Sunteți pe pagina 1din 20

Structura planului de relatii publice

Relatiile publice sunt un instrument complex, care necesita eforturi sutinute si bine organizate din partea specialistilor. De aceea o campanie de relatii publice trebuie sa urmeze un curs clar determinat de desfasurare Iata care sunt etapele conceperii si derularii unei campanii de relatii publice:
I. Definirea problemei reprezinta etapa premergatoare strategiei propriu-zise. Orice

strategie de PR incepe prin definirea problemei, problem care poate sa derive din: necesitatea gestionarii unui eveniment major din viata companiei: - patrunderea la burs - extinderea companiei prin deschiderea de noi filiale - extinderea activitii pe plan extern - majorarea capitalului social - realizarea unei fuziuni/divizri sau a unei achizitii - oferta publica de vanzare - schimbarea controlului asupra societatii - schimbarea managementului societatii identificarea unei nevoi ce trebuie satisfacute: - imbunatatirea imaginii firmei - fidelizarea consumatorilor sau atragerea de noi consumatori - fidelizarea investitorilor sau atragerea de noi investitori - cresterea cotatiei titlurilor - imbunatatirea climatului intern si crearea unui sentiment de apartenenta etc. identificarea unei provocari sau a unei dificulti/piedici ce trebuie surmontat: - scaderea vanzarilor/cifrei de afaceri/profitului - perceptia negativa asupra firmei/brandului - gestionarea situatiilor de criza - scaderea cursului actiunilor - combaterea amenintrilor din partea concurentei Aceste situaii sunt sesizate printr-o observare atent si continua a mediului si reclam necesitatea elaborarii si implementarii unei strategii de PR. Aceast observare constituie o form de feed-back continuu asupra mediului, realizat prin folosirea sondajelor de opinie, prin monitorizarea si analizarea presei cotidiene, prin constatarea reclamaiilor i solicitrilor de informaii din partea grupurilor tint. Necesitatea logic a elaborarii unei strategii de PR deriv din planificarea strategic. Organizaia i-a stabilit misiunea, orientrile generale, i-a fixat obiectivele, a indentificat cile de dezvoltare. Activitatea de PR are rolul strategic de a gestiona si difuza imaginea de ansamblu a companiei unor categorii de public bine definite. Alaturi de importanta in cadrul planificrii strategice, relaiile publice reprezinta, in acelasi timp, si un instrument tactic, prin faptul ca organizaia trebuie s reacioneze rapid n fata situaiilor dificile/de urgen si a pericolelor mediului. II. Cercetarea 1. Cercetarea mediului organizatiei: piata, situatia legislativa, economica si sociala la nivel national sau regional, identificarea competitiei directe si analiza pozitionarii si strategiei de comunicare a acesteia;

2. Cercetarea publicului organizatiei care poate fi alcatuit din: consumatori

actuali si potentiali, investitori, mass media, organe ale autoritii publice centrale/locale, proprii angajai, furnizorii, ONG-uri, sindicate si asociaii profesionale din ramura de activitate i, n ultim instan, publicul larg. Datele cercetarii vor cuprinde: date demografice; comportament de consum; atitudini fata de produs, marca, companie; consumul de media; 3. Segmentarea publicului organizatiei (impartirea in categorii si ierarhizarea dupa importanta lor in functie de: comportamentul si atitudinea fata de companie/produs si rolul pe care il joaca pentru aceasta) III. Planificarea 1. Stabilirea scopului proiectului - formulat n termenii problemei identificate, respectiv Care este situatia dorita? Scopul / obiectivul strategic este strns legat de etapa de definire a problemei, tocmai de aceea aceasta din urm capt o importan cu att mai mare. n functie de obiectivul strategic al campaniei de comunicare, se vor stabili obiectivele tactice ale acesteia la nivelul fiecrui departament i pentru fiecare categorie de public. Scopul reprezint o intenie i o orientare generale, n timp ce obiectivul se refer la rezultatul precis pe care organizaia caut s l obin cu fiecare categorie de public. Am putea defini obiectivul ca fiind o intenie concret de aciune referitoare la un client-int, formulat cu scopul de a ajunge la o situaie dorit pornind de la o situaie dat. Aceast intenie trebuie s fie formulat ntr-o manier (Pierre Desaulniers). 2. Stabilirea publicului tinta (Cine - din publicurile interne sau externe trebuie sa raspunda la program, sa fie "atins" sau "afectat" ?). Stabilirea publicului int din rndul segmentelor identificate este foarte important, ntruct categoriile de public vizate i mai ales ierarhizarea acestora, pot s difere n funcie de problema identificat i de scopul campaniei. n funcie de importana pe care o au diferitele segmente de public si de coninutul mesajului, acestea vor fi atinse de mesajele campaniei simultan sau pe rnd. 3. Stabilirea obiectivelor (Ce trebuie sa se obtina cu fiecare public pentru a indeplini scopul programului?). Aceast etap este realizat ulterior determinrii publicului int, deoarece obiectivele se stabilesc n mod distinct pentru fiecare categorie de public 4. Stabilirea mesajelor (Ce dorim sa spunem audientelor?; Ce dorim sa-i facem sa simta despre noi?; Ce dorim sa faca ele?). Mesajul n PR trebuie adaptat fiecrei categorii de public, att n ceea ce privete coninutul, cat i forma de prezentare i suportul ales. Una din greelile frecvente pe care le fac companiile este transmiterea unor mesaje identice i cu aceleai mijloace tuturor categoriilor de public. 5. Alegerea celor mai potrivite mijloace de comunicare (Cum vom transmite mesajele fiecaruia dintre segmentele de public?); la rndul su, aceast etap presupune: selectarea canalelor: media i respectiv, extra-media; n general, bugetul alocat mass-media reprezint n medie 2/3 din bugetul unei campanii de comunicare, in vreme ce doar 1/3 revine comunicarii non-media; in mod tradiional, exceptnd relaiile cu presa i comunicarea online, relatiile publice au reprezentat prin excelen o comunicare de tip non media; insa in prezent, ponderea comunicarii mass-media tinde sa creasc datorit nmulirii

numrului de publicaii, canale si emisiuni, talk-showuri, tiri etc. selectarea suporturilor odat stabilite canalele, trebuie optat pentru diferitele suporturi ale fiecrui canal: pres/canale audiovizuale generale vs specializate, presa cotidian vs periodice etc. Mai mult, n cadrul fiecrui suport, va fi stabilit n mod precis canalul ales (ce publicatie, ce post TV/ emisiune, ce site-uri? etc) 6. Stabilirea tehnicilor i instrumentelor de PR n funcie de publicul avut n vedere i de canalele alese, se vor alege instrumentele corespunztoare: comunicate de pres, conferine de presa, organizarea de evenimente, sponsorizari, difuzarea de materiale informative, aciuni de promovare a brandului/produselor firmei etc. 7. Stabilirea calendarului de activitati si a responsabilitatilor pentru realizarea lor; Alocarea resurselor disponibile.
IV. Actiunea de implementare a planului de relatii publice

V. Evaluarea Inainte de a incepe evaluarea trebuie sa stabiliti instrumentele de evaluare/cercetare pe care le veti utiliza (monitorizarea presei, cercetari calitative sau cantitative, etc). Iata si ce trebuie sa includa planul dumneavostra de evaluare: 1. Evaluarea indeplinirii actiunilor de relatii publice din cadrul planului (evaluare interna); 2. Masurarea atingerii obiectivelor (evaluare externa); Dupa evaluare, este necesara adaptarea planului de comunicare la noua situatie, asa cum s-a conturat ea in urma evaluarii. Prezentarea in fata clientului Dupa ce ati stabilit strategia, trebuie sa concepeti prezentarea in Power Point, intr-o forma cat mai explicita, clara si convingatoare. In functie de felul in care va prezentati oferta, proiectul dvs va fi unul castigator sau nu, va fi acceptat sau respins de catre client. Iata care este structura standard a unei prezentari in fata clientului: 1. Background - va cuprinde analiza marcii pe piata, analiza competitiei, analiza SWOT 2. Public tinta 3. Obiective de comunicare 4. Mesaj 5. Strategie 6. Implementare 7. Rezultate asteptate 8. Buget 9. Evaluare

Segmentarea pietei
Segmentarea pietei este un instrument folosit in marketing, dar adaptabil si relatiilor publice/publicitatii Iata ce inseamna segmentarea pietei in marketing: Segmentarea pietei descrie divizarea pietei in grupuri omogene care vor raspunde in moduri diferite la promotii, comunicare, publicitate si alte variabile ale mixului de marketing. Fiecare grup sau segment va fi abordat printr-un mix de marketing diferit pentru ca segmentele sunt departajate astfel incat sa existe diferente minime in interiorul lor si diferente mari intre ele. De ce se foloseste segmentarea pietei (publicului) Sunt multe beneficii ale impartirii pietei, respectiv a publicului, in segmente mai mici. Principalele ar fi: Simplificarea comunicarii. Este mai usor sa te adresezi unui grup mai restrans de clienti, mai ales daca ei au multe caracteristici in comun (ex: cauta aceleasi beneficii, au aceeasi varsta, acelasi sex, venit, etc.). Gasirea unor nise. Segmentarea permite identificarea unor piete nesatisfacute sau in care nu s-a intrat inca cu un produs sau cu un serviciu. Folosind "marketing-ul de nisa", segmentarea poate permite unei companii sa se adreseze unor consumatori mai putin fidelizati fata de produsele altor companii. Eficientizare. Segmentarea reprezinta un mod de folosire mai eficienta a resurselor prin concentrarea pe segmentele cele mai potrivite pentru oferta companiei. Segmentarea va preveni transmitea mesajelor gresite sau transmiterea mesajului unor persoane nepotrivite. Cand se foloseste segmentarea pietei Oricand exista diferente semnificative in cadrul publicului companiei sau al produsului, trebuie luata in considerare segmentarea publicului. Segmentele identificate trebuie sa fie: Suficient de mari Diferite Receptive la mesajele transmise Accesibile Interesate de diverse beneficii "Profitabile" Care sunt informatiile folosite in segmentarea pietei Sunt doua tipuri de informatii folosite in segmentarea pietei: 1. Variabile de clasificare. Aproape orice variabila demografica, geografica, psihografica sau comportamentala poate fi folosita pentru clasificarea persoanelor in segmente: o Variabile demografice: varsta, sex, venit, nationalitate, stare civila, educatie, ocupatie, marimea resedintei, etc. o Variabile geografice: oras, judet, tara, regiune, locatie rurala sau urbana, centrala sau periferica, densitatea populatiei, clima etc. o Variabile psihografice: atitudini, stil de viata, hobby-uri, aversiune fata de risc, trasaturi de personalitate, reviste citite, posturi TV urmarite, etc. o Variabile de comportament: loialitate fata de o marca, nivelul de folosinta, beneficii urmarite, canale de distributie folosite, reactia fata de publicitate, etc. 2. Variabile descriptive (descriptorii) Descriptorii sunt folositi pentru a departaja segmentele intre ele. Ei trebuie sa fie usor de masurat si de asociat cu segmentele carora le corespund. Descriptorii permit o operationalizare mai buna a schemei de segmentare rezultata din cercetare. Oricare dintre variabilele de clasificare poate deveni

descriptor, dar se pot folosi si denumiri sau personalizari care depasesc sfera primului tip de variabile. Avand in vedere aceste variabile, va propun sa urmariti un exemplu de targetare: este vorba de o vopsea, X, pentru care se va realiza o campanie de imagine. Iata segmentele principale. Target principal: "Do-it-yourself" Beneficiarii finali Barbati, 25-45, mediu urban, educatie medie Cei care vor sa isi vopseasca singuri casa, pentru ca au incredere doar in fortele proprii Ei sunt cei care iau decizia de cumparare a vopselei, dupa ce se informeaza de la prietenii care si-au vopsit casa, sau cer parerea unor profesionisti. Insa decizia finala le apartine Sunt independenti si harnici. Target secundar: Zugravii profesionisti Barbati, 25-45 ani, mediu urban, educatie medie, venit mediu Liber profesionisti. Au un stil de viata relaxat, de aceea au ales sa lucreze pe cont propriu Utilizeaza de obicei un singur tip de vopsea, cu care s-au obisnuit si care le usureaza cat mai mult munca. Obisnuiesc sa recomande aceasta marca tuturor beneficiarilor, daca acestia din urma nu au deja o vopsea cumparata sau preferata. Cred despre vopseaua X ca este una de calitate buna, dar nu o folosesc pentru ca o considera destul de scumpa. Insa daca X ar avea un pret mai mic, ar trece la utilizarea ei.

TARGETAREA EFICIENTA
Stabilirea corecta a publicului tinta este primul pas catre succesul campaniei. Cu cat destinatarul mesajului este mai clar conturat, cu atat comunicarea va fi mai eficienta, iar mesajul va fi formulat intr-un mod mai persuasiv. Vi s-a intamplat vreodata sa primiti prin posta materiale publicitare care nu v-ar fi trecut niciodata prin gand ca v-ar fi folositoare? Ce-ar fi daca ati gasi in casuta postala o brosura despre ultimile noutati in tratarea bolii Alzheimer, brosura care ar promova in mod indirect un anume medicament? Ce-ati face cu ea, ati pastra-o sau ar ajunge direct la cosul de gunoi? E posibil sa fiti o persoana preocupata de problemele celor din jur sau care doreste sa cunoasca cat mai multe lucruri din cele mai diverse domenii. Atunci probabil ati rasfoi brosura, dar cand ati ajunge la prezentarea produsului, ati lasa-o pe masa si ati uita de ea pana cand ar veni vremea sa faceti putina ordine pe birou. Acest fel de distributie se intampla destul de des, cu diferite tipuri de materiale de promovare sau de informare, insa este rezultatul unui caz nefericit de targetare. Vom vedea in continuare cum trebuie targetata in mod corect audienta pentru a avea un beneficiu maxim de pe urma comunicarii. Targetare de masa vs. targetare specifica Targetarea de masa a unei campanii este o strategie folosita atunci cand o companie nu poate decide care este publicul cel mai potrivit pentru comunicarea sa. Brosura de promovare a medicamentului pentru Alzheimer din exemplul de mai sus, in cel mai probabil caz, ar fi fost primita de toti vecinii dumneavoastra de bloc. Ganditi-va acum cine sunt acestia? Sunt ei o masa omogena de persoane? Evident ca nu (nici in caminele studentesti nu se intampla astfel). Unii sunt pensionari cu o probabilitate mai mare de imbolnavire, interesati de industria medicamentelor, poate o parte chiar bolnavi de Alzheimer. Altii, in schimb sunt tineri activi, dinamici care nu se gandesc la starea sanatatii lor si la posibilitatea imbolnavirii decat cand sunt pusi in fata faptului implinit. O alta categorie este cea a persoanelor adulte, cu familie, care se preocupa de produsele farmaceutice, insa doar de cele de care au nevoie in mod frecvent. Si atunci, ce rost ar avea ca brosura sa fie distribuita tuturor locatarilor blocului in care locuiti, sau, mai mult, intregului cartier, cand ar putea fi distribuita doar persoanelor cu cel mai mare risc de imbolnavire sau celor care au un membru bolnav de Alzheimer in familie? Un prim dezavantaj al targetarii de masa sunt costurile mult mai mari de productie si distributie. Un al doilea dezavantaj este necesitatea de a avea un mesaj mult prea general si pierderea in acest fel a atentiei publicului care ar putea fi interesat. La polul opus targetarii de masa ilustrate prin exemplul de mai sus, este targetarea specifica. Aceasta presupune selectarea unei audiente cu un grad ridicat de omogenitate a carei principala caracteristica trebuie sa fie interesul pentru produsele sau serviciile promovate. Revenind la cazul nostru, daca firma producatoare a medicamentului de tratare a Alzheimer-ului ar fi folosit metoda targetarii specifice, ar fi trimis brosura doar persoanelor care se afla in pericol de imbolnavire sau care au in ingrijire persoane deja bolnave de Alzheimer. Cum ar putea compania sa stie care sunt persoanele care fac parte din publicul acesta? Raspunsul trebuie sa fie o cercetare care sa implice analiza intregistrarilor din spitale care au un departament de tratare a bolilor neuropsihice, realizarea unor sondaje sau alte mijloace de cercetare. Si totusi nici astfel nu s-ar fi realizat o eficientizare maxima a costurilor, pentru ca o astfel de cercetare se poate dovedi costisitoare. De aceea, principalul public catre care trebuia indreptata comunicarea ar fi fost medicii specializati pe tratarea unor astfel de boli si farmacistii care recomada medicamentele. Iata cum comunicarea ar fi fost mult mai eficienta si mai putin costisitoare

Obiective de comunicare
Pentru ca o campanie de relatii publice sa aiba efectele dorite, ea trebuie sa se bazeze pe niste obiective de comunicare. Acestea se stabilesc dupa ce s-a realizat o analiza a mediului / pietei si dupa ce au fost stabilite obiectivele de afaceri ale companiei. Obiectivele de comunicare raspund la intrebarea "Ce trebuie sa se obtina de la fiecare public pentru a indeplini scopul campaniei?". Ele se refera la o schimbare de comportament, atitudine, opinie sau informare referitoare la companie/ produs a publicului vizat de campanie. Rolul obiectivelor de comunicare Obiectivele de comunicare stau la baza tuturor activitatilor de relatii publice pe care le initiati in cadrul campaniei. Ele ofera: directia mersului campaniei si cadrul acesteia instrumentele de evaluare finala a eficientei campaniei Tipuri de obiective de comunicare Obiectivele de comunicare sunt de doua tipuri: obiective de notorietate/informare asupra companiei/produsului sau asupra campaniei. Acestea sunt cele mai comune si usor de obtinut, dar in acelasi timp sunt dificil de masurat Exemplu: "Sa creasca gradul de informare asupra proiectelor Fundatiei X, cu 30%, in randul companiilor comerciale cu o cifra de afaceri peste medie, in urmatoarele sase luni" obiective de motivare a unor atitudini si comportamente. Ele sunt mai greu de atins, dar mai usor de cuantificat Exemplu: "Sa se atraga sustinerea liderilor de opinie in promovarea proiectelor ministerului X in mass-media, pe parcursul urmatoarelor doua luni" Sau: "Sa se atraga cu 50% mai multi vizitatori pe site-ul companiei X, in urmatoarea luna" Formularea obiectivelor Obiectivele trebuie formulate clar si specific. De exemplu, in loc de a formula simplu "cresterea notoritatii", specificati si "obiectul" caruia trebuie ii cresca notorietatea, in randul carui public, cu cat trebuie sa creasca si in cat timp: "Sa creasca cu 50% gradul de recunoastere a marcii <Olimpiadele Comunicarii> ca singurul eveniment care raspunde nevoii de practica, in randul studentilor la facultati cu profil de comunicare si relatii publice, in urmatoarele doua luni" Cand scrieti obiectivele de comunicare, trebuie sa aveti in vedere: natura schimbarii urmarite publicul tinta rezultatul asteptat gradul schimbarii un deadline Formulati obiectivele urmarind pasii enuntati in continuare: 1. Indicati intentia: incepeti cu "sa" si continuati cu verbul care descrie schimbarea dorita. Iata cateva dintre aceste verbe: sa creasca, sa scada, sa mentina, sa informeze, sa educe, sa

determine, sa atraga, sa motiveze, sa induca, sa asocieze, sa maximizeze, sa minimalizeze, sa provoace, etc. 2. Specificati rezultatul asteptat. Aici pot fi trei tipuri de rezultate: cele care tin de cunoastere (ex: informare, educare, recunoastere, diferentiere), motivatie (ex: sprijinire, incredere, loialitate) sau comportament (ex: participare, implicare, cumparare). Fiecare obiectiv trebuie sa fie centrat pe un singur tip de rezultat. 3. Enuntati gradul schimbarii dorite in termeni masurabili. Obiectivele trebuie sa fie cuntificabile si realiste. Fiecare obiectiv va permite in acest fel masurarea atingerii lui pe baza unor indicatori. Puteti folosi procente sau cifre pentru cuantificarea schimbarii dorite. 4. Fixati dead-line-ul pana la care obiectivul trebuie sa fie atins. Este indicat ca rezultatele sa fie obtinute succesiv, deci datele sa fie decalate in timp. De exemplu daca doriti cresterea notorietatii fundatiei X in urmatoarele sase luni, urmatorul obiectiv, de atragere a unui numar mai mare de donatori pentru copiii orfani, va necesita opt luni.

Formularea mesajului
Dupa stabilirea publicului tinta si a obiectivelor de comunicare, urmatorul element, care asigura unitatea si coerenta comunicarii, este mesajul campaniei. Mesajul este o asertiune sau un set de asertiuni, care o data demonstrate/probate de comunicator si acceptate de receptorul comunicarii, duc la atingerea obiectivului. Mesajul trebuie sa aiba o componenta logica dominanta, sa se adreseze in mod primordial ratiunii receptorului. Daca aveti ca obiectiv intr-o campanie politica: Sa se obtina 60% din voturile pensionarilor si micilor intreprinzatori prin comunicarea politicilor pe care le va initia candidatul in beneficiul acestora: atunci mesajul va fi: Candidatul x trebuie votat pentru ca: va micsora impozitele pentru intreprinderile mici va schimba politica de pensii in vederea cresterii nivelului de trai al pensionarilor Mesajele trebuie sa fie argumentul sau argumentele oferite receptorului pentru a face ceea ce intentioneaza comunicatorul. Ele au rolul de a motiva un comportament sau de a schimba o atitudine. Orice tip de comunicare din cadrul campaniei trebuie sa se regaseasca in interiorul mesajului. Inainte de a formula mesajul gasiti cea mai importanta informatie care trebuie transmisa publicului tinta pentru a atinge obiectivele propuse. In acelasi timp, luati in calcul si faptul ca mesajul trebuie sa fie relevant si sa prezinte interes pentru publicul caruia ii este adresat. Mesajele pot comunica: O intentie: Compania X va raspunde anul acesta cerintelor mai multor clienti prin deschiderea a 10 noi filiale in tara O realizare Compania Y si-a crescut cota de piata cu 20% in ultimul an Luarea de pozitie intr-o tema / problema de actualitate Asociatia X desfasoara o lupta impotriva fabricilor care polueaza apa raurilor Un beneficiu pe care il aduce produsul / serviciul: Noua formula de vopsea Z are o putere de acoperire de doua ori mai mare si un pret mai accesibil.

Structura discursului public


Structura discursului ofera vorbitorului posibilitatea sa isi urmareasca ideea centrala si modul in care urmeaza sa o sustina. In acelasi timp duce la o mai usoara intelegere a ideilor prezentate, facilitand convingerea audientei. Acest material va pune la dispozitie indicii despre modul in care se construieste structura unui discurs si despre elementele de baza care o compun. Partile din care se compune discursul sunt: 1. Introducerea 2. Cuprinsul 3. Concluzia INTRODUCEREA

Este partea de inceput a unui discurs si trebuie sa traseze linia de desfasurare a discursului, continand ca elemente principale Salutul Prezentarea personala (numele si prenumele) Enuntarea temei Prezentarea ideii centrale a discursului (si a argumentelor) Explicarea termenilor care urmeaza a fi folositi (definitii) daca este necesar Enuntarea temei, a ideii principale si a argumentelor inca din inceputul discursului este necesara pentru a putea oferi publicului o imagine despre intregul continut. In mod similar, definirea termenilor specifici asigura vorbitorul ca in timpul discursului nu vor aparea termeni care sa ridice probleme publicului. Explicatiile devin necesare atunci cand se folosesc termeni tehnici, neologisme sau concepte specifice anumitor domenii de activitate cum ar fi: medicina, relatiile publice, tehnica de calcul etc. Scopul principal al introducerii este de a capta atentia publicului. De asemenea, se urmareste si atragerea simpatiei (captatio benevolentia) din partea acestuia. De aceea se pot folosi, mai ales de catre vorbitorii experimentati, glume sau lucruri menite sa creeze senzatie. CUPRINSUL Este partea discursului in care se prezinta argumentele si se aduc dovezi in sprijinul acestora. Pe parcursul acestei sectiuni trebuie urmarite: Dezvoltarea ideii centrale Dezvoltarea argumentelor o premisa o rationament o concluzie Exemple (dovezi) care sa sustina argumentele Pentru a nu se pierde atentia publicului, pe parcursul prezentarii argumentelor trebuie evitata monotonia. Din acest motiv inaintea introducerii punctelor cheie ale discursului se folosesc tehnici de captare a atentiei. Tehnicile de captare a atentiei constituie subiectul unui articol separat.

CONCLUZIA Este partea finala si trebuie sa ofere o privire de ansamblu asupra discursului. In cadrul ei, in masura timpului ramas, trebuie urmarite pe scurt: Explicarea eventualelor neclaritati aparute de-a lungul discursului (daca au o importanta majora in sustinerea ideii principale) Accentuarea punctelor puternice ale discursului Privire de ansamblu asupra intregului discurs Explicarea eventualelor neclaritati din timpul discursului este importanta mai ales cand acestea au un rol cheie in intelegerea argumentelor. Accentuarea punctelor puternice in finalul discursului ofera o garantie sporita asupra faptului ca acestea au fost retinute si ca vor conta in luarea deciziei. Pe parcursul concluziei se urmareste atingerea unui tonus maxim, scopul fiind convingerea audientei asupra celor spuse, dar evitandu-se agresivitatea. Desi repetitia punctelor importante din discurs poate parea la un moment dat plictisitoare, cheia claritatii si a abilitatii retorice se poate reduce la sintagma:

"Spune-le ce o sa le spui" "Spune-le ce trebuie sa le spui" "Spune-le ce le-ai spus"

Tehnici de captare a atentiei


Pentru a se asigura ca publicul urmareste discursul, vorbitorii de succes se folosesc de tehnici de captare a atentiei. Acestea au rolul de a ajuta la castigarea publicului la inceputul unei cuvantari, dar si de a-i pastra atentia intregul parcurs. Strategiile de captare a atentiei folosesc atat limbajul verbal cat si limbajul nonverbal. FOLOSIREA LIMBAJULUI VERBAL Tehnicile care folosesc limbajul verbal sunt destul de limitate, cu toate ca la prima vedere pare mai facil sa se atraga atentia prin ceea ce se spune. Ele pot fi utilizate cu precadere in partea introductiva. Glumele sunt o solutie usor de folosit in introducere, intrucat ele induc o stare de relaxare in randul audientei, atragand dupa sine si bunavointa acesteia. De asemenea, se castiga atentia, intrucat a incepe sa vorbesti despre ceva serios intr-un registru hazliu nu este ceva uzual. In cazul in care vorbitorul isi incepe discursul cu o gluma, este de dorit ca aceasta sa aiba legatura cu subiectul, fara insa a fi deplasata, agresiva sau sa intre in contradictie cu ce va spune. Prezentarea atipica este o alta modalitate de castigare a atentiei si bunavointei. Intr-o lume obisnuita cu formula clasica "Buna ziua! Ma numesc..." orice alta modalitate de prezentare iese in evidenta, atragand interesul celor care asculta. Chiar si modificarea formulei de salut cu arhaicul "Ziua buna!" starneste senzatia de nou, fara a deranja. La fel ca si in cazul glumelor, nu este indicat ca prezentarea sa fie ostentativa, pentru ca atrage antipatie. Parasirea subiectului este o tehnica folosita de vorbitorii care au experienta. Daca in timpul cuvantarii cel care vorbeste "uita" pentru un moment ce are de gand sa spuna, trecand la cu totul altceva, interesul publicului va fi recastigat. Este suficient ca un membru al auditoriului sa fie luat ca martor ("Sunt convins ca si domnisoara blonda din randul al treilea este de acord ca..." ) pentru castigarea interesului. Experienta este necesara deoarece cea mai mica depasire a limitei, poate provoca un efect invers celui dorit. FOLOSIREA LIMBAJULUI NONVERBAL Avand in vedere ca are mai multe elemente care il compun, limbajul nonverbal ofera mai multe posibilitati de captare a atentiei. Orice gest socant, orice inflexiune a vocii sau rupere de ritm atrag atentia. Gestica ofera nenumarate cai de captare a atentiei. O simpla bataie din palme sau pocnirea din degete sunt gesturi care nu sunt intalnite in mod uzual la un vorbitor. Din acest motiv, ele au rolul de a aduce un lucru nou, atractiv. In momentul folosirii gesturilor pentru a atrage atentia trebuie sa se ia in calcul si ceea ce se spune in acel moment, pentru a nu crea contradictii. De asemenea, este important ca gestul sa nu fie exagerat, ostentativ sau jignitor. Mimica poate fi un element important atat pentru captarea atentiei cat si pentru pastrarea acesteia, mai ales atunci cand publicul este suficient de aproape pentru a observa trasaturile vorbitorului. O incruntare usoara sau un rictus lejer trezesc interesul, chiar daca in mod uzual nu sunt lucruri de dorit intr-un discurs. Tocmai lipsa de dezirabilitate le face sa fie

atractive, insa orice accentuare a lor poate starni nervozitate si reactii adverse. Ruperile de ritm ofera posibilitati mari de atragere a publicului. Fara a interveni brusc, ele accentueaza importanta anumitor parti ale discursului. Schimbarea de ritm se face treptat pentru a nu deranja, dar nu foarte lent, pentru a putea fi perceputa. Cresterea sau scaderea volumului este una dintre cele mai usoare posibilitati de captare a atentiei. Fara a cadea in extreme (publicul trebuie sa auda tot ce se spune, dar nu trebuie agresat prin strigate) vorbitorul poate accentua ceea ce este important. Tonul folosit este, de asemenea, o arma a vorbitorului. Intreruperea momentelor de vorbire pe un ton entuziast cu momente in care este folosit un ton calm atrage atentia asupra acestora din urma. Similar se intampla cu oricare intercalare de tonuri, accentul fiind pus pe vorbirea pe un ton diferit de cel pe care vorbitorul il utilizeaza in mod uzual. Momentele de tacere capteaza atentia intr-un mod specific. O pauza bine calculata are rolul de a trezi in randul publicului o usoara neliniste, intrucat pentru moment se da senzatia de pierdere a controlului. Important este ca in aceste momente de pauza auditoriul devine curios, dorind sa stie ce se intampla. Este esential ca pauza sa nu fie prea lunga pentru a nu induce sentimentul de nesiguranta, dar nici prea scurta pentru a trezi curiozitatea si sentimentul ca ceva urmeaza sa se intample. Este important de retinut ca strategiile de captare a atentiei pot fi folosite si impreuna, acest fapt crescand marja de siguranta a atingerii scopului propus. De asemenea, ele au doar rolul de a accentua anumite momente. Utilizarea exagerata a acestor tehnici risca sa provoace senzatia de agresivitate.

Comunicarea nonverbala
Intr-o prezentare publica, numai 5% din mesaj este transmis prin comunicare verbala in timp ce 38% este transmis pe cale vocala si 55% prin limbajul corpului. De aceea, pentru un vorbitor de succes este esential sa inteleaga importanta pe care o are comunicarea nonverbala in cadrul unui discurs si cum poate fi imbunatatita aceasta componenta a persuasiunii. Acest material are scopul de a clarifica notiunea de comunicare nonverbala si importanta acesteia. De asemenea, se urmareste explicarea elementelor care o compun si a modalitatilor de folosire a acestora intr-un discurs. DEFINITIA SI IMPORTANTA COMUNICARII NONVERBALE Comunicarea nonverbala este cumulul de mesaje, care nu sunt exprimate prin cuvinte, dar care pot fi decodificate, creand intelesuri. Aceste semnale pot repeta, contrazice, inlocui, completa sau accentua mesajul transmis prin cuvinte. Importanta comunicarii nonverbale a fost demonstrata in 1967 de catre Albert Mehrabian. In urma unui studiu, acesta a ajuns la concluzia ca numai 5% din mesaj este transmis prin comunicare verbala, in timp ce 38% este transmis pe cale vocala si 55% prin limbajul corpului. Mesajele comunicarii nonverbale sunt transmise prin mimica, privire, gestica si prin elementele de paralimbaj. MIMICA Mimica reprezinta modul in care trasaturile fetei redau trairile unei persoane. In timpul unui discurs, pentru a ajuta la castigarea increderii publicului, mimica nu trebuie sa intre in

contradictie cu cele spuse. Vorbitorii experimentati pot folosi anumite trucuri care sa ii ajute in convingerea auditoriului. De exemplu, fara a spune in cuvinte ca sunt impotriva unei idei, acestia o sustin zambind ironic, creand o reactie de opozitie fata de ceea ce spun. Zambetul este un element care ajuta vorbitorul sa atraga bunavointa publicului, deoarece transmite prietenie, apropiere si siguranta de sine. Din acest motiv este recomandabil ca in introducerea discursului vorbitorul sa zambeasca. Incruntarea transmite concentrare, atentie maxima dar si incordare si rigiditate. De aceea nu este bine ca vorbitorul sa stea incruntat, deoarece transmite catre auditor o stare de tensiune care poate provoca o ruptura. Rictusul (schimonosirea fetei) induce ideea de nesiguranta. Publicul tinde sa creada ca cel care tine discursul nu spune adevarul sau nu cunoaste tema despre care vorbeste, fiind indicat ca vorbitorii neexperimentati sa evite folosirea sa. PRIVIREA Privirea este un factor important al limbajului nonverbal, ea fiind si modalitatea prin care se pastreaza legatura dintre vorbitor si public. Faptul ca privirea nu este indreptata spre public induce sentimentul de nesiguranta si de ascundere a adevarului. Contactul vizual permanent este decisiv pentru castigarea bunavointei si a increderii. In cazul unui public numeros, pentru a crea fiecaruia impresia ca este privit, cea mai simpla posibilitate pentru un vorbitor este de a se uita la public in forma literei Z, incepand cu ultimul loc din stanga salii si terminand cu primul loc din dreapta. GESTICA SI POSTURA Lipsa gesturilor face discursul sa piarda din dinamism si sa devina plictisitor. Pe de alta parte, utilizarea excesiva a acestora induce publicului o stare de agitatie, rezultatul fiind obosirea audientei. Un alt obiectiv pentru vorbitor este ca gesturile facute in timpul unui discurs sa atraga atentia asupra celor spuse fara a deranja publicul. Evitarea gesturilor agresive (mainile tinute in solduri, indreptarea degetului aratator catre auditor), nervoase (pocnitul din degete) sau a celor care denota indecizie sau nesiguranta (jocul cu diferite obiecte, trecerea mainii prin par, sau aranjarea parului) face mai sigura obtinerea unui rezultat pozitiv. Postura ferma, dar nu rigida, a vorbitorului ofera un plus de siguranta celor spuse. Orientarea spre public este, de asemenea, un element ajutator pentru captarea atentiei si pastrarea acesteia pe parcursul desfasurarii discursului. ELEMENTELE DE PARALIMBAJ Elementele de paralimbaj constituie o alta componenta de baza a limbajului nonverbal. Ele presupun utilizarea modalitatilor de exprimare vocala pentru a da anumite intelesuri cuvintelor din discurs. Tonul, ritmul si volumul vocii pot fi folosite in asa fel incat sa ii atraga si sa ii convinga pe cei care asculta un discurs. Tonul este inflexiunea vocii pe care o foloseste un vorbitor. El poate fi calm, agresiv, pedant, nervos, cald, rece etc. Pentru a avea succes, intr-un discurs este preferabil sa se foloseasca un ton calm si sigur, dar care sa nu fie uniform. Schimbarile acestuia sunt importante, intrucat ele rup monotonia, facand ca expunerea sa castige in atractivitate. Trecerea de la un ton calm la un ton entuziast nu poate fi scapata, rezultand o atentie sporita din partea auditoriului. Ritmul vorbirii reprezinta felul in care alterneaza cuvintele accentuate cu cele neaccentuate

si frecventa acestora. El este ales in functie de ceea ce se doreste sa se comunice. Pentru accentuarea ideilor importante din cadrul unui discurs se folosesc ruperile de ritm. Spre exemplu, se poate folosi in expunere un ritm alert, pentru ca inainte de introducerea unei idei importante ritmul sa se reduca, si sa se reia la aceeasi intensitate in explicarea ideii. Volumul este intensitatea vocii cu care un vorbitor se adreseaza publicului. Cel care tine un discurs trebuie sa vorbeasca suficient de tare pentru a fi auzit de toate persoanele care il asculta. In general nu este bine sa se foloseasca un volum foarte ridicat, deoarece acest lucru poate fi perceput ca o agresiune de cei din jur. IMBUNATATIREA LIMBAJULUI NONVERBAL Pentru cresterea capacitatilor de comunicare nonverbala exista cateva modalitati simple: Repetitia in fata oglinzii este cea mai simpla metoda, cel care exerseaza in acest mod fiind atent la felul in care limbajul nonverbal transmite mesajul dorit; Repetitia in fata unui grup se poate apela la un grup de prieteni care, pe baza unor criterii prestabilite, sa dea un feed-back; Repetitia in fata camerei video este cea mai buna metoda, deoarece vorbitorul isi poate analiza singur discursul putand urmari si evolutia sa in timp.

Alegerea mijloacelor de comunicare


In aceasta etapa, specialistul in PR va elabora: 1. Strategia de comunicare: media/extra-media
Bugetul planificatorul media repartizeaz bugetul global n 2 categorii: canale mediatice i extra-mediatice. Tendina actual tinde ctre un relativ echilibru ntre cele 2 modaliti de comunicare (n Frana de exemplu, n medie, 60% din cheltuieli sunt alocate canalelor massmedia i 40% canalelor extra-mediatice). inta este foarte important n alegerea canalelor de comunicare, deoarece acestea trebuie adecvate grupului int n special caracterului acestuia eterogen sau omogen. De exemplu, mailingul este uor adaptabil unei inte eterogene, n vreme ce promovarea vizeaz o int mai omogen. Natura produsului prezint importan n alegerea canalelor de comunicare, deoarece ea determin conduita de cumprare a consumatorului. Mass-media i relaiile publice sunt mai eficiente atunci cnd conduita de cumprare presupune reflecia consumatorului, n vreme ce publicitatea la locul de vnzare sau promovarea sunt mai potrivite pentru produsele cumprate intuitiv sau impulsiv. 2. Mixul de media

Chiar daca este vorba doar de o campanie de relatii publice sau de o strategie de comunicare integrata, de modul in care stabiliti combinatia de canale prin care se va transmite mesajul, depinde eficienta si impactul comunicarii. Dupa ce ati stabilit publicul tinta si mesajele pe care vreti sa le transmiteti, urmeaza sa construiti planul de media. Mixul de media este combinatia optima de canale prin care veti comunica mesajele. Categoriile de media pe care le puteti utiliza sunt TV, presa, radio, outdoor, Internet, direct mail, Pagini Aurii si alte canale mai putin conventionale pe care le puteti identifcompletica.

Pregatirea planului de media 1. Inainte de a incepe procesul de planificare media trebuie sa aveti un profil clar definit al publicului dumneavostra tinta. In acest sens, va va ajuta o cercetare care trebuie sa includa si obiceiurile de consum de media ale fiecarui public care va intereseaza. 2. Etapa urmatoare este stabilirea tipului de targetare media: alegerea criteriului de selectare a canalelor prin care sa va transmiteti mesajele. Exista doua criterii ale selectarii media: 1. Targetare demografica: porniti de la descrierea demografica a targetului companiei, produsului sau serviciului (ex: femei 18-45, mediu rural, venit mediu, educatie superioara...) si apoi cautati canalele potrivite acestui target. Se folosesc in acesta situatie cu precadere media nationale si de larg tiraj. 2. Targetare geografica: porniti de la planul de marketing (care sunt pietele regionale/ zonale care se doresc a fi cucerite sau in care se doreste o comunicare mai intensa a mesajelor) si apoi gasiti canalele cu cea mai mare audienta din acea zona. In acest caz, veti folosi media locale sau regionale, care sunt mai putin costisitoare si de multe ori mai eficiente pe plan local. 3. Dupa ce ati realizat o prima triere a canalelor posibile, urmeaza sa selectati canalele cele mai relevante pentru publicurile dumneavoastra. Exemplu: Daca aveti ca public tinta persoane de conducere din companii medii si mari, principalele canale pe care le veti folosi vor fi revistele de specialitate si cotidianele nationale. Apoi puteti folosi Internetul si panourile outdoor. Sau: Daca aveti tineri intre 15-20 ani, probabil veti folosi TV, Internetul si radio. 4. Ultima etapa consta in stabilirea modului de combinare a canalelor si planificarea in timp a folosirii lor. De modul in care combinati si organizati aceste canale, depinde si succesul mesajului dumneavostra. Asa cum aminteam mai sus, mixul de media este determinat de consumul de media al publicului tinta, dar si de tipul mesajului, strategia de comunicare si bugetul campaniei. Inainte de a incepe planificarea media trebuie sa va puneti cateva intrebari: Ce tipuri de media sunt potrivite pentru mesajele pe care doriti sa le transmiteti? Ce mesaj trebuie sa ajunga la care public? Puteti decide sa ajungeti la o audienta mai larga cu un mesaj general prin televiziune, care are mai mare impact si este mai emotionala. In mod alternativ, puteti transmite mesaje specifice unui grup mai bine definit si mai restrans prin direct mail (scrisori personalizate). Dezvoltati o campanie "high - profile" sau "low - profile"? Daca vreti sa comunicati inaintea competitiei si sa castigati sprijinul publicului, canalele platite va pot ajuta: TV, radio, presa. Pe de alta parte, daca doriti sa nu starniti competitia, puteti transmite masajele prin media mai "discrete", cum este posta directa . Cati bani sunteti dispusi sa cheltuiti pe media? Si aici revenim la targetarea de masa si targetarea specifica de care vorbeam in articolul "Targetare eficienta" Daca doriti o targetare a consumatorilor pregatiti, a celor care cauta intentionat promotii sau reclame la un anumit tip de produs sau serviciu, atunci televiziunea nu este un mijloc

eficient, atat din punctul de vedere al targetarii acestui public, cat si din punct de vedere financiar. Puteti gasi canale mai putin costisitoare si mai bine orientate spre publicurile pregatite cum ar fi Internetul si publicatiile de tipul Paginilor Aurii. Avantajele si dezavantajele catorva tipuri de media Televiziune Imaginea, dinamismul, desfasurarea unei actiuni, a unui scenariu ofera un grad mai ridicat de inteligibilitate mesajului, il fac mai explicit. Sunetul, vocea umana, sunetele de fond si muzica fac mesajul mai credibil si mai persuasiv. Durata mai mare de expunere la mesaj creste posibilitatea de intiparire in memorie a mesajului. Este cea mai costisitoare media Presa scrisa Permanenta mesajului tiparit. De exemplu o revista poate fi rasfoita de mai multe ori si chiar revazuta dupa mult timp. Continutul mai dens in text poate oferi mai multe detalii tehnice, care nu pot fi transmise pe TV sau la radio. Are o audienta mai scazuta, dar se poate dovedi mai eficienta in targetarea specifica a publicului tinta. Internet Interactivitatea permite evaluarea eficientei mesajului, implicand publicul mai mult decat celelalte canale in transmiterea si intelegerea acestuia. Gratuitatea utilizarii acestui canal il face foarte avantajos. Segmentarea maxima oferita de Internet, asigura eficientizarea comunicarii. Intrusivitatea mesajelor de pe Internet, care apar de cele mai multe ori neasteptat (pop-up-uri, bannere) poate deveni de multe ori enervanta pentru utilizatori. Supra-aglomerarea de site-uri pe Internet scade sansele mesajului de a ajunge la publicul tinta. Internetul este un mijloc de comunicare controlat in exclusivitate de utilizator. Mesajele pentru internet trebuie sa fie concepute cu multa grija si sa raspunda in mod necesar nevoilor utilizatorului. Outdoor Prezenta continua a panourilor si dimensiunile lor fac apoape imposibila ignorarea lor de catre trecatori. Mesajul limitat al billboard-urilor si posterelor poate fi si un dezavantaj, de aceea este indicat sa fie folosite in combinatie cu cel putin un alt canal. Radio Caracterul intim al radioului poate potenta persuasivitatea mesajului. Lipsa imaginii trunchiaza uneori din puterea mesajului.

Bugetarea
Bugetul unui proiect este un plan financiar estimativ. Acest document trebuie sa includa toate costurile care va asteptati sa apara pe o perioada specifica de timp. Bugetul este o componenta importanta a unei propuneri, ea reprezentand imaginea financiara a proiectului. Un buget bine realizat poate contribui foarte mult la intelegerea proiectului de catre client si poate fi, de cele mai multe ori, decisiv pentru acceptarea sau respingerea lui. Ce trebuie sa includeti in buget? 1. Costuri de personal. Acestea includ salariile raportate la timpul total de lucru alocat de fiecare angajat sau colaborator. Salariile vor fi negociate cu fiecare membru al personalului. 1. Personal permanent: sunt cei care lucreaza pe intreg parcursul proiectului (manageri, contabil, specialisti);. 2. Personal temporar: sunt consultantii, colaboratorii pentru diversele evenimente (hostess-e, femei de seviciu, tehnicieni, DJ, etc.) si alte persoane angajate pentru segmente mai mici ale proiectului.
2. Costuri de implementare. Acestea sunt costurile implicate de desfasurarea propriu-

zisa a proiectului. Veti obtine datele acestor costuri direct de la furnizori, dupa analizarea celor mai avantajoase oferte de pe piata. Iata cateva exemple de categorii de costuri de implementare, la care puteti adauga si altele: 1. Costuri de productie: tiparirea materilelor promotionale, productie de cadouri, inregistrare de spoturi de promovare, etc 2. Costuri de transport si cazare 3. Costuri de posta 4. Costuri pentru consumabile: hartie, cartuse de imprimanta, dosare, etc. 5. Costuri de logistica: echipamente de birou, calculatore, copiatoare, etc. 6. Costuri de amenajare locatii si tehnica: instalatii de sonorizare, proiector, ecran, microfoane, panouri, etc 7. Costuri de chirie: inchiriere locatii pentru evenimente si pentru organizare 8. Costuri de catering: alimente, servire 9. Costuri de media: cumparare spatii publicitare 10. Sponsorizari: daca proiectul include astfel de actiuni. Bugetul poate fi prezentat intr-un mod mai general sau mai detaliat in functie de amploarea proiectului si de spatiul pe care doriti sa il alocati pentru prezentarea lui.

Evaluarea obiectivelor de comunicare


Dupa ce formulati obiectivele, faceti o lista cu indicatorii care va vor ajuta la finalul campaniei sa masurati gradul de atingere a acestora. Ele pot fi:

Numarul de persoane care au participat la evenimente Numarul de aparitii in mass-media al stirilor sau articolelor despre campanie, eveniment sau companie/produs; Numarul de contacte stabilite cu parteneri strategici; Numarul de persoane care au accesat site-ul de promovare al evenimentului sau campaniei; Numarul de persoane din publicul tinta care cunosc marca ca urmare a campaniei.

Dupa stabilirea indicatoriilor corespunzatori obiectivelor, trebuie sa gasiti instrumente de masurare specifice fiecaruia dintre indicatori. Astfel de instrumente sunt:

Monitorizarea presei si analiza de continut a articolelor/stirilor; Sondajele de opinie; Focus-group-urile; Interviurile; Sisteme de inregistrare a participantilor la diferite evenimente (ex: bilete, invitatii, inscrieri online, etc); Analiza registrelor unor institutii publice; Baze de date cu contacte ale partenerilor strategici obtinute; Sisteme de autentificare a vizitatorilor unui site; Angajarea unor institutii de cercetare calitativa si cantitatativa specializate

O metoda de simplificare a procesului de evaluare este matricea logica, ilustrata mai jos. Obiectiv Indicator Instrumente de masurare Sa se atraga sustinerea liderilorNumarul de referiri la proiecteleMonitorizarea mass-media de opinie din sfera politica inministerului in mass-media deAnaliza de continut a articolelor, promovarea proiectelorcatre liderii de opinieinterviurilor, etc. ministerului x in mass-media, peFavorabilitatea referirilor parcursul urmatoarelor doua luni. Cresterea numarului de vizitatoriNumarul de persoane careUn sitem de autentificare a ai site-ului ministerului X, cuacceseaza site-ul vizitatorilor in cadrul site-ului 50%, in urmatoarea luna Acestea va vor ajuta sa stabiliti succesul sau insuccesul eforturilor depuse de-a lungul campaniei. Ele vor fi oferite clientului pentru a justifica costurile implicate in proiectul desfasurat de dumneavoastra.

Strategie de PR in 7 Pasi
::: Imprastierea vorbei despre tine si afacerea ta, in decurs de o saptamana ::: Acordand putin din timpul tau acestor pasi, zi de zi, vei deveni un specialist in PR. Cea mai utila parte a acestei strategii, cea care te intereseaza pe tine, o reprezinta costul. Concluzia unui bun prieten, cu care am discutat aceasta strategie: in spiritul oricarui guerrilla marketing, este un marketing care nu se bazeaza pe o caruta de bani, ci pe timpul, energia si imaginatia ta. Ziua 1: Stabilirea tintei Stabileste zona care te intereseaza. Sa spunem ca sediul firmei tale este la Cluj-Napoca. Doresti ca mesajul tau sa fie distribuit doar la nivelul orasului, al judetului sau poate in intreaga Transilvanie. Realizeaza o lista cu toate publicatiile din zona pe care o vizezi. Lista ta va cuprinde in final ziare cotidiane, saptamanale si alte publicatii de interes. Evita publicatiile nationale, doar daca nu cumva ai o poveste de interes national. Pasul urmator este identificarea statiilor de radio si televiziune din zona tinta care te intereseaza. Ziua 2: Dezvoltarea unei banci de date cu contacte cheie Acum, analizand fiecare din publicatii sau emisiuni, vezi unde s-ar potrivi cel mai bine comunicatul tau. Odata realizat acest lucru, intereseaza-te cine este editorul sau reporterul care se ocupa de rubrica respectiva. Fa acelasi lucru cu radio-urile si posturile TV: identifica oamenii care distribuie stirile la reporteri. Completeaza o agenda cu toate contactele cheie pe care tu le-ai identificat! Ziua 3: Stabilirea povestii de PR pe care o vei comunica Realizeaza impreuna cu oamenii tai un brainstorming de idei pentru comunicatul care il veti face. Vreti sa anuntati ceva, sa comunicati o schimbare, o opinie sau sa dezvaluiti o descoperire? Povestea ta locala poate deveni nationala? Ziua 4: Scrierea efectiva a comunicatului de presa Consider ca esti de acord atunci cand spun ca orice om se bucura atunci cand vorbesti pe limba lui. Atunci cand lucrezi cu mass-media, este important sa vorbesti pe limba editorilor. O singura pagina care incepe cu cine, ce, unde, cand si de ce il vor satisface pe editor, crescandu-ti sansele ca sa fie publicat comunicatul tau. Ai grija sa incluzi si cateva informatii despre organizatie si datele de contact . Asta reprezinta tot necesarul unui comunicat de presa. Nu trebuie sa fie o teza de doctorat, in care este prezentat fiecare detaliu in parte. Ziua 5: Trimiterea comunicatului de presa la persoanele cheie Toate acestea fiind facute, vei trimite comunicatul la toate persoanele din baza de date realizata in ziua doua. Nu trimite comunicatul tau de presa la toata lumea sau oricine din redactia respectivei publicatii. E important sa te interesezi care este formatul preferat de editori in care sa primeasca comunicatul de presa. Vor e-mail, fax, sau scrisoare? Ziua 6: Folosirea comunicatului si in alte scopuri Exista posibilitatea ca din cauza numarului mare de comunicate de presa, sa nu poata fi toate publicate. Nu lasa insa acest lucru sa te opreasca de la publicarea lui si generarea publicitatii.

Sunt multe alte lucruri pe care le poti face cu un comunicat de presa. Poti sa-l postezi pe internet sau sa-l folosesti in cadrul e-mailurilor directe catre clienti. Aici doar imaginatia poate pune limite. Ziua 7: Continua eforturile de a stabili raporturi stranse cu editorii Cu cat relatia ta cu publicatiile tinta va fi mai favorabila, cu atat vor creste sansele de a-ti creste publicitatea. Momentul potrivit nu este atunci cand ai o stire de importanta nationala. Analizeaza din timp, identifica oamenii cheie si in momentul in care vei avea acea stire de impact vei sti exact la cine sa mergi, drept la tinta si cu maximum de efect. ___________________________________________________________________________ .