DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION

CONCEPTO Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen ms representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden conciderarse administradores. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo de los subordinados, pera obtener altos niveles de productividad mediante la motivacion y la supervision. IMPORTANCIA La direccion es trascendental porque: 1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion. 2. Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la estructura organizacional. 3. La direccion eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. 4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacion de metodos de organizacion, y en la eficacia de los sistemas de control 5. A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione

PRINCIPIOS 1. De la armonia del objetivo o coordinacion de intereses: La direccion sera eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. 2. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.

3. De la supervision directa: se refiere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como perdidas de tiempo. 5. De la resulocion del conflicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan durante la gestion administrativa, apartir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decision en relacion con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. 6. Aprovechameinto del conflicto: El conflicto es un problema u obstaculo que se antepone a lo largo de las metas de organizacion pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. TOMA DE DECISIONES Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternativas. La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo asi como el motor de los negocios; y , en efecto, de la adecuada seleccion de alternativas depende en gran parte el exito de cualquier organizacion. Esta etapa forma parte de la direccion por que constituye una funcion que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de decision. Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas fundamentalmente a base de herramientas matemticas y de investigacin de operaciones. Una decisin puede variar en transcendencia y connotacin; por ejemplo: la implantacin de servicio de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado. Sea cual fuere su implicacin, al tomar decisiones es necesario: 1. Definir el problema 2. Analizar el problema 3. Evaluar las alternativas 4. Elegir entre alternativas 5. Aplicar la decisin

FACTOR HUMANO

Apartir de la funcion de dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa. MULTIPLICIDAD DE ROLES: Los individuos son mucho mas que un factor productivo en los planes de administracion. Son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y servicios y asi influyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas, iglesias, asociaciones industriales y partidos politicos. NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO: Las personas actuan en diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas de trabajo, normas de seguridad y descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las personas son iguales. LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL: Administracion incluye alcanzar los objetivos de la empresa. Obtener resultados es importante, por los medios nunca deben violar la dignidad de las personas. El concepto de la dignidad individual significa que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su posicion en la organizacion. CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO: No podemos hablar de la naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona como un todo, no solo caracteristicas distintas y separadas como conocimiento, actitud, habilidades o rasgos de la personalidad.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS El proceso administrativo est formado por 4 funciones: PLANEACION: determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse. ORGANIZACIN: distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las relaciones necesarias. EJECUCIN: para los miembros del grupo que lleven a cabo las tareas prescritas. CONTROL: para que las actividades se conformen con los planes. Dentro del proceso administrativo es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. La toma de decisiones es un proceso de pensamiento que ocupa toda la actividad que tiene por fin solucionar problemas. El autor de la decisin posee cierto fundamento de conocimiento y experiencia, de lo cual deduce informacin para delinear un conjunto de alternativas. Las alternativas son estrategias diferentes por las cuales pueden lograrse los objetivos. Cada alternativa conduce a uno o varios resultados predichos. Antes de que el autor de la decisin pueda hacer una eleccin entre las alternativas y sus correspondientes resultados, debe evaluarse cada una en trminos del grado con el cual satisfacen el o los objetivos. Se fija un valor a cada resultado con base en un criterio consistente. El proceso de eleccin consiste en elegir la mejor alternativa entre las disponibles. Si se implanta la alternativa, se originan salidas y resultados que deben satisfacer las necesidades originales. El ciclo de la toma de decisiones generalmente se activa por la urgencia de satisfacer necesidades. La jerarqua de necesidades constituye una lista de prioridades. Las necesidades, expectativas y cambios, convergen hacia metas y objetivos. Es obvio que el proceso de generar y buscar alternativas es central y crucial para el buen xito en el logro de los objetivos

CONTROL

CONCEPTO Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con magnificos planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eficiente; el ejecutivo no podra verificar cual es la situacion real de la organizacion si no existe un mecanismo que se serciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos. IMPORTANCIA El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.

3. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. PRINCIPIOS Del caracter administrativo del control: Es necesario distinguirLAS OPERACIONES de control de LA FUNCION de control. La funcion es de caracter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no se podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al administrador. Parte de los estandares: El control es imposible si no existen ESTANDARES de alguna manera, y sera tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantitativos se han dicho estandares. Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna manera, supone siempre una base de comparacion previamente fijada. Del caracter medial del control: Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio, el se deduce tambien espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc; impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan. Del principio de excepcion: El control administrativo es mucho mas eficaz y rapido, cuando se concentran los casos en que no se logro lo previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado. Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de conciderar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion. PROCESO DE CONTROL Hay que distingir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: a) b) c) d) establecimiento de los medio de control operaciones de recoleccion y concentracion de datos interpretacion y valoracion de los resultados utilizacion de los mismos resultados

Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los que se puedan considerar como estrategias Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion: a) b) La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control Los mismos controles pierden eficacia

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada, para aplicar el que sea mas util Los controles deben ser flexibles: cuando un control no es flexible, un problema que exiga rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se tienda a abandonar el control como irreversible. Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de tipo historico, mira hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la necesidad de limitar tecnicismos. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en especialistas, como un medio de hacer valer su puesto. Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible los altos niveles administrativos, que los han de utilizar por esta razon debe de encarecerce siempre la utilizacion de grficas para el control ya sean lineas, graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc. 5.2.3 tcnicas cuantitativas y cualitativas Las tcnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situacin financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la produccin. Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varan en gran medida en su diseo y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estndares deseados de manera que la administracin pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que s esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administracin la informacin necesaria para mantener el curso de actuacin de la empresa. Estados financieros La medicin y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a travs del anlisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal anlisis, la empresa recurre al uso de la informacin contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo. Estado de resultados El estado de resultados mide el xito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior ao calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compaa ha obtenido durante el anterior periodo, as como el costo de los artculos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es til para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparacin de las utilidades, ventas y gastos a travs de varios periodos, la administracin podr determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa. Balance general.- El balance general refleja la posicin financiera de una empresa en una fecha determinada como podra ser el 31 de diciembre. Tres decisiones bsicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable. Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artculos circulantes son aquellos que se espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un ao. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando tpicamente a la empresa beneficios a travs de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos. Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrn incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar. El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas cualquier utilidad retenida. Podr representar una medida del valor aproximado de la empresa despus de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuacin contable ser activos pasivos = capital contable. Estado de flujo efectivo.- medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la funcin del estado de flujo de efectivo. Mediante un anlisis de flujo de efectivo, la administracin podr predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administracin de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se podrn hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por adelantado. Asimismo, la administracin podr evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podr ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa. Anlisis de Razones Los estados financieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situacin financiera de una empresa. Estos estados son de inters no solo para el cuerpo de administracin de la empresa, sino tambin para los posibles inversionistas y acreedores quienes estn considerando ya sea dar crdito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de los estados financieros tanto para los administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, lo representa el anlisis de razones, los cuales descansan en informacin tpicamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa. Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la tasa de rendimiento, solvencia, posicin de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado.

El anlisis de razones es til como medida de la actuacin de la empresa en el actual ao. Los resultados del presente ao se podran comparar con los periodos anteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Adems, se podrn hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este tipo de informacin, los otorgantes de crdito o prestamistas y los inversionistas podran decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la administracin debera utilizar el anlisis de razones para poder fortalecer punto dbil y revertir tendencias que se estn moviendo en una direccin o sentido negativo. Presupuestos Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en trminos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo comn utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administracin, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar en trminos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilizacin de maquinaria de una empresa manufacturera. Sistema de Control Logstico Utilizando un sistema de control logstico, la administracin determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su produccin global. Si existiera una accin especifica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deber rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podr significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una reas de actividad (Como es el control de inventarios), podrn ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.