la clasificacin documental es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la AGRUPACIN DOCUMENTAL relacionada en forma jerrquica con criterios

orgnicos o funciones para revelar su contenido.

La clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y cientfica.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin

El fondo documental es la totalidad de la documentacin producida o recibida por una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Para la identificacin de un fondo documental es necesario recopilar la informacin sobre el origen evolucin del organismo productor , a partir de:

Fecha de creacin Fecha de supresin, si es del caso Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones anlogas Organismos que heredan competencias

Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

Es la que esta conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva.

Es la que posee variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn.

Schellenberg, establece que en la clasificacin se puede partir de tres elementos.

La clasificacin es la adaptacin de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categoras administrativas (dependencias) y archivsticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institucin productora de los documentos.

La estructura organizacional es el conjunto de reas y unidades organizacionales interrelacionadas entre si, a travs de canales de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

Son esquemas que reflejan la jerarquizacin y clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin. En ellos se registran jerrquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries documentales. Los cuadros tendrn tantas casillas como unidades productoras de documentos haya en cada entidad, en concordancia con el organigrama institucional. Cada unidad productora se identificara con un cdigo.