Sunteți pe pagina 1din 20

Functionalitati

HR Executive pune la dispozitia dumneavoastra toate elementele necesare gestionarii resurselor umane. Avand functionalitati usor de folosit si oferind posibilitatea vizualizarii in timp real a datelor actualizate din oricare dintre locatiile companiei dumneavoastra, HR Executive ofera o metoda comoda si accesibila de creare a rapoartelor si situatiilor necesare functionarii tuturor departamentelor in fiecare zi. Personal - modulul este folosit pentru gestionarea informatiilor complete ale angajatilor companiei, a candidatilor care au aplicat pentru posturile vacante, a trainerilor cu care lucreaza compania, a consultantilor, a angajatilor care au parasit compania, dar si a fostilor salariati care sunt inscrisi in programul de outplacement al companiei. Datorita sistemului de lucru integrat, software-ul de resurse umane HR Executive realizeaza o comunicare mult mai buna pe anumite procese de aprobare ce necesita implicarea mai multor actori din cadrul companiei. Se pot configura si dezvolta diverse tipuri de fluxuri interne de aprobare sau de urmarire a documentelor in functie de necesitatile dumneavoastra: adeverinte, inlocuitori angajati, evaluare, recrutare, concedii, documentatie pentru banca, etc. Aditional, in cadrul acestui modul veti putea administra: fisa de post aferenta fiecarei pozitii si un set de responsabilitati si cerinte pentru ocuparea pozitiei respective; structura departamentala; competentele si abilitatile angajatului puse in balanta cu cerintele postului in conformitate cu fisa de post; aplicatiile software instalate in cadrul comapaniei si tipul de acces al fiecarui utilizator pe aceste aplicatii; mijloacele fixe si obiectele de inventar alocate fiecarei persoane; istoricul beneficiilor oferite angajatului : asigurari de sanatate, asigurari de viata, pensie privata; evolutia salariala atat a angajatilor cat si a colaboratorilor si/sau PFA-urilor, evidenta bonusurilor si a penalizarilor; documentele personale pot fi atasate in orice format electronic fiecarui angajat in parte; masinile din cadrul firmei, considerand alocarea acestora pe utilizatori. Training si Formare HR Executive permite inregistarea datelor cu privire la tipurile de training (realizate sau planificate), formulare de evaluare a cursantilor ,si a trainerilor si companiile furnizoare de astfel de servicii. Modulul Training asigura eficientizarea tuturor activitatilor necesare derularii activitatilor de training, incepand cu procesul de planificare a necesarului de competente pe fiecare angajat, echipa sau departament, evaluarea programelor de training si a furnizorilor acestora, centralizarea duratelor de pregatire, executia efectiva si evaluarea rezultatelor obtinute. Performanta - in cadrul acestor seturi de module se pot defini dimensiuni de analiza a performantei pentru fiecare post in parte, precum si actiunile sau obiectivele care se doresc a fi intreprinse/atinse atat la nivel de divizie/departament cat si la nivel de persoana. Modulul ofera o flexibilitate totala prin posibilitatea generarii si utilizarii oricarui tip de formular de evaluare, inclusiv pentru obtinerea feed-back-ului din partea persoanelor externe companiei (cum ar fi partenerii, clientii si/sau furnizorii companiei). Acest modul acopera intregul proces de evaluare al companiei, indiferent de sistemul de evaluare folosit. Gradul ridicat de configurabilitate al aplicatiei permite definirea de criterii si metode proprii

de evaluare cat si implementarea unor scheme standard utilizate in practica internationala. Pontaj Modulul de pontaj permite introducerea in mod manual sau gestionarea automata a datelor, analiza si interpretarea datelor conform politicilor de pontaj definite in companie, oferind o imagine corecta a activitatii fiecarui angajat prin cuantifiacarea timpului efectiv lucrat. Acest modul permite reducerea timpului necesar inregistrarii si revizuirii pontajelor cu pana la 80% - Revizuirea unui pontaj dureaza in medie 5 minute, insa acest timp este redus la aproximativ un minut in urma utilizarii unui sistem automat. SelfService - definit ca site-ul departamentului de resurse umane, asigura faptul ca intreaga aplicatie joaca un rol important in cresterea transparentei in companie, in imbunatatirea comunicarii si motivarii, in cunoasterea rolurilor si responsabilitatilor, orientate spre motivarea, implicarea si responsabilizarea angajatilor. Joburi si recrutare Recrutarea reprezinta un proces de cautare, analiza, identificare, localizare si atragere a potentialilor candidati dintre care se vor selecta cei mai competitivi si care corespund cel mai bine cerintelor si intereselor companiei. In cadrul HR Executive, recrutarea nu este privita ca o activitate de sine statatoare, ci ca parte dintr-un proces de planificare a fortei de munca, in contextul mai general al managementului strategic al unei companii, avand drept principal scop cresterea performantelor companiei. Outplacement si consiliere aplicatia HR Executive pune la dispozitia fiecarei companii toate functionaliatile necesare gestionarii procesului de outplacement. Outplacement-ul reprezinta o modalitate de asistare a salariatilor disponibilizati, inlesnindu-le transferul catre un alt loc de munca. Outplacement-ul nu consta doar identificarea unui nou loc de munca, ci si consilierea, evaluarea si dupa caz reorientarea profesionala. Contract management - Prin modulele dedicate contact management-ului, HR Executive asigura o gestionare centralizata a documentelor contractuale permitand definirea unui punct unic de control. Oferind o vizibilitate crescuta, aplicatia va ajuta sa va asigurati ca documentele contractuale si procesul de management al acestora sunt conform standardelor si obiectivelor dumneavoastra de business. Bugete - ofera toate functionalitatile necesare unui software de bugete privind construirea acestora departamentelor de resurse umane, plecand de la planificarea actiunilor critice necesare sustinerii obiectivelor strategice, cum ar fi asigurarea competentelor si a planurilor de evaluare de performanta, si pana la activitatile operationale necesare asigurarii resurselor umane, a trainingurilor sau a salarizarii si administrarii de personal. Rapoarte - Modulul de Raportare din cadrul HR Executive simplifica principala provocare a unui departament de resurse umane: extragerea din intreaga baza de date a situatiilor care sa ilustreze evolutia si dinamica resurselor umane, a bugetului de salarii, a orelor lucrate efectiv de catre angajatii companiei, evolutia competentelor, bugetele de timp alocate cursurilor de pregatire interna sau externa, sau eficienta investitiilor in dezvoltarea capitalului uman. Declaratii ITM / Revisal - Una dintre principalele atributii ale departamentului de resurse umane este gestionarea documentelor si raportarilor obligatorii cerute de stat, dar si mentinerea conformitatii acestora cu legislatia in vigoare. Orice document sau raportare facuta in alt format decat cel cerut de catre stat, sau care nu include anumite informatii necesare, poate duce la respingerea raportarii si,implicit, la cresterea timpului si costurilor dedicate acestui proces. Alerte - in cadrul acestui modul se pot customiza, pe baza unor parametri flexibili, o serie de mesaje de avertizare care se doresc a fi trimise/primite, in cazul in care anumite actiuni au loc. Modulul alerte este un sistem de alertare a unor evenimente sau actiuni care ar trebui intreprinse intr-un interval de timp bine definit. Alertele sunt perfect configurabile, putand fi create sau citite doar de catre utilizatori cu anumite drepturi, conform politicii interne a companiei. Evenimente - intalnirile generate in urma diferitelor procese ce au loc in cadrul departamentului de resurse umane(recrutare si selectie, training sau outplacement) pot fi usor inregistrate si urmarite in acest modul. Modulul permite vizualizarea calendarului de evenimente la nivelul companiei sau la

nivelul angajatului, precum si programarea salilor de intalnire. Cereri - Cererile venite din partea angajatilor privind obtinerea unor documente ce sunt in responsabilitatea departamentului HR primesc un raspuns mult mai rapid datorita generarii la cerere a actelor solicitate: adeverinte de venit, cereri de concediu, copii dupa cartile de munca si actele aditionale, certificari individuale, fise de post, etc. De asemenea, modulul permite angajatilor emiterea de solicitari cu privire la coaching, resurse de orice tip necesare desfasurarii activitatii, training-uri, etc. Biblioteca Managementul documentelor de HR reprezinta una dintre activitatile mari consumatoare de timp pentru departamentul de resurse umane. Acest modul de document management permite gestionarea tuturor documentelor oferind angajatilor acces rapid si sigur la ultimile versiuni de documente.

Gestiune informatii angajati


"Managementul resurselor umane const n ansamblul activitilor orientate ctre asigurarea, dezvoltarea, motivarea i meninerea resurselor umane n cadrul organizaiei n vederea realizrii cu eficien maxim a obiectivelor acesteia i satisfacerii nevoilor angajailor." Pe msur ce organizaiile se dezvolt acestea se confrunta cu o serie de aspecte eseniale ale managementului resurselor umane. Managerii creeaz un plan de atragere i reinere a persoanelor cu abilitile de care are nevoie organizaia. Implementarea planului presupune recrutarea, selecia, integrarea, instruirea, recompensarea, alegerea beneficiilor celor mai potrivite i evaluarea permanent a performantelor pentru a se verifica dac sunt atinse obiectivele organizaionale. Aceste activiti reprezint componentele managementului resurselor umane. Planul de resurse umane este creat n acord cu planul strategic al organizaiei. Pe msur ce organizaia identific oportunitile de dezvoltare disponibile, este necesar corelarea lor cu abilitile de care va fi nevoie pentru acoperirea lor. Recrutarea, instruirea i programele de recompensare sunt create n vederea atragerii, dezvoltrii i pstrrii oamenilor cu abilitile necesare. Pentru realizarea activitatilor este insa nevoie in primul rand de gestionarea informatiilor de baza ale angajatilor. HR Executive, prin intermediul modulului Personal asigura gestiunea resurselor umane prin vizualizarea listei complete a colaboratorilor firmei: angajatilor, colaboratorilor, a candidatilor care au aplicat pentru posturile vacante din cadrul companiei, a trainerilor cu care lucreaza compania, a consultantilor, a angajatilor care au parasit compania, dar si a salariatilo care sunt inscrisi in programul de outplacement al companiei. In cadrul acestui modul se pot gestiona si informatii cu privire la: datele personale (adres, stare civil, persoane de contact, recomandari, etc) fisa de post aferenta fiecarei pozitii si un set de atributii, responsabilitati si cerinte pentru ocuparea pozitiei respective; competentele si abilitatile angajatului puse in balanta cu cerintele postului, in conformitate cu fisa de post; aplicatiile software instalate in cadrul comapaniei si tipul de acces al fiecarui utilizator pe aceste aplicatii; date despre contractul de munca, istoricul cartii de munca; date despre educaie, calificari si certificari istoricul beneficiilor oferite angajatului: asigurari de sanatate, asigurari de viata, pensie privata, etc; managementul concediilor de odihna si a tuturor concediilor legale evolutia salariala atat a angajatilor cat si a colaboratorilor si/sau PFA-urilor;

evidenta bonusurilor si a penalizarilor; contractele de munca si evolutia lor incluzand istoricul actelor aditionale; planul de inductie care incepe inainte de angajare si continua pana la exit interviu; documentele personale atasate in orice format electronic fiecarui angajat in parte; obiectele de inventar sau mijloacele fixe alocate; gestiunea proiectelor; structura departamentala; adeverinte si contracte;

Training
"Cel mai adesea, training-ul este descris ca fiind un proces sistematic de dobandire de noi cunostinte, abilitati si atitudini necesare indeplinirii mai eficace a atributiilor unui anumit post, prezent sau viitor". Training-ul aduce beneficii numai daca continutul si modul de livrare ale lui se concentreaza asupra acelor competente (cunostinte, abilitati si atitudini) necesare imbunatatirii performantei postului. Cu alte cuvinte, training-ul este eficace (produce rezultate), atunci cand raspunde, in egala masura, nevoilor organizatiei si ale angajatului si are ca beneficii directe: cresterea eficientei cresterea satisfactiei clientilor cresterea satisfactiei si moralului angajatilor Atunci cand se doreste organizarea unui training, managerul trebuie sa gaseasca modul prin care va reusi sa ajunga la rezultatele dorite, avand la dispozitie o echipa si resurse financiare limitate. Cum bugetul de training este unul limitat, el trebuie distribuit in asa fel incat rezultatele obtinute sa fie cele dorite. Costurile cu activitatea de training constituie o parte semnificativa din cheltuielile oricarei companii care acorda o atentie sporita resurselor umane din cadrul companiei. Cheltuielile cu activitatea de training sunt mai complexe decat par la prima la vedere, ele incluzand si costurile de transport, cazare si masa. Multe dintre facilitatile de training ofera discounturi in functie momentul cand se face rezervarea, de numarul de persoane participante la training sau de numarul de sesiuni. Toate aceste date si informatii pot fi urmarite cu ajutorul modulului de training din cadrul programului de resurse umane HR Executive, astfel realizandu-se optimizari ale procesului de training, care pot duce la reducerea semnificativa a cheltuielilor de formare a personalului. HR Executie poate fi de asemenea utilizat pentru a urmari si evalua in diverse stadii, competenta din diverse domenii a fiecarui angajat. Evaluarile obtinute de fiecare angajat ca urmare a unui proces de instruire pot fi inregistrate in aplicatie, in fisierul personal al fiecarui angajat, urmarinduse astfel evolutia performantelor angajatului sau a cheltuielilor specifice cu trainingul pe fiecare departament. Performantele inregistrate de fiecare angajat in realizarea anumitor obiective, cum ar fi productivitatea muncii, comunicarea cu clientii sau timpul petrecut pentru a afectua anumite sarcini pot fi de asemenea urmarite in aplicatie si recompensate corespunzator. Programarea sesiunilor de training pentru intreaga forta de munca a unei companii poate fi un task descurajator si consumator de timp pentru orice angajat HR. Cu ajutorul modulului de training din cadrul programului de resurse umane HR Executive realizarea acestei sarcini poate deveni mult mai usoara. Aplicatia poate emite alerte pentru expirarea anumitor certificari sau cand este necesara reinnoirea altora, facand foarte usor de urmarit cand si cine trebuie programat periodic pentru diverse activitati de training. Personalul poate opta si se poate inscrie online la diversele traininguri propuse, cu acceptul electronic al managerului direct si cu o evidenta stricta si clara asupra

bugetului necesar. Pentru o distribuire mai buna a bugetului, echipa trebuie segmentata in functie de cel putin trei nivele de performanta ale membrilor sai: performante ridicate, medii si cei cu performante slabe. Performantele ridicate sunt probabil cei 20% dintre oamenii care genereaza 80% din venituri, prin urmare, ei sunt cei carora ar trebui sa le fie alocata cea mai mare parte din buget si tot lor ar trebui sa li se acorde cea mai mare atentie. In acest fel se asigura sustinerea rezultatelor obtinute de ei, precum si maximizarea acestora. In continuare, se ofera un buget mai redus pentru persoanele cu performante medii. Desi de multe ori tendinta este aceea de a investi in cei cu performante mai slabe pentru a-i aduce la nivelul echipei, acest fapt nu duce la o dezvoltare mai buna a echipei, ci la o stagnare. Atunci cand cei cu performante slabe nu trec de acest nivel, ar trebui analizat daca nu mai bine ar fi sa se renunte la ei. Destinatia bugetelor de training trebuie sa atinga obiectivele de business, totusi, prioritatea alegerii unui training trebuie sa aiba in vedere, mai intai, obiectivele propuse, si nu bugetul. Prin traning compania isi poate ridica valoare businiss-ului in trei moduri diferite. Aceste sunt ilustrate in modelul urmator: Conducand si accelerand strategia de business; Crearea capabilitatiilor pentru viitor; Maximizarea potentialului uman; Focusarea resurselor umane pe strategia de business; Crearea capacitatii de efectuare a activitatiilor intr-un mod mai eficient; Asigurarea eficientei si alinierea; Gestiunea operatiunilor de resurse umane; Asigurarea eficientei de exemplu, prin outsourcing.

Recrutare
Orice companie care doreste sa se mentina pe piata are nevoie de specialisti. Investitia in resurse umane este vitala in acest sens, de aceea recrutarea si selectia sunt elemente primordiale in organizatie, indiferent de contextul economic. Recrutarea reprezinta un proces de cautare, identificare, localizare si atragere a candidatilor potentiali din care se vor selecta cei mai competitivi si care corespund cel mai bine cerintelor si intereselor organizatiei. Recrutarea nu trebuie insa privita de sine statator, ci ca parte dintr-un proces de planificare a fortei de munca, in contextul mai general al managementului strategic al unei organizatii, avand drept principal scop cresterea performantelor organizatiei. Prin planificare a fortei de munca se asigura disponibilitatea in organizatie a persoanelor ce indeplinesc aptitudinile necesare in pozitia potrivita la momentul oportun, persoane care isi indeplinesc atributiile eficient. Pentru a se asigura ca cei mai buni dintre candidatii potentiali sunt selectati pentru interviu, managerii vor trebui sa stie care dintre cei ce au aplicat, au calificarile necesare sau experienta ceruta pentru a face fata sarcinilor de care vor fi responsabili in noul job. Fara aceste informatii disponibile, managerii nu vor putea lua o decizie referitoare la care dintre aplicanti ar trebui intervievati si care nu. Utilizarea programului de resurse umane HR Executive pentru urmarirea celor care au aplicat pe diverse posturi in companie, ofera posibilitatea managerilor de a vizualiza rapid care sunt punctele forte sau datele despre experienta pe care o au cei care si-au transmis cv-ul pentru a fi luat in considerare. Rapoartele detaliate din modulul de Recrutare permit managerilor sa vizualizeze si sa

compare intre ei, candidatii care au aplicat pentru aceeasi pozitie. In acest fel, managerul va putea sa se focuseze pe cei mai buni dintre candidati fara sa piarda timp important cu intervievarea unor candidati care nu sunt potriviti cu cerintele jobului. Companiile care au deschise un numar mare de posturi pentru angajare, sunt nevoite sa proceseze sute de cv-uri intr-un timp relativ scurt si sa se asigure ca cei mai buni dintre candidati sunt selectati pentru interviu. Utilizarea software-ului de resurse umane HR Executive permite personalului din Departamentul de Resurse Umane sa introduca cv-urile intr-o baza de date centralizata, unde respectivii candidati pot, fie sa indeplineasca criteriile pentru pozitiile deschise fie sa fie pastrati in baza de date pana cand apare o noua pozitie care se potriveste calificarii sau experientei lor. Cand vine momentul pentru a intervieva potentialii ocupanti ai postului respectiv, procesul de intervievare, acceptarea sau respingerea candidatilor poate fi urmarit si monitorizat in diverse faze ale procesului, cu ajutorul programului de resurse umane HR Executive. De asemenea diferitele teste care se dau pe parcursul procesului de intervievare pot fi stocate in baza de date, in fisierul fiecarui candidat. Software-ul de resurse umane HR Executive este dezvoltata in asa fel incat sa faca fata solicitarilor unui volum mare de date si sa existe posibilitatea reactivarii si accesului facil si rapid la informatiilor colectate despre candidati de-a lungul timpului. Astfel la deschiderea unor noi proiecte de recrutare se va castiga timp important si se vor face economii semnificative.

Pontaj
Pontajul este operatia prin care se asigura un control asupra cantitatii timpului petrecut de catre angajati pe activitati specifice si este folosit pentru cresterea eficientei si productivitatii. Un sistem de gestionare a timpului este conceput ca o combinatie de procese, instrumente, tehnici si metode. De obicei, managementul timpului este necesar in orice proiect de dezvoltare, deoarece determina timpul de finalizare si domeniul de aplicare al proiectului. Gestionarea timpului poate face parte si din managementul proiectelor, deoarece faciliteaza planificarea si programarea activitatiilor necesare pentru derularea unui proiect. Aplicatiile software de management al timpului sprijina, in general, utilizatorii prin faptul ca acestea permit intoducerea orelor petrecute la locul de munca de catre fiecare persoana in parte. De asemenea, companiile care utilizeaza un sistem de gestionare a timpului pot controla, in timp real, orele pe care angajatii le petrec la locul de munca. Spre deosebire de alte solutii software, programul de resurse umane HR Executive permite un control organizat al orelor de munca. Pentru a asigura o aliniere perfecta la politica si standardele companiei dumneavoastra, HR Executive va permite sa alegeti intre multiple optiuni de efectuare a pontajului: Pontajul pe proiect; Pontajul manual independent de norma de lucru; Pontajul automat pe baza normei de lucru agreata prin contractul cu angajatul. HR Executive aduce beneficii, atat in mod direct pentru companie, cat si indirect, pentru angajat prin: Reducerea timpului de inregistrare si revizuire a pontajelor; Analiza directa a orelor alocate in cadrul unui proiect si maparea cu costurile aferente; Cuantificarea corecta a timpului lucrat de angajat, in cadrul companiei, la nivel de departament si in cadrul proiectului;

Programarea obiectiva a proiectelor; Asigura efectuarea zilnica a pontajului tinand cont de fiecare activitate desfasurata; Permite configurarea si transmiterea de notificari de tip e-mail pentru diverse alerte perioade nepontate sau ore de validat; Se integreaz cu diverse alte aplicaii de salarizare pentru comunicare de date, incarcare/descarcare, costuri pe tipuri de angajati, dictionare de pozitii in companie. Permite comunicarea cu diverse aplicatii de Project Management cum ar fi MS Project sau Spyder Project management pentru inregistrarea automata a pontajului angajatului. Monitorizarea prezentei si a timpului lucrat de catre angajatii dumneavoastra poate fi o sarcina dificila fara utilizarea unui software specializat. HR Executive elimina erorile umane din inregistrarea orelor lucrate, ceea ce conduce la diminuarea semnificativa a greselilor de calcul salarial. Unul dintre cele mai importante beneficii ale modulului de pontaj este capacitatea de a crea rapoarte customizate care pot fi examinate atat de Departamentul de HR cat si de managerii de departamente. In plus fata de rapoartele standard pe care le contin majoritatea aplicatiilor, HR Executive ofera posibilitatea de a crea rapoarte complet noi pe baza campurilor de informatii din cadrul modulului de pontaj, rapoarte ce pot fi exportate in Excel sau in orice aplicatie de Payroll (salarizare personal) pe care beneficiarul o utilizeaza. Aplicatia HR Executive permite introducerea si analizarea datelor cu privire la pontaj in asa fel incat compania obtine o imagine corecta a activitatii desfasurate de fiecare angajat.

Integrare cu echipamente de control access


HR Executive se poate lega cu diverse sisteme de control access prin intermediul carora poate oferi urmatoarele avantaje: Ajuta la impunerea impuneti unui grad mare de disciplina in randul angajatilor; Elimina vechile fise de pontaj ale angajatilor si permite cresterea eficientei departamentului de salarizare; Permite obtinerea situatiilor la nivel de minute privind prezenta la serviciu si a orelor lucrate; Permite accesul la rapoarte de pontaj ( fisa de pontaj colectiva, fisa de pontaj pe departamente, fisa de pontaj individuala ) precum si la listele de abateri (intazieri, absente, prezenta, etc.).

Beneficii
Beneficiile pe care compania le ofera personalului sunt optionale, non-salariale, ele reprezentand compensatii aditionale fata de salariu. Aceste tipuri de beneficii pot include asigurari de grup (de sanatate, dentare, de viata), beneficii de pensionare, finantarea educatiei, concediu medical, concediu (platit sau neplatit), precum si mediul de lucru flexibil. Desi destul de costisitoare exista multe beneficii intrinseci pe care angajatorul poate sa le ofere personalului din companie. Pentru majoritatea firmelor, beneficiile sunt modul prin care acestea isi mentin personalul cu calificare de top. Sectorul fiind destul de competitiv, iar numarul de persoane noi este in scadere, companiile sunt provocate sa devina si mai creative in elaborarea planului de beneficii.

Cu ajutorul aplicatiei HR Executive pot fi gestionate un numar teoretic nelimitat de beneficii oferite de catre compania dumneavoastra angajatilor. In practica uzuala exista atat beneficii comune pe care companiile le ofera angajatilor cat si beneficii aditionale oferite in mod individual angajatilor ce inregistreaza un anumit numar de ani in cadrul companiei. Fiecare dintre aceste beneficii poate fi introdus in modulul de Beneficii si monitorizat pentru fiecare angajat in parte. Pe masura ce trec anumite perioade de timp sau se indeplinesc anumite criterii, aplicatia poate alerta utilizatorul ca angajatul este sau va fi eligibil pentru un anumit beneficiu oferit de companie. Deasemenea, se pot lista documentele ce urmeaza a fi completate de catre angajator, in urma carora acesta poate profita de beneficiile respective. Cateva dintre avantajele pe care le are o companie daca ofera beneficii personalului: Pentru angajatori: Prin asigurarea unui acces sporit si flexibil de beneficii, angajatorul nu numai ca poate recruta personal nou, dar va si pastra personalul bine calificat; Beneficiile angajatilor au dovedit o reala imbunatatirire a productivitatii, deoarece angajatii sunt mult mai eficienti; Primele sunt deductibile fiscal drept cheltuieli pe profit, ceea ce inseamna ca apare o economie pentru companie. Pentru angajati: Angajatii pot exprima sentimente de liniste care duc la cresterea productivitatii, deoarece acestia simt ca atat ei cat si familiile lor sunt protejate in cazul in care apare un incident; Protectie suplimentara in caz de invaliditate; Cresterea satisfactiei angajatului prin beneficiile oferite. Asigurare de sanatate Beneficiile de sanatate si cele dentare sunt considerate fundamentale la conceperea planului de benefici. Atunci cand se analizeaza radacinile tuturor absentelor de la locul de munca, angajatorii recunosc ca problemele de sanatate sunt in marea majoritate cauza acestor absente. Capacitatea unei organizatii de a oferi un pachet creativ si flexibil de asigurari de sanatate si asigurari dentare poate reprezenta cheia de a atrage si de a retine personalul cu califiarile de top. Asigurare de viata Majoritatea angajatilor isi proiecteaza planul de beneficii in asa fel incat angajatul si/ sau familia acestuia sa beneficieze de protectie in caz de accidente. Angajatorii ofera de multe ori o acoperire de baza, ca un factor din salariul angajatului (exemplu: salariul pe doua luni in caz de deces sau paralizie totala). Planuri de asistenta a angajatilor Planul de asistenta este un termen confidential de consiliere, serviciu pe care angajatorul il ofera angajatului in cazul problemelor personale ce pot afecta performanta la locul de munca. Studiile au aratat ca oferirea unor planuri de consiliere confidentiale pot reduce in mod direct stresul resimtit la nivelul angajatului si indirect absentismul. Beneficii pentru pensionare Un plan de pensii private reprezinta angajamentul angajatorului de a ii oferi angajatului un venit, atunci cand acesta nu mai castiga un salariu din munca. Gestionarea acestor beneficii pentru o intreaga companie, fara a utiliza un software specializat, poate fi o sarcina dificila care consuma o cantitate mare de timp. Tichetele cadou si tichete de masa Tichetele Cadou si tichetele de masa sunt un beneficiu extra-salarial modern, destinat companiilor care doresc sa ofere angajatilor si/sau partenerilor lor cadouri cu diverse ocazii.

Performanta si evaluari
Consideratii generale - managementul performantei
Managementul performantei este procesul continuu de dezvoltare si gestionare al unui mediu de lucru care ofera angajatilor posibilitatea de a performa la nivel optim. Dezvoltarea si comunicarea continua sunt menite sa asigure intelegerea responsabilitatilor asociate posturilor ocupate de catre fiecare angajat in parte, asumarea prioritatilor si corelarea asteptarilor de remunerare. Managementul performantei poate fi considerat ca fiind totalitatea actiunilor strategice, avand un impact pe termen lung asupra activitatii organizatiei. Acest ansamblu interventii este conceput special pentru a imbunatatii rezultatele angajatilor, departamentelor si rezultatelor economice inregistrare de companie. Evaluarea performantelor reprezinta un element al acestui sistem de management, sub forma unei analize periodice a rezultatelor obtinute in urma implementarii strategiei propuse. Implementarea unei strategii de management al performantei presupune adoptarea unui stil de management care incurajeaza comunicarea continua intre angajat si management, feed-back-ul frecvent in ambele diectii si favorizarea muncii in echipa. Scopul principal al adoptarii unei astfel de strategii este acela de a aduce plus valoare organizatiei prin promovarea performantelor si incurajarea dezvoltarii abilitatilor personalului. Managementul performantei presupune: Definirea si clarificarea responsabilitatilor asociate fiecarui post; Definirea si urmarirea standardelor de performanta; Comunicarea rolurilor, indicilor si standardelor; Evaluarea si documentarea nivelului de performanta al fiecarui angajat; Urmarirea evolutiei abilitatilor si cunostintelor fiecarui angajat. Pentru o intelegere mai buna a termenilor "managementul performantelor" si "evaluarea performatelor" trebuie mentionata relatia de incluziune existenta intre cele doua concepte, astfel putem spune ca managementul performantei include activitatea de evaluare a performantelor. Managementul performantei reprezinta un proces orientat spre dezvoltare cu caracter transformator in timp. Analiza activitatilor din trecut nu este suficienta in vederea obtinerii unor rezultate mai bune, de aceea este nevoie de intreprinderea unor activitati manageriale in urma carora sa se realizeze acest lucru.

Modulele dedicate managementului performantelor in HR Executive


Obiective, atat la nivel de angajat cat si la nivel de divizie sau departament; Evaluarea performantelor; Feedback de la colegi si/sau parteneri, mergand pana la evaluarea de 360 grade; Studii (sondaje) care se pot aplica pentru clienti, pentru un produs, care sa masoare satisfacia angajailor, inainte sau dupa evenimente educationale sau chiar sondaje de cercetare.

Prin modulele dedicate managementului performantei si evaluarii personalului, aplicatia HR Executive ofera intreg suportul necesar unui program de management al performantei: Definirea, urmarirea, negocierea si documentarea planurilor de activitate si target-elor la nivelul diviziilor companiei dumneavoastra; Corelarea target-elor la nivelul companiei si diviziilor cu standardele de performanta corespunzatoare fiecarui post; Adaptarea indicatorilor de performanta ale fiecari persoane la planul de dezvoltare personala si incadrarea in strategia de dezvoltare a companiei; Urmarirea indeaproape a evolutiei atat persoanelor desemnate pentru succesorat, cat si a celorlalti angajati prin evaluarea pe baza formularelor customizabile; Localizarea si gestionarea problemelor de performanta prin definirea de campanii de evaluare target-ate; Implicarea superiorilor, a colegilor si clientilor in evaluarea performantelor unei persoane pentru obtinerea unei perspective 360; Urmarirea evolutiei performantelor persoanelor prin corelarea datelor si rezultatelor aferente mai multor campanii de evaluare, prin utilizarea mai multor instrumente de evaluare, printre care se numara si formularele de evaluare; Comunicarea si clarificarea misiunii, obiectivelor si responsabilitatilor la oricare dintre nivelele din organigrama; Pastrarea istoricului de rezultate la nivelul fiecarei persoane.

Succesorat
Consideratii operationale
Planificarea succesiuni permite organizatiei dumneavoastra sa identifice angajatii talentati si sa furnizeze educatia necesara dezvoltarii lor pentru un nivel superior si pentru responsabilitati mai vaste. Planificarea succesiuni reprezinta procesul prin care o organizatie asigura ocuparea permamenta a rolurilor cheie prin recrutarea si dezvoltarea permanenta a angajatiilor. Prin intermediul planului de succesorat compania va recruta angajati, va dezvolta cunostintele, competentele, abilitatile angajatilor si va pregati angajati pentru avansare sau promovarea lor.

Dezvoltarea angajatiilor pentru planificarea succesiunii


In timp ce cererea de manageri eficienti este intr-o continua crestere, retragerea specialistiilor maturi produce un declin puternic in randurile personalului disponibil. In plus, asteptarile pentru directori de viitor sunt mult mai mai sofisticate, in scopul de a dezvolta si conduce noi initiative globale si tehnologice. In acest context, o planificare atenta pentru inlocuirea managerilor de la toate nivele organizatiei, precum si a specialistilor are o importanta strategica. Prezenta unui plan de succesiune in cadrul companiei asigura un grad ridicat de retentie, dar si reducerea costurilor de recrutare si selectie a personalului pe termen mediu si lung. Planificarea succesiuni ofera o imagine realista asupra angajatiilor cu potential, asigura o dezvoltare profesionala a acestora si garanteaza un volum constant de talente, care corespund strategiei de business al companiei. Nu in ultimul rand, existenta unui plan de succesorat modeleaza perceptia individului referitoare la

cultura organizatiei: angajatul este intr-adevar important, iar oportunitatile de dezvoltare profesionala sunt o realitate, nu doar o declaratie. Un astfel de angajat va fi motivat sa se implice in rezolvarea problemelor companiei, deoarece stie ca fiecare succes, indiferent de dimensiunile sale, este contabilizat. Organizatia trebuie sa identifice si sa inteleaga necesitatea dezvoltarii angajatiilor, trebuie sa se asigure ca toti angajatii vor intelege rolul pe care dezvoltarea il joaca in cariera lor profesionala. In acest proces, nu este vorba doar de succesiunea top managementului organizatiei, ci trebuie identificarea persoanei potrivite pentru fiecare pozitie in parte. Recomandarile generale privind procesul de succesorat: 1. Pastrarea procesului cat mai simplu. Majoritatea imbunatatirilor aduse sistemului de succesorat sunt menite sa simplifice procesul si sa imbunatateasca logica etapelor. 2. Folosirea tehnologiei ca suport pentru procesul de succesorat este esentiala. Tehnologia informatiei face posibila monitorizarea si actualizarea nevoilor de dezvoltare pentru acoperirea necesitatilor tururor managerilor.. Mai mult, tehnologia ajuta la reducerea tipului de gestionare si urmarire a procesului de planificare a succesiunii. 3. Alinierea managementului succesiunii cu obiectivele si strategia generala de afaceri. 4. Asigurarea suportului din partea managementului pentru toate etapele procesului

Outplacement
Descrierea procesului de outplacement
Outplacement-ul este procesul al carui obiectiv principal consta in ajutarea si asistarea angajatilor care parasesc o companie, oferindu-le posibilitatea de a-si alege propria cale de dezvoltare profesionala. Outplacement-ul mai poate fi definit pe scurt ca fiind procesul de facilitare a tranzitiei angajatilor ce parasesc compania, indiferent de motivul pentru care s-a ajuns in situatia respectiva. Aparut initial in America de Nord outplacement-ul este foarte des intalnit in Comunitatea Europeana si tinde sa se raspandeasca si in Romania sub forma de clauza in contractele individuale de munca. In contract sunt prevazute cazurile in care angajatul va beneficia de servicii de consiliere tip outplacement, care este structura acestora si perioada pe care acestea actioneaza. In afara de obligatia legala de a ajuta angajatii ce fac subiectul concedierilor, firmele responsabile isi asuma datoria etica de a oferi consultanta de specialitate angajatilor disponibilizati. Faptul ca angajatorul se ingrijeste de soarta fostilor angajati, chiar si in situatii mai putin agreabile, creste increderea candidatilor in companiile care ofera acest servciu si influenteaza pe o perioada lunga realizarile si motivatia angajatilor ramasi la firma si reduce migratia angajatilor. Programele de outplacement ofera sustinere atat angajatilor cat si managerilor in procesul decizional in cariera, ajutandu-i sa ia cele mai bune decizii si sa le implementeze cu succes. Outplacement-ul nu consta doar identificarea unui nou loc de munca, ci si consilierea, evaluarea si dupa caz reorientarea profesionala. Un pachet standard de astfel de outplacement asigura de regula: asistenta pentru definirea strategiei de reducere de personal evaluarea angajatilor prin completarea unor formulare de evaluare, dar si a altor intrumente; propuneri de programe de formare profesionala consiliere individuala sau de grup, in vedera punerii in valoare a calitatilor si a potentialului

profesional si retusarea eventualelor lacune, comportamente incorecte; consiliere in conceperea scrisorilor de intentie si a CV-ului; consiliere privind prezenta la interviurile de angajare; facilitarea accesului la companiile potential angajatoare (eventual firmele din acelasi domeniu de activitate cu fostul angajator); oferirea de contacte necesare aplicarii la diferite posturi vacante; recomandarea, in urma evaluarii, pentru diferite posturi vacante.

Procesele de outplacement sustinute de HR Executive


Dosarul candidatului Dosarul candidatului reprezinta totalitatea documentelor pe care consilierul si candidatul le utilizeaza in demersul de acompaniere si in gasirea unui nou loc de munca. Toate aceste documente se pot genera si incarca in modulul de document management prin intermediul HR Executive. Bilantul profesional - Evaluarea competentelor unui candidat Competenta profesionala reprezinta capacitatea de a aplica, transfera si combina cunostintele si deprinderile in situatii si medii de munca diverse, pentru a realiza activitatile cerute in cadrul unui loc de munca. Intocmirea bilantului profesional reprezinta o ocazie de a avea o viziune realista si mobilizatoare asupra dinamicii profesionale a unui candidat Crearea proiectului profesional al candidatului Proiectul profesional reprezinta proiectia in viitor a unei situatii profesionale. Gestionarea intrevederilor individuale / colective Intrevederi de acompaniere - diagnosticarea unei situatii si incercarea de a ajuta o persoana sa gaseasca directii de evolutie Intrevederi de investigare - culegere de informatii despre persoana respectiva Intrevederi de evaluare - evaluarea unui discurs, a unui comportament in comparatie cu niste criterii externe, definite in prealabil Cautarea unui nou loc de munca Piata locurilor de munca cunoaste doua forme: o piata de munca deschisa sau la vedere si o piata ascunsa. Piata locurilor de munca deschisa se caracterizeaza prin faptul ca locurile de munca disponibile sunt cunoscute, exista un minimum de informatie referitoare la ele si permit ca persoanele care cauta un nou loc de munca sa le aleaga pe cele de interes, candidaturile pentru post putand fi trimise direct companiilor. HR Executive permite gestionarea tuturor locurilor de munca fie ele ale pietei deschise sau ascunse. Interviul de angajare Candidatii pot gasi sprijin, individual sau de grup, in vederea pregatirii pentru prezentarea la un interviu de angajare. Gestionarea si simularea acestor interviuri poate fi facuta prin intermediul HR Executive Consiliere pentru deschiderea unei afaceri Consilierea pentru inceperea unei activitati independente sau pentru initierea unei afaceri se poate acorda, persoanelor in cautarea unui loc de munca, sub forma de servicii juridice, de marketing, financiare, metode si tehnici eficiente de management si alte servicii de consultanta.Consilierul firmei este responsabil sa asigure partea de consiliere in vederea deschiderii unei afaceri, pentru

acei candidati care sunt interesati sa activeze in aceasta directie.

Gestiune bugete
Notiuni generale
Controlul prin bugete reprezinta o alta dimensiune a gestiunii unei companii. Gestiunea bugetara este procesul prin care compania isi defineste atat obiectivele pe termen scurt cat si mijloacele pentru obtinerea acestora si care se realizeaza prin intermediul bugetelor. Managementul bugetelor reprezinta procesul prin care companiile isi stabilesc si urmaresc obiectivele pe termen scurt, precum si mijoacele prin care se pot obtine aceste si care pot fi realizabile prin intermediul bugetelor. Intr-un mediu de afaceri concurential in care compania doreste intodeauna obtinerea performantei beneficiand de resurse limitate (materiale, financiare, umane), apare si nevoia unui control bugetar. Planul bugetar al unei compani se stabileste pentru o perioada scurta, de regula pana la un an deoarece in acest fel se poate obtine o urmarire mai buna a obiectivelor realizate. Atunci cand se doreste un control obiectiv asupra relizarilor, bugetul anual poate fi impartit pe intervale mai mici de timp, cum ar fi trimestre, luni, decade si pe masura executiei, chiar pe zile. Elaborarea planurilor bugetare se face de catre personalul responsabil cu bugetele in concordanta cu aplicarea tehnicilor de bugetare participative. De asemenea, succesul unui plan bugetar se datoreaza si motivatiei pe care o are personalul companiei. Prin intermediul software-ului de bugete se realizeaza controlul bugetar, care consta in compararea permanenta a rezultatelor obtinute cu previziunile bugetare, cu scopul: de a identifica cauza (sau cauzele) abaterilor de la bugete; de a informa diferite niveluri ierarhice; de a lua eventuale masuri corective; de a aprecia activitatea diferitilor responsabili de bugete. Acest modul de software dedicat bugetelor este gandit ca un mecanism de planificare a cheltuielilor si veniturilor din cadrul organizatiei dumneavoastra pentru o perioada de un an sau mai multi, dar si de analiza si verificare a incadrarii cheltuielilor si veniturilor realizate in raport cu cele previzionate. De asemenea, el este un mecanism de controlul al resurselor implicate in atingerea obiectivului principal al companiei prin identificarea la timp a depasirilor de costuri si a resurselor financiare ce pot fi alocate sau realocate.

Functionalitati ale modulului Gestiune Bugete


Definire particularizata a structurii de centre de profit si de cost pe care se realizeaza introducerea bugetului si urmarirea lui. Inregistrarea rectificarilor de bugete si analiza incadrarii in bugete tinand cont de aceste modificari ale bugetelor. Atat bugetul initial cat si cel rectificat pot fi vizualizate si verificate. Permite introducerea sumelor bugetate pe diverse perioade: lunar, trimestrial, semestrial, precum si a rectificarilor de buget. Atat sumele initiale cat si cele rectificate pot fi introduse manual sau prin importul din fisiere externe. Posibilitatea de a urmari imediat incadrarea in bugete si deviatiile fata de buget, atat pe cele favorabile cat si pe cele nefavorabile, pe orice perioada de timp din cadrul perioadei bugetate.

Crearea facila de noi rapoarte de catre utilizatori folosind interogarea structurat a bazei de date, ceea ce inseamna ca se pot obtine ca rapoarte aproape orice combinatie de informatii, plecand de la datele introduse in program. Sistem multi-company, poate tine evidenta mai multor firme in acelasi program. O solutie software dedicata bugetelor usor de utilizat care necesita putin sau chiar deloc timp alocat training-ului sau intelegerii modului de calcul sau a felului in care sunt construite formulele. Printre beneficiile acestui software de bugete mentionam: Reduce timpul alocat activitatilor de rutina; Analize ale bugetelor la orice nivel al companiei, tinand cont de modul de organizare a centrelor de profit (de exemplu: divizie, departament, locatie, etc), fara calcule suplimentare sau rapoarte prelucrate intermediar; Furnizeaza rapoarte si informatii utile in timp real, oferind toate informatiile necesare intocmirii, compararii si evaluarii eficientei executiei bugetelor specifice resurselor umane; Datorita centralizarii tuturor informatiilor intr-o singura baza de date, personalul HR economiseste resurse si timp important.

Document management
Sistemul de management al documentelor, cunosut si sub abrevierea DMS (Document Management System) reprezinta o solutie software (set de aplicatii software / functionalitati) care permite companiilor sa furnizeze, stocheze, indexeze documentele necesare desfasurarii optime a activitatii de business. Modulul de management si de arhivare a documentelor din cadrul HR Executive asigura urmatoarele functii: Stocarea centralizata a tuturor documentelor eletronice importante pentru companie; Back-up unitar pentru toate documentele organizatiei; Calitatea si versionarea documentelor companiei; Arhivarea electronica a documentelor; Monitorizarea, controlul si modelarea fluxurilor de documente din companie; Permite configurarea unor alerte, diverse tipuri de fluxuri interne de aprobare sau de urmarire de documente in functie de necesitatile utilizatorului: adeverinte, concedii, formulare evaluare,documente referitoare la recrutare, contracte, acte aditionale, etc. Accesul la documente, actualizarea sau adaugarea de documente se poate face in functie de drepturile acordate utilizatorilor astfel: doar anumitor persoane, doar anumitor departamente sau grupuri de lucru cu nivele de acces sau pot fi zone publice accesibile tuturor utilizatorilor; Se poate accesa un istoric complet al tuturor modificarilor facute in baza de date, inclusiv utilizatorii care au facut modificarile respective si perioada de timp. De asemenea se poate restaura o stare anterioara a bazei de date din istorie. Utilizand sistemul de management al documentelor disponibil in aplicatia HR Executive, companiile pot gestiona documentele digitale (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), inclusiv documentele scanate. Sistemul va asigura urmarirea fluxurilor interne de lucru ale companiei, precum si managementul inregistrarilor. HR Executive permite gestionarea tuturor claselor de documente digitale, necesare administrarii personalului.

Documentele digitale se impart in urmatoarele clase: Documente elaborate in editoare de texte (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office); Documentele pe hartie copiate electronic (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte); Fisisere sursa sau binare obtinute de personalul companiei in urma activitatii desfasurate (fisiere program (pas,.c,java), fisiere aplicatii grafice(Maya, 3D Studio Max), fisiere executabile (exe), precum si oricare al tip de fisiere. Cu ajutorul HR Executive, documentele pot fi cautate dupa criterii multiple (denumirea, continutul acestora, etc), pentru a facilita intreg procesul, iar informatia solicitata este disponibila imediat. Aplicatia HR Executive include functionalitatea de versionare a documentelor. Orice document (inclusiv toate versiunile sale) poate fi descarcat pentru vizualizare sau modificare. Beneficii ale modulului de Document Management 1. Securitatea documentelor Multe companii pastreaza inca documentele critice in dulapuri sau cutii un mod nu foarte sigur de stocare a informatiilor. Stocarea virtuala a documentelor pe hartie, ofera posibilitatea de a personaliza setarile de securitate, lucru care nu poate fi realizat pentru documentele fizice. De asemenea recuperarea de date pierdute se intampla rapid si eficient. 2. Cresterea productivitatii Utilizarea modulul de Document Management conduce la cresterea productivitatii prin accelerarea gasirii unui anumit documente sau a unor anumite informatii dintr-un document, prin eficientizarea procesului de gestionare sau evidenta a documentelor si a fisierelor importante. 3. Reducerea costurilor Pastrarea documentelor pe hartie costa bani, timp, personal, echipamente si spatiu. Toate acestea se reduc semnificativ, unele costuri pot chiar diparea odata cu utilizarea unei aplicatii de Document Management. 4. Reducerea amprentei de carbon Minimizarea consumului de hartie constituie un pas important spre reducerea deseurilor si protejarea mediului inconjurator. Companiile incearca acum sa devina tot mai responsabile din punct de vedere social si realizeaza ca pasii inainte facuti in politica ecologica, reprezinta o imagine mai buna in cadrul societatii in care activeaza. 5. Disaster recovery Fiecare companie trebuie sa-si protejeze documetele vitale de toate tipurile de dezastre ce pot aparea oricand: inundatii, incendii, cutremure sau furt. Prin utilizarea unui sistem de Document Management companiile se asigura ca nu vor fi afectate de astfel de situatii care pot aparea oricand.

Contract management
Descrierea modulului de contract management
Cele mai multe companii care isi desfasoara activitatea in mediul de business actual gestioneaza o multitudine de contacte cu furnizorii, partenerii si clientii sai. Managementul acestor contracte, asignarea responsabililor, furnizarea livrabilelor si comunicarea necesitatilor sau rezultatelor presupun implicarea unui mare numar de resurse umane si pot genera, ca atare, costuri considerabile. Mai mult, in cazul companiilor cu locatii multiple, exercitarea controlului asupra

fluxurilor de documente cu caracter contactual se dovedeste a fi un mare consumator de timp si resurse. Prin modulele dedicate contract management-ului, HR Executive asigura o gestionare centralizata a documentelor contractuale permitand definirea unui punct unic de control. Oferind o vizibilitate crescuta, HR Executive va ajuta sa va asigurati ca documentele contractuale si procesul de management al acestora sunt conform standardelor si obiectivelor dumneavoastra de business. Folosind modulele HR Executive dedicate managementului contractelor, veti putea obtine in timp real toate informatiile necesare privind contractele aflate in desfasurare in compania dumneavoastra. Modulul de contract management-ul va poate ajuta sa selectati cel mai bun furnizor de asigurari de sanatate si de viata, partenerul potrivit pentru training-urile de care are nevoie personalul dumneavoastra sau venitul prognozat pentru perioada imediat urmatoare. Avand in vedere toate activitatile ce trebuiesc intreprinse inaintea incheierii unui contract si intelegand costurile pe care le presupune activitatea resurselor umane implicate in aceste procese, modulul de contract management al HR Executive a fost construit in asa fel incat sa permita si urmarirea activitatii departamentului de vanzari si a tuturor celorlalte persoane care intervin in fiecare faza din ciclul de viata al contractului. Numarul de intalniri, concluziile acestor intalniri, ofertele negociate si rezultatele obtinute pot fi gestionate prin intermediul modulelor HR Executive. Mai mult, activitatile post contractare si evaluarea personalului implicat in interactuiunea cu clientul dumneavoastra vor fi eficientizate utilizand modulele conexe: 'Tichete' si 'Performanta'.

Particularitaile si avantajele modulului de contract management


Modulul de contract management al HR executive va ofera suportul necesar pentru: Gestionarea tuturor tipurilor de contacte: cu personalul, PFA, cu partenerii, furnizorii si clientii dumneavoastra; Stocarea si gestionarea documentelor in format electronic; Urmarirea statusului contactelor; Asignarea si urmarirea indeplinirii indatoririlor de catre responsabilii de contact; Managementul versiunilor; Arhivarea actelor aditionale si anexelor; Pastrarea istoricului principalelor clauze contactuale si actelor aditionale; Cautarea si identificarea copiilor electronice ale documentelor pe suport fizic (inclusiv dupa cuvinte cheie definibile de catre utilizator). Avantajele utilizarii modulelor de Contract Management HR Executive: Reducerea cu peste 30% a timpului necesar negocierii si aprobarii clauzelor contractuale; Reducerea costurilor administrative cu aproximativ 40% pe durata ciclului de viata al contractului; Standardizarea si eficientizarea procesului de negociere si aprobare; Centralizarea documentelor contactuale care reglementeaza relatia companiei cu personalul, colaboratorii, partenerii si furnizorii sai; Trasabilitate si control asupra modificarilor survenite pe intreaga durata de viata a contractului; Centralizarea informatiilor la nivelul fiecarui contract; Control securizat in functie de nivelul de acces; Permite feedback-ul clientilor privind relatia contractuala si evaluarea responsabilului de contract; Trasabilitatea asupra interactiunii cu partenerii contractuali incepand cu faza de ofertare si de-a lungul ciclului de viata al proiectului; Estimarea veniturilor viitoare conform relatiilor contractuale existente cu partenerii;

Reducerea semnificativa a timpului de raportare.

Ticheting
Modulul de Ticketing este destinat tuturor companiilor care isi desfasoasa o anumita activitate in functie de sesizari sau evenimente care necesita tracking-ul in diverse faze(Confirmare, Inregistrare, Trecere In Lucru, Finalizare) si de un program de interventie si rezolvare bine determinat, pe baza de SLA-uri, timpi de reactie, timpi de interventie, responsabili de proiect sau task-uri helpdesk. Functionalitatile Modulului de Ticketing Inregistrarea sesizarilor sau evenimentelor ofera o metoda usoara si dinamica de inregistrare si urmarire a sesizarilor; acces imediat al utilizatorilor si al tehnicienilor la Knowledge Base and Solutions (adaugarea sau consultarea de solutii si raspunsuri pentru probleme recurente sau uzuale astfel incat sa nu fie necesara escaladarea in continuare a procesului); istoricul fiecarei sesizari este usor accesibil si ofera statusul in care se afla pana la detaliul de minute si modul in care progreseaza in interiorul organizatiei dumneavoastra sau ce actiuni au fost luate, daca este cazul; sesizarile pot fi inregistrate de catre orice utilizator, dar sunt evaluate de catre Administratorul aplicatiei si introduse in fluxul de lucru sau sunt asignate direct unui grup de lucru predefinit; link-uri in Tabelul de Tichete care permit atasarea de documente cheie la sesizare; fiecarei sesizari i se asociaza un nivel de urgenta. Actiuni corective si de rezolvare a sesizarilor aloca actiunile corective si de rezolvare in orice moment pe parcursul fluxului; determina cine si prin ce metoda trebuie informat cu privire la o actiune de corectie si rezolvare; escaladarea automata a pasilor pe care trebuie sa ii urmeze sesizarea in cadrul unui flux neasistat, atunci cand departamentul de Helpdesk nu functioneaza. Sarcini si notificari template-uri de e-mail pre-salvate pentru fiecare status sau nivel la care se afla tichetul. Informarea rapida a celor care au efectuat sesizarea despre progresul realizat in fiecare stadiu al tichetului; accepta un sistem de alerte prin e-mail sau sms catre cei desemnati sa realizeze anumite task-uri in diverse faze in care se afla tichetul; istoric al mail-urilor schimbate pentru definirea problemei, atasat fiecarui tichet. Rapoarte rapoartele pot fi customizate in functie de parametrii si conditiile cerute de managementul companiei. Beneficiile Modulului de Ticketing Integrare multi-site care permite gestionarea sesizarilor sau tehnicienilor din locatii diferite; Monitorizare pro-activa a evenimentelor si sesizarilor pe intreaga durata de viata, precum si istoricul lor in functie de diversi parametrii; Sondaje care pot defini gradul de satisfacere al utilizatorilor in rezolvarea sesizarilor sau nivelul de competenta al tehnicienilor;

SLA Management; Alerte via e-mail sau sms transmite persoanelor corespunzatoare, atunci cand sunt depasite SLA-urile; Reduce timpii de raspuns si creste eficienta prin desemnarea si notificarea automata pe email sau sms a responsabililor de diverse faze din ciclul de viata al sesizarilor sau evenimentelor; Puteti gestiona un numar nelimitat de sesizari si evenimente; Economisiti timp si bani prin eliminarea confirmarilor via e-mail sau telefonic; Permite o statistica a eficientei fiecarui actor implicat in proces; Permite monitorizarea resurselor utilizare la remedierea unei defectiuni sau rezolvarea unei sesizari; Posibilitatea de a configura mai multe nivele de prioritate; Ofera managementului posibilitatea unui control strict si eficient al sesizarilor si evenimentelor, de oriunde s-ar afla, indiferent de locatie si timp; Campurile pot fi personalizate numeroase moduri pentru a satisface nevoile dumneavoastra unice; Asigura faptul ca organizatia dumneavoastra adera la proceduri si standarde comune evitand astfel contradictiile si erorile costisitoare; Posibilitatea ca toti utilizatorii sa acceseze intotdeauna ultima versiune a unui document aprobat.

Rapoarte si alerte
Aplicatia HR Executive este un program de resurse umane conceput in asa fel incat sa ofere utilizatorului un cat mai mare control asupra generarii de rapoarte si situatii. In acest scop, listele de entitati disponibile in aplicatie (persoane angajate, colaboratori, consultanti, parteneri, contracte etc.) ofera posibilitatea imbunatatirii activitatii de gestiune a resurselor umane prin generararea de situatii prin selectarea la nivel de utilizator a coloanelor vizibile si filtrarilor multiple. Modulul Rapoarte a fost conceput pentru a oferi sprijinul necesar companiilor, pentru desfasurarea activitatilor de management intr-o maniera cat mai profesionala. Aplicatia HR Executiv permite, prin intermediul modulului de Rapoarte, rularea raportelor statistice si a situatiilor necesare departamentelor de resurse umane in vederea administrarii personalului . Beneficiile folosirii acestui modul: Reducerea timpului de intocmire rapoarte; Rapiditate in generarea de rapoarte privind activitatea departamentelor; Permite accesul la situatiile zilnice a personalului din companie. De asemenea, modulul rapoarte permite generarea rapida si usoara a documentelor de interes general, de tipul adeverintelor precompletate (adeverinte pentru medic de familie, adeverinta somaj, etc.), fiind un beneficiu adus angajatilor prin reducerea timpului de eliberare a unor astfel de documente. Modulul Alerte reprezinta un sistem de atentionare in cazul unor actiuni care trebuie interprinse, intr-un interval de timp bine stabilit. In cadrul acestui modul, alertele e-mail pot fi configurate de catre administratorul aplicatiei, in interfata, astfel incat fiecare utilizator sa fie informat intodeauna, la timp, in legatura cu evenimetele, actiunile la care trebuie sa participe, acte, contracte care expira etc. Folosind modulul de Alerte existent in programul de resurse umane, compania dumneavoastra va avea urmatoarele beneficii:

Planificare rapida a tuturor activitatiilor ceea ce inseamna o reducere de timp; Scaderea considerabila a intarzieriilor si/sau a neprezentarilor la evenimente; Notificarea automata prin e-mail cu privire la expirarea documentelor de natura legala; Reducerea costurilor de comunicare intre departamentul de HR si restul departamentelor . Toate functionalitatile de raportare din cadrul software-ului de resurse umane HR Executive au fost create special de catre Ka & Te Associates pe baza feedback-ului de la clientii nostri in decursul unei perioade de cel putin 5 ani, astfel incat sa satisfaca toate necesitatile de business din cadrul companiei lor. Pentru proiectarea instrumentelor de raportare din cadrul HR Executive, echipa noastra de dezvoltare a petrecut foarte mult timp cu clientii nostri discutand obiectivele cheie pe care trebuie sa le indeplineasca modulul de raportare si analiza, astfel incat sa oferim un instrument puternic de raportare, dar si usor de utilizat. Pe baza feedback-ului obtinut de la clientii nostri, am realizat ca multe instrumente de raportare din diverse aplicatii presupun o cunoastere a bazei de date, pe care utilizatorii obisnuiti nu o au in mod normal. In cadrul programului de resurse umane HR Executive, rapoartele pot fi sortate foarte usor si reprezentate grafic. Fiecare coloana poate fi sortata cu un simplu click. Acest lucru permite manipularea datelor pe o baza ad-hoc, inca din ecranele principale ale aplicatiei, fara editare suplimentara sau rularea de rapoarte. Se ofera astfel utilizatorului multiple posibilitati de a-si crea mult mai rapid si mai eficient propriile rapoarte prin interogari, afisari, sortari, filtre sau grupari de diverse date si informatii. De asemenea, cu ajutorul unui singur click rapoartele pot fi exportate in Excel, de unde pot fi in continuare sortate si manipulate in functie de cerinte. Aplicatia HR Executive ofera o gama larga de rapoarte standard care vine in intampinarea cerintelor dumneavoastra de raportare catre managementul companiei.

S-ar putea să vă placă și