Matricea de Alocare a Responsabilitatilor Intr-un proiect mare, mai multe persoane pot avea un rol in crearea si aprobarea livrabilelor

proiectului. Uneori, situatia este destul de clara, respectiv o persoana redacteaza un document iar o alta il aproba. In alte cazuri, mai multe persoane pot contribui la creare iar altele trebuie sa detina diverse niveluri de aprobare. In cazul unor scenarii complicate, care implica mai multe persoane poate fi de ajutor sa construieste o Matrice de Alocare a Responsabilitatilor asupra Livrabilului. Te ajuta sa stabilesti asteptarile si sa te asiguri ca oamenii inteleg ce se asteapta de la ei. De exemplu, trebuie sa stii daca membrii comitetului de conducere trebuie sa aprobe documentul de Cerinte de Business ale proiectului. Matricea poate descrie toate rolurile implicate. Diferitele persoane (sau roluri) apar in matrice sub forma de titluri de coloane iar livrabilele specifice situatiei descrise mai sus sunt listate pe randuri. Foloseste casutele de intersectie pentru a descrie responsabilitatea fiecarei persoane pentru fiecare livrabil in parte. Iata un exemplu simplu de matrice, urmat de categoriile de responsabilitati sugerate. Echipa Sponsorul Directorul Managerul de Proiectului de Proiect de Proiect Proiect Documentul de A Definire a Proiectului Planul de A Comunicare Cerintele de A Business Evaluarile stadiului R proiectului A R R R C C R C R R C R

"A" inseamna ca persoana (sau rolul) aproba livrabilul. "R" inseamna ca persoana (sau rolul) revizuieste livrabilul. "C" inseamna ca persoana (sau rolul) creaza livrabilul. De obicei, o singura persoana este responsabila de crearea livrabilului, desi opinii pot fi furnizate de catre mai multe persoane. In tabelul de mai sus, Documentul de Definire a Proiectului este creat de managerul de proiect, aprobat de catre Sponsorul proiectului, directorul de proiect si comitetul de conducere si revizuit de catre echipa de proiect. Cerintele de Business sunt create de catre echipa de proiect, revizuite de catre managerul si directorul de proiect si aprobate de catre Sponsorul proiectului si comitetul de conducere.

Matricea are scopul de a clarifica si obtine acordul asupra responsabilitatilor fiecaruia, pentru a putea defini coloanele cat mai detaliat. De exemplu, in situatia de mai sus, echipa de proiect' ar fi putut fi descompusa pana la fiecare membru specific sau persoana responsabila de crearea Cerintelor de Business ar fi putut fi desprinsa din echipa si trecuta drept titlu de coloana separat. Dupa ce este finalizata, matricea trebuie sa fie distribuita spre aprobare. Daca este executata in pasul Definirea Proiectului, matricea poate lua forma unui act aditional la Documentul de Definire a Proiectului. Daca este creata in cadrul Fazei de Analiza, matricea va trebui distribuita separat. Pentru a fi eficace, este vital ca matricea sa poata obtine claritate. Trebuie sa reflecte responsabilitatile si asteptarile de la fiecare persoana. De exemplu, daca Sponsorul a delegat aprobarea Cerintelor de Business unui subordonat, acest fapt trebuie reprezentat in matrice, adus la cunostinta tuturor si aprobat. Pe de alta parte, daca Sponsorul agreaza sa aprobe Cerintele de Business, atunci, de fapt, aprobarea lui este necesara si nu a unui subordonat caruia i s-a delegat aceasta responsabilitate. Mai jos gasiti si alte exemple de coduri de responsabilitati. Poti defini coduri diferite in proiectul tau, atat timp cat le explici semnificatia pentru ca oamenii sa stie ce se asteapta de la ei.

A - Aproba livrabilul R - Revizuieste livrabilul (si furnizeaza feedback) C - Creaza livrabilul (C (1) - principal responsabil, C (2) - suport) I - Furnizeaza opinii (input) N - Este notificat la finalizarea livrabilului M - Managementul livrabilelor (un bibliotecar sau o persoana responsabila cu administrarea si depozitarea documentelor)