Coninutul procesului de aprovizionare: descrierea activitilor componente, partea de contractare, depozitare i structuri organizatorice relaionate la aprovizionare

Continutul procesului de aprovizionare

Descrierea activitatilor componente & stuff

Aprovizionarea reprezint activitatea prin care se asigur elementele materiale i tehnice necesare produciei, n volumul i structura care s permit realizarea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n condiiile unor costuri minime i ale unui profit ct mai mare. n literatura de specialitate, ca i n practica economic, sunt utilizai frecvent termeni ca: achiziionare, asigurare, aprovizionare, cumprare, alimentare. Aceti termeni auns o semnificaie asemntoare sau, dup caz, diferit. Astfel, "achiziionarea" reprezint o aciune de angajament financiar "de cumprare" a unor resurse materiale sauproduse, fiind o tranzacie efectiv (formele prin care se realizeaz, de ctre unitileeconomice, devenind relativ uniforme). n raport cu achiziionarea, "aprovizionarea" are unconinut mai larg; achiziionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare . Achiziionarea, ca o component a activitii de aprovizionare, este precedat, de exemplu, de aciunile de identificare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora i a momentelor de satisfacere (care declaneaz emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmat apoi de

negocierea condiiilor defurnizare, de aducere efectiv a resurselor materiale etc. Principalul "obiectiv" al activitii de aprovizionare se concretizeaz n asigurarea complet i complex a unitii economice cu resurse materiale i tehnice corespunztoare calitativ, la locul i termenele solicitate, cu uncost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se iniiaz i desfoar n principiu mai multe activiti specifice cu grad de complexitate i dificultate diferit. ntre acestea amintim: Identificarea i stabilirea volumului i structurii materiale i energetice necesare desfurrii activitii de ansamblu a unitii economice i n primul rnd a celei productive; Fundamentarea tehnico-economic a planului i programelor de aprovizionare (asigurare) material i energetic a unitii; Dimensionarea pe baz de documentaie tehnico-economic a consumurilor materiale i energetice; Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor i a loturilor (a cantitilor de comandat) de resurse materiale pentru comand i aprovizionare; Prospectarea pieei interne i externe de resurse materiale i energetice n vederea depistrii i localizrii surselor reale i poteniale de furnizare. Alegerea resurselor materiale i echipamentelor tehnice care rspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezint cele mai avantajoase condiii de livrare, reprezint substitueni eficieni pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigur prin import etc.; Alegerea furnizorilor a cror ofert prezint cele mai avantajoase condiii

economice i asigur certitudine n livrrile viitoare pe termen scurt sau lung. Elaborarea strategiilor n cumprarea de resurse n raport cu piaa de furnizare intern i extern. Testarea credibilitii furnizorilor selectai n scopul evidenierii probitii morale, garaniilor de care se bucur, seriozitii n afaceri, responsabilitii n respectarea obligaiilor asumate i, nu n ultimul rnd, a solvabilitii; Negocierea i concretizarea relaiilor cu furnizorii alei, aciune care implic stabilirea, prin acord de voin, a tuturor condiiilor de livrare ntre parteneri. Finalizarea relaiilor de vnzare-cumprare se realizeaz prin emiterea comenzilor i ncheierea de contracte comerciale; Asigurarea condiiilor normale de primire-recepie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spaii speciale de descrcare recepie, dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primirerecepie i organizarea activitii acestora, a formaiilor de lucrtori specializai n efectuarea operaiilor respective .a.;

Stabilirea anticipat a spaiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea intern a fluxurilor de circulaie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare. n acelai sens, se are n vedere nscrierea n eviden a intrrilor de resurse recepionate i acceptate, asigurarea condiiilor de pstrare-conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca i a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor; Urmrirea i controlul utilizrii resurselor materiale i energetice pe destinaii de consum. Desfurarea acestei activiti are ca scop prevenirea consumurilor peste

limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului i depozitrii, a nerespectrii disciplinei tehnologice sau destinaiei iniiale de folosire a resurselor materiale etc.;

Structuri organizatorice relaionate la aprovizionare

Desfurarea n bune condiii a activitii de aprovizionare n concordan cu cerinele de consum ale unitii economice, cu necesitatea realizrii contractelor ncheiate cu clienii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unui sistem complex de relaii att n interiorul fiecrei ntreprinderi, ct i n afara acesteia. Pe plan intern, relaiile se organizeaz ntre compartimentul de aprovizionare material i celelalte compartimente sau subuniti din cadrul structurii organizatorice a unitilor de producie. n acest context general, conducerea aprovizionrii materiale, de exemplu, are misiunea important de a ine permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificaiile materiale, cu sectorul de producie care transform resursele materiale n produse sau le ncorporeaz n lucrri, cu compartimentul financiar care achit facturile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produsele. Principalele relaii interne ale compartimentului de aprovizionare se stabilesc cu: compartimentele de planificare-dezvoltare i de conducere (programare) operativ a fabricaiei, care furnizeaz date i informaii privind volumul i structura produciei prevzute pentru execuie. Conlucrarea dintre compartimentele amintite se desfoar continuu pentru a se asigura corelarea permanent a planului i a programelor de aprovizionare cu cele de producie (avnd n vedere c pe parcursul anului pot interveni schimbri cerute de cumprtorii produselor, de pia n general, pentru care trebuie asigurat adaptarea);

 compartimentul de desfacere (vnzare) a produselor, care pune la dispoziie date i informaii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje i materiale de ambalat; compartimentele financiar i de contabilitate, pentru evidenierea intrrilor de materiale, acoperirea financiar a resurselor contractate sau achiziionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele materiale primite i acceptate), asigurarea controlului existenei i micrii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime i materialelor, implicit a vitezei de rotaie, evidenierea i nregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din depozite .a.; compartimentul de transport, pentru asigurarea i meninerea n stare de funcionare normal a mijloacelor de transport proprii sau nchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili i lubrifiani necesari funcionrii acestora, a pieselor de schimb pentru ntreinere i reparare; depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii i recepiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, depozitrii i pstrrii raionale a acestora, evidenei i securitii , urmririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comand, eliberrii pentru consum a materialelor .a.; Alte relaii se organizeaz cu: unitile de transport pentru stabilirea condiiilor de aducere a resurselor de la furnizori (dac aceast aciune intr, conform contractului, n atribuia cumprtorului), pentru nchirierea de mijloace de transport etc.; uniti specializate n importul de materiale pentru achiziionarea i aducerea de resurse de la furnizorii externi;

 uniti i instituii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de prognoz privind: conjunctura mondial a furnizrilor de resurse materiale; evoluia pieei de materii prime, a preurilor; scadena potenialului de resurse clasice; mutaiile n structura consumului, n structura ofertei de resurse materiale etc. Relaii asemntoare se stabilesc cu uniti de cercetare specializate n elaborarea de studii de perfecionare a aprovizionrii pe laturile specifice: elaborare strategii de cumprare, dimensionare stocuri pe criterii economice etc.; uniti bancare pentru efectuarea operaiunilor de plat a cumprrilor de resurse materiale, acordarea de credite bancare n scopul achiziionrii i stocrii resurselor materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii .a.; Toate aceste sunt orientate n sensul: asigurrii integrale, la termenele, locul i momentele prevzute, cu cost minim,a bazei materiale, n volumul i structura strict corelate cu cea a consumului productiv i neproductiv; folosirii cu maxim eficien a resurselor aprovizionate; ncadrrii n consumurile specifice din documentaiile tehnico-economice i stocurile prestabilite; valorificrii complete i eficiente a materiilor prime .a.

Depozitarea
In sistemul logistic al firmei, depozitarea marfurilor include un ansamblu de activitati de sustinere,care ajuta la indeplinirea obiectivelor de servire a clientilor. Existenta depozitelor este considerata o necesitate pentru numeroase firme.Definitia tipica asociata conceptului de depozit subliniaza ca, in esenta acesta este un spatiu de pastrare a stocurilor de marfuri. Depozitarea

constituie o componenta importanta a distributiei marfurilor, iar necesitatea depozitarii si durata acesteia sunt determinate de conditii naturale, considerate economice si alte considerente. Conditiile naturale sunt obiective: de exemplu natura a determinat o anumita periodicitate in agricultura, recoltele fiind stranse in anumite perioade ale anului. Considerentele economice vizeaza aspect precum : variatia cererii sau natura procesului de productie.