Sunteți pe pagina 1din 10

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA ANALIZA SI EVALUAREA FINANCIARA A ORGANIZATIILOR

INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

Coordonator: Conf. Univ. Dr. Cristian Drgan

Masteranzi: Oana Cercelaru Alin Bogaseru

Craiova, 2012

INVENTARIEREA PATRIMONIULUI
Patrimoniul societatii comerciale se compune din elemente de activ-mijloace economice si elemente de pasiv-surse de finantare. Pe durata exercitiului financiar,aceste elemente se modifica sub influenta diverselor operatiuni economico-financiare care au loc. Apare astfel necesitatea ca, periodic, sa cunoastem situatia reala (in teren) a acestor elemente si, mai mult decat atat, sa comparam situatia reala cu cea existenta in documentele contabile. Procedeul contabil care permite acest lucru este inventarierea. In categoria procedeelor contabile, inventarierea ocupa un loc insemnat, datorita rezultatelor pe care le furnizeaza societatii comerciale. Inventarierea reprezinta ansamblul operatiilor prin care se constata existenta faptica si starea elementelor patrimoniale de activ si pasiv, cantitativ si valoric sau numai valoric, dupa caz existente in patrimoniul unitatii, la data la care aceasta se efectueaza. Inventrierea patrimoniului unitatilor prezinta o importanta deosebita pentru activitatea practica din mai multe puncte de vedere: este punct de plecare la unitatile nou infintate, concomitent pentru deschiderea si organizarea contabilitatii. La inceputul activitatii inventarierea are ca obiect principal, stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul in natura. permite cunoasterea corectitudinii cu care sunt gestionate mijloacele materiale si banesti ale unitatilor patrimoniale, descoperinu-se degradarile, risipa, lipsurile, sustragerile, furturile, delapidarile, permitand stabilirea raspunderilor celor vinovati si luarea masurilor pentru recuperarea prejudiciilor si asigurarea integritatii patrimonilului. prin determinarea reala a existentei elementelor patrimoniale, inventarierea contribuie la calculul corect al unor indici si indicatori care la randul lor au mare importanta in fundamentarea deciziilor. Este vorba de dimensionarea productiei in curs de executie, calculul corect al costului productiei, stabilirea rezultatelor financiare finale, etc. In calitatea sa de procedeu al metodei contabilitatii si de tehnica de control faptic, inventarierea indeplineste 3 functii : a) functia de control al concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate (evidenta scriptica) si situatia reala. Prin inventarierea patrimoniului se identifica bunurile care nu sunt utilizate, creantele vechi si neincasate si se iau pe aceasta baza masurile de preintampinare sau limitare a pagubelor, pentru cresterea eficientei si intarirea disciplinei decontarilor. b) functia de stabilire a situatiei nete a patrimoniului si a rezultatului exercitiului. Pe baza inventarierii se definitiveaza situatia neta a patrimoniului (activul net contabil), care se determina cu ajutorul relatiei : Situatia neta a patrimoniului = total active inventariate datorii inventariate c) functia de calcul si evidenta stocurilor,consumurilor si vanzarilor. Aceasta functie se exercita avand in vedere metoda de contabilitate a stocurilor aplicate de societatea comerciala. Astfel, exista 2 metode de contabilitate a stocurilor : metoda inventarului permanent metoda inventarului intermitent

Metoda inventarului permanent se aplica obligatoriu in unitatile mari. Ea permite cunoasterea stocului in orice moment din luna, intrucat stocul initial, intrarile si iesirile din timpul perioadei se inregistreaza cronologic in conturile de stocuri. Stocul final se determina conform relatiei: Stoc final = stoc initial + intrari iesiri Metoda inventarului intermitent se aplica optional in unitatile mijlocii si mici. In acest caz, inventarierea lunara este obligatorie. La inceputul lunii se anuleaza stocul initial determinat prin inventar la sfarsitul lunii precedente, intrarile din timpul lunii se inregistreaza direct pe cheltuieli, iar stocul final determinat prin inventar se inregistreaza in conturile de stocuri. Iesirile din stoc timpul lunii se determina la sfarsitul lunii conform relatiei : Iesiri = stocuri initiale inventariate la sfarsitul lunii precedente + intrarile din cursul perioadei(aprovizionari sau din productie) stocuri finale inventariate la sfarsitul lunii curente Inventarierea este o operatie complexa ca sfera de cuprindere, ca motivatie organizatorica si din punct de vedere al perioadei de timp la care se executa. Din aceste motive, aceasta se clasifica din mai multe puncte de vedere: 1. Dupa continutul economic al elementelor patrimoniale supuse invenarierii: inventarierea mijloacelor economice (mijloace fixe, materiale, marfuri, etc) inventarierea activelor circulante in decontare (clienti, debitori, decontari cu actionarii si asociatii, etc.) inventarierea obligatiilor fata de bugetul administratiei de stat, fata de furnizori, creditori, ca si obligatiile fata de banci pentru creditele obtinute. 2. Din punctul de vedere al sferei de cuprindere: inventariere generala ce cuprinde intregul patrimoniu al agentului economic, adica existenta reala a tuturor elementelor de activ si a celor de pasiv, la data efectuarii ei. inventarierea partiala cuprinde numai un anumit element patrimonial sau numai o grupa de elemente patrimoniale. 3. Din punct de vedere al perioadei de timp: inventariere anuala inventarieri ce se executa la alte intervale de timp 4. Dupa rolul pe care il are in activitatea pacticata: inventarierea de control a gestiunii, ce reprezint, de fapt, o form a controlului gestionar asupra modului de gospodrire a bunurilor materiale i valorilor bneti. inventarierea de predare - primire a gestiunii, constituie o operaiune obligatorie n cazul nfiinrii unei gestiuni sau schimbrii unui gestionar. inventarierea ca operaiune premergtoare ntocmirii bilanului contabil anual al unitii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordanei dintre realitatea faptic i datele nregistrate n contabilitate. 5. In functie de conditiile in care se desfasoara: inventarieri ordinare-au un caracter normal, planificat; inventarieri extraordinare-impuse in anumite siituatii de exceptie,cum ar fi:la cererea organelor de control, cu ocazia modificarilor de preturi, in urma calamitatilor sau a altor cazuri de forta majora.

Pentru buna pregatire si desfasurare a inventarierii trebuie asigurate urmatoarele conditii: inventarierea trebuie sa formeze obiectul unei activitati de programare, sarcina aceasta revenind compartimentului de contabilitate. Legile contabilitatii obliga programarea la inventariere totale elementele patrimoniale de activ si de pasiv cel putin o data pe an. la operatia de inventariere trebuie antrenate cadrele cele mai bune din unitate, cu o pregatire profesionala recunoscuta, dar in acelas timp buni cunoscatori ai activitatii societatii, buni cunoscatori ai legislatiei financiare si cu o tinuta etica exemplara. operatia de invenariere sa intrerupa cat mai putin activitatea normala la locul inventarierii sau daca se poate deloc. Se efectuaza inventarierea in mod obligatoriu, in urmatoarele situatii: - la cererea organelor de control; - de cate ori exista indicii ca exista plusuri sau minusuri in gestiune ; - cu ocazia reorganizarii gestiuni. Persoanele juridice si fizice care au dreptul de a organiza si conduce contabilitatea efectueaza inventarierea la urmatoarele date : a. la inceputul activitatii; b. cel putin o data pe an; c. cu ocazia fuzionarii; d. cu ocazia reorganizarii gestiunii; e. la incetarea activitatii ; f. la sfarsitul anului. Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestiunii patrimoniului si care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere instructiuni in acest sens, adaptate la specificul activitatii. Principalele operatiuni premergatoare inventarierii efective anuale a patrimoniului sunt urmatoarele: 1. Stabilirea comisiei de inventariere prin decizie scrisa emisa de conducrea societatii.comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere. Pentru desfasurare in bune conditii a procesului de inventariere comisia trebuie sa cuprinda cel putin doi membri, de aceea este indicat sa fie numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului.Din aceasta comisie nu trebuie sa faca parte gestionarul unitatii supuse inventarierii sau contabilul care tine evidenta gestiunii respective. Este bine ca data inventarierii sa fie cunoscuta numai de comisia care va efectua inventarierea. 2. Sigilarea locatiei ce urmeaza sa fie inventariata,se face de comisia de inventariere la data prevazuta in decizie pentru inceperea inventarierii sau ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere. 3. Inainte de inceprea inventarierii se ia o declaratie a gestionarului privind: o bunurile date sau primite in custodie ; o eventualele intrari sau iesiri pe care nu le-a consemnat inca in documente ; o bunurile proprii pe care le detine in locatia invenariata ; o plusurile sau minusurile din gestiune desprea a caror cantitate sau valoare are cunostiinta ; o valorile materiale gestionate si in alte locuri de depozitare ; o felul, numarul si data ultimului act de intrare sau de iesire a bunurilor in/din gestiune. Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunuzator de gestiunea 5

valorilor materiale si de catre comisia de inventariere care atesta ca a fost data in prezenta sa. 4. De asemenea inainte de inceperea inventarierii efective comisia de inventasiere mai trebuie sa efectueze urmatoarele operatiuni: o sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, sa vizeze documentele de intrari si iesiri existente in gestiune si neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si prelucrarea lor in contabilitate astfel incat situatia scriptica a gestiunii inventariate sa reflecte realitatea. La unitatile cu amanuntul se foloseste metoda global valorica sa asigure intocmirea de catre gestionar a rapoartului de gestiune. o sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua respectiva, solicitand intocmirea monetarului (la gesttiunile cu vanzarea cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii. o sa ridice benzile de control de la aparatele de casa si stampila unitatii si sa la pastreze in siguranta. o sa controleze daca de instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in stare buna de functionare Etapele inventarierii: A. Pregatirea inventarierii necesita luarea unor masuri de natura organizatorica si contabila menita sa asigure desfasurarea in bune conditii a celorlalte etape care se succed. Aceasta etapa incepe prin constituirea comisiei de inventariere, fiecare membru fiind numit prin decizie scrisa si semanta de conducatorul unitatii patrimoniale si de seful compartimentului financiar-contabil. Potrivit legislatiei in vigoare din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii respectivei unitati, seful compartimentului supus inventarierii si nici contabilii ce tin evidenta gestiunii respective. Membrii comisiei de inventariere nu pot fi inlocuiti, decat in cazuri cu totul exceptionalesi numai cu aprobarea conducerii administrative a unitatii. B. Efectuarea inventarierii sau inventarierea propriu-zisa. In aceasta etapa comisia se deplaseaza la depozitele sau magaziile in care se afla bunurile ce vor fi inventariate. Operatiunea de inventariere se incepe prin a se lua de la gestionar o declaratie de la gestionar, oprindu-se operatiunile de intrare primire, iar daca aceasta nu este posibil operatiunile se efectueaza in fata comisiei de inventariere mentionand in documente de predat sau de primit in timpul inventarierii. In continuare comisia de inventariere incepe sa constate existenta bunurilor din depozite si magazii ce presupune stabilirea directa de catre aceasta a marimii si starii reale a bunurilor inventariate. Constatarile comisiei de inventariere se fac numai in prezenta tuturor membrilor comisiei de inventariere si in prezenta gestionarului. C. Evaluarea elementelor patrimoniale. Comisia completeaza listele de inventariere in care se trece cantitatile constatate cu pretul unitar. In cele mai multe cazuri pretul unitar este acelasi cu cel de la intrarea bunurilor in patrimoniu. Sunt insa si situatii particulare pentru care sunt stabilite alte norme de evaluare: Bunurile duplicate constatare ca atare la inventariere se evalueaza la valoarea de inventar a fiecarui element, in functie de utilitatea bunului si de pretul pietei. Creantele si datoriile se evalueaza la valoarea lor nominala Creantele si datoriile incerte si in litigiu se evalueaza la valoarea de utilitate stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata. Creantele datoriile precum si disponibilitatile in devize, se evalueaza la cursul in vigoare din ultima zi a exercitiului. Titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate pe care o prezinta pentru unitate, iar titlurile de plasament se evalueaza la cursul mediu al ultimei luni a exercitiului sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz. D. Constatarea diferentelor la inventariere si solutionarea acestora este ultima etapa a operatiunii de inventariere in care se stabilesc diferentele dintre existentul scriptic si cel faptic 6

mai intai cantitativ si apoi folosind pretul unitar si valoric. Pentru ca cifrele s fie comparabile i diferenele reale, este necesar ca datele inventarierii s fie stabilite la aceeai dat calendaristic. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferenelor, n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere. Pot exista doua categorii de diferente: a) diferente cantitative: plusuri sau minusuri de inventar: plusuri cantitative - cand avem cantitate faptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitatea mai mare decat cantitatea scriptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate. Minusuri cantitative (lipsuri la inventar) - cand avem cantitate faptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate mai mica decat cantitatea scriptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate. Atat plusurile cat si minusurile cantitative se datoreaza unei gestionari defectuoase a bunurilor sau unor inregistrari eronate in evidenta operativa a depozitului,respectiv in evidenta sintetica si analitica la compartimentul contabilitate. b) diferente valorice (plusuri valorice sau minusuri valorice): rezulta prin compararea cantitatilor faptice la valoarea de inregistrare in contabilitate cu aceleasi cantitati evaluate la valoare actuala (valoare de inventar). Comparand valoarea de inregistrare a elementelor inventariate cu valoarea de inventar(actuala),putem constata: Plusuri valorice -cand valoarea de inventar este mai mare decat valoarea de inregistrare . acestea se inregistreaza pentru elementele de pasiv si nu se inregistreaza pentru elementele de activ (conform principiului evaluarii, bunurile raman la valoarea lor de intrare, mai mica) Minusuri valorice -cand valoarea de inventar este mai mica decat valoarea de inregistrare.Acestea se inregistreaza pentru elementele de activ (ca deprecieri) si nu se inregistreaza pentru elementele de pasiv (conform principiului evaluarii, datoriile raman la valoarea lor nominala, mai mare) Lipsurile constatate la inventariere se inregistreaza ca o iesire din patrimoniu a elementelor respective de activ, prin creditarea conturilor corespunzatoare, astfel : Lipsa de constructii integral amortizate : 281 Amortizari = 212 Constructii Lipsa de mijloace fixe partial amortizate : % = 2812 Amortizarea constructiilor 6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor Lipsa de materii prime : 1. Neimputabile: 601 Cheltuieli cu materii prime = 301 Materii prime 2. Imputabile: 4282 Alte creante in legatura cu personalul = % 758 Alte venituri din exploatare 4427 TVA colectata 212 Constructii

Lipsa de produse finite: 711 Venituri aferente costurilor = 345 Produse finite stocurilor de produse Lipsa de narfuri: 607 Cheltuieli privind marfurile = 371 Marfuri Lipsa de marfuri , materiale de natura obiectelor de inventar, produse finite, distruse din cauza calamitatilor naturale: 671 cheltuieli privind = calamitatile si alte evenimente extraordinare % 303 Materiale de natura obiectelor de inventar 345 Produse finite 371 Marfuri

Lipsa de materiale consumabile cu diferente de pret ce se incadreaza in normele de perisabilitate: 602 Cheltuieli cu materialele consumabile = % 302 Materiale consumabile 308 diferente de pret la materii prime si materiale

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspundere gestionarii. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si caracterul plusurilor, propunand, in conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii. In cazul in care, in urma inventarierii, rezulta plusuri sau minusuri de inventar, in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor inregistra ca atare in contabilitate, fara a se face compensari intre ele. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor lua masura imputarii acestora la valorarea lor de inlocuire, respective costul de achizitie al bunului respectiv la data constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli eccesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intratrea in stetiune a bunului respectiv. La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: existenta riscului de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente; diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune. 8

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorita vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri. Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori. Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate. In cazul in care cantitatile sorturilor suspuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus, incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescanda. In cazul in care cantitatile sorturilor suspuse compensarii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eleiminarea din calcul a cantitatii care depaseste totatulu cantitativ al plusurilor incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crecanda. Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scazaminte, in cazul compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se calculeaza numai in situatia iin care cantitatile lipsa sunt mai mari decat cantitatile constatate in plus. Rezultatele inventarierii trebuie intregistrate atat in evidenta tehnico-operativa, cat si in contabilitate, in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere. Pe baza registrului-inventar si al balantei de verificare se intocmeste bilantul contabil, ale carui posturi, in conformitate cu art. 28 din Legea contabilitatii, trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului. Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.In el se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme si grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilantul contabil.Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Comisia de invetariere intocmeste procesul-verbal privind rezultatele inventarierii care trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul sotcurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintregrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. Propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de inregistrare a unor amortizari suplimentare pentru deprecierile ireversibile ale imobilizarilor, daca este cazul si totodata cauzele care au determinat aceste deprecieri.

ANEXE

10