Tcnica 2. Las 5S.

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5S = Soles
La Tcnica SOLES o de las 5S, como se conoce en el Japn, toma su nombre de la primera letra de cada actividad de la metodologa:

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Objetivo

Elevar la calidad de vida en el trabajo a partir de la creacin de un entorno de trabajo ordenado, limpio y seguro.
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 En un entorno SOLES, las tareas cotidianas se realizan con facilidad y por ende, es posible generar productos y servicios con calidad y costos bajos.

Con la tcnica SOLES, se eliminan de raz la

mayora de las actividades que no agregan valor:

buscar cosas repetir un trabajo hacer lo que no se tiene que hacer
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Importancia de SOLES

Pone nfasis en lo bsico:

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usar informacin actualizada, en el lugar asignado, a la hora fijada, en el orden establecido y con la herramienta apropiada, etctera.
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 Podra pensarse que las actividades bsicas, carecen de importancia comparadas con los asuntos serios y graves de todos los das: atender la reclamacin de un cliente, pagar la nmina, material faltante o sustituir la ausencia de un trabajador clave.

Sin embargo, si no se cuida lo bsico, los detalles que surgen sern la causa de problemas graves, que requerirn atencin urgente.
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Actividades iniciales de la implementacin de 5S

Da de la bermuda Tcnica de la fotografa en posicin fija

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Documentar el punto de partida

Se documenta el punto de partida para: Evitar regresar a l, despus de haber realizado un esfuerzo considerable, Para evaluar los avances y reconocer los esfuerzos.
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Tcnica de la fotografa en posicin fija

Esta tcnica es muy eficaz, motiva enormemente, sus costos son bajos y pueden llevarla a cabo los miembros de cualquier equipo. 10
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Pasos de la tcnica
1. Identificar la situacin actual del lugar de trabajo. Seleccionar los puntos especficos en los que se enfocarn los esfuerzos. Asignar la responsabilidad de mejorar el punto seleccionado a una persona o a un grupo. Documentar y exhibir apropiadamente, Establecer las actividades para mejorar el rea, considerando la tcnica Soles. Evaluar peridicamente el avance. Retroalimentar el proceso.
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Exhibicin de las fotografas

Es conveniente que la documentacin fotogrfica de cada caso, se exhiba en un lugar donde todos puedan observarlo.
Las fotos deben ser exhibidas por un tiempo y luego pasar a un lbum, para conservar la historia de los esfuerzos de mejora realizados.
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Pueden disearse formatos apropiados para exhibir las fotografas.

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Es un da especial en el que todos van a la empresa a trabajar en tareas de eliminacin de objetos innecesarios, limpieza y acomodo, con el fin de mejorar su lugar de trabajo y as elevar la calidad de vida.
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Da de la bermuda

Para realizar esta actividad se debe elegir un da de poca actividad en el negocio o un da no laborable. Es recomendable preparar un festejo para el final de la jornada. La mayora de las personas reaccionan de manera muy positiva a este tipo de actividades.
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 Est contraindicado pagar horas extras a la gente por su participacin en el da de la bermuda.

El principal objetivo es elevar la calidad de vida en el trabajo, el primer beneficiado es el colaborador.

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Caractersticas del descarte

Se recomienda destinar un lugar para el descarte, a fin de que todas las personas lleven a ese sitio los objetos que ya no necesitan. Las cosas que ya no le son tiles a una persona, pueden servirle a otra. Debe designarse a alguien del rea contable o administrativa para que se haga responsable de coordinar los esfuerzos del descarte, por las implicaciones que puede haber en los registros contables.
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Otros elementos de este da

En el da de la bermuda tambin se realiza una limpieza completa del entorno, que incluye: Techos siempre que sea posible, paredes y pisos. Mobiliario y equipo. Materiales y herramientas.
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 Lo mejor es sacar todos los objetos del rea de trabajo, a fin de facilitar las tareas de limpieza. Realizar la limpieza de un rea despejada es la nica forma y la ms rpida para llegar hasta el ltimo rincn. Hay que tomar las precauciones necesarias, aprovisionar los materiales de limpieza y conseguir el equipo necesario, lo cual depende del tipo de proceso y del entorno que se va a transformar.
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Consideraciones para una limpieza a fondo

Hacer la limpieza de arriba abajo. Tratar cada pieza y cada equipo por separado. Incluir los alrededores de las reas. Salvo impedimentos reales, todos deben participar. Incluir equipo de seguridad personal y contra incendio. Actividades de mantenimiento de oficina y bodegas. Pintura, reparaciones menores.
En la industria de la construccin es importante utilizar los recursos con los que contamos para este da.
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Qu hay detrs del da de la bermuda?

Una gran oportunidad para lograr la integracin del equipo de trabajo!!

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Para lograr la integracin en el da de la bermuda.

Contar con la participacin de TODOS. Planear cuidadosamente todos los detalles. Promocionar ampliamente la actividad, vendiendo

los beneficios que les traer a todos.

Concluir el evento con una convivencia.
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Si bien los beneficios de un da de la bermuda son considerables, no basta con un esfuerzo inicial para lograr que el efecto sea permanente y que la empresa realmente cambie. Se requiere un esfuerzo constante, siguiendo el espritu de la tcnica SOLES.
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La tcnica SOLES
La tcnica contiene 5 elementos:
Los primeros 3 pasos deben aplicarse en orden, es decir primero Seleccionamos, luego Organizamos y por ltimo y de manera regular Limpiamos.

Es importante llegar a tener un entorno productivo, sin embargo el verdadero reto es mantenerlo.
Para mantener lo que se logra con los primeros 3 pasos, son esenciales los ltimos dos. Estandarizar y Disciplina o Seguir los estndares.
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Primer paso: Seleccionar

Seleccionar es el primero y ms importante de los elementos de esta tcnica. Seleccionar significa, clasificar lo necesario y lo innecesario. La cantidad de cosas que llegan y se almacenan en un negocio es enorme; nos agobian y ocupan espacio vital para operaciones productivas. Es importante tener y conservar en buen estado lo necesario, pero ms importante aun es deshacerse de lo innecesario.
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Clasificacin de lo necesario y lo innecesario

Para determinar si algo es necesario o innecesario, deben establecerse ciertos criterios. El primer criterio que debemos aplicar es el de la utilidad de los objetos. Si algo no es til, tiene que salir del entorno; si est descompuesto y se requiere, se debe reparar; si est en buen estado pero ya no es til, debe salir, donarlo o venderlo.
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El da de la bermuda es una excelente pocin para iniciar con la primera S pero no lo es todo.
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Eliminacin de lo innecesario
Aunque cueste trabajo admitirlo, ste es el primer paso para ganar productividad y calidad de vida. Deshacerse de lo innecesario es el secreto de la organizacin. Algunas complicaciones que pueden presentarse:
A lo innecesario se le concede un valor sentimental o econmico. El apego y el temor de deshacernos de lo innecesario. Se considera que el tiempo invertido es tiempo perdido. No se cuenta con un mtodo eficaz, etc.
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Tcnica de la tarjeta roja

Etiquetar los objetos que pudieran parecer innecesarios. En la etiqueta se anota la fecha de la identificacin y la del descarte.
En caso de que el objeto sea requerido en cualquier momento, se quitar la etiqueta roja; Si no fue requerido, en un periodo predeterminado, por ejemplo, tres o seis meses, puede tomarse la decisin de descartar el objeto, con la certeza de que el objeto es innecesario.
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Clasificacin de lo Necesario
Una vez eliminado lo innecesario, le toca el turno a lo necesario.
La clasificacin mas comn es por frecuencia de uso. Esta ser la base para determinar la ubicacin que deben ocupar cada objeto.

Otros criterios de clasificacin que pueden ser tiles son, peligrosidad, peso, costo, vida til, etc. Que determinaran formas de almacenajes especiales.
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Segundo paso: Organizar

Organizar es algo de lo que se habla con frecuencia, pero no es fcil de definir claramente

Organizar es:
Estandarizar el almacenaje de los objetos.

Esto facilita que cualquier persona pueda localizar cualquier objeto inmediatamente, pueda tomarlo y pueda devolverlo a su lugar despus de usarlo.
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3 claves para la organizacin

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Identificacin de objetos y lugares de almacenaje

Para poder mantener todo organizado, es necesario identificar tanto las cosas como los lugares de almacenaje. Existen diferentes formas de conseguirlo. La ms comn es etiquetar o rotular los objetos, para lo cual es necesario que todo tenga un nombre, y asignar una identificacin a cada lugar.
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Tercer paso: Limpiar

Una de las grandes aportaciones de SOLES es que propicia el hbito de la limpieza. Aprender a limpiar con diligencia y humildad, de manera cotidiana y esmerada, es como la gota de agua que termina por romper cualquier resistencia.
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 ELEVAR CALIDAD: Un lugar limpio permite detectar fallas antes de que se tornen graves.
REDUCCIN DE COSTOS DE MANTENIMIENTO: Un lugar limpio contribuye a la conservacin de la maquinaria y de los equipos.
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Lugares sucios
Ocasionan un efecto de reforzamiento o bola de nieve, que consume en forma creciente los recursos de la empresa. La mugre genera y atrae mugre.
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Limpiar es ms que limpiar

1. Accin de eliminar la suciedad. 2. Accin de inspeccin de mquinas y herramientas. 3. Accin de prevencin de defectos. 4. Accin de integracin del grupo.
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Constancia e involucramiento de todos

La responsabilidad por limpiar es de todos. Cada quien limpia lo que ensucia. Las tareas deben quedar claramente asignadas. En un plano se puede repartir las reas. Las responsabilidades se pueden rotar para ser equitativo con la carga de trabajo. Personal de limpieza solo debe hacer tareas especiales.
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Limpieza y resultados

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Cuarto paso: Estandarizar

Evaluacin de seleccionar, organizar y limpiar

Aqu se incorpora el ciclo PERA (planear, ejecutar, revisar y ajustar) Se realizan las acciones de evaluacin y retroalimentacin o ajuste del proceso.
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Hoja de verificacin
La hoja de verificacin contiene una lista de todos los puntos que deben ser evaluados. Esta lista se disea siguiendo cada uno de los pasos de la tcnica SOLES. Debe reflejar la problemtica del lugar que ser evaluado.
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Implementacin de la evaluacin

Debe determinarse dnde, cundo, qu y cmo evaluar. Explicar a todos los participantes la necesidad de realizar la evaluacin. Cada persona se debe auto evaluar. Debe haber una evaluacin de toda la empresa peridicamente.
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Frecuencia de evaluaciones

En una empresa con problemas de orden y limpieza, puede iniciarse por aplicar la hoja de verificacin una vez por semana. Conforme se desarrollan los hbitos se puede reducir la frecuencia a una vez por mes.
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Elementos de estandarizacin

Uniformes Colores adecuados Letreros y seales estandarizados Ambientacin agradable y acorde con el giro del negocio, para lo cual podemos utilizar plantas, peceras, cuadros, etc.
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Quinto paso: Seguir los estndares (Disciplina)

Disciplina es: Respetar las reglas del juego, los acuerdos y los compromisos Una plataforma para realizar los ms anhelados sueos. Esencial para que un grupo de personas pueda trabajar en unin y armona.
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Sin disciplina

La tcnica SOLES y la mayora de las iniciativas de mejora, estarn destinadas al fracaso. No hay negocio que pueda sobrevivir. 49
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Disciplina es el secreto

Es el camino que nos lleva a la formacin de hbitos. Los hbitos nos permiten realizar la tarea de forma natural. Es mediante la repeticin que cualquier cosa por difcil que sea, se llega a realizar de manera inconsciente.
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La disciplina se ve

Las personas portan los uniformes correctamente. Se realizan las actividades rutinarias conforme a los estndares.
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La disciplina se ve

Hay puntualidad, no hay ausentismo.

Se hacen las evaluaciones de SOLES. Todos participan en las actividades de limpieza. Devuelven los objetos que usan al lugar que corresponde. Cumplen lo que prometen.
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Para lograr disciplina, se requiere

1. Ejemplo de los lderes. 2. Perseverancia. Los hbitos no se adquieren

porque el jefe de una orden, se requiere constancia. 3. Asegurar una comunicacin correcta. Eso parece fcil pero en realidad, ha sido una de las causas ms importantes de los problemas y de la aparente indisciplina dentro de las organizaciones.
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4. Simplificar las cosas. Lo que parece fcil

cuando se hace una vez, aisladamente, puede tornarse extremadamente difcil de realizar en las condiciones cotidianas de operacin.

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La disciplina en la vida
La disciplina es algo que se aprende para hacer la vida ms eficiente y tranquila, libre de obstculos y problemas. Es la base de la civilizacin y lo mnimo requerido para hacer que una empresa sea productiva. La disciplina esta estrechamente ligada a:
Liderazgo, Trabajo en equipo y Desarrollo humano.

La disciplina esta en el corazn de una cultura organizacional slida.

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Conclusion
Un ambiente 5S : Es condicin indispensable para elevar la calidad de vida y para que nuestras OBRAS tengan calidad y bajo costo. Reduce la adiccin a la urgencia y el estrs que significa trabajar en un lugar desordenado. Eleva la Satisfaccin de los Empleados y de los Clientes Mejora los resultados financieros del negocio y su capacidad para crecer y elevar su nivel de competitividad. La creacin de un ambiente 5S es tarea de todos trabajando en equipo, debe ser uno de los primeros pasos en un programa de mejoramiento y considerarse una de las mximas prioridades

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Fondo PYME

Este programa es de carcter pblico, no es patrocinado ni promovido por partido poltico alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Est prohibido el uso de este programa con fines polticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deber ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
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