Sunteți pe pagina 1din 139

PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001

Manualul Beneficiarului
Octombrie 2009

Manualul Beneficiarului

NOTA

BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA RSPUNDERE, N CONFORMITATE CU PREVEDERILE CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT CU AUTORITATEA DE

MANAGEMENT/ORGANISMUL INTERMEDIAR PENTRU POS DRU

PREZENTUL DOCUMENT ARE CARACTER ORIENTATIV SI NU INLOCUIESTE IN NICIUN FEL CONTRACTUL DE FINANARE I ANEXELE SALE, PRECUM SI CONDITIILE STABILITE IN GHIDUL SOLICITANTULUI.

PREZENTUL DOCUMENT A FOST DEZVOLTAT TINAND CONT DE LEGISLATIA IN VIGOARE LA 15 SEPTEMBRIE 2009.

Manualul Beneficiarului

CUPRINS

I.

INTRODUCERE ............................................................................................................................. 5 1.1 SCOPUL MANUALULUI ................................................................................................................................... 5 1.2 LIMITARI ..................................................................................................................................................... 6 1.3 GLOSAR DE TERMENI .................................................................................................................................... 6 1.4 ABREVIERI................................................................................................................................................. 14 1.5 SISTEMUL DE IMPLEMENTARE AL POSDRU 2007-2013 .................................................................................. 15

II. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI........................................................................................................ 19 2.1 MANAGEMENTUL PROIECTULUI.................................................................................................................... 19 2.2 ECHIPA DE MANAGEMENT A PROIECTULUI ...................................................................................................... 23 2.3 OBLIGAIILE CONTRACTUALE ALE BENEFICIARULUI ........................................................................................... 24 2.4 PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI ................................................................................................. 28 2.5 SUBCONTRACTAREA ACTIVITATILOR IN CADRUL PROIECTULUI ............................................................................. 31 III. RELATII DE PARTENERIAT................................................................................................................. 35 IV ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI...................................................................................... 39 4.1 RESPECTAREA REGULILOR PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE ..................................................................................... 39 4.2 ROLURI I RESPONSABILITI ........................................................................................................................ 40 4.3 PROCEDURI UTILIZATE ................................................................................................................................. 41 4.4 CERINE CONTRACTUALE PRIVIND RAPORTAREA ACHIZIIILOR PUBLICE................................................................. 47 V. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI................................................................................. 48 5.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR..................................................................................................................... 48 5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor............................................................................................... 48 5.1.2 Categorii de cheltuieli eligible........................................................................................................ 48 5.1.3 Cheltuieli ne-eligible ...................................................................................................................... 49 5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile.................................................................................................... 50 5.1.4.1. Cheltuieli cu personalul (categoria 1.1. din buget) ............................................................... 52 5.1.4.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul si diurna (categoria 1.2 si 2.1 din buget)......................... 53 5.1.4.3. Cheltuieli pentru subvenii si burse (categoria 2.2. din buget) ............................................. 57 5.1.4.4. Cheltuieli aferente managementului de proiect (categoria 3.1. din buget) ......................... 59 5.1.4.5. Cheltuieli aferente taxelor (categoria 3.2. din buget) ........................................................... 62 5.1.4.6. Cheltuieli financiare si juridice (categoria 3.3. din buget)..................................................... 64 5.1.4.7. Cheltuieli pentru inchirieri, amortizari si leasing (categoria 3.4. din buget)......................... 66 5.1.4.8. Cheltuieli de informare si publicitate (categoria 3.5. din buget) .......................................... 68 5.1.4.9. Cheltuieli de tip FEDR (categoria 4 din buget)....................................................................... 69 5.1.4.10. Costuri indirecte cheltuieli generale de administratie- (categoria 6 din buget) .............. 73 5.2 CONTURI BANCARE ..................................................................................................................................... 76 5.3 PREVIZIUNEA FLUXULUI DE NUMERAR (CASH FLOW)......................................................................................... 80 5.4 ACORDAREA PREFINANTARII/RAMBURSAREA CHELTUIELILOR ............................................................................. 81 5.4.1 Acordarea prefinantarii.................................................................................................................. 81 5.4.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului............................................................ 86 5.5 RAMBURSAREA TVA................................................................................................................................... 93 5.6 UTILIZAREA CURSULUI DE SCHIMB VALUTAR .................................................................................................... 96

Manualul Beneficiarului

5.7 RECUPERAREA SUMELOR PLATITE NECORESPUNZATOR ...................................................................................... 96 5.8 CONTABILITATEA PROIECTULUI ..................................................................................................................... 99 5.8.1 Cerine privind organizarea contabilitii aferente proiectului..................................................... 99 5.8.2 nregistrarea n contabilitate a operaiunilor aferente proiectului ............................................. 100 VI. MONITORIZAREA SI RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI.......................................................... 110 6.1 MONITORIZAREA PROIECTELOR .................................................................................................................. 110 6.2 RAPORTUL TEHNICO-FINANCIAR.................................................................................................................. 113 6.3 VIZITELE DE MONITORIZARE ....................................................................................................................... 114 6.4 NEREALIZAREA INDICATORILOR DE MONITORIZARE ......................................................................................... 117 VII. MODIFICAREA CONTRACTELOR .................................................................................................... 118 IX. INFORMARE I PUBLICITATE .......................................................................................................... 125 X. VERIFICAREA, CONTROLUL SI AUDITUL PROIECTULUI ...................................................................... 128 10.1 CERINTE LEGALE PRIVIND VERIFICAREA/CONTROLUL /AUDITUL PROIECTULUI .................................................... 128 10.2 AUDITORUL FINANCIAR INDEPENDENT ....................................................................................................... 128 XI. NEREGULI...................................................................................................................................... 130 XII. TEME ORIZONTALE....................................................................................................................... 133 7.1. EGALITATEA DE ANSE........................................................................................................................ 133 7.1.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 133 7.1.2 Analiza respectrii principiului egalitii de anse n implementarea unui proiect finanat prin POSDRU................................................................................................................................................. 134 7.2 DEZVOLTAREA DURABIL .................................................................................................................... 134 7.2.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 134 7.2.2 Analiza contribuiei proiectului la dezvoltarea durabil............................................................ 135 7.3 INOVARE I TIC ..................................................................................................................................... 135 7.3.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 135 7.3.2 Analiza promovrii abordrii inovatoare i a TIC n cadrul unui proiect ..................................... 136 7.4 MBTRNIRE ACTIV ......................................................................................................................... 136 7.4.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 136 7.4.1 Analiza mbtrnirii active ........................................................................................................... 136 7.5 ABORDARE TRANSNAIONAL............................................................................................................ 137 7.5.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 137 7.5.2 Analiza beneficiilor abordrii transnaionale n cadrul unui proiect ........................................... 137 7.6 ABORDARE INTERREGIONAL ............................................................................................................. 137 7.6.1 Aspecte generale ......................................................................................................................... 137 7.6.2 Analiza beneficiilor abordrii regionale n cadrul unui proiect ................................................... 138

Manualul Beneficiarului

I. INTRODUCERE

1.1 Scopul manualului

In conformitate cu DCIPOSDRU, aprobat prin ordinul comun al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale si al ministrului finantelor publice nr. 160/467/2009, AMPOSDRU elaboreaza ghiduri ale solicitantului in vederea lansarii a doua tipuri de cereri de propuneri de proiecte: cereri de propuneri de proiecte, cu termen limita de depunere, care vizeaza finantarea proiectelor implementate la nivel national, sectorial sau multi-regional, cu o valoare a proiectelor echivalenta in lei cuprinsa intre 500.000 si 5.000.000 euro; cereri de ajutor de stat si de minimis1 si cereri de propuneri de proiecte cu depunere continua conform principiului primul venit, primul servit care vizeaza finantarea proiectelor implementate la nivel multiregional, regional sau local, cu o valoare a proiectelor echivalenta in lei cuprinsa intre 50.000 si 499.99 euro.

Manualul Operaional al Beneficiarilor se adreseaz tuturor beneficiarilor de proiecte indiferent de natura si valoarea proiectelor finanate din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.

Se dorete ca acest manual s fie un instrument util, care s contribuie la implementarea eficient i eficace a proiectelor finanate n cadrul POS DRU.

Acest Manual este aplicabil tuturor proiectelor care beneficiaza de finanare nerambursabil din POS DRU. n acest sens, pe tot parcursul acestui Manual vei regsi terminologia AMPOSDRU/OI responsabil. Instituiile responsabile pentru implementarea domeniului major de intervenie n cadrul cruia ai depus proiectul, sunt mentionate in cadrul contractului de finantare.

Atenie! Manualul va fi actualizat, dup caz, cu detalii privind implementarea proiectelor, iar orice modificare adus acestui document va fi postat pe pagina de internet a AMPOSDRU www.fseromania.ro.

Valoarea minima si maxima a cererilor de ajutor de stat sau de minimis va fi stabilita prin ghidul solicitantului

Manualul Beneficiarului

1.2 Limitari

Prezentul manual a fost realizat tinand cont de forma contractelor aplicabile cererilor de propuneri de proiecte lansate in anul 2008 si anul 2009/actelor aditionale initiate de AMPOSDRU/OI responsabil. Avand in vedere ca forma contractului de finantare a suferit unele modificari pe parcursul derularii proiectelor comparativ cu varianta initiala, exista posibilitatea ca la nivelul beneficiarilor sa existe prevederi contractuale diferite, referirile din prezentul Manual fiind aplicabile mutatis mutandis2.

1.3 Glosar de termeni

Termen Ajutorul de stat

Definiie Orice msur de sprijin acordat de ctre stat sau de ctre unitile administrative-teritoriale, din resursele de stat sau resurse ale unitilor administrative-teritoriale ori de alte organisme care administreaz surse ale statului sau ale colectivitilor locale, indiferent de form, care distorsioneaz sau amenin s distorsioneze concurena prin favorizarea anumitor ntreprinderi, a produciei anumitor bunuri, a prestrii anumitor servicii sau care afecteaz comerul dintre Romnia i statele membre ale Uniunii Europene, fiind considerat incompatibil cu un mediu concurenial normal.

Surs L 143/1999 republicata n MO nr. 744/2005

Audit public intern

Activitatea funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.

L 672/2002

Autoritate de certificare i plat

Structura organizatoric din cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European, primirea de la Comisia European a fondurilor transferate Romniei din instrumente structurale i transferul ctre beneficiari/uniti de plat de pe lng autoritile de management a fondurilor primite din instrumente structurale, precum i a celor alocate de la bugetul de stat, n cazul programelor operaionale care utilizeaz mecanismul plii directe;

OUG nr. 64/2009

schimbnd ceea ce trebuie schimbat

Manualul Beneficiarului

Autoritate de Management

O autoritate public sau un organism public sau privat national, regional sau local, desemnat de Statul Membru pentru managementul programului operational;

Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006 Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006

Ax Prioritar

Una dintre prioritile strategiei unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care au obiective specifice msurabile.

Beneficiar

Un operator, un organism sau o ntreprindere, din domeniile public sau privat, responsabil pentru iniierea, sau iniierea i implementarea operaiunilor. n cadrul schemelor de ajutor de stat, n baza articolului 87 din Tratat, beneficiarii sunt ntreprinderile publice sau private care realizeaz un proiect individual i primesc ajutor public.

Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006

Cheltuial public

Orice participare public la finanarea unor operaiuni, provenit din bugetul statului, al autoritilor regionale sau locale, din bugetul general al Comunitii Europene privind Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune, sau orice alt cheltuial similar. Orice participare la finanarea unor operaiuni, provenind din bugetul organismelor de drept public sau al asociaiilor formate din una sau mai multe autoriti regionale, locale sau din organisme de drept public, care acioneaz n conformitate cu Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004, privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, bunuri i servicii este considerat cheltuial similar.

Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006

Cheltuieli eligibile

Cheltuielile efectuate de beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din cofinanarea public i/sau cofinanarea privat, conform reglementrilor legale comunitare i naionale n vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor;

OUG nr. 64/2009

Cheltuieli generale de administraie

Reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Lista tipurilor de cheltuieli cuprinse n aceast categorie se elaboreaz de fiecare autoritate de management i se aprob prin ordin comun al ministrului coordonator al autoritii de management i al ministrului economiei i finanelor.

HG nr.759/ 2007

Cheltuieli neeligibile

Cheltuielile neeligibile n cadrul proiectului sunt cheltuielile care NU sunt incluse n lista cheltuielilor eligibile prevzut n Conditiile Specifice corespunztoare fiecrei cereri de propuneri de proiecte, dar sunt necesare proiectului, care vor fi suportate de dumneavoastr n calitate de beneficiar si

Ghid solicitant 2009 conditii generale (aprobat prin

Manualul Beneficiarului

nu vor fi luate n considerare la calcularea valorii contributiei dumneavoastr pentru proiect.

ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale)

Circuitul auditului

Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers

L 672/2002

Cofinanare

Finanarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv i altele asemenea, parial prin credite bugetare, parial prin finanarea provenit din surse externe.

L 500/2002

Cofinanare privat

Orice contribuie la finanarea cheltuielilor eligibile, alta dect cea prevzut la lit. k), aferent proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale.

OUG nr. 64/2009 OUG nr. 64/2009

Cofinanare public

Orice contribuie pentru finanarea cheltuielilor eligibile din sumele aprobate n bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-g) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare, la art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare, inclusiv cofinanarea acordat de la bugetul de stat pentru ali beneficiari dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3), precum i alte cheltuieli similare, n sensul art. 2 alin. 5 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006;

Constatarea existenei creanelor bugetare rezultate din nereguli Contract de achiziie public

Activitatea prin care se verific, se stabilete i se individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean.

OG nr. 79/2003

Contractul care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen.

OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

Contract de concesiune de lucrri publice

Contractul care are aceleai caracteristici casi contractul de lucrri, cu deosebirea c n contrapartida lucrrilor executate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrrilor pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite.

Manualul Beneficiarului

Contract de concesiune de servicii

Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de servicii, cu deosebirea c n contrapartida serviciilor prestate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite.

OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare HG nr.759/ 2007

Contract de finanare

Reprezint documentul juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor.

Contractant

Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie public.

OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

Contribuia public naional total

Totalul fondurilor publice necesare implementrii programelor operaionale, format din cofinanarea public i fondurile aferente cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile;

OUG nr. 64/2009

Control financiar preventiv

Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora.

L nr. 84/2003

Control financiar public intern

ntregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entitilor publice, ale altor structuri abilitate de Guvern i dintr-o unitate central care este responsabil de armonizarea i implementarea principiilor i standardelor de control i audit.

L nr. 672/2002

Control intern

Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.

L nr. 84/2003

Creanele bugetare rezultate din nereguli

Sume de recuperat la bugetul general al Comunitii Europene i/sau la bugetele administrate de aceasta ori n numele ei, precum i/sau la bugetele de cofinanare aferente, ca urmare a utilizrii necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente i/sau ca urmare a obinerii necuvenite de sume n cadrul msurilor care fac parte din sistemul de finanare integral ori parial a acestor fonduri;

OG nr. 79/2003

Credit bugetar

Suma aprobat prin buget, reprezentnd limita maxim pn la care se pot

L nr. 84/2003

Manualul Beneficiarului

ordonana i efectua pli n cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate n cursul exerciiului bugetar i/sau din exerciii anterioare pentru aciuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonana i efectua pli din buget pentru celelalte aciuni. Credit de angajament Documentaie de atribuire Limita maxim a cheltuielilor ce pot fi angajate n timpul exerciiului bugetar, n limitele aprobate. Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Eficacitate Gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective. Eficien Faliment Maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate. Demersurile de nesolvabilitate n accepiunea Articolului 2(a) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000. L 84/2003 Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR) Fondul Structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate, prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur, educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i mijlocii. Regulamentului nr.1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului asupra Fondului European de Dezvoltare Fondul Social European (FSE) Fondul Structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene, care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i de dezvoltare a resurselor umane. Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, L nr. 84/2003 L 84/2003 L nr. 84/2003

10

Manualul Beneficiarului

bugetele instituiilor publice autonome, bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i bugetele fondurilor speciale, dup caz, bugetele instituiilor publice finanate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i ale cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri publice, bugetul fondurilor externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autoritile administraiei publice locale, mprumuturi interne contractate de autoritile administraiei publice locale, precum i din bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetele locale. Fondurile comunitare Fraud Sume provenite din asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea. European Orice actiune sau omisiune intentionat n legatur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitatilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, sau prin alte legi speciale. Instrumente structurale Asistena financiar nerambursabil primit de Romnia, n calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului european de dezvoltare regional, Fondului social european i Fondului de coeziune; HG nr.759/ 2007 i OUG 64/2009 Lichidarea cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare n care se verific existena angajamentelor, se determin sau se verific realitatea sumei datorate, se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile respective. Licitaie electronic Procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i/sau de a imbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate. Neregul Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, precum i cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, care prejudiciaz bugetul general al Comunitii Europene i/sau OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OG nr. 79/2003 L nr. 500/2002 OG nr. 79/2003 OG nr. 79/2003

11

Manualul Beneficiarului

bugetele administrate de aceasta ori n numele ei, precum i bugetele din care provine cofinanarea aferent printr-o cheltuial necuvenit; Orice nclcare a unei dispoziii a dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect un prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene, prin angajarea unei cheltuieli nejustificate a bugetului general. Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006 Operaiune Un proiect sau un grup de proiecte selecionat de ctre autoritatea de gestionare a programului operaional n cauz sau sub responsabilitatea acesteia din urm n conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare i aplicat de unul sau mai muli beneficiari n vederea realizrii obiectivelor axei prioritare de care aparine. Operator economic Orice person fizic sau juridic sau orice alt entitate ce particip la implementarea asistenei din partea Fondurilor, cu excepia situaiei n care un Stat Membru i exercit prerogativele ca autoritate public; Oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri persoan fizic/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri. Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Operatorul sistemului electronic de achiziii publice Persoana juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Ordonanarea cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare n care se confirm c livrrile de bunuri i de servicii au fost efectuate sau alte creane au fost verificate i c plata poate fi realizat. Organism Intermediar Orice organism sau serviciu public sau privat care acioneaz sub supravegherea unei autoriti de gestionare sau de certificare i care ndeplinete atribuii pentru acestea fa de beneficiarii care aplic operaiunile; Plata cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd actul final prin care instituia public achit obligaiile sale fa de teri. Plat direct Transferul direct din contul Autoritii de certificare i plat n contul beneficiarului al sumelor reprezentnd prefinanare i/sau rambursarea OUG nr. 64/2009 L nr. 500/2002 Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006 L 500/2002 Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006

12

Manualul Beneficiarului

cheltuielilor eligibile, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale; Plat indirect Transferul, prin intermediul Unitii de plat, n contul beneficiarului, al sumelor reprezentnd prefinanarea i/sau rambursarea cheltuielilor eligibile, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale; Prefinanare sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1) - (3), prin plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii acestora, n condiiile prevzute n contractul/decizia/ordinul de finanare ncheiat ntre un beneficiar i Autoritatea de management/organismul intermediar responsabil/responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale; Procedura de atribuire Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant i de ctre candidai/ofertani pentru ca acordul prtilor privind angajarea n contractul de achiziie public s fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaia deschis, licitaia restrans, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii. Program Operaional un document prezentat de un stat membru i adoptat de Comisie care definete o strategie de dezvoltare n conformitate cu un ansamblu coerent de prioriti, pentru a crui realizare se face apel la un fond sau n cadrul obiectivului de convergen, la Fondul de coeziune i la FEDER; Propunere financiar Parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre, tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare satisfacerii cerinelor solicitate prin documentaia de atribuire. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Propunere tehnic Parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din caietul de sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006 OUG nr. 64/2009 OUG nr. 64/2009

13

Manualul Beneficiarului

Regiuni eligibile pentru ajutoarele de stat regionale

- regiunile n care PIB/locuitor este mai mic de 75% din media Uniunii Europene [art. 87 alin. (3) lit. a) din Tratat]. - regiunile n care sunt identificate probleme socio-economice n baza indicatorilor naionali, propuse de Statele Membre [art. 87 alin. (3) lit. c)]. - regiuni de tipul NUTS-II*3), cu o densitate a populaiei situat sub 8 locuitori/km^2 sau regiunile geografice de tipul NUTS-III, cu o densitate a populaiei situat sub 12,5 locuitori/km^2. *3) NUTS reprezint un sistem de clasificare teritorial, instituit prin Regulamentul nr. 1059/2003, folosit de EUROSTAT pentru culegerea datelor statistice. La nivelul 2 (NUTS II) se regsesc i cele 8 regiuni de dezvoltare ale Romniei.

HG nr. 651/2006

Subcontractare

Orice acord scris prin care contractorul, incredinteaza executia unei parti din contractul de achizitie publica unei terte parti. In cazul finantarilor nerambursabile acordate in baza unui contract de finantare, subcontractul reprezinta acel acord scris prin care beneficiarul incredinteaza o parte limitata a actiunii unei terte persoane, alta decat entitatile partenere. (VR)

Ordinul 3/185/2008

Suspiciune de fraud

Se refer la o neregul ce duce la iniierea de demersuri administrative sau juridice la nivel naional, pentru a stabili caracterul intenionat al comportamentului, n special existena fraudei, aa cum se menioneaz la punctual a) al Articolului 1(1) din Convenia redactat pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European, asupra intereselor financiare ale Comunitii Europene.

Reg. (CE) nr. 1828/2006

Unitate de plat

Structura din cadrul unui ordonator principal de credite, cu rol de autoritate de management, avnd responsabilitatea managementului financiar al fondurilor aferente unui program operaional care utilizeaz mecanismul plii indirecte, precum i responsabilitatea efecturii plilor ctre contractori n cadrul proiectelor de asisten tehnic, dup caz;

OUG nr. 64/2009

Vocabularul comun al achiziiilor publice - CVP

Desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente.

OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

1.4 Abrevieri

AA

Autoritatea de Audit

14

Manualul Beneficiarului

ACIS ACP AM AMPOSDRU

Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale Autoritatea de Certificare i Plat Autoritate de Management Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

ANOFM ANRMAP AP AT CE CNDIPT CSNR DCA DMI DRU FC FEDR FSE HG MECI MFP MMFPS OI ONG OUG PND PO POAT POR POS POS CCE UE

Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice Axa Prioritar Asisten Tehnic Comisia European Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic Cadrul Strategic Naional de Referin Dezvoltarea Capacitii Administrative Domeniu Major de Intervenie Dezvoltarea Resurselor Umane Fondul de Coeziune Fondul European pentru Dezvoltare Regional Fondul Social European Hotrre de Guvern Ministerul Educaiei, Cercetrii i Inovarii Ministerul Finanelor Publice Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale Organism Intermediar Organizaie NonGuvernamental Ordonan de Urgen a Guvernului Planul Naional de Dezvoltare Program Operaional Programul Operaional de Asisten Tehnic Programul Operaional Regional Programul Operaional Sectorial Programul Operational Sectorial pentru Creterea Competivitii Economice Uniunea European

1.5 Sistemul de implementare al POSDRU 2007-2013

Sistemul de implementare al POS DRU cuprinde urmtoarele organizaii:

15

Manualul Beneficiarului

ORGANIZAIE BENEFICIAR

RESPONSABILITI persoanele juridice de drept public, de drept privat cu sau fr scop patrimonial, care au obinut finanare prin POS DRU, sunt responsbile n totalitate de implementarea proiectelor, n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu reglementrile comunitare i naionale n vigoare

AMPOSDRU

gestionarea i implementarea POS DRU n conformitate cu principiile managementului financiar riguros i a separrii clare a funciilor. prin Serviciile sale (vezi schema 1) va asigura implementarea eficient i eficace a POS DRU

OI

asigur monitorizarea corespunztoare a proiectelor, inclusiv prin verificarea la faa locului i prin verificarea rapoartelor tehnice de progres primete cererile de rambursare de la beneficiari efectueaz verificarea administrativ a cererilor de rambursare

Autoritatea de Certificare i Plat

certificarea cheltuielilor, respectiv elaborarea i transmiterea ctre Comisia European a declaraiilor de cheltuieli certificate i a cererilor de plat n format electronic primirea plilor de la Comisia European; virarea fondurilor din Fondul Social European ctre Unitatea de Plat din cadrul AMPOSDRU pentru proiectele finanate din POS DRU

Autoritatea de Audit

auditul de sistem, verificri pe baz de eantion i auditul final; verificri i auditul extern pentru fondurile structurale; verificri anuale ale sistemelor de management i control; verificarea cheltuielilor eligibile declarate, pe baz de eantion repezentativ; efectuarea unor verificri adecvate n vederea emiterii declaraiilor de nchidere la finalizarea msurilor i programelor; verificarea existenei i corectitudinii cofinanrii naionale.

Curtea European de Audit

examinarea conturilor de cheltuieli i venituri ale CE posibilitatea auditrii instituiilor care primesc fonduri comunitare

Departamentul pentru

asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n

16

Manualul Beneficiarului

Lupt Antifraud

Romnia. Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene presupune detectarea, combaterea i monitorizarea eficient a fraudelor i a oricror alte fapte ilegale care au ca efect utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i, implicit, prejudicierea bugetului comunitar controale la faa locului ale proiectelor finanate din fonduri europene coordonarea tuturor instituiilor naionale implicate n lupta antifraud cooperarea cu Oficiul European de Lupt Antifraud

Oficiul European de Lupt Antifraud

conduce investigaiile administrative antifraud a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene a lupta mpotriva fraudei, a corupiei i a oricrei alte nereguli

17

Relaia dumneavoastr, n calitate de beneficiar, cu instituiile implicate n sistemul de implementare i verificare a POS DRU 2007-2013, este schematizat mai jos:

Curtea European de Audit ACP


MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

Oficiul European de Lupt Antifraud Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

Departamentul de Lupt Antifraud

AMPOSDRU

Autoritatea de Audit
MINISTERUL EDUCAIEI,
CERCETRII I INOVATIEI

Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc


ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)

C.N.D.I.P.T.
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)

M.M.F.P.S.
8 ORGANISME INTERMEDIARE (REGIONALE)

2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC ORGANISME INTERMEDIARE

ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)

BENEFICIAR

BENEFICIAR

BENEFICIAR

BENEFICIAR

BENEFICIAR

18

II. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI 2.1 Managementul Proiectului

Conform articolului 9 din contractul de finantare, beneficiarul trebuie sa asigure managementul si implementarea proiectului in concordanta cu prevederile contractului, a legislatiei comunitare si nationale si a instructiunilor emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficienta si in conformitate cu cele mai bune practici din domeniu.

Pentru a realiza aceasta cerinta Beneficiarul trebuie sa asigure managementul proiectului care consta in totalitatea activitatilor de planificare, monitorizare si control ce trebuie realizate in cadrul proiectului pentru a asigura indeplinirea obiectivelor acestuia in conditiile prevazute de contract.

Pe baza planificarii proiectului stabilita in faza de redactare a cererii de finantare, beneficiarul trebuie sa realizeze o detaliere a activitatilor necesare pentru a atinge obiectivele propuse. Aceast planificare detaliat implica definirea elementelor care sa permita exercitarea unui control eficient, minimizand prin aceasta aparitia unor decalaje semnificiative in implementare.

In cadrul planificarii se pleaca de la descrierea proiectului si a obiectivelor acestuia, se stabilesc etapele si activitatile ce trebuie realizate in fiecare faza a proiectului, dependentele dintre acestea si rezultatele asteptate ca urmare a realizarii fiecarei activitati. Stabilirea activitatilor trebuie realizata la nivelul unui grad de detaliere care sa permita monitorizarea si controlul facil al derularii fiecarei etape si a intregului proiect.

De asemenea, Beneficiarul va stabili/selecta echipa de management a proiectului ce va fi responsabila cu managementul general al acestuia cat si ceilalti membrii ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activitatile identificate cu scopul atingerii obiectivelor propuse. Pentru fiecare activitate ce va fi realizata in cadrul proiectului se planifica detaliat necesarul de resurse, se stabilesc responsabilitatile in cadrul entitatii beneficiarului, se estimeaza si se programeaza durata acestora si nu in ultimul rand se identifica si analizeaza riscurile ce pot aparea pe parcursul implementarii proiectului.

Documentele ce sunt create in faza de planificare a proiectului si care privesc aspectele mentionate mai sus poarta denumirea de documente de management ale proiectului. Acestea includ descrierea obiectivului si a ariei de acoperire a proiectului, livrabilele care trebuie realizate, activitatile necesare in vederea crearii tuturor livrabilelor si a validarii calitatilor acestora (incadrate in etape ale proiectului), planul resurselor si esalonarea in timp a activitatilor, dependentele intre activitati si dependentele externe ale proiectului,

19

Manualul Beneficiarului

evaluarea si managementul riscului, punctele de control al progresului proiectului, cerintele privind calitatatea si nu in ultimul rand bugetul proiectului si esalonarea acestuia in timp.

Documentele de management ale proiectului pot suferi modificari pe parcursul acestuia atunci cand este necesara actualizarea lor, acestea fiind un instrument de comunicare a modalitatii de implementare a proiectului catre conducerea beneficiarului, echipa de proiect si entitati externe interesate asupra evolutiei acestuia.

In timpul implementarii activitatilor din fiecare etapa identificata, managerul de proiect monitorizeaza si controleaza activitatile si rezultatele realizate fata de cele planificate atat din punct de vedere a calitatii rezultatelor, cat si din punct de vedere a duratei si resurselor alocate pentru fiecare activitate.

Monitorizarea se realizeaza atat la nivelul resurselor (ex. monitorizarea efortului membrilor echipei cu ajutorul fiselor de pontaj), proceselor si rezultatelor obtinute, cat si la nivelul planificarii realizate in cadrul proiectului, astfel incat sa cunoasca permanent starea acestuia.

In punctele de control ale proiectului stabilite in planificarea initiala, managerul de proiect impreuna cu membrii echipei de implementare vor realiza controlul acestuia verficand progresul realizat in comparatie cu planificarea, situatia bugetului si a resurselor din proiect cat si calitatea rezultatelor obtinute.

In cazul in care se constata o deviatie in realizarea activitatilor fata de planificarea initiala, este recomandat ca managerul de proiect impreuna expertii implicati in activitatile respective sa realizeze un plan de exceptie care sa explice situatia aparuta, sa prezinte consecintele necorectarii situatiei de exceptie si optiunile existente pentru corectarea acesteia impreuna cu planul de implementare a optiunilor si recomandari. Masurile corective ce au fost decise vor fi incluse in documentele de management ale proiectului, cu implicatii in implementarea acestuia astfel incat prin planificarea revizuita sa se respecte obiectivele proiectului in termeni de timp, calitate si resurse. n msura n care deviaia intervenita modifica planul de implementare a activitatilor asa cum a fost el transmis catre AMPOSDRU/OI responsabil, Beneficiarul are obligatia de a nainta AMPOSDRU/OI o Notificare, conform clauzelor contractuale.

La sfarsitul fiecarei etape a proiectului managerul de proiect impreuna cu echipa de implementare trebuie sa evalueze rezultatele acesteia si sa realizeze o planificare in detaliu pentru urmatoarea etapa a proiectului avand in vedere posibilele modificari aparute in etapa anterioara care pot afecta desfasurarea acestuia.

20

Manualul Beneficiarului

Rezultatele monitorizarii si controlului proiectelor sunt rapoartele de raportare ce trebuie intocmite de beneficiar. Mai multe detalii pot fi gasite in sectiunea VI - Monitorizarea si raportarea la nivelul proiectului.

Un alt aspect ce trebuie considerat in cadrul proiectelor este managementul livrabilelor, aceasta fiind o componenta importanta in cadrul controlului proiectului deoarece are ca obiect controlul livrabilelor care sunt produse, cunoasterea localizarii lor la orice moment in timp, cunoasterea responsabilitatii pentru producerea fiecarui livrabil cat si cunoasterea ultimei versiuni a fiecarui livrabil. Managementul livrabilelor mentine fisiere si o biblioteca a tuturor produselor proiectului, controleaza accesul la ele si mentine informatii referitor la starea lor. Acesta este folositor si in cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor fiind disponibile si usor de identificat.

In cazul in care in cadrul proiectului este necesara achizitonarea de produse sau servicii, Beneficiarul trebuie sa aplice Managementul achizitiilor. O data identificata necesitatea achizitionarii de produse sau servicii, este necesara planificarea achizitiilor, descrierea produselor sau serviciilor ce trebuie achizitionate, realizarea cererii de oferta, primirea ofertelor, evaluarea si selectia furnizorului, negocierea si incheierea contractului cu furnizorul, derularea si finalizarea contractului. Mai multe detalii se gasesc in sectiunea IV Achizitii publice in cadrul proiectului.

In cadrul managementului de proiect un loc important il ocupa analiza riscurilor proiectului. Riscul este reprezentat de un eveniment nesigur sau un set de circumstante care odata aparute au un efect negativ in atingerea obiectivelor proiectului. Managementul riscurilor este abordarea care permite identificarea, evaluarea si analiza riscurilor intr-un proiect pentru a realiza transferul, reducerea sau eliminarea riscurilor acolo unde este posibil sau planificarea pentru controlul riscurilor.

Riscurile identificate in cadrul unui proiect pot fi prevenite (punand in practica contra-masuri care fie opresc producerea riscului fie previn impactul sau asupra proiectului), diminuate (prin reducerea probabilitatii materializarii riscului sau limitarea impactului la un nivel acceptabil) sau transferate catre o terta parte. In cazul in care nici o masura dintre cele de mai sus nu se poate aplica, se poate crea un plan de rezerva in care sunt planificate actiunile ce trebuie realizate in momentul aparitiei riscului.

In cadrul managementul de proiect este inclus si managementul resurselor umane ce consta in abilitatea managerului de proiect de a conduce si directiona echipa de proiect. Extinzand aria, acesta consta si in colaborarea cu toti cei care contribuie sau sunt interesati de proiect in scopul realizarii obiectivelor stabilite pentru proiect.

21

Manualul Beneficiarului

Un prim pas in managementul echipei de proiect este identificarea si alocarea rolurilor, responsabilitatilor si a relatiilor de raportare pentru membrii echipei de proiect avand in vedere pozitionarea in organizatie, specializarea cat si relatiile interpersonale dintre acestia. Pe parcursul derularii proiectului managerul de proiect trebuie sa aiba in vedere stabilirea unor reguli de colaborare intre membrii echipei de proiect, sa-i motiveze pentru a creste performanta echipei, sa realizeze managementul conflictelor si sa evalueze performantele membrilor echipei.

Managementul persoanelor cheie pentru proiect consta in identificarea persoanelor cheie ce pot contribui sau sunt interesate de proiect, analiza si documentarea relatiei proiectului cu persoanele respective, identificarea modului in care acestia contribuie sau influenteaza proiectul si stabilirea strategiei si a actiunilor pentru managementul persoanelor cheie.

Marketingul proiectului este destinat comunicarii stadiului si rezultatelor proiectului catre conducerea beneficiarului, echipa de proiect, persoanelor cheie pentru proiect si mediului extern al proiectului. Responsabilitatea marketingului proiectului, comunicarii in exterior asupra proiectului, apartine atat managerului de proiect cat si intregii echipe, modalitatile de marketing putand fi atat cele uzuale cat si cele ce tin de atitudinea si etica membrilor echipei. Mai multe detalii pot fi gasite in sectiunea IX Informare si Publicitate.

In faza de incheiere a proiectului, managerul de proiect impreuna cu echipa realizeaza activitatile ramase in proiect urmarind atingerea in totalitate a obiectivelor propuse, pregatesc rapoartele de raportare finale, evalueaza succesul proiectului, contributia fiecarui membru si se dizolva echipa de proiect. La inchierea proiectului este indicat sa se realizeze si un audit al acestuia pentru a avea certitudinea ca ca obiectivele au fost atinse in totalitate si ca nu exista aspecte neconforme cu contractul. Aspecte privind auditarea proiectului sunt prezentate detaliat in cadrul capitolului X Verificarea, controlul si auditul proiectului.

Prin aplicarea managementului de proiect sub toate aspectele sale in implementarea proiectului, Beneficiarul va putea monitoriza proiectul si va detine controlul asupra progresului proiectului asigurand atingerea obiectivelor dorite.

22

Manualul Beneficiarului

2.2 Echipa de management a proiectului

Echipa de management a proiectului si expertii (pe termen lung si pe termen scurt) implicati n realizarea unei activitti sau unui grup de activitti n cadrul proiectului formeaz echipa de implementare a proiectului.

n echipa de management a proiectului trebuie s fie incluse numai persoane care detin sau urmeaz s detin un raport juridic cu organizatia pe care o reprezentati, n calitate de beneficiar, pentru perioada de implementare a proiectului.

Echipa de management a proiectului trebuie s cuprind cel putin un manager de proiect, un responsabil financiar si un consilier juridic sau un expert cu studii juridice.

Cu exceptia consilierului juridic, persoanele care fac parte din echipa de management a proiectului, inclusiv managerul de proiect si responsabilul financiar si pot desfsura activitatea, dup caz : n cadrul unor raporturi juridice de munc (precum raporturi juridice de munc generate de ncheierea unui contract individual de munc, raporturi de serviciu) sau n afara unor raporturi juridice de munc (precum contract civil de prestri servicii ncheiat n temeiul prevederilor din Codul civil

Consilierul juridic din echipa de management si va putea desfsura activitatea doar n baza unui contract individual de munc sau a unui raport de serviciu n conformitate cu dispozitiile art.2 din Legea 514/2003 privind organizarea si exercitarea profesiei de consilier juridic cu completrile ulterioare.

Responsabilul financiar implicat n echipa de management a proiectului trebuie s fie licentiat al unei facultti cu profil economic sau tehnic si s aib experient profesional relevant n domeniu.

Consilierul juridic implicat n echipa de management a proiectului trebuie s fie definitiv si s fie membru al unei asociatii profesionale a consilierilor juridici (constituit n conformitate cu reglementrile legale privind asocierea si constituirea de persoane juridice).

Consilierul juridic/expertul cu studii juridice trebuie s aib experient profesional si bune cunostinte de drept civil, drept comercial, dreptul muncii si cunostinte temeinice n domeniul achizitiilor publice.

23

Manualul Beneficiarului

Prin introducerea ca optiune a angajarii unui expert cu studii juridice, nu s-a intentionat crearea unei noi profesii sau impunerea unor anumite standarde profesionale pentru acestia. De asemenea, nu se solicitata ca acestia sa fie membrii ai vreunei asociatii profesionale.

Expert cu studii juridice in acceptiunea AMPOSDRU inseamna un expert care sa aiba studii superioare pe termen lung, cu profil juridic.

Expertii responsabili pentru realizarea activittilor n cadrul proiectului pot fi experti pe termen lung (responsabili pentru realizarea unei/unor activitti n cadrul proiectului pentru o perioad de minimum 6 luni consecutive) sau experti pe termen scurt (responsabili pentru realizarea unei/unor activitti n cadrul proiectului pentru o perioad de pn la 6 luni consecutive).

2.3 Obligaiile contractuale ale Beneficiarului

Care sunt obligaiile principale ale Beneficiarului3?

n conformitate cu Articolul nr. 9 din contractul de finanare, obligaiile principale ale beneficiarului vizeaza: Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului n concordan cu prevederile acestui contract, ale legislaiei comunitare i naionale i cu instruciunile emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu cele mai bune practici n domeniu.

Implementarea proiectului trebuie s se desfoare n conformitate cu: 1. prevederile contractului de finanare, inclusiv anexele acestuia; 2. cadrul legislativ comunitar i naional; 3. instruciunile emise de AMPOSDRU dup semnarea contractului de finanare. 4. ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul creia a fost solicitat finanarea. Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i ating toi indicatorii propui n cererea de finanare. n cazul n care nu au fost atinse toate obiectivele i indicatorii asumai, AMPOSDRU/OI

Toate responsabilitatile Beneficiarului sunt prezentate distinct in cadrul contractului de finantare

24

Manualul Beneficiarului

responsabil poate decide diminuarea valorii finale a plilor efectuate, proporional cu gradul de realizare al obiectivelor. n consecin, beneficiarul trebuie s depun toate eforturile pentru finalizarea cu succes a proiectului. n cazul n care contractul de finanare este reziliat din culpa Beneficiarului, respectiv beneficiarul nu respect punctele 1, 2 i 3 de mai sus, acesta va fi exclus de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani. Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa AMPOSDRU pentru implementarea proiectului, att pentru aciunile sau inaciunile sale, ct i ale partenerului/partenerilor.

Pe parcursul implementrii proiectului, beneficiarul nu poate justifica nendeplinirea obligaiilor contractuale din cauza unuia dintre partenerii implicai n proiect sau a unuia dintre subcontractorii si. Beneficiarul este singurul responsabil pentru implementarea deplin a tuturor activitilor proiectului. De asemenea, orice depire a bugetului total aprobat al proiectului va fi n responsabilitatea Beneficiarului i va fi acoperit din alte surse dect contribuia proprie la proiect. La momentul depunerii cererii de finanare i semnrii Acordului de Parteneriat, se consider c Beneficiarul a obinut confirmarea implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel puin pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a finanrii a fost luat i pe baza evalurii capacitii operaionale i financiare a consoriului ca ntreg i nu pentru fiecare membru n parte. Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, n special cele privind achiziiile publice, egalitatea de anse i nediscriminarea, informarea i publicitatea, dezvoltarea durabil i ajutorul de stat, acolo unde este cazul.

Respectarea articolului de mai sus se va verifica pe baza rapoartelor tehnice trimestriale, a rapoartelor tehnico-financiare i a documentelor justificative. n cazul n care AMPOSDRU/OI responsabil consider c Beneficiarul nu respect cadrul legislativ din articolul de mai sus, AMPOSDRU poate lua decizia aplicarii unor corectii financiare sau in cazul rezilierii contractului de finantare, excluderea beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.

25

Manualul Beneficiarului

Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale. nregistrrile contabile aferente proiectului vor fi realizate de ctre un expert contabil/contabil autorizat n conditiile legii care va semna si data documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul proiectului. Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea Beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul Proiectului vor fi stampilate cu mentiunea Solicitat rambursare FSE - POSDRU n vederea evitrii dublei finantri. Pentru detalii privind contabilitatea proiectului, v rugm s consultai seciunea specifica din prezentul Manual (Capitolul 5.8). n situaia n care implementarea proiectului presupune achiziionarea de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice sau ale instructiunilor emise de AMPOSDRU n cazul n care Beneficiarul nu reprezint Autoritate Contractant n sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitii publice.

Respectarea prevederilor legislaiei naionale si europene n vigoare privind achiziiile publice constituie condiie obligatorie pentru primirea i utilizarea finanrii nerambursabile din FSE prin POSDRU. Pentru detalii privind modalitatea de efectuare a achiziiilor publice n cadrul unui proiect finanat din POSDRU v rugm s consultai seciunea IV Achiziii publice din prezentul manual. Nerespectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie nclcare a prevederilor contractuale i poate conduce la reducerea finanrii nerambursabile acordate i/sau recuperarea tuturor fondurilor nerambursabile acordate pentru proiect. n acest sens, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.

Beneficiarul are obligaia de a raporta stadiul implementrii proiectului prin transmiterea de rapoarte tehnice i financiare n conformitate cu Anexa 11a contractului de finantare Raport tehnico-financiar.

Pentru asigurarea implementarii corespunzatoare a proiectelor finantate prin POS DRU, Beneficiarul trebuie sa intocmeasca rapoarte de progres (tehnice si financiare). In functie de stadiul implementarii

26

Manualul Beneficiarului

proeictelor, AM/OI responsabil poate adresa recomandari Beneficiarului pentru accelerarea procesului de implementare, poate aproba un calendar al activitatilor revizuit, sau in cazul unor intarzieri semnificative poate rezilia contractul de finantare, cu recuperarea sumelor platite necorespunzator, acolo unde e cazul. Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul VI Monitorizarea proiectelor al prezentului manual. Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile Directivei CE/95/46 privind protecia persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea nr.677/2001, precum i prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional prin Legea nr.506/2004.

Beneficiarul va informa persoanele din grupul int al proiectului despre obligativitatea sa de a furniza datele lor personale, cu respectarea dispoziiilor legale menionate. n acest sens, participanii vor semna o declaraie prin care i dau acordul privind utilizarea i publicarea datelor personale. Totodat, Beneficiarul va demara procedurile legale n vederea nregistrrii ca operator de date cu caracter personal, la Autoritatea Naional de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal (conform prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date). Beneficiarul are obligaia de a pune la dispoziia [AMPOSDRU sau OI responsabil], Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Curii Europene de Conturi i/sau oricrui alt organism abilitat s verifice modul de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i n termen, documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului.

n vederea efecturii verificrilor prevzute mai sus, Beneficiarul/Partenerii se angajeaz s acorde dreptul de acces neingradit la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice i s pun la dispoziie documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s permit verificarea lor. n cazul nerespectrii prevederilor de mai sus, beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din FSE, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

27

Manualul Beneficiarului

Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

Beneficiarul unui proiect finanat din POSDRU are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006. Beneficiarul este obligat s informeze AMPOSDRU/OI responsabil cu privire la locaia arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri. Documentele originale pot viza documente contabile, documente privind achizitiile publice, rapoarte de progres, alte documente aferente implementarii proiectelor. Documentele originale vor fi pastrate atat la nivelul Beneficiarului cat si la nivelul Partenerului/Partenerilor, dupa caz. n cazul nerespectrii prevederilor de a pstra toate documentele originale, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent Proiectului, reprezentnd asistenta financiar nerambursabil din cofinantarea FSE precum si cofinantarea aferent alocat din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobnzile si/sau penalittile aferente calculate conform legislatiei n vigoare. Beneficiarul se oblig s menin exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului.

Ca o cerinta particulara in vederea asigurarii sustenabilitatii proiectului, Beneficiarul se oblig s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea Proiectului. Nerespectarea acestei cerinte, atrage dupa sine declararea cheltuielilor respective drept neeligibile, urmand ca sumele platite necorespunzator sa fie recuperate de catre AM/OI responsabil.

2.4 Perioada de implementare a proiectului

Pentru nelegerea corecta a implicatiilor semnarii si derularii unui proiect trebuie fcut distincia ntre urmatorii termeni: perioada de valabilitate a contractului i perioada de implementare, data de incepere a derularii proiectului. Alti termeni relevanti in contextul implementarii proiectelor vizeaza: data de finalizare a proiectului, durata de eligibilitate a proiectului.

28

Manualul Beneficiarului

Care este perioada de valabilitate a contractului? Data intrrii n vigoare a contractului este data ultimei semnturi. Contractul isi va produce efecte pn la data de 31 Decembrie 2021, Beneficiarul avand obligatia de a pastra documentele aferente proiectului pana la data respectiva.

Care este perioada de implementare a proiectului? Perioada de implementare a proiectului este exprimat n luni calendaristice i specificat la Art. 2 din Contractul de finanare nerambursabil. Ca regula generala, perioada de implementare a proiectelor este cea definita in cadrul cererii de finantare, asa cum a fost ea aprobata in urma selectarii proiectului. Ulterior semnarii contractului de finantare, perioada de implemntare poate fi redusa sau extinsa, in acest ultim caz fara insa a depasi perioada maxima prevazuta in cadrul Ghidului solicitantului Conditii specifice.

Care este data de ncepere a derulrii proiectului? Pentru monitorizarea corecta a perioadei de implementare a proiectului, trebuie avuta in vedere data de incepere a proiectului. Data de ncepere a implementrii proiectelor poate fi data Notificarii de demarare a proiectului emis de AMPOSDRU, sau o alta data stabilita prin contractul de finantare, dupa caz. Perioada de implementare a proiectului va fi considerata incepand cu data de incepere a derularii proiectului.

Atenie! Dac data de ncepere a implemetrii proiectelor depete cu 3 (trei) luni data de demarare aproiectului, din motive imputabile dumneavoastr, contractul se consider reziliat de drept.

Care este data finalizrii proiectului? Data finalizrii proiectului poate fi ultima zi de implementare a proiectului, tinand cont de data de incepere a demararii proiectului sau o data anteriara acesteia, daca activitatile sunt implementate mai rapid. Ca o regula de baza a implementarii proiectelor, toate activitile proiectului trebuie s fie efectuate i finalizate, nu mai trziu de ultima lun din perioada de implementare.

Care este perioada de eligibilitate a cheltuielilor?

29

Manualul Beneficiarului

Ca regula generala, sunt eligibile doar cheltuielile angajate i pltite n perioada de implementare a proiectului. Orice activitate efectuat nainte sau dup perioada de implementare a proiectului nu va fi luat n considerare ca fiind relevant pentru succesul proiectului. De asemenea, costurile implicate pentru aceste activiti vor fi declarate neeligibile. Nota: Sunt eligibile cheltuielile angajate in perioada de implementare a proiectului i pltite ulterior, aceste cheltuieli putand fi introduse in cererea de rambursare intermediara/finala doar dupa plata acestora. Fac excepie de la aceast regul doar cheltuielile aferente serviciilor de audit financiar extern, care pot fi platite ulterior transmiterii cererii de rambursare finala.

Sustenabilitatea proiectului

Dup finalizarea proiectului, Beneficiarul va ntreprinde toate eforturile pentru asigurarea sustenabilitii proiectului asa cum a prevazut in cererea de finantare transmisa si aprobata de AMPOSDRU/OI responsabil. Ca o cerinta particulara in vederea asigurarii sustenabilitatii proiectului, Beneficiarul se oblig s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea Proiectului. Schema generala de implementare a proiectului

Un exemplu al celor mai importante etape ale implementrii proiectului este prezentat n scema de mai jos.

30

Manualul Beneficiarului

2.5 Subcontractarea activitatilor in cadrul proiectului

In Ordinul nr. 3/185/2008 - Ordin al ministrului muncii, familiei i protectiei sociale i al ministrului finanelor publice pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin programul operaional sectorial "Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013"), termenul de subcontract/subcontractare se defineste astfel: Subcontract/subcontractare- in cazul finantarilor nerambursabile acordate in baza unui contract de finantare (de grant), subcontractul reprezinta acel acord scris prin care Beneficiarul incredinteaza o parte limitata a actiunii unei terte persoane, alta decat entitatile partenere.

Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta si ei anumite activiti din cadrul proiectului, daca acest lucru a fost prevazut in Acordul de Parteneriat.

Subcontractorii nu sunt parteneri sau asociai i sunt subiecii procedurilor de achiziii publice, n concordan cu prevederile OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, precum si a altor prevederi europene privind achizitiile publice, asa cum sunt ele prezentate in cadrul capitolului IV Achizitii publice in cadrul proiectului al prezentului manual.

31

Manualul Beneficiarului

Conform Articolului 10, alin. (2) din contractul de finantare valoarea maxim care va face obiectul subcontractrii nu poate depsi 30% din valoarea contractului de finanare (valoarea total eligibil a proiectului). Acest procent se va aplica tuturor subcontractelor semnate atat de catre Beneficiar cat si de catre Partener/Parteneri, acolo unde este cazul.

Valoarea maxim a subcontractrii nu include contractele de achiziie public care au ca obiect furnizarea de produse (contracte de furnizare), aceastea cazand sub incidenta cheltuielilor de tip FEDR (10% pentru AP 1-5 inclusiv, 15% pentru AP 6) si a categoriei de cheltuieli aferente managementului de proiect (materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar).

De asemenea, activitatile privind managementul proiectului, care sunt in responsabilitatea Beneficiarului, nu pot face obiectul subcontractarii. Pentru echipa de management se vor respecta prevederile specificate in Ghidul Solicitantului.

n cazul subcontractrii unor activitti din cadrul proiectului, responsabilitatea total revine n exclusivitate Beneficiarului, n conformitate cu dispozitiile legale.

In Ordinul nr. 3/185/2008 se precizeaza, de asemenea, ca acele cheltuieli aferente urmatoarelor subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinantare din POS DRU: a) Subcontratele care determina o crestere a costului de executare a operatiunii, fara a aduce o valoare adaugata proportionala; b) Subcontractele incheiate cu intermediari sau consultanti, in temeiul carora plata se defineste in procente din costul total al proiectului, cu exceptia cazurilor in care o asemenea plata este justificata de beneficiarul final, cu referire la valoarea reala a lucrarilor sau serviciilor furnizate.

Pentru toate subcontractele, subcontractorii se angajeaza sa furnizeze organismelor de audit si de control toate informatiile necesare privind activitatile subcontractate. n acest sens, n calitate de beneficiar avei obligaia de a asigura disponibilitatea tuturor informaiilor prin contractul ncheiat cu subcontractorul sau cu subcontractorii.

Pentru exemplificare in cele ce urmeaza vor fi prezentate unele exmple privind tipuri de activitati ce pot face obiectul unei subcontractari precum si cele care sunt excluse din aceasta categorie.

32

Manualul Beneficiarului

Urmtoarele tipuri de activiti, fara a se limita la, pot face obiectul unei subcontractri: Diverse servicii specializate pentru care Beneficiarul/Partenerii nu au expertiza necesara si reprezinta doar o parte limitata din activitatile proiectului (formare profesional, consiliere profesionala, testare psihologica, studii, sondaje, etc). Servicii de sonorizare, interpretariat, etc. necesare desfasurarii unei sesiuni de formare Servicii de tiparire materiale pentru sesiuni de formare Servicii de audit financiar extern

Expertii echipei de de implementare (cu exceptia celor din echipa de management) care sunt inregistrati ca persoana fizica autorizata (PFA)4, nu cad sub incidenta activitatilor subcontractate, cu conditia ca patrimoniul de afectatiune al acestora (imobile, echipamente, etc.) sa nu fie folosit in desfasurarea activitatilor din cadrul proiectului.

Ca regula generala, urmatoarele tipuri de activitati nu fac obiectul subcontractarii: Servicii de cazare a participantilor si/sau a formatorilor Servicii de transport a participantilor si/sau a formatorilor Servicii de inchiriere a salilor de conferinta/seminar Servicii de leasing Servicii de catering (masa oferita participantilor si/sau formatorilor)

Totusi, unele activitati enumerate mai sus pot face obiectul subcontractarii in urmatoarele situatii:

Daca beneficiarul apeleaza la o firma de organizare de evenimente, aceasta incluzand in factura inclusiv cheltuieli legate de cazare, transport, catering, etc.

Daca se angajeaza o firma de intermediere care sa asigurare transportul participantilor si/sau a trainerilor.

Asa cum s-a precizat mai sus, o categorie specifica de cheltuieli, care sunt adesea subcontractate sunt cele cu expertii implicati in proiect. Cheltuielile aferente acestora pot fi incluse intr-o linie bugetara sau alta in functie de natura expertilor, astfel:

Infiintata in baza OUG nr.44/2009 privind desfurarea activitilor economice de ctre persoanele fizice autorizate, ntreprinderile individuale i ntreprinderile familiale, cu modificarile si completarile ulterioare

33

Manualul Beneficiarului

Cheltuielile cu experii furnizai de subcontractor vor fi incluse n valoarea total subcontractat, inclusa in categoria de costuri Alte tipuri de costuri din bugetul cererii de finantare;

Valoarea onorariilor aferente experilor implicai n echipa de implementare a proiectului (alii dect cei furnizai de subcontractor) va fi inclus n valoarea total pentru categoria de costuri Resurse umane din bugetul cererii de finanare.

34

Manualul Beneficiarului

III. RELATII DE PARTENERIAT

Beneficiarul, n calitate de solicitant trebuie s fie o organizatie legal constituit n Romnia, respectiv persoan juridic de drept public sau privat, cu sau fr scop patrimonial, cu sediul social n Romnia.

n conformitate cu art.5 si art.8 din Regulamentul (CE) nr. 1081/2006 privind Fondul Social European, solicitantul poate transmite cererea de finantare nerambursabil n parteneriat avnd parteneri nationali sau transnationali. n cazul depunerii unei cereri de finantare nerambursabil n parteneriat este obligatorie completarea si semnarea unui acord de parteneriat ce trebuie sa respecte conditii de validitate minime si sa cuprinde anumite elemente.

In cazul semnarii Acordului de parteneriat, urmatoarele principii trebuie respectate: a) Durata Acordului de parteneriat trebuie sa acopere cel putin perioada de implementare a proiectului; b) Acordul de Parteneriat trebuie completat in limba romana, semnat atat de catre reprezentantul mandatat de solicitant/beneficiar cat si de reprezentantii mandatati ai partenerilor si stampilat atat de solicitant/beneficiar cat si de catre parteneri. Indiferent de numarul partenerilor implicati in implementarea unui proiect, va fi semnat un singur Acord de parteneriat, in mai multe exemplare, cate unul pentru fiecare parte si unul pentru AM POS DRU; c) d) Legea aplicabila Acordului de parteneriat este legea romaneasca; Acordul de parteneriat constitutie Anexa obligatorie a Cererii de finantare si trebuie transmis prin posta sau servicii de curierat catre AMPOSDRU impreuna cu declaratiile finale, cerute conform Ghidului Solicitantului; e) Acordul de parteneriat insoteste Cererea de finantare, detaliile acesteia fiind legate in mod direct de obiectul parteneriatului. Astfel, partenerii vor trebui sa implementeze proiectul in conformitate cu metodologia, termele si alte specificatii prevazute in cererea de finantare. f) Urmare semnarii unui contract de finantare intre Beneficiar si AMPOSDRU/OI, clauzele acestuia vor fi aplicabile mutatis mutandis si partenerilor. Drept consecinta, partenerilor li se vor aplica atat prevederile contractului de finantare cat si cele ale Acordului de Parteneriat, unde este aplicabil. g) Contributia proprie a organizatiilor partenere se realizeaza sub forma financiara (contributia in natura nu este eligibila); h) Achizitii in cadrul proiectului pot fi facute de catre beneficiar sau partenerul/partenerii acestuia conform acordului partilor;

35

Manualul Beneficiarului

i)

Partenerii participa in realizarea si implementarea operatiunii, iar respectivele costuri sunt eligibile in aceeasi masura cu cele ale beneficiarului grantului;

j)

Beneficiarul sau partenerul/partenerii acestuia au optiunea de a subcontracta. Subcontractorii nu sunt considerati nici parteneri, nici asociati, aplicandu-li-se dispozitiile achizitiilor publice conform instructiunilor AM; indiferent de repartizarea intre beneficiar si partener/parteneri a cuantumului subcontractarii, pe ansamblu proiect trebuie sa se respecte procentul maxim de subcontractare stabilit de AM;

k)

Aplicantul va actiona in calitate de lider de consortiu si, daca va fi selectat, ca parte contractanta (Beneficiarul).

Partenerii trebuie s fie organizatii legal constituite n tara de origine. Partenerii transnationali trebuie s fie organizatii din statele membre ale Uniunii Europene. Totodata, partenerii trebuie s fie organizatii similare categoriilor de beneficiari eligibili pentru respectiva cerere de propuneri de proiecte sau s demonstreze c n obiectul de activitate al institutiei pe care o reprezint se afl si activitatea/activittile din cadrul proiectului pentru care au rol de parteneri.

Partenerii trebuie s fie implicati n cel putin dou din urmtoarele aspecte ale proiectului: Pregtirea proiectului (partenerii au fost implicati n dezvoltarea proiectului; proiectul este elaborat n comun); Implementarea proiectului (partenerii implicati n aceast etap sunt responsabili de coordonarea anumitor activitti din proiect si/sau implementarea anumitor activitti din proiect pentru atingerea rezultatelor corespondente, asigurnd totodat solutionarea eventualelor probleme aprute n implementarea proiectului; mai multi parteneri pot contribui la realizarea aceluiasi set de activitti); Expertiz si resurse umane pentru implementarea proiectului (partenerii pot contribui la activittile referitoare la managementul proiectului, cum ar fi activittile legate de managementul general al proiectului, achizitii publice, informare si publicitate, controlul implementrii proiectului, etc.); Finantarea proiectului (partenerii pot contribui financiar la realizarea proiectului - asigurarea contributiei minime eligibile a solicitantului).

Partenerii implicati in proiect au o serie de drepturi si obligatii in calitatea lor de parteneri principali (Beneficiar) sau doar parteneri, cu privire la semnarea cererii de finantare, consultarea cu restul partenerilor, propuneri de modificare a proiectului,asigurarea managementului de proiect, respectarea

36

Manualul Beneficiarului

termenelor de derulare a proiectului si decontarea cheltuielilor, indeplinirea obiectivelor din proiect, precum si colaborare si sustinerea derularii proiectului prin furnizarea de expertiza si resurse umane pentru activitatile de care sunt responsabili.

Conform Acordului de Parteneriat, sumele implicate in proiect de catre Partener(i), se vor deconta in baza documentelor justificative (factura, contract, raport de activitate, bon fiscal, etc), numai dupa efectuarea platii acestora.

Potrivit cadrului legal in vigoare, in functie de natura operatiei si incadrarea Partenerilor ca persoana impozabila in sfera taxei pe valoarea adaugata, decontarea se va face pe baza de factura (persoane impozabile in general) sau alte documente justificative (persoane neimpozabile).

Transferurile financiare intre parteneri vor fi facute in termenele stabilite in acordul de parteneriat.

Pentru a discuta de incadrarea in sfera de impozitare TVA, in primul rand trebuie stabilita incadrarea juridica a fiecarui parteneriat si apoi studiata fiecare operatiune desfasurata.

Aspectele generale de care trebuie tinut cont pentru a detrmina daca trazactia intra sau nu in sfera de impozitare TVA, asa cum sunt definite in art. 126, alin. (1) Cod Fiscal sunt:

i. ii. iii. iv.

unul sau mai multi partenerii sunt persoane impozabile operatiunea desfasurata este realizata pe teritoriul Romaniei (locul prestarii este Romania) operatiunea desfasurata este considerata a fi operatiune cu plata activitatea desfasurata intra in sfera de impozitarea TVA (activitate comerciala)

Daca sunt indeplinite cumulativ aceste conditii, discutam de operatiuni impozabile in Romania din punct de vedere al TVA. Conform art 155 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, persoanele impozabile5 care efectueaza livrari de bunuri sau prestari de servicii, altele decat livrarile/prestarile fara drept de deducere a taxei, conform art.141 alin. (1) si (2) sunt obligate la intocmirea facturii ca document doveditor al

Prin persoana impozabila, conform art. 127 alin. (1) si (2) din Codul Fiscal, se intelege orice persoana care desfasoara, de o maniera independenta i indiferent de loc, activitati economice de natura celor prevazute la alin. (2), oricare ar fi scopul sau rezultatul acestei activitati. Activitatile economice cuprind activitatile producatorilor comerciantilor sau prestatorilor de servicii, inclusiv activitatile extractive, agricole i activitile profesiilor libere sau asimilate acestora. De asemenea, constituie activitate economic exploatarea bunurilor corporale sau necorporale n scopul obinerii de venituri cu caracter de continuitate.

37

Manualul Beneficiarului

tranzactiei efecutate. Pentru restul operatorilor economici/persoanelor neimpozabile, care nu indeplinesc cumulativ conditiile mai sus mentionate nu exista obligativitate intocmirii facturii.

Totodata, trebuie tinut cont de faptul ca Legea 571/2003 privind Codul Fiscal prevede exceptii de la regulile generale permitand pentru anumite operatiuni (inchiriere, invatamant, etc) scutirea de la taxa pe valoarea adaugata si pe cale de consecinta scutirea de la facturare.

In conformitate cu prevederile art. 127 alin. (4) din Codul Fiscal coroborat cu punctul 3 din Normele de Aplicare ale Codului Fiscal, institutiile publice si organizatiile fara scop patrimonial nu sunt persoane impozabile atata timp cat natura activitatilor prestate ramane una non-economica, dupa cum urmeaza: institutiile publice nu sunt persoane impozabile pentru activitatile care sunt desfasurate in calitate de autoritati publice. (art. 127 (4) Codul Fiscal) organizatiile fara scop patrimonial sunt persoana neimpozabile daca bunurile sau serviciile sunt acordate in mod gratuit. (punctul 3, alin. (2) Norme Metodologice).

Asadar, taxarea transferurilor intre Parteneri depinde in primul rand de natura juridica a contractului incheiat intre parti, de activitatea intreprinsa in cadrul proiectului (prestarea de servicii, vanzare de active, etc) si nu in ultimul rand de incadrarea partenerilor ca persoane impozabile sau neimpozabile din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata.

Mai multe detalii privind relatiile de parteneriat sunt prezentate in cadrul Ghidului privind relatiile de parteneriat intre diverse entitati de drept public si privat, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

38

Manualul Beneficiarului

IV ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI

4.1 Respectarea regulilor privind achizitiile publice

Achiziiile publice de produse, servicii sau lucrri necesare pentru implementarea activitilor proiectelor finanate din FSE prin POSDRU 2007-2013 pot fi realizate de beneficiar sau de partenerul/partenerii acestuia, naional sau transnaional, n conformitate cu prevederile Acordului de Parteneriat. Beneficiarul, partenerul naional sau partenerul transnaional, dupa caz, are obligaia s descrie obiectul fiecrei achiziii de produse, servicii sau lucrri (specificaiile tehnice) astfel nct s corespund, atunci cnd este posibil, necesitilor/exigenelor oricrui utilizator, inclusiv ale persoanelor cu dizabiliti6.

AMPOSDRU i OI au responsabilitatea s efectueze verificri care s acopere aspecte administrative, financiare, tehnice i fizice ale operaiunilor finanate. Verificrile operaiunilor includ i verificri ale achiziiilor publice efectuate n perioada de implementare a proiectului.

n funcie de erorile/deficienele constatate privind modalitile de realizare a achiziiilor publice prevzute n proiect, AMPOSDRU i OI responsabil pot aplica corecii financiare n conformitate cu prevederile Ghidului pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute asupra cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice. 7 AMPOSDRU a elaborat prezenta seciune din manual pentru a pune la dispoziia dumneavoastr un instrument de lucru prin care sunt detaliate rolurile i responsabilitile fiecrei pri implicate n procesul de implementare a proiectelor finanate de FSE prin POSDRU 2007-2013 i nu se substituie n nici o privin i sub nici o form prevederilor legislaiei relevante aplicabile. n cazul unui conflict ntre prevederile prezentei seciuni din ghid, dispoziiile legislaiei relevante n materia achiziiilor publice i reglementrilor comunitare, acestea din urm vor prevala.

Atenie! Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv

Vezi Instrument pentru utilizarea fondurilor structurale i de coeziune - Asigurarea accesibilitii i nediscriminarea persoanelor cu disabiliti. (fiier disponibil n format electronic, n limba englez, la adresa www.fseromania.ro, seciunea Materiale informative). 7 Ghidul pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute asupra cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice este diposnibil, n format electronic, pe site-ul AMPOSDRU, www.fseromania.ro, sectiunea implementare,

39

Manualul Beneficiarului

plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n contractul de finantare ca data de incepere a demanrarii proiectului. Beneficiarul/partenerul are obligaia s ia msurile i s ntreprind toate demersurile necesare pentru efectuarea achiziiilor n interiorul perioadei de implementare a proiectului stabilit n contractul de finanare.

4.2 Roluri i responsabiliti 4.2.1 Rolul i responsabilitile AMPOSDRU/OI responsabil

AMPOSDRU este responsabil pentru gestionarea i implementarea POSDRU n conformitate cu principiile managementului financiar solid. AMPOSDRU, prin Direcia Verificri de Management i Monitorizare, are rolul de a verifica Beneficiarii proiectelor n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate din Fondul Social European prin POSDRU.

n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, AMPOSDRU i OI responsabil verific dac pentru achiziiile prevzute n cadrul contractului de finanare Beneficiarul/partenerul a respectat prevederile Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare sau prevederile instruciunilor AMPOSDRU, dup caz.

4.2.2 Rolul i responsabilitile Beneficiarului

n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului (a se vedea n acest sens anexele contractului de finantare), Beneficiarul/partenerul are obligaia s aplice i s respecte prevederile legislaiei naionale si europene n materia achiziiilor publice.

Atribuirea contractelor ncheiate n scopul implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 20072013 trebuie s respecte principiul liberei circulaii a mrfurilor (Tratatul CE, articolul 28), principiul libertii de stabilire (articolul 43) i principiul libertii de a presta servicii (articolul 49), precum i

40

Manualul Beneficiarului

principiile care decurg din acestea, precum egalitatea de tratament, nediscriminarea, recunoaterea reciproc, proporionalitatea i transparena8.

Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU au urmtoarele responsabiliti: o s stabileasca, impreuna cu Partenerul/Partenerii acestuia, lista achizitiilor pentru fiecare an de implementare a proiectului; o s estimeze valoarea contractului de achiziie n conformitate cu regulile de estimare ale ale acestora descrise n Capitolul 2 din Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare; o s atribuie contractele de achiziie public de furnizare, servicii sau lucrri n conformitate cu prevederile Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare sau, dac este cazul, n conformitate cu prevederile instruciunilor AMPOSDRU; o sa transmit AMPOSDRU/OI responsabil listele achizitiilor publice efectuate n anul anterior de implementare a proiectului; o s ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze att timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice, dar n nici nu caz mai puin de 3 ani care urmeaz nchiderii oficiale a POSDRU 2007-2013 de ctre Comisia European i s-l pun la dispoziia organelor de control (a se consulta n acest sens seciunea specific Arhivarea documentelor din prezentul Manual).

4.3 Proceduri utilizate

Care sunt procedurile pe care Beneficiarul proiectului sau partenerul acestuia trebuie s le aplice atunci cnd atribuie contractul de achiziie public i care sunt documentele care trebuie ntocmite?

Bugetul proiectelor finanate de FSE prin POS DRU include costuri care intr n sfera de aplicabilitate a prevederilor legale privind achiziiile publice (costuri cu materialele consumabile, costuri cu bunuri i echipamente, costuri cu publicitatea proiectelor etc.).

A se vedea: Tratatul privin instituirea Comunitii Europene, cu modificrile i completrile ulterioare (documentul este disponibil pe site-ul http://eur-lex.europa.eu), Comunicarea Comisiei 2006/C 179/02 privind interpretarea reglementrilor comunitare n cazul contractelor care nu intra sub incidena, total sau parial, a Directivelor privind achiziiile publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C179/2 din 1.08.2006 (documentul este disponibil i pe site-ul www.fseromania.ro n seciunea Materiale informative, n limba englez).

41

Manualul Beneficiarului

n situaiile n care implementarea proiectelor finanate n cadrul POS DRU din FSE necesit ncheierea unor contracte de achiziii, n calitate de beneficiar/partener, autoritate contractant n conformitate cu prevederile art.8 din O.U.G. nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, sau operator economic care ndeplinete cumulativ condiiile art.9 lit.c i lit.c1 din O.U.G. nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, avei obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul achiziiilor publice i s acordai contractul ofertantului care asigur cea mai bun valoare pentru suma alocat, cu alte cuvinte, cel mai bun raport pre-calitate cu respectarea principiilor tratamentului egal, recunoaterii reciproce, transparenei, proporionalitii, eficienei utilizrii fondurilor publice i asumrii rspunderii. n conformitate cu principiul asumrii rspunderii prevzut la art.2 alin.(2) din O.U.G. nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, stabilirea circumstanelor de ncadrare i aplicarea procedurilor de achiziie public, inclusiv cumprarea direct, prevzute n legislaia naional i comunitar privind achiziiile publice, intr n responsabilitatea exclusiv a Beneficiarului i/sau a Partenerului acestuia. n aplicarea prevederilor contractului de finanare i ale art.2(2) din H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonanei de urgen nr.34/2006, pentru atribuirea contractelor de achiziie public care nu intr sub incidena prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, beneficiarul sau partenerul acestuia, responsabil pentru realizarea achiziiei, are obligaia de a asigura o utilizare eficient a fondurilor n procesul de atribuire, de a promova concurena dintre operatorii economici, precum i de a garanta nediscriminarea, recunoaterea reciproc i tratamentul egal al operatorilor economici care particip la atribuirea contractului. n cazul n care att Beneficiarul ct i Partenerul acestuia nu sunt autoriti contractante n sensul prevederilor art.8 i nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c1) din Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, acetia au dreptul s opteze ntre respectarea prevederilor legislaiei naionale privind achiziiile publice sau a prevederilor instruciunilor AMPOSDRU. n aplicarea prevederilor art. 56(4) din Regulamentul CE nr.1083 al Consiliului, n cazul partenerului transnaional, acesta va urmri ca, pe ntreaga durat a procesului de achiziie, s se asigure respectarea reglementrilor comunitare i naionale cu privire la achiziiile publice, precum i a principiilor egalitii de tratament, nediscriminrii, transparenei, liberei circulaii i concurenei. n cazul achiziiilor efectuate de ctre partenerul transnational, principiile ce guverneaz regulile privind achizitiile publice sunt cele legate de locul de implementare a aciunii i nu de ara de origine partenerului. Astfel pot fi identificate dou situaii:

42

Manualul Beneficiarului

a) Activitile proiectului sunt implementate de partenerul transnaional n ara sa de origine. n aceast situaie, partenerul trasnaional are obligaia s aplice legislaia privind achiziiile publice din ara sa de origine. b) Activitile proiectului sunt implementate de partenerul transnaional n Romnia. n aceast situaie, acesta are obligaia s respecte prevederile legislaiei naionale i comunitare privind achiziiile publice n Romnia, sau, dac este cazul, s aplice prevederile instruciunilor AMPOSDRU.

Implicarea consilierului juridic/ expertului cu studii juridice, membru al echipei de management a proiectului, cu cunostine temeinice n domeniul achiziiilor publice, este esenial n procesul de atribuire a contractelor de achiziie public desfurate de Beneficiar.

n tabelul de mai jos sunt prezentate pragurile valorice pentru care Beneficiarul sau partenerul acestuia are obligaia respectrii prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare sau ale instruciunilor AMPOSDRU.

Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA


9

Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU

A. Beneficiar sau partener finanat prin POSDRU, autoritate contractant, conform art.8 din Ordonana de urgen nr.34/2006

Furnizare

10

X > 15.000 euro Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

10

Pragurile menionate au avut n vedere legislaia naional n vigoare la data de 01.07.2009. Valoarea cheltuielilor de tip FEDR este evideniat separat n cadrul bugetului proiectului i este n limita a 10% pentru AP 1-5 inclusiv, 15% pentru AP 6 din valoarea eligilibil a proiectului. Beneficiarul i/sau Partenerul/Partenerii acestuia pot opta s realizeze achiziia respectiv fie integral, de ctre o singur parte, fie mpreun, cu stabilirea clar a responsabilitilor fecarei pri, n conformitate cu prevederile Acordului de parteneriat.

43

Manualul Beneficiarului

Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA


9

Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU X Art.19 Ordonana de

15.000 euro

urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)

Servicii incluse n Anexa II A din Ordonana de urgen nr.34/2006 > 15.000 euro

11

X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare 15.000 euro X Art 19 Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)

Servicii incluse n Anexa II B

> 125.000 euro, respectiv 400.000 euro, conform art. 57 alin.(2)

X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

125.000 euro, respectiv 400.000 euro, conform art. 57 alin.(2) Lucrri > 15.000 euro

X Art 2(2) H.G. nr. 925/2006 i principii Tratat CE*) X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

11

n conformitate cu prevederile art.10 alin.(2) din contractul de finanare, n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, valoarea maxim care poate face obiectul subcontractrii nu poate depi 30% din valoarea contractului.

44

Manualul Beneficiarului

Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA


9

Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU X Art 19 Ordonana de

15.000 euro

urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)

Cazul contractelor de achiziie de servicii care nu intra sub incidena prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 B) Beneficiar, partener naional sau transnaional finanat prin POSDRU, operator economic care nu este autoritate contractant conform art.8 sau nu ndeplinete cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c1) din Ordonana de urgen nr.34/2006 Furnizare Servicii
13 12

Orice valoare

Art.2 (2) H.G. nr. 925/2006

Orice valoare > 200.000 euro X contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; 200.000 euro contractul este finantat in mod direct, in proportie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

Valoarea cheltuielilor de tip FEDR este evideniat separat n cadrul bugetului proiectului i este n limita a 10% pentru AP 1-5 inclusiv, 15% pentru AP 6 din valoarea eligilibil a proiectului. Beneficiarul i/sau Partenerul/Partenerii acestuia pot opta s realizeze achiziia respectiv fie integral de ctre o singur parte, fie n comun, cu stabilirea clar a responsabilitilor fiecrei pri , n conformitate cu prevederile Acordului de parteneriat. 13 n conformitate cu prevederile art.10 alin.(2) din contractul de finanare, n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, valoarea maxim care poate face obiectul subcontractrii nu poate depi 30% din valoarea contractului.

12

45

Manualul Beneficiarului

Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA Lucrri


9

Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU X

> 5.000.000 euro contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; 5.000.000 euro contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult X de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare

n cazul n care att Beneficiarul ct i Partenerul/Partenerii acestuia nu sunt autoriti contractante n sensul prevederilor art.8 i nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c1) din O.U.G. nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, au dreptul s opteze ntre respectarea prevederilor legislaiei naionale privind achiziiile publice sau aplicarea procedurii descrise n instruciunea AMPOSDRU.

Mai multe detalii privind reglementarea achiziiilor efectuate de ctre Beneficiar/Partener sunt prezentate n urmatoarele documente postate pe site-ul AMPOSDRU (http://www.fseromania.ro/index.php) seciunea Implementare proiecte:

Ghid pentru efectuarea achiziiilor publice n vederea atribuirii contractelor de furnizare de produse, de servicii sau de lucrri de ctre beneficiarii proiectelor finanate prin POSDRU, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale i comunitare privind achiziiile publice;

Comunicarea Comisiei 2006/C 179/02 privind interpretarea reglementrilor comunitare n cazul contractelor care nu intra sub incidena, total sau parial, a Directivelor privind achiziiile publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C179/2 din 1.08.2006;

Procedura pentru atribuirea contractelor de achiziii de produse, servicii sau lucrri finanate din FSE prin POSDRU 2007-2013, efectuate de ctre beneficiari sau partenerii acestuia, care nu sunt autoriti contractante n conformitate cu art.8 din Ordonanei de urgent nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, sau nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevazute la art.9 lit.c1 din aceeai ordonan;

46

Manualul Beneficiarului

Ghid pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute asupra cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice.

4.4 Cerine contractuale privind raportarea achiziiilor publice

n scopul desfurrii procedurilor de achiziii publice prevzute n proiectul finanat de FSE prin POSDRU 2007-2013, Beneficiarul va ntocmi Lista achiziiilor publice planificate pentru anul curent (N) de implementare a proiectului, utiliznd modelul furnizat de AMPOSDRU/OI responsabil.

Pentru anul urmtor de implementare a proiectului, Beneficiarul va ntocmi i Lista achiziiilor publice efectuate n anul anterior (N-1) de implementare, utiliznd modelul furnizat de AMPOSDRU/OI responsabil.

Beneficiarul va transmite ctre AMPOSDRU/OI responsabil, n primele 20 de zile calendaristice ale anului de implementare, Lista achiziiilor publice pentru anul curent (N) de implementare i Lista achiziiilor publice efectuate n anul anterior (N-1) de implementare.

Beneficiarul va transmite ctre AMPOSDRU/OI responsabil, listele achiziiilor publice att pe suport de hrtie, ct i n format electronic (fiiere disponibile n format electronic la adresa www.fseromania.ro, seciunea Materiale informative).

47

Manualul Beneficiarului

V. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI

5.1 Eligibilitatea cheltuielilor

5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor

Care sunt condiiile pentru ca o cheltuial efectuat s fie eligibil?

Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii:

1) s fie efectiv pltit de la data prevzut n contractul de finantare nerambursabil; 2) s fie necesar pentru realizarea activittilor din cadrul proiectului; 3) s fie prevzut n bugetul estimativ al proiectului; 4) s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere utilizarea eficient a fondurilor si un raport optim cost-rezultate; 5) s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului, s fie identificabil, verificabil si s fie dovedit prin facturi, n conformitate cu prevederile legislatiei nationale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor; 6) s nu fi fcut obiectul altor finantri publice; 7) s fie n conformitate cu prevederile contractului de finantare; 8) s fie conform cu prevederile legislatiei naionale si comunitare; 9) s fie mentionat n lista cheltuielilor eligibile prezentat n Conditiile Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.

5.1.2 Categorii de cheltuieli eligible

Care sunt categoriile de cheltuieli eligibile?

Categorii de cheltuieli eligibile:

a) cheltuieli cu personalul; b) cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna; c) cheltuieli aferente managementului de proiect;

48

Manualul Beneficiarului

d) taxe; e) cheltuieli financiare i juridice; f) cheltuieli pentru nchirieri, amortizri i leasing;

g) subvenii i burse; h) cheltuieli generale de administraie; i) j) cheltuieli de informare i publicitate; cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR).

Atenie! Aceste categorii sunt cele ce se regsesc n Ordinul nr. 3/185/2008 al ministrului muncii, familiei i protectiei sociale i al ministrului finanelor publice pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin programul operaional sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.

Pentru a identifica ce categorii de cheltuieli sunt considerate eligibile n cadrul proiectului implementat de dumneavoastr v rugm s consultai lista prevzut n Condiiile Specifice ale Ghidului Solicitantului pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.

5.1.3 Cheltuieli ne-eligible

Care sunt categoriile de cheltuieli care nu vor fi considerate eligibile?

Urmtoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: a) taxa pe valoarea adugat; b) dobnda i alte comisioane aferente creditelor; c) cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; d) achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile, cu excepia celor care pot fi ncadrate la categoria 10. Cheltuieli de tip FEDR, prevzut anterior; e) cheltuielile pentru locuine pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE; f) achiziia de echipamente second-hand;

g) amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;

49

Manualul Beneficiarului

h) costurile pentru operarea obiectivelor de investiii;

5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile

Cum se realizeaz justificarea cheltuielilor n cadrul proiectelor finanate din POSDRU?

Pentru a putea fi decontate, cheltuieleile efectuate n cadrul proiectului vor fi incadrate n capitole bugetare, corespunztor tipologiei din care fac parte i vor fi susinute de documente justificative.

Nota: Cheltuielile care vor fi efectuate prin desfasurarea unei proceduri de achizitie publica vor fi susinute de documentele prevzute n cadrul OUG34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i/sau a instruciunilor emise de ctre AMPOSDRU.

Care sunt tipurile de cheltuieli aferente fiecrui capitol din bugetul proiectului? Bugetul proiectului are n componen 4 capitole bugetare, i anume: Resurse umane; Participani; Alte tipuri de cheltuieli (inc lude si categoria de cheltuieli de tip FEDR); Costuri indirecte (Cheltuieli generale de administraie).

n cadrul fiecrui capitol se pot deconta numai anumite tipuri de cheltuieli, dup cum urmeaz14:

An 1 Resurse umane 1.1. Cheltuieli cu personalul 1 1.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (aferente personalului) Participani 2.1. Cheltuieli cu cazarea i transportul (aferente 2 participanilor) 2.2. Subvenii i burse Alte tipuri de costuri 3.1. Cheltuieli aferente managementului de 3 proiect 3.2. Taxe

An 2

An 3

TOTAL

14

Structura bugetului proiectului respecta formatul prevazut in cererile de propuneri de proiecte lansate in 2009

50

Manualul Beneficiarului

3.3. Cheltuieli financiare i juridice 3.4. Cheltuieli pentru nchirieri, amortizri, leasing 3.5. Cheltuieli de informare i publicitate 3.6 Cheltuieli cu auditul proiectului Din care FEDR (10% pentru AP 1-5 inclusiv, 3.1 15% pentru AP 6) 4 5 6 7 8 9 10 SOLICITAT (7 - 9) 11 12 VALOAREA NEELIGIBIL A PROIECTULUI VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI (7 + 11) Rezerv de contingent (maximum 5%) Total costuri directe (1 + 2 + 3 + 4) Total cheltuieli generale de administraie VALOAREA ELIGIBIL A PROIECTULUI (5 + 6) Din care activiti transnaionale CONTRIBUIA SOLICITANTULUI ASISTEN FINANCIAR NERAMBURSABIL

Model folosit in cadrul Cererilor de propuneri de Proiecte lansate in 2009

Care/Ce sunt costurile directe? Costurile directe sunt acele costuri efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care pot fi atribuite unei anumite activiti individuale din cadrul operaiunii i pentru care poate fi demonstrat legtura cu activitatea n cauz. Cheltuielile directe sunt ncadrate la capitolele bugetare Resurse Umane, Participani i Alte tipuri de Cheltuieli si fac parte din categoriile enumerate in Ordinul nr.3/185/2008 mai putin categoria cheltuieli generale de administratie.

Care/Ce sunt costurile indirecte? Costurile indirecte reprezint cheltuielile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri pentru funcionarea de ansamblu a acestora i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii.

51

Manualul Beneficiarului

Cheltuielile indirecte sunt ncadrate la capitolul bugetar cheltuieli generale de administratie.

5.1.4.1. Cheltuieli cu personalul (categoria 1.1. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu personalul? n cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajailor din proiect, i anume: Salarii i asimilate acestora; Onorarii Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora (contribuii angajai i angajatori: contribuii de asigurri sociale de stat, contribuii de asigurri de omaj, contribuii de asigurri sociale de sntate, contribuii de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale, alte contribuii).

Prin ce se difereniaz veniturile din salarii fata de onorarii? Onorariul reprezint plata unei munci prestate n afara unui raport juridic de munc (precum contract civil de prestri servicii ncheiat n temeiul prevederilor din Codul civil). Conform legislaiei relevante n vigoare, persoanele care exercit exclusiv profesiuni liberale nu primesc salariu drept contravaloare a muncii prestate, ci o plat (onorariu). Deci, pe cale de consecin, onorariile nu pot fi considerate cheltuieli cu salariile. Sunt considerate venituri din salarii, n conformitate cu prevederile art.55 din Codul Fiscal, toate veniturile n bani i/sau n natur obinute de o persoan fizic ce desfoar o activitate n baza unui contract individual de munc sau a unui statut special prevzut de lege, indiferent de perioada la care se refer, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acord.

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

52

Manualul Beneficiarului

n vederea rambursrii cheltuielilor cu personalul, Beneficiarul va prezenta urmtoarele documente justificative, dup caz:
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Salarii i asimilate acestora Documentul care st la baza efecturii plii plii - contracte individuale de munc (sau echivalent) pe perioad determinat sau nedeterminat nregistrate i vizate de ITM (dac este cazul); - acte adiionale la contracte individuale de munc; - list de avans chenzinal (dac este cazul); - centralizatoare state de plat; - fie de pontaj, fiele de post; - rapoarte de activitate pentru experii proiectului (cu detalierea activitatilor si a numarului de ore lucrate) - state de salarii; Onorarii - contracte civile; - contracte comerciale - rapoarte de activitate pentru experii proiectului - fie de pontaj, fiele de post; - rapoarte de activitate pentru experii proiectului - factura emis (dac este cazul); Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora - state de plat i centralizatoare state de plat; - declaraii CAS/CASS/Finane/omaj; - ordin de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt; - extras de cont. - ordin de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; - ordin de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;

5.1.4.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul si diurna (categoria 1.2 si 2.1 din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea i diurna?

n cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea i diurna

53

Manualul Beneficiarului

persoanelor angajate n proiect (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), ct i cheltuieli legate de transportul si cazarea participanilor n cadrul proiectului (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participani). Din aceast categorie fac parte urmatoarele tipuri de cheltuieli: Transport de persoane (personal propriu i/sau participani); Transport de materiale i echipamente; (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); Diurn; Cazare.

Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu i/sau participani) intern (n Romnia), ct i internaional. Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasrilor n cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion, tren, mijloace de navigaie fluvial etc. Autoturismul proprietate personala poate fi folosit n cazul deplasrilor efectuate de ctre parsonalul propriu i/sau participanti, doar pentru activitile derulate in cadrul proiectului, cu respectarea regulilor de eligibilitate stabilite in cadrul Ordinului nr.3/185/2008.

Cheltuielile aferente cazrii participanilor i personalului propriu din proiect, se vor considera eligibile doar dac sunt conexe activitatilor din cadrul proiectului. n cazul n care pentru personalul propriu se acord, n timpul deplasrilor, pensiune complet (cazare i mas), diurna nu se va mai acorda.

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului.

54

Manualul Beneficiarului

In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Transport de persoane (personal propriu i/sau participani); Documentul care st la baza efecturii plii plii Documente comune - bonuri taxe autostrad; - bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc.; - bonuri taxe parcare hoteliera; Transport cu autoturismul personal - bon fiscal de combustibil, cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea; - declaraie privind consumul de carburant fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda angajailor instituiilor publice; - ordinul de deplasare; (doar pentru personalul propriu) - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele participantilor care efectueaz transportul cu autoturismul propriu; (doar pentru participanti) Transport cu autoturismul de serviciu - foaia de parcurs i FAZ; - B.C.F.uri sau bonuri fiscale de combustibil cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea; - declaraie privind consumul de carburant fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda angajailor - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banca, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

55

Manualul Beneficiarului

Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul care st la baza efecturii plii plii instituiilor publice; - ordinul de deplasare; Transport cu avionul/trenul/navigaie fluvial - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor care efectueaz transportul; - biletele/tichetele de cltorie (n condiiile prevzute de dispoziiile legale), fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda angajailor instituiilor publice; - ordinul de deplasare; - factura Transport cu autocarul - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor care efectueaz transportul; - ordinul de deplasare; - factura Transport de materiale i echipamente; - contractul de prestri servicii/ nchiriere; (dup caz) - factura emis de ctre prestator/locator; - avizul de nsoire a mrfii; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Diurn - ordinul de deplasare, completat corespunztor, continnd clar data i ora plecrii/sosiri; - dispoziie de plat ctre casierie/dispoziie de ncasare, registru de cas/ foaie de vrsmnt; - extras de cont. Cazare - factur de cazare cu menionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazrii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru

56

Manualul Beneficiarului

Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul care st la baza efecturii plii plii i a tarifului perceput, sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factur. - ordinul de deplasare; de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

5.1.4.3. Cheltuieli pentru subvenii si burse (categoria 2.2. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in cadrul cheltuielilor pentru subventii si burse? In cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subventii si burse acordate pentru: - Subvenii acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora - Subvenii pentru angajatori: subvenii pentru ntreprinderile care angajeaz ucenici, tineri absolveni, subvenii pentru plata salariilor pentru proaspt angajai, pe o perioad de 6 luni, alocaii financiare pentru ntreprinderile ai cror angajai sunt implicai n programe de formare profesional continu, n vederea suplinirii absenei acestora n perioada de formare. - Subvenii pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile i au nevoie de sprijin financiar suplimentar n vederea participrii la formarea profesional continu sau la programe de ucenicie (de exemplu,persoane care aparin minoritilor etnice, persoane cu dizabiliti, persoane care triesc n comuniti izolate/srace, alte persoane dezavantajate) - Subvenii pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor - Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor - Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente (btrni, copii, persoane cu dizabiliti) - Premii n cadrul unor concursuri - Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi - Burse post doctorat - Burse sociale - Burse de merit

Documente justificative

57

Manualul Beneficiarului

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care atesta Tipul cheltuielii Subvenii acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora -Subvenii pentru angajatori -Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente -Premii n cadrul unor concursuri -Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi - Burse post doctorat - Burse sociale - Burse de merit Subvenii pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - ancheta sociala; - borderou de plata a subventiilor purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor Subvenii pentru cursani pe - decizia conducatorului institutiei abilitate - dispozitie de plata catre - dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont Documentul care sta la baza efectuarii platii efectuarea platii - regulament de organizare concurs premii/ Nota de fundamentare privind criteriile de acordare a subventiilor/burselor - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei/premiului/bursei; - dosarul de solicitare a subventiei/premiului/bursei sau contract (ex contract de studii); - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor/premilor/burselor acordate; - borderou de plata a subventiilor/ premilor/burselor purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor/premilor/burselor - dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont

58

Manualul Beneficiarului

perioada derulrii cursurilor

privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei sau contractul incheiat; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - graficul desfasurarii cursurilor si lista de prezenta la cursuri; - fisa postului; - declaratia angajatorului ca nu a inregistrat venituri de pe urma cursantului in perioada derularii cursului; - borderou de plata a subventiilor purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor

casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont

Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor

- decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - copii dup contractele de cesiune a drepturilor de autor i drepturi conexe ncheiate cu respectarea prevederilor legale i n care se menioneaz clar obiectul contractului, valoarea i modalitatea de plat, valabilitatea contractului; - dovada achitrii impozitelor aferente; - copii dup statele de plat purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor

- dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont

5.1.4.4. Cheltuieli aferente managementului de proiect (categoria 3.1. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect? - Multiplicare - Traducere i interpretare - Servicii de sonorizare - Prelucrare date - Conectare la reele informatice

59

Manualul Beneficiarului

- ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice - Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public - Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic - Abonamente la publicaii de specialitate - Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare - Materiale consumabile: cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli privind combustibilul, cheltuieli privind materialele pentru ambalat, cheltuieli privind piesele de schimb, cheltuieli privind hrana, cheltuieli privind alte materiale consumabile, - Materiale de natura obiectelor de inventar

In cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta si cheltuielile legate de hrana acordata participantilor, prin intermediul serviciilor de tip catering.

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care atesta efectuarea Tipul cheltuielii Multiplicare Documentul care sta la baza efectuarii platii platii - contractul de prestri servicii; (unde se aplic) - factur extern sau intern sau bon fiscal stampilat; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in

60

Manualul Beneficiarului

Documentul care atesta efectuarea Tipul cheltuielii Documentul care sta la baza efectuarii platii platii - avizul de nsoire a mrfii (daca este cazul); - bonul de consum; cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - Traducere i interpretare - Servicii de sonorizare - Prelucrare date - contractul de prestri servicii; (daca este cazul) - factur extern sau intern sau bon fiscal; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Conectare la reele - contractul de prestri servicii; (daca este cazul) actualizare i - factur extern sau intern sau bon fiscal; - proces verbal de receptie a lucrarii - garantia de buna executie - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Cheltuieli de aferente achiziie - factur extern sau intern sau bon fiscal; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Achiziionare de publicaii, - factur extern sau intern sau bon fiscal; - fisa obiectelor de inventar - registrul obiectelor de inventar - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a

informatice - ntreinere,

dezvoltare aplicaii informatice

procedurilor public

- Abonamente la publicaii de specialitate

cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic Materiale de natura

obiectelor de inventar

61

Manualul Beneficiarului

Documentul care atesta efectuarea Tipul cheltuielii Documentul care sta la baza efectuarii platii platii achitri facturii (pentru plile electronice) Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare - factur extern sau intern sau bon fiscal; - fisa mijloacelor fixe - registrul mijloacelor fixe - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Materiale consumabile - contract de prestari servicii (daca este cazul); - factur extern sau intern sau bon fiscal; - avizul de nsoire a mrfii; (daca este cazul) - nota de recepie si constatare de diferene, a bunurilor intrate in gestiunea instituiei; - procesul verbal de predare-primire a bunurilor; - bonul de consum; - certificate de garantie (daca este cazul); In cazul cheltuielilor legate de hrana: - pontaj de masa/borderou/lista participanti; (in cazul serviciilor de tip catering) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

5.1.4.5. Cheltuieli aferente taxelor (categoria 3.2. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria taxelor? - Taxe de certificare a competenelor (inclusiv taxe de certificare a competenelor profesionale obinute pe alte ci dect cele formale) - Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaie (inclusiv a acelora care furnizeaz pregtirea teoretic n cadrul programelor de ucenicie) - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare

62

Manualul Beneficiarului

- Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie - Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene - Taxe de participare la programe de formare/educaie

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii - Taxe de certificare a competenelor -Taxe de evaluare/ acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaie - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare - Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie - Taxe de autorizare a centrelor - factura emisa de institutia abilitata; - borderoul cu lista de participanti; - raport al formatorului/ proces verbal de efectuare a certificarii competentelor.

Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

63

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii de evaluare de competene - Taxe de participare la programe de formare/educaie

Documentul care atesta efectuarea platii

5.1.4.6. Cheltuieli financiare si juridice (categoria 3.3. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor financiare si juridice? - Prime de asigurare (imobile, bunuri i rspundere profesional) - Cheltuieli aferente deschiderii i gestionrii contului bancar al proiectului - Costul aferent garaniilor oferite de bnci sau de alte instituii financiare - Onorarii pentru consultan juridic - Taxe notariale - Expertize tehnice i financiare - Audit - Contabilitate

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

64

Manualul Beneficiarului

Documentul care atesta efectuarea Tipul cheltuielii Prime de asigurare Documentul care sta la baza efectuarii platii platii - polita de asigurare; - contractul de asigurare; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Cheltuieli aferente deschiderii i gestionrii contului bancar al proiectului Costul aferent garaniilor - garantia bancara -ordine de plat - extrase de cont - comunicarea deschiderii contului emisa de catre banca/trezorerie -ordine de plat - extrase de cont

oferite de bnci sau de alte instituii financiare Onorarii juridic pentru consultan - contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat - dovada dreptului de autorizare juridica;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

Taxe notariale

- factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

Expertize tehnice i financiare

- contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat - dovada dreptului de expertiza;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in

65

Manualul Beneficiarului

Documentul care atesta efectuarea Tipul cheltuielii Documentul care sta la baza efectuarii platii platii - raportul de expertiza cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - Audit - Contabilitate - contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

5.1.4.7. Cheltuieli pentru inchirieri, amortizari si leasing (categoria 3.4. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor privind inchirierile, amortizarile si leasingul? - nchiriere (locaii, bunuri): nchiriere sedii, inclusiv depozite, nchiriere spaii pentru desfurarea diverselor activiti ale operaiunii, nchiriere echipamente, nchiriere vehicule, nchiriere diverse bunuri; - Amortizare active; - Rate de leasing pltite de utilizatorul de leasing pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri.

In vederea decontarii in cadrul proiectului a cheltuielilor cu amortizarea Beneficiarul va avea in vedere urmatoraele conditii specifice: - bunul pentru care Beneficarul solicita decontarea amortizarii in cadrul proiectului, nu a fost achiziionat prin intermediul unor finanri comunitare nerambursabile; - decontarea amortizarii se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finanare; - amortizarea este calculat n conformitate cu prevederile legale n vigoare; - costul de achiziie al bunului amortizabil nu a fost declarat drept cheltuial eligibil i respect prevederile art. 11(3) pct. (c) din Regulamentul nr. 1.081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului; (In cazul in

66

Manualul Beneficiarului

care in cadrul proiectului se va achizitiona un bun amortizabil, amortizarea acestuia nu va fi considerata cheltuiala eligibila) - bunul pentru Beneficarul solicita decontarea amortizarii este necesar derularii proiectului si atingerii indicatorilor propusi.

In vederea decontarii in cadrul proiectului ratelor aferente contractelor de leasing Beneficiarul va avea in vedere urmatoarele conditii specifice: - utilizatorul de leasing este Beneficiarul contractului de finantare - decontarea ratelor aferente contractelor de leasing se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finanare; - obiectul contractului de leasing este necesar derularii proiectului si atingerii indicatorilor propusi. (respect prevederile din contractul de finanare) - valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care face obiectul contractului de leasing;

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii nchiriere (locaii, bunuri) - contractul de inchiriere/prestri servicii; - factura extern sau intern emis de vnztor, prestator;

Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa;

67

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentata corespunzator;

Documentul care atesta efectuarea platii - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

Amortizare active

- registrul mijloacelor fixe; - fisa mijlocului fix; - fia lunara de amortizare a activelor cu codul de clasificare ale acestora; - procesul verbal de amortizare/casare; - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentata corespunzator;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

Rate de leasing

- contractul de leasing cu scadentarul ratelor de leasing; - factura fiscala cu ratele de leasing pltite; - procesul verbal de receptie provizorie/finala - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentata corespunzator;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

5.1.4.8. Cheltuieli de informare si publicitate (categoria 3.5. din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor privind informarea si publicitatea?

- cheltuieli cu serviciile de productie a spoturilor publicitare - cheltuieli cu servicii de difuzare a spoturilor publicitare

68

Manualul Beneficiarului

- cheltuieli cu postarea de informatii in presa scrisa - cheltuieli cu servicii de organizare a conferintelor - cheltuli cu tiparirea de materialelor informative - altele

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii Cheltuieli publicitate de informare i - contractul de prestri servicii; (unde se aplic) - factur fiscala sau bon fiscal;

Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

5.1.4.9. Cheltuieli de tip FEDR (categoria 4 din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuilelilor de tip FEDR In cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli de tip FEDR acordate pentru: - Terenuri

69

Manualul Beneficiarului

- Amenajri de terenuri: defriri, demontri, evacuri materiale rezultate, devieri reele de utiliti din amplasament, drenaje, amenajri pentru protecia mediului, refacerea cadrului natural dup terminarea lucrrilor (plantare copaci, reamenajare spaii verzi) - Construcii: achiziie de cldiri, reabilitare/modernizare cldiri, construcie de cldiri - Instalaii tehnice - Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru): utilaje i echipamente tehnologice i funcionale - Alte echipamente (echipamente de calcul i echipamente periferice de calcul, cablare reea intern, achiziionare i instalare de sisteme i echipamente pentru persoane cu dizabiliti) - Aparate i instalaii de msurare, control i reglare - Mobilier, aparatur, birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale - Alte cheltuieli pentru investiii - Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaii - Cheltuieli privind proiectare i inginerie - Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografie i de stabilitate a terenului - Cheltuieli pentru organizarea de antier - Cheltuieli pentru asigurarea utilitilor i/sau reabilitarea i modernizarea utilitilor

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii Cheltuieli cu terenuri - documentele cadastrale;

Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie

70

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii - raportul de justificare a achizitiei de teren; - contractul de vanzare-cumparare cu anexele notariale; Cheltuieli terenuri cu amenajri de - factur extern sau intern; - contractul de lucrari; - devizul de lucrri de amenajri de terenuri;

Documentul care atesta efectuarea platii de vrsmnt vizata de banca, - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

Cheltuieli pentru construcii

- factur extern sau intern; - contractul de prestri servicii sau achiziii; - devizul de lucrri de construcii;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

Cheltuieli tehnologice

cu

echipamente

- contractul de livrare; - factur extern sau intern; - aviz de insotire a marfii; - certificatul de garanie; (unde se aplic) - fia mijlocului fix achiziionat cu codul de clasificare al acestuia; - copie dupa registrul numerelor de inventar; - procesul verbal de receptie provizorie/finala; - procesul verbal de punere in functiune (unde se aplica); - certificatul de origine;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

Cheltuieli cu alte echipamente Cheltuieli cu aparate i instalaii de msurare, control i reglare

Cheltuieli aparatur,

cu

mobilier, birotic,

- contractul de livrare; - factur extern sau intern; - aviz de insotire a marfii; - certificatul de garanie; (unde se aplic) - fia mijlocului fix achiziionat cu codul de clasificare al acestuia; - copie dupa registrul numerelor de

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

echipamente de protecie a valorilor umane i materiale

71

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii inventar; - procesul verbal de receptie provizorie/finala; - procesul verbal de punere in functiune (unde se aplica); - certificatul de origine; Cheltuieli pentru avize, - documentatia supusa avizare/autorizarii - factur extern sau intern; - avizul/acordul/autorizatia finala obtinuta

Documentul care atesta efectuarea platii

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

acorduri, autorizaii

Cheltuieli privind proiectarea i ingineria

- contract de prestare servicii; - factur extern sau intern; - proces verbal de receptie provizorie/finala;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren

- contract de prestare servicii; - documentele cadastrale; - factur; - studiile de teren efectuate;

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

Cheltuieli pentru organizarea de antier

- autorizatia de executie pentru organizarea de santier; - dovada efectuarii platilor aferente organizarii de santier - contracte temporare cu furnizorii de utilitati si cu unitatile de salubrizare; - dovada platii pentru cota de control a statului in amenajarea teritoriului urbanism si pentru autorizarea lucrarilor de constructii; - dovada platii cotei aferenta inspectiei calitatii in constructii; - dovada platii taxei de aferenta

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

72

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii certificatului de urbanism si a autorizatiei de contructie; - copii dupa avizele obtinute conform certificatului de urbanism; - copie dupa autorizatia de constructie emisa; - procesul verbal privind organizarea santierului; - contract de prestare servicii; - factura; Cheltuieli pentru asigurarea - contract de prestare servicii; - factura; - proces verbal de receptie a serviciilor efectuate.

Documentul care atesta efectuarea platii

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banc - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice);

utilitatilor si/ sau reabilitarea si modernizarea utilitatilor

5.1.4.10. Costuri indirecte cheltuieli generale de administratie- (categoria 6 din buget)

Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria costurilor indirecte (cheltuieli generale de administratie)? Costurile indirecte sunt costurile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite n mod direct unei operaiuni si nu pot fi msurate corespunztor n legtur cu activitatea finanat. Din categoria costurilor indirecte fac parte urmatoarele tipuri de cheltuieli: - Salarii i asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat i personalului auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente - Utiliti: ap i canalizare, servicii de salubrizare, energie electric, energie termic i/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii potale, servicii curierat. - Servicii de administrare a cldirilor: ntreinerea curent, asigurarea securitii cldirilor, salubrizare i igienizare. - Servicii de ntreinere i reparare echipamente i mijloace de transport: ntreinere echipamente, reparaii echipamente, ntreinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport.

73

Manualul Beneficiarului

- Arhivare documente

Documente justificative

Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracater informativ si pot diferi de la caz la caz. In vederea verificarii eligibilitatii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzactiilor efectuate, in functie de gradul de risc al proiectului. In procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritatile nationale si/sau europene pot solicita si alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitatii operatiunilor, cu respectarea cadrulul legal in vigoare si a instructiunilor AMPOSDRU/OI responsabil.

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii Salarii i asimilate acestora aferente administrativ, personalului secretariat i - contracte individuale de munc (sau echivalent) pe perioad determinat sau nedeterminat nregistrate i vizate de ITM (dac este cazul); - acte adiionale la contracte individuale de munc; - list de avans chenzinal (dac este cazul); - fie de pontaj, fiele de post; - state de salarii; - decizia interna a reprezentantului legal privind cota aferenta proiectului (in procente din valoarea totala a cheltuielii) - Utiliti: ap i canalizare, servicii de salubrizare, energie electric, energie termic - contract; - factura; - decizia interna a reprezentantului legal privind cota aferenta proiectului (in procente din valoarea totala a cheltuielii)

Documentul care atesta efectuarea platii - ordin de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;

personalului auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile

i/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii potale, servicii curierat.

74

Manualul Beneficiarului

Documentul care sta la baza efectuarii Tipul cheltuielii platii

Documentul care atesta efectuarea platii electronice)

Servicii

de

administrare

- contract; - factura; - decizia interna a reprezentantului legal privind cota aferenta proiectului (in procente din valoarea totala a cheltuielii)

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

cldirilor: ntreinerea curent, asigurarea securitii cldirilor, salubrizare i igienizare.

- Servicii de ntreinere i reparare mijloace ntreinere reparaii ntreinere echipamente de i

- contract; - factura; - decizia interna a reprezentantului legal privind cota aferenta proiectului (in procente din valoarea totala a cheltuielii)

- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)

transport: echipamente, echipamente,

mijloace

de

transport, reparare mijloace de transport.

La data elaborarii prezentului manual, cheltuielile indirecte se deconteaza pe baza de documente justificative si numai in limita acestora, cu respectarea clauzelor contractuale. Astfel, daca un beneficiar are documente justificative intr-un procent mai mic decat cel stipulat in contractul de finantare, AMPOSDRU/OI responsabil ii va returna doar suma justificata cu documente. In cazul in care documentele justificave sunt in valoare mai mare decat suma absoluta obtinuta prin aplicarea procentului aferent cheltuilelilor indirecte, AMPOSDRU/OI responsabila va rambursa sumele cheltuite doar in limita plafonului maxim, stabilit prin aplicarea procentului respectiv. Procentul aferent cheltuilelilor indirecte, stabilit conform contractului de finantare se aplica la nivelul fiecarei cereri de rambursare transmise catre AMPOSDRU/OI responsabil.

Pe viitor, in vederea simplificarii procesului de verificare a cheltuielilor si respectand prevederile articolului 11.3 (b) din Regulamentul Comisiei nr.1081/2006, asa cum a fost modificat prin Reg CE 396/2009, costurile indirecte se vor deconta direct si automat doar pe baza cheltuielilor directe certificate de AMPOSDRU/OI responsabil prin aplicarea forfetara a procentului stabilit in contractul de finantare (aferent cheltuielilor indirecte), fara a fi nevoie de prezentarea de documente justificative. Implementarea acestui sistem va fi operationala din momentul agrearii acestuia de catre serviciile specializate ale Comisiei Europene.

75

Manualul Beneficiarului

Beneficiarii vor avea obligatia inregistrarii analitice in contabilitatea proiectului, toate costurile indirecte si vor pastra documentele suport in conformitate cu prevederile contractului de finantare.

Pana la aplicarea mecanismului de declarare in mod forfetar a cheltuielilor indirecte (rambursare automata a cheltuielilor fara a prezenta documente justificative), Autoritatea de Management/Organismele Intermediare responsabile vor avea posibilitatea verificarii sumelor aferente costurilor indirecte declarate de catre Beneficiar, prin efectuarea de vizite la fata locului si confruntarea valorilor solicitate spre rambursare cu documentele justificative si cu inregistrarile contabile.

Costurile indirecte din cadrul proiectului, declarate in mod forfetar, se stabilesc prin aplicarea unui procent fix la totalul costurilor directe (mai putin costurile de tip FEDR) prevazute in bugetul proiectului. Acest procent este stabilit de catre AM, si poate fi diferit in functie de tipologia si de marimea proiectului. Pentru fiecare tip de proiect, procentul folosit pentru stabilirea valorii costurilor indirecte este cel stabilit in ghidul solicitantului in cadrul capitolului 15 Bugetul proiectului. In cazul in care pe durata proiectului valoarea costurilor directe scade, valoarea costurilor indirecte va fi recalculata prin aplicarea procentului stabilit in ghidul solicitantului la noua valoare a costurilor directe

5.2 Conturi bancare

Care sunt categoriile de beneficiari pentru care este reglementata deschiderea de conturi? In vederea reglementarii modului de deschidere a conturilor, au fost definite mai multe categorii de Beneficiari, dupa cum urmeaza:

Beneficiari care sunt finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale (Art. 5 alin. (1), din OUG nr.64/2009)

Ministerul Transporturilor, Compania Naional de Autostrzi i Drumuri Naionale din Romnia S.A., Compania Naional de Ci Ferate "C.F.R" - S.A., Regia Autonom "Administraia Fluvial a Dunrii de Jos" Galai, Compania Naional "Administraia Porturilor Maritime" - S.A. Constana, Compania Naional "Administraia Porturilor Dunrii Maritime" - S.A. Galai, Compania Naional "Administraia Porturilor Dunrii Fluviale" - S.A. Giurgiu, Compania Naional "Administraia Canalelor Navigabile" - S.A., Compania Naional "Aeroportul Internaional Henri Coand - Bucureti" - S.A., Societatea Naional "Aeroportul Internaional Bucureti Bneasa - Aurel Vlaicu" - S.A., Societatea

76

Manualul Beneficiarului

Naional "Aeroportul Internaional Mihail Koglniceanu - Constana" - S.A., Societatea Naional "Aeroportul Internaional Timioara - Traian Vuia" - S.A. (Art. 5 alin. (2), OUG nr.64/2009) Ministerul Mediului, Administraia Naional "Apele Romne. (Art. 5 alin. (3), OUG nr.64/2009) Instituii publice finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale (Art. 5 alin. (4), OUG nr.64/2009) Beneficiari care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului local, beneficiari care sunt entiti finanate integral din bugetele acestora. (Art. 6 alin. (1), OUG nr.64/2009) Beneficiari care sunt entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale. (Art. 6 alin. (2), OUG nr.64/2009) Alte categorii de beneficiari, altele decat cele mentionate mai sus

Unde se deschid conturile dedicate ale proiectului?

Pentru derularea operaiunilor financiare aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, beneficiarii prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009, indiferent de sistemul de finanare i de subordonare, au obligaia s deschid conturi n sistemul Trezoreriei Statului. Pentru operaiunile financiare aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, derulate ntre AM POSDRU i beneficiari, altii decat cei prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009, beneficiarii pot opta pentru deschiderea conturilor n sistemul Trezoreriei Statului sau n bnci comerciale. Pentru beneficiarii, alii dect cei prevzui la art.5 alin.(1) - (3) i art.6 alin.(1) din OUG nr.64/2009, in cazul n care contul dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii este deschis la Trezoreria statului, sumele primite ca prefinanare aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi efectuate din acest cont (operatiuni in valuta sau cu numerar), potrivit reglementrilor n vigoare, pot fi transferate de ctre beneficiari n conturi deschise la bnci comerciale cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului, avand obligativitatea notificarii acestor conturi in prealabil catre AM.

Ce conturi trebuie deschise de Beneficiari? In functie de natura Beneficiarului, se pot deschide urmatoarele tpuri de conturi: pentru utilizarea sumelor primite din prefinanare

77

Manualul Beneficiarului

pentru , rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate pe ani diferiti in functia de data platilor efective (anul curent sau anii anteriori)

pentru restituirea de la bugetul de stat de catre AMPOSDRU a sumelor reprezentnd contravaloarea taxei pe valoarea adugat pltite de beneficiarii prevazuti la art 15 alin 1 din OUG nr.64/2009 n scopul implementrii proiectelor.

n cazul proiectelor implementate n parteneriat, liderul parteneriatului (beneficiarul) are obligaia deschiderii unui cont general de disponibiliti n vederea primirii de la Autoritatea de management att a sumelor aferente prefinanrii, ct i a celor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului i restituirii contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, conform prevederilor art.7 din OUG nr.64/2009.

O prezentare grafica a conturilor ce trebuie deschise de Beneficiari este prezentata in figura de mai jos.

Ce se intampla cu dobanda generata in conturile proiectului? Dobnda acumulat n contul dedicat exclusiv pentru primirea prefinantarii deschis de Beneficiari, alii dect cei prevzui la art.5 alin.(1) - (3) i art.6 alin.(1) din OUG nr.64/2009 menionat, aferent prefinanrii rmas disponibil n cont se raporteaz Autoritii de management i se deduce de ctre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor pn la plata final, inclusiv.

78

79

5.3 Previziunea fluxului de numerar (cash flow)

Cash flow-ul reprezinta diferenta intre incasarile curente si platile curente ale unei companii.

Pentru proiectele finantate in cadrul POS DRU, dar si in cazul altor proiecte finantate din fonduri europene nerambursabile, cash flow-ul la nivel de proiect se calculeaza ca suma tuturor intrarilor in contul proiectului (inclusiv cheltuielile ne-eligibile si cele din bugetul beneficiarului) din care se deduc toate iesirile de numerar aferente decontarii cheltuielilor aferente proiectului.

In cadrul organizatiei Beneficiarului aceasta previzionare a evolutiei cash flow-ului proiectului poate folosita si ca instrument de analiza a impactului proiectului asupra organizatiei din punct de vedere al cash flowului.

Astfel, previziunea fluxurilor de numerar poate fi folosita ca suport pentru diverse raportari de transmis catre AM sau pentru analiza fiannciara proprie.

Conform Articolului 7 , alin (1) din contractul de finantare, Beneficiarul are obligatia de a completa si transmite AMPOSDRU/OIPOSDRU graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (Anexa 7) .

De asemenea, conform Articolului 9, alin (21) pe toat perioada de implementare a proiectului, Beneficiarul va transmite OI, la fiecare 3 (trei) luni, previziuni actualizate privind cheltuielile care urmeaz a fi efectuate n trimestrul urmtor.

Previziunea cash flow-ului poate oferi o fundamentare temeinica la intocmirea graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (Anexa 7) si a Previziunilor actualizate (cash-out).

Informatiile completate in cele doua anexe vor fi corelate intre ele, iar la completarea lor se va tine seama de informatiile completate in Graficul activittilor de implementare a Proiectului si de estimarea bugetara din Bugetul cererii de finantare.

Mai multe detalii privind previziunea fluxului de numerar sunt prezentate in cadrul Ghidului privind realizarea previziunilor de flux de numear aferente proiectetelor implementate de Beneficiari, precum si intocmirea de situatii sinteza, conform cerintelor din contractul de finantare, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

80

Manualul Beneficiarului

5.4 Acordarea prefinantarii/rambursarea cheltuielilor

5.4.1 Acordarea prefinantarii

Ce este prefinantarea? Prefinantarea reprezinta sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale catre un Beneficiar, in cadrul unui proiect finantat din instrumente structurale, in baza unui contract de finantare incheiat intre Beneficiar i Autoritatea de Management/Organismul intermediar responsabil, in vederea asigurarii derularii corespunzatoare a proiectului.

Cine poate solicita prefinatarea? Prefinanarea va putea fi solicitat de ctre categorii de beneficiari ai proiectelor care nu se regsesc n categoria ordonatorilor de credite finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau din bugetele fondurilor speciale15.

Beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau ai bugetelor fondurilor speciale nu vor putea solicita fonduri cu titlu de prefinanare; acetia vor include sumele necesare finanrii valorii totale a contractelor de finanare n bugetul propriu, n funcie de cheltuielile estimate pentru anul respectiv, pe baza fielor de fundamentare ale proiectelor finanate, avizate de principiu de ctre AMPOSDRU, i din care acetia vor solicita creditele bugetare necesare plii integrale ale cheltuielilor aferente proiectului.

Mai multe detalii privind categoriile de Beneficiari si conditiile de solicitare a prefinantarii sunt prezentate in OUG 64/2009 si Normele de aplicare ale acesteia aprobate prin Ordinul MFP 2548/2009.

Cand se solicita prefinatarea? Beneficiarul poate solicita AMPOSDRU/OI responsabil plata prefinantarii imediat dup demararea proiectului.
Detalii privind categoriile de beneficiari care pot solicita prefinantare sunt prezentate in cadrul Ordinului nr. 2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen
15

81

Manualul Beneficiarului

Este obligatorie solicitarea acordarii prefinanrii? Solicitarea acordarii prefinanrii nu este obligatorie. n situatia n care beneficiarul nu dorete acordarea prefinanrii, dup data de demarare a proiectului, va implementa proiectul folosind fonduri proprii ce ulterior vor fi rambursate. In acest caz va solicita AMPOSDRU/OI responsabil rambursarea cheltuielilor, respectand instructiunile ce se regasesc la capitolul 5.3.2. Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.

Cum se solicita prefinantarea? Ce documente sunt necesare? In vederea obtinerii prefinantarii, Beneficiarul va completa o cerere de prefinanare, potrivit formatului standard stabilit prin contractul de finantare. Prefinanarea se va plti n Lei n contul special deschis n sistemul trezoreriei publice sau la banci comerciale, in conformitate cu legislaia n vigoare i utilizat exclusiv pentru proiect de ctre beneficiar. Transferul sumelor reprezentnd prefinanarea solicitat de beneficiari conform contractelor de finanare se realizeaz cu condiia existenei urmtoarelor documente: a) solicitare scris din partea beneficiarului, conform contractului de finanare, b) scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate, numai n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis. c) formularul de identificare financiar (Anexa 6) i comunicarea/convenia emis de Trezoreria Statului/banca comercial privind deschiderea unui cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinantarii

Ca exceptie de la regula generala de acordare a prefinantarii asa cum este ea reglementata in cadrul Ordinului nr. 2548/2009, in termen de cel mult un an de la data semnarii contractului de finantare, Beneficiarul va furniza AMPOSDRU/OI responsabil un contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, cu excepia proiectelor a cror implementare se realizeaz fr ncheierea vreunui astfel de contract.

n cazul n care beneficiarul nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic n condiiile mentionate mai sus, AMPOSDRU are responsabilitatea recuperrii sumelor acordate beneficiarilor cu titlu de prefinantare.

82

Manualul Beneficiarului

Care este valoarea prefinanrii? Valoarea prefinantarii difera in functie de axele prioritare din cadrul Programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Pentru axele prioritare 15 din cadrul POS DRU, prefinanarea se acord n procent de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare. n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale. Valoarea tranelor anuale este n cuantum de 30% din valoarea eligibil a bugetului aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n contractul de finantare. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare.

O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar. Modalitatea de recuperare a prefinanrii este detaliat n cadrul capitolului 5.3.2. Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.

Exemplu: Pentru a exemplifica, vom considera un proiect multianual, a carui valoare eligibila este de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON. Valoarea proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON; an2: 1.000.000 RON; an3: 1.000.000 RON

Valoarea eligibila a proiectului Valoare buget anul I Prefinantarea pentru anul I (30% Valoare buget anul I) Valoare buget anul II Prefinantarea pentru anul II (30%x Valoare buget anul II) Valoare buget anul III (30%x Valoare buget anul II) TOTAL prefinantare acordata (30%x Valoarea eligibila a proiectului)

3.000.000,00 RON 1.000.000 RON 300.000 RON

1.000.000 RON 300.000 RON

1.000.000 RON 300.000 RON 900.000 RON

83

Manualul Beneficiarului

Pentru axa prioritara 6 din cadrul POS DRU, prefinanarea se acord n procent de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare.

n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale. Valoarea tranelor anuale este n cuantum de 40% din valoarea eligibil a bugetului aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n contractul de finantare. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare.

O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar. Modalitatea de recuperare a prefinanrii este detaliat n cadrul capitolului 5.4.2. Rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului din prezentul manual.

Exemplu: Pentru a exemplifica, vom considera un proiect multianual, a carui valoare eligibila este de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON. Valoarea eligibila a proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON; an2: 1.000.000 RON; an3: 1.000.000 RON

Valoarea eligibila a proiectului Valoare buget anul I Prefinantarea pentru anul I (40% Valoare buget anul I) Valoare buget anul II Prefinantarea pentru anul II (40%x Valoare buget anul II) Valoare buget anul III Prefinantarea pentru anul III (40%x Valoare buget anul III) TOTAL prefinantare acordata (40%x Valoarea eligibila a proiectului)

3.000.000,00 RON 1.000.000 RON 400.000 RON

1.000.000 RON 400.000 RON

1.000.000 RON 400.000 RON

1.200.000 RON

Modalitatea de calcul efectiv a prefinantarii, plecand de la bugetul proiectului, este prezentata in exemplul de mai jos.

84

Manualul Beneficiarului

Exemplu:

Unde se depune cererea de prefinantare? Cererea de prefinanare se poate depune la sediul AMPOSDRU sau la sediul Organismului Intermediar responsabil de implementarea proiectului, dupa caz.

In cat timp se va face plata prefinanrii? Transferul sumelor aferente prefinanrii din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului se efectueaz n termen de maxim 15 zile calendaristice de la data nregistrrii cererii de prefinantare la AMPOSDRU/OI responsabil.

AMPOSDRU/OI poate opri curgerea acestui termen n cazul n care sunt necesare clarificri, sau informaii suplimentare n legtura cu documentele transmise de ctre Beneficiar. Beneficiarul va furniza clarificri n termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la solicitarea emis de ctre AMPOSDRU/OI. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate.

85

Manualul Beneficiarului

Cum se recupereaza prefinanarea acordata? Suma acordat sub forma prefinanrii se va recupera integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de dumneavoastr, n calitate de beneficiar. Recuperarea se va efectua ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare. Astfel, sumele acordate cu titlu de prefinantare se vor recupera prin deducerea din fiecare cerere de rambursare intermediar solicitat a unui procent de 35% din valoarea cheltuielilor eligibile certificate de AMPOSDRU/OI responsabil (excluznd contravaloarea TVA). Prefinantarea transferat se va restitui de ctre Beneficiar dac nici o cerere de rambursare intermediar nu a fost depus n termen de 6 (sase) luni de la data primirii acesteia de ctre Beneficiar. Cu ocazia transmiterii ultimei cereri de rambursare intermediar AMPOSDRU va putea aplica un procent de recuperare a prefinantrii diferit de cel mentionat anterior, astfel nct suma aferent prefinantrii s fie recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare.

Ce se intampla daca prefinantarea nu a putut fi recuperata integral? Dac prefinantarea nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferenta rmas nerecuperat trebuie pltit de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU, n termen de 15 de zile calendaristice de la notificarea transmis de ctre AMPOSDRU. Beneficiarul este obligat s transmit o copie a ordinului de plat ctre AMPOSDRU, n termen de 5 zile lucrtoare de la data efecturii pltii.

5.4.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului

Ce este rambursarea? Rambursarea este procesul prin care cheltuielile efectuate de catre Beneficiari, in cadrul proiectului, sunt cumulate si cerute spre decontare Autoritatii de Management.

Cand se solicita rambursarea cheltuielilor?

Cerererile de rambursare intermediare Momentul in care Beneficiarul poate solicita rambursarea intermediara difera in functie de durata proiectului si de ritmul implementarii activitatilor, asa cum au fost ele stabilite in cererea de finantare.

86

Manualul Beneficiarului

Astfel, cererile de rambursare intermediar vor fi transmise AMPOSDRU/OIPOSDRU atunci cnd valoarea cheltuielilor angajate si pltite de Beneficiar reprezint cel putin: a) pentru proiectele cu durata de pn la un an, inclusiv: 15% din valoarea total eligibil a proiectului; b) pentru proiectele cu durata ntre un an si doi ani, inclusiv: 10% din valoarea total eligibil a proiectului; c) pentru proiectele cu durata ntre doi ani si trei ani, inclusiv: 5% din valoarea total eligibil a proiectului.

n cazuri exceptionale, ce vizeaz implementarea continu si fr ntrerupere a Proiectului, Beneficiarul va putea transmite o cerere de rambursare intermediar si atunci cnd cheltuielile declarate reprezint un procent mai mic dect cel mentionat mai sus, cu o justificare adecvat privind conditiile de implementare ale Proiectului. AMPOSDRU si rezerv dreptul de a nu accepta cererea de rambursare respectiv dac va considera c justificarea transmis de Beneficiar privind conditiile de implementare ale Proiectului nu este fundamentat suficient.

Beneficiarul va transmite prima cerere de rambursare intermediar n maxim 6 luni de la data primirii prefinantrii sau n maxim 6 luni de la data nceperii implementrii proiectului.

n situaia nerespectrii acestui termen, AMPOSDRU/OI responsabil poate dispune rezilierea contractului, fapt care aduce dup sine si restituirea prefinanrii acordate (daca a fost acordata).

Cerererea de rambursare finala Cererea de rambursare final va fi transmis AMPOSDRU/OI responsabil n termen de 30 zile de la finalizarea perioadei de implementare a Proiectului.

Care este mecanismul de rambursare? Rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectelor finantate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementarii proiectului. La rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, se vor lua in calcul doar cheltuielile angajate si pltite i care sunt susinute de documente justificative cu valoare probatorie. n vederea rambursrii cheltuielilor, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, transmitei AMPOSDRU/OI responsabil cererea de rambursare nsoit de evidenta cheltuielilor, raportul de verificare a cheltuielilor emis de auditorul financiar independent, raportul tehnico-financiar precum i documentele justificative

87

Manualul Beneficiarului

tehnice i financiare care atest cheltuielile angajate i pltite. Cererea de rambursare a cheltuielilor, evidenta cheltuielilor, Raportul de verificare a cheltuielilor i raportul tehnico-financiar vor fi transmise ctre AMPOSDRU/OI responsabil, conform formatelor standard stabilite prin contractul de finantare.

Atenie! n momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile declarate trebuie s fie angajate i pltite.

Mecanismul general de rambursare a cheltuielilor este prezentat in schema de mai jos.

Fluxul documentelor Fluxul rambursrii cheltuielilor

88

Manualul Beneficiarului

Ce documente suport vor fi transmise odata cu cererea de finantare?

Inaintea depunerii Cererilor de Rambursare la sediul AMPOSDRU/OI, beneficiarii vor introduce in modulul Action Web datele mentionate in evidenta cheltuielilor, asa cum sunt prezentate in cadrul Cererii de Rambursare.

In functie de clasa de risc aferenta proiectului, calculata conform metodologiei AMPOSDRU/OI, beneficiarii vor atasa Cererii de Rambursare doar o parte din documentele justificative sau toate documentele justificative aferente cheltuielilor eligibile declarate in cadrul cererii de rambursare, dupa caz.

Dupa introducerea in modulul ActionWeb a tuturor datelor din Lista documentelor suport a cheltuielilor eligibile, sistemul va genera automat lista tranzactiilor pentru care beneficiarii trebuie sa ataseze documente justificative care sa insoteasca Cererea de Rambrusare ce va fi transmisa la AMPOSDRU/OI.

Ca exceptie, pentru prima Cerere de Rambursare depusa la AMPOSDRU/OI, vor fi transmise de catre toti beneficiarii, 100% din documentele justificative aferente cheltuielilor eligibile declarate, indiferent de riscul proiectului.

In cazurile in care cererile de rambursare vor fi insotite doar de o parte a documentelor justificative, corespunzatoare listei de tranzactii generate automat in modului ActionWeb, AMPOSDRU/OI are dreptul de a solicita documente justificative suplimentare in vederea aprobarii cererii de rambursare, daca considera necesar.

Detalii privind utilizarea ActionWeb sunt prezentate in cadrul Ghidului privind utilizarea ActionWeb Modulul Administrare, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

Unde se depune cererea de rambursare? Cererea de rambursare se poate depune la sediul AMPOSDRU sau la sediul OI responsabil, dupa caz.

89

Manualul Beneficiarului

In cat timp se vor rambursa sumele aferente cheltuielilor eligibile? Transferul sumelor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului/de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectueaz n termen de maxim n termen de maxim 45 (patruzecisicinci) de zile calendaristice de la data nregistrrii cererii de rambursare la AMPOSDRU/OIPOSDRU. Acest termen se poate suspenda n cazul n care sunt necesare clarificri, documente sau informaii suplimentare. n acest caz, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, suntei obligat s furnizai orice clarificare, document sau informaie suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitrii. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate. Pentru beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau ai bugetelor fondurilor speciale i care sunt finanai integral din aceste bugete, dup verificarea cheltuielilor, sumele aferente rambursrii cotei parte din cheltuielile eligibile efectuate, corespunztoare finanrii din instrumente structurale, se vireaz cu celeritate de ctre AMPOSDRU, n conturile de venituri deschise pe codurile de identificare fiscal ale beneficiarilor la unitile Trezoreriei statului prin care acetia i desfoar activitatea.

Pot exista diferente intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar? Suma acordat sub forma prefinanrii se recupereaz integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de beneficiari. Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare. Aplicand acest mecanism, in cazul acordarii prefinantarii, va exista o diferenta intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar.

Pot exista cazuri in care, dupa verificarea cererilor de rambursare, suma certificata pentru plata de catre AM/OI sa fie mai mica decat suma solicitata spre rambursare de catre Beneficiar. In acest caz, procentul de recuperare a prefinantarii se va aplica la valoarea sumei certificate.

90

Manualul Beneficiarului

Pentru o mai buna intelegere a mecanismului de recuperare al prefinantarii, va rugam sa consultati exemplul prezentat la sfarsitul acestui subcapitol.

Ce se intampla daca se depaseste suma prevazuta in buget pentru un an de implementare? Dar daca se fac economii? Ca regula generala sumele prevazute in bugetul proiectului aferente anilor de implementare sunt limitative, reprezentand plafoane obligatorii a fi respectate. Totusi, la solicitarea Beneficiarului si cu o justificare corespunzatoare, AMPOSDRU/OI responsabil poate aproba depasirea sumei anuale alocate initial, cu semnarea unui adendum la contractul de finantare. Daca intr-un an de implementare nu se atinge valoarea stabilita in buget pentru acel an de implementare suma va fi reportata automat in anul urmator de implementare.

Mecanismul de rambursare - Exemplu

Pentru a exemplifica mecanismul de rambursare al cheltuielilor se considera un proiect multianual, in valoare de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON, iar Beneficiarul a solicitat acordarea prefinantarii.

Valoarea proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON An2: 1.000.000 RON An3: 1.000.000 RON Procentul de recuperare a prefinantarii: 35%

Detalii privind rambursarea cheltuielilor si recuperarea prefinantarii sunt prezentate in tabelul de mai jos.

91

92

5.5 Rambursarea TVA

Rambursarea taxei pe valoarea adaugata inregistrate in cadrul proiectelor finantate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementarii proiectului. La rambursarea taxei pe valoarea adaugata aferenta cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, se va lua in calcul doar taxa pe valoarea adaugata platita i care este susinuta de documente justificative cu valoare probatorie.

Cine poate beneficia de rambursarea TVA?

Beneficiarii rambursarilor de taxa pe valoarea adaugata, conform art.15, alin 1 din OUG 64/2009, sunt:

instituii publice finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat ori bugetele fondurilor speciale;

autoriti ale administraiei publice locale sau entiti publice finanate integral din bugetele acestora;

entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale;

organisme neguvernamentale nonprofit, de utilitate public, cu personalitate juridic, care funcioneaz n domeniul dezvoltrii regionale;

organisme neguvernamentale nonprofit, cu personalitate juridic, pentru activitatea desfurat fr scop patrimonial;

uniti de cult i structuri ale cultelor aparinnd cultelor religioase recunoscute n Romnia, conform Legii nr. 489/2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor;

societi comerciale care au calitatea de furnizori de formare profesional, care desfoar numai activiti scutite de taxa pe valoare adugat, fr drept de deducere, conform prevederilor art. 141 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare;

operatori regionali de ap, definii n baza art. 2 lit. g1) din Legea serviciilor comunitare de utiliti publice nr. 51/2006, cu modificrile i completrile ulterioare

n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, sumele pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul

93

Manualul Beneficiarului

proiectelor finanate prin POSDRU, se acord beneficiarilor menionai mai sus, numai cu condiia nedepirii intensitii maxime admise a ajutorului de stat/de minimis.

Care sunt etapele rambursarii TVA?

1) In vederea rambursarii taxei pe valoarea adaugata aferenta cheltuielilor eligibile Beneficiarul va incheia un Act Aditional la Contractul de Finantare, prin care se va stabili suma maxima de rambursat cu acest titlu. Pentru incheierea actului aditional, Beneficiarul va inainta catre AMPOSDRU/OI responsabil i o not de fundamentare n care se va estima valoarea totala a TVA de rambursat, aferenta cheltuielilor eligibile ce vor fi efectuate de Beneficiar si/sau partenerul/partenerii acestuia pe intreaga perioada de derulare a proiectului. Estimarea TVA de rambursat va avea in vedere doar activitatile purtatoare de TVA, aferente cheltuielilor directe eligibile. 2) Pentru rambursarea TVA, Beneficiarii eligibili vor transmite la AM/OI responsabil o cerere de rambursare impreuna cu alte documente solicitate. 3) In urma verificarii documentatiei, AMPOSDRU/OI responsabil autoritatea va emite un accept (autorizare plata)/refuz de plata in functie de documentatia prezentata de Beneficiar. In caz de refuz, autoritatea va motiva refuzul si va indruma Beneficiarul pentru a face corectiile necesare. 5) AMPOSDRU va efectua rambursarea cheltuielilor reprezentand contravaloarea TVA n termen de 15 (cinsprezece) zile lucratoare de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil autorizeaza plata.

Atenie! La momentul depunerii cererii de rambursare a taxei pe valoarea adaugata, suma ceruta spre rambursare trebuie sa fie platita catre furnizorii de servicii/produse.

Ce trebuie sa cuprinda dosarul de rambursare?

Pentru rambursarea TVA, Beneficiarii eligibili vor transmite la AM/OI responsabil documente: a) cererea de rambursare a taxei pe valoarea adugat;

urmatoarele

94

Manualul Beneficiarului

b) borderoul cuprinznd documentele justificative pentru bunurile i serviciile achiziionate; c) documentele justificative care atest achiziionarea bunurilor i/sau a serviciilor, precum i documentele de plat n copie; d) balana de verificare lunar care s probeze nregistrarea n contabilitatea distinct a proiectului, a sumei solicitate la plat privind taxa pe valoarea adgat aferent cheltuielilor eligibile.

In cazul in care documentatia depusa este incompleta sau se constat erori materiale, AMPOSDRU/OIPOSDRU va notifica n scris beneficiarul solicitnd completarea documentaiei i/sau corectarea erorilor; procesul de rambursare se suspend pn la completarea dosarului/corectarea erorilor. Dac n termenul stabilit n comunicare benenficiarul nu face demersurile necesare, AMPOSDRU/OI POSDRU va face corectiile financiare necesare si va rambursa TVA doar pentru activitatile pentru care s-au furnizat documente corespunzatoare.

In cat timp se ramburseaza sumele reprezentand contravaloarea TVA?

Transferul sumelor aferente rambursrii contravalorii taxei pe valoarea adugat din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului/de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectueaz n termen de maxim 15 zile lucrtoare de la data la care AMPOSDRU autorizeaz plata.

Beneficiarii enumerati la art.15, alin 1 din OUG 64/2009, potrivit prevederilor Legii nr. 571/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, i exercit dreptul de deducere a taxei pe valoarea adugat aferente cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programelor operaionale au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd taxa pe valoarea adugat dedus, a crei contravaloare a fost pltit beneficiarilor potrivit OUG 64/2009, n termen de 3 zile lucratoare de la data incasarii acestora. (art. 15, alin. (3) OUG 64/2009 coroborat cu art. 9 din Normele de Aplicare a OUG 64/2009).

Mecanisme/conditii de aplicare a TVA Detalii privind aplicarea TVA sunt prezentate in cadrul Ghidului informativ privind aplicarea taxei pe valoarea adaugata (TVA), postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

95

Manualul Beneficiarului

5.6 Utilizarea cursului de schimb valutar

Potrivit prevederilor Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 1752/2005 actualizat, contabilitatea unei companii romanesti se tine in limba romana si in moneda nationala.

Pentru necesitile proprii de informare, entitile pot opta pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale i ntr-o alt moned. Cursul utilizat pentru conversia n moneda naional a situaiilor financiare anuale ntocmite ntr-o alt moned este cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru data bilanului. Acest curs se prezint n notele explicative. (alin.2 din Reglementare din 17/11/2005 actualizata conforma cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene Anexa la OMF 1752/2005).

In cazul in care Compania inregistreaza operatiuni in valuta sau are conturi bancare in alte monede decat moneda nationala, trebuie sa tina o evideta distincta in lei si in valuta. Operaiunile financiare n lei sau n valut se efectueaz cu respectarea regulamentelor emise de Banca Naional a Romniei i a altor reglementri emise n acest scop (punctul 146 din Reglementare din 17/11/2005 actualizata conforma cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene Anexa la OMF 1752/2005)

Mai multe detalii privind implicatiile tranzactiilor in valuta sunt prezentate in cadrul Ghidului privind relatiile de parteneriat intre diverse entitati de drept public si privat, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

5.7 Recuperarea sumelor platite necorespunzator

Conform Contractului de Finantare, Beneficiarul trebuie sa se respecte anumite cerinte contractuale a caror nerespectare poate duce la obligativitatea restituirii in intregime sau partial a sumelor primite pe parcursul desfasurarii proiectului. In unele cazuri, incalcarea de catre Beneficiar a unor prevederi contractuale pot fi considerate nereguli, ducand astfel si la recuperarea sumelor platite necorespunzator.

96

Manualul Beneficiarului

Care sunt cazurile in care Beneficarii sunt obligati sa returneze catre AM sumele primite? Cazurile in care Beneficarii sunt obligati sa returneze catre AM sumele platite necorespunzator sunt urmatoarele:

1. Conform Art 6. din Contractului de Finantare semnat de catre Beneficiar, se prevede ca in situatia in care s-a acordat prefinantare unui proiect, Beneficiarul are obligatia contractuala de a depune prima cerere de rambursare intr-o perioada maxima de 6 luni. In cazul in care Beneficiarul a solicitat acordarea

prefinantarii, si in termen de 6 luni de la data primirii prefinantarii nu trimite catre AM/OI prima cerere de rambursare, in acest caz, Beneficiarul va returna integral valoarea prefinatarii. 2. Conform Art. 5 din Contractul de Finantare, in cazul acordarii prefinantarii, in termen de cel mult un an de la data semnrii contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia prezentrii unui contract de achiziie de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat cu un operator economic. In cazul n care Beneficiarul nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic, n termen de cel mult un an de la data semnrii contractului de finanare, acesta are obligaia restituirii prefinanrii primite. 3. Conform Art 9 din Contractul de Finantare, Beneficiarul se oblig s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea Proiectului. n cazul nerespectrii acestei obligaii, Beneficiarul se oblig s restituie contravaloarea echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului. 4. Conform Art 9 din Contractul de Finantare, Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU. In cazul nerespectrii acestor prevederi, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent Proiectului, reprezentnd asistena financiar nerambursabil 5. Indentificarea unei nereguli, in urma verificarilor la fata locului efectuate de catre AM/OI. Pentru detalii referitoarea la acest caz, va rugam sa consultati sectiunea Nereguli a prezentului manual. 6. In cazul in care in urma verificarilor la fata locului, se constata obtinerea de catre Beneficar a unor venituri din urma implementarii proiectului si se constata ca ele nu au fost declarate in Cererile de rambursare intermediare/finala de catre Beneficiar, valoarea veniturilor generate vor fi returnate Autoritatii de Management.

97

Manualul Beneficiarului

7. In cazul in care prefinanarea (daca a fost solicitata de catre Beneficiar) nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferena rmas nerecuperat va fi returnata de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU

Cand se returneaza sumele transferate beneficiarilor dar care nu sunt considerate neregului? Conform Art.11 din Contractul de Finantare, in cazul sumelor pltite necorespunztor de ctre AMPOSDRU, Beneficiarul are obligaia de a restitui sumele respective n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data transmiterii referatului de restituire de ctre AMPOSDRU/OI.

Cand se returneaza sumele transferate beneficiarilor urmare contatarii unor neregului? Termenele de rambusare a sumelor platite necuvenit urmare constatarii unor nereguli, vor trebui rambursare de catre Beneficiari in ternemele stabile in Procesul verbal de constatare. Astfel, termenul de plat se stabilete n funcie de data comunicrii titlului de crean (Procesului verbal de constatare) n condiiile Codului de procedur fiscal sau potrivit legii, dup caz.

Cum se va stinge datoria fata de AMPOSDRU? Stingerea creanelor bugetare rezultate din nereguli se realizeaz prin plata voluntar efectuat de ctre Beneficiari, prin deducerea din plile urmtoare pe care sunt ndreptite s le primeasc Beneficiarii de la AMPOSDRU, prin executare silit ori prin alte modaliti prevzute de lege. Recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli, prin plata voluntar sau deducerea din plile urmtoare pe care sunt ndreptite s le primeasc Beneficiarii, se efectueaz n conturile indicate n titlul de crean, n moneda stabilit n contractul de finanare. Recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli, prin executare silit, se efectueaz n lei, conform Codului de procedur fiscal, n conturile indicate n titlul executoriu sau comunicate de AMPOSDRU.

In cazul in care Beneficiarii nu vor returna sumele platite necuvenit catre AMPOSDRU in termenul stabilit si nu mai pot fi recuperate sume prin deducerea din plati ulterioare catre Beneficiari, AMPOSDRU va fi instiintata Autoritatea Nationala de Administrare Fiscala (ANAF), in vederea inceperii procedurii de executare silita.

98

Manualul Beneficiarului

5.8 Contabilitatea proiectului

5.8.1 Cerine privind organizarea contabilitii aferente proiectului

Pentru fiecare proiect, Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, utiliznd conturi analitice dedicate, n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare.

Beneficiarii prevzui la art.5 alin.(1) - (3) din OUG nr. 64/2009 nregistreaz n evidena extracontabil rambursrile de cheltuieli aferente instrumentelor structurale pe baza notificrilor primite de la AMPOSDRU, n conformitate cu prevederile art. 7 alin. (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009.

nregistrrile contabile aferente proiectului vor fi realizate de ctre un expert contabil/ contabil desemnat n condiiile legii care va semna i data documentele contabile aferente operaiunilor din cadrul proiectului.

Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea Beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul Proiectului vor fi tampilate cu meniunea Solicitat rambursare FSE - POSDRU n vederea evitrii dublei finanri.

Expertul contabil, n cazul achiziionrii de servicii, va fi selectat cu respectarea condiiilor prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice sau ale instruciunilor emise de AMPOSDRU n cazul n care Beneficiarul nu reprezint Autoritate Contractant n sensul legislaiei nationale privind atribuirea contractelor de achiziii publice, cu excepia situaiei n care acesta are raporturi juridice de munc sau civile anterioare sau ulterioare momentului semnrii contractului de finanare.

Prin excepie, pentru beneficiarii instituii publice care au constituit la nivelul instituiei un compartiment de contabilitate, expertul contabil/ contabilul poate fi reprezentat de ctre eful compartimentului contabilitate/contabilul desemnat s asigure evidena contabil a proiectului.

Prin act administrativ, conductorul instituiei publice va putea angaja i un expert contabil/contabil autorizat, membru activ al Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia, pentru a asigura contabilitatea proiectului, n conformitate cu prevederile prezentului contract de finanare.

Expertul contabil, n cazul achiziionrii de servicii, va fi selectat de ctre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizati din Romnia.

99

Manualul Beneficiarului

Serviciile de contabilitate vor fi contractate pentru toat durata de implementare a proiectului. n situaia rezilierii contractului de servicii ncheiat cu expertul contabil, Beneficiarul va notifica AMPOSDRU sau OI responsabil i va justifica motivele care au condus la luarea acestei decizii.

Contractul de servicii de contabilitate se reziliaz unilateral de ctre Beneficiar n cazul n care, pe durata prestrii serviciilor, expertului contabil i s-a retras aceasta calitate de catre CECCAR. Beneficiarul va include n contractul de servicii de contabilitate i clauza rezilierii unilaterale a contractului n cazul n care expertul contabil nu mai are calitatea de expert contabil recunoscut de CECCAR.

Pentru operaiunile gestionate n cadrul POSDRU, in vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale AMPOSDRU i cele ale Beneficiarilor, acetia din urm au obligaia transmiterii Formularului 9 (asa cum este stabilit prin ordinul MFP nr. 2548/2009), din care s rezulte sumele primite de la AMPOSDRU i cele pltite acestora, conform prevederilor din contractele de finanare.

Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activittile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i nationale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

5.8.2 nregistrarea n contabilitate a operaiunilor aferente proiectului

Cadrul legal n vigoare Toi beneficiarii vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice, conform Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i ale OMFP aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene. n plus, instituiile publice vor respecta prevederile OMFP 1917/2005 cu modificrile i completrile ulterioare (vezi OMFP 2169/2009), pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare. Asociaiile, fundaiile sau alte organizaii de acest fel, patronatele, organizaiile sindicale, cultele religioase, precum i alte persoane juridice nfiinate n baza unor legi speciale, n scopul desfurrii de activiti fr scop patrimonial, care au obligaia, potrivit legii, s conduc contabilitatea n partid dubl i s Nr. 1752/2005 pentru

100

Manualul Beneficiarului

ntocmeasc situaii financiare anuale, vor respecta OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementrilor contabile pentru persoanele juridice fr scop patrimonial.

Toate operaiunile efectuate n cadrul proiectului, efectuate att de ctre beneciar ct i de partenerii acestuia din cadrul proiectului, vor fi reflectate n evidena contabil a beneficiarului i susinute de documente justificative.

Documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. Att beneficiarii ct i partenerii lor, au obligaia inerii evidenei contabile distincte prin utilizarea unor conturi analitice distincte.

Ce operaiuni se nregistreaz n contabilitate? Operaiunile contabile legate de Activitile Beneficiarului sunt, fr a se limita la: 1. nregistrarea facturii primite de la furnizor 2. nregistrarea plii facturii ctre furnizor 3. nregistrarea salariilor personalului care lucreaz n proiect 4. nregistrarea plii salariilor ctre personalul implicat n proiect 5. Recunoaterea activelor generate n cadrul proiectului 6. Corecii financiare la nivel de contractori 7. ncasarea sumelor din corecii financiare de ctre contractori 8. Corecii financiare la nivel de proiect 9. Plata sumelor aferente coreciilor financiare 10. nregistrarea cererii de prefinanare 11. nregistrarea primirii sumelor din prefinanare 12. nregistrarea cererii de rambursare 13. nregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AM 14. nregistrarea coreciilor financiare primite de la AM/OI 15. nregistrarea veniturilor generate de proiect (dac e cazul) 16. nregistrarea operaiunilor legate de decontarea ntre parteneri

101

Manualul Beneficiarului

Cum se nregistreaza n contabilitate diverse operaiuni? n cele ce urmeaz va fi prezentat o scurt descriere a modului n care se realizeaz evidena contabil distinct privind proiectul, n cazul unei societi comerciale. Pentru exemplificarea relevant a nregistrrii operaiunilor n contabilitate, este prezentat i modul de codificare ales pentru identificarea tranzaciilor privind proiectul, precum i gradul de detaliere privind sistemul analitic de eviden contabil pentru proiect, folosind conturi dedicate.

Astfel, n vederea realizarii evidenei contabile distincte privind proiectul, se va ntocmi balana pe conturi analitice, plecnd de la bugetul proiectului. Un model de codificare este prezentat n cele ce urmeaz: 208.POS DRU N Alte imobilizri necorporale: se utilizeaz pentru evidena altor imobilizri necorporale achiziionate (de exemplu, licen sistem de operare, licen antivirus, licen Office, licen sistem de operare server, licen antivirus server); 2131.POS DRU N Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru): se utilizeaz pentru evidena tuturor echipamentelor tehnologice achiziionate pentru realizarea proiectului (de exemplu, server, laptop-uri); 214.POS DRU N Mobilier, aparatur birotic, alte imobilizri: se utilizeaz pentru evidena aparaturii birotice achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu, imprimant, multifuncional, switch, rack); 2808.POS DRU N Amortizarea altor imobilizri necorporale: se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii altor imobilizri necorporale (de exemplu: licene de programe informatice) achiziionate n cadrul proiectului; 2813.POS DRU N Amortizarea echipamentelor tehnologice, mijloacelor de transport, animalelor i plantaiilor: se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii echipamentelor (de exemplu: server, laptop-uri) achiziionate n cadrul proiectului; 2814.POS DRU N Amortizarea altor imobilizri corporale: se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii altor imobilizri corporale (de exemplu: imprimant, multifuncional, switch, rack) achiziionate n cadrul proiectului; 3028.POS DRU N Alte materiale consumabile: se utilizeaz pentru evidena altor materiale consumabile achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu: conector RJ45, priz simpl ngropat, cablu de reea); 303.POS DRU N Obiecte de inventar: se utilizeaz pentru evidena obiectelor de inventar achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu, UPS, monitor, web-cam, router);

102

Manualul Beneficiarului

401.Denumire furnizor POS DRU N Furnizori: se utilizeaz pentru evidena furnizorilor de bunuri, lucrri i servicii prevzute n cadrul proiectului. Furnizorii se vor dezvolta n analitic dup denumire; 404.Denumire furnizor POS DRU N Furnizori de imobilizri: se utilizeaz pentru evidena furnizorilor de imobilizri prevzute n cadrul proiectului. Furnizorii se vor dezvolta n analitic dup denumire; 445.POS DRU N Subvenii de incasat: se utilizeaz pentru a evidenia creana fata de minister; 458. POS DRU N Decontri din operaii n participaie: se utilizeaz pentru evidena decontrilor din operaii n participaie, respectiv a decontrii cheltuielilor i veniturilor realizate din operaii n participaie, precum i a sumelor virate ntre coparticipani. 471.POS DRU N Cheltuieli n avans: se utilizeaz pentru evidena cheltuielilor angajate ce vor fi ealonate pe o perioad mai mare de o lun (de exemplu, semntur electronic valabil 1 an, servicii internet broadband pltite n avans pe o perioad de un an); 472.POS DRU N Venituri nregistrate n avans" se utilizeaz pentru evidena veniturilor nregistrate n avans ( subvenii din exploatare); 5121.POS DRU N Conturi curente la bnci: se utilizeaz pentru evidena tuturor operaiunilor de pli efectuate pentru realizarea proiectului i ncasarile din rambursarea fondurilor; 6028.POS DRU N Cheltuieli cu alte materiale consumabile: se utilizeaz pentru evidena materialelor consumabile date n consum; 603.POS DRU N Cheltuieli cu obiectele de inventar: se utilizeaz pentru a evidenia darea n consum a obiectelor de inventar achiziionate n cadrul proiectului; 628.POS DRU N Alte cheltuieli cu serviciile de la teri: se utilizeaz pentru evidena cheltuielilor cu serviciile primite de la teri n cadrul contractului (de exemplu: servicii internet broadband, servicii de cablare structurat); 641 salarii 681.POS DRU N Cheltuieli cu amortizarea: se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii aferente imobilizrilor achiziionate n cadrul proiectului; 132.POS DRU N mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii pentru investiii: se utilizeaz pentru nregistrarea subveniei primite pentru imobilizri; 7411.POS DRU N Venituri din subvenii de exploatare aferente cifrei de afaceri n avans: se utilizeaz pentru nregistrarea subveniilor aferente materialelor, obiectelor de inventar i altor cheltuieli; 7584.POS DRU N Venituri din subvenii pentru investiii: se utilizeaz pentru nregistrarea subveniilor aferente echipamentelor virate la venituri.

103

Manualul Beneficiarului

Monografie contabil societi comerciale platitoare de TVA:

5121.POS DRU N.01.PREFINANARE 5121.POS DRU N.02.RAMBURSARE 5121.POS DRU N.03.CONT PROPRIU 5121.POS DRU N.04.PREFINANARE GENERAL 5121.POS DRU N.05.RAMBURSARE GENERAL

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

1.

Recunoaterea creanei la semnarea contractului

445.POS DRU N

% 132.POS DRU N 472.POS DRU N 458 Partener

2.

nregistrarea prefinanrii primite

5121.POS

DRU

N.04.

462.POS DRU N

PREFINANARE GENERAL 3. Virare prefinanare proprie 581 5121.POS DRU N.04. PREFINANARE GENERAL 5121.POS N.01.PREFINANTARE 4. Virare prefinanare partener 461.PARTENER.POS DRU N 5121.POS DRU N.04. PREFINANARE GENERAL 5. Acordarea de avansuri furnizorilor pentru livrri de bunuri, executri de lucrri sau prestri de servicii (acordate din fonduri proprii) 409 (232, 234).POS DRU N 4426.POS DRU N Decontare avans (acordate din fonduri proprii) 401.POS DRU N 5121.POS DRU % 401.POS DRU N DRU 581

N.03.CONT PROPRIU 6. nregistrare avansuri bunuri achiziionate n leasing financiar % 404.POS DRU N

104

Manualul Beneficiarului

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

232.POS DRU N 4426.POS DRU N 7. 8. 9. 10. Plata furnizor Recepie bunuri achiziionate n leasing financiar Compensare avans nregistrare rata leasing 404.POS DRU N 21x.POS DRU N 21x.POS DRU N % 167.POS DRU N 666 665 628 4426.POS DRU N 11. 12. Plata furnizor Achiziia de imobilizri corporale 404.POS DRU N % 5121.POS DRU N 404.Denumire furnizor POS DRU N 2xx.POS DRU N 4426.POS DRU N 13. Achiziia de stocuri % 401.Denumire furnizor POS DRU N 3xx.POS DRU N 4426.POS DRU N 14. nregistrare cheltuieli n avans % 401.Denumire furnizor POS DRU N 471.POS DRU N 4426.POS DRU N 15. nregistrare cheltuieli diverse % 401.Denumire furnizor POS DRU N 6xx.POS DRU N 4426. POS DRU N 16. 17. nregistrarea salariilor nregistrarea reinerilor salariale 641.POS DRU N 421.POS DRU N 421.POS DRU N % 4312.POS DRU N 4314.POS DRU N 4372.POS DRU N 444.POS DRU N 5121.POS DRU N 167.POS DRU N 232.POS DRU N 404.POS DRU N

105

Manualul Beneficiarului

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

18. a. b. c. d. e. f. g. h. 19.

nregistrarea taxelor aferente salariilor CAS CASS FS Fond garantare FNUASS Accidente de munc i boli profesionale Comision ITM Fond persoane cu handicap Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor, lucrrilor, serviciilor (Stornare avans) 409.POS DRU N 4426.POS DRU N 6451.POS DRU N 6453.POS DRU N 6452.POS DRU N 6458.1 POS DRU N 6458.2 POS DRU N 6458.3 POS DRU N 635.1 POS DRU N 635.2 POS DRU N % 4311.POS DRU N 4313.POS DRU N 4371.POS DRU N 4381.1.POS DRU N 4381.2 POS DRU N 4381.3 POS DRU N 447.1 POS DRU N 447.2 POS DRU N 401.POS DRU N

20.

Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor de natura activelor fixe (Stornare avans)

404.POS DRU N

232.POS DRU N 4426.POS DRU N 21. Plata furnizori de imobilizri 404.Denumire POS DRU N 22. Plata furnizori 401.Denumire POS DRU N 23. 24. Plata salariilor Plata taxelor aferente salariilor 421.POS DRU N % 4312.POS DRU N 4314.POS DRU N 4372.POS DRU N 444.POS DRU N 4311.POS DRU N 4313.POS DRU N 4371.POS DRU N 4381.1.POS DRU N 4381.2 POS DRU N 4381.3 POS DRU N 447.1 POS DRU N 5121.POS DRU N 5121.POS DRU N furnizor 5121.POS DRU N furnizor 5121.POS DRU N

106

Manualul Beneficiarului

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

25. 26. 27.

nregistrare cheltuieli cu amortizarea nregistrare consum materiale Transformare cheltuieli n avans n cheltuieli ale perioadei curente

681.POS DRU N 6xx.POS DRU N 6xx.POS DRU N

28x.POS DRU N 3xx.POS DRU N 471.POS DRU N

28. 29.

nregistrarea veniturilor aferente proiectului (ex. dobnzi) Preluarea cheltuielilor decontate efectiv i veniturilor ncasate ale partenerului

5121.POS DRU N %

766.POS DRU N 458.POS DRU N

6xx.POS PARTENER 658.POS PARTENER

DRU

N.

DRU

N.

458.POS DRU N 30. Preluare TVA partener nepltitor de TVA de recuperat de la AM 31. ncasarea rambursrii fondurilor de la Autoritatea de Management Deducere prefinanare 32. Finanare virat la venituri pe parcursul duratei de via a imobilizrilor (evideniere venituri din subvenii pentru investiii) 33. Finanare virat la venituri pentru cheltuielile n avans (evideniere venituri din subvenii din exploatare) 34. Corectarea sumelor solicitate autoritilor de 445.POS DRU N 472.POS DRU N 462 132.POS DRU N 5121.POS DRU N 461.POS DRU N

766.POS DRU N 458.POS DRU N

445.POS DRU N

445.POS DRU N 7584.POS DRU N

741.POS DRU N

management urmare a autorizrii/certificrii pariale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru anul curent n rou 132.POS DRU N 472.POS DRU N 741.POS DRU N 35. Corectarea sumelor solicitate autoritilor de 445.POS DRU N %

management urmare a autorizrii/certificrii pariale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru anul anterior n rou 132.POS DRU N

107

Manualul Beneficiarului

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

472.POS DRU N 117.POS DRU N 36. 37. 38. Restituirea sumelor autoritilor de management nregistrarea sumelor virate partenerului ncasare TVA aferent cheltuielilor eligibile ale partenerului de la AM 39. Virarea TVA partenerului 458.POS DRU N 5121.POS DRU N 445.POS DRU N 458.POS DRU N 5121.POS DRU N 5121.POS DRU N 5121.POS DRU N 461.POS DRU N

PARTENER NC Explicaie Cont debitor Cont creditor

1.

nregistrarea subventiei la semnarea contractului 458.BENEFICIAR de finanare

132 472 2. ncasare prefinanare 5121.POS DRU N.01 462.BENEFICIAR.POS DRU N 3. nregistrare achiziii partener % 3xx.POS DRU N 4xx.POS DRU N 6xx.POS DRU N % 167 2xx 641 645x 421 421 43xx % 43xx 4. Pli % 401 % 5121.POS DRU N.01.PREFINANARE 401.POS DRU N 401.POS DRU N

108

Manualul Beneficiarului

NC

Explicaie

Cont debitor

Cont creditor

404

5121.POS DRU N.03.CONT PROPRIU

421 43xx 5. Emitere factur ctre liderul de parteneriat 411 % 445.BENEFICIAR 4427 SAU Emitere not de decontare 6. 458 445 741

Virarea subveniei aferente cheltuielilor efectuate 472 la venituri (evidentiere venituri din subventii de exploatare)

7.

Virarea

cotei

parte

subveniei

aferente 132

7584

imobilizrilor amortizate la venituri (evideniere venituri din subvenii pentru investiii) 8. ncasarea subveniei nregistrate pe baza facturii % 5121.POS DRU N.02. 458

RAMBURSARE Deducere prefinanare SAU ncasarea subveniei nregistrate pe baza notei de % decontare 5121.POS DRU N.02. 458 462

RAMBURSARE 462 9. Acoperire sume finanate din fonduri proprii 581 5121.POS DRU N.02. RAMBURSARE 5121.POS DRU N.03. 581

CONT PROPRIU

109

Manualul Beneficiarului

VI. MONITORIZAREA SI RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI

6.1 Monitorizarea proiectelor

Ce este monitorizarea? Monitorizarea este o analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului. Procesul de monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte, analize i indicatori). Monitorizarea constituie un mecanism de analiza sistematic ce prezint evaluarea analitic a implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea informaiilor obinute despre progresul proiectului.

De ce este necesar monitorizarea? Pentru c monitorizarea are la baz colectarea informaiilor, se poate spune c este n esen o descriere a situaiei la un moment dat. n timpul implementrii proiectului, monitorizarea asigur colectarea datelor ce vor genera informaii despre stadiul ndeplinirii obiectivelor i deci constituie o surs important de informaii privind leciile nvate pentru perioada urmtoare a implementrii proiectului precum i pentru alte proiecte sau politici n domeniu. Procesul permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor interesai (stakeholders) precum i OI/AMPOSDRU s identifice problemele poteniale nainte de apariia acestora sau imediat dup aceea. Implementarea unor masuri de monitorizare corespunzatoare da posibilitatea Beneficiarului s introduc msuri corective care s menin implementarea proiectului n starea de funcionare. Este deci important ca monitorizarea s fie perceput mai mult ca un instrument de management dect un mecanism de control. Pentru a permite realizarea acestei activiti n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil, beneficiarii vor elabora utiliza instrumentele de monitorizare.

Care sunt instrumentele de monitorizare? Printre instrumentele de monitorizare la nivelul Beneficiarului, pot fi enumerate urmatoarele: 1. Pregatirea calendarelor lunare si urmarirea orarelor Inaintea fiecarei luni, pregatirea unui program lunar cu toate evenimentele, intalnirile, sosirile expertilor interntionali, instruiri.

110

Manualul Beneficiarului

Compararea programului prevazut cu graficul de activitati conform Cererii de Finantare La sfarsitul fiecarei luni un raport de perfomanta care sa includa comentarii privind programul planificat si ce s-a realizat.

2. Asigurarea ca toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp. Verificati in mod regulat graficul de activitati conform Cererii de Finantare Informati-va in prealabil si reamintiti partenerilor programarea in timp a activitatilor Impartasiti experienta si informatiile cu partenerii proiectului experienta dobandita din alte proiecte, etc Contactati permanent partenerii proiectului privind depunerea livrabilelor proiectului Colectati livrabilele proiectului si indosariati-le in doasarul Managementului Project Colectati periodic rapoartele de misiune si livrabilele.

3. Participarea la pregatirea rapoartelor mangeriale si livrabilele proiectului Verificati cu regularitate Planul Proiectului Fiti in legatura permanenta cu partenerii privind cerintele lor de raportare Colectati toate rapoartele tehnice imediat dupa realizarea sarcinilor Pregatiti cu doua sapatmani inainte de termenul limita o schita a raportului care sa cuprinda cat mai multe informatii Pregatiti tabelul realizarilor conform taxelor din tabelele initiale.

4. Pregatirea modelelor de raportare pentru activitatile (inclusiv instruire, conferinte, intalniri, etc) Pentru fiecare activitate din proiectul dvs.pregatiti un raport care sa indice clar probleme cum ar fi: Ce este o sarcina Cand a fost sarcina Cine este responsabil pentru acesta sarcina Cate resurse s-au utilizat Care a fost obiectivul sarcinii Descrierea detaliata a masurilor luate in timpul sarcinii Care a fost raspunsul partilor interesate evaluare de sarcina Recomandari pentru alte sarcini similare altele

111

Manualul Beneficiarului

Exemple de formate de monitorizare a resurselor

Monitorizarea Resurselor pe fiecare activitate Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea 3 Costuri totale Buget disponibil Diferenta

Expert 1 Expert 2 Resursa non-umana

100 Lei

200 Lei

1000 Lei

Luna 1

Tabelul monitorizarii resurselor pe fiecare luna

Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea 3 Total

Disponibil

Diferenta

Expert 1 Expert 2 Resursa non-umana

Monitorizarea utilizarii resurselor pe Activitate / Perioada Luna 1 Luna 2 Luna 3 Total Disponibil Diferenta

Activitatea 1 Expert 1 Expert 2 Resursa non-umana Activitatea 2 Expert 1 Expert 2 Resursa non-umana

112

Manualul Beneficiarului

6.2 Raportul tehnico-financiar

Ce este raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar un instrument de monitorizare att a activitilor proiectului, ct i a operaiunilor contabile i financiare derulate n perioada de raportare.

Ce contine raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar se va ntocmi de ctre personalul responsabil din cadrul proiectului, n conformitate cu progresul activitilor i nregistrrilor financiar-contabile. Structura Raportului tehnico financiar este urmatoarea:
1. REZUMATUL PROIECTULUI Obiectivul proiectului Domeniul major de intervenie Tipul proiectului Clasificarea domeniilor Locatia proiectului Obiective orizontale ale POS DRU Indicatori atinsi Grup tint n perioada raportat

2. PROGRESUL PROIECTULUI Alte aspecte contractuale Calendar de raportare

3. PROGRESUL PROIECTULUI IN PERIOADA RAPORTATA Activitati implementate pe parcursul perioadei de raportare Abateri de la planificarea initial si motive Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare Abateri/ntrzieri n atingerea rezultatelor/realizrilor asteptate Sinteza implementrii urmtoarelor activitti (dup caz): Informare si publicitate Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de sanse Respectarea regulilor cu privire la mediu Stadiul implementrii recomandrilor formulate n cadrul altor vizite de verificare la fata locului

113

Manualul Beneficiarului

4. PROGRESUL PROIECTULUI PENTRU PERIOADA URMATOARE DE RAPORTARE Activitti planificate pentru urmtoarea perioad de raportare Rezultate/realizri pentru urmtoarea perioad de raportare

5. OBSERVATII IMPORTANTE PENTRU SUCCESUL PROIECTULUI

Modelul Raportului tehnico-financiar este furnizat in cadrul contractului de finantare, ca anexa a acestuia.

Cnd i unde trebuie depus raportul tehnico-financiar?

Raportul tehnicofinanciar va fi depus la sediul AMPOSDRU/OI responsabil odata cu Cererile de Rambursare. In functie de entitatea care monitorizeaza implementarea proiectelor (AMPOSDRU sau OI responsabil) raportul tehnico-financiar va fi transmis intr-un singur exemplar sau in doua, dupa cum urmeaza: a) Pentru proiectele monitorizate la nivelul AMPOSDRU beneficiarul va transmite un singur exemplar original al raportului tehnico-financiar b) Pentru proiectele monitorizate la nivelul OI responsabil, beneficiarul va transmite doua exemplare originale ale raportului tehnico-financiar Raportul tehnico-financiar va fi nsotit de Formularul individual de nregistrare a grupului tint actualizat n functie de modificrile survenite n perioada raportat, n format electronic (varianta scanat a documentului original).

6.3 Vizitele de monitorizare

Ce sunt vizitele de monitorizare? Vizitele de monitorizare sunt ntlniri oficiale, n vederea monitorizrii implementrii proiectului care au loc la sediul beneficiarului sau la locul de implementare al proiectului, n cadrul crora particip reprezentani ai Beneficiarului i reprezentani ai OI/AMPOSDRU. Vizitele de monitorizare pot fi de mai multe tipuri: a) planificate, iniiate de ctre OI/AMPOSDRU; b) ad-hoc (anunate i neanunate), iniiate de ctre OI/AMPOSDRU.

114

Manualul Beneficiarului

Care este scopul vizitelor de monitorizare? Scopul acestor vizite este verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoarte i documentele aferente i situaia reala de la locul implementrii proiectului, n vederea prevenirii erorilor de implementare sau eventuale fraude i a limitrii efectelor eventualelor erori sau fraude deja nfptuite. De asemenea, n cadrul acestor vizite se vor discuta problemele aprute i msurile ntreprinse de Beneficiar pentru soluionarea acestora. Dup caz, vor fi recomandate beneficiarului posibile modaliti de eficientizare i/sau aciuni corective, care se vor consemna n Raportul de vizit. n plus, se vor consemna i diferenele ntre raportare i situaia de pe teren.

Cnd au loc vizitele de monitorizare periodice? Vizitele de monitorizare planificate au loc cel puin o data pentru toate proiectele, pe durata fiecrui an de implementare a acestora. AMPOSDRU/OI va efectua vizite de monitorizare planificate pentru toate proiectele care nu au intrat n eantionul de verificare la faa locului. Planul vizitelor de monitorizare periodice se ntocmete anual i conine o planificare pe luni a vizitelor care urmeaz a se efectua, locaia vizitelor i persoanele propuse s participe. Beneficiarul va fi ntiinat n scris cu 10 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare efecturii vizitei i a disponibilitii personalului implicat n proiect (manager de proiect, responsabil financiar, coordonator, etc), precum i a documentelor justificative (liste de prezen, materiale elaborate n cadrul proiectului, etc.). Vizitele de monitorizare periodice efectuate de OI/AMPOSDRU au ca obiectiv verificarea aspectelor tehnice privind implementarea proiectelor.

Cnd au loc vizitele de monitorizare ad-hoc? Vizitele de monitorizare ad-hoc sunt iniiate de ctre AMPOSDRU/OI, i pot fi anunate sau neanunate. Vizita de monitorizare ad-hoc poate avea loc de fiecare dat cnd se consider necesar verificarea realitii activitilor aflate n derulare i/sau dac apar probleme deosebite n implementarea proiectului care trebuie constatate la locul de implementare (de exemplu nerespectarea termenelor de transmitere al clarificrilor solicitate, verificarea unei activiti a proiectului n timpul derulrii acesteia, etc).

115

Manualul Beneficiarului

Vizita de monitorizare ad-hoc anunat se desfoar la sediul beneficiarului/locul de implementare al proiectului/locul de desfurare al activitilor pentru a verifica conformitatea ntre situaia descris n rapoarte/documente i situaia real de la locul implementrii proiectului. Vizitele de monitorizare ad-hoc vizeaz n mod special urmtoarele elemente: autenticitatea proiectului, respectarea termenului prevzut pentru executarea activitilor, furnizarea bunurilor/serviciilor, gradul de executare al proiectului, respectarea regulilor comunitare cu privire la publicitate, respectarea temelor orizontale asumate n cadrul proiectului.

Ce este Raportul de vizit? Raportul de vizit este un document oficial, ntocmit de ctre reprezentanii OI/AMPOSDRU, pe baza observaiilor directe, a discuiilor cu reprezentanii Beneficiarilor i a documentelor prezentate i verificate i propune Beneficiarului msuri corective ce trebuie adoptate n vederea unei bune implementri. Raportul de vizit cuprinde o prezentare a stadiului implementrii proiectului la momentul vizitei, justificri pentru abaterile/ntrzierile de la calendarul i/sau condiiile contractului de finanare i concluziile vizitelor de monitorizare cu eventuale recomandri i termene de ndeplinire a acestora.

Problemele identificate n timpul vizitelor de monitorizare sunt nregistrate i expuse n mod corespunztor n Raportul de vizit, conform unui model standard, stabilindu-se metodele de corectare-prevenire a acestora n cadrul tabelului privind monitorizarea aciunilor subsecvente vizitei de monitorizare.

Monitorizarea msurilor corective se realizeaz de AMPOSDRU/OI prin intemediul tabelului privind monitorizarea aciunilor subsecvente vizitei de monitorizare, completat de ctre beneficiar n momentul implementrii recomandrii.

De asemenea, monitorizarea msurilor corective se realizeaz i prin completarea de ctre Beneficiar a seciunii dedicate din cadrul Raportului Tehnico Financiar anexat cererii de rambursare. Raportul de vizit va fi completat de ctre reprezentanii OI/AMPOSDRU i va fi transmis Beneficiarului, spre informare, n maximum 15 zile calendaristice de la data efecturii vizitei. Dup primirea acestui document, n termen de 5 zile calendaristice de la data primirii Raportului, Beneficiarul poate transmite observaii i comentarii cu privire la informaiile prezentate n cuprinsul Raportului.

116

Manualul Beneficiarului

6.4 Nerealizarea indicatorilor de monitorizare

Conform contractului de finantare, AMPOSDRU si rezerv dreptul de a diminua corespunztor finantarea acordat n situatia n care indicatorii tehnici ai Proiectului prevzuti n cererea de finantare sunt nendepliniti si/sau nerealizati conform cererii de finantare aprobate.

117

Manualul Beneficiarului

VII. MODIFICAREA CONTRACTELOR

Dac circumstanele care afecteaz implementarea proiectului s-au modificat substanial de la data semnrii contractului, atunci contractul i anexele acestuia pot fi modificate n conformitate cu Articolul 12 Modificri i completri la contract, cu acordul ambelor pri, prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea unui act adiional. Fac excepie modificrile determinate de schimbri n legislaia naional i european care vor fi efectuate de AMPOSDRU fr a fi necesar n prealabil acordul beneficiarului. Cererea pentru ntocmirea unui Act Adiional i/sau Notificarea vor fi elaborate de ctre dumneavoastr n calitate de Beneficiar i naintate ctre OI, n vederea avizrii i transmiterii spre aprobare ctre AMPOSDRU.

Ce trebuie avut n vedere cnd se ntocmete un act adiional? Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, n urmtoarele situaii:

a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului care depseste limita a 15% ntre capitole bugetare, cu exceptia cheltuielilor generale de administratie si a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; b) includerea de noi activitti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor si obiectivului specific al proiectului; c) modificarea duratei de implementare a proiectului

Atenie! Orice alt situatie care nu a fost mentionata distinct in cadrul Contractului de Finantare, si care ar putea duce la modificarea clauzelor contractuale, beneficiarul are obligatia de a solicita AMPOSDRU/OIPOSDRU un punct de vedere oficial.

118

Manualul Beneficiarului

Atenie! Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care consum timp. De aceea v rugm s iniiai actul adiional cu cel puin 30 de zile nainte de data la care modificarea pe care o solicitai trebuie s i produc efectele.

La naintarea propunerilor de acte adiionale v rugm s inei cont de urmtoarele principii:

orice modificare a contractului trebuie s aib n vedere atingerea obiectivelor proiectului orice modificare neaprobat este neeligibil solicitarea dumneavoastr de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre OI/AMPOSDRU. Pentru modificarea contractului trebuie s existe motive bine justificate. OI/AMPOSDRU vor examina motivele oferite i vor respinge cererile privind modificri ale contractelor care nu au susinere sau care sunt irelevante;

un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al beneficiarilor;

modificrile contractului pot fi realizate numai n perioada de execuie a contractului / perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de modificare nu este posibil dup finalizarea duratei de implementare a contractului;

valoarea maxim a finanrii nerambursabile aa cum este ea stipulat n contract nu poate fi majorat; durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de implementare stabilit n Ghidul Solicitantului pentru schema de finanare aferent. scopul actului adiional trebuie s urmreasc natura i obiectivele iniiale ale contractului. Orice act adiional privind modificarea bugetului trebuie s includ toate modificrile propuse, precum i noua anex 4 Bugetul proiectului, datat, semnat i tampilat.

depirea bugetului se face pe cheltuiala beneficiarului ultima cerere de modificare a contractului se va depune cu 60 de zile nainte de ultima zi de implementare a proiectului

119

Manualul Beneficiarului

Ce documente sunt necesare pentru transmiterea spre aprobare a unui act adiional? Pentru a facilita aprobarea solicitrilor dumneavoastr de modificare a contractului prin intermediul unui act adiional este necesar s transmitei ctre OI/AMPOSDRU urmtoarele documente: memoriu justificativ - n 3 exemplare originale (unul pentru beneficiar, unul pentru OI, unul pentru AMPOSDRU), datate i semnate de reprezentantul legal.

Foarte important! Pentru ca OI/AMPOSDRU s poat analiza i aviza/aproba solicitarea, este necesar ca acest memoriu s includ urmtoarele informaii: prezentarea situaiei aprute; propunerea de modificare a contractului, care va cuprinde 2 sub-seciuni: elementul iniial i elementul de modificat dac se dorete modificarea bugetului, se vor prezenta modificrile propuse pentru fiecare linie de buget; argumentele aduse n favoarea ncheierii actului adiional, certificnd faptul c nu sunt afectate n sens negativ obiectivele i scopul proiectului i nici indicatorii prevzui iniial;

Orice solicitare de modificare a bugetului trebuie s evidenieze maniera n care bugetul iniial a fost modificat. toate documentele justificative care susin propunerea formulat.

Foarte important! V rugm s nsoii solicitarea de modificare contractual prin act adiional de toate documentele justificative care susin afirmaiile dumneavoastr din memoriul justificativ.

Ofierul din cadrul OI responsabil pentru contractul dumneavoastr verific memoriul justificativ transmis mpreun cu toate documentele justificative, iar n cazul n care modificarea solicitat de dumneavoastr respect principiile i condiionalitile enunate mai sus pregtete actul adiional (Anexa 10 la Contract), vi-l nainteaz prin e-mail urmnd ca dumneavoastr s l semnai, datai, tampilai i s l transmitei ctre

120

Manualul Beneficiarului

acelai ofier n cel mai scurt timp, urmnd ca OI s l ataeze la dosarul actului adiional i s l transmit ctre AMPOSDRU n 3 (trei) exemplare originale n vederea aprobrii.

Foarte Important! Aprobarea AMPOSDRU nu este condiionat de avizul transmis de ctre OI. AMPOSDRU poate respinge o solicitare de act adiional chiar dac aceasta a primit aviz favorabil din partea OI.

V rugm s reinei! Modificarea contractului prin act adiional i produce efectele de la data la care AMPOSDRU aprob actul adiional, dat care se regsete n dreptul ultimei semnturii. V rugm s nu efectuai cheltuieli care deriv din modificarea solicitat nainte de data aprobrii acesteia deoarece aceste cheltuieli vor fi declarate neeligibile.

Dup semnarea de ctre AMPOSDRU a actului adiional, un exemplar original va fi arhivat de ctre AMPOSDRU, un exemplar original va fi remis Beneficiarului, iar cel de-al treilea exemplar original OI.

Conform Art. 12 Modificri i completri la contract, Beneficiarul trebuie s informeze AMPOSDRU despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii Contractului n termen de 5 (cinci) zile de la data lurii la cunotin despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu cel puin 60 de zile nainte de sfritul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei Contractului cu respectarea duratei maxime de implementare a proiectului specificat n Ghidul solicitantului fr a afecta bugetul proiectului. Beneficiarul va transmite solicitarea nsoit de documente justificative.

Ce putem schimba n contract folosind Notificrile ? Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris [AMPOSDRU sau OI responsabil], cu cel puin 15 (cincisprezece) zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele situaii: a) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu exceptia cheltuielilor generale de administratie si a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului;

121

Manualul Beneficiarului

c) schimbarea contului special deschis pentru proiect; d) nlocuirea sau introducerea de membri n echipa de management sau a experilor pe termen lung din cadrul echipei de implementare a proiectului; e) nlocuirea reprezentantului legal; f) modificarea planului de implementare a activittilor;

g) nlocuirea auditorului.

Ex: documente justificative pentru schimbarea managerului de proiect: cerere demisie, decizia de aprobare a demisiei, CV-ul persoanei care este nlocuit, CV-ul persoanei propuse, fia de post a persoanei propuse.

V rugm s reinei c: 1. n cazul n care este necesar schimbarea unor membrii ai echipei de implementare experiena profesional a celor propui pentru a intra n proiect trebuie s fie cel puin echivalent cu experiena profesional a celor care prsesc proiectul. 2. Ca i n cazul actelor adiionale, dumneavoastr trebuie s ataai la notificare toate documentele justificative care s sprijine modificarea.

Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OI responsabil, va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris n conformitate cu formatul standard ancexat la contractul de finantare, semnat de ctre reprezentantul legal si stampilat corespunztor. Beneficiarul va considera notificarea aprobat tacit dac n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data nregistrrii la sediul AMPOSDRU/OI responsabil, nu sunt formulate obiectiuni cu privire la modificarea solicitat.

122

Manualul Beneficiarului

VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006.

n cazul nerespectrii obligatiei de ndosariere i pstrre n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul POSDRU trebuie s fie arhivate de ctre dumneavoastr, n calitate de Beneficiar, n spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora.

Astfel, n calitate de beneficiar, trebuie s asigurai n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente: documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare); documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU; documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute; facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat; cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar); rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control;

123

Manualul Beneficiarului

documente contabile conform prevederilor legale.

n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme: originale; fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul); microfie ale documentelor originale; documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).

Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

124

Manualul Beneficiarului

IX. INFORMARE I PUBLICITATE

n calitate de beneficiar al asistenei financiare nerambursabile prin POS DRU avei obligaia de a: a) asigura vizibilitatea adecvat, transparena i promovarea corespunztoare a proiectului, a obiectivelor i rezultatelor obinute; b) asigura informarea opiniei publice prin mijloace de informare adecvate privind asistena financiar nerambursabil obinut din fondurile europene; c) asigura, la finalizarea proiectului, informarea tuturor prilor implicate n proiect cu privire la finanarea obinut i la rezultatele proiectului, cu menionarea faptului c acordarea cofinanrii s-a realizat prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, din Fondul Social European; d) notifica n mod clar i prin mijloace adecvate faptul c proiectul implementat a fost selectat n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 cofinanat din Fondul Social European; e) asigura c orice document, inclusiv certificatele de participare sau diplomele, obinute n cadrul proiectului, vor include un paragraf sau o meniune care s fac referire la faptul c proiectul este cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013; f) asigura resursele bugetare corespunztoare pentru activitile i produsele de informare i comunicare.

Important! Acceptarea finanrii din FSE presupune includerea dumneavoastr n lista beneficiarilor publicat de ctre AMPOSDRU i/sau OI responsabil n conformitate cu prevederile art.7(2) punctul d) din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006. AMPOSDRU i OI public electronic, pe pagina de internet www.fseromania.ro, pe pagina de internet a OI responsabil i prin alte mijloace necesare i adecvate, lista beneficiarilor, numele operaiunilor i nivelul finanrii publice alocat acestora.

Responsabilitile dumneavoastr n calitate de beneficiar sunt prevzute de art.69 din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, i de art.8 i art.9 din Regulamentul Comisiei (CE) nr.1828/2006 privind stabilirea regulilor

125

Manualul Beneficiarului

pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale ale Fondului European de Dezvoltare Regional, Fondului Social European i Fondului de Coeziune, prevedri preluate si in contractul de finantare.

n acest sens, n calitate de beneficiar suntei responsabil pentru realizarea msurilor de informare i publicitate prevzute de regulamentele anterior menionate, cu respectarea tutoror obligatiilor de la litera a) f) enumerate mai sus.

Msurile de informare i publicitate pe care trebuie s le realizai, n calitate de beneficiar, vizeaz aspecte legate de utilizarea: (a) emblemei Uniunii Europene, n conformitate cu standardele grafice stabilite n Anexa 1 a Regulamentului (CE) nr.1828/2006, alturi de textul UNIUNEA EUROPEAN; (b) sigla Guvernului Romniei, n conformitate cu standardele grafice stabilite, alturi de menionarea Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i a Autoritii de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane abreviat (AMPOSDRU), respectiv MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE -AMPOSDRU; (c) referinei privind Fondul Structural, respectiv FONDUL SOCIAL EUROPEAN POSDRU 2007 2013 i utilizarea logo-ului FSE n conformitate cu standardele grafice stabilite; (d) emblemei Instrumentelor Structurale n Romnia, n conformitate cu standardele grafice stabilite, alturi de textul INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007-2013 (e) declaraia Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 nsoit de expresia Investete n oameni!.

Pentru obiecte promoionale mici, punctele (b), (c), (d) i (e) nu se vor aplica.

Regulile de vizibilitate stabilite pentru toate activitile de informare i publicitate sunt cuprinse n Manualul de Identitate Vizual. n calitate de Beneficiar avei obligativitatea de a respecta toate prevederile acestui Manual.

Regulile specifice pentru activitile de informare i publicitate desfurate de dumneavoastr n calitate de beneficiar sunt prevzute in cadrul Manualului de Identitate Vizuala pentru POS DRU, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte:

126

Manualul Beneficiarului

http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

n cadrul rapoartelor tehnico-financiare transmise pe parcursul implementrii proiectului vei descrie toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i vei anexa raportului, dup caz, documentele care s ateste respectarea cerinelor de informare i publicitate (ex. copii dup publicaii, dup articolele de pres etc.).

127

Manualul Beneficiarului

X. VERIFICAREA, CONTROLUL SI AUDITUL PROIECTULUI

10.1 Cerinte legale privind verificarea/controlul /auditul proiectului Beneficiarul are obligaia de a asigura accesul nengrdit al autoritilor naionale cu atribuii de verificare, control i audit, al serviciilor Comisiei Europene, al Curii Europene de Conturi, al reprezentanilor serviciului specializat al Comisiei Europene - Oficiul European pentru Lupta Antifraud - OLAF, precum i al reprezentanilor Departamentului pentru Lupta Antifraud - DLAF, n limitele competenelor care le revin, n cazul n care acetia efectueaz verificri/controale/audit la faa locului i solicit declaraii, documente, informaii.

n cazul nerespectrii prevederilor de mai sus, beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

10.2 Auditorul financiar independent

Misiunea privind procedurile convenite reprezinta un tip de serviciu prin care un auditor financiar autorizat in conditiile legii se angajeaz s efectueze acele proceduri de natura unui audit, asupra crora auditorul a convenit mpreun cu entitatea si orice alt tert parte interesat si raporteaz asupra constatrilor efective, fara a emite o opinie. Destinatarii raportului si formeaz propriile lor concluzii pe baza raportului auditorului. Raportul este adresat exclusiv acelor prti care au convenit asupra procedurilor care urmeaz s fie efectuate, deoarece alte personae, care nu cunosc motivele pentru care au fost aplicate procedurile, ar putea interpreta n mod eronat rezultatele.

Cand se efectueaza verificarea cheltuielilor proiectului de catre un auditor financiar extern independent? Fiecare Cerere de Rambursare intermediara/finala depusa de Beneficiar la AMPOSDRU/OI responsabil va fi insotita de Raportul constatarilor factuale emis de catre un auditor financiar independent autorizat n conditiile legii.

128

Manualul Beneficiarului

Auditorul verific faptul c toate cheltuielile declarate de Beneficiar n cererea de rambursare intermediar sau final sunt reale, nregistrate corect si eligibile n conformitate cu prevederile contractului de finantare si emite un raport de verificare a cheltuielilor n conformitate cu formatul standard furnizat de AMPOSDRU.

Sunt exceptate de la verificare cheltuielile aferente valorilor forfetare si a finantrilor la rate forfetare. Raportul de verificare a cheltuielilor ntocmit de ctre auditor si transmis odat cu cererea de rambursare intermediar sau final, va viza toate cheltuielile declarate de Beneficiar care nu au fost verificate prin raportul/rapoartele anterior/anterioare de verificare a cheltuielilor.

Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia auditorului financiar independent i autorizat n condiiile legii toate documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru verificarea cheltuielilor de ctre acesta.

Sunt eligibile costurile legate de serviciile auditorului financiar extern independent al proiectului? Costurile legate de angajarea unui auditor financiar independent sunt eligibile si se vor putea deconta in cadrul capitolului bugetar III - Cheltuieli financiare si juridice (categoria 3.3 din buget). Auditorul financiar independent va fi selectat cu respectarea conditiilor prevederilor legislatiei n vigoare privind achizitiile publice. Auditorul financiar va fi selectat din cadrul membrilor activi ai Camerei Auditorilor Financiari din Romnia cu o conduit profesional corespunztoare, respectiv nu a fost sanctionat pentru abateri disciplinare n ultimii 3 ani.

Detalii privind misiunea auditorului financiar intependent sunt prezentate in docuementul Cerine privind verificarea cheltuielilor de catre un auditor financiar independent, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

129

Manualul Beneficiarului

XI. NEREGULI

Neregul reprezint orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, precum i cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, care prejudiciaz bugetul general al Comunitii Europene i/sau bugetele administrate de aceasta ori n numele ei, precum i bugetele din care provine cofinanarea aferent printr-o cheltuial necuvenit, conform Ordonantei 79/2003.

Neregulile poti neintentionate sau intentionate. Cele intentionate se materializeaza in frauda. Frauda reprezint orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori n numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, sau prin alte legi speciale.

O neregul poate fi identificat att pe parcursul, ct i ulterior finalizrii implementrii proiectului.

Structurile nationale responsabile pentru detectarea, investigarea si solutionarea neregulilor sunt coordonate de catre Departamentul pentru Lupt-Antifraud DLAF asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Departamentul are atribuii de control al fondurilor comunitare, fiind coordonatorul naional al luptei antifraud. DLAF efectueaz controale operative la faa locului, din oficiu sau n urma sesizrilor primite de la autoritile cu competene n gestionarea asistenei financiare comunitare, de la alte instituii publice, de la persoane fizice sau juridice, mass-media, OLAF, precum i celelalte State Membre. Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat Departamentului pentru Lupt Antifraud: www.antifraud.gov.ro, antifraud@gov.ro16.

n vederea constatrii neregulilor, AMPOSDRU/OI responsabil va solicita efectuarea unei misiuni de control de ctre structura responsabil din cadrul direciei, respectiv Compartimentul Antifraud i Nereguli.
16

Pentru mai multe informaii v rugm http://www.fseromania.ro/acte-normative-fse.html

consultai

cadrul

legislativ

comunitar

naional

la

adresa

130

Manualul Beneficiarului

Care sunt obligatiile Beneficiarului in cazul unei misiuni de control? n acest context, n calitate de beneficiar, vei asigura accesul echipei de control la informaiile i documentele referitoare la proiectul n cadrul creia a fost detectat neregula. De asemenea, n calitate de beneficiar, v vei asigura c n contractele ncheiate cu tere pri se prevede obligaia acestora de a asigura disponibilitatea informaiilor i documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfurate de structuri cu competene n controlul i recuperarea debitelor aferente fondurilor comunitare.

n urma efecturrii misiunilor de verificare, echipa de control va prezenta conducerii AMPOSDRU Procesul-Verbal de Constatare (PVC). Urmare aprobarii PVC, acesta, devine titlu de crean. Titlul de crean va fi comunicat debitorului, acesta avnd obligaia de a rspunde la notificarea AMPOSDRU (titlu executoriu) n termenul stabilit. n funcie de decizia AMPOSDRU, n cazul identificrii unei nereguli, avei obligaia s restituii debitul constatat, precum i costurile conexe acestuia, respectiv dobnzi, penaliti de ntrziere i alte penaliti, precum i costurile bancare.

Care este consecinta neachitarii debitului fata de AMPOSDRU in termenul stabilit? n cazul n care debitorul nu va asigura plata integral a debitului, AMPOSDRU va proceda la reinerea sumei neachitate din cererile de rambursare ulterioare. n cazul n care valoarea cererilor de rambursare nu permite recuperarea, AMPOSDRU va pune ntreaga documentaie referitoare la constatarea debitului la dispoziia Ageniei Naionale de Administare Fiscal pentru nceperea executrii silite.

Cine poate sesiza o neregula si cum poate proceda? Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat la urmtoarele adrese de catre orice persoana: Departamentului pentru Lupt Antifraud: www.antifraud.gov.ro, antifraud@gov.ro Ministerul Finanelor Publice, Autoritatea de Certificare i Plat: nao@mfinante.ro.

131

Manualul Beneficiarului

Ministerul Muncii, Familiei i Protectiei Sociale, Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane: nereguli@fseromania.ro,

sesizari.proiecte.fse@fseromania.ro.

Mai multe detalii privind neregulile si modalitatile de prevenire a acestora sunt prezentate in cadru Ghidului informativ privind prevenirea neregulilor la nivelul Beneficiarilor, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

132

Manualul Beneficiarului

XII. TEME ORIZONTALE

Autoritatea de Management monitorizeaz modul n care proiectul aflat n implementare respect temele i obiectivele orizontale (egalitatea de anse, dezvoltare durabil, inovare i TIC, mbtrnire activ, abordare transnaional i inter-regional). Autoritatea de Management se asigur c ceea ce beneficiarul a declarat n cererea de finanare privind promovarea temelor i obiectivelor orizontale este respectat n implementarea proiectului. De asemenea, Autoritatea de Management se asigura c legislaia naional i comunitar relevant pentru acest domeniu este respectat 17.

7.1. EGALITATEA DE ANSE 7.1.1 Aspecte generale

n calitate de beneficiar POSDRU, este necesar s asigurai respectarea principiului egalitii de anse18 i de tratament19 ntre femei i brbai i s asigurai integrarea activ a perspectivei de gen20 n implementarea proiectului. n implementarea proiectului nu trebuie s facei nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin, indiferent de: ras, naionalitate, etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen, orientare sexual, vrst, boal cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la o categorie defavorizat, precum i orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrngerea, nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii, n condiii de egalitate, a drepturilor omului i a libertilor fundamentale sau a drepturilor recunoscute de lege, n domeniul politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale vieii publice.

Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicat privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal
18

17

Conceptul conform cruia toate fiinele umane sunt libere s-i dezvolte capacitile personale i s aleag fr limitri impuse de roluri stricte; faptul c diferitele comportamente, aspiraii i necesiti ale femeilor i brbailor sunt luate n considerare, evaluate i favorizate n mod egal nseamn c femeile i brbaii se bucur de aceeai libertate de a-i realiza aspiraiile.

19

A diferenia sau a trata diferit dou persoane sau dou situaii, atunci cnd nu exist o distincie relevant ntre acestea sau de a trata ntr-o manier identic situaii care sunt n fapt diferite. Directivele UE anti-discriminare interzic att discriminarea direct, ct i discriminarea indirect i dau aceeai definiie a discriminrii.

Genul se refer la diferenele psihologice, sociale i culturale dintre femei i brbai. Genul este un instrument conceptual cu ajutorul cruia sunt analizate rolurile, responsabilitile, constrngerile, ansele i nevoile brbailor i femeilor n orice context. Rolurile i nevoile de gen sunt influenate de clas, vrst, ras i etnie, cultur i religie i de mediul geografic, economic i politic. n orice context social, rolurile de gen pot fi flexibile sau rigide, asemntoare sau diferite, complementare sau n conflict. Pe lng diferenele dintre femei i brbai, mai pot exista diferene n cadrul aceleiai categorii n ceea ce privete nivelul socioeconomic, puterea de decizie i vrst. Termenul de gen nu l nlocuiete pe cel de sex care se refer doar la diferenele biologice (de exemplu, datele statistice sunt difereniate pe sexe).

20

133

Manualul Beneficiarului

n cazul n care n proiect sunt implicate persoane cu dizabiliti trebuie luate msuri adecvate n vederea garantrii egalitii de tratament21, cu excepia situaiei n care se poate demonstra c o astfel de acomodare ar reprezenta o dificultate nefiresc de mare pentru cealalt parte. Un exemplu n acest sens poate fi adaptarea orelor de lucru pentru persoanele cu dizabiliti.

7.1.2 Analiza respectrii principiului egalitii de anse n implementarea unui proiect finanat prin POSDRU

Pentru demonstrarea modului n care proiectele aflate n implementare respect principiului egalitii de anse, n calitate de beneficiar trebuie s luai n considerare urmtoarele aspecte: Trebuie s identificai barierele care mpiedic anumite categorii de persoane din grupul int s participe la activitile proiectului i s explicai msurile ntreprinse pentru nlturarea lor Trebuie s identificai stereotipurile, dac exist, care influeneaz negativ respectarea principiului egalitii de anse n implementarea proiectului, si s menionai care sunt masurile pe care le-ai luat n vederea respectrii acestui principiu; Trebuie s indentificai care sunt factorii externi i interni care influeneaz respectarea principiului egalitii de anse n implementarea proiectului i s explicai modul n care ai adresat eventualele probleme generate de aceti factori n implementarea proiectului;

7.2 DEZVOLTAREA DURABIL22 7.2.1 Aspecte generale

Proiectele care integreaz dezvoltarea durabil din stadii timpurii de via au valoare adugat att pentru organizaiile promotoare, ct i pentru grupurile int vizate i pot deveni exemple de bun practic n domeniu. Astfel, n implementarea proiectelor pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. Dimensiunea ecologic privete consumul i producia durabil, conservarea i managementul resurselor naturale, schimbrile climatice i energia curat. Dimensiunea economic se refer la dezvoltarea socio-economic (prosperitate economic) i transportul durabil, iar dimensiunea social vizeaz incluziunea social, schimbrile demografice i sntatea public.
conform art. 5 din Directiva Consiliului privind relaiile de munc 2000/78/CE dezvoltarea durabil este dezvoltarea care urmrete satisfacerea nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi - Raportul Brundtland, Comisia Mondial pentru Mediu i Dezvoltare (WCED) n raportul "Viitorul nostru comun".
22 21

134

Manualul Beneficiarului

Conceptul de dezvoltare durabil desemneaz astfel totalitatea formelor i metodelor de dezvoltare socioeconomic, nu numai pe termen scurt sau mediu, ci i pe termen lung, al cror fundament l reprezint n primul rnd asigurarea unui echilibru ntre aceste sisteme socio-economice i elementele capitalului natural. Un obiectiv cheie n domeniul promovrii dezvoltrii durabile l reprezint mbuntirea coeziunii social prin respectarea drepturilor fundamentale, diversitii culturale, egalitii de anse i prin combaterea discriminrii de orice fel.

7.2.2 Analiza contribuiei proiectului la dezvoltarea durabil

Trebuie s prezentai modul n care proiectul contribuie la dezvoltarea durabil la nivel teritorial (local/regional/naional) i/sau sectorial; Trebuie s prezentai modul n care activitile proiectului influeneaz participarea sustenabil a persoanelor din grupul int n viaa economic i social a comunitii; Trebuie s identificai care sunt posibilele efecte negative pe care implementarea proiectului le poate avea, din perspectiva dezvoltrii durabile.

7.3 INOVARE i TIC 7.3.1 Aspecte generale

Implementarea de activiti inovatoare n cadrul unui proiect finanat POSDRU conduce la creterea valorii adugate a proiectului. Abordarea creativ n implementarea activitilor unui proiect finanat POSDRU poate face diferena dintre un proiect bun i un proiect de succes. Bunele practici astfel identificate vor putea fi multiplicate i vor putea influena pozitiv societatea dincolo de dimensiunea proiectului propriu-zis.

ntr-o pia globalizat, tehnologia informaiei i comunicrii (TIC) a devenit un element esenial pentru consolidarea competitivitii n toate sectoarele de activitate. Utilizarea extensiv a TIC contribuie implicit la creterea economic. Pregtirea oamenilor pentru a face fa provocrilor noilor sisteme tehnologice este crucial pentru a se putea beneficia integral de avantajele aduse societii i economiei de implementarea TIC.

Att sprijinirea abordrilor inovatoare ct i promovarea TIC vizeaz mbuntirea competitivitii, crearea de noi locuri de munc i ntrirea potenialului de mbuntire a calitii vieii.

135

Manualul Beneficiarului

7.3.2 Analiza promovrii abordrii inovatoare i a TIC n cadrul unui proiect

Trebuie s menionai msurile inovatoare adoptate pe parcursul implementrii proiectului i modul n care acestea contribuie la valoarea adugat a proiectului; Trebuie s menionai modul n care TIC este prezent n implementarea proiectului (ex: modul n care folosirea TIC influeneaz participarea persoanelor din grupul int la activitile proiectului);

7.4 MBTRNIRE ACTIV 7.4.1 Aspecte generale

Avnd n vedere apariia fenomenului de mbtrnire demografic, este necesar iniierea de modaliti eficiente de promovare a mbtrnirii active. mbtrnirirea activ poate fi susinut prin asigurarea de oportuniti de munc pentru vrstnici, crearea de condiii adecvate de munc, mbuntirea sntii la locul de munc, facilitarea accesului la formare profesional i oferirea de stimulente pentru continuarea rolului activ pe piaa muncii a vrstnicilor i descurajarea pensionrii anticipate.

Promovarea si susinerea acestui obiectiv orizontal prezint beneficii pentru angajatori, prin: implicarea n echipe mixte a persoanelor cu vrste diferite, care combin avantajele competenelor diferitelor grupe de vrst, avnd n vedere studiile de caz care indic o crestere a bunstrii, atitudini mai pozitive privind munca i creterea capacitii de ocupare a persoanelor vrstnice. n plus, exist un impact pozitiv asupra tuturor angajailor n ceea ce priveste relaiile dintre generaii, i asupra cunoaterii i atitudinilor fa de colegii mai vrstnici.

De asemenea, pentru pstrarea unui climat inovativ i generator de valoare adugat n cadrul organizaiilor n care lucreaz echipe mixte de generaii, o serie de condiii trebuie ndeplinite: crearea unui climat cu o orientare spre cunoatere, n care s se faciliteze dezvoltarea de noi perspective i n care este posibil combinarea viziunilor noi cu cele vechi, transparena organizaional, structuri manageriale cooperative i participative i meninerea unei culturi bazat pe ncredere i deschidere.

7.4.1 Analiza mbtrnirii active

136

Manualul Beneficiarului

Trebuie s menionai dac i modul n care activitile proiectului au contribuit/contribuie la prelungirea rolului activ pe piaa muncii a persoanelor vrstnice, precum i la dezvoltarea carierei profesionale;

Trebuie s menionai msurile adoptate pentru crearea unui mediu de lucru sntos, pentru reconcilierea relaiilor de munc dintre persoanele aparinnd diferitelor categorii de vrst.

7.5 ABORDARE TRANSNAIONAL 7.5.1 Aspecte generale

Iniiativele transnaionale contribuie la transferul de cunotine din statele membre ale Uniunii Europene care au deja experien n abordarea diverselor probleme din sfera incluziunii sociale, educaiei, formrii sau ocuprii. Abordarea transnaional poate contribui la accelerarea identificrii unor soluii eficiente pentru situaiile existente la nivel local, regional, naional sau sectorial. Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici ntre diferite state membre ale Uniunii Europene poate fi benefic pentru toate prile. Finanarea aciunilor transnaionale contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de experiene n ceea ce priveste ocuparea, identificarea si implementarea celor mai bune practici privind crearea unor locuri de munc mai multe si mai bune, consolidarea politicilor si practicilor n ceea ce priveste ocuparea i dezvoltarea reelelor la nivel european, precum si consolidarea capacitii organizaiilor de a se implica activ n promovarea ocuprii si incluziunii sociale.

7.5.2 Analiza beneficiilor abordrii transnaionale n cadrul unui proiect

Trebuie s menionai modul n care activitile transnaionale contribuie la valoarea adugat a proiectului

7.6 ABORDARE INTERREGIONAL 7.6.1 Aspecte generale

Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici, precum i dezvoltarea unei abordri complementare sau a unor aciunilor coordonate sau comune inter-regionale contribuie la implementarea cu succes a proiectelor i ajut la multiplicarea rapid a rezultatelor pozitive i n alte regiuni de dezvoltare. Aciunile inter-regionale contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de experiene n ceea ce priveste ocuparea, identificarea si implementarea celor mai bune practici privind crearea unor locuri de

137

Manualul Beneficiarului

munc mai multe si mai bune, consolidarea politicilor si practicilor n ceea ce priveste ocuparea, precum si consolidarea capacitii organizaiilor de a se implica activ n promovarea ocuprii si incluziunii sociale.

7.6.2 Analiza beneficiilor abordrii regionale n cadrul unui proiect

Trebuie s menionai modul n care activitile interregionale contribuie la valoarea adugat a proiectului.

138

Manualul Beneficiarului

Succes in implementare!

139