1.1.

- INTRODUCCIN A EXCEL

1.1.1.- Lo nuevo en Excel 2007 Con la versin 2007 de Microsoft Office, se ha desarrollado una nueva interfaz de usuario, que facilita las tareas que anteriormente se realizaban recurriendo a gran cantidad de mens, submens y botones de las barras de herramientas. Se han remplazado dichas barras de herramientas y muchos cuadros de dilogo por la cinta de opciones y galeras desplegables, que facilitan la localizacin de las opciones. Las tareas de uso comn, tales como Abrir, Guardar, Imprimir o Cerrar, que anteriormente las tendramos en el men Archivo, ahora estn en el botn de Office, situado en la parte superior izquierda. Adems se ha ampliado la informacin descriptiva de las herramientas, presentndolas con una imagen en miniatura del cuadro de dilogo que se abrir y una breve descripcin.

Se han aadido ms filas y columnas a las planillas, por lo que podr almacenar grandes cantidades de datos en una misma hoja de clculo.

Ahora se admiten 1.048.576 filas y 16.384 columnas, bastante ms que en la versin 2003. Antes tenamos 65.536 filas y 256 columnas. Dar formato a una planilla ser ms fcil desde esta versin de Excel. Tendr la opcin de aplicar temas o un estilo en concreto (de colores, de estilos de fuentes, de efectos de grficos, por separado). Se ha mejorado el formato condicional, pudiendo, resaltar celdas, remarcar valores o visualizar datos mediante escalas de color, y todo basado en determinados criterios. La seleccin y escritura de frmulas ser ms fcil gracias a la mejora en la presentacin de las mismas. Estn todas agrupadas en el fragmento Biblioteca de funciones.

Asimismo, la barra de frmulas se puede redimensionar mediante las flechas situadas a la derecha de la misma, acomodando las frmulas largas y complejas, evitando as que stas cubran otras partes de la planilla. Hay mejoras en cuanto a las tablas en Excel. Se puede utilizar la interfaz de usuario para crear y aplicar formatos, expandir listas, entre otras cosas. Los autofiltros estn activados de forma predeterminada, con lo cual se puede acceder a la ordenacin y el filtrado de datos de forma ms rpida. Otro tema que ha cambiado es el de los grficos. Se ha cambiado el aspecto de los mismos, y la forma de acceder a ellos. El aspecto en cuanto a que si aplica un determinado tema a la planilla de datos, el grfico cambiar para adaptarse a las nuevas combinaciones de colores, fuentes y efectos.

El acceso a los elementos que conforman los grficos es ms sencillo, y bastar con unos cuantos clics para agregar, modificar o eliminar, por ejemplo, un ttulo, una tabla de datos, etc. En cuanto a accesibilidad, se han ampliado el nmero de atajos de teclado, y la forma de acceder a cada comando. Anteriormente presionbamos una tecla especial (Ctrl, Alt, Shift, o una combinacin de las tres) ms una letra nmero para ejecutar un comando. Ahora esto se ha ampliado, ya que no slo tenemos los atajos de teclado tradicionales con Ctrl + letra , sino que presionando Alt aparecer sobre la cinta de opciones un grupo de letras para desplazarse a una ficha en particular, y una vez all tendr resaltados los comandos para acceder a cada uno de los botones de cada fragmento. Como no alcanzaran todas las letras y nmeros para especificar todos los comandos que tenemos disponibles, se ha optado por ejecutar comandos con dos letras o una combinacin de letras y nmeros. Hay que destacar un elemento fundamental, que podra traerle complicaciones al momento de compartir documentos. En versiones anteriores, los documentos se guardaban con la extensin .xls, pero ahora, la versin 2007 guarda los ficheros como .xlsx.

La complicacin vendr si usted pasa un libro creado en Excel 2007 y guardado con la extensin .xlsx a una persona que tenga una versin previa. sta no podr acceder al fichero, pero en el caso inverso s. Si se intenta abrir desde Excel 2007 un fichero creado en una versin anterior de la aplicacin no tendr problemas.

1.1.2.- Iniciar la aplicacin Tiene dos opciones para abrir la aplicacin Microsoft Office Excel 2007. Si no tiene el acceso directo en el escritorio, inicie la aplicacin desde el men Inicio Programas Microsoft Office 2007 Microsoft Office Excel 2007.

1.1.3.- La ventana de aplicacin de Excel El nuevo diseo de la interface de usuario de Excel incluye los siguientes elementos: Barra de ttulo

Aqu podr ver el nombre de la aplicacin Microsoft Excel -, adems del nombre de Libro que est abierto en ese momento. Si tiene varios libros abiertos, visualizar el nombre del que est por delante del resto. En caso de no estar guardado con un nombre especfico, el libro de Excel se llamar Libro1, Libro2, etc.

Cinta de opciones

En ella se muestran las fichas que contienen las opciones de trabajo, en sustitucin de los mens que tenamos en versiones anteriores. Cada una de las fichas contiene fragmentos, los cuales agrupan conjuntos de botones que sirven para realizar una o ms acciones del mismo tipo. Por ejemplo, el fragmento Fuente, que contiene los botones necesarios para cambiar el tipo de letra, su tamao, estilo, etc. La mayora de los fragmentos tiene en su parte inferior derecha una flecha correspondiente. , la cual permite abrir el cuadro de dilogo

La barra de frmulas

Dentro de la misma barra podremos encontrar el cuadro de nombres, que muestra la direccin de la casilla activa, y a la derecha su contenido. Si la celda en la cual est posicionado contiene una frmula, sta se mostrar en ese cuadro. Como se dijo anteriormente, en esta versin, el espacio donde se muestra la frmula es ampliable, para evitar que frmulas extensas se superpongan al contenido de la planilla.

La hoja de trabajo

Est compuesta por la cuadrcula o planilla, con filas y columnas, en donde crearemos tablas, editaremos celdas y modificaremos las tablas de datos. Las filas estn organizadas por nmeros y las filas por letras.

Barras de desplazamiento

Las utilizaremos para desplazarnos por la hoja de clculo y as poder visualizar todos los datos de la tabla. Sobre el margen derecho tendr la barra de desplazamiento vertical y en la parte inferior derecha la barra de desplazamiento horizontal. A diferencia de Microsoft Word, sta ltima no ocupa todo el ancho de la pantalla, ya que est el rea del selector de hojas y los botones de desplazamiento por las mismas.

Barra de seleccin de hojas

Un documento bsico de Excel est compuesto por hojas, las cuales conforman un libro de trabajo. De forma predeterminada, un libro est compuesto por tres hojas, pero a medida que se necesiten se pueden aadir ms hasta llegar a 255. Una incorporacin de la versin 2007 a la barra de seleccin de hojas es el botn de Insertar hoja de clculo posibilidad de utilizar la combinacin Maysculas + F11 para hacerlo mediante teclado. , y lo

A la derecha de las etiquetas de las hojas, encontrar las flechas de desplazamiento necesarias para moverse por ellas. Puede ir a la primera , a la hoja anterior , a la siguiente o a la ltima . Esto es muy til si trabaja con gran cantidad de hojas.

Barra de estado

Se sita en la parte inferior de la ventana de la aplicacin y servir para mostrar informacin que depender de la accin que estemos llevando a cabo en ese momento. Por ejemplo, si tenemos o no activado el Bloq. Mays, si se est grabando una macro, o el resultado de la seleccin de un conjunto de celdas. Tambin encontraremos las opciones de visualizacin de la hoja de clculo (normal, diseo de pgina y vista previa del salto de pgina) y los controles de zoom, para alejar o acercar la planilla.

Ventana de la aplicacin

1.1.4.- Utilizar la cinta de opciones de Excel 2007 El nuevo sistema de la Cinta de Opciones de Excel 2007, le provee de los comandos necesarios para realizar las operaciones en la aplicacin. Esta Cinta de Opciones es la unin de lo que en versiones anteriores tenamos dividido entre la Barra de Mens y las Barras de Herramientas. Puede acceder a todas las herramientas por medio del ratn o utilizando el teclado.

Para acceder por medio del ratn: Haga clic en la opcin deseada. Dependiendo de la opcin elegida, puede abrirse un cuadro de dilogo, una lista desplegable con las opciones o simplemente efectuar el comando.

Para acceder por medio del teclado: Pulse y mantenga presionada la tecla Alt, y luego de unos segundos, aparecern en pantalla unos cuadros con la o las teclas que se debe presionar para ejecutar cada comando.

Si slo desea saber las posibilidades de trabajo de un determinado grupo o botn, site el puntero del ratn sobre el mismo sin hacer clic. En unos instantes aparecer la ayuda de la herramienta, describiendo sus funciones y con una miniatura del cuadro de dilogo que se abrir.

Los cuadros de dilogo y los paneles que se abren, le dan las opciones relacionadas con el comando que ha elegido. Ahora compruebe lo siguiente: Los botones o comandos que no estn activos (en color gris) no se pueden utilizar hasta efectuar un comando anterior que los habilite, y por lo tanto no se pueden utilizar. En la imagen, el botn Pegar esta deshabilitado pues requiere que se copie o corte algo antes.

La mayor parte de comandos que podemos realizar con el ratn, tienen su correspondiente secuencia de teclas de acceso rpido. Por ejemplo, pulsando Ctrl + C estamos ejecutando la accin Copiar que tendramos con el botn .

En muchos casos se encontrar con que un botn en su parte inferior o a la derecha una flecha. Esto significa que seleccionando dicha flecha (en vez de presionar el botn en s mismo), se desplegar un submen con opciones adicionales.

Si dentro de un submen, una o ms opciones estn seguidas de puntos suspensivos, es debido a que hay un cuadro de dilogo correspondiente para especificar opciones adicionales.

Adems, entre otras opciones, para ayudarle a trabajar con mayor eficiencia, Excel 2007 incorpora dos mini barras de herramientas flotantes, una con botones especficos de modificacin de fuentes (estilo, colores, etc.), que aparecer cuando editamos el contenido de una celda y seleccionamos su contenido.

y la otra mini barra de herramientas con ms opciones que aparecer cuando no hayamos editado el contenido de la celda pero s hagamos clic derecho sobre una de ellas:

Dentro de las opciones que se mantienen de otras versiones, tenemos los mens contextuales. Un men contextual contiene opciones relevantes que actan sobre un elemento en concreto o sobre una celda o conjunto de celdas de la hoja, y se puede abrir haciendo clic con el botn derecho del ratn o presionando la tecla . Si posiciona el puntero del ratn sobre una celda y hace clic con el botn derecho del ratn, aparecer el siguiente men contextual:

1.1.5.- Utilizar las herramientas bsicas de Excel Como dijimos antes, las barras de herramientas de Formato y Estndar y la barra de Men, se han fusionado en la versin 2007, y se denomina Cinta de Opciones. Incluye: fichas o pestaas con los nombres de cada categora, y en cada una de ellas encontraremos fragmentos. stos son, agrupamientos de botones con funciones de similares caractersticas. Por ejemplo: en el grupo llamado Portapapeles, tendremos los botones de Copiar, Cortar, Copiar Formato y Pegar.

Si prefiere, puede personalizar la barra de herramientas de Inicio Rpido ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla, junto al botn de Office.

Para ello deber hacer clic derecho sobre la barra y desplegar las opciones. Seleccionaremos Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo, con las opciones para personalizar nuestra barra:

1.1.6.- Mostrar informacin de Ayuda Excel contiene un amplio sistema de ayuda, el cual est preparado para ofrecerle asistencia en caso de que encuentre un problema o simplemente necesite informacin adicional mientras est utilizando el programa. El botn para solicitar ayuda a Excel lo encontramos en la parte superior derecha de la pantalla .

Tambin podemos abrirla presionando F1 en el teclado. Se abrir la siguiente ventana:

Presione el botn para ver un listado con categoras a la izquierda. Una vez que las tenga a la vista, puede seleccionar una o buscar una o varias palabras en el cuadro de texto de la parte superior.

1.1.7.- Desplazarse por la hoja de clculo Hay muchas formas de desplazarse por una hoja de clculo, aunque la ms recurrida sea haciendo clic con el ratn sobre la celda deseada. Las opciones que tenemos desde el teclado son mltiples y se detallan a continuacin: Presionando Las teclas de movimiento del cursor Inicio AvPg RePg Alt + AvPg Alt + RePg Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Tab Mays + Tab Mays + Intro Ctrl + Flecha abajo Ctrl + Flecha derecha Nos desplazamos a la celda activa en la direccin que hayamos presionado la primera celda de la fila una ventana de visualizacin hacia abajo. una ventana de visualizacin hacia arriba una ventana de visualizacin a la derecha una ventana de visualizacin a la izquierda la celda A1 la ltima celda con datos la celda a la derecha de la actual la celda a la izquierda de la actual la celda superior a la actual a la ltima fila de datos o a la ltima fila de la hoja a la ltima columna de datos o a la ltima columna de la hoja

1.1.8.- Desplazarse por las hojas del libro Cuando se est trabajando con mltiples hojas, probablemente deba ir cambiando de una a otra con frecuencia. Hay dos formas de efectuar este desplazamiento por las hojas: con el ratn o con el teclado. La forma ms sencilla y utilizada es la de buscar con las flechas de desplazamiento de la barra de seleccin de hojas el nombre de la planilla que estemos buscando y hacerle un clic. La otra forma es mediante la combinacin de teclas Ctrl + AvPg para avanzar a la siguiente hoja, Ctrl + RePg para ir a la hoja anterior a la actual. Este mtodo puede resultar un poco ms tedioso, sobre todo si estamos trabajando con gran cantidad de hojas, pero sin duda que el desplazamiento se realiza ms rpido.

1.1.9.- Guardar, cerrar y recuperar un libro Una vez realizados los cambios en la planilla y creadas las tablas necesarias en las hojas del libro, para que no se pierdan los cambios realizados, debemos guardarlo. Tambin es conveniente que se vaya guardando peridicamente para evitar prdidas de informacin inesperadas, por ejemplo, debido a un corte en el suministro elctrico. Antes de indicar los pasos para guardar el documento, veamos las diferencias entre Guardar y Guardar como. Si recin hemos generado el libro y vamos a guardarlo por primera vez, cualquiera de las dos opciones es correcta. En ambos casos se abrir el cuadro de dilogo de Guardar como, en donde deberemos especificar un nombre y una ubicacin. Pero si ya tenamos guardado con un nombre y en una ubicacin el libro, observaremos que: si utilizamos la opcin Guardar no se abrir ningn cuadro de dilogo y simplemente se guardarn los cambios realizados. Sin embargo, si el libro ya estaba guardado con un nombre y en un sitio determinado y activamos de nuevo la opcin Guardar como, se volver a abrir el cuadro de dilogo en donde podremos cambiar de nombre y/o de ubicacin del mismo. Ahora bien, para guardar un libro con la opcin Guardar como podemos ir a: Botn de Office Guardar como

Presionar la tecla F12

Si la opcin a utilizar es la de Guardar, hay tres opciones: Botn de Office Hacer clic en el botn Guardar de la Barra de Acceso rpido,

Presionar la combinacin Ctrl + G

Una vez guardado, y si no vamos a trabajar ms en l, procederemos a cerrar el Libro. Tambin aqu tenemos varias formas de cerrarlo, ya sea mediante teclado o con el ratn. Si lo hacemos con el ratn, tendremos dos opciones: Ir al Botn de Office y desde all seleccionar la opcin Cerrar.

En la parte superior derecha de la ventana, presionar el aspa inferior, que corresponde con la ventana del libro.

Si optamos por cerrar el libro (no la aplicacin) con el teclado, presionaremos la combinacin Ctrl + F4. Por ltimo, veamos cmo se puede recuperar un libro que tengamos guardado en nuestro ordenador.

En versiones anteriores, tenamos en la barra de herramientas estndar, el botn para abrir un documento existente. En la versin 2007, este botn est, aunque oculto. Para recuperarlo y tenerlo siempre visible, deberemos hacer clic en la flecha a la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido, y seleccionar la opcin Abrir:

Otra opcin para recuperar un Libro de Excel ser ir al botn de Office y desde el men hacer clic en Abrir:

Desde el cuadro de dilogo que aparece, busque la carpeta o unidad donde haya almacenado el Libro de Excel y seleccinelo. Luego presione el botn Abrir, o hgale doble clic al fichero.

Como hemos dicho anteriormente, la mayora de comandos o botones tienen su correspondiente combinacin de teclado, y en este caso para traer el cuadro de dilogo Abrir presionaremos Ctrl + A.

1.1.10.- Salir de Excel Al terminar de utilizar Excel, puede salir del programa, bien seleccionando del botn de Office el comando Salir de Excel, o haciendo clic en el botn Cerrar de la barra de ttulos de la ventana de la aplicacin. Para hacerlo directamente con el teclado, presione la combinacin de teclas Alt + F4.

Tenga en cuenta que si no ha guardado los cambios que haya hecho en el documento, al intentar cerrarlo se le preguntar si desea o no guardarlos antes de salir.

2.1.- CONCEPTOS BSICOS

2.1.1.- Configurar la carpeta de trabajo Le llamaremos Carpeta de trabajo a una ubicacin en nuestro ordenador en donde almacenaremos los Libros generados en Excel y en otras aplicaciones, los cuales guardaremos all y luego recuperaremos desde esa ubicacin. Hasta dominar bien las estructuras de carpetas, es conveniente que todos los ficheros que genere en Microsoft Excel o en otras aplicaciones del paquete de Microsoft Office 2007 sean guardadas en un mismo sitio. Por defecto, cuando se instala Microsoft Office, se establece como carpeta predefinida Mis Documentos. Pero esto se puede cambiar siguiendo unos pocos pasos: Desde el botn de Office, seleccione Opciones de Excel. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Presione en la categora Guardar. En la parte derecha, aparecer Ubicacin de archivo predeterminada, y en el cuadro de

texto correspondiente la ruta actual de la carpeta predeterminada. Escriba la ruta de la nueva ubicacin que desea que sea la carpeta de trabajo. En la parte inferior del cuadro de dilogo, presione el botn Aceptar.

2.1.2.- Tipos de datos Hay dos tipos de datos que utilizaremos en las hojas de clculo: los valores constantes y las frmulas. Los valores constantes son los datos que escribiremos directamente sobre las celdas, y stos pueden ser del tipo texto, nmero, fecha y horas. Una frmula ser una secuencia de valores constantes, referencias a otras celdas, nombres de rangos, nombres de constantes, referencias a otras funciones u operadores. Tambin se utilizan en las frmulas operadores de varias clases, dependiendo de qu frmula se est utilizando.

Valores constantes Los nmeros pueden incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, y signos tales como +, -, ( ), /, %, E e y smbolos monetarios. No es necesario hacer referencia a un nmero positivo escribiendo el signo + delante, aunque s es necesario cuando se va a representar un nmero negativo escribir el signo - antes que el nmero. NOTA: si escribe un nmero entre parntesis, Excel lo toma como un nmero negativo. La letra E escrita entre dos nmeros ser el equivalente de exponencial. Por ejemplo, 3E5, dar como resultado 300.000, ya que realizar el clculo de 3 elevado a la quinta potencia. Para escribir fracciones, se debe escribir un cero seguido de un espacio y luego la fraccin. Por ejemplo, 0 1/4. De lo contrario, Excel considera el 1/4 como el 1 de abril y convierte el tipo de dato a fecha. NOTA: si no se ha especificado otra alineacin a las celdas, una buena forma de saber cmo est interpretando Excel los nmeros que escribimos, es por la alineacin. Por defecto, los nmeros se alinean a la derecha y los textos a la izquierda. Para la introduccin de fechas y horas, escrbalas en las celdas de la forma que quiere que aparezcan. Si Excel las interpreta de la forma correcta, se alinearn a la derecha, igual que los nmeros. Luego podr cambiarles la alineacin a su gusto. Al escribir fechas cuyo rango est comprendido entre 1929 y 2029, slo tendr que escribir las dos ltimas cifras. Pero si introduce fechas por fuera del rango, especifique las cuatro cifras correspondientes al ao. Por ejemplo: 1492.

Para introducir texto como constante en una celda, seleccione la celda escrbalo. El tipo de dato texto puede contener letras, dgitos y otro tipo de caracteres especiales. En una misma celda puede introducir hasta 16.000 caracteres de texto. Frmulas Para indicarle a Excel que se est comenzando a escribir una frmula, se debe poner en primer trmino el signo de igual (=) un signo de suma (+). En una frmula se pueden insertar distintos tipos de operadores: aritmticos, de tipo texto, relacionales y de referencia. Los operadores aritmticos son los que dan como resultado un valor numrico. Estos son: + * / % ^.

Los operadores de tipo texto son los que se utilizan para concatenar cadenas de texto. Por ejemplo: &. Los operadores relacionales comparan valores y devuelven como resultado un valor lgico (verdadero o falso). Por ejemplo: < > = <= >= <>. Los operadores de referencia hacen mencin a los valores contenidos en otras celdas, y que stos deben ser utilizados en la frmula. A su vez, los operadores de referencia utilizan operadores de rango (:) para indicar un conjunto de celdas y operadores de unin (;) para separar los valores de celdas no consecutivas.

Por ltimo, dentro de una frmula podremos insertar una funcin, la cual es un tipo de frmula especial predeterminada, que acepta un valor o ms para realizar determinados clculos con ellos y devolver un resultado. Todas las funciones tienen una sintaxis que hay que respetar, sin alterar la posicin de sus parmetros, ya que de otra forma la funcin devolver un mensaje de error. Las funciones contienen argumentos (que siempre van entre parntesis), van siempre separados por punto y coma, y pueden ser valores constantes u otras frmulas o funciones.

2.1.3.- Formato de textos, nmeros y fechas Para asignarle un tipo de dato o un formato determinado a una celda o conjunto de celdas, primero seleccione los datos y luego siga alguno de estos mtodos: Haga clic derecho sobre la seleccin y elija del men la opcin Formato de celdas:

Vaya al fragmento Nmero y presione la flecha para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas;

Presione la combinacin Ctrl + 1 (no el del teclado numrico de la derecha, sin el de la parte superior del teclado)

Al asignar a una celda el formato texto, su contenido, as sean nmeros, porcentajes, etc., ser tratado como si fuesen caracteres de texto. Para llevar a cabo esto, seleccione las celdas y abra el cuadro de dilogo Formato de celdas. Desde la ficha Nmero, vaya a Categoras y all seleccione la opcin Texto. Luego presione Aceptar.

En cuanto a formatos numricos, contamos con una variedad bastante ms amplia de posibilidades. Depender de los datos que tenga en la tabla el hecho de que se aplique uno u otro formato. Desde el fragmento Nmero, se puede escoger entre algunos de los posibles formatos aplicables a datos numricos.

De forma predeterminada, los datos numricos que insertamos en la hoja de clculo tienen asignada la categora General. Esto es, por ejemplo, una secuencia de nmeros, sin separador de miles, ni posiciones decimales. Es la forma ms rpida para introducir los

datos. En la parte superior del fragmento, tenemos un desplegable que muestra qu formato de datos est aplicado en este momento. Ms abajo se pueden observar los botones correspondientes a asignacin de un smbolo monetario, conversin de una cifra a porcentaje, formato de millares, y aumentar y disminuir decimales. Estos son algunos de los formatos bsicos que se le pueden asignar a los datos de tipo numrico. Pero si abrimos el cuadro de dilogo Formato de celdas, tendremos ms. A partir de la categora Nmero, comenzamos a ver algunas de las opciones del fragmento Nmero

como por ejemplo, colocarle posiciones decimales y separador de miles. Si vamos a escribir nmeros negativos, tambin podremos elegir cmo se van a representar. La forma ms utilizada para los nmeros negativos es con el smbolo delante y en

rojo. Para asignar formato de moneda a una celda o conjunto de celdas, puede seleccionarlas y abrir el cuadro de dilogo de Formato de celdas

o bien desde el fragmento Nmero desplegar el men del botn Formato de nmero de contabilidad y elegir el smbolo adecuado:

Si lo que desea es asignar formato de porcentaje a un conjunto de nmeros, seleccinelos y desde el cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en la categora Porcentaje. Tenga en cuenta que al seleccionar este formato, los valores que se encuentren en las celdas se multiplicarn por 100 y se les agregar el smbolo %, los valores que se encuentren en las celdas se multiplicarn por 100 y se les agregar el smbolo %. Por ejemplo: si en una celda escribimos 2 y aplicamos formato porcentual, el resultado de la celda ser 200%. Si lo que queremos es que aparezca el valor 2% en la celda, deberemos escribir 0,02. Por ltimo, dentro de los formatos ms utilizados encontraremos los de Fecha y Hora.

Al igual que los nmeros, las fechas y las horas tienen un formato predefinido que se aplica cuando las escribimos y Excel detecta que pertenecen a uno de los dos tipos. Pero al igual que en el resto de formatos, podemos cambiarlos para que se adecuen nuestra planilla. Ejemplos de formatos de fecha y hora:

2.1.4.- Alineacin, Ajuste de texto y Combinar celdas Desde la ficha Alineacin del cuadro de dilogo Formato de fuente, se pueden cambiar diversas opciones que afectan a la posicin u orientacin del texto dentro de las celdas, o la distribucin del mismo en varias celdas.

Las opciones de Alineacin de texto son: Horizontal, Vertical, Sangra, Orientacin y Grados. La alineacin horizontal, sita el contenido de las celdas que haya seleccionado dentro de un imaginario eje horizontal, y en relacin al ancho de la columna. Las opciones principales de la alineacin horizontal son: general, izquierda, centrar, derecha, rellenar, justificar y centrar en la seleccin.

La alineacin vertical, alinea el contenido de las celdas, tomando como referencia el alto de las filas. Los principales tipos de alineacin vertical son: superior, centrar, inferior y justificar. Dentro del esquema de Orientacin, podemos cambiar el ngulo del contenido de las celdas seleccionadas. Se puede hacer que el contenido de dichas celdas se vea de forma vertical, en ngulo, entre otras. Veamos un ejemplo de texto con distintas alineaciones y orientaciones:

Cuando se introduce un texto en una celda y el contenido no cabe en sta, el texto abarcar el espacio visual de las celdas adyacentes, siempre y cuando no se haya introducido ningn carcter en las mismas. Para ajustar un texto extenso dentro de una misma celda, primer deber establecer un alto de fila y un ancho de columna ms amplios. Luego, con la celda seleccionada, desde el cuadro de dilogo Formato de celdas, vamos a la ficha Alineacin y all marcamos la casilla Ajustar texto. Si lo que desea es que un mismo texto abarque varias columnas, seleccione las celdas y desde la misma ficha del cuadro de dilogo Formato de celdas, marque la casilla de verificacin Combinar celdas.

Todas estas opciones tambin estn en el fragmento Alineacin de la ficha Inicio, en la cinta de opciones:

2.1.5.- Formato de caracteres Adems de darle formato a los caracteres numricos, las fechas y las horas, desde el cuadro de dilogo Formato de celdas, tenemos ms posibilidades para darle a la planilla un aspecto adecuado. Exploremos las posibilidades que tenemos:

De la misma forma que en un procesador de textos, Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el tipo de fuente, estilo, tamao y dems opciones, que permitirn mejorar el aspecto de la hoja de clculo. Tiene algunas de las opciones de esta pestaa del cuadro de dilogo Formato de celdas en el fragmento Fuente de la ficha Inicio.

Otras opciones para mejorar el aspecto de la planilla son los bordes y las opciones de relleno de celdas. Para eso contamos con las pestaas Bordes y Relleno en el mismo cuadro de dilogo Formato de celdas.

Al principio, no siempre se acierta a colocar bordes de la forma correcta. Los pasos a seguir para que se le apliquen los bordes elegidos son: Seleccione las celdas a las cuales aplicar bordes

Desde el grupo Lnea, haga clic en el estilo de borde que desee aplicar. Luego elija el color para el borde. Ahora viene el paso importante: indique qu bordes quiere, el contorno, los bordes interiores, en diagonal, etc.

Haga clic en Aceptar para aplicar los bordes a la seleccin.

Otra opcin es la de asignar colores de relleno a las celdas. Con esto podremos modificar la visualizacin de las celdas, y destacarlas del resto. Abra el cuadro de dilogo Formato de celdas y haga clic en la ficha Relleno:

Desde aqu, elija el color de relleno para las celdas. Hay que destacar la incorporacin a la versin 2007 del botn Efectos de relleno a esta parte del cuadro de dilogo.

Aplicando efectos de relleno a un conjunto de celdas puede dar un efecto tridimensional a las celdas. Ejemplo:

Tambin puede utilizar tramas en las celdas, pero tenga en cuenta que aplicar tramas puede interferir con una correcta lectura de los datos. Observe el siguiente ejemplo en celdas vacas

y ahora mire cmo quedaran las tramas en celdas con texto:

Tenga en cuenta que si utiliza colores suaves apenas se notar que la celda lleva una trama. Con colores fuertes se podra perder la correcta visualizacin de los datos.

2.1.6.- Ejercicio paso a paso

1. Cree un libro nuevo.

2. Gurdelo con el nombre Ejercicio1.xlsx

3. Inserte los datos para generar la siguiente tabla:

4. Al ingresar los datos se debern respetar las celdas indicadas en la imagen. 5. Los datos de hora de la primera columna debern tener el formato Personalizado hh:mm, para que aparezcan las horas de un dgito (8:00) se vean con dos (08:00). 6. Los ttulos de los das debern estar centrados y en negrita. 7. Seleccione el rango C1:I1 y combine las celdas. 8. Dentro de la celda combinada escriba: DIAS

9. Seleccione el rango A3:a16y combine las celdas 10. Escriba: HORAS 11. Desde el fragmento Alineacin, seleccione el botn Orientacin y aplique Girar texto hacia arriba. 12. Presione la tecla Ctrl y seleccione las dos celdas combinadas. 13. Abra el cuadro de dilogo Formato de celdas y vaya a la ficha Alineacin. 14. Desde la seccin Alineacin del texto, en Horizontal y Vertical, seleccione de la lista la opcin Centrar. 15. Haga clic en Aceptar. 16. Vuelva a abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. 17. Desde la ficha Bordes, seleccione y aplique uno de su agrado. 18. Vaya a la ficha Relleno y presione el botn Efectos de relleno. 19. Desde el cuadro de dilogo seleccione Blanco Fondo 1 como Color 2 y Verde oliva, nfasis 3, oscuro 25% como Color 1. 20. Elija el estilo de sombreado Horizontal y de las variantes la tercera muestra. 21. Acepte los dos cuadros de dialogo que tiene abiertos. 22. Borre el contenido de la celda B2. 23. Seleccione las celdas de los das y las de las horas y aplqueles un borde exterior. 24. El resto de la planilla deber tener bordes exteriores y los horizontales internos. 25. Debe quedar parecido a esto:

3.1.- DISEO DE LA HOJA

3.1.1.- Tamao de filas y columnas Antes de ver las formas que tenemos para manipular el tamao de las filas y columnas de la hoja de clculo, veamos todas las formas que tenemos para seleccionar celdas o rangos. Como en la mayora de veces, tenemos opciones con el ratn y con el teclado. Para seleccionar Una celda Debe Haga clic sobre la misma con el ratn Desplcese con las flechas de direccin hasta la celda Un conjunto de celdas Haga clic en la primera celda y arrastre hasta la ltima del rango Vaya a la primera celda con las flechas de direccin, presione Mays y sin soltarla vuelva a moverse con las flechas Una o varias columnas Presione con el ratn sobre la letra de la columna que quiera seleccionar y arrastre para seleccionar las siguientes Presione con el ratn sobre el nmero de la fila que quiera seleccionar y arrastre para seleccionar las siguientes Con el ratn, seleccione el primer rango, presione la tecla Ctrl y seleccione el siguiente rango

Una o varias filas

Celdas o rangos no consecutivos

Ahora veamos cmo se puede modificar o ajustar el diseo de la planilla a los anchos y altos que se necesiten para poder visualizar todo correctamente. Alto de Filas: Puede modificarlo de tres formas: 1. Con el ratn, haga clic derecho sobre el nmero de la fila que quiera modificar.

Desde el men contextual, elija Alto de fila.

En el cuadro de dilogo introduzca la medida deseada y presione Aceptar. 2. Otra opcin es, posicionarse en cualquier celda de la fila a modificar. Desde la ficha Inicio, vaya al fragmento Celdas, y all presione el botn Formato.

En el men desplegable, seleccione Alto de fila. Aparecer el mismo cuadro de dilogo que con la opcin anterior, en donde escribiremos la medida deseada y luego presionaremos Aceptar. 3. Sitese en la parte inferior de la fila que desea modificar, sobre la lnea divisoria.

El puntero del ratn se convertir en una barra con dos flechas . Presione sobre la lnea y arrastre hasta conseguir la altura necesaria. Ancho de columnas: Para modificar el ancho de las columnas, seguiremos los mismos procedimientos pero eligiendo las opciones de columna: 1. Haga clic derecho sobre la letra de la columna a modificar.

Desde el men contextual, elija la opcin Ancho de columna.

En el cuadro de dilogo escriba la medida deseada y presione Aceptar.

2. Tambin puede situarse en cualquier celda de la columna a modificar y desde el fragmento Celdas, seleccionar el botn
Formato.

Desde el men desplegable, seleccione Ancho de columna. En el cuadro de dilogo, ingrese la medida de la columna y presione Aceptar. 3. Por ltimo, puede posicionar el puntero del ratn sobre la lnea divisoria que hay entre las letras de las columnas.

El puntero se transformar en una barra con dos flechas hacia los lados Presione y arrastre hasta obtener el ancho requerido.

NOTA: puede seleccionar varias filas o columnas y seguir alguno de los procedimientos indicados para modificarlas todas al mismo tiempo.

3.1.2.- Insertar y eliminar filas y columnas Cuando necesite incorporar nueva informacin en una planilla tabla que ya est rellena con datos, tiene la opcin de insertar filas y columnas. NOTA: las filas se insertan siempre por encima de la celda o fila seleccionada, y las columnas a la izquierda de la columna o celda seleccionada. Para insertar filas, haga clic en cualquier parte de la fila (una celda o la etiqueta con el nmero) sobre la cual quiera insertar la nueva fila y siga algunos de estos procedimientos: 1. Haga clic derecho sobre la etiqueta del nmero de la fila.

Del men contextual elija la opcin Insertar. Automticamente se insertar una fila por encima de donde haya hecho clic derecho. 2. El mismo men de opciones aparecer haciendo clic en cualquier celda de la fila sobre la que quiera insertar la nueva fila.

3. La ltima opcin es hacer clic en la celda de la fila o seleccionarla desde la etiqueta del nmero de fila correspondiente, e
ir al fragmento Celdas y desde all hacer clic en el botn Insertar.

La forma de insertar columnas es similar a la insercin de filas. Proceda de la misma forma, seleccionando una celda o la columna que quedar a la derecha de la que insertaremos, y despus realice alguno de estos pasos: 1. Haga clic derecho sobre la etiqueta de la letra de la columna correspondiente.

Elija la opcin Insertar. A la izquierda de la seleccin se insertar la nueva columna.

2. Haga clic derecho en una celda de la columna que quedar a la derecha de la nueva columna.
Al aparecer el men contextual, elija la opcin Insertar.

3. Por ltimo, active una celda de la columna desde la cual quiera insertar otra, y desde el fragmento Celdas, seleccione el
botn Insertar.

Elija la opcin Insertar columnas de hoja, y esta se agregar a la izquierda de la celda activa. Hasta aqu hemos visto cmo insertar columnas y filas, pero puede ser que quiera eliminarlas de la hoja de clculo. Para ello, los mtodos son similares al proceso de insercin de estos elementos. En ambos casos (eliminacin de filas o de columnas), hay tres formas de realizarlo. Para eliminar una fila, seleccinela, o posicinese sobre la celda de la fila, y siga alguno de estos pasos:

1. Haga clic derecho en la etiqueta del nmero y desde el men contextual seleccione Eliminar

Automticamente se eliminar la fila seleccionada.

2. Haga clic derecho en una celda de la fila que desee eliminar, y desde el men contextual, seleccione Eliminar.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Marque el botn de opcin Toda la fila, y presione Aceptar.

3. La ltima forma de eliminar una fila es, situarse en cualquier parte de la fila, y desde el fragmento Celdas, presionar la
flecha del botn Eliminar, y all elegir Eliminar filas de hoja.

De la misma forma que los mtodos de insercin de filas son parecidos a los de insercin de columnas, para la eliminacin el sistema es el mismo. Para eliminar una columna, seleccinela, o posicinese sobre la celda de la misma, y siga alguno de estos pasos:

1. Haga clic con el botn derecho del ratn, y en el men contextual elija la opcin Eliminar

2. Si hace clic derecho sobre una celda de la columna a eliminar y elije la opcin Eliminar del men, aparecer el cuadro de
dilogo de Eliminar celdas.

Marcamos la opcin Toda la columna y presionamos Aceptar.

3. Para finalizar, nos posicionaremos en una celda de la columna y desde el fragmento Celdas, seleccionaremos la flecha del
botn Eliminar, y all elegiremos, Eliminar columnas de hoja.

3.1.3.- Ocultar y mostrar filas y columnas Ocultar columnas o filas de datos es una operacin que tarde o temprano nos resulta muy til, cuando no queremos ver determinados datos, pero no podemos eliminarlos. La forma de ocultar filas y columnas es la misma, y en este caso adems tenemos la posibilidad de hacerlo mediante combinacin de teclado. Para ocultar una columna: Haga clic derecho sobre la etiqueta de la letra de la columna para desplegar el men contextual. Una vez all, seleccione la opcin Ocultar,

Posicinese en una celda de la columna y presione Ctrl + 0 (cero), Active una celda de la columna a ocultar y desde el fragmento Celdas, pulse en la flecha del botn Formato.

En el men, desde la categora Visibilidad, seleccione Ocultar columna. Para ocultar una fila: Haga clic derecho sobre la etiqueta del nmero de la fila para desplegar el men contextual, y all, elija la opcin Ocultar,

Posicinese en una celda de la fila y presione Ctrl + 9, Active una celda de la fila a ocultar y desde el fragmento Celdas, pulse en la flecha del botn Formato. Desde el men, seleccione Ocultar y mostrar Ocultar filas

Ahora veamos cmo hacer el proceso inverso, es decir, mostrar o desocultar filas y columnas. Hemos visto, tanto para las filas como para las columnas, que haciendo clic sobre la etiqueta (el nmero o la letra), aparece un men contextual que en ambos casos, debajo de Ocultar, tiene la opcin Mostrar. Pero la opcin Mostrar no funciona si no se seleccionan las dos filas/columnas que rodean a la o las que estn ocultas. Por ejemplo, si la fila 5 est oculta, deber seleccionar la fila 4 y la 6 para que el comando Mostrar sea efectivo.

El comando para mostrar las filas / columnas, tambin lo tenemos en el fragmento Celdas, en el botn Formato mostrar Mostrar filas/Mostrar columnas.

Ocultar y

3.1.4.- Ejercicio paso a paso

1. Cree un nuevo libro de trabajo llamado Ejercicio2.xlsx

2. Genere la siguiente planilla:

3. Seleccione el rango A1:G1 y combine las celdas. 4. Seleccione el rango A3:G3 y combine las celdas. 5. Ajuste el ancho de la primera columna para que se vean todos los datos correctamente. 6. La primera fila deber tener un alto de 30. 7. La fila 3 deber tener un alto de 20.

8. Establezca para las dos celdas combinadas alineacin horizontal y vertical centrada. 9. Tambin aplqueles borde exterior. 10. Los ttulos de la tabla debern estar en negrita y centrados. 11. Estas celdas tambin debern tener bordes exteriores. 12. Los valores numricos de la columna Precio debern tener dos posiciones decimales. 13. Seleccione el rango A16:G16. 14. Aplquele bordes exteriores y color de relleno blanco. 15. Seleccione la columna F y elimnela. 16. Seleccione la fila 2 e inserte otra fila. 17. Repita lo mismo con la fila 5.

18. Guarde el trabajo con el nombre Ejercicio Diseo.xlsx

19. Cierre la aplicacin.

4.1.- EDICIN

4.1.1.- Ingreso y edicin de datos en las celdas Antes de ingresar los datos en la hoja de clculo, conviene analizar qu estructura van a tener, cules van a ser los encabezados, los tipos de datos que se van a introducir, etc. Por lo general, los datos se estructurarn en columnas, pero puede aadir encabezados en las filas, para aadir informacin adicional. En caso de no haber dejado una columna para escribir los encabezados de fila, inserte una fila con alguno de los mtodos anteriormente descritos. El ingreso de datos no tiene mayor dificultad si se conocen los tipos de datos y los posibles formatos, vistos en secciones anteriores. Pero la edicin abarca muchas ms opciones, tales como modificar, borrar, copiar, mover, etc. Para modificar los datos de una celda tiene varias formas de editar su contenido: 1. Haga doble clic sobre la celda para habilitar el punto de insercin dentro del contenido de la celda. 2. Seleccione la celda y desde la barra de frmulas modifique el contenido. 3. Haga clic en la celda y presione la tecla de funcin F2. Cualquiera de los mtodos utilizados habilitar el punto de insercin dentro del contenido de la celda y podr de esta forma modificarlo. Para borrar el contenido de una celda o rango, primero seleccinelo, y luego siga alguno de estos pasos: Presione la tecla Supr. Haga clic sobre la seleccin con el botn derecho del ratn y elija Borrar contenido.

Desde la ficha Inicio, vaya al fragmento Modificar y all haga clic en el botn Borrar. Del desplegable, elija Borrar contenido.

Hasta ahora hemos visto cmo modificar o borrar los datos escritos en una celda o rango de celdas. Pero puede ser que lo que desea es duplicar datos o trasladarlos a otra parte de la hoja. En estos casos entra en juego el Portapapeles de Office. Mediante las opciones de Cortar, Copiar y Pegar, podr realizar las funciones mencionadas. Cada una de las opciones, tiene varias formas de ejecutarse, ya sea mediante los botones correspondientes, opciones de mens contextuales o comandos rpidos de teclado. Copiar Esto genera una copia de la seleccin y la coloca en el portapapeles de Office Hay varios mtodos para realizar este comando: Con el botn Copiar , situado en el fragmento Portapapeles de la ficha Inicio. Con el botn derecho, mediante el men contextual, eligiendo la opcin Copiar.

 Cortar

Con el comando Ctrl + C

Mediante esta accin, la seleccin se elimina de su origen y se traslada al portapapeles de Office. Tambin para esto tenemos varias formas Pegar Con este comando, la seleccin que hayamos copiado o cortado se traslada a la celda o rango de destino. NOTA: cuando est pegando un rango, no seleccione las celdas de destino. Alcanza con activar la primera celda de dicho rango de destino, y el resto de contenidos se desplazar las celdas que haga falta. Tambin para esto tenemos varias formas Con el botn Pegar , en el fragmento Portapapeles en la ficha Inicio. Con el men contextual, eligiendo la opcin Pegar. Con el comando Ctrl + V Con el botn Cortar , del fragmento Portapapeles en la ficha Inicio. Con el men contextual, eligiendo la opcin Cortar. Con el comando Ctrl + X

Para copiar el contenido de una celda o rango, seleccinelo y efecte alguno de los mtodos descritos antes para Copiar o Cortar. Luego haga clic y active la casilla que ser la primera del rango de destino. Efecte el comando correspondiente a Pegar para volcar el contenido del portapapeles de Office en las celdas de destino. Otra opcin adems del Pegar normal, es el Pegado especial, el cual abarca una cantidad ms de opciones, tales como pegar slo comentarios, slo los valores de una celda, una frmula, entre otras.

Ms adelante iremos examinando con los distintos pegados especiales.

4.1.2.- Ingreso y edicin en varias hojas a la vez Establecer una misma estructura en varias hojas al mismo tiempo es muy sencillo. El primer paso ser seleccionar todas las hojas y luego proceder de la forma normal a ingresar la informacin que luego contendrn todas las hojas. El procedimiento para seleccionar todas las hojas que queramos de un libro consiste en presionar la tecla Ctrl y sin soltar hacer clic con el ratn en las distintas hojas del libro. Cada una de las fichas que contiene el nombre de la hoja cambiar su color a blanco, y as sabremos qu hojas son las que estn seleccionadas y cules no. Otro mtodo para seleccionar las hojas es haciendo clic con el botn derecho del ratn en cualquieras de las fichas de las hojas, y del men elegir las opcin Elegir todas las hojas.

La diferencia entre los dos procedimientos es que el primero permite seleccionar slo las hojas que queramos, mientras que el segundo seleccionar todas las del libro.

4.1.3.- Ms operaciones con rangos Anteriormente hemos visto las formas que tenemos para Copiar y Cortar rangos de celdas consecutivas y trasladarlos a otra posicin, ya sea dentro de la misma hoja o en una distinta. Ahora, estudiemos las otras posibilidades que nos ofrece la aplicacin para la manipulacin de rangos. En primer lugar, y casi seguro que en algn momento tendr que hacerlo, est el copiado de rangos no consecutivos. Normalmente al presentarse este caso, se tiende a seleccionar el primer rango, trasladarlo su nueva ubicacin y luego ir a por el otro rango y efectuar la misma operacin. Tratndose de dos rangos no consecutivos que tengan el mismo tamao, se pueden trasladar ambos en el mismo proceso. Para ello, seleccione el primer rango y presione la tecla Ctrl. Sin soltarla, seleccione con el ratn el segundo rango, y elija alguno de los mtodos de copiado vistos anteriormente. Vaya a la primera celda que conformar el rango de destino y haga clic derecho, y dentro del men elija Pegar. NOTA: tambin puede utilizar alguna de las otras formas para Pegar vistas con anterioridad. Otra operacin que le puede resultar muy til, es la transposicin de rangos. Transponer significa pasar los datos que estn en columnas a filas y los que estn en filas a columnas. Para realizar este intercambio, seleccione los datos o rangos a transponer y cpielos. Vaya a la primera celda del rango de destino y desde el botn Pegar, presione la flecha que tiene en la parte inferior. Desde el men elija la opcin Transponer.

Tambin puede elegir la opcin Pegado especial del men del botn Pegar y desde el cuadro de dilogo elegir la opcin correspondiente:

4.1.4.- Trabajar con series de datos Excel puede proporcionarle fcilmente la introduccin de datos secuenciales, mediante la introduccin de series. Puede generar series de nmeros, fechas, horas, determinados textos, etc. Para generar una secuencia de fechas, escriba en una celda la fecha, cuyo formato sea uno de los reconocidos por la aplicacin como una fecha. Por ejemplo: 30/03/07. Seleccione el resto de celdas que deban contener la secuencia de fechas, y desde el fragmento Modificar de la ficha Inicio, presione el botn Rellenar.

Del men, elija la opcin Series, para abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Indicamos que la serie ser en una Columna, de tipo Cronolgica y la unidad de tiempo ser Fecha. Los incrementos los haremos de a un da (si quisiera otro intervalo deber indicarlo) y luego presionamos Aceptar.

Automticamente, aparecern las fechas indicadas en el rango seleccionado. Las series con textos, son ms limitadas que las series numricas. En este caso, la serie se regir por las listas internas que tenga incorporada la aplicacin, tales como Lunes, Enero, etc., o por la incorporacin de nmeros al texto, como por ejemplo: Producto 1, Ejemplo 1, etc. Para generar la serie con las listas predeterminadas de Excel, escriba en una celda la palabra Enero, y seleccione las celdas hasta donde quiera extender la serie. Repita el mismo procedimiento que para las series de fecha: ficha Inicio fragmento Modificar botn Rellenar Series.

Para las series numricas, el procedimiento es el mismo. Introduzca en la primera celda del rango el valor inicial y seleccione el resto de celdas. Luego repita el procedimiento para abrir el cuadro de dilogo Series. Desde all elija las opciones de relleno, tal como que la serie sea Lineal (dicha serie se crear partiendo del valor inicial y sumando al valor de la celda el nmero ingresado en la casilla de incremento para generar el valor de la siguiente celda) y cul ser el incremento para la siguiente casilla. Luego presione Aceptar. Si lo que quiere es rellenar varias celdas con el mismo texto, la opcin ser Autorrellenar. Repetimos el mismo procedimiento inicial que para el resto de series. Escriba en la primera casilla el texto que va a incluir en las celdas. Seleccione el resto que contendrn la repeticin y vaya al fragmento Modificar Rellenar Series.

Marque el botn de opcin Autorrellenar y presione Aceptar. Hay una forma ms fcil y rpida de generar series, adems de ser la ms utilizada, y es utilizando el ratn. Pruebe de escribir la palabra Lunes es una celda. A continuacin posicinese en la parte inferior derecha de la celda, sobre el punto de arrastre de la celda. El puntero del ratn se transformar en una cruz negra +. Pulse sobre este punto de arrastre y, sin soltar el ratn, desplcese hasta seleccionar un rango para completar la serie. Libere el botn del ratn y ya tendr la serie ingresada. Este mtodo funciona para todos los estilos de series.

4.1.5.- Ejercicio paso a paso

1. Cree un nuevo libro de trabajo llamado Ejercicio 3.xlsx

2. Seleccione las tres hojas del libro. 3. Active la celda B3.

4. Escriba la palabra Enero 5. Luego, mediante series, rellene la columna hasta Diciembre.
6. Seleccione el rango B3:B14 y combine las celdas. 7. Mediante los botones del fragmento Alineacin, alinee el contenido de la celda combinada vertical y horizontalmente. 8. Seleccione el rango C1:E1 y combnelas 9. Escriba CONTROL. 10. Aplique formatos de bordes y alineaciones para que quede as:

11. Haga clic en cualquiera de las hojas para quitar la seleccin mltiple. 12. Seleccione la Hoja1 y haga doble clic sobre su nombre. 13. Escriba el nombre 2006. 14. Las otras dos hojas se llamarn 2007 y 2008. 15. Sitese en la hoja 2007 y rellene la tabla con los siguientes datos:

16. Aplique formato monetario con dos posiciones decimales. 17. Guarde los cambios y cierre el libro.

5.1.- FRMULAS Y FUNCIONES

5.1.1.- Estructura y elementos de una frmula A partir de aqu veremos la parte sustancial de Excel: las frmulas. El entender las frmulas de Excel es la base de la aplicacin y en donde radica todo su potencial. Las frmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. Las frmulas pueden contener nmeros, operadores, referencias, e incluso otras funciones. Las indicaciones para escribir una frmula son: Siempre comience a escribir con un signo de igual delante. En una frmula puede haber uno o ms operadores (aritmticos, de comparacin, etc.). Toda frmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparacin y en base a eso realizar la comparacin. Todos los valores de texto que deba devolver una frmula como resultado debern ir entre comillas. Los nombres de las funciones nunca llevan acentuacin ni espacios. El nombre de la funcin puede estar escrito en maysculas o minsculas, indistintamente. Los argumentos o valores que contiene una funcin siempre van entre parntesis. Los argumentos se debern separar con punto y coma.

La sintaxis de las frmulas es: =nombre_de_la_formula(argumento1;argumento2;argumenton) Hay varias formas de introducir una frmula en una celda: 1. Escribindola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los argumentos a ingresar)

2. Desde la barra de frmulas, presionando fx para insertar funcin

3. Desde la ficha Frmulas en el fragmento Biblioteca de funciones, presionando el botn Insertar funcin.

Tanto mediante la forma 2 como la 3, al elegir el nombre de la funcin y darle Aceptar, aparecer el asistente para funciones

4. Si sabemos a qu categora pertenece la funcin que queremos insertar, desplegamos el botn correspondiente dentro del
fragmento Biblioteca de funciones y elegimos el nombre correspondiente.

Cuando comienza a escribir una frmula en una celda, de forma automtica aparece un men con ayuda para elegir el nombre de la funcin. Una vez ingresado aparecer un cuadro de texto con ayuda sobre los argumentos de la funcin.

A medida que vaya escribiendo, en el cuadro de ayuda se ir resaltando en negrita el argumento que est escribiendo en ese momento. Si observa la imagen, el ltimo argumento est entre corchetes. Esto quiere decir que el argumento es opcional. Si bien no es necesario introducirlos en la frmula, es conveniente colocarlos para evitar errores en los resultados de las frmulas.

5.1.2.- Tipos de referencias en frmulas Cuando introducimos una frmula en una celda, por lo general haremos referencia a otras celdas. Una referencia es un enlace con otro lugar dentro de la hoja o el libro. Al copiar una frmula para que nos devuelva los resultados de un rango concreto, Excel no copia el contenido de la misma, sino las posiciones relativas de cada celda respecto de la celda actual (la que contiene la frmula). Por lo tanto, la referencia a una fila o columna vara cuando se copia la frmula a otra celda. Tenemos tres tipos de referencias: Relativas Absolutas Mixtas

Hablaremos de referencias relativas cuando dentro de una operacin, indiquemos el nombre de una celda y efectuemos un clculo. Ejemplo: Escriba en la celda B5, =A4*5 Las referencias absolutas se utilizan cuando una o ms celdas nombradas dentro de la frmula no deban cambiar su posicin a pesar de copiar la frmula a otra celda. El valor que se site en la celda fija ser un valor constante a lo largo de todo el rango donde se copie la frmula. Para indicar que la celda a la que se hace referencia debe quedar fija, se coloca delante de la letra de la columna y del nmero de la fila el smbolo de dlar $. La referencia quedara as: $letra_columna$numero_fila Una referencia ser mixta cuando se haga referencia a una fila fija o a una columna fija, y no a ambas como en el caso anterior. Lo utilizaremos para fijar una fila o una columna en concreto. La referencia mixta se escribir de la forma $columna_fila para fijar una columna, columna$fila para fijar una fila. Por ejemplo: A$4 $A4 $B8

B$8

5.1.3.- Utilizando funciones sencillas Hay dos formas de saber el resultado de una operacin bsica (suma, promedio, mximo, etc.) de forma rpida. La ms fcil es por medio de la barra de estado de la aplicacin. Cuando seleccione un rango con datos, automticamente aparecern en la barra de estado los resultados de las operaciones, siempre y cuando las tengamos activadas:

Para activarlas, haga clic con el botn derecho del ratn sobre la barra, y marque las opciones que quiere que aparezcan en ella.

Luego est la forma manual, es decir, introducir directamente la frmula en donde quiere que aparezca el resultado. Dentro de las frmulas bsicas, estudiaremos las matemticas (SUMA, SUMAR.SI), estadsticas (PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTAR.SI), lgicas (SI, Y, O), fecha y hora (AHORA, DIAS360, HOY), texto (NOMPROPIO, MAYUSC, MINUSC) y bsqueda y referencia (BUSCARV), entre otras.

SUMA (matemtica) Para insertar una suma en una celda, hay varias formas. La ms utilizada es mediante el botn Autosuma. Este botn lo tenemos en dos sitios: en la ficha Inicio en el fragmento Modificar, y en la ficha Frmulas en el fragmento Biblioteca de funciones.

Bastar con posicionarse en la celda donde quiere que aparezca el resultado y desde el botn Autosuma, seleccionar la operacin Suma. Excel seleccionar el rango numrico que tenga ms cerca y realizar la operacin. Tambin se puede insertar la frmula de forma manual. Hay dos opciones para efectuar una suma: indicando cada celda indicando el rango de celdas a sumar. Supongamos el siguiente ejemplo:

Si hicisemos la suma indicando cada celda para la realizar la operacin de la primera columna, sta quedara as: =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9 Utilizando la funcin SUMA e indicando el rango a sumar, el ejemplo quedara de la siguiente forma: =SUMA(B2:B8) Slo se indica la primera y la ltima celda. El operador dos puntos (:) se utiliza para indicar hasta. El ejemplo se leera: SUMA de B2 HASTA B8. Otro caso que se puede presentar, es el de tener que sumar dos o ms rangos no consecutivos. Utilizando la funcin SUMA, esto se puede realizar indicando los distintos rangos y separndolos con punto y coma (;). Para realizar la suma de los rangos correspondientes a los perodos 1998-1999, 2002-2003 y 2006-2007, la funcin quedara como sigue: =SUMA(B2:B8;D2:D8;F2:F8)

PROMEDIO (estadstica) Halla la media aritmtica de un conjunto de valores indicados en uno o ms rangos.

De la misma forma que para la suma, puede acceder al resultado del promedio seleccionando el rango con los datos numricos y eligiendo la funcin Promedio en la barra de estado.

La sintaxis de la funcin promedio es similar a la de la suma: =PROMEDIO(rango_de_celdas) Si lo desea, tambin puede insertar esta funcin utilizando el asistente, desde la barra de frmulas. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

MAX y MIN (estadstica) Las funciones MAX y MIN, devuelven el valor mximo y el valor mnimo respectivamente, de un rango de celdas especificado. Al igual que las funciones vistas anteriormente, los resultados tambin los podemos observar en la barra de estado.

Las sintaxis de estas funciones son: =MAX(rango_de_celdas) =MIN(rango_de_celdas)

CONTAR (estadstica) Esta funcin devuelve la cantidad de celdas que contienen datos numricos dentro del rango especificado. Desde la barra de estado podremos observar el resultado

o escribiendo la funcin directamente sobre la celda:

Esta funcin no tomar en cuenta las celdas que estn vacas.

AHORA (fecha y hora) Hay varias formas para insertar la fecha y la hora actual en una hoja de clculo. La ms sencilla ser mediante un par de combinaciones de teclado, las cuales insertarn la fecha por un lado y otra que nos permitir ingresar la hora. Para insertar la fecha, presione la combinacin Ctrl + coma Para insertar la hora actual en una celda, presione Ctrl + Mays + : Pero estos dos mtodos, slo colocarn la fecha y hora actuales, no actualizables, a menos que lo hagamos a mano. Con la funcin =AHORA(), podremos insertar la fecha y hora actuales. Si desea que aparezca slo la fecha o slo la hora, seleccione la celda, vaya a formato de celdas, y desde las categoras escoja Fecha o la categora Hora.

Esta funcin actualizar los resultados y cambiar cuando se realice algn clculo (por ejemplo, una suma) en la hoja. Si no realiza ningn clculo y de todas formas quiere actualizarla, presione la tecla de funcin F9.

DIAS360 (fecha y hora) Esta funcin devuelve los das que han pasado entre una fecha y otra, y se basa en aos con doce meses de 30 das. La sintaxis es la siguiente: =DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;[mtodo]) El mtodo (argumento opcional), es un valor lgico que especificar qu mtodo de clculo se emplear, el europeo o el americano. Segn el mtodo americano: Si la fecha inicial es el 31/07/06, se transformar en el 30/07/06. Si la fecha final es el ltimo da del mes (por ejemplo, 31/08/06), se convertir en el primer da del mes siguiente (01/09/06)

Con el mtodo europeo, si la fecha inicial o final es el ltimo da del mes (da 31), estas se convierten al da 30 del mismo mes. Por defecto, si omitimos este argumento, se utilizar el mtodo americano. Si quiere especificarlo dentro de la funcin, utilice el parmetro FALSO u omtalo, para utilizar el mtodo americano y VERDADERO para que se aplique el mtodo europeo.

HOY (fecha y hora) La funcin HOY, no requiere argumentos especficos, y su resultado es la fecha actual. La sintaxis es: =HOY()

NOMPROPIO (texto) Con esta funcin puede convertir la primera letra de cada palabra de una cadena de texto en maysculas y el resto en minsculas. Esto es muy til cuando tenemos, por ejemplo, una columna con un listado de nombres y apellidos y estn todos escritos en maysculas o todos en minsculas. De esta forma se pueden convertir a un formato ms adecuado.

Sintaxis: =NOMPROPIO(celda)

MAYUSC y MINUSC

(texto)

Como su propio nombre indica, estas funciones sern las encargadas de convertir a maysculas y minsculas el texto que contenga la celda proporcionada como argumento de la funcin. Sintaxis: =MAYUSC(celda) =MINUSC(celda)

SI (lgica) Esta funcin es una de las ms interesantes, ya que se evala una expresin lgica o condicin que devuelve un valor si sta es verdadera y otro si es falsa.

Sintaxis: =SI(condicin;valor_verdadero;valor_falso) condicin Ser la expresin a evaluar y cuyo resultado sea verdadero o falso. Depender de este resultado el que la funcin devuelva el valor_verdadero el valor_falso. Para expresar una condicin o prueba lgica se utilizan los operadores lgicos de mayor (>), menor (<), igual (=), distinto (<>), mayor o igual (>=) menor o igual (<=). valor_verdadero Es el resultado que devuelve la funcin en el caso de que la condicin se cumpla. El valor_verdadero puede ser una operacin, el resultado de otra funcin o una cadena de texto. valor_falso Ser el resultado que devuelva la funcin para todos aquellos casos en que la condicin no se cumpla. El valor_falso puede ser una operacin, el resultado de otra funcin o una cadena de texto. En el ejemplo, se evala una celda que contiene un valor numrico, y si ste es mayor o igual que 18, el valor verdadero ser la cadena de texto SI, y para el resto de casos deber aparecer la cadena de texto NO.

CONTAR.SI (estadstica) Cuenta la cantidad de celdas dentro de un rango que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio) rango

Es el conjunto de celdas que se van a contar dentro de los cuales se buscar el criterio. Debern contener valores numricos, referencias que contengan nmeros, un texto, entre otros valores admitidos. Las celdas en blanco se omitirn. criterio Se escribir en forma de nmero, expresin referencia a una celda. Por ejemplo: 18; 18, >18 G6

En el ejemplo, se utiliza la funcin CONTAR.SI, para saber qu cantidad de personas votan. Se ha tomado como el argumento de rango, la columna C (Vota), y el criterio de seleccin la cadena de texto SI.

SUMAR.SI (estadstica) Con esta funcin podr hacer sumas selectivas. Hay dos formas de realizar esta funcin, y dos sintaxis posibles. Sintaxis 1 =SUMAR.SI(rango;criterio) En este caso, el mismo rango donde se busca el criterio ser el que se utilice para la suma. Por tanto, el criterio, deber ser numrico. Sintaxis 2 =SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma]) Con el segundo ejemplo, contamos con dos rangos, el primero que ser de donde extraigamos los datos especificados en el criterio y el segundo que ser el de la suma. Aqu hay ms amplitud, ya que el primer rango y el criterio de seleccin pueden contener cadenas de texto, y luego el rango de

suma ser el numrico.

BUSCARV (bsqueda y referencia) Con esta funcin localizaremos un valor en una celda, y buscaremos una coincidencia en una tabla accesoria, y cuando se encuentre el mismo valor le indicaremos que nos devuelva el valor correspondiente pero de otra columna. Sintaxis: =BUSCARV(celda_con_valor_buscado;rango_tabla_accesoria;nmero_columna;[ordenado]) celda_con_valor_buscado es la celda de la tabla principal que contiene un dato nico y coincidente con una columna de la tabla accesoria. rango_tabla_accesoria es una tabla con dos o ms columnas que contiene al menos una columna de datos coincidentes con la tabla principal y una o ms columnas con datos relacionados. nmero_columna es el nmero de la columna que contiene el dato que queremos que nos devuelva la funcin. [ordenado] Este es un parmetro opcional, que tiene tres posibles valores: omitido, falso o verdadero. Si se omite o escribe como parmetro el argumento verdadero y el valor de la celda_con_valor_buscado no encuentra su coincidente en el rango_tabla_accesoria, la funcin devolver el valor ms aproximado. Si se escribe como parmetro el argumento falso y no se encuentra el valor de celda_con_valor_buscado dentro del

rango_tabla_accesoria, la funcin devolver un error del tipo #N/A!

Como puede observar en el ejemplo, el rango_tabla_accesoria est escrito con referencias absolutas. Esto es para que cuando copie en vertical la funcin para rellenar el resto de datos, el rango de celdas no se modifique.

5.1.4.- Utilizar nombres de rangos Utilizamos nombres para referirnos de forma abreviada a una celda, constante, frmula o al rango de una tabla con datos. Pruebe a ver qu sera ms claro: esto =PROMEDIO(A3:L50) esto otro: =PROMEDIO(VentasAnuales) Posiblemente, al mirar el segundo ejemplo comience a darse cuenta que la utilizacin de nombres para designar rangos, puede ser mucho ms explicativo en el momento en que otra persona vaya a ver su libro de Excel. Puede crear dos tipos de nombres:

1. Definidos: que representan una celda, un rango, una frmula o un valor constante. 2. Nombres de tabla: que representan un conjunto de datos relacionados y almacenados como filas (registros) y columnas
(campos). Por defecto, Excel les asignar el nombre Tablas1, Tabla2, etc., aunque se pueden reasignar las tablas con nombres personalizados. Los nombres definidos, podrn ser utilizados dentro de todo el Libro de Excel. Para crear o especificar nombres, siga alguno de estos pasos: Seleccione el rango a nombrar, y desde la barra de frmulas, haga clic en el cuadro de nombres (en el extremo izquierdo de la misma). Escriba el nombre que desee y pulse Intro.

Sobre la tabla de datos haga clic derecho para abrir el men contextual y seleccione la opcin Asignar nombre a rango.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu deber asignar un nombre al rango, un mbito (esto es, si el nombre estar disponible a nivel de libro o ser especfico de una hoja), un comentario opcional y a qu se har referencia dicho nombre. Vaya a la ficha Frmulas, y all al fragmento Nombres definidos. Encontrar los botones para Administrar los nombres, crear nuevos, asignar nombres a partir de una seleccin, etc.

Si presiona el botn Administrador de nombres se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En caso de haber nombres ya asignados apareceran en el cuadro de texto central. Si lo que quiere es crear un nombre para un rango, presione el botn Nuevo, el cual abrir el cuadro de dilogo Nombre nuevo

Hay algunas reglas bsicas a seguir cuando trabajamos con nombres: El primer carcter del nombre debe ser una letra, un guin bajo (_) una barra invertida o retrobarra (\) Luego del primer carcter se pueden utilizar caracteres de texto, nmeros, puntos o caracteres de subrayado. No puede utilizar slo las letras C o L, ni maysculas ni minsculas ya que stas son letras reservadas para denominar a la fila columna de la celda activa. Un nombre de celda nunca puede ser igual a la denominacin de una referencia (por ejemplo: A$4, L4C1). No puede utilizar espacios. Puede utilizar como mximo 255 caracteres. No hay distincin entre maysculas y minsculas, por lo que VOTA, vota y Vota, seran lo mismo.

5.1.5.- Errores frecuentes Muchas veces se encontrar con que una frmula o funcin no devuelve un resultado, sino un mensaje de error. A continuacin se detalla un listado de posibles errores y sus causas. Tipo de error ##### #DIV/0! Una de las referencias de la divisin es una celda en blanco o con un valor cero Falta informacin en la funcin Se ha omitido algn argumento no opcional en la funcin El valor especificado en la frmula no est disponible Hay un error en el planteamiento de la frmula Excel no reconoce el texto de la funcin El nombre de la funcin o alguna referencia a un nombre dentro de la frmula no son correctos En la referencia a un rango se ha omitido el carcter : Los rangos especificados no se intersectan El operador del rango no es correcto Hay un problema con algn nmero en la frmula Error de referencia: al actualizar una frmula, las referencias relativas a las que se haca mencin no existen. La referencia a una celda no es vlida. Se ha escrito un rango a un operador cuando se requiere un valor nico y no un rango de valores Se ha escrito un texto en una frmula que requiere un nmero o un valor lgico El nmero equivalente a una fecha u hora es negativo. La frmula contiene un valor que se intenta dividir entre cero Causa La columna no es lo suficientemente ancha como para mostrar todos los datos.

#N/A

#NOMBRE?

#NULO! #NUM! #REF! #VALOR!

(VERDADERO FALSO) Referencia circular La frmula que se est introduciendo en una celda hace referencia a su propia celda.

5.1.6.- Ejercicio paso a paso

1. Recupere el libro Ejercicio 3.xlsx

2. Sitese en la hoja 2007. 3. Calcule el saldo restando las salidas a las entradas.

4. Calcule el resto de filas con el mismo procedimiento. 5. Sitese al final de la tabla y agregue los siguientes ttulos:

6. Realice las operaciones necesarias para completar la tabla.

7. Guarde el libro con el nombre Ejercicio 4.xlsx

6.1.- LISTAS DE DATOS

6.1.1.- Trabajar con listas Para facilitarle la introduccin de datos en la hoja de clculo, Excel tiene la posibilidad de trabajar con listas de datos. La ventaja est en que a medida que vamos introduciendo los datos Excel va creando una lista con todos ellos, y cuando haya que repetir un dato del listado, slo habr que seleccionarlo en vez de escribirlo de nuevo. Para probar esta funcionalidad, luego de haber insertado una serie de datos en una columna, sitese en la siguiente celda vaca y haga clic con el botn derecho. Del men seleccione la opcin Elegir de la lista desplegable.

A continuacin, al lado de la celda en blanco aparecer el listado con los valores de las celdas superiores, y slo habr que seleccionar el valor deseado.

Otra forma de crear un listado con datos, es mediante la validacin de celdas. Para efectuar dicha validacin y as restringir la entrada de datos en un listado, tiene dos opciones: 1. Utilizar un listado ya existente como origen de los datos 2. Introducir los valores separados por punto y coma. En cualquiera de los dos casos, seleccione las celdas a las que vaya a aplicar la restriccin en la entrada de datos y vaya a la ficha Datos, en el fragmento Herramientas de datos, haga clic sobre el botn Validacin de datos.

Desde el cuadro de dilogo Validacin de celdas

despliegue el cuadro de lista Permitir y elija Lista. Se habilitar el cuadro de texto Origen, y es desde aqu que tiene las dos opciones mencionadas anteriormente: elegir un rango que ya contenga los datos o escribirlos uno por uno separndolos con punto y coma. El resultado sobre las celdas con la validacin sera el siguiente:

A la derecha de cada celda aparecer una flecha la cual hacindole clic desplegar el listado con los valores.

6.1.2.- Filtrar datos - Autofiltro Filtrar una lista de datos es la mejor forma de encontrar un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con l de forma ms cmoda. Cuando aplicamos un filtro a un conjunto de datos, se mostrarn slo aquellas filas que cumplan con el criterio especificado en una o ms columnas. Para utilizar la herramienta Autofiltro, posicinese primero sobre cualquiera de los encabezados de la tabla. NOTA: nunca deje una o ms filas en blanco entre los encabezados de columna y los datos, ya que la representacin de los datos y la aplicacin de los filtros se realizara de forma errnea. Luego, desde la ficha Datos, vaya al fragmento Ordenar y filtrar y presione el botn Filtro.

En la tabla de datos, aparecer una flecha a la derecha de cada uno de los encabezados.

Despliegue dicha flecha para ver las opciones:

Como puede observar, adems de las opciones de Autofiltro, tambin cuenta con las de Ordenar, las cuales veremos en el siguiente apartado. Tanto en Ordenar como en Filtro, encontramos la incorporacin de realizarlos por color. Esta es otra de las nuevas caractersticas de Excel 2007. En el caso de Filtrar por color, deberemos tener aplicado algn tipo de formato de este tipo, ya sea sobre la celda con rellenos o sobre el texto con color de fuente. En cualquiera de los casos que tengamos aplicados, aparecern las siguientes opciones:

En el ejemplo, se ha aplicado a algunas celdas un color de relleno amarillo y otras un color de fuente en rojo. Si hubiese ms formatos aplicados apareceran en el men. Ms adelante, tenemos la opcin de Filtros de texto, dentro del cual encontraremos las opciones a las que estamos acostumbrados a ver en versiones anteriores de Excel.

Cualquiera de las opciones dentro del submen de Filtro de texto que elija abrir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado

pero con la opcin del primer cuadro desplegable de acuerdo con lo que haya elegido en el paso anterior. Dentro de este cuadro desplegable tiene muchas opciones con las que trabajar: Es igual a No es igual a Es mayor que Es mayor o igual a Es menor que Es menor o igual a Comienza por No comienza por Termina con No termina con Contiene No contiene

Las opciones de mayor que, mayor o igual a, menor que y es menor o igual a, estn reservadas para filtros numricos o de fechas y horas. El resto pueden utilizarse con cualquier tipo de dato que contenga la columna. Pueden utilizarse hasta dos criterios de filtro por columna. Por ltimo dentro de los autofiltros podemos realizar manualmente la seleccin de los datos que queramos desde el cuadro de texto y las casillas de verificacin en la parte inferior del men.

Deje en blanco las casillas de los datos que no quiera tener en pantalla y marcadas las que si desee ver y luego presione Aceptar.

6.1.3.- Ordenar datos La ordenacin es una de las partes esenciales del anlisis de datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabtico una lista de productos, ordenar cronolgicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno de fondo o color de fuente que tengan. Hay tres formas de ordenar datos: 1. Alfabticamente, de forma ascendente, 2. alfabticamente, de forma descendente, 3. por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente. Podemos acceder a las herramientas de ordenacin de varias formas posibles: Como vimos en el apartado anterior, cuando aplicamos el comando Autofiltro, dentro del men tenemos las opciones de ordenacin

Haciendo clic derecho sobre la columna que queremos ordenar, elegir la Ordenar y luego la opcin que corresponda

Desde el fragmento Modificar de la ficha Inicio

Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

Con cualquiera de los mtodos accederemos a las herramientas de ordenacin. Las ms fciles de utilizar son las de ordenacin alfabtica, tanto la ascendente como la descendente, indicadas con los siguientes botones:

Tambin contamos con el cuadro de dilogo Ordenar, el cual nos permitir introducir ms opciones

y al cual accedemos por alguna de estas formas: Desde el men contextual que abrimos con el botn derecho del ratn, seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado Desde el fragmento Modificar, botn Ordenar y filtrar y en el men la opcin Orden Personalizado Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos sobre el botn Ordenar

En versiones anteriores de Microsoft Excel, tena hasta tres posibles niveles de ordenacin por columna dentro del cuadro de dilogo Ordenar. Ahora podemos agregar la cantidad que necesitemos de criterios de ordenacin desde el botn .

Si quisiramos eliminar un nivel que hemos agregado por error o simplemente queremos quitarle porque ya no le necesitamos, presionaremos el botn .

Tenemos ms opciones dentro del cuadro de dilogo Opciones de ordenacin

desde el cual podremos indicar que se haga distincin entre maysculas y minsculas y si el orden va a ser en columnas (Ordenar de arriba hacia abajo) por filas (Ordenar de izquierda a derecha). Tenga cuidado antes de ordenar, pues podra tener problemas con: Las celdas que contengan frmulas. Compruebe que los valores que haban devuelto las frmulas no han cambiado y que las celdas a las que se hace referencia en las mismas no se han movido. Muestre todas las filas y columnas ocultas antes de realizar cualquier tipo de orden, ya que stas no se mueven cuando se ejecuta el comando ordenar, y por lo tanto la tabla perdera integridad en cuanto a sus datos. Los encabezados de columna deben estar en una sola fila. Es frecuente encontrarse con encabezados en dos filas, o con filas en blanco por medio. Ajuste todos los ttulos de columna en una sola celda. Cuando vaya a ordenar por columnas, asegrese que en el cuadro de dilogo Ordenar, est marcada la casilla Mis datos tienen encabezados, o de lo contrario, dichos encabezados pasarn a formar parte de los propios datos de la tabla y se ordenarn junto con el resto de datos.

Por ltimo, mencionaremos la ordenacin por colores, la cual es muy sencilla. Desde el cuadro de dilogo Ordenar, elija cul de las columnas va a ordenar, y en el cuadro desplegable Ordenar segn, elija Color de celda. Luego, como criterio de ordenacin, despliegue el men y seleccione cul va a ser el color por el cual desea ordenar as como la ubicacin de estos datos, si los quiere en la parte superior o en la parte inferior de la columna.

6.1.4.- Inmovilizar y movilizar paneles En algn momento de su trabajo, al introducir datos o modificarlos, quizs quiera volver a un punto especfico anterior al actual para cotejar dos filas de datos. Para ello tenemos la opcin de dividir la hoja de clculo en dos paneles horizontales, dos paneles verticales o ambas opciones a la vez, los cuales mostrarn la misma informacin pero dentro de los cuales podr desplazarse de forma independiente. Puede dividir la ventana del documento desde la ficha Vista en el fragmento Ventana presionando el botn Dividir:

La ventana quedar como en la imagen:

Ntese que la ventana del documento ha quedado dividida en cuatro partes. Si coloca el puntero del ratn sobre cualquiera de las barras divisorias, ste cambiar con la forma de una barra doble con dos flechas; y si presiona y arrastra el ratn, podr dar a cada cuadrante el tamao deseado. Si slo quiere dos paneles horizontales, arrastre la barra divisoria vertical hasta el extremo derecho de la ventana, o haga doble clic sobre la misma barra para quitarla. En caso de querer los dos paneles verticales, haga doble clic sobre la barra divisoria horizontal, o arrstrela hasta la parte superior de la hoja. Otra forma de dividir la ventana con los mismos paneles vistos, es hacindolo manualmente. Observe por encima de la barra de desplazamiento vertical, justo encima de la flecha superior, y en la barra de desplazamiento horizontal, a la derecha de la flecha que indica esta direccin.

En ambos casos, encontraremos una pequea barra que, si hacemos clic y arrastramos, har aparecer las barras divisorias vistas anteriormente.

Si lo que queremos es dividir la ventana de la hoja de clculo de forma que los encabezados de las columnas y/o de la fila estn siempre a la vista, a pesar de que nos desplacemos por toda la hoja, o que se inmovilicen a partir de una determinada seleccin, debemos ir a la ficha Vista, al fragmento Ventana y seleccionar el botn Inmovilizar paneles.

Este botn nos ofrece varias opciones: Inmovilizar paneles: a partir de la celda que tenga seleccionada, la(s) fila(s) de arriba y la(s) columna(s) a la izquierda quedarn fijas mientras que podr desplazarse por todo el resto de la hoja de clculo. Esto es muy til si cuenta con gran cantidad de datos y necesita saber en todo momento el nombre de la columna en la que se encuentra.. Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna son independientes de la celda que tenga seleccionada en ese momento. Tenga en cuenta que puede utilizar uno o el otro, pero no los dos a la vez. Si quiere que ambas (fila y columna) estn inmovilizadas al mismo tiempo deber utilizar la primera opcin. Para volver a movilizar los paneles, vaya al mismo botn de Inmovilizar paneles y desde all elija Movilizar paneles. Cuando hay paneles inmviles, el men de opciones cambia.

6.1.5.- Referencias a otras hojas Otra de las funcionalidades tiles que tenemos dentro de Excel es la de poder enlazar los datos de varias hojas de clculo, e incluso datos que se encuentren en otros libros. Para referirse a los datos que tenemos en otras hojas o en otros libros, hay que seguir determinadas reglas de sintaxis: Para referirse a una celda de una determinada hoja escribiremos: =Hoja1!B5=Hoja3!C8 Si le hemos cambiado el nombre a la hoja, deberemos escribirlo, siempre con el signo de exclamacin: =Junio!C4 O si nos referimos a un rango que est situado en otra hoja: =Julio!B5:D10 Si el nombre de la hoja tiene espacios deber escribirlo entre comillas simples: =Ventas Junio!B5:D10 Cuando quiera utilizar una referencia a un rango de otra hoja dentro de una frmula, el procedimiento es el mismo: =SUMA(Ventas Junio!B5:D10) Al principio, para evitar errores de escritura, se recomienda que utilice el ratn para crear las referencias. Excel se las crear de forma automtica y con la sintaxis correcta. Veamos esto con un ejemplo: Supongamos que en la Hoja1 tenemos una tabla con datos

y en la Hoja4 hemos transpuesto los encabezados y debajo efectuaremos las operaciones necesarias para hallar las sumas, promedios, mximos y mnimos.

Para realizar las operaciones en la Hoja4 utilizando las referencias de la Hoja1, sitese en donde efectuar la primera operacin en la Hoja4 y comience la frmula. =SUMA( Luego, haga clic en la pestaa de la Hoja1 y seleccione el rango correspondiente. Cierre el parntesis y pulse Intro. Observe lo que ha aparecido en la barra de frmulas y complete el resto de celdas con los clculos correspondientes.

Pruebe a cambiar el nombre de Hoja1 por Datos, y observe lo que sucede en la Hoja4. En efecto, el nombre de la hoja es actualizado y las referencias se mantienen correctamente.

6.1.6.- Ejercicio paso a paso

1. Cree un nuevo libro de trabajo y gurdelo con el nombre Ejercicio 4.xlsx

2. Copie la siguiente tabla:

3. Seleccione el rango A4:A15 4. Desde la ficha Datos, presione Validacin de datos. 5. Cree una validacin que genere una lista desplegable con los valores Rodrguez y Lpez. 6. Seleccione el rango B4:B15 y siga los mismos pasos. 7. Los valores de este rango debern ser Daz, Mil, Gmez y Prez. 8. Rellene la tabla con los datos de las listas y con los datos de las cantidades y del Id Producto.

9. Sitese en la celda E4 y comience la funcin lgica SI. 10. Indicaremos que si el Id Producto de la celda C4 es igual que el Id Producto de la celda A18, entonces que la frmula devuelva el valor de la celda B18, o de lo contrario que devuelva el valor de B19. =SI(C4=A18;B18;B19) 11. Tenga en cuenta que si copia la frmula hacia abajo habr celdas que no debern moverse. 12. Por lo tanto, inserte referencias absolutas para las celdas correspondientes a la tabla accesoria. 13. Rellene el resto de la tabla y aplique formato monetario donde corresponda. 14. El subtotal se calcula multiplicando la cantidad por el precio unidad. =D4*E4 15. Para hallar el descuento recurriremos de nuevo a la funcin lgica SI. 16. El procedimiento ser el mismo: si el Id Producto de C4 es igual al Id Producto de la celda D18, entonces el subtotal (F4) se multiplicar por la celda del descuento (E18), de lo contrario deber aparecer un cero. 17. Para hallar el total, reste el valor del descuento al Subtotal.

18. En ambos casos (Descuento y Total) aplique formato monetario con dos posiciones decimales. 19. Guarde el libro de trabajo y cirrelo.

7.1.- IMPRESIN

7.1.1.- Vista preliminar Antes de enviar nuestra hoja u hojas de clculo a la impresora, es una buena opcin obtener una vista preliminar de cmo quedarn luego en la hoja de impresin. Para previsualizar la hoja de clculo y los datos que contiene tenemos varias opciones:

Haga clic en el Botn de Office y vaya hasta la opcin Imprimir y en el submen Vista preliminar

Desde la ficha Vista, vaya al fragmento Vistas de libro y haga clic en el botn Diseo de pgina.

Con cualquiera de los mtodos que elija, al volver a la hoja de clculo en su estad normal, podr observar unas lneas punteadas, las cuales le indicarn hasta donde ir cada pgina impresa.

En el ejemplo podemos observar que la tabla queda cortada casi al final, y dos columnas se imprimiran en una nueva pgina.

Si desea evitar esto, deber configurar la pgina, ajustando los mrgenes, los encabezados y pies de pgina, la orientacin de la pgina, etc.

7.1.2.- Opciones de impresin Para abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina siga alguno de estos pasos: Desde la vista preliminar que obtiene seleccionando las opciones del botn de Office, en la ficha Vista preliminar, vaya al fragmento Imprimir y all haga clic en el botn Configurar pgina.

Desde la ficha Diseo de pgina, tiene varias opciones. En el fragmento Configurar pgina, desde: o el men del botn Mrgenes Mrgenes personalizados, o el men del botn Tamao Ms tamaos de papel,

En el botn En el botn En el botn

del fragmento Configurar pgina del fragmento Ajustar rea de impresin del fragmento Opciones de hoja (esta opcin abre el mismo cuadro de dilogo pero en la ltima ficha)

Cualquiera de las opciones nos abrir el cuadro de dilogo de Configurar pgina. Dicho cuadro tiene cuatro fichas con distintas opciones para personalizar la hoja y su impresin. La primera ficha del cuadro de dilogo es Pgina

Desde aqu elija la orientacin de la pgina (Vertical u Horizontal). Tenga en cuenta que si su tabla tiene gran cantidad de columnas podr aprovechar mejor el espacio con una orientacin horizontal. Si de todas formas, la orientacin horizontal no deja que quepan todas las columnas en una misma hoja, puede reducir la escala hasta que se vea todo, Tambin desde aqu puede cambiar el tamao del papel y la calidad de la impresin (la cantidad de tinta que gaste al imprimir la puede controlar en parte desde aqu). La segunda ficha del cuadro de dilogo es la de los Mrgenes:

Puede configurar los mrgenes introduciendo directamente la medida, o ajustarla mediante las barras de incremento situadas junto a cada cuadro de texto. Si desea adems que la planilla quede centrada en la pgina, horizontal o verticalmente, marque las casillas en la parte inferior del cuadro. Cambiamos a la tercera ficha, de Encabezado y pie de pgina: Al igual que en otras aplicaciones del paquete de Office, aqu puede configurar un encabezado y pie de pgina, que se repetirn a lo largo de todas las hojas que deban imprimirse.

"Presione los botones de Personalizar encabezado Personalizar pie de pgina para introducir elementos tales como el nmero de pgina, la fecha y hora actuales, la ruta o nombre de un archivo o el nombre de la hoja, una imagen, etc. Ambos cuadros son iguales en cuanto a sus caractersticas principales, pero afectan a distintas partes del documento.

La cuarta y ltima ficha, muestra opciones de configuracin de la propia Hoja.

Si trabaja con gran cantidad de datos, puede resultar una opcin muy til el hecho de que se repitan los encabezados de cada columna en cada hoja impresa, y as identificar en cada pgina la informacin que se est viendo. Tambin puede personalizar distintas opciones de impresin, como por ejemplo si se imprimirn las lneas de divisin, la calidad de la impresin (en modo borrador ahorrar tinta al imprimir), si quiere que se impriman los encabezados y pies, entre otras.

7.1.3.- Establecer un rea de impresin Si slo desea imprimir una parte de la hoja de clculo y no toda, lo mejor es establecer o delimitar un rea de impresin. Luego, al momento de enviarlo a imprimir, slo se ver lo que hemos seleccionado como parte de dicha rea. Para establecer un rea de impresin, seleccione las celdas que desee que formen parte del mismo y desde la ficha Diseo de pgina, en el fragmento Configurar pgina, seleccione el botn rea de impresin y seleccione Establecer rea de impresin.

De forma automtica, la seleccin ser delimitada con una lnea punteada.

Haga una vista previa de la hoja y observar que slo aparece el rea de impresin en la pgina. Para borrar el rea de impresin, vuelva a la ficha Diseo de pgina y desde el botn rea de impresin, seleccione la opcin Borra rea de impresin.

8.1.- GRFICOS E IMGENES

8.1.1.- Tipos de grficos Un grfico es, como su propio nombre lo indica, la representacin grfica de la informacin de la hoja de clculo. Podemos agregar un grfico a nuestro Libro desde la ficha Insertar en el fragmento Grficos.

Las categoras principales estn a la vista, pero si hace clic en la flecha del fragmento, podr ver ms opciones.

Los tipos de grficos que tenemos disponibles para insertar: Columnas Lneas Circular Barras reas Dispersin Cotizaciones Superficie Anillos Burbuja Radial

COLUMNAS

Este tipo de grficos se utiliza para realizar comparacin de datos de diferentes segmentos, por ejemplo, las ventas por cada mes. Como puede observar en la imagen las formas que pueden tener los grficos en columnas son variadas: rectangulares, cilndricas, conos o piramidales. Depende de cmo desee dar aspecto a la presentacin del grfico la utilizacin de uno u otro. LNEAS

Estos grficos se pueden organizar por filas o por columnas, y muestran determinado dato y su evolucin a intervalos de tiempo regulares. Se recomienda utilizar este tipo de grfico si las etiquetas para cada serie son de texto (por ejemplo, Trim. 1, Trim. 2, etc) valores numricos (por ejemplo, aos: 2002, 2003, etc) que representan lapsos. CIRCULAR

Tambin se les suele llamar grficos de tarta debido a su aspecto. stos grficos representan el 100% de un total cuyas partes estn constituidas por los datos de la columna o fila de datos

seleccionados. No utilice este tipo de grfico si tiene slo una serie de datos, si algunos de los valores son negativos o si tiene ms de un dato que sea igual a cero. BARRAS

Son de similares caractersticas que los de Columnas, slo que su presentacin es en horizontal. REAS

Este tipo de grficos destacan la relacin de magnitud entre los datos y su evolucin en el tiempo. DISPERSIN

Con este tipo de grfico representar la relacin entre los valores numricos de varias series de datos, trazando dos o ms grupos de datos. COTIZACIONES

Tambin llamados de Stocks, y representan datos con cuatro variables: tiempo, mximo, mnimo y cierre. Se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones, o para datos cientficos. SUPERFICIE

Se suelen utilizar para ver la evolucin de un dato sujeto a 3 variables. Es muy til para combinaciones entre dos conjuntos de datos. Puede utilizar este tipo de grfico cuando las categoras de datos sean slo de valores numricos. ANILLOS

Son similares a los circulares, pero permiten mostrar ms de una serie de datos a la vez. BURBUJA

Representan los datos que tenga organizados en columnas en la hoja de clculo. Los valores de la primera columna se representarn en el eje x, los de la segunda columna sern representados en el eje y los de la tercera indicarn el tamao de cada burbuja. RADIAL

Se puede visualizar una superficie creada por varias variables, y as poder comparar valores de una misma serie de datos.

8.1.2.- Personalizar las partes de un grfico

Dentro de un grfico de columnas estndar, esas seran las partes bsicas del mismo. Cuando insertamos un grfico en una hoja de clculo, aparece un nuevo grupo de fichas llamada Herramientas de grfico, que est compuesto por las fichas de Diseo, Presentacin y Formato.

FICHA DISEO

En la ficha Diseo encontrar las opciones necesarias para cambiar el tipo de grfico (si el actual no se adecua a sus necesidades), cambiar la visualizacin de las series de datos (por filas o columnas), aplicar uno de los distintos diseos predeterminados y uno de los estilos de diseo o cambiar el grfico de ubicacin. Desde el fragmento Tipo puede cambiar el tipo de grfico. Al presionar el botn se abrir el cuadro de dilogo Insertar Grfico en donde deber elegir un nuevo estilo.

Con el botn Guardar como plantilla podr almacenar el grfico, su formato y estilo, como un fichero independiente con la extensin .crtx para poder reutilizarlo ms adelante y aplicarlo a otros trabajos.

En el fragmento Datos observamos los primeros botones que le permitirn cambiar el aspecto del grfico (por filas o columnas) o modificar el rango de datos desde el botn Seleccionar datos. Presionndolo aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro de dilogo encontramos un botn que nos permitir efectuar el mismo cambio que si presionamos el botn Cambiar entre filas y columnas del fragmento Datos. Tambin puede seleccionar la Serie Categora y en la parte superior, en el cuadro Rango de datos del grfico, especificar uno nuevo. Luego encontramos el fragmento Diseos de grfico desde donde podemos dar rpidamente un formato al grfico, el cual puede incluir la leyenda (a un lado o arriba), la tabla de datos, rtulos de los ejes y rtulos de los valores, entre otros.

A continuacin encontraremos el fragmento Estilos de diseo en donde elegiremos el diseo rpido que ms se adapte a lo que necesitemos. Y por ltimo, dentro de esta ficha, encontramos el fragmento Ubicacin con el botn Mover grfico. Al presionarlo aparecer lo que en versiones anteriores era el ltimo paso del Asistente para grficos:

Por defecto, todo nuevo grfico se inserta como un objeto en la misma hoja en donde estn los datos. Pero tenemos la posibilidad de que el grfico se site en una hoja independiente aunque vinculada en todo momento con su correspondiente hoja de datos. Dicha hoja tiene como nombre predeterminado Grfico1, aunque se puede personalizar igual que con el resto de hojas de clculo. La ventaja de colocar un grfico en una hoja de grfico y no como un objeto incrustado ser la de tener ms espacio para su visualizacin.

FICHA PRESENTACIN

En esta ficha tenemos las opciones de seleccin y personalizacin de los diversos elementos en los que est compuesto el grfico. Encontrar opciones para darle formato a dichos elementos, tales como el rea del grfico, el rea de trazad, las series de datos, los datos y rtulos de los ejes de X e Y, los rtulos de datos, la leyenda, la tabla de datos, etc. Veamos las distintas opciones que encontraremos en los fragmentos:

En el cuadro desplegable veremos los nombres de las diferentes reas que tengamos seleccionadas. Con los botones Aplicar formato a la seleccin y Restablecer par hacer coincidir el estilo, se podrn aplicar o unificar los estilos de una parte o todo el grfico. El fragmento Etiquetas es uno de los ms importantes en cuanto a la personalizacin del grfico y sus partes.

Como su nombre lo indica, aqu puede personalizar las distintas etiquetas del grfico, tales como el ttulo del grfico, asignarle etiquetas a los ejes, o colocar los rtulos de datos, etc.

Entre el botn ttulo del grfico y los rtulos de los ejes, tendremos las opciones ms comunes de personalizacin. Si en las alternativas que tiene dentro de los mens de dichos botones no encuentra un modelo de su agrado, siempre tiene la opcin de ir hasta el final de cada uno de los mens y elegir Ms opciones del, con lo cual se abrir un cuadro de dilogo desde donde poder realizar ms modificaciones. Bsicamente, el cuadro de dilogo que se abre al seleccionar Ms opciones del presenta las mismas opciones en todos los casos. Excepcionalmente y dependiendo del objeto del grfico seleccionado puede variar algn aspecto o estar habilitado o deshabilitado algn botn o men.

Con el botn Leyenda, puede escoger la ubicacin de la leyenda indicadora del grfico y darle formato. Tambin en este caso tiene ms opciones al final del men para personalizar su aspecto.

Si desea que los datos numricos puedan ser visualizados en el propio grfico, seleccione el botn Etiquetas de datos. Aqu podr establecer dnde y cmo quiere ver dicha informacin dentro del grfico.

Para finalizar, dentro del fragmento Etiquetas, tiene el botn Tabla de datos. Con esto insertar la tabla de datos (una rplica de la que tenga en la hoja de datos) por debajo del propio grfico.

Esta opcin puede serle til, por ejemplo, si no quiere estar alternando entre una hoja de datos y el propio grfico. El siguiente fragmento es el de Ejes, desde donde manipularemos las diferentes opciones que afectan a los ejes (X, Y, Z) del grfico.

Tenga en cuenta que depender de qu tipo de grfico haya seleccionado para que tenga ms, menos o ninguna opcin habilitada. Las opciones de los ejes, no estarn activas si el grfico que ha elegido es de anillos o circular.

Segn el tipo de grfico, desde el botn Ejes, puede cambiar el diseo y el formato de los mismos.

Como ejemplo, puede modificar el eje horizontal para que los datos vayan de izquierda a derecha o viceversa, segn el trabajo que est realizando lo requiera de una u otra forma.

En cuanto al eje vertical, puede cambiar el tipo de escala con el que se visualizar la informacin: millares, millones, porcentajes, escalas logartmicas, etc. Dentro del fragmento Ejes, tambin encontraremos el botn Lneas de la cuadrcula, en donde podr mostrar y ocultar las lneas principales y/o secundarias del rea de trazado.

El ltimo fragmento que veremos dentro de esta ficha es el de Fondo. El estilo y opciones del fondo de un grfico dependern del estilo (2D 3D) que haya elegido. Si ha elegido un grfico en 2D, slo tendr habilitado el botn rea de trazado

dentro del cual tendr las opciones de mostrar dicha rea u ocultarla. Por defecto, el rea est del mismo color que el fondo del grfico, por lo que no notar diferencias entre la opcin Ninguno y Mostrar rea de trazado.

Para ver las diferencias, vaya a Ms opciones de rea de trazado y seleccione dentro de la categora Relleno alguna de las opciones para dar un color (slido, degradado, etc.) al rea.

Luego pruebe de elegir la opcin Ninguno desde el botn rea de trazado. Si el tipo de grfico seleccionado fuese en 3D, tendra los otros tres botones del fragmento Fondo habilitados.

El botn Cuadro Grfico tiene las mismas opciones que el de rea de trazado, pero aplicado a un grfico 3D.

Tambin aqu, desde Ms opciones de planos posteriores, abrir el cuadro de dilogo correspondiente para poder asignar un formato al plano de fondo del grfico. El botn Plano inferior del grfico, contendr las mismas opciones, pero afectando al plano en donde se apoyan los bloques del grfico.

Desde el ltimo botn de este fragmento, Giro 3D, abriremos el siguiente cuadro de dilogo, en donde controlaremos los ngulos de rotacin en relacin a los ejes X e Y del grfico, la perspectiva, cantidad de profundidad, etc.

FICHA FORMATO

En los fragmentos de esta ficha tiene ms opciones que complementarn los vistos en la ficha Diseo, en cuanto al aspecto, colores, lneas, fondos, estilos para los textos, el tamao del grfico, etc. Si ha manejado Microsoft Word 2007 y sus opciones de imgenes de WordArt, esta ficha le resultar familiar.

8.1.3.- Otros elementos grficos que puede utilizar Hay diferentes tipos de elementos grficos que podr utilizar en dentro de su hoja de clculo darle un aspecto ms vistoso. Cada nueva versin de Microsoft Excel, ha aadido funcionalidades y herramientas de manejo de imgenes que hacen posible infinidad de opciones, tales como: colocar un marco a las imgenes, recortarlas, utilizar otros tonos de color, etc. Los tipos de ilustraciones con los que contamos son: Imgenes desde archivo, Imgenes prediseadas, Formas, SmartArt y WordArt. A todas ellas accedemos desde la ficha Insertar, y las cuatro primeras las encontraremos en el fragmento Ilustraciones

y WordArt lo tenemos en el fragmento Texto.

Una novedad en esta versin de Microsoft Excel 2007 est en la galera de SmartArt, lo que en versiones anteriores conocamos como Organigramas. La diferencia est en la gran variedad de modelos y estilos con los que contamos ahora.

Tanto las imgenes insertadas desde archivo como las prediseadas tienen un conjunto de herramientas asociadas que permiten optimizarlas y retocarlas. Cuando insertamos una imagen (ya sea desde archivo o prediseada), se aade a la cinta de opciones el grupo Herramientas de imagen con la ficha Formato.

Aqu modificaremos aspectos tales como el contraste, el brillo, el color de la imagen; podr establecer marcos o bordes, recortar o ajustar la posicin de la imagen y retocar el ancho y el alto. A lo largo de los fragmentos de esta ficha iremos viendo las opciones de que disponemos:

Fragmento Ajustar

Inserte una imagen en la planilla de Excel (por ejemplo, el logotipo de su empresa, o una imagen que tenga guardada en el ordenador) y sitese en este fragmento. Haga clic sobre el botn Brillo para desplegar las opciones:

Posicinese sin hacer clic sobre los diferentes niveles de brillo y la imagen cambiar de forma automtica. Haga clic slo cuando quiera aplicar un brillo determinado a la imagen. Luego, con la imagen seleccionada, presione el botn Contraste, y repita el mismo procedimiento para visualizar y seleccionar uno de los porcentajes.

Las otras opciones del fragmento Ajustar son:

Comprimimos las imgenes que insertamos cuando stas son muy grandes. Presionando este botn, aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Si marcamos la casilla de verificacin Aplicar slo a las imgenes seleccionadas, slo se comprimirn las imgenes que previamente hubisemos seleccionado, de lo contrario todas las imgenes de la hoja se comprimirn. Haga clic en el botn Opciones, que abre el cuadro de dilogo Configuracin de compresin, desde donde se pueden aplicar distintas opciones a aplicar a las imgenes seleccionadas.

El botn Cambiar imagen lo utilizar cuando haya insertado una imagen y luego quiera cambiarla por otra.

Por ltimo, dentro del fragmento Ajustar encontrar el botn de Restablecer imagen.

Si ha hecho cambios o modificaciones a la imagen, en cuanto a colores, brillos o contrastes, o tamaos, presionando dicho botn la imagen volver a su estado original.

Fragmento Estilos de imagen En este fragmento encontrar una gran variedad de estilos predeterminados para aplicar a la imagen, tales como bordes, sombreados, efectos de imagen, etc.

Con los estilos de imagen que tiene a la izquierda del fragmento, podr aplicar bordes con efectos especiales a sus imgenes y as darles un aspecto personalizado.

Dentro de la galera, tiene muchos modelos para escoger el que se adecue mejor a lo que est buscando. Para continuar personalizando las imgenes que haya insertado, tiene el botn Forma de la imagen. Al desplegar el men que contiene, aparece una gran variedad de modelos con los que puede transformar su imagen.

Seleccione alguna de las imgenes que tenga insertadas, y desde ste botn, elija alguna de las formas y observe los resultados:

Otras opciones que puede aplicar sobre una imagen son las de contorno y efectos de imagen Puede aplicar un contorno a cualquier imagen y esta quedar como si estuviese enmarcada. Tambin puede definirle un determinado estilo de borde, grosor y color a dicho contorno. Haga clic en el botn Contorno de imagen para ver las posibilidades:

Las dos ltimas opciones tienen los siguientes submens:

Para terminar de ver las opciones del fragmento Estilos de imagen, tenemos el botn Efectos de imagen. Con l podr aplicar efectos visuales a la imagen, tal como sombras, resplandores, biseles, rotacin en 3D, entre otras.

Cada una de las opciones del men, tiene su correspondiente submen. Veamos qu contienen stos: Submen Preestablecer

Submen Sombra

Submen Reflexin

Submen Resplandor

Submen Bordes suaves

Submen Bisel

Submen Giro 3D

Fragmento Organizar ste fragmento ser til cuando trabaje con varios objetos o imgenes. En l encontrar las herramientas para agrupar, rotar, enviar detrs o traer al frente, etc.

Mediante los botones Traer al frente y Enviar al fondo podr modificar la posicin de una imagen o forma en relacin con otro objeto. Con el botn Agrupar conseguir unir varios objetos para que se comporten como si fuesen uno solo. Con esto conseguir que al momento de mover un conjunto de objetos a los que ya le haba colocado en una posicin determinada, stos queden en la misma ubicacin, unos respecto de otros, y evitarse as tener que volver a reestructurarlos. Tambin tiene el botn de rotacin que le permitir girar la imagen en ngulos de 90 grados o voltearla horizontal o verticalmente.

Otro tipo de elemento grfico que podemos insertar en la hoja de clculo son las Formas. stas son imgenes bsicas predeterminadas, a las cuales se les puede colocar un color de relleno, un borde (con un grosor, estilo y color), aplicarle efectos en 3D o un sombreado. Para insertar una forma, vaya al botn Formas situado en el fragmento Ilustraciones de la ficha Insertar.

Como puede observar, las formas son las mismas que aparecen en el men del botn Forma de la imagen, en el fragmento Estilos de imagen de la ficha Formato. Tambin es similar la ficha Formato que aparece en la cinta de opciones al insertar este tipo de imagen, bajo el grupo Herramientas de dibujo.

Las formas estn organizadas por categoras segn su aspecto: Lneas, Rectngulos, Formas bsicas, Flechas de bloque, Formas de ecuacin, Diagramas de flujo, Cintas y estrellas y Llamadas. En la parte superior del mismo men puede observar las ltimas formas utilizadas dentro de la aplicacin. Despus que tenga insertadas las formas sobre la hoja de clculo tendr mltiples opciones para cambiar su aspecto. Desde el fragmento Insertar formas

tenemos las opciones para insertar ms formas, modificar la actual o convertir una en cuadro de texto para poder insertarle un texto dentro. Los fragmentos Estilos de forma y Estilos de Wordart servirn para aplicar colores, efectos, sombras, etc, a la forma o formas que tenga seleccionada.

En el fragmento Estilos de forma, puede observer nuevos modelos, propios de la versin 2007 de Excel. Para ver cmo quedara alguno de los estilos que tenemos disponibles, slo posicinese encima y obtendr una vista previa sobre el objeto seleccionado. Tiene muchas opciones disponibles:

Despus de elegir un estilo para la forma, puede seguir personalizndolo mediante ls botones de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma.

Dentro del botn Relleno de forma, podr optar por darle a la forma un color liso

colocarle una imagen de fondo

un degradado, para el cual debe primero elegir un color liso y luego ir a la opcin Degradado

...o utilizar una textura de las predeterminadas.

Los botones Contorno de imagen y Efectos de formas, se comportar de la misma forma que los explicados anteriormente para las imgenes.

Las caractersticas del fragmento Estilos de WordArt son muy similares a las de Estilos de forma. La diferencia est en que los posibles efectos se aplicarn a texto, no necesariamente a texto creado con WordArt. Para terminar, los fragmentos Organizar y Tamao tienen las mismas opciones que las que tenemos cuando insertamos una imagen. SmartArt, o Arte Inteligente, es un recurso ms de los que se han introducido en esta versin de Office y resulta ms que til en el momento de tener que insertar en nuestra hoja de clculo un organigrama, diagrama de flujo o de bloques. En versiones anteriores tenamos la herramienta Organigrama para generar este tipo de objetos, no es sino hasta esta versin en la que contamos con una potente herramienta de creacin de este tipo de objetos pero de una forma profesional. Si no contsemos con ella, deberamos recurrir a aplicaciones externas tal como Microsoft Visio. El tipo de grficos SmartArt se utilizar para comunicar conceptos, ideas y otro tipo de informacin visualmente. Insertaremos un grfico de SmartArt desde la ficha Insertar, en el fragmento Ilustraciones y presionando el botn correspondiente:

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu elegir cul es el estilo de grfico de SmartArt que ms se asemeje a lo que quiera representar. Ejemplos:

Al igual que con otros objetos grficos, cuando insertamos uno, automticamente aparece un nuevo grupo con una o ms fichas, que nos servirn para modificar y personalizar el grfico. En el caso de SmartArt, aparecer el grupo Herramientas de SmartArt, con las fichas Diseo y Formato.

Otra forma de personalizar los textos que componen el diagrama de SmartArt es hacindole clic encima. Cuando est seleccionado, aparece a un lado un cuadro en donde podr ir introduciendo los textos que irn en cada cuadro o seccin del organigrama.

Veamos las opciones que tenemos desde la cinta de opciones para personalizar los organigramas hechos con SmartArt. Dentro de la ficha Diseo, encontramos cuatro fragmentos: Crear grfico, Diseos, Estilos SmartArt y Restablecer. Con ste ltimo se vuelve el diseo del grfico a su estado original con sus opciones (de colores, formas y efectos 3D) por defecto.

Fragmento Crear grfico

Cuando hemos insertado el grfico de SmartArt, podemos agregarle ms formas desde el botn Agregar forma. Desplegando el men, tenemos las opciones necesarias:

Otra opcin dentro del fragmento Crear grfico es Agregar vieta. Esta opcin slo estar disponible si el estilo de grfico SmartArt admite texto con vietas; por ejemplo los de la categora Listas del cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt. Con el botn De derecha a izquierda, conseguir invertir el organigrama. Lo que antes estaba a la derecha pasar a la izquierda y viceversa, tal como se muestra en la imagen:

El botn Diseo, cambiar el diseo de la rama del organigrama que seleccione. Pero slo podr seleccionar este botn si est utilizando un organigrama de la categora Jerarqua.

En la parte derecha del fragmento Crear grfico podemos observar tres botones. El de abajo es para mostrar u ocultar el panel de texto que aparece a un lado del organigrama cuando se selecciona. Las flechas en la parte superior son para aumentar o disminuir el nivel de jerarqua del organigrama.

Fragmento Diseos Este fragmento est compuesto por el grupo de opciones para cambiar el diseo aplicado al grfico de SmartArt. En caso de tener la ventana con un tamao pequeo, el panel se resumir en un botn:

Se puede cambiar dentro de la misma categora el diseo del grfico o elegir otro desde la opcin Ms diseos. NOTA: al cambiar el diseo o el tipo de grfico puede cambiar el significado de la informacin que intenta transmitir.

Fragmento Estilos SmartArt Puede cambiar las variaciones de colores que se derivan del tema que tenga aplicado en ese momento, desde el botn Cambiar colores.

Pero las combinaciones de colores que observa en el desplegable, variarn en funcin del tema que tenga aplicado al Libro. Un tema es un conjunto de elementos de diseo que le ayudarn a unificar la vista del Libro, ya sea con colores, fuentes o grficos. Puede cambiar el tema que se aplica desde la ficha Diseo de pgina, en el fragmento Temas. En l podr cambiar la configuracin del tema en general, que afectar a fuentes, colores y grficos...

o cambiar slo las opciones de combinacin de colores

la fuente predeterminada

o los efectos para los objetos y grficos.

Hasta aqu la ficha Diseo. Ahora veamos las opciones que se pueden modificar desde la ficha Formato, bajo la categora de Herramientas de SmartArt.

Desde el fragmento Formas, el botn Editar en 2D no estar habilitado a menos que haya elegido un Estilo SmartArt que est en 3D. Lo que har este botn ser permitirle trabajar con el objeto en 2D para hacerle las modificaciones necesarias (ajuste de tamao o posicionamiento de las formas). Luego volver a su estado en 3D. Siguiendo en el mismo fragmento, encontramos el botn de Cambiar forma, que le servir para cambiar el aspecto de cada forma del grfico de SmartArt.

El fragmento Estilos de forma, se comportar de la misma forma que el resto de fragmento Estilos de vistos hasta ahora. Permitir que cambie los estilos de las formas, y les aplique modelos predefinidos, que incluyen estilos de contorno, efectos de forma y estilos de fuentes.

De la misma forma que en casos anteriores tiene los botones de Relleno, Contorno y Efectos de formas.

Dentro de la ficha Formato, tambin nos encontraremos con WordArt. En este caso, se estar aplicando WordArt a los textos dentro de cada sector del organigrama de SmartArt. Como puede observar, no es la galera de formatos de WordArt con la que estamos acostumbrados a trabajar. Se trata de una galera especfica para el caso de insercin de texto WordArt en formas u organigramas. Tambin cuenta con una variada gama de estilos para aplicar:

8.1.4.- Ejercicio paso a paso

1. Cree un nuevo libro de trabajo llamado Ejercicio Grficos.xlsx.

2. Copie la siguiente tabla:

3. Realice los clculos necesarios para generar el promedio por alumno, el promedio por trimestre y los mximos y mnimos por trimestre.

4. Los promedios debern tener como nico formato una posicin decimal. 5. Seleccione la columna de los nombres includo el encabezado. 6. Presione la tecla Ctrl y seleccione la columna de Promedios. 7. Vaya a la ficha Insertar y desde el fragmento Grficos, inserte un grfico de Columnas agrupadas en 3D.

8. Cambie la visualizacin de los datos con el botnn Cambiar entre filas y columnas del fragmento Datos, para que se vean los
nombres como Leyenda del grfico. 9. Desde la ficha Presentacin, configure el grfico para que se vean las etiquetas de datos. 10. Guarde los cambios. 11. Seleccione las columnas Nombre, 1er Trimestre, 2do Trimestre y 3er Trimestre. 12. Inserte un grfico de Lneas 2D con marcadores. 13. Aplquele el estilo de diseo 42.

14. Guarde y cierre el libro.