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I. CONDICIONES PARA UNA BUENA GESTIN

Al organizar es de suma importancia efectuar la mejor distribucin orgnica, pero ms importante an es considerar a quienes trabajan en la microempresa, ubicando a la persona adecuada en el cargo ms apropiada a sus caractersticas, formacin, experiencia e incidencia en el grupo. La gestin de una microempresa requiere de un conocimiento cabal de los recursos disponibles, sean estos humanos, materiales, tcnicos y financieros. Este conocimiento permitir a quien asuma la gestin de la microempresa, poder distribuir de manera adecuada y en el momento propicio de estos de acuerdo a las acciones a desarrollar, de modo de lograr el mximo de eficiencia en el funcionamiento de la microempresa. Una gestin adecuada tendr que satisfacer ciertos criterios importantes:
a)

Coherencia: ste sugiere que en la microempresa, exista armona, unidad e integridad entre visin y misin, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplinas. Equilibrio: Se debe identificar los diversos roles de la persona que est administrando, de modo que no descuide ninguno de estos. La verdadera efectividad requiere de equilibrio y saber mantenerlo. Prevencin: No se debe dedicar a solucionar las crisis sino a prevenirlas, estableciendo prioridades. Esto se logra mejor con una planificacin semanal y no diaria. Flexibilidad: La planificacin debe permitir modificaciones y adecuaciones si es necesario.

b)

c)

d)

II. EVALUACIN Y GESTIN

La administracin como proceso social consiste en obtener, mediante los recursos humanos con que se cuentan el logro de los objetivos comunes. Para esto se requiere seguir un cierto orden que oriente el logro de los objetivos. Sus fases son Planificacin, Organizacin, direccin y control. Es en la funcin control donde prioritariamente se hace la evaluacin. Para ello, se hace necesario:
a) b) c) d) e)

Identificar claramente lo que se va a evaluar. Establecer estndares de comparacin. Medir lo realizado. Comparar los resultados de las mediciones con los estndares. Juzgar y recomendar cambios para corregir las fallas.

III. CARACTERSTICAS DE UN BUEN SERVICIO DE EVALUACIN

Un buen sistema de evaluacin debe tener las siguientes caractersticas:

a)

Debe ser objetivo: Es decir, debe basarse en hechos y datos reales; no en suposiciones o rumores. Debe ser econmico: Un sistema de evaluacin que sea ms costoso que la actividad o el proceso que se controla resultar ineficiente para la microempresa. Debe efectuarse a tiempo: La evaluacin debe efectuarse en el momento oportuno. Un sistema de evaluacin que permita evitar determinados errores, ser el ms eficaz para la microempresa. Debe ser impersonal: No debe ser realizada por la misma empresa que ejecuta la accin o el trabajo, puesto que puede dar origen a la informacin distorsionada. Debe ser claro y preciso: La evaluacin no debe prestarse para interpretaciones dudosas o errneas. Debe especificar claramente la accin o control a efectuarse.

b)

c)

d)

e)

IV. LA TOMA DE DECISIONES

EL CLAVO

Un artesano viaj a la feria de la ciudad a vender su produccin de pailas, ollas, tiestos. Cuando ya haba vendido todo volvi en su caballo con el dinero recaudado a su casa. Como estaba cansado y con hambre, par en una posada a comer y beber algo. En eso estaba cuando apareci el ayudante de la posada para avisarle que su caballo haba perdido un clavo de una de sus herraduras. Poco antes de llegar a su destino quiso descansar nuevamente y se detuvo en otra posada donde bebi un refresco. Cuando iba a reiniciar su viaje, el joven que cuidaba de los animales le dijo que a su caballo le faltaba una herradura. El artesano pens que faltaba tan poco para llegar que no sera necesario detenerse ms tiempo. Pocos metros ms all el caballo tropez y se quebr una pata. Comprendiendo que ya no podra hacer nada ms, el artesano lo sacrific para que no siguiera sufriendo y tuvo que volver a su casa caminando, mientras deca para s mismo: Y todo por culpa de un maldito clavo.

Dentro de las distintas caractersticas que distinguen a quienes asumen la gestin al interior de una microempresa, la capacidad de tomar acertadas y efectivas decisiones es un punto fundamental. Ella es an ms importante si se considera que de estas ltimas dependen, tanto el cumplimiento de los objetivos como el desarrollo de sta y el mejoramiento de las relaciones entre los integrantes.

Es quizs este aspecto donde se necesita un alto nivel de eficiencia debido a la importancia de cada una de las acciones y el sentido de participacin que existe en cada uno de quienes forman parte de la microempresa.

El tipo de decisiones a tomar se puede agrupar en dos: Las de carcter estratgico y las de Carcter operativo. En el primer caso, y cuyos efectos son para el conjunto de quienes conforman la microempresa, es conveniente que sean efectuadas de manera colectiva, ya que, por lo general, las decisiones estratgicas son de carcter irreversible. Una mayor participacin de todos los que conforman la microempresa tiene beneficios porque los efectos de stas son para el mediano y largo plazo, y tienen que ver con el desarrollo organizacional, que a todos nos atae. En el otro caso, en el cual las decisiones son de tipo operativo, es conveniente que sean delegadas a quien o quienes tengan un mayor dominio del tema. Esto debido a que el carcter de estas decisiones no requiere mayor discusin, salvo las necesarias a ese nivel, y porque adems requieren de giles para no entrabar el normal funcionamiento de la microempresa. Como una forma de realizar un buen y apropiado proceso de toma de decisiones, sobre todo a nivel estratgico, se requiere efectuar un anlisis de cada situacin bajo dos aspectos: Lo Positivo y Lo Negativo de la situacin a enfrentar y de las decisiones a adoptar. Adems, otro criterio para efectuar un buen anlisis es ver que aspectos son internos y cuales son externos, que inciden en ambas situaciones. Con estos dos puntos es posible elaborar un cuadro que permita agrupar el anlisis de una situacin bajo la forma de una matriz Positivo Negativo e interno Externo. La matriz FODA, es un instrumento que posibilita dicho anlisis: Tiene:

Fortalezas: Positivo Interno. Oportunidades: Positivo Externo. Debilidades: Negativo Interno. Amenazas: Negativo Externo.

As un anlisis bajo estos cuatro parmetros posibilitan una toma de decisiones mucho ms adecuada, con mayor informacin sobre sus efectos, ms anlisis, etc. Las Las Las Las Fortalezas se deben: Oportunidades se deben: Debilidades se deben: amenazas hay que: USAR. APROVECHAR. ENFRENTAR y de RESGUARDARSE.

Este instrumento, la FODA, permitir analizar la situacin de la microempresa y orientar las decisiones que han de tomarse para un mejor desarrollo, debido a que se presenta de una sola vez la situacin sobre la cual ha sido necesario efectuar dicho proceso.

El proceso de toma de decisiones es uno de los aspectos de mayor significacin dentro de una microempresa. Son diversas las variables que influyen en la toma de una decisin y hacen que ninguna sea igual a otra. As es posible nombrar las circunstancias, la cantidad de personas que deben decidir, la cantidad y calidad de informacin con que se cuenta, los eventuales riesgos que se deben asumir, la cantidad y calidad de las opciones de solucin que se presentan, etc. As es posible ver que frente a una decisin se pone en la balanza el atractivo de las alternativas, el costo de cada una de ellas (no necesariamente monetario), el nmero de cada uno de ellas y la jerarqua de preferencia que se tiene tanto a nivel grupal como individual. La experiencia es un elemento clave en la toma de decisiones. La persona enfrentada a alternativas excluyentes las puede ordenar de acuerdo a su experiencia y as, decidir. Como una forma de mejorar el proceso de toma de decisiones en la microempresa, es que se plantea la siguiente secuencia:
a)

Lograr recoger el mximo de informacin posible, que permita tener una panormica global del problema a resolver. Identificar de manera clara el problema a resolver. Verificar si existe conexin entre los problemas o situaciones, tanto del problema principal como de aquellos generados a raz de la solucin. Buscar el mximo de soluciones posibles, para as encontrar la alternativa ms adecuada. Analizar todas y cada una de las soluciones propuestas, viendo las ventajas, inconvenientes y consecuencias posibles para cada una de ellas. Seleccionar la solucin ms apropiada al problema planteado. Aplicar, en el corto plazo, la solucin adoptada. Retroalimentar el proceso.

b) c)

d)

e)

f) g) h)

Este procedimiento permite una toma de decisiones ms segura y con menos disonancia, si bien no se puede dejar de lado los elementos subjetivos frente a toda decisin, como por ejemplo las apreciaciones personales.