Sunteți pe pagina 1din 6

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

Achiziia partajat ca opiune actual pentru biblioteci


Ivona OLARIU
Abstract: The approach of shared acquisition, as a stage of library cooperation process, is requested by the extension of the information services and resources, without any additional costs, taking into consideration the acquisition policies of each partner and according to the specific users requests and priorities. (biblioteci; achiziie partajat; documente electronice)

Motivul principal pentru care bibliotecile formeaz parteneriate n achiziie l constituie extinderea serviciilor i a resurselor de informare oferite. Direciile de dezvoltare ale coleciilor fiecrei biblioteci sunt impuse de cererile i prioritile utilizatorilor si, iar cooperarea va avea anse de succes i va fi eficient doar dac va satisface mai bine aceste exigene, implicnd costuri financiare mai mici. Pentru a asigura succesul unui plan colectiv de achiziii, este necesar respectarea unor reguli de baz: 1. Formularea clar a obiectivelor urmrite: cooperarea trebuie s aduc beneficii suplimentare (creterea calitii/cantitii serviciilor) fr eforturi suplimentare de personal sau financiare; 2. Definirea naturii i a modului de funcionare a serviciilor preconizate precum i evaluarea costurilor i a limitelor acestora; 3. Colaborarea trebuie s porneasc de la un acord ntre toi partenerii, cu respectarea politicilor locale ale fiecrei biblioteci participante (formularea propriei politici documentare este o etap prealabil cooperrii n achiziie, dar i un instrument necesar acesteia); 4. Protocoalele de colaborare: - vor fi dinamice, pentru a putea fi permanent adaptate nevoilor n schimbare ale bibliotecilor, innd cont de obiectivele proprii ale fiecrui partener; - vor fi astfel formulate nct s oglindeasc i prioritile de documentare prezentate de toi partenerii; 5. Abordarea colaborrii n achiziii se va face n sensul satisfacerii nevoilor documentare imediate ale propriilor utilizatori, dar ea necesit i adaptabilitate, din partea bibliotecii, pentru dezvoltarea unor "puncte puternice", cum ar fi fondurile specializate, fondurile de patrimoniu sau fondurile curente cu obiective de achiziie de un foarte nalt nivel tiinific, pentru un domeniu anume. O problem care intervine aici este cea a exhaustivitii coleciilor, mai ales n cazul bibliotecilor centrale universitare. De aceea, o colaborare real nu poate fi realizat dect pentru anumite fonduri, care reprezint cel mai bine coleciile bibliotecii respective; 6. Achiziia partajat trebuie s aib n vedere asigurarea complementaritii coleciilor (pe domenii). Practica european a demonstrat, ns, c este dificil de realizat definirea coleciilor, existnd tendina de a se identifica mai mult documentele dect coleciile; 7. Colaborarea ar trebui astfel conceput nct s aib ca rezultat eliminarea dublrii coleciilor de documente destinate cercetrii tiinifice i reducerea la strictul necesar a dublrii documentelor de referin sau a celor necesare pregtirii de baz a studenilor;

BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 33

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

8.

9.

10.

11.

Va fi evaluat impactul imediat al achiziiei partajate asupra utilizatorilor, iar colaborarea va demara cu activitile n care riscul de contestare din partea acestora s fie minim. Dup ce mecanismele de cooperare sunt clar stabilite, se va trece i la colaborarea n celelalte domenii; Dac partenerii de achiziie partajat sunt biblioteci din aceeai localitate, se poate face divizarea zonelor tematice de responsabilitate (achiziia poate fi fcut pe discipline: de exemplu, doar Biblioteca de Automatizri i Calculatoare a Universitii Tehnice Gheorghe Asachi din Iai achiziioneaz materiale de specialitate informatic, automatizri i calculatoare - la care au acces i studenii de la Facultatea de Informatic a Universitii "Al.I. Cuza"; doar Biblioteca de Fizic i Chimie de la B.C.U. Mihai Eminescu achiziioneaz documente de chimie i fizic, care vor fi puse i la dispoziia studenilor Facultii de Chimie Industrial din Universitatea Tehnic). Asumarea responsabilitii de achiziie pe un domeniu anume va trebui decis n urma evalurii posibilitilor financiare de acoperire a disciplinei, n funcie de volumul i de costurile publicaiilor (publicaiile din domeniul tiinelor exacte sunt mult mai scumpe dect cele din sfera tiinelor umaniste); Sistemul de achiziie partajat va fi cunoscut de ordonatorii de credite n scopul asigurrii pe termen lung a susinerii financiare, pentru a nu se crea dezechilibre i discontinuiti ntr-un domeniu sau altul; Cooperarea n domeniul achiziiei va fi urmat de o cooperare n ceea ce privete accesul i comunicarea coleciilor obinute prin achiziia partajat; din acest motiv, protocolul de colaborare n achiziie va face referiri explicite la realizarea cataloagelor colective i la modul de consultare a documentelor partajate de ctre toi partenerii.

Obiectul cooperrii Partajarea achiziiei i a utilizrii resurselor de informare este determinat de costul ridicat al documentelor, la care se adaug cheltuielile aferente tehnologiei, n timp ce bugetul alocat achiziiilor scade, iar publicaiile sunt tot mai numeroase i mai diversificate. Colaborarea i poate gsi expresia n diferite etape ale procesului de achiziie: Cooperarea n selecie A selecta nseamn a alege din ansamblul produciei documentare tot ceea ce, din punct de vedere tematic, ar putea corespunde obiectivelor de coninut i de utilizare a bibliotecii. Chiar dac achiziia propriu-zis nu este partajat, se poate colabora n domeniul colectrii unor date complete i actuale despre furnizorii/editorii de publicaii care fac obiectul seleciei de ctre bibliotecile partenere: - mprirea pe zone geografice de activitate ar face ca resursele s fie mai aproape de o bibliotec partener, iar informaiile obinute despre editori/publicaii s fie mai complete i s ajung mai repede la bibliotecile interesate; n felul acesta, ar fi mai uor de urmrit producia editorial a unor edituri mici, cu o putere/activitate redus, care nu i permit publicitate la nivel naional, n timp ce la nivel regional aceast colaborare este posibil; - instituirea unor acorduri de colaborare ntre biblioteci i edituri ar fi un beneficiu att pentru biblioteci (care ar putea urmri permanent producia editorial dintr-o anumit zon i, eventual, ar decide achiziionarea unui numr de exemplare din aceste documente) ct i pentru edituri (n schimbul datelor furnizate periodic, biblioteca din regiune s-ar obliga s le fac cunoscute produsele partenerilor); - abordnd acest tip de colaborare, pot fi "partajate": a. datele de identificare ale editurilor/instituiilor ce produc documente (denumire complet, adres, telefon, e-mail, persoan de contact); b. tipurile de documente ce sunt realizate de o anumit editur (cri, reviste, hri etc.); c. domeniul abordat (dac exist) n activitatea editorial (carte universitar, carte colar, reviste de literatur etc.);
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 34

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

d. semnalarea apariiei unei cri sau a unui periodic nou, urmnd ca toate aceste informaii s fie adunate ntr-o baz de date comun. - se poate opta i pentru o colectare pe discipline a datelor despre editori i despre produsele lor (de exemplu, o bibliotec face selecia pentru o disciplin, pe care o prezint apoi partenerilor, urmnd ca achiziia s se fac, sau nu, partajat). Cooperarea n deciziile de achiziie Conglomeratul de documente rezultat n urma seleciei trebuie triat astfel nct s rspund exigenelor precise ale fiecrui sector din bibliotec (unitate central, filiale) i restriciilor bugetului de achiziie: - n cazul unei cooperri similare celei prezentate la punctul 9, decizia aparine bibliotecii care face achiziia ntr-un anumit domeniu i care va trebui s in seama, n stabilirea numrului de exemplare, i de nevoile de informare ale utilizatorilor partenerilor, de numrul acestora i de nivelul tiinific cerut; - dac s-a optat pentru o selecie pe discipline, dar achiziiile propriu-zise se fac separat, decizia de achiziie aparine fiecrei biblioteci care dorete s dein documentul respectiv. Achiziia partajat ("cumprarea n comun") a unor documente - n acest stadiu al cooperrii, o colaborare de pe poziii egale poate fi preconizat doar ntre parteneri cu competene identice; - reducerea fondurilor pentru achiziii ncurajeaz, n mod cert, cooperarea n acest domeniu, dar nu este i motorul ei deoarece nevoile generale i constante ale unei biblioteci enciclopedice (cum este cazul bibliotecilor centrale universitare) nu pot fi satisfcute de coleciile unei alte biblioteci enciclopedice; situaia este aceeai i pentru bibliotecile universitare, n ceea ce privete nevoile de informare ale studenilor din primii ani de studiu; - dac partenerii sunt biblioteci situate la distan, deci aria geografic de cooperare este ntins, obiectul cooperrii trebuie s fie ct mai specializat (mai ales dac documentele achiziionate partajat sunt pe suport tradiional). Documentele electronice Chiar dac informaia electronic nu va nlocui n totalitate documentele tiprite, ci va susine i extinde explozia de informaii, ea are caracteristici care o difereniaz de resursele tradiionale i i confer avantaje: este expandabil, compresibil, nlocuibil, transportabil, difuzabil, partajabil, intact chiar i dup utilizri repetate. Astfel de resurse informaionale (care includ tehnologia informatic i informaiile propriuzise) sunt extrem de atractive pentru a fi achiziionate partajat deoarece accesarea acestor tipuri de documente, de ctre toi partenerii, este mai simpl i mai rapid. 1. Bazele de date. Dei nu reprezint un suport material care s fie conservat n coleciile unei biblioteci, bazele de date au caracteristici care le apropie de documentele tradiionale, n special de periodice: sunt accesibile sub form de abonament, sunt completate i actualizate periodic, necesit cheltuieli pentru documentare, nu pot fi alese independent de restul coleciilor pe care le completeaz i crora li se substituie. Bazele de date se bucur de acelai statut de protecie, oferit de legea copyright-ului, ca orice alt produs intelectual. Achiziionarea partajat a bazelor de date ProQuest i SpringerLink, de exemplu, ntre cele patru biblioteci centrale universitare din ar, pe parcursul mai multor ani, s-a dovedit un succes i a creat premise favorabile colaborrii n aceast direcie, inclusiv pentru achiziia n cadrul consoriului CARER nou format. 2. Suporturile optice numerice (incluznd suporturile optice de tip videodisc i suporturile optice numerice CD-ROM-uri, CD-I-uri, DVI-uri i DVD-uri) ar putea fi achiziionate partajat dac s-ar rezolva problema acordrii licenelor de reea (licene globale, licene dup numr de utilizatori simultani, licene funcie de numrul de staii de lucru din reea), pentru care taxele sunt mari.

BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 35

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

3. Revistele electronice sunt de dou tipuri: - reviste electronice propriu-zise, directe, cu accesare doar n reea; - publicaii cu echivalent pe hrtie, indirecte. n anul 2000 se publicau, n lume, aproximativ 7.700 de reviste tiinifice cu gir academic sau ale unor societi tiinifice acreditate: o treime aparineau biologiei, un sfert fizicii, ingineriei i tiinelor mediului iar restul erau din domeniul tiinelor sociale i al matematicii. Trsturile acestor documente le confer anumite avantaje nete: legturi imediate n cadrul textului, ntre diferitele seciuni ale acestuia; legturi la sursele bibliografice citate sau la articolele similare; legturi la recenziile i comentariile privind articolul respectiv; este tot mai frecvent fenomenul dualismului publicaiei (de exemplu, un articol de chimie organic, interesant i pentru biologi, poate fi inclus i ntr-o revist de biologie, cu precizarea sursei primare); exist articole vii, la care cititorul are legturi la ultimele cercetri efectuate recent de ctre autori (acestea nceteaz a fi doar texte liniare, ce se citesc de la nceput la sfrit); multe documente electronice mai ales cele publicate direct pe web sunt preprinturi (sau chiar full-text), informaia fiind reactualizat periodic, cu referine, trimiteri (hyperlink-uri), ceea ce le difereniaz de articolele clasice de revist. Exist ns i cteva dezavantaje: - Publicaiile electronice care au doar versiune web nu sunt supuse rigorilor de publicare tiinific la care sunt supuse publicaiile n format tradiional, existnd multe preri conform crora "cercetarea publicat electronic nu este la fel de bun precum cea publicat n revistele clasice". Cu toate acestea, un studiu ntreprins printre studenii americani relev c, dac nu gsesc pe Internet informaia cutat n cel mult 24 de ore, vor renuna s o mai caute; - n sistemul tradiional, atunci cnd o bibliotec anuleaz un abonament, colecia, pn la momentul anulrii, rmne intact, putnd fi consultat oricnd. n cazul revistelor electronice, anularea abonamentului la revistele curente (care permite, de cele mai multe ori, i accesul la arhiva n format electronic) atrage dup sine i anularea accesului la numerele din anii trecui. Costurile legate de producie i distribuie nu difer semnificativ ntre formatul pe hrtie i cel electronic, n ciuda impresiei c formatul electronic ar fi mai puin costisitor. O proporie tot mai mare a revistelor considerate importante sunt publicate de editurile comerciale, ceea ce face ca preul mediu s creasc (de exemplu mai vechi indic, n 1997, preurile cele mai ridicate pentru titlurile din fizic 1.600$ i din chimie 1.577$). Din aceast cauz, bibliotecile renun la abonamentele individuale i intr n consorii care le permit abonamente colective, al cror pre este, n multe cazuri, cu 25% mai mare fa de abonamentul individual. De asemenea, se opteaz pentru soluiile pachet" oferite de edituri (Elsevier, Academic Press, Springer) care includ toate titlurile de reviste pe care le public. Trebuie avut n vedere, ns, ca aceste soluii pachet" s includ titlurile de mare interes tiinific dintr-un domeniu. 4. Crile electronice (e-book-uri) sunt documente electronice echivalente crilor tiprite, ce pot fi "descrcate" ntr-un calculator obinuit (fiiere executabile, bazate n principal pe fiierele HTML). Ele pot fi protejate prin parol. Dup achiziionarea documentului, biblioteca va primi codul de acces care va permite vizualizarea publicaiei respective doar pe un anumit calculator/calculatoare, fr posibilitatea de a o salva, printa sau transmite altor cititori (pot fi copiate doar poriuni din text). Astfel, n cazul achiziiei partajate, parola va fi cunoscut doar de bibliotecile partenere, care vor accesa documentul de pe calculatoarele proprii. Utilizarea crilor electronice are numeroase avantaje, care le recomand pentru achiziie: preul este mai mic dect al crii tiprite, deoarece nu mai este nevoie de control de calitate pentru fiecare exemplar livrat, astfel nct cheltuielile de producie sunt considerabil reduse; dei nu pot fi folosite pentru mprumut interbibliotecar, ele pot fi oricnd consultate n bibliotec, disprnd noiunea de "exemplar indisponibil"; programele de citire (Adobe Acrobat Reader i Microsoft Reader) sunt prevzute cu faciliti de navigare n pagini i de cutare n text; Adobe eBook Reader cuprinde i o aplicaie pentru bibliotec, ce permite depozitarea crii, vizualizarea coperii (titlu, autor);
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 36

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

pot fi achiziionate oricnd, deoarece nu se "epuizeaz din stoc"; sunt reduse cheltuielile pentru conservare. Legile privind drepturile de autor difer la publicaiile electronice fa de cele tiprite. Dac n S.U.A. legea este deosebit de permisiv pentru biblioteci i instituiile non-profit (este permis, de exemplu, mprumutul interbibliotecar n format electronic), n rile Uniunii Europene legea este mult mai restrictiv. IFLA propune tratament egal al informaiei electronice cu informaia tiprit n ceea ce privete legislaiile naionale pentru copyright. Astfel, pentru documentele n format digital, utilizatorul bibliotecii ar trebui s aib dreptul de a le consulta, fr plata vreunei taxe suplimentare, ca i n cazul unui document tiprit. n ceea ce privete achiziia documentelor digitale, IFLA recomand ca n cazul n care bibliotecile dintr-un consoriu au pltit pentru o copie a unui document, inclusiv drepturile de autor, ele s dispun complet de acest document i s l poat trimite oriunde n lume. Dac biblioteca/bibliotecile din consoriu au achiziionat doar dreptul de a consulta materialul, de aceste documente pot beneficia doar utilizatorii bibliotecilor respective, nu i partenerii lor de mprumut interbibliotecar. Concluzii 1. Scopul final al colaborrii dintre biblioteci (inclusiv al achiziiei partajate) este oferirea unor produse i servicii de o mai nalt calitate i la costuri mai mici dect lucrnd separat, ceea ce se concretizeaz n satisfacerea nevoilor de informare ale utilizatorilor la un nivel mai ridicat, fr eforturi financiare suplimentare; 2. Dezvoltnd astfel de parteneriate, bibliotecile nu numai c ofer utilizatorilor acces la un numr mai mare i mai complex de resurse de informare, dar i pot extinde resursele de personal, pot atrage un volum mai mare de resurse financiare i adaug valoare vieii educaionale i culturale a beneficiarilor si. De asemenea, bibliotecile pot dezvolta o serie de produse i servicii comerciale, pot obine acorduri avantajoase de licene pentru resursele electronice i i pot consolida infrastructura i capacitatea; 3. nainte de iniierea unei achiziii partajate, bibliotecile partenere trebuie s analizeze toate aspectele pe care aceasta le presupune: riscuri, costuri i beneficii poteniale; 4. Protocoalele de colaborare n achiziie vor ine cont de obiectivele fiecrui partener, iar activitatea desfurat n cadrul parteneriatului va fi rezultatul deciziilor tuturor prilor; 5. Poate fi abordat o colaborare n cadrul procesului de achiziie chiar din etapa de selecie, prin mprirea pe zone geografice de activitate, fiecare informndu-i partenerii asupra produciei documentare din regiunea sa. 6. Dac aria geografic de cooperare este extins, achiziia partajat propriu-zis este mai uor de realizat pe resurse specializate (pe domenii tiinifice aprofundate); 7. n faa exploziei informaionale la care asistm, achiziia partajat a documentelor electronice rmne o soluie i o prioritate, datorit avantajelor pe care le ofer. Sunt partajabile: bazele de date bibliografice; revistele electronice, de nivel tiinific ridicat, care nu sunt incluse n bazele de date la care bibliotecile partenere au abonament; crile electronice i suporturile optice numerice. Rmne imperativ rezolvarea problemei licenelor de reea, al cror cost se menine ridicat; 8. Un parteneriat n achiziii este considerat bun cnd toi partenerii obin avantaje, chiar dac el antreneaz costuri. Ca orice proces nou iniiat, dinamic i perfectibil, cooperarea n achiziii trebuie evaluat; 9. Achiziia partajat atrage dup sine i colaborarea n vederea accesului la informaie (cataloage colective, posibilitatea consultrii simultane a documentelor, mprumut interbibliotecar, posibiliti tehnice de digitizare); 10. La achiziia partajat a documentelor se vor lua n considerare: necesitile de informare ale utilizatorilor (nivelul tiinific al informaiilor solicitate, domeniile de interes i suportul preferat pentru documentele consultate);
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 37

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Ivona Olariu: Achiziia partajat

dotrile tehnice i informatice, pe care le deine biblioteca, n vederea comunicrii acestor documente att propriilor utilizatori ct i utilizatorilor partenerilor (asigurarea disponibilitii documentelor achiziionate partajat); se va opta pentru documente care s satisfac nevoile/cererile de informare ale unor categorii de utilizatori ai tuturor bibliotecilor partenere; vor fi analizate avantajele/dezavantajele achiziiei unor anumite tipuri de documente (tradiionale sau electronice) i se va decide soluia optim n ceea ce privete coninutul, suportul i preul.

n procesul complex de achiziii de documente trebuie s se ia n considerare i noul context socio-educaional romnesc, corelat cu Declaraia de la Bologna, care face i mai evident relaia informare-nvmnt i informare-cercetare. Numrul abordrilor teoretice i din perspectiv pragmatic crete iar paleta lor tematic se diversific. Implicarea informaiei n nvmnt/cercetare devine mai stimulativ i legturile intense cu piaa internaional a ideilor impulsioneaz, n mod evident, coninutul abordrilor. Bibliografie 1. Calenge, B. Les politiques daquisition: constituer une collection dans une bibliotheques. Paris, Editions du Cercle de la Librairie, 1994. 2. Chivu, C. Noile tehnologii informaionale: provocare i necesitate n managemantul dezvoltrii coleciilor. n: Revista UniBib, 2004, nr. 11. 3. Frazier, K. The librarians dilemma: contemplating the costs of the Big Deal. n: D-Lib Magazine, vol. 7, 2001, nr. 3. 4. Haavisto, T. Conferina Accesul la resursele electronice: aspecte privind licenele n biblioteci, Goethe Institut Bukarest, 23-24 aprilie 2001. 5. Haavisto, T. Conferina Bibliotecile i obinerea de licene, Goethe Institut Bukarest, 23-24 aprilie 2001. 6. Montgomery, C.H.; King, D.W. Comparing library and user related costs of print and electronic journal collections: a first step towards a comprehensive analysis. n: D-Lib Magazine, vol. 8, 2002, nr. 10. 7. Porumbeanu, O. O opiune actual pentru biblioteci: parteneriatele. n: Studii de bibliologie i tiina informrii, 2002, nr. 6.

BIBLOS 19-20 / 2007-2008 p. 38