CUM TREBUIE SA SE COMPORTE MANAGERII LA REUNIUNI DE AFACERI

Cu siguranta, fiecare dintre noi cunoaste regulile de comportament in cadrul unei intalniri business. Cati dintre noi le si aplica, insa, de fiecare data?

Va propun asadar un ghid al primei intalniri business, care sa ne reaminteasca, la nevoie, lucrurile care ne formeaza imaginea la prima intalnire cu un potential partener si care implicit, au un rol foarte important in reusita acestei intalniri.

Punctualitate. Prima impresie in cadrul unei intalniri de afaceri este data de punctualitate, element deosebit de important pentru desfasurarea ulterioara a intregii intalniri. Ii putem arata partenerului cat de seriosi suntem chiar si printr-un gest atat de mic.

Respecta elementele propuse. Elementele unei intalniri sunt reprezentate de tematica intalnirii, durata si participantii acesteia. Toate acestea trebuie comunicate partenerului inaintea intalnirii, in asa fel incat si acesta sa fie pregatit. Pentru a castiga increderea potentialului partener de afaceri este foarte important sa respectam toate aceste elemente, stabilite in prealabil cu el. Documenteaza-te. Imaginea noastra in cadrul unei prime intalniri este data si de felul in care ne prezentam. Aici nu ne referim numai la felul in care ne imbracam, coafam, etc., ci mai ales la informatiile despre partener, oferta si resursele sale pe care trebuie sa le obtinem si retinem inaintea intalnirii. O discutie despre ultimele realizari ale partenerului, cele mai noi servicii sau produse ale sale, il va maguli pe acesta, pe cand necunoasterea lor poate conduce la o criza, fara posibilitatea de remediere, de imagine. Nu te lauda excesiv. Este bine sa vorbim partenerului despre rezultatele excelente obtinute de noi, dar este periculos sa exageram. Partenerul va crede ca pentru noi este mai important succesul personal decat colaborarea cu el si isi va pierde increderea. Nu-ti intrerupe partenerul de discutieEste nepoliticos sa intrerupi partenerul de dialog in timp ce acesta vorbeste. Chiar daca suntem total impotriva celor spuse, sau vrem doar sa completam cele declarate de el, trebuie sa-l lasam sa-sitermine argumentatia si numai dupa aceea sa intervenim.

Arata ca iti pasa. Chiar si in cadrul unei intalniri de afaceri trebuie sa demonstram prin gesturi, limbaj si actiune ca subiectele aduse in discutie de partener sunt de foarte mare interes pentru noi si ca detinem solutiile cele mai potrivite problemelor sale. O atitudine distanta, aroganta sau indiferenta va aduce neincrederea partenerului in solutiile oferite de noi.

Nu intrebarilor personale. Discutiile despre viata personala sunt nepotrivite unei intalniri de afaceri. Pentru astfel de conversatii putem invita partenerul la un pranz sau la o cina, in cadrul carora sa dezvoltam relatiile interpersonale. Tu sau Dumneavoastra? Intalnirile de afaceri sunt formale iar stilul conversatiei trebuie sa fie tot formal. Este nepoliticos sa tutuim, mai ales daca persoanele respective sunt mai in varsta sau au un rang mai inalt in ierarhie, decat al nostru. Trebuie sa asteptam ca acesta sa aiba initiativa de a ne tutui. Fii in forma. Este nepoliticos sa ne prezentam, la o intalnire in general, la prima intalnire in special, obositi, lipsiti de concentrare sau pe fuga. Este preferabil sa amanam intalnirea decat sa nu fim 100% in forma. Imaginea pe care o vom crea este de superficialitate, graba si neseriozitate. Evitati amanarea intalnirii in ultimul moment Amanarea unei intalniri se face cu cel putin 3 ore inainte de ora stabilita pentru intalnire. Astfel partenerul isi mai poate organiza alta intalnire sau isi poate planifica alte activitati. Tinuta Atat in situatia in care stam pe scaun cat si in cea in care suntem in picioare, pozitia corpului si gesturile ne pot avantaja sau dezavantaja in timpul unei intalniri. Increderea in serviciile sau produsele prezentate precum si in compania pe care o reprezentam pot fi castigate si prin limbajul nonverbal folosit. Este neindicat ca in timpul intalnirii sa ne jucam cu scaunul, degetele, pixul, hartiile sau alte articole aflate la indemana. Rabdarea trebuie cultivata.

Tonul vocii trebuie sa fie calm. Daca vorbim prea tare sau prea repede, am putea intimida partenerul nostru de dialog sau atrage atentia celor din jur asupra conversatiei avute. A-i prinde pe oameni de brat sau de umar sau a-i inghionti pentru a le atrage atentia, este o dovada de proasta crestere. Este nepoliticos sa ne uitam la ceas in continuu ca si cand de-abia asteptam sa treaca timpul. Complimente si multumiri Atitudinea noastra trebuie sa fie prietenoasa de la inceputul si pana la sfarsitul intalnirii. Ultima impresie conteaza la fel de mult ca prima. Daca intalnirea se incheie in termeni prietenosi partenerul va fi deschis sa accepte si o viitoare intalnire. Am pierdut? Nu conteaza! Zambim in continuareIn eventualitatea in care partenerul refuza colaborarea cu compania noastra, trebuie sa avem grija sa nu ne exteriorizam nemultumirea. Fiind calmi, zambind si incercand sa pastram o relatie buna cu partenerul, vom putea colabora, poate, cu alta ocazie.