- Sistemas de información automatizada y manual: Concepto y

características.

SISTEMA DE INFORMACION AUTOMATIZADA

Sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes

que presentan información.

CARACTERISTICAS. DE IMPORTANCIA, relevancia, claridad, sencillez y

oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les
entrega. Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación
de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede
variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no así por su tamaño.
Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación,
Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros,
Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas,
etc.
Al revisar lo antes expuesto, se puede identificar los siguientes componentes
de un Sistema de Información:

Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho.

Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de

utilidad para quien los recibe.

Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de

información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o
usan la información resultante de ellos.

Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar

un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas
por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de
computadora.

Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y

software

Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.

Así, se deriva que el papel fundamental de los sistemas de información en las

empresas, se orienta a tres áreas:

· Soporte de los procesos empresariales mediante:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones
Sistemas de control de procesos industriales
Sistemas de colaboración empresarial
· Soporte de la toma de decisiones gerenciales mediante:
Sistemas de Información Gerencial con informes especificados con
anterioridad para los gerentes
Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Sistemas de Información Ejecutiva

· Soporte a la estrategia para generar ventaja competitiva

• Manual de control interno, en el manejo de la información.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una

determinada materia de la organización. Es una colección de textos
seleccionados y fácilmente localizables.

Los manuales de una organización la realiza el empleador y sus trabajadores

este busca que cada persona documente todas sus actividades en el puesto de
trabajo, para luego todos la que la realizarla misma labor.

CONTROL: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa

analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones
frente al resultado.

MANUAL DE CONTROL INTERNO: esta orientado a prevenir o detectar

errores e irregularidades, de una empresa. Es un control manual , debido a que
su realización no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta
diseñado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su
modo de realización es manual para así tener un resultadote proceso de la
empresa.
Además este manual de control interno comprende el plan de la organización
y el conjunto de métodos y medidas adoptados dentro de una identidad para
salvar, guardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, estos controles internos, son
efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable
para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio
para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que
actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad
razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los
objetivos. El control interno se hace referencia a una cadena de acciones
extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.
Tales acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Consta de los siguientes elementos:

 Ambiente de control.
 Sistema Contable.
  Procedimientos de Control.

¿Cuál es el objetivo de un sistema manual de control interno?

Tiene varios objetivos como:

Evitar o reducir fraudes.

Salvaguarda contra el desperdicio.

Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las
normas fijadas por la administración.

- Manuales de procesos, procedimientos y funciones

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer

la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de
documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales
documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de
los que todos los empleados deben tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que
sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la
implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir
haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la
compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

PROCESO: Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos

recursos (físicos, humanos, financieros, tecnologicos.etc). Buscan producir un
resultado concreto en un tiempo determinado para un cliente interno y externo.

MANUAL DE PROCESOS: Este manual debe servir como una guía

metodológica y como herramienta que permita a las distintas áreas
organizacionales, de manera efectiva, sencilla y práctica, operar los diferentes
procedimientos, con información consistente, necesaria y suficiente para
facilitar la relación con los destinatarios y beneficiarios.

Características:
Un principio y un fin
Secuencia de pasos
Responsables y productores de proceso
Destinatario

ETAPAS DE MANUAL DE PROCESO:

 Etapa preparatoria: actividades iniciación del manual
 Etapa de producción: el resultado de manual con los destinatarios
  Etapa resultante: el producto o servicio resultante
 Etapa de la actividad de control

La elaboración cuidadosa de los manuales de procesos y su adecuada

divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes
actividades, independientemente de que su elaboración sea en tomos de
hojas intercambiables o de que su consulta se efectúe por pantalla.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los

mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los
gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos,
políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas
dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los
objetivos.La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada,
concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un
manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe
evolucionar con la organización.

El manual tiene como objetivos:

• Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores

encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,

evitando la repetición de instrucciones.

• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que

facilite su incorporación al trabajo.

• Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

• Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente.

Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

• Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

PROCEDIMIENTO: Es la forma que desarrolla actividad de un proceso

responde alas siguientes preguntas:

 Qué se hace
 Quién lo hace
 Cómo lo hace
 Para qué lo hace
 Dónde se hace

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: El manual de procedimientos es un

componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una
información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
 funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización. Un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o mas de ellas.El manual incluye además los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de

control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de
procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder
desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función
empresarial..

ELEMENTOS DE MANUAL:

• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/ autorización.
• INFORMACIÓN:, las siglas de la organización, en segundo lugar
• Este manual de be tener objetivos.

UN EJEMLO: de un almacén general:

• Presentación
• Relaciones de procedimiento
• Procedimientos
• indicadores de gestión
• Marco jurídico
• Formatos.

Características Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la

productividad.

Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la

empresa. Aumentan la predisposición del personal para asumir
responsabilidades.

Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas

de trabajo institucionalizadas.
Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de
las más variadas formas.

Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.

Facilitan el proceso de hacer. Efectivas las normas, procesos y funciones

administrativas.

Evitan discusiones innecesarias y equívocos.

Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología

técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades administrativas y
productivas. Constituyen una memoria institucional.

MANUAL DE FUNCIONES: Es el documento que se prepara en un empresa

con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los trabajadores
de una empresa. El objetivo primordial de manual describir con claridad todas
las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno
de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y
responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo
sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la
empresa, o peor aun de una misma sección.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su

implementación son los siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades.

Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

Estructura orgánica de la Empresa.

Manual de normas administrativas.

Delineamientos o directrices de contratación de Personal.

Características: de los manuales de funciones y en general:

Ver los objetivos de la empresa

Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.

Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones

específicas,.mediante una

Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.

Redacción simple, corta y comprensible.

Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.

Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

Tener un proceso continuo de revisión y actualización.

Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.

Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilación y

consulta de ¡os manuales es el relacionado con la utilización de aplicaciones de
sistemas que permiten actualización y consulta rápidas de ellos. En la medida
en que la presentación y consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por
medios electrónicos mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad,
seguridad y costos.