Sunteți pe pagina 1din 12

Etica si conduita in Achizitii

A. Responsabilitatea sociala (CSR- Corporate Social Responsibility)


Am discutat in capitolele anterioare despre obiectivele organizatiei si am evidentiat ce ar trebui sa facem pentru ca acestea sa fie atinse. Am realizat insa ca am omis sa raspundem la o intrebare la fel de importanta si anume: Ce nu ar trebui sa facem in goana noastra pentru atingerea obiectivelor? Raspunsul la aceasta intrebare face de curand subiectul conceptului de Responsabilitate Sociala (de aici vom folosi insa termenul uzitat de CSR- Corporate Social Responsibility) si se refera la contributia pe care trebuie sa o aibe organizatiile in dezvoltarea societatii moderne. Aceste initiative le regasim sub diferite denumiri, cum ar fi: corporate citizenship, corporate philanthropy, corporate societal marketing, community affairs, community development. Doua curente diferite circula in privinta CSR: Curentul de dreapta, potrivit caruia responsabilitatea sociala a companiilor este maximizarea profitului. Pe o pia ntru totul liber, n care indivizii au posibilitatea de a-i urmri fiecare propriile interese, forele i mecanismele concurenei vor produce de la sine cantitatea i varietatea de bunuri i servicii necesare societii civile. Aceasta este, n esen, ideea pe care o susine Adam Smith. Este bine cunoscut fragmentul din Avuia naiunilor, n care Smith afirm c nu din bunvoina mcelarului, a berarului i a brutarului ne ateptm s avem parte de cin, ci din grija lor fa de propriul interes. Cnd ne adresm lor, nu le vorbim despre nevoile noastre, ci despre interesele lor. Deci nu ne adresm omeniei lor, ci egoismului lor. Nici o for exterioar i nici o violare a libertii nu sunt necesare pentru a-i determina pe cei care urmresc s ctige din afaceri s coopereze, astfel nct s fie satisfcute pe deplin nevoile sociale de bunuri i servicii. Pentru c, spune Smith, cel care urmrete numai interesul propriu, este condus de o mn invizibil spre un rezultat la care nu se gndea. Urmrindu-i propriul interes, de cele mai multe ori individul servete interesul societii mai eficient dect dac acesta ar fi fost elul su. Nu am cunoscut niciodat multe realizri ale celor care susineau c trudesc pentru binele tuturor. Trebuie totusi remaract ca maximizarea profitului nu conduce intotdeauna la un comportament etic (vezi degradari ale mediului cauzate de rafinarii, exploatarea muncii copiilor in tarile nedezvoltate, inregistrarile eronate ale Enron). n bine cunoscuta sa lucrare Capitalism and Freedom, Friedman afirm c ntr-o economie de pia exist o unic responsabilitate social a afacerilor s i utilizeze resursele i s se angajeze n activiti menite s sporeasc profiturile atta timp ct nu ncalc regulile jocului, ceea ce nseamn s se angajeze ntr-o competiie liber, fr nelciuni i fraude. Punctul su de vedere este foarte simplu: statul s se amestece ct mai puin n treburile pieei. Curentul de stanga, recent, ce apartine lui R. Edward Freeman, potrivit caruia organizatiile datoreaza ceva in schimb societatii care ii sprijina dezvoltarea. Organizatiile trebuie sa
1

trateze lumea asa cum este ea astazi si nu cum era in urma cu 30 de ani. In celebra opera Strategic Management: A Stakeholder Approach (2010), introduce conceptul stakeholder-ilor si a modului in care organizatiile trebuie sa creeze valoare pentru acestia. El defineste stakeholderii ca fiind orice individ sau grup de indivizi care afecteaza sau este afectat de atingerea obiectivelor corporatiei. Include angajatii, clientii, furnizorii, actionarii, bancile, mediul, guvernul si alte grupuri care pot ajuta sau rani corporatia. Dac aceti stakeholderi au o mare ncredere n societatea comercial, dac ei simt c sunt tratai corect de ctre aceasta i beneficiaz de pe urma ei, atunci vor contribui la bunul mers al afacerilor. Intr-un mediu economic ce se schimba rapid, managerii trebuie sa inceapa sa inteleaga sistematic mediul de afaceri, si sa inceapa sa il administreze intr-un mod pozitiv si proactiv. Vechea atitudine de rezolvare a crizelor nu mai este suficienta. Atat afacerile cat si organizatile de servicii experimenteaza turbulente. Aspecte locale, nationale si globale au impact asupra organizatiilor. De mult sunt apuse vechile zile bune de ingrijorare numai asupra scoaterii produsului pe piata si apusa este utilitatea teoriilor de management care se concentreaza pe eficienta si efectivitate in acest cadru produs-piata. 1 Subiectul este in continuare unul dezbatut, fiind cunoscut faptul ca att elaborarea, ct i implementarea unor obiective de responsabiliate sociala cost. Totui, n ultimele decenii, multe companii au depus eforturi considerabile pentru a-i elabora i implementa programe proprii de responsabilitate sociala, din urmatoarele motive: n primul rnd, buna reputaie este un capital extrem de delicat, att pentru o persoan individual, ct i pentru o companie. Se construiete cu greu, prin efort susinut, i dispare repede, la cel mai mic pas necugetat. Reputaia de imoralitate n afaceri poate duce la gonirea clienilor, la reticena colaboratorilor (furnizori etc) de a coopera cu acea companie, la creterea masiv a costurilor de relatii publice (PR) pentru recuperarea terenului pierdut sau chiar la scderea valorii de capital a companiei. Companiile care nu isi desfasoara activitate in spiritual CSR le tind sa atraga atentia negativa a mass mediei, consumatorii sanctionand grav aceasta abatere. Un al doilea exemplu priveste miscarea etchical investment (investitii etice), ce promoveaza investitiile morale si sanctioneaza companiile a caror conduit in afaceri ridica semen de intrebare, prin refuzul sustinatorilor ei de a investi in actiunile acestora, orcat de tentante ar fi dividendele pe care s-ar putea sconta.2 Cel de-al treilea rspuns vizeaz situaiile n care aciunile imorale sunt i ilegale, caz n care costurile pot fi uneori dramatice. Nu in ultimul rand, companiile au constientizat ca nu concureaz doar pentru clieni: ele concureaz i pe piaa muncii. A avea angajai mai performani, care-i pot ndeplini mai bine sarcinile ntr-un interval mai scurt, nseamn a avea un avantaj implicit n faa concurenei. Astfel de angajai sunt o resurs pe ct de rar, pe att de preioas, care justific eforturile de fidelizare.

1 2

Strategic Management: A Stakeholder Approach R. Edward Freeman. 2010 Etica in afaceri Prof.univ.dr. Dan CRACIUN
2

Putem concluziona astfel ca, desi unul dintre cele mai des intalnite stereotipuri despre lumea afacerilor este c scopul scuza mijloacele iar goana dup profit exclude cavalerismele gratuite, avantajele de a fi responsabil social sunt evidente, in ciuda costurilor pe care le atrage: companiile care adopta politici CSR solide beneficiaza de cresterea increderii consumatorilor; reputatia lor va fi sporita si loialitatea clientilor intarita; vor evita criticile mass mediei si vor fi mult mai atractive pentru angajati iar efectele benefice ale reputatiei lor se vor propaga de-a lungul intregului lant de aprovizonare. Sau, dupa cum spunea Henry Ford, O afacere care realizeaza numai bani, este o afacere slaba (A business that makes nothing but money is a poor kind of business).

In lumina celor de mai sus, se naste totusi intrebarea: Fata de cine sunt organizatiile responsabile social? Care sunt ariile in care trebuie actionat pentru a capata statutul de organizatie sociala? Dupa cum bine remarca Prof.univ.dr. Dan CRACIUN in a sa Etica in afaceri, o dat cu retragerea total sau parial a administraiei de stat din anumite sectoare de activitate pe care le-a controlat timp de multe decenii, s-au pus tot mai multe ntrebri n legtur cu msura n care firmele private ar trebui s preia responsabilitile pe care statul i le-a declinat. Speranele c oamenii de afaceri ar putea s susin financiar dezvoltarea artelor, a tiinei i educaiei nu sunt ctui de puin ceva de dat recent. Nou este ns transformarea speranelor n ateptri i chiar n pretenii; ceea ce odinioar se considera a fi doar generozitate voluntar apare n opinia tot mai multor oameni drept responsabilitate sociala. Nou este i vehemena cu care o bun parte a opiniei publice solicit firmelor i corporaiilor private s se implice n eradicarea tuturor relelor din societatea contemporan. Nu e suficient ca investitorii s ofere pe pia produse de tot mai bun calitate, mai sigure i mai accesibile pentru consumatori sau ca acetia s asigure condiii de lucru tot mai bune pentru salariai, ci i s salveze speciile biologice n pericol de dispariie, s protejeze monumentele istorice, s susin sistemul de sntate ori s se implice n eradicarea srciei pe ntreaga planet.3. Pentru a face fata, acestei noi provocari, firmele trebuie deci sa isi concentreze actiunile catre satisfacerea asteptarilor participantilor la afacere (asa numitii stakeholders), respectiv acelor grupuri sociale care afectate direct sau indirect de activitatea firmelor comerciale. Aceasta categorie, a stakeholder-ilor, cuprinde astfel: angajatii, comunitatile locale, consumatorii si mediul inconjurator. Fara a avea direct drept de vot asupra deciziilor ce se iau in cadrul firmelor, prezenta lor in jocul economic este totusi una activa, ce nu trebuie neglijata, intrucat fara implicarea lor activitatea firmelor ar fi imposibila. Acum se afirm tot mai activ si aa-numitul vigilante consumerism, o micare de boicot al produselor scoase pe pia de firme ce strnesc dezaprobarea publicului ntruct folosesc tehnologii poluante, exploateaz fora de munc extrem de ieftin din Lumea a Treia, sprijin regimuri politice opresive etc. n consecin, firmele care vor s atrag aceti consumatori din ce n ce mai critici i mai exigeni trebuie s fie foarte atente cum abordeaz problemele de etic n afaceri. Se disting astfel o serie de domenii asupra carora companiile pot actiona pentru a aplica politici de responsabilitate sociala. In viziunea Global Compact- initiativa a Secretarului General ONU, de a crea

Etica in afaceri Prof.univ.dr. Dan CRACIUN


3

un parteneriat intre Natiunile Unite si companii pentru atingerea dezvoltarii durabile la nivel global urmatoarele 10 principii de politici CSR, grupate in patru domenii de interes 4 acopera actiunile principale in drumul catre obtinerea calitatii de organizatiei responsabila social: 1. Drepturile omului sa sprijine si sa respecte drepturile omului sa se asigure ca nu sunt complici la incalcarea drepturilor omului Standarde de munca sa sustina dreptul la libera asociere; sa contribuie la eliminarea tuturor formelor de munca fortata; sa contribuie la eradicarea fenomenului de incadrare a copiilor in forta de munca; sa contribuie la eliminarea discriminarii in ocuparea locurilor de munca si exercitarea profesiei. Mediul inconjurator sa abordeze anticipativ problemele de mediu; sa promoveze responsabilitatea fata de mediul inconjurator; sa incurajeze dezvoltarea si difuzarea tehnologiilor care nu degradeaza mediul inconjurator; Lupta impotriva coruptiei sa combata orice forma de coruptie, inclusiv mita si santajul.

2.

3.

4.

Uniunea Europeana a elaborate de asemenea o serie de principii similare, pe care le-a grupat insa in doua dimensiuni ale relatiei dintre companie si stakeholder-i: dimensiunea interna, ce isi propune sa imbunatateasca viata angajatilor, si dimensiune externa, cu rol de sprijinire a dezvoltarii comunitatilor in care organizatia functioneaza, a respectarii drepturilor omului si protejarea mediului inconjurator. Global Compact extinde totusi ariile in care companiile ar trebui sa ia masuri in vederea asigurarii unui climat de afaceri stabil, predictibil, transparent si sustenabil si catre urmatoarele domenii: 1. Afaceri si pace - Companiile sunt interesate de pace si stabilitate. Lipsa unui mediu politic si a unui cadru economic predictibil si violenta perturba productia si liniile de aprovizionare, creste costurile operationale si intarzie activitatile economice. Piete Financiare- Evenimentele recente in pietele financiare globale subliniaza importanta transparentei, responsablititatii, concentrarea asupra investitiilor pe

2.

http://www.unglobalcompact.org/AboutTheGC/TheTenPrinciples/index.htm\
4

3.

4. 5.

termen lung contra celor pe termen scurt. Criza a demonstrat de asemenea faptul ca datorita integrarii economice, o criza intr-o parte a lumii poate rapid sa se raspandeasca catre alte regiuni. Un termen nou a aparut in lexical finantelor: ESG (Environmental, Social si Governance respectiv Mediu, Social si Guvernanta) si o noua paradigma a aparut- investitorii si analistii evalueaza companiile din prisma performantei ESG. Afaceri pentru dezvoltare: UN Global Compact solicita companiilor sa internalizeze cele 10 principii in strategiile si operatiunile de afaceri si sa se angajeze in parteneriate pentru a avansa obiectivele extinse ale UN, de genul Obiectivelor de Dezvoltare ale Mileniului. Parteneriate de afaceri in cadrul Natiunilor Unite Sustenabilitatea in lantul de aprovizionare

B. Etica in afaceri
Analizand retrospectiv, am constatat ca, in ceea ce ii priveste pe tinerii profesionisti in achizitii, cele mai multe neclaritati pe care le au in procesul de exercitare a profesiei si in procesul de luare a deciziilor, tin de etica in afaceri in general si de etica in achizitii in particular. Daca operatiunile zilnice sunt acoperite de proceduri si instructiuni de lucru interne, care, daca sunt corect intocmite, aduc clarificari asupra proceselor si etapelor ce trebuie urmate, aspectele delicate ce tin de moralitatea exercitarii profesiei raman la latitudinea individului si a principiilor etice pe care acesta le poseda. Potrivit Laurei Nash: Etica n afaceri este studiul modului n care normele morale personale se aplic n activitile i scopurile ntreprinderii comerciale. Nu este un standard moral separat, ci studiul modului n care contextul afacerilor pune persoanei morale, ce acioneaz ca agent al acestui sistem, propriile sale probleme specifice. (Nash, 1995, p. 5)5 Ceea ce vrea sa evidentieze deci Nash este ca, stiut fiind faptul ca personalitatea si caracterul sunt un tot unitar, constituite dintr-o suma de caracteristici (generozitate, onestitate, ipocrizie, egoism, cinste etc), este putin plauzibil ca o persoana care se manifesta intr-un anumit fel in mediul privat sa se schimbe radical atunci cand intra in mediul profesional, respctiv la serviciu, in exercitarea profesiei lor. In plus nu trebuie minimizat rolul educatiei, care poate contribui la formarea dispozitiilor onorabile. Dupa cum spunea Jean Jacques Rousseau, plantele se modeleaza prin cultivare iar oamenii prin educatie. Societatea si legislatia sprijina astfel insusirea unor standarde etice atat prin legi cat si prin norme si politici interne, care traseaza limite pentru ceea ce este permisibil si interzis. De asemenea, o practica uzuala, in contextul modificarilor recente in practica managerial, este de intocmirea si implementarea de coduri de conduita. Dupa cum bine remarca profesorul Dan Craciun,

Etica in afaceri Prof.univ.dr. Dan CRACIUN


5

curente recente n teoria i practica managerial, precum total quality management, ca i procesele de restructurare i redimensionare a firmelor de top au condus la abandonarea multor practici tradiionale de conducere a proceselor economice. Ierarhiile manageriale stufoase i rigide s-au aplatizat considerabil. n consecin, autoritatea i rspunderea decizional s-au dispersat din ce n ce mai mult n cadrul firmei: decizii importante sunt luate la niveluri ierarhice tot mai joase i de ctre tot mai muli angajai. Iat de ce se impune ca fiecare salariat, nu numai top managementul s neleag ct mai bine complexitatea problemelor de natur etic; toi membrii unei firme trebuie s cunoasc valorile i elurile eseniale ale organizaiei i cum trebuie s se reflecte acestea n conduita practic a firmei n mediul economic. Multe organizatii au in prezent manageri specializati in etica si CSR sau angajeaza consultanti externi pentru implementarea masurilor sociale in organizatie. Totusi, nu trebuie omisa influenta majora asupra atitudinii si a modului in care subordonatii se comporta la serviciu pe care o are atitudinea liderului, fiind dovedit faptul ca fiinta umana invata prin imitatie, directia in care evoluam fiind trasata de modelele pe care le avem in viata si de mentorii pe care ni-i alegem. Comportamentul etic in afaceri se dezvolta deci pe baza a doua componente, la fel de importante: teorie si practica. Din aceste perspective, din multele definitii ale termenului de etica, consideram ca cea care serveste cel mai bine subiectului nostru este urmatoarea ansamblu de norme in raport cu care un grup uman isi regleaza comportamentul pentru a deosebi ce este legitim si acceptabil in realizarea scopurilor. Trebuie, se cuvine, e bine s faci ntr-un fel sau n altul: acesta este limbajul eticii, avnd un accentuat caracter prescriptiv. Si cum putem totusi stii daca normele pe care le trasam sunt etice? Ce este totusi demn de subliniat, inainte de a aborda aspectele legate de etica si conduita in achizitii, este ca etica nu are nimic de-a face cu sentimentele, care sunt schimbatoare si care ele insele prin natura lor pot imboldi la actiuni non- etice. De asemenea, etica nu consta in respectarea normelor religioase in primul rand deoarece nu toti oamenii sunt religiosi si in al doilea rand, insasi acestea sunt diferite. Etica nu trebuie, de asemenea, confundata cu legea. Poti respecta legea si in acelasi timp sa nu fi etic, dupa cum pot exista si legi care sa nu fie considerate etice (cel mai evident exemplu fiind cel al discriminarii femeilor in tarile islamice).

C. Codul etic si conduita in achizitii


Prima intrebare care apare in contextul achizitiilor, mai mult ca in oricare al domeniu de afaceri, este: de ce mai enecesar s elaboram i un cod etic? Avem legi, avem norme de aplicare ale acestora, avem proceduri interne si instructiuni de lucru si avem autoriti cu rol de de supraveghere i control a procesului de achiziie. Sunt oare acestea suficiente pentru a asigura un comportament corect si etic? In fiecare zi, mass media semnalizeaza cazuri de mita si practici non-etice implicate in procesele de achizitii de bunuri si servicii in aproape fiecare tara din lume. Desi ne place sa credem ca persoanele angajate in negocierea si acordarea contractelor sunt corecte si etice, este mai bine sa ne amintim zicala: ce nu este in scris, nu exista, dupa cum, avand in vedere faptul ca pe termen mediu si lung organizatia castiga avantaj competitiv de pe urma eticii, este mai usor sa previi decat sa corectezi.

Revenind la intrebarea cu care am deschis acest subcapitol, de ce este necesar sa se elaboreze si un cod de etica, avem doua perspective: Prima perspectiva porneste de la premisa ca procesul de atribuire a contractelor, in special a celor de valori mari, poate da nastere la comportamente neadecvate, fiind deci susceptibile de acte de coruptie. Apare astfel necesitatea insituirii unui comportament etic pe langa cel juridic dj existent care sa previna aparitia unor asemenea comportamente si care totodata sa evite interpretarea eronata a anumitor actiuni si decizii drept fapte de coruptie, cand ele pot fi doar simple acte de neglijenta. Cea de-a doua perspectiva porneste de la premisa ca profesionistii in achizitii sunt un activ important pentru organizatie. Ei pot economisi sume importante pentru aceasta si modul in care ei deruleaza activitatile de achizitii sunt vitale pentru succesul organizatiei. (A se revedea importanta programelor de responsabilitate sociala in profitabilitatea si avantajul competitiv al organizatiilor). Astfel, aceasta perspectiva atribuie Codului de etica si un rol educativ, persoanele implicate n procesul de atribuire a contractelor de achiziie trebuind s tie la ce riscuri se pot expune cu sau fr voie, cum se pot feri de nclcarea regulilor s tie cum pot raspunde la intrebari de genul: Cum gestionezi situatia in care un furnizor care iti este in acelasi timp si client? Ce comportament adopti fata de un furnizor cu care ai relatii personale sau financiare sau la care lucreaza un membru al familiei? Cum raspunzi invitatiei primite din partea unui furnizor de a participa la un seminar desfasurat in Bahamas? Cum tratezi furnizorul care ofera mita pentru atribuirea contractului? Cum reconciliezi obiectivele de finalizare rapida a proiectului de achizitii (nivelul de servicii prompte oferite clientilor) cu cel de obtinere a celui mai bun prt sau mai mult, cu cel de indeplinire a celor 5 R ai achizitiilor? Ce inseamna transparenta in selectarea furnizorilor? Cum reactionezi la oferirea unui cadou simbolic ( de exemplu un pix) si cum la oferirea unuia de o valoare semnificativa? Cum tratezi cu clientul care iti recomanda atribuirea contractului unui furnizor specific? Ce comportament adopti fata de clientul care iti transmite specificatii tehnice excesiv de detaliate care restrictioneaza numarul de furnizori posibili la foarte putini sau chiar la unul singur? Cum procedezi cand ai suspiciuni ca un un anumit furnizor primeste informatii ce nu au fost communicate si celorlalti participanti la procesul de selectie? Dupa cum spuneam la inceputul capitolului, fiecare companie elaboreaza un set de proceduri, norme, instructiuni de lucru pentru a se asigura ca procesul de achizitii este pe cat se poate de corect si ca se aliniaza obiectivelor organizationale. Insa este atributia codului de etica sa raspunda intrebarilor de genul celor de mai sus si sa ofere astfel orientare profesionistilor in achizitii, cu atat mai mult celor aflati la debutul in profesie. Si, din nou, viziunea nu este una singulara, respctiv cea a favorizarii unui anumit furnizor, actiune din care compania poate fi mai mult sau mai putin prejudiciata. La fel de important este aspectul spionajului industrial, care poate propulsa o organizatie sau o poate distruge. Imaginati-va numai ce ar insemna pentru Samsung cunoasterea furnizorului si a preturilor pe care acesta le practica pentru o serie de componente folosite in productia noului IPhone! Desi este evident faptul ca fiecare organizatie isi conduce diferit afacerea si prin urmare elaboreaza standarde si coduri de etica mai mult sau mai putin stricte, se disting patru caracteristici pe care un cod de etica functional trebuie sa le abordeze: I. Regulile de conduita in derularea proceselor de achizitii II. Consecinte si sanctiuni III. Instruirea angajatilor IV. Masuri de control si prevenire a expunerii la practici non-etice Vom aborda fiecare caracteristica in parte in randurile care urmeaza.

I. Regulile de conduita in derularea proceselor de achizitii. Sunt acele reguli care trebuie sa raspunda intrebarilor ce tin de:
7

1.

2.

3.

Comportament onest in procesul de achizitii: presupune oferirea de informatii adevarate si corecte, care sa nu induca in eroare si sa insele asteptarile; de exemplu, este considerata non- etica practica de comunicare, in cadrul unui proces de achizitii, a unor cantitati mai mari decat cele care in mod real vor fi achizitionate, in scopul obtinerii unui discount mai mare; in cazul in care volumul achizitiei nu se cunoaste exact ( sau cu aproximari rezonabile) este de preferat negocierea unor discounturi diferite, pe o scala de volume. Sau schimbarea specificatiilor din faza de selectie in faza contractuala, in scopul obtinerii unor avantaje suplimentare in acelasi prt; desi este o practica de negociere uzuala, ea poate aduce avantaje numai pe termen scurt. In aceeasi dilema etica ne gasim atunci cand un furnizor face o eroare in ofertare sau de facturare: profitam de eroare, sau ii permitem corectarea acesteia? Chiar cu riscul reluarea procesului de selectie, varianta din urma este considerata mai etica si sprijina dezvoltarea unei relatii comerciale avantajoase pe termen lung. Comportament transparent, egal si impartial in procesul de achizitii: Transparenta in achizitii are in vedere o comunicare deschisa cu lantul de aprovizionare, respectiv presupune, pe de o parte, ca orice informatie referitoare la procesul de selectie al furnizorului si atribuirea contractului sa fie pusa la dispozitia participantilor la procesul de selectie, pentru ca acestia sa ii redacteze in mod corespunzator oferta, iar pe de alta parte, aceeasi grija trebuie oferita comunicarii cu clientul, caruia achizitorul ii datoreaza informatii precise si corecte referitor la stadiul proiectului, al ofertelor primite, al estimarilor initiale etc. Se recomanda de asemena tratamentul egal pe tot parcursul procesului de achizitii, respectiv se vor trata n mod similar furnizorii care se afl n aceeai situaie, fiind interzis discriminarea ca urmare a oricrui motiv subiectiv - religie, vrst, apartenen politic, sex, naionalitate etc. Totodata, se vor aplica criteriile de selecie i criteriile pentru atribuirea contractului, cu bun credin, n mod nediscriminatoriu, astfel nct orice furnizor participant s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv. Nu in ultimul rand, persoanele angajate in procesul de acizitii trebuie sa fie impartiale si sa faca toate demersurile pentru asigurarea impartialitatii, respectiv luarea deciziilor in baza unor criterii obiective, nepartinitoare. Cadouri, ospitalitate gratuitati: Majoritatea covarsitoare a organizatiilor sunt ferme asupra acestui aspect: persoanelor inplicate in procesele de achizitiile le este interzisa solicitarea sau acceptarea de daruri, bani, mprumuturi, cadouri sau avantaje de alt natur de la societile sau persoanele cu care colaboreaz n mod oficial att pe parcursul procedurilor de achiziii, ct i pe timpul derulrii contractului. Pot fi acceptate cadourile cu valoare simbolica, de genul materialelor promotionale. Oferirea de cadouri este o practica de afaceri uzuala insa devine non etica atunci cand este facuta cu scopul de a determina o decizie favorabila in cadrul unui proces de achizitie. Este intr-adevar o chestiune de perceptie (ceea ce furnizorul considera doar un semn al aprecierii fata de modul cum se deruleaza afacerile, poate fi considerat de catre achizitor drept o metoda de influentare a unei decizii curente sau viitoare). Ospitalitatea, de asemnea reprezinta o practica obisnuita si poate fi benefic unei conduite eficiente n afaceri. Invitaiile la prnz sau cin primite din partea unor furnizori, pot fi n mod normal acceptate, att timp ct scopul acestora este de a avea o relaie corect, iar acceptarea invitaiei nu contravine interesului organizatiei. Discuiile purtate cu reprezentanii operatorilor economici, n afara cadrului de reglementare existent, sunt susceptibile totusi de a fi considerate abatere de la conduita etic n achiziii. Invitaiile cu caracter social, cele care se refer la evenimente sportive sau culturale, ofertele de vacane, precum i ofertele de ospitalitate care includ cazarea sau transportul gratuit trebuie s fie declinate de persoanele implicate n procesul de achizitie i indiferent dac au fost sau nu acceptate, ele trebuie raportate
8

4.

5.

6.

7.

8.

nivelului ierarhic superior. O masura uzuala a companiilor este de setare a unei limite valorice pana la care cadourile si alte elemente de ospitalitate sunt premise si obligatia raportarii cadourilor ce depasesc suma respectiva. Prin includerea acestui subiect in codul de etica se doreste insa combaterea uneia dintre cele mai puternice arme de influenta, cea a reciprocitatii. Regula spune ca vom incerca sa intoarcem binele (favorul) pe care o persoana ni l-a facut. Prin virtutea legii reciprocitatii, suntem obligati atunci fata de viitoare plati ale favorurilor, cadourilor, invitatiilor etc. Este atat de tipic (vezi varianta in romana). Subiectul este cu atat mai sensibil in context international, cand diferenta in perceptii provine din diferentele culturale, caz in care subiectul trebuie tratat cu multa precautie. Utilizarea informatiilor confidentiale: Este considerat etic pastrarea confidentialitatii informatiilor primite pe parcursul derularii proceselor de achizitii si folosirea acestora numai in scopul in care au fost furnizate. Este, de altfel, uzuala practica de semnarea a unui Acord de confidentialitate inainte de efectuarea schimbului de informatii. O atentie sporita trebuie deci acordata definirii informatiilor confidentiale in cadrul acestui acord. Loialitate fata de organizatia careia ii apartii. Presupune sa actionezi intotdeauna in spiritul servirii intereselor organizatiei. Se exprima atat in gandire cat si in actiune si tinde spre identificarea intereselor persoanei cu acelea ale organizatiei. Nu vom intra aici in detalii privind masurile pe care organizatiile le adopta pentru castigarea si pastrarea loialitatii angajatilor, acestea apartinand de managementul resurselor umane. Readucem insa in discutie aspectele referitoare la integritatea si normele morale personale, acestea fiind primele, potrivit lui Nash, care vor impacta deciziile pe care o persoana le ia in context organizational. Conflict de interese: Foarte succinct, conflictul de interese poate fi definit drept un set de circumstante care atrag riscul ca actiunile sau deciziile profesionale asociate interesului primar sa fie injust influentate de un interes secundar. Interesul primar se refera la obiectivele principale ale profesiei, precum selectarea celui mai bun furnizor pentru organizatie intr-un mod etic si loial fata de organizatie, intr-un cuvant prin respectarea normelor de etica. Obiectivele secundare au in vedere nu neaparat un castig financiar ci si dorinta de a favoriza membrii ai familiei sau prieteni in defavoarea intereselor primare. Motiv pentru care prin codul etic se obisnuieste sa se interzica implicarea in procesul de selectie de furnizori a unui angajat cu sau fara drept de decizie, care are alte interese in una din organizatiile participante la procesul de selectie, respective rude angajate in organizatia respectiva sau relatii de prietenie cu angajati ai acestora sau care detin poate actiuni sau alte avantaje de la compania respectiva. Pentru a se asigura ca procesul este respectat, unele organizatii solicita semnarea unei declaratii de conflict de interese in cadrul fiecarui proces de achizitie, de catre toti membrii echipei de proiect, altele cer numai angajatilor sa declare conflictul de interese numai in situatia in care acesta apare, varianta ce presupune insa un grad ridicat de incredere in integritatea angajatilor. In ambele cazuri, persoana aflata in situatia de conflict de interese se va retrage din procesul de selectie al furnizorului si negociere a contractului. Postangajarile. Persoanele implicate n procesul de atribuire a contractelor de achiziie vor informa furnizorii c nu au dreptul de a angaja, n scopul ndeplinirii contractului de achiziie, persoane fizice sau juridice care au participat la verificarea/evaluarea candidaturilor/ofertelor depuse n cadrul unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei perioade de cel puin 12 luni de la ncheierea contractului, sub sanciunea nulitii contractului respectiv pentru cauza imoral. Competente, profesionalism si responsabilitate. Aceasta caracteristica atrage, la fel ca si loialitatea, o discutie foarte ampla asupra motivatiei la locul de munca dar, ca si in cazul
9

9.

loialitatii, nu vom intra in aceasta dezbatere, fiind alte discipline mult mai intreptatite decat noi sa studieze si sa dezvolte subiectul. Noi ne vom concentra pe expunerea modului in care aceasta regula de etica trebuie aplicata in procesul de achizitii. Astfel, persoanele cu responsabilitati in procesul de selectare furnizori, acordare si negociere contracte trebuie s-i ndeplinesc atribuiile de serviciu cu profesionalism, competen, aplicnd cunotinele, aptitudinile i experiena dobndite. Trebuie sa urmareasca s-i mbunteasc n mod continuu nivelul de pregtire, eficiena i calitatea activitii lor. Profesionalismul acestor persoane trebuie sa ii determin s nu accepte o sarcin sau s nu desfoare o anume activitate dect n cazul n care, sau in momentul in care consider c dein calitile necesare realizrii acestora n mod corect. Profesionalismul acestor persoane are la baz o pregtire continu, dezvoltarea abilitilor i neacceptarea influenelor n luarea deciziilor. La fel de important, ele trebuie s contientizeze c rspund pentru actiunile si deciziile lor si ca nu trebuie sa accepte realizarea unor sarcini dac nu sunt convinse c acestea sunt legale sau conforme cu normele si instructiunile interne. Intarirea si cresterea statutului profesiei in cadrul organizatiei. Fiind dj cunoscut faptul ca functia de achizitii are un rol strategic in atingerea obiectivelor organizatiei, este de la sine inteles ca persoanele angajate in cadrul departamentului de achizitii trebuie sa s urmreasc obinerea de valoare pentru banii cheltuii. Valoare pentru bani- celebra sintagma value for money- ce reprezinta utilitatea obtinuta din fiecare achizitie, sau din fiecare ban cheltuit. Are in vedere nu numai cel mai mic prt (economia) cu si maximizarea eficientei si efectivitatii- celebrii trei E ai achizitiilor. Trebuie in acelasi timp se comporte de aa manier nct s contribuie la sporirea ncrederii clientilor interni si a managementului superior n capacitatea lor de organiza si derula achiziiile, de a gestiona relatiile cu furnizorii si de a evalua si sustine performanta acestora, de a aplica masuri de reducere a costurilor, de a veni in intampinare nevoilor clientilor interni.

II. Consecinte si sanctiuni. Sunt precizari ce nu trebuie sa lipeasca din codul de etica, in primul rand pentru ca fara acestea orice politica este lipsita de valoare. Un motiv la fel de important pentru care consecintele si sanctiunile incalcarii unei reguli sunt necesare a fi incluse in codul de etica, este cel al tratamentului egal. Absenta acestora lasa loc de interpretari si decizii individuale si subiective si permite tratamentul diferentiat. Bineinteles, caracteristica definitorie o reprezinta aplicarea si executarea acestora, respectiv sanctionarea celor care incalca regulile, altfel acestea sunt inutile. III. Instruirea angajatilor. Daca exista regulile de conduita si avem si consecintele incalcarii acestora dar nu ne-am instruit corespunzator angajatii in acest domeniu, putem afirma, fara a exagera si avand in vedere atat rolul de prevenire a impactului negativ asupra organizatiei cat si pe cel educativ, ca ne aflam din nou in situatia de inutilitate a codului. Simpla cerinta de a citi codul de etica si de a semna de luare la cunostinta nu este instruire. Aceasta abordare poate insa sugera angajatului ca acest cod nu este atat de important ci doar urmareste sa aibe dovada ca acesta a primit o copie. Instruirea presupune facilitarea procesului de invatare, evaluarea competentelor, oferirea de exemple si studii de caz si nu in ultimul rand pastrarea unei linii de comunicare deschise cu persoanele instruite deoarece educatia adultilor este un proces de cunoastere, dar mai ales o actiune practica de valorificare si aplicare a cunostintelor si a experientelor de viata. Aceasta abordare pe langa faptul ca va facilita invatarea si aplicarea regulilor, va transmite indirect angajatilor ca organizatia pretuieste si onoreaza normele etice. IV. Masuri de control si prevenire a expunerii la practice non-etice. Organizatiile care pretuiesc aspectele legate de etica si care constientizeaza avantajele pe care un bun renume le atrage, actioneaza nu numai in sensul celor de mai sus (caracteristici pe care le putem denumi
10

trasarea liniei ci adopta masuri de control si prevenire a expunerii la practice non-etice. Altfel spus, poti astepta ca linia sa fie trecuta pentru ca apoi sa cauti vinovatul, sau poti actiona in sensul prevenirii incalcarii ei. Printre masurile de prevenire a practicilor non-etice, regasim: Reguli clare ale procedurilor de selectie furnizori si atribuire a contractelor de achizitie si interpretari unitare ale regulilor si nu de la caz la caz Rotatia personalului: are avantajele expunerii angajatilor la mai multe categorii de achizitii, putandu-se astfel determina si pozitia unde acesta aduce cea mai mare valoare adaugata. Reduce totodata monotonia job-ului si ofera angajatului o imagine mai de detaliu asupra activitatilor derulate in Departamentul de achizitii. Rotatia personalului serveste de asemenea si in planul succesiunii, o provocare pe care o au foarte multi manageri. In plus fata de aceste avantaje manageriale, din perspectiva achizitiilor, previne o legatura personala mult prea stransa intre achizitori si furnizori, legatura ce ar putea ulterior sa diminueze obiectivitata in procesul de selectie al furnizorului. Atrage insa, pe termen scurt, si dezavantajul reducerii eficientei din perspectiva efectelor specializarii, despre care am discutat in primul capitol si poate afecta dezvoltarea parteneriatelor strategice cu furnizorii. Postangajarile. Au in vedere interzicerea angajarii de catre furnizorii selectati in urma unui proces de achizitii a unui angajat cu rol de decizie in selectarea furnizorului respectiv. Interdictia trebuie comunicata atat furnizorilor cat si angajatilor si se intinde de obicei pe durata a doisprezece luni de la data atribuirii contractului. Principiul celor patru ochi este un mecanism de control menit sa asigure un nivel ridicat de corectitudine si siguranta, in special pentru documentele sensibile, cu grad ridicat de risc pentru organizatie (fie ca este vorba de risc de imagine, reputational sau financiar). Regula presupune ca doua persoane, cu roluri si autoritate diferite in organizatie, sa verifice si sa aprobe un anumit document, independent unul de celalalt. Procesul poate fi setat atat in forma letrica cat si electronic, sub forma de procese ai aprobari in sisteme ERP. Abordarea din urma are insa avantajul dezvoltarii unui process de aprobare a documentelor mai eficient prin cresterea rapiditatii luarii si comunicarii deciziilor si asigurarea unor masuri efective si transparente de monitorizare si control. De asemenea, permite efectuarea procedurilor indiferent de locatie, factorii de decizie putand fi localizati atat in sediul central cat si in teritoriu. Separarea responsabilitatilor (segregation of duties) este conceptul existentei a mai mult de o persoana pentru efectuarea unei sarcini. Este un process cheie de control intern si are drept obiectiv reducerea fraudelor si a erorilor. In procesul de achizitii poate fi exemplificat prin separarea rolurilor de solicitare a produsului, selectare a furnizorului, aprobare a achizitiei, receptie a produsului, aprobare a platii, efectuare a platii. Echipa de proiect alcatuita din membrii mai multor functii organizationale sau echipa multidisciplinara (cross functional/ multidisciplinary teams)- aparte de rolul evident, de atribuire a deciziei asupra selectiei furnizorului si/ sau acordarea contractului in mainile mai multor indivizi, are avantajul de a expune membrilor echipei a imaginii de ansamblu a proiectului, de expunere a punctului de vedere a cat mai multor stakeholder-i si de aliniere a proceselor astfel incat sa serveasca obiectivului general al organizatiei. Un alt avantaj il reprezinta accesul la o gama de expertize cat mai variata, extrem de utila in mediul extreme de complex si dinamic al pietelor. Politica de selectie de personal: pornind de la viziunea Laurei Nash, managerii trebuie sa adapteze politica de selectie de personal astfel incat sa angajeze personal cu un nivel de integritate ridicat. Linie de comunicatie directa pentru furnizori pentru semnalarea actinilor nonetice. Denuntarea (whistleblowing) presupune incurajarea angajatilor sa raporteze suspiciunile de frauda sau practici non-etice ale colegilor de munca, fara teama de repercusiuni.
11

Desi procedura ridica cateva intrebari de legitimitate, permite totusi organizatiei sa ia masuri in timp real asupra unor actiuni care ar aduce prejudiciu intregii organizatii. Avand in vedere faptul ca atat organizatiile contractante cat si furnizorii au acelasi obiectiv, de atribuire eficienta a contractelor astfel incat acestea sa aigure ambelor parti premisele realizarii obiectivelor, consideram ca este obligatia tuturor partenerilor din lantul de aprovizionare sa sustina un mediu concurential sanatos, sa se angajeze sa isi desfasoare activitatea legal, corect, sincer, pastrandu-si integritatea si probitatea si in acelasi timp sa adopte o atitudine de toleranta zero fata de folosirea practicilor neloiale, a actiunilor frauduloase sau ilegale, a actiunilor de intimidare sau amenintare. Pe de alta parte, o abordare pozitiva fata de principiile etice in achizitii conduce la: cheltuire eficienta a banilor- valoare pentru bani furnizori mai eficienti si mai competitivi o crestere a satisfactiei muncii pentru cei angajati in domeniul achizitiilor.

12