Sunteți pe pagina 1din 21

Cu Excel 2003, aplicaia pentru foi de calcul tabelar din suita Microsoft Office, putei ine evidena valorilor

numerice, le putei analiza i supune calculelor i putei crea diagrame care s descrie datele numerice n mod vizual. Dup ce introducei numerele n grila de celule a unei foi Excel, putei scrie n celule adiacente formule care sa nsumeze, s scad, s nmuleasc sau s mpart numerele respective. De asemenea, putei introduce funcii (formule Excel speciale) care efectueaz zeci de calcule mai complexe, de la o simpl medie aritmetic pn la calcule financiare sofisticate, aa cum este valoarea net prezent a unei investitii. De asemenea, aplicaia Excel ofer posibilitatea crerii unor baze de date simple. Putei stoca nregistrri de informaii, care sunt att sub form de text, ct i date numerice, dup care putei sorta, cuta i extrage valori dintr-o baz de date.

Elementele din fereastra Excel


1. Cursorul-celul Cursorul-celul nconjoar celula curent selectat. Pentru a deplasa cursorul-celul, dai click pe alt celul sau apsai tastele cu sgei, Tab, Enter, Shift+ Tab sau Shift+Enter. 2. Bara de meniuri Pentru a deschide un meniu, dai click pe orice denumire din bara de meniuri. 3. Linia de editare Linia de editare afieaz coninutul celulei selectate. Coninutul poate fi editat aici sau n interiorul celulei. 4. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente pentru administrarea fiierelor, editarea textului i corectarea ortografic 5. Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatarea celulelor i a coninutului acestora 6. Butoanele cap de coloan Acestea sunt etichetele coloanelor. Dai click pe un buton cap de coloan pentru a selecta toat coloana. Tragei mouse-ul peste mai multe butoane cap de coloan pentru a selecta coloanele respective 7. Butoanele derulare tab-uri Utilizai aceste butoane pentru a derula nainte sau napoi prin tab-urile foilor unui registru de lucru sau pentru a sri direct la prima ori la ultima foaie de lucru 8. Butoanele cap de rnd Acestea sunt etichetele rndurilor. Dai click pe un buton cap de rnd pentru a selecta rndul. Tragei mouse-ul peste mai multe butoane cap de rnd pentru a selecta rndurile respective 9. Tab-urile foi de lucru Dai click pe aceste taburi pentru a comuta de la o foaie de lucru la alta. Dai dublu-click pe un tab pentru a redenumi foaia respectiv 10. Bara de stare Ofer informaii despre foaia de lucru curent sau despre operaia curent 11. Indicatorii de mod Afieaz condiiile speciale care sunt n vigoare de exemplu, apsarea tastei Caps Lock 12. Panoul de sarcini Ofer acces rapid la alte registre de lucru, clipboard, opiuni pentru cutare, inserare de clip art-uri i hri XML 13. Asistentul Office Utilitarul pentru asisten online i offline. -1-

Crearea unui nou registru de lucru


Atunci cnd pornii aplicaia Excel, regristrul de lucru Book1 este deschis i ateapt s introducei date n celule. Registrele de lucru sunt numerotate secvenial li simultan pot fi deschise mai multe. Pentru a crea un nou registru de lucru, n bara de instrumente Standard, dai click pe butonul New sau apsai Ctrl+N. Pentru a crea un nou regristru de lucru bazat pe unul existent: 1. n panoul de sarcini New Workbook, dai click pe Form Existing Workbook. 2. n caseta de dialog New from Existing Workbook, dai click pe un registru de lucru, navigai spre dosarul corect, daca este necesar i dai click pe butonul Create New. Pentru a crea un nou registru de lucru bazat pe un ablon existent: 1. n panoul de sarcini New Workbook, dai click pe On My Computer 2. n caseta de dialog Templates, dai click n tab-ul Spreadsheet Solutions, dai click pe un ablon i apoi dai click pe OK

Crearea registrului de lucru pe baza unui sablon


Atunci cnd creai registrul de lucru pornind de la un ablon din tab-ul Spreadsheet Solutions al casetei de dialog Templates, putei particulariza unul dintre designurile standard de foi de lucru, n conformitate cu nevoile dumneavoastr. Pentru a crea un registru de lucru pe baza unui ablon: 1. 2. 3. 4. n panoul de sarcini New Workbook, dai click pe On My Computer n tab-ul Spreadsheet Solutions din caseta de dialog Templates, dai click pe un sablon Dai click pe OK Avnd ablonul deschis, l putei particulariza cu propriile dumneavoastr informaii

Din meniul File alegei comanda Save As, introducei un nume de fiier n caseta File Name i dai click pe Save pentru a salva ca registru de lucru fiierul pe care l-ai creat pe baza unui ablon. Alegei comanda Save As, apoi n caseta Save as Type alegei opiunea Template pentru a salva ca sablon un registru de lucru.

Deplasarea n interiorul unei foi de lucru


Pentru a introduce date ntr-o celul, trebuie mai nti s v deplasai la celul. Pentru a v deplasa la celul dai click pe celul. De asemenea putei s apsai pe tastele cu sgei ca s navigai n registrul de lucru. Celula activ este cea conturat de cursorul-cheie.

-2-

Introducerea datelor ntr-o celul


n fiecare celul ntr-o foaie de lucru putei introduce text, un numr sau o formul. Scriei text pentru a crea o etichet de exemplu, un cap de coloan. Scriei un numr pentru a avea datele cu care s calculai, apoi introducei o formul pentru a efectua un calcul. Rezultatele aplicrii formulei apar n celul. Pentru a introduce date ntr-o celul: 1. Selectai celula 2. Introducei text, un numr sau o formul 3. Trecei la urmtoarea celul. Datele sunt introduse n mod automat n celula anterioar. Dup ce ai scris coninutul unei celule, nu trebuie s apsai tasta Enter. Putei pur i simplu s trecei la alt celul. Dac n celula curent dorii s adugai o linie nou, apsai Alt+Enter. Dac nu specificai un format diferit, textul din celule va fi aliniat n mod automat la stnga i numerele vor fi aliniate la dreapta. Dac avei nevoie de o serie de date sau numere consecutive pentru capetele de rnduri, folosii caracteristica AutoFill pentru a le introduce automat.

Editarea celulelor
Modalitatea cea mai simpl de a modifica intrarea dintr-o celul este de a da click pe celul i de a scrie apoi direct peste coninutul ei. Daca ins avei o formul sau dac n celul se gsete o cantitate mare de text, putei prefera s editai coninutul existent, pentru a evita s mai scriei nc o dat ntreaga intrare. Pentru a edita datele dintr-o celul: 1. Dai click pe celul i apoi scriei peste coninutul ei sau dai dublu-click pe celul pentru a poziiona un punct de inserare n interiorul coninutului acesteia 2. Editai coninutul celulei, la fel cum ai edita text n aplicaia Word 3. Apsai tasta Enter pentru a valida modificrile efectuate n celul. Atunci cnd dai click pe o celul, coninutul ei apare i n linia de editare. Putei da click pe linia de editare i s editai acolo coninutul ntregii celule. Pentru a renuna la orice modificri care le-ai ntreprins, apsai tasta Esc pentru a lsa intact coninutul original al unei celule, apoi apsai tasta Enter pentru a iei din celul. Dac editai o formul, toate celulele afectate de modificare sunt recalculate atunci cnd apsai tasta Enter.

Adaugarea unei hiperlegturi


Hiperlegtura este un text sau o imagine marcat n mod specific, pe care putei da click pentru a v deschide programul de e-mail ori un fiier, sau pentru a ajunge la o pagin din Web ori din reeaua local a unei organizaii. Pentru a aduga o hiperlegtur: -3-

1. Selectati textul din celula in care doriti sa introduceti o hiperlegatura sau selectati o celula goala 2. Din meniul Insert, alegeti comanda Hyperlink.De asemenea, puteti sa apasati Ctrl+K 3. In caseta de dialog Insert Hyperlink, introduceti adresa de destinatie pentru hiperlegatura sau rasfoiti spre fisierul pe care doriti sa-l deschideti 4. Daca ati selectat o celula goala, introduceti textul ce va fi afisat ca hiperlegatura. In mod prestabilit este numele fisierului sau URL (adresa Web) 5. Dati click pe OK. Acum textul este atat colorat, cat si subliniat Pentru a edita sau a sterge o hiperlegatura, dati click dreapta pe aceasta si, din meniul restrans, alegeti fie comanda Edit Hyperlink, fie comanda Remove Hyperlink. In mod prestabilit, aplicatia Excel recunoaste ca hiperlegaturi adresele de e-mail si de Web pe care le introduceti. Dati click pe butonul AutoCorrect Options, care apare adiacent unei hiperlegaturi adaugate de Excel, si alegeti comanda Undo Hyperlink pentru a sterge aceste legaturi.

Completarea unui domeniu de intrari


Pentru a introduce rapid date ntr-o zon dreptunghiular de celule, creai un domeniu de intrri. Pentru a crea i completa un domeniu de intrri: 1. Poziionai cursorul mouse-ului n celula din colul din stnga sus al zonei. 2. Dai click i tragei spre celula din colul aflat n partea din dreapta jos a zonei. Ai creat un domeniu de intrri i celula activ este cea din colul aflat n partea din stnga sus a zonei. 3. Introducei date n fiecare celul, apoi apsai tasta Enter. Dup ce ai scris datele, cursorul-cheie se deplaseaz n jos, spre urmtoarea celul din coloan. Atunci cnd ajunge la ultima celul dintr-o coloan, trece automat la prima celul din urmtoarea coloan a domeniului de intrri. Apsai Ctrl+Enter pentru a completa toate celulele din domeniu cu introducerea efectuat n prima celul. Introducei date n ultima celul din domeniu, apoi apsai Shift+Enter pentru a completa celulele n ordine invers, de la ultima spre prima.

Autocompletarea unui domeniu


Atunci cnd dorii s completai un domeniu de celule cu numere consecutive, numere ce urmeaz un tipar specific, date consecutive sau date ce urmeaz un tipar specific(de exemplu, ziua de luni a sptmnii), utilizai caracteristica AutoFill ca metod rapid i convenabil de introducere automat a unei serii. Pentru a autocompleta un domeniu: 1. n orice celul, introducei primul numr sau dat din serie 2. ntr-o celul adiacent, introducei urmtorul numr sau dat din serie -4-

3. Selectai cele dou celule i poziionai cu atenie cursorul mouse-ului pe reperul de manevrare de completare, care este ptrelul foarte mic din colul din dreapta jos al chenarului ce nconjoar cele dou celule 4. Tragei reperul de manevrare de completare pentru a extinde seria 5. Eliberai butonul mouse-ului atunci cnd seria este complet Pe msur ce tragei pentru a extinde seria, valoarea curent apare ntr-o etichet galben descriptiv, imediat lng cursor. Dai click pe butonul AutoFill Options pentru a alege dintr-o list cu opiuni de formatare. Dup ce ai ales primele dou opiuni din meniul Edit putei alege comanda Fill i apoi comanda Series din submeniul Fill, pentru a personaliza completarea. Pentru a crea o succesiune personalizat de completare, selectai Tools Options i apoi dai click n tab-ul Custom Lists din caseta de dialog Options.

Introducerea calculelor simple


Un calcul poate fi simplu (suma unei coloane de numere) sau complex (financiar, statistic sau tiinific), dar ntotdeauna este introdus ca o formul ce ncepe cu semnul egal (=). Dac se schimb numere din celulele care asigur valorile pentru formul, rezultatul calcului se modific instantaneu. Aceast recalculare imediat v permite s efectuai analize de tipul ce se ntmpl dac...? vedei rezultatul final modificat, imediat ce schimbai oricare dintre valorile ce contribuie la calcularea sa. Pentru a nsuma dou numere ntr-o celul scriei n acea celul =numr+numr (de exemplu : =26+75) Pentru a nsuma coninuturile a dou celule: n formul introducei adresele celulelor (de exemplu : =B3+B4). Celula n care introducei formula afieaz rezultatul calculului.

Construirea unei formule simple


n timpul construirii unei formule, putei introduce valorile sau selecta referinele de celule din orice loc al unui registru de lucru. Pentru a construi o formul simpl: 1. 2. 3. 4. 5. Dai click pe celula destinat formulei i scriei semnul egal Dai click pe prima celul a crei adres o dorii n formul Scriei un operator (+, -, *, /) Dai click pe urmtoarea celul a crei adres o dorii n formul. Scriei alt operator i continuai construirea formulei

nsumarea coloanelor i a rndurilor


Aplicaia Excel include asisten special pentru nsumarea rapid a unei coloane sau a unui rnd. Pentru a nsuma o coloan sau un rnd: 1. Dai click n celula goal de sub ultima intrare n coloan, ori n dreapta ultimei intrri din rnd -5-

2. Dai click pe butonul AutoSum ( ) aflat pe bara de instrumente Standard 3. Apsai tasta Enter pentru a valida formula ce apare n celul

Funcii n Excel
Pentru a insera o funcie ntr-o formul: 1. Dai click pe celula destinata formulei 2. Scriei semnul egal pentru a ncepe formula, apoi scriei cuvntul care reprezint numele funciei i deschidei o parantez 3. Selectai celulele asupra crora dorii s aplicai formula 4. Apsai tasta Enter pentru a ncheia formula Nu este necesar s scriei paranteza de nchidere nainte de a apsa tasta Enter, deoarece Excel o va face automat. Dac formula utilizeaz doar o poriune dintr-un domeniu, dai click pe marcajul de eroare (triunghiul verde), aflat n colul din stnga sus al celulei pentru a vedea opiunile Trace Errors (urmrirea erorilor) pentru formul. Funcii utile n Excel: DATE (year, month, day) Returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat DAYS (start_date, end_date, method) Calculeaz numrul de zile trecut ntre 2 date TODAY() Returneaz numrul serial al datei curente NOW() Returneaz numrul serial al datei i orei curente ROUND (number, num_digits) Rotunjete un numr la un numr specificat de cifre SUM (number1, number2,...) Adun toate numerele AVERAGE (number1,number2,...) Calculeaz media aritmetica MAX (number1, number2,...) Returneaz cea mai mare valoare MIN(number1,number2,...) Returneaz cea mai mica valoare Value(text) Face conversia unui text intr-un numr Pentru a construi o formul prin inserarea unei funcii: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dai click pe celula destinat formulei. Din meniul Insert, alegei comanda Functions. n caseta de dialog Insert Functions selectai categoria i apoi funcia. Dai click pe OK. Utilizai caseta de dialog Function Arguments pentru a v asista n completarea formulei Dai click pe OK cnd ai terminat

Copierea formulelor n celule adiacente


n loc s reintroducei o formul n celule adiacente, o putei copia n mod automat. n timpul copierii, Excel va ajusta formula. Pentru a copia o formul n celule adiacente: -6-

1. Dai click pe celula care conine formula 2. Tragei reperul de manevrare de completare din colul din dreapta jos al celulei peste celulele adiacente n care dorii s copiai formula

Depistarea erorilor
Atunci cnd aplicaia Excel sesizeaz o eroare ntr-un calcul, aceasta afieaz un indicator de eroare n colul din stnga sus al celulei ce conine calculul respectiv. Dac dorii s putei depista erorile din toat foaia de calcul n orice moment, utilizai opiunea Trace Errors. Pentru a depista erorile dintr-o foaie de lucru: 1. Din meniul Tools, alegei comanda Error Checking. n caseta de dialog Error Checking, vi se ofer opiuni de reparare pentru prima eroare gsit. 2. Dai click pe un buton pentru a selecta o aciune.

Lrgirea coloanelor i a rndurilor


Dei aplicaia Excel efectueaz n mod automat ajustri limitate ale nlimii rndurilor, pentru a cuprinde fonturi de dimensiuni mai mari, putei cu uurin s modificai limea unei coloane sau nlimea unui rnd, ori s stabilii ca rndul sau coloana s se modifice automat. Pentru a modifica limea unei coloane: 1. Poziionai cursorul mouse-ului pe latura dreapta a butonului cap de coloan al coloanei pe care dorii s-o lrgii 2. Atunci cnd cursorul se schimb ntr-o sgeat dubl, dai dublu-click i limea coloanei se va modifica pentru a corespunde cu cea a coninutului Pentru a modifica nlimea unui rnd: 1. Poziionai cursorul mouse-ului pe latura inferioar a butonului cap de rnd al rndului a crui nlime dorii s-o modificai. 2. Atunci cnd cursorul se schimb ntr-o sgeat dubl tragei n sus sau n jos

Inserarea rndurilor i a coloanelor


Putei insera oricnd rnduri i coloane. Aplicaia Excel adapteaz toate formulele pentru a ine seama de noile rnduri sau coloane. Dac inserai un rnd, aceasta va aprea deasupra celui selectat; dac inserai o coloan, ea va aprea n stnga celulei selectate. Pentru a insera un rnd sau o coloan: 1. Dai click n orice celul a rndului sau a coloanei n care dorii s inserai noul rnd sau coloana goal 2. Din meniul Insert, alegei comanda Rows, pentru a insera un rnd, sau alegei comanda Columns, pentru a insera o coloan. 3. Dai click pe butonul Insert Options (opiuni de inserare cel cu pictograma pensul) pentru a alege opiunile de formatare pentru coloan sau rnd -7-

Pentru a insera mai multe rnduri sau coloane, tragei mouse-ul pentru a evidenia acelai numr de celule ca i rndurile sau coloanele pe care dorii s le inserai.

Inserarea i tergerea celulelor


Atunci cnd inserai sau tergei o celul dintr-un domeniu de date, aplicaia Excel trebuie s tie cum s deplaseze datele din celulele adiacente. V specificai preferinele n caseta de dialog Insert sau Delete. Pentru a insera o celul: 1. Dai click pe destinaia noii celule goale 2. Din meniul Insert, alegei comanda Cells 3. n caseta de dialog Insert, selectai fie opiunea Shift Cells Right, fie opiunea Shift Cells Down. Apare noua celul. Pentru a terge o celul: 1. Dai click pe celula pe care dorii s-o tergei 2. Din meniul Edit, alegei comanda Delete 3. n caseta de dialog Delete, selectai fie opiunea Shift Cells Left, fie opiunea Shift Cells Up

Deplasarea i copierea datelor


Tehnica de tragere i plasare din aplicatia Excel simplifica foarte mult deplasarea i copierea datelor. De asemenea, putei utiliza tehnicile standard de decupare sau copiere ca s plasai datele n clipboard, unde vor fi disponibile pentru a fi lipite altundeva. Pentru a deplasa sau a copia date: 1. Selectai domeniul de celule ce trebuie deplasat sau copiat 2. Poziionai cursorul mouse-ului pe bordura domeniului; cursorul devine o sgeat 3. Tragei bordura domeniului pentru a deplasa domeniul ntr-o nou locaie. Apare o etichet descriptiv galben, care indic destinaia. 4. Eliberai butonul mouse-ului pentru a plasa domeniul n noua locaie Pentru a deplasa sau copia plasnd date n clipboard: 1. 2. 3. 4. Selectai domeniul de celule care trebuie mutat sau copiat Apsai Ctrl+X pentru a decupa sau Ctrl+C pentru a copia domeniul Dai click n prima celul destinaie i apsai Ctrl+V pentru a lipi domeniul Dai click pe butonul Paste Options (opiuni de lipire) pentru a alege felul n care s fie lipite datele

Pentru a opri capetele de coloan i de rnd s dispar de pe ecran, n timp ce derulai printr-o foaie de lucru mare, le putei nghea: 1. Dai click pe celula din colul din stnga sus al regiunii ce conine datele 2. Din meniul Window, alegei comanda Freeze Panes. -8-

Alegerea unui auto-format


Modalitatea cea mai rapid i mai simpl de a face prezentabil o foaie de lucru este de a-i aplica un auto-format. Auto-formatul asigur aspectul complet al unui domeniu de date, modificnd fontul, alinierea textului, formatarea numerelor, bordurile, modelele, culorile, limea coloanelor i nlimea rndurilor. Aplicaia Excel pune la dispoziie mai multe auto-formate cu aspecte diferite. Pentru a alege un autoformat: 1. 2. 3. 4. Dai click pe orice celul din domeniul ce trebuie formatat sau selectai-le pe toate Din meniul Format, alegei comanda AutoFormat n caseta de dialog AutoFormat, selectai un auto-format dintre cele afiate Dai click pe OK

Pentru a terge un auto-format imediat dup ce l-ai aplicat, selectai Edit Undo AutoFormat din meniul principal. Pentru a terge un auto-format mai trziu, selectai domeniul, urmai paii 2 i 3 de mai sus, apoi, din lista de auto-formatare, alegei opiunea None.

Formatarea textului
Putei utiliza formatarea pentru a mbunti aspectul foii de lucru i a uura gsirea datelor n foaie. Pentru a formata textul selectat: 1. Selectai celula sau celulele ce conin text ce trebuie formatat 2. Alegei opiunile pentru formatare, dnd click pe butoanele de formatare a textului de pe bara de instrumente Formatting

Centrarea unui cap de tabel deasupra unui domeniu


Putei centra celula care conine textul titlului unui tabel deasupra mai multor coloane prin imbinarea celulelor. Pentru a centra un cap de tabel deasupra unui domeniu: 1. Introducei capul de tabel ntr-o celul deasupra domeniului 2. Selectai celulele de deasupra domeniului 3. Dai click pe butonul Merge and Center (mbinare i centrare) De asemenea putei s: 1. 2. 3. 4. Introducei capul de tabel ntr-o celul deasupra domeniului Selectai celulele de deasupra domeniului Din meniul Format, alegei comanda Cells n tab-ul Alignment din caseta de dialog Format Cells, derulai lista Horizontal i alegei opiunea Center, iar n zona Text Control bifai csua de validare Merge Cells. Apsai OK

-9-

Formatarea numerelor
Aplicaia Excel v pune la dispoziie mai multe opiuni pentru formatare, unele aflate pe bara de instrumente Formatting, iar altele n caseta de dialog Format Cells. Pentru a formata numere: 1. Selectai numerele ce trebuie formatate 2. Dai click pe butonul corespunztor pentru formatarea numerelor aflat pe bara de instrumente Formatting Dac nu ai ales un format special pentru numere, acestora li se va aplica formatul general pentru numere (aliniate la dreapta, cu pn la 11 zecimale). Dac introducei numere precedate de simbolul pentru dolar ($), aplicaia Excel aplic n mod automat formatarea Currency (stil simbol monetar). Dac introducei numere urmate de simbolul procentaj (%), Excel aplic n mod automat formatarea Percentaje (stil procentaj). Putei salva formatarea numerelor sub form de stil.

Adugarea de borduri la un domeniu


Bordura este linia de la marginea unei celule sau a unui domeniu de celule. Putei utiliza bordurile pentru a divide informaiile din foaie n regiuni logice, att pe ecran, ct i n forma tiprit. Pentru a aduga o bordur la o celul sau la un domeniu de celule: 1. Selectai domeniul cruia dorii s-i aplicai o bordur 2. n bara de instrumente Formatting, dai click pe sgeata pentru lista auto-derulant de lng butonul Borders (borduri), pentru a vedea opiunile disponibile n privina bordurilor 3. Din afiarea tipurilor de borduri, selectai-o pe cea dorit pentru domeniu Pentru a trasa o bordur, dai click pe sgeata pentru lista auto-derulant de lng butonul Borders i alegei opiunea Draw Borders.

Adugarea de umbriri la un domeniu


Pentru a aduga umbrire la o celul sau la un domeniu de celule: 1. Selectai domeniul cruia dorii s-i aplicai umbrirea 2. Din meniul Format, alegei comanda Cells sau dai click dreapta i din meniul restrns alegei comanda Format Cells 3. n tab-ul Patterns din caseta de dialog Format Cells, alegei o culoare sau o nuan de gri 4. Pentru alegerea unui model monocrom, derulai lista de modele i alegei unul dintre modelele din partea superioar a paletei 5. Dai click pe OK

- 10 -

Aplicarea formatrii condiionale


Dac o celul sau un domeniu de celule conine datele pe care dorii s le evideniai atunci cnd sunt ndeplinite anumite condiii, putei utiliza formatarea condiional. De exemplu, putei face ca toate numerele mai mari ca 1000 s apar scrise cu verde sau ca toate zilele scadente (anterioare celei curente) s apar scrise cu rosu. Pentru a aplica formatare condiional la o celul sau la un domeniu de celule: Selectai celulele pentru formatare Din meniul Format, alegei comanda Conditional Formatting Utilizai listele auto-derulante i caseta pentru editare pentru a stabili prima condiie Dai click pe butonul Format pentru a alege formatarea ce va fi aplicat dac este ndeplinit condiia 5. Dai click pe OK dup ce ai terminat sau dai click pe butonul Add pentru a aduga alt condiie. 1. 2. 3. 4.

Crearea i selectarea unui stil


Stilul este o combinaie predefinit de formatri. Atunci cnd nici unul dintre stilurile existente nu deine formatarea pe care o dorii, v putei crea propriul stil i apoi s-l aplicai. Pentru a crea un stil: 1. 2. 3. 4. Formatai o celul cu formatul dorit Din meniul Format, alegei comanda Style n caseta de text Style Name, introducei un nume pentru un stil nou n caseta de dialog Style, bifai csuele de validare pentru opiunile de formatare pe care dorii s le aplicai. 5. Dai click pe OK. Pentru a selecta un stil: 1. 2. 3. 4. Selectai celulele pentru formatare. Din meniul Format, alegei comanda Style n caseta de dialog Style, alegei un stil din lista autoderulant Style Name Dai click pe OK

Conceperea machetei
n vederea tipririi, putei aduga la foaia de lucru anteturi, note de subsol i ntreruperi de pagin. Pentru a aduga anteturi sau note de subsol: 1. Din meniul File, alegei comanda Page Setup 2. Dai click pe tabul Header/Footer din caseta de dialog Page Setup 3. Dai click pe butonul Custom Header sau pe butonul Custom Footer, introducei textul i dai click pe OK - 11 -

4. Dac dorii s examinai modificrile fcute, dai click pe butonul Print Preview din caseta de dialog Page Setup 5. Dai click pe butonul Close pentru a reveni la foaia de lucru n vizualizarea Normal Pentru a ajusta ntreruperile de pagin: 1. Din meniul View, alegei comanda Page Break Preview 2. Utilizai cursorul pentru a ajusta ntreruperile de pagin prestabilite 3. Alegei comanda Normal din meniul View pentru a reveni la vizualizarea Normal De asemenea, n fereastra Print Preview putei da click pe butonul Page Break Preview pentru a modifica ntreruperile de pagin. Pentru a insera ntreruperi de pagin, dai click n coloana sau rndul naintea creia dorii s existe ntreruperea i alegei Page Break din meniul Insert sau dai click dreapta n Page Break Preview i, din meniul restrns, alegei comanda Insert Page Break.

Adaugarea imaginilor
Pentru a mbunti foile de lucru, putei s le adugai imagini sau s trasai diagrame folosind instrumentele de desenare din suita Office. De asemenea, putei aduga imagini la anteturi i note de subsol, ca i un fundal pentru foile de lucru. Pentru a aduga o imagine la o not de subsol: 1. Din meniul File, alegei comanda Page Setup 2. Dai click n tab-ul Header/Footer din caseta de dialog Page Setup 3. Dai click pe butonul Custom Header sau Custom Footer i apoi dai click pe butonul Insert Picture (inserare imagine) 4. n caseta de dialog Insert Picture, localizai imaginea ce trebuie adugat i dai click pe butonul Insert 5. Dai click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Footer. Pentru a formata imaginea, dai click pe butonul Format Picture din caseta de dialog Footer. Pentru a aduga o imagine ca fundal al foii de lucru: 1. Din meniul Format, alegei Sheet Background 2. Localizai imaginea n caseta de dialog Sheet Background i dai click pe butonul Insert . Foaia de lucru prezint imaginea de fundal Pentru a terge fundalul selectai Format - Sheet Delete Background.

Crearea unei diagrame prestabilite


Putei crea o diagram utiliznd setrile prestabilite, pentru ca apoi s-o modificai, sau putei folosi utilitarul de asisten Chart, care v conduce prin adoptarea decizilor iniiale. Pentru a crea o diagram utiliznd setrile prestabilite: 1. Selectai datele pe care le dorii reprezentate n diagram - 12 -

2. Apsai tasta F11, pentru a crea o diagram cu toate setrile prestabilite. Pentru a ordona datele dup rnduri, nu dup coloane: 1. Din meniul Chart, alegei comanda Source Data 2. n caseta de dialog Source Data, dai click pe butonul Rows 3. Dai click pe OK Pentru a selecta date neadiacente n diagram, meninei apsat tasta Ctrl n timp ce tragei mouse-ul peste grupuri de celule. Putei modifica tipul prestabilit de diagram, de la diagrama coloan la oricare alt tip pe care-l utilizai frecvent. Pentru aceasta, dai click pe o diagram i din meniul Chart, alegei comanda Chart Type. Dup aceea, selectai un tip de diagram i dai click pe butonul Set as default Chart.

Crearea unei diagrame folosind utilitarul de asisten Chart


Utilitarul de asisten Chart v ajut n luarea unor decizii generale n timpul configurrii unei diagrame de exemplu, s alegei tipul de diagram, s-i adugai un titlu i s determinai plasarea legendei i a etichetelor. Pentru a crea o diagram folosind utilitarul de asisten Chart: 1. Selectai datele din viitoarea diagram 2. Dai click pe butonul Chart Wizard aflat pe bara de instrumente standard 3. Urmai cei patru pai ai utilitarului de asisten Chart, pentru a selecta un tip de diagram, a confirma sursa datelor, a aduga 4. Specificai dac diagrama este nglobat n foaia de lucru existent sau este creat ntr-o foaie separat 5. Dai click pe butonul Finish

Modificarea unei diagrame


Dac deplasai lent cursorul peste o diagram, vei vedea etichete descriptive care identific obiectele ce o alctuiesc. Fiecare obiect poate fi formatat n mod separat. Pentru a modifica o diagram dai click dreapta pe un obiect al diagramei ca s afiai caseta de dialog pentru formatare corespunztoare obiectului respectiv. Pentru a modifica simultan mai multe obiecte din diagrama, alegei Chart Chart Options i utilizai diversele tab-uri din caseta Chart Options.

Modificarea tipului de diagram


Aplicaia Excel v pune la dispoziie numeroase tipuri de diagrame pentru a v ajuta s afiai datele ntr-un mod care s le transmit ct mai bine ntelesul. Pentru a modifica tipul de diagram: 1. Dai click pe diagram - 13 -

2. 3. 4.

Din meniul Chart, alegei comanda Chart Type n caseta de dialog Chart Type selectai un tip de diagram Dai click pe OK

Opiunea Chart Type din meniul Chart ofer mai multe opiuni dect lista Chart Type aflat pe bara de instrumente Chart.

Modificarea suprafeei diagramei


Suprafaa diagramei este fundalul pe care este trasat diagrama. Suprafaa reprezentrii grafice este fundalul din diagrama nsi, n interiorul axelor. Liniile de gril sunt cele care traverseaz suprafaa reprezentrii grafice, aliniindu-se cu valorile majore din lungul axelor. Pentru a modifica suprafaa diagramei: 1. Dai dublu-click pe suprafaa diagramei 2. n caseta de dialog Format Chart Area, dai click pe tabul Patterns i introducei valori noi pentru a modifica elemente ca bordura ce nconjoar suprafaa diagramei, culoarea ei i orice efecte de umplere, cum ar fi utilizarea unui gradient, a unor texturi sau chiar a unei imagini 3. Dai click n tab-ul Font i introducei valori noi pentru a modifica atributele fonturilor din etichetele axelor, din legende i titlul diagramei. 4. Dai click pe OK Pentru a modifica suprafaa reprezentrii grafice: 1. Dai dublu-click pe suprafaa reprezentrii grafice 2. n caseta de dialog Format Plot Area, modificai bordura ce nconjoar suprafaa reprezentrii grafice, culoarea ei i orice efecte de umplere cum ar fi utilizarea unui gradient, a unor texturi sau hiar a unei imagini pentru suprafata reprezentarii grafice. 3. Dai click pe OK Pentru a modifica formatul liniilor de gril: 1. Dai dublu-click pe o linie de gril 2. n caseta de dialog Format Gridlines, dai click n tab-ul Patterns i introducei valori noi pentru a modifica stilul, culoarea i grosimea liniilor de gril 3. Dai click n tab-ul Scale i introducei valori noi pentru a modifica scara axelor legate de aceste linii de gril i interseciile cu celelalte axe. 4. Dai click pe OK.

Modificarea titlului, axelor i legendei


Putei formata n mod separat titlul, axele i legenda unei diagrame. Dai dublu-click pe elementul dorit sau dai click dreapta pe el i din meniul restrns alegei opiunile pentru formatare. Pentru a modifica formatarea titlului diagramei: - 14 -

1. Dai dublu-click pe titlul diagramei 2. n caseta de dialog Format Chart Title, dai click n tab-ul Patterns i introducei valori noi pentru a modifica bordura care inconjoara titlul, culoarea sa i orice efect de umplere 3. Dai click n tab-ul Font i introducei valori noi pentru a modifca atributele fontului 4. Dai click n tab-ul Alignment i modificai alinierea sau orientarea textului titlului 5. Dai click pe OK Pentru a modifica formatarea unei axe: 1. Dai dublu-click pe o ax 2. n caseta de dialog Format Axis, utilizai tab-urile Patterns, Scale , Font Number i Alignment pentru a formata atributele respective ale axelor 3. Dai click pe OK Pentru a modifica formatarea legendei: 1. Dai dublu-click pe legend 2. n caseta de dialog Format Legend, utilizai i tab-urile Patterns, Scale, Font, Number i Alignment pentru a modifica oricare dintre atributele respective ale legendei 3. Dai click pe OK Tab-ul Alignment din caseta de dialog Format Legend conine elementele de control pentru plasarea legendei n suprafaa diagramei. Pentru a formata doar una dintre intrrile din legenda, dai click pentru a o selecta i utilizai caseta de dialog Select Legend Entry Level. Pentru a terge elemente, cum ar fi titlul sau legenda, dai click pe bordura elementului i apsai tasta Delete, sau dai click dreapta pe element i din meniul restrns alegei comanda Clear. De asemenea, putei utiliza butoanele aflate pe bara de instrumente Chart pentru a aduga sau a sterge o legend, ori pentru a nclina textul axei n sus sau n jos.

Modificarea unei serii de date


Seria de date este un grup de valori asociate, aa cum sunt toate valorile dintr-un rnd sau o coloan a foii de date. De cele mai multe ori, seria de date este reprezentat printr-o linie sau o serie de bare. Putei modifica separat fiecare serie de date. Pentru a modifica o serie de date dai click pe ea i apoi n linia de editare de deasupra diagramei apar referine la celulele ce conin datele pentru seria respectiv i de asemenea, o fereastr descriptiv care definete punctul de date pe care ai dat click. Putei s editai referinele n linia de editare. Pentru a modifica formatul unei serii de date dai dublu-click pe ea i n caseta de dialog Format Data Series, utilizai tab-urile pentru a modifica toate aspectele seriei de date.

- 15 -

Adugarea de date la o diagram


Dup ce o diagram a fost creat, este posibil s dorii s-o extindei pentru a include mai multe date. Pentru a aduga date la o diagram: 1. Selectai diagrama 2. Din meniul Chart, alegei comanda Source Data 3. n caseta de dialog Source Data, adugai mai multe rnduri utiliznd tab-ul Series sau extindei domeniul de date, pentru a include mai multe coloane, utiliznd tab-ul Data Range 4. Dai click pe OK

Adugarea tabelelor de date i a liniilor de tendine


Alturi de orice diagram, putei include un tabel de numere ce sunt reprezentate de diagram i o linie de tendin care prezint prognoza ce rezult din date de exemplu, o cretere sau o reducere. Pentru a aduga un tabel de date dai click pe butonul Data Table aflat pe bara de instrumente Chart. Pentru a modifica formatul tabelului de date, dai dublu-click pe tabel i n caseta de dialog Format Data Table, editai stilurile de linie i caracteristicile fontului. Pentru a aduga o linie de tendin: 1. Dai click pe o serie de date la care dorii s adugai o linie de tendin 2. Din meniul Chart, alegei comanda Add Trendline 3. n caseta de dialog Add Trendline, definii tipul de linie de tendin pe care-l dorii i stabilii opiunile 4. Dai click pe OK.

Crearea unui raport pivotTable


Rapoartele PivotTable i PivotChart v pot ajuta s examinai datele n moduri diferite. Dup crearea rapoartelor, putei comuta rndurile i coloanele pentru a oferi vizualizri diferite asupra numerelor. Pentru a crea un raport PivotTable: 1. Dai click n zona de date selectat 2. Din meniul Data, alegei comanda PivotTable and PivotChart Report pentru a porni utilitarul de asisten PivotTable and PivotChart 3. Selectai raportul PivotTable, specificai sursa de date i indicai tipul de raport pe care dorii s-l creai 4. Poziionai elementele tabelului pentru a crea vizualizarea dorit 5. Dai click pe butonul Format Report (formatare raport) aflat pe bara de instrumente PivotTable 6. Alegei un format din caseta de dialog AutoFormat 7. Dai click pe OK - 16 -

Crearea unui raport PivotChart


Atunci cnd creai un raport PivotChart, aplicaia Excel creeaz i raportul PivotTable. Acesta prezint datele n mod grafic i putei comuta rndurile i coloanele fie n tabel, fie n diagram. Pentru a crea un raport PivotChart: 1. Dai click n zona de date selectat 2. Din meniul Data, alegei comanda PivotTable and PivotChart Report pentru a porni utilitarul de asisten PivotTable and PivotChart 3. Selectai raportul PivotChart, specificai sursa de date i indicai dac dorii ca raportul s fie plasat ntr-o foaie de lucru nou sau ntr-una existent 4. Poziionai elementele diagramei pentru a crea vizualizarea dorit Modificai formatul oricrui element din PivotChart, la fel cum ai proceda cu alt diagram.

Configurarea bazei de date


Configurai o baz de date n acelai fel n care ai crea domenii ntr-o foaie de calcul tabelar. Pentru a configura o baz de date: 1. Introducei numele cmpurilor n partea de sus a unui grup de coloane adiacente 2. Introducei datele n rndurile de sub numele cmpurilor

Crearea unui formular


Putei crea un formular, astfel nct dumneavoastr i alii s completai rubricile goale i s adugai nregistrri noi, s editai i s tergei nregistrri existente i s cutai prin baza de date. Pentru a crea un formular: 1. Dai click n orice celul care conine date 2. Din meniul Date, alegei comanda Form 3. n caseta de dialog a formularului foii de lucru, dai click pe butonul New i completai cmpurile pentru o nou nregistrare 4. Dai click pe butonul Close pentru a nchide formularul.

Sortarea bazei de date


Informaiile dintr-o baz de date pot fi sortate alfabetic i numeric, utiliznd pn la trei cmpuri pentru sortare. Pentru a sorta o baza de date: - 17 -

Dai click n orice celul din baza de date Din meniul Data, alegei comanda Sort n caseta de dialog Sort, alegei un nume de cmp din lista auto-derulant Sort By Pentru a sorta n continuare datele utiliznd intrrile din al doilea i al treilea cmp, alegei alte cmpuri din cele dou liste auto-derulante Then By 5. Pentru fiecare list auto-derulanta Sort By, dai click pe opiunea Ascending pentru a sorta de la mic la mare, de la vechi la nou sau de la A la Z. Dai click pe opiunea Descending pentru a sorta de la mare la mic, de la nou la vechi, sau de la Z la A 6. Dai click pe OK pentru a vedea datele sortate

1. 2. 3. 4.

Extragerea datelor
Putei utiliza criterii pentru a extrage toate nregistrrile care se potrivesc cu acestea, pentru ca apoi s folosii datele extrase n alte pri ale foii de lucru sau n rapoarte. Pentru a extrage date dintr-o baz de date: 1. Dai click n orice celul din baza de date 2. Din meniul Data, alegei Filter AutoFilter 3. Dai click pe oricare dintre butoanele cu sgei de lng numerele cmpurilor pentru a afia o list a intrrilor din cmpul respectiv 4. Alegei o intrare din list pentru a vizualiza numai acele nregistrri ce se potrivesc cu intrarea 5. Continuai s filtrai utiliznd celelalte butoane cu sgei, dac este necesar

nsumarea datelor numerice dintr-o baz de date


Pentru orice list numeric din baza de date, putei crea totaluri i subtotaluri. Pentru a nsuma datele numerice din baza de date: 1. 2. 3. 4. Selectai orice celul din baza de date Din meniul Data, alegei comanda Subtotals n caseta de dialog Subtotal, selectai un cmp din lista auto-derulant At Each Change In Dai click pe OK.

Comutarea la alt foaie de lucru


Putei utiliza tab-urile foilor de lucru, vizibile n partea inferioar a foii curente, pentru a comuta rapid de la o foaie la alta. Pentru a comuta la alt foaie de lucru dai click n tab-ul foii de lucru pe care dorii s-o afiai. Dac tab-ul nu este vizibil, utilizai butoanele tab-uri pentru derulare prin foi.

Denumirea foilor de lucru


Putei nlocui denumirile prestabilite ale foilor de lucru cu denumiri utile, informative. Pentru a denumi o foaie de lucru: - 18 -

1. Dai dublu-click n tab-ul foii de lucru pe care dorii s-o redenumii 2. n tab-ul foii scriei o denumire nou peste denumirea curent

Referirea n formule la date din alte foi de lucru


Atunci cnd construii o formula, putei include date din alte foi de lucru. Pentru a construi o formul utiliznd date din alt foaie de lucru: 1. Dai click pe celula destinaie pentru formul 2. ncepei formula, scriind un semn egal, o parantez la stnga, un nume de celul i apoi un operator 3. Referii-v la celule din alt foaie de lucru, comutnd la foaia respectiv i apoi selectnd celul sau celulele dorite 4. Apsai tasta Enter dup ce terminai de construit formula

Unificarea datelor ntr-o singur foaie de lucru


Atunci cnd foi succesive dintr-un registru de lucru conin exact acelai aranjament de date, putei nsuma domenii ce se extind n jos de la o foaie la alta, nu numai n interiorul aceleiai foi de lucru. Procesul se numete unificarea datelor utiliznd referine 3D. Pentru a unifica datele utiliznd date din alte foi de lucru: 1. n foaia de lucru pe care dorii s se afle unificarea, dai click n celul destinaie pentru formul i ncepei scrierea acesteia ca de obicei 2. Selectai domeniul sau celula n prima foaie de lucru din domeniul de foi 3. Apsai i meninei apsat tasta Shift 4. Dai click n tab-ul ultimei foi de lucru din domeniu 5. Apsai tasta Enter pentru a vedea rezultatul formulei

Denumirea domeniilor
Atunci cnd atribuii un nume unui domeniu, putei utiliza acest nume n formule n locul adresei domeniului. Numele domeniilor uureaz referirile la date i nelegerea formulelor. Pentru a denumi un domeniu: 1. 2. 3. 4. Selectai domeniul pe care dorii s-l denumii Din meniul Insert, alegei Name Define Introducei numele n caseta de dialog Define Name Dai click pe OK Pentru a utiliza numele ntr-o formul alegei comanda Paste din submeniul Name.

Auditul unui registru de lucru


- 19 -

Pentru a evita rezultatele false provenite din formule incorecte, aplicaia Excel poate s identifice celulele care au furnizat datele pentru o formul. n felul acesta putei vedea cu uurina dac toate celulele dorite au fost incluse n calcul. Pentru a urmri precedentele unei formule: 1. Selectai celula sau celulele ce conin formula 2. Din meniul Tools, alegei Formula Auditing Trace Precedents 3. Alegei din nou comanda Trace Precedents pentru a vizualiza un nivel suplimentare de precedente, dac acesta exist Pentru a elimina sgeile, alegei Formula Auditing Remove All Arrows din meniul Tools.

Cutarea rezultatelor
Folosii caracteristica Goal Seeking din aplicaia Excel pentru a fora obinerea unui anumit rezultat dintr-un calcul, prin modificarea uneia dintre componentele acestuia. De exemplu, dac tii creterea procentual pe care o cutai, putei utiliza Goal Seeking ca s determinai modificrile care sunt necesare pentru producerea acelui rezultat. Pentru a cuta un rezultat: 1. Din meniul Tools, alegei comanda Goal Seek 2. n caseta de dialog Goal Seek, specificai celula a crei valoare dorii s-o setai, valoarea pe care dorii s-o aib celula i celula a crei valoare poate s varieze pentru ca rezultatul s fie cel dorit 3. Dai click pe OK 4. Dai click pe OK, pentru a accepta modificarea, sau dai click pe butonul Cancel, pentru a o respinge

Inserarea comentariilor
Comentariul este o adnotare pe care o ataai la o celul pentru a oferi informaii despre coninutul ei. Aceast caracteristic permite mai multor utilizatori s examineze aceeai foaie de lucru i s-i ataeze propriile lor comentarii. Pentru a insera un comentariu: 1. Selectai celula la care dorii s ataai un comentariu 2. Din meniul Insert, alegei opiunea Comment 3. n caseta galben de text care apare i v afieaz numele, introducei textul pentru comentariu 4. Dai click n alt celul pentru a nchide caseta de text

Includerea tag-urilor inteligente


Atunci cnd introducei date pe care aplicaia Excel le recunoate ca fiind simboluri bursiere (aciuni) sau nume, celula primete un tag inteligent care este indicat printr-un marcaj triunghiular rou n colul din dreapta jos. Putei da click pe butonul Smart Tag Options (opiuni - 20 -

tag inteligent) pentru a efectua aciuni precum cutarea simbolului bursier n Web sau introducerea de informaii de contact pentru numele respectiv n aplicaia Outlook. Pentru a include un tag inteligent: 1. Scriei un simbol bursier SUA sau alt element recunoscut de aplicaia Excel 2. Apsai tasta Enter 3. Deplasai cursorul peste celul i dai click pe butonul Smart Tag Options pentru a vedea lista de opiuni

Protejarea unei foi de lucru


Putei permite altor persoane s lucreze n poriuni din registrul dumneavoastr de lucru sau n tot registrul. Cu toate acestea, este recomandabil s stabilii din timp opiunile de formatare a celulei, astfel nct nimeni s nu poat aduce modificri n anumite zone sau n ntregi foi de lucru care dorii s rmn neschimbate. Pentru a bloca unele celule mpotriva editrilor neautorizate: 1. Selectai celulele care vor fi blocate i, din meniul Format, alegei comanda Cells sau dai click-dreapta i din meniul restrns, alegei comanda Format Cells 2. n tab-ul Protection din caseta de dialog Format Cells bifai csua de validare Locked 3. Dai click pe OK Pentru a proteja un registru de lucru: 1. Din meniul Tools, alegei Protection Protected Sheet 2. n caseta de dialog Protected Sheet, putei atribui o parol astfel nct s fii singurul care poate nltura protecia

- 21 -