UNIVERSITATEA DUNAREA DE JOS GALATI

FACULTATEA DE MECANICA
SPECIALIZAREA: IEI














ANALIZA SISTEMELOR ECONOMICE















TITULAR CURS,
ONICA MIHAELA-CRISTINA

























4
CAPITOLUL I

Analiza sistemelor - obiect de studiu
i metode de investigare

Perioada pe care o strbate n prezent economia rii noastre dovedete o dat n plus, c
orice tranziie n funcionarea sistemelor social-economice se face cu eforturi considerabile i de
regul, cu risip de resurse, pe fondul unor puternice dezechilibre.
n acest context, mutaii profunde se impun a fi operate i n domeniul managementului
firmelor care necesit abordarea sistemic a proceselor i fenomenelor, precum i a relaiilor de
management, n vederea descoperirii legitilor i principiilor care le guverneaz, a proiectrii de
noi sisteme, metode, tehnici i modaliti de conducere de natur s asigure creterea eficienei
utilizrii resurselor umane, financiare, materiale, informaionale etc.
Caracteristica managementului modern este situarea n centrul investigaiilor sale a
omului n toat complexitatea sa, prin prisma sarcinilor ce-i revin n strns interdependen cu
obiectivele, resursele i mijloacele sistemului n care este integrat. Efectul acestei abordri l
constituie analiza sistemic a relaiilor i proceselor de management, ce se reflect n caracterul
multidisciplinar al cunotinelor de conducere subordonat direct sporirii eficienei agenilor
economici.
Supravieuirea i dezvoltarea ntreprinderilor este condiionat de existena unui
management bazat exclusiv pe folosirea prghiilor economice, scopul tuturor deciziilor de
conducere fiind utilizarea eficient a resurselor i maximizarea profitului. Utilizarea unor
modele adecvate, alimentate cu date reale prin intermediul unui sistem informatic cu structur
cibernetic constituie o cale important n folosirea eficient a potenialului tehnico-economic al
firmelor, prin armonizarea obiectivelor cu resursele disponibile. n acest sens, se impune
efectuarea unor analize de sistem pentru relevarea i valorificarea complex a aspectelor
informaional-decizionale, precum i realizarea unor sisteme informaional-decizionale care s
permit identificarea din vreme a tendinelor majore i a factorilor perturbatori ce se manifest
n cadrul mediului n vederea adaptrii rapide i eficiente la schimbrile acestuia.


1.1. Introducere n problematica analizei sistemelor

Creterea complexitii proceselor i fenomenelor a impus intensificarea preocuprilor
privind perfecionarea metodelor i tehnicilor teoretice i practice de conducere a acestora, att
la nivel micro-economic ct i la nivel macro-economic. Aceste preocupri sunt nglobate ntr-o
tiin mai general, accea a managementului tiinific.
Conceptele de sistem i gndire sistemic reprezint, n acest context, rezultate
semnificative ale cercetrii tiinifice actuale. nlocuirea metodelor analitice, deosebit de utile
ntr-o serie de discipline n care descompunerea ntregului n pri componente era absolut
necesar pentru cunoatere (economie, medicin, biologie) cu abordarea sistemic, integratoare
a condus la o serie de rezultate valoroase pe plan teoretic i practic.
n orice sistem managerial se remarc deplasarea centrului de greutate al preocuprilor,
de la probleme pur tehnice i metode de conduit bazate pe intuiie, rutin i experien, ctre
metode care au n vedere relevarea aspectelor informaional-decizionale n cadrul unor abordri
formalizate, algoritmizate, susinute de tehnici informatice de vrf.
Dup o perioad de dezvoltare a informaticii, ciberneticii i cercetrilor operaionale,
disciplinele managementului tiinific au ajuns ntr-o situaie de criz din punct de vedere
5
teoretic i practic, confirmat de opiniile unor specialiti de prestigiu. Astfel, profesorul Bernard
Roy de la Universitatea din Paris specialist n modelarea matematic a deciziilor afirma c
cercetrile operaionale nu au realizat ceea ce se atepta de la ele. Specialistul n sisteme John
Gall (S.U.A.) considera c sistemele informatice sufoc inteligena i iniiativa uman cu efecte
negative imediate i de perspectiv asupra oamenilor i ntreprinderilor. Au existat i opinii mai
moderate i chiar optimiste expuse la diverse congrese internaionale privind "Practica
cercetrilor operaionale n ntreprinderi" (1978 Frana, 1980 Anglia) conform crora criza
modelrii matematice aplicate n ntreprinderi poate fi depit prin abordarea unei viziuni
sistemice, mai apropiat de nevoile reale ale beneficiarilor.
Specialistul elveian n management i informatic, Roland Besancet a fcut o analiz a
unor firme cu performane slabe, precum i a unora cu performane ridicate, i a dedus att
cauzele rezultatelor slabe ct i principiile generale ale bunei funcionri a firmelor eficiente. De
asemenea, a constatat i a afirmat c: "Metodele i tehnicile informaticii nu sunt suficiente
pentru ca o ntreprindere s funcioneze eficient. Obinerea unor rezultate bune este condiionat
n primul rnd de asimilarea metodelor de management de ctre conducerea firmei.
Metodologiile uzuale de analiz i proiectare a sistemelor informatice sunt concepute de obicei
mai mult ca un sistem de marketing al firmelor produc toare de calculatoare dect ca un mijloc
de a rezolva eficient problemele reale ale firmei".
Aceste opinii reflect existena unei crize n informatic, n cercetrile operaionale i
n general n managementul tiinific, criz de sedimentare a uriaei experiene teoretice i
practice acumulate n acest domeniu. Pentru depirea acestei crize trebuie fcute eforturi
sistematice pentru sintetizarea i preluarea a tot ceea ce este valoros n disciplinele
managementului tiinific, pentru fundamentarea unei teorii integratoare a conducerii.
Realizarea aceastei sinteze integratoare i revine analizei de sistem, care dup o practic
ndelungat este pe punctul de a deveni o disciplin matur cu rol de metodologie integratoare a
managementului tiinific denumit analiza sistemelor complexe.
n cadrul disciplinelor managementului, analiza de sistem reprezint un set de
metodologii complexe avnd la baz conceptul de sistem i metoda abordrii sistemice
orientate spre analiza i proiectarea sistemelor complexe n vederea mbuntirii
performanelor acestora.
Paul Licker (Universitatea Calgary) definete analiza de sistem ca o disciplin a
managementului resurselor informaionale aflat la confluena preocuprilor din domeniul
tiinei calculatoarelor, a tehnicii informaionale i a teoriei generale a sistemelor (TGS). El
afirm c analiza de sistem pornete de la necesitile informaional-decizionale ale
managerilor-utilizatori i pe baza principiului analizei structurale a sistemelor ndeplinete dou
funcii de baz:
1) realizeaz aa numitele aplicaii-utilizator necesare conducerii cu maxim
profitabilitate a activitii sistemelor analizate;
2) analiza de sistem se constituie ntr-o metodologie care s permit ntreinerea
resurselor informaionale ale sistemului pe baza unor analize economico-financiare de
tip cost-beneficiu n cadrul ciclului de via al sistemului n dezvoltare.
Dezvoltrile ulterioare teoretice, metodologice i practice au condus la apariia i
dezvoltarea unei noi profesii, aceea de analist de sistem. Rolul analistului de sistem i atribuiile
sale au evoluat de la simplu observator al unei situaii pentru un sistem existent pn la aceea de
diagnostician al sistemului investigat i de consultant al managerului n adoptarea celor mai
eficiente decizii, munca analistului fiind dublat de sisteme automate de asistare a deciziilor.
Astfel, putem defini analiza de sistem ca totalitatea metodelor tiinifice i euristice de
investigare, modelare, proiectare i de soluionare pe aceast baz a problemelor axate pe
abordarea sistemic a proceslor i fenomenelor din economie, tehnic, natur i societate.
6
Apariia i dezvoltarea analizei de sistem ca disciplin sistemic s-a datorat n bun
msur cazuisticii deosebit de diversificate a problemelor reale din practica economic cu care
se confrunt factorii decizionali din unitile economice. Acestea au condus la necesitatea
analizei, proiectrii i realizrii unor sisteme manageriale bazate pe tehnici informaionale de
vrf, cum sunt: sistemele-suport pentru asistarea deciziilor, sistemele expert, dezvoltarea
inteligenei artificiale etc.
n concluzie, se poate afirma c obiectul analizei de sistem l constituie studiul
sistemelor reale (economice, tehnice, financiar-bancare, social-politice etc.) la nivel
microeconomic sau macroeconomic, n vederea proiectrii sau reproiectrii unor sisteme mai
performante.


1.2. Abordarea sistemic a proceselor i fenomenelor din economie

Conceptul de sistem a aprut ntr-o form embrionar n filozofia antic greac.
Afirmnd c "ntregul este mai mult dect suma prilor componente", Aristotel a dat o prim
definiie noiunii de sistem. Lucrarea biologului german Ludwig von Berthalanffy (1950)
reprezint un nceput al teoriei generale a sistemelor (TGS) n care se definete sistemul ca o
reuniune de elemente interdependente care acioneaz mpreun n vederea realizrii unui
obiectiv comun prin utilizarea unui ansamblu de resurse materiale, informaionale, energetice i
umane.
Noiunea de sistem are un caracter relativ, n sensul c orice sistem poate fi descompus
n subsisteme i la rndul su, poate fi privit ca subsistem al unui sistem mai complex.
De exemplu, o ntreprindere poate fi descompus n sisteme (secii, ateliere, locuri de
munc) i la rndul ei, ntreprinderea poate fi privit ca un subsistem al unei ramuri sau al
economiei naionale.
Pe acest principiu, de descompunere a sistemului real n subsisteme, se bazeaz analiza
de sistem pentru a studia conexiunile dintre subsisteme n raport cu obiectivele lor i n funcie
de resursele existente, dup care sunt reintegrate ntr-un nou sistem, mai performant, a crui
reproiectare constituie obiectivul principal al analizei de sistem.
O clas important de sisteme o reprezint sistemele cibernetice, ce au ncorporat n
structura lor un subsistem de decizie/reglare, care le confer proprietatea de autoreglare i le
permite acestora s reacioneze la aciunea factorilor perturbatori interni/externi, i s-i pstreze
autocontrolul pe diferite perioade de timp.
n analiza oricrui sistem trebuie s se aib n vedere faptul c acesta nu poate fi
desprins de mediul cruia i aparine ca subsistem, i c un sistem nu funcioneaz dect ca un
subsistem n cadrul altui sistem, mai complex. Desprinderea unui sistem din mediul su poate fi
realizat numai ca o tehnic de abstractizare n funcie de scopul analizei. Existena unui sistem
are loc printr-un schimb permanent de substan, energie, informaii, tranzacii care mbrac
forma intrrilor i a ieirilor sistemului.
Cunoaterea unui sistem pe baza metodologiei analizei de sistem, nseamn studierea
intrrilor i a ieirilor sistemului, precum i a modalitilor concrete prin care intrrile se
transform n ieiri, deci funcionalitatea sistemului. Intrrile i ieirile unui sistem, analizate
ca raporturi cauzale ntre subsisteme, alctuiesc conexiunile structural-funcionale dintre
acestea. Studiul acestor conexiuni prezint interes pentru identificarea comportamentului
dinamic al sistemului.
Analiza de sistem i propune n cadrul sistemelor cibernetice investigarea complex att
a modului n care intrrile sunt transformate n ieiri ct i a blocului de reglare a activitii
sistemului. ncercnd o formalizare a conceptului de sistem, introducem urmtoarele notaii:
7
u - vectorul intrrilor (comenzi, informaii, decizii, resurse, fluxuri .a.);
y - vectorul ieirilor (produse, servicii, informaii, decizii etc.);
A - operatorul sistemului (modaliti de transformare a intrrilor n ieiri);
R - operatorul blocului de reglare.
n absena blocului de reglare, sistemul simplificat reprezint un sistem deschis, relaia
dintre intrrile i ieirile sistemului fiind ilustrat de modelul grafic din fig. 1.1.

A
u
y


Fig. 1.1. Modelul sistemului deschis

n acest caz, dac operatorul A acioneaz multiplicativ i este de tip matrice, relaia
dintre intrri i ieiri se poate scrie: y = A u.
Un exemplu sugestiv l ofer un sistem productiv modelat cu o funcie de producie
bifactorial. Considernd ca intrri cei doi factori de producie, K (capitalul) i L (fora de
munc ), operatorul A va fi reprezentat de forma analitic particular a unei funcii de producie,
iar ieirea y poate s reprezinte volumul sau valoarea produciei. Astfel, modelul matematic
poate fi scris sub forma: y = F (K, L), unde (K,L) R
+
x R
+
, iar = {(K, L) / () y a.. y
= F(K, L) }, reprezint mulimea combinaiilor admisibile de factori tehnologici.
n particular, modelul sistemului productiv poate fi reprezentat de o funcie de producie
de tip Cobb-Douglas, y = A K

L
1-
, n care parametri A R
+
i (0,1) se determin cu
ajutorul unor proceduri statistico-matematice i au o semnificaie economic cunoscut (
reprezint coeficientul de elasticitate al factorilor).
Analiza de sistem permite identificarea operatorului, deci a funciei de producie de un
anumit tip (Cobb-Douglas, Allen, Rowe-Sato, C.E.S. etc.), care arat, sub form analitic,
modul n care cei doi factori se pot combina pentru a rezulta o ieire y din sistem.
n cazul unui sistem cibernetic este necesar evidenierea blocului de reglare (operatorul
R), care are rolul de a compara ieirea efectiv a sistemului (y) cu o ieire dorit y
0
numit scop
sau obiectiv i n cazul existenei unei abateri semnificative, | y y
0
| > , impune luarea unei
decizii de modificare a vectorului de intrare (u). Modelul grafic al sistemului este ilustrat n
figura 1.2.









Cum u depinde de vectorul y se poate considera u = R y, n ipoteza c operatorul R
acioneaz multiplicativ. Relaia dintre intrarea i ieirea sistemului poate fi descris succesiv,
astfel:
y = A(u +u) y = A(u + R y) y = A u + A R y
(E - A R) y = A u, unde E este operatorul identic.
Asumnd ipotezele de inversabilitate necesare, avem:
y = (E - A R)
-1
A u
A
R
y u
u
Fig. 1.2 - Modelul sistemului cu bloc de reglare
8
sau, n cazul unor operatori scalari:
y = (1 / (1 - A R)) A u,
relaie cunoscut ca ecuaia reglrii, n care 1 / (1 - A R) cuantific aciunea blocului de
reglare, iar A cuantific aciunea sau funcionalitatea sistemului. n absena blocului de reglare
(R 0) se revine la cazul anterior y = A u.
n cazul unui sistem productiv, abaterile output-ului de la obiectivul sistemului se pot
datora unor factori perturbatori interni, cuantificabili pe baza analizei de sistem, respectiv a
operatorului A (cderea unor utilaje) sau a unor factori perturbatori externi (lipsa forei de
munc, fluctuaii imprevizibile n procesul de aprovizionare, blocaje financiare .a.).
Rolul analizei de sistem, sugerat de aceste exemple simple, l constituie studiul
sistemului actual, respectiv identificarea celor dou blocuri eseniale, modelate de operatorii A
i R sub aspect tehnic, economic, informaional-decizional precum i reproiectarea noului
sistem avnd n vedere criteriul de performan al acestuia.
n cadrul unei ntreprinderi productive, analiza de sistem se va concentra asupra unor
probleme de baz referitoare la sistemul de programare operativ a produciei, proiectarea unui
sistem eficient de revizii i reparaii care s permit funcionarea normal a sistemului
productiv, remodelarea sistemului de aprovizionare prin alegerea furnizorilor cei mai siguri i
eficieni, reglarea relaiilor financiare n vederea eliminrii blocajelor financiare, dimensionarea
corect a resurselor umane, studiul pieei etc.
n afara metodei de investigare bazat pe abordarea sistemic, analiza de sistem apeleaz
la metoda modelrii, metoda simulrii i la metode i tehnici specifice cum ar fi: tehnici de
investigare, hri i diagrame de flux, modele conceptuale, analize economice de fezabilitate,
metode de interviu i chestionar etc.


1.3. Principii generale ale analizei sistemelor

Bazat pe ideea c performanele sistemului pot fi permanent mbuntite printr-o
activitate de analiz i proiectare, metodologiile curente de analiz de sistem includ ca etape
importante, cunoaterea i analiza critic a sistemului existent, elaborarea proiectului pentru
noul sistem mbuntit i implementarea acestuia. Dac obiectul analizei de sistem l constituie
un sistem care se va construi, cunoaterea acestuia nseamn definirea ct mai precis a
obiectivelor i a caracteristicilor sale de funcionare care trebuie s fie atinse de sistemul
proiectat.
Ca urmare a experienei acumulate n plan teoretic i practic, s-au conturat o serie de
concluzii referitoare la necesitatea elaborrii unor metodologii complexe pentru analiza
sistemelor, sintetizate sub forma unor principii generale ale analizei complexe a sistemelor,
cum ar fi:
1. Tendina integratoare a analizei complexe a sistemelor
Analiza complex a sistemelor renun la abordrile unilaterale specifice disciplinelor
specializate i ncearc s utilizeze toate procedeele care se dovedesc eficiente n funcie de
condiiile concrete ale problemei care se studieaz i se rezolv; dificultatea cunoaterii
varietii de metode i tehnici pe care le ofer disciplinele managementului impun
policalificarea analitilor i lucrul n echip pentru a se valorifica avantajele deciziilor colective;
2. Orientarea activitii de analiz spre problemele cheie ale organizaiilor social-
economice care fac obiectul analizei: celelalte metodologii nu depesc faza abordrii
problemelor de eviden, prelucrare i stocare a informaiei, deoarece nsi structura acestor
metodologii nu permite rezolvarea problemelor informaional-decizionale care sunt vitale
pentru orice sistem. Pentru a evita risipa de inteligen i mijloace tehnice n aplicaii minore,
9
ineficiente, analiza complex a sistemelor consider ca un principiu, stabilirea obiectivelor sale
n funcie de problemele eseniale de organizare i funcionare eficient a sistemului, i
orientarea activitilor pentru soluionarea acestora;
3. Necesitatea unei activiti permanente de analiz complex a sistemelor
Analitii i beneficiarii analizei de sistem s-au obinuit cu caracterul ad-hoc al acestor
activiti, cu concentrarea eforturilor pentru analiza i proiectarea sistemelor ntr-un interval de
timp limitat ca urmare a unor stri necorespunztoare sau a unor necesiti fortuite de
mbuntire. Aceast viziune eronat i acest mod defectuos de a practica analiza de sistem a
condus la prerea practicienilor c analiza de sistem nu este absolut necesar i de cele mai
multe ori poate fi amnat. Contrar acestei viziuni, analiza complex a sistemelor se bazeaz pe
ideea c n orice sistem exist n permanen rezerve n ceea ce privete perfecionarea
organizrii i conducerii, a mbuntirii performanelor sale tehnice, economice, financiare,
informaional-decizionale;
4. Iniierea i coordonarea analizei complexe a sistemelor din interiorul
organizaiilor social-economice
De regul, analiza de sistem se realizeaz de ctre echipe din instituii de specialitate
(institute de nvmnt/cercetare, firme de consultan), deci din exteriorul sistemului analizat.
Prelucrarea de ctre astfel de echipe a problemelor concrete de organizare, conducere i
gestiune nu d rezultatele scontate cel puin din urmtoarele dou motive:
imposibilitatea obiectiv a analitilor de a cunoate ntr-un timp foarte scurt
problematica foarte complex a sistemelor n funciune;
fenomenul de respingere, lesne de neles din partea specialitilor aparinnd
sistemului analizat, care accept cu greu postura de "cobai" sau de "tutel".
Rezult c managementul modern trebuie s devin o preocupare sistematic i
permanent n interiorul sistemelor, a conducerii acestora.
5. Analiza complex a sistemelor trebuie conceput i practicat cu suplee
Exist o tendin spre rigiditate a teoriei i practicii analizei de sistem ce rezult din
dorina de a algoritmiza cu strictee utilizarea tehnicii de calcul i chiar comportamentul
utilizatorilor acestor echipamente. mpotriva acestor tendine exist trei obieciuni:
Omul nu gndete i nu acioneaz permanent n mod riguros, algoritmic, deci va
exista o incompatibilitate ntre gndirea natural, chiar cea mai logic i modelarea
informatico-matematic lipsit de suplee;
Tendina de diminuare a resposabilitii i iniiativei, precum i a posibilitilor de
valorificare a experienei i intuiiei care apare atunci cnd utilizatorii sunt
preocupai sau chiar obligai s respecte riguros prevederile soluiilor acestor
proiecte;
Proiectul de sistem bazat pe utilizarea informaional-decizional i informatic nu
mai poate funciona datorit unor defeciuni hardware i nu sunt prevzute procedee
informaional-decizionale elastice, de rezerv (tradiionale), caz n care funcionarea
sistemului este compromis (situaie rar).
Din aceste motive, ideea adoptrii unei viziuni suple, flexibile, este o idee de baz n
analiza complex a sistemelor.
6. Adoptarea unei organizri deschise, participative
Modelele sistemico-cibernetice se caracterizeaz prin folosirea unui limbaj propriu,
uneori inaccesibil celor care particip la diverse activiti, fapt ce poate conduce la crearea unei
atmosfere de nenelegere i chiar de ostilitate. Unii specialiti pun pe seama acestor rezerve
nereuitele informaticii i a metodelor de modelare matematic. Pentru a remedia aceste
deficiene, analiza complex a sistemelor propune adoptarea de ctre analiti a unui stil bazat pe
organizarea deschis, participativ, prin popularizarea problemelor informaional-decizionale
10
abordate, a performaelor tehnicii de calcul utilizate, a metodelor utilizate etc., ca o condiie
obligatorie a succesului acesteia.
7. Analiza complex a sistemelor trebuie s se extind de la reproiectarea sistemelor n
funciune la forme specifice de analiz i proiectare informaional-decizional pentru
sisteme viitoare, nc din faza de proiectare tehnologic a investiiilor.
8. n centrul preocuprilor analizei complexe a sistemelor trebuie s fie inclus, alturi de
sistemul informaional-decizional, sistemul resurselor i relaiilor umane care s valorifice
aspectele referitoare la comportament i motivaii individuale i colective, selecia profesional,
programele de instruire i recalificare profesional, relaiile din interiorul grupului i dintre
grupuri etc., toate aceste aspecte viznd mbuntirea funcionrii noului sistem proiectat.
9. mbinarea abordrilor formalizate cu intuiia i experiena decidenilor.
Algoritmizarea i formalizarea riguroas a metodologiilor de analiz de sistem
inclusiv n cadrul metodologiilor cu pronunat caracter informatic, nu trebuie s blocheze
valenele intuiiei i ale experienei profesionale acumulate ale factorilor decizionali.
Aceste principii constituie repere de baz care vin n sprijinul celor care abordeaz
probleme teoretice i practice complexe din domeniul analizei de sistem.


1.4. Integrarea analizei de sistem n ansamblul disciplinelor
managementului tiinific

Preocuprile privind managementul au izvort din necesitile practice de a mbunti
continuu procesul de coordonare a resurselor umane, materiale, informaionale i financiare, n
vederea atingerii obiectivelor organizaiei. Managementul firmei este o disciplin economic de
sintez cu caracter multidisciplinar al crui obiectiv l constituie studierea proceselor i a
relaiilor de management din cadrul lor, n vederea descoperirii principiilor i legitilor care le
guverneaz, a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici i modaliti de conducere, care s
asigure creterea eficienei. Procesul de management asigur potenarea procesului de execuie
i conine faza previzional, faza de operaionalizare i faza de evaluare i interpretare a
rezultatelor.
Materia prim pe care se fundamenteaz fazele i funciile proceselor de management
este informaia, care servete la elaborarea deciziilor ca principal instrument de management.
Pe msura creterii complexitii proceselor i fenomenelor economice, a problemelor
informaional-decizionale cu care se confrunt factorii decizionali din cadrul ntreprinderilor, s-
au intensificat preocuprile teoretice i practice de gsire a unor soluii pentru perfecionarea i
creterea eficienei activitii manageriale. Aceste activiti s-au finalizat prin dezvoltarea
managementului tiinific, ca tiin a conducerii, care reprezint ansamblul proceselor prin
care elemente teoretico-metodologice ale tiinei managementului sunt operaionalizate n
practica economico-social. Din punct de vedere practic, se constat o tendin puternic de
reducere a managementului empiric desfurat exclusiv pe baza bunului sim i a experienei
managerilor, creterea ponderii instrumentarului tiinific de management pus la dispoziia
conductorilor, precum i o intensificare a aportului creativ de adaptare a acestui instrumentar la
condiiile concrete ale fiecrei situaii. Sistemul de management al firmei se poate defini ca
ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaional i motivaional prin
intermediul cruia se realizeaz procesele i relaiile de management n vederea obinerii unei
eficiene sporite.
Poziia pe care o deine analiza de sistem n cadrul managementului tiinific,
conexiunile/interdependenele cu celelalte componente se reflect n dublul ei caracter.
11
n primul rnd, analiza de sistem este o disciplin economic de sintez. Caracterul
economic decurge din faptul c abordeaz probleme de natur economic, din ponderea mare pe
care o au conceptele i metodele economice pe care le folosete, precum i din menirea ei de a
crete eficiena economic a firmelor supuse analizei. De asemenea, este o disciplin de sintez
deoarece preia o serie de categorii economice i de metode de la alte discipline nrudite din
domeniul tiinei managementului.
n al doilea rnd, analiza de sistem are un caracter multidisciplinar, determinat de
integrarea sa n ansamblul disciplinelor managementului tiinific i de utilizarea unor concepte,
modele, metode i tehnici din alte discipline, pe care le adapteaz i le folosete ntr-o manier
sistemic specific, corespunztoare particularitilor condiiilor concrete ale analizei.
Principalele discipline ale managementului tiinific cu care analiza de sistem are
puternice conexiuni sunt: cercetarea operaional, cibernetica economic, informatica,
simularea, teoria deciziilor, statistica, psihosociologia organizrii, teoria general a
sistemelor .a.
Cercetarea operaional are ca obiect de studiu optimizarea lurii deciziilor n
problemele de organizare i de conducere a unitilor economice la diferite nivele, utiliznd n
acest scop modelarea matematic. Cercetarea operaional se caracterizeaz n primul rnd prin
procesul de elaborare a unor modele i a unor metode i tehnici de rezolvare, care sunt deosebit
de utile n analiza de sistem. Activitatea de modelare trebuie s se bazeze pe cunoaterea exact
a obiectivelor sistemului studiat i a realitii fenomenelor i proceselor din sistem, ceea ce
constituie de fapt una din etapele de nceput ale analizei de sistem. Modelele rezultate trebuie s
descrie ct mai exact realitatea (procesele, fenomenele i relaiile pe care le reprezint), pentru
ca deciziile luate pe baza lor, n noul sistem proiectat, s fie eficiente. Prin metodele i tehnicile
de modelare i de rezolvare a unor probleme din domenii specifice activitii firmelor
(programarea produciei, aprovizionare-desfacere, gestiunea stocurilor, revizii-reparaii,
marketing, .a.), puse la dispoziia analizei de sistem, cercetarea operaional constituie un
instrument de baz n analiza sistemic.
Un element esenial al analizei de sistem l constituie utilizarea unor metode i tehnici
ale teoriei deciziei i logicii decizionale n investigarea sistemului existent n identificarea
mecanismului informaional-decizional, precum i n luarea unor decizii eficiente privind
proiectarea noului sistem.
Teoria general a sistemelor (TGS), strns legat de cibernetic, sintetizeaz ideile
viabile ale diferitelor orientri n tiina organizrii i conducerii i definete cteva concepte de
baz utilizate n analiza de sistem, cum sunt cele de sistem, subsistem, conexiuni, structur
static/dinamic, mediu, frontier, comportament, micare, stare etc. O idee util, preluat de
analiza de sistem, este aceea c micrile ntr-un sistem se realizeaz prin interconectarea unor
fluxuri de materiale, de comenzi, de echipamente, financiare, umane i informaional-
decizionale. De asemenea, se consider c fluxurile informaional-decizionale, procesele
decizionale i feedback-ul (reglarea) au un rol central n mecanismul decizional al funcionrii
sistemului.
Aceste concepte i idei se regsesc ntr-un mod explicit sau implicit i n metodologiile
moderne de analiz i proiectare a sistemelor informaional-decizionale. Conceptele de flux
informaional i proces decizional sunt dominante n analiza de sistem, iar urmrirea proceselor
de transformare a intrrilor n ieiri (funcia de transfer) constituie scopul principal al analizei de
sistem. Urmrirea transformrilor se face prin descrierea explicit a proceselor informaional-
decizionale care constituie de fapt forma echivalent, neanalitic a funciei de transfer.
n practica analizei de sistem, odat cu analiza i proiectarea proceselor informaional-
decizionale se urmrete i mbuntirea lor dup criterii de optim, facndu-se apel la metodele
cercetrii operaionale i la tehnicile i facilitile oferite de informatic.
12
Cibernetica este tiina care se ocup cu studiul conducerii i reglrii sistemelor
complexe, avnd un pronunat caracter teoretic dar care cuprinde discipline specializate n
aplicaii, cum ar fi cibernetica tehnic, cibernetica economic, biocibernetica etc. O contribuie
important la perfecionarea metodelor de organizare i conducere a sistemelor, alturi de
metodele matematice i de informatic, a avut-o i utilizarea concepiei sistemico-cibernetice,
prin care orice seciune a realitii se poate defini ca un sistem n care se identific elemente,
procese, conexiuni, stri, mediu i obiective. O utilitate deosebit n analiza i proiectarea
sistemelor informaional-decizionale o au modelele cibernetico-economice care includ
subsistemul de reglare prin care se face o intervenie asupra intrrilor n sistem, n scopul
meninerii ieirilor la nivelul dorit. Scopul cercetrii cibernetico-sistemice a realitii social-
economice l constituie surprinderea i descrierea comportamentului sistemului prin gsirea
funciei de transfer i a mecanismului reglrii. Pentru analiza comportamentului sistemului n
ansamblul su, analiza de sistem a preluat conceptul de black-box prin care se face abstracie de
procesele sale interne, sistemul primind intrri din mediu pe care le prelucreaz i le transform
n ieiri.
Analiza de sistem apeleaz la modelarea cibernetic a proceselor i fenomenelor
economice ca tehnic de studiu realiznd, n funcie de scopul analizei, modele conceptuale,
procedurale, analitice, obiectuale, descriptive i normative ale realitii. Elaborarea noului
proiect de sistem se bazeaz pe o serie de metode, tehnici i algoritmi specifici informaticii i
vizeaz utilizarea eficient a suportului hard i soft prin utilizarea unor date i sisteme suport de
decizie pentru managementul tiinific. Analiza de sistem include studii i calcule de eficien
economic care vizeaz att paii de nceput ai analizei (studii de fezabilitate) ct i paii
terminali (sisteme audit).
Psihologia organizrii abordeaz n principal, influena factorilor psihologici i
sociologici n comportamentul decizional. Luarea deciziilor depinde nu numai de criterii
raionale ci i de tipul de comportament al decidentului (conservator, aversiune fa de risc, tip
"juctor"), precum i de relaiile cu ceilali membri ai grupului. n acest context, chiar dac sunt
utilizate metode, echipamente i tehnologii moderne, funcionarea eficient a sistemului depinde
n ultim instan de calitatea factorului uman i n mod deosebit de calitatea factorului
decizional. De aceea, analiza de sistem se ocup, prin metode specifice, de studiul relaiilor
individuale i de grup din cadrul sistemului. De asemenea, relevarea aspectelor psihologice de
selecie i promovare a resurselor umane, de investigare a relaiilor interpersonale i de grup, a
comportamentului agenilor economici, .a., constituie elemente importante ale analizei de
sistem. Organizarea acestor activiti multidisciplinare se materializeaz n cadrul analizei de
sistem printr-o succesiune logic de etape care formeaz metodologia de analiz i proiectare a
sistemelor. Aceste metodologii au o arie de cuprindere i investigare diferit n funcie de scopul
analizei i de mijloacele disponibile.
n sens restrns, analiza de sistem se orienteaz asupra aspectelor legate de culegerea,
stocarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor ntr-un sistem fr a intra n proceduri de
analiz i rezolvare a problemelor decizionale aferente activitii manageriale.
n sens larg, analiza de sistem include alturi de aceste preocupri i pe cele privind
metodele de optimizare a problemelor decizionale, dezvoltarea unor metodologii cu
autonvare bazate pe utilizarea sistemelor expert i/sau pe utilizarea sistemelor suport de
decizie.





13
1.5. Metode ale analizei sistemelor economice

ntregul demers al metodologiilor analizei de sistem se bazeaz pe ideea existenei
posibilitilor de perfecionare i de ameliorare continu a performanelor oricrui sistem, printr-
o activitate de analiz a sistemlui existent i de proiectare a unui sistem mai performant. Pentru
atingerea acestui deziderat, analiza de sistem folosete un set de metode n vederea realizrii
etapelor specifice fiecrei metodologii de analiz i proiectare a sistemelor. Prin natura ei,
analiza de sistem apeleaz la metoda abordrii sistemice, care se bazeaz pe conceptele teoriei
generale a sistemelor i mbin logic etapa de analiz a sistemului cu cea de sintez, precum i
la o serie de metode specifice etapelor necesare elaborrii proiectrii noului sistem, cum ar fi:
a) Metoda modelrii, utilizeaz un ansamblu de tehnici statistico-matematice, tehnici
euristice i de modelare cibernetico-economic, n scopul determinrii unei reprezentri
izomorfe a realitii obiective. Modelul ofer o descriere simplificat i fundamentat a
sistemului sau a procesului pe care l reprezint, cu ajutorul unor reprezentri grafice, pe baz de
ecuaii, tehnici conceptuale etc., care faciliteaz analiza n vederea descoperirii unor relaii i
legiti foarte greu de gsit pe alte ci. Aceast metod se recomand pentru sisteme bine
structurate, deci pentru acele sisteme care nregistreaz modificri minime n timp, ale
parametrilor care le caracterizeaz.
b) Metoda simulrii este o tehnic de testare, evaluare i manipulare a unui sistem real
prin intermediul experimentrii pe calculator a unor modele matematice i logice n vederea
observrii i studierii dinamicii comportamentului sistemului n viitor. Simularea permite
analiza unor procese complexe, reproduse prin generarea unor evenimente similare celor care se
produc n realitate, n condiiile fixrii unor ipoteze care au la baz elemente tehnice i relaiile
dintre ele. Analiza de sistem, folosete simularea pentru a testa variantele de proiect n vederea
selectrii celei mai bune, pentru evaluarea performanelor noului sistem implementat, precum i
pentru analiza comportamentului unui sistem. Simularea necesit un volum mare de date i
poate dezvlui legturi ascunse sau imperfeciuni ale sistemului care se pot manifesta mai
trziu. Simularea se recomand n studiul problemelor decizionale complexe, care nu pot fi
soluionate prin modele analitice, sau atunci cnd experimentul direct pe sistemul real prezint
un nalt nivel de risc.
c) Metoda analizei-diagnostic are ca scop caracterizarea ct mai exact a strii
informaional-decizionale a sistemului, evidenierea aspectelor pozitive (puncte forte) dar i a
celor negative (disfuncionaliti), n vederea gsirii unor modaliti de intervenie pentru
mbuntirea performanelor sale. Dup aria problematic pe care o abordeaz, analiza-
diagnostic poate fi general, atunci cnd se are n vedere sistemul sau unitatea economico-
social n totalitate, i parial sau specializat, atunci cnd se analizeaz unul sau cteva din
domeniile de baz (diagnosticul tehnic, tehnologic, comercial, financiar-contabil, juridic etc.).
Un element esenial n analiza-diagnostic l constituie analiza documentelor i informaiilor n
vederea cunoaterii modului de funcionare a sistemului i a strii acestuia.
d) Metode de analiz i modelare a datelor - Procesul de modelare a datelor este
complex i include ca etap important analiza datelor obinute n urma investigrii sistemului.
Exist dou tehnici relevante de analiz a datelor:
analiza agregat care cu ajutorul unor tehnici statistice caut s obin grupri,
tendine i valori caracteristice, pentru a se putea face afirmaii credibile la nivel
agregat asupra setului de observaii. Modul de selectare a statisticilor depinde de
tipul de analiz ce trebuie fcut (parametric, neparametric), obiectivul analizei
(descrierea, deducerea cauzelor), comportamentul datelor, tipul lor, cunotinele i
experiena celor care trebuie s neleag rezultatele analizei;
14
analiza de caz, urmrete obinerea de exemple sau cazuri care se pot asocia cu
unele cazuri tipice sau deosebite care se pot repeta n anumite condiii. Cnd
accentul este pus pe situaii obinuite i anticipate, un caz care prinde esena i
stimuleaz gndirea este deosebit de valoros pentru proiectare. Alte cazuri pot s
evidenieze evenimente neateptate sau ntmplri critice. Analiza de caz are o
utilitate practic deosebit i se bazeaz pe obinerea de cazuri derivate care sunt
instructive i interesante.
Atunci cnd precizia este important i realizabil se recomand analiza agregat, iar n
situaii care trebuie rezolvate urgent i exist indicii sigure c se vor produce evenimente tipice
sau deosebite, se recomand folosirea analizei de caz. n fiecare situaie, statisticile sau cazurile
concretizeaz datele colectate, iar construcia modelului vizualizeaz statisticile i cazurile.
Obinerea proiectului logic de sistem necesit specificaii de proiectare conforme cu
cerinele exprimate n raportul de investigare a sistemului. Modelele sistemului fac legtura
ntre datele culese n timpul investigaiei i specificaiile de proiectare. Modelarea datelor
reprezint un proces complex prin care se obine o versiune simplificat a datelor colectate,
exprimat sub form de grafice, tabele, diagrame, text structurat etc.
Exist dou tehnici pentru modelarea datelor:
tehnica manual folosit att pentru tehnicile de modelare care utilizeaz
simboluri standard, ct i pentru cele care nu au simboluri standard i sunt n
principal sub form de text (dicionarele de date, pseudo-codul, limbajele
structurate, diagramele HIPO);
tehnica automat avnd ca scop trasarea automat a celor mai complexe
formulare, diagrame i hri cu ajutorul unui soft special pe calculator (Super-
Project-Manager, Excelerator .a.) capabil s reuneasc cteva tehnici de trasare, cu
un dicionar de date i cu un procesor de texte.
n afara acestor metode, analiza de sistem mai folosete:
e) metode i tehnici specifice de culegere a datelor individuale i de grup (interviu,
chestionar, Focus, Brainstorming, Delphi .a.);
f) metode psihosociologice de investigare a relaiilor interpersonale i de grup, a
comportamentului decizional, precum i de instruire, selectare i promovare profesional;
g) metode informatice, omniprezente n analiza i proiectarea unor sisteme mai
performante, n general, precum i pentru realizarea sistemelor expert i a sistemelor suport
pentru asistarea deciziilor, n special.
n atingerea obiectivelor sale, analiza de sistem folosete sau combin unele din aceste
metode pentru oricare din metodologiile utilizate. Alegerea celor mai potrivite modele i a
tehnicii de modelare corespunztoare, constituie un aspect important al muncii analistului.


1.6. Tendine actuale n metodologia analizei de sistem

Metodologiile de analiz de sistem au cunoscut n ultimele decenii o evoluie
ascendent, ncepnd cu cele care vizau raionalizarea problemelor de eviden i ajungnd la
cele orientate pe abordarea i soluionarea unor probleme informaional-decizionale complexe.
a) O prim clas de metodologii de analiz de sistem a fost reprezentat de
metodologiile pentru simplificarea formularisticii i ameliorarea evidenelor, care au avut ca
obiectiv principal mbuntirea circulaiei documentelor purttoare de informaii ntre diferitele
compartimente ale unui sistem, de la generarea documentelor i pn la arhivarea i n final
distrugerea lor, precum i reproiectarea structurii acestor documente dup criterii de eficien i
raionalitate.
15
Cele mai utilizate au fost: procedeul circuitelor orizontale (ASME) i procedeul
circuitelor verticale (SCOM), care au folosit tehnica de identificare a circuitelor, bazat pe
reprezentarea grafic a circuitelor i pe folosirea unor diagrame i simboluri specifice. Aceste
proceduri evideniaz carenele din munca administrativ (repetri inutile, controale excesive,
evidene multiple etc.) i permit verificarea operaiilor i a documentelor, precum i
simplificarea lor. Aceste metodologii se opresc la suprafaa analizei de sistem, urmrind doar
aspectele exterioare ale fluxului informaional, fr a analiza n profunzime procesele
informaional-decizionale.
Din aceast clas fac parte i procedeele bazate pe grilele de analiz informaional,
care aveau ca principal scop stabilirea informaiilor de intrare n sistem, necesare pentru
obinerea anumitor informaii sau documente de ieire cerute de beneficiar.
Pe baza acestor principii, IBM a elaborat metoda TAG (Time Automated Grid), n fapt o
automatizare a unei pri a procesului de analiz de sistem, care permitea crearea unei mini-baze
de date pentru sistemul analizat, precum i efectuarea mai rapid a unor operaii auxiliare
referitoare la stabilirea succesiunii temporale a utilizrii informaiilor, gruparea acestor
informaii pe cicluri, n funcie de frecvena i gradul lor de utilizare la obinerea unor informaii
de ieire i a unor documente. Metoda TAG face parte din metodologiile nedecizionale ale
analizei de sistem ns, fa de primele metodologii, prezint avantajul transferrii unor operaii
specifice muncii analistului spre execuia lor mai precis i mai rapid cu calculatorul.
b) A doua tendin o constituie dezvoltarea unor metodologii de analiz i proiectare
a sistemelor informatice, care abordeaz analiza i reproiectarea fluxurilor informaionale i a
procedeelor de prelucrare a datelor, n vederea utilizrii calculatoarelor n activitile de
management. La nceput, aceste metodologii nu au depit obiectivul identificrii i
reprezentrii circulaiei informaiilor n sistem, al evidenei, prelucrrii i stocrii datelor. n
mod firesc, aceste activiti trebuie s urmeze celor de analiz i proiectare informaional-
decizional, ns aceste metodologii nu au fost concepute n acest sens; ele pun n valoare
posibilitile calculatoarelor, inclusiv de a participa direct la analiza i proiectarea sistemelor.
Aspectele decizionale sunt abordate la nivelul cunoaterii unor reguli simple de decizie n
sistem, fr aprofundarea problemelor de baz ale mecanismului informaional-decizional.
Absolutizarea acestor activiti, necesare de altfel n analiza i proiectarea informaional-
decizional a sistemelor, a generat critici la adresa analizei de sistem din partea unor manageri i
specialiti neinformaticieni.
Un exemplu n acest domeniu l-a constituit sistemul ISDOS (Information Systems
Design and Optimization System), realizat la Universitatea din Michigan, care cuprindea un
ansamblu de metode de prelucrare a cerinelor informaionale i de corelare a acestora n
vederea proiectrii fiierelor sistemului informatic i a obinerii cererilor informaionale
necesare, conform unor arborescene descrise cu ajutorul grafurilor de tip ADC.
Un alt sistem, realizat de firma de consultan Hoskyns (SUA), a avut ca obiectiv
elaborarea automat a programelor pe calculator, pentru a reduce durata ciclului de analiz-
proiectare-programare prin preluarea activitii de elaborare a programelor de ctre calculator.
Preocupri similare pe linia dezvoltrii i perfecionrii acestor metodologii, au avut i
unele instituii i colective de cercetare romneti, care au fost finalizate cu rezultate notabile.
c) O clas superioar pe scara evoluiei metodologiilor de analiz de sistem o constituie
metodologiile de analiz i proiectare informaional-decizionale, care ofer analitilor de
sistem unele procedee pentru rezolvarea problemelor neacoperite de metodologiile anterioare.
Ideea fundamental a acestor metodologii o constituie prioritatea analizei proceselor
decizionale, finalizat prin proiectarea noului sistem, cu luarea n considerare a tuturor
aspectelor mecanismului informaional-decizional.

16
Metodologiile de analiz i proiectare informaional-decizionale se mpart n dou mari
grupe: metodologii ameliorative i metodologii constructive.
n general, metodologiile din ambele grupe au un grad ridicat de standardizare ns ele
se deosebesc considerabil i constituie elaborate-unicat din punct de vedere al terminologiei
utilizate i al etapizrii.
I. - Metodologiile ameliorative, se caracterizeaz prin faptul c analiza se desfoar
pornind de la sistemul informaional-decizional existent i folosind o serie de criterii, procedee
i tehnici specifice urmresc mbuntirea performanelor de funcionare, prin reproiectarea
sistemului. Metodologiile ameliorative cuprind, de regul, trei etape importante.
Prima etap, consacrat cunoaterii sistemului analizat, are n vedere identificarea
proceselor informaional-decizionale elementare care au loc n sistem, stabilirea succesiunii i a
conexiunilor n timp, precum i analiza n detaliu a structurii acestora.
Etapa a doua, consacrat proiectrii sistemului mbuntit, include analiza critic a
sistemului existent pentru identificarea disfuncionalitilor/imperfeciunilor i pentru elaborarea
celor mai bune msuri de remediere a acestora, dup criterii de raionalitate i eficien.
n ultima etap are loc implementarea sistemului proiectat i urmrirea funcionrii
acestuia pentru a se putea interveni rapid n vederea aducerii sistemului la nivelul
performanelor proiectate.
II. - Metodologiile constructive, se bazeaz pe ideea c sistemul informaional-
decizional al sistemului existent sau proiectat, trebuie construit pornind de la obiectivele
explicitate ale acestuia. O metodologie reprezentativ din clasa celor constructive o constituie
metodologia aval-amonte, care, ntr-o prim etap, elaboreaz n mod logic sistemul
informaional-decizional pornind de la definirea obiectivelor sistemului analizat (existent sau
proiectat).
n etapa a doua se determin, printr-un procedeu deductiv, necesarul de informaii care
strbate sistemul din aval spre amonte, pentru fiecare compartiment, pe baza unei analogii cu o
cascad informaional-decizional.
Ultima etap este destinat soluionrii unor probleme cu caracter tehnic privind dotarea
cu echipamente i mijloace administrative, precum i alegerii celor mai avantajoase procedee i
mijloace tehnice de realizare a sistemului proiectat.
Metodologiile ameliorative i cele constructive au n comun faptul c sunt axate pe
realizarea unor profunde analize ale proceselor informaional-decizionale, ns practica a artat
c metodele ameliorative se potrivesc pentru analiza i proiectarea sau reproiectarea sistemelor
existente, iar cele constructive sunt mai eficiente pentru elaborarea sistemelor informaional-
decizionale noi (n faza de proiect).
Nu trebuie s se considere c metodologiile de analiz i proiectare a sistemelor
informaional-decizionale sunt superioare celor pentru analiza i proiectarea sistemelor
informatice, deoarece primele au rolul de a furniza materiile prime de baz (informaiile)
necesare pentru utilizarea eficient a celorlalte.
n ultimii ani, ca urmare a experienei acumulate n plan teoretic i practic n domeniul
analizei de sistem, a aprut i s-a dezvoltat o nou clas de metodologii, denumit metodologii
conceptuale. Ele au fost elaborate pentru abordarea i soluionarea unor probleme
informaional-decizionale complexe, specifice sistemelor slab structurate sau chiar nestructurate
pentru care este dificil s se dea, de la nceput, o definire exact a problemelor studiate i a
obiectivelor urmrite. Fundamentul acestor metodologii l constituie modelarea conceptual a
sistemului cu ajutorul unor construcii logice care definesc elementele, fenomenele i procesele
sistemului, precum i legturile dintre acestea. Un rol important n acest tip de analiz l are
conceptul de definiie-rdcin (de baz), care conine o prim aproximaie a definirii
problemei studiate sau a sistemului studiat.
17
O definire a rdcinii sistemului este mai mult dect o simpl reformulare a obiectivelor
sistemului, ea incluznd i punctul de vedere al analistului n raport cu care se face descrierea
sistemului. Pe msura avansrii analizei, a obinerii de informaii, a creterii gradului de
cunoatere, se dau alte definiii de baz mai complete i mai precise, modelul rezultat pentru
problem sau sistemul analizat, fiind din ce n ce mai rafinat, mai conform cu realitatea pe care
o reprezint. Cum orice sistem poate fi descris din mai multe puncte de vedere (tehnic,
economic, informaional) rezult c este posibil existena mai multor definiii ale rdcinii
pentru unul i acelai sistem.
Analistul de sistem trebuie s aleag o anumit viziune asupra sistemului, proprie
percepiei sale, a sistemului su de valori i s exploreze implicaiile viziunii alese asupra
sistemului n cadrul unui proces complex de modelare. Modelele sistemelor care conin i
viziunea analistului asupra sistemului, concretizat ntr-o definiie-rdcin sunt denumite
modele conceptuale. Un astfel de model este dat de mulimea minim necesar de concepte la
un anumit nivel de detaliere al sistemului denumit nivel de rezoluie, cu care se poate descrie
un sistem definit de rdcina sa.
Creterea considerabil a complexitii structurale i funcionale a organizaiilor social-
economice, schimbrile majore intervenite n mediul devenit extrem de dinamic al acestora, au
condus la creterea extraordinar a volumului de informaii deinute i vehiculate la toate
nivelele ierarhice, complicnd tot mai mult procesul de selectare i de prelucrare a informaiilor
necesare funcionrii eficiente a mecanismului decizional. Aceste schimbri au condus la
mutaii importante n domeniul analizei de sistem, din care prezentm n continuare pe cele mai
semnificative:
a) Modelele organizaionale centralizate au fost nlocuite cu cele ce vizeaz structurile
organizaionale descentralizate, studiul sistemelor ierarhice oferind n acest sens calea abordrii
unor reele complexe;
b) Studiile strategiilor decizionale complexe i cercetrile prospective pe termen lung
iau locul abordrilor pe termen scurt. Cele mai profitabile firme sunt cele care apeleaz la
tehnologii informaionale de vrf n cadrul managementului sistemului;
c) Deciziile sunt luate din ce n ce mai mult pe baza informaiilor disponibile n baze de
date i a reelelor de calculatoare capabile s furnizeze predicii coerente ale evenimentelor
sistemelor n funcie de comportamentul acestora fa de mediu;
d) Dinamica dezvoltrii informaticii sub aspect hard i soft se repercuteaz asupra
cerinelor profesionale ale utilizatorilor care i desfoar activitatea n domeniile de baz ale
organizaiilor economice: contabilitate, marketing, producie, cercetare-dezvoltare .a. Aceste
schimbri se reflect n activitatea managerilor, analitilor de sistem, a programatorilor, a
utilizatorilor i chiar n nsi activitatea de analiz i proiectare a sistemelor. Prin facilitile de
calcul oferite, unitile de procesare a datelor devin din simpli executani ai unor proceduri de
calcul, "consilieri" ai managerilor, generarea de programe, proiectarea automat i sistemele
expert pentru decizii lund locul aplicaiilor clasice n sistemele informatice;
e) Tot mai multe sisteme sunt proiectate s funcioneze n timp real prin intermediul
reelelor de calculatoare cu soft adecvat pentru toate nivelele ierarhice ale sistemului analizat;
f) ntr-o serie de domenii de activitate au fost dezvoltate proiecte de sisteme scrise n
limbaje prietenoase care rezolv o serie de probleme conexe conducerii sistemului (procesare de
texte, pot electronic );
g) Analiza i proiectarea sistemelor informaional-decizionale iau forma unor
metodologii care cuprind faze, etape i subetape desemnate prin termenul de ciclu de via al
sistemului n dezvoltare. Analiza de sistem este privit ca un proces continuu al crui ciclu se
reia pe o treapt superioar atunci cnd sistemul existent nu mai face fa cerinelor actuale
i/sau nu mai este eficient din punct de vedere economico-financiar.
18
n acest context, pentru realizarea obiectivelor specifice fiecrei probleme abordate,
trebuie acordat o atenie deosebit selectrii celei mai potrivite metodologii de analiz i
respectrii unor cerine de baz, cum ar fi:
- detectarea imediat i precis a semnalelor emise n vederea declanrii analizei pentru
identificarea cauzelor care au generat perturbaii puternice n funcionarea sistemului (turbulena
mediului, ncheierea ciclului de via) i reproiectarea acestuia, prin respectarea riguroas a unui
program, evitnd astfel funcionarea ineficient sau chiar dispariia sa;
- analiza i proiectarea noului sistem, trebuie s se fac ncepnd cu aspectele i
problemele de la nivelul general ctre cele particulare, specifice unei anumite situaii;
- abordarea aspectelor logice naintea celor fizice, n cadrul efortului de analiz i
proiectare a sistemului;
- necesitatea atragerii i implicrii directe a utilizatorilor finali n munca efectiv de
analiz i proiectare a noului sistem;
- analiza modului n care sunt definite nodurile decizionale care satisfac cererile de
informaii necesare elaborrii deciziilor n cadrul procedurilor decizionale;
- asigurarea unui limbaj comun i a unui punct de vedere comun (consens) asupra
definirii problemelor i a soluionrii acestora, pe toat durata realizrii analizei de sistem, ntre
toi participanii (analiti, proiectani, utilizatori finali, manageri).
Unitatea economic poate fi considerat un hipersistem compus din sistemul productiv
(resurse materiale, resurse umane, procese tehnologice, fluxuri materiale), sistemul
informaional-decizional (procesele de culegere, transmitere, prelucrare, stocare a informaiilor
i a deciziilor la toate nivelele ierarhice) i sistemul relaiilor umane, care reflct
comportamentul uman individual i de grup din primele sisteme.
Cu excepia metodologiilor conceptuale care ofer o viziune mai complex asupra
activitilor umane, celelalte metodologii i concentreaz atenia asupra aspectelor
informaional-decizionale, tehnologice, financiare ale organizaiei i mai puin asupra celor care
au n vedere relaiile umane i implicaiile acestora n funcionarea sistemului.
Se impune astfel extinderea domeniului de investigaie al analizei sistemice prin
includerea n cadrul acesteia a sistemului productiv i a sistemului relaiilor umane, fapt care va
conduce la creterea eficienei metodologiilor de analiz i proiectare.
19
CAPITOLUL II

Concepte de baz ale analizei sistemelor

n analiza sistemelor se folosesc o serie de concepte de baz cum ar fi: sistem/subsistem,
stare, traiectorie, structur, conexiuni, obiective, mediu, procese, resurse, comportament,
funcionalitate, arhitectur etc., cu ajutorul crora analitii de sistem investigheaz modul de
funcionare a unor sisteme n vederea proiectrii sau a reproiectrii unor sisteme mai
performante.

2.1. Concepte sistemice utilizate n analiza i proiectarea sistemelor

Conceptul de baz al analizei sistemelor l constituie noiunea de sistem. Acest concept
este folosit n mod frecvent n diferite domenii de activitate existnd astfel: sisteme de afaceri,
sisteme politice, sisteme informatice, sisteme de producie, sisteme biologice, sisteme
educaionale etc. Toate sistemele au n comun faptul c sunt alctuite dintr-un numr de
elemente ce interacioneaz att ntre ele ct i cu mediul nconjurtor n vederea realizrii unui
obiectiv.
Prima definiie riguroas a conceptului de sistem aparine fondatorului TGS, Ludwig
von Berthalanffy, care considera c sistemul este o mulime de elemente ntre care exist
relaii sau raporturi nentmpltoare care interacioneaz n vederea realizrii unui obiectiv
comun, care poate fi o lege a naturii sau un obiectiv stabilit de ctre om.
Astfel, n domeniul economiei, ntreprinderea poate fi definit ca un sistem alctuit
dintr-o mulime de elemente (oameni, maini, materii prime, instalaii, energie, informaii etc.),
ntre care exist o serie de relaii tehnologice, economice, sociale, informaional-decizionale,
interumane etc. i care au ca obiectiv predeterminat realizarea unor produse i/sau servcii a cror
desfacere trebuie s asigure obinerea unui profit ce trebuie maximizat.
n general, pentru a putea defini un sistem din orice domeniu de activitate trebuie
stabilite elementele componente i conexiunile existente ntre elementele sistemului pe de o
parte i ntre sistem i mediu pe de alt parte, precum i obiectivele sistemului.
Un sistem, n absena obiectivului su reprezint doar o mulime de elemente
interconectate. La rndul ei, o mulime de elemente neconectate nu va avea relevan pentru
analiza sistemelor.
Realaiile dintre elemente includ i comunicaiile dintre ele i limiteaz comportamentul
acestora n cadrul sistemului. n acest sens, sistemul trebuie izolat pentru a putea scoate n
eviden restriciile care exist i care acioneaz i influeneaz comportamentul elementelor
din sistem. Identificarea acestora este dificil de realizat i depinde de observatorul sistemului,
care introduce un anumit grad de subiectivism numit principiul incertitudinii. Conform acestui
principiu, un acelai sistem poate fi descris n mod diferit de doi observatori diferii. Astfel, dac
un sistem tehnic poate fi descris la fel de ctre observatori cu nivele de pregtire apropiate, nu
acelai lucru se ntmpl atunci cnd ei sunt diferii din punct de vedere obiectiv sau subiectiv n
ceea ce privete viziunea pe care o au asupra sistemului.
n cazul sistemelor economice, mult mai complexe dect cele tehnice, gradul de
incertitudine cu care sunt percepute este mai ridicat i de aceea este necesar introducerea unui
factor al percepiei multiple a sistemului, care reprezint viziunea proprie analistului asupra
sistemului. n acest sens, n modelarea conceptual se introduce o definie de baz a sistemului,
care, pe lng reformularea obiectivului sistemului include i viziunea analistului n raport cu
care se face descrierea sistemului i care evideniaz caracteristicile eseniale ale acestuia.
20
Cum orice sistem poate fi descris din mai multe puncte de vedere (tehnic, economic,
informaional-decizional etc.), rezult c este posibil existena mai multor definiii-rdcin
pentru unul i acelai sistem. Analistul de sistem trebuie s aleag o anumit viziune asupra
sistemului, proprie percepiei sale, a sistemului su de valori i s exploreze implicaiile viziunii
alese asupra sistemului privit ca obiect al analizei n cadrul unui proces complex de modelare.
Elementele unui sistem sunt entiti de diferite tipuri i cu caracteristici diferite, cum ar
fi oameni, echipamente, procese de producie, tehnologii, organizare etc., implicate ntr-o
mulime de activiti specifice sistemului. Entitatea este un element de abstractizare a realitii
caracterizat prin atribute care o descriu i o definesc funcional. Elementele sistemului pot fi
ele nsele considerate ca sisteme n sensul definirii acestui concept.
n TGS exist o legitate, formulat de Churchmann, conform creia orice sistem poate fi
considerat n alte condiii ca subsistem, fapt ce evidenieaz caracterul relativ al acestor dou
concepte de baz n analiza sistemelor. Un sistem alctuit din unul sau mai multe elemente l
putem considera ca subsistem al unui sistem mai complex (hipersistem). Apare astfel problema
definirii unor elemente primare despre care s nu mai putem afirma c sunt sisteme sau
subsisteme, ci doar elemente componente ale unui sistem, iar n cellalt sens, apare problema
definirii unui hipersistem care s includ toate sistemele existente, iar el s nu fie inclus ntr-un
alt sistem de ordin superior. Este clar c rspunsul la cele dou probleme este negativ i c
numai n mod abstract, din necesiti practice de cercetare, vom considera existena acestor
cazuri - limit de sisteme.
n analiza sistemelor, descompunerea unui sistem n subsisteme se face pn la un nivel
de la care mai departe acest lucru nu mai este posibil sau faptul n sine nu mai este relevant i
nici util scopului analizei. Elementele la care ne oprim cu descompunerea sunt eseniale n
analiza de sistem i sunt numite sisteme-atomi, sau, utiliznd concepte TGS, black-boxes (cutii
negre).
Astfel, o ntreprindere productiv, considerat ca sistem n cadrul analizei, poate fi
descompus din punct de vedere structural n subsisteme care s reprezinte secii, ateliere, locuri
de munc, procese, activiti, operaii, iar din punct de vedere funcional, n subsisteme care s
reprezinte funciile de baz ale acesteia cum ar fi: studiul pieei, aprovizionare, producie,
desfacere, financiar-contabil, gestiunea calitii, revizii-reparaii etc.
Tehnica de descompunere a sistemelor n elementele lor componente, este numit
decompoziie funcional/structural i reprezint un instrument fundamental ce vizeaz
ndeosebi aspectele analitice din cadrul analizei de sistem. Descompunerea sistemului n
subsisteme se poate realiza cu ajutorul unor proceduri, n funcie de obiectivul sistemului (Goal
Analysis), sau de comportamentul acestuia (Behavioral Analysis).
Elementele-atomi ale unui sistem sunt conectate ntre ele n timp i spaiu, prin
intermediul unor fluxuri informaional-decizionale i a unor fluxuri de resurse materiale, umane,
tehnologice etc., ntr-o varietate de moduri, realiznd aa numitele relaii/conexiuni care pot fi
fizice, logice, temporale, cauzale, continue, tranzacionale, interne, externe etc. Legtura
(conexiunea) reprezint interaciunea dintre dou componente, evoluia uneia depinznd de
strile celeilalte. Observarea acestor conexiuni este n mod evident supus principiului
incertitudinii i depinde de nivelul i tipul de specializare al observatorului. Astfel, n timp ce
economistul va evidenia n special conexiunile financiar-contabile, informaticianul pe cele
referitoare la fluxurile informaionale, tehnicianul pe cele privind fluxurile tehnologice, analistul
de sistem are sarcina de a reliefa i analiza aspectele relevante ale tuturor tipurilor de conexiuni
existente n sistem.
n cadrul unui sistem pot s existe att conexiuni cu caracter intern ntre subsisteme, care
s reliefeze aspecte tehnologice, informaional-decizionale, financiar-contabile etc., ct i
conexiuni cu caracter extern care se manifest ntre subsisteme i mediul sistemului.
21
Un exemplu l constituie legturile interne dintre subsistemul de desfacere cu cel de
producie, precum i legturile externe ale subsistemului de desfacere cu beneficiarii sistemului.
Pentru un sistem productiv conexiunile ntre subsisteme trebuie analizate n funcie de:
- modul de interconectare a compartimentelor/subsistemelor;
- perioadele n care au loc schimburile de informaii ntre subsisteme;
- gradul de subordonare i modul de coordonare a subsistemelor;
- existena unor decizii flexibile n conducerea i funcionarea sistemului.
Conexiunea sistemului cu mediul su este reliefat de mulimea elementelor care
alctuiesc vectorul de intrare (input-uri) i vectorul de ieire (output-uri). Complexitatea
conexiunilor la nivel de sistem este dat de complexitatea rezultatului compunerii conexiunilor
interne, existente ntre elementele sistemului i ntre subsistemele acestuia, cu conexiunile
externe existente ntre subsisteme i mediu i respectiv, ntre sistem i mediul acestuia.
Conexiunile externe, eseniale pentru desfurarea normal a activitilor unei firme,
sunt materializate n special prin fluxurile de resurse materiale achiziionate de la furnizori, prin
fluxurile de produse i servicii livrate beneficiarilor, precum i prin fluxurile informaionale
recepionate din mediu sau transmise n mediu (pia, instituii guvernamentale, competitori).
Orice sistem este supus unor schimbri permanente n cadrul ciclului de via, care pun
n eviden conceptul de sistem dinamic. Aceast caracteristic provine din influena
schimbrilor asupra interaciunilor dintre elementele componente i a conexiunilor dintre sistem
i mediu, n vederea atingerii obiectivelor sale. Sistemul interacioneaz cu mediul su, care este
alctuit din elemente ce nu fac parte din sistem, dar care l pot influena. Distincia dintre sistem
i mediu este realizat de conceptul de grani/frontier, care la rndul ei poate fi considerat
un sistem format dintr-o mulime de elemente al cror comportament este exclusiv determinat
att de obiectivele sistemului ct i de comportamentul unor elemente vecine din mediu sau din
interiorul sistemului.
n timp ce grania unui sistem poate fi de natur fizic, este mai bine s se determine o
grani de tip cauz-efect. Dac un aspect al unui sistem este complet determinat de influene
din afara sistemului, atunci acel aspect este n afara granielor sistemului. n terminologia
sistemic, tot ceea ce este n afara granielor sistemului, dar care l poate influena, constituie
mediul sistemului.
Frontiera are un caracter relativ, deoarece poate fi definit n funcie de obiectivele
analizei de sistem, i unul subiectiv deoarece reflect punctul de vedere al analistului.
Delimitarea incorect sau prea restrictiv a frontierei poate s conduc la plasarea unor elemente
relevante ale sistemului n mediul acestuia i prin urmare, o serie de cauze, fenomene i procese
fiind excluse din domeniul analizei se poate ajunge la concluzii eronate.
De exemplu, s presupunem c firma A realizeaz anumite produse pe care firma B le
cumpr pentru a fi ncorporate n produsele sale pe care le va vinde pe pia. Fixarea frontierei
firmei A la nivelul ieirilor acesteia este eronat, deoarece, atunci cnd firma B se confrunt cu
dificulti privind desfacerea produciei pe pia, va solicita produsele firmei A n mod neritmic,
perturbnd activitatea acesteia. Conexiunea dintre cele dou firme este ilustrat n figura 2.1.
Elementele situate de-a lungul frontierei au memorie i inteligen proprie i sunt
capabile s reacioneze la influenele mediului asupra sistemului. Elementele aflate n
apropierea frontierei sunt mai predispuse de a fi influenate de mediu, n timp ce celelalte
elemente rmn mai mult sau mai puin neafectate, referitor la ceea ce sistemul realizeaz ntr-o
anumit perioad. Rolul elementelor de pe grania sistemului este de a facilita ca sistemul s
fac fa cu uurin influenelor din mediul su, care se manifest cu predilecie la nivelul
frontierei sale.


22
B A
y
b
y
a
frontiera sistemului A
Mediu/piata

Fig.2.1 - O delimitare restrictiv a frontierei

Gradul de cuplare/conectare al unui element este diferit de la element la element i
reflect modul n care comportamentul acestuia depinde de comportamentul celorlalte elemente
situate pe frontier sau n interiorul sistemului (fig. 2.2).

B
C
D
E
F
X
G
RANITA SISTEM
ULUI
A
Influente
din
MEDIU Element izolat
SISTEM
Element puternic
conectat

Fig.2.2 Conceptul de conectare a elementelor sistemului

Elementul A este puternic conectat iar comportamentul su este n totalitate determinat
i poate fi previzionat pe baza informaiilor referitoare la elementele B, C i D cu care este
conectat. Elementul C este liber-conectat deoarece este influenat de mediu i de
comportamentul elementului B, care la rndul lui este conectat doar cu mediul. Elementul X,
care nu este conectat cu nici-un alt element sau cu mediul, este un element izolat. Un element
puternic conectat nu va aparine graniei, dup cum elementele liber-conectate se afl numai pe
grania sistemului. Stabilirea gradului de conectare depinde de modul n care observatorul poate
s fac predicii asupra comportamentului fiecrui element. Un sistem este puternic conectat,
dac majoritatea elementelor sale sunt puternic conectate (depind de multe alte elemente din
sistem) i este slab conectat, dac conine mai multe elemente izolate, iar influenele reciproce
se manifest ntre cteva elemente care au un grad redus de cuplare. Predictibilitatea
comportamentului elementelor unui sistem i a conexiunilor dintre acestea este direct
proporional cu gradul de conectare a sistemului.
Astfel, pentru investigarea unui sistem puternic conectat este suficient cunoaterea unui
numr mic de elemente, n timp ce pentru stabilirea conexiunilor specifice care se manifest n
23
cadrul unui sistem slab conectat este necesar cercetarea detaliat a fiecrui element component.
Elementele aflate pe frontier sunt de asemenea predictibile, comportamentul acestora fiind
determinat pe baza investigrii legturilor existente ntre elementele respective cu alte elemente
din sistem i cu mediul.
Relaiile dintre elemente influeneaz scopurile sistemului i restricioneaz
comportamentul lor n realizarea obiectivului, precum i comportamentul sistemului n raport cu
mediul. Astfel, n interiorul unei societi comerciale i ntre aceasta i mediu, anumite relaii i
comportamente sunt permise, iar altele interzise, acestea fiind precizate n mod expres prin
legislaie, regulamente de organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar, norme
metodologice, normative, decrete etc., sau presupuse n mod implicit prin respectarea unor legi
nescrise, cum ar fi modul de prezentare i aciune al unui funcionar care lucreaz cu publicul.
n privina obiectivelor sistemului, principiul incertitudinii acioneaz n sens invers
celui descris anterior. Este practic imposibil de a determina obiectivele sistemului doar din
interiorul lui fr a observa interaciunea cu mediul i comportamentul lui n acest caz.
Scopurile sistemului pot fi cunoscute numai din afara acestuia. De aici poate fi observat
interaciunea sistemului cu mediul i poate fi neles comportamentul elementelor sale. Aici este
esenial rolul analistului de sistem de a evidenia din exterior obiectivele generale ale sistemului,
el avnd experiena i instruirea necesar, precum i un punct de vedere neutru.
Deoarece scopurile nu sunt direct cunoscute de ctre elementele sistemului, afirmaii ale
unor elemente din sistem de tipul "scopul elementului E este x", sunt tratate doar ca ipoteze de
lucru n analiza de sistem. Obiectivele locale ale elementelor nu se nsumeaz pur i simplu
pentru a furniza obiectivul global. Atunci cnd managerul unei firme spune: "vom crete
vnzrile cu 10% n anul urmtor", aceast afirmaie reprezint doar o translatare a obiectivului
sistemului ntr-o directiv orientat spre nivelele inferioare ale sistemului.
Analistul de sistem are menirea de a evidenia n mod obiectiv scopul sistemului, pe
baza relaiilor din interiorul sistemului i a celor stabilite ntre sistem i mediu. Cunoaterea i
perfecionarea conexiunilor interne i externe ale sistemului constituie un obiectiv principal al
analizei de sistem n vederea mbuntirii performanelor sistemului analizat.
Performana reflect gradul de ndeplinire a obiectivelor sistemului i servete totodat
mecanismului de control prin care acesta aduce coreciile necesare pentru luarea deciziilor.
Orice sistem pentru a funciona n sensul atingerii obiectivelor sale are nevoie de
anumite resurse. Distribuia acestor resurse n cadrul sistemelor, n general nepredictibil, poate
fi unificat sau neunificat, iar resursele pot fi proprii sau atrase, completabile sau
necompletabile din afara sistemului. Distribuia lor poate mbrca forma unor puncte de
concentrare a acestora numite servere. Buna funcionare a sistemelor, creterea i dezvoltarea
acestora sunt determinate n mare msur de distribuia resurselor, de disponibilitatea lor n
spaiu i timp. Modul n care sunt distribuite i utilizate aceste resurse influeneaz direct
realizarea scopului sistemului.
De exemplu, ntr-un sistem productiv existena unui stoc de materii prime asigur
continuitatea procesului de producie i contribuie la atingerea scopului acestuia. Cum orice
produs necesit cheltuieli de stocare, supradimensionarea stocului poate conduce la diminuarea
profitului; de asemenea i n cazul lipsei de stoc pentru unul sau mai multe produse se aduc att
prejudicii financiare firmei ct i n ceea ce privete prestigiul/imaginea acesteia.
Managementul eficient al resurselor unui sistem reprezint un obiectiv important pe care
analiza de sistem i propune s-l evidenieze n proiectarea unor sisteme performante.




24
2.2. Activiti specifice sistemelor n raport cu tipurile de medii

Cunoaterea mediului ambiant, a factorilor de influen din mediu, a interdependenelor
dintre acetia i firm, are o importan deosebit pentru atingerea obiectivelor, n contextul
mutaiilor economice survenite n mediul firmelor n procesul tranziiei spre economia de pia.
O categorie important de factori cu impact semnificativ asupra firmei o reprezint
factorii economici, concretizai n principal prin prghiile economico-financiare, piaa intern
i piaa extern. Studiul pieei furnizeaz informaii relevante despre nivelul i structura cererii,
nivelul preurilor, concuren etc., pe baza crora conducerea firmei i poate fundamenta
deciziile referitoare la aprovizionare, producie i desfacere, precum i unele aspecte ale
strategiei generale. n cadrul prghiilor economico-financiare, cointeresarea material are un rol
important i se realizeaz n principal prin intermediul sistemului de salarizare i a profitului,
firmele fiind condiionate s se ncadreze n anumite limite cantitative controlate de instituiile
bancare i trebuind s respecte anumite modaliti de repartizare a profitului.
Din categoria factorilor de management exogeni, care influeneaz funcionalitatea i
eficiena firmei, fac parte mecanismul de planificare macroeconomic, sistemul de organizare a
economiei, modalitile de coordonare, mecanismele motivaionale i de control, calitatea
metodelor i tehnicilor manageriale etc. Planificarea macroeconomic are un pronunat caracter
orientativ, de previziune i corectare a unor eventuale disproporii, numrul de indicatori i
balane reducndu-se substanial fa de cel necesar n economia centralizat, ceea ce conduce la
creterea competiiei ntre firme ntr-un mediu dinamic care devine din ce n ce mai
concurenial. Sistemul de organizare, prin volumul i structura atribuiilor, responsabilitilor i
a deciziilor adoptate, precum i prin umrul relativ mare al verigilor ierarhice superioare
ntreprinderii, se pot constitui ntr-un factor blocant n calea descentralizrii manageriale
specifice economiei de pia.
Factorii tehnici i tehnologici au o influen direct asupra gradului de nzestrare
tehnic i a ritmului de modernizare a tehnologiilor de fabricaie i a produselor, cu implicaii
sensibile n managementul ntreprinderii.
Importana factorilor demografici este dat de poziia prioritar pe care o au resursele
umane, de calitatea i competena lor depinznd succesul activitilor desfurate de
ntreprindere.
Un factor socio-cultural l constituie nvmntul, care contribuie att la mbuntirea
structurii socio-profesionale ct i la formarea unei mentaliti specifice economiei de pia.
Managementul microeconomic este influenat i de factorii politici, prin impactul
acestora asupra fundamentrii strategiilor, politicilor i a deciziilor de realizare a obiectivelor
stabilite.
n condiiile accenturii crizei de materii prime i de resurse energetice, are loc o
diversificare i o cretere a complexitii interdependenelor dintre factorii naturali/ecologici i
unitile economice, fapt ce necesit utilizarea unor tehnici moderne de investigare i de analiz
pentru cunoaterea i valorificarea acestor interdependene de ctre managementul
microeconomic.
Cei mai semnificativi factori juridici sunt legile, decretele, hotrrile de guvern,
ordinele minitrilor etc. Trebuie remarcat faptul c ceilali factori ai mediului i exercit
influena prin intermediul unor acte normative sau reglementri, factorii juridici putnd fi
abordai ca un corolar al acestora, facilitnd sau mpiedicnd aciunea lor.
Expresia amplificrii interdependenelor cu mediul, o reprezint accentuarea caracterului
deschis al ntreprinderii privit ca sistem cibernetic, evideniat prin fluxurile de intrare
(materiale, informaionale, umane, energetice) i cele de ieire (bunuri materiale, servicii etc.)
25
prin care se conecteaz cu mediul ambiant.

Cunoaterea i valorificarea mediului constituie un obiectiv important al analizei de
sistem i totodat o premis pe baza creia se poate evalua i determina propriul comportament
al unitii economice, precum i modul n care aceasta i ndeplinete funciile sale economico-
sociale. Cunoaterea n detaliu, de ctre organismele de conducere a firmelor, a caracteristicilor
i a mutaiilor survenite n mediul ambiant este necesar, dac avem n vedere urmtoarele
aspecte:
analiza evoluiei mediului reprezint o condiie fundamental a satisfacerii unor
nevoi sociale de ctre o unitate economic i n acelai timp o condiie necesar de
supravieuire a acesteia prin elaborarea de strategii i politici fundamentate tiinific
prin valorificarea conexiunilor cu factorii din mediu;
analiza factorilor din mediul specific unitii economice permite asigurarea cu
resursele necesare n vederea funcionrii i dezvoltrii eficiente a acesteia;
cunoaterea evoluiei factorilor din mediu constituie o premiz pentru conceperea i
funcionarea eficient a unor subsisteme organizatorice i informaional-decizionale
care s satisfac necesitile i oportunitile prezente i de perspectiv ale mediului.

Mediul unui sistem cuprinde toate elementele aflate n afara granielor sale, dar care au
influene directe sau indirecte n stabilirea obiectivelor, obinerea resurselor necesare, adoptarea
i aplicarea deciziilor etc., menite s favorizeze sau s perturbe desfurarea normal a
activitilor sistemului considerat.
De exemplu, mediul unei firme productive este format din pia, bnci, instituii
guvernamentale, alte firme etc., cu care aceasta se afl n relaii economico-financiare (fig.2.3).


Sistem
(firma)
Piata
Banci
Institutii
guvernamentale
Alte firme


Fig. 2.3 - Mediul unei firme

n funcie de probabilitatea producerii evenimentelor putem considera:
medii deterministe/certe, n care probabilitatea producerii evenimentelor A
i
poate
fi maxim (evenimente certe), p(A
i
) = 1;
medii cu perturbaii/riscante, n care probabilitile de realizare a evenimentelor
sunt cunoscute, p(A
i
) = p
i
, p
i
= 1, 0
i
p ;
medii turbulente/incerte, n care probabilitile de realizare a evenimentelor sunt
necunoscute.
Majoritatea sistemelor economice reale au medii nedeterministe n care evenimentele se
26
produc cu probabiliti care sunt foarte greu de estimat.


Spre exemplu, dac pentru o firm, mediul este format din pia, bnci, alte firme i
instituii guvernamentale, atunci numai considerarea ctorva variabile specifice acestora, cum ar
fi: cererea de produse i servicii manifestat pe pia, oferta de bunuri i servicii a firmei
respective i a celorlalte firme, preurile bunurilor i serviciilor practicate de firm i de firmele
competitoare, politicile de mprumuturi i dobnzi practicate de bnci, legile i actele normative
n vigoare etc, arat n mod elocvent caracterul incert al mediului considerat.
Supravieuirea unui sistem n mediul su depinde de strategiile comportamentale
adoptate i de natura mediului. Sistemul i dezvolt strategii de cooperare cu unele elemente
din mediul su care sunt dependente de abilitatea sa de a-i organiza i controla propriul
comportament, precum i de calitatea estimrii variabilelor ce caracterizeaz mediul perturbat.
Cum fiecare sistem are elemente specializate n fundamentarea unor decizii de conducere,
rezult c elaborarea strategiilor de funcionare a sistemului n raport cu mediul su este n
ultim instan o problem decizional.
n mediile puternic perturbate, sistemele i definesc strategiile prin evaluarea
posibilitilor de aciune (a alternativelor) pe baz de observaii i analize complexe.
n cadrul sistemului decizional apare necesitatea estimrii probabilitilor pentru fiecare
stare a naturii i a probabilitilor de realizare a evenimentelor, precum i a adoptrii unor
decizii n condiii de risc i incertitudine. n acest sens, analiza de sistem va avea n vedere:
identificarea variantelor din care managerul o va selecta pe cea optim;
evidenierea strilor naturii i a probabilitilor aferente;
stabilirea strategiilor de aciune conform unor criterii (economice, tehnice, sociale,
ecologice) independente ca sens i cauzalitate, specifice sistemului;
evidenierea consecinelor rezultate prin alegerea unei strategii din punct de vedere
al unui criteriu i n condiiile realizrii unei anumite stri ale naturii;
stabilirea obiectivelor ca nivele ale consecinelor ce se urmresc a fi realizate din
punct de vedere al fiecrui criteriu n parte.
Sistemul i dezvolt acele elemente capabile s acumuleze informaii referitoare la
natura mediului i printr-un proces continuu de nvare are loc adaptarea acestuia la mediul su.
Monitorizarea mediului devine astfel una din atribuiile de baz ale oricrui sistem. n general
sistemele fac fa cu greu mediilor nedeterministe dar i celor puternic perturbate n care pot fi
distruse. Mediile puternic perturbate sunt accesibile sistemelor puternice, flexibile, bogate n
resurse i cu disponibiliti informaionale suficiente referitoare la mediu. Fiecare sistem are
ns anumite limite de supravieuire n raport cu mediul su, care este complex, nepredictibil sau
foarte greu predictibil.
Activitile sistemelor au loc n ntregime n cadrul granielor lor, iar n raport cu
resursele utilizate i cu mediul su se disting activiti de mentenan, de protecie, i de
dezvoltare.
a) Activitatea de mentenan (meninere, ntreinere) const n asigurarea realizrii de
ctre elementele sistemului a funciunilor adecvate scopurilor existente i implic:
capacitatea sistemului de a recunoate i de a sesiza situaia n care apare o anumit
problem/disfuncionalitate;
disponibilitatea informaiilor necesare i a tuturor resurselor (materiale, financiare,
umane, timp etc.) necesare identificrii unor anumite probleme specifice sistemului;
utilizarea unor procese de restaurare a conexiunilor dintre elemente afectate de
unele disfuncionaliti interne sau externe cauzate de mediul sistemului etc.
n unele sisteme exist subsisteme specializate care au caracter permanent n activitatea
27
de mentenan (subsistemul de revizii-reparaii, staiile de tip service, gestiunea bazelor de date).

b) Activitatea de protecie deriv din faptul c obiectivele subsistemelor componente
pot avea un caracter conflictual, competiional, cel puin din punct de vedere al caracterului
limitat al resurselor pe care i le disput n vederea atingerii propriilor obiective. Un sistem
poate reprezenta pentru un altul, mai dezvoltat, o simpl resurs, iar dac aceasta i este i
necesar apare n mod evident necesitatea dezvoltrii unei funcii de aprare. Activitatea de
protecie are loc la nivelul frontierei sistemului, iar n mediile puternic perturbate, cu multe
evenimente imprevizibile, efortul de protejare devine critic; dac frontiera este distrus, sistemul
devine vulnerabil i poate fi anihilat sau asimilat de un alt sistem mai dezvoltat.
Sistemele puternic cuplate au cele mai critice frontiere i ele pot fi distruse atunci cnd
anumite elemente-cheie ale activitii de protejare sunt afectate. Sistemele cu un grad mai redus
de cuplare, ndeplinesc mai bine funcia de aprare i sunt mai puin vulnerabile. n general,
sistemele se autoprotejeaz prin consolidarea elementelor de pe frontier i prin dezvoltarea
unor activiti de protecie pentru fiecare subsistem supus influenelor din mediu sau unor
sisteme vecine mai dezvoltate. Un sistem lipsit de aceast posibilitate de protecie devine practic
un sistem-resurs.
Astfel, ca activiti de protejare specifice unor subsisteme putem meniona:
- aprovizionarea ritmic cu resursele necesare, respectarea normelor de ncrcare i
utilizare a capacitilor de producie, pstrarea secretului privind tehnologiile de fabricaie,
reetele de fabricaie, inveniile, inovaiile etc., pentru subsistemul de producie;
- programe de pregtire profesional, creterea cointeresrii materiale, msuri privind
respectarea normelor de securitate i protecia muncii etc., pentru subsistemul resurselor umane;
- urmrirea respectrii termenelor de ncasare i de plat a facturilor, a mprumuturilor
de la bnci i a altor obligaiuni financiare etc., pentru subsistemul financiar-contabil;
- protecia datelor nregistrate, asigurarea securitii datelor etc., pentru subsistemul
informaional-decizional etc.
c) Activitile de cretere/dezvoltare se manifest n general la nivelul granielor
sistemului prin dezvoltarea unor elemente, sau prin adugarea de noi elemente i/sau conexiuni
att n interiorul ct i n exteriorul sistemului, n mediul acestuia. Un sistem are propria sa
organizare i se dezvolt pe baza unui schimb permanent de resurse, energie i informaii cu
mediul, stabilind relaii ntre elementele sale i cele din mediu. Creterea i dezvoltarea,
considerate ca activiti specifice ale funcionrii normale a oricrui sistem, conduc la
modificri de natur organizatoric, la dezvoltarea unor strategii de cooperare i implic
competiia i protejarea sa. Cnd resursele sunt insuficiente n raport cu nevoile sistemului,
competiia este puternic, iar cnd ele prisosesc, ea este mai puin acerb. n mediile bine
organizate toate resursele sunt structurate n sisteme i exist un fenomen de cooperare ntre
sisteme, n sensul c ntre ele au loc schimburi de resurse la echilibru numite tranzacii. Natura
echilibrului depinde de natura tranzaciilor, de influena mediului i de gradul de specializare a
sistemului. Meninerea echilibrului rezult din dezvoltarea i specializarea unor subsisteme pe
diferite funciuni (aprovizionare, producie, desfacere, marketing). Specializarea acestor
subsisteme este determinat pe de o parte, de obiectivele sistemului la realizarea crora ele vor
contribui, iar pe de alt parte, de legturile sistemului cu mediul su.
Studierea mediului ambiant i a multiplelor conexiuni dintre mediu i unitatea
economic faciliteaz cunoaterea dependenelor, a influenelor mediului asupra eficienei
economico-sociale a unitii economice respective, de care trebuie s se in cont n procesul de
management i de fundamentare a strategiilor sale. Abordarea dual a raportului mediu-unitate
economic faciliteaz eforturile de proiectare a unor sisteme economice eficiente, competitive.
Felul n care un sistem face fa mediului su depinde de modul n care este organizat, de
28
relaiile dintre elementele componente, adic de arhitectura sa.
2.3. Tipuri de arhitecturi ale sistemelor

n general, conceptul de organizare, cunoscut sub numele de arhitectura sistemului, se
refer la modul n care elementele unui sistem sunt interconectate pentru a face fa influenelor
din mediu n vederea atingerii obiectivului global. n funcie de complexitatea structural-
funcional a sistemelor i de modul n care reacioneaz la influena factorilor de mediu, se pot
defini urmtoarele tipuri de arhitecturi: simple, cibernetice, cu nvare, cu structuri
stratificate.
a) Sisteme cu arhitectur simpl (cu bucl primar)
Caracteristica principal a acestor sisteme o constituie structura lor simpl i faptul c
ntre sistem i mediul n care i desfoar activitatea au loc tranzacii elementare, n special
sub form de fluxuri de natur fizic (materiale, financiare, energetice). Bucla de aciune-reacie
implicat de tranzacia dintre sistem i mediu e numit bucl primar (fig. 2.4).


MEDIU
Interpretarea actiunii
SISTEM
Executa o actiune
Bucla
primara Actiune Reactie



Fig. 2.4 - Sistem cu arhitectur simpl

De exemplu, bucla primar poate fi reprezentat de finalizarea unui proiect de sistem
(aciunea) de ctre un agent economic (sistem) i de avizarea proiectului i achitarea
contravalorii prevzute n contractul de colaborare (reacia) de ctre beneficiar (mediu). Pentru
un astfel de sistem, starea de echilibru este atins n funcie de mrimea i puterea sa, ca
potenial economico-financiar, precum i de natura mediului cu care este interconectat.
Specific acestor sisteme este faptul c funcioneaz dup programe prestabilite, care nu
se pot adapta rapid la schimbrile de mediu. n general, sistemele slabe sub aspect
organizaional supravieuiesc numai n mediile deterministe i nu-i schimb comportamentul la
orice aciune a factorilor din mediu, avnd un grad mare de inerie comportamental. Pentru
astfel de sisteme, schimbrile brute, puternice ale principalilor factori de mediu cu care sunt
interconectate pot conduce la distrugerea lor.
Spre exemplu, o firm de comer de dimensiuni mici (ca cifr de afaceri, personal, spaii
de depozitare) care pltete chirie pentru suprafaa ocupat i care nu reuete s menin un
stoc optim pentru vnzare, va fi grav afectat (ajungnd chiar la faliment), n situaia n care n
mediu apar perturbaii puternice cum ar fi: creterea repetat a chiriilor, a preurilor de
achiziionare, a transportului, scderea cererii pentru produsele respective i a puterii de
cumprare etc.
29


b) Sistemele cibernetice (cu bucl secundar)
Sistemele cu arhitectur cibernetic, conin n afara buclei primare i o bucl secundar
(de control) care realizeaz conexiunea invers specific funcionrii acestor sisteme (fig. 2.5).
MEDIU
Receptare,
prelucrare
date
Date/inf.
SISTEM
Bloc de control
--------------------
Proces decizional
Bucla
primara
Decizii/comenzi
Informatii
(semnale)
Domeniul
continutului
procesului
(CE?)
Domeniul
procesului
(CUM?)
Domeniul actiunii
Domeniul analizei
Bucla secundara
(de control)


Fig. 2.5 - Sistem cu arhitectur cibernetic

Aceste sisteme se caracterizeaz prin faptul c ele conin, n afara fluxurilor de natur
fizic prezente n bucla primar, fluxuri informaionale i procese informaional-decizionale
care se manifest n bucla de control. Interaciunile specifice buclei primare au loc n domeniul
aciunii sau al realitii i pot fi caracterizate de volumul i tipul tranzaciilor dintre sistem i
mediu. Bucla de control arat cum poate fi coordonat comportamentul elementelor sistemului
de ctre subsisteme (celule) specializate n acest sens, pentru a contracara influenele negative
ale mediului asupra sistemului, prin adaptarea funcionrii sistemului la condiiile mediului su.
Celulele sesizeaz evenimentele produse n mediu, le analizeaz i declaneaz o informaie-
semnal ctre elementele specializate n elaborarea deciziilor. Blocul de control analizeaz
fiecare semnal pe baza unui program sau politici de aciune i ca urmare a unui proces
decizional, selecteaz aciunea/decizia cea mai eficient dup criteriile utilizate. Rezult c
sesizarea evenimentelor are loc n domeniul coninutului procesului (ce s-a ntmplat), iar
interpretarea evenimentelor i reacia invers ulterioar au loc n domeniul procesului (cum va
reaciona sistemul). Cele patru domenii (aciune, analiz, coninut, proces/execuie),
caracterizeaz orice sistem cibernetic i sunt puse n valoare atunci cnd sistemul trebuie s fac
fa mediului su, de cele mai multe ori puternic perturbat.
Chiar i un sistem cibernetic poate deveni vulnerabil i poate fi distrus n mediile
puternic perturbate datorit unor cauze cum ar fi:
nesesizarea la timp sau deloc, a unor evenimente din mediu, importante pentru
realizarea obiectivelor sistemului;
informaiile de tip semnal, culese din mediu i prelucrate, nu sunt orientate ctre
subsistemele informaional-decizionale adecvate;
aciunea-decizia nu este corect selectat sau este inadecvat situaiei reale n care se
afl sistemul etc.
Un sistem cibernetic poate s "citeasc" mediul su, s identifice situaia real creat la
un anumit moment i s aleag cea mai potrivit variant decizional, din cele care alctuiesc
programul decizional curent. Un sistem cibernetic nu-i poate schimba strategia, n timp ce
30
mediul su poate s-i schimbe tactica.
c) Sisteme cu nvare (cu bucl teriar)
Aceste sisteme au o arhitectur mai complex dect sistemele cibernetice i conin n
plus fa de acestea, o bucl teriar denumit i bucl a politicilor (fig. 2.6).
MEDIU
Receptare,
prelucrare
date
SISTEM
Bloc de control
Proces decizional
Bucla
primara
Decizii
Date/inf
Informatii
(semnale)
Politici
anterioare
folosite
Politica selectata
Domeniul
politicilor
Bucla secundara
(de control)
Bucla tertiara
(a politicilor)

Fig. 2.6 - Sistem cu nvare

Bucla teriar conine un bloc de memorare a politicilor folosite anterior, care sunt
analizate i n funcie de succesul/insuccesul aplicrii lor se d sistemului posibilitatea s-i
pstreze sau s-i schimbe programul de rspuns, respectiv politica folosit.
Schimbarea unei politici, folosite ntr-o anumit situaie concret, cu o alta din domeniul
politicilor, se face pe baza mbogirii experienei decizionale i a acumulrii de ctre sistem a
noi cunotine i informaii despre mediu, despre situaii i procese decizionale asemntoare
(similare), printr-un proces de nvare iterativ.
Politica selectat va avea efecte pozitive asupra blocului de control al procesului
decizional, n sensul c ea va conduce la alegerea rapid a deciziei optime, din punct de vedere
al cunotinelor acumulate pn la acel moment, pentru situaia dat.
Bucla teriar permite sistemului s se autoinstruiasc i s se reorganizeze periodic, n
special din punct de vedere informaional-decizional, pe baza celor mai recente cunotine
acumulate referitoare la ultimele tranzacii.
Acest lucru este limitat de mai muli factori restrictivi dintre care menionm:
perturbaiile din mediu i din sistem;
disponibilul de memorie pentru acumularea experienei trecute;
abilitatea i acurateea factorilor de decizie n a schimba politicile;
capacitatea de memorare i de explorare a unor politici noi etc.
n sistemele reale cele trei tipuri de bucle de reacie sunt asociate unor ageni economici
sau unor persoane (grupuri) cu funcii concrete n cadrul unei organizaii.
Astfel, pentru o ntreprindere productiv, bucla primar (a aciunii) este asociat
muncitorilor direct implicai n activitatea de producie, bucla secundar (de control) este
asociat managerilor, iar bucla teriar (a politicilor) este asociat administraiei (executivului).
d) Sisteme cu structuri stratificate
Pentru creterea performanelor unor sisteme cu nvare care funcioneaz n medii
nedeterministe (riscante sau incerte) puternic perturbate, se pot aduga nivele suplimentare de
control, complicnd arhitectura sistemului. Un astfel de sistem poate fi obinut prin adugarea
unei bucle de planificare i evaluare a rezultatelor sistemului (fig. 2.7).

31
MEDIU
SENZOR
1
SENZOR
2
SENZOR
3
SISTEM
DECIDENT
1
DECIDENT
2
DECIDENT
3
Tranzactii Control-
decizii
Politici-
decizii
Planificarea-
evaluarea
rezultatelor
1 2 3
4


Fig. 2.7 - Sistem cu structur stratificat

Buclele multinivel, specifice sistemelor cu structuri stratificate, reflect proprietatea de
conexiune invers n sensul c informaiile referitoare la activitile realizate sunt folosite pentru
selectarea aciunilor i deciziilor viitoare.
Bucla primar (I), reprezint interaciunea sistemului cu mediul, prin care are loc
schimbul de resurse. Intensitatea i eficiena tranzaciilor determin calitatea acestei bucle.
Bucla de control (II), transmite informaii despre activitile curente sau din trecut,
realizate n bucla I, prin intermediul blocului de control pentru a face posibile anumite
mbuntiri n funcionarea buclei principale. Eficiena buclei de control depinde de abilitatea
adaptrii noilor decizii asupra aciunii sistemului.
Bucla de politici (III), prin fenomenul de conexiune invers, aduce informaii referitoare
la valoarea politicilor precedente ctre unitatea de control-decizii de pe nivelul doi, pentru a
schimba o eventual politic inadecvat. Scopul acestei bucle este de a corecta diferenele dintre
strile realizate i cele ateptate, iar eficiena ei depinde de abilitatea decidentului de a schimba
deciziile n funcie de informaiile i judecile de valoare referitoare la politicile anterioare.
Bucla de nivel suplimentar (IV) are ca scop planificarea i evaluarea funciilor i a
rezultatelor obinute, de la nivelul sistemului pn la nivelele inferioare ale structurii
organizaionale.
n general, sistemele reale au o organizare multinivel, eficiena acestei arhitecturi
complexe depinznd de funcionarea corect i de eficiena fiecrei bucle.
O clas special de arhitecturi cu bucl teriar, care aparin domeniului inteligenei
artificiale i care soluioneaz probleme reale pentru care nu exist rezolvri algoritmice, o
constituie sistemele expert.
Cunoaterea obiectivelor i a arhitecturii unui sistem, evidenierea buclelor specifice
sunt activiti deosebit de utile n analiza i proiectarea sistemelor economice.





32
2.4. Problema controlului-reglrii n analiza sistemelor

Orice sistem poate fi descompus n subsisteme pn la un anumit nivel n care aceste
subsisteme pot fi uor manevrate i analizate. Acest lucru este important n special n analiza
unor sisteme economice deosebit de complexe. Descompunerea n subsisteme conduce la
problema comunicrii ntre subsisteme.
Astfel, un sistem S format din patru subsisteme poate s conin cel mult ase canale de
comunicare/conexiuni (fig. 2.8).


A B
C D
S


Fig.2.8 - Conexiunile unui sistem alctuit din patru subsisteme

Se poate arta c pentru "n" subsisteme, exist din punct de vedere teoretic maxim C
n
2

conexiuni. Deoarece numrul de conexiuni este foarte mare i cum nu oricare dou subsisteme
comunic ntre ele, n proiectarea sistemelor se pune problema reducerii numrului de conexiuni
pentru realizarea unei comunicri ct mai bune. Exist dou tehnici orientate n acest scop:
cluster analysis i decuplarea subsistemelor.
a) Tehnica de cluster analysis, const n stabilirea unor grupe de subsisteme dup
anumite proprieti, pstrnd legturile dintre ele i de a defini un singur canal de comunicare,
deci o singur conexiune ntre un grup i altul.
De exemplu, un sistem format din 7 subsisteme poate avea maxim C
7
2
21 = de
conexiuni n timp ce prin clasificarea acestora n dou grupe de cte 4 i respectiv 3 subsisteme
sunt necesare doar C C
4
3
3
2
1 10 + + = conexiuni (fig. 2.9).

Subst
1
Subst
2
Subst
3
Subst
4
Subst
5
Subst
6
Subst
7
CLUSTER A CLUSTER B


Fig.2.9 - Reducerea conexiunilor prin clasterizare

b) A doua tehnic const n reducerea gradului de coordonare cerut ntre dou
subsisteme prin decuplarea lor, fapt care n sistemele reale conduce la micorarea dependenei
funcionale dintre subsisteme. Un sistem puternic cuplat necesit coordonare i sincronizare
ntre subsistemele sale, deci un cost ridicat. Spre exemplu, decuplarea unui sistem productiv se
poate realiza prin:
33
crearea unor depozite de stocare;
utilizarea unor resurse flexibile care permit subsistemelor s fie relativ independente
i mai puin sensibile atunci cnd output-ul unui subsistem este input pentru un alt
subsistem;
standarde (specificaii sau costuri standard) care permit unui sistem s se planifice i
s funcioneze avnd nevoi reduse de comunicare cu celelalte subsisteme.
n figura 2.10 este ilustrat un exemplu de reducere a gradului de cuplare ntre dou
subsisteme productive prin crearea unui depozit de stocare a materialelor prin care sunt legate
funcional cele dou subsisteme.
Subst
1
Subst
2
Subst
3
grad inalt
de cuplare
produse/piese
finite
asambleaza
produsele
Depozit
de
stocare

Fig.2.10 - Reducerea gradului de cuplare ntre dou subsisteme

Procesul de decuplare confer subsistemelor un grad nalt de independen n
conducerea lor, ns la un anumit cost al mecanismului de decuplare.
Sistemele centralizate au o serie de avantaje (comunicare mai rapid, posibiliti mai
bune de modelare i optimizare), dar i unele dezavantaje (cost ridicat al coordonrii, posibiliti
reduse de a rspunde la perturbaii mari, uneori putnd chiar s se dezorganizeze).
Pentru ca un sistem economic s funcioneze efectiv trebuie s fie controlat, ceea ce
necesit comunicarea. Informaia furnizat trebuie s fie oportun, suficient detaliat i precis
i s poat fi transmis ntre un subsistem i altul pentru a fi utilizat ca baz a deciziilor de
control a strii sistemului. Mesajul transmis de la surs este codificat i prin intermediul
canalului de comunicaie ajunge la destinaie, fiind n prealabil recepionat i decodificat
(fig.2.11). Canalul poate fi supus unor distorsiuni/interferene aleatoare care altereaz coninutul
mesajului.

SURSA
CANAL DE
COMUNICATIE
DESTINATIE
Transmitere
codificata
Receptie
Decodificare
DISTORSIUNI

Fig.2.11 - Reprezentarea unui sistem de comunicare

n organizaiile cu structuri ierarhizate, mesajele transmise de la surs sunt filtrate pentru
ca doar cele importante s ajung la nivelele superioare. Filtrarea prezint riscul distorsionrii
informaiilor transmise, unele informaii importante fiind omise, iar altele, mai puin importante
despre subsisteme i evenimente particulare, avnd prioritate fa de cele efectiv necesare.
Un element important n conducerea sistemelor economice l constituie cunoaterea
scopului urmrit de sistem, acesta furniznd managerilor criteriile ce trebuie avute n vedere
pentru atingerea scopurilor propuse.
34
Orice sistem real funcioneaz dup un plan de activitate pe baza cruia se realizeaz
coordonarea tuturor activitilor subsistemelor componente i integrarea sistemului n mediul
su.
Controlul sistemului este un proces care presupune urmtoarele aciuni:
stabilirea scopurilor specifice sistemului;
realizarea planurilor detaliate i a bugetelor pentru atingerea performanelor cerute;
proiectarea i implementarea dispozitivelor de msurare (senzori) i a
echipamentelor de colectare a datelor n raport cu output-ul sistemului;
comunicarea informaiei;
evaluarea performanelor actuale i compararea lor cu standardele;
generarea unui semnal de intrare corector, necesar pentru reglarea sistemului.
Interaciunea cu mediul poate s perturbe funcionarea normal a sistemului i n acest
caz apar ca necesare o serie de aciuni corective. Abaterile de la plan se datoreaz unor
cauze/factori cum ar fi:
- schimbri neprevzute n mediul sistemului (creeterea exagerat a preurilor,
schimbri neateptate n fluxurile de materiale etc.);
- planuri incorecte datorate, spre exemplu, lipsei unor previziuni sau a unor previziuni
eronate privind cererea pentru un nou produs;
- ineficien funcional n cadrul sistemului (instalaii, utilaje i tehnologii nvechite,
calificare inferioar a forei de munc etc.)
- lipsa de motivare a forei de munc i/sau a managerilor/conducerii etc.
Sistemele au frecvent capacitatea de a se autoregla, proprietate explicat prin conceptul
de feed-back. Exist dou tehnici de control/reglare a sistemelor: controlul prin feed-back i
controlul de tip feed-forward (anticipativ).

a) Controlul sistemelor prin feed-back

Output-ul sistemului, privit ca informaie, se compar cu mrimea de ieire dorit
(proiectat) prin intermediul blocului de control i n cazul existenei unor abateri semnificative,
blocul de reglare genereaz un semnal de tip input i elaboreaz o decizie pentru corectarea
intrrilor i a procesului, n vederea obinerii output-ului dorit. Acest proces informaional este
numit feed-back, informaia fiind rentoars n sistem ca intrare. Modelul de baz al sistemului
include o bucl feed-back pentru reglarea i controlul sistemului, un set de input-uri i o ieire
(agregat/dezagregat), precum i un ansamblu de norme, standarde, bugete, planuri de
activitate pe baza cruia se realizeaz compararea ieirii (fig. 2.12).
n conducerea sistemelor cibernetico-economice un rol important l are cunoaterea
tipului buclei de reglare, a modului n care modificarea nivelului unei variabile de stare (cretere
sau scdere) influeneazoutput-ul sistemului, n sensul amplificrii sau a reducerii diferenei
dintre mrimile realizate i cele ateptate.

35
SISTEM
Bloc de
Reglare
Senzor
Bloc de control
Plan, Norme,
Standarde,
Bugete
Input Output


Fig.2.12 - Controlul sistemului prin feed-back

Atunci cnd pentru buclele inferioare se selecteaz o decizie, n raport cu un program
fixat, n vederea reducerii diferenelor respective, modul de manifestare a conexiunii inverse
formeaz un feed-back negativ. Specific pentru bucla de feed-back negativ este faptul c
ncearc s deplaseze mrimea unei variabile de stare ctre un nivel dorit, genernd aciuni n
direcia opus fa de diferena dintre valoarea dorit i cea real.
Un exemplu l constituie reglarea ritmului produciei pentru meninerea unui anumit
nivel al stocului de produse finite. Creterea (descreterea) nivelului stocului de produse finite
va determina prin intermediul buclei de feed-back negativ, o diminuare (sporire) a volumului
produciei.
Un dezavantaj al feed-back-ului negativ este c n unele situaii devine inoperant,
deoarece monitoriznd ieirile sistemului percepe abaterile dup producerea lor (nu le poate
anticipa).
A doua categorie de conexiuni inverse o constituie bucla feed-back pozitiv, care
acioneaz n sensul amplificrii unei schimbri n nivelul unei variabile de stare a sistemului, a
creterii abaterii dintre mrimile realizate i cele ateptate, schimbarea producndu-se n aceeai
direcie ca i schimbarea iniial. Cu alte cuvinte, feed-back-ul pozitiv se manifest atunci cnd
efectul nchiderii unei astfel de conexiuni este de acelai sens cu cel produs de factorul de
decizie.
Un exemplu de feed-back pozitiv l constituie creterea capitalului social al unei firme
prin reinvestirea periodic a unei pri din profitul obinut. Cum capitalul social nu poate s
creasc la nesfrit, efectele buclei pozitive nu sunt ntotdeauna benefice, deoarece se pot genera
modificri necontrolabile asupra variabilelor de stare.
Dac feed-back-ul negativ prin rolul lui stabilizator este caracteristic sistemelor care tind
s fac mediul mai predictibil, feed-back-ul pozitiv este specific sistemelor mai puin
controlabile, care fac ca mediul s devin mai puin predictibil i poate fi folosit n explorarea
mediului. Astfel, cnd perturbaiile sunt sub control, este important pentru sistem s se cerceteze
i s se cunoasc ce se poate ntmpla atunci cnd se produc anumite procese/fenomene.
Este evident c nu se poate atepta pentru a se vedea ce se va ntmpla n timp cu un
sistem, finalul putnd nsemna chiar dispariia sa. Pentru sistemele complexe, investigaiile
bazate pe simularea buclelor feed-back pozitive sau negative sunt deosebit de utile n studiul
predictibilitii sistemului, a evoluiei acestuia, precum i n modelarea i proiectarea unor
sisteme noi, mai stabile (adaptabile) la perturbaiile mediului i mai performante.

36
b) Controlul/reglarea anticipativ (feed-forward)

Exist tehnici care filtreaz datele irelevante transmise de la un sistem la altul, reducnd
numrul intrrilor sau cantitatea de informaii transmis altui sistem. De modul n care sunt
controlate intrrile unui sistem depinde varietatea comportamental a ieirilor. Controlul
intrrilor trebuie realizat prin intermediul unor elemente specializate, cu atribuii i
responsabiliti bine precizate, care s nu afecteze alte intrri de natur diferit i care nu sunt
necesare sistemului. Dac un element din sistem iese n afara controlului, atunci trebuie s
existe un mecanism care s rspund de acest control particular de stare, n mod independent i
fr a afecta alte elemente din cadrul sistemului sau alte subsisteme.
De exemplu, dac nivelul stocului unui reper iese din limitele (de control) normale,
atunci o persoan/main trebuie s fie capabil s readuc nivelul n limitele normale fr a
afecta celelalte repere. Acest lucru se poate realiza dac sistemul a fost proiectat astfel nct s
fie posibil luarea unor decizii privind fluxul de materiale i s existe responsabilitatea lurii
unor astfel de decizii.
Sistemele care funcioneaz pe baza unei conexiuni de tip feed-forward presupun o
monitorizare i o cuantificare permanent a intrrilor n sistem i a activitii acestora. Pentru
aceasta n arhitectura lor este inclus un bloc de monitorizare-predicie care are un rol predictiv n
asistarea i funcionarea sistemului (fig. 2.13).

SISTEM
Procese
productive
Bloc de
reglare
Norme
Standarde
Criterii
Bloc de
monitorizare-
predictie
Input
Output
Date/Inf
Cuantificari
(Indicatori)
Decizii de
corectare
Predictii
Analize-
Comparatii


Fig. 2.13 - Schema de control anticipativ (feed-forward)

Informaiile despre intrrile n sistem i datele obinute prin cuantificarea activitii
sistemului sunt recepionate de subsistemul de monitorizare-predicie care pe baza lor
elaboreaz predicii referitoare la output-ul sistemului pe perioade viitoare. Prediciile rezultate
sunt preluate de blocul de reglare, care pe baza unor analize i comparaii efectuate n raport cu
unele norme, standarde, criterii specifice activitii sistemului, elaboreaz decizii de corectare a
parametrilor de funcionare a sistemului atunci cnd aceste comparaii indic o posibil abatere
semnificativ. n felul acesta, prin punerea n valoare a posibilitilor de control-reglare
anticipativ a buclelor feed-forward se poate ajunge la mbuntirea sensibil a performanelor
sistemului.
37
Ca exemple de subsisteme care funcioneaz folosind conexiuni de tip feed-forward
pentru control-reglare putem meniona activitile subsistemului de marketing i de prospectare
a pieei n vederea planificrii produciei, subsistemul de aprovizionare-desfacere, subsistemul
de gestiune a stocurilor etc.


2.5. Proprieti generale i specifice ale sistemelor

Cunoaterea proprietilor generale i specifice ale sistemelor este deosebit de util n
analiza sistemelor n fazele de investigare, analiz, modelare i proiectare a noului sistem.
Urmtoarele proprieti caracterizeaz majoritatea sistemelor, inclusiv sistemele cibernetice.
I. Proprietile externe sunt generate de relaiile sistemului cu mediul avnd n vedere
caracterul netrivial al intrrilor i ieirilor.
1. Dinamicitatea sistemelor este o proprietate general a sistemelor n care timpul
reprezint un parametru de baz care surprinde transformrile ce au loc n interiorul sistemului
precum i pe cele care au loc ntre sistem i mediul su. Fiecare sistem (subsistem) are un timp
interior care i este specific i care este privit ca un timp invariant (timpul tehnologic, timpul
economic), n raport cu natura proceselor, fenomenelor i a conexiunilor interne i externe care
l caracterizeaz. Dup valorile pe care le ia variabila timp, se pot evidenia:
a) Sisteme discrete n care cunoaterea strii sistemului poate fi realizat la momente
discrete n timp, precizate cu un pas dat. Modelele sistemelor discrete sunt utilizate pe
calculator, n rezolvri numerice i pentru efectuarea unor analize periodice ale variabilelor de
stare. Testarea variabilei de stare (starea utilajului, a stocului etc.) se face la anumite intervale
(momente) de timp.
b) Sisteme continue a cror modele sunt mai apropiate de realitate i sunt folosite pentru
diferite studii calitative. Majoritatea sistemelor tehnice sunt sisteme continue. Un sistem descris
de modelul y = F(K, L; t) nu este un model dinamic numai prin simpla ataare a variabilei "t", ci
trebuie s aib o ecuaie de evoluie a variabilei de stare K
t
a crei semnificaie poate s fie
valoarea echipamentelor, utilajelor, existente ntr-un sistem productiv la momentul "t", ca de
exemplu:

K
t+1
= K
t
- K
t
+ PF
t
,
unde:
= coeficient de scoatere din funcie;
PF
t
= f(I
t
, I
t-1
, I
t-2
, ...) punerea n funciune la momentul "t" prin investiii anterioare.
2. Caracterul deschis/parial deschis al sistemelor: un sistem care are legturi cu
mediul prin cel puin o intrare i o ieire este considerat un sistem deschis, n timp ce absena
uneia din legturi (de intrare sau de ieire) determin caracterul parial-deschis al acestuia. n
absena ambelor legturi cu mediul, sistemul este izolat. Aceast proprietate caracteristic face
o distincie clar ntre sistemele biologice i cele economice care putndu-se organiza i sporesc
ordinea interioar i prin urmare i micoreaz entropia pe baza schimbului permanent de
substan, energie, informaii cu mediul lor. O cale de reducere a entropiei unui sistem
economic este de a reduce entropia din fiecare subsistem i/sau entropia legturilor dintre
subsisteme.
De exemplu, reducerea entropiei de legtur ntr-un sistem productiv se poate realiza
prin introducerea unor sisteme de lucru pe band sau n flux, iar n sistemele informatice prin
plasarea unor terminale n puncte importante de producere i culegere a informaiilor.

38
ntre gradul de organizare al unui sistem i nivelul entropiei exist o legtur direct:
sistemul economic este evolutiv i are tendina s-i creasc entropia dac nu este bine
organizat. Creterea strii entropice poate fi cauzat de introducerea progresului tehnic dac
personalul nu a fost instruit pentru a face fa noilor tehnologii, sau dac sistemul este complex
i controlul nu este bine organizat. De asemenea, exist o legtur direct ntre calitatea
deciziei i nivelul entropic al sistemului. n cazul sistemelor cibernetice i a celor cu
autonvare exist posibilitatea adoptrii unor decizii n funcie de caracterul dinamic al
sistemului i de entropia introdus de acestea. Este deci important i necesar ca informaiile
care stau la baza fundamentrii deciziilor s fie culese din punctele cu cea mai mic entropie.
Astfel, n unitile productive, terminalele trebuie amplasate n punctele n care au loc
transformri importante ale procesului de producie i n acelai timp, n care entropia este
minim, iar n unitile comerciale amplasarea acestora trebuie s se fac n punctele de
desfacere i la personalul de conducere care administreaz reelele de magazine.
3. Complexitatea sistemelor este o proprietate general care are un caracter obiectiv ce
ine de specificitatea sistemului analizat i unul subiectiv, generat de raportarea observatorului la
sistemul investigat, de felul n care analistul investigheaz acel sistem. Complexitatea poate fi
definit n funcie de un ansamblu de cauze i factori, cum ar fi:
numrul de elemente (subsisteme) componente;
comportamentul nedeterminist al subsistemelor componente;
posibilitatea de a rspunde unor perturbaii nedeterministe (interne/din mediu);
orientarea sistemelor spre realizarea unor multitudini de scopuri, concurente sau
chiar contradictorii.
4. Caracterul aleator al sistemelor: aceast proprietate este determinat de modalitatea
prin care un sistem i alege dintr-o mulime de stri posibile, o anumit stare. Alegerea unei
stri pentru evoluia sistemului depinde de structura sa intern, de obiectivele sale, de natura
interaciunilor interne i externe, de turbulena factorilor de mediu, de deciziile anterioare luate
pentru conducerea sa etc. Caracterul aleator este specific sistemelor de stocare, de ateptare, de
producie, de informare etc. n care intrrile n sistem, procesele/prelucrrile i ieirile din sistem
urmeaz diverse legi statistice (Poisson, exponeniale, normale etc.).
5. Autoreglarea, exprim capacitatea unui sistem de a reaciona cu mijloace proprii la
perturbaiile interne sau la cele din mediu. Aceast proprietate este caracteristic sistemelor
cibernetice care au n componena lor un sistem efector/activ (de exemplu, un sistem productiv
care transform un set de resurse n produse finite) i un bloc de reglare care poate fi un
subsistem al su (subsistemul de gestiune a calitii, financiar-contabil) sau un subsistem din
mediul su (piaa).
Astfel, pentru o ntreprindere, piaa reprezint blocul de reglare care asigur analiza
informaiilor i compararea parametrilor privind activitatea de producie i desfacere a
produselor, cu cei standard. Existena unor abateri semnificative conduce la generarea unor
decizii de reglare care acioneaz asupra intrrilor sistemului, producnd modificri de natur
material, energetic, informaional-decizional i care tind, n timp, la apropierea ieirilor
efective de cele standard.
6. O alt proprietate definitorie pentru sistemele cu autoreglare, o reprezint caracterul
informaional-decizional al acestora. Informaia reprezint elementul de baz al oricrui
proces de conducere indiferent de arhitectura sistemului. Complexitatea i diversitatea mediului
n care acioneaz agenii economici genereaz probleme a cror soluionare necesit elaborarea
i luarea unor decizii adecvate. Procesul decizional este o succesiune de cicluri procedurale,
fiecare avnd trei componente principale: decizia, aciunea i efectul (consecina). n cadrul
procesului decizional se pot evidenia att elemente raionale ct i elemente influenate de
rutin, de intuiie, de hazard, precum i de comportamentul decizional individual sau colectiv.
39
Ca form rafinat a informaiei, decizia reprezint opiunea pentru o anumit variant de aciune
(strategii, politici) din mai multe alternative posibile, care corespunde cel mai bine obiectivului
sistemului (scopului dorit).
n practica economic exist o mare diversitate de procese decizionale fiecare coninnd
cinci tipuri de activiti: ntmpltoare (bazate pe informaii culese nesistematic i pe reacii
spontane ale decidenilor presai de timp sau supui unui stres puternic), pe baz de rutin (n
cazul repetrii unor situaii decizionale similare sau a existenei unor analogii puternice cu cele
din trecut), pe baz de intuiie, pe baz de paradigme (prin utilizarea unor modele decizionale
eficiente), precum i pe baz de analiz sistemic, modelare i previziune (cele mai evoluate).
Analiza de sistem trebuie s porneasc de la situaia informaional-decizional a
sistemului existent i prin metodologiile specifice s o mbunteasc, acesta fiind de fapt un
obiectiv important al proiectului de sistem ce trebuie elaborat.
7. Caracterul antientropic al sistemelor cu structur cibernetic este legat n special de
posibilitatea perfecionrii conducerii i a reducerii gradului de dezorganizare intern a
sistemelor deschise prin ameliorarea proprietilor structurale i a celor informaional-
decizionale precum i prin intensificarea schimbului de informaii i a tranzaciilor cu mediul.

II. Proprieti structural-comportamentale i funcionale interne ale sistemelor
Aceste proprieti depind att de structura ct i de natura relaiilor, a
intercondiionrilor dintre subsistemele ce formeaz sistemul.
1. Accesibilitatea unei stri x
k
presupune existena unei intrri u
k
(x
o
,) pe intervalul
(t
o
,) care conduce sistemul din starea x
o
n starea x
k
. Detectabilitatea unei ieiri y
j
din starea x
k

este dualul acestui concept, i presupune obinerea unui output y
j
pornind de la starea x
k
.
2. Observabilitatea este proprietatea prin care, cunoscnd mrimile de intrare i de
ieire, se poate deduce succesiunea de stri (sau o parte din ele) prin care a trecut sistemul.
Cunoaterea strilor prin care a trecut sistemul se poate face:
cu ajutorul modelului, cunoscnd structura sistemului i interconexiunile sale;
cu ajutorul sistemului de urmrire, prin cunoaterea nivelului real al tuturor
parametrilor. Sistemul de urmrire trebuie astfel proiectat i implementat nct s
transmit att strile semnificative ct i pe cele rezultate n urma unor perturbaii.
De aceeea, intervalele i momentele de culegere i transmitere a datelor trebuie
alese astfel nct s asigure compatibilitate ntre observabilitatea dat prin model i
cea furnizat prin sistemul de urmrire. De asemenea, este necesar o corelare ntre
momentele de actualizare a datelor modelului i procesele ce au loc n sistem.
3. Controlabilitatea sistemului i a strilor: cunoscnd intrrile sau comenzile i
starea la un moment dat, se poate genera starea sistemului la momentul urmtor (toate ieirile
sau o parte din acestea). Un sistem este global controlabil dac exist pentru fiecare ieire o
clas de funcii de intrare ce genereaz aceast ieire. Cnd anumite ieiri nu pot fi determinate
aplicnd funcia de intrare sau comenzile admisibile, sistemul este parial controlabil.
4. Sensibilitatea, se refer la posibilitatea pe care o au componentele vectorului de stare
de a rspunde sau nu la anumite modificri ale intrrilor. Aceast proprietate este foarte
important pentru sistemele de conducere, care vor avea performane superioare cu ct
sensibilitatea lor este mai mare, existnd posibilitatea influenrii strilor prin comenzi.
Sensibilitatea poate fi mrit cu ajutorul unor tehnici de proiectare a sistemului de conducere.
5. Stabilitatea, reprezint proprietatea unui sistem de a reveni la o stare de echilibru,
avnd acelai set de valori ale vectorului de stare pe o perioad de timp, dup ce s-a nlturat
cauza intern (extern). Aceast proprietate face ca, la variaii mari ale intrrilor s corespund
variaii mici ale ieirilor. Dac un sistem, n evoluia sa, sufer o perturbaie, el iese din starea de
echilibru specific momentului respectiv, trecnd n timp la o alt stare, diferit de cea iniial.
40
Astfel, o investiie modific starea de echilibru existent, nscriind sistemul pe o
traiectorie de cretere. Dup o perioad de timp n care investiia este asimilat i pus n
funciune are loc un proces de refacere a strii de echilibru care va fi diferit de cea anterioar.
De fapt, sistemul se afl ntr-o stare de echilibru dinamic, care reprezint succesiuni ale unor
stri de echilibru statice.
6. Adaptabilitatea este proprietatea prin care sistemele rspund prin anumite ieiri la
anumite intrri date. Modificarea structurii interne a unor sisteme n contextul dat de aceast
proprietate se numete autoadaptabilitate.
7. Compozabilitatea i decompozabilitatea se refer la proprietatea unui sistem de a se
compune dintr-un numr finit de subsisteme i respectiv, de a se descompune n acelai mod.
Decompozabilitatea st la baza analizei de sistem, iar compozabilitatea la proiectarea noului
sistem. Aceste dou proprieti sunt eseniale n analiza i sinteza sistemelor.
8. Structurabilitatea definete necesitatea ca orice sistem s aib o mulime de
elemente componente intercorelate, deci o structur specific. Un sistem i menine structura ca
expresie a meninerii naturii calitative a sistemului (sisteme invariante structural). n cazul n
care sistemele rspund diferit prin valorile luate de strile lor n raport cu intrrile (comenzile) i
i modific structura n timp, avem sisteme variante structural.
9. Finitudinea este proprietatea sistemelor de a fi finite, n sensul c sistemele reale au
spaiile intrrilor, ieirilor i a strilor finite.
Utilizarea acestor proprieti n analiza de sistem permite definirea conceptual a unor
categorii de sisteme i alctuirea pe aceast baz a unor tipologii structurale i funcionale a
sistemelor.


2.6. Tipologii structurale i funcionale ale sistemelor

Un sistem ale crui procese i subsisteme nu sunt definite deoarece obiectivul cercetrii
nu necesit acest lucru, este numit sistem black-box. Pentru majoritatea sistemelor este ns
necesar s se identifice i s se defineasc procesele care au loc i semnificaia caracteristicilor
fiecruia. Un sistem poate s fie analizat n raport cu mediul su, cu caracterul activitilor
desfurate, cu natura conexiunilor, cu complexitatea sa, cu nivelul de predictibilitate etc.
a) Din punct de vedere al caracterului activitilor desfurate putem defini o prim
tipologie a sistemelor: sisteme deterministe i sisteme probabiliste (stochastice).
Un sistem determinist opereaz n conformitate cu un set de reguli bine precizate,
comportamentul su viitor putnd fi corect previzionat dac starea sa curent i caracteristicile
operaionale sunt cunoscute cu precizie.
De exemplu, sistemele mecanice, utilajele, echipamentele, instalaiile, programele pe
calculator etc. sunt sisteme deterministe al cror comportament se poate previziona.
Sistemele economice, inclusiv cele de afaceri, au un comportament nedeterminist,
generat de probabilitatea producerii unor evenimente perturbatoare interne (aprovizionare
neritmic, cderi ale utilajelor sau instalaiilor, revendicri ale salariailor etc.) sau a unora
externe (reducerea unor segmente de pia, apariia unor noi competitori, fluctuaii puternice ale
cererii etc.).
Un sistem probabilist este controlat de ansa evenimentelor de a se produce,
comportamentul su fiind dificil de previzionat datorit perturbaiilor aleatoare interne i din
mediu, la care este supus. Cnd sunt investigate astfel de sisteme nu exist certitudinea c
anumite ieiri vor putea fi obinute din intrri specifice i este dificil de precizat evenimentele
care se vor produce precum i influena acestora asupra proceselor interne.
41
b) Din punct de vedere al structurii comportamentale a conexiunilor interne se pot
evidenia sisteme cu structur deschis i sisteme cu structur nchis. Sistemele cu
structur deschis pun n eviden dependena funcional dintre intrri i ieiri (u y), precum
i influena perturbaiilor externe () asupra activitilor de baz (figura 2.14).
S
2
S
1
u d
y


Fig. 2.14 - Sisteme cu structur deschis

n astfel de sisteme exist un subsistem informaional (S
2
) care recepioneaz intrrile generale
(u) i produce o mrime informaional/decizie (d) cu care, mpreun cu perturbaiile externe
(), influeneaz subsistemul principal (S
1
), care produce ieirea general a sistemului (y).
Sistemele cu structur nchis pun n eviden, pe lng dependena funcional dintre
variabilele de ieire i cele de intrare (u y), conexiunea invers prin care intrrile sunt
influenate de natura ieirilor (y u). Dac aceast conexiune este prelucrat de unul sau mai
multe subsisteme nainte de a influena direct intrarea, suntem n cazul sistemelor cu reacie, a
cror structur general este ilustrat n figura 2.15.
S
1
S
2
S
3
u d y
z


Fig. 2.15 - Sistem cu structur nchis (cu reacie)

n sistemele cu reacie exist trei subsisteme distincte din punct de vedere funcional:
un subsistem de baz/activ (S
1
), care genereaz ieirea general a sistemului (y) pe
baza unor comenzi i decizii primite la intrare;
un subsistem de comand (S
2
), care recepioneaz intrarea general n sistem (u),
primete intrarea de reacie (z) i pe baza unor proceduri decizionale elaboreaz
decizia (d) destinat reglrii activitii subsistemului de baz;
un subsistem de reacie (S
3
), care colecteaz informaiile privind ieirea sistemului
(y), le prelucreaz i le transmite, sub forma variabilei z, subsistemului de comand.
Cnd ntr-un sistem nchis lipsete blocul S
3
, conectarea dintre ieire i intrare
devine direct i rezult un sistem automat.
42
Fiecare din cele dou tipuri de sisteme structurale (cu reacie, automat) poate avea, n
funcie de modalitatea concret n care subsistemul de comand (S
2
) compune conexiunea
invers cu intrarea n sistem, un comportament aditiv, multiplicativ (liniar, neliniar), un
comportament strategic global etc.
Aceste clase de sisteme deduse pe baza proprietii de structurabilitate dau posibilitatea
explicriii modului de funcionare a majoritii sistemelor din economie, tehnic, societate etc.
c) O alt tipologie poate fi obinut pe baza existenei proprietii de adaptabilitate a
sistemelor la mediu, caz n care putem evidenia sisteme neadaptive (convenionale),
caracterizate prin lipsa acestei proprieti, respectiv sisteme adaptive care la rndul lor pot avea
structur deschis sau structur nchis.
Sistemele adaptive au n componena lor un subsistem principal (S
1
), care poate fi cu
reacie, automat, cu structur nchis sau deschis, precum i un sistem de adaptare (S
2
), care
poate fi o entitate (bloc) de natur informaional avnd ca intrare vectorul criteriilor de adaptare
(C) i perturbaiile (
2
), iar ca ieire un vector de adaptare (A). Pentru subsistemul activ S
1
,
input-ul este format din compunerea vectorului de adaptare (A) cu vectorul de intrare (u), la care
se adaug influena perturbaiilor din mediu (
1
), iar output-ul su poate fi exprimat printr-o
funcie de adaptare de forma,

y = f
a
(u A)

Un astfel de sistem adaptiv cu structur deschis este specific sistemelor de conducere n
care decizia pe care o ia subsistemul de baz depinde de o mulime de criterii de decizie.
Sistemele adaptive cu structur nchis se deosebesc de cele cu structur deschis prin existena
unei conexiuni inverse prin care funcia de adaptare impune subsistemului de adaptare, pe baza
informaiilor asupra ieirii subsistemului de baz, s produc la ieire vectorul variabilelor de
adaptare (A) ca input pentru S
1
(fig. 2.16).


S
2
S
1
A
u
y
C
2
1


Fig. 2.16 - Sistem adaptiv cu structur nchis

n funcie de criteriile de adaptare utilizate, putem evidenia sisteme adaptive
convenionale, n care criteriile au o valoare fixat i sisteme optimale, n care criteriile
reprezint un obiectiv de optimizat. Aceste sisteme pot fi adaptive la intrri, atunci cnd i pot
realiza funcia de adaptare la mediu doar prin modificarea input-urilor, sau adaptive prin
structur, atunci cnd adaptarea la mediu este realizabil prin modificarea structurii
organizatorice, tehnologice, informaional-decizionale, de management etc.
43
d) O alt tipologie poate fi stabilit dup funcionalitatea intern i extern a
sistemelor, care se refer la corelaiile necesare ce trebuie s existe ntre subsistemele
componente i ntre acestea i mediul lor, n vederea atingerii obiectivelor stabilite. Din punct de
vedere al funcionalitii se pot evidenia sisteme concentrate, n care subsistemele componente
pot avea funcionaliti identice sau complementare n vederea atingerii unui scop unic i
sisteme distribuite, alctuite din subsisteme cu funcionaliti distincte care urmresc obiective
proprii, precise, dar care alctuiesc elemente (subobiective) ale unui obiectiv global (mai
general).
e) O tipologie distinct poate fi stabilit n funcie de urmtoarele tipuri de
conexiuni:
conexiuni de interaciune: sunt cele mai frecvent ntlnite tipuri de legturi i au
proprietatea de a se menine relativ stabile o perioad mai lung de timp, pstrndu-
i direcionarea la apariia sau dispariia unor elemente componente fr ca s
afecteze interaciunile dintre celelalte componente. Aceste conexiuni pot fi de
natur material, energetic, financiar, informaional, uman etc i corespunztor
felului lor, n sistemul respectiv coexist structuri de acelai tip;
conexiuni de generare: au un caracter temporar i apar n cazul n care dou sau
mai multe subsisteme interacioneaz n vederea realizrii unui obiectiv comun sau
a unui nou subsistem ncorporat n structura sistemului de referin (de exemplu,
cooperarea mai multor firme la realizarea unui proiect complex);
conexiunile de dezvoltare: sunt un caz particular al conexiunilor de generare i ele
implic schimbri eseniale, de ordin calitativ, n structura sistemului. Aceste
conexiuni sunt mai stabile i acioneaz pe perioade mai lungi dect cele de
generare i din acest motiv necesit metode i tehnici de investigare prospective ale
sistemului;
conexiuni funcionale: au caracter informaional i apar atunci cnd exist o
corelaie ntre subsistemele care ndeplinesc funciile proprii i care la rndul lor
reprezint condiiile de realizare a funciei ntregului sistem. De exemplu,
subsistemele unei ntreprinderi, prin funciile lor specifice contribuie la realizarea
funciei ntreprinderii (satisfacerea unei cereri pe pia). Corelarea subsistemelor se
face prin planul de fabricaie i regulamentul de organizare i funcionare care
specific coordonarea i subordonarea subsistemelor;
conexiuni de transformare: sunt un caz particular al celor de funcionare i au n
vedere aducerea unora din subsistemele componente dintr-o stare iniial ntr-o stare
final specific, dat sau nu. n acest caz subsistemele nu mai au funcionaliti
diferite, ele urmrind atingerea aceluiai obiectiv. n procesul de transformare aceste
conexiuni nu mai au un caracter stabil, ele depinznd de etapele procesului de
transformare i de o serie de restricii specifice sistemului;
conexiuni decizionale: au un caracter complex, fiind o combinaie a conexiunilor
de dezvoltare i a celor funcionale i se materializeaz pe baza unor principii,
metode sau modele de conducere. Aceste conexiuni sunt stabile pe perioada n care
se urmrete atingerea obiectivului i studierea lor este esenial pentru definirea
structurii informaional-decizionale a sistemului.

Pe baza acestor conexiuni, n analiza i proiectarea sistemelor se pot evidenia, n raport
cu structura lor, sisteme cu structur informaional-decizional ierarhic, neierarhic i
mixt.


44
Sistemele cu structur ierarhic sunt organizate din punct de vedere informaional-
decizional pe mai multe nivele ierarhice, subsistemele componente alctuind o arborescen.
Conexiunile specifice acestei structuri vizeaz legturile n ambele sensuri existente ntre
subsistemele de pe nivelele superioare cu cele de pe nivelele inferioare. ntre subsistemele de pe
acelai nivel exist doar legturi de informare (fig. 2.17).



S
1
S
2
S'
2
S''
2
S
3
S'
3
S''
3


Fig. 2.17 - Sistem cu structur ierarhic


Sistemele cu structur informaional-decizional neierarhic nu pot fi reprezentate
ca o arborescen, subsistemele componente fiind conectate direct sub form de reea (fig. 2.18).



S
1
S
2
S
3
S
4
S
5



Fig. 2.18 - Sistem cu structur neierarhic


Sistemele cu structur mixt sunt bazate pe reprezentarea arborescent i sunt alctuite
din subsisteme organizate pe nivele ierarhice, iar subsistemele aferente fiecrui nivel pot fi
formate din elemente aflate n structur neierarhic (fig. 2.19).

45

S
1
S
21
S
22
S
23
S
2
S'
21
S'
22
S'
23
S'
24
S'
2
S
3
S'
3
S''
3


Fig. 2.19 - Sistem cu structur mixt


Conceptele prezentate sunt deosebit de utile n analiza sistemelor i constituie elemente
de baz ale limbajului specific utilizat de analist n procesul de investigare, modelare i
proiectare a sistemelor economice.


2.7. Analiza structural i analiza funcional n proiectarea
sistemelor economice

Sinteza sistemelor are ca scop realizarea unor sisteme care trebuie s ndeplineasc o
serie de proprieti determinate aprioric. n timp ce analiza de sistem se refer la sisteme reale
existente, sinteza sistemelor se ocup de sisteme realizabile care pot fi transformate n sisteme
reale ntr-un viitor apropiat. n funcie de tipologia sistemelor prezentat anterior se disting dou
grupe de metode ale analizei de sistem: analiza structural i analiza funcional.

a) Analiza structural se bazeaz pe cercetarea detaliat a structurii sistemului, pe
analiza elementelor componente i a conexiunilor interne, fr s aib n vedere funciile
sistemului analizat.
Analiza structural urmrete realizarea urmtoarelor obiective:
definirea n cadrul sistemului global a subsistemelor componente;
stabilirea interaciunilor dintre subsistemele identificate i a rolului acestora n
cadrul structurii;
determinarea relaiilor de dominan i interdependen structural;
stabilirea factorilor care cauzeaz modificrile structurale i determinarea efectelor
acestora asupra diferitelor tipuri de structuri de sistem, precum i asupra
obiectivelor urmrite.

Analiza structural pornete de la o ordonare a structurii n raport cu o serie de criterii
cum ar fi: natura conexiunilor, evoluia n timp a structurii (dinamica structural),
funcionalitatea i rolul structurii fiecrui subsistem n cadrul sistemului analizat.


46
b) Analiza funcional se concentreaz n special asupra funcionalitii globale a
sistemului analizat, evideniind fiecare funcie n parte i fcnd abstracie de structura intern a
acestuia. n cadrul acestui tip de analiz se apeleaz la tehnici de descompunere a sistemului n
subsisteme dup funciile realizate, sau la gruparea lor dup o anumit funcie utiliznd tehnici
de "cluster analysis" care permit reducerea numrului de interfee (conexiuni) ntre subsisteme.
Analiza tipologic pe funciuni i departamente ale firmelor se poate realiza pe diferite
nivele (organizaia ca un ntreg, investiii, producie, aprovizionare-desfacere, financiar,
personal) i presupune efectuarea urmtoarei succesiuni de activiti prioritare:
elaborarea unei liste cu problemele prioritare ale nivelului analizat;
stabilirea criteriilor de alegere a soluiilor;
selectarea soluiilor posibile;
adoptarea deciziei de restructurare la nivelul organizaiei generale.
Avnd n vedere obiectivele specifice urmrite n cadrul analizei, metodele analizei de
sistem pot fi orientate ctre analiza structural i, respectiv ctre analiza funcional, analistului
revenindu-i sarcina slectrii tipului corespunztor de analiz.


2.8. Rolul analistului de sistem

Managerul i analistul de sistem sunt interesai n descompunerea organizaiei ntr-un
numr de subsisteme, fiecare avnd frontiere proprii i interfee distincte cu celelalte
subsisteme. Fiecare subsistem poate s fie integrat ntr-un sistem mai larg n conformitate cu
obiectivele globale ale sistemului. Analistul de sistem urmrete, pe baza unui studiu preliminar
al sistemului respectiv, includerea sa ntr-un anumit clas (tipologie) pentru a facilita
investigarea proprietilor sale specifice. Este sarcina analistului de a identifica graniele
sistemului n raport cu obiectivele sale i cu scopul analizei, de a evidenia subsistemele
componente, conexiunile dintre ele, precum i interaciunile dinamice ale sistemului cu mediul
su.
Analistul trebuie s cuantifice conexiunile externe ale sistemului cu mediul su (intrri,
ieiri), s defineasc mecanismul de control i reglare a sistemului i s asigure o funcionalitate
normal a sistemului n conformitate cu normele, standardele, programul de activiti etc. n
efectuarea analizei i n descrierea sistemului, analistul trebuie s in cont de necesitatea
creterii eficienei i a performanelor sistemului n atingerea obiectivelor, precum i de
posibilitile de adaptare i de autonvare ale modelului ce simuleaz sistemul.
n cadrul analizei de sistem, analistul trebuie s urmreasc realizarea urmtoarelor
obiective generale:
descrierea structurii i funcionalitii sistemului i a subsistemelor componente n
corelaie cu celelalte sisteme din mediul su n scopul cunoaterii proprietilor
generale i specifice, a caracteristicilor i a obiectivelor prezente i de perspectiv
ale acestora;
stabilirea celor mai accesibile modaliti practice, din punct de vedere al
beneficiarului, de mbuntire a structurii i/sau funcionalitii unor subsisteme
astfel nct pe ansamblul sistemului, acestea s-i ating obiectivele proprii mai
eficient dect pn atunci;
proiectarea i realizarea unor subsisteme noi i includerea acestora n sistemul
global existent (prin tehnici de sintez a sistemelor) n scopul creterii posibilitilor
acestuia de a-i atinge mai eficient obiectivele.

47

Analistul de sistem este preocupat i de comportamentul organizaiei care este deosebit
de complex, acesta trebuind s rezolve att conflictele de obiective care apar ntre subsisteme
(deoarece obiectivele subsistemelor pot fi n competiie i chiar contradictorii), ct i conflictele
de interese care apar ntre participanii la analiz i proiectare.
Un alt obiectiv important este de a face sistemul astfel nct s se poat adapta mediului
su. Acest lucru se poate realiza cu ajutorul sistemelor feed-back i feed-forward. n anumite
situaii se pot folosi i sisteme cu control preventiv, care sunt o parte intern a procesului i
cuprind politici i proceduri care constituie o component a sistemului de baz, n sensul c ele
exercit o msur a controlului intern (de exemplu, sistemul de control contabil).
Sistemele trebuie s fie proiectate astfel nct s fie flexibile i s le creasc
disponibilitatea i posibilitile de a nva i de a se adapta rapid la influenele factorilor
perturbatori din mediu.
48
CAPITOLUL III

Procesul de investigare a sistemului actual

Odat cu creterea dinamismului i a complexitii structural-funcionale a
ntreprinderilor i a mediului acestora, a amplificrii competenelor n utilizarea prghiilor
economice, corespunztoare unei economii de pia, sporete i lupta acerb pentru
supravieuire. n acest context o preocupare major a managerilor o constituie investigarea i
analiza sistemelor pe care le conduc, n vederea diagnosticrii rapide i precise a situaiei
existente, a evidenierii fenomenelor negative care se produc, precum i pentru adoptarea
msurilor i a deciziilor corespunztoare, n scopul creterii performanelor i a meninerii
sistemelor ntr-o permanent stare de competitivitate.


3.1. Rolul i obiectivele procesului de investigare n analiza de sistem

Un sistem informaional este asemntor oricrui alt sistem care se maturizeaz
nvnd, se dezvolt, se ntreine i se apr printr-o varietate de subsisteme specializate.
Obiectivele sistemului informaional sunt de a face informaiile disponibile la momentul i
locul oportun, pentru oameni potrivii, ntr-un mod corespunztor i la un cost convenabil. n
acest scop, sistemul informaional trebuie s realizeze urmtoarele tipuri de funcii:
de intrare: datele trebuie culese din mediu i din cadrul organizaiei i
transformate/prelucrate dac este necesar;
de stocare: datelor trebuie s li se asigure un format adecvat n vederea unei
stocri i regsiri eficiente;
de acces: informaiile stocate trebuie s fie uor accesibile i n acelai timp
protejate de intruziuni;
de ntreinere: informaia care se pierde/degradeaz trebuie nlocuit/corectat;
de distribuire: informaia se distribuie subsistemelor corespunztoare din cadrul
organizaiei sau din mediu n schimbul altor resurse.
Ciclul de via al unui sistem informaional recicleaz din urmtoarele motive:
- schimbri n nsui sistemul informaional (lipsa unei componente, pierderi de date,
schimbri n echipamente etc);
- schimbri la utilizatorii de informaii (diversificarea cererilor de informaii ce
conduc la intensificarea proceselor i la creterea uzurii echipamentelor, schimbri n
receptivitatea utilizatorilor, apariia unor noi utilizatori sau a unui nou fel de consumatori);
- schimbri n mediul sistemului informaional (satisfacerea unor noi cerine, creterea
competiiei, lipsa unor fonduri pentru dezvoltarea sistemului informaional, schimbri n
strategia corporaiei din care face parte etc.);
- schimbri n natura sistemului informaional (echipament nou disponibil, nvechirea
echipamentului existent, modificarea preurilor industriale i a tendinelor din tehnologie etc);
- performane slabe ale sistemului informaional (utilizarea incorect a sistemului sau
pentru alte scopuri dect cele propuse, lipsa de experien a utilizatorilor etc).
Pentru a mbunti activitatea unui sistem trebuie mai nti s-l cunoatem, deci
trebuie s-l cercetm pentru c altfel este dificil sau chiar imposibil s-l nelegem i s putem
determina ceea ce este greit. Deoarece cheia nelegerii este cunoaterea, responsabilitatea
major a analistului este de a investiga sistemul n ncercarea de a-l cunoate i de a identifica
disfuncionalitile i cauzele care le genereaz, n vederea mbuntirii performanelor sale.
49
De exemplu, scderea volumului produciei i al vnzrilor, nerespectarea contractelor
cu furnizorii i beneficiarii, pierderea unor clieni i chiar a unor piee de desfacere, scderea
productivitii muncii, scderea calitii produselor .a., reprezint disfuncionaliti pentru o
firm productiv, cu repercursiuni negative n atingerea obiectivelor i care afecteaz totodat
imaginea firmei. Aceste disfuncionaliti pot avea drept cauze: aprovizionarea neritmic,
lipsa de motivaie a personalului, creterea nejustificat a preurilor la materiile prime, un
management ineficient, lipsa unor resurse, ineficiena operaional a unor servicii etc.
Rolul procesului de investigare a sistemului const n fotografierea situaiei
existente, n identificarea activitilor i evenimentelor relevante pentru scopul urmrit, care
s faciliteze o analiz critic a modului n care funcioneaz sistemul actual, pentru a afla ce
trebuie mbuntit, unde i cum s se fac aceste mbuntiri, n vederea elaborrii
modelelor necesare construirii proiectului logic al noului sistem.
Procesul de cunoatere a sistemului se poate realiza prin utilizarea unor tehnici
specifice, cum ar fi: investigarea preliminar, studiul de fezabilitate i investigarea detaliat.
n literatura de specialitate nu exist un consens general n ceea ce privete denumirea
exact, natura i funciile acestor tehnici, ns indiferent de terminologia folosit, investigarea
sistemului are ca obiective distincte:
determinarea naturii problemei n cadrul granielor de studiu stabilite;
oportunitatea continurii efortului de analiz i de perfecionare a funcionrii
sistemului (eficacitatea costului);
stabilirea caracteristicilor i a obiectivelor sistemului, a funciilor sale i a naturii
relaiilor cu mediul su.
Investigarea preliminar a sistemului, n sensul c un efort lrgit pentru colectarea
datelor se amn pn la momentul definirii i evalurii unor aspecte importante ale analizei
sistemului, are ca obiective de baz:
definirea problemelor i a oportunitilor;
schiarea direciilor generale de proiectare structural-funcional a sistemului;
stabilirea granielor procesului de investigare i analiz;
evaluarea cerinelor de studiu suplimentar i recomandarea modului de continuare.
Dac problemele analizate sunt relativ cunoscute, atunci se poate continua cu
realizarea unui studiu de fezabilitate. n mod frecvent ns, analiza se continu cu
investigarea detaliat, aspectele de fezabilitate fiind abordate mai trziu. Investigarea
preliminar se finalizeaz cu o diagram de structur a obiectivelor.
Investigarea detaliat este destinat colectrii datelor necesare completrii diagramei
de structur conceput n investigaia preliminar, n scopul definirii proiectului final al
sistemului. Se culeg date att pentru sistemul existent i mediul su, ct i pentru noul sistem
propus i mediul acestuia. Investigaia detaliat continu pn cnd graficul de structur este
complet i sunt disponibile toate informaiile necesare proiectrii logice i fizice a sistemului.
Investigarea detaliat poate fi fcut adeseori avnd n vedere un prototip al
sistemului, definit n funcie de cerinele de baz ale utilizatorilor. Prototipul este o
tehnologie relativ recent de perfecionare progresiv a output-ului, care presupune analiza
fiecrui output i realizarea modificrilor necesare prin care s fie satisfcute ct mai bine
cerinele utilizatorilor. Prin utilizarea prototipului se evit culegerea datelor tradiionale,
aceasta limitndu-se la explicaii/comentarii i la decizii de proiectare privind fiecare proiect
care urmeaz i care se rafineaz iterativ, n funcie de obiectivele de dezvoltare i
perfecionare ale sistemului existent. n felul acesta prototipul servete la dezvoltarea rapid a
unor aplicaii i la formarea unor baze de cunotine pentru proiectarea sistemelor.
n esen, scopul investigaiei detaliate este de a colecta informaii n profunzime
despre funciile actuale sau propuse ale sistemului informaional-decizional, pe baza
obiectivelor detaliate n investigarea preliminar.
50
Studiul de fezabilitate se bazeaz pe o abordare inginereasc de rezolvare a
problemei, pe care o presupune definit, i ncearc s indice un cost i o durat pentru
fiecare variant existent de rezolvare a problemei. Soluia este de obicei o construcie bazat
pe module sau pri cunoscute, cum ar fi utilizarea facilitilor unor baze de date i a unui
generator de rapoarte, care faciliteaz estimarea costului de realizare a fiecrei variante prin
compararea cu soluiile anterioare acceptate pentru probleme similare.
Studiul de fezabilitate presupune existena mai multor variante de soluionare a
problemei, din care se va alege o variant de realizare a proiectului de sistem pe baza unor
factori de fezabilitate (realizabilitate), cum sunt:
fezabilitatea temporal a proiectului, n sensul de a avea suficient timp disponibil
pentru a asambla programul de realizare a variantei de proiect selectat;
fezabilitatea tehnic, n sensul de a avea disponibile calificrile i tehnologiile
necesare pentru realizarea proiectului;
fezabilitatea economic, n sensul de a avea resurse financiare suficiente pentru
construirea i punerea n funciune a proiectului.
Studiile de fezabilitate sunt mai valoroase cnd problemele i oportunitile sunt bine
nelese i cunoscute, altfel prognosticarea fezabilitii dup aceti factori devine incert i
riscant. O propunere de proiect dup ce a fost testat i acceptat preferenial altor
alternative, va fi evaluat mai n detaliu n cadrul studiului de fezabilitate.
Scopul studiului de fezabilitate este de a evalua un proiect n funcie de gradul de
satisfacere a cerinelor utilizatorilor, de eficiena folosirii resurselor implicate i de impactul
produs de implementarea noului sistem asupra performanelor unitii beneficiare.
Fiecare tip de investigare se finalizeaz cu rapoarte specifice care au un rol important
n prezentarea unor imagini ct mai reale despre sistemul analizat pentru cei implicai, din
interiorul sau din afara sistemului, n analiza i proiectarea noului sistem.


3.2. Etapele procesului de investigare

Cu excepia celor care fac parte din sistem este practic imposibil ca cineva s obin
cunotine sau informaii directe, nemijlocite, despre elementele i relaiile sistemului. Pe de
alt parte, din interiorul sistemului este dificil specificarea exact a obiectivelor sistemului.
n fiecare caz, cunoaterea se obine n mod indirect prin examinarea sistematic a
experienelor, a practicii relevante privind sistemul i mediul su. Examinarea sistematic
implic faptul c metodele analistului pentru observarea sistemului trebuie s fie obiective,
repetabile i fr contradicii. n felul acesta, dac analistul examineaz n mod sistematic
aceeai cale, dar cu alte metode, trebuie s obin aceleai rezultate.
n procesul de investigare, analistul trebuie s considere toate experienele relevante
ale sistemului i mediului su, iar investigaia analistului trebuie s se bazeze pe cunoaterea
experienei personalului care ncearc s realizeze obiectivele propuse ale organizaiei. Pe
baza metodelor de observare aplicate experienelor relevante rezult un set de fapte
importante referitoare la evoluia sistemului. Cunoaterea apare din examinarea acestor fapte
care stau la baza elaborrii unor modele de analiz a sistemului.
Lucrnd din afara sistemului, analistul construiete modele ale sistemului pe baza
experienei utilizatorilor dar i a propriei cunoateri acumulate n domeniul specific (fig.3.1).
De exemplu, dac analistul tie deja cum se utilizeaz sistemul informatic pentru
aprovizionare, atunci faptul c cineva nu tie s obin o anumit situaie privind furnizorii,
arat analistului unde rmne problema n suspensie: fie nu a fost fcut instruirea persoanei
privind modul de utilizare a sistemului de programe, fie nu corespunde modul real de folosire
cu cel indicat n manualul de utilizare a sistemului informatic.
51
Modelul sistemului
Simulare
Experienta utilizatorilor
Investigatie pe teorie bazata

Fig.3.1 - Procesul de construire a modelului

Analistul trebuie s examineze i experiene care nu vizeaz direct activitatea uman
(funcionarea echipamentelor, cantitatea de materiale prelucrat, durata prelucrrii fiierelor),
dar i unele aspecte privind costurile i eficiena activitilor desfurate n organizaie.
Procesul de investigare este de tip cibernetic, n sensul c este dirijat printr-o politic
i reacioneaz la mediul su reprezentat de sistemul investigat, iar investigaia este condus
prin bucle feedback aflate ntr-un sistem cibernetic. Procesul de investigare realizeaz trei
funcii majore: detectarea/sesizarea unei cerine pentru schimbare, selectarea i filtrarea
informaiilor i luarea unor decizii pe baza acestora i a politicilor de proiect, i aciunea
sau investigaia propriu-zis n conformitate cu deciziile luate (fig.3.2) /45/.


INVESTIGATIE
DETECTARE
DECIZIE
POLITICI
DE
PROIECT
Nevoi
Nevoia pt. schimbare
(esecuri,turbulenta mediului,
schimbari de resurse)
Schimbare
Raspuns
Investigatie
(scop,durata,urgenta,
costuri,calificari..)
SISTEM


Fig.3.2 - Stabilirea unei investigaii


Paii procesului de investigare

Pasul 1: Sesizarea unei cerine pentru schimbare, ca rezultat al verificrilor fcute
de un subsistem specializat, care poate s detecteze un semnal de funcionare incorect sau de
reducere a performanelor sistemului datorit unor cauze, cum ar fi:
defeciuni sau avarii interne care necesit activiti de ntreinere;
modificri n natura conexiunilor/interaciunilor dintre sistem i mediu, datorate
de obicei schimbrii utilizatorilor sau a nevoilor acestora, fapt ce impune
dezvoltarea sistemului prin adugarea sau intensificarea unor funcii;
turbulena din mediu, care implic dezvoltarea unor activiti de protecie pentru a
menine integritatea sistemului;
52
schimbri n natura, disponibilitatea sau popularitatea unor resurse utilizate, ceea
ce necesit meninerea unui anumit gen de nlocuire etc.
Dei percepiile bazate pe sugestiile utilizatorilor sau pe expertize sunt adecvate, ele
pot s nu fie sesizate ntr-un mod unitar, riguros i n consecin nevoia de schimbare se poate
dezvolta fr s se fundamenteze pe date, sau va fi motivat dup ce se va produce o
disfuncionalitate major. Pentru a se evita astfel de disfuncionalitti se recomand o
verificare periodic prin care s fie evaluate att performanele sistemului ct i percepiile
utilizatorului. n caz contrar, o problem poate s rmn neobservat pn cnd se
acutizeaz.
Pasul 2: Fixarea limitelor investigaiei i a obiectivelor sale: dac investigaia este
dictat de o verificare obinuit sau de un eec al sistemului se emite o cerere pentru servicii,
pe baza creia va avea loc o ntrevedere ntre analist i client pentru a conveni asupra modului
de colaborare. Cu aceast ocazie se ntocmete un dosar al proiectului, care specific
legturile dintre executant i beneficiar, natura problemei, limitrile de resurse i obiectivele
investigaiei. Aceste limite sunt fixate n funcie de politicile executantului i de eficacitatea
acestora. Astfel, o politic poate fi limitarea investigaiei preliminare, n sensul de a folosi
numai persoanele cu experien, sau de a da prioritate cererilor n raport cu numrul de
utilizatori afectai de aceeai problem, dificultatea problemelor, rangul organizaiei
solicitante etc.

Pasul 3: Decizia privind tehnicile de investigare folosite, se ia n funcie de timpul
afectat pentru cercetarea sistemului, de personalul disponibil i de amploarea investigaiei.
Atunci cnd n procesul de investigare se ating zone sensibile, se folosete o metod de
observare indirect (se iau interviuri organelor executive superioare). Aceast decizie este
important, datorit costurilor ridicate implicate n colectarea datelor i a creterii pericolului
de contaminare a datelor, care poate s apar n eventualitatea investigrii unor persoane, att
n investigaia preliminar, ct i n cea detaliat.

Pasul 4: Obinerea acordului pentru colectarea datelor de la factorii decizionali de
pe diferite nivele ierarhice. Dosarul proiectului trebuie s specifice: de unde, cnd i cum pot
fi colectate datele, ce tehnici se folosesc i ce categorii de persoane trebuie intervievate.

Pasul 5: Asigurarea credibilitii privind obiectivele investigaiei, se realizeaz de
ctre analist prin respectarea urmtoarelor condiii: documentarea fiecrei decizii, crearea
unui climat de nelegere cu clienii i cu respondenii, evitarea de a face promisiuni privind
noul sistem sau pe care nu le poate onora, concluzionarea observaiilor pentru manageri i
executiv i solicitarea unor mbuntiri din partea acestora, obinerea permisiunii de a folosi
timpul i resursele sistemului, precum i de a nu-i declina responsabilitatea sau de a ascunde
adevratul scop al investigaiei.

Pasul 6: Selectarea echipei de investigare, are n vedere calificrile necesare i
disponibilitatea persoanelor de a fi instruite i de a aciona n conformitate cu calificarea
cerut. Pentru proiecte complexe, selectarea echipei (10-20 persoane) este o decizie pe
termen lung, care implic proceduri de desemnare a persoanelor i de stabilire a
responsabilitilor pe fiecare activitate, n funcie de calificrile necesare.
Liderul de proiect poate s fie un analist, secondat de un tehnician din partea
beneficiarului. Dup ce se aprob dosarul proiectului, managerul de proiect face
desemnrile de sarcini specifice investigaiei, avnd n vedere recomandrile clientului,
cerinele de eantionare statistic, legturile ce se pot stabili cu respondenii, calificrile
personalului i politica executantului.
53
Etapele procesului de investigare

Datele observate sunt nregistrate i apoi analizate pentru a obine noi cunotine, care
mbogesc teoria privind sistemul respectiv. La rndul ei, teoria va influena observarea,
nregistrarea i analiza datelor necesare dezvoltrii unui model al sistemului (fig.3.3.).

TEORIE
asupra sistemului
OBSERVARE
INREGISTRARE
observatii/date
ANALIZA
datelor
SISTEM
MODELUL
sistemului
Granita investigarii
(bazata pe teorie)


Fig.3.3 - Etapele procesului de investigare a unui sistem

Etapa I-a. Procesul de observare
O sarcin major a analistului n procesul de observare este limitarea cercetrii la
aspectele relevante ale sistemului i ale mediului su. Observrile se fac numai n cadrul
granielor stabilite ale sistemului. Criteriile majore n observare sunt ncrederea n datele
culese, validitatea i utilitatea acestora. Datele trebuie s fie nregistrate i apoi analizate.
Rezultatul este un set de afirmaii care scot n eviden cum lucreaz sistemul, ce
trebuie mbuntit, unde se ajunge cu aceste mbuntiri i cum se fac aceste mbuntiri.

Etapa II-a. Procesul de colectare a datelor presupune urmtoarele activiti (fig.3.4):
definirea obiectivelor investigaiei;
determinarea informaiilor necesare pentru realizarea obiectivelor investigaiei;
selectarea punctelor de colectare a datelor;
colectarea propriu-zis a datelor;
organizarea datelor colectate;
evaluarea datelor i a efortului de colectare n funcie de obiective.
Definirea obiectivelor investigaiei se face ntr-o manier top-down, pe baza unui
chestionar ce are n vedere:
nivelul de cunoatere a componentelor i a limitelor fiecrui obiectiv;
definirea testelor pentru verificarea atingerii obiectivelor;
activitile majore, resursele necesare i calificrile aferente personalului implicat
n atingerea obiectivelor;
estimarea duratei de realizare a fiecrui obiectiv.
Definirea obiectivelor investigaiei este important deoarece influeneaz modul de
desfurare a proceselor de observare, culegere, nregistrare i analiz a datelor.
54
CLIENT
1
Definirea
obiectivelor
investigatiei
2
Determinarea
informatiilor
necesare
6
Evaluare
date
5
Organizarea
datelor
colectate
3
Determinarea
punctelor de
colectare
4
Colectare
date
Nevoi
Constatari Obiective
Obiective Informatii
necesare
Date
colectate
Organizare
date
SURSE
DE
DATE
Date
brute
Sondaje
(Anchete)
Experienta
ANALIST
Investigarea
datelor
Date
O
R
G
A
N
I
Z
A
R
E
A

Fig.3.4 - Procesul de colectare a datelor

Selectarea punctelor de colectare a datelor
Un punct de colectare a datelor este un element din sistem care trebuie observat i
poate fi: o persoan, o activitate, un proces sau o informaie.
Numrul punctelor de colectare depinde de gradul de acuratee dorit i de mulimea de
experiene necesare i este direct proporional cu precizia dorit a unei caracteristici i invers
proporional cu gradul de omogenitate al acestor puncte.
Selectarea punctelor de colectare a datelor are n vedere precizarea locurilor cu
entropie minim i a momentelor de timp la care trebuie s se fac observarea.
O problem dificil o constituie evaluarea costurilor privind observarea i colectarea
datelor, care depinde sensibil de numrul punctelor de colectare, de eficiena tehnicilor de
colectare, precum i de completitudinea i acurateea datelor colectate printr-o tehnic dat.
De exemplu, o firm n care fiecare angajat execut lucrrile sale n mod diferit de
ceilali, necesit mult mai mult investigare dect o firm n care toi sau majoritatea
angajailor lucreaz n acelai fel.

Colectarea datelor
Construirea modelelor, depinde esenial de calitatea datelor colectate. De obicei,
datele se colecteaz dintr-o submulime de elemente ale sistemului denumit eantion, iar
selectarea acesteia se numete eantionare, care poate fi reprezentativ sau nereprezentativ.
Pentru a reduce probabilitatea ca elemente importante ale sistemului s fie omise din
eantion, crescnd astfel reprezentativitatea, se poate folosi tehnica stratificrii prin care
eantionul sistemului se obine selectnd aleator elemente din fiecare submulime disponibil.
De exemplu, persoanele pot fi clasificate dup funcii, vechime, departament, sex i
alte scheme de stratificare; activitile pot fi stratificate dup prioriti, grad de dificultate,
importan, timp i loc; informaia poate fi stratificat dup cod, tip, format etc.
55
De regul, n practic, se folosesc urmtoarele tipuri de eantionare nereprezentativ:
dirijat, ad-hoc i forat.
n eantionarea dirijat (progresiv/secvenial) se include n mod ntmpltor un
element n eantion i pe baza observrii lui se selecteaz elementul urmtor. n acest mod,
eantionul depinde esenial de elementul iniial, ceea ce poate constitui o limitare puternic.
n eantionarea ad-hoc analistul intervieveaz persoanele disponibile pentru
observare la acel moment, observ comportamentul acestora sau selecteaz informaii de la
faa locului care par interesante. Metoda este rapid, ieftin i nu necesit o calificare
deosebit, ns trebuie evitat, deoarece datele includ i influene ale analistului care pot vicia
concluziile. n situaii deosebite, n care activitile prezint riscuri foarte mari i doar
anumite persoane pot fi intervievate, se utilizeaz eantionarea forat.
Procesul de colectare a datelor are n vedere urmtoarele consideraii:
a) Efectuarea unei reclame privind efortul de observare i de colectare a datelor
Faptul c cei intervievai privesc cu nencredere i team scopul investigaiei poate
forma o piedic n colectarea de date complete i exacte. Formele obinuite de opoziie sau de
alterare a datelor ntlnite la persoanele intervievate sunt: agresiunea, devierea i evitarea.
Agresiunea poate lua forma abuzului verbal, a lipsei de cooperare, sau a falsificrii
directe a datelor pentru a crea o anumit imagine.
Devierea ia de regul forma blamrii noului sistem i se poate manifesta ca team c
acesta va face munca i mai dificil, iar oamenii vor fi concediai.
Evitarea (sustragerea) se ntmpl atunci cnd angajatul nu faciliteaz colectarea de
date reale despre experiene relevante care ar putea fi folosite la cunoaterea sistemului.
Pentru reducerea opoziiei i a ostilitii se recurge la efectuarea unei reclame
adecvate privind obiectivele investigaiei, obinerea acordului de la persoanele intervievate,
implicarea direct a managerilor n procesul de investigare etc.
b) Crearea i pregtirea instrumentelor de colectare a datelor
Colectarea datelor este o activitate destinat nu numai strngerii datelor dar i
informrii. Se face o planificare care trebuie s specifice cum, de ctre cine, i cu ce
instrumente va fi realizat investigaia. Datele sunt colectate cu instumente specifice adecvate
situaiei (interviu, agenda, chestionar etc.) care trebuie proiectate i pretestate.
Un proces de colectare a datelor bine proiectat, condus de un lider cu experien i
cuplat cu o bun instruire i un control de calitate constant poate s asigure succesul ntregii
aciuni, deoarece toate deciziile de proiectare ulterioare se bazeaz pe calitatea acestor date.
c) Stocarea i ntreinerea datelor
Deoarece datele culese pot fi identificate i folosite mpotriva sistemului de ctre
competitori sau angajai lipsii de scrupule iar perioada relativ mare de investigare poate
favoriza acest aspect, trebuie avute n vedere aspecte privind securitatea stocrii i
transmiterii datelor, pstrarea anonimatului persoanelor intervievate, securitatea formularelor
utilizate etc. Conducerea unei investigaii ncepe cu stabilirea obiectivelor investigaiei i se
termin cu livrarea datelor bine organizate i sigure care au legtur cu obiectivele urmrite.
d) Pregtirea datelor pentru analiz
Datele obinute trebuie s fie copiate, rezumate i transferate imediat dup colectare
sau chiar n timpul colectrii lor, pentru a menine securitatea n caz de accidente. Rezumatele
dau indicaii privind dificultile aprute n procesul de investigare i permit luarea unor
msuri din mers, pentru urgentarea culegerii datelor n anumite puncte de colectare.

Organizarea datelor colectate
nainte de organizarea datelor este necesar s fie sesizate datele incorecte, cele care
lipsesc, precum i cele care provin din surse nvechite (neactualizate) datorit intervalului
mare de timp scurs de la colectarea datelor pn la nregistrarea lor n baza de date.
56
Organizarea datelor are n vedere proiectarea unei bazei de date care s asigure:
- meninerea datelor ntr-o form viabil prin actualizare periodic;
- asigurarea securitii datelor pe diferite nivele de acces;
- asigurarea unui acces facil n funcie de tipul de prelucrri;
- micorarea redundanei datelor pentru utilizri n scopuri multiple.

Evaluarea datelor n funcie de obiective
O evaluare preliminar a datelor colectate este necesar avnd n vedere atingerea
obiectivelor investigaiei i obinerea acordului utilizatorilor acestora i n acelai timp are ca
scop i verificarea rapoartelor ce vor fi editate pentru diferite nivele de decizie care trebuie s
confirme acurateea procesului de colectare a datelor i utilitatea lor n procesul decizional.
Ansamblul datelor rezultate din procesul de investigare trebuie verificat n sensul ca el
s satisfac cerinele prelucrrilor i ale modelelor n care vor fi utilizate. Definirea prea
restrictiv sau prea larg a ariei de cuprindere a acestor date determin reluarea pailor din
procesul de colectare a datelor. De asemenea, utilizarea unor prototipuri care realizeaz
simularea ieirilor pentru diferite componente ale sistemului, permite identificarea ariei de
cuprindere a datelor de intrare i a tipurilor acestora. Nendeplinirea acestor cerine determin
o reiterare a procesului de colectare a datelor.

Etapa III-a. Analiza datelor colectate
Analiza datelor colectate are ca scop imediat abstractizarea datelor n vederea
reprezentrii acestora sub form de modele, care vor fi utilizate n proiectarea noului sistem.
Cele mai relevante tehnici de analiz a datelor sunt analiza agregat i analiza de caz.
Analiza agregat apeleaz la tehnici ale statisticii matematice ce cuantific printr-o
serie de indicatori (de estimare a parametrilor, de repartiie a datelor, de centrare a datelor,
estimatori de mprtiere etc.) caracteristicile datelor, pe baza crora se stabilesc legturile
ntre diferite variabile, se deduc cauzele unor fenomene i tendinele acestora etc.
Analiza de caz se bazeaz pe obinerea de cazuri/situaii derivate din datele
investigate, care se pot asocia unor cazuri tipice sau extraordinare. Cazurile pot s identifice
evenimente neateptate care au survenit n funcionarea sistemului i care, n anumie condiii,
se pot repeta. Studiile de caz permit analistului s descopere acele condiii care conduc la
producerea unor evenimente deosebite n funcionarea sistemului i chiar la eecul acestuia.
De asemenea, pe baza lor se pot face unele predicii n legtur cu producerea unor astfel de
evenimente.
Analiza datelor contribuie la proiectarea bazat pe cunoatere prin transformarea
datelor despre sistem n proiecte coerente, relevante i utile. Cunoaterea sistemului depinde
nu numai de starea sistemului observat ci i de perturbaiile introduse prin procesul de
observare, meninerea acestora la un nivel minim fiind un obiectiv al analistului.
Proiectarea bazat pe cunoaterea sistemului are succes numai dac informaiile
colectate de analist provin exclusiv din observare i nu din alte surse (fig.3.5).
Proiectarea logic depinde, att de posibilitile de cunoatere ale sistemului analizat,
ct i de nivelul cunotinelor de proiectare ale analistului. Deoarece datele colectate n
timpul investigaiei sunt bazate pe experiene/fapte reale, proiectarea logic reflect numai
evenimentele investigate din sistem. Se dorete ca proiectarea bazat pe cunoatere s
produc proiecte independente de analist, proiecte care s nu depind de metodele,
cunotinele sau puterea acestuia. Realitatea arat c proiectarea bazat pe cunoatere este un
ideal. Analitilor, ca i arhitecilor, le place s-i pun amprenta pe proiectele realizate i atta
timp ct analiza de sisteme este o art i conine o parte din personalitatea analistului, ne
putem atepta la semnturi din partea acestora, chiar n proiectarea logic.

57

Conducere/control
la nivel inalt
Analiza
eficientei
Raport de eficienta
OBSERVARE ANALIZA
IMPLEMENTARE
SISTEM
Raport asupra
cunoasterii sistemului
Directionarea
proiectarii
Specificatii
de
proiectare
Resursa de
informare
Perturbatii
Impotrivire
Schimbari


Fig.3.5 - Proiectarea bazat pe cunoatere


3.3. Tehnici de investigare a sistemului

Tehnicile de colectare a datelor, ncepnd cu simplul dar costisitorul interviu pn la
complexul dar relativ ieftinul chestionar se pot clasifica n dou clase majore: tehnici
controlate i tehnici necontrolate (figura 3.6.).
Tehnicile controlate restricioneaz activitile persoanelor observate i colecteaz
informaii direct de la ele. Aceste tehnici sunt formate la rndul lor din dou grupe:
observarea la faa locului (n sistem) i observarea de laborator.
Observarea pe loc include analiza activitii i analiza de protocol, care n esen
este observarea pe loc cuplat cu un interviu al actorului n timpul executrii activitii.
n observarea de laborator executanii sunt observai ntr-un mediu controlat lucrnd
asupra sarcinilor care pot fi asemntoare cu cele pe care le vor executa mai trziu.
Tehnicile necontrolate se mpart la rndul lor n trei clase majore: individuale, de
grup, i informaionale.
Tehnicile individuale colecteaz date de la fiecare individ despre activitatea lui, ideile
exprimate i utilizarea de informaii, prin raportarea n timp real sau prin raportarea
retrospectiv. Raportarea n timp real implic de obicei agenda zilnic, iar cea retrospectiv
poate s fie personal (interviuri i incidente critice raportate la indivizi n prezena unui
analist) sau impersonal (rspunsuri la chestionare).
Tehnicile de grup includ ntlniri/edine personale (Focus, Brainstorming) sau
impersonale (Delphi).
Tehnicile informaionale constau n principal din urmrirea formatelor i analiza
documentaiei (n special a formatelor i rapoartelor).






58





























3.3.1. Tehnici de observare direct

Procesul de observare a muncii se poate face cu o serie de tehnici, ncepnd cu cele
complet impersonale bazate pe calculator i terminnd cu cele de analiz de protocol, extrem
de personale i interactive. n cazul tehnicilor de observare direct, procesul de observare este
afectat de urmtoarele tipuri de efecte i anume:
a) Efecte datorate observatorului: se refer att la intruziunea observatorului n
funcionarea sistemului aflat sub observare, ct i la efectele asupra executantului, care
tiindu-se observat execut altfel activitatea;
b) Efecte de eantionare: apar fie datorit selectrii unui numr prea mic de puncte de
observare sau a unor eantioane nereprezentative, fie datorit omiterii unor evenimente
importante prin alegerea eronat a momentelor de observare. De exemplu, dac activitatea de
aprovizionare a unei secii se face la nceputul fiecrei luni, atunci observarea acestei
activiti la sfrit de lun are puin relevan.
c) Efecte de limitare a observrii, datorate alegerii eronate a subiectelor observate sau
a schemei de observare, care nu este adecvat pentru obiectivul analizei: ignor elemente,
legturi, probleme sau evenimente relevante care afecteaz funcionarea sistemului.
Cele mai frecvent utilizate tehnici controlate de observare direct sunt: analiza
activitii, analiza de protocol, i observarea de laborator.


CONTROLATE
NECONTROLATE
INDIVIDUALE
DE GRUP INFORMATIONALE
n sistem
- Analiza activitii
- Analiza de protocol
n laborator
Analiza
documentelor
Urmrirea
documentelor
Indirecte
Delphi
Directe
(reuniuni)
Focus
Brainstorming
RETORSPECTIVE IN TIMP REAL
Interviu
Incidente critice
Chestionar
Fig.3.6 - Clasificarea tehnicilor de colectare a datelor

Agenda/jurnal
59
3.3.1.1. Analiza activitii

Analiza activitii este o tehnic de observare orientat spre o persoan sau grup de
persoane care lucreaz la o activitate ce face parte dintr-o lucrare complex. Se recomand
pentru activiti bine definite i pentru care sunt precizate modalitile de realizare. O atenie
deosebit trebuie acordat selectrii persoanelor observate.
De exemplu, prin alegerea celor mai buni/slabi executani nu se poate aprecia corect
nivelul mediu al muncii sau nu se pot descoperi erorile care intervin n realizarea sarcinii.
Factorii majori pentru obinerea unor date corecte i relevante sunt: instruirea
observatorului, selecterea i pregtirea executantului, proiectarea i utilizarea corect a
schemei de observare (lista elementelor ce trebuie observate cum ar fi: numele activitii,
momentele de ncepere i de terminare a activitilor, numrul i tipul de erori observate n
unitatea de timp, succesiunea predefinit a activitilor etc.).
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu: durata i
frecvena realizrii ei, modul curent de executare a ei, dificultile i locurile nguste ntlnite,
numrul i tipurile de erori, materialele i informaiile necesare pentru execuie, interaciunea
cu celelalte activiti, informaiile necesare pentru realizarea activitii etc.
Analiza activitii se poate realiza i automat, observatorul uman fiind nlocuit de
calculator. Observarea automat este condiionat de cunoaterea precis a parametrilor
activitii aflate sub observare i este limitat de performanele programului utilizat.
Avantajele observrii automate sunt ncrederea, operativitatea i probabilitatea redus
de a face erori, iar ca dezavantaje se pot meniona costul ridicat al software-ului utilizat i
limitarea observrii numai la elementele care au fost programate s fie observate i analizate.
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu: durata i
frecvena realizrii ei, modul curent folosit pentru executarea activitii, dificultile i
locurile nguste ntlnite, numrul i tipurile de erori, materialele i informaiile necesare
pentru execuie, interaciunea cu celelalte activiti, informaiile intrate, stocate i ieite
necesare pentru realizarea activitii etc. Aceast tehnic se aseamn cu cele de normare a
muncii, ns aici accentul este pus pe determinarea i creterea eficienei procedeelor de lucru
existente i care sunt folosite de salariaii observai.


3.3.1.2. Analiza de protocol

Analiza de protocol combin caracteristicile interviului cu cele ale analizei activitii
prin observarea i intervievarea executantului n timpul realizrii activitii. Aceast tehnic
se folosete pentru a identifica sarcinile uoare / dificile din punct de vedere al executantului
i pentru a stabili comportamentul acestuia n timpul realizrii sarcinilor. De asemenea, se pot
descoperi tipurile de decizii i momentele cnd sunt luate deciziile critice, opiunile fcute n
timpul desfurrii procesului, sursele de eroare sau de dificultate, cauzele care conduc la
ntrzieri n realizarea activitii, precum i atitudinea executanilor fa de activitile pe care
le au de realizat. n cadrul analizei de protocol, spre deosebire de interviu, executanii descriu
ceea ce fac ca observatori-participani, observ i nregistreaz propriul lor comportament, ei
fiind familiarizai cu cerinele realizrii sarcinii.
Este important s se neleag descrierea oficial a activitii observate, ns analiza
de protocol descoper i unele activiti neoficiale, deseori mai eficiente i din acest motiv
este recomandabil ca analiza de protocol s precead analiza activitii.



60
3.3.2. Tehnici de investigare individuale

3.3.2.1. Tehnica interviului individual

Realizarea unui interviu necesit urmtoarele activiti: investigarea, reprezentarea i
interpretarea. Investigarea urmrete proiectarea unui set de ntrebri pentru interviu,
conform scopurilor colectrii datelor, reprezentarea se refer la culegerea i nregistrarea
informaiilor obinute n timpul interviului, iar interpretarea evalueaz validitatea i
ncrederea datelor colectate.
Un interviu se poate desfura n timp real sau retrospectiv i conine urmtorii pai:
1. preluarea cererii clientului;
2. determinarea bazei de eantionare i crearea listei de intervievai;
3. crearea planului de interviu;
4. pregtirea / aranjarea interviului;
5. conducerea / dirijarea interviului;
6. analiza datelor colectate.
Aceti pai sunt ilustrai n diagrama din figura 3.7.
Interviul poate fi considerat un sistem cu intrri, prelucrri i ieiri. Informaiile care
circul prin sistem se refer la: agenda de preocupri, date despre populaia organizaiei i
rspunsurile la interviu.

1
Primirea
cererii
clientului
2
Generare
lista
intervievati
3
Generare
plan
interviu
4
Pregatire
interviu
5
Realizare
interviu
CLIENT
Cerere
Date
populatie
Agenda
de
preocupari
Obiective
organizatie
Lista
nume
Plan
interviu
Date brute
6
Analiza
datelor
de
interviu
FORMULARE
INTERVIU
PLAN
INTERVIU
B
Cerere
Raport
investigare
A
DOCUMENTARE
PROIECT
O
R
G
A
N
I
Z
A
T
I
E
Agenda
Intervievati
Intrebari Raspunsuri
C
Intebari
Intrebari
Date
interviu
Cerere


Fig.3.7 - Diagrama unui interviu
61
Agenda de preocupri deriv din obiectivele cercetrii i este de fapt o list de
probleme importante care trebuie s fie rezolvate. n agend se precizeaz ce date trebuie
culese, locul de unde se culeg, frecvena actualizrii lor, precum i unele cerine specifice
atingerii obiectivelor invesigaiei.
De exemplu, dac scopul investigaiei este de a determina prelucrrile necesare ntr-un
departament, agenda de preocupri va conine ca probleme: ce date sunt necesare n acest
scop, ce informaii sunt disponibile n mod curent, persoanele care pot furniza aceste
informaii, precizia i corectitudinea lor, ncrcarea cu sarcini n departament i frecvena
actualizrii informaiilor.
Datele despre populaia organizaiei reprezint baza de eantionare din care sunt
selectate punctele de colectare (angajai individuali). Stabilirea volumului eantionului
depinde att de anvergura i complexitatea problemei ce trebuie investigat, ct i de
disponibilitatea resurselor umane, financiare i de timp de care se dispune n perioada
respectiv. Pentru a obine un eantion cu unele limitri asupra reprezentativitii, analistul
poate folosi organigrama organizaiei, cartea de telefon sau tatele de salarii.
Eforturile de intervievare se abat puternic de la studiile tiinifice cu privire la
validitatea eantionrii statistice deoarece durata interviului i timpul disponibil al
persoanelor intervievate sunt limitate.
Rspunsurile la interviu sunt obinute direct de la cei intervievai i trebuie
nregistrate corect ca date brute / primare. Fluxul de date creat n timpul interviului conine:
planul interviului, agenda interviului, datele brute i raportul asupra interviului.
Planul interviului este de fapt o list de ntrebri pertinente, inteligibile, clare, uor de
interpretat i de rspuns, generate de analist direct din agenda de preocupri.
Agenda interviului conine lista persoanelor care trebuie intervievate, momentul i
locul interviului, precum i un indicator care arat dac interviul a avut loc n realitate.
Datele brute / primare sunt transcrieri ale rspunsurilor la lista de ntrebri din planul
interviului.
Din analiza i prelucrarea sumar a datelor brute se obine un raport asupra campaniei
de interviuri, n care pot s apar, dac sunt necesare, unele detalii, informaii de identificare,
fragmente sau comentarii din interviu.
Crearea planului de interviu se face avnd n vedere alegerea unui format adecvat
pentru interviu, redactarea ntrebrilor cu maxim inteligibilitate i conciziune pentru a
facilita rspunsuri corecte din partea respondenilor, precum i translatarea preocuprilor i
intereselor n ntrebri oportune.
Exist trei formate generale pentru planurile de interviu, i anume: nestrucrurat,
semistructurat i structurat.
Formatul nestructurat, este folosit n principal n munca preliminar i se
caracterizeaz prin faptul c n cadrul su nu exist o anumit ordine la ntrebrile puse.
Exist o tendin fireasc de abatere de la subiect, favorizat de cunoaterea insuficient a
structurii problemei de ctre analist i de faptul c respondenii sunt experi n crearea de
avantaje pentru ei i de dificulti pentru reporter. n cazul utilizrii acestui format, abilitatea
reporterului const n a asculta rspunsurile la ntrebrile generale i n a direciona
conversaia spre subiectul analizat.
n interviul semistructurat, de obicei ntrebrile sunt puse ntr-o ordine fixat, dar sunt
urmrite i nserate unele ntrebri suplimentare acolo unde analistul simte nevoia c trebuie
s obin mai multe informaii.
Avantajul major este c ntrebrile importante sunt ntotdeauna puse i acestea conduc
la noi ntrebri care pot fi urmrite n timp.
n formatul structurat, interviul se desfoar dup un set specific de ntrebri puse
ntr-o ordine predeterminat, iar rspunsurile devin mai clare i mai complete pe msura
62
primirii lor la ntrebrile urmtoare. Intervievatorul este prezent tot timpul pentru a clarifica
ntrebrile. Analistul poate s revin mai trziu pentru a pune ntrebri. Scopul interviului
structurat este de a colecta cantitatea maxim de date legate de specificul subiectului analizat.
Avantajele interviului structurat sunt viteza, claritatea i volumul de informaii colectate.
Interviurile structurate i semistructurate se mpart n trei categorii generale:
a) de tip plnie(funnel), n care interviul ncepe cu ntrebri de ordin general care se
restrng n mod graduat ctre particular, dup cum progreseaz interviul, concentrndu-se pe
un singur subiect. Acest tip de ntrebri se folosete n interviurile n care respondenii sunt
nesiguri de subiectul interviului i trebuie s fie instruii cum i n ce termeni s rspund;
b) de tip evantai (fan), n care ntrebrile devin treptat mai generale, mai lungi i
mai profunde n rspunsuri, n timpul interviului. Aceast structur se folosete cnd se
intervieveaz specialiti care au cunotine precise i detaliate n domeniu;
c) de tip mixt (flip-flop), n care la nceput ntrebrile se ngusteaz i apoi devin din
ce n ce mai generale spre sfrit. Aceast structur de interviu se folosete pentru factori de
decizie de pe diferite trepte ierarhice ale sistemului analizat, precum i la persoane care au
anumite cunotine generale i de detaliu valide, asupra procesului studiat.
O alt preocupare major o constituie formularea clar, concis i uor de rspuns a
ntrebrilor, care s faciliteze primirea rspunsurilor. ntrebrile se pot formula ntr-o manier
deschis sau nchis, subiectiv sau proiectiv.
Rspunsul la o ntrebare deschis poate s fie incoerent i lung, n special dac
respondentul este nesigur de sensul termenilor folosii n ntrebare. Alternativa la ntrebrile
deschise este folosirea ntrebrilor nchise, care limiteaz numrul de rspunsuri posibile i
ajut respondentul s dea rspunsuri scurte i precise.
De obicei, o ntrebare este redactat n mod subiectiv, avndu-se n vedere persoana
care trebuie s rspund. Uneori persoanele ezit s rspund sau dau rspunsuri care nu
inspir ncredere la ntrebri despre ei nsi. n astfel de situaii se recomand reformularea
ntrebrii ntr-un mod proiectiv, la nivel general sau de grup. n acest caz, respondentul poate
s dea rapid rspunsul, proiectndu-l asupra grupului, sau poate s se sustrag considernd c
nu este persoana indicat s dea un astfel de rspuns. Multor ntrebri le poate lipsi claritatea
i inteligibilitatea. Principalul mod de a mbunti planul de interviu este ca analistul s
redacteze ntrebrile avnd n vedere urmtoarele criterii:
fiecare cuvnt s aib o semnificaie precis, care trebuie s fie aceeai att pentru
respondent, ct i pentru analist;
ntrebarea s fie neambigu, clar, inteligent, s poat s primeasc un rspuns;
respondentul s cunoasc i s fie abilitat s dea rspunsul corect;
respondentul s fie capabil s gseasc termeni proprii prin care s rspund la
ntrebare, iar analistul s poat s neleag clar acel rspuns.
n cadrul unui interviu se pot folosi urmtoarele tipuri de ntrebri: ntrebri de prob,
cu care se ncepe interviul i se ncearc stabilirea unei legturi cu respondentul; ntrebri
conductoare/de ghidare, a cror formulare conin rspunsul i cer doar confirmarea lui;
ntrebri bazate pe un criteriu, care au legtur direct cu obiectivele investigaiei, de
exemplu, frecvena medie de realizare a unei activiti; ntrebri ajuttoare/suplimentare,
care expliciteaz ntrebrile anterioare i creaz un context favorabil pentru obinerea unor
rspunsuri mai precise la ntrebrile-criteriu; ntrebri de verificare, ce reprezint reformulri
ale unei ntrebri-criteriu, prin care, n cazul primirii unor rspunsuri diferite se ncearc
aflarea rspunsului corect; ntrebri de completare, care permit trecerea de la un subiect la
altul, sau relaxarea respondentului, acestea avnd de regul un caracter personal.
Pregtirea interviului const n principal n rezolvarea problemelor incluse n agenda
interviului i are n vedere elaborarea unei liste cu persoanele care trebuie intervievate,
momentul i locul interviului, precum i un indicator care arat dac interviul a avut loc.
63
Conducerea interviului
Principalele aspecte pe care analistul trebuie s le aib permanent n vedere cnd
conduce un interviu sunt:
a) raportul analist-respondent: este esenial n interviu i reprezint componenta
major care-l deosebete de cercetarea pe baz de chestionar. Stabilirea unui raport favorabil,
prin care se pot evita rspunsuri ezitante i apariia de tensiuni, confuzii i ostiliti, se poate
obine prin explicarea scopului interviului i a agendei de urmat. Analistul trebuie s fie
politicos i sensibil la nevoile respondentului, s nu permit ntreruperi i lipsa de concentrare
din partea acestuia, i s foloseasc termeni pe care respondentul s-i neleag.
b) empatia: reprezint sentimentul respondentului c analistul nelege problemele lui
i felul n care muncete. Empatia apare n mod firesc atunci cnd respondentul constat c
analistul l ascult i poate s-l neleag. Analistul trebuie s evite monopolizarea
conversaiei, s se ajung la discuii contradictorii, sau s dea calificative privind munca sau
rspunsurile date de respondent. Far empatie, respondenii vor fi limitai n rspunsurile lor
i chiar neprietenoi.
c) ascultarea activ: analistul este un asculttor activ dac d feedback-ul la
respondent i n acelai timp l ghideaz prin moduri corespunztoare de interaciune.
Un asculttor pasiv permite respondentului s rspund n voia soartei i nu este sigur
c a primit rspunsuri clare i corecte la toate problemele. Tehnicile ascultrii active includ:
sintetizarea, parafrazarea, reflectarea i ncurajarea.
Sintetizarea nseamn realizarea unui rezumat al rspunsurilor primite pn la un
moment dat. Acesta permite respondentului s verifice percepia analistului fa de
rspunsurile sale, s fie sigur c rspunsurile sunt complete i s clarifice rspunsurile pentru
care exist o posibilitate de completare.
Parafrazarea nseamn interpretarea i rescrierea rspunsurilor. Aceasta permite
respondentului s constate c rspunsurile sale se aud ca la ceilali i n acelai timp, pot fi
corectate erorile sau unele interpretri greite. Parafrazarea este o modalitate excelent ca
respondentul s verifice interpretarea rspunsurilor sale de ctre analist.
Reflectarea este similar parafrazrii ns analistul trebuie s pun accent, s asculte
i s reflecteze asupra percepiilor i sentimentelor exprimate de respondent, mai degrab
dect pe fapte.
Alt tehnic de ascultare activ este ncurajarea respondentului de a da rspunsuri,
fapt care arat respondentului c este ascultat i c ceea ce spune este foarte important. n
acest fel se stabilete un climat favorabil ntre analist i respondent. Ascultarea activ permite
respondentului s simt c exist un circuit cu linii de comunicare deschise, c este ascultat.
Tehnicile de ascultare activ dau feedback-ul i testeaz calitatea informaiilor
primite. Respondentul nu poate s spun ntotdeauna precis ce este n mintea lui, o varietate
de fore modelnd cuvintele sale. Analistul trebuie s fie capabil s adapteze instrumentele
ascultrii active la aceste fore, pentru a nelege realitatea neexprimat prin cuvinte.
d) tcerea respondentului: nu nseamn ignoran, aa cum presupun unii
intervievatori, ci formularea rspunsului poate ntrzia datorit unor cauze cum ar fi:
rspunsul este complicat sau respondentul ncearc s fac un calcul mintal;
respondentul are o reinere de teama unei aparente incompetene sau nu poate s-
i aminteasc datorit modului n care a fost formulat ntrebarea;
respondentul nu a sesizat c i s-a pus o ntrebare i se abine s fac o declaraie.
n astfel de situaii analistul nu trebuie s fac presiuni asupra respondentului, sau s
aduc completri la rspunsuri, ci trebuie s-i acorde timpul necesar de gndire sau s
reformuleze ntrebarea.
e) mnuirea ostilitii: relaia cu intervievaii care i manifest o ostilitate deschis
sau tacit fa de interviu, analist, computere sau tehnologie este dificil.
64
n cazul ostilitii deschise, cea mai bun tehnic de atenuare sau de eliminare a
acesteia este ascultarea activ cu foarte mult reflecie. Analistul trebuie s expun repede
cauzele acestor simminte, s calmeze respondentul i s continue cu ntrebrile. Dac
analistul ascult activ i convinge respondentul c este ascultat i c analistul are propriile
scopuri, atunci exist ansa de a atinge obiectivele interviului.
Pentru persoanele care manifest o ostilitate tacit, analistul poate folosi intr-un fel
moderat, confruntarea, pentru a abate atenia respondentului de la aversiunea fa de interviu
i de a menine controlul asupra interviului, fr a face presiuni asupra respondentului n
ceea ce privete munca i relaiile sale cu organizaia.
O tehnic mai dificil este de a afla sau de a presupune problemele persoanei ostile i
de a face promisiuni pentru rezolvarea lor. Persoanele ostile pot fi evitate nainte de a fi
intervievate, n special n cazul eantionrii dirijate. Nu toate interviurile se ncheie cu succes,
dar analistul trebuie s tie ce a greit i s evite greelile similare pe viitor.
f) locul interviului: interviul trebuie realizat n mediul de lucru al respondentului n
afar de cazul n care zona este nociv, periculoas, zgomotoas, public, etc.
g) nceperea i terminarea interviului: deschiderea interviului trebuie s fie
prietenoas, analistul trebuie s prezinte compania, studiul, obiectivele lui i agenda pentru
interviu. Nu trebuie fcute promisiuni. Analistul ncheie interviul cu un rezumat al interviului
mulumind respondentului pentru colaborare.
h) motivarea rspunsurilor: n general, respondenii sunt motivai s rspund veridic
i complet la ntrebri dac se respect condiiile:
intervievatorii sunt precii, calmi, oneti, interesai, politicoi i rspund prompt
la ntrebrile lor;
ntrebrile sunt clare, inteligibile, raionale;
respondenii se simt confortabil, sunt ascultai activ i au sentimentul c sunt
implicai;
i) nregistrarea interviului: se poate face cu tehnic special, dar este mai bine s se ia
notie, deoarece :
multe persoane se simt intimidate i i pun probleme de secret i ncredere cnd
sunt nregistrate;
n afara mediului perfect acustic, magnetofonul este inadecvat i se pot pierde
multe rspunsuri datorit calitii slabe a nregistrrilor;
utilizarea benzii diminueaz posibilitile intervievatorului de a interveni n
conducerea interviului;
dei reascultarea rspunsurilor poate crete precizia i acurateea lor, aceasta
dubleaz timpul cheltuit pentru ascultarea respondentului.
O categorie special de interviu individual o constituie interviul prin telefon, care se
face pentru a reduce costurile de deplasare. Cel mai important dezavantaj este imposibilitatea
de a analiza reaciile non-verbale. Analistul conduce interviul printr-o interaciune limitat,
mai puin prietenoas, bazat pe tonul vocii i pe documente cu mai multe rspunsuri posibile
pentru fiecare ntrebare. Oboseala i erorile de ascultare i transcriere sunt mult mai probabile
i frecvente.
O alt problem important care trebuie s stea n atenia analistului o consituie
eficacitatea interviului. Intervievarea este costisitoare i se apreciaz la un cost echivalent a
3-4 ore-om pentru un interviu. Problema eficienei apare ca rspuns la ntrebarea dac
interviul obine date folositoare i ajut la nelegerea corect a sistemului studiat.
Factorii care tind s reduc eficacitatea interviului sunt: facilitarea social, teama de
evaluare, presupunerile respondenilor i intervievarea analistului.
65
Facilitarea social, nseamn c sarcinile respondentului pot s par mai uoare dect
sunt n realitate, sau acesta s le realizeze mai bine n prezena altor persoane. Aceast
situaie poate n mod evident s afecteze rezultatele analizei.
Teama de evaluare, se ntmpl cnd respondentul simte c este evaluat i ncearc s
creeze o impresie ct mai bun, intervievatorul avnd puine anse s descopere c acest
comportament nu este tipic (obinuit). Furnizarea unor informaii, de ctre respondeni,
bazate pe presupuneri ale acestora referitoare la ceea ce ncearc analistul s dovedeasc ar
nsemna un dezastru pentru interviu, deoarece datele obinute nu ar mai fi exacte i de
ncredere. Analistul poate s evite acest lucru prin explicarea obiectivelor i a procesului de
culegere a datelor, eliminnd astfel ideile preconcepute pe care le pot avea respondenii.
Problema intervievrii analistului apare atunci cnd analistul d rspunsuri sau
completeaz rspunsuri pentru respondent. Analistul poate s evite aceste situaii ascultnd
activ, folosind n mod corespunztor tcerea, sau oferind nivele potrivite de completare.
Un interviu este indispensabil pentru obinerea informaiilor de pe nivelele inferioare
(post de lucru, loc de munc), unde un format impersonal, cum ar fi cel din chestionar, ar fi
nesigur i neclar. Interviul este n acelai timp mai flexibil i mai complet dect chestionarele,
putnd fi utilizat ntr-o varietate mai larg de situaii.
Descrierea unei activiti din memorie (n cazul chestionarului) nu este att de precis
ca n cazul observrii ei directe, iar implicaiile acelei activiti asupra persoanei nu pot fi
observate direct n orice moment.
Alegerea atent a respondenilor, crearea unui plan de interviu i a unui format
corespunztor, asigur validitatea i ncrederea n datele colectate, att ct este posibil.
Interviul nu este eficient din punct de vedere al costului pentru colectarea unei mari
cantiti de date dintr-o arie geografic extins sau pentru obinerea rapid a unor date
complete. Se recomand s fie folosit pentru culegerea informaiilor de la manageri i despre
unele evenimente critice, iar pentru activitile obinuite trebuie s fie folosite alte tehnici de
observare, de regul cele bazate pe chestionar.

Analiza datelor colectate
Rspunsurile la interviu sunt obinute direct de la cei intervievai i trebuie
nregistrate corect ca date primare/brute. Datele brute sunt transcrieri ale rspunsurilor la
ntrebrile din planul interviului. Din analiza i prelucrarea sumar a datelor brute se obine
un raport al interviului, n care pot s apar unele detalii, informaii de identificare,
fragmente sau comentarii din interviu etc. Analiza datelor colectate are ca scop imediat
abstractizarea datelor n vederea reprezentrii acestora sub form de modele, care vor fi
utilizate n proiectarea noului sistem. Cele mai frecvent utilizate tehnici de analiza datelor din
interviu sunt analiza agregat i analiza de caz.


3.3.2.2. Tehnici de chestionar

Aceste tehnici pot fi considerate ca interviuri fr intervievator, n care respondentul
noteaz rspunsurile n absena investigatorului. Multe aspecte sunt similare cu cele de la
interviu ns exist i diferene care fac mai dificil crearea planului de ntrebri i
interpretarea rspunsurilor. Pentru reuita unei astfel de investigaii, procesul general trebuie
s se desfoare dup urmtorii pai (fig.3.8):
a) Stabilirea clar, concis a scopului investigaiei, astfel nct toi participanii la
realizarea investigaiei s-l neleag n acelai fel;
b) Stabilirea bazei de eantionare, din listele unitii economice (cri de telefoane,
fiiere, hri, tate de plat, liste de clieni sau furnizori etc);
66
c) Extragerea din baz a unui eantion reprezentativ, al crui volum este de 510 %
din volumul bazei, cu ajutorul unui procedeu de selecie;
d) Formularea ntrebrilor, proiectarea i tiprirea chestionarelor
Preocuparea major n formularea ntrebrilor este de a facilita obinerea de
rspunsuri corecte i rapide. n general, un rspuns incorect poate proveni din urmtoarele
motive: ntrebarea nu a fost corect tiprit, ntrebarea a fost ambigu sau imprecis, nu a fost
suficient spaiu pentru scrierea rspunsului, respondentul nu a cunoscut rspunsul sau nu a
dorit s dea rspunsul exact, etc. Practica a demonstrat c cele mai bune rspunsuri se
primesc la ntrebrile care necesit doar bifarea rspunsului corect.

1
Manuirea
cererilor
clientilor
2
Generarea
bazei de
esantionare
4
Generare
format
chestionar
3
Selectare
esantion
5
Posta:
.expedieri
.primiri
CLIENTI
ORGANIZATIE
Cereri
Date
populatie
Preocupari
Scop
organizatie
Lista
expedieri
posta
Formulare
in alb
Informatii
identificare
CHESTIONAR B
Intrebari
RESPONDENTI
6
Analiza
raspunsurilor
Formular
necompletat
Chestionar
completat
Chestionare completate
DOCUMENTARE
PROIECT
A
Cerere
Raport
investigare
Cereri
C DATE-VAL
Analiza-val
Raspunsuri
val


Fig.3.8 - Procesul de investigare bazat pe chestionar

Chestionarul trebuie structurat, n sensul asignrii diferitelor seciuni ale structurii sale
la anumite subiecte. De asemenea, chestionarul trebuie proiectat astfel nct s fie suplinit
lipsa analistului, care poate s orienteze rspunsurile sau s cear completri, prin:
stabilirea unei ordini (succesiuni) a ntrebrilor care s nu permit respondentului
s sar sau s omit unele ntrebri;
fixarea seciunilor cu cele mai importante ntrebri la nceput, pentru a evita
rspunsurile incorecte datorate oboselii respondentului;
evitarea filtrrii, a folosirii instruciunilor complexe prin care se poate sri peste
mai multe ntrebri, deoarece se pot produce confuzii.
Chestionarul trebuie s conin n partea de nceput un paragraf n care se prezint pe
scurt scopul investigrii, iar la sfrit un alt paragraf prin care se motiveaz respondentul s
rspund i s returneze chestionarul.
e) Expedierea chestionarelor la respondenii poteniali n plicuri care conin alte
plicuri preadresate i timbrate pentru a asigura returnarea chestionarelor primite.
67
f) Colectarea rspunsurilor primite. Eantionul de respondeni este limitat de o serie
de factori care nu pot fi controlai, cum ar fi: lipsa de timp sau de motivaie a respondenilor,
pierderi de pn la 5% a chestionarelor expediate prin pot n ambele sensuri etc. O rat de
rspunsuri este inacceptabil pentru mai puin de 40% pentru expedieri prin pot sau de 75%
pentu cele realizate direct cu mijloacele firmei. Rspunsurile primite formeaz un val.
Majoritatea cercetrilor pe baz de chestionar necesit dou sau mai multe valuri
pentru a crete rata rspunsurilor. Deoarece multe din chestionarele primite sunt anonime, la
fiecare val (iteraie) se trimit chestionare la ntregul eantion (pe hrtie colorat diferit), iar
respondenii sunt rugai s ignore chestionarele dac au dat deja un rspuns. Ratele de
rspuns mici sau inacceptabile pot fi anticipate prin crearea unui mic eantion aleator, format
din respondenii poteniali, care pot fi telefonai i ntrebai despre chestionar.
g) Analiza datelor din chestionare
Fiecare val de rspunsuri primit este analizat separat i apoi toate valurile sunt reunite
pentru realizarea unor analize statistice. Metodele statistice utilizate se stabilesc n funcie de
scopul cercetrii, de necesitile beneficiarilor cercetrii, de mijloacele tehnice de prelucrare
de care se dispune, de experiena echipei etc. Se pot utiliza centralizrile, gruprile statistice
dup diferite criterii, valorile medii pe total i pe grupe, indici de dinamic, ritmuri de
cretere etc. Pe baza prelucrrilor statistice i a analizei rspunsurilor primite, precum i a
extinderii rezultatelor obinute i a semnificaiei indicatorilor determinai asupra ntregii baze
de eantionare se elaboreaz raportul de investigare.
Avantajele majore ale utilizrii chestionarelor se refer la costul redus pentru un
rspuns, care reprezint 510 % din costul unui rspuns prin interviu, i la posibilitatea
prelucrrii i interpretrii rapide a datelor cu ajutorul tehnicilor moderne de calcul.
Ca dezavantaje ale utilizrii tehnicii chestionarului se pot meniona urmtoarele:
durata relativ mare (cteva sptmni) de realizare a unei investigaii;
imposibilitatea de a pune ntrebri ce necesit rspunsuri mai lungi;
necesitatea de a cunoate natura rspunsurilor naintea investigaiei;
lipsa de control privind cine rspunde i cine nu, i de ce, la ntrebri foarte
precise etc.
Utilizarea chestionarului se recomand pentru grupuri mari i numai dup ce toate
rezultatele au fost strnse prin interviuri, pentru a se colecta un volum mare de date cu scopul
de a face afirmaii calitative de ordin general (spre exemplu, Clienii sunt........, Salariaii
doresc..........).


3.3.2.3. Tehnica agendei

Tehnica agendei (jurnalului) constituie un compromis ntre tehnica de interviu, care
este costisitoare ns obine informaii n profunzime i tehnica de chestionar, care este
insuficient controlat ns obine informaii la un cost mai redus. Aceast tehnic utilizeaz
conceptul de executant-observator prin care se urmrete propriul comportament i se
nregistreaz aspectele importante ale activitii pe care o desfoar executantul la diferite
momente n timp. n mod normal nu suntem buni observatori ai propriului comportament i
n acele momente activitatea noastr este mai puin eficient datorit scderii concentrrii
asupra realizrii activitii. n acelai timp ns i observatorii externi, chiar dac elaboreaz o
schem corect de observare, pot s nu o utilizeze corect. Deoarece tehnica agendei se
bazeaz pe folosirea executanilor ca observatori, analitii trebuie s-i instruiasc n vederea
completrii corecte a agendelor. Scopul utilizrii acestei tehnici este de a valorifica avantajele
participanilor - observatori care neleg i pot s observe mai bine modul n care ei execut
propriile activiti.
68
Procesul general pentru tehnica agendei nu difer mult de folosirea chestionarului cu
excepia instruirii executanilor - observatori i conine urmtorii pai (fig.3.9.):
Pas 1: se determin obiectivele observrii, care de regul se refer la durata, frecvena
i volumul activitilor sau datelor;
Pas 2: crearea bazei de eantioane i selectarea eantionului;
Pas 3: crearea unor proceduri fezabile de auto-observare sub form de liste de
verificare a unor activiti sau de relatare nregistrat a faptelor i a datelor, n funcie de
frecvena i durata evenimentelor, complexitatea obiectivelor investigaiei, abilitatea i
percepia executantului-observator, precum i de ct de bine nelegem sistemul observat;
Pas 4: proiectarea agendei, care este format din agenda propriu-zis, instruciunile
pentru completarea agendei, informaii utile pentru asisten i plicul de napoiere a agendei
completate. Agendele pot avea diferite formate, proiectate att n funcie de destinaia lor
(observarea activitii unei persoane, observarea unuia sau a mai multor evenimente
multiple), ct i de modul de observare i de prelucrare a datelor (manual, pe calculator) ;
Pas 5: distribuirea agendelor, colectarea datelor pe o perioad de observare de 1 - 4
sptmni stabilit n funcie de obiectivele investigaiei, colectarea agendelor;
Pas 6: analiza i rafinarea rspunsurilor primite, precum i ntocmirea unui raport
asupra ntregului efort de culegere a datelor prin tehnica agendelor.
Datele de intrare necesare ntr-un efort de agenda includ: agenda de preocupri,
organigrama unitii, liste ale organizaiei i agendele completate.
Datele de ieire (rezultatele) se refer la: schema de auto-observare, formularul
agendei, instruciunile i listele de distribuire a agendei.
Schema de auto-observare este prototipul agendei i indic ce se va observa, frecvena
observrii i ce caracteristici ale evenimentului vor fi nregistrate.
Agendele se utilizeaz cnd este necesar colectarea unui volum mare de date pentru
un singur fenomen sau tip de eveniment, sau pentru descoperirea frecvenei i a cauzelor unor
evenimente. Dac evenimentul nu este corect neles, dac observatorul nu sesizeaz c s-a
produs un eveniment important sau nu-l poate descrie consistent i complet, validitatea
observrii este redus i apar posibiliti de eroare, confuzie i nencredere.
n cazul nelegerii i a observrii corecte a evenimentelor, costul unei agende bine
proiectate este la jumtate dintre cel al unui interviu i cel al unui chestionar. Datele obinute
prin tehnica agendei sunt mai puin costisitoare fa de cele culese prin tehnici de observare
directe.

69
1
Manuirea
cererilor
clientilor
2
Crearea
bazei de
esantionare
3
Generarea
obiectivelor
observarii
4
Selectare
esantion
5
Crearea
procedurilor
de
auto-observ.
CLIENTI
ORGANIZATIE
Cereri
Liste
Preocupari
Scop
organizatie
Baza
de
esantionare
Obiective
6
Proiectarea
agendelor
7
Distribuire
si
colectare
agende
Proceduri
Distribuire liste
RESPONDENTI
8
Analiza
raspunsurilor
AGENDE RETURNATE C
AGENDE B
Formulare
agenda
Formulare
agenda
Intrebari
Proceduri
Cereri
Raport
investigare
A DOCUMENTARE PROIECT

Fig.3.9 - Procesul de observare bazat pe tehnica agendei


3.3.3. Tehnici de observare n grup

Cele mai cunoscute tehnici retrospective de observare n grup sunt: interviul de grup,
brainstorming-ul i tehnica Delphi. Aceste tehnici se concentreaz pe evenimente trecute i
au rolul de a valorifica efectul sinergetic i de interaciune din cadrul grupului.
Tehnicile de grup sunt diferite ca pregtire i mod de lucru de cele individuale,
interaciunea de grup putnd s aduc unele avantaje, cum ar fi:
membrii grupului pot s-i dezvolte mai bine propriile idei sau s descopere noi
idei, ascultnd ideile altora;
grupul asigur o abstractizare a problemei prezentate i o verificare a validitii
afirmaiilor fcute n mod individual;
grupul poate s evalueze mai bine o situaie general asupra problemei, evitnd
astfel speculaiile generate de o observare insuficient a realitii;
Interaciunea de grup are i unele dezavantaje poteniale cum ar fi:
- o nou abordare a problemei poate s nu conduc la rezultate mai bune;
- situaia colectiv poate s inhibe conversaia sau s genereze conflicte;
- declaraiile negativiste pot s elimine ideile bune;
- speculaiile pot s domine discuiile, ndeprtndu-se de realitate.



70
3.3.3.1. Interviul de grup

Interviul de grup (Focus group) se utilizeaz cnd problema nu este suficient de bine
neleas de persoane individuale, nu exist posibilitatea culegerii informaiilor necesare pe
baz de interviuri individuale sau de chestionare, este posibil reunirea grupului ntr-un
anumit loc i moment de timp i grupul poate s gseasc soluii pe care persoane individuale
nu le pot da. Ideile referitoare la problema analizat sunt expuse, discutate, evaluate i
dezvoltate la nivelul grupului (6-12 persoane), sub ndrumarea unui lider de grup. Liderul de
grup trebuie s tie cnd s lase grupul liber i cnd s intervin pentru a obine n acest fel
ct mai multe informaiii i idei. Participanii sunt selectai n funcie de calificare, de munca
pe care o desfoar i de experiena avut n grup.
Interviul de grup poate s includ i chestionare pentru culegerea datelor individuale
cu scopul de a se obine mai rapid date. Analistul trebuie s pregteasc ntrebrile, agendele
i participanii la fel ca la interviu. Obiectivele investigaiei trebuie s fie foarte clar
prezentate, trebuie s se asigure securitatea opiniilor exprimate i condiii de lucru ct mai
confortabile, iar participanii trebuie tratai ca experi.
Aducerea unui consultant cu experien n funcionarea grupurilor ca lider de grup, iar
analistul s participe ca observator, avnd grij ca edina s nu fie excesiv animat sau
controlat de ctre acesta, constituie o condiie de baz n reuita acestui tip de interviu.
Costurile asociate interviului de grup sunt mai mici dect cele pentru interviurile
individuale ns are dezavantajul timpului de pregtire mai mare i a gsirii unui interval de
timp n care participanii din grup s fie simultan disponibili.


3.3.3.2. Tehnica Brainstorming

Brainstorming-ul este o tehnic prin care, se urmrete generarea ct mai multor idei
privind soluionarea unei singure probleme, prin valorificarea efectului sinergetic din grup.
n desfurarea unei reuniuni de brainstorming trebuie respectate urmtoarele reguli:
programarea sesiunii/reuniunii la momente i n locuri bine alese;
crearea unui climat favorabil exprimrii, acceptrii i valorificrii oricrei idei;
evitarea oricrei ncercri de evaluare a ideilor n timpul edinei;
ncurajarea participanilor de a emite idei noi pe baza celor deja exprimate;
nregistrarea exact i complet a discuiilor i a ideilor emise.
O sesiune/reuniune de brainstorming conine urmtoarele etape:
a) Pregtirea: se definete problema i se delimiteaz aspectele problemei n discuie,
se aleg participanii (5-12 specialiti n domeniu) i conductorul grupului.
b) Discuiile: conductorul reuniunii anun problema, regulile de desfurare a
reuniunii i fixeaz durata acesteia (1-2 ore). Se descrie succint problema pus n discuie i
grupul trebuie s sugereze soluii pertinente pentru soluionarea ei. Fiecare idee rezultat n
urma discuiilor este sintetizat de conductorul sesiunii i apoi nregistrat. Discuiile sau
comentariile negativiste sau obstrucioniste sunt descurajate.
c) Selectarea i evaluarea ideilor: La sfritul reuniunii, participanii evalueaz n
mod individual valoarea i eficiena fiecrei idei (note de la 1 la 5). Pe baza acestui punctaj i
a propriilor aprecieri privind eficiena fiecrei idei, colectivul de specialiti selecteaz cele
mai valoroase idei n vederea aplicrii lor.
ntr-o variant de brainstorming, beneficiarul analizei consult lista de soluii, le
stabilete prioritile i alege primele 2-3 soluii ca teme pentru sesiunile urmtoare, care vor
avea ca obiectiv generarea modalitilor de realizare a soluiilor propuse.
71
De exemplu, dac pentru eliminarea ntrzierii raportrii situaiei lunare privind
aprovizionarea, soluia propus a fost culegerea zilnic a datelor n timpul lunii, atunci
aceast soluie genereaz o nou problem: cum, cnd i de unde pot fi colectate aceste date.
Aceste tehnici au ca avantaj generarea unui numr mare de soluii ntr-un timp scurt
pentru rezolvarea unor probleme cu un grad relativ sczut de complexitate, iar ca dezavantaj
lipsa unei concentrri asupra realitii, fapt ce conduce la generarea unor soluii nerealiste.


3.3.3.3. Tehnica Delphi

Tehnica Delphi este orientat pe consultarea unui grup de specialiti (cteva
zeci/sute) alei n funcie de experiena lor n rezolvarea unor probleme dintr-un domeniu.
Este o tehnic de chestionar iterativ, n care opiniile exprimate sunt adoptate prin vot i apoi
returnate participanilor pentru gndire i emiterea de idei noi. Iteraiile se repet pn cnd
nu mai pot fi generate idei noi. Tehnica Delphi se poate aplica dac problema este bine
definit i exist tehnica de calcul adecvat pentru prelucrarea rapid a rspunsurilor.
Metodologia de desfurare a acestei tehnici de investigare conine trei etape, i anume:
a) Pregtirea i lansarea investigaiei: se delimiteaz problema investigat, se
proiecteaz chestionarul, se selecteaz specialitii i se distribuie chestionarele specialitilor.
b) Desfurarea propriu-zis a investigaiei: presupune completarea i colectarea
chestionarelor, prelucrarea i analiza rspunsurilor primite. Dac nu se obine un acord de cel
puin 50% al opiniilor exprimate, atunci sunt distribuite alte chestionare ce conin: sinteza
rspunsurilor anterioare, mediile i abaterile standard pentru setul de respondeni, precum i
ntrebri suplimentare necesare pentru lmurirea unor aspecte importante. Respondenii sunt
rugai s-i reconsidere rspunsurile n funcie de aceste elemente i de aspecte ale problemei
pe care iniial le-au neglijat. Procesul e reiterat pn cnd rspunsurile de la o rund la alta se
circumscriu unei tolerane prestabilite sau se ajunge la un consens n cadrul grupului.
c) Valorificarea datelor investigaiei, cuprinde analiza, sinteza i interpretarea datelor
culese n vederea adoptrii celei mai bune decizii de ctre factorii decizionali. Succesul
aplicrii acestei tehnici depinde de mai muli factori, din care menionm: definirea i
delimitarea clar a problemei investigate, modul de ntocmire al chestionarelor, timpul
acordat pentru formularea rspunsurilor, calitatea participanilor la investigaie, cointeresarea
acestora etc. Tehnica Delphi are ca avantaje obinerea consensului i a unei expertize
distribuit pe zone largi la un cost relativ mic, precum i computerizarea colectrii i analizei
datelor. Ca dezavantaje pot fi menionate cele inerente tehnicilor de chestionar, precum i
unele dificulti privind interpretarea consensului statistic general al opiniilor experilor.


3.3.4 Tehnici de investigare informaionale

Un sistem de informare conine informaiile i mediul/suportul pe care este
nregistrat informaia. Toate informaiile despre sistem sau mediu sunt codificate prin
simboluri, ele nsele reprezentnd elemente fizice. Legtura dintre informaii i mediul de
nregistrare este complex i se refer la faptul c informaiile pot fi nregistrate i pot avea
un suport permanent sau temporar, pot fi editabile sau nu pe diverse nivele (caracter, cmp,
nregistrare, fiier, ecran), mediile pot s fie reproductibile, transportabile, disponibile sau nu
n orice moment, fixe sau expandabile etc. Cunoaterea acestor legturi este necesar n
vederea proiectrii fizice a sistemului informaional.


72
3.3.4.1. Tehnici de analiz a documentelor

Analiza documentelor are n vedere att urmrirea fluxului formularelor n cadrul
compartimentelor ct i coninutului acestora. Obiectivul urmririi formularelor este de a
descrie fluxul informaiilor n funcie de volum, tipuri, momente i durate de prelucrare,
persoanele implicate n prelucrare, locurile nguste, necesarul de informaii suplimentare etc.
Analiza documentelor este o descriere static a acestora prin care se evidenieaz
coninutul rapoartelor i al formularelor, sursele de informaii pentru fiecare cmp, cantitatea
de informaii, probabilitatea de eroare n anumite cmpuri de date, tipurile de caractere,
numrul de rapoarte i de formulare generate, destinaiile lor etc. Dup familiarizarea cu
coninutul documentelor, analistul trbuie s intervieveze managerii pentru a determina
utilitatea fiecrei informaii i pentru a stabili legturile ntre ele necesare proiectrii logice.
Un dezavantaj al acestei tehnici este numrul foarte mare de formulare i rapoarte
utilizate n orice firm, precum i faptul c o parte dintre ele nu sunt standardizate. Exist
astfel riscul de a selecta pentru analiz, documente care conin surse de informare eronate i
care ar avea influene negative asupra rezultatului analizei. De asemenea, un alt dezavantaj l
constituie faptul c analiza static a documentelor are legturi cu sistemul existent i mai
puin cu proiectarea noului sistem.
Analiza documentelor se recomand s fie fcut periodic, mpreun cu interviuri, cu
urmrirea documentelor i acolo unde este posibil cu analiza de protocol i cu simularea,
pentru a standardiza i cataloga toate formularele i rapoartele utilizate n cadrul firmei.
n cadrul firmelor care au implementate sisteme de conducere orientate pe baze de
date, conceptul de dicionar de date faciliteaz analiza documentelor.


3.3.4.2. Tipuri de diagrame utilizate n analiza i
diagnoza sistemelor

Pentru investigarea sistemului, analistul trebuie s aleag cele mai potrivite tehnici de
modelare a unei situaii date pentru a evidenia procesele de baz i dependenele funcionale
ale sistemului, legturile logice de prelucrare a informaiei, fluxul de materiale, amplasarea
departamentelor i repartizarea muncii, valoarea i corectitudinea unor modele cunoscute, s
defineasc datele prin utilizarea caracteristicilor dicionarului de date.
Diagramele sunt utilizate pentru a detalia modul n care funcioneaz sistemul sau
pentru a clarifica unele divergene aprute ntre proiectani i utilizatori. Cele mai obinuite
diagrame folosite pentru realizarea acestor obiective sunt: diagrame de proces, diagrame ale
legturilor logice (flux de date, de documente, diagrame PERT/CPM), diagrame ale fluxului
de materiale, diagrame ale legturilor funcionale, diagrame pentru modele, dicionare i
structuri de date.
Diagramele de proces se concentreaz asupra proceselor informaionale, modelnd
transformrile pe care trebuie s le suporte datele pentru a deveni informaii utile pentru
sistem. Ele reprezint un instrument compatibil cu programarea logic stucturat i includ:
schemele logice de sistem, schemele logice de program, tabelele decizionale, arborii
decizionali i hrile Nassi - Schneiderman [NS].
Aceste diagrame sunt n esen instrumente logice integrate apropiate de proiectarea
logic i arat transformrile matematice i logice la care sunt supuse datele i logica ce st la
baza fundamentrii acestor transformri.
a) Schema logic de sistem prezint ntr-o singur diagram controlul i fluxul de
date, precum i unele fluxuri importante de materiale, n special mediile care sunt suport
pentru date. Structurile de control difer de structurile logice n dou moduri.
73
O prim deosebire const n faptul c structurile de control sunt structuri liniare.
O alt diferen const n faptul c n structurile de control, n orice moment, un
singur proces are controlul printr-o activitate specific, n timp ce fluxul de date stabilete
dependenele logice, datele existnd simultan n mai multe procese.
O implicaie imediat cel puin din punct de vedere teoretic este c utiliznd tehnicile
structurate se pot descoperi procesele care au creat mediul ce favorizeaz producerea unor
erori. Schemele logice de sistem folosesc simboluri i tehnici de trasare standard i ntr-o
oarecare msur se aseamn cu diagrama fluxului de date, ns structurile de date sunt
reprezentate de obicei ca fiiere sau grupuri de date.
b) Un echivalent al pseudocodului l constituie schema logic de programare prin
intermediul creia se poate crea un model dinamic al oricrui proces i care poate s
evidenieze fluxul de control dintre activiti.
Schemele logice de sistem i de programare sunt folosite n explicitarea funcionrii
sistemului existent i pentru identificarea locurilor nguste. Totui, pentru proiectarea logic a
sistemului, pseudocodul echivalent este mai compact i mai puin confuz dect schema logic
de programare. n figura 3.10 este ilustrat schema logic echivalent a acestui pseudocod
pentru procesul de verificare a vnzrilor unei firme.
De exemplu, pseodocodul pentru proiectarea logic a procesului de verificare a
vnzrilor unei firme se poate reprezenta astfel:












c) Tabelele decizionale modeleaz structura IF - THEN - ELSE pentru o singur
decizie complex, iar pentru construirea lor trebuie ndeplinite urmtoarele ipoteze:
toate condiiile posibile ale mediului trebuie s fie cunoscute;
toate activitile considerate necesare s fie realizabile;
legtura dintre condiii i activiti s fie anterior fixat;
Formatul tabelelor decizionale nu este standard ns n general trebuie s includ
urmtoarele pri:
- descrierea condiiilor relevante din mediul decizional n funcie de combinaii de
factori presupui independeni (vrst, sex, poziie fa de sistem etc.);
- un set relevant de aciuni posibile din care putem alege pe cea care satisface
condiiile specificate;
- matricea conexiunilor, care indic ce condiii trebuie satisfcute pentru alegerea
fiecrei aciuni posibile.


DO WHILE MORE VNZTORI
DO WHILE MORE PRODUSE
EXAMINE VNZRI - OBIECTIVE
IF VNZRI > OBIECTIVE
THEN DO PERFORMAN-BUN
ELSE REDUCE OBIECTIVE CU 10 %
IF OBIECTIVE < 2 ARTICOLE
THEN PRINT RAPORT
ENDIF
ENDIF
ENDDO
ENDDO

74
START
Mai sunt
vanzatori
?
Mai sunt
produse
?
Examineaza
urmatorul
vanzator
STOP
Vanzarile
>
Obiectivele
?
Obiective sub
2 articole
?
Examineaza
produsul
urmator
Examineaza raportul
vanzari : obiective
Reduce obiectivele
cu 10%
RAPORT VANZARI
Indica
"Performanta buna"
DA
NU
DA
NU
DA
NU
DA
NU


Fig. 3.10 - Schema logic de program pentru procesul de vnzare

n timp ce pe fiecare coloan din matricea conexiunilor exist o singur aciune, pe
fiecare linie pot exista mai multe aciuni, deoarece din ipotezele programrii structurate
fiecrei condiii trebuie s-i corespund o activitate distinct, nefiind permis concurena.
Un exemplu de tabel decizional utilizat pentru acordarea unui mprumut de ctre o
banc este ilustrat n figura 3.11.
75
Condiiile includ limitele valorice ale mprumutului, nivelul salariului i vrsta (sub
sau peste 50 de ani). Setul de aciuni posibile indic ratele difereniate ale dobnzilor, iar
matricea conexiunilor arat ce condiii trebuie s ndeplineasc cel care mprumut pentru a
beneficia de o anumit rat a dobnzii.

mprumut 50 milioane mprumut > 50 milioane
Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil. Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil. Dobnda
< 50 50 < 50 50 < 50 50 < 50 50
10% x
15% x x
20% x x
25% x
30% x

Fig. 3.11 Structura tabelului decizional pentru acordarea
unui mprumut

Utilitatea tabelelor decizionale este limitat deoarece descriu doar decizii individuale,
ns poate fi crescut fie prin gruparea deciziilor individuale, fie prin folosirea tabelelor
decizionale la generarea tuturor condiiilor i aciunilor ce trebuie incluse n schema logic de
programare i prin codificarea acesteia ntr-un limbaj pentru a fi utilizat pe calculator.
d) Arborii decizionali reprezint un alt mod de exprimare a coninutului unui tabel
decizional, cele dou instrumente fiind n esen echivalente i utilizate n modelarea static a
unei decizii complexe. n timp ce tabelul decizional pune accent pe ce aciune trebuie fcut
dac e ndeplinit o anumit condiie, arborele decizional evideniaz structura condiiilor,
realizarea evenimentelor i luarea deciziilor i este format din urmtoarele elemente:
rdcina, care este punctul din care ncepe citirea arborelui;
noduri decizionale, care semnific deciziile ce pot fi luate n funcie de anumite
condiii. Spre deosebire de tabel, arborele decizional permite divizarea deciziilor
complexe n decizii simple i luarea independent a fiecrei decizii n parte;
noduri intermediare, din care se ramific variante posibile pentru fiecare decizie;
noduri finale, care conin descrieri ale consecinelor pentru deciziile luate.
Liniile care unesc nodurile arborelui indic variante posibile de urmat, din care, ca i
la diagramele fluxului de control, numai una poate fi activ la fiecare moment n timp. Spre
deosebire de acestea ns, controlul nu "curge" ntr-un arbore decizional, deoarece doar n
mod aparent lum o serie de decizii secveniale n timp. n realitate mai nti culegem datele
despre mediu i apoi lum toate deciziile simultan.
n figura 3.12 este ilustrat un arbore decizional pentru lansarea unui produs pe pia,
cu sau fr testarea acestuia, pe baza unui studiu de marketing.
Acest arbore decizional prezint schematic elementele succesiunii decizionale i
probabilitile asociate variantelor considerate. Primul moment decizional const n a testa
sau nu, noul produs (nodul decizional D1) innd seama de costul i durata studiului de
marketing. Urmtorul moment decizional se refer la variantele de lansare sau nu a
produsului (nodurile D2, D3, D4), dup cum s-a ales la primul moment decizional i dup
cum s-a realizat una din strile naturii (favorabile sau nefavorabile) n cazul alegerii variantei
de testare (nodul I1). Nodurile intermediare I2, I3, I4 precizeaz strile de succes sau de
insucces n cazul lansrii produsului, iar nodurile finale F1 F9 descriu consecinele posibile
asociate fiecrei alternative.
76
I1
D2
D1
D3
I2
I3
I4
D4
F2
F1
F3
F4
F5
F8
F6
F7
F9
succes
insucces
succes
succes
insucces
insucces
nu lanseaza
nu lanseaza
nu lanseaza
l
a
n
s
e
a
z
a
l
a
n
s
e
a
z
a
l
a
n
s
e
a
z
a
T
e
s
t
e
a
z
a
N
u

t
e
s
t
e
a
z
a
F
a
v
o
r
a
b
i
l
N
e
f
a
v
o
r
a
b
i
l
85%
15%
35%
65%
70%
30%
5
0
%
5
0
%


Fig. 3.12 - Arbore decizional pentru lansarea unui produs

e) Diagramele Nassi-Schneiderman [NS], combin cele mai bune caracteristici ale
schemelor logice, diagramelor de program i ale tabelelor decizionale ntr-un formular grafic
care completeaz abordarea structurat pentru proiectarea logic. Diagrama NS este o
exprimare grafic compact de programare structurat n care fiecare structur are un simbol
geometric unic n care este cuprins o procedur. Aceast diagram se aseamn cu o schem
logic de program i pe lng aspectul grafic are i avantajul c ne permite s urmrim
structura unui set secvenial de condiii aa cum se obinuiete la arborele decizional.
n timp ce arborele decizional este un model static al unei decizii complexe, diagrama
NS este un model dinamic al unei proceduri.
Tabelele decizionale, arborii decizionali i diagramele NS au ca dezavantaje
neccesitatea de a le planifica n avans, o oarecare nesiguran i dificultate n desenarea lor,
precum i o prezentare bidimensional voluminoas. Aceste dezavantaje pot fi depite prin
utilizarea unor pachete grafice computerizate. Cu excepia tabelelor i arborilor decizionali,
care reprezint numai structura IF-THEN-ELSE, celelalte diagrame de proces sunt pn la un
anumit punct echivalente i depind de presupunerea c fiecare condiie trebuie cunoscut n
avans i de faptul c sunt considerate importante numai deciziile care pot fi luate n timpul
utilizrii procedurii. De aici rezult necesitatea efecturii unei analize atente pentru folosirea
77
cu ncredere a diagramelor de proces i recomandarea ca ele s fie utilizate n proiectarea
fizic mai degrab dect n proiectarea logic. n figura 3.13 este ilustrat o diagram NS
pentru verificarea vnzrilor unei firme.
DO pentru fiecare vinzator
DO pentru fiecare produs
EXAMINE raportul vanzari : obiective
Vanzari > Obiective
?
DA NU
Reduc obiectivele
cu 10%
DA NU
Indica
Performanta buna
Obiective < 2
articole
?
Tipareste
RAPORT

Fig.3.13 - Diagrama Nassi-Schneiderman

Diagrame ale legturilor logice. Aceste reprezentri sunt frecvent folosite n analiza
de sistem i includ, n funcie de scopul urmrit, diagrama fluxului de date, diagrama fluxului
de documente i diagramele de tip PERT sau CPM.
Spre deosebire de diagramele de proces, care arat legturile de control ntre procese,
diagramele fluxului de date i cele ale fluxului de documente analizeaz logica datelor i a
elaborrii documentelor, i evideniaz dependenele logice ntre elementele i procesele
sistemului n raport cu obiectivele urmrite. Deoarece legturile dintre date formeaz logica
structurii sistemului informaional, aceste diagrame sunt ale dependenelor logice i
reprezint baza analizei pentru subsistemele resursei de informare. Aceast afirmaie este
ntrit i de faptul c legtura dependenei datelor permite analizei logice top-down s
porneasc de la obiectivele sistemului, iar obiectivele resursei de informare sunt exprimate n
funcie de date.
a) Diagrama fluxului de date ( DFD ) este un model dinamic care arat legturile
logice dintre procese, ce sunt impuse de transformrile la care sunt supuse datele prin
realizarea proceselor respective. Aceasta nseam c dinamica sistemului este datorat
legturilor inerente n schimbarea datelor, DFD ilustrnd aceste legturi directe i artnd
modul n care fluxurile de date pun n legtur procesele i stocurile de date.
Analistul trebuie s testeze toate legturile descoperite n timpul investigrii
sistemului pentru a putea elimina apoi toate procesele i legturile de date nenecesare. Aceste
diagrame exprim structura subsistemului, deoarece fiecare proces este considerat un
subsistem. n fig.3.14 este prezentat DFD pentru procesul de aprovizionare n vederea
elaborrii rapoartelor lunare i a raportului la sfrit de an, care evideniaz o legtur direct
nenecesar ntre cele dou tipuri de rapoarte.
Din aceast diagram rezult particularitatea dependenei logice a legturilor dintre
datele necesare, a modului n care elaborarea situaiei finale la sfrit de an privind
aprovizionarea depinde de fluxul lunar de date, precum i necesitatea eliminrii dependenei
directe dintre cele dou tipuri de rapoarte.
78
Elaborare
situatie
lunara
Elaborare
situatie
anuala
Date lunare
Raport
lunar
Raport
date anuale
Dependenta eliminata
(fluxul datelor lunare)
Situatie la sfirsit
de an
DATE ANUALE ACTUALIZATE
Date anuale
Acces la date
anuale actualizate
A


Fig.3.14 - Diagrama fluxului de date pentru procesul de aprovizionare

b) Diagrama fluxului de documente este similar diagramei fluxului de date, ns
arat numai circulaia informaiilor i dependenele logice referitoare la operaiile specifice
documentelor utilizate ntr-o unitate economic. Pentru fiecare operaie (tiprire, completare,
prelucrare, verificare, arhivare etc.) se asociaz un simbol i din analiza documentului rezult
un model, sub form de diagram, care sintetizeaz circuitul i toate prelucrrile la care este
supus documentul respectiv.
c) Diagramele PERT i CPM, dei nu se refer la date, se folosesc n managementul
unui proiect complex i arat dependenele logice i tehnologice dintre activitile acestuia,
cu ajutorul relaiilor de preceden. Ipotezele specifice alctuirii unei diagrame CMP constau
n faptul c fiecrei activiti i se acord o durat fix, iar dac activitatea A precede
activitatea B, atunci activitatea B nu poate s nceap dect dup terminarea activitii A.
Pentru construirea diagramelor PERT se modific doar ipoteza privind duratele
activitilor, acestea fiind considerate variabile aleatoare independente care urmeaz diferite
legi de distribuie specifice procesului modelat. n ambele diagrame, activitile pot fi
reprezentate pe noduri sau arce, dar se prefer reprezentarea activitate - arc deoarece d o
imagine foarte clar i sugestiv a desfurrii n timp a proiectului. Aceste diagrame sunt
deosebit de utile n conducerea proiectelor complexe, pe baza descompunerii lor n activiti
i a stabilirii duratelor activitilor i a dependenelor logice i tehnologice dintre acestea.
Diagramele fluxului de materiale includ: graficele de distribuie a muncii, hrile de
aranjare a departamentelor, i diagramele de distribuie a formularelor. Aceste diagrame
schimb accentul de la instrumentele de modelare conceptual, logic, la cele materiale,
fizice, care trebuie s fie alocate, schimbate, transportate i stocate. Ele arat legturile de
producie de natur fizic.
Aceste diagrame evideniaz fluxul de materiale, care nsoete, precede sau urmeaz
informaia, pe faze de producie n cadrul sistemului de producie i a celorlalte sisteme cu
care are legturi directe. Ele se folosesc atunci cnd fluxul de materiale are un rol important
pentru sistemul proiectat (programarea operativ a produciei, aprovizionare, desfacere etc.).
Diagramele legturilor funcionale exprim relaiile dintre funciile sistemului i ale
subsistemelor i sunt folosite de analiti pentru a stabili dependenele funcionale dintre
subsisteme, modul n care trebuie corelate subsistemele pentru a satisface obiectivele
sistemului. n aceast categorie sunt incluse: diagramele de structur, diagramele HIPO,
diagramele Warnier-Orr i diagramele conceptuale. Ele pot fi combinate cu diagrame de
proces i chiar cu elemente din diagramele fluxurilor de date ntr-o diagram a obiectivului
79
global. Analistul poate s utilizeze aceste diagrame nc din faza de investigare preliminar i
pn la sfritul implementrii proiectului fizic.
Diagramele de structur i diagramele HIPO (Hierarchy Input Process Output),
ultimele implicnd pseudocodul pentru detalierea logicii procesului, ilustreaz modul n care
subsistemele i paseaz controlul i i mpart datele ntre ele. Diagrama HIPO este o
completare logic, funcional pentru diagrama de sistem. Deseori aceste diagrame sunt
folosite mpreun cu diagrame de fluxuri de date i de proces pentru a implica fluxurile de
date i de control, care nu sunt ns detaliate n mod explicit.
n urma investigrii sistemului rezult o organigram de structur a obiectivelor care
trebuie analizat i modificat pn cnd fiecrui obiectiv i se poate identifica o funcie, caz
n care obiectivele sunt bine precizate din punct de vedere logic i n realitate. Scopul final al
analizei este de a construi i implementa un sistem format din subsisteme care s ating
obiectivul dorit prin realizarea funciei asociate.
Procesul de stabilire a obiectivelor sistemului, de identificare a funciilor i a
subsistemelor care le realizeaz, reprezint esena proiectrii structural-funcionale i se poate
modela cu ajutorul diagramelor legturilor funcionale. Ele arat att legturile logice ct i
legturile fizice ntre subsisteme i dau o indicaie asupra modului n care lucreaz sistemul.
a) Diagramele de structur rezult din analiza funcional-structural i pot s
reprezinte obiective, funcii sau subsisteme n funciune. Ele pot fi reprezentate ca proiect
funcional utiliznd notaia similar organigramelor sau ca structur operaional utiliznd
linii radiale. Aceste notaii faciliteaz distincia dintre funcie i operaie.
n figura 3.15 este ilustrat structura funciilor de procesare a unui text n care nu se
indic ordinea funciilor sau modul n care o funcie coordoneaz alte funcii /45/.


















Figura 3.16 arat diagrama de structur pentru funcionarea sistemului de prelucrare a
unui document /45/. Aceast diagram ne arat c dup primirea documentului se intr ntr-
un ciclu repetitiv de verificare manual i apoi de editare dup care documentul este fie
arhivat fie distrus. Diagrama nu ne indic ns cum tim cnd se termin un ciclu, cte cicluri
se fac, cum alegem ntre arhivarea sau distrugerea documentului, sau care este viteza de
realizare a acestor funcii. O prezentare mai detaliat a operaiilor este furnizat de
diagramele de proces care descriu fiecare subsistem.


Procesare
text
Programeaz
documentele
surs
Transcrie
documentele
surs
Distribuie
documentul
procesat
Intreine
starea
documentului
Fig. 3.15 Reprezentarea funcional pentru procesarea textului
80






















b) Diagramele HIPO reprezint o mixtur ntre diagramele de structur i diagramele
de proces care evideniaz ierarhia, procesele i legturile input-output dintre subsisteme,
precum i conexiunile dintre subsisteme i mediu. n figura 3.17 se d un exemplu de
diagram HIPO pentru revizuirea unui document /45/.
























Prelucrare
document
Primire
document
Verificare
document
Verificare
manual
document
Editare
document
Manipulare
document
Arhivare
document
Distrugere
document
i
sau
Fig. 3.16 - Diagrama de structur pentru prelucrarea unui document
Revizuire document
APELAT DE :
Procesare document
APELURI PENTRU :
Revizuire manual a documentului
Editare document
INTRARI :
Nume document
Documentul tastat (introdus)
IESIRI :
Document editat
PROCES :
Tastarea documentului; Nume document
DO Revizuire-Manual-Document
IF Exist-Revizuiri
THEN DO Editare-Document
ENDIF
OBSERVATII :
Revizuirile se stabilesc prin documentaia de revizuire manual
Fig. 3.17 - Exemplu de diagram HIPO
81

Diagrama HIPO este uor de vizualizat i include seciuni care conin informaii
referitoare la:
ierarhie: ce modele controleaz i ce modele invoc un anumit model;
intrri: ce date sunt necesare ca intrri din alte sisteme sau din mediu;
proces: procesul logic i prelucrrile din modelul respectiv;
ieiri: ce date sunt considerate ca ieiri pentru alte subsisteme sau mediu;
observaii: comentarii asupra obiectivelor, funciilor sau proceselor.
ntr-o diagram HIPO se pot indica urmtorele elemente: felul n care lucreaz o
funcie sau un subsistem, ce se lucreaz i cu ce are legatur, ce resurse sunt necesare, ce date
sunt folosite n tranzacii cu alte sisteme, unele observaii de proiectare ale analistului .a..

c) Diagramele Warnier-Orr, ilustreaz n form de structur-arbore, legturile
funcionale dintr-un proiect. Aceast diagram evideniaz structurile i funciile proceselor,
i poate fi extins, ca i diagrama HIPO, la proiectarea fizic prin continuarea analizei la
nivelul operaiilor fizice. Simbolistica utilizat n diagramele Warnier-Orr deriv din
programarea structurat i include ca elemente: succesiunea (dat prin ordinea vertical),
alternativa (alegerea dintr-o list vertical), numrul de iteraii (un numr sau o variabil) i
negarea unei condiii (o bar deasupra condiiei).
d) Diagramele conceptuale sunt utilizate pentru ilustrarea modelelor conceptuale i a
interaciunilor dintre activiti, proceduri, informaiile de intrare i cele de ieire, punnd n
eviden activitile de baz. Un exemplu de diagram conceptual l constituie crucea
maltez care conine urmtoarele componente (figura 3.18) /45/:
axa N: conine lista activitilor A
1
, A
2
, , A
n
, ce definesc procesul analizat;
axa V: evideniaz datele de intrare I
1
, I
2
, , I
n
, necesare procedurilor de
prelucrare;
























Axa V
Axa E
A
n

.
.
.
.
.
.
A
2
A
1
Axa N
X
X
I
m
I
2
I
1 E
1
E
2
E
s
Activiti
Proceduri
Intrri
Ieiri
X X P
1
P
2
.
.
.
P
k
Axa S
Fig. 3.18 - Crucea maltez
.
.
.
.
.
.
.
.
.
X
82

axa S: cuprinde totalitatea procedurilor de prelucrare P
1
, P
2
, . . . ,P
k
;
axa E: indic ieirile E
1
, E
2
, . . . , E
s ,
sub form de informaii prelucrate din fiecare
procedur.
Fiecare X din matricea N-V indic ce informaii sunt prelucrate de fiecare activitate.
n exemplul prezentat, cei doi X indic faptul c activitile A
1
i A
2
primesc informaia I
2
.
n mod similar, fiecare X din matricea S-V indic ce informaii sunt preluate de
fiecare procedur pentru a fi prelucrate i pentru a genera alte informaii. n exemplul dat,
informaia I
2
este preluat i prelucrat de procedura P
1
, rezultnd informaia prelucrat E
2
.
Un X n matricea N-E arat ce informaii sunt produse n urma executrii unei
activiti. n exemplul dat, E
1
rezult n urma executrii activitii A
1
.
Crucea maltez este complet atunci cnd se umplu cu X-uri toate csuele matricelor
N-V i N-E, care reliefeaz fluxul informaional relativ la modul de legtur dintre activiti.
Matricele S-E i S-V se obin din analiza procedurilor care prelucreaz date primare sau date
rezultate din alte proceduri.
Pentru a corela axa N cu axa S (activitile cu procedurile), analistul trebuie s pun i
s dea rspuns la o serie de ntrebri privind procesul de prelucrare a informaiilor, precum i
pentru a semnala existena sau lipsa unor informaii coerente, indicate de numrul de X-uri
din aceeai coloan.

Diagrame ale modelrii i structurii datelor. Modelele de date sunt eseniale pentru
tehnicile de analiz a sistemelor structurate i ele ntregesc lista de diagrame utilizate de
analiti. Pentru a nelege corect diagrama fluxului de date, care arat legturile dinamice
cauzate de fluxul de date, trebuie cunoscute mai nti legturile statice dintre date. Acestea
sunt exprimate prin modele de date, care arat apartenena fiecrei date la un grup sau la un
articol de date i, n general, cum trebuie tratat fiecare dat n raport cu celelalte.

a) Dicionarul de date, include o list de articole i o descriere a datelor n funcie de
urmtoarele elemente: structura lor (legtura static dintre articole), nume, cod, tip, valoare i
limitele admisibile, frecvena i scopul utilizrii, modul de acces, mediul de memorare, ciclul
de via, unde i cnd sunt utilizate.
Majoritatea managerilor bazelor de date construiesc pe baz de rutin dicionare de
date simple pentru fiecare fiier creat. Exist ns i posibilitatea generrii automate a
acestora cu ajutorul unor sisteme computerizate (EXCELERATOR, PSL/PSA) care preiau
informaiile de intrare necesare din proiectul logic unde dicionarele de date sunt exprimate
ca definiii ale elementelor de date. Intrrile n dicionarul de date pot s fie articole de date
simple sau structuri complexe de mulimi de valori. Unitatea cea mai mic este un element de
dat care are o singur valoare n orice moment de timp.
b) Structurile de date sunt compuse dintr-un numr de elemente de date i pot fi
simple sau complexe. Stocurile de date sunt structuri tipice de date ca i fluxurile, ns sunt
mai complexe dect acestea i conin serii de fluxuri de date.
Majoritatea notaiilor pentru structurile de date se bazeaz pe logica programrii
structurate i sunt recomandate structurilor secveniale, alternative sau repetitive. Structurile
de date sunt definite n funcie de substructuri simple, care la rndul lor pot fi definite n
funcie de caracteristicile datelor pe care le conin.
c) Pachetul modelrii logice este rezultatul major al fazei de proiectare logic i
include diagrame de structur, dicionare de date, diagrame HIPO i un set de diagrame ale
fluxului de date, fiecare tratnd un aspect diferit al proiectrii logice.
Diagramele de structur arat structura subsistemelor la fiecare nivel i se obine
printr-o analiz top-down a scopurilor, utiliznd proiectarea funcional-structural. Funciile
83
sunt descrise n diagrama HIPO care d detalii asupra legturilor fiecrui proces cu diagrama
fluxului de date n care este inclus, indicnd input-urile i output-urile pentru fiecare proces.
Dicionarul de date definete fiecare termen care apare n descrierea subsistemului,
precum i fiecare condiie menionat n diagrama fluxului de date care exprim elementele i
legturile subsistemelor. Procesele sunt elemente sau entiti, iar fluxurile de date reprezint
legturile dintre ele. Procesele reprezentate de diagrama fluxurilor de date pot fi detaliate n
diagrame HIPO i pot fi descrise n pachetul logic de proces care const din :
procesul logic pentru fiecare subsistem logic ;
diagrama de sistem ( flowchart ), a sistemului existent ;
diagramele de sistem (flowchart-urile), ale sistemelor fizice care trebuie s fie
meninute nemodificate.
n mod obinuit procesul logic este exprimat prin pseudocod. Pentru procese
specifice, cum ar fi: o decizie complex unic, se recomand tabelele decizionale sau arborii
decizionali; pentru reprezentarea grafic a proceselor complexe, se recomand diagramele NS
i diagramele de sistem (flowchart), iar pentru reprezentarea simultan a structurilor logice i
a proceselor, se recomand diagramele Warnier-Orr. n cadrul diagramelor de structur
proiectarea logic nseamn coordonarea subsistemelor pn la nivelul cel mai de jos
(inferior) al diagramei, nivel care reprezint modulele de lucru i care au ca sarcin principal
prelucrarea informaiilor. Proiectarea fizic a procesului poate fi realizat mai trziu.
De exemplu, n logica procesului este suficient s se scrie:


fa de mai complexul proces fizic, care ar putea fi descris astfel :




deoarece constantele folosite reprezint factori n proiectarea fizic.
Aceasta nseamn c este atributul proiectanilor fizici s decid cum s fie citite
datele i cum s introduc parametrii prin subrutine, astfel nct s nu fie necesar
modificarea modulelor. Procesul de parametrizare este un element de proiectare fizic,
deoarece se preocup de modul cum sunt accesate datele ca opus la ce date se leag cu ce
procese , care este un element de proiectare logic.


3.4 Raportul de investigare preliminar

3.4.1 Rolul i obiectivele raportului de investigare preliminar

Investigaia preliminar ncepe pe baza formulrii unei cereri de asisten de ctre un
client potenial i se termin cnd analistul a neles destul despre natura problemei pentru a o
putea defini, pentru a indica scopul investigaiei, pentru a stabili graniele/limitele studiului,
pentru a detalia la un nivel nalt scopul structurrii noului sistem propus i pentru a putea
satisface nevoile de informare ale utilizatorilor (fig.3.19). Aceste elemente sunt incluse n
raportul de investigare preliminar (RIP) i justific recomandrile analistului de a continua
cu un studiu de fezabilitate sau cu o investigaie detaliat, sau de a opri imediat cercetarea.
Investigaia preliminar se desfoar dup un program bine stabilit n care se are n
vedere att stabilirea granielor sistemului, ct i investigarea sistemului i a interfeei
acestuia cu mediul su.
IF VOLUM-VANZARI > 5000
THEN COMISION-VANZARI = VOLUM-VANZARI * 0.10
ELSE COMISION-VANZARI = VOLUM-VANZARI * 0.075,
Calculeaz COMISION-VANZARI ca PROCENT * VOLUM-VANZARI ,
84
Determinarea granielor sistemului analizat se face n mai multi pai, astfel:
se studiaz toate departamentele care fac parte din organizaie;
se adaug elementele care reprezint intrri din subsistemele adiacente;
se adaug elementele cu influene puternice din mediul extins al sistemului
(furnizori, beneficiari);
se adaug elementele cu funcii de control din departamentele selectate ca
subsisteme i care se intercondiioneaz cu sistemul studiat;
se repet pasul anterior pn cnd se obin informaii suficiente pentru construirea
unei structuri arborescente;
se elimin subsistemele inaccesibile, cele care nu au limite definite sau cele care
nu aparin sistemului investigat (sunt respinse structural de sistem).
De remarcat faptul c graniele sistemului includ graniele proiectului, iar acestea
includ graniele sistemului implementat. Deoarece studiul sistemului nu trebuie fcut ntr-un
mod simplist, prin desprinderea lui de contextul general, investigaia preliminar trebuie s
aib ca obiectiv i investigarea interfeei sistemului cu mediul su.

Cerere pentru
asistenta
INVESTIGARE
PRELIMINARA
RIP
Preocupari generale
bazate pe experienta
"Problema"
Preocupari specifice
bazate pe principii
derivate
"Formularea problemei"

Fig.3.19 - Elaborarea raportului de investigare preliminar

Rezultatul investigaiei preliminare l constituie, raportul de investigare preliminar,
care presupune:
definirea naturii i a scopului problemei /oportunitii;
cunoaterea obiectivelor sistemului;
determinarea cerinelor de natur informaional-decizional ale utilizatorilor;
scrierea i prezentarea raportului.
Aceste obiective sunt atinse prin utilizarea unor tehnici de analiz i proiectare
structural-funcional. Raportul de investigare preliminar are ca obiective specifice:
a) Documentarea asupra ipotezelor formulate de analist privind procesele specificate
i rezultatele investigaiei preliminare i servete la:
prezentarea metodelor folosite de culegere a datelor n vederea creterii
credibilitii, i a eliminrii suspiciunilor prin argumentarea pe baze statistice a
concluziilor formulate;
prezentarea concluziilor i relevarea faptului c acestea depind de particularitile
i acurateea datelor colectate;
instruirea beneficiarului privind tehnicile de colectare i de analiz a datelor.
b) Ofer o baz de discuie a problematicii noului sistem pentru analist i beneficiar
cu scopul lurii unor decizii. n acest sens raportul de investigare preliminar trebuie s
includ:
termenii de referin privind scopul analizei, documentele analizate, modul n care
au fost colectate datele (interviuri, chestionare, observri directe). Termenii
tehnici trebuie s fie clar definii i eventual evitai dac nu se pot explica;
evidenierea cauzelor care au condus la delimitarea i la definirea imprecis a
subsistemelor;
85
descrierea clar a surselor de date, n special cnd concluziile sunt formulate pe
baza experienei analistului i mai puin pe baza datelor colectate;
obiectivitatea formulrii i argumentrii concluziilor i a recomandrilor.
c) Stabilirea etapelor de analiz i de proiectare a noului sistem, fapt ce semnific
avizarea raportului de ctre unitatea beneficiar.
Principalele recomandri fcute de ctre analist n raportul de investigare preliminar
pot avea n vedere:
oprirea imediat a activitilor de investigare i de analiz dac se constat c
sistemul funcioneaz corect / performant. n acest caz, declanarea investigaiei s-
a bazat pe o informaie eronat sau inadecvat situaiei reale;
amnarea activitilor de analiz i proiectare dac tehnologia solicitat nu este
disponibil, nu exist fonduri pentru achiziionarea ei, nu este disponibil
personalul necesar, sau problemele semnalate nu sunt suficient de acute pentru a
necesita revizuirea sistemului;
extinderea obiectivelor i a activitilor de analiz dac investigaia preliminar
nu a acoperit aspectele eseniale, precum i creterea corespunztoare a bugetului
alocat;
continuarea activitilor cu obiectivele iniiale sau cu reorientarea obiectivelor.
Direciile de aciune trebuie stabilite pe baza unor negocieri ntre prile implicate n
analiza i proiectarea noului sistem. Raportul de investigare preliminar trebuie s
evidenieze att avantajele, ct i dezavantajele fiecrei alternative posibile, decizia
aparinnd beneficiarului viitorului sistem.


3.4.2. Coninutul i modul de prezentare al raportului de
investigare preliminar

Raportul de investigare preliminar trebuie s conin urmtoarele elemente:
1) Definirea problemei investigate care poate fi o oportunitate, o problem nou
aprut, sau o disfuncionalitate semnalat. Formularea clar, precis a problemei necesit
explicitarea ei sub urmtoarele aspecte: spaio-temporal, anvergur, costuri necesare, ipoteze
de lucru, performanele tehnice, tehnologice i economico-financiare ale sistemului analizat;
2) Scopul proiectului propus pentru ndeplinirea obiectivelor problemelor sesizate;
3) Dimensiunea, limitele, restriciile i alte ipoteze de lucru au n vedere zonele
funcionale ale sistemului investigat. Dimensiunea problemei este dat de subsistemele
implicate, funciile ce trebuie examinate, modalitile de prelucrare utilizate, perioada de timp
referit, tipul de personal implicat etc. Limitele analizei se refer la resursele disponibile, la
permisiunea de a efectua investigaia (analistul poate primi acceptul de a intervieva o singur
persoan ntr-o anumit zi), sau la unele restricii de realizare (investigaia trebuie fcut
ntr-o anumit perioad, interviurile se pot efectua numai dup terminarea programului etc.);
4) Cerinele de documentare rezultate n urma analizei. Analiza cerinelor deriv din
obiectivele sistemului investigat i presupune determinarea cerinelor organizatorice,
informaionale i procedurale ale beneficiarilor, definirea unei liste de prioriti privind
cerinele informaional-decizionale, precum i evidenierea cerinelor procedurale ale
organizaiei. Analistul are sarcina de a analiza cererile preliminare ale utilizatorilor, de a
cunoate opiniile i ideile acestora, de a evalua i de a selecta cerinele semnificative.
Cerinele organizatorice au n vedere precizarea activitilor proiectului, alocarea
resurselor i evidenierea structurii financiare. O diagram a structurii organizatorice poate s
stabileasc ntr-un mod sugestiv responsabilitile n cadrul sistemului.
86
Cerinele informaionale evideniaz conectivitatea sistemului cu elementele din
mediu i sunt folosite pentru a proiecta graniele sistemului i interfeele acestuia cu mediul,
precum i pentru a construi diagrama fluxului informaional pe baza datelor observate.
Cerinele procedurale se refer la necesitile operaionale ale noului sistem i sunt
deosebit de utile n proiectarea fizic deoarece au n vedere restricii operaionale cum ar fi:
volumul, costul, securitatea i acurateea datelor, viteza, redundana, gradul de acces,
confidenialitatea, precum i ieirile fizice sub form de rapoarte.
Raportul de investigare preliminar expliciteaz obiectivele organizaiei, rolul
informaiei n atingerea acestor obiective, precum i procedurile folosite pentru realizarea lor.
Cerinele de documentare impun o distincie clar ntre percepiile i dorinele
utilizatorilor i cerinele reale ale sistemului. Lista dorinelor este important n analiza
cerinelor, ns dorinele nu se identific cu cerinele reale ale sistemului n ansamblul su.
5) Recomandri ale analistului, n sensul continurii analizei cu investigaia detaliat
sau cu un studiu de fezabilitate, sau de a se opri cercetarea imediat.
6) Documentaia - suport, realizat sub form de modele, fragmente de interviuri,
formulare i rapoarte pentru conducerea proiectului, conine urmtoarele elemente:
agenda care a generat activitatea de analiz;
lista persoanelor intervievate i a documentelor analizate;
programul de interviu i lista ntrebrilor pentru interviu;
mostre de formulare, rapoarte i documente de intrare care vor fi analizate n
investigarea detaliat;
diagramele de flux de date pentru nivelele ierarhice superioare;
organigramele i diagramele de structur ale funciilor sistemului.
Documentaia-suport are i rolul de a asigura transferul de informaii n cazul n care
cei ce realizeaz investigaia detaliat nu au participat n etapa de analiz preliminar.
Un aspect important l constituie modul de prezentare a raportului de investigare
preliminar, n vederea aprobrii acestuia i a continurii activitii de analiz i proiectare a
noului sistem, prin realizarea unor forme de prezentare atractive.


3.5. Studiul de fezabilitate

3.5.1 Rolul i obiectivele studiului de fezabilitate

Deseori n practica economic apare necesitatea fundamentrii unor decizii majore
privind selectarea variantelor de realizare a unor proiecte complexe care antreneaz
importante resurse materiale, umane, financiare i de timp. Aceste decizii se pot lua pe baza
unor studii de fezabilitate care ofer informaiile sintetice necesare factorilor decizionali.
Studiul de fezabilitate are menirea de a maximiza nivelul cunoaterii, "know-how-ul",
de a estima anticipat dac proiectul propus va angaja mai multe resurse bneti dect cel n
funciune sau dect celelalte proiecte definite ca alternative, precum i de a minimiza riscul
pe care organizaia i-l asum prin adoptarea unui proiect.
ntre studiul de fezabilitate i investigaia preliminar exist cteva deosebiri
importante pentru analiti i beneficiari din care menionm:
a) n timp ce investigaia preliminar este o abordare "top-down", orientat pe
obiective i bazat pe analiz, studiul de fezabilitate este o abordare "botom-up", orientat pe
soluii existente i bazat pe construcie.
b) Studiul de fezabilitate presupune cunoscut structura funciilor necesare pentru a
satisface un obiectiv, efortul major constituindu-l identificarea, amplasarea i asamblarea
87
funciilor printre modulele aflate n jurul unui nucleu. Deoarece fiecare modul este bine
cunoscut, adugarea lui la sistem arat aportul su la mbuntirea funcionrii sistemului
lrgit. Estimarea costurilor de obinere a unei soluii depinde de ct de bine, rapid i eficient
pot fi modulele asamblate i testate. Pe de alt parte, investigaia preliminar urmrete s
defineasc aceast structur de funcii de sus n jos, ncepnd cu obiectivul sistemului.
c) n timp ce investigaia preliminar caut s defineasc problema, studiul de
fezabilitate este