublu-clic pe butonul din stnga al mouse-ului, cursorul fiind poziionat pe numele activitii respective. 9.2.4. Resurse i costuri 9.2.4.1. Tipuri de planificare MS Project permite utilizatorului s aleag cea mai potrivit variant de planificare n raport cu scopul propus i anume: meninerea constant a numrului de resurse alocate fiecrei activiti (Fixed Unit Tasks) variind norma de lucru i durata activitii; norma de lucru rmne constant (Fixed Work Tasks); variaz durata activitii i numrul resurselor alocate; durata activitii este fix (Fixed Duration Tasks), iar norma de lucru i numrul resurselor sunt variabile. 9.2.4.2. Crearea resurselor nainte de crearea resurselor trebuie avut n vedere setarea calendarului pe cel specific creat pentru proiectul n curs. Presupunnd c s-a optat pentru varianta de planificare Fixed Unit Tasks, cu alocarea resurselor exprimat n uniti (nu n procente), se aleg setrile corespunztoare n fereastra Options, eticheta Schedule (comanda Options a meniului Tools) i anume: Show assignment units as a Decimal; Default task type Fixed Units. Crearea resurselor presupune dou etape: ntocmirea listei de resurse disponibile i alocarea de resurse activitilor. Resursele disponibile i cheltuielile ocazionate de utilizarea acestor resurse se introduc urmrind secvena prezentat n figura 29. Numrul de resurse poate rezulta dintr-un calcul, dar este mai comod s se ia o valoare estimativ, corectarea fcnduse ulterior n faza de analiz a resurselor.

Introducere n managementul automat

20

View

Resource Sheet

Fig. 29. Completarea listei resurselor

n continuare, cu vizualizare Gantt Chart, pentru fiecare activitate care necesit resurse se selecteaz activitatea, se apas butonul de comand Assign Resources de pe bara Standard i se aloc resursele corespunztoare activitii respective i numrul de uniti (fig. 30).
Fig. 30. Alocarea resurselor la activiti

9.2.4.3. Analiza resurselor Se face n fereastra Resource Graph accesibil cu ajutorul comenzilor prezentate n figura 31.
View

Resource Graph

Fig. 31. Accesul la fereastra Resource Graph

Introducere n managementul automat

21

Resursele pot fi alocate fie 100% pe toat perioada alocrii lor (ex: zidarii - 3 zidari pentru 5zile), fie n procente diferite, pentru activiti diferite (ex: instalatorii 2 pentru prima zi i 1 pentru celelalte 3 zile). 9.2.4.4. Alocarea costurilor la resurse Se face n fereastra Resource Information prezentat n figura 32, accesibil dup un dublu-clic pe o resurs afiat n fereastra Resource Sheet (vezi fig. 29).
Fig. 32. Fereastra Resource Information pentru ajustarea costurilor

Alocarea costurilor la resurse a fost prezentat anterior odat cu crearea resurselor. Se mai face precizarea potrivit creia costurile se pot calcula la nceputul, la sfritul sau pe parcursul derulrii activitii, modificnd coninutul cmpului Accrue At din fereastra Resource Sheet. Costul unei resurse poate varia pe perioada proiectului. n figura 32 se poate vedea c s-au introdus costuri diferite pentru resursa instalatori. 9.2.4.5. Alocarea costurilor la activiti Separat de costul resurselor implicate ntr-o activitate, acesteia i se mai pot aloca costuri fixe (de exemplu, pentru materiale, pentru o prestaie abnorm etc.). Procedura de urmat n acest caz este prezentat n figura 33.
View
More View

Task Sheet

Apply

View
Table:Entry

Cost

Fig. 33. Alocarea costurilor la activiti

Introducere n managementul automat

22

9.2.5. Actualizarea i raportarea planului lucrrii 9.2.5.1. Generaliti Planul creat va trebui permanent actualizat n timpul derulrii lucrrii cu valorile actuale (Actual Values). Valorile actuale vor putea fi comparate cu valorile iniiale (Baseline Values). Pot fi urmrite att nivelul de realizare a activitilor (ce procent s-a realizat pn la data curent), ct i decalajele n timp fa de planificarea iniial. 9.2.5.2. Introducerea progresului activitilor n fereastra Task Information (deschis cu dublu clic pe numele activitii) se completeaz procentul ce reprezint ct s-a realizat din acea activitate pn la data respectiv, modificnd coninutul casetei de text Percent complete (fig. 34).

Fig. 34. Modificarea procentului de realizare a unei activiti

Activitile ndeplinite n procent de 100% apar marcate n coloana Indicators a tabelului afiat n modul de vizualizare Gantt. Procentul realizat se regsete i sub forma unei dungi negre pe bara ce reprezint activitatea respectiv (fig. 35).

Fig. 35. Procentul de realizare a activitilor

Introducere n managementul automat

23

9.2.5.3. Vizualizarea simultan a variantei iniiale (baseline), a decalajelor (slippage) i a progresului (tracking Gantt) Se creaz, mai nti, un nou mod de vizualizare care s permit afiarea simultan a celor trei tipuri de informaii. Procedura de creare a modului de vizualizare propriu (My View) i de stabilire a aspectului elementelor ferestrei asociate modului respectiv este prezentat n figura 36.
View More Views New

Apply

OK

Format

Bar Styles

Figura 36. Crearea modului de vizualizare My View i stabilirea aspectului elementelor acestuia

n cazul n care nu exist, se procedeaz la salvarea variantei iniiale (baseline) urmrind procedura prezentat n figura 37, executat n modul de vizualizare Gantt. Aceast operaie salveaz valorile Start i Finish pentru fiecare activitate n cmpurile Baseline Start i Baseline Finish.
Tools Tracking Save Baseline

Fig. 37. Salvarea unei variante iniiale (baseline)

Introducere n managementul automat

24

Pentru a putea urmri mai bine procedeul se opereaz cteva schimbri n ceea ce privete durata i data de ncepere a unor activiti n fereastra Task Information. n final se selecteaz modul de vizualizare definit anterior My View. Se observ afiarea simultan a variantei iniiale i a celei actuale cu decalrile i progresul activitilor care au fost operate (fig. 38).

Fig. 38. Vizualizarea simultan a variantei iniiale (baseline) i a celei actuale