DEFINICIONES Y CONCEPTOS BASICOS

I.- DIFERENCIAS ENTRE COMPUTACION, INFORMATICA E INGENIERIA DE SISTEMAS

Las aplicaciones de la Computacin son infinitas, pareciera que pronto coparan todos los campos de la actividad humana. Pero, En qu consiste la Computacin? Qu la diferencia de la Ingeniera de Sistemas y de la Informtica? Estas son nociones que se han mezclado en la mente del hombre moderno, a tal punto que muchos las consideran como sinnimos, cuando en realidad se trata de conceptos bastante distintos aunque muy relacionados entre s.

INGENIERIA DE SISTEMAS

Conjunto de mtodos, tcnicas y herramientas para planificar, disear y administrar sistemas complejos con el objetivo de lograr sistemas ptimos e integrales .
Existen miles de sistemas: los sistemas de transporte, los sistemas contables, los sistemas de logstica, los sistemas de infraestructura vial, los sistemas de puertos, los sistemas de evaluacin, en fin.

Un sistema es toda estructura cuyos elementos responden y se organizan en torno a un fin determinado. Obviamente, todo sistema tiene una unidad de mando (un gerente, un consejo directivo, un alcalde, un jefe de redaccin, etc.) que s retroalimenta tanto de informacin externa como interna, para implantar mejoras en el sistema. Ahora bien, qu herramienta se utiliza para lograr esto? Pues nada menos que la Informtica.

En toda actividad humana donde haya sistemas funcionando es posible aplicar la ingeniera, ya sea para resolver un problema real o para mejorar la eficiencia y calidad del sistema. As, el Ingeniero de Sistemas es un profesional que encara la totalidad de un sistema, con la finalidad de mejorar su funcionamiento. Para ello realiza un nuevo diseo que comprende al sistema en general, y desarrolla programas de acuerdo a las caractersticas del mismo.

INFORMATICA

Conjunto de conocimientos cientficos que hacen posible el tratamiento de la informacin por medio de calculadoras electrnicas
La Informtica es una ciencia orientada al tratamiento de la informacin en todas sus manifestaciones. Todo sistema funciona en base a informacin, y mientras ms exacta esta sea y ms disponible este, mas oportunidades de mejorar tendrn los sistemas en general. Del correcto manejo de la informacin depende el desarrollo de un sistema. Por ultimo, la mejor herramienta para manipular grandes cantidades de informacin es, actualmente, la computadora.

Un experto en Informtica es el profesional que se encarga de manejar la informacin del sistema, de modo que este disponible y debidamente actualizada. Para ello, el experto debe tener un manejo absoluto de los sistemas operativos (Novell, Windows NT, UNIX, OS-2, etc.) y lenguajes de programacin (C++, BASIC, Cobol, etc.) Es por medio de estos que se disea programas que propician el correcto funcionamiento de los sistemas.

COMPUTACION

Ciencia orientada a la bsqueda de las diferentes maneras de almacenamiento y transmisin de datos .

Su objetivo principal es el desarrollo de tecnologa capaz de almacenar e interrelacionar la informacin. Esta muy vinculada a la Informtica, en la medida en que una computadora organiza la informacin para lograr uno u otro objetivo (Aprovechamiento del recurso computadora para el procesamiento de la informacin). Un experto en Computacin es un especialista en el manejo de ciertos programas y en la manipulacin de los programas diseados por el ingeniero al interior de un sistema determinado.

Ahora bien, en el mercado existe tal cantidad de software que el abanico de posibilidades en este ramo es ilimitado. Baste mencionar como ejemplo a los diseadores que manejan CorelDraw, a los que manejan programas contables, o procesadores de textos, o software educativo, etc. Todos ellos son usuarios de computadoras.

Adems, en la mayora de los casos, a los estudiantes de Computacin programacin. se les otorga conocimientos de lenguajes de

CIBERNETICA

Ciencia que trata de los principios generales de direccin y control, y su aplicacin en las mquinas, las sociedades y los organismos vivos .
La Ciberntica como herramienta de control por retroalimentacin, ha venido a apoyar, bajo su enfoque conceptual la construccin de mecanismos que permiten ampliar el campo de las decisiones programables. As la Ciberntica tiende a propiciar el desarrollo y la elaboracin de mtodos y procedimientos

para permitir un mejor control automtico en las operaciones normales de la organizacin. La Ciberntica, en este contexto, se refiere al control de los sistemas. Para ello emplea de modo central el concepto de retroalimentacin. La retroalimentacin constituye una forma de medir los resultados, compararlos con los resultados deseados y modificar las entradas con base a las desviaciones resultantes.

II.- TEORIA DE LA INFORMACION

Informacin son los datos procesados; esto es: resumidos, condensados, sumados, orientados a disminuir la incertidumbre sobre cierto tema. Por ejemplo, en un censo se recopilan datos (nombres, edades, ingresos, etc.). Estos tendrn que ser procesados para extraer informaciones tales como porcentaje de crecimiento de la poblacin, proporcin de hombres a mujeres, distribucin de la poblacin de acuerdo a sus ingresos, etc. Esto nos permitir saber como se han desarrollado esas tendencias si las comparamos con el censo anterior.

Adicionalmente, el que los datos se conviertan en informacin, o no, depende del problema que queremos resolver. Tomemos el caso de un jefe de almacenes, Los datos que se manejan diariamente sern: tems que han ingresado o salido del almacn, cantidad, destinatario, etc. Para el jefe de almacenes ser una valiosa informacin la que resulte de clasificar por cdigo de productos esos ingresos o salidas, y que se sumen. Eso le permitir tener un reporte con la situacin del stock al final del da; podr saber que tems debern ser reordenados para reponer el stock, por ejemplo. Si por otro lado se clasificasen por destinatario podra saberse que costos ha de cargarse a cada departamento por el uso de esos artculos.

Pero esos mismos reportes que constituyen valiosa informacin para el jefe de almacenes, no representan nada para el gerente de logstica. Este se mostrara mas interesado en un reporte semanal o quincenal que muestre los artculos clasificados por sus costos entre grandes grupos, y dentro de cada grupo el movimiento total expresado en unidades monetarias. El compararlos con un presupuesto inicial le permitir, inclusive, saber si esos consumos estn dentro de lo planeado o no. Podemos decir que el reporte del jefe de almacenes no es informacin para el sino simplemente datos, pues debern juntarse varios de esos reportes, sumarse y despus de ese proceso saldr la informacin que busca.

Si las gerencias no definen sus necesidades de informacin con bastante precisin, estn expuestos a que el personal de informtica les haga llegar reportes que

fueron definidos para uso de otros niveles de decisin pero que a ellos no les servir para nada. A lo mas para llenarle el escritorio de "formas continuas" con los omnipresentes agujeros laterales que parecen darle un sello de tecnolgica precisin y exactitud a todo lo que en ella se imprime.

A la gerencia de informtica le parecer que esta cumpliendo con su misin, la empresa creer que por tener su computadora ocupada todo el da imprimiendo reportes esta haciendo un buen uso de su inversin, pero realmente todos estarn perdiendo tiempo y dinero. La informacin solo es til cuando es resultado de un

procesamiento de datos orientados a la solucin de un cierto problema.

Podemos hacer una analoga con un proceso de manufactura y venta.

Veamos: en una fbrica se tiene materia prima que es procesada y as obtenemos un producto final. As tambin, los datos son la materia prima que procesada (clasificada, agrupada, sumarizada) nos da por resultado informacin. Pero la razn de ser de una empresa no termina con tener sus productos listos al final de la lnea de produccin, sino que implica el vender esos productos para ser utilizados por sus consumidores. As tambin la informacin no cumple sus funciones hasta que no es absorbida por su consumidor y utilizada para toma de decisiones.

Y as como nadie pensara en transformar materia prima en producto sin antes definir las necesidades del futuro consumidor, as tampoco es razonable manejar computadoras para procesar datos si no tenemos en mente las decisiones que debe apoyar. Todos estos razonamientos, que pueden parecer elementales, en la prctica se ignoran, apabullados por tempranas preocupaciones sobre que tipo de mquinas usar, que sistemas operativos, que velocidades de mquinas, etc. descuidando un imprescindible planeamiento de los sistemas de informacin.

La analoga con un proceso de manufactura lo podemos seguir utilizando para explicar lo que se entiende por "consistencia de los datos". Este es un proceso por el cual se analiza la calidad de los datos de entrada. Como cualquier proceso productivo lo hara, debemos asegurarnos que la materia prima que estamos usando responda a las especificaciones de calidad exigido por los que disearon el proceso.

En el caso de procesamiento de datos esto se da en la forma de programas de computadora que analizan los datos y tratan de verificar su exactitud: si donde deben venir cifras no vienen espacios en blanco, o letras; si los cdigos de artculos que se reportan existen realmente en el archivo de artculos, si los departamentos que han consumido los tems tienen sus cdigos correctamente reportados, etc.

Otro aspecto relacionado con la calidad se presenta al revisar el producto final para contrarrestarlo con las especificaciones del proceso. Esto es tan variable que se suele hacer manualmente: personal del rea de produccin del centro de cmputo revisa los reportes para verificar ciertos totales de control y as poder suponer que el proceso se ha realizado correctamente. En el caso de aplicaciones que trabajan a travs de pantallas, o sea en los que no hay papeles de por medio, ser el usuario el que juzgue la calidad directamente.

ALCANCE DE LA AUTOMATIZACION

Si reflexionamos sobre la totalidad de los datos que una empresa maneja en sus actividades diarias, que porcentaje cree usted que esta ya automatizado y almacenado en la computadora 100 por ciento? 50 por ciento? 20 por ciento?

Me sorprendi saber que, segn un estudio realizado por la Asociacin para el Procesamiento de Imgenes de EE.UU., en promedio las empresas norteamericanas tienen solo un cinco por ciento (5%) de sus datos manejados por computadoras. Otro estudio de una empresa consultora baja ese porcentaje a solo un dos por ciento (2%).

Esto es algo ms entendible si recordamos que los datos no se presentan solo bajo la forma de cifras o nombres o cdigos sino tambin adopta otras formas: grficos, textos, imgenes, voz. Un grfico puede ser el diagrama de barras que le prepar el contador para indicar como han variado las rentas este ao. Texto puede ser esa fotocopia que el abogado le alcanz sobre un decreto supremo reciente o la seccin II del manual de funciones que usted debe revisar. Imagen puede ser la cartula del nuevo folleto publicitario que piensa lanzar o ese fax con la proforma que le acaban de enviar

de Londres. Datos que se mueven por la empresa bajo la forma de voz pueden ser esa llamada telefnica donde le comunicaban la cotizacin del dlar al momento.

CONCLUSIONES

Los DATOS, materia prima para la obtencin de INFORMACION, ingresan, circulan y salen de la empresa bajo diversas formas.

La INFORMATICA trata de su mejor manejo con miras a su transformacin en INFORMACION y su utilizacin en el apoyo a la Toma de Decisiones.

As como la complejidad y el alcance de la Toma de Decisiones varia de acuerdo a las responsabilidades dentro de una empresa, as tambin varan las caractersticas y el contenido de la INFORMACION que debe llegar a cada uno de los trabajadores. Lo que para algunos puede ser valioso elemento de apoyo, para otros no ser sino engorrosa papelera o inexpresivo panel en la pantalla de su computadora. Solo un cuidadoso estudio de las necesidades de cada rea podr asegurarnos un uso eficaz de la INFORMATICA. Nada reemplaza al Planeamiento de los Sistemas de Informacin, ni la tecnologa mas avanzada ni el transporte de sistemas forneos. El Planeamiento de los Sistemas de Informacin no es un ejercicio terico. Y aunque lo fuera, aqu se cumple muy bien que "nada es ms prctico que una buena teora".

III.- LA INFORMATICA Y SU IMPORTANCIA

Empecemos definiendo el trmino o, mejor dicho, leyendo lo que la Real Academia Espaola nos dice al respecto en su edicin de 1984:

INFORMATICA (del francs informatique, compuesto contracto de information y automatique). Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de calculadoras electrnicas.

Lo ms importante en la definicin es el "tratamiento automtico de la informacin" y no tanto el hecho que se "haga por medio de calculadoras electrnicas" (computadoras). Quiero decir con esto que usted no debe sentir que la Informtica esta fuera de su alcance por el hecho que no sepa como funciona internamente una computadora. Parafraseando un dicho ms trascendente, me atrevera a decir: !Ah, Informtica, cuantas inexactitudes se dicen y se hacen en tu nombre! Desde aquellos que inventan un inexistente pero comercial "micro - informtica" hasta los que la confunden con la Computacin (y de paso lo confunden a usted). Por ello, cuando los tcnicos le hablen de bits y bytes no se asuste, tranquilamente solicteles que le traduzcan eso a "castellano", eso es a un lenguaje empresarial que usted entienda. Es mi intencin sin embargo, contribuir a mejorar las comunicaciones con la gente de informtica en beneficio mutuo y, por tanto, de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA INFORMATICA

Volviendo al tema. Porqu puede ser importante para la supervivencia de una organizacin manejar automticamente la informacin? Qu tan importante es la informacin hoy en da?. Pensemos en los recursos que maneja su empresa, esto es, en los elementos que necesita para funcionar.

Ellos son:

Personal Capital Materias primas Maquinarias Instalaciones

Agregue usted:

Informacin.

Por qu son recursos?

Porque son elementos que usted debe planificar, conseguir, almacenar, mantener, distribuir y utilizar, si quiere que su empresa funcione. En otras palabras, no son elementos que tendr usted al alcance en forma abundante y gratuita, sino que son escasos y cuestan.

Sus necesidades de personal debern ser previstas, los trabajadores seleccionados, pagados y mantenidos en constante actualizacin tecnolgica. Para ello existe un Gerente de Personal.

Las necesidades de capital deben proyectarse tambin, debemos negociar la adquisicin del mismo, debemos administrarlo y debemos pagar por su disponibilidad. A cargo de eso tenemos a un Gerente de Finanzas.

Las decisiones de materiales esta a cargo de un Gerente de Logstica, quien debe velar por la obtencin oportuna de ellos, su mantenimiento apropiado, almacenarlos procurando disminuir, o evitar, el riesgo de perder actualidad, distribuirlos apropiadamente, etc.

INFORMACION COMO RECURSO

Pues bien, la Informacin tambin debe planificarse y las necesidades de ella ser previstas. Debemos pagar para producir u obtener informacin, debemos almacenarla (en papeles, en computadora o simplemente en la memoria), debemos distribuirla (recuerde frases como "no le lleg el memo?" O "saque cinco copias y reprtalas con carcter de urgencia") A la informacin tambin se le debe dar mantenimiento pues, as como el dinero se devala y los conocimientos pierden actualidad o las materias primas se malogran, tambin la informacin pierde su valor con el tiempo (en un grado variable, claro esta). Por ello hay que poner al da la contabilidad, por ello el reporte de almacenes de hace un mes probablemente no le sirva de mucho, o el saldo de la cuenta corriente de hace tres das no sirva para pagar un cheque hoy. Para administrar todo esto existe un Gerente de Informtica.

Y as como la presencia de un Gerente de Personal o de Finanzas no exime a la Gerencia General de su responsabilidad sobre polticas de personal o financieras, la existencia de un Gerente de Informtica no quita a la Gerencia General el adoptar polticas apropiadas en el manejo de la informacin a travs de toda la empresa. Definitivamente se acabo aquello de "eso de la informtica, que lo vean los tcnicos". Y si no esta convencido de ello permtame contarle algunos hechos y comentarios:

En las empresas de los piases desarrollados existen desde hace mucho tiempo el CEO (Chief Executive Officer o ejecutivo mximo, comparable a un presidente ejecutivo). En los ltimos aos se ha creado un puesto que le reporta directamente y que se llama CIO (Chief Information Officer) y es el mximo ejecutivo en la empresa encargada de manejar todo lo concerniente a la produccin, adquisicin y distribucin de la informacin.

En su famoso libro "You can negotiate anything", H. Cohen nos dice: "Las tres variables cruciales en cualquier negociacin son: tiempo, poder e informacin".

Michael Porter, el mas renombrado estudioso de como pueden competir mejor las empresas en la era moderna, nos dice: "La tecnologa de la informacin esta siempre presente en los procesos empresariales, debido a que toda actividad en ella usa o crea informacin". Aproximadamente la mitad de la fuerza laboral de los EE.UU. tiene trabajos relacionados con la informacin.

"Los empleados deben tener una cultura informtica y la gerencia debe aprender como aplicar la Tecnologa de la Informacin" nos dice un articulo del Business Week sobre las empresas modernas.

Robert Waterman, el consultor y autor del afamado libro "En busca de la excelencia" nos dice: "Las empresas exitosas del futuro sern aquellas que puedan hacer el mejor uso de la informacin". A la pregunta de como plantear estrategias frente a un futuro no predecible, l responde: "Consiga informacin relevante de su empresa y de sus competidores. La informacin es la diferencia". Para terminar, por ahora, quisiera dejarlos con un pensamiento:

"La informacin es un recurso como el personal, el capital, las materias primas; pero tiene una caracterstica muy particular: permite administrar a esos otros recursos. Si no tenemos buena informacin sobre nuestro personal, capital y materias primas es como si no los tuvisemos, pues no podremos emplearlos eficaz y eficientemente. Por consiguiente es en estas pocas de crisis cuando debemos prestarle mayor atencin a la Informtica: tal vez sea la nica manera de administrar bien nuestros escasos recursos".

IV.- TEORIA DE SISTEMAS

SISTEMAS

Conjunto de subsistemas, componentes o partes que estn interrelacionadas, formando un todo unitario y que tienen un objetivo en comn.

En un sentido ms amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interactuan para alcanzar un objetivo.

De las definiciones anteriores podemos afirmar lo siguiente:

El Sistema es un instrumento terico que nos permite comprender el funcionamiento de algo y la forma como sus partes se integran. Para un sistema lo ms importante es el objetivo, lo que logra o permite alcanzar. Un sistema puede ser un subsistema si se le compara con uno ms amplio o mas grande, o se constituye en un macrosistema si se le compara con uno mas pequeo. Todos los sistemas tienen que ver con los denominados Sistemas de Informacin. Cuando hablamos de Sistemas de Informacin nos referimos al procesamiento de la informacin que circula en un sistema determinado.

Elementos bsicos (Parmetros de los sistemas)

Entrada. Proceso. Salida.

Otros elementos

Ambiente : .

Se define como el mundo de las cosas prximas

El ambiente no solo es una cosa que est fuera del control de los sistemas, sino tambin que determina en parte el funcionamiento del mismo. Retroalimentacin: Se define como una funcin de un sistema que

compara el producto con un criterio . Entropa: . El sistema social no se agota, porque puede extraer energa del mundo que lo rodea y por eso la accin de la entropa queda contrarrestada por la extraccin de la energa y el sistema vivo se caracteriza por la entropa negativa. (mas bien que por la entropa positiva). Entendido como el desgaste al cual tienden los sistemas

Representacin grfica de un sistema

AMBIENTE

ENTRADA

PROCESAMIENTO

SALIDA

RETROALIMENTACION

V.- SISTEMAS DE INFORMACION

Un Sistema de Informacin se define como un conjunto de procedimientos ordenados que al ser ejecutados, proporcionan informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de la organizacin.

Un Sistema de Informacin es el conjunto de partes integrantes (hombres, mquinas, datos, rutinas, programas, etc.) organizados con el propsito de suministrar informacin.

FINALIDAD:

Procesar entradas. Mantener archivos de datos de la organizacin. Producir informacin adecuada para la toma de decisiones.

SUBSISTEMAS:

Personas. Hardware (Parte fsica de la computadora). Software (Parte lgica de la computadora). Medios de almacenamiento. Archivos. Bases de datos. Procedimientos. Documentacin. Manuales.

CATEGORIAS:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones. Sistemas de Informacin administrativa. Sistemas para el Soporte de Decisiones.

FASES

GENERICAS

DEL

DESARROLLO

DE

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACION

ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3

ETAPA 1: Fase de Definicin

Se enfoca sobre el Que. Esto es, durante la definicin el que desarrolla el sistema intenta identificar que datos han de ser procesados, que funciones y rendimiento se desea, que interfaces han de establecerse, que ligaduras de diseo existen y que criterios de validacin se necesitan para definir un sistema correcto.

Pasos : Anlisis de sistemas. Planificacin de sistemas. Determinacin de requerimientos.

ETAPA 2: Fase de Desarrollo

Se enfoca sobre el Como. Esto es, durante el desarrollo, el que desarrolla el sistema intenta descubrir como han de disearse las estructuras de datos y arquitectura del sistema, como han de implementarse los detalles procedimentales, como ha de trasladarse el diseo a un lenguaje de procedimientos (o lenguaje no procedimental), y como han de realizarse las pruebas.

Pasos : Diseo del sistema. Codificacin. Pruebas de sistemas.

FASE 3: Fase de Mantenimiento

Se enfoca sobre el cambio que va asociado con una correccin de errores, adaptaciones requeridas por la evolucin del entorno del sistema y modificaciones debidas a los cambios de los requerimientos del cliente para reforzar o aumentar el sistema.

Tipos de cambio:

Correccin......... Mantenimiento correctivo (errores). Adaptacin......... Mantenimiento adaptivo (Entorno). Aumento............ Mantenimiento perfectivo (xito). Prevencin......... Mantenimiento preventivo (Por seguridad)