Sunteți pe pagina 1din 35

Tehnologia informaiei pentru proiectarea produselor i serviciilor

Iniierea i planificarea proiectelor

Volumul de munc i timpul alocate pentru iniierea i planificarea proiectelor sunt dependente de
mrimea

i complexitatea proiectului experiena organizaiei n realizarea produselor i serviciilor

Efortul din etapa de iniiere i planificare a proiectelor trebuie s reprezinte ntre 10 i 20 procente din efortul total de realizare a sistemului
obiectivul studiului de iniiere i planificare a proiectelor este de a transforma un document ce solicit un sistem vag ntr-o descriere concret de proiect.

Iniierea proiectului

elaborarea unor studii de fezabilitate generale; elaborarea planurilor detaliate ale proiectului;
gsirea celor mai buni membri ai echipei proiectului

Factori de influen

schimbrile tehnologice;
ciclul de via al produselor; contractori i furnizori; managementul resurselor umane; metodologii i instrumente de lucru diferite;

restricii de timp i resurse; documentare i comunicare; ateptrile managerilor i clienilor.

Schimbrile tehnologice (software)

Schimbri tehnologice (hardware)

Ciclul de via a produselor

Ciclul de via a produselor i inovaia

Activitile n care este implicat managerul proiectelor sunt:

conducere; administrare; relaii bune cu clienii; rezolvarea problemelor tehnice; managementul conflictelor; managementul echipei; managementul riscului i al schimbrii.

Stabilirea echipei de iniiere a proiectului

Activitatea este orientat spre organizarea membrilor echipei de proiectare care vor participa la nfptuirea activitilor specifice iniierii proiectelor. Unul dintre membri va fi manager de proiect. De regul, se alctuiesc echipe formate din reprezentani ai utilizatorilor/ conducerii i ai grupului de dezvoltare a produsului.

Stabilirea bunelor relaii cu beneficiarii

Relaia cu clienii determin n final dac ai sau vei avea de lucru


clienti=loc de munca clienti=plati clienti=educatie

Beneficiarii vor avea un tratament special, n acest caz ei fiind membri ai unor

componente organizatorice ale unitii sau ai echipei de conducere.

Stabilirea planului iniierii proiectului

Activitatea presupune definirea activitilor de organizat de ctre echipa de iniiere n perioada n care ea lucreaz la definitivarea ariei de cuprindere a proiectului.

Stabilirea procedurilor manageriale

Procedurile manageriale se stabilesc de ctre un Comitet/Consiliu al Prioritilor produsului sau de ctre grupul de dezvoltare al produsului. Stabilirea procedurilor manageriale presupune, n special:

stabilirea modului de comunicare n echip a cilor de raportare, atribuirea de sarcini i rolul acestora, procedurile de schimbare a proiectului, descrierea modului n care se va intra in posesia fondurilor necesare i cum vor fi folosite.

Stabilirea cadrului de desfurare al proiectului i al manualului de operare al acestuia

Obiectul activitii const n colectarea i organizarea modului de utilizare a instrumentelor folosite pentru managementul proiectelor i realizarea manualului de operare al proiectului. Dac sistemul se poate realiza cu ajutorul diagramelor, schemelor, descrieri i coninuturile depozitelor pot fi tiprite pentru constituirea manualului de operare.

Manualul de operare

Manualul va deveni astfel un depozit central al

corespondentei proiectului, intrrilor, ieirilor, rezultatelor, procedurilor i standardelor stabilite de echipa de proiectare.

Utilizarea manualului de operare

Manualul poate fi electronic sau unul tradiional. El va fi folosit de ctre membrii echipei, auditorii proiectului, pentru

orientarea noilor membri ai echipei, comunicarea cu echipa de conducere sau beneficiarii, ca model al unui proiect viitor i pentru efectuarea reviziilor de la finele proiectului.

Manualul de operare al proiectului

Va conine:

Prezentarea general a proiectului Specificaiile iniiale ale produsului sau serviciului Aria proiectului i riscurile lui Procedurile manageriale Descrierea datelor Descrierea proceselor Corespondena echipei Rapoarte de lucru Planificarea calendaristic a proiectului

Planificarea proiectului

Planificarea proiectului este un proces diferit de planificarea general a sistemului informaional i va cuprinde o evaluare a cerinelor informaionale ale sistemului la nivelul ntregii organizaii. Planificarea proiectului este procesul prin care are loc definirea clar a activitilor i a eforturilor necesare nfptuirii lor n cadrul fiecrui proiect.

Descrierea ariei de ntindere, a variantelor i fezabilitii proiectului

Scopul acestei activiti este de a scoate n relief coninutul i complexitatea proiectului. n cadrul acestei activiti trebuie gsite rspunsuri la urmtoarele ntrebri: Ce problem se rezolv sau ce oportunitate i se ofer organizaiei prin proiect? Ce rezultate cuantificabile vor fi obinute? Ce necesiti vor fi rezolvate? Cum va fi evaluat succesul? Cum putem afla cnd este ncheiat proiectul? Dup stabilirea ariei de ntindere a proiectului, obiectivul ce urmeaz este identificarea i documentarea soluiilor alternative ale problemei sau oportunitii organizaiei, evalundu-se fiecare variant prin studii de fezabilitate.

Descompunerea proiectului n activiti executabile i controlabile

Operaiunea este foarte important i const n descompunerea proiectului n activiti fireti ce urmeaz a fi prezentate ntr-o secven logic. Unele activiti pot fi efectuate n paralel, n timp ce altele se realizeaz secvenial. Activitile pot fi descompuse n continuare n subactiviti (nu trebuie s fie prea detaliate deoarece fac greoaie urmrirea lor). De exemplu, nu se recomand subactiviti executabile n mai puin de o or.

Cnd se definesc activitile i subactivitile se recomand s se in cont de faptul c ele trebuie:


s fie executate de ctre o persoan sau de un grup bine definit; s aib o form de concretizare unic i identificabil; s dispun de o metod sau tehnic cunoscute; s fie precedate, eventual urmate de pai bine controlai; s fie msurabile astfel nct s poat fi determinate procentele de realizare a acestora.

Estimarea resurselor i crearea unui plan al resurselor

Obiectivele activitii sunt:


estimarea

necesarului de resurse pentru fiecare activitate din proiect; folosirea informaiilor anterioare pentru crearea unui plan al resurselor proiectului, cea mai important resurs fiind fora de munc;

estimarea

timpului necesar derulrii proiectului prin corelarea activitilor cu resursele umane necesare. se recomand atribuirea unui singur tip de sarcini sau a unui numr redus al acestora pentru fiecare persoan care lucreaz n cadrul proiectului.

Realizarea unei prime planificri calendaristice

Obiectivul l constituie folosirea informaiilor despre activitile i resursele disponibile pentru a se atribui timpul necesar fiecruia printr-o structur a diviziunii muncii. Atribuirile respective permit crearea punctelor de nceput i de sfrit ale proiectului. Se folosesc diagramele Gantt i PERT.

Diagrame Gannt

Realizarea unui plan al comunicrilor

Aceast activitate are ca obiectiv crearea unui model al procedurilor de comunicare intre manageri, membrii echipei proiectului i beneficiar. Planul comunicrilor stabilete:

cnd i cum vor fi elaborate rapoartele scrise sau orale de ctre echipa proiectului, cum se vor coordona activitile membrilor echipei, ce mesaje vor fi transmise de la echip n alte prti, ce informaii sunt necesare att furnizorilor ct i contractorilor externi implicai n proiect.

Determinarea standardelor i procedurilor proiectului

Se vor specifica rezultatele obinute n diverse momente ale proiectului, indicndu-se modul in care vor fi realizate ele de ctre membrii echipei i cum vor fi testate. Exemplu:

ce instrumente s fie folosite? cum pot fi modificate standardele ciclului de via al dezvoltrii sistemelor? ce stil de documente se utilizeaz? cum se vor face raportrile? Ce terminologie se va folosi?

Identificarea i evaluarea riscului

Scopul l constituie identificarea surselor de risc i estimarea consecinelor acestora. Riscul poate aprea din urmtoarele cauze:

apelarea la noua tehnologie; rezistenta la schimbare; disponibilitatea redus a unor resurse; aciuni ale competitorilor sau juridice; lipsa experienei membrilor echipei de a lucra cu noua tehnologie sau ntr-un anumit domeniu de activitate a ntreprinderii.

Crearea unui buget preliminar

Se estimeaz cheltuielile i veniturile planificate ale proiectului. La acest aspect se va reveni la fezabilitatea economic.

ntocmirea rapoartelor de activitate

Este o activitate orientat ctre beneficiarul proiectului, informndu-l asupra:


activitilor ce vor fi prestate; ce se va obine dup fiecare activitate.

Definitivarea planului de baz al proiectului

Planul de baz reflect cel mai bine activitile prestate n cadrul proiectului, precum i resursele solicitate. El va fi folosit ca pies de baz n etapa urmtoare a proiectului, execuia, n timpul creia proiectul poate fi schimbat, n sensul actualizrii lui.

Execuia proiectului

Dintre activitile semnificative prestate n timpul execuiei proiectului pot fi enumerate:

execuia propriu-zis a planului de baz al proiectului; monitorizarea modului de derulare a proiectului fat de planul de baz al acestuia; controlarea modului n care se efectueaz schimbri n planul de baz al proiectului; actualizarea manualului de operare al proiectului; comunicarea strii proiectului.

Oprirea proiectului

Se refer la modalitatea de finalizare a acestuia i poate fi natural sau nenatural. n contextul ciclului de viat al dezvoltrii sistemelor, oprirea proiectului apare dup faza de implementare. Aceast activitate presupune:

oprirea propriu-zis a proiectului; efectuarea reviziilor finale; ncetarea efectelor contractelor cu beneficiarii.