Sunteți pe pagina 1din 19

TEMA III SISTEMUL INFORMA IONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

Unit i de nv are: Conceptul de sistem informa ional al managementului public Principiile fundamentale care stau la baza conceperii i implementrii sistemului informa ional al organiza iei publice Analiza critic i ra ionalizarea sistemului informa ional al organiza iei publice

Timpul alocat temei : 4 ore Bibliografie recomandat : Androniceanu A., Management Public, Editura Economic, Bucureti, 1999 Burlea chiopoiu, A., Management Public, Reprografia Universit ii din Craiova, 2008. Johns, G., Comportament organiza ional, Editura Economic, Bucureti, 1998. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economic, 1999. Obiectivele temei constau n definirea sistemului informa ional al managementului public, n detalierea principiilor fundamentale care stau la baza conceperii i implementrii sistemului informa ional i n analiza critic i ra ionalizarea sistemului informa ional. 3.1 Conceptul de sistem informa ional al managementului public Func ionarea eficient a organiza iei publice depinde de existen a unui sistem informa ional care s ofere materia prim informa ional necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor, a sarcinilor, competen elor i responsabilit ilor. Sistemul informa ional poate s fie definit ca fiind ansamblul datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organiza iei publice. Sistemul informa ional al organiza iei publice este alctuit dintr-un ansamblu de elemente aflate n interdependen . Datele i informa iile reprezint componentele primare ale sistemului informa ional i reprezint: * data - descrierea cifric sau letric a unor ac iuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organiza ia public sau la procese publice din mediul economico-social; * informa ia - datele care aduc adresantului public un spor de cunoatere privind direct sau indirect organiza ia public, furnizndu-i elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor i n ndeplinirea obiectivelor strategice i opera ionale.

Informa ia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i ac iunilor. Informa ia public poate s fie reprezentat prin dou accep iuni: * pornind de la faptul c societatea public i organiza ia public sunt definitorii n procesul public, orice informa ie care este utilizat n cadrul lor poate s fie considerat drept informa ie public, deoarece direct sau indirect contribuie la realizarea obiectivelor previzionate; * ntr-o accep iune mai restrns, informa iile publice se rezum la cele folosite nemijlocit n procesele publice ale organiza iei publice. Utilizarea informa iei n procesul decizional implic stabilirea unui circuit informa ional, ce reprezint traseul pe care l parcurge o informa ie sau o categorie de informa ii ntre emi tor i receptor. Circuitele informa ionale, prin dimensiunea lor, condi ioneaz, ntr-o mare msur, func ionalitatea sistemului informa ional al organiza iei publice. Datele, informa iile, mijloacele de tratare a informa iilor, ca de altfel i circuitele i fluxurile informa ionale sunt influen ate de rela iile care exist ntre institu iile componente ale managementului public. Exercitarea autorit ii legislative, juridice i executive de ctre organele abilitate n acest sens presupune existen a unor circuite informa ionale, care s permit vehicularea anumitor categorii de informa ii. Sistemul informa ional cuprinde ansamblul de date, informa ii con inute n documente, circuite informa ionale, fluxuri informa ionale i mijloace de tratare a informa iilor, implicate n procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele care fac parte din sistemul administra iei publice i contribuie, prin con inutul lor, la satisfacerea necesit ilor generale ale popula iei. Fiecare component a sistemului informa ional al managementului public ndeplinete att func ia de emi tor, ct i pe cea de beneficiar de informa ii, deoarece deservete sistemul n ansamblul su. Astfel, n vederea exercitrii atribu iilor sale, Preedintele Romniei emite decrete i mesaje. Decretele Preedintelui se public n Monitorul Oficial al Romniei i reprezint acte de aplicare ce pot fi individuale, cel mai adesea, sau normative, prin excep ie. Mesajele sunt alt component a sistemului informa ional folosit de ctre Preedinte pentru a exprima unele puncte de vedere fa de o anumit problem politic sau fa de o lege care i-a fost naintat spre promulgare. ntre Preedinte i Parlament apare, astfel, un flux informa ional deoarece Parlamentul are obliga ia de a lua n considerare i n discu ie mesajele preziden iale. La rndul lor, Camera Deputa ilor i Senatul adopt legi, hotrri i mo iuni. Legile adoptate de acestea sunt: - Legi constitu ionale de revizuire a Constitu iei; - Legi organice, prin care se reglementeaz: sistemul electoral, organizarea i func ionarea partidelor politice, organizarea i desfurarea referendumului, organizarea guvernului i Consiliului Suprem al Aprrii rii, regimul strii de asediu i al celei de urgen , infrac iunile, pedepsele i regimul executrii acestora, acordarea amnistiei sau gra ierii colective, organizarea i func ionarea Consiliului

Superior al Magistraturii, a instan elor judectoreti, a Ministerului Public i a Cur ii de Conturi, statutul func ionarilor publici, contenciosul administrativ .a.; Legi ordinare.

n exercitarea atribu iilor sale Guvernul Romniei adopt hotrri i ordonan e.

Figura nr. 1. Sistemul informa ional din organiza iile publice Hotrrile se emit pentru organizarea executrii legii, iar ordonan ele stabilesc limitele i condi iile legii. Ministerele emit ordine i instruc iuni n vederea realizrii atribu iilor specifice. Tipologia componentelor sistemului informa ional al managementului public Exist o clasificare a informa iilor care circul n sfera organiza iei publice, lundu-se n considerare mai multe criterii: 1. Modul de exprimare al informa iilor: - Orale, expuse de regul prin viu grai; - Scrise, consemnate, de regul, pe hrtie; - Audiovizuale, implic aparatur special, calculatoare i terminale. 2. Gradul de prelucrare al informa iilor: - Primare, care anterior nu au suferit un proces de prelucrare informa ional. Se ntlnesc la nivelul organelor administra iei locale; - Intermediare, care se afl n diferite faze de prelucrare i circul att la nivelul administra iei publice centrale, ct i la nivelul organelor administra iei locale;

Finale, care au trecut printr-un numr de prelucrri prevzute i se regsesc n decrete, hotrri, ordonan e, legi.

3. Direc ia vehiculrii informa iilor: - Descendente, care se transmit de la nivelul administra iei centrale la organele administra iei locale. Se regsesc n decizii, instruc iuni, legi, decrete, ordonan e; - Ascendente, care se transmit de la organele administra iei publice locale la cele ale administra iei publice centrale i reflect, de regul, rapoarte cu privire la gradul de realizare a obiectivelor previzionate i sunt precizate prin diverse acte normative. - Orizontale, care se transmit ntre persoane ncadrate n diverse compartimente situate pe acelai nivel al unui organ al administra iei publice. 4. Destina ia informa iilor: - Interne, care circul n interiorul institu iilor administra iei publice centrale i locale; - Externe, care circul n afara componentelor sistemului administrativ. 5. Obligativitatea informa iilor pentru beneficiar: - Imperative, emise de ctre Preedintele Romniei, Guvern, Parlament; - Nonimperative, acele informa ii care au caracter preponderant informativ i circul, n mod curent, n cadrul organiza iilor publice. 6. Natura proceselor reflectate de ctre informa ii: Financiare, reflect sau au n vedere activit i financiare; Comerciale, reflect sau au n vedere activit i comerciale; Culturale, reflect, n mod expres, activit i cu caracter cultural; Turistice, reflect activit ile turistice n mod deosebit; Sportive, oglindesc, n special, activit ile sportive.

Alte categorii de informa ii dup acest criteriu: cercetare - dezvoltare, protec ia mediului, nv mnt, asisten social, agricultur, amenajarea teritoriului, transport, comunica ii, sntate. 7. Modul de eviden a informa iilor: - Eviden a curent, care reflect anumite situa ii existente la un moment dat; - Statistice, reflect nivelurile realizate la principalele obiective i activit i ntr-o form sintetic. Fluxul informa ional reprezint cantitatea de informa ii care este vehiculat ntre emi torul i beneficiarul pe circuitul informa ional, caracterizat prin anumite caracteristici: lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc.

Figura nr. 2 Tipologia componentelor sistemului informa ional Clasificarea fluxurilor informa ionale, n func ie de principalele criterii este urmtoarea: I. Dup direc ia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremit ilor: * vertical - se stabilete ntre departamente situate la niveluri ierarhice diferite, ntre care exist rela ii de subordonare nemijlocit; vehiculeaz informa ii ascendente i descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de rela iile ierarhice; * orizontal - se stabilete ntre departamente situate pe acelai nivel ierarhic; vehiculeaz informa ii orizontale; fundamentul organizatoric este reprezentat de rela iile de cooperare sau func ionale; * oblic - se stabilete ntre departamente situate la niveluri ierarhice diferite, ntre care nu exist rela ii de subordonare nemijlocit; vehiculeaz informa ii ascendente i descendente; fundamentul organizatoric este reprezentat de rela iile func ionale sau de control.

II. Dup frecven a producerii: * periodic - se repet la anumite intervale - trimestru, lun, decad; fundamentul producerii lor l reprezint caracterul secven ial al proceselor de munc; * ocazional - se stabilesc cu o frecven aleatorie; fundamentul producerii lor l reprezint situa iile inedite, endogene sau exogene. Indiferent de tipul lor, fluxurile informa ionale trebuie s fie ct mai directe, n sensul evalurii la maximum a punctelor intermediare de trecere; s fie ct mai scurte pentru a evita prelungirea n aval i amonte de beneficiarii informa ionali viza i. Procedurile informa ionale, componente ale sistemului informa ional, reprezint ansamblul sistemelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informa ii cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a supor ilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informa iilor folosite. Specific procedurilor informa ionale este caracterul lor foarte detaliat, complex i formalizat. Mijloacele de prelucrare a informa iilor sunt diverse i prezint urmtoarea clasificare: I. Manuale - instrumentele clasice (stilou, creion etc.) care prezint o serie de caracteristici: posibilit i de programare foarte reduse sau chiar absen a lor; producerea a numeroase greeli; vitez redus de tratare a informa iilor; uurin a identificrii greelilor; cost relativ sczut; II. Computerizate - corectarea i transmiterea automat a datelor; memorie intern mare; posibilit i superioare de stocare a informa iilor; posibilit i de utilizare a unor modele complexe cu un numr mare de variabile; programe evoluate; resurse umane care dispun de competen e superioare; cost apreciabil. n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale organiza iei publice este necesar ca sistemul informa ional s ndeplineasc cumulativ trei func ii: a. func ia decizional; b. func ia opera ional sau de ac iune; c. func ia de documentare. Func ia decizional exprim menirea sistemului informa ional de a asigura elementele informa ionale necesare lurii deciziilor. Sistemul informa ional are drept scop declanarea mul imii de ac iuni necesare realizrii obiectivelor strategice i opera ionale ale organiza iei publice, adic func ia opera ional. Prin aceast func ie, sistemul informa ional asigur opera ionalizarea deciziilor i a metodelor manageriale i realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organiza iei publice. Func ia de documentare a sistemului informa ional exprim menirea sa gnoseologic, n virtutea creia se nregistreaz o serie de informa ii ce servesc mbog irii cunotin elor membrilor organiza iei publice i care, ulterior, pot s fie utilizate pentru luarea deciziilor. Aceste func ii interdependente se rsfrng asupra sistemului informa ional al organiza iei publice, n ansamblul su, conferindu-i anumite caracteristici de con inut, determinndu-i rolul su complex.

Cunoaterea i luarea n considerare a multidimensionalit ii informa iilor este necesar pentru realizarea, la un nivel corespunztor, a celor trei func ii ale sistemului informa ional. Neglijarea, fie i par ial, a uneia dintre cele trei dimensiuni ale informa iei se reflect, mai devreme sau mai trziu, n diminuarea imaginii organiza iei publice n ansamblul societ ii democratice, concomitent cu deteriorarea climatului n interiorul organiza iei. TEST DE EVALUARE 1. Ce este sistemul informa ional? Rspuns: Sistemul informa ional cuprinde ansamblul de date, informa ii con inute n documente, circuite informa ionale, fluxuri informa ionale i mijloace de tratare a informa iilor, implicate n procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele care fac parte din sistemul administra iei publice i contribuie, prin con inutul lor, la satisfacerea necesit ilor generale ale popula iei.

2. Care este tipologia componentelor sistemului informa ional al managementului public? Rspuns:

Exerci ii Exemplu rezolvat: Care sunt accep iunile prin care poate s fie reprezentat informa ia public? a) informa iile publice nu se rezum la cele folosite nemijlocit n procesele publice ale organiza iei publice; b) pornind de la faptul c societatea public i organiza ia public sunt definitorii n procesul public, orice informa ie care este utilizat n cadrul lor poate s fie considerat drept informa ie public; c) informa ia public este destinat uzului personal; d) ntr-o accep iune mai restrns, informa iile publice se rezum la cele folosite nemijlocit n procesele publice ale organiza iei publice; e) pornind de la faptul c societatea public i organiza ia public sunt definitorii n procesul public, orice informa ie care este utilizat n cadrul lor nu poate s fie considerat drept informa ie public. Rezolvare O O O

De rezolvat: Dintre urmtoarele defini ii, preciza i cum pot fi descrise procedurile informa ionale: a) sunt componente ale sistemului decizional; b) sunt instrumente necesare lurii deciziilor; c) sunt componente ale sistemului informa ional; d) sunt tehnici de conducere; e)ansamblul sistemelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informa ii. OOOOO 3.2 Principiile fundamentale care stau la baza conceperii i implementrii sistemului informa ional al organiza iei publice Conceperea i implementarea sistemului informa ional al organiza iei publice este necesar s se fundamenteze pe o serie de principii menite s asigure ndeplinirea, cu maximum de eficien , a func iilor sale specifice. 1. Subordonarea conceperii i func ionrii sistemului informa ional cerin elor managementului organiza iei publice. Sistemul informa ional constituie, n raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o component a acestuia. Ra iunea existen ei sistemului managerial n organiza ia public reprezint asigurarea bazei informa ionale necesare pentru derularea eficient att a proceselor de management, ct i a celor opera ionale. Ca urmare, n conceperea i ra ionalizarea sistemului informa ional obiectivele i cerin ele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice i individuale ale organiza iei publice. Aceasta implic att studierea strategiei, politicilor i documentelor organiza ionale, ct i discu ii i analize comune cu liderii, principalii beneficiari ai sistemului informa ional. Dup aceast etap este recomandabil ca informaticienii s treac la stabilirea elementelor structurale i func ionale ale sistemului informa ional. 2. Corelarea strns a sistemului informa ional cu sistemul decizional i cu organizarea structural a organiza iei publice Acest al doilea principiu, continundu-l ntr-un mod firesc pe cel precedent, exprim necesitatea armonizrii structurale i func ionale a sistemului informa ional cu celelalte componente majore ale sistemului de management public. Pe plan constructiv, sistemul informa ional trebuie s fie corectat n special cu structura organizatoric, avndu-se n vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale organiza iei publice. Din punct de vedere func ional, sistemul informa ional este necesar s se armonizeze ndeosebi cu sistemul decizional, astfel nct con inutul informa iilor i caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informa ionale s reflecte necesit ile specifice adoptrii de decizii ra ionale de ctre fiecare lider.

3. Principiul unit ii metodologice a tratrii informa iilor n vederea asigurrii compatibilit ii ntre toate componentele sistemului informa ional, a crerii premiselor integrrii depline a informa iilor pe verticala sistemului de management este necesar ca modul de culegere i prelucrare a informa iilor s fie unitar din punct de vedere metodologic. Aceast abordare confer sistemului informa ional un plus de rigurozitate, faciliteaz schimbrile n structura i func ionalitatea sa, precum i controlul managementului asupra func ionrii sale. Un alt avantaj al unit ii metodologice al tratrii informa iilor l reprezint uurarea trecerii la prelucrarea automat a datelor, iar n cazul existen ei sale faciliteaz extinderea folosirii calculatoarelor electronice. 4. Principiul concentrrii asupra abaterilor esen iale Potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al organiza iei publice, informa iile trebuie s fie transmise ori de cte ori este posibil, nu global ci selectiv i numai cele care reflect abateri semnificative de la obiective, criterii i mijloace. Aplicarea acestui principiu determin economie de timp nu numai pentru executan i, ct i pentru manageri datorit reducerii numrului, dimensiunii i frecven ei situa iilor informa ionale ntocmite, transmise i analizate. Ca urmare, intensitatea fluxurilor informa ionale se diminueaz i se realizeaz o fluidizare a sistemului informa ional. 5. Principiul asigurrii unui timp corespunztor de componentelor i ansamblului sistemului managerial public reac ie

Pornind de la premisa c desfurarea diferitelor evenimente publice n cadrul organiza iilor publice prezint caracteristici temporale diferite, este necesar ca i viteza de reac ie a subsistemelor s fie diferit. Ca urmare i timpii de culegere, vehiculare i prelucrare a informa iilor i implicit a deciziilor trebuie s fie diferen ia i. Aceasta se asigur prin utilizarea unei game variate de proceduri i mijloace de tratare a informa iilor. De aceea, se impune utilizarea de diferite mijloace care pot s asigure reac ii n timp real, concomitent sau foarte apropiate de producerea diverselor evenimente care se desfoar n cadrul organiza iei publice. 6. Principiul asigurrii de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare Informa iile primare, al cror volum este, de regul, limitat, sunt folosite nemijlocit pentru eviden a i controlul desfurrii proceselor, ca i pentru luarea unor decizii cu caracter local sau operativ, de ctre ealoanele inferioare ale organiza iei publice. Cele mai importante decizii i ac iuni ale managementului organiza iei publice se fundamenteaz pe informa iile finale. De aici decurge i necesitatea ca fondul de informa ii primare nregistrat ntr-o organiza ie public s fie valorificat la maximum, n vederea ob inerii celor mai pertinente informa ii finale. Pentru satisfacerea acestei necesit i se trece la aplicarea de proceduri informa ionale ct mai rafinate, stabile i selectate n func ie de cerin ele

proceselor manageriale, astfel nct informa iile finale ob inute s asigure evaluarea multilateral a proceselor organiza iei publice. 7. Principiul flexibilit ii Men inerea parametrilor sistemului informa ional corespunztor necesit ilor organiza iei publice implic adaptarea continu la condi iile endogene i exogene ale acesteia, aflate n permanent evolu ie. Sistemul informa ional trebuie s fie suficient de flexibil pentru a permite modificarea caracteristicilor sale, mai ales a celor func ionale, n func ie de necesit i. De aceea, sistemul informa ional poate s fie conceput modular - adic un ansamblu alctuit din componente bine delimitate, cu autonomie opera ional, integrate din punct de vedere func ional i care s permit operarea rapid a modificrilor necesare n modulele implicate, fr a necesita schimbri la nivelul concep iei de ansamblu. 8. Principiul eficien ei i eficacit ii Acest principiu, aplicat la specificul sistemului informa ional nseamn, pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte i n timp util a tuturor membrilor organiza iei publice i, pe de alt parte, o permanent evaluare i comparare a efectelor cantitative i calitative ale unui sistem informa ional cu costurile necesare realizrii i func ionrii lui. Principiile enun ate trebuie s fie luate n considerare ca o component organic a metodologiei de ra ionalizare informa ional. TEST DE EVALUARE 1. Ce presupune principiul eficien ei i eficacit ii? Rspuns: Principiul eficien ei i eficacit ii aplicat la specificul sistemului informa ional nseamn, pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte i n timp util a tuturor membrilor organiza iei publice i, pe de alt parte, o permanent evaluare i comparare a efectelor cantitative i calitative ale unui sistem informa ional cu costurile necesare realizrii i func ionrii lui. . 2. Ce presupune principiul subordonrii conceperii i func ionrii sistemului informa ional cerin elor managementului organiza iei publice? Rspuns:

Exerci ii Exemplu rezolvat: Cele mai importante decizii i ac iuni ale managementului organiza iei publice se fundamenteaz pe urmtoarele informa ii: a) informa ii finale; b) informa ii primare nregistrate ntr-o alt organiza ie public; c) informa ii intermediare nregistrate ntr-o alt organiza ie public; d) informa ii primare; e) informa ii finale nregistrate ntr-o alt organiza ie public. Rezolvare OOOO De rezolvat: Potrivit principiului concentrrii asupra abaterilor esen iale, informa iile trebuie s fie transmise astfel: a) pe orizontala sistemului informa ional al organiza iei publice; b) pe verticala sistemului informa ional al organiza iei publice; c) pe orizontala sistemului managerial al organiza iei publice: d) att pe verticala, ct i pe orizontala sistemului managerial al organiza iei publice; e) pe verticala sistemului managerial al organiza iei publice. OOOOO 3.3 Analiza critic i ra ionalizarea sistemului informa ional al organiza iei publice Studiile efectuate asupra sistemelor informa ionale ale organiza iilor publice au scos n eviden existen a unor deficien e tipice, relativ frecvente, ca fiind reflectarea unor erori n conceperea i implementarea acestor sisteme. Aceste deficien e sunt: distorsiunea, filtrajul, redundan a, suprancrcarea. Distorsiunea reprezint una dintre deficien ele tipice i const n modificarea par ial, neinten ionat a con inutului, a mesajului unei informa ii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emi tor la receptor. O serie de cauze genereaz distorsiunea, dar cele mai importante sunt: * diferen ele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informa iei; * folosirea de supor i informa ionali necorespunztori pentru nregistrarea informa iilor; * manipularea neglijent a supor ilor de informa ii n procesul transmiterii lor ctre beneficiari; * utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informa iilor; Filtrajul se deosebete de distorsiune prin aceea c modificarea par ial sau total a mesajului sau con inutului informa iilor are loc n mod inten ionat.

Filtrajul are drept cauz interven ia pe parcursul nregistrrii, transmiterii i prelucrrii informa iilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informa iei s primeasc un mesaj schimbat. Efectul negativ al distorsiunii i al filtrajului se reflect n dezinformarea, par ial sau integral, a beneficiarilor finali de informa ii. Atunci cnd dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflect n diminuarea calit ii deciziilor, iar cnd aceast dezinformare se produce la nivelul executan ilor, efectele imediate se resimt pe planul realizrii proceselor cu caracter opera ional. n ambele situa ii, efectele pe termen lung sunt scderea eficien ei, concomitent cu deteriorarea, ntr-o anumit msur, a climatului organiza ional i a rela iilor interpersonale. Redundan a const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informa ii. Cauza major a acestei disfunc ionalit i informa ionale o reprezint absen a coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor segmente ale sistemului managerial. Redundan a se produce mai ales atunci cnd nu se respect principiul unit ii de decizie i de ac iune, cnd mai mul i manageri se adreseaz nemijlocit, cu cereri de informa ii, unor departamente fr ca managerii responsabili nemijlocit de activitatea lor s fie informa i i s intervin. Efectele redundan ei, care se manifest adesea sub forma cererii acelorai informa ii de ctre diferi i beneficiari, dar sub alte forme, constau ntr-o risip important de timp din partea celor implica i. Prin suprancrcarea circuitului informa ional se desemneaz vehicularea unui cantit i de informa ii ce-i depete capacitatea de transport, ceea ce duce la a bloca i/sau ntrzia ajungerea unei pr i a informa iei la beneficiarul final. Printre cauzele care o genereaz men ionm nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informa ional. Prin caracter piramidal al sistemului informa ional se n elege transmiterea i agregarea selectiv a informa iilor pe verticala sistemului de management corespunztor sferei obiectivelor, competen elor i responsabilit ilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. Pentru a se evita manifestarea acestor deficien e ale sistemului informa ional, ca o prim cerin trebuie s se asigure informa ii reale, n sensul reflectrii proceselor aa cum se deruleaz n organiza ia public. Deoarece procesele i evenimentele ce se produc n cadrul organiza iilor publice se caracterizeaz printr-o mare complexitate, informa iile care le reflect sau le anticipeaz trebuie s fie multilaterale. Multilateralitatea informa iilor asigur perceperea proceselor n care este implicat organiza ia public. Caracterul multilateral al informa iilor nu trebuie s afecteze respectarea cerin ei ca acestea s fie sintetice, concise, precise i sigure. Orice informa ie este destinat unui beneficiar. De aceea, folosirea informa iei conform destina iei sale este condi ionat de parvenirea la beneficiar n timp util, adic n perioada optim pentru luarea deciziei sau declanarea ac iunii vizate. Toate caracteristicile unei informa ii trebuie s fie optimizate n condi iile realizrii unui sistem informa ional eficace. Asigurarea unui sistem informa ional func ional eficient pentru fiecare organiza ie public este esen ial, deoarece condi ioneaz, n mod hotrtor, performan ele sale. Modalitatea de realizare o reprezint ra ionalizarea sistemului informa ional, care este un proces complex i decisiv datorit multiplelor elemente implicate, de natura informa ional i public.

Ra ionalizarea sistemului informa ional al organiza iei publice este structurat pe mai multe etape: 1. declanarea studiului de ra ionalizare; 2. identificarea componentelor informa ionale ale domeniului investigat; 3. analiza critic a subsistemului informa ional; 4. perfec ionarea subsistemului informa ional; 5. implementarea perfec ionrii informa ionale. 1. Declanarea studiului de ra ionalizare Managementul organiza iei publice ini iaz realizarea unei ra ionalizri a sistemului informa ional n ansamblu, la nivelul unor componente ale sale, atunci cnd se confrunt cu anumite probleme sau cnd anticipeaz posibilitatea apari iei unor dificult i viitoare i printr-o abordare anticipativ ncearc s le evite. n organiza iile publice, evenimentele generatoare de studii i ac iuni de ra ionalizare informa ional cel mai frecvent ntlnite sunt: * redimensionarea organiza iei publice; * elaborarea strategiei i politicii pentru anii urmtori; * reducerea procentului de popularitate n sondaje; * dificult i majore n realizarea unor activit i importante; * schimbarea liderilor; * modificri n legisla ie privind nfiin area i func ionarea organiza iilor publice; * efectuarea unor diagnosticri ale organiza iei publice n ansamblul sau la nivel de filiale. Aceste evenimente se numr printre cauzele principale generatoare de ra ionalizri informa ionale. De aceea, ori de cte ori se produc, este firesc s se reflecte n ac iuni de perfec ionare informa ional a organiza iei publice. n func ie de specificit ile organiza iei publice se stabilete sfera de cuprindere a studiului informa ional. Aceast sfer poate s fie: * global, cnd se refer la ansamblul activit ilor organiza iei publice; * par ial, cnd se refer doar la anumite activit i ale acesteia - sunt cele mai frecvente ra ionalizri informa ionale. Pentru ca domeniul analizat s fie bine delimitat trebuie s fie luate n considerare dou aspecte: cuprinderea n cadrul su a ansamblului aspectelor vizate de cauza care a provocat studiul. Dac acest aspect nu este luat n considerare exist posibilitatea ca situa iile rezultate n final s nu rezolve dect par ial problemele implicate; dimensionarea optim a problematicii abordate, evitndu-se att supradimensionarea studiului, ce ar conduce la cheltuieli financiare i eforturi umane inutile, ct i subdimensionarea acestuia, deoarece nu ar oferi posibilitatea conturrii unor solu ii eficace. Pentru delimitarea sferei de cuprindere a activit ilor se poate utiliza tabloul cauz-efect. Pentru realizarea acestui tablou se pornete de la axioma c orice problem este generat de anumite cauze, iar aceste cauze, la rndul lor, provoac anumite efecte, care i ele pot s constituie cauze pentru alte probleme.

Cauz 2 Cauz 1 Efect 1

Efect 2

Cauz n

Efect n

Figura nr. 3 Rela iile cauz-efect Utilizarea tabloului cauz-efect asigur identificarea proceselor care genereaz dificult ile i care trebuie s fie supuse ra ionalizrii. Dup ce s-a delimitat tematica informa ional se trece la determinarea altor elemente importante: * resursele financiare i tehnico-materiale alocate studiului; * numrul i componen a echipei care realizeaz ra ionalizarea informa ional; * perioada de realizare a ac iunii. Dup fundamentarea ariei de investiga ie informa ional se trece la stabilirea obiectivelor care trebuie s fie realizate. Aceste obiective sunt: obiective informa ionale - referitoare la func ionarea sistemului informa ional public; obiective economice - care vizeaz eficien a sistemului informa ional public; obiective publice - ce urmresc efectele directe i indirecte ale sistemului informa ional, att asupra organiza iei publice, ct i asupra societ ii n ansamblu. 2. investigat Identificarea componentelor informa ionale ale domeniului

Delimitarea precis a ariei informa ionale asigur premisa pentru declanarea investiga iilor propriu-zise, ceea ce impune parcurgerea mai multor faze: caracterizarea succint, de ansamblu, a sistemului informa ional, avndu-se n vedere principalii si parametrii n strns corela ie cu func ionalitatea i parametrii si; ntocmirea listei cu documentele informa ionale utilizate, att a celor codificate i standardizate, ct i a celor ocazionale; preluarea de machete pentru principalele documente informa ionale; reprezentarea grafic a circuitului documentelor informa ionale cu utilizare periodic. Pentru aceasta se vor folosi diagrame ordonate de la stnga la dreapta sau de sus n jos; descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice n cadrul celor mai importante fluxuri informa ionale; Aceste faze nu sunt restrictive, fiecare organiza ie public poate s-i identifice componentele informa ionale n func ie de complexitatea situa iei.

3. Analiza critic a subsistemului informa ional Multidimensionalitatea sistemului informa ional impune efectuarea unei analize complexe care s releve principalele disfunc ionalit i informa ionale, precum i consecin ele acestora asupra organiza iei publice. O prim parte a analizei are n vedere utilitatea i costurile documentelor informa ionale - tabelul 1. Analiza documentelor informa ionale Nr. crt. 0 Denumirea documentului 1 Responsabilul cu ntocmirea documentului 2 Frecven a ntocmirii documentului 3 Beneficiarul informa iilor 4 Tabelul 1 Observa ii

Etapa urmtoare se refer la depistarea deficien elor informa ionale cronice - tabelul 2. Deficien e informa ionale Nr. crt. 0 Tipul deficien elor informa ionale 1 Modul de manifestare a deficien elor 2 Consecin e economice i politice 3 Tabelul 2 Observa ii 4

Pentru a se identifica deficien ele informa ionale majore se recomand ca n cadrul organiza iei publice s func ioneze un sistem comunica ional eficient n paralel cu respectarea principiilor de concepere i func ionare ale sistemului informa ional al organiza iei publice. 4. Perfec ionarea sistemului informa ional nceperea perfec ionrii propriu-zise a domeniului informa ional abordat este precedat de stabilirea cerin elor informa ionale i a solu iilor preconizate, pe baza obiectivelor stabilite n prima etap. Definirea acestor cerin e are la baz: * rezultatele analizei informa ionale critice a domeniului respectiv; * viziunea liderilor privind func ionarea actual i viitoare a sistemului informa ional; * strategia i politicile organiza iei. Prima faz n cadrul acestei etape o constituie stabilirea configura iei de ansamblu a sistemului informa ional mbunt it i se au n vedere urmtoarele aspecte: fundamentarea sistemului pe noi principii i cerin e; concentrarea asupra abaterilor semnificative; principalele module informa ionale care trebuie s fie realizate.

Rezultatul acestei faze l reprezint o succint prezentare a configura iei sistemului informa ional cu precizarea principalelor schimbri preconizate. Cea de a doua faz const n proiectarea de detaliu a componentelor informa ionale care suport schimbrile respective. Dup precizarea tuturor schimbrilor, se centralizeaz ntr-un tabel sinoptic care va servi drept baz pentru a trece la opera ionalizarea acestora (tabelul 3). Tabelul sinoptic al perfec ionrii informa ionale Tabelul 3 Nr. crt. 0 Denumirea Con inutul perfec ionrilor perfecionrilor 1 2 Efecte anticipate Informa Economice Politice - ionale 3 4 5 Obs. 6

Etapa de perfec ionare informa ional se ncheie prin stabilirea eficien ei aplicrii msurilor preconizate, att a celor cuantificabile, ct i acelor necuantificabile. Eficien a cuantificabil se stabilete sintetic, pentru ansamblul perfec ionrilor prevzute, pe cnd cea necuantificabil, dei aparent invizibil, este deosebit de important i are n vedere urmtoarele aspecte: impactul asupra calit ii fundamentrii deciziilor publice strategice i tactice, a adoptrii lor n perioada optim, a operativit ii aplicrii; efectele asupra organizrii, mai ales n ceea ce privete asigurarea de informa ii corecte, complete i la timp pentru liderii publici. Toate elementele elaborate n aceast etap se reunesc ntr-un proiect care trebuie s fi supus aprobrii liderilor publici. 5. Implementarea perfec ionrii informa ionale Implementarea propriu-zis a perfec ionrilor informa ionale are la baz un program de pregtire i opera ionalizare a solu iilor informa ionale proiectate sub dou aspecte majore: asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informa ionale i financiare necesare; pregtirea climatului n cadrul organiza iei publice, pentru a se minimiza rezisten a la schimbare i a se ob ine implicarea deplin n realizarea acesteia. Pentru aceasta se recomand elaborarea de programe bine fundamentate i consultarea de specialiti. Dup opera ionalizarea msurilor de pregtire a ra ionalizrii informa ionale se trece la introducerea efectiv a schimbrilor respective. Important este s se aplice integral toate schimbrile preconizate, concomitent cu asigurarea premiselor i condi iilor necesare. Dup finalizarea implementrii este necesar o evaluare a strii de fapt i a performan elor, att a celor cuantificabile, ct i a celor necuantificabile. Lund n considerare rezultatele ob inute se trece la aplicarea unor solu ii corective - pentru eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative - i integratoare pentru eliminarea factorilor care provoac abateri justificate.

Un element cu pondere decisiv asupra eficacit ii ra ionalizrilor informa ionale l reprezint intensitatea i modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialiti i liderii organiza iei publice. TEST DE EVALUARE 1. Ce reprezint distorsiunea? Rspuns: Distorsiunea reprezint una dintre deficien ele tipice i const n modificarea par ial, neinten ionat a con inutului, a mesajului unei informa ii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emi tor la receptor. 2. Ce se n elege prin suprancrcarea circuitului informa ional? Rspuns:

Exerci ii Exemplu rezolvat: Printre cauzele care genereaz distorsiunea se regsesc urmtoarele: a) folosirea de supor i informa ionali necorespunztori pentru nregistrarea informa iilor; b) utilizarea de mijloace corespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informa iilor; c) folosirea de supor i informa ionali corespunztori pentru nregistrarea informa iilor; d) diferen ele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informa iei; e) manipularea, cu mare aten ie, a supor ilor de informa ii n procesul transmiterii lor ctre beneficiari. Rezolvare OO O De rezolvat: n organiza iile publice, cele mai frecvente evenimente generatoare de studii i ac iuni de ra ionalizare informa ional sunt: a) creterea procentului de popularitate n sondaje; b) dificult i minore n realizarea unor activit i importante; c) schimbarea liderilor; d) realizarea, cu succes, a unor activit i importante; e) modificri n legisla ie privind nfiin area i func ionarea organiza iilor publice. OOOOO

REZUMATUL TEMEI Func ionarea eficient a organiza iei publice depinde de existen a unui sistem informa ional care s ofere materia prim informa ional necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor, a sarcinilor, competen elor i responsabilit ilor. Sistemul informa ional poate s fie definit ca fiind ansamblul datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organiza iei publice. Sistemul informa ional al organiza iei publice este alctuit dintr-un ansamblu de elemente aflate n interdependen . Datele i informa iile reprezint componentele primare ale sistemului informa ional. Utilizarea informa iei n procesul decizional implic stabilirea unui circuit informa ional, ce reprezint traseul pe care l parcurge o informa ie sau o categorie de informa ii ntre emi tor i receptor. Sistemul informa ional cuprinde ansamblul de date, informa ii con inute n documente, circuite informa ionale, fluxuri informa ionale i mijloace de tratare a informa iilor, implicate n procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele care fac parte din sistemul administra iei publice i contribuie, prin con inutul lor, la satisfacerea necesit ilor generale ale popula iei. Procedurile informa ionale, componente ale sistemului informa ional, reprezint ansamblul sistemelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informa ii cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a supor ilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informa iilor folosite. n vederea exercitrii atribu iilor sale, Preedintele Romniei emite decrete i mesaje. Decretele Preedintelui se publica n Monitorul Oficial al Romniei, reprezint acte de aplicare i pot avea un caracter individual, cel mai adesea, sau normativ, prin excep ie. Mesajele sunt alt component a sistemului informa ional folosit de ctre Preedinte pentru a exprima unele puncte de vedere fa de o anumit problem politic sau fa de o lege care i-a fost naintat spre promulgare. ntre Preedinte i Parlament apare, astfel, un flux informa ional deoarece Parlamentul are obliga ia de a lua n considerare i n discu ie mesajele preziden iale. La rndul lor, Camera Deputa ilor i Senatul adopt legi, hotrri i mo iuni. Hotrrile se emit pentru organizarea executrii legii, iar ordonan ele stabilesc limitele i condi iile legii. Ministerele emit ordine i instruc iuni n vederea realizrii atribu iilor specifice. Conceperea i implementarea sistemului informa ional al organiza iei publice este necesar s se fundamenteze pe o serie de principii menite s asigure ndeplinirea, cu maximum de eficien , a func iilor sale specifice. 1. Subordonarea conceperii i func ionrii sistemului informa ional cerin elor managementului organiza iei publice; 2. Corelarea strns a sistemului informa ional cu sistemul decizional i cu organizarea structural a organiza iei publice; 3. Principiul unit ii metodologice a tratrii informa iilor;

4. Principiul concentrrii asupra abaterilor esen iale; 5. Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reac ie componentelor i ansamblului sistemului managerial public; 6. Principiul asigurrii de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare; 7. Principiul flexibilit ii; 8. Principiul eficien ei i eficacit ii; Studiile efectuate asupra sistemelor informa ionale ale organiza iilor publice au scos n eviden existen a unor deficien e tipice, relativ frecvente, ca fiind reflectarea unor erori n conceperea i implementarea acestor sisteme. Aceste deficien e sunt: distorsiunea, filtrajul, redundan a, suprancrcarea. Pentru a se evita manifestarea acestor deficien e ale sistemului informa ional, ca o prim cerin trebuie s se asigure informa ii reale, n sensul reflectrii proceselor aa cum se deruleaz n organiza ia public. Asigurarea unui sistem informa ional func ional eficient pentru fiecare organiza ie public este esen ial, deoarece condi ioneaz n mod hotrtor performan ele sale. Modalitatea de realizare o reprezint ra ionalizarea sistemului informa ional, care este un proces complex i decisiv datorit multiplelor elemente implicate, de natura informa ional i public. Ra ionalizarea sistemului informa ional al organiza iei publice este structurat pe mai multe etape: 1. declanarea studiului de ra ionalizare; 2. identificarea componentelor informa ionale ale domeniului investigat; 3. analiza critic a subsistemului informa ional; 4. perfec ionarea subsistemului informa ional; 5. implementarea perfec ionrii informa ionale. Dup opera ionalizarea msurilor de pregtire a ra ionalizrii informa ionale se trece la introducerea efectiv a schimbrilor respective. Important este s se aplice integral toate schimbrile preconizate, concomitent cu asigurarea premiselor i condi iilor necesare. Dup finalizarea implementrii este necesar o evaluare a strii de fapt i a performan elor, att a celor cuantificabile, ct i a celor necuantificabile. Lund n considerare rezultatele ob inute, se trece la aplicarea unor solu ii corective - pentru eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative - i integratoare pentru eliminarea factorilor care provoac abateri justificate. Un element cu pondere decisiv asupra eficacit ii ra ionalizrilor informa ionale l reprezint intensitatea i modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialiti i liderii organiza iei publice.