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Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y grficos dinmicos. Supongamo s que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
tablas y grficos dinmicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinmicas, donde nos solicita que indiquemos la situacin de los datos a analizar y qu tipo de informe vamos a crear.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinmica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dnde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinmica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.
En esta ltima pantalla debemos indicar dnde vamos a situar el resultado de la tabla dinmica. Hemos escogido situarla en una Hoja de clculo nueva. Si pulsamos sobre Diseo... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y adems un campo para el n de
pgina. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artculos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedara una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinmica:
(La podemos visualizar y ocultar con la opcin de men Ver -Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones tiles como el botn para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. Tambin aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinmica que nos permite modificar la estructura de la tabla aadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botn Agregar a en combinacin con el cuadro de lista que aparece al lado del botn, o simplemente arrastrndo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera de la tabla.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botn barra Tabla dinmica. de la
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar
totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men Popup con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn barra Tabla dinmica. de la
- Y en la estructura de la tabla la nica diferencia es utilar el campo Pgina para la tercera dimensin. Por ejemplo si colocamos en Pgina el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada pgina.