________________________________________________

SUPORT DE CURS SAN ERP MODULELE CONTABILITATE, STOCURI, MIJLOACE FIXE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Selectie firma Nomenclatorul de Parteneri Comerciali Nomenclatorul de Produse si Servicii Nomenclatorul de Banci Nomenclatorul de Relatii Contabile Planul de Conturi Nomenclatorul Numerelor de Inventar Selectia lunii de lucru Adaugare Document EXEMPLU 1: Contabilitate si stocuri EXEMPLU 2 : Mijloace fixe

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

1. Contabilitate - generaliti
Contul contabil este instrumentul cu ajutorul cruia se ine evidena operaiilor economice. Cu ajutorul contului se urmrete operativ existena i micarea elementelor patrimoniale. Exprimarea se realizeaz n etalon bnesc (bani) cu ajutorul crora se evalueaz bunurile, datoriile i tranzaciile economice. Prin prisma principiului dublei nregistrri a informaiilor, contul contabil se prezint ca o balan, sau sub forma literei T, partea stng purtnd numele de Debit, iar partea dreapt purtnd numele de Credit. ntr-o parte a contului se nregistreaz creterile iar n cealalt parte se nregistreaz scderile. Lista conturilor folosite de o entitate se numeste Plan de conturi.

ntr-o parte a contului se nregistreaz creterile iar n cealalt parte a contului se nregistreaz scderile. n mod convenional, s-a stabilit ca n cazul conturilor de active patrimoniale separaia s se fac de la stnga la dreapta, respectiv n partea stng a contului se nregistreaz existentul i creterile iar n partea dreapt a contului se nregistreaz scderile elementului patrimonial urmrit prin cont. n acest mod se fac nregistrrile n conturile de active imobilizate, active circulante i procese economice sub form de cheltuieli.

n cazul conturilor de surse patrimoniale (pasive) separaia se face invers, de la dreapta la stnga, respectiv n partea dreapt a contului se nregistreaz existentul i creterile iar n partea stng a contului se nregistreaz scderile elementului patrimonial urmrit prin cont. n acest mod se fac nregistrrile n conturile de capitaluri, datorii i procese economice sub form de venituri i provizioane.

n afaceri i contabilitate, activul semnific un beneficiu economic viitor care este probabil s apar, urmare a unui tranzacii sau evenimente anterioare, i din care este posibil sa se obin beneficii economice n viitor.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

Activele au urmtoarele trei caracteristici eseniale: Beneficiul economic viitor include o capacitate, fie singular fie n combinaie cu alte active, n cazul societilor orientate spre profit, care contribuie direct sau indirect la viitorul cash flow, i, n cazul organizaiilor non profit, pentru asigurarea anumitor servicii; Entitatea poate controla accesul la beneficiu, Tranzacia sau evenimentul care dau dreptul la controlul beneficiului deja s-a produs. n contabilitatea financiar, un pasiv este definit ca o obligaie a unei componente provenit din tranzacii sau evenimente din trecut, a crei stingere poate duce la transferarea unui activ, prestarea de servicii sau alte beneficii economice viitoare. Ele includ o ndatorare sau o responsabilitate fa de alii, stingerea acestora fiind posibil prin viitoare transferuri sau utilizarea activelor, asigurarea de anumite servicii sau beneficii economice, la o data specificat sau determinabil, la apariia unui anumit eveniment sau, la cerere; Datoria sau responsabilitatea l oblig pe posesor, care nu are dreptul sa evite aceast ndatorare, sau Tranzacia sau evenimentul prin care se declaneaz obligaia deja s-a petrecut. Pasivele nu trebuie ntrite prin documente legale; dar pot fi bazate pe obligaii echitabile sau obligaii constructive. O obligaie echitabil este bazat pe considerente morale sau etice. O obligaie constructiv este o obligaie care poate fi invocat ntr-o anume conjunctur a lucrurilor, diferit de o obligaie contractual. Pasivele sunt prezentate pe balana financiar i sunt de obicei mprite n dou categorii: Pasive curente aceste pasive se pot lichida ntr-un termen de mai puin de un an de zile. Acestea includ pli precum salarii, conturi, taxe, i facturi neachitate, venituri viitoare cnd se fac ajustri, fraciuni din bondurile pe termen lung cate trebuiesc pltite n anul curent, obligaii pe termen scurt (ex: din achiziionarea de echipamente), i altele. Pasive pe termen lung aceste pasive includ pasivele care nu se pot lichida ntr-un termen de un an. Ele includ bond-uri pe termen lung, mprumuturi pe perioade mari, obligaii de pensie, garanii pentru produse pe termen lung i altele. Pentru aceste pasive, o companie sau un individ trebuie s plteasc dup o perioad fix sau extins, spre exemplu:- un mprumut pe termen lung la banc de pn la 1 an sau peste 1 an. Pasivele care nu au o valoare sau o durat incert sunt numite provizioane. Ghidul de Utilizare contine un exemplu practic de utilizare a sistemului San.ERP, prin care incercam sa va prezentam pe scurt posibilitatile programului, pentru a va familiariza cu modul de utilizare al acestuia. Desi prezentul program este uor de folosit, ecranele fiind suficient de explicite, pentru inceput va recomandam sa cititi acest ghid. Urmand pas cu pas instructiunile date veti reusi in cel mai placut mod sa va familiarizati cu utilizarea sistemului.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

2. Selectie firma
Sistemul permite gestionarea unui numar nelimitat de firme. Selectand o anumita firma deschidem de fapt "dosarul" acesteia. Pentru a lansa in execuie programul, pe desktop-ul calculatorului dumneavoastra va aparea iconita sistemului San.ERP (dupa ce programul va fi instalat in sistem se va face un shortcut pe desktop), si cu dublu click de stanga mouse pe iconita, se va deschide urmatoarea fereastra:

In fereastra de mai sus este selectata firma 'demo'. Pentru a alege firma dorita se va proceda astfel: cu un click de stanga mouse pe sagetuta din dreapta se va selecta firma in care se vor opera actele. Dupa alegerea firmei se va pozitiona cursorul in dreptul coloanei 'Utilizator' si se va scrie denumirea utilizatorului dumneavoastra (pentru a trece de la un camp la altul se foloseste mouse-ul sau tasta 'Enter' sau 'Tab'). Dupa completarea utilizatorului se va pozitiona cursorul in dreptul coloanei 'Parola' si se va scrie parola care poate fi formata din litere si/sau cifre dar sa nu depaseasca 20 de caractere tinand cont si de functionalitatea tastei 'Caps Lock'. Dupa ce se selecteaza firma dorita, si se va completa utilizatorul si parola se da click pe butonul cu 'bifa verde': si va fi lansat in executie programul San.ERP, astfel se va deschide astfel se va deschide pe ecranul calculatorului dumneavoastra urmatoarea fereastra:

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

3. Nomenclatorul de Parteneri Comerciali

Catalogul de Parteneri Comerciali cuprinde date referitoare la persoanele fizice si juridice cu care intra in relatie firma (ex. furnizori, clienti, personal angajat, gestiuni proprii, terti, centre de responsabilitate, sectii etc.). Se selecteaza optiunea Actualizare aflata pe bara de meniuri a ferestrei de baza apoi din meniul afisat se selecteaza Nomenclatoare. Din urmatorul meniu afisat se selecteaza optiunea Parteneri Comerciali; In cazul in care firma intra in relatie cu un nou partener (ex. client , furnizor , salariat ) acesta va trebui mai intai introdus in acest catalog. Fiecare Partener Comercial este identificat prin intermediul unui Cod Personal. Codurile pot fi de tipul alfanumeric (litere si cifre). NOTA: Pentru o mai buna structurare a acestui catalog este recomandabil ca toate codurile sa contina primul caracter identificatorul pentru categoria din care face parte. Exemplu: RO1255522- pentru clienti/furnizori RO1255522 codul fiscal S1221122- pentru salariati S: de la Salariat ; 1221122 - Numarul de Marca al Salariatului G001 - pentru gestiuni G: de la Gestiune ; 001 Numarul de Identificare al Gestiunii CR012554- CR: pentru centre de responsabilitate

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

CR -De la Centrul de Responsabilitate ; 012554 -Codul Centrului ce Poate fi Sectie, Atelier, Grupare de Lucru, s.a.m.d. Aceasta modalitate de structurare a codificarii catalogului usureaza cautarea si face mai usor o grupare pe anumite categorii de parteneri. In acest catalog aveti posibilitatea sa modificati, stergeti sau sa adaugati noi parteneri.

4. Nomenclatorul de Produse si Servicii

Catalogul de Produse si Servicii cuprinde date referitoare la totalitatea produselor si serviciilor gestionate de firma. In cazul in care firma initiaza un nou produs sau serviciu si doreste sa realizeze gestiunea stocurilor, produsul sau serviciul va trebui mai intai inregistrat in catalogul de Produse si Servicii. Se selecteaza optiunea Actualizare aflata pe bara de meniuri a ferestrei de baza apoi din meniul afisat se selecteaza Nomenclatoare. Din urmatorul meniu afisat se selecteaza optiunea Produse si Servicii; In acest catalog exista posibilitatea sa modificati, stergeti sau sa adaugati noi articole similar Nomenclatorulului de Parteneri Comerciali.

5. Nomenclatorul de Banci
Catalogul de Banci si Conturi Bancare cuprinde date referitoare la bancile si conturile bancare cu care lucreaza firma. Se selecteaza optiunea Actualizare aflata pe bara de meniuri a ferestrei de baza apoi din meniul afisat se selecteaza Nomenclatoare. Din urmatorul meniu afisat se selecteaza optiunea Banci. In acest catalog aveti posibilitatea sa modificati ('Editare'), stergeti ('Stergere') sau sa adaugati ('Adaugare') noi banci sau conturi bancare. Este important ca acest nomenclator sa fie completat deoarece datele de aici vor aparea in momentul in care se tipareste o factura din sistem.

6. Nomenclatorul de Relatii Contabile

Catalogul de Relatii Contabile este locul de "depozit" al sistemului, in care sunt pastrate toate tipurile de acte invatate", cu specificatiile de contare pe fiecare tip de act, cu modurile de tratare specifice, precum si formatul de listare specific, grupate pe functiuni logice/structurale. Tipurile de acte cuprinse in acest catalog sunt cele afisate in fereastra de 'Actualizare documente' in cazul adaugarii unui nou document . Selectati optiunea 'Actualizare' aflata pe bara de meniu a ferestrei de baza San.ERP apoi din meniul afisat selectati 'Nomenclatoare'. Din urmatorul meniu afisat selectati optiunea 'Relatii Contabile'. In acest catalog aveti posibilitatea sa modificati, stergeti sau sa adaugati grupe de documente si tipuri de documente.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

7. Planul de Conturi
La instalarea unei noi firme, va trebui sa alegeti Planul Contabil cu care va lucra firma: - Planul contabil pentru IAS - Planul contabil pentru bugetari - Planul contabil pentru SRL. Dupa ce se alege Planul Contabil (in meniul 'Utilitare' Date generale firma), sistemul va incarca automat un plan de conturi general, intocmit conform Legii Contabilitatii in vigoare. Este planul contabil ce cuprinde conturile la nivel sintetic de gradul I si gradul II. Firmele cu activitate complexa care lucreaza cu conturi defalcate pana la nivel analitic sau chiar subanalitic trebuie sa introduca in Nomenclatorul Plan Contabil conturile analitice si subanalitice folosite. Se selecteaza optiunea Actualizare aflata pe bara de meniuri a ferestrei de baza San.ERP apoi din meniul afisat Nomenclatoare. Din urmatorul meniu afisat se selecteaza optiunea Plan Contabil. si se va deschide urmatoarea fereastra unde cu ajutorul butoanelor de Adaugare, Editare, Stergere se pot efectua modificarile necesare.

Pentru operatia de Adaugare se va da un click pe butonul Adaugare. Va pozitionati cursorul pe coloana 'Cont' si completati noul cont, la coloana 'Tip Cont' trebuie selectata functiunea contului, respectiv una din ACTIV, PASIV respectiv BIFUNCTIONAL apelandu-le cu ajutorul sagetii din dreapta coloanei, si la fel alegeti metoda de pastrare a conturilor in solduri in coloana 'Sintetizare': Anual (pentru un an pe subanalitice si parteneri comerciali) sistemul urmareste si analizeaza contul respectiv la nivelul unui an, la sfarsitul anului pastrand doar rulajul anual al contului respectiv - Lunar (numai pe conturi sintetice)- sistemul urmareste si analizeaza contul respectiv la nivel de luna, la sfarsitul lunii pastrand doar rulajul lunar al contului respectiv sau

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

- Nedeterminat (pentru o perioada nedeterminata pe subanalitice si parteneri comerciali) sistemul urmareste si analizeaza permanent contul respectiv. Sistemul permite o analiza si o evidenta a valorii rulajului si soldului pe fiecare cont (indiferent de tipul acestuia sintetic, analitic sau subanalitic) la nivelul debitului sau creditului, pe fiecare partener, act (tip, numar, data), cont din grupa 9, sectie (centru de cost), produs (fabricat), serviciu (obiect de cost), comanda interna (activitate). Pentru unele conturi insa nu este necesara si nici posibila o astfel de analiza pe perioade limitate sau nelimitate. De exemplu pentru conturile referitoare la debitori si creditori (401, 411, 4311,...) este necesara o evidenta si analiza permanenta pe o perioada nedeterminata in dreptul acestor conturi in campul Sintetizare se va selecta Nedeterminat. Pentru conturile referitoare la venituri si cheltuieli (clasa 6, clasa 7) este necesara o evidenta si analiza anuala in dreptul acestor conturi in campul Sintetizare se va selecta Anual. Pentru diferite alte conturi (ex. 5311, 5121...) nu este necesara o evidenta si analiza anuala sau permanenta deci in dreptul acestor conturi in campul Sintetizare se va selecta Lunar.
La coloana 'Denumire' se completeaza cat mai detaliat denumirea contului creat.

Pentru a salva adaugarea se apasa click pe butonul

Pentru a renunta click pe butonul . ATENTIE!!! Completarea eronata a simbolului functiunii unui cont va genera erori in situatiile de raportare contabila pe care le veti emite ulterior. ATENTIE!!! Daca se adauga un cont nou trebuie asignate si proprietatile aferente contului respectiv.

8. Nomenclatorul Numerelor de Inventar

Din meniul Actualizare se selecteaza Nomenclatoare, iar din urmatorul meniu afisat se selecteaza optiunea Nomenclator Numere de Inventar. In acest catalog se pot modifica, sterge sau adauga noi numere de inventar. Pentru a inregistra in gestiune achizitia de noi mijloace fixe, mai intai se definesc in catalogul cu numere de inventar noile numere de inventar. Pentru a adauga un nou numar de inventar se apasa butonul Cauta din partea stanga, dupa care se actioneaza butonul Adaugare. In fereastra nou deschisa, in tabul Date de baza se vor completa datele despre mijlocul fix nou : numarul de inventar, demunirea mijlocului fix, caracteristicile mijlocului fix, cod furznizor, cod producator. In tabul Date suplimentare se vor completa numarul actului de cumparare, data actului si tipul actului. Dupa completarea datelor, pentru a inchide fereastra curenta si a reveni in nomenclator se da click pe butonul . Actionarea butonului duce la inchiderea ferestrei de adaugare si prierderea datelor completate. In cazul in care se doreste modificarea datelor despre un numar de inventar se va actiona butonul Editare.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

ATENTIE !!!: Sistemul SanERP nu permite modificarea numarului de inventar. In cazul in care s-a definit gresit numarul, mai intai se sterge din catalog dupa care se adauga unul nou. De asemenea sistemul nu permite stergerea numerelor definite pentru mijloacele fixe care se calculeaza amortizare.

9. Selectia lunii de lucru

Pentru a selecta luna de lucru se parcurg urmatorii pasi: - se intra in luna care se dorete sa se deschida, in felul urmator: Din meniul programului, se apasa click pe data si se va deschide un tabel sub forma unui calendar din care se va selecta data respectiva. Inainte de a se realiza aceasta operaie, daca sunt ferestre deschise n program, acestea trebuie toate inchise, pentru ca butonul cu data sa fie activ.

Prin apasarea butonului cu luna calendaristica existenta , se va deschide o lista din care se va selecta luna dorita:

In acelasi mod, prin apasarea butonului cu anul existent , se va deschide o lista din care se va selecta anul dorit:

Ziua se va selecta prin bifarea acesteia din tabelul afisat. Pentru salvarea datei selectate in acest mod, se va iesi din fereastra apasand butonul , situat in partea dreapta jos a acestei ferestre. CALENDARUL permite selectarea zilei, lunii si anului de lucru, astfel ca in urma iesirii din fereastra de Calendar devin operationale implicit datele din luna si anul selectat.
_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

________________________________________________

10. Adaugare Document

- se selecteaza din meniul principal optiunea <Actualizare> - din submeniul afisat se selecteaza Documente /Conturi; se va deschide fereastra de Actualizare Documente - pentru operatia de adaugare document, din fereastra deschisa, se apasa butonul <Actualizare Documente> - in cazul in care luna nu a fost initializata va aparea un mesaj prin care programul va va ateniona ca nu aveti date in luna in care ati intrat si va va intreba daca doriti sa initializati luna respectiva. - se apasa butonul Yes pentru acceptarea initializarii lunii si va aparea urmatoarea fereastra:

- se da click pe butonul si se va deschide fereastra Adaugare Document Nou in luna respectiva: - la Tip Document se apasa pe microfonul din dreapta casutei si se va deschide fereastra Selectie tip Document in care se electeaza tipul documentului dorit, apoi se iese apasand butonul . Daca se va apasa

butonul se va iesi din fereastra fara salvarea inregistrarilor efectuate. - la coloana Numar Document se completeaza cu ajutorul tastelor numarul documentului ce se doreste a fi inregistrat. - la Data Document se inscrie data documentului. - Orice data care se doreste a fi introdusa in program se poate scrie efectiv in casuta, sau apasand click pe sageata din dreapta casutei se va deschide un tabel din care se va alege ziua, luna si anul: Dupa selectarea datei se inchide fereastra cu dublu click pe data dorita sau apasand butonul din dreapta sus X, iar data respectiva va ramane afisata in casuta. Pentru a continua se da un click pe butonul astfel: . Se va deschide fereastra documentului care arata

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

10

________________________________________________

In partea stanga sus apare codul (ex. codul fiscal), numele, contul si banca societatii in care se lucreaza. Indreapta ecranului trebuie completate datele partenerului: cod, nume, cont si banca astfel: - Se pozitioneaza mouse-ul pe microfonul din dreapta coloanei 'Cod Partener', se deschide fereastra de selectie, se cauta partenerul dupa un anumit criteriu, dupa ce este gasit se pozitioneaza mouse-ul pe el si se iese din fereastra de selectie cu butonul 'bifa verde'. - O alta modalitate de cautare a Partenerului Comercial se face astfel: se pozitioneaza cursorul pe coloana 'Cod Partener' si se completeaza codul fiscal (care incepe cu RO, S, etc), automat dupa apasarea tastei 'enter' va aparea si denumirea Partenerului. Partenerul Comercial trebuie sa fie inregistrat in nomenclatorul de Persoane Fizice i Juridice pentru a fi gasit. In cazul in care nu este inregistrat in nomenclatorul de Persoane Fizice i Juridice se deschide fereastrade Selectie Partener si se va adauga prin apasarea butonului: se deschide fereastra de adaugare unde se completeaza toate datele necesare. Pentru a modifica o caracteristica a unui partener comercial deja existent se cauta dupa un anumit creiteriu si se actioneaza butonul: se va deschide pe ecran fisa partenerului respectiv care va fi actualizat. Pentru a salva modificarile se apasa butonul 'bifa verde'. La fel se procedeaza si pentru selectia contului bancar si a bancii. Butonul 'Contract' va ajuta la o mai buna evidenta a contractelor si a documentelor emise sau primite in baza acestora. Butonul 'Moneda' se foloseste la operarea documentelor emise sau primite in valuta. 'Data scadentei' se poate introduce efectiv in casua, sau apasand click pe sageata din dreapta casutei se va deschide un tabel din care se va alege ziua, luna si anul. Dupa selectarea datei se inchide fereastra cu dublu click pe data dorita sau apasand butonul 'X' din dreapta sus, iar data respectiva va ramane afisata in casuta. Dupa indeplinirea acestor pasi se trece la operarea efectiva a documentului. EXEMPLU 1: Contabilitate si stocuri Inregistrarea documentelor primare De exemplu trebuie inregistrata factura de cumparare obiecte de inventar numarul 123456 din data de 01.01.2007 in valoare de 1.190,00 lei din care TVA 190 lei de la furnizorul SC TEST SRL. Se selecteaza din meniul principal opiunea <Actualizare>;
_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

11

________________________________________________

Din submeniul afisat se selecteaza <Documente/Conturi>; veti fi introdus in fereastra de actualizare documente; Se activeaza butonul <Actualizare Documente>; acum se poate consulta dosarul de acte inregistrate deja in luna Ianuarie a firmei; Se actioneaza butonul <Adaugare>, se selecteaza tipul documentului, se completeaza numarul documentului, data si se apasa butonul cu 'bifa verde'; Se va deschide fereastra documentului si se continua astfel: se completeaza datele firmei dumneavoastra (numele si codul fiscal apar automat), se completeaza in campul <Cod Partener> Codul Personal al firmei SC TEST SRL; Presupunem ca este prima data cand firma dumneavoastra are relatii comerciale cu firma SC TEST SRL si este prima data cand cumparati Aspirator HR6841, aceasta presupune ca firma SC TEST SRL nu este inregistrata in Nomenclatorul de Parteneri Comerciali si nici produsul Aspirator HR6841 nu este inclus in Nomenclatorul de Produse si Servicii. Prin urmare va trebui sa se inregistreze firma SC TEST SRL in Nomenclatorul de Parteneri Comerciali cu 'codul personal' RO11223344 (se recomanda sa fie acelasi cu codul fiscal al firmei deoarece acesta este unic si nu pot intervenii confuzii), si va trebui sa se introduca si noul produs Aspirator HR6841 in Nomneclatorul de Produse si Servicii cu codul produs de ex. 220. In fereastra de Inregistrari Cantitative: se apasa butonul 'Adaugare' si in fereastra 'Intrari Stoc' se completeaza datele din factura referitoare la stocuri. In cazul in care nu se stiu se selecteaza Gestiunea. Subgestiunea si/sau cod produs prin aceiasi metoda prezentata la alegerea Partenerului Comercial (in cazul in care nu se cunosc, de exemplu, codul produsului din nomenclatorul de Produse si Servicii se pozitioneaza cursprul in spatiul rezervat codului si se actioneaza butonul 'Cauta' pentru a selecta dupa nume produsul).

Se completeaza in aceasta fereastra de selectie o parte din numele produsului si se actioneaza butonul 'Cauta'. Se selecteaza codul si se actioneaza butonul 'bifa verde'. Se trece la celelalte coloane cu ajutorul tastei 'Enter' SI 'Tab' sau cu ajutorul cursorului.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

12

________________________________________________

ATENTIE !!! Aceasta fereastra este activa doar in cazul in care in fereastra <Date Generale Firma>, in campul rezervat pentru <Metoda Iesirii din Stoc> s-a ales una din optiunile MANUAL, FIFO, LIFO, nu INACTIV. Dupa ce au fost completate datele referitoare la stocuri se poate lista Nir-ul facturii respective in format PDF. Pentru aceasta se actioneaza primul buton de 'Listare': Pentru a trece la fereastra de contare se actioneaza butonul 'Inregistrari Contabile' si va aparea urmatorul mesaj: Doriti sa refaceti contarea documentului ? Pentru a face automat contarea documentului se apasa butonul 'Yes'. In cazul in care acest document a fost 'invatat' in prealabil sa conteze automat operatia contabila, aceste formule contabile invatate au fost afisate. In cazul nostru documentul va fi contat automat (vezi explicatiile date la nomenclatorul de Relatii Contabile). In cazul in care nu sunteti de acord cu contarea puteti sa modificati pozitionandu-va cu ajutorul cursorului in coloana pe care vreti sa o modificati.

Pentru a genera nota contabila a documentului trebuie sa apasati obligatoriu pe butonul 'Salvare' si apoi pe butonul 'Listare'.

Campurile <Nr_act> i <Data_act> se completeaza in cazul in care actul care se inregistreaza este n corespondena cu un act inregistrat anterior. De exemplu o Factura furnizor este in corespondena cu Ordinul de plata cu care se achita acest furnizor; la inregistrarea Ordinului de plata, se pune un semn al intrebarii <?> n campul < Nr_act > si se tasteaza <Enter >, va fi afisata lista anuala a partenerului din care se poate alege factura corespondenta. Pentru a inregistra o noua formula contabila se actioneaza butonul Adaugare si se aleg contarile deja invatate sau se pot adauga contari noi. Se apasa butonul <Stergere> in cazul in care se doreste sa se stearga o formula contabila. Se apasa butonul <Listare> in cazul in care se doreste sa se vizualizeze/listeze actul contat. Se alege din meniul afisat <Invata > daca se doreste ca relatia sa fie inregistrata in catalogul Nomenclatorul de Relatii Contabile.
_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

13

________________________________________________

Se alegeti din meniul afisat <Uita > daca se doreste ca relatia sa fie stearsa din catalogul Nomenclatorul de Relatii Contabile. ATENIE!!! Invatati sistemul sa conteze un act DOAR cu formulele contabile general valabile, (nu i cu excepiile), altfel aceasta va va ingreuna munca de contare, punandu-va de fiecare data pe ecran un set mult prea mare de opiuni. Pentru a revenii la fereastra de Actualizare Documente se actioneaza pe rand butoanele Salvare si Exit. Pentru o mai buna verificare in fereastra de Actualizare Documente se bifeaza casutele Total Valoric pentru a afisa totalul documentului si Detaliere Inregistrare ce va ofera informatii despre contarea documentului. Inregistrarea achitarii obligatiei fata de furnizorul din exemplul precedent. Achitarea Facturii nr. 123456, din data 01.01.2007 se face in numerar cu Chitanta numarul 42555 in data de 15.02.2007. Din meniul principal se alege <Actualizare> / <Documente/Conturi>; - In fereastra deschisa se pozitioneaza cursorul pe butonul <ACTUALIZARE DOCUMENTE > si se da click stanga cu mouse-ul pe acesta; ca urmare a acestei comenzi se va deschide fereastra de actualizare documente. - Se tasteaza <Adaugare>, din fereastra afisata, se selecteaza tipul de document corespunzator operatiei contabile efectuate; in exemplul nostru se efectueaza plata in numerar a furnizorului de marfa, numele documentului este chitanta de la furnizor "CHIT_FUR". - Se completeaza obligatoriu numarul si data documentului in spatiile rezervate pentru acestea: <Nr_doc> 42555, <Data> 15.02.2007. - Se completeaza in campul <Cod Partener> RO11223344. In cazul in care nu se cunoaste codul furnizorului (partenerului) din nomenclatorul de Persoane Fizice/Juridice, se pozitioneaza cursourl in spatiul rezervat codului partenerului si se actioneaza butonul din dreapta coloanei pentru a selecta dupa nume partenerul comercial. Se completeaza in aceasta fereastra o parte din codul partenerului si se tasteaza butonul 'Cauta'. Se pozitioneaza cursorul pe numele partenerului cautat in exemplul nostru " SC TEST SRL" si se actioneaza butonul 'bifa verde'. In cazul in care acest document a fost invatat in prealabil sa conteze automat operatia contabila, aceste formule contabile invatate vor fi afisate. - In cazul nostru documentul va fi contat automat, va trebui sa completai suma doar la formula/formulele care le considerai bune, formulele care raman necontate vor fi sterse automat la iesirea din aceasta fereastra. - In cazul in care nu sunteti de acord cu contarea puteti sa o modificati. Sa consideram ca se doreste sa se invete o alta formula contabila 401 .01 =5311' cu suma de 1050; Se apasa butonul <Adaugare> si se completeaza pe noul rand formula contabila. Pentru a o invata se actioneaza butonul 'Invata'. - <Nr_act> 123456 i in campul <Data_act> 01_01_2007. Se pune un semn al intrebarii <?> in campul <Nr_act> i se tasteaza butonul 'Bifa verde' va fi afisata lista anuala a partenerului SC TEST SRL si se va pozitiona cu ajutorul cursorului pe documentul dorit. Se actionati butonul <Stergere > in cazul in care se doreste sa se stearga o formula contabila. Se actioneaza butonul < Listare > in cazul in care se doreste sa se listeze actul contat.
_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

14

________________________________________________

Se alege din meniul afisat <Invata > daca se doreste ca relatia sa fie inregistrata in catalogul Nomenclatorul de Relatii Contabile. Se alegeti din meniul afisat <Uita > daca se doreste ca relatia sa fie stearsa din catalogul Nomenclatorul de Relatii Contabile. Se actioneaza butonul 'Salvare' si butonul ,'Exit', pentru a revenii la fereastra de Actualizare Documente. In cazul in care se uita actionarea, mai intai, a butonului 'Salvare' si se trece direct la butonul 'Exit' pentru a nu va pierde datele, va aparea urmatorul mesaj:Doriti sa salvati modificarile ?. Pentru a salva se actioneaza butonul : 'Yes'. EXEMPLU 2 : Mijloace fixe La inceputul fiecarei luni de lucru se va initializa stocul de mijloace fixe. Nota de initializare marcheaza toate mijloacele fixe care sunt in functiune si sunt amortizabile, precum si mijloacele fixe care au intrat in gestinune luna trecuta si in luna curenta incep sa se amortizeze. Din catalogul de documente, grupa Mijloace Fixe se adauga documentul INIT_MF_LUNA. In fereastra nou deschisa, in partea de inregistrari cantitative se actioneaza butonul Refacere, iar sistemul va aduce in partea de inregistrari cantitative mijlocele fixe amortizabile in luna curenta, dupa care se actioneaza butonul Exit, fara sa se mai refaca inregistrarile contabile. La sfarsitul lunii se face nota de amortizare, dupa care nu se mai pot face operatii asupra stocului de mijloace fixe. De exemplu trebuie inregistrata factura de cumparare a unui generator de curent, numarul 10234 din data de 20.10.2009 in valoare de 2234.70 lei de la furnizorul SC TEST SRL. in nomenclactorul cu numere de inventar se va actiona butonul Cauta, dupa care butonul Adaugare, iar in fereastra nou deschisa se vor completa detele mijlocului fix.

Dupa completarea datelor se va actiona butonul . in fereastra de Actualizare Documente se va adauga documentul FACT_FURM din grupa de documente Mijloace Fixe. In partea stanga se va completa furnizorul SC TEST SRL, dupa care se va actiona butonul Adaugare din partea de inregistrari cantitative. In fereastra nou deschisa, in tabul date de baza, se vor completa datele despre noul mijloc fix :
_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

15

________________________________________________

numarul de inventar : se poate scrie codul sau sa actioneaza microfonul si de va cauta in fereastra nou deschisa dupa denumire mijlocul fix dorit, adica generator de curent : 108 codul de clasificare : se apasa microfonul si se deschide catalogul cu duratele normale de functionare, de unde se va alege codul corespunzator : 2.1.16.1.2.1. durata de amortizare in luni : 144. In partea stanga este afisata durata nimina si maxima de amortizare in luni conform catalogului. Tipul de imobilizare : imobilizare corporala Contul de imobilizari : 2131.02 Locatia unde se afla mijlocul fix : sediu. Acesta e definita in catalogul de parteneri comerciali. Data stocului : 20_10_2009. Data punerii in functiune : 20_10_2009. Mijlocul fix se va amortiza incepand cu luna urmatoare. Tipul de amortizare : liniara. Contul de amortizare : 2813.02. Nota : daca in catalogul de documente, pe tipul de document FACT_FURM nu este definita legatura intre contul de imobilizare si contul de amortizare, sistemul va va atentiona si va trebui sa inchideti fereastra de adaugare, si sa mergeti in catalogul de documente si pe tipul de document FACT_FURM sa adaugam relatia : 2131.02=2813.02

In partea Detalii se va completa valoarea de intrare : 2234.70, iar sistemul va calcula automat valoarea TVA : 424.59, dupa care se va actiona butonul

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

16

________________________________________________

in continuare mergem in partea de inregistrari contabile unde sistemul ne va intreba : Doriti sa refaceti contarea documentului ? , dupa care apasam pe butonul yes.Sistemul va face reface contarea dupa cum urmeaza in poza urmatoare :

se apasa butonul Salvare, dupa care daca se doreste listarea notei contabile se apasa butonul Listare. Iesirea din fereastra de lucru (din factura) se face apasand butonul Exit. La sfarsitul lunii se face nota de amortizare. Din catalogul de documente, grupa Mijloace fixe se adauga documentul NC_AMORT. - In fereastra nou deschisa, in partea de inregistrari cantitative se actioneaza butonul Refacere, iar sistemul va calcula pentru fiecare mijloc fix in parte valoarea amortismentului lunar dupa cum urmeaza :

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

17

________________________________________________

in partea de inregistrari contabile sistemul va inregistra pe conturile de amortizare si pe conturile de cheltuieli valoarea amortizarii lunare pentu fiecare mijloc fix in parte.

se apasa butonul Salvare, dupa care daca se doreste listarea notei contabile de amortizare se apasa butonul Listare. Iesirea din fereastra de lucru (din factura) se face apasand butonul Exit.

_____________________________________________________________________________________________________________________

SAN Software

18