Unitatea de nvare

Exemplu de realizare a unei baze de date n Microsoft Access

Cuprins

1. Crearea unei baze de date.1 1.1. Iniializarea bazei de date1 1.2 Crearea unui tabel .3 1.3 Introducerea de date ..4 1.4 Interogri n baza de date 6 1.5. Crearea unei marco comenzi ..9 1.6. Salvarea tabelelor din baza de date n alt format ..10 1.7. Concluzii ..11 2 Teste de autoevaluare ..12 3 Rspunsurile testelor de autoevaluare ..13 4 Bibliografie/webografie 13

Obiective:

Iniializarea unei baze de date, crearea unui tabel, introducerea de date n tabele, construirea interogrilor n baza de date, crearea unor comenzi, exportul de date n alte formate.

Competene:

Realizarea unei baze de date de complexitate redus.

1. Crearea unei baze de date

n cadrul acestei uniti de nvare ne vom ocupa de realizarea unei baze de date care include elementele fundamentale ale acesteia [1-3,5]. Exemplele folosite sunt simple pentru a uura nelegerea aspectelor importante din bazele de date.

1.1. Iniializarea bazei de date

Pentru iniializarea unei baze de date se deschide programul Microsoft Access 2010 din meniul care ofer posibilitatea de acces la toate programele instalate pe calculator, figura 4.1.
1

Dup deschiderea programului avem posibilitatea s crem o baz de date nou, parcurgnd paii din figura 4.2. Se alege numele noii baze de date Baza_de-date_1.

Fig. 4.1. Deschiderea programului Microsoft Access 2010.

Fig. 4.2. Crearea unei noi baze de date.

Noua baz de date Baza_de-date_1 este pregtit pentru introducerea elementelor de pstrare, vizualizare i modificare a datelor, figura 4.3.

Fig. 4.3. Imaginea noii baze de date dup crearea ei.

1.2 Crearea unui tabel

Fig. 4.4. Posibilitile de vizualizare ale tabelului.

Fig. 4.5. Alegerea numelui pentru tabel.

Fig. 4.6. Definirea structurii tabelului n modul de vizualizare proiect.

Implicit avem deja un tabel n baza de date, numit Tabel1, al crui nume l putem modifica. Posibilitile de vizualizare ale tabelului sunt date n figura 4.4 ca foaie de date i ca proiect (n faza de construcie). Alegem vizualizarea proiect i programul ne cere s salvm tabelul cu un nume (implicit acesta este Tabel1) figura 4.5. Alegem un nou nume Tabel_nume pentru tabel. n vizualizarea proiect avem deja introdus cheia primar a tabelului ID, o variabil de tip numerotare automat i vom introduce nc patru coloane: Nume familie, Nume propriu 1, Nume propriu 2, Data nregistrrii. Primele trei colane sunt de tip text, iar a patra de tip dat / or. Schimbm de asemenea numele cheii primare, pe care o denumim NumeID, figura 4.6. n vizualizarea foaie de date tabelul arat ca n figura 4.7. Acum sunt posibile nc dou vizualizri figura 4.8 PivotTable i PivotChart. Referiri la aceste noi posibiliti de vizualizare vor fi fcute n paragrafele urmtoare.

Fig. 4.7. Tabelul creat n vizualizarea foaie de date.

Fig. 4.8. Posibilitile de vizualizare suplimentare.

1.3 Introducerea de date

Introducerea de date de poate face direct pe forma vizualizare ca foaie de date tastnd numele i apoi datele n coloanele corespunztoare. Cheia primar este generat automat, iar la tastarea datelor din coloana Data nregistrrii avem disponibil un calendar din care alegem data respectiv. Dup completare tabelul arat ca n figura 4.9.

Fig. 4.9. Introducerea datelor n tabel.

Pentru a uura introducerea datelor n cazul unui utilizator mai puin experimentat i n cazul unor tabele cu un numr mare de coloane se recomand folosirea unui formular figura 4.10. Formularul se introduce accesnd meniul CreareFormular figura 4.10,a. Implicit programul creeaz un formular cu toate coloanele din tabel, n ordinea n care au fost introduse n acesta, figura 4.10,b. Formularul trebuie salvat, cu un anumit nume i apare n structura bazei de date figurile 4.10,c-e. Formularul poate fi modificat prin introducerea modului de vizualizare proiect figura 4.10,f. n figura 4.10,g. a fost modificat ordinea rndurilor introducndu-se data nregistrrii pe poziia doi i a fost adugat o imagine. Formularul cu noua structur poate fi folosit pentru vizualizarea nregistrrilor deja introduse sau pentru adugarea de noi nregistrri figura 4.10,h .

h Fig. 4.10. Realizarea i utilizarea unui formular.

1.4 Interogri n baza de date

Pentru a extrage informaii din baza de date putem crea o form de interogare. Forma se poate realiza din meniul CreareExpert interogare figura 4.11,a. nainte de crearea interogrii se impune salvarea tabelului figura 4.11,b. n acest moment se intr ntr-un expert de interogare figura 4.11,c. Primim un avertisment de securitate deoarece realizarea interogrii implic utilizarea unui program inclus n Microsoft Access 2010 figura 4.11,d; acceptm s folosim acest program. n expertul de interogare figura 4.11,e alegem interogarea simpl i adugm cmpurile Nume de familie i Nume propriu 1. Dup finalizarea realizrii interogrii, acesta primete un nume implicit Tabel_nume Interogare i este adugat n structura bazei de date figurile 4.11,f-g. Se observ selecia fcut prin apelarea formularului de interogare din tabelul Tabel_nume.

g Fig.4.11. Realizarea unie interogri n programul Microsoft Access 2010.

Putem modifica interogarea proiectat anterior. Astfel selectnd interogarea din structura bazei de date, prin clic dreapta, apelm posibilitatea figura 4.12,a de vizualizare proiect i putem modifica interogarea. n figura 4.12,b este afiat structura interogrii create anterior. Sub coloane avem posibilitatea de a le afia sau nu prin selectarea /deselectarea casetelor corespunztoare. Tragem cu mouse-ul din caseta cu structura tabelului (1) coloana cu Nume propriu 2 i debifm caseta din coloana cu Nume propriu 1. Dup modificare interogarea arat ca n figura 4.12,c. De remarcat c prin adugarea unei noi nregistrri n
7

aceast interogare (i salvare !) ea se va regsi att n formularul fr_Nume Tabel figura 4.12,e ct i n tabelul Tabel nume figura 4.12,f .

f Fig. 4.12. Modificarea unei interogri.

1.5. Crearea unei marco comenzi

Putem economisi timp prin utilizarea unor macro comenzi aplicate bazei de date. Dorim ca la deschiderea bazei de date s apar formularul fr_Tabel_Nume i n acesta s ne plasm la o nregistrare nou. Astfel din meniul CreareMacro comand se acceseaz o list cu aciunile care pot fi introduse n cadrul macro comenzii figura 4.13, a. Din catalogul de aciuni deschidem un formular, figura 4.13,b. Aciunea de deschidere a formularului ne ofer o serie de cmpuri care pot fi completate. Selectm nume formular n care gsim o list cu formularele din care alegem numele formularului pe care dorim s-l deschidem la accesarea bazei de date figura 4.13,c. Dup finalizarea acestei aciuni introducem o nou aciune Salt la nregistrarea figura 4.13,d. Aici completm cmpul referitor la tipul de obiect formular, numele obiectului frm_Tabel_nume, nregistrare Nou figura 4.13,e. Dup introducerea celor dou aciuni, macro comanda arat ca n figura 4.13,f. nainte de execuie (Run butonul cu semnul exclamrii) programul ne cere s salvm macro comanda sub un anumit nume mcr_Deschidere_frm_Tabel_nume, figurile 4.13,g-h. La deschiderea macro comenzii, prin dublu clic pe numele ei din structura bazei de date, ajungem n formularul Tabel_nume, direct la o nou nregistrare, figura 4.13,i.

Fig. 4.13. Crearea unei macrocomenzi.

1.6. Salvarea tabelelor din baza de date n alt format

Tabelele construite n cadrul bazei de date pot fi salvate sub diferite formate. Pentru acesta selectm numele tabelului din structura bazei de date i prin clic dreapta alegem opiunea Export Excel figura 4.14,a. Alegem opiunile de salvare figura 4.14,b pe care putem s le salvm figura 4.14,c. Tabelul salvat n format Excel se vede n figura 4.14,d.
10

1.7. Concluzii
Programul MS Access este potrivit pentru realizarea bazelor de date cu un numr mic de utilizatori. Un motiv de utilizare const n compatibilitatea aplicaiilor. Acest program se afl pe majoritatea calculatoarelor fiind integrat n pachetul Ms Office. Un alt motiv de utilizare este cel financiar. Achiziionarea unui alt program de realizare a bazelor de date cum ar fi SQL Server , Oracle impune cheltuieli suplimentare [4,7-9].

d Fig. 4.14. Salvarea fiierelor din baza de date n alte formate.

11

n schimb folosirea unui programului Access la aplicaii cu sute/ mii de utilizatori care acceseaz baza de date simultan ridic numeroase probleme. Folosirea Access cu o conexiune prin internet se poate face la fel pentru civa utilizatori. Chiar i n aceste condiii pot s apar erori la accesul la baza de date n acelai timp. SQL Server conine de asemenea, instrumente avansate de administrare, organizare, alertare, optimizare a bazei de date, securitatea datelor, transferul datelor ntre diferite surse etc. [9,10]. Se recomand pentru cei care intenioneaz s utilizeze avansat bazele de date s aib noiuni de SQL Server i s nvee limbajul SQL (Structured Query Language) [10-12]. nvarea Ms Access nu este o pierdere de timp la fel ca i nvarea altor limbaje referitoare la bazele de date. mpreun acestea ofer o viziune bun asupra bazelor de date [2,5,6].

Explicaii suplimentare la clas

2 Teste de autoevaluare
1. Programul Ms Access : a. se recomand pentru baze de date cu un numr redus de utilizatori; b. conine instrumente avansate de administrare, organizare, alertare, optimizare a bazei de date, securitatea datelor; c. baze de date de dimensiuni medii cu posibilitatea de acces prin internet. 2. Tabelele din Ms Access pot fi exportate : a. n diferite formate ca Excel, PDF, XPS, Text, XML, etc.; b. numai ca formate Excel, Access i fiier RTF Word; c. numai ca formate Excel i Access . 3.Pentru a extrage informaii din baza de date putem crea: a. formulare; b. macro comenzi; c. interogri. 4. Vizualizrile unui tabel pot fi: a. PivotTable i PivotChart, Vizualizare foaie de date i Vizualizare proiect; b. Vizualizare foaie de date i Vizualizare proiect; c. PivotTable i PivotChart.
12

3 Rspunsurile testelor de autoevaluare

1-a, 2-a, 3-c, 4-b

4 Bibliografie/webografie
1. Connoly T., Strachan A. Database Systems A practical Approach to Design, Implementation and Management, Second Edition, Addison Wesley Limited, 2002. 2. Constantinescu C. Baze de date, Universitatea din Craiova, 2007. 3. Doro I. Baze de date, Editura Cibernetic MC, Bucureti , 2010. 4. Fusaru D., Gherasim Z., Andronic, M. Bra A. Stroe, P. Aplicaii economice n Visual Basic i Acces, Ed. Fundaiei Romnia de mine, Bucureti, 2003. 5. Gavot M. Baze de date, Editura SNSPA - Facultatea de Comunicare i Relaii Publice: Bucureti, 2001. 6. Lungu I. Baze de date Oracle, Limbajul SQL, Editura ASE, Bucureti , 2005. 7. Seyed M. M. Tahaghoghi, Hugh E. W., Learning MySQL, OREily Media Inc., 2007. 8. Sheldon R., Moes G. Begining MySQL, Wiley Publishing Inc., 2005. 9. ***. Oracle Application Express Documentation, http://www.oracle.com/technetwork/developertools/ apex/documentation/index.html. 10. ***. Oracle Database SQL Language Reference 11g Release 1 (11.1), http:// docs.oracle.com/ cd/B28359_01/server.111/b28286/toc.htm. 11. ***. Office.microsoft.com - Ajutor i asisten. Microsoft Access 2010. 12. http://www.quackit.com/microsoft_access.

13