5.6.

Raportul sinergie performanta in cadrul proiectelor si programelor

Performanta echipelor se bazeaza pe sinergia creata de echipa. Efectul sinergic are loc atunci cand rezultatul produs de echipa este mai mare decat suma rezultatelor individuale. Echipele performante sunt echilibrate in ceea ce priveste rolurile formale si informale ale persoanelor care le compun iar membrii lor lucreaza natural impreuna pentru a-si atinge obiectivele. Felul in care se creaza echilibrul unei echipe depinde atat de componenta ei cat si de standarde de perfomanta si indicatori de performanta cat mai realisti.

Componenta unei echipe

Echipa de proiect este compusa din resurse full-time si part-time, desemnate sa lucreze la realizarea livrabilelor proiectului. Echipa este responsabila sa:

Dezvolte livrabilele proiectului Inteleaga activitatile ce trebuie realizate Planifice mai in detaliu, daca este necesar, activitatile care i-au fost alocate Finalizeze activitatile alocate, in limita estimarilor de buget, timp si calitate stabilite Informeze managerul de proiect in legatura cu problemele, schimbarile in continut, riscurile si preocuparile legate de calitate aparute Comunice stadiul lucrarilor si sa-si gestioneze asteptarile intr-un mod proactiv. Echipa de proiect poate include resurse dintr-o singura organizatie functionala sau poate fi formata din membri ai multor organizatii functionale diferite. O echipa hibrida din punct de vedere functional are membri din mai multe organizatii. O astfel de structura a echipei indica faptul ca organizatia utilizeaza managementul matricial. Membrii echipei de proiect trebuie tratati drept un grup distinct de parti interesate in proiect.

Managementul echipei presupune :

Identificarea, stabilirea si formarea echipei necesare unui proiect Identificarea si stabilirea obiectivelor operationale individuale si de grup ale unei echipe; Stabilirea indicatorilor de perfomanta pentru fiecare rol in echip

 Stabilirea sistemelor de evaluare a perfomantelor echipei; Stabilirea parghiilor de monitorizare si control a perfomantelor echipei Au fost construite modele care prezic, cu un grad mare de acuratete, cum se va comporta o echipa, aceasta predictie bazandu-se pe cat de bine este respectat un anume set de conditii. Implicatiile acestei cercetari sunt profunde: a. Conducerea poate avea o contributie pozitiva foarte mare in ceea ce priveste stabilirea acestor conditii si instruirea echipei, odata ce conditiile au fost stabilite; b. Totusi, conducerea nu poate compensa sau aduce un aport semnificativ acolo unde liderii nu au reusit sa stabileasca bine conditiile; c. Intr-un context in care se acorda sprijin sustinut, unele dintre aceste conditii se stabilesc de la sine; d. Intr-un context lipsit de sprijin, poate fi foarte dificil ca aceste conditii sa fie stabilite. Asadar, prima obligatie a liderilor este sa creeze si sa mentina aceste conditii. Odata ce aceste lucruri au fost facute, ei trebuie sa faca in asa fel incat echipa sa foloseasca situatia favorabila in care se afla spre propriul avantaj. Calitatea echipei este, de asemenea, extrem de importanta .Conditiile favorabile ajuta echipele sa-si fructifice potentialul pe care il poseda, insa nicio echipa nu poate reusi daca este incapabila sa obtina sau sa isi dezvolte toate acele abilitati de care ste nevoie pentru a atinge un ideal de performanta. Totodata, o concentrare mai mare de talente va aduce cu sine mai multe idei, mai multa energie, mai multa creativitate si, in cele din urma, performante mai bune. 2. Crearea conditiilor pentru performanta unei echipe Mai multe cercetari au aratat faptul ca pentru 70-80% din variatiile de preformanta ale grupurilor care au de facut "munca de echipa" sunt responsabile cateva conditii foarte importante. Prin "munca de echipa" intelegem mai multe grupuri care trebuie sa lucreze impreuna, interdependent, pentru a obtine un rezultat colectiv.

Performanta unei echipe depinde foarte mult de cat de bine intervin cei cu functii legitime de conducere pentru a imprima echipei o directie clara si riguroasa. Tintele de performanta trebuie sa motiveze, dar sa nu fie coplesitoare. Totodata,liderii ar trebui sa evite sa fie extrem de exacti si sa lase echipa sa-si dea seama singura de tinta pe care o au si de directia pe care trebuie sa o urmeze. Liderii buni se folosesc de povestiri si de analogii pentru ca echipele sa inteleaga mai bine ce vor sa spuna. De asemenea, pe tot parcursul activitatii lor, dau actiunilor si indicatiilor lor un aer de importanta si de urgenta.

Standarde de performanta
Standard de performanta reprezinta nivelul minim de rezultat pe care si-l propune un manager, astfel incat sa realizeze una dintre etapele unui obiectiv final. Standardele de performanta constau in norme sau legi interne ce trebuie sa reglementeze: * Caracteristicile si calitatea produselor sau serviciilor * Volumul de munca calitativ si cantitativ * Timpul si resursele necesare

Masurarea performantelor
Reprezinta diferenta dintre CE FAC si CE TREBUIE SA FAC si are ca scop compararea standardelor de performanta cu realizarile si reproiectarea standardelor. PENTRU MASURAREA STANDARDELOR DE PERFORMANTA TREBUIE SA STII SA: * Urmaresti intotdeauna directia corecta * Iei masuri coercitive * Maresti presiunea cand este necesar * Fii atent la desfasurarea tuturor actiunilor * Compari performantele obtinute cu standardele * Iei decizii si sa le pui in practica

ETAPELE MONITORIZARII PERFORMANTELOR

* Te asiguri ca toti angajatii cunosc foarte bine standardele de performanta * Stabileste de comun acord o modalitate de verificare * Fa evaluari periodice a performantelor angajatilor si compara cu standardele existente * Realizeaza masuri corective * Finalizeaza prin a lua masuri concrete si eficiente.

Indicatori de performanta
Masurarea performantei include practici care se refera la identificarea, monitorizarea si comunicarea rezultatelor de performanta prin folosirea indicatorilor de performanta. Masurarea performantei nu este un concept nou, fiind folosit inca din timpuri stravechi, Protagoras din Abdera (480 B.C. 410 B.C.) afirmand ca "omul este masura tuturor lucrurilor".

De-a lungul timpului, folosirea indicatorilor de performanta a evoluat in mod natural, la momentul actual existand o arie larga de resurse pentru selectia indicatorilor de performanta. Alegerea termenilor masuri de performanta, indicatori de performanta sau Indicatori Cheie de Performanta (KPI) - este de obicei interschimbabila. Pentru unii practicieni, diferentierea este irelevanta, atat timp cat rezultatele dorite sunt atinse. Cu toate acestea, la nivel conceptual, pot fi facute anumite distinctii.

Masuri de performanta, Indicatori de performanta

Masurile de performanta si indicatorii de performanta sunt termeni generici care reflecta aspectul cantitativ prin care obiectivele sunt definite si performanta este evaluata si comparata. Acestia sprijina evaluarea atingerii unui rezultat, fiind componenta masurabila a performantei organizatiei. Indicatorii de performanta nu sunt Indicatori Cheie de Performanta pana cand nu sunt selectati si aplicati ca fiind cheie unei arii, unui proces sau initiativa. Caracteristici ale indicatorilor de performanta:

Sunt factori care tind sa indice sanatatea, progresul si / sau succesul unui proiect, proces sau domeniu de livrare a serviciilor; Foarte des sunt orientati spre procese; Se concentreaza pe resurse si procese de natura sa conduca la obtinerea unor rezultate de succes; De obicei sunt formulari scurte, concentrate, relevante, masurabile, repetabile ale factorilor cheie de succes.

Indicatori Cheie de Performanta (KPIs)

Indicatorii Cheie de Performanta sunt instrumente folosite in managementul performantei ce monitorizeaza performanta la nivelul ariilor cheie ale organizatiei, arii absolut critice pentru succesul si cresterea afacerii. Dezvoltarea si folosirea acestor indicatori ar trebui sa ofere bazele unei analize a performantei actuale a organizatiei, a cerintelor viitoare si a strategiilor de imbunatatire necesare pentru mentinerea succesului. In general, Indicatorii Cheie de Performanta sunt asociati cu sistemul de masurare, monitorizare si evaluare a performantei, prin instrumente precum Balanced Scorecard.

Motivele utilizarii KPIs

Perspectiva: sanatatea, progresul si / sau succesul unui proiect, proces sau domeniu de livrare a serviciilor; Orientare: KPIs sunt specifici, relevanti, masurabili, repetabili si consistenti; Evaluare: masurarea factorilor critici de succes; Management: sprijina procesul de luare a deciziilor in cadrul managementul peformantei; Implementarea strategiei: KPIs creeaza o legatura puternica intre strategie si initiative / activitati.

Masurarea performantei poate fi realizata pentru o varietate de motive:

Pentru monitorizare si control; Pentru imbunatire; Pentru maximiazarea eficacitatii efortului de imbunatatire; Pentru a realiza alinierea cu scopurile si obiectivele organizationale.

Simmons (2010) priveste masurarea performantei organizationale ca un instrument folosit pentru a echilibra cinci tensiuni majore care pot exista intr-o firma:

Echilibrul intre profit, crestere si control Echilibrul intre rezultatele pe termen scurt si crearea de capabilitati pe termen lung si de oportunitati de crestere Echilibrul la nivel de asteptari ale diferitelor grupuri organizationale Echilibrul intre oportunitati si atentie Echilibrarea ratiunilor comportamentului uman

Tipologie
Folosire de KPIs poate varia de la masurarea realizarilor unui departament la masurarea performantei intergii organizatii. In functie de impactul lor, putem distringe intre:

KPIs la nivel de input: elemente de intrare in cadrul unui proces sau proiect; KPIs de proces: folositi pentru imbunatatirea unui proces, a eficientei sale si a rezultatelor (in functie de timp, variatie de buget etc.); Output KPIs: costul unui livrabil relativ la bugetul initial sau la costul standard, capacitatea functionala relativa la cea planificata sau la cea standard etc.; Outcome KPIs: satisfactia clientilor, satisfactia actionarilor, benchmarking cu alte organizatii similare.

Pot fi folosite diverse atribute in analiza, selectia, dezvoltarea si folosirea de KPIs:

Obiectiv / subiectiv Financiar / non-financiar Leading / lagging Complet / incmplet Input / proces / output Critic / necritic Tangibil / intangibil

Reguli pentru folosirea KPIs

Secretul folosirii optime a KPIs sta in selectia numarului potrivit de indicatori si in relevanta KPIs pentru strategia organizatiei. Acest fapt maximizeaza beneficiul folosirii lor, minimizand in acelasi timp costul asociat folosirii lor. Exista o serie de principii care trebuie respectate in folosirea KPIs:

KPIs nu ar trebui sa reprezinte un scop in sine, ci trebuie perceputi ca un suport pentru management. Sunt un punct de pornire pentru a o dezbatere informala ce ar trebui sa conduca la un plan de imbunatatire; Ar trebui sa fie analizati in context si sa sa se puna accent pe comparatii la nivel de rezultate in momente diferite de timp, pentru aceeasi organizatie, nu atat pe comparatii intre organizatii; Un set de KPIs ar trebui sa fie echilibrat. De exemplu, masurarea eficientei ar trebui sa fie pusa in balanta cu masurarea eficacitatii si masurarea costurilor cu masurarea calitatii; Dupa ce au fost propusi si aplicati, KPIs trebuie revizuiti si actualizati periodic. Revizuirea trebuie sa confirme utilitatea fiecarui indicator si fezabilitatea in colectarea datelor pentru un uz continuu.

Descrierea performantei dorite, reflectate in termeni masurabili prin KPIs, trebuie sa fie atribuita la nivelul organizational care detine autoritatea si informatiile necesare pentru a actiona.

Bibliografie Stefan Cojocaru - Elaborarea proiectelor, Editura Expert Projects, 2004 Aurelian Simionescu - Evaluarea proiectelor, Editura Economica, 2005