Etapele proiectrii BDR Proiectarea unei baze de date este o activitate laborioas i necesit parcurgerea urmtoarelor etape: formularea

problemei; analiza cerinelor informaionale i definirea datelor de ieire i a datelor de intrare; definirea tabelelor, a structurii acestora i a relaiilor dintre ta-bele; optimizarea structurii bazei de date. Odat ce acest proces a fost finalizat se continu cu: proiectarea procedurilor tehnologice, pentru prelucrarea bazei de date; elaborarea programelor; testarea programelor; definitivarea documentaiei. Toate aceste activiti necesit, pentru proiectele reale complexe, o munc n echip pe baza unei metodologii riguroase, cunoscute c me-todologia de analiz i proiectare a sistemelor informatice. n cadrul unui sistem informatic baza de date reprezint elementul central n jurul cruia se concentreaz celelalte componente ale sistemului. n structura unui tabel se regsesc urmtoarele categorii de cmpuri: cmpuri de identificare (chei primare i chei condiionate); cmpuri tip dat calendaristic; cmpuri cantitativ-valorice; cmpuri de legtur cu alte tabele; Funcii de baz i funcii suport n ceea ce privete funciile de baz ale Microsoft Access 2003. acestea sunt prezentate n continuare. Organizarea datelor include crearea i manevrarea tabelelor ce cu-prind date n format tabelar. Legarea tabelelor i extragerea datelor leag mai multe tabele prin intermediul legturilor dintre date, crend tabele temporare. Pentru crearea acestor legturi, Microsoft Access folosete interogri prin in-termediul crora datele alese vor fi stocate ntr-un tabel temporar (recordset). Capacitatea de a lega tabele prin relaii este una dintre deosebirile eseniale dintre bazele de date relaionale i aplicaiile de gestiune a fiierelor. Introducerea i editarea datelor presupune proiectarea i implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere i de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor n afar de cea sub form tabelar. Majoritatea utilizatorilor prefer formularele pentru introducerea datelor, mai ales cnd sunt implicate date din mai multe tabele. Prezentarea datelor implic existena rapoartelor prin intermediul crora se pot centraliza informaiile necesare tipririi. Funciile suport aplicabile funciilor de baz din Microsoft Access 2003 sunt descrise n continuare. Macrocomenzile constituite din secvene de aciuni ce automati-zeaz operaiile repetitive din cadrul unei baze de date; Modulele sunt funcii i proceduri scrise n Visual Basic, pentru executarea unor operaii ce depesc macroinstruciunile standard;

Securitatea este determinat din funciile disponibile ca opiuni ale meniurilor, fiind eseniale ntr-un mediu multiuser; ele permit acordarea de drepturi de citire/scriere unui grup de utilizatori; Tiprirea permite imprimarea a aproape orice este afiat n modul de lucru al Microsoft Access.

3.2. Tabele
Un tabel reprezint o colecie de date legate ntre ele, memorat pe linii i coloane; fiecare linie conine o nregistrare-entitate complet de date referitoare la un anumit tip de obiecte. La rndul ei, fiecare nregis-trare este compus din coloane sau cmpuriun cmp reprezentnd cea mai mic entitate de date. Majoritatea tabelelor unei baze de date au unul sau mai multe cmpuri ce identific n mod unic fiecare nregistrare din acel tabel. Acest tip de identificare unic poart numele de cheie primar i este folosit la indexarea tabelului respectiv. Cheile primare stabilesc rela-iile prin care mai multe tabele ale unei baze de date sunt legate la crearea unei interogri. Sunt foarte importante relaiile ce se stabilesc ntre tabelele unei baze de date: 1. relaiile de tip unu-la-unu sunt cele mai simple i mai rar folosite, oblignd la respectarea urmtoarei reguli: fiecare nregistrare dintr-un tabel corespunde unei singure nregistrri din alt tabel. Astfel de relaii se folosesc pentru a diviza tabelele mari, n dou sau mai multe tabele de dimensiuni mai mici, ceea ce va oferi urmtoarele avantaje: 2.relaiile de tip unu-la-mai muli sunt cele mai frecvente tipuri, realiznd legtura ntre un rnd dintr-un tabel i dou sau mai multe rnduri din alt tabel. Legtura se realizeaz prin cheia primar a tabelului de baz i cheile corespunztoare tabelelor asociate. 3. relaii de tipul mai muli-la-mai muli exist numai n mod indirect, fiind create pe baza a dou relaii unul-la-mai muli, constituindu-se ca asocieri libere ntre tabele. Indiferent de tipul de relaii existent ntre dou/mai multe tabele este esenial ca cele dou cmpuri participante la aceasta s aib exact acelai tip de date. Crearea tabelelor Exist patru modaliti de creare a tabelelor puse la dispoziie de ctre sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 2003: 1. automat (Table Wizard); 2. manual (Table Design); 3. prin program (ActiveX Data Objects, Data Microsoft Access Objects); 4. prin nscrierea direct a datelor Proiectarea unei baze de date presupune parcurgerea urmtorilor pai: se identific entitile bazei de date se identific asocierile dintre entiti se identific atributele entitilor n funcie de specificul utilizrii bazei de date. Crearea tabelelor utiliznd Table Design reprezint crearea manual a tabelelor. Prin selectarea acestei opiuni se afieaz numele cmpurilor i tipul datelor coninute, asigurnd i o coloan pentru descrierea opional a cmpurilor tabelului. Alocarea informaiilor n cmpuri. Fiecrui tip de informaii stabilit n etapa anterioar i va corespunde un anumit tip de date care determin tipul cmpului. Microsoft Access 2003 pune la dispoziia utilizatorului urmtoarele opiuni pentru tipul de date cu care se va ncrca fiecare cmp: 1. AutoNumber nu poate fi modificat manual, fiind de pre-ferat a se folosi drept cheie primar a unui tabel. Dei este incrementat secvenial n mod implicit, se poate stabili i o incrementare aleatoare; 2. Text este destinat informaiei de tip ir de caractere (ma-xim 255 caractere); 3. Lookup permite stocarea unei valori, dar afieaz textul ce nsoete valoarea respectiv. Acest tip de cmp poa-te fi legat de fapt de un alt tabel sau interogare, de unde i extrage informaiile pe care le afieaz sub forma unui combo box; 4. Number are mai multe subtipuri, determinate de pro-prietatea field size:

5. Memo este utilizat pentru text de lungime ce depete capacitatea de 255 caractere a tipului text; 6. Obiecte OLE este tot un cmp de capacitate mare; 7. Date/Time conine informaii de dat i/sau timp; 8. Yes/No conine una din cele dou stri: yes/no, on/off, true/false.

Interogri
O interogare (query) este o definiie a datelor care se extrag: care cmpuri din tabele, din ce tabele, criteriile de selecie, ordinea de sortare. Structura unei interogri indic datele care se vor extrage (figura 3.9.), Microsoft Access oferind urmtoarele posibiliti: selectarea anumitor cmpuri mai semnificative din nregistr-rile unei tabele; selectarea nregistrrilor care satisfac anumite criterii; sortarea nregistrrilor ntr-o ordine precizat de utilizator; interogarea mai multor tabele; o interogare permite combinarea nregistrrilor din mai multe tabele i afiarea rezultatului ntr-un singur tabel de date; interogarea altor baze de date existente n sisteme de gestiune a bazelor de date cum sunt FoxPro, Paradox, dBase, Btrieve, Microsoft SQL Server; crearea de cmpuri pentru afiarea rezultatelor unor calcule; crearea de rapoarte, formulare sau alte interogri. Odat construit, o interogare poate fi surs de nregistrri pentru crearea unui formular sau a unui raport. De fiecare dat cnd se deschide formularul sau se imprim raportul, interogarea folosit drept surs de date extrage din tabel informaii actualizate. De asemenea, se pot intro-duce sau modifica date fie direct n tabelul de date a interogrii, fie n formularul creat pe baza acesteia. Interogrile de selecie extrag informaii din unul sau mai multe tabele i le afieaz sub form de list. Sunt cel mai uor de creat i au avantajul c pot afia un numr redus de date dintr-un tabel de mare capacitate (datele care ndeplinesc condiiile specificate). Ele permit i modificarea rezultatului afiat, modificare ce va fi vzut i n tabelul sursa Crearea interogrilor Microsoft Access include patru modaliti de creare a unei interogri: 1. automat (Query Wizard); 2. manual (Query Design); 3. comenzi SQL; 4. prin program(bibliotecile ActiveX Data Objects, Data Microsoft Access Objects i obiectele QueryDef Crearea manual a interogrilor se realizeaz prin intermediul opiuni Query Design. Pentru a crea o nou interogare n modul Query Design, se vor parcurge urmtorii pai: 1. selectarea tabelelor din care se doresc a fi afiate/prelucrate da-tele; 2. selectarea cmpurilor care se vor transforma n coloanele ta-belului rezultat al interogrii; 3. stabilirea criteriilor de selecie i a cmpurilor asupra crora vor fi aplicate; se poate apela la un singur criteriu de selecie sau la mai multe criterii, aplicate fie unor cmpuri diferite, fie formnd un criteriu compus aplicat aceluiai cmp; 4. stabilirea parametrilor de selecie. Parametrii funcioneaz pentru interogri asemntor criteriilor de selecie, cu deosebirea c la fiecare execuie trebuie specificat valoarea parametrului n funcie de care se va realiza selecia; 5. stabilirea tipului de sortare a datelor afiate ca rezultat i a cmpurilor asupra crora va aciona; Crearea interogrilor utiliznd comenzi SQL permite construirea direct a interogrilor pe baza unui limbaj specializat. Dac toate tipurile de interogri prezentate pot fi generate folosind QBE, exist interogri ce necesit folosirea unui instrument mai puternic pentru gestionarea acestora, instrument numit SQL (Structured Query Language). SQL este un limbaj orientat pe seturi, fiind un limbaj de aplicaie pentru bazele de date relaionale. Cuprinde ase categorii de comenzi prin care se creeaz i se gestioneaz interogrile:

1. comenzile Data Query Language sunt utilizate pentru extra-gerea datelor i pentru stabilirea modului de prezentare; prin-cipala comand din acest set este comanda SELECT ; 2. comenzile Data Manipulation Language sunt utilizate pentru adugarea, modificarea, tergerea datelor; includ comenzile INSERT, DELETE, UPDATE; 3. comenzile Transaction Processing Language sunt utilizare pentru procesarea tranzaciilor; includ comenzile BEGIN TRANSACTION, COMMIT, ROLLBACK; 4. comenzile Data Definition Language sunt utilizate pentru de-finirea i modificarea structurii tabelelor i a vizualizrilor; 5. comenzile Cursor Control Language sunt utilizate pentru con-trolul seleciei unui singur rnd din setul de rezultate n vederea procesrii; 6. comenzile Data Control Language sunt utilizate pentru funcii administrative ce acord sau revoc privilegiile de utilizare a bazei de date; includ comenzile GRANT, REVOKE;

Formulare
Formularele sunt machete (ferestre) folosite n scopul adugrii, modificrii, tergerii sau consultrii datelor n/din tabelele bazei de date. Formularul este destinat n special ecranului, dar poate fi tiprit i la imprimant. Este folosit pentru un acces aleator la nregistrri, n sensul c dup ce se obine accesul la o nregistrare, utilizatorul poate trece la sfritul formularului pentru a aduga o nregistrare; ulterior va putea reveni la nceput pentru a cuta o alt nregistrare. Clasificarea formularelor se poate face n funcie de urmtoarele criterii, detaliate n continuare: 1. Dup sursa de date: formulare legate (bound) sunt formulare care permit afiarea sau actualizarea datelor din tabele; formulare nelegate (unbound) sunt formulare destinate afirii sau editrii unor date care nu sunt stocate n tabele. Ele sunt folosite frecvent pentru afiarea unor mesaje, vizualizarea unor informaii despre sistem, preluarea datelor necesare afirii unui raport etc. Crearea unui formular 1. Design View permite crearea manual a formularelor. Utilizatorului i se pune la dispoziie un tabel liber i caseta cu instrumente Toolbox; 2. Form Wizard genereaz un formular pe baza cmpurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogri; 3. AutoForm: Columnar creeaz un formular n care fiecare cmp apare pe o linie separat avnd n stnga numele, fiecare nregistrare reprezentnd un nou tabel; 4. AutoForm: Tabular creeaz un formular n care numele cm-purilor apare o singur dat n captul de sus al formularului, iar nregistrarea datelor se face pe linie; 5. AutoForm: Datasheet creeaz un formular n care datele sunt afiate sub forma foilor de calcul tabelar; 6. AutoForm: PivotTable creeaz un formular n care sunt afiate date calculate vezi punctul 9 pentru mai multe detalii; 7. AutoForm: PivotChart creeaz un formular n care sunt afiate sub form grafic date calculate;

Rapoarte
Programul Microsoft Access combin datele din tabele, interogri i chiar formulare i genereaz un raport pe care-l tiprete. Exist ase tipuri de baz: 1. rapoartele cu o singur coloan afieaz toate cmpurile unei nregistrri dintr-o tabel; este utilizat mai rar deoarece consum mult hrtie; 2. rapoartele dispuse pe rnduri furnizeaz cte o coloan pentru fiecare cmp al unei tabele sau interogri i tipresc valoarea fiecrui cmp al nregistrrii pe rnduri

plasate sub capul de coloan. Dac exist mai multe coloane i nu ncap pe o pagin, se tipresc mai multe pagini suplimentare, n ordine pn la epuizarea numrului de coloane; apoi, se tiprete urmtorul grup de nregistrri; 3. rapoartele multicoloan se obin din rapoartele cu o singur coloan, prin divizarea paginii n mai multe coloane asemntor tipririi ziarelor; formatul tabelelor multicoloan asigur un consum mai mic de hrtie; 4. rapoartele cu grupare/totalizare sunt similare rapoartelor create de alte aplicaii de gestiune a bazelor de date. Ele nsumeaz datele pe grupuri de nregistrri i adaug apoi totaluri generale la sfritul raportului. Spre deosebire de raport, formularul permite: accesul la o nregistrare; adugarea de nregistrri la sfritul tabelei; cutarea direct a nregistrrilor; editarea datelor. Formularul se bazeaz pe un set dinamic de date. Raportul parcurge secvenial nregistrrile pentru tiprirea datelor cu o frecven mare, permind: totaluri, subtotaluri i rezumate; gruparea datelor pe un numr de pn la 10 niveluri diferite i subrapoarte imbricate pe maxim trei niveluri; folosirea unui instantaneu al datelor; proiectarea unui raport care s foloseasc rezultatele unei inte-rogri i nu datele dintr-o tabel. Raportul nu permite editarea i modificarea datelor. Rapoartele pot fi stocate pe disc pentru a fi tiprite ulterior. Orice raport este structurat pe urmtoarele seciuni: Report Header zon rezervat nceputului de raport Page Header zon rezervat nceputului de pagin Detail zon rezervat pentru descrierea rndului de detaliu din cadrul raportului Page Footer zon rezervat pentru sfritul de pagin Report Footer zon rezervat sfritului de raport.