Sunteți pe pagina 1din 47

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII

Proiectul Phare TVET RO 2006/018-147.04.01.02.01.03.01

MECICNDIPT / UIP

AUXILIAR CURRICULAR
CLASA a XIII a ruta progresiv ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

DOMENIU: TURISM I ALIMENTAIE NIVEL: 3 CALIFICARE: ORGANIZATOR BANQUETING

Martie 2009 2

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

AUTOR: MARINCA IULIANA profesor gradul didactic I

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 2

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

CUPRINS
1. Competene specifice modulului .......... 4 2. Informaii despre specificul agenilor economici ......... 5 3. Modalitatea de organizare a practicii ......................... 6 4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate i securitatea muncii .......... 7 5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii........8 5.1. Jurnalul de practic ................................................................................................ 9 5.2. Fia de observaie nr.1 ......................................................................................... 10 5.3. Fia de observaie nr. 2 ........................................................................................ 12 5.4. Fia de observaie nr. 3 ........................................................................................ 13 5.5. Fia de lucru nr. 1................................................................................................. 14 5.6. Fia de lucru nr. 2 ................................................................................................ 16 5.7. Fia de lucru nr. 3 .................................................................................................17 5.8. Fia de lucru nr. 4 ................................................................................................ 18 5.9. Studiu de caz ....................................................................................................... 19 5.10. Miniproiect nr. 1 .................................................................................................. 20 5.11. Miniproiect nr. 2 ................................................................................................. 22 5.12. Portofoliul de practic ......................................................................................... 23 6. Organizarea evalurii ....................................................................................................... 24 Anexe .................................................................................................................................... 26 Fia de documentare nr. 1 ......................................................................................... 27 Fia de documentare nr. 2 .......................................................................................... 28 Fia de documentare nr. 3 .......................................................................................... 29 Fia de documentare nr. 4 .......................................................................................... 31 Fia de documentare nr. 5 .......................................................................................... 32 Fia de documentare nr. 6 .......................................................................................... 38 Fia de documentare nr. 7 .......................................................................................... 40 Fia de documentare nr. 8 .......................................................................................... 42 Fia de documentare nr. 9 .......................................................................................... 43 Bibliografie ........................................................................................................................... 44
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 3

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

1. Competene specifice modulului


Adaptarea la noile cerine ale economiei de pia, presupune nsuirea acelor competene care s dezvolte n rndul elevilor profesionalismul, iniiativa, perspicacitatea, abilitatea de a opera eficace ntr-un cadru economic dinamic i concurenial. Modulul Organizarea serviciilor de protocol este ncadrat n categoria de curriculum Stagii de pregtire practic. Modulul are alocate un numr de 90 ore/an din care 30 ore de laborator tehnologic i 60 ore de instruire practic. Orele de laborator tehnologic sunt desfurate de ctre profesorul de specialitate n laboratorul de tehnica servirii, iar cele de instruire practic de ctre profesorul de specialitate i/sau cu maistrul instructor sau reprezentantul agentului economic (tutore de practic). n cadrul acestui modul se dezvolt unitatea de competene UC 21 ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL, cu competenele individuale prezentate n continuare: COMPETENE: C 1. Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol C 2. Planific aciunile de protocol C 3. Contracteaz aciunile de protocol C 4. Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale C 5. Estimeaz bugetul conform serviciului de protocol contractat

Prin parcurgerea acestui modul, vei fi capabili s: identificai condiiile necesare activitilor de protocol; precizai tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol; evideniai condiiile minime necesare organizrii evenimentelor; prezentai oferta de aciuni pe care unitatea le poate organiza; stabilii lista pentru derularea discuiei cu clientul: preluai rezervarea aciunii i s completai datele din fia aciunii; ncheiai contractul pentru evenimentul solicitat; identificai tipurile de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri;

precizai gama sortimental din oferta pentru aciuni fr

plasament la mas i s stabilii categoriile de meniuri propuse pentru aciunile cu plasament la mas;
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 4

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

estimai bugetul conform serviciului de protocol contractat.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 5

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

2. Informaii despre specificul agenilor economici

Stagiul de practic pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol clasa

a XIII-a ruta progresiv se desfoar n laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator tehnologic) i la ageni economici din categoria hoteluri restaurante, uniti care au ca obiect de activitate servicii de cazare, servicii de alimentaie, precum i organizarea de evenimente (mese festive, aciuni de protocol, evenimente oficiale). Agenii economici sunt hoteluri restaurante situate n orae n zone centrale,

precum i hoteluri mai mici situate n zone pitoreti (cu acces uor).

Stagiile de practic se pot efectua n cadrul departamentelor: restaurant, bar,

buctrie, serviciul banchete evenimente, locuri care pot furniza elevilor oportuniti de nvare ce nu pot fi obinute cu uurin n sala de clas sau n atelierul/laboratorul colii.

n ceea ce privete plata i obligaiile sociale, stagiul de pregtire practic nu

se efectueaz n cadrul unui contract de munc. Elevul practicant nu poate pretinde un salariu din partea partenerului de practic care-l primete n stagiul de pregtire practic, cu excepia situaiei n care practicantul are statut de angajat. Partenerul de practic poate, totui, acorda elevului practicant o indemnizaie, gratificare, prim sau avantaje n natur, cum ar fi: plata transportului de la i la unitate / partener de practic, acces la mas, etc.

Obligaiile elevului practicant fa de agentul economic , pe durata derulrii

stagiului de pregtire practic: - s respecte programul de lucru stabilit i s execute activitile solicitate de tutore dup o prealabil instruire, n condiiile respectrii cadrului legal cu privire la volumul i dificultatea acestora (conform Codului Muncii). n cazul nerespectrii obligaiilor, se aplic sanciunile conform Regulamentului de organizare i funcionare al unitii de nvmnt; - s respecte regulamentul de ordine interioar al partenerului de practic. n cazul nerespectrii acestui regulament, directorul agentului economic (partener de practic), i rezerv dreptul de a anula convenia referitoare la pregtirea practic, dup ce n prealabil a ntiinat directorul unitii de nvmnt la care elevul (practicantul) este nscris ( Art. 263/1 i Art. 264/1 din Codul muncii). - s respecte normele de securitate i sntate n munc pe care i le-a nsuit de la
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 6

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

reprezentantul partenerului de practic nainte de nceperea stagiului de practic, s aib echipament de practic adecvat . - se oblig s nu foloseasc, n nici un caz, informaiile la care are acces n timpul stagiului despre partenerul de practic sau clienii si, pentru a le comunica unui ter sau pentru a le publica, chiar dup terminarea stagiului, dect cu acordul respectivului partener de practic.

3. Modalitatea de organizare a practicii


Stagiul de pregtire practic se desfoar n laboratorul tehnologic sub ndrumarea profesorului de specialitate i la agentul economic sub ndrumarea profesorului / maistrului instructor i reprezentantului agentului economic care particip att la instruirea ct i la evaluarea elevilor. Stagiul de pregtire practic se desfoar timp de 90 ore, pe parcursul a 3 sptmni pe durata unui an colar. Pentru organizarea stagiului de pregtire practic este important graficul de desfurare a stagiului de pregtire practic, care cuprinde durata, perioada i locaia (pentru fiecare elev sau grup de elevi). Elevii vor avea mult de ctigat n urma acestui stagiu de practic, dar trebuie s fie pregtii pentru acest stagiu, instruii pe parcursul lui i ncurajai s-i foloseasc experienele dup ncheierea practicii. Elevii vor avea parte de o pregtire prealabil printr-o sesiune de grup la coal pentru acoperirea aspectelor de baz privind activitile pe care le vor ntreprinde la locul de munc. Ei trebuie s afle cui se pot adresa pe parcursul stagiului de practic (tutore de practic, reprezentant agent economic etc) n situaia n care apar diferite probleme sau pentru lmurirea unor aspecte. Monitorizarea practicii la locul de munc se va efectua de ctre profesorul de specialitate sau maistrul instructor i un tutore desemnat de agentul economic cu care unitatea colar a ncheiat convenia cadru privind efectuarea stagiului de pregtire practic. Cadrele didactice vor efectua vizite periodice pe parcursul perioadelor de practic, pentru a obine feedback din partea tutorilor de practic, pentru a monitoriza activitatea / starea elevilor i pentru a conveni asupra oricror schimbri legate de aranjamentele cu agentul economic privind stagiul de practic.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 7

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate i securitatea muncii

Pentru asigurarea unor condiii optime de activitate i pentru prevenirea accidentelor, se va avea n vedere respectarea legislaiei n vigoare. Cadrul legislativ:

Legea nr. 319 / 2006 - Legea securitii i sntii n munc. HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii securitii i sntii n munc nr. 319/ 2006 Legea nr. 307/ 2006 privind aprarea mpotriva incendiilor. Codul muncii Legea 53 / 2003 ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice de securitate a muncii pentru turism, alimentaie public i transport de persoane cu instalaii pe cablu;

nainte de nceperea stagiului de practic, partenerul de practic (agentul economic) are obligaia de a face practicantului instructajul cu privire la normele de securitate i sntate n munc n conformitate cu legislaia n vigoare. Se va realiza att instructajul introductiv general, ct i instructajul la locul de munc. Agentul economic va furniza elevilor informaii eseniale pentru respectarea disciplinei cu privire la sntate i securitatea muncii; programul de lucru; ansamblul de reguli interne; factorii de risc specifici activitii i msurile pentru evitarea riscurilor. Partenerul de practic / agentul economic trebuie s comunice i practicanilor ansamblul de reguli interne (regulamentul de ordine interioar) pe care l-a adoptat de comun acord cu sindicatul sau cu reprezentanii de personal din unitate.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 8

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii


Pe parcursul derulrii modulului elevii - participani la desfurarea procesului de nvare - vor avea urmtoarele sarcini:

studirea bibliografiei aferente coninuturilor tematice; culegerea materialelor informative; dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor i gsirea soluiei corespunztoare; realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri; dobndirea de cunotine i abiliti; respectarea limitelor impuse; dovedirea abilitilor dobndite; autoevaluarea.

Pentru a orienta elevul n activitatea sa n timpul stagiului de practic n vederea formrii competenelor din Standardul de Pregtire Profesional, sunt propuse o serie de instrumente de lucru (destinate elevului):

jurnalul de practic fie de observaie fie de lucru studii de caz proiecte / miniproiecte portofoliul de practic.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 9

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.1. Jurnalul de practic (se ntocmete pentru o sptmn de stagiu de practic) Clasa: ___________________ Elev: ____________________ Perioada: _________________ Locaie (Agent economic i departament): ____________________ Modul: ________________________________________________ Tema/ Teme: __________________________________________________________ n jurnalul de practic, elevul va completa urmtoarele informaii: 1. Care sunt principalele activiti relevante pentru modulul de practic pe care le-ai observat sau le-ai desfurat ? Activiti observate Activiti desfurate

2. Ce ai nvat s faci pentru atingerea competenelor? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 3. Care au fost activitile practice care v-au plcut? Motivai. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4. Ce activiti practice nu v-au plcut? Motivai. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 10

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.2. Fia de observaie nr.1 Activitate: Verific elementele din lista de control pentru derularea discuiei cu clientul C 2: Planific aciunile de protocol Pentru a se realiza o planificare strategic a activitii pentru evenimentele contractate i pentru a se asigura de existena tuturor informaiilor necesare, se parcurge o list de control (checklist) pentru derularea discuiei cu clientul. Sub supravegherea / ndrumarea tutorelui de practic, verificai aceast list pentru unul din evenimentele ce urmeaz s se desfoare n unitatea n care v realizai stagiul de practic i bifai elementele stabilite / fixate cu beneficiarul (clientul). Adresa firmei, numr de telefon, numele persoanei de contact Data ntlnirii Data la care se dorete organizarea evenimentului Numr participani Numr camere (single, duble) de rezervat (cu data sosirii i plecrii) Spaii necesare(de conferin, salon de restaurant, durata de folosin) Dotare / echipament tehnic necesar (de baz existent, alte mijloace) Taxa pentru echipament tehnic Taxa / chiria spaii (dac nu acestea nu sunt incluse n preul forfetar)

Derularea evenimentului (ora de ncepere, pauza de cafea, prnz, pauza de cafea de dup-amiaz, cina) i servicii suplimentare (tur de ora, spectacole, ora, durata etc.)

Restauraie (preparate i buturi)


Prnz, cin: meniu, bufet; Stabilire exact a serviciilor dorite, propuneri din partea unitii; Gustare, sup, fel de baz la alegere, desert; Pauz de cafea, oferta existent; Buturi n timpul derulrii evenimentului i la mas; Alte buturi neincluse n preul forfetar/persoan; Modalitatea de plat (organizator sau participani).
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 11

Servicii complementare (excursii, manifestri culturale, sear de adio)

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Preuri: pre forfetar cu toate serviciile inclusive (cu listarea acestora), servicii speciale i taxele suplimentare cerute; Modalitatea de plat i indicarea termenelor de plat Codul fiscal; Termene de renunare / stornare i condiiile impuse.

Observaii ale tutorelui de practic: ___________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 12

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.3. Fia de observaie nr. 2 Activitate: Analizeaz calitatea serviciilor de restauraie pentru evenimentele organizate C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale 1. Observai i analizai cu atenie unul din evenimentele organizate de agentul economic n sptmna de stagiu de practic. 2. Dup ncheierea activitii de observare, menionai urmtoarele: - tipul evenimentului - componentele meniului oferit _________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ - meniul a fost corect ntocmit (n conformitate cu regulile de baz privind redactarea meniurilor) ? da nu. Justificai rspunsul dat. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - asocierea buturilor cu preparatele culinare s-a fcut corect? da nu. Justificai rspunsul dat. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - au existat disfuncionaliti n activitatea de servire? da nu. Justificai rspunsul dat. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - ce activitate v-a plcut cel mai mult n organizarea acestui eveniment? Justificai. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 13

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.4. Fia de observaie nr. 3 Activitate: Evidenierea condiiilor minime necesare organizrii evenimentelor C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol 1. Observai cu atenie dac sunt ndeplinite condiiile minime pentru organizarea de evenimente n cazul spaiilor existente n unitatea unde v desfurai stagiul de practic. 2. Dup ncheierea activitii de observare, completai fia de mai jos:
Condiii minime* Rezultatul observrii Da sau (); Nu sau (X) Observaii informaii concrete

Spaii de cel puin 4 m lime, o suprafa util de cel puin 36 mp; Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor; Iluminat artificial de min. 300 Lux; Ventilare adecvat a spaiului; Zgomot exterior de max. 45 dB; Cel puin 3 prize n spaiu; Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20 participani; Decoraiune adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de aerosoli cu arome florale etc; Modaliti de amenajare flexibil a spaiului; Lista de preuri cu mijloace disponibile; Dotare tehnic * pentru detalii referitoare la condiiile minime, putei consulta fiele de documentare din Anexa 1 i Anexa 2. 3. Pe baza informaiilor din fia de mai sus, apreciai nivelul calitativ i cantitativ al condiiilor minime necesare organizrii evenimentelor. Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic: _______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 14

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.5. Fia de lucru nr. 1 Activitate: Completeaz fia aciunii pentru un eveniment dat C 3: Contracteaz aciunile de protocol Situaie: Pentru evenimentul Banchet de absolvire a facultii la un restaurant de 3 stele, pentru 119 persoane, dup consultarea mai multor variante propuse, reprezentantul beneficiarului a optat pentru urmtorul meniu: Cocktail de cruditi Pstrv nbuit n Riesling, cu smntn Mixed-grill (muchi de vac, muchi de porc, ficat de viel) Legume mexicane Salat verde cu lmie Melon glace Petits fours xxx Whisky Johnny Walker Dry Riesling Jidvei Feteasc Neagr Dealul Mare Cafea filtru Vinars Trnave Ap mineral / plat Dorna S-au convenit urmtoarele date: ora sosirii invitailor 1915, ora servirii 1945, ora plecrii 200. Cerine:
1.

Identificai ce alte informaii ar fi necesare pentru completarea corect a Fiei aciunii pentru evenimentul din situaia de mai sus (putei consulta Anexa 3). Avnd la dispoziie exemplul prezentat n Anexa 4, completai formularul pentru Fia aciunii pentru evenimentul menionat anterior. Fia aciunii este urmat de ncheierea unui contract cu clauze precise pentru ambele pri. Completai un contract de acest tip (solicitnd eventuale date suplimentare tutorelui de practic) avnd un model de contract n Anexa 5.

2.

3.

Atenie: pentru sprijin n completarea fiei i a contractului, putei solicita ajutorul tutorelui de practic sau a profesorului de specialitate / maistrului instructor.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 15

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Formular Fi de aciune

Fia aciunii
Denumire firm:.. Organizator.. Adres.. Telefon Data eveniment. Salon .. Tip eveniment: Meniu Aranjarea slii Pre Participani: Sosire: ora ....... Servire: ora ........ Acont: lei Termen plat acont: Pre total/cuver lei TVA % Data .. Servicii oferite Pre

TOTAL

Lei ..

Cerine speciale

Director general Asistent manager Director restaurant ef aprovizionare Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi organizat. Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de data fixat pentru eveniment. Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul. V rog s semnai i s ne restituii o copie. Semntura

De transmis la: Client Departament Control financiar Buctar ef Recepie hotel Concierge

Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 16

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.6. Fia de lucru nr. 2 Activitate: Completeaz fia de rezervare pentru un eveniment dat C 3: Contracteaz aciunile de protocol Pentru evenimentul care urmeaz s se desfoare la finalul sptmnii de stagiu de practic la agentul economic (unde v desfurai practica), clientul a confirmat rezervarea restaurantului. nainte de ncheierea contractului cu clauze precise pentru ambele pri, trebuie completat fia de rezervare. Cerine: 1. Analizai formularul pentru Fia de rezervare i identificai informaiile ce trebuie s le solicitai tutorelui de practic. 2. Completai Fia de rezervare pentru evenimentul menionat dup solicitarea informaiilor identificate la punctul 1. Atenie: pentru sprijin n completarea fiei, putei solicita ajutorul tutorelui de practic sau a maistrului instructor.
Formular Fi de rezervare

RESTAURANT:

FI DE REZERVARE
DATA MANIFESTRII PRNZ SEARA TOAT ZIUA

NATURA MANIFESTRII:

BANCHET

SEMINAR

COCTEIL

NUMELE SOCIETII: ______________________ NUMELE RESPONSABIL_____________________ FACTURARE: NUMR PERSOANE CONDIII DE PRE MENIU SAU FORMULA COCTAIL

TEL.: ___________________________ E-MAIL ______________________ FAX ___________ ACONT:

ADRESA SOCIETII SAU RESPONSABIL: __________________________________________________ SALON ORA: BUTURI APERITIVE VINURI RCORITOARE PAUZ MATERIAL

DETALII MISE-EN-PLACE MASA DE ONOARE FORMA MESELOR PLANUL MESELOR PLASAMENTUL LA MAS BRISTOLURI DECORAIA FLORAL DATA CERERII MOD DE REZERVARE

TELEFON

OPIUNE E-MAIL

VIZIT

CONFIRMARE CURIER

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 17

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.7. Fia de lucru nr. 3 Activitate: Selecteaz preparate culinare adecvate tipului de aciune de protocol C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale Cocteilul este o aciune de protocol la care invitaii stau n picioare i se servesc singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet. n tabelul urmtor, pe prima coloan este prezentat o parte din oferta de preparate culinare a unui restaurant (atenie: preparatele sunt n ordine alfabetic, nu pe grupe de preparate). innd cont de particularitile cocteilului, selectai preparate adecvate din prima coloan n coloana a doua din tabel pentru 3 variante de meniu pentru cocteil. Preparate culinare Budinc cu costi i ciuperci Canapele cu ciuperci Ciuperci umplute Consomme dublu cu pai parmezan Corbioare cu pate de ficat Crem de sparanghel Cruton cu brnz i anoa Escalop de porc cu lmie i miere File de alu cu sos de scoici de ru Frigrui din ardei gras i brnz Ou cu roii i anoa Salata berlinez Salat de cartofi Sparanghel cu sos olandez Tartine cu cacaval Tartine cu icre negre Tartine cu sardele pe felii de lmie Tocan de ra cu gogoari Tocan din muchi de vac Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic: _______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 18

Meniuri pentru cocteil Meniu nr. 1 pentru cocteil

Meniu nr. 2 pentru cocteil

Meniu nr. 3 pentru cocteil

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.8. Fia de lucru nr. 4 Activitate: ntocmirea meniurilor pentru aciuni cu plasament la mas C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale Se d componena pentru un meniu comandat (n prima coloan din tabel):
1.

Componena meniului Ap mineral

Preparate i buturi ordonate corect*

2. Cabernet Sauvignon 3. Cafea 4. Cartofi natur 5. Chifle 6. Escalop de porc Zingara 7. Muschi ignesc 8. Papanai cu dulcea
9.

Pinot Gris

10. Roii umplute cu past de brnz 11. Salat de varz 12. Saramur de crap 13. Sup de pasre cu glute 14. Tartine cu icre
15. Vodca Cerine : 1.

Ordonai preparatele si buturile din meniu n ordinea servirii (* n coloana a doua din tabel); Verificai dac s-a realizat corect asocierea buturilor cu preparatele culinare; Specificai tipurile de aciuni cu plasament la mas, la care se poate recomanda meniul prezentat mai sus.

2. 3.

Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 19

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.9. Studiu de caz Activitate: Identificarea tipurilor de evenimente pentru care sunt amenajate diferite spaii C1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol 1. Observai cu atenie imaginile urmtoare i identificai tipurile de evenimente pentru care sunt destinate spaiile respective (prin amenajare, dotare etc). Putei consulta fiele de documentare privind condiiile minime necesare pentru organizarea de aranjarea spaiilor pentru evenimente (Anexa 2, Anexa 7). evenimente i

2. Ce alte modaliti de aranjare a spaiilor/ saloanelor ai ntlnit n unitile n care v desfurai stagiul de practic? 3. Care este oferta de spaii pentru organizarea de evenimente n unitile n care v desfurai stagiul de practic? 4. Prezentai oferta de spaiu pentru unul din evenimentele care se pot organiza n unitatea n care v desfurai stagiul de practic (putei folosi ca model ofertele din Anexele 8 i 9).
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 20

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.10. Miniproiect nr. 1 Activitate: Evidenierea facilitilor pentru organizarea de evenimente C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol Pentru promovarea unitii / agentului economic unde v desfurai stagiul de practic i, n acelai timp pentru a v forma anumite competene, tutorele de practic v solicit s realizai un miniproiect cu tema Oferta unitii privind organizarea de evenimente sub forma unui pliant de prezentare a facilitilor pentru organizarea de evenimente, care va conine detalii despre toate facilitile existente, precum: o copert cu sigla, denumirea i i adresa unitii; o scrisoare din partea managerului de evenimente adresat clientului; o list a spaiilor (sli, saloane) disponibile, cu detalii privind numrul de locuri raportat la diferite tipuri de evenimente (dejun sau dejun oficial, dineu, recepie cu bufet, sal de conferin / reuniune amenajat tip teatru etc)

planurile slilor cu indicarea dimensiunilor; propuneri de meniu pentru dineu, bufet, ntlniri de afaceri etc; echipamentul audio-video disponibil; oferta de cazare (camere disponibile) pentru participanii la eveniment; vederi color ale slilor oferite pentru organizare de evenimente etc.

Cerine:

miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la rezultatele miniproiectului vor fi prezentate att la agentul economic ct i n

agentul economic n stagiul de practic); faa colegilor de clas i a profesorului de specialitate i/sau a maistrului instructor;

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 21

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

pe baza urmtoarei fie v putei autoevalua miniproiectul i munca Fi de autoevaluare a proiectului

desfurat pentru realizarea acestuia.

Organizarea propriei nvri Am identificat scopurile


Mi-am definit sarcinile Realizarea eficient a proiectului n echip

Am sugerat noi direcii i idei M-am oferit voluntar cnd trebuia ndeplinit o sarcin Cutarea informaiilor Am pus ntrebri Am cutat elemente pentru proiect Am solicitat clarificri din partea profesorului i colegilor Identificarea resurselor Am gsit i valorificat resurse Am oferit fapte i opinii celorlali membri ai echipei ncurajarea membrilor echipei Am rspuns entuziast celorlali Am invitat orice coleg s participe I-am determinat pe ceilali s se simt bine Faciliteaz discuiile am ajutat la stabilirea prioritilor i la crearea direct am ajutat la distribuirea sarcinilor am ajutat la identificarea schimbrilor necesare i am ncurajat producerea acestor schimbri ntreab

am stimulat discuiile pentru a afla diferite puncte de vedere

am eliminat ideile nevaloroase

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 22

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Rezolvarea problemelor : am propus munca difereniat am cutat soluii alternative am ajutat echipa s ia decizii corecte

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 23

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.11. Miniproiect nr. 2 Activitate: Identificarea tipurilor de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri i a categoriilor de meniuri propuse aciunilor cu plasament la mas C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale

n cadrul stagiului de practic desfurat la agentul economic, vei identifica tipurile de aciuni pentru care se alctuiete oferta de meniuri, n cadrul evenimentelor organizate n unitile de alimentaie, apoi vei realiza o minibrour cu categoriile de meniuri identificate pentru aciunile cu plasament la mas, precum i o prezentare Power Point cu rezultatele miniproiectului. Cerine:

miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la miniproiectul va fi prezentat, n echip, celorlali colegi de clas i profesorului pe baza fiei cuprinse n cadrul instrumentului de lucru de la subpunctul 5.10,

agentul economic n stagiul de practic); de specialitate i/sau a maistrului instructor, pentru a fi evaluat; v putei autoevalua miniproiectul i munca desfurat pentru realizarea acestuia.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 24

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.12. Portofoliul de practic Portofoliul de practic poate fi utilizat c instrument de evaluare a atingerii competenelor de ctre elev, mpreun cu fia de observaie a activitii elevului ntocmit de ndrumtorul de practic (profesorul de specialitate/ maistru instructor / tutore de practic).

Portofoliul de practic va cuprinde: jurnalul de practic fie de observaie fie de lucru studii de caz rezultate ale proiectelor / miniproiectelor fie individuale pe o tem de practic fie de observaie a activitii elevului pe durata derulrii practicii documentaii tehnice fie de evaluare (concepute de ndrumtorul de practic) aplicaii etc

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 25

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

6. Organizarea evalurii
Procesul de evaluare pe parcursul anului i evaluarea final trebuie s urmreasc gradul de dobndire a competenelor i nu nivelul de cunotine acumulate. Cunotinele tiinifice nu reprezint dect cadrul n care se dezvolt competenele. Astfel, evaluarea va urmri msura n care elevul a dobndit competenele cerute, conform criteriilor de performan din Standardul de Pregtire Profesional i respectnd condiiile de aplicabilitate impuse. Se va aplica o evaluare continu, de tip formativ, iar la finalul modulului, de tip sumativ, pentru verificarea atingerii competenelor. Criteriile specifice de evaluare vor fi preluate din Standardul de Pregtire Profesional de ctre profesor i prezentate elevului. Elevul poate fi integrat n evaluarea activitilor sale, consolidnd astfel, capacitatea de a se autoevalua i mrind gradul de transparen a acordrii notelor. Evaluarea final (sumativ) a competenelor trebuie realizat n concordan cu precizrile incluse n Standardul de Pregtire Profesional. Evaluarea pe parcursul anului (formativ) se realizeaz prin diverse tipuri de probe de evaluare (orale, scrise, practice), n funcie de specificul competenei. Pe parcursul anului, elevul trebuie s fie supus evalurii prin probe de evaluare diferite, n momente diferite, iar rezultatul final al evalurii (atingerea competenelor) va avea n vedere progresul realizat de acesta. Pe parcursul unei sptmni de practic la agentul economic, elevului i se va nmna o fi de lucru n care i se specific activitile care vor fi evaluate. Activitile supuse evalurii sunt criteriile de performan i condiiile de aplicabilitate ale competenei evaluate. Ca instrumente de evaluare se pot folosi: o fie de observare o fie de lucru o fie de autoevaluare o portofoliile o prezentarea practic i oral a proiectelor etc.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 26

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Orice alt material elaborat de ctre elev sau utilizat de ctre profesor pentru evaluare poate constitui o dovad a evalurii competenelor elevului. Rezultatele activitilor desfurate i ale evalurilor, colectate att de ctre ndrumtorul de practic, ct i de ctre elev, trebuie strnse i organizate ntr-un anumit loc, astfel nct informaiile s poat fi regsite cu uurin. Pentru elevi, aceste tipuri de dovezi, alturi de alte experiene pe care le pot avea n timpul stagiului de practica la ageni economici, pot fi colectate ntr-o map a elevului.

Mapa elevului ar putea conine:

Rezultate ale lucrrilor de evaluare efectuate pentru teme din domeniul profesional sau abiliti cheie; Rezultate ale activitilor de autoevaluare i dovezi ale discuiilor care au avut loc; Opiniile elevilor privind activitile desfurate; Planuri de aciune /evaluri /activiti viitoare planificate i efectuate de ctre elev; Comentarii ale profesorului privind atitudinea i rezultatele elevului.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 27

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexe

Anexa 1 Fia de documentare nr. 1 - Tipuri de evenimente - condiii necesare Anexa 2 Fia de documentare nr. 2 Condiii minime necesare pentru organizarea de evenimente Anexa 3 Fia de documentare nr. 3 Contractarea aciunilor de protocol Anexa 4 Fia de documentare nr. 4 Fi Contract de aciune Anexa 5 Fia de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizarea de evenimente Anexa 6 Fia de documentare nr. 6 Tipuri de evenimente care se pot organiza Anexa 7 Fia de documentare nr. 7 Aranjarea spaiilor pentru evenimente Anexa 8 Fia de documentare nr. 8 Oferta de spaii i servicii pentru conferin/ prelegere Anexa 9 Fia de documentare nr. 9 Oferta de spaii i servicii pentru seminar / ntlniri de afaceri

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 28

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 1 - Fia de documentare nr. 1

Tipuri de evenimente - condiii necesare


Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferine, simpozioane, seminarii etc joac un rol important n activitatea din hoteluri i restaurante. Condiiile necesare pentru a concura cu succes pe piaa organizrii de evenimente pot fi ierarhizate astfel: Organizare perfect Echipament modern pentru derulare de conferine, seminarii Servicii perfecte Oferta gastronomica adecvata Calitate superioar a ofertei Existena unor spaii pentru expoziii

Condiii generale

Amplasament

Acces uor din punct de vedere rutier Ambian natural atractiv Zon geografic central Obiective turistice atractive Ora turistic renumit

Modul prin care a fost selectat locaia

Recomandare Ghid turistic Agenie de turism Pres de specialitate

Pentru derularea optim a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea personalului i deci, gsirea unor soluii rapide n caz de disfuncii inerente.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 29

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 2 - Fia de documentare nr. 2

Spaii de cel puin 4 m lime, 2.5 m nlime, o suprafa util de cel puin 36 mp; Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor (ntunecarea ncperii); Iluminat artificial de min. 300 Lux; Ventilare adecvat a spaiului (aer condiionat); Zgomot exterior de max. 45 dB; Cel puin 3 prize n spaiu; Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20 participani; Decoraiune adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de aerosoli cu arome florale etc; Modaliti de amenajare flexibil a spaiului: glasvand pe ine, perei mobili, paravane, suporturi metalice pe care se pot aga table, panouri, flipchart, ecran etc; Lista de preuri cu mijloace disponibile; Dotare tehnic: retroproiector cu lamp de rezerv, ecran de proiecie, instalaie de proiecie audio video, tabl, flipchart cu hrtie i markere, tablou de afiaj, aparat de fotocopiat , laser pointer, microfoane cu sau fr fir, telefon, fax, internet etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 30

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 3 - Fia de documentare nr. 3 CONTRACTAREA ACIUNILOR DE PROTOCOL

Rezervarea aciunii se face ca urmare a rspunsului clientului la o ofert.

Rspunsul trebuie fcut n scris, cu menionarea acceptrii condiiilor evenimentului (condiii de desfurare, suma de plat aferent serviciilor efectuate, modaliti de plat).

ncheierea contractului dup efectuarea rezervrii ferme (cerere oferte -

confirmare), se pregtete un contract n care se stabilesc obligaiile fiecrei pri. Se pltete eventual un avans n baza contractului. Pentru buna desfurare a evenimentului, se alctuiete fia aciunii n care se noteaz toate detaliile evenimentului.

Coordonatel e societii

Data aciunii

solicitante

Numele persoanei de contact

Descrierea prestaiilor cerute de client

Orele ntre care se va desfura evenimentu l

Modalitatea de plat

Numrul de persoane confirmate

FIA ACIUNII
Avansul virat

Locul n care are loc


manifestarea

Detalii referitoare la aranjarea slii

Detalii despre preul meniului

Detalii referitoare la
suplimentele

servite

Detalii referitoare la meniul agreat

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 31

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Toate schimbrile survenite la cererea clientului vor fi notate n Fia cu modificri, care va fi semnat de managerul de eveniment. Att Fia aciunii ct i Fia cu modificri vor fi completate pentru fiecare eveniment n parte, iar facturarea clientului se va face n funcie de datele menionate n aceste dou documente. Fia aciunii trebuie completat cu mult rigoare la toate rubricile pe care le include, eventualele erori putnd duce la eecul aciunii. Numrul de exemplare n care se ntocmete fia aciunii depinde de sectoarele care vor fi implicate n derularea acesteia. De exemplu: Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirma comanda sa, prima copie semnat de client se constituie ca un veritabil contract de vnzare i va fi trimis napoi la unitate; A doua copie la directorul de hotel i/ sau la recepie, pentru rezervarea A treia copie la serviciul Banchete pentru organizarea aciunii; A patra copie la buctrie pentru a planifica i realiza producia; A cincea copie la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia; A asea copie la serviciul comercial (aprovizionare) sau control restauraie. saloanelor i facturare;

n funcie de categoria unitii hoteliere, de importana aciunii, copiile suplimentare pot fi prevzute i pentru alte departamente: bar de serviciu, laborator cofetrie, serviciul stewarding, tehnic, financiar.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 32

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 4 - Fia de documentare nr. 4 Fi Contract de aciune


Fi Contract
Denumire firm:.. Organizator.. Adres.. Telefon Data eveniment. Salon .. Tip eveniment: Dineu cu dans Meniu Aranjarea slii nchiriere salon Consomm dublu Flori Pai parmezan Suport lumnri File de calcan Maestru ceremonii Spoturi lumini Muchi de vac Formaie de muzic Wellington Garnitur de legume Ananas cu kirsch Cafea Lei (fr TVA) Masa formaiei de muzic Pian Casete muzic Microfon Cabaret Prjituri / tort Participani: aprox. 200 Sosire: ora 19,30 Servire: ora 20,00 Acont: lei Termen plat acont: Pre total/cuver lei TVA % Data .. Servicii oferite Pre Mas bufet / tacmuri List de meniu Plan de mas tiprit Cartoane de primire Ring de dans Pupitru Proiector Tabl / flipchart Fotograf Vestiar TVA Factura nr. TOTAL Lei Inclusiv Inclusiv Inclusiv

Pre Inclusiv 20 x . lei

Inclusiv Lei 8 x . lei Inclusiv Inclusiv

Inclusiv .. % 2430 Lei ..

Cerine speciale Cafea .. Ceai .. Vinuri: Lichioruri .. igarete Toate buturile i igrile vor fi pltite cash de fiecare invitat individual. Prelungire program pn la ora Fr mas de onoare 20 x 10 cuvere, 4 meniuri vegetariene, nr. mesei i numele invitailor urmeaz a fi notificate De transmis la: Client Departament Control financiar Buctar ef Recepie hotel Concierge

Director general Asistent manager Director restaurant ef aprovizionare Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi organizat. Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de data fixat pentru eveniment. Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul. V rog s semnai i s ne restituii o copie. Semntura Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 33

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 5 - Fia de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizare de evenimente

CONTRACT PENTRU CONGRESE, CONVENII & INCENTIVE*


PRILE CONTRACTANTE

HOTELUL+ RESTAURANTUL
Numele companiei / societii

AGENIA DE TURISM
Numele companiei / societii

Adresa

Adresa

Tel : Fax : e-mail : Certificat de clasificare numrul / anul : Cod fiscal: Contul i banca prestatorului Coordonatorul aciunii -numele i funcia

Tel : Fax : e-mail : Licena, numrul i categoria: Cod fiscal: Contul i banca ageniei de turism Coordonatorul aciunii -numele i funcia

SCOPUL CONTRACTULUI - Pentru furnizarea serviciile menionate n continuare pe capitole i subcapitole Toate serviciile solicitate vor fi marcate n csu, respectiv prin bifare cu X sau se vor trece chiar numr, date concrete etc, iar n addendum se va face explicitarea in extenso a tuturor serviciilor solicitate.

Acest contract se bazeaz pe prevederile Codului de Practici FIHR / ANAT (2002),

I IDENTIFICAREA ACIUNII (DENUMIREA GRUPULUI)

This Contract is based on the IH&RA / UFTAA Code of Practice (1999) and article numbers quoted therein refer to the corresponding articles.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic

34

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Programul complet manifestrii i orarul Numrul de persoane Simbol aciune / Cod rezervare grup

Datele de sosire / plecare

Perioada (sezonul)

.................................................................... II PROCEDURI DE DECONTARE / FACTURARE

Data limit impus pentru plat Depozit de garanie solicitat Politici de anulri* Termenul limit de decomandare Cont principal pentru plata serviciilor agreate (Master Account) Cont secundar pentru plata altor servicii
* Anexele 4 i 5

Verificarea final / bun de plat Garanii pentru mese / buturi Taxe de neprezentare / no show * Pli prin banc, cri de credit etc Costuri telefonice + fax + internet / modalitate de plat ..........................................................

* Art. 14, 15, 16

III ORGANIZAREA Buget estimat (se trece n addendum) Recepie separat pentru delegai Acces la Business Centre primire Asigurarea aciunii la o companie de asigurri Punct informaii turistice ..................................................... .....................................................

Security i / sau escort pentru VIP

Rezervare de camere Rooming list Gratuiti i upgrade Camere fumtori / nefumtori

IV CAZARE Politica de sosiri / plecri/ decomandri Amenities (materiale gratuite n camere) Accesibilitate pentru persoane cu handicap Taxe suplimentare pentru transport bagaje

V SLI DE CONFERINE / DE TRATATIVE / CEREMONII

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 35

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Sli de conferine (dimensiuni/ numr) Sli de tratative /ateliere (workshop) (dimensiuni/ numr) Spaiu de expoziie (suprafaa) Salon special pentru dejunuri /Dineu de gal Zon de repaus pentru VIP ncpere Centru pres Scen sau podium (subliniai) Ecrane fixe Flipchart Table de scris albe / negre Ring de dans Spaii de depozitare pentru diverse Aviziere / locuri afiaj Acoperitori / fee de mas speciale Cartoane cu nume membrii din prezidiu Aranjarea / dispunerea slilor Aranjarea locurilor / scaunelor Aranjamente masa prezidiu Decorarea slilor Podium vorbitori special i pupitru pentru

Garderob / Vestiar Desk recepie nregistrare delegai / informaii Secretariat (nr. ncperi) Izolare fonic Indicatoare / marcare sli Numr de mas Drapele i / sau steaguri la mese .................................................... .................................................... ...................................................

Computere (subliniai)

i/sau

VI ECHIPAMENT AUDIO VIZUAL / COMUNICAII imprimante Microfoane fr fir Microfoane pe stativ n sal Microfoane pupitru vorbitori / mese/ prezidiu Microfoane de rever / tip TV Camer video/ videorecorder Televizoare / large screen TV Proiector LCD Videoproiector Retroproiector Drepturi de autor / copyright fees Adaptoare pentru echipamente aduse UPS-uri ...................................................

Fotocopiatoare simple i/sau profesionale Faxuri Linii telefonice directe IDD / ISDN Telefoane de circuit intern Echipamente complete de traducere simultan Cabine insonorizate pentru traduceri simultane Sistem de iluminare Mese / stative pentru proiectoare Hyperlink ntre site-ul organizatorului i al hotelului Indicator (lantern) cu laser

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 36

Sistem vot interactiv Proiector de film pe 16 / 35 mm Verificare i confirmare voltaj /frecven etc

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL .................................................... ...................................................

VII ALTE PRESTAII Ceremonie de tiere a panglicii Livrarea materialelor delegailor n camerele Dcor floral mese / prezidiu / scen Decorarea spaiilor Pungi/ sacoe promoionale eveniment Cadouri personalizate n camerele de hotel

Huse festive pentru scaune banchet/ gal Package-uri / aranjamente speciale la alte hoteluri sau asimilate

VIII TRANSPORT Autocare sau limuzine gratuite Transport navet Tur de ora Transport n comun / curse speciale Tururi pre&post aciune Parking alocat / nr. locuri .................................................... ....................................................

IX ALIMENTAIE (PREPARATE / BUTURI) Mic dejunuri / dejunuri / cine Gustri Cocteiluri Recepie de bun venit Dineu de gal Degustare gastronomic / de vinuri Pauze cafea (coffee breaks) Aperitive/vin/ampanie/digestive/ prjituri/torturi/foietaje Sticle de ap la pupitrul vorbitorilor Sticle de ap n slile de edine Mas pentru interprei / soliti Meniuri vegetariene (vegetarian, kosher) / speciale

Tax de servire a buturilor .................................................... .................................................... ...................................................

X PERSONAL / RESURSE UMANE

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 37

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Maestru de ceremonii Tehnician audio-vizual Translatori / traductori Animatori Serviciu de hostess Fotografi Recepioneri .................................................... .................................................... .....................................................

XI DISTRACIE / ENTERTAINMENT Orchestr simfonic / de camer Muzicieni de acompaniament/cor Live show Formaie de muzic uoar Dansuri folclorice Cntrei Pian Disk jokey (DJ) Comici Karaoke ..................................................... .....................................................

XII TIPRITURI / PAPETRIE Tiprirea programelor Mape pentru documente/seminarii Materiale de scris (hrtie, creioane, pixuri etc) Bannere PENTRU HOTEL+RESTAURANT Numele i prenumele persoanei autorizate ........................................... Semntura tampila Data Contractuale dintre Hoteluri i Ageniile de Turism. Invitaii tiprite Bilete tiprite ..................................................... .....................................................

PENTRU AGENIA DE TURISM Numele i prenumele persoanei autorizate ........................................... Semntura tampila Data

* Acest contract-tip a fost elaborat de F.I.H.R. & A.N.A.T. ca Anex la Codul de Practici privind Relaiile

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 38

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Prestatorul i agenia de turism vor specifica n scris, ca addendum la acest contract-tip, orice element care vine s clarifice n mod neechivoc, orice prestaie solicitat, cum ar fi: Programul / datele ntre care se desfoar manifestarea, datele ntre care se solicit cazarea, structura camerelor- single, duble, apartamente, numr de gratuiti acordate; zilele i orele n care vor fi utilizate fiecare dintre slile i echipamentele solicitate, dotri suplimentare solicitate, cine, cnd i ce cadouri pune n camere i cine le furnizeaz etc. Numrul de ncperi/sli solicitate; pentru fiecare ncpere solicitat: suprafee, capaciti, numrul de persoane, tipul de dispunere a scaunelor, spaii adiacente necesare i modaliti de securizare a acestora etc.; Caracteristici i/sau performane cerute pentru fiecare din echipamentele solicitate i numrul acestora, pe fiecare secven a manifestrii i intervalul de timp etc; Meniurile i buturile ce vor fi servite pentru fiecare tip de aciune/secven n program, tipurile de meniuri speciale solicitate, cantiti, numr de porii, orele de ncepere i durata trataiilor/ meselor etc; Modele/mostre de tiprituri sau altele similare care vor fi furnizate de hotel, cantiti pentru fiecare, termene de livrare, logo-uri sau texte ce vor fi tiprite, inserate pe bannere, pungi etc; Steaguri / drapele: pentru ce ri, numr, perioada de arborare/ instalare pe mese etc; Tipul, capacitatea i orarul mijloacelor de transport ce vor fi asigurate de hotel; Lista nominal a reprezentanilor organizatorului / ageniei de turism sau a unor teri cu care va lucra, persoanele mputernicite s modifice, s comande n plus cantiti, servicii etc sau s decomande n timp util, fr penaliti, cantiti/ meniuri sau servicii etc; Lista nominal (Rooming list) a clienilor delegai la cazare i tipul de camere solicitate, a celorlali delegai i elemente de identificare prin ecusoane etc; Msuri speciale de securitate pentru VIP delegai sau invitai - i lista acestora, furnizat de agenia de turism /organizator Programul detaliat pe ore, numr de participani pe fiecare secven etc; Plata: 1. Din contul principal (Master Account): se va specifica pentru care servicii se va face de organizator/ agenie de turism (cazare, mesele comandate i buturile aferente pe baz de meniuri, nchirierea slilor i /sau a echipamentelor, telefoane, faxuri, e-mail sau internet, mijloacele de transport ale hotelului sau de la teri angajate de hotel, personal extern adus de hotel: hostesses, translatoriinterprei, security etc) 2. Parial sau total a unor prestaii (extras: servicii suplimentare solicitate de organizatori sau delegai, cine semneaz acceptarea la plat din partea reprezentanilor organizatorului i specimene de semnturi ale acestora etc) 3. Care sunt serviciile care se achit direct de delegai / clienii hotelului 4. Numele i prenumele persoanei care d bun de plat facturii finale, dup centralizarea notelor de plat / ncheierea aciunii; 5. Cuantumul i / sau suma efectiv a garaniilor pentru fiecare dintre costurile implicate pentru: cazare, mese, buturi, nchiriere echipamente i servicii sau personal auxiliar adus din exterior, bilete de spectacole sau altele procurate de hotel, aranjamentele florale, decoraiuni speciale pentru eveniment, bannere, mijloace de transport etc; 6. Data limit pentru plata serviciilor furnizate, pe baz de factur (n 7 zile, 14 zile) 7. Termenele limit pentru decomandri: separat pentru cazare i separat pentru cele menionate la punctul 5 de mai sus. Prile agreeaz c cele menionate ca explicaii sunt orientative i consimt s treac n addendum orice alte elemente care sunt cuprinse n textul Codului de Practici i/sau n anexele sale sau combinate cu contractul hotelier i care, coroborate cu: date, schie de amplasament sau suprafee, cantiti, specificaii pentru echipamente, colaboratori externi etc s contribuie la reuita aciunii i evitarea nenelegerilor ulterioare, care pot genera conflicte / arbitraje sau procese n instan etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 39

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 6 - Fia de documentare nr. 6

Tipuri de evenimente care se pot organiza

CONGRESUL manifestare cu caracter informativ, de la 100 la 1000 persoane,

durnd ntre 2 sau 3 zile. Restauraia se ocup de organizarea banchetelor, a meselor principale, a pauzelor.

REUNIUNE manifestare cu caracter comercial, promoional, publicitar sau informativ,

grupnd de la 30 la 150 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile. Restauraia asigur mesele principale, eventual cocteiluri i punerea la dispoziie permanent de buturi (bar deschis).

CONFERIN reuniune n cursul creia o persoan trateaz un subiect, fr COLOCVIU reuniune animat de experi, cu un subiect dat, durnd mai multe zile. SEMINAR se constituie ca o reuniune de lucru. Avnd o durat de la 3 la 5 zile, SIMPOZION un grup de experi discut ntre ei despre un subiect n faa publicului, DEJUN OFICIAL / DINEUL DE GAL se organizeaz cu prilejul unor vizite la nivel

participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu.


restauraia asigur mesele principale i pauzele cu rcoritoare.

care este astfel informat despre implicaiile acestuia.

nalt, n prezena unor personaliti marcante din viaa social, oameni de afaceri, de art etc. particip un numr mai mic sau mai mare de invitai, n funcie de interesele organizatorilor , de posibilitile concrete ale unitii. Dejunul se desfoar n intervalul 12,00 15,00, iar dineul n intervalul 18,30 21,30, durata fiind n medie de de dou ore. inuta osptarilor, calitatea preparatelor i a serviciilor trebuie s fie la nivelul maxim al exigenei.

LUNCH semnific o mas uoar, luat la ora prnzului. COCTEIL se organizeaz cu ocazia prezenei unor delegaii strine, inaugurarea

unor firme sau a altor obiective economice, sociale, culturale, n cinstea participanilor la diferite congrese tiinifice, manifestri culturale etc. Aciunea se organizeaz la cererea beneficiarilor la dejun sau la cin. n funcie de numrul participanilor i dorina organizatorilor, cocteilul poate dura o or sau chiar mai mult. Invitaii stau n picioare i se servesc singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 40

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

BANCHET este o mas care reunete un numr mare de invitai (de la 15 pn la

1000 sau chiar mai mult), crora li se servete acelai meniu. De obicei dureaz circa 2 ore (timp destinat pentru servirea preparatelor).

RECEPIE desemneaz o manifestare cu caracter festiv i de nalt nivel, n cursul

creia se servesc preparate i buturi de o calitate deosebit. Se organizeaz n aceleai mprejurri ca i cocteilul, dar i la aciuni mult mai importante: ziua naional, n cinstea unor delegaii strine la nivel nalt. De asemenea, numrul invitailor este mai mare, gama sortimental mult mai bogat i variat, poate dura mai mult, n funcie de dorinele organizatorilor. La fel ca i la cocteil, invitaii se servesc singuri de la barurile aranjate n salon i de la masa bufet. La recepie se pot organiza mese cu plasament (farfurie suport i tacmuri), dar invitaii rmn tot n picioare.

CUPA DE AMPANIE se organizeaz cu ocazia unor acorduri protocolare,

economice, conferine de pres, aniversare unor instituii sau firme, premierea sportivilor etc. Se ofer ampanie i, eventual picoturi. Aciunea n sine este relativ simpl: osptarii poart tvile cu flutele sau cupele de ampanie i picoturile aezate pe farfurii de desert. inuta osptarilor este este aceeai ca i la cocteil. Dup servire osptarii se retrag i revin pentru a debarasa.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 41

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 7 - Fia de documentare nr. 7

ARANJAREA SPAIILOR PENTRU EVENIMENTE


Tipul evenimentului Alegerea variantei optime Caracteristicile slii (suprafa, form) Aranjarea convenional sau stil teatru (numit i stil parlament) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul participrii a 200 persoane este necesar s se amenajeze o alee central. Modalitatea de aranjare este urmtoarea: se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, la extremitatea slii); primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu; spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm; distana ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm; aleea central va avea 1,50 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200; se las alei de degajare de 1,5 m pe margini.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 42

Numrul de persoane

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru Se recomand s se procedeze astfel: se acoper mesele cu fee de mas speciale pentru asemenea aciuni; se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, foi de hrtie; se aeaz un pahar/ persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i alte buturi rcoritoare, n funcie de comand; se aranjeaz flori n sal cu mult discreie.

Aranjarea mesei n form de I Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 1,50 m, astfel nct participanii s poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru aciuni la care numrul participanilor nu depete 30. Dac nu se dorete a se da reuniunii un caracter oficial, masa se organizeaz ca la punctul precedent adugnd dou mese semirotunde.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 43

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Pentru a da posibilitatea organizatorilor de a putea selecta oferta potrivit n funcie de interesul propriu i scopul propus, prestatorul poate prezenta oferte de spaii i servicii pentru organizare de evenimente tip conferin, seminarii, training etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 44

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 8 - Fia de documentare nr. 8

OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU CONFERIN/PRELEGERE


Dispunerea locurilor Parlament / Cinema La cerere: Spaii pentru activitate de grup Metode i echipamente a) Metode Prelegere. Proiecii de date i filme video. Prezentare. Stand (infomarket) b) Echipamente Retroproiector. 3 flipcharts. 2-20 panouri de afiaj. Videorecorder. Staie de muzic. Sistem de sonorizare. Microfon. Proiector pentru ecran mare. Tv. Acces internet. Spaii Sal mare i spaii pentru activitate de grup. 0,8-2 m2 pe participant Podium circa 20-40 m2 nlimea spaiului: de la 3,5 m n sus Climatizare cu reglare temperatur i ventilaie. Iluminare reglabil (telecomand) i fr efecte de reflexie (orbire) Nr. participani Dotare de la 20 n sus Mese de seminar sau conferin (uoare, mobile), scaune cu i fr brae laterale, uor de stivuit, iar la peste 100 participani scaune cuplabile Asisten Asisten din partea unui responsabil specializat n organizarea de conferine Prezena unei persoane de contact calificate pe parcursul pregtirii i derulrii ntregii manifestri Ofert de servicii de secretariat Asigurarea transmiterii rapide de mesaje Confort Hotel de categorie superioar Dotare specific a camerelor (mas de scris, birou, lamp de birou, telefon cu acces internet) Ofert de programe complementare n afara hotelului Cerine speciale

Tehnic de ntunecare mecanic sau electric a spaiului, respectiv de umbrire Hol pentru prezentare produse (protecie solar) Loc de munc pentru PC, posibilitate de transfer de date Birou pentru (secretariat) organizare conferin

Spaiu pentru pauze, garderob


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 45

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 9 - Fia de documentare nr. 9

OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU SEMINAR/NTLNIRI DE AFACERI


Dispunerea locurilor n form de U Scaune amplasate n cerc Mas rotund Metode i echipamente Nr. participani Dotare 6-30 persoane Mese speciale pentru seminar (uoare, mobile), scaune ergonomice cu brae laterale de sprijin, mobilier funcional (crucior pentru retroproiector, container pentru accesorii etc).

a) Metode Asisten Moderator / Trainer. Prezentare / Prelegere Activitate de grup b) Echipamente Asisten din partea unui Retroproiector. 2 flipcharts. 4 panouri de responsabil specializat n organizarea afiaj. Ecran. Videorecorder i camer video. de conferine Staie muzical (Recorder, CD-player). TV. Disponibilitate rapid a acestei Internet pentru trainer. asistene Prezena unei persoane de Spaii contact calificate pe parcursul pregtirii 40 - 120 m2 (2,5 3 m2 pe participant, 15 i derulrii ntregii manifestri 20 m2 pentru trainer), spaii mari, luminoase, Punerea la dispoziie a tehnicii funcionale cerute conform unui checklist al clientului care se va controla continuu Izolare fonic i vizual (fr deranj, zgomot Consumabile: accesorii pentru etc) echipamentele utilizate (markere, folii, hrtie-afi, cartonae etc.). Climatizare agreabil, posibilitate de reglare a temperaturii i a ventilaiei. Iluminare reglabil (telecomand), fr efecte de reflexie (orbire), tehnic de ntunecare mecanic sau electric a spaiului, respectiv de umbrire (protecie solar) Loc de munc pentru PC, posibilitate de transfer de date Spaii pentru activiti de grup Hol pentru pauze Confort Dotare specific a camerelor (mas de scris, birou, lamp de birou, telefon cu acces internet) Sauna i Solarium

Cerine speciale

Spaii separate de servire a mesei pentru Asistent de seminar clienii participani la conferine
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 46

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Bibliografie
1.

Chiriac, Alexandra Crina (2004). Asistena turistic n organizarea evenimentelor, Bucureti: Editura THR CG. Florea, Constantin, Belous, Mdlina (2004). Organizarea de evenimente i banquetingul n structurile de primire, Bucureti: Editura THR CG. Florea, Constantin, Bugan, Marian (2003). Matre d`hotel, Bucureti: Editura GEMMA PRINT. Florea, Constantin, (2004). Manualul directorului de restaurant. Bucureti: Editura THR CG. *** Legea nr. 319 / 2006 privind securitatea i sntatea n munc. *** Legea nr. 258 / 19 iulie 2007 privind practica elevilor si studenilor. *** OMECT nr. 1702 / 06.08.2007 referitor la privind efectuarea aprobarea conveniei cadru stagiului de pregtire practic n ntreprind ere de

2.

3.

4.

5. 6. 7.

ctre elevii din nvmntul profesional i t ehni c


8. 9. 10. 11. 12.

www.datech.ro www.griffhotel.ro www.protempusdesign.com www.sali-conferinte.ro www.sepiafd.rulz.ro

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic 47