Plan de trabajo archivstico integral

Organizacin de fondos acumulados

Nstor Gabriel Zamudio Bermdez

Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012

Plan de trabajo archivstico integral

Organizacin de fondos acumulados
Nstor Gabriel Zamudio Bermdez 12/12/2012

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Tabla de contenido
Introduccin ____________________________________________________________ 5 Objetivos ______________________________________________________________ 6
General _____________________________________________________________________ 6 Especficos __________________________________________________________________ 6

Conceptos bsicos _______________________________________________________ 7

Fondos acumulados __________________________________________________________ 7 Archivo _____________________________________________________________________ 7 Archivo publico _____________________________________________________________ 7 Archivo Total________________________________________________________________ 7 Gestin documental __________________________________________________________ 7 Soporte documental __________________________________________________________ 7 Tabla de retencin documental ________________________________________________ 7 Archivo de gestin ___________________________________________________________ 7 Archivo central ______________________________________________________________ 8 Archivo histrico ____________________________________________________________ 8 Inventario documental _______________________________________________________ 8 Serie documental ____________________________________________________________ 8 Subserie documental _________________________________________________________ 8 Tipo documental_____________________________________________________________ 8 Depurar ____________________________________________________________________ 8 Cronologa __________________________________________________________________ 8 Foliacin ____________________________________________________________________ 9 Stiker_______________________________________________________________________ 9 Carpeta _____________________________________________________________________ 9

Descripcin de la situacin actual (resumen de diagnstico) _________________ 10 Necesidades ___________________________________________________________ 11

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Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012 Recurso humano ____________________________________________________________ 11 Insumos ___________________________________________________________________ 11
Equipos _________________________________________________________________________ 11 Papelera ________________________________________________________________________ 12 Cajas _________________________________________________________________________ 12 Carpetas ________________________________________________________________________ 12 Lpices __________________________________________________________________________ 12 Saca ganchos _____________________________________________________________________ 12

Dotacin ___________________________________________________________________ 12 Espacios ___________________________________________________________________ 12

Precio estimado por Direccin y Ejecucin de Proyecto (Estimado) ___________ 13

Costo econmico por metro lineal_____________________________________________ 13 Costo temporal por metro lineal ______________________________________________ 13

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL ___ 14

Primer paso: Clasificacin Documental ________________________________________ 14 Segundo paso: Identificacin de Documentos de Apoyo_________________________ 14 Tercer paso: Ordenacin Documental _________________________________________ 14
Sistemas de Ordenacin ___________________________________________________________ 14

Cuarto paso: Seleccin Documental y Retiro de material metlico (Depuracin) ___ 15 Quinto paso: Foliacin ______________________________________________________ 15
NO SE DEBE HACER _____________________________________________________________ 15

Sexto paso: identificacin y rotulacin de unidades de conservacin ______________ 15 Sptimo paso: organizacin de los archivos de gestin segn las TRD. ____________ 16 Octavo paso: Transferencias Documentales ____________________________________ 16 Proceso de consulta de Documentos___________________________________________ 16
Gestin Electrnica de Informacin _________________________________________________ 16 Automatizacin de procesos _______________________________________________________ 16

VALORACION _____________________________________________________________ 16
Grupos de documentos de caractersticas comunes ____________________________________ 17 CRITERIOS PARA LA VALORACIN DOCUMENTAL _______________________________ 17

CRITERIOS PARA LA SELECCIN DOCUMENTAL __________________________ 19

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Seleccin documental: _____________________________________________________________ 19 Seleccin Aleatoria________________________________________________________________ 20 Seleccin Sistemtica ______________________________________________________________ 20 Seleccin Ejemplar ________________________________________________________________ 20 Seleccin Representativa ___________________________________________________________ 20

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Introduccin
Por la importante labor que desarrolla el Cupotrans Help Logistic S. A. S para el pas, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales harn parte de la memoria institucional y nacional de Colombia. Una parte fundamental del sistema de informacin de esta entidad, es el sistema de informacin documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales y es de vital importancia velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin y documentos de archivo, as como de su organizacin y conservacin y la prestacin de los servicios archivsticos. Esta labor, esta encargada principalmente a un Secretario General en la mayora de las entidades pblicas y privadas de la nacin, pero en casos especficos como el de esta empresa, es responsabilidad de los funcionarios administrativos, de acuerdo con el Artculo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Tambin, son responsables los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentacin. Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente a lo previsto en su artculo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin, segn lo establecido en el Artculo 17 de la Ley General de Archivos. Por la importancia que tiene para el Sistema de Administracin Documental, ya que se constituye en la memoria institucional, se propone el presente proyecto, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestin a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas en toda la entidad y facilitar la aplicacin de la tabla de retencin documental para cumplir as con el programa de gestin documental ordenado por el Archivo General de la Nacin.

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Objetivos
General
Elaborar un plan estratgico para la organizacin del fondo acumulado, que cumpla con toda la normatividad estipulada en la ley 594 del ao 2000, acuerdo 02 de 2004, 041 de 2002 y 027 de 2006, por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados

Especficos
Detectar la documentacin que est contaminada o se encuentra en deterioro para tratar de reparar su estado y mantener la informacin all contenida en las mejores condiciones Determinar un criterio de organizacin que facilite la bsqueda y consulta de documente generados en periodos anteriores al actual. Detectar la cantidad de volumen documental para conocer los diferentes valores que se puedan encontrar en el fondo documental. Asegurar la adecuada conservacin de los documentos que garanticen la mayor durabilidad de la informacin e historia que estos posean Seleccionar la documentacin que se tiene un valor histrico para la entidad y la Nacin

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Conceptos bsicos
Fondos acumulados
Corresponden a la totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente.

Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin.

Archivo publico
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Publico por entidades privadas.

Archivo Total
Concepto que se hace referente al proceso integral de los documentos en su siclo vital.

Gestin documental
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin

Soporte documental
Medios en los cuales se mantiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos de papel existen tambin los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla de retencin documental

Listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asignara el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y su disposicin final.

Archivo de gestin
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten. Su circulacin o tramite se realiza para dar respuesta o solucin a asuntos iniciados.

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Archivo central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histrico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura, este tipo de archivo tambin puede conservar archivos histricos, recibidos por donacin deposito voluntario, adquisicin o expropiacin.

Inventario documental
Relacin detallada de cada uno de los documentos que conforman un proceso, serie o subserie.

Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas en un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas en informes, entre otros.

Subserie documental
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus caractersticas especificas

Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenidos distintos que sirven como elementos para la clasificarla, describirla y asignarle una categora diplomtica.

Depurar
Tomar una serie o subserie y retirar de all la copia de la copia, si hay fax se deben fotocopiar y retirar ese papel qumico que permite que la informacin se borre no el tiempo.

Cronologa
Cuando se toman las fechas de los documentos para organizarlos de mayor a menor

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Foliacin
Marcar el nmero de folio con lpiz de mina negra y blanda en la parte superior derecha de la hoja del documento.

Stiker
Formato pequeo que se le pega a las carpetas celuguas para identificarlas con su contenido y procedencia de los documentos.

Carpeta
Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservacin.

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Descripcin de la situacin actual (resumen de diagnstico)

Al momento de realizar el diagnostico previo del fondo acumulado de Cupotrans Help Logistic S. A. S., se evidencia que este no cumple con las normas de archivstica nacional, pues se encuentra con una previa clasificacin, pero carece de ordenamiento consecutivo cronolgico, alfabtico y numrico, y es notable como para iniciar el proceso archivstico, es necesario tomar decisiones que conlleven a la mejor forma de conservacin de cada uno de los documentos. La documentacin contenida en este fondo se encuentra altamente expuesta a factores externos de alteracin, ya sean biolgicos, de desastres, medioambientales o antropognicos, pues toda la informacin esta contenida en A-Zs que desde hace mucho tiempo ha dejado de funcionar como un medio de conservacin eficiente para la documentacin empresarial o personal. Por otro lado, mucha de la documentacin se encuentra deteriorada por la alta manipulacin que posee y la falta de conciencia en cada uno de los funcionarios y personas que entran en contacto con el mismo, de la alta importancia que representa un archivo empresarial, adems de la falta de documentos que por el paso del tiempo y la falta de responsabilidad documental, se ha ido extraviando poco a poco. Las unidades de conservacin son totalmente nulas, pues no se maneja ningn tipo de carpeta o caja reglamentada, y en algunos casos supera el limite de acumulacin por A-Z, ocasionando que con facilidad se desprendan de los ganchos y se extravi con posterioridad. Es importante recalcar que el archivo no posee ningn rea de identificacin, limpieza, consulta y conservacin, y mucho menos posee un plan de prevencin de desastres y mantenimiento peridico, pues en este punto es importante recalcar que la limpieza es un factor importante, y que el ya mencionado se encuentra con bastante polvo y tierra dentro y fuera de las A-Zs, es de urgencia incentivar la consciencia e cada una de las personas para la conservacin de los documentos, pues la entidad como tal carece de Comit de Archivo.

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Necesidades
Recurso humano
Determinar la persona requerida tanto para la organizacin como para la conservacin documental. Cada proceso necesita de una planificacin adecuada teniendo en cuenta el mejor perfil de competencias de la persona que asumir las labores. Para esta labor es importante que la persona encargada, posea grandes conocimientos en materias de derecho, administrativas, ingeniera y archivsticas, que pueda acreditar con facilidad como mnimo un (1) ao de experiencia en Direccin o Coordinacin de Proyectos de Organizacin de Archivos y aplicacin de tablas de retencin documental que incluyan labores de digitacin de informacin. Adems, es de prioridad que la persona que asuma este roll posea grandes conocimiento de sistemas y manejo de bases de datos.

Insumos
Para el desarrollo de este proyecto se calculo en el diagnstico que la entidad posee un fondo documental de aproximadamente 30 metros lineales y para ello se presenta a continuacin la cantidad de materiales y equipos necesarios para el procesamiento de cada metro lineal. Equipos Se requiere un equipo de cmputo para todo el procesamiento documental de la entidad Se requiere un scanner o microfilmadora para digitalizar la informacin en un backup documental que facilite la bsqueda de documentos y disminuya la manipulacin de documentos fsicos. En caso de decidir digitalizar la informacin por medio del scanner, es responsabilidad del Director de proyecto la adquisicin del software para leste proceso como ABBYY FineReader, Documentos MSD, Softi FreeOCR, Nuxeo, Alfresco, Greenstone, Aons, entre otros. Si se decide realizar este proceso por medio de microfilmacin, es importante adquirir una cantidad de rollos de microfilmacin suficiente para la cantidad de folios reposados en el archivo (aproximadamente se calculan entre 60.000 y 100.000 documentos) Se solicita una impresora para generar los formatos diligenciados para cada una de las unidades de conservacin

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Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012 Papelera Cajas Para la aproximacin establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de archivo, se requieren 120 cajas para archivo X200 sin rotulo (4 cajas X200 por metro lineal) Carpetas Para la aproximacin establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de archivo, se requieren 900 carpetas para archivo 4 aletas (30 carpetas par a archivo 4 aletas por cada metro lineal) (se recomienda la adquisicin de un millar para adquirir economa) Lpices Para la totalidad del fondo documental se necesita de 5 lpices negros de mina suave HB o B, o en su defecto 1 portaminas con 3 paquetes de minas de la misma referencia del lpiz. Adicionalmente 1 borrador. Saca ganchos Es importante la adquisicin de un saca ganchos y una cosedora.

Dotacin
Dotacin de salud ocupacional para la persona encargada de la limpieza

Espacios
Espacios adecuados de trabajo y almacenamiento

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Precio estimado por Direccin y Ejecucin de Proyecto (Estimado)

Costo econmico por metro lineal
lineal : De 100.000 a 150.000 por metro

Costo temporal por metro lineal :

Clasificacin Organizacin Cronolgica Alistamiento Foliacin Digitalizacin : : : : :

90 das 10 das 15 das 15 das 20 das 30 das.

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PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Para los documentos producidos actualmente se debe estar cumpliendo con la ley 594 de 2000, en el cual se estipulan los siguientes procedimientos

Primer paso: Clasificacin Documental

Se clasificara y agrupara la documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etctera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde. La secuencia ser Dependencias Secciones Aos Series Subseries Tipo de documento.

Segundo paso: Identificacin de Documentos de Apoyo

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Tercer paso: Ordenacin Documental

La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites. Sistemas de Ordenacin Numrico simple (1, 2, 3, 4, 5, ) Cronolgico (01-Ene. 1999, 27-Mar. 1999, 15 May. 2000, 10 Jul. 2000, ) Topogrfico (SALA 1, SECCION B, ESTANTE 6, CIUDAD, VEREDA) Decimal (1; 1.1; 1.2; 2; 2.1; 2.2; 3;) Alfabtico general (A, B, C, D, E, ) Onomstico (Acosta, Cesar; Barrera, Luis; Castro, Omar; Zea, Oliver) Asunto o temas (series) (ACTAS; BOLETINES; CONTRATOS; INFORMES) Toponmico (ARMENIA; BOGOTA; CALI; MEDELLIN)

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Cuarto paso: Seleccin Documental y Retiro de material metlico (Depuracin)

Se retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitacin o felicitacin, entre otros. La documentacin deber estar libre de material metlico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Quinto paso: Foliacin

La foliacin se realizar en el momento en que se prepare la documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros. En la Cara RECTA, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones NO SE DEBE HACER Foliar con numerador No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco Omitir nmeros Foliar sobre texto No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. Foliar cara recta en fotografas Numerar folios en blanco

Sexto paso: identificacin y rotulacin de unidades de conservacin

En el proceso de rotulacin se debe identificar la documentacin de tal manera que permita su acceso y consulta de forma rpida e oportuna.

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Sptimo paso: organizacin de los archivos de gestin segn las TRD. Octavo paso: Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segn calendario de transferencias previamente programado.

Proceso de consulta de Documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. Gestin Electrnica de Informacin La oficina cero papeles El documento cambia su valor conocimiento Cultura del Comercio electrnico de informacin. Pasar de un archivo a un Centro de Administracin Documental C.A.D Las reas de archivo y correspondencia, pasan a tener un rol protagnico en la administracin de la informacin Automatizacin de procesos 1. RECIBIR: recepcin 2. DIGITALIZAR: Digitalizacin de la Informacin 3. INGRESAR SOFTWARE: Sistema de Informacin 4. AREA RESPONSIBLE: Recepcin Documento Digitalizado 5. Envo Documento Fsico 6. Archivar Documento Fsico Segn Carpeta Definitiva TRD Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros de informacin necesarios para el funcionamiento del Estado de Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nacin y forman parte esencial de la memoria colectiva de un pueblo

VALORACION
La valoracin ante todo es un proceso tcnico de anlisis intelectual de la produccin documental de la institucin que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y sealar su disposicin final.

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Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012 Grupos de documentos de caractersticas comunes Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implcita una orden, una determinacin o decisin, una regulacin o normalizacin de procesos o actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las polticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas. Informes de Gestin, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse. CRITERIOS PARA LA VALORACIN DOCUMENTAL Para establecer Tiempos de Retencin en Archivo de Gestin y Central: Tramite y Vigencia de los documentos Valores Primarios Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico Uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Tiempo promedio en Archivo de Gestin: entre 1 a 5 aos y en Archivo Central entre 5 a 20 aos, algunas hasta 80 o 100 aos, dependiendo las caractersticas de la serie y/o subserie documental. Valor Legal (Tiempo de Retencin en Archivo de Gestin y Central) Ejemplo: Contratos LEY 80 de 1993. ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribir en el trmino

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Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012 de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Ejemplo: Historia Clnica Resolucin 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIN Y TIEMPO DE CONSERVACIN. La historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo central. Una vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse. Ejemplo: Procesos Penales Cdigo Penal. Articulo 83. Termino de prescripcin de la accin penal. La accin penal prescribir en un tiempo igual al mximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la libertad, pero en ningn caso ser inferior a cinco (5) aos, ni exceder de veinte (20), salvo lo dispuesto en el inciso siguiente de este artculo. El trmino de prescripcin para las conductas punibles de genocidio, desaparicin forzada, tortura y desplazamiento forzado, ser de treinta (30) aos. Cuando se trate de delitos contra la libertad, integridad y formacin sexual, o el delito consagrado en el artculo 237, cometidos en menores de edad, la accin penal prescribir en veinte (20) aos contados a partir del momento en que la vctima alcance la mayora de edad. Valor Fiscal (Tiempo de Retencin en Archivo de Gestin y en Archivo Central) Ejemplo: Impuestos, Libros de Contabilidad Estatuto Tributario Art 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, debern conservar por un perodo mnimo de cinco (5) aos, contados a partir del 1o. de enero del ao siguiente al de su elaboracin, expedicin o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que debern ponerse a disposicin de la Administracin de Impuestos, cuando sta as lo requiera:.

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CRITERIOS PARA LA SELECCIN DOCUMENTAL

Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente. Usarse tambin depuracin y expurgo. Acuerdo AGN 027 de 2006

La seleccin puede aplicarse: A la documentacin no vigente administrativamente A series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series A series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar Acuerdo AGN 039 de 2002

Se aplica bajo la modalidad de muestreo y el Comit de Archivo es el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Sseparacin de documentos de conservacin permanente, de los que no los son. Debe basarse en el conocimiento preciso de la conformacin de cada unidad documental, las caractersticas que la diferencian de otras unidades documentales de su misma serie y de la informacin que comparte con otras series

Por ejemplo: una Historia Laboral Conformada por unos tipos documentales determinados comunes a todas las dems, representa a la serie Historias Laborales (procesos administrativos) Para la seleccin: elementos de juicio : cargos y niveles, funcionarios destacados en la vida pblica o que hayan hecho aportes significativos (cualidades especficas ) Tomar una decisin para conservar determinados expedientes y eliminar los dems.

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Plan de trabajo archivstico integral 12 de diciembre de 2012 Seleccin Aleatoria, se escoge a partir de una frmula estadstica la proporcin de expedientes sealada en sta seleccin de manera aleatoria de el nmero de expedientes por ao, est directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Seleccin aleatoria de un 10% por ao. Lo cual implica escoger a partir del volumen total lo que representa el 10% y distribuirlo proporcionalmente en el total de este ao. Seleccin Sistemtica, se escoge sistemticamente un periodo de manera consecutiva y repetida en una serie documental, est directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Seleccin sistemtica de un mes por ao, o bien de un ao cada 5 aos, o una semana por mes, etc. Seleccin Ejemplar, se escoge una muestra mnima que permita evidenciar la forma externa de los documentos, est directamente asociada con el criterio de caractersticas externas, por ejemplo: Seleccin de una muestra ejemplar mnima de cinco ejemplares. Seleccin Representativa, se escoge a partir de una frmula estadstica la proporcin de expedientes sealada en sta seleccin de manera representativa el nmero de expedientes por ao, est directamente asociada con los criterios cualitativos, por ejemplo: Seleccin representativa de un 10% por ao. Lo cual implica escoger a partir del volumen total un 10% de expedientes que tengan representatividad por ser el de mayor y menor volumen, costos o manejado por personalidades importantes entre otros criterios y distribuirlo proporcionalmente en el total de cada ao. Es la seleccin ms delicada y subjetiva que se puede realizar por cuanto cmo identificar lo representativo, pasados los aos?

Nstor Gabriel Zamudio Bermdez

Estudiante de tercer semestre de Estadstica U S T A. CC 1.032436.484 Tel. (1) 566 03 87 E-mail: Nestor.ZB-3004@hotmail.com

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